Rapport avseende granskning av protokollhantering Uddevalla kommun Januari 2017 Pernilla Lihnell, Jonas Söderberg, Sara Hansson
Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 3 2. Lagar och riktlinjer 5 3. Granskningsresultat protokoll 7 4. Diskussion och bedömning 13
Sammanfattning Bakgrund Offentlighetsprincipen är av yttersta vikt för ett demokratiskt samhälle och enligt tryckfrihetsförordningen har medborgare rätt att ta del av allmänna handlingar. De protokoll som skrivs av nämnder, bolag och stiftelser ska följa kommunallagens minimikrav för protokoll för att möjliggöra medborgares förståelse för vilka beslut som fattats. Uddevalla kommuns förtroendevalda revisorer har utifrån sitt väsentlighet- och riskarbete identifierat upprättande av protokoll som ett kritiskt område att granska närmare. Revisionsfråga Granskningen skall besvara följande revisionsfråga: Säkerställer kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden samt kommunens bolag och stiftelser att upprättade protokoll följer kommunallagens och aktiebolagslagens krav på protokoll? Svar på revisionsfrågan Vår bedömning är att Uddevalla kommuns granskade nämnder följer kommunallagens krav på protokoll samt att granskade bolag och stiftelser tillämpar aktiebolagslagens krav på protokoll. Vi har i vår granskning dock noterat ett antal iakttagelser och rekommendationer där vi återger de mest väsentliga nedan. Samtliga rekommendationer och iakttagelser återfinns i kapitel 5 Diskussion och bedömning : Iakttagelser och rekommendationer avseende granskning av protokoll Nämnder Iakttagelse Vi noterar att flera tjänsteskrivelser kan upprättas på samma dag och därmed få samma namn. Rekommendation Vi rekommenderar granskade nämnder att tydliggöra rubriksättningen av upprättade tjänsteskrivelser för att på så sätt efterleva språklagens krav på tydlighet. 1
Bolag och stiftelser Iakttagelse Vi noterar att flertalet av granskade bolag och stiftelser upprättar protokoll med mycket knapphändig information och att besluten inte alltid är tydliga. Rekommendation Vi rekommenderar granskade bolag och stiftelser som upprättar ytterst kortfattade protokoll att se över möjligheten till att information och beslut beskrivs tydligare för läsaren, för att på så sätt säkerställa att bolaget/stiftelsen efterlever offentlighetsprincipen. 2
1. Inledning 1.1 Uppdrag På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Uddevalla kommun har Deloitte genomfört en granskning av kommunens protokollhantering. 1.2 Bakgrund Offentlighetsprincipen är av yttersta vikt för ett demokratiskt samhälle och enligt tryckfrihetsförordningen har medborgare rätt att ta del av allmänna handlingar. De protokoll som skrivs av nämnder, bolag och stiftelser ska följa kommunallagens minimikrav för protokoll för att möjliggöra medborgares förståelse för vilka beslut som fattats. Uddevalla kommuns förtroendevalda revisorer har utifrån sitt väsentlighet- och riskarbete identifierat upprättande av protokoll som ett kritiskt område att granska närmare. 1.3 Syfte Syftet med granskningen har varit att kontrollera om Uddevalla kommun och Uddevalla kommunens bolag och stiftelser har ändamålsenliga system och rutiner för att säkerställa att protokoll upprättas på ett ändamålsenligt sätt. 1.4 Revisionsfråga Granskningen skall besvara följande revisionsfråga: Säkerställer kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden samt kommunens bolag och stiftelser att upprättade protokoll följer kommunallagens och aktibolagens krav på protokoll? Granskningen syftar även till att besvara följande underliggande revisionsfrågor: Är protokollen informativa och är språket enkelt och begripligt? Innehåller övriga handlingar tillräcklig information för att fungera som underlag till protokollet? Har kommunen, bolagen och stiftelserna utarbetat egna regler för hur tjänsteskrivelser och protokoll ska utformas, är dessa ändamålsenliga och efterlevs de? 1.5 Revisionskriterier Revisionskriterier mot vilka bedömningarna i granskningen har ställts är: Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 4-6 kap Språklagen 10-12 Kommunallagen 5 kap 57-62 Uddevalla kommuns samt Uddevalla kommunens bolag och stiftelsers interna riktlinjer för protokollshantering. 3
