Helena Larsson - bunhl01 E-post: helena.larsson@vasteras.se Kopia till TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) 2013-10-28 Dnr: 2013/2537-BaUN- 013 Barn- och ungdomsnämnden Internkontrollplan 2014 för barn- och ungdomsnämnden Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden fastställer bifogad internkontrollplan för 2014 och uppdrar till direktören att till första nämndssammanträdet 2014 återkomma med en riskhanteringsplan för respektive riskområde 1-8. Ärendebeskrivning I september 2013 formlerades en övergripande struktur för arbetet med intern kontroll i barn- och utbildningsförvaltningen. En struktur som följer kommunstyrelsens riktlinjer. Basen i arbetet med intern kontroll är riskanalysen. Barn- och ungdomsnämnden uppdrog vid sammanträdet den 1/10 till presidiet att ta del av förvaltningens samlade riskanalys samt att bereda ett förslag till internkontrollplan 2014. Presidierna för barn- och ungdomsnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har tillsammans vid två tillfällen tagit del av verksamhetens riskanalyser, diskuterat vilka riskområden som är mest relevanta ur ett politiskt ledningsperspektiv, och som därmed prioriterade för att lyfta in i nämndernas internkontrollplan. Barn- och utbildningsförvaltningens förslag är att barn- och ungdomsnämnden i internkontrollplanen för 2014 fokuserar på följande riskområden. 1. Dialogen mellan enhet och nämnd. 2. Redovisningen av förvaltningens overheadkostnader. 3. Tillämpningen av beslutade resursfördelningsmodeller. 4. Beslutsunderlagen till nämnderna. 5. BIBASS+ och tilläggsbelopp. 6. Samordning o planering av barn- och elevvolymer. 7. Tillgången till vikarier. 8. Säkerställande av kvalitet i förskolechefs o rektors myndighetsbeslut. Skickad av: Helena Larsson - bunhl01
SKRIVELSE 1(5) Barn- och utbildningsförvaltningen 2013-10-24 Dnr: 2013/2537-BaUN Enheten för styrningsstöd Helena Larsson Tfn: 021-39 21 87 Internkontrollplan 2014 Bakgrund Kommunstyrelsens riktlinje för nämndernas internkontrollarbete. Syftet med internkontroll enligt KS I riktlinjen beskrivs syftet med intern kontroll vara att ge en rimlig försäkran om att uppnå ändamålsenlig och effektiv verksamhet, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar o förordingar. Intern kontroll är primärt ett ledningsverktyg med väsentlig betydelse för både den politiska ledningen och förvaltningarna. Organisation o ansvar enligt KS Revisorerna prövar om den interna kontrollen är tillräcklig. Kommunstyrelsen (KS) formulerar förvaltningsövergripande riktlinje för intern kontroll. KS tar årligen i samband med höstens budgetavstämning del av nämndernas internkontrollplaner. KS tar årligen i samband med årsbokslutet del av resultatet av nämndernas interna kontroll. Nämnderna ansvarar för att följa fastställd riktlinje för intern kontroll och att upprätta en organisation för den interna kontrollen. Nämnderna ska säkerställa att internkontrollplanen bygger på en relevant riskanalys. Nämnderna ska en gång per år, i samband med budgetarbetet, fastställa en internkontrollplan för verksamheten. Nämnderna ska en gång per år, i samband med årsbokslutet, godkänna dokumentationen av genomförda åtgärder och/eller kontroller enligt internkontrollplanen. Förvaltningschefen ska leda arbetet med att åstadkomma och upprätthålla en god intern kontroll. Förvaltningschefen ska informera berörda medarbetare. Förvaltningschefen ska fortlöpande verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Verksamhetsansvariga är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll.
