Gnesta kommun Ink: 2016-04- 13 Dnr: För handläggning. GNESTA KOMMUN 2016-04-13 Revisorerna Till Kommunfullmäktige i Gnesta kommun Org.nr. 212000-2965 Revisionsberättelse för år 2015 Revisorerna har granskat kommunstyrelsens och nämndernas verksamhet och genom utsedda lekmannarevisorer verksamheterna i Gnesta Kommunkoncern AB, Gnestahem AB, Gnesta Förvaltnings AB och Gnesta Stadsnät AB. Granskningen har även omfattat hjälpmedelsnämnden och den gemensamma patientnämnden. Kommunstyrelsen och nämnderna ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ansvarar också för att det finns en tillräcklig intern kontroll samt för återredovisningen till fullmäktige av hur de fullgjort uppdraget. Revisorernas ansvar är att granska verksamhet, redovisning, intern kontroll och pröva om verksamheten bedrivits i enlighet med fullmäktiges uppdrag. Granskningen har såvitt avser kommunen utförts enligt kommunallag, god revisionssed i kommunal verksamhet och fastställt revisionsreglemente. Vår granskning har haft den omfattning och inriktning samt givit det resultat som redovisas i bilagan "Revisorernas redogörelse för 2015 års granskningar". Årets resultat uppgår till 10 439 tkr före balanskravsutredning och lo 616 tkr efter. Enligt den modell för avstämning som gäller fr.o.m. 2015 enligt en information från Rådet för Kommunal Redovisning har kommunen -166 tkr att täcka från föregående år. Detta är täckt i årets resultat. Resultatet är 7 938 tkr bättre än budgeterat. Ingen nämnd redovisar underskott, men större avvikelser finns inom nämnderna. Vi bedömer att årsredovisningen huvudsakligen redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Kommunen lever upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans (KL 8:5 a-b). Årsredovisningen i Gnesta kommun är upprättad utifrån kommunens styrmodell och utgår från visionen: "Gnesta för dig som vill växa i stadens lugn och landets puls." Till visionen finns både långsiktiga mål och en tillväxtstrategi. Förvaltningsberättelsen innehåller en uppföljning av de verksamhets- och finansiella mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige har angivit i Framtidsplan 2015-2018. Samtliga tre finansiella mål har uppfyllts. Det finns elva mål för verksamheten. Kommunen redovisar indikatorer, resultat från medarbetarundersökning och lägesrapporter samt lämnar en kort kommentar till respektive mål, men gör ingen tydlig bedömning. Detta innebär att revisorerna inte kan
uttala sig om målen för god ekonomisk hushållning avseende verksamheten har uppfyllts. Vi bedömer den finansiella måluppfyllelsen som mycket god då samtliga tre mål har uppfyllts. Vi bedömer vidare att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed med undantag för komponentavskrivning av tillgångar anskaffade före 2014 som inte avser investeringar i gator samt vatten- och avloppsanläggningar. Därutöver finns några mindre avvikelser har noterats och kommenterats i rapporten, men de bedöms ej vara väsentliga. Vi bedömer att den sammanställda redovisningen ger en helhetsbild av kommunens ekonomiska ställning och åtaganden. Beslut om utdelning från bolag till kommunen med 2 160 tkr har utbetalats från bolagskoncernen. Hos kommunen har detta bokförts som kortfristig skuld då det avser uttag för finansiering av Thuleparken, vilket har påbörjats under 2015 och fårdigställs under 2016. Ansvarsfrihet Revisionen för 2015 har inte föranlett någon anmärkning mot styrelsen och övriga nämnder. Efter en samlad bedömning tillstyrker vi att kommunstyrelsen, nämnderna, den gemensamma nämnden för tekniska hjälpmedel och den gemensamma patientnämnden samt de enskilda förtroendevalda i dessa organ beviljas ansvarsfrihet. Vi tillstyrker också att kommunens årsredovisning för 2015 godkänns. Gnesta 2016-04-13 Sune Åkerlind rn Svallfors 4/46 i0-te/do ai.mcbce-ex Anders Carlsson Lena Dahlö Lööf lafs Lars-Göran Wi qvist
Bilagor Till revisionsberättelsen hör bilagorna: Revisorernas redogörelse för 2015 års granskningar Granskningsrapport från lekmannarevisor i - Gnesta Kommunkoncern AB Gnestahem AB - Gnesta Förvaltnings AB Gnesta Centrumfastigheter AB Hjälpmedelsverksamheten Gemensam patientnämnd
