För kännedom Landstingsstyrelsen Informationschef Maria Karlsson Landstingsdirektör tf, Helena Söderquist GRANSKNING AV INFORMATIONSENHETEN - UPPDRAG, MÅL OCH FÖRUTSÄTTNINGAR Enligt revisionsplanen för 2011 genomförs, på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna, en granskning av Informationsenheten inom Landstingets ledningsstab i syfte att i huvudsak bedöma om informationsverksamheten bedrivs enligt fattade beslut och med god intern kontroll. SAMMANFATTNING Vår bedömning efter genomförd granskning är att verksamheten inom landstingets informationsenhet i allt väsentligt bedrivs enligt fattade beslut och med tillräcklig intern kontroll. Vi vill efter genomförd granskning peka på nedanstående punkter för att ytterligare stärka den interna kontrollen. Styrande dokument såsom informations- och kommunikationspolicy med tillhörande riktlinjer måste uppdateras och anpassas till gällande lagstiftning och landstingets styrmodell. Landstinget måste säkerställa kunskap om och efterlevnad av de styrande dokumenten då informationsansvaret är decentraliserat. Målen i informations- och kommunikationspolicyn bör också brytas ner till mätbara styr- och måltal. Informationsenhetens roll, ansvar och mandat kan förtydligas. Formaliserad dialog med landstingsstyrelsens arbetsutskott bör övervägas. Revisionen ser positivt på det arbete som inletts av informationsenheten med uppföljning och utvärdering av informationsverksamhet och informationsinsatser enligt informations- och kommunikationspolicyns intentioner. Detta bör ske systematiskt av samtliga de kanaler som landstinget använder för att kommunicera. En plan för detta bör upprättas. SYFTE OCH METOD Enligt revisionsplanen för 2011 genomförs en granskning av Informationsenheten inom Landstingets ledningsstab för att i huvudsak klargöra vilket uppdrag och förutsättningar enheten har, vilka mål och Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se SID 1(10)
riktlinjer som finns för verksamheten och hur landstinget inhämtar kunskap och analys avseende allmänhetens informationsbehov. Syftet är att bedöma om verksamheten bedrivs enligt fattade beslut och med god intern kontroll. Dessutom ingår att få svar på vilket sätt verksamheten hanterar frågor kring mutor och jäv. Informationsöverföring är en viktig fråga ur demokratiskt synvinkel och revisorerna har ansett det väsentligt att granska på vilket sätt denna del av landstinget är organiserad och fungerar. Granskningen har genomförts genom dokumentstudier samt intervju med informationschefen som också getts möjlighet att faktagranska rapporten. Synpunkterna har beaktats i denna rapport. Granskningen har skett under perioden december 2011 januari 2012. BAKGRUND - LANDSTINGETS ORGANISATION FÖR INFORMATION I den politiska organisationen finns i landstingsstyrelsens reglementet 1 inskrivet att dess arbetsutskott, i sitt beredningsarbete, har ett särskilt ansvar för strategiska informationsfrågor. Generellt gäller att alla ärenden till landstingsstyrelsen ska behandlas av arbetsutskottet. Arbetsutskottet har också enligt reglementet rätt att besluta i beredningsfrågor. På tjänstemannasidan har nuvarande organisation sitt ursprung i den förändring som genomfördes år 2005. Då bildades en gemensam hälso- och sjukvårdsorganisation i Sörmland och en för hela landstinget strategisk och övergripande tjänstmannaledning, Lednings- och verksamhetsstöd 2. Inom Lednings- och verksamhetsstöd skulle stabsfunktioner finnas som tillhandahöll särskild expertis inom olika område. Bland dessa områden fanns information. Staberna har, enligt landstingsstyrelsens beslut, särskilt ansvar för de processer, rutiner och hjälpmedel som krävs för ledning och styrning såsom att säkerställa fungerande system för uppföljning. 1 LF 6/2011 Reglemente för landstingsstyrelsen 2 Landstingsstyrelsen 59/2004, En gemensam hälso- och sjukvårdsorganisation i Landstinget Sörmland SID 2(10)
