Riktlinje Process: Arkivera/gallra Område: E-arkiv Giltig fr.o.m: 2017-06-28 Faktaägare: Emma Widén, Projektledare e-arkiv Fastställd av: Ulrika Gustafsson, Kanslidirektör Revisions nr: 3 Gäller för: Region Kronoberg Utförs på: Region Kronoberg Regionstyrelsen är arkivmyndighet och huvudman för regionarkivet. Arkivmyndigheten får delegera befogenheter som arkivmyndighet, enligt delegationsordningen. Enligt Region Kronobergs Arkivreglemente så är verksamhetschefen arkivansvarig för de allmänna handlingar som finns inom den egna verksamheten. Detsamma gäller även för information i IT-system inom det egna verksamhetsområdet. Från och med maj 2017 använder Region Kronoberg Comprima som e-arkiv. E- arkivet är tänkt att bidra till att öka tillgänglighet, effektivitet och stärka rättssäkerheten eftersom det blir lättare för oss att ta hand om, återsöka och nå digital information. Den övergripande processen för Hantera e-arkiv är tänkt som ett stöd för att förstå de underliggande processtegen. Processbeskrivningen går från övergripande process ner till processteg inom processen. I processen ingår även gallringsprocess för information som är sammankopplad till Hantering av e-arkiv. Denna process kan också vara en del av ITs avvecklingsprocess för system. Arkivfunktionen rådfrågas alltid angående informationens bevarandevärde när ett system ska avvecklas. När informationen är överförd till e-arkiv eller gallrad så tar avvecklingsprocessen för system över. Nedan beskrivs den övergripande processen med följande steg: Ärende inkommer Analys Beslut om åtgärd Utföra arkivering Avsluta ärende Ett ärende inkommer, informationen analyseras, det fattas beslut om åtgärd, det utförs arkivering och ärendet kan därefter avslutas. Nedan följer en enklare beskrivning över vad som händer under följande steg. Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: 2017-06-28 Sida 1 av 6 Page 1 of 6
1. Ärende inkommer Ett ärende om arkivering av system kan starta från flera intressenter. er kan antingen ta kontakt med arkivfunktionen eller med IT. Det kan vara vid t ex införande av nytt system i verksamhet vid upphandling eller övergång till annat system utan att avveckla tidigare system. Detta som ett led i att bevara och/eller avveckla system. Ett annat sätt att initiera ärende är att IT-avdelningen själva har identifierat äldre system där information ska identifieras för bevarande eller gallring. En förfrågan inkommer till arkivfunktionen för vidare analys. För att ärendet ska initieras måste förfrågan gå vidare till en analysfas där utredning görs. Förteckna och leverera arkiv 2. Analys Följande steg och roller finns i processteget Analys: Nr Steg Roll 1 Initiering Arkivfunktion 2 Bevara? Nej Arkivfunktion 3 Ny informationstyp, ja/nej? Arkivfunktion Ja: Uppdatera arkivsystem Ja: Informationsgruppering 4 Starta utredning (vid nej av ny informationskategori) Arkivfunktion IT Arkivfunktion 5 Systemanalys /IT 6 Sammanställning systemanalys Arkivfunktion 1. Initieringen, för att undersöka informationen, startas av arkivfunktionen. Som beskrivet ovan så kan själva starten av ett ärende komma från olika intressenter inom verksamheten eller IT. Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: 2017-06-28 Sida 2 av 6 Page 2 of 6
2. Här görs en snabbcheck/beslut om informationen är bevaransvärd. Är informationen bevaransvärd görs en identifiering utifrån vad det är för typ av system och information. 3. För att identifiera om det är en ny informationskategori (exempelvis ekonomi, HR eller vårdinformation), stämmer arkivfunktionen av i Comprima och Visual Arkiv. IT gör en informationsgruppering utifrån typ av system och information. 4. Är inte informationen bevaransvärd går man vidare till Beslut om åtgärd. 5. Efter kontroll av informationskategori startas en utredning där verksamhet och IT gör en systemanalys för att identifiera systemets information. 6. Arkivfunktionen gör en sammanställning av systemanalyserna. Systemutvärdering IT Systemutvärdering verksamhet Förteckna och leverera arkiv 3. Beslut om åtgärd Följande steg och roller finns i processteget Beslut om åtgärd: Nr Steg Roll 1 Bevaras, ja/nej? Arkivfunktion 2 Ja: Beslut om arkivering Arkivfunktion 3 Nej: Gallring av information, se Gallringsprocess Arkivfunktion 1. Under beslut om åtgärd ska beslut tas om informationen ska bevaras eller gallras. 2. Ska informationen bevaras startas processteget Utföra arkivering. 3. Ska informationen gallras startar process om Gallring av information (se separat process). Arkiv och arkivansvar Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: 2017-06-28 Sida 3 av 6 Page 3 of 6