Revisorernas redogörelse för 2015 års granskningar Granskningens inriktning och omfattning Revisionsarbetet har skett i enlighet med fastlagd revisionsplan och de av revisorerna fastställda granskningsuppdragen. Som grund för revisionens arbete har en omfattande risk- och väsentlighetsanalys tagits fram för mandatperioden. Löpande granskning har gjorts av kommunstyrelsens och övriga nämnders protokoll. Revisionsarbetet har även omfattat möten och kontakter med representanter för kommunens styrelse samt nämnder och förvaltningsledningar. Under året har revisorerna träffat presidierna från kommunstyrelsen, samhällsbyggnadsnämnden, vuxen- och omsorgsnämnden samt barn- och utbildningsnämnden tillsammans med respektive förvaltningschef. Revisionen har föranlett synpunkter och förslag av olika karaktär. Dessa har delgivits berörda nämnder och förvaltningar. Revisionsskrivelser har avgivits till kommunstyrelsen och berörda nämnder samt lämnats till kommunfullmäktige för kännedom. Revisorerna har även haft möte med kommunfullmäktiges presidium. Granskningen av bokslut och årsredovisning 2015 grundar sig på material som fastställts av kommunstyrelsen. Revisorernas redogörelse för 2015 års granskningar Revisorerna har under år 2015 genomfört följande granskningar: Socialsekreterares arbetssituation och möjlighet till rättssäker och kvalitativ verksamhet kring barn Granskning av rektorernas förutsättningar för pedagogiskt ledarskap Uppföljning - Kommunstyrelsens uppsiktsplikt och ägarstyrning - Intern kontroll hantering av bensinkort Granskning av delårsrapport 2015 Granskning av årsredovisning 2015 I det följande redovisas en sammanfattning av syfte och resultat för respektive granskning. Granskning av delårsrapport 2015 Syfte: Revisorerna har översiktligt granskat kommunens delårsrapport för perioden 2015-01-01 2015-08-31. Syftet med den översiktliga granskningen är att ge kommunens revisorer ett underlag för sin bedömning av om delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som kommunfullmäktige fastställt. Revisorernas uttalande avges i den bedömning som de avlämnar till kommunfullmäktige i samband med att delårsrapporten behandlas.
Granskningen syftar till att översiktligt bedöma om delårsrapporten ger svar på följande revisionsfrågor: Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda finansiella målen, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Resultat: Resultatet för perioden är 7,0 mnkr (8,5 mnkr), vilket är 1,5 mnkr lägre än motsvarande period föregående år. Prognosen för helåret pekar mot ett resultat om 5,0 mnkr. Bedömningen i delårsrapporten är att balanskravet kommer att uppfyllas. Utifrån vår översiktliga granskning gör vi följande bedömning av kommunens delårsrapport: Vi bedömer att delårsrapporten i allt väsentligt är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Vi bedömer att kommunfullmäktige inte har fastställt några finansiella mål för god ekonomisk hushållning för 2015. I delårsrapporten följs de mål upp som fastställdes i Framtidsplan 2014 med flerårsplan 2015-2016 och dessa bedöms nås under året utom avseende resultatet. Vi instämmer i denna bedömning. Kommunfullmäktige har inte fastställt några mål för verksamheten avseende god ekonomisk hushållning för 2015. Uppföljning görs av vissa indikatorer och lägesrapporter lämnas utifrån den politiska majoritetens inledande skrivning "Politik för en stark utveckling". Granskning av årsredovisning 2015 Syfte: Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunallagen (9:9a) avge en skriftlig bedömning av om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Bedömningen ska biläggas årsbokslutet. Detta sker inom ramen för upprättandet av revisionsberättelsen. Granskningen, som sker utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv, ska besvara följande revisionsfrågor: Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen? Med verksamhetens utfall avses utfallet i förhållande till fastställda mål och ekonomiska ramar. Har balanskravet uppfyllts och hanteras eventuella underskott i enlighet med balanskravets regler?