I och med landstingsdirektörens administrativa beslut 3 så återgick vissa av stabsfunktionerna till att finnas i hälso- och sjukvårdens egen ledning, inom det som kallas Lednings- och verksamhetsstöd. Informationsenheten ingår inte bland dessa stabsfunktioner. De stabsfunktioner som återstår direkt under landstingsdirektören har benämningen Landstingets ledningsstab och däri ingår informationsenheten. Enligt informationschefen finns ingen formaliserad kontakt med landstingsstyrelsens arbetsutskott kring strategiska informationsfrågor. Däremot förs löpande dialog med majoriteten. En kommunikations- och informationsstrategi har diskuterats men det finns i nuläget inte något formellt uppdrag att ta fram en strategi. INFORMATIONS- OCH KOMMUNIKATIONSPOLICY Landstingets informations- och kommunikationspolicy antogs av fullmäktige 2006 4. Den inleds med följande tre punkter; Landstinget Sörmland ser arbetet med information och kommunikation som ett strategiskt instrument för att nå verksamhetens mål. All kommunikation ska bidra till att stärka förtroendet för landstingets verksamhet. Kommunikationsarbetet ska präglas av professionalism, effektivitet och helhetssyn. Det gemensamma förhållningssättet ska vara att landstinget arbetar aktivt, planerat och målinriktat med kommunikationsfrågor. Nyckelord för landstingets kommunikation är respektfull, tillgänglig, begriplig, korrekt, offensiv, förutseende och öppen. I policyn slås roller och ansvar fast. Varje chef ansvarar inom sin organisation för att policyn och, till policyn hörande, riktlinjer tillämpas. Chefens informationsansvar gäller både externt som internt. Varje medarbetare har i sin tur ansvar och skyldighet att aktivt söka den information han/hon behöver men också att lämna information om sitt sakområde. Informationsenhetens roll är att vara drivande och stödjande i informationsoch kommunikationsfrågor. 3 LS-LED09-017, Administrativt beslut nr 1/09, Landstinget Sörmlands tjänstemannaorganisation från och med den 1 januari 2009 4 LF 57/2006 Landstinget Sörmlands policy för information och kommunikation SID 3(10)
Informationsansvaret är med andra ord decentraliserat och ställer stora krav på enskild chef. Informationschefen känner inte till i vilken utsträckning chefer har kunskap i vare sig policyns innehåll eller om information och kommunikation i allmänhet. Några landstingsinterna chefsutbildningar där informationsenheten deltar finns inte. Informationschefen har inte heller uppfattat det som att enheten har något ansvar för att kontrollera i vilken utsträckning policyn efterlevs. Policyn gäller alla verksamheter som landstinget är huvudman för. I praktiken innebär detta att de helägda bolagen omfattas av denna policy och därmed också kan få informationsenhetens råd och stöd medan däremot Regionförbundet är fristående. Den nya kollektivtrafikmyndigheten som finns sedan årsskiftet 2011/2012 får också i sitt uppbyggnadsskede råd och stöd av enheten. Vid kris och katastrof gäller särskild informationsplan med hänvisning till den regionala katastrofplanen. Katastrofplanen är ett äldre dokument som inte uppdaterats med till exempel aktuella telefonnummer till sjukvårdsrådgivningen, aktuella tv-kanaler och användandet av nya sociala medier. Enligt informationschefen är det informationsenhetens ansvar att uppdatera dokumentet. Detta har inte skett vilket också uppmärksammats i samband med en, av hälso- och sjukvården, genomförd riskanalys under år 2011. Uppdateringen kommer att ske under år 2012. Av policyn framgår att den kompletterar de lagar och förordningar som berör landstingets verksamhet. De lagar och förordningar som nämns i policyn är tryckfrihetsförordningen med bland annat offentlighetsprincipen