www.pwc.se Revisionsrapport Uppföljning av granskning 2014 Intern kontroll Hans Gåsste Linnéa Grönvold November 2015
Innehåll Sammanfattning... 2 Inledning... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Uppdraget... 3 1.3. Avgränsning och metod... 3 2. Iakttagelser... 4 2.1. Kommunstyrelsens arbete... 4 2.2. Nämndernas och förvaltningarns arbete... 4 2.3. Kommunala bolagens arbete... 5 2.4. Uppföljning och utvärdering... 5 3. Kommentarer... 6 Bilagor 7 November 2015 1 av 12
Sammanfattning Kommunrevisorerna gjorde under hösten 2014 en granskning av s internkontroll. I granskningen ingick kommunstyrelsen, nämnderna och de kommunala bolagen. Resultatet av granskningen visade att det fanns brister i det interna kontrollarbetet i kommunen. Internkontrollreglementet var inaktuellt och tillämpningen av internkontrollreglementet skedde inte. Revisorerna beslutade att en uppföljande granskning skulle genomföras under hösten 2015. Revisionsfrågan Har kommunstyrelsen, nämnderna och de kommunala bolagen utvecklat det interna kontrollarbetet med utgångspunkt från granskningsrapporten och de rekommendationer som rapporten lämnade? I granskningen kan vi konstatera att nämnderna förutom FUN och de kommunala bolagen hittills inte vidtagit några aktiva åtgärder för att utveckla internkontrollarbetet. Dock har ett arbete påbörjats under hösten inom kommunstyrelsen för att skapa ett nytt internkontrollreglemente, mallar för uppföljning, kontrollområden och riskbedömningar för nämnderna. Det nya reglementet kommer fastställas under december 2015. Vi ser mycket positivt på detta och revisionen kommer att följa upp det utvecklade internkontrollarbetet i kommunen i sina årliga granskningar. November 2015 2 av 12
Inledning 1.1. Bakgrund Av kommunallagen (6 kap. 7 ) framgår det att nämnderna var och en inom sitt område ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detta innebär att det är nämnderna själva som ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning, ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten så den bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust för kommunen och säkerställer att räkenskaperna är rättvisande. Tillräcklig intern kontroll förutsätter ett strukturerat arbetssätt enligt definierade processer och rutiner, integrerade i organisation, system och i det löpande arbetet. revisorer granskade under hösten 2014 kommunens arbete med intern kontroll. I granskningen ingick kommunstyrelsen, nämnderna och de kommunala bolagen. Resultatet av granskningen var att det fanns brister i det interna kontrollarbetet i kommunen. Revisionen anser att kommunstyrelsen behöver förbättra sin samordning och uppsikt över nämnder och bolag för att säkerställa en ändamålsenlig och effektiv verksamhet med tillräcklig intern kontroll. 1.2. Uppdraget Revisionsfrågan Har kommunstyrelsen, nämnderna och de kommunala bolagen utvecklat det interna kontrollarbetet med utgångspunkt från granskningsrapporten och de rekommendationer som rapporten lämnade? 1.3. Avgränsning och metod Granskningen avser kommunens samtliga nämnder, kommunstyrelsen och de kommunala bolagen. Genomgång av styrdokument och andra för granskningen relevanta dokument (t ex internkontrollplaner, uppföljningar avseende intern kontroll, rutiner för den interna kontrollen etc.). Enskilda intervjuer med kommunstyrelsens ordförande, kanslichef, förvaltningschefer och VD i kommunens bolag. November 2015 3 av 12
2. Iakttagelser 2.1. Kommunstyrelsens arbete Kommunfullmäktige har inte sedan den tidigare granskningen beslutat om någon nytt internkontrollreglemente och kommunstyrelsen har inte heller säkerställt att uppföljning och rapportering sker i enlighet med det nu gällande reglementet. Kanslichefen har fått i uppdrag av att kommunstyrelsen att uppdatera internkontrollreglementet, skapa nya dokument för internkontroll inom förvaltningarna samt en mall för hur arbetet ska återrapporteras till kommunstyrelsen. Dessa dokument är ännu inte fastställda av kommunfullmäktige. Detta beräknas ske i december 2015. Kommunen har under året anställt en informationssäkerhetssamordnare som har till uppgift att säkerhetsställa kommunens IT-system. 