PROTOKOLL FÖRT VID SAMMANTRÄDE MED SVENSK TRAVSPORTS STYRELSE 2015-03-25 OCH 2015-03-26, BODENS TRAVBANA. Protokoll S2/2015. Närvarande: Hans Ljungkvist, ordförande, Maria Lejon, Marjaana Alaviuhkola, Arendt Cederqvist, Dag Ekner, Mats Norberg (del av mötet) och adjungerade Jonas Biderman och Rebecka Persson samt på särskild kallelse Johan Lindberg, Per Öström, Mats Fransson och Hasse Skarplöth (del av mötet). Under 4 deltog Åsa Lundvall (telefon) och under 8 och 12 deltog Lena Engström och 12 Lisa Persson (videomötesuppkoppling). INLEDNING Ordförande Hans Ljungkvist öppnade mötet och dagordningen fastställdes. 1 Justering Att jämte ordföranden justera dagens protokoll valdes Mats Norberg och Arendt Cederqvist (del av mötet). 2 Föregående protokoll inklusive uppföljningslista Protokoll S1 (2015-02-06) gick igenom och lades därefter med godkännande till handlingarna. Uppföljningslistan föredrogs. Aktiviteterna följer uppsatta tidsramar. Förslag på komplettering av Etisk plattform presenteras på mötet den 29 maj 2015. 3 Generalsekreteraren informerar FMR- Travfester. I samarbetet med FM Reklam och fem banor att lyfta fem evenemang till Travfester finns nu målbeskrivningar för tävlingsdagarna Kalmar 50 år, Ahlsell Åby International på Åby och Ahlsell Derby Classic på Jägersro. TR Media. Utvecklingsprojekt med TR Media diskuterades. Företagets verksamhet har breddats och kommer presentereras på fullmäktige den 22 april 2015. Styrelsen besöker kansliet. Den 28 maj genomför styrelsen en informationsdag på Svensk Travsport. Schema kommer att skickas ut. Höstens möten. Ett förslag på mötesdagar diskuterades. Ett reviderat mötesschema kommer att skickas ut. Avtal Easy KB. Ett samarbetsavtal för 2015 har slutits med möjligheter till förlängning. Syftet med samarbetet är att använda Easy KB som ett rekryterings- och kommunikationsverktyg i ST:s hästägarprojekt. Rikstravet. Informerades om försäljningen av andelar till tävlingen Rikstravet. Den 31 mars är sista dag att köpa andelar.
Premiechansningen. Anmälningarna till Premiechansningen redovisades. Den 31 mars är sista dag att anmäla sig. Fackligt. Unionen-klubben på Svensk Travsport har lagts ned på grund av bristande intresse. Tingsryd. Redogjordes för och diskuterades olika handlingsalternativ för rekonstruktionen av Tingsryds ekonomi. Nordisk travkommitté. Nordiskt tävlingsutbyte för 2016 diskuterades på mötet. Boden/Bollnäs. Frågan om Bodens och Bollnäs basbelopp är för låga i förhållande till likvärdiga banor utreds inte enskilt utan inkluderas i uppdragsbeskrivningarna i bankoncepten och framtagandet av en ny finansieringsmodell för Svensk Travsport. ATG informerar. Hasse Skarplöth redogjorde för utvecklingen på spelmarknaden och aktiviteter under elitloppshelgen. b) Förhandlingar med staten Styrelsen diskuterade kommande förhandlingar med staten som startar den 17 april. Svensk Travsports förhandlingsdelegation består av Hans Ljungkvist, Maria Lejon och Dag Ekner. BESLUTSÄRENDEN 4 Inför fullmäktigemötet 2015 a) Svensk Travsports årsredovisning 2014 Revisor Åsa Lundvall från Ernst & Young informerade om revisionsrapporten 2014 och angav noteringar om periodiskt understöd och TR Media. Lundvall förmedlade att det är god ordning och bra kontroll på räkenskaperna. Därefter överlämnades en ren revisionsberättelse. Efter redaktionella justeringar i förvaltningsberättelsen godkändes och undertecknades Svensk Travsports årsredovisning av styrelseledamöterna. b) Kallelse, dagordning, program, motioner etc. Styrelsens kallelse (inkl. dagordning och underlag) till Svensk Travsports ordinarie fullmäktige möte den 22 april 2015 skickas ut inom kort. Styrelsen fastställde programinnehållet efter fullmäktigemötet. Styrelsen beslöt föreslå fullmäktige oförändrade avgifter för 2015: 3 500 kronor för travsällskap som erlägger serviceavgifter och 500 kronor för övriga anslutna travklubbar/travsällskap samt 3 500 kronor för anslutna basorganisationer. Av medlem enligt 13 väckta förslag. Styrelsen gick igenom och diskuterade sju inkomna motioner: Östergötlands Travsällskap Stadgeändring, innebärande att valberedningens förslag ska tillställas medlemmarna minst tre månader före fullmäktigemötet, istället för som idag senast 30 dagar före fullmäktigemötet. Styrelsen rekommenderar att anta motionen, men att två månader är en lämplig tidsrymd. Stockholms Travsällskap I Svensk Travsports årsredovisning ska framgå vilka ersättningar (direkta och indirekta via bolag) styrelseledamöterna erhållit under räkenskapsåret. Styrelsen rekommenderar bifall med en rekommendation att samtliga medlemmar i Svensk Travsport redovisar på samma sätt.