Bevara, rensa och gallra Arkivbeständighet och arkivförvaring 4. Utföra arkivering Följande steg och roller finns i processteget Utföra arkivering: Nr Steg Roll 1 Initiera arkivprojekt Arkivfunktion 2 Identifiera information och metadatafält i en specifikation/beställning 3 System förberedelse IT 4 Exportera ut information från verksamhetssystem Leverantör av system 5 Importera information i Comprima Leverantör Comprima 6 Test av information i Comprima, test ej ok/test ok Test ej ok: gör punkt 2-5 igen tills test ok Test ok: gå till punkt godkännande av information i e-arkiv (verksamhet) 7 Godkännande av information i e-arkiv 8 Verifiera och arkivera dokumentation Arkivfunktion/IT 9 Överlämning till förvaltning Arkivfunktion/IT 10 Avsluta e-arkivprojekt Arkivfunktion 1. Arkivfunktionen initierar arkivprojektet. Arkivfunktionens roll blir att samordna och leda det uppstartade e-arkivprojektet mellan verksamhet, IT, leverantör verksamhetssystem och leverantör Comprima. 2. en ska göra en kartläggning av systeminformationen och en identifiering av informationsfält/metadatafält. Kartläggningen är en beställning till Comprima som ligger till grund för vad man ska kunna se i e-arkivet. Det är verksamhetens ansvar att här kravställa hur man vill att informationen ska presenteras i e-arkivet och vilka förväntningar man har. Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: 2017-06-28 Sida 4 av 6 Page 4 of 6
3. Under tiden som verksamheten gör identifiering av systeminformation skapar IT systemförberedande åtgärder. 4. Efter identifiering görs en beställning till leverantör verksamhetssystem eller leverantör Comprima för export av information från verksamhetssystemet. IT kan också vara involverade i detta steg. 5. Leverantör Comprima importerar informationen till Comprimas testmiljö. IT säkerställer servrar och databaser. 6. Efter import av information in i testmiljö utförs verksamhetstester av informationen i Comprima. Tester genomförs först i testmiljö och sedan importeras datan till skarp produktionsmiljö där fortsatta tester utförs tills fullgott resultat uppnåtts (punkt 2-5 görs i cykel tills informationen är godkänd). 7. Efter godkänd inläsning godkänner verksamheten informationen i e-arkiv. Vid arkivering av IT-system ska informationsmängden, efter noggrant uppfyllda och dokumenterade tester av relevant personal, godkännas i e-arkivet Comprima. Informationen ska vara korrekt och komplett i e-arkivet. Godkännandet innebär att själva IT systemet går vidare i ITs avvecklingsprocess för system eller till annan beslutad åtgärd. Godkännandet sker via formuläret: Godkännande av information i e-arkiv. Behörig att ta beslutet är närmast ansvarig chef för den verksamhet där systemet har använts. Det är en fördel om chefen har kunskap om systemet. Undantag är äldre system som saknar ägarskap, där får beslut tas av kanslidirektör. Beslutsfattaren ska ta del av upprättade testprotokoll för validering av information. 8. Efter verksamhetens godkännande av inläst information samlar och skapar arkivfunktion och IT systemdokumentation tillhörande arkivbeskrivningen för den arkiverade informationen och verifierar och arkiverar dokumentationen. 9. Informationen övergår nu till att förvaltas av arkivfunktion eller verksamhet och IT. 10. Projekt avslutas Godkännande av information i e-arkiv Specifikation av information och metadatafält Instruktioner för testprotokoll Checklista för arkivredovisning Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: 2017-06-28 Sida 5 av 6 Page 5 of 6
5. Avsluta ärende Projektet avslutas och informationen är slutarkiverad eller mellan-/närarkiverad. Vid slutarkivering går ärendet vidare till ITs process för avveckling av system. Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: 2017-06-28 Sida 6 av 6 Page 6 of 6