Distributionsmanual För förlag som distribuerar tidningar via Tidsam. Gäller från 13 november 2017.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING sida EAN-koden... 1 Returvecka... 2 Inplastning och medskick... 3-4 Riktlinjer för titlar... 5 Välkommen till Tidsam! Upplaga... 5 Leverans... 5 Packning på pallar... 6 Löpsedlar, brev mm... 7 Returexemplar... 8 Kontakt... 9 9 Tidningar är färskvaror. Precis som för sådana gäller det att transporten mellan producent och konsument ska vara så snabb, smidig och effektiv som möjligt. Men för att den ska kunna bli det finns det en hel del att tänka på när det gäller sådant som medskick, inplastning, EAN-koder, packning, märkning etc. I mångt och mycket handlar det om att tänka efter, planera och att göra saker i rätt ordning. Inga konstigheter alltså. Med den här manualen vill vi ta upp vad som krävs för att vi ska kunna distribuera dina tidningar snabbt och enkelt.
EAN-KODEN EAN-koden berättar allt. Att det är en tidning, vilken tidning det är, vilken utgåva det är och vad den kostar. Koden är viktig för butikens kassascanning och returrapportering, samt även för tjänsten räknade returer. Den är även mycket viktig för tidningsansvariga i butik! Storlek EAN-koden ska vara minst 20 mm hög och 35 mm bred (inkl utgåvekoden). Olika pappers- och tryck- kvalitét, eller om tidningen är inplastad, kan kräva en ännu större kod för att vara läsbar. Trots att ovan följs kan en kod vara svår att läsa. Vi kontaktar då förlaget för vidare diskussion om eventuell åtgärd. OBS! Ansvaret för att koden är korrekt och läsbar är förlagets. Vid felaktig eller oläsbar kod måste tidningen märkas om. Om tidningen är felmärkt kan det innebära att utgivningsdagen blir framflyttad. Observera att varje utgåva har en unik kod. Placering Det är viktigt att EAN-koden är väl synlig, får inte döljas av medskick Inga andra EAN-koder får synas på tidningen, tex i annonser, dessa ska täckas över med (etikett) EAN koden ska placeras med ett minimiavstånd på 4 mm från tidningens kanter Den får placeras på framsidan eller baksidan EAN koden får endast tryckas på tidning eller plast, inte på banderoll EAN koden ska placeras i det nedre vänstra- eller högra hörnet på tidningen Så här ska koden se ut: Varje utgåva ska vara försedd med en EAN-kod som innehåller: TIDSAM och pr-kod+utgåvenr Streckkod Returvecka (alla returer makuleras) eller Specialretur (om du vill ha tillbaka alla returer) Siffrorna under kodens betydelse: 7 Sverige 388 Press 0295 Exempel på en PR-kod 0690 Tidningens pris, dvs 69,00 kr 5 Kontrollsiffra 20 mm Pris 35 mm Priset skall alltid vara väl synligt på omslaget eller vid EAN-koden. Köpa streckkoder Vi erbjuder våra förlag möjligheten att köpa streckkoder via oss. Kostnad för streckkod finns i aktuell prislista. Ni väljer att teckna er för ett antal utgåvor under en överenskommen period och debitering sker via förlagsavräkningen. För att starta streckkodstjänsten vänligen kontakta forlagssupport@tidsam.se. Räkna med två dagar för uppstart av tjänsten. RETURVECKA Returveckan är samma vecka som utgivningen för nästkommande utgåva, för tidningar som har 6 nr/ år eller fler. För mer sällanutkommande tidningar är returveckan 2 månader efter utgivningsdag. OBS! Undantag kan förekomma. Kontrollera alltid returvecka på förlagshemsidan. För mig som tidningsansvarig är EAN-koden mycket viktig. Där hittar jag bla information om när tidningen ska ska gå i retur. Det är viktigt att EAN-koden alltid ser likadan ut så jag lätt hittar Pr-koden och returveckan. Jag spar mycket tid på detta och kan istället lägga tid på att hålla ordning och reda i tidningshyllan. Kodens olika delar har fasta platser och får inte flyttas runt Strecken ska vara svarta och placerade på en vit platta. Returvecka placeras under strecken på vit bakgrund, se exempel ovan. Vid Specialretur placeras texten ovanför strecken, se exempel ovan. 1 2