Stockholms Travsällskap Svensk Travsports fullmäktige ska utse representanter i Svensk Travsports dotterbolag och intressebolag efter förslag från valberedningen. Styrelsen rekommenderar avslag. Stockholms Travsällskap Svensk Travsports fullmäktige ska utse representant(er) till ATG:s bolagsstämma. Styrelsen rekommenderar avslag. Skånska Travsällskapet Svensk Travsport ska tillsätta ett oberoende djurskyddsråd för beredning av alla djurskyddsfrågor samt tränarlicensansökningar. Styrelsen föreslår avslag men att ett Hästvälfärdsråd istället bildas. RST 70-årsgränsen för styrelseledamöter i Svensk Travsport och sällskapen samt i besvärsnämnd, överdomstol m.fl. tas bort. Styrelsen föreslår bifall med tillägg att ett förslag som säkerställer mångfald i styrelserna presenteras för förtroenderådet i höst. Västerbottens Travsällskap 70-årsgränsen för styrelseledamöter i sällskapen tas bort. Styrelsen föreslår bifall enligt RST:s motion ovan. Kansliet fick i uppdrag att utforma förslag till svar på motionerna och att dessa skall bifogas fullmäktigeutskicket. 5 Utse företrädare för aktier, utse sekreterare m.m. Företrädare för aktier vid AB Trav och Galopps bolagsstämma utses på kommande möte. Johan Lindberg utsågs till företrädare för aktier i TG Betting AB. Per Öström utsågs till företrädare för aktier vid bolagsstämmorna i TR Media AB, Travsportens Utvecklings AB, Svensk Travsport AB och Hästsportens Administrativa Center AB. Denna del av paragrafen förklarades omedelbart justerad. Per Öström (ordf), Karin Olofsson och Mikael Alriksson utsågs som ledamöter med Göran Wahlman som suppleant i styrelsen för HAC (Hästsportens Administrativa Center). Styrelsen utsåg Mats Fransson till sekreterare vid fullmäktigemöten under 2015. Per Öström utsågs som Svensk Travsports representant i styrelsen för Nordiska Travmuseet. Johan Lindberg, Göran Wahlman och Per Öström utsågs som ledamöter i styrelsen i Svensk Travsport AB. Johan Lindberg (ordf) och Hans Hansson utsågs till styrelse i TG Betting AB med Per Öström och Dag Johansson som suppleanter. Stefan Johanson (ordförande), Johan Lindberg, Patrik Widlund, Leif Zetterberg, Johanna Unghanse och Emelie Jungegård utsågs som ledamöter i styrelsen i TR Media AB. Per Öström och Göran Wahlman utsågs som styrelseledamöter i Travsportens Utvecklings AB. Lena Engström utsågs till vice ordförande i styrelsen i Wången AB. Informerades att valberedningen föreslår Stefan Johanson till ordförande ytterligare ett år. 6 Outlösta uppfödarmedel
Svensk Travsport förfogar över outlösta uppfödarmedel. I år tas ett antal engångsbeslut om utbetalningar. Vid mötet den 6 februari 2015 beslöts genomföra ett avelsseminarium och att tilldela Sleipner 300 000 kronor. ASVT föreslår att 1,1 miljoner kronor av de outlösta uppfödarpremierna satsas för att öka intresset för avel bland unga, utveckla föreningens webbplats och Kriterieauktionen. Styrelsen beslöt enligt förslaget. 7 Organisationsutredning Johan Lindberg redogjorde för genomförandeplanen av ny organisation för den svenska travsporten, som tagits fram efter förtroenderådets möte den 12-13 mars 2015. Den nya organisationen ska verkställas under 2015 och innebär betydligt större möjligheter att ta ansvar för publik- och hästägarfrågan, stärka Svensk Travsports ledning och effektivisera verksamheten avseende såväl intäkter som kostnader. Styrelsen diskuterade ingående arbetsdokumentet angående bland annat rekryteringar, konceptbeskrivningar, implementering av koncernledning, regioner och kansliets uppdrag kopplat till service- och myndighetsroller i olika avdelningar. Styrelsen betonade särskilt att innan rekryteringar och verkställighet genomförs måste tydliga uppdragsbeskrivningar för respektive finnas. Travsportens medlemmar kommer fortlöpande informeras om arbetet. 