Handlingar Årsmöte 2018 24 februari Örenäs slott Sida 1 av 20
Innehållsförteckning Föredragningslista... 3 Verksamhetsberättelse... 5 Klubbens ekonomiska förvaltning... 9 Revisionsberättelse... 15 Styrelsens förslag till verksamhetsplan för 2018... 17 Styrelsens förslag till budget 2018... 18 Styrelsens förslag till årsmötet... 19 Inkomna motioner... 19 Valberedningens förslag till årsmötet... 20 Sida 2 av 20
FÖREDRAGNINGSLISTA HYLLINGE MOTORSÄLLSKAP Årsmöte 2018 Verksamhetsåret 2017-01-01 2017-12-31 1 Årsmötets öppnande. 2 Fastställande av röstlängd för årsmötet. 3 Fråga om årsmötet är i laga ordning utlyst. 4 Fastställande av föredragningslista. 5 Val av ordförande och sekreterare för årsmötet. 6 Val av två justeringsmän, att jämte ordförande justera årsmötesprotokollet. 7 Val av två rösträknare. 8 Styrelsens verksamhetsberättelse för det gångna verksamhetsåret. 9 Styrelsens förvaltningsberättelse (resultat- och balansräkning) för det gångna räkenskapsåret. 10 Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det gångna verksamhets-/räkenskapsåret. 11 Fastställande av resultat- och balansräkning. 12 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för det gångna räkenskapsåret. 13 Fastställande av medlemsavgifter för 2019. 14 Fastställande av: a) verksamhetsplan för 2018. b) budget för 2018. c) styrelsearvode för 2018. d) revisorsarvode för 2018. e) traktamenten och reseersättningar vid klubbens uppdrag för 2018. 15 Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner. Sida 3 av 20
16 Val av: a) Klubbordförande för en tid av 1 år. Avg. Tyrone Haraldsson b) 3 st styrelseledamöter för en tid av 2 år. Avg. Bruno Friberg, Bengt Johansson och Mikael Karlsson c) 1 st styrelseledamot, fyllnadsval för en tid av 1 år d) 3 st styrelsesuppleanter för en tid av 1 år. Avg. Kent Bengtsson, Martin Fredriksson och Jane Rosdahl. e) 1 st klubbkassör för en tid av 1 år. Avg. Irene Eriksdotter. f) 1 st kassör för en tid av 1 år. Avg. Olle Liljekvist. g) 3 st klubbmästare för en tid av 1 år. h) 1 st. ledamot i valberedningen för en tid av 3 år i) 1 st. ledamot i valberedningen för en tid av 2 år (fyllnadsval) j) Ordförande i valberedningen för en tid av 1 år k) Ombud till SDF-möten och andra möten där klubben representeras genom ombud. Alternativt ge styrelsen i uppdrag att välja ombud. 17 Meddelande om tid och plats för årsmötet 2019. 18 Årsmötets avslutande. A) Utmärkelser och prisutdelningar. B) Avtackningar. Sida 4 av 20
VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017 Styrelsen för Hyllinge Motorsällskap avger härmed följande berättelse över klubbens verksamhet och förvaltning under tiden 1 januari 2017 31 december 2017. KLUBBENS OMFATTNING 2017 Klubben hade per 2017-12-31 totalt 700 st. medlemmar, varav 180 st. ständiga, 7 st. heders och 121 st. ungdomar. STYRELSENS SAMMANSÄTTNING 2017 Ordförande: Tyrone Haraldsson Ledamot: Magnus Berg Ledamot: Bruno Friberg Ledamot: Östen Carlsson * Ledamot: Per-Henrik Ekholm Ledamot: Mikael Karlsson Ledamot: Bengt Johansson 1:e suppleant: Kent Bengtsson 2:a suppleant: Martin Fredriksson 3:e suppleant: Jane Rosdahl * Östen Carlsson lämnade styrelsen i april p.gr.a. tidsbrist och ersattes som ordinarie ledamot av 1:e suppleant Kent Bengtsson. Permanent adjungerade: Klubbkassör: Irene Eriksdotter Kassör Olle Liljekvist REVISOR 2017 Revisor: Lennart Hoffert VALBEREDNING 2017 Ordförande: Gunilla Haraldsson Ledamot: Mikael Karlstedt Ledamot: Jörgen Olsson SPORTGRENSANSVARIGA 2017 Racing: Tyrone Haraldsson Rally: Per-Henrik Ekholm Rallycross: Martin Cruce Roadracing: Kicki Szabo Sida 5 av 20