INPLASTNING OCH MEDSKICK Bokning av annonsbilagor ska ske senast 1 månad innan utgivningsdag. För övriga medskick gäller följande: Två månader innan utgivningsdag - Tidningar som ska plastas, ha bilagor eller medskick måste bokas senast två månader innan utgivningsdag till Tidsam. En månad innan utgivningsdag Om uppgift saknas vid bokning ska format, sidantal och tjocklek för bilagor, böcker eller annat medskick aviseras senast en månad innan utgivningsdag till Tidsam. För DVD-filmer och CD-skivor ska dessa anges om de är packade i pappfodral, plastficka, slimbox eller DVD-box. Alla medskick måste anges om de ska vara stående eller liggande på tidningen. Tänk på att om EAN-koden eller priset skyms av ofixerat medskick eller färgad/markerad plast, ska det finnas en EAN-kod och ett pris tryckt både på tidningen och på plasten eller på baksidan. Finns det inget på framsidan/plasten som kan skymma, behövs enbart EAN-koden på tidningen. Placering av bilaga/extra tidning Det finns olika sätt att placera en bilaga/tidning på en utgåva. Bilagans/tidningens BAKSIDA utåt. Plasten kan vara transparant. (Om bilagans/ tidningens baksida är vänd utåt kan ean-koden på framsidan finnas kvar). Viktigt att plasten är slimmad. Bilagans FRAMSIDA utåt. Minst hälften av omslaget ska vara täckt med färgad plast. Det ska även framgå att detta är baksidan, se exempel. (Om bilagan/ tidningen har ean-kod måste den vara placerad bakom den färgade plasten. Viktigt att plasten är slimmad. Se bild. Elektroniska medskick För medskick som innehåller elektroniska komponenter, tex batterier och kretskort, krävs att utgåvan har specialretur. Pappersåtervinningen klarar inte av att hantera denna typ av returer. Förlaget ska boka att utgåvan har specialretur hos Tidsam samt även säkerställa att utgåvan är märkt med specialretur. Medskick med varierande vikt I de fall där enbart delar av upplagan har medskick eller bilagor måste packningen delas upp på separata pallar. Detta måste i god tid bokas hos Tidsam. Observera att endast två olika vikter av en utgåva kan hanteras. Ömtåliga medskick Vid ömtåligt/vätskefyllt medskick som t ex parfymprov är förlaget skyldigt att kontrollera att förpackningen håller för Tidsams hantering i packning och distribution. Detta för att undvika skador på övriga produkter samt undvika reklamationer från återförsäljarna. Tidningsformat Bredd: Tidningsformatet får inte överstiga 230*310 mm. Produktens omslagsplast och kartongark/backboard/expoback/kartongilägg får överstiga tidningens mått med max 40 mm. Om totalmåttet på produkten överstiger 310 mm kan Tidsam ej ta ansvaret för ev skador på produkten i samband med hanteringen i distributionen. Anledningen till begränsningarna i mått är i första hand exponeringsutrymmet i butikernas tidningshyllor, men även på begränsningar i Tidsams packutrustning. Duopack som egen titel Två ordinarie tidningar som skyltas med båda (framsidor utåt). Viktigt Endast en ean-kod får vara synlig Titelns namn måste stå vid EAN-koden Vid plastning av två tidigare utgivna produkter måste det framgå på plasten 3 OBSERV Ingen an ER A nan EAN kod än t idningen s får vara synlig! 4
