Arbetsordning Antagen av styrelsen 2017-02-13 SVENSKA FÄKTFÖRBUNDET FEDERATION SUEDOISE D ESCRIME Boxx 11016. SE-100 61 Stockholm, Suède Tl: +46 (0)8 699 65 40 BG: 124-7956 info@fencing.se www.fencing.se
1 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 1 Styrelsen och kansliet... 2 Övriga styrdokument... 2 Befattningsbeskrivning generalsekreterare... 3 Kansliet... 4 Handläggning Disciplinnämnden... 4 Attestordning och attesträtter för SvFF... 6 Förskott... 6 Krav på underlag... 6 Förkomna underlag... 7 Krav på särskild kontroll före attestering... 7 Rapportering... 7 Personliga kostnader... 7 Attestberättigade... 7 Utanordning av medel... 8 Firmateckningsrätt och fullmakter... 8 Deltagande i internationella tävlingar... 9 Tävlings-PM... 9 Föranmälan... 9 Handläggning... 9 Efteranmälan avgifter... 10 Avanmälan... 10 Domarplikt... 10 Arvoden och ersättningar... 11 Förtroendevalda och ledare som utför uppdrag för SvFF... 11 Examinatörer vid förbundsdomarexamen... 11 Domare på utlandsuppdrag i SvFF:s regi... 11 Tränare på träningsläger och instruktörskurser samt ledare vid utlandstävlingar... 11 Styrelsens kalendergrupp... 12 Landslagsorganisation... 14 Landslagschef (LC)... 14 Landslagets ledningsgrupp (LLLG)... 15 Förbundskaptener (FK)... 15 Svenska Fäktförbundets domarkommission... 17 Styrelsens kommitté för materiel, reglements-, säkerhetsoch tävlingsledningsfrågor (MRST)... 19 Svenska Fäktförbundets elitföreningsråd... 20 Förslag instruktioner SvFF:s fysträningsråd... 21
2 Styrelsen och kansliet Styrelsen fastställer antalet ledamöter i verkställande utskott (VU) och utser dessa. Styrelsen tillsätter kommissioner, arbetsgrupper, projekt, verksamhetsansvariga med mera på det sätt som styrelsen bedömer vara ändamålsenligt. Styrelsen sammanträder utifrån behov, planering och tillgänglig budget. Följande möten måste äga rum: Godkännande av årsmöteshandlingar (februari) Konstituering och arbetsfördelning (efter årsmötet) Preliminär budget för kommande verksamhetsår (november) Protokoll från styrelsemöten ska skrivas skyndsamt. Paragraferna i protokollen ska numreras löpande under arbetsåret. Originalet skrivs under av ordförande och sekreterare och justeras vid närmast följande styrelsemöte. Justerade styrelseprotokoll publiceras på fencing.se. Bilagor till protokollet publiceras om särskilt behov föreligger. Originalprotokoll tillsammans med samtliga till mötet hörande handlingar scannas och sparas digitalt. Pappersversioner arkiveras löpande. Kansliet ansvarar för expediering av alla ärenden inom SvFF. Alla beslut som fattas av styrelsen och styrelsens organ kungörs genom fencing.se eller via skriftlig kommunikation med berörda. Vid skriftlig kommunikation med enskilda ska kopia alltid skickas till kansliet. Övriga styrdokument Förutom denna arbetsordning har styrelsen fastställt följande styrdokument: Alkoholpolicy Belöningsreglemente Domarbestämmelser Råd om säkerhet mm Handlingsplan internationella engagemang Policy kommentarsfält på fencing.se Resehandbok Tävlingsbestämmelser Samtliga styrdokument ska finnas tillgängliga på fencing.se.
3 Befattningsbeskrivning generalsekreterare Generalsekreteraren rapporterar till styrelsen. Generalsekreteraren förutsätts kontinuerligt ta initiativ för att förbättra förbundets ekonomi, organisation och idrottsliga resultat. Generalsekreteraren tar initiativ, så att förbundsmötets beslut om verksamhetsplaner, budget m.m. genomförs. Generalsekreteraren lämnar, i samråd med ordföranden och i förekommande fall också i samråd med ansvarig förbundsstyrelseledamot, förslag till styrelsen samt verkställer styrelsens beslut i samråd med ordförande och ansvarig förbundsstyrelseledamot. Speciellt viktigt är att generalsekreteraren ständigt följer upp förbundsmötets beslut om budgeten genom regelbunden redovisning till styrelsen av utfall och årsprognos. Generalsekreteraren är chef för förbundets övriga personal. Generalsekreterarens arbetsuppgifter kan i detalj regleras i en arbetsordning, som utformas i samråd mellan generalsekreteraren och ordföranden och fastställs av förbundsstyrelsen.