1.6 Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med sekreterare, registratorer, handläggare, administrativa chefer samt förtroendevalda politiker inom kommunens nämnder, bolag och stiftelser. Se bilaga 1 för fullständig intervjulista. Stickprovsgranskning har genomförts på protokoll upprättade av styrelse, nämnder, kommunala bolag och stiftelser. Upprättande av protokoll skiljer sig väsentligt mellan granskade nämnder och granskade bolag och stiftelser. Därav är rapporten uppdelad, nämnder behandlas för sig och bolag och stiftelser för sig. 1.7 Avgränsning Stickprovsgranskningen är avgränsad till att innefatta följande av Uddevalla kommuns nämnder, bolag och stiftelser: - Kommunstyrelsen - Barn- och utbildningsnämnden - Socialnämnden - Uddevalla Energi - Uddevalla Omnibus AB - Västvatten AB - Uddevalla Hamnterminal AB - Uddevalla Turism AB - HSB, Stiftelsen Jakobsberg - Uddevallahem - Gustafsbergsstiftelsen Granskningen har framförallt varit inriktad på de områden som ingår i de underliggande revisionsfrågorna. 4
2. Lagar och riktlinjer Nedan beskrivs närmare de lagar och riktlinjer som har varit aktuella för vår granskning. Lagar och riktlinjer aktuella för granskningen Offentlighet- och sekretesslagen I offentlighet- och sekretesslagens 4 kap 1 framgår att myndigheter särskilt ska beakta att enskilda bör ges god hjälp till att söka allmänna handlingar samt att allmänna handlingar ska lämnas ut med den skyndsamhet som krävs enligt tryckfrihetsordningen. Vidare regleras i 5 kap 1 myndigheternas skyldigheter att registrera allmänna handlingar. Här framgår att sekretesskyddade allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Lagstiftningen är teknikneutral vilket innebär att det inte har någon betydelse hur handlingar lagras. Alla allmänna handlingar omfattas oavsett om det är traditionella pappershandlingar, e-post, databaser eller andra medier. Varje myndighet ska organisera sin dokumenthantering så att myndigheten upprätthåller god offentlighetsstruktur. Med det menas bland annat att inte blanda sekretesskyddade handlingar med offentliga, att alla handlingar i ett ärende ska finnas samlade och att ingen okontrollerad gallring sker. Kommunallagen Enligt kommunallagen ska protokoll föras vid kommunala nämnders sammanträden. Protokollen ska redovisa vilka ledamöter och ersättare som har tjänstgjort samt vilka ärenden som handlagts. Protokollen ska i enlighet med kommunallagen 5 kap, 59 för varje ärende redovisa: 1. vilka förslag och yrkanden som lagts fram och inte tagits tillbaka, 2. i vilken ordning ordföranden har lagt fram förslag till beslut, 3. genomförda omröstningar och hur de utfallit, 4. vilka beslut som har fattats, 5. vilka ledamöter som har deltagit i besluten och hur de har röstat vid öppna omröstningar, samt 6. vilka reservationer som har anmälts mot besluten. Språklagen I språklagen 10-12 fastställs att språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Enligt språklagen har myndigheter och andra offentliga organisationer ett särskilt ansvar för att svenskan används och utvecklas. Språklagen gäller för alla aktörer som bedriver verksamhet på statens, landstingets eller kommunens uppdrag vilket innebär att 5
kommunala bolag och stiftelser är skyldiga att följa språklagens bestämmelser. Statliga myndigheten Språkrådet 1 arbetar för att främja klarspråk. Klarspråk handlar ytterst om insyn och demokrati, det vill säga att alla ska ha tillgång till och rätt att förstå innebörden av myndigheters texter. Språkrådet ger följande klarspråksråd: välj relevant innehåll, disponera texten på ett logiskt sätt, förklara allt som behöver förklaras, skriv informativa rubriker, undvik långa och invecklade meningar, samt använd begripliga ord och förklara nödvändiga facktermer. Sammantaget ska protokollet i sin helhet vara utformat korrekt, besluten som fattas ska vara lagmässigt korrekta och protokollet ska kunna läsas och förstås av såväl förtroendevalda och anställda inom organisationen som av intresserade medborgare utan ingående kunskaper om kommunal verksamhet. Det ska vara möjligt att följa ärendets gång och förstå beslut utifrån vad som står i protokollet. 1 www.sprakradet.se 6