och meddelarfriheten, sekretesslagen, kommunallagen, hälso- och sjukvårdslagen och förvaltningslagens serviceskyldighet. Policyn behöver uppdateras med nya föreskrifter och lagar som kommit till efter det att policyn antogs. Exempel på detta är patientsäkerhetslagen och patientdatalagen. Policyns mål I policyn finns flera mål angivna. Dessa har delats upp på mål för extern respektive intern information. Mål för extern information; Medborgare, patienter och samarbetspartner ska uppfatta Landstinget Sörmland som en öppen, tillgänglig och begriplig organisation SID 4(10)
Landstinget ska tillhandahålla arenor där länets invånare kan hitta information och ges möjlighet att lämna synpunkter. Information om landstingets vård och service ska ges till patienter och brukare så att de har kunskap om hur de kan nyttja landstingets tjänster Mål för intern information Skapa förutsättningar för medarbetares delaktighet och engagemang, så att de kan känna ansvar för att själva söka och ta del av information Bidra till att göra medarbetarna medvetna om landstingets mål och vision Bidra till att medarbetarna och förtroendevalda fungerar som goda ambassadörer för att stärka bilden av landstinget och dess olika verksamheter Enligt informationschefen är målen fortfarande giltiga men har inte kopplats till de nu gällande strategiska målen enligt landstingets styrmodell. Det finns inte heller några styr- och måltal kopplade till målen. I policyn slås också fast att informationsverksamheten och olika informationsinsatser systematiskt ska följas upp och utvärderas. Vid uppdatering av policyn bör det också tydliggöras vem som har ansvar för att mäta, följa upp och utvärdera. Vi vill också peka på vikten av att i det fortsatta arbetet med utveckling av policyn ta hänsyn till att landstinget kan behöva ha olika strategier för de olika perspektiv som bör styra information beroende på mottagare; medborgarperspektivet, patientperspektivet respektive personalperspektivet. I landstingets budget för år 2011 5 finns det under medborgarperspektivet i samband med det strategiska målet Medborgarna får tjänster av god kvalitet, känner sig delaktiga och blir respektfullt bemötta följande; Sörmlänningarna ska känna trygghet och tillit i sina kontakter med landstinget. Alla ska bemötas med respekt, god service samt lättillgänglig och relevant information utifrån sina unika behov. Väl fungerande informations- och kommunikationsinsatser ska vara en integrerad del i landstingets arbete med att öka medborgarnas delaktighet. Utvecklingen av landstinget som en så kallad 24-timmarsmyndighet ska 5 LF 126/2010 Landstingets budget 2011 med flerårsplan 2012-2013 SID 5(10)
påskyndas genom lansering av en användarvänlig hemsida med interaktiva tjänster som ger insyn och kunskap om landstingets funktion och dess verksamheter. Hemsidan ska vara anpassad för personer med funktionsnedsättning och innehålla information på minoritetsspråk. Styrtal för målet, vilka också återfinns i informationsenhetens budget, är antal besökare på extern webb och positiva nyheter. Antal positiva nyheter saknar måltal medan antal besökare har måltalet 37 000 stycken. Utfall för antal besökare som rapporteras i delårsrapporten, per augusti 2011, är 35 650 stycken. Enligt informationsenheten är den inrapporterade siffran felaktig och korrekt antal besökare är 52 411 stycken i månadssnitt för perioden januari augusti. Modellen med styr- och måltal bör kunna utvecklas ytterligare och bör då också kopplas till informations- och kommunikationspolicyn. Riktlinjer kopplade till policyn Policyn har också följts upp med riktlinjer. Följande landstingsövergripande riktlinjer har inventerats i samband med granskningen och redovisas nedan med några kommentarer; - riktlinjer för väntrum 6 - den gäller alla verksamheter i