4 Kansliet Kansliet ansvarar för expediering av alla ärenden inom SvFF. Vid skriftlig kommunikation med enskilda ska kopia alltid skickas till kansliet. Handläggning Disciplinnämnden 1) Anmälan Inkommande anmälan ska omedelbart skickas ut till disciplinnämndens ordinarie ledamöter samt till nämndens suppleanter för kännedom. Om någon ordinarie ledamot är förhindrad att delta i ärendet meddelar nämnden kansliet vem som ska vara ersättare. 2) Handläggning Kansliet expedierar under ärendets handläggning förfrågningar om yttranden till parter enligt nämndens instruktioner. 3) Expediering av beslut Utifrån nämndens koncept skapar kansliet ett original av beslutet som ska godkännas av nämndens ledamöter innan expediering. Vid expediering ska beslutet distribueras till följande individer: a. Parterna: Den anmälde (per post och e-post), anmälaren (per e-post) Enligt RF:s stadgar, 14 kap. 17 b. Den anmäldes förening (per e-post till officiella e- postadressen) Enligt RF:s stadgar, 14 kap. 17 c. Det SDF den anmälde tillhör, om SDF finns (per e- post till officiella e-postadressen) Enligt RF:s stadgar, 14 kap. 17 d. Samtliga ledamöter och suppleanter i Disciplinnämnden (per e-post) Enligt Disciplinnämndens beslut e. Fäktdomare som utdelat bestraffning i samband med ärendet, i det fall anmälan gjorts av någon annan (per e-post) f. Ordföranden i Svenska Fäktförbundet (per e-post) g. Ordföranden i Svenska Fäktförbundets domarkommission (per e-post) 4) Arkivering av handlingar De fysiska handlingarna rörande anmälningar, yttranden från parter samt beslut i ett ärende ska arkiveras i original eller utskriven form i Disciplinnämndens arkiv. De ska även arkiveras i pdf-format. 5) Övrigt Ledamöter och suppleanter i Disciplinnämnden erbjuds medlemskap i Svensk Idrottsjuridisk förening på SvFF:s bekostnad. Nämnden ska även informeras om utbildningar
5 och konferenser i regi av RF eller annan inom dess område. Om intresse finns för deltagande löses praktiska frågor om deltagande från fall till fall i samråd med generalsekreteraren.
6 Attestordning och attesträtter för SvFF Med attest avses rätten att slutligen godkänna betalningsunderlag innan betalning sker samt att godkänna att en kostnad bokförs på ett visst kostnadsslag, en viss resultatenhet samt i förekommande fall ett visst projekt. Attestering utförs av attestberättigad person (signatur och datum). Attestering innebär att fakturan eller betalningsunderlaget är färdigt för utbetalning och att utgiften stämmer överens med den verksamhet och budget som är beslutad. Alla utbetalningar, utom personliga kostnader för styrelseledamöter och anställda (se nedan), ska attesteras av minst två personer. Attest ska normalt ske på originalhandling, alternativt via e-post där vad som attesteras, totalbelopp och i förekommande fall kontering antingen framgår av meddelandets innehåll eller av bilagor till meddelandet. För att utbetalning ska kunna ske måste underlaget vara attesterat av minst en person. Om utbetalning skett med enbart en attest måste ytterligare attest i efterhand ske på originalverifikation inom högst tre månader. Samtliga underlag måste vara fullt attesterade före verksamhetsårets utgång. Attest i efterhand accepteras enbart om kostnaden är hänförlig till en verksamhet som har en detaljbudget eller om kostnaden följer av tidigare ingångna avtal. Kostnader som överstiger 40 000 ska alltid attesteras av två personer före utbetalning. Förskott Begäran om förskott ska först attesteras av ordföranden i styrelsens landslagskommitté gällande alla förskott inom landslagsverksamheten (ledare, domare samt aktiva för tävling och träning etc). Övriga förskott ska först attesteras av skattmästaren. För snabb hantering ska begäran om förskott riktas direkt till ovanstående enligt e- postadresser nedan. I förskottshanteringen godkänns att begäran om förskott samt attestering av förskott sker via e-post. I sådant fall ska e- postmeddelandet från den förskottsattestansvarige innehållande medgivande av utbetalning skrivas ut och bifogas utbetalningsunderlaget. Den andra attesten av ett sådant underlag måste dock ske genom daterad signatur på underlaget. En begäran om förskott måste göras minst två veckor före önskad utbetalning. Krav på underlag För att ett underlag för utbetalning ska kunna attesteras måste det uppfylla alla formella krav: För fakturor innehålla momsregistreringsnummer eller uppgift om momsbefrielse samt uppgift om styrelsens säte. Det är också väsentligt att Svenska Fäktförbundet står som mottagare av fakturan.