3. Granskningsresultat protokoll Granskning protokoll - nämnder Vid vår granskning av nämndernas protokoll har vi utgått från följande frågeställningar: Är protokollen upprättade upprättade i enlighet med kraven i kommunallagen? Är protokollen informativa och är språket enkelt och begripligt? Innehåller övriga handlingar tillräcklig information för att fungera som underlag till protokollet? Har kommunen, bolagen och stiftelserna utarbetat egna regler för hur tjänsteskrivelser och protokoll ska utformas, är dessa ändamålsenliga och efterlevs de? Nedan finns en sammanställning över vårt granskningsresultat utifrån genomgång av protokollen för respektive frågeställning ovan. Deloitte har granskat fem protokoll per nämnd, två stycken från 2014, två stycken från 2015 samt ett protokoll från 2016. Följer protokollen kommunallagen? I det här avsnittet redovisas iakttagelser utifrån ett antal bedömningsgrunder som vi anser bör efterlevas för att kommunallagens krav på protokoll ska anses uppfyllda. Tabellen är färgkodad där grön färg innebär att resultatet är tillfredställande lila färg innebär att granskning inte kunnat genomföras på grund av avsaknad av granskningsunderlag Protokollen redovisar vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort. Protokollen redovisar vilka ersättarna tjänstgör för. Protokollen redovisar vilka ärenden som nämnden behandlat. Protokollen redovisar vilka beslut som fattats. Protokollen redovisar vilka ledamöter som deltagit i besluten. Protokollen redovisar genomförda omröstningar och resultatet av dem. Protokollen redovisar hur ledamöterna har röstat vid de öppna omröstningarna. Protokollen redovisar delegationsbesluten på ett tillfredsställande sätt. Protokollen redovisar vilka reservationer som har anmälts mot besluten. BUN SON KS 7
Förkortningar: Barn- och utbildningsnämnden (BUN) Socialnämnden (SON) Kommunstyrelsen (KS) Kommentar Socialnämndens granskade protokoll innehöll inga omröstningar eller reservationer mot beslut vilket innebär att dessa bedömningsgrunder inte kunnat bedömas. I övrigt är vår bedömning att samtliga av granskade nämnders protokoll uppfyller kommunallagens krav på protokoll. Är protokollen informativa och är språket enkelt och begripligt? I det här avsnittet redovisas iakttagelser utifrån ett antal bedömningsgrunder som vi anser bör uppfyllas för att protokollen ska vara informativa samt att språket i protokollen ska vara enkelt och begripligt. Tabellen är färgkodad där grön färg innebär att resultatet är tillfredställande gul färg innebär att granskningen visat vissa brister röd färg innebär att resultatet inte är tillfredsställande I de fall där färgen är gul eller röd kommenteras avvikelsen i efterföljande avsnitt. Protokollen är överskådliga och lätta att navigera i. Protokollen har en innehållsförteckning Besluten är tydliga. Sammanfattningen/bakgrunden ger en överskådlig bild av ärendet. Protokollen har tydliga rubriker. Partibeteckningar redovisas. Språket är lättförståeligt. BUN SON KS Kommentarer Vid upprättandet av protokoll använder samtliga nämnder i Uddevalla kommun systemstödet Ciceron. Enligt de intervjuade innebär det en kvalitetssäkring då det finns färdiga mallar i Ciceron för protokoll. Enligt de intervjuade är det enkelt att navigera i protokollen och rubrikerna är tydliga. Ingen av granskade nämnder använder sig av en innehållsförteckning vid upprättandet av protokoll. Detta är inget lagkrav men skulle kunna höja kvaliteten i protokollen och underlätta för läsaren då innehållsförteckning gör att protokollen blir med lättöverskådliga. De intervjuade höll med om att språket och uttryckssättet är avancerat i protokollen och kan vara svåra för medborgare som saknar ingående 8