TÄVLINGSLEDARE 2017 Racing: Racing - klubb: Racing - långlopp: Rallycross: Roadracing: Martin Fredriksson Angelica Haraldsson Marcus Liljekvist Martin Cruce Kicki Szabo FÖRTROENDEVALDA KONTAKTPERSONER 2017 Medlemsregistrator: Jörgen Olsson Klubbmästare: Press & Media: Tyrone Haraldsson Kontaktperson, Mc: Kicki Szabo Kontaktperson, Bil: Tyrone Haraldsson - -, Banfunktionärer: Kent Bengtsson Licensfrågor, Mc: Kicki Szabo Licensfrågor, Bil: Claes-Göran Elofsson Säkerhetsfrågor: Viktor Ranggren Krister Persson Hemsidesansvarig: Jörgen Olsson Utbildningsansvarig, Mc: Styrelsen Utbildningsansvarig, Bil: Styrelsen Uppvaktningar: Claes-Göran Elofsson Miljöansvarig: Kicki Szabo Radioutrustning: Kent Bengtsson Kontaktperson sjukvård: Mikael Karlsson Ungdomsansvarig: Styrelsen Sida 6 av 20
SAMMANTRÄDEN Klubbens årsmöte avhölls den 25/2 2017. Styrelsen har haft 12 st. protokollförda styrelsemöten, samt kontakter via telefon och e-post. Utskott och kommittéer har sammanträtt i den omfattning som respektive arrangemang krävt. REPRESENTATION Klubben har varit väl representerad i styrelser, utskott, arrangörs- och förarföreningar, m.m., både inom distriktet och centralt, för såväl bil som mc. Funktionärer från HMS har tjänstgjort på andra klubbars arrangemang. Medlemmar från klubben deltog även i MRKs monter under Bilsport Motor Show i Malmö i början av december. MEDLEMSINFORMATION Under året har kallelse till årsmöte sänts ut till medlemmarna. Dessutom har fortlöpande information och styrelseprotokoll publicerats på klubbens hemsida. MEDLEMSTRÄFFAR Under året har vi inte haft någon medlemsträff. FUNKTIONÄRSRESA 22 av klubbens flitigaste funktionärer deltog i en resa till rallycross-vm i Buxtehude i Tyskland. KLUBBENS VERKSAMHET Klubbens verksamhet har under året varit mycket framgångsrik i alla avseenden, med många sportsliga framgångar, både på elitnivå och på anspråkslös klubbnivå. Ett ambitiöst tävlingsprogram har genomförts, med premiären i STCC som organisationsmässigt varit bland de absolut bästa i landet. Vi har även anlitats av utomstående arrangörer, som till exempel STCC på Solvalla. Flertalet kurser och utbildningar har klubbens funktionärer deltagit i. Styrelsearbetet har varit effektivt och alla beslut har under året fattats i full enighet. E-post har blivit en allt större del i styrelsens kommunikation. Styrelsen vill till alla önska ett gott och framgångsrikt kommande motorsportsår, samtidigt som vi tackar alla för stora och berömvärda insatser under det gångna året. Sida 7 av 20
TÄVLINGSVERKSAMHET 2017 Racing Under året som gått har klubben arrangerat STCC-premiären på Knutstorp och deltävlingen på Solvalla med utmärkta resultat av både funktionärer och tävlande. Org. kommittén Racing KM-tävlingar Bil KM-tävlingen kördes 7/10 tillsammans med en deltävling för Legends Cars. Org. kommittén Klubbracing Långlopp Bil Under året har klubben kört 1 st. långlopp i ERCup-serien med ca 15 deltagande team. Org. kommittén Långlopp Bil Roadracing Inga tävling har körts under året. Träningar Under året har 3 st träningstillfällen avverkats för Bil och inget för Mc. Träningskommittén Styrelsen vill tacka alla organisationskommittéer, klubbens alla duktiga funktionärer, de tävlande, Motorbanan Ring Knutstorp AB, övriga medarbetare, sponsorer och övriga samarbetspartners för utmärkta insatser och stöd under 2017. Sida 8 av 20