7 För utläggsredovisningar korrekta kvitton, fakturor (se ovan) och andra underlag, syftet med utläggen samt en daterad underskrift och fullständiga uppgifter (adress, bankuppgifter samt personnummer) för den som söker ersättning. Underlagen inkommit ska ha inkommit i tid (senast två veckor efter genomförda aktiviteter om inte annat överenskommits) Att underlagen håller en viss grundläggande fysisk kvalité: Det ska vara möjligt att utifrån underlagen räkna fram begärd ersättning; kvitton och andra underlag ska vara uppfästa i logisk ordning på A4-blad med hjälp av tejp eller häftklammer; hela redovisning ska vara ihopfäst i logisk ordning med hjälp av häftning, gem eller liknande; redovisningen ska gå att passa in i en A4-pärm. Kulspetspenna ska användas. Räkningar från enskilda måste vara daterade och underskrivna. Digitala underlag för utbetalning kan godkännas. Förutsättningen är att varje enskild faktura eller räkning inklusive underlag utgör en fil i pdf-format som bifogas ett e-postmeddelande till kansli@fencing.se. Förkomna underlag Förkomna underlag kan undantagsvis accepteras men det faktum att ett underlag är förkommet och att detta godkänts av attestansvariga ska noteras på betalningsunderlaget. Krav på särskild kontroll före attestering Vid tveksamhet om någon omständighet (leverans, kvantitet, kvalité), större belopp eller om det i övrigt anses befogat, tas kontakt med den budgetansvarige för respektive projekt innan beloppet utbetalas. Sådan kontakt ska alltid ske vid utbetalningar över 40 000 kr och noteras på underlaget. Rapportering De budgetansvariga för respektive verksamhet erhåller rapporter för denna på en detaljnivå och med en frekvens som bestäms i samråd med kansliet. Personliga kostnader Attesträtten upphör alltid att gälla då det gäller personliga kostnader, det vill säga vid egen resa, traktamenten etc och utlägg för egna kostnader, t ex kostnader för vara eller tjänst som är både beställd av och levererad till attestberättigad. Dock är det för personliga kostnader avseende styrelseledamöter och anställda tillräckligt med enbart en attest. Attestberättigade Följande personer har attesträtt för hela förbundet med de undantag av sina personliga kostnader som specificeras nedan: Lars Liljegren, ordförande (ej för egna eller skattmästarens personliga kostnader)
8 Ulrika Tranaeus, skattmästare (ej för egna eller generalsekreterarens personliga kostnader) Pierre Thullberg, generalsekreterare (ej för egna eller ordförandens personliga kostnader) Följande personer har attesträtt för landslagskostnader enligt vad som specificeras nedan med undantag för egna personliga kostnader: Henning Österberg, ordförande i styrelsens landslagskommitté, henning@fencing.se (samtliga kostnader i landslagsverksamheten, resultatenhet 600-999) Björne Väggö, grenledare damvärja (resultatenhet 700-799) Peter Barvestad, grenledare värja övriga (resultatenhet 600-699, 800-899) Martin Roth Kronwall, grenledare florett (resultatenhet 600-699, 900-999) De attestberättigade ska utgå ifrån de detaljbudgetar som finns för respektive område och de konteringsinstruktioner som upprättats i samråd med budgetansvariga. Utanordning av medel Rätt att utanordna medel innebär att man faktiskt betalar ut medel från Svenska Fäktförbundets bankgiro 124-7956 samt Swedbank 8901-1 983.834.476-1. Sådan utanordningsrätt har enbart RF:s personal, två i förening, i enlighet med det avtal som slutits mellan RF och Svenska Fäktförbundet gällande ekonomitjänster. Utanordningsrätten ska beslutas årligen vid styrelsens första möte efter förbundsmötet och framgå av protokollet från detta möte. Firmateckningsrätt och fullmakter Hur firmateckningsrätten ska delegeras och eventuella fullmakter ska beslutas årligen vid styrelsens första möte efter förbundsmötet och framgå av protokollet från detta möte.
9 Deltagande i internationella tävlingar De tävlingar som omfattas av nedanstående bestämmelser är samtliga tävlingar som arrangeras eller sanktioneras av FIE eller EFC, samt Nordiska Mästerskap, inklusive sådana som arrangeras i Sverige av svenska föreningar. För internationella mästerskap gäller delvis annorlunda förutsättningar och reglerna gäller enbart i tillämpliga delar. Allt tävlande i internationella tävlingar sker på basis av godkännande från Svenska Fäktförbundet och den egna föreningen. Tävlings-PM En tävlings-pm publiceras av grenledaren senast 1 månad innan tävlingen på tävlingens kalendersida på fencing.se. Denna ska innehålla viktig information om vem som är ledare och domare, kontaktuppgifter, ledarnas resväg och vilket hotell de bor på mm. Föranmälan Huvudprincipen är att allt deltagande på internationella tävlingar utgår ifrån att fäktaren är föranmäld i System Ophardt. Föranmälan ska göras senast 30 dagar före tävlingen. Den slutliga anmälan görs därefter av Svenska Fäktförbundets kansli. Föranmälan kan göras av fäktare eller föreningens anmälningsansvarige i enlighet med särskilt utfärdade instruktioner som publiceras på fencing.se. När föranmälan görs måste fäktaren som anmäls ha de giltiga licenser som krävs annars betraktas anmälan som ogiltig. Undantag från kravet att alla behövliga licenser ska vara lösta kan göras för tävlingar med uttagning där FIE- eller ECC-licensen löses omedelbart efter att uttagningen publicerats. Eventuell domar- och ledaravgift betalas också i omedelbar anslutning till uttagningsbeslutet. Handläggning I samband med sista dag för anmälan bekräftar grenledaren anmälan till tävlingen och/eller till ev. lagtävling i de fall där detta är tillämpligt. Antalet svenska deltagare kan vara begränsat till en viss tävling vilket kräver uttagning. Respektive grenledare gör uttagning bland de föranmälda i Ophardt genom att bekräfta dessa anmälningar. De som tagits ut slutanmäls av SvFFs kansli. Grenledaren publicerar dessutom sin uttagning på fencing.se. I samband med sista dag för anmälan (30 dagar före tävlingen) tar domarkommissionen i samråd med grenledare de slutliga besluten avseende svensk representation av domare vid tävlingen, i de fall där detta är tillämpligt.
