Avdelning 06. DOM 2018-11-30 Meddelad i Stockholm Sida 1 (6) Mål nr 7359-18 KLAGANDE Inger Oja ÖVERKLAGAT AVGÖRANDE Arbetsförmedlingens beslut den 7 augusti 2018 i ärende nr Af-2018/0036 7544, se bilaga A SAKEN Rätt att ta del av allmän handling KAMMARRÄTTENS AVGÖRANDE 1. Kammarrätten avvisar Inger Ojas yrkande att få ta del av tre e-postmeddelanden som är skickade den 11 januari 2018. 2. Kammarrätten avslår överklagandet i övrigt. Dok.Id 443765 Postadress Besöksadress Telefon Telefax Expeditionstid Box 2302 Birger Jarls Torg 5 08-561 690 00 08-14 98 89 måndag fredag 103 17 Stockholm E-post: kammarrattenistockholm@dom.se www.kammarrattenistockholm.domstol.se 08:00 16:00
DOM Sida 2 YRKANDEN M.M. Inger Oja yrkar att hon ska få ta del av de begärda handlingarna. Hon yrkar också att hon ska få ta del av ytterligare tre e-postmeddelanden som är skickade den 11 januari 2018. Hon för fram bl.a. följande. E-postmeddelandena är kopplade till ett rekryteringsärende, i vilket hennes lagstadgade återanställningsrätt har kränkts. Meddelandena har blivit allmänna handlingar i och med att detta ärende har avslutats. Även om de inte är diarieförda tillför de rekryteringsärendet ny information och det är endast utifrån dem som det är möjligt att följa hur ärendet har handlagts av myndigheten. Hon har rätt att ta del av e-postmeddelandena även om de har raderats. Arbetsförmedlingen är i sådant fall skyldig att återskapa dem från säkerhetskopior. Det finns ingen sekretess kopplad till ärendet och hon har rätt till partsinsyn. Vidare är hennes begäran tydligt specificerad. Arbetsförmedlingen är skyldig att avsätta den tid som krävs för att ta fram de handlingar som har begärts ut. SKÄLEN FÖR KAMMARRÄTTENS AVGÖRANDE E-postmeddelanden skickade den 11 januari 2018 Inger Oja har i kammarrätten kompletterat sin begäran att få ta del av handlingar så att den även avser tre e-postmeddelanden som är skickade den 11 januari 2018. Kammarrätten kan dock inte pröva denna begäran som första instans. Överklagandet ska därför avvisas i denna del. Övriga e-postmeddelanden skickade under januari mars 2018 Inger Ojas ursprungliga begäran om att få ta del av handlingar avser bl.a. ett antal angivna e-postmeddelanden hos Arbetsförmedlingen som är skickade under tiden den 4 januari 28 juni 2018.
DOM Sida 3 Av de prövade handlingarna framgår att Arbetsförmedlingen inte har tagit ställning till Inger Ojas begäran i den del den avser e-postmeddelanden som är skickade under tiden januari mars 2018. Arbetsförmedlingen har uppgett att dessa meddelanden har raderats och inte varit möjliga att återskapa. Kammarrätten finner ingen anledning att ifrågasätta dessa uppgifter. Eventuella säkerhetskopior är inte allmänna handlingar (HFD 2015 ref. 45). Eftersom det därmed inte finns några allmänna handlingar att lämna ut ska överklagandet i denna del avslås. Övriga angivna e-postmeddelanden och till dem bifogade filer När det gäller övriga specifikt angivna e-postmeddelanden, skickade under april juni 2018, konstaterar kammarrätten att de har skickats internt inom Arbetsförmedlingen. Dessa meddelanden, inklusive bifogade filer, är därför inte inkomna och inte heller upprättade genom expediering i tryckfrihetsförordningens, TF, mening. De är därmed inte allmänna handlingar på dessa grunder. Innehållet i samtliga dessa handlingar har i någon mån anknytning till ett rekryteringsärende hos Arbetsförmedlingen som Inger Oja är inblandad i. Några av e-postmeddelandena har dock så svag ärendeanknytning att de inte kan anses vara hänförliga till ett visst ärende i den mening som avses i TF. Sådana handlingar är allmänna först om de enligt 2 kap. 7 första stycket TF har justerats av myndigheten eller färdigställts på annat sätt. Av praxis framgår att enbart det förhållandet att ett e-postmeddelande har skickats mellan tjänstemän inom en myndighet inte medför att handlingen är att anse som färdigställd (HFD 2013 ref. 86). Det har inte kommit fram att det har vidtagits någon annan åtgärd som gör att de aktuella e-postmeddelandena ska anses vara färdigställda. Eftersom meddelandena därmed inte ska anses som upprättade genom att ha justerats eller färdigställts på annat sätt är de inte allmänna handlingar.