Är årsredovisningens resultat förenligt med de mål fullmäktige beslutat avseende god ekonomisk hushållning? Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande? Med rättvisande avses följsamhet mot lag, rekommendationer och god redovisningssed. Resultat: Vi bedömer att årsredovisningen huvudsakligen redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Kommunen lever upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans (KL 8:5 a-b). Årets resultat uppgår till 10 439 tkr före balanskravsutredning och 10 616 tkr efter. Enligt den modell för avstämning som gäller fr.o.m. 2015 enligt en information från Rådet för Kommunal Redovisning har kommunen -166 tkr att täcka från föregående år. Detta är täckt i årets resultat. Resultatet är 7 938 tkr bättre än budgeterat. Ingen nämnd redovisar underskott, men större avvikelser finns inom nämnderna. Årsredovisningen i Gnesta kommun är upprättad utifrån kommunens styrmodell och utgår från visionen: "Gnesta för dig som vill växa i stadens lugn och landets puls." Till visionen finns både långsiktiga mål och en tillväxtstrategi. Förvaltningsberättelsen innehåller en uppföljning av de verksamhets- och finansiella mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige har angivit i Framtidsplan 2016-2018. Samtliga tre finansiella mål har uppfyllts. Det finns elva mål för verksamheten. Kommunen redovisar indikatorer, resultat från medarbetarundersökning och lägesrapporter samt lämnar en kort kommentar till respektive mål, men gör ingen tydlig bedömning. Detta innebär att revisorerna inte kan uttala sig om målen för god ekonomisk hushållning avseende verksamheten har uppfyllts. Vi bedömer den finansiella måluppfyllelsen som mycket god då samtliga tre mål har uppfyllts. Vi bedömer vidare att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed med undantag för komponentavskrivning av tillgångar anskaffade före 2014 som inte avser investeringar i gator samt vatten- och avloppsanläggningar. Kommunen har påbörjat införandet av komponentavskrivning genom att årets investeringar aktiverats uppdelat på komponenter. Så har inte skett för de tillgångar som anskaffats före 2014 Detta innebär: Att det finns betydande osäkerheter i redovisningen av materiella anläggningstillgångar och avskrivningar. Vi bedömer dock att denna inte uppgår till materiellt belopp. Därutöver finns några mindre avvikelser har noterats och kommenterats i rapporten, men de bedöms ej vara väsentliga. Vi bedömer att den sammanställda redovisningen ger en helhetsbild av kommunens ekonomiska ställning och åtaganden. Beslut om utdelning från bolag till kommunen med 2 160 tkr har utbetalats från bolagskoncernen. Hos kommunen har detta bokförts som kortfristig skuld då det avser uttag för finansiering av Thuleparken, vilket har påbörjats under 2015 och fårdigställs under 2016.
Granskning av socialsekreterares arbetssituation och möjlighet till rättssäker och kvalitativ verksamhet kring barn Syfte: Säkerställer Vuxen- och omsorgsnämnden en tillfredsställande arbetssituation för kommunens socialsekreterare för att nå en god kvalitet och en rättssäker verksamhet? Resultat: Granskningen visar att detta till övervägande delar sker. Rapportens fokusområden visar att nämnden ställer relevanta kompetenskrav vid anställning av socialsekreterare för handläggning av barn- och ungdomsärenden. Svårigheter att få sökande har bland annat lett till FoU Sörmland ser över kompetensbehov hos de anställd för att säkerställa att Socialstyrelsens kompetenskrav nås, vilket är tillfredsställande. Kompetenskrav eftersträvas även genom en kontinuerlig kompetensutveckling. Vidare finns en struktur för hur introduktion av nyanställda socialsekreterare ska ske i gruppen och i kommunen och vikt läggs vid att nya medarbetar lotsas in i uppgifter i lagom takt med stöd av mentor. Inom verksamheten finns kontinuerliga former för stöd och verksamhetschefens tillgänglighet beskrivs som tillräcklig. Ledningssystemet ska säkerställa en god kvalitet vid handläggning och genomförande av insatser. Då det uppfattas som strukturerat och enligt intervjuerna inte ge stöd och vägledning bör det ses över i syfte att vara mera ändamålsenlig för att efterleva Socialstyrelsens föreskrifter. Det finns rutiner som bedöms innebära att en rättssäker handläggning eftersträvas och att kontroller av detta görs, vilket är tillfredsställande. En förutsättning för en rättssäker handläggning är också att tillräckliga