10 Fäktare som står i skuld till SvFF kan stängas av från tävlingsanmälningar till dess att skulden är reglerad. SvFF förbehåller sig även rätten att vidta andra åtgärder för att driva in skulder som inte regleras. Efteranmälan avgifter Fäktare som kontaktar kansliet senare än 30 dagar före tävling och önskar anmäla sig till internationell tävling ska, för att förfrågan ska beaktas, betala en administrativ avgift om 400 kronor till SvFFs bankgiro. I den händelse att en sen anmälan (senare än 30 dagar före tävlingen) föranleder ytterligare svensk domarplikt är det den efteranmälde fäktaren som ska betala pliktavgiften alternativt rekrytera och ersätta en svensk domare med korrekt licens. Detta ska ske före det att anmälan kan göras. Avanmälan Eventuell avanmälan skickas via e-post till info@fencing.se senast tio (10) dagar före tävlingen. Om fäktare avanmäler sig för sent och skada, sjukdom eller force majeure inte kan påvisas, kommer Svenska Fäktförbundet att få betala böter. Den uppkomna kostnaden faktureras den förening fäktaren tillhör, alternativt fäktaren själv om denne gjort anmälan. Bötessumman är EUR 500 för FIE-tävlingar (okt 2015). Domarplikt Till de tävlingar som ingår i uttagningssystem organiserar SvFF ledare och domare. För internationella tävlingar utanför svenska uttagningssystem tar SvFF inte ansvar för pliktdomare eller ledare. Om domarplikt uppkommer gäller då att de anmälda i samråd med SvFF behöver lösa rekrytering och finansiering av pliktdomare direkt efter sista anmälningsdag. Om ingen lösning hittas tas anmälningarna bort.
11 Arvoden och ersättningar Förtroendevalda och ledare som utför uppdrag för SvFF Till förtroendevalda och andra som fullgör uppdrag som ledare inom SvFF betalas inga arvoden eller arvodesliknande ersättningar. I sällsynta fall kan förbundsstyrelsen fatta beslut om ersättning för förlorad arbetsinkomst. Ersättning för extrakostnader i samband med resor för att fullgöra uppdrag utgår i enlighet med instruktionerna i SvFF:s resehandbok. Examinatörer vid förbundsdomarexamen Till person som på SvFF:s uppdrag är examinatör vid förbundsdomarexamen kan ett högsta skattepliktigt arvode om 1000 kr per dag betalas ut. Ersättning för extrakostnader i samband med resor (traktamente) betalas i detta fall inte. Domare på utlandsuppdrag i SvFF:s regi Till domare som på SvFF:s uppdrag tjänstgör som domare vid fäkttävlingar utanför Sverige kan ett högsta skattepliktigt arvode om 800 kr per dag betalas ut. Ersättning för extrakostnader i samband med resor (traktamente) betalas i detta fall inte. Tränare på träningsläger och instruktörskurser samt ledare vid utlandstävlingar a) Ersättning till tränare/ledare som har ett anställningsförhållande till en förening som är medlem i Svenska Fäktförbundet Avtal ska skrivas mellan föreningen och SvFF som reglerar omfattningen på tränarens åtaganden, ersättning, försäkringsförhållanden samt om kollektivavtal finns. Avtal bör skrivas säsongsvis Om kollektivavtal finns är ersättningsnivån per dag 1 800 kr per dag att faktureras av föreningen. Om kollektivavtal saknas är ersättningsnivån 1 300 kr att faktureras av föreningen b) Ersättning till tränare/ledare som saknar ett anställningsförhållande till en förening som är medlem i SvFF Anställningsavtal med den enskilde ska alltid upprättas Ersättning för utlandsuppdrag kan inte utbetalas eftersom försäkringsskydd endast finns för ideella ledare. Ersättning för nationella uppdrag (träningsläger, instruktörsutbildningar) att utbetalas som bruttoersättning till den enskilde: 1 000 kr Om ersättning utbetalas i enlighet med vad som här beskrivs utgår ingen ersättning för extrakostnader i samband med resor (traktamente) c) I vissa fall kan SvFF:s VU fatta beslut om undantag från dessa nivåer och bestämmelser.