8 EU Tillväxtverket Lena Engström informerade om processen för att erhålla stöd inom EU:s regionala strukturfond 2014 2020. Fonden har stort fokus på att generera tillväxt och ger möjligheter att delfinansiera satsningar på travsportens anläggningar. En förhandsansökan är inlämnad till Tillväxtverket. För att uppnå ett effektivt arbetssätt föreslås att en central resurs omedelbart inrättas för att centralt koordinera banornas ansökningar och kontakterna med Tillväxtverket, som har till uppgift att hantera ansökningar. Styrelsen konstaterade att strukturfonden kan utgöra ett mycket värdefullt stöd i arbetet med att utveckla travbanornas verksamhet. Beslöts att starta arbetet med travbanornas ansökningar. En finansieringsmodell för projektet diskuteras på ATG:s styrelsemöte den 24 april 2015. 9 CRM Johan Lindberg redovisade en förstudie av CRM-system i syfte att öka upplevelsen av travoch galoppsporten ur ett kundperspektiv. CRM utgör därmed ett viktigt strategiskt verktyg i verksamhetsmålet att vi ska bli fler i travsporten och att skapa maximal hästägarglädje. Föreslås att: Att Svenskt Travsport beslutar om framtida investering i ett CRM-system så att upphandling av leverantörer och implementering kan fortlöpa samt att Svensk Travsport avsätter medel för implementation och incitamentsprogram enligt beräkningar i förstudien. Investeringen uppgår till knappt 2 miljoner kronor/år och finansieras genom sportens medel inom ATG:s budget.
Att Svensk Travsport förstärker organisationen med två CRM-resurser, varav den första i anslutning till beslut om implementation. Att publikräkningsprojektet som ATG ansvarar för omdefinieras till att omfatta publikidentifikation. Att Svensk Travsport omgående tillsätter en resurs som parallellt med implementeringen av CRM kan driva ett projekt om entré-och hästägarkort, vilket är nära sammankopplat med CRM-behovet. Att en studie som visar ett affärsexempel redovisas. Att entrékortshantering ingår i CRM-systemet. Styrelsen beslöt i enlighet med förslaget. INFORMATION OCH SKRIVELSER 10 Beslutsmatris tävlingsdagar Styrelsen tog del av en beslutsmatris som beskriver processen för tävlingsdagsplanering avseende olika tävlingsformer, ansvariga, avstämning, referens och beslut. 11 Skrivelse från Skånska Travsällskapet Skånska Travsällskapet menar i en skrivelse att Svensk Travsport i medier i samband med artiklar om det tragiska så kallade Estlandsfallet anklagat travbanor för att medvetet medverkat till fusk angående tränarlistor. Styrelsen godkände ett förslag till svar, där Svensk Travsport beklagar att Skånska Travsällskapet känner sig träffade och där de svårigheter som dessvärre existerat på flera andra håll i landet beskrivits. Problemen rör sig om att bristande kontroller underlättat för vissa tränares möjligheter att fuska, inte att travsällskapen medverkat till fusk. 12 Fokus Framtid - ungdomsorientering Lena Engström och Lisa Persson redogjorde för förslag att genom ungdomsgrupper och nätverk som bas öka ungdomars inflytande inom travsportens styrelser på central och lokal nivå samt inom olika kommittéer och andra beslutande organ. Målsättningen är att utveckla den svenska travsporten till en attraktiv organisation för såväl unga som övriga målgrupper. Föreslås att styrelsen: Rekommenderar sällskapen att utse en ansvarig tjänsteman i ungdomsfrågor med avsatt tid i sin arbetsbeskrivning. Föreslår fullmäktige den 22 april 2015 att införa ett subventionerat medlemskap för ungdomar upp till 25 år på maximalt 100 kronor. Till fullmäktige rekommenderar att ungdomar upp till 25 år som är medlemmar i någon av basorganisationerna kan bli medlem i sitt lokala sällskap för avgiften 20 kronor. Att rekommendera travsällskapen att adjungera in två ungdomar upp till 25 år i sällskapens styrelse. Ungdomarna bör själva utse sina styrelserepresentanter.
Styrelsen beslöt i enlighet med förslaget. AVSLUTNING 13 Nästa möte Onsdag 22 april kl 16.00 17.00 i Nordinsalen. 17 Information från sammanträdet Mats Fransson informerar på sedvanligt sätt. Sammanträdet avslutades. Vid protokollet: Mats Fransson Justeras: Hans Ljungkvist Mats Norberg Arendt Cederqvist