2 Verksamhetsansvariga ska informera berörda medarbetare om innebörden av dessa. Verksamhetsansvariga ska fortlöpande verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Alla medarbetare har ett ansvar för att rapportera fel och brister uppåt i organisationen för att åtgärder skall kunna vidtas och för att korrigera eller undvika att fel och brister uppstår. Metoden enligt KS Nämnderna försäkrar sig om att det finns riskanalyser för de processer/projekt/uppgifter som nämnden ansvarar för. Internkontrollplanen skall omfatta de risker som har störst sammanvägd sannolikhet och konsekvens. Nämndens arbete med intern kontroll Barn- och ungdomsnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har från januari i år ansvaret för den samlade skolverksamheten. Det är många helt nya frågor för nämnderna att hantera och nygamla frågor som nu måste hanteras utifrån att nämnderna också har driftsansvar för den kommunala skolverksamheten. Första året i den gemensamma skolförvaltningen kännetecknas av ett sökande efter nya samverkanskonstellationer för att kunna belysa nämndernas frågor på ett bredare sätt. Frågorna belyses nu ur fler perspektiv, något som bidrar till utveckling och lärande för både förvaltning och nämnder. Det pågår kontinuerligt ett arbete med att utveckla nya rutiner och arbetssätt både i förvaltningen och i nämnderna. Detta med syftet att på bästa vis svara upp mot det ökade ansvaret för barn- och ungdomsnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden som medföljde i den nya skolorganisationen. Utifrån det nya läget har även nya rutiner för intern kontroll arbetats fram. De pedagogiska nämnderna har tagit ett samlat grepp över arbetet med intern kontroll där ambitionen är att använda intern kontroll som det ledningsverktyg det är tänkt att vara. Strukturen för internkontroll är tänkt på följande vis: Årligen gör förvaltningen en riskanalys enligt den modell som framgår av nedanstående bild. 2
3 En riskkatalog tas fram där varje verksamhetsområde tillsammans med sin verksamhetschef identifierar och värderar risker. I bilden ovan åskådliggjort i de färglagda horisontella pilarna. Processansvariga inom HR, ekonomi, övergripande kvalitet, information och nämndprocess o registratur ansvarar för att motsvarande vis identifiera och värdera risker inom respektive område. I bilden åskådliggjort i de genomskinliga lodräta pilarna. Den samlade riskkatalogen har därmed följande innehåll: 1 Verksamheternas riskbedömningar, leds av resp VC 1A Förskolan 1B F-5 1C år 6-9 1D gy 1E vux arbm 2 Respektive huvudprocessägare kompletterar med ytterligare riskbedömning 2A HR 2B EK 2C Info 2D Systematiskt kvalitetsarb 2E Nämndsprocessen Registratur Presidierna i nämnderna tar del av den samlade riskanalysen från linjeorganisationen och från processansvariga och kompletterar ev med ytterligare riskområden utifrån nämndernas perspektiv. 3
4 Direktören och enheten för styrningsstöd stöttar presidierna i analysen av vilka centrala riskområden som behöver läggas på särskild bevakning till nämnderna. Dessa riskområden återkommer i förslaget till internkontrollplan. Direktören ansvarar för att övriga identifierade risker hanteras i förvaltningsorganisationen. Internkontrollarbetet 2014 I september 2013 formlerades den övergripande strukturen för arbetet med intern kontroll. Respektive nämnd uppdrog till presidiet att ta del av förvaltningens samlade riskanalys samt att bereda ett förslag till internkontrollplan 2014. Presidierna för båda nämnderna har tillsammans vid två tillfällen tagit del av verksamhetens riskanalyser, diskuterat vilka riskområden som är mest relevanta ur ett politiskt ledningsperspektiv, och som därmed är relevanta att lyfta in i nämndernas internkontrollplan. Barn- och utbildningsförvaltningens förslag är att Barn- och ungdomsnämnden i internkontrollplanen för 2014 fokuserar på följande riskområden. 1. Dialogen mellan enhet och nämnd. Ett riskområde som formulerats utifrån att ett av huvuduppdragen för den nya skolorganisationen är att skapa större närhet mellan nämnderna och enheterna. Risk finns att dialogen mellan nämnd och enhet inte hittar sina former och att inte förutsättningar för konstruktiva samtal ges. Finns en risk att samtalen förs utifrån väldigt olika verklighetsbilder. Då finns en risk för försämrat förtroende mellan enhet och nämnd och risk att dialogen inte bidrar till att ge nämnderna ett bra stöd inför tex budgetbeslut. 