RESULTATRÄKNING Not 2017-01-01 2016-01-01 2017-12-31 2016-12-31 Medlemsavgifter 143 003 141 150 Tävlingsintäkter 3 370 850 531 032 Brand, ambulans 4 1 179 782 1 069 871 Utbildning 0 32 900 Övriga intäkter 5 545 837 541 758 Summa rörelsens intäkter 2 239 472 2 316 711 Rörelsens kostnader: Tävlingskostnader 3-364 733-600 734 Kanslikostnader -15 826-21 501 Brand, ambulans 4-897 080-826 479 Utbildning o konferenser -38 097-84 094 Medlemskostnader och medlemsvård -206 663-187 998 Administrativa och övriga kostnader 5-632 888-527 509 Avskrivningar av materiella och immateriella anläggningstillgångar 1-23 495-57 135 Summa rörelsens kostnader 2 178 782 2 305 450 Rörelseresultat 60 690 11 261 Resultat från finansiella poster Övriga ränteintäkter 0 39 Övriga räntekostnader -49-50 Resultat efter finansiella poster 60 641 11 250 Resultat före skatt 60 641 11 250 Skatt 0 0 ÅRETS RESULTAT 60 641 11 250 Sida 9 av 20
BALANSRÄKNING Not 2017-12-31 2016-12-31 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Inventarier, verktyg och installationer 2 69 745 24 265 Summa anläggningstillgångar 69 745 24 265 Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Kundfordringar 133 640 49 900 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 98 020 44 860 Övriga fordringar 0 3 Kassa och bank 1 707 869 1 803 510 Summa omsättningstillgångar 1 939 529 1 898 273 SUMMA TILLGÅNGAR 2 009 274 1 922 538 Sida 10 av 20
Not 2017-12-31 2016-12-31 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Fritt eget kapital Balanserad vinst 1 773 693 1 762 443 Årets resultat 60 641 11 250 Summa eget kapital 1 834 334 1 773 693 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 3 899 4 594 Övriga skulder 136 270 106 330 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 34 771 37 921 Summa kortfristiga skulder 174 940 148 845 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 2 009 274 1 922 538 Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser 2017-12-31 2016-12-31 Ställda säkerheter Ansvarsförbindelser Inga Inga Sida 11 av 20
Noter med redovisningsprinciper och bokslutskommentarer Belopp i kr om inget annat anges ALLMÄNNA UPPLYSNINGAR Värderingsprinciper Tillgångar, avsättningar och skulder har värderats till anskaffningsvärden om inget annat anges nedan. Fordringar Fordringar har efter individuell värdering upptagits till belopp varmed de beräknas inflyta. Avskrivningsprinciper för anläggningstillgångar Avskrivningar enligt plan baseras på ursprungliga anskaffningsvärden och beräknad ekonomisk livslängd. Not 1 Avskrivningar av materiella och immateriella anläggningstillgångar 2017-01-01 2016-01-01 2017-12-31 2016-12-31 Inventarier, verktyg och installationer -23 495-57 135 Not 2 Inventarier, verktyg och installationer 2017-12-31 2016-12-31 Ackumulerade anskaffningsvärde Vid årets början 1 061 260 1 096 260 Nyanskaffningar 68 975 0 Avyttringar och utrangeringar -47 988-35 000 1 082 247 1 061 260 Ackumulerande avskrivningar enligt plan Vid årets början -1 036 995-1 014 860 Avyttringar och utrangeringar 47 988 35 000 Årets avskrivning enligt plan -23 495-57 135-1 012 502-1 036 995 Utgående planenligt restvärde 69 745 24 265 Sida 12 av 20
Not 3 Tävlingsresultat 2017-12-31 2016-12-31 Roadracing -600-29 298 Klubbtävling vår 0 0 Klubbtävling höst 21 778-27 664 Långlopp bil vår 0 28 619 Långlopp höst 23 167 0 Träning kväll och dag -86 276-69 814 SEC Långlopp 0-18 680 STCC vår 48 048 0 STCC höst 0 47 135 6 117-69 702 Not 4 Brand ambulans 2017-12-31 2016-12-31 Resultat före avskrivning Brand 21 198 34 292 Ambulans 261 504 209 100 282 702 243 392 Not 5 Övriga kostnader och intäkter 2017-12-31 2017-12-31 Intäkter Kostnader Uthyrning funktionärer 177 400-125 405 Radio Headset 6 000-8 298 Underhåll o lokalkostnad 0-79 082 Övriga kostnader 362 437-420 103 Summa 545 837-632 888 Sida 13 av 20
Sida 14 av 20
Sida 15 av 20
Sida 16 av 20