kunskaper om kommunal verksamhet att förstå. Samtidigt anser en del av de intervjuade att det finns en risk att kvalitén i protokollen försämras om sekreterare tvingas till att välja enklare och mindre träffsäkra ord. Innehåller övriga handlingar tillräcklig information för att fungera som underlag till protokollet? I det här avsnittet redovisas iakttagelser utifrån ett antal bedömningsgrunder som vi anser bör uppfyllas för att övriga handlingar ska anses innehålla tillräcklig information för att fungera som underlag till protokollet. Tabellen är färgkodad där grön färg innebär att resultatet är tillfredställande gul färg innebär att granskningen visat vissa brister röd färg innebär att resultatet inte är tillfredsställande I de fall där färgen är gul eller röd kommenteras avvikelsen i efterföljande avsnitt. Enkelt att identifiera handlingar som legat till grund för beslut. Handlingar innehåller tillräcklig information för att fungera som underlag till protokollen. Protokollen och handlingarna finns publicerade på hemsidan. BUN SON KS Kommentarer I samtliga av granskade nämnders protokoll listas samtliga handlingar som legat till grund för beslut under rubriken beslutsunderlag. Barn- och utbildningsnämndens protokoll från 2016-04-21, 56 berör en ansökan till att etablera en fristående gymnasiesärskola. Under rubriken beslutsunderlag hänvisas till barn- och utbildningsnämndens tjänsteskrivelse från 2016-04-06. Vid stickprovsgranskning begärdes denna tjänsteskrivelse ut. Det visade sig då att tjänsteskrivelsen var baserad på flertalet underlag, bland annat skolinspektionens remiss samt den fristående skolans ansökan. Enligt barn- och utbildningsnämndens sekreterare ska samtliga bilagor medskickas när en tjänsteskrivelse begärs ut med det missades i detta fall. Samtliga av granskade nämnders protokoll är publicerade på Uddevalla kommuns hemsida. Dock finns inga beslutsunderlag eller handlingar tillhörande protokollen publicerade så dessa måste medborgarna själva begära ut. Utifrån intervjuerna framkommer att det har förts diskussionen om att publicera samtliga underlag till upprättade protokoll varit uppe förut men på grund av sekretess- och personuppgiftslagstiftning inte genomförts. 9
Granskning protokoll - bolag och stiftelser Kommunala bolag och stiftelser är inte åbelagda att följa kommunallagens krav på protokoll utan ska följa aktiebolagslagen 24-26 krav på protokoll som innefattar följande: Vid styrelsens sammanträden ska protokoll föras. I protokollet ska de beslut som styrelsen fattat antecknas. Protokollet ska undertecknas av den som varit protokollförare samt justeras av ordföranden, om denne inte fört protokollet. Om styrelsen har flera ledamöter skall det justeras även av en ledamot som utses av styrelsen. Styrelsens protokoll ska föras i nummerföljd. Vidare är kommunala bolag och stiftelser åbelagda att uppfylla offentlighetsprincipens krav samt språklagen 12 som hänvisar till att myndigheter har ett särskilt ansvar för att svensk terminologi inom deras olika fackområden finns tillgänglig, används och utvecklas. Följer protokollen aktiebolagslagen? I det här avsnittet redovisas iakttagelser utifrån ett antal bedömningsgrunder som vi anser bör efterlevas för att aktiebolagslagens krav på protokoll ska anses uppfyllda. Tabellen är färgkodad där grön färg innebär att resultatet är tillfredställande gul färg innebär att granskningen visat vissa brister I de fall där färgen är gul kommenteras avvikelsen i efterföljande avsnitt. Protokollen redovisar vilka beslut som fattats. Justering har skett med korrekt tillvägagångssätt. Protokoll förs i nummerföljd Protokoll undertecknas av protokollförare och rätt antal justerare EN OB VV HA TU HSB UAH GB Förkortningar: EN Uddevalla Energi OB Uddevalla Omnibus AB VV Västvatten AB HA Uddevalla Hamnterminal AB TU Uddevalla Turism AB HSB HSB, Stiftelsen Jakobsberg UAH Uddevallahem GB Gustafsbergsstiftelsen Kommentarer Uddevalla Energi AB, Uddevalla Turism AB samt Gustafsbergsstiftelsen för protokoll i nummerföljd i den meningen att paragraferna är numrerade och 10
tar vid där föregående protokolls sista paragraf slutade. Dock är inte protokollen som sådana numrerade. Är protokollen informativa och är språket enkelt och begripligt? I det här avsnittet redovisas iakttagelser utifrån ett antal bedömningsgrunder som vi anser bör uppfyllas för att protokollen ska vara informativa samt att språket i protokollen ska vara enkelt och begripligt. Tabellen är färgkodad där grön färg innebär att resultatet är tillfredställande gul färg innebär att granskningen visat vissa brister röd färg innebär att resultatet inte är tillfredsställande I de fall där färgen är gul eller röd kommenteras avvikelsen i efterföljande avsnitt. Protokollen är överskådliga och lätta att navigera i. Protokollen