2. Redovisningen av förvaltningens overheadkostnader. Den övergripande risken är att nämnderna inte kommer att ha tillräcklig insyn i hur overheadkostnaderna utvecklas över tid. Det finns från nämnderna ett formulerat krav på insyn och kontroll över förvaltningens centrala overheadkostnader och från enheterna en förväntan om delaktighet i dimensioneringen och utformningen av overheaden. För att säkerställa att frågan fortsatt blir prioriterad och hanterad på bästa vis så läggs den in i internkontrollplanen. 3. Tillämpningen av beslutade resursfördelningsmodeller. Risk att nämndernas beslutade resursfördelningsmodeller omprövas och att enheterna tilldelas budgetmedel på andra grunder än den som beslutats av nämnderna. 4. Beslutsunderlagen till nämnderna. Den formulerade risken är att bristfälliga beslutsunderlag leder till ineffektiva nämndsmöten och en otrygghet i beslutsfattandet. Otydliga beslutsunderlag skapar osäkerhet i vad beslutet egentligen innebär och den tänkta verkställigheten riskerar då att utebli eller feltolkas. Nämnderna har sedan januari 2013 ansvar för hela den kommunala skolverksamheten. Beräknad sammanträdestid är ungefär densamma som i gamla organisationen. Detta ställer högre krav på formalian i nämndprocessen. Fler ärenden går upp i nämnderna utan föredragning, både informationsoch beslutsärenden. Sammantaget hanterar nämnderna fler ärenden och har ett mer omfattande material för inläsning. Tjänsteskrivelserna till nämnden måste hålla hög kvalitet. 5. BIBASS+ och tilläggsbelopp. Nämnderna ser en risk att processen BIBASS+ inte till fullo är implementerad enligt den modell som beslutats i nämnderna. I dialogen med 4
5 enheterna framgår att rektorer och förskolechefer inte är fullt införstådda med hur processen går till. Det finns nu prejudicerande domar avseende tilläggsbelopp till fristående skolor som visar att den modell som båda nämnderna beslutade införa inför 2012 (beslut september 2011) är den ordning som förordas i högsta förvaltningsdomstolen. 6. Samordning o planering av barn- och elevvolymer. Risk finns för att enheterna i budgetarbetet överskattar antalet barn och elever, vilket innebär att det sammantagna budgeterade antalet barn o elever blir orimligt högt. Om så sker betyder det i praktiken att förvaltningen sammantaget budgeterar för ett underskott. I delårsuppföljningen framgår att det finns behov av att samordan tilldelningsekonomins bedömning av rimliga volymer inom de olika verksamhetsområdena med de volymer som enheterna budgeterar för. 7. Tillgången till vikarier. Nämnderna ser allvarligt på signaler från enheterna om svårigheter att rekrytera vikarier. Brist på personal riskerar leda till stängda förskoleavdelningar och inställda lektioner. 8. Säkerställande av kvalitet i förskolechefs o rektors myndighetsbeslut. I verksamhetsområdenas riskanalys finns följande formulerat. Rektorer tar i sin vardag många beslut. Ofta tas beslut utifrån den erfarenhet rektor har sedan tidigare, mer sällan utifrån att rektor grundar beslutet på det lagrum som reglerar frågeställningen. Detta medför risk för att beslut fattas på felaktig grund och att det kontinuerliga lärandet i yrkesutövningen uteblir. Nämnderna lyfter detta till en generell risk för alla verksamhetsområden i förvaltningen. Förvaltningens fortsatta hantering av ovanstående riskområden föreslås formaliseras genom att barn och ungdomsnämnden uppdrar till direktören att till första nämndssammanträdet 2014 återkomma med en riskhanteringsplan för respektive riskområde 1-8. I riskhanteringsplanen redogörs för vilka insatser förvaltningen avser göra för att hantera respektive riskområde, vilka kontrollinsatser som förvaltningen kommer att göra för att bedöma utvecklingen på riskområdet och vid vilka tidpunkter återrapportering till nämnd planeras. Direktören ansvarar tillsammans med verksamhetscheferna och processansvariga för att de identifierade riskerna i den samlade riskanalysen hanteras och på begäran återrapporteras till barn- och ungdomsnämnden. 5