12 Styrelsens kalendergrupp Samtliga som har förtroendeposter inom Svenska Fäktförbundet har ett eget ansvar att identifiera beslut där man är jävig eller där intresse- eller lojalitetskonflikter kan uppkomma. I dessa fall ska man avstå från att delta i beslutet (detta bör protokollföras). Om det är ett beslut man normalt fattar själv bör beslutet överlåtas till ens uppdragsgivare. Kalendergruppen ansvarar för att Svenska Fäktförbundets målsättningar inom den svenska tävlingsverksamheten förverkligas och är styrelsens organ för kalender, anmälningssystem, resultathantering, rankingsystem etc. I detta syfte ska kalendergruppen: 1. leda, utveckla och samordna planeringen av tävlingar i Sverige i kontakt med tävlingsarrangörer, distrikt och föreningar 2. följa upp bland annat genomförandet av tävlingar, resultatrapportering, licens- och tävlingsadministrativa system, arkivering med mera så att SvFF:s tävlingsbestämmelser, andra regelverk samt det som i övrigt följer av SvFF:s beslut förverkligas. 3. ansvara för tillämpningen av samt lämna förslag till utveckling av SvFF:s regelverk inom tävlingsverksamheten för de delar som inte ingår i Domarkommissionens eller Disciplinnämndens kompetens. 4. upprätta en treårsplan som uppdateras årligen för arrangemang av svenska mästerskap 5. senast 12 månader innan genomförande skriva avtal med arrangören av svenskt mästerskap 6. fastställa en preliminär kalender för kommande säsong senast 20 december året före 7. fastställa en definitiv kalender för svenska tävlingar enligt vilken lokaler kan definitivbokas senast den 1 februari inför kommande säsong 8. fastställa en total kalender med samtliga tävlingar, nationella och internationella, som är av intresse för svenska fäktare senast den 15 maj eller så snart möjligt efter detta datum. 9. ansvara för de av Svenska Fäktförbundets rankinglistor som inte faller under styrelsens landslagskommitté. 10. ansvara för att den totala kalendern publiceras och att tävlingarna och rankingsystemen införs i SvFF:s system för kalender, tävlingsanmälan, resultatrapportering och ranking. 11. samverka med SvFF:s internationella verksamhet i frågor om tävlingar som arrangeras av NFU, EFC och FIE samt med Domarkommissionen och TB-ansvariga om behov föreligger 12. fördela Masterstatus i enlighet med reglerna för Masters 13. ansvara för reglerna för Masterssystemet samt föreslå ändringar av dessa Svenska Fäktförbundets styrelse samt
13 verka för att utveckla Mastersserien i enlighet med Svenska Fäktförbundets intentioner Kalendergruppen består av minst tre ledamöter, varav en ordförande, som samtliga utses av SvFF:s styrelse. Ordföranden ska vara ledamot av SvFF:s styrelse. På kommitténs möten deltar även SvFF:s kansli. Ordföranden i styrelsens kalendergrupp 1. ansvarar för samordningen av gruppens verksamhet 2. har budgetansvar för kalendergruppen 3. är föredragande i styrelsen för de frågor som rör tävlingsarrangemang och kalenderfrågor 4. kallar till möten och sänder ut dagordning och handlingar i förväg Kalendergruppen sammanträder minst två gånger om året: En gång på hösten (fastställa preliminär kalender) En gång på våren (uppföljning och planering) Från dessa möten ska protokoll upprättas och delges styrelsen. Övriga möten och konsultationer bestäms av kommittén själv.