2.2. Nämndernas och förvaltningarns arbete Miljö- och byggnämnden noterade vilka rekommendationer lämnade i den tidigare granskningen och tog beslut att vänta på gemensamma direktiv från kommunstyrelsen. Nämnden har en internkontrollplan från 2004 som inte anses aktuell då mycket är daterat och passar inte in på dagens arbetssätt och rutiner. Förvaltningen har dock rutiner för alla arbetsprocesser som handläggarna ska följa och en övergripande riskbedömning där riskfaktorer anges. När de gemensamma direktiven kommer från kommunstyrelsen ska förvaltningen arbeta med att ta fram en aktuell internkontrollplan och göra den känd inom förvaltningen. Omsorgsnämnden har under 2015 inte upprättat någon internkontrollplan för förvaltningen, dock har de arbetat med att ta fram internkontrollmål. Dessa mål är allmänt hållna och de är upp till enhetscheferna att bryta ner målen och implementera dem i verksamheten. Dessa mål valdes ut då de ansågs angelägna för verksamheten, men ingen riskoch västenlighetanalys har gjorts. Sedan den tidigare granskningen har kulturnämnden inte arbetat med att utveckla den interna kontrollen. Den senaste internkontrollplanen är reviderad 2010 och den är uppdaterad med riskbedömning av enskild rutin 2012. Förvaltningschefen anställdes 2014 och menar att det kan finnas dokument om internkontroll som hon inte sett då hon inte hunnit in i alla rutiner ännu. Familje- och utbildningsnämnden har en internkontrollplan för 2015 samt ett årshjul för olika delar i arbetet som tydliggör vem som ska göra vad. Internkontrollplanen revideras och utvecklas efter förändringar i t.ex. lagstiftningen och den anpassas efter verksamhetens utveckling. Internkontrollplanen är inte baserad på en risk- och väsentlighetsanalys, förvaltningen ska införa ett sådant arbete när dokumenten från kommunstyrelsen godkänts i kommunfullmäktige. November 2015 4 av 12
Flera av förvaltningscheferna anser att internkontrollreglementet inte var känt innan :s granskning. De menar att granskningen har lett till att fler förvaltningar och bolagen har ökat medvetandegraden och förhoppningsvis även arbetet med internkontroll. 2.3. Kommunala bolagens arbete Efter :s granskning informerade Vd:n för de kommunala bolagen Bärkehus AB och Smedjebacken Energi och Vatten AB respektive styrelse om rapporten och styrelserna ställde sig bakom granskningens rekommendationer. Bolagen valde att inte vänta in ett nytt reglemente från kommunen utan de startade igång arbetet med internkontroll. Bolagen beslutade om att anlita en konsult för att upprätta en internkontrollplan och för att genomlysa bolagens processer. För att ta fram en internkontrollplan har bolagen förändrat administrativa rutiner, gjort en processkartläggning av ekonomiprocesser och skapat en ny redovisningsmodell. Nu väntar styrelsen med att ta ett beslut om internkontrollplanen för att se om bolagen och kommunstyrelsen har samma inriktning och att planerna stämmer överrens. 2.4. Uppföljning och utvärdering Sedan :s granskning har inga förändringar i rapportering eller uppföljning av internkontrollplaner till kommunstyrelsen gjorts. Endast familj- och utbildningsförvaltningen rapporterar till nämnden utifrån sitt systematiska kvalitetsarbete där intern kontroll ingår och rapporteringen sker en gång per år. Inom övriga förvaltningar sker inte uppföljning och rapportering av intern kontroll på ett systematiskt sätt. I samband med årsbokslutet ska förvaltningarna redogöra för förvaltningens uppnådda mål, interna kontroll och resultat. När det gäller internkontroll sker det i liten omfattning i årsredovisning och årsbokslut. Detta gäller även för de kommunala bolagen. Kommunstyrelsen säkerställer inte idag att det sker en utvärdering av internkontroll i nämnderna. Kommunstyrelsen har inte heller haft en sammanställd uppföljning av internkontrollarbete eller sammanställning på kommunövergripande nivå. I det nya reglementet finns det föreslaget att varje nämnd ska rapportera internkontrollarbetet till kommunstyrelsen i samband med årsbokslutet, en gång om året. Förvaltningarna ska också tilldelas en mall hur det ska rapporteras till kommunstyrelsen utifrån riskoch väsentlighetsanalys. November 2015 5 av 12
3. Kommentarer Vi kan konstatera att kommunfullmäktige inte har sedan den tidigare granskningen beslutat om någon nytt internkontrollreglemente och kommunstyrelsen har inte heller eller säkerställt att det nuvarande reglementet tillämpas. Vi kan konstatera att det endast är de kommunala bolagen och familje- och utbildningsnämnden som under året har arbetat med att ta fram aktuella internkontrollplaner. Resterande nämnder har inte vidtagit några åtgärder. Den sammanfattande bedömningen är ungefär den samma som i den tidigare granskningen. Kommunstyrelsen och nämnderna utövar endast till viss del sitt ansvar gällande den interna kontrollen i enlighet med reglementet för intern kontroll. Vi ser dock positivt på att kanslichefen har fått i uppdrag av kommunstyrelsen att arbeta fram ett nytt förslag på internkontrollreglemente samt mallar för internkontroll inom förvaltningarna. Där det även ska finnas anvisningar för uppföljning och rapportering till kommunstyrelsen. November 2015 6 av 12