resurser avsätts, vilket beskrivs vid intervjuerna. Aktgranskningen indikerar att arbetet för att nå den enskildes delaktighet vid planering av hur utredningen ska genomföras och insatser ska utformas, bör ses över. Vad gäller verksamhetens rutiner för att säkerställa en kvalitativ god och rättssäker verksamhet gällande ensamkommande barn har framkommit att tydliga rutiner finns för mottagandet som ger handläggaren stöd för hur handläggning, samverkan och placering ska ske. De placeringsalternativ som finns enligt ramavtal bedöms säkerställa en god kvalitet. Vi rekommenderar dock att kontroll av att detta efterlevs görs kontinuerligt. Vid placering i familjehem finns rutiner för att tilltänkt familjehem är utrett samt att ett avtal tecknas med hemmet, vilket syftar till att ge barnet god vård. En bedömning av att förutsättningar att möta barnens behov vid placeringar på institution utanför ramavtal görs inte i dag. Detta är en brist som påverkar effektivitet och kvalitet men också rättssäkerhet. Rutiner och arbetssätt i detta bör snarast ses över för att säkerställa en god vård. Granskning av rektorernas förutsättningar för pedagogiskt ledarskap Syfte: Revisorerna har genomfört en granskning av huruvida rektorerna, mot bakgrund av deras samlade ansvar, rimliga förutsättningar för att utöva sitt pedagogiska ledarskap?
Resultat: Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att rektorerna för grundskolan i Gnesta kommun, mot bakgrund av deras samlade ansvar, inte fullt ut har rimliga förutsättningar för att utöva sitt pedagogiska ledarskap. Det finns tillgång till stödresurser kring administration, HR/personal och ekonomi, men vår bedömning är att stödresursernas uppdrag och uppdragets omfattning kan kräva ytterligare tydliggörande för att stödet ska vara erforderligt. Respektive rektor har mandat och möjlighet att organisera sin verksamhet så att erforderliga resurser finns, men detta ger dock upphov till en avvägning i hur resurserna ska prioriteras antingen direkt till verksamheten eller indirekt till verksamheten i form av ett utökat administrativt stöd till rektor. Här uttrycks från delar av verksamheten ett behov av att det från nämndens sida tydligare behöver uttryckas vilka stödresurser som rektor ska ha till förfogande för att uppfylla sitt uppdrag, samtidigt som Barn- och utbildningsnämnden betraktar det som att nämnden genom ett sådant ställningstagande skulle inkräkta på rektors uppdrag. Det sker även viss uppföljning av rektorernas arbete som pedagogiska ledare, men det finns en önskan om att de aktiviteter som genomförs i ledningsgruppen och som pedagogiskt ledarskap i verksamheten analyseras och utvärderas i högre utsträckning. För att ge rektorerna bättre förutsättningar och verktyg i det pedagogiska ledarskapet har Barn- och utbildningsförvaltningen initierat ett antal åtgärder, bland annat en utredning av administrativa stödprocesser och utvecklandet av en modell för fördelning av lärarnas arbetstid. Samtliga rektorer i den kommunala grundskolan har genomgått rektorsutbildningen och har tidigare erfarenhet av arbete som rektor. Utifrån bedömningarna rekommenderas nämnden att säkerställa att det administrativa stödet blir mer effektivt, samt att säkerställa att arbetet med att utveckla förvaltningens ledningsgrupp fortsätter. Uppföljning Kommunstyrelsens uppsiktsplikt och ägarstyrning Syfte: Under 2013 granskade revisorerna kommunstyrelsens uppsikt över bolagen. Uppföljningen ska undersöka vad som skett och granska hur kommunstyrelsen har utvecklat arbetet på området, enligt de brister som angivits ovan. Resultat: I granskningen 2013 framgick att det fanns formella regler kring vilken verksamhet bolagen skulle bedriva, reglerna var dock i vissa formuleringar vida och innehöll ett tolkningsutrymme. Därtill fann man en bristfällig process beträffande återrapportering av den bedrivna verksamheten och om den bedrivits ändamålsenligt. Återrapporteringen byggde till viss del på informell kontakt mellan kommunstyrelsen och bolagens företrädare. I yttrandet svarade kommunstyrelsen och kommunledningskontoret att rutinen gällande uppföljning och återrapportering anses fungera. För att öka insynen ytterliggare föreslog kommunledningskontoret att VD:n i de kommunala bolagen tillsammans med ordförande i styrelserna, från och med hösten 2013, bjuds in till kommunstyrelsen på våren och hösten för allmän information om status i de olika bolagen.