14 Landslagsorganisation Svenska Fäktförbundets landslagsorganisation Svenska Fäktförbundets landslagsorganisation består dels av den operativa landslagsverksamheten, dels av stöd- och utvecklingsfunktioner. Den operativa landslagsverksamhetens instruktion beskrivs nedan medan instruktion och verksamhet för stödfunktioner beskrivs i andra instruktioner och i verksamhetsplaner. De övriga stöd- och utvecklingsfunktionerna är för närvarande: Fysträningsrådet Medicin, antidoping, nutrition Utvecklingsmiljöer för elit Ledarskap Utbildning av ledare och instruktörer Generalsekreterare (GS) SvFF:s generalsekreterare ska 1. anställa sportchef och förbundskaptener i enlighet med sin instruktion 2. följa upp den löpande verksamheten och ekonomin i kontakter med sportchefen och ansvara för styrelsens uppföljning av landslagsverksamheten 3. tillsammans med SvFF:s ordförande kalla till möten i elitföreningsrådet och sända ut dagordning och handlingar i förväg samt ombesörja att protokoll från dessa möten tillställs styrelsen och den övriga landslagsorganisationen 4. arbetsleda landslagschefen Landslagschef (LC) Landslagschefen ansvarar för att Svenska Fäktförbundets målsättningar inom landsverksamheten förverkligas. Landslagschefen rapporterar till generalsekreteraren. I denna funktion ska landslagschefen 1. leda, planera, utveckla och samordna SvFF:s landslagsverksamhet 2. ha budgetansvar för hela landslagsverksamheten 3. lämna en verksamhetsplan för landslagsverksamheten kommande år senast den 30 november 4. Senast den 10 januari skriftligen rapportera verksamheten föregående år till GS, inklusive specificerade nyckeltal 5. bereda frågor om gemensamma projekt med Sveriges Olympiska kommitté för styrelsens godkännande 6. vara ansvarig för SvFF:s förhandlingar och kontakter med RF och SOK i elitfrågor. 7. kalla till möten i landslagets ledningsgrupp och sända ut dagordning och handlingar i förväg samt ombesörja att protokoll från dessa möten tillställs GS inom sju dagar 8. ansvara för ekonomisk uppföljning under och efter verksamhetsåret
15 9. följa upp verksamheten i sin helhet och inom de enskilda landslagen på ändamålsenligt sätt 10. närvara vid styrelsens möten som föredragande när så är påkallat 11. vara arbetsledare för förbundskaptenerna 12. i samarbete med generalsekreteraren ansvara för anställningar av förbundskaptenerna 13. följa upp grenledarnas verksamhet och aktiviteter 14. tillsammans med GS ansvara för samordningen mellan den operativa landslagsverksamheten och övriga stöd- och utvecklingsfunktioner 15. planera och ansvara för rekryteringen av tränare och ledare till SvFF:s träningsläger Landslagets ledningsgrupp (LLLG) Landslagets ledningsgrupp (LLLG) ansvarar för beredning av frågor inom landslagsverksamheten. LLLG består av landslagschefen, samtliga förbundskaptener samt en av styrelsen utsedd representant som är ordförande. LLLG beslutar i följande frågor: 1. Uttagningar av aktiva till mästerskap 2. Rutiner och formalia om landslagsverksamheten 3. Uttagningskriterier 4. Slutlig uttagning av ledare och tränare till träningsläger inför kommande säsong 5. Slutlig uttagning av ledare till internationella tävlingar inför kommande säsong 6. Slutlig uttagning av ledare och tränare och övriga ackrediterade personer till mästerskapstävlingar 7. Fastställa Svensk ranking inför kommande säsong 8. Slutlig säsongsplanering för kommande säsong, inklusive ovanstående beslutspunkter i tillämpliga delar, att publiceras på fencing.se senast 31 maj varje år. 9. Övriga frågor rörande landslagsverksamheten som inte ingår i något annat organs instruktion Förbundskaptener (FK) Förbundskaptener (FK) ansvarar för verksamheten på respektive vapen i enlighet med SvFF:s intentioner. Förbundskapten kan utses för ett helt vapen, eller för olika kombinationer av åldersklasser och kön i respektive vapen. Förbundskaptenen rapporterar till landslagschefen. I förbundskaptenens uppgifter ingår: 1. I samråd med eventuella övriga förbundskaptener på sitt vapen leda verksamheten, följa och bevaka återväxten på sitt vapen 2. medverka till en bra samordning mellan Svenska Fäktförbundets, SDF:ens och föreningarnas verksamhet i Sverige på sitt vapen och av SvFF:s elitverksamhet i sin helhet genom noggrann information och täta kontakter med klubbtränare och andra föreningsrepresentanter
16 3. föreslå representation i landslag till landslagets ledningsgrupp 4. besluta om uttagning i internationella tävlingar som ingår i uttagningssystem 5. följa och ansvara för svensk ranking för sitt vapen 6. tillsammans med kansliet förbereda internationellt tävlingsdeltagande med tävlings-pm, rese- och hotellbokningar, ledar- och domaravgifter med mera 7. Vara ledare på internationella tävlingar enligt landslagets program