Bilagor Det nya internkontrollreglementet och bifogade dokument. Bilaga 1: REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL 1 Syfte Reglementet syftar till att säkerställa att styrelsen, nämnderna och de kommunala bolagen upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, d v s de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillfredsställande rapportering och information av verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer och instruktioner 2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll i enlighet med kommunstyrelsens uppsiktsplikt och att det avrapporteras till kommunstyrelsen utifrån behov av kontroll. 3 Nämnderna/bolagen Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde och ansvarar för att en organisation upprättas för detta. 4 Förvaltningschefen Inom en nämnds/bolags verksamhetsområde ansvarar förvaltningschef eller VD för att tillämpningar följs. I detta ingår en god intern kontroll. 5 Verksamhetsansvariga chefer De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följande antagna tillämpningar och anvisningar samt informera övriga anställa om detta. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad. 6 Styrning och uppföljning Nämnden/bolagen har en skyldighet att utifrån upprättad risk-och väsentlighetsanalys styra och följa upp den interna kontrollen inom sin verksamhet. 7 Kontrollplan Nämnderna/bolagen ska varje år anta en interkontrollplan som ska avrapporteras till nämnden/styrelsen. Kontrollplanen ska avrapporteras till kommunstyrelsen i samband med årsredovisningen. November 2015 7 av 12
Bilaga 2: ANVISNINGAR FÖR RISKBEDÖMNING AV ENSKILDA RUTINER SMEDJEBACKENS KOMMUN Fel - I kolumnen fel redovisas sannolika fel som kan uppstå i rutinen. Ett tips vid riskanalysen är att såväl utgå från egna erfarenheter kring rutinen, d.v.s. vilka fel brukar uppstå, som att gå igenom gjord rutinbeskrivning och fundera över vilka risker för fel som kan uppstå utifrån hur rutinen skall fungera. Sannolikhetsnivå - I kolumnen sannolikhetsnivå redovisas sannolikheten för att fel skall uppstå enligt nivåerna: Osannolik Risken är praktiskt taget obefintlig att fel skall uppstå. Mindre sannolik Risken är mycket liten att fel skall uppstå. Möjlig Det finns risk för att fel skall uppstå. Sannolik Det är mycket troligt att fel skall uppstå. Konsekvens - I kolumnen konsekvens redovisas konsekvenser vid fel dvs. påverkan på verksamheten om fel uppstår enligt följande nivåer: Försumbar Är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen. Lindrig Uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen. Kännbar Uppfattas som besvärande för intressenter som kommunen. Allvarlig Är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. Riskbedömning - I kolumnen riskbedömning sker en sammanvägning av sannolikhetsnivå och konsekvens. Bedömning sker enligt följande nivåer: Låg Felet har liten betydelse. Medel Felet har stor betydelse. Hög Felet har mycket stor betydelse. Kommentar I kolumnen kommentar redovisas vilka eventuella åtgärder som föranleds av gjord riskbedömning, exv inga åtgärder, rutinen behöver ses över, viktigt att rutinen följs upp (i exv IK-plan) för att säkerställa att den fungerar på avsett sätt. November 2015 8 av 12
Bilaga 3: MALL FÖR RISKBEDÖMNING AV ENSKILD RUTIN RISKBEDÖMNING AV ENSKILD RUTIN/PROCESS SMEDJE- BACKENS KOMMUN FÖRVALTNING: Datum: Område: Upprättat av: Fel i rutin Sannolikhetsnivå Konsekvens Riskbedömning Kommentar Osannolik Mindre sannolik Möjlig Sannolik Försumbar Lindrig Kännbar Allvarlig Låg Medel Hög Osannolik Mindre sannolik Möjlig Sannolik Osannolik Mindre sannolik Möjlig Sannolik Osannolik Mindre sannolik Möjlig Sannolik Osannolik Mindre sannolik Möjlig Sannolik Försumbar Lindrig Kännbar Allvarlig Försumbar Lindrig Kännbar Allvarlig Försumbar Lindrig Kännbar Allvarlig Försumbar Lindrig Kännbar Allvarlig Låg Medel Hög Låg Medel Hög Låg Medel Hög Låg Medel Hög November 2015 9 av 12
Bilaga 4: MALL, KONTROLLOMRÅDEN FÖR ÅRLIG INTERNKONTROLL. UTVALDA KONTROLLOMRÅDEN FÖR INTERN KONTROLL ÅR 20 FÖRVALTNING: Datum: Område: Upprättat av: RUTIN KONTROLLMÅL KONTROLLMETOD ANSVARIG FÖR KON- TROLL RAPPORT TILL November 2015 10 av 12
Bilaga 5: MALL, KS UPPFÖLJNING AV ÅRLIG INTERNKONTROLL UPPFÖLJNING AV GENOMFÖRANDE AV DEN ÅRLIGA INTERN KONTROLLEN ÅR 20 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING: Datum: Område: Upprättat av: Nämnd eller bolag Intern kontrollplan Regler och anvisningar Särskild plan för uppföljning Löpande rapportering Årlig uppföljning till FV och FN Rapport till KS KS FUN ON MoB KUL SEAB B- HUS November 2015 11 av 12
2015-11- Uppdragsledare Projektledare November 2015 12 av 12