Det anges i ägardirektiv att bolagen bland annat ska följa kommunens visioner, mål, riktlinjer och policys i tillämpliga delar. Det är upp till bolagen att avgöra vilka av dessa och vilka delar av dessa som anses tillämpliga. I ägardirektiven anges det också att det åligger på bola-gen att tillsända kommunen och moderbolaget styrelseprotokoll och årsredovisningen. I yttrandet 2013 skriver kommunledningskontoret att för att kommunstyrelsen ska kunna kontrollera och informera sig om att tillämpliga styrdokument följs så bör bolagen redogöra för detta i årsredovisningen. Bolagen bör då även ange vilka styrdokument som följs och vilka styrdokument som bolaget inte bedömts kunna följa, samt anledningen till det. Efter genomförd uppföljning är bedömningen att iakttagelserna i granskningen 2013 gäller även nu. Rekommendationen är därför, som tidigare, att kommunstyrelsen bör fastställa en rutin för återrapportering av den information som kommunstyrelsen behöver för att kunna fullgöra sin skyldighet. Denna återrapportering kan exempelvis innehålla, vilka mål och riktlinjer som bolaget inte följer och skälen till det. Hur bolaget ligger till mot de mål som kommunen ställt upp och hur bolaget arbetar med de aktiviteter som gör att bolaget närmar sig målet. Granskning av intern kontroll hantering av bensinkort Syfte: Syftet med granskningen är att bedöma den interna kontrollen vid hantering av bensinkort tillräcklig och om uppgifterna i redovisningen aktuella, fullständiga och rättvisande? Resultat: Efter genomförd granskning är bedömningen att den interna kontrollen avseende hantering av inköpskort som avser drivmedel inte är tillräcklig. Bedömningen baseras på följande iakttagelser: Det saknas kommungemensamma riktlinjer/anvisningar för hantering av bensinkort avseende drivmedel. Av blanketten "Stationskort" framgår dock regler för hur kortet får användas. Däremot saknas rutiner för att kontrollera eller följa upp att dessa efterlevs. Det görs inga centrala kontroller eller uppföljning av hantering eller användandet av bensinkort. Vid vår verifiering noterades ett antal fakturor som innehåller övriga inköp, som inte överensstämmer med de regler som gäller för användandet av bensinkort. Merparten av fakturaunderlaget (inköpskvitton) saknar namnuppgifter som enligt reglerna ska anges på kvittot. Vid verifiering av attest mot aktuell attestförteckning noterades att av 24 utvalda fakturor var tre fakturor felaktigt attesterade, eller attesterade av ersättare för vilken blankett saknas, och nio felaktigt granskningsattesterade. Utifrån ovanstående iakttagelser bedömer vi att det finns en risk att inköpskort används felaktig. Efter genomförd granskning rekommenderas därmed följande:
Att kommunstyrelsen säkerställer att rutiner/anvisningar kring hantering och användning av bensinkort dokumenteras samt kommuniceras till berörda i kommunen. Att kommunstyrelsen upprättar kontroller och uppföljning som säkerställer att reglerna för bensinkort efterlevs. Att kommunstyrelsen säkerställer att attest sker i enlighet med aktuell attestförteckning och att det finns blankett för ersättare. Att systematiska kontroller av drivmedelsförbrukning genomförs för att säkerställa att bensinkorten inte används felaktigt. Hjälpmedelsverksamheten Vid granskningen av hjälpmedelsverksamheten har revisorerna biträtts av Landstinget Sörmlands revisionskontor. Gemensam patientnämnd Vid granskningen av den gemensamma patientnämnden har revisorerna biträtts av Landstinget Sörmlands revisionskontor.