17 Svenska Fäktförbundets domarkommission Samtliga som har förtroendeposter inom Svenska Fäktförbundet har ett eget ansvar att identifiera beslut där man är jävig eller där intresse- eller lojalitetskonflikter kan uppkomma. I dessa fall ska man avstå från att delta i beslutet (detta bör protokollföras). Om det är ett beslut man normalt fattar själv bör beslutet överlåtas till ens uppdragsgivare. Domarkommissionen är förbundsstyrelsens organ för att rekrytera, utbilda, licensiera och vidareutbilda domare samt att handlägga övriga frågor som rör Svenska Fäktförbundets domarverksamhet. 1. Efter anvisningar av styrelsen ansvarar domarkommissionen för arbetet med att rekrytera och utbilda domare till svensk fäktning. 2. Domarkommissionen ska efter anvisningar av styrelsen föra register över licensierade domare, deras licensstatus och deras utbildningar. 3. Domarkommissionen ansvarar för att licensierade domare ges möjligheter att vidmakthålla och utveckla sin domarkompetens. 4. Domarkommissionen föreslår detaljbudget för domarverksamheten till SvFF:s förbundsstyrelse samt genomför budgetuppföljning under och efter varje verksamhetsår. 5. Domarkommissionen skall inför varje verksamhetsår upprätta en verksamhetsplan för sin verksamhet samt avge en redovisning till styrelsen vid en av styrelsen fastställd tidpunkt 6. Domarkommissionen ansvarar för att sammanställa och informera domarna om gällande regelverk, praxis, etik och annat som är av vikt och värde i domarnas verksamhet. 7. Domarkommissionen ska stödja och samarbeta med SDF och föreningar i rekrytering och utbildning av domare. 8. Genom förbundets hemsida ska domarkommissionen aktivt informera SDF, föreningar och andra i frågor som rör domarverksamheten. Hemsidan ska också vara ett forum för dialog i domarfrågor. 9. Domarkommissionen ansvarar för rekrytering av domare till internationella domaruppdrag som uppkommer inom ramen för SvFF:s verksamhet. 10. Domarkommissionen ska i förekommande fall göra förbundsstyrelsen uppmärksam på ändringar i FIE:s tävlingsbestämmelser och i andra regelverk som kan vara av betydelse för förbundets tävlingsbestämmelser och förbundets domarreglemente. Domarkommissionen utses av förbundsstyrelsen och består av ordförande och två till fyra övriga ledamöter.
18 Domarkommissionen sammanträder på kallelse av kommissionens ordförande och är beslutsför med tre ledamöter. I övrigt skapar domarkommissionen inom sig rutiner för sitt arbete. Domarkommissionens möten ska protokollföras. Domarkommissionen ska löpande informera förbundsstyrelsen om sina beslut samt även i övrigt hålla styrelsen underrättad om kommissionen verksamhet. Protokoll från domarkommissionens möten ska utan dröjsmål distribueras till förbundskansliet. Till grund för domarkommissionen verksamhet ligger RF:s stadgar, förbundets stadgar, förbundets och FIE:s tävlingsbestämmelser, förbundets domarreglemente samt anvisningar och övriga beslut från förbundsmötet och förbundsstyrelsen. Även europeiska (EFC:s) och nordiska (NFU:s) regler ska beaktas i domarkommissionens arbete. Ordföranden i domarkommissionen Ansvarar för samordning av domarkommissionen och dess verksamhet. Har budgetansvar för hela domarverksamheten Är föredragande i styrelsen för frågor som rör domarverksamheten Leder och fördelar arbetet i domarkommissionen
19 Styrelsens kommitté för materiel, reglements-, säkerhets- och tävlingsledningsfrågor (MRST) Samtliga som har förtroendeposter inom Svenska Fäktförbundet har ett eget ansvar att identifiera beslut där man är jävig eller där intresse- eller lojalitetskonflikter kan uppkomma. I dessa fall ska man avstå från att delta i beslutet (detta bör protokollföras). Om det är ett beslut man normalt fattar själv bör beslutet överlåtas till ens uppdragsgivare. Kommittén för materiel, reglements- och säkerhetsfrågor ansvarar för att Svenska Fäktförbundets verksamhet inom dessa områden bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och är i detta sammanhang styrelsens organ för beredning och handläggning av ärenden. I detta syfte ska kommittén: 1. ta initiativ till och lämna förslag på förändringar av Svenska Fäktförbundets Tävlingsbestämmelser. 2. fastställa Svenska Fäktförbundets råd om säkerhet mm. 3. vara beredande organ för Svenska Fäktförbundets ställningstaganden i frågor om materiel, regler, säkerhet och tävlingsledning som uppkommer inom FIE och EFC, till exempel förslag om regeländringar 4. vid behov ta initiativ till svenska förslag om ändring av FIE:s eller EFC:s regler 5. verka för att höja kompetensen inom tävlingsledning i Sverige, utveckla rutiner och metoder samt där så är möjligt underlätta samarbete och erfarenhetsutbyte 6. Vid behov samråda med övriga organ inom SvFF, i synnerhet när det gäller frågor om licens- och tävlingsadministration som handläggs av kalendergruppen. 7. ansvara för att vapen- och materielkontrollen vid svenska tävlingar håller god nivå ur säkerhetsmässigt och sportsligt hänseende Kommittén består av minst tre ledamöter, varav en ordförande, som samtliga utses av SvFF:s styrelse. Ordföranden ska vara ledamot av SvFF:s styrelse. På kommitténs möten deltar även SvFF:s kansli. Ordföranden i kommittén 1. ansvarar för samordningen av gruppens verksamhet 2. har eventuellt budgetansvar