FÖRSLAG TILL VERKSAMHETSPLAN FÖR 2018. Tävlingar Att genomföra tilldelade mästerskapstävlingar i racing och klubbmästerskap Tränings- och tävlingstillfällen Att med utgångspunkt från, med banägaren framförhandlat avtal, avisera träning och tävlingar Utbildning Att utveckla/stimulera funktionärsutbildningen i klubben. Klubbens fordon Att underhålla och förbättra de fordon som tillhör klubben. Styrelsemöten Att i möjligaste mån förlägga styrelsemöten till första veckan i månaden. Klubbmöten Att endast kalla till klubbmöten när viktig information skall ges till medlemmarna, vara engagerande och intressanta och att samla fler deltagare än förutvarande år. Klubbinformation Att utveckla och förnya klubbens hemsida. Miljö Att under verksamhetsåret vidareutveckla miljöarbetet enligt RF s, SBF s och SVEMO s normer. Sida 17 av 20
HMS Slag Budget 2018 Medlem 137 000 Lokalinventarier o underhåll - 74 696 Brand 1 534 Ambulans 242 644 Utbildning - 41 000 KM Höst - 46 605 Träningsdagar - 85 200 Uppvaktning - 15 000 Klubbmöte o klubblad - 119 000 STCC Vår 41 000 Övrigt - 83 100 Kansli - 16 300 Radio Headset - 10 000 Uthyrning funktionärer 52 500 Funktionärsvård - 25 000 Totalt - 41 223 Sida 18 av 20
STYRELSENS FÖRSLAG TILL ÅRSMÖTET 2018. Styrelsens förslag 1. Att bibehålla nuvarande nivå för 2019 Ungdom t.o.m. 24 år 100 kr Ordinarie medlem 400 kr Familj 600 kr Ständig medlem 3500 kr Styrelsens förslag 2. Att bibehålla nivåerna på alla arvoden för verksamhetsåret 2018. 0 kr Styrelsens förslag 3. Att följa SBF och SVEMO s nivåer på reseersättningar & traktamenten för verksamhetsåret 2018. MOTIONER TILL ÅRSMÖTET 2018. Motion 2. Inskickad av Sten Jarl. Vi måste få till träningstillfälle innan säsongstart läggas på lördag, söndag. Det stora flertalet kan inte, eller har svårt, att ta ledigt. Samma träningstider under säsongen. Detta gäller även för att lösa KM-frågan. Det bör vara antingen 2 helger lördag eller söndag, eller en helg lördag/söndag så det blir 4 heat. Ovan nämnda begivenheter får läggas så att dom inte krockar med övriga serier. Detta kan öka på deltagandet åtskilligt. Svar från styrelsen Styrelsen yrkar bifall till motionen. Dock kan inte kalendern för 2018 ta hänsyn till motionen. Inför säsongen 2019 ska vi i möjligaste mån ta hänsyn till innehållet i motionen. Dock styr inte klubben helt över vilka datum vi får att tillgå på Ring Knutstorp. Sida 19 av 20
VALBEREDNINGENS FÖRSLAG TILL HMS ÅRSMÖTE 2018 PRESIDIUM PÅ ÅRSMÖTET Ordförande: Sten Gunnarsson Protokollsekreterare: Östen Carlsson 2 st. justeringsmän: Förslag lämnas av årsmötet 2 st. rösträknare: Förslag lämnas av årsmötet STYRELSE 2018 Ordförande: Tyrone Haraldsson 1 år val Ledamot: Per-Henrik Ekholm 2 år 1 år kvar Ledamot: Martin Fredriksson 1 år fyllnadsval Ledamot: Magnus Berg 2 år 1 år kvar Ledamot: Bengt Johansson 2 år omval Ledamot: Bruno Friberg 2 år omval Ledamot: Mikael Karlsson 2 år omval 1:e suppleant Anders Bohman 1 år nyval 2:e suppleant Jane Rosdahl 1 år omval 3:e suppleant: Jörgen Olsson 1 år nyval KLUBBKASSÖR 2018 Klubbkassör: Irene Eriksdotter 1 år val KASSÖR 2018 Olle Liljekvist 1 år val REVISORER 2018 Revisor: Lennart Hoffert 2 år val VALBEREDNING 2018 Ledamot: Förslag från årsmötet 3 år val Ledamot: Förslag från årsmötet 2 år fyllnadsval Ledamot: Mikael Karlstedt 1 år 1 år kvar Klubbmästare 2018 SPORTGRENSANSVARIGA 2018 Enligt val, förrättat vid klubbens Luciamöte 2017-12-09. FÖRTROENDEVALDA KONTAKTPERSONER 2018 Enligt val, förrättat vid klubbens Luciamöte 2017-12-09. TÄVLINGSFUNKTIONÄRER 2018 Enligt utnämningar i respektive sportgrens organisationskommitté Sida 20 av 20