landstinget som möter patienter eller brukare efter två år (= år 2010) ska uppföljning sammanställas för hela hälso- och sjukvården och delges landstingsstyrelsen någon sammanställning har inte gjorts det är också otydligt vad som gäller för till exempel tandvård och habilitering. - riktlinjer för extern webbplats 7 - informationschefen systemägare tillika ansvarig utgivare (vilket inte behövs enligt informationschefen). Informationsenhetens webbgrupp är praktiskt ansvariga för struktur och profil och har rätt i särskilda fall att redigera på hela webbplatsen som särskilda fall nämner informationschefen kränkande skrivningar eller skrivningar mot gällande lagstiftning. Varje verksamhetsansvarig ansvarar för struktur och innehåll och utser lokala webbredaktörer informationsenheten ansvarar för att de lokala webbredaktörerna får utbildning i verktyg och innehållshantering med mera. Informationsenheten ser till att alla redaktörer får en första utbildning. De ordnar erfarenhetsträffar och workshops med jämna mellanrum men har ingen uppföljning på i vilken utsträckning redaktörerna deltar vid dessa för att upprätthålla kompetens. 6 LS 19/2008 Riktlinjer för väntrum LS-LED07-295 7 LS 83/2005 Riktlinjer för extern webbplats SID 6(10)
- riktlinjer för annonsering 8 - riktlinjen är inte beslutad av landstingsstyrelsen vilket bör göras för att följa modellen för styrande dokument för landstinget. Tre typer av annonser platsannonser kungörelseannonser informationsannonser anger syfte medieval utformning ansvar saknar information om hur sociala medier ska användas. - Massmedierelationer 9 innehåller råd och riktlinjer har inte kunnat finna var den är beslutad. Det är inte heller tydligt om den gäller för både anställda och förtroendevalda inom organisationen. - Regler och ansvar sociala medier 10 - framgår av reglerna att sociala medier kräver daglig tillsyn. Informationsenheten har tolkat daglig tillsyn som att kanalen bevakas under kontorstid och på landstingets externa webb står också... vi aktivt finns i kanalerna (samt besvarar inlägg) under kontorstid; 8.00 17.00, måndag fredag. Sociala medier kan användas av chefer med informationsansvar. Extern informationschef ska informeras och denne för register, på webben, över de sociala medier där Landstinget Sörmland agerar. INFORMATIONSENHETENS UPPDRAG OCH FÖRUTSÄTTNING Informationsenheten är direkt underställd landstingsdirektören i Landstingets ledningsstab. Enligt landstingsstyrelsens beslut 11, från år 2004, har de centralt placerade staberna särskilt ansvar för de processer, rutiner och hjälpmedel som krävs för ledning och styrning såsom att säkerställa fungerande system för uppföljning. Enligt landstingsstyrelsens beslutade budget för Landstingets ledningsstab år 2011 12 är informationsenhetens uppdrag att ansvara för landstingets strategiska informationsplanering. Enheten ska med hjälp av olika kommunikationsinsatser stödja organisationen att uppnå dess mål samt hjälpa ledning och chefer att kommunicera viktiga beslut. Vidare ska 8 LS-LED07-364 Riktlinjer för annonsering 9 Massmedierelationer råd och riktlinjer för kontakter med massmedia handbok från 2002 10 LS-LED11-026 Regler och ansvar för Landstinget Sörmlands kanaler i sociala medier som facebook, bloggar, youtube och twitter, landstingsdirektörens delegationsbeslut 11 Landstingsstyrelsen 59/2004, En gemensam hälso- och sjukvårdsorganisation i Landstinget Sörmland 12 LS-LED10-673 Nämndbudget 2011 Landstingets ledningsstab, LS 234/2010 SID 7(10)