DOM Sida 4 Det finns också ett flertal handlingar som får anses vara hänförliga till rekryteringsärendet genom att de innehåller uppgifter som t.ex. avser ärendets gång, handläggningsåtgärder som ska vidtas och meningsutbyten rörande bifogade filer som huvudsakligen består av utkast till yttrande i ärendet. Det har inte kommit fram något som tyder på att dessa handlingar tillför ärendet några sakuppgifter. När det gäller dessa e-postmeddelanden och de till vissa av dem bifogade filerna, är det enligt kammarrättens mening fråga om minnesanteckningar enligt 2 kap. 9 första stycket TF och mellanprodukter enligt andra stycket i samma paragraf. Det framgår inte att dessa handlingar har expedierats eller tagits om hand för arkivering. De är därmed inte allmänna handlingar enligt 2 kap. 9 TF. Eftersom de aktuella handlingarna inte är allmänna har Inger Oja inte rätt att ta del av dem med stöd av TF. Bestämmelserna om partsinsyn i 10 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kan inte grunda någon rätt att ta del av handlingar som inte är allmänna. Överklagandet ska därför avslås även i denna del. E-postmeddelanden som innehåller vissa sökord Inger Oja har även begärt att få ta del av alla e-postmeddelanden hos Arbetsförmedlingen vars ämnesrad innehåller något av vissa angivna sökord och som är skickade under tidsperioden den 1 januari 15 juli 2018, oavsett vem som är avsändare och mottagare. Arbetsförmedlingen har avslagit begäran i denna del med hänvisning till att den inte är tillräckligt preciserad för att de efterfrågade handlingarna ska kunna identifieras, att de potentiella e-postmeddelandena inte kan tas fram med rutinbetonade åtgärder och att det krävs en omfattande och orimlig arbetsinsats att efterforska dem. Kammarrätten konstaterar att begäran avser handlingar och inte en sammanställning av uppgifter ur en upptagning för automatiserad behandling. Det är
DOM Sida 5 därför inte aktuellt att pröva om en sammanställning kan göras tillgänglig med rutinbetonade åtgärder enligt 2 kap. 3 andra stycket andra meningen TF. Frågan är i stället om Arbetsförmedlingen har en skyldighet enligt TF att efterforska de begärda e-postmeddelandena. En förutsättning för att handlingar ska kunna lämnas ut är att myndigheten kan identifiera dem. Den som önskar ta del av en handling måste därför kunna precisera vilken handling som avses eller i vart fall lämna så detaljerade upplysningar om handlingen och dess innehåll att den kan identifieras. Av praxis framgår att myndigheter har en omfattande skyldighet att vara behjälpliga med att identifiera handlingar som begärs ut, vare sig det rör sig om specifika handlingar eller grupper av handlingar. För att försöka hitta handlingar som motsvarar en begäran är en myndighet t.ex. skyldig att söka i sina diarier och andra register. Myndigheter anses dock inte vara skyldiga att bedriva arkivforskning eller vidta mer omfattande utredningsåtgärder för att identifiera handlingar som motsvarar en allmänt hållen beskrivning (HFD 2018 ref. 8). Enligt kammarrättens mening saknas det anledning att ifrågasätta Arbetsförmedlingens bedömning att det krävs en betydande arbetsinsats för att identifiera de efterfrågade handlingarna, eftersom begäran omfattar samtliga e-postmeddelanden hos myndigheten med något av de angivna sökorden. Kammarrätten anser därför att Arbetsförmedlingen inte har en skyldighet enligt TF att efterforska de efterfrågade e-postmeddelandena. Överklagandet ska därför avslås även i denna del.
DOM Sida 6 HUR MAN ÖVERKLAGAR, se bilaga B (formulär 2). Eva-Lotta Hedin Charlotte Dahlman Kent Ladvall lagman kammarrättsråd assessor ordförande referent Madeleine Sjödin fiskal föredragande
Bilaga B Bilaga HUR MAN ÖVERKLAGAR Den som vill överklaga kammarrättens avgörande ska skriva till Högsta förvaltningsdomstolen. Skrivelsen ställs alltså till Högsta förvaltningsdomstolen men ska skickas eller lämnas till kammarrätten. Överklagandet ska ha kommit in till kammarrätten inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Om beslutet har meddelats vid en muntlig förhandling, eller det vid en sådan förhandling har angetts när beslutet kommer att meddelas, ska dock överklagandet ha kommit in inom tre veckor från den dag domstolens beslut meddelades. Om sista dagen för överklagande infaller på en lördag, söndag eller helgdag, midsommar-, jul-, eller nyårsafton, räcker det att skrivelsen kommer in nästa vardag. För att ett överklagande ska kunna tas upp i Högsta förvaltningsdomstolen krävs att prövningstillstånd meddelas. Högsta förvaltningsdomstolen lämnar prövningstillstånd om det är av vikt för ledning av rättstillämpningen att överklagandet prövas eller om det finns synnerliga skäl till sådan prövning, såsom att det finns grund för resning eller att målets utgång i kammarrätten uppenbarligen beror på grovt förbiseende eller grovt misstag. Om prövningstillstånd inte meddelas står kammarrättens beslut fast. Det är därför viktigt att det klart och tydligt framgår av överklagandet till Högsta förvaltningsdomstolen varför man anser att prövningstillstånd bör meddelas. Skrivelsen med överklagande ska innehålla följande uppgifter; 1. den klagandes namn, person-/organisationsnummer, postadress, e-postadress och telefonnummer till bostaden och mobiltelefon. Dessutom ska adress och telefonnummer till arbetsplatsen och eventuell annan plats där klaganden kan nås för delgivning lämnas om dessa uppgifter inte tidigare uppgetts i målet. Om klaganden anlitar ombud, ska ombudets namn, postadress, e-postadress, telefonnummer till arbetsplatsen och mobiltelefonnummer anges.om någon person- eller adressuppgift ändras är det viktigt att anmälan snarast görs till Högsta förvaltningsdomstolen 2. det beslut som överklagas med uppgift om kammarrättens namn, målnummer samt dagen för beslutet 3. de skäl som klaganden vill åberopa för sin begäran om att få prövningstillstånd 4. den ändring av kammarrättens beslut som klaganden vill få till stånd och skälen för detta 5. de bevis som klaganden vill åberopa och vad han/hon vill styrka med varje särskilt bevis. DV 682 Formulär 2