20 Svenska Fäktförbundets elitföreningsråd Elitföreningsrådet är ett samarbetsorgan inom svensk fäktning som består av SvFF och föreningar som är anslutna till förbundet som har ett intresse för förbundets elit- och landslagsverksamhet, företrädelsevis på seniornivå. Syfte Syftet med elitföreningsrådet är att skapa ett forum för diskussion och erfarenhetsutbyte om SvFF:s och föreningarnas elitverksamhet där fokus ligger på samordning och utveckling, särskilt om följande ämnen: Samordning och strukturer för samverkan till exempel vad gäller förbundsuppdrag för föreningstränare, bidrag till aktiva mm Kompetensutveckling av tränare och ledare Kompetensutveckling av förtroendevalda ledare Idrottsutveckling (träningsmodeller, styrdokument, uppföljning) Medlemskap Medlemskap i elitföreningsrådet beviljas förening som är medlem i Svenska Fäktförbundet och som fyllt i inträdesansökan. Inträdesansökan ska innehålla följande uppgifter: Namn på förening Antal licensierade seniorer i föreningen senaste säsong Antal licensierade juniorer i föreningen senaste säsong Antal licensierade kadetter i föreningen senaste säsong Namn på huvudtränare och anställningsgrad Namn på övriga tränare i föreningen Föreningens årsomsättning Budget seniorverksamhet (bidrag till tävlingsdeltagande, träningsläger, material särskilda aktiviteter mm) Budget juniorverksamhet (bidrag till tävlingsdeltagande, träningsläger, material särskilda aktiviteter mm) Underskrift av föreningens ordförande samt kontaktuppgifter till denne Möten Elitföreningsrådet ska sammanträda fysiskt minst en gång per säsong, lämpligen under juni månad. Föreningarna representeras av sin ordförande eller den denne utser i sitt ställe. Mötet leds av SvFF:s ordförande. Härutöver kan möten ske via Skype eller i andra former samt konsultationer via e-post ske. Medlemsförening bär själv sina kostnader för deltagande.
21 Förslag instruktioner SvFF:s fysträningsråd Samtliga som har förtroendeposter inom Svenska Fäktförbundet har ett eget ansvar att identifiera beslut där man är jävig eller där intresse- eller lojalitetskonflikter kan uppkomma. I dessa fall ska man avstå från att delta i beslutet (detta bör protokollföras). Om det är ett beslut man normalt fattar själv bör beslutet överlåtas till ens uppdragsgivare. Uppgifter Syftet med fysträningsrådet är att förverkliga SvFF:s intentioner inom fysträning vad gäller barn- och ungdomsfäktning, landslagsverksamhet och motionsidrott. Fysträningsrådet ska därför 1. Ansvara för att en fyskravprofil gemensam för alla vapen upprättas baserad på den vetenskapliga kunskap som finns tillgänglig för fäktsporten. 2. Bestämma lämpliga tester av aktiva på landslagsnivå för att följa upp fyskravprofilen. 3. Vid behov föreslå ändringar av SvFF:s utvecklingstrappa vad gäller fysträning 4. Upprätta övriga måldokument som bedöms vara önskvärda, till exempel en kravtratt för fysutveckling. 5. I sitt arbete samråda med SOK:s och RF:s verksamheter så att god samordning uppnås 6. Ansvara för att tester genomförs och rapporteras två gånger om året på respektive vapen i seniorlandslagen samt en gång om året på kadett- och juniornivå i syfte att möjliggöra att de olika landslagens genomsnittliga testvärden kan följas mellan åren. Plats och former för dessa tester ska bestämmas i samråd med respektive ansvarig grenledare. 7. Verka för att stärka och förbättra fystränarstödet inom svensk fäktning och i synnerhet inom landslagsverksamheten 8. I övrigt, genom informationsmaterial, utbildningar och träffar, verka för att implementera de intentioner som finns i SvFF:s fyskravprofil och utvecklingstrappa. Fysträningsrådet utses av förbundsstyrelsen och består av ordförande och upp till åtta övriga ledamöter. Fysträningsrådet sammanträder på kallelse av rådets ordförande och är beslutsfört med minst fyra ledamöter närvarande. Grenledare från landslagsverksamheten är automatiskt adjungerade om de önskar delta. I övrigt skapar rådet inom sig rutiner för sitt arbete. Fysträningsrådets möten ska protokollföras. Protokoll från fysträningsrådets möten ska utan dröjsmål distribueras till förbundskansliet.
22 Ordföranden i fysträningsrådet Ansvarar för samordning av fysträningsrådet och dess verksamhet samt för att samordning med landslagsverksamheten och andra verksamheter fungerar Har budgetansvar för hela fysträningsrådet Är föredragande i styrelsen för frågor som rör fysträningverksamheten Leder rådets möten och fördelar arbetet i fysträningsrådet