enheten se till att landstinget har relevanta informationskanaler samt stödja medarbetarna i att själva finna information. Vi noterar att det i uppdraget inte finns någon tydlig koppling till informations- och kommunikationspolicyn. Det finns till exempel inget som anger om det är informationsenheten som har i uppdrag att säkerställa att informations- och kommunikationspolicyn följs, ansvarar för utbildningar eller att systematiskt följa upp och utvärdera informationsverksamheten enligt policyn. Detta bör förtydligas. Vi har också noterat att informationsenheten inte har några egna internkontrollmoment i den interna kontrollplan som beslutats av landstingsstyrelsen för Landstingets ledningsstab. Kontrollmomenten är ett sätt att kontrollera och utveckla sina processer. Enheten har tio tjänster men är inte fullt bemannad. En informationschef och åtta medarbetare är idagsläget anställda vid enheten detta efter att bemanningen under år 2011 minskat med två medarbetare. Enheten har haft hög personalomsättning de senaste åren och tre av enhetens nio medarbetare har anställts under året. Enligt delårsrapport 2 per augusti 2011 från informationsenheten är den landets minsta informationsenhet efter de personalminskningar under 2011 som skett via särskild avtalspension. Ytterligare en medarbetare kommer under år 2012 att gå i pension. Inom enheten finns fem funktionsområden inom vilka medarbetarna verkar; - Webbredaktion (support/utbildning/utveckling och förvaltning) - Kommunikationsstöd - Produktion (tidningar/broschyrer) - Press/omvärldsbevakning - Administrativt stöd inom enheten Produktion av trycksaker, allt från upphandling till formgivning, tar mycket tid i anspråk från enheten. Enheten kommer därför, under 2012, att upphandla konsultstöd för formgivning för att frigöra tid till mer strategiskt kommunikationsstöd till verksamheterna. SID 8(10)
Som enhetens starka sidor lyfter informationschefen fram att de under 2011 har kartlagt sina processer. Det har dessutom varit relativt lätt att rekrytera och en bättre relation med externa media har byggts upp under året. Som enhetens svaga sidor vill informationschefen peka på att det behöver tydliggöras på vilket sätt enheten ska stödja kommunikation och dialog för hälso- och sjukvårdsförvaltningen på bästa sätt, så att rätt prioritering sker. Det decentraliserade informationsansvaret leder ibland också till att information upplevs komma sent från landstingets sida då informationsenheten inte själva har mandat att informera. Enligt informations- och kommunikationspolicyn ska informationsverksamheten och olika informationsinsatser systematiskt följas upp och utvärderas. Detta har inte skett i någon större utsträckning sedan policyn antogs år 2006. Landstingskatalogen har utvärderats tre gånger, senast under 2008. Under år 2010 gjordes en utvärdering av hushållstidningen Min Hälsa via några extra frågeställningar i vårdbarometerundersökningen. Under år 2011 har en webbenkät genomförts på den interna webbplatsen, Insidan, via e-post till alla fast anställda i landstinget. Resultatet av enkäten, som är en benchmarkingundersökning, är ännu inte klart. Samtliga interna kanaler utvärderas i enkäten och det ingår också att utvärdera vikten av chefernas kommunikation. Under våren år 2012 kommer en webbenkät om externa webbplatsen. Den riktar sig till besökarna på webbplatsen. Syftet med enkäten är att ta reda på besökarnas synpunkter, förväntningar och behov av webbplatsen. Även de medarbetare som är lokala webbredaktörer kommer att få en webbenkät under våren. Enkätresultatet ska användas framförallt för att utveckla strukturen och innehållet. Revisionen ser positivt på det arbete som inletts med uppföljning och utvärdering av informationsverksamhet och informationsinsatser enligt policyns intentioner. Detta bör ske systematiskt av samtliga de kanaler som landstinget använder för att kommunicera. En plan för detta bör upprättas. FÖRHÅLLNINGSSÄTT FÖR ATT UNDVIKA MUTA OCH JÄV Informationsenheten genomför, med stöd av upphandlingsenheten, upphandling och inköp av både konsulttjänster och tryckeritjänster. SID 9(10)