RIKTLINJER FÖR TITLAR Periodiska titlar (minst 4 utgåvor/år) - Utgivningsbevis krävs - Titelnamn ska vara väl synligt och placeras på samma ställe varje utgåva - Samtliga utgåvor ska tillhöra samma produktgrupp - Samtliga utgåvor ska ha liknade format One-shots (max 3 utgåvor/år) - Inget utgivningsbevis krävs - PR-kodsnamnet måste alltid stå någonstans på tidningen UPPLAGA Marknad skickar en bekräftelse till förlaget med uppgifter om bl.a. leveranstid till Värnamo, upplaga, pris och utgivningsdag för den aktuella utgåvan. Förlaget ansvarar för att kontrollera samtliga uppgifter och återkoppla till marknad, samma dag som bekräftelsen tas emot, om informationen inte stämmer. Har din titel export ingår exportupplagan i den totala beställda upplagan. LEVERANS Leverans till Tidsams distribunal i Värnamo. Adress: Tidsam AB Silkesvägen 39 331 53 Värnamo Förlagen ansvarar själva för att upplagan är i tid till distribunalen i Värnamo. Deadlines är: PACKNING PÅ PALLAR Tidningspallen måste vara ordentligt emballerad (plast, pallkrage el liknande) och på båda kortsidorna tydligt märkt med pall-lappar enligt nedan: 1. Titelnamn 2. Utgåvenummer 3. Utgivningsdag 4. Antal ex på pall (ska vara samma antal i alla utom en) 5. Antal ex i lägg 6. Antal ex i bunt 7. Antal lager 8. Pallvikt 9. Om tidningen går på export ange även inklusive export Varje lager på pallen skall innehålla lika många exemplar. Pallhöjden får vara max 1,10 m inklusive pall. Pallformatet ska vara 80x120 cm. Bunt och lägg Tidningarna packas i buntar. Varje bunt består av x-antal lägg. Alla lägg måste innehålla 5 eller 10 ex.. Ett lägg är de tidningar som ligger åt samma håll i en bunt. Läggen varvas åt olika håll i bunten för att den ska bli jämn. Alla buntar måste se exakt likadana ut. Märk alla försändelser tydligt! Varken lägg eller bunt får emballeras med kartonger, plastfilm, papper eller liknande. Lägg emballeras Kl. 12.00 fredag för utgivningsdag nästkommande torsdag Kl. 12.00 onsdag för utgivningsdag nästkommande tisdag OBS! Vid helgdagar kan det förekomma att leverans av tidningar måste ske tidigare. För exakta datum, kontakta forlagssupport@tidsam.se. Leverera tidningarna max 3 arbetsdagar före deadline. Vid mer än tre arbetsdagar för tidig leverans debiteras förlaget en lagerhyra enligt gällande prislista. Har din titel export ska den packas tillsammans med den svenska upplagan. Lägg Bunt 58 6
LÖPSEDLAR, BREV, HYLLVIPPOR MM Löpsedlar - totalformatet på löpsedeln ska vara 33x53 cm. Löpsedlarna måste levereras falsade 2 gånger, kryssfalsade. Brev - ska bokas hos marknadsavdelningen. Innan ett brev går till tryck ska det även godkännas av marknadsavdelningen. Hyllvippor och övrigt åf-material - ska bokas hos marknadsavdelningen. Leverans av löpsedlar, brev, hyllvippor mm ska ske i separat kartong eller pall. Leveranstid är senast i samband med leverans av tidningarna. RETUREXEMPLAR Osålda exemplar makuleras om annat ej överenskommits. Ni kan få tillbaka returexemplaren mot en särskild avgift samt fraktkostnad (se prislista). Tidningen måste då märkas med SPECIALRETUR V. xx ovanför EAN-koden. Läs mer om specialretur under rubriken EAN-koden. Förlagen kan beställa plock av inkommande returer av sina tidningar, antingen specialretur eller ordinarie returplock. Vänligen gör din bokning hos din kontaktperson på Tidsam. Se även prislistan för vilka olika typer av returplock som finns. För att uppnå bäst effekt på antalet returer, meddela marknad innan utgåvan har utgivningsdag och senast veckan innan returvecka. Observera att specialretur måste meddelas innan tidningen trycks. Alla kartonger eller pallar ska vara tydligt märkta med: Titelnamn Utgivningsdag Utgåva Antal exemplar 7 8
KONTAKT Vid frågor eller funderingar vänligen maila din kontaktperson eller forlagssupport@tidsam.se Postadress: Box 48 129 21 HÄGERSTEN Besöksadress: Telefonvägen 30, 6tr 126 26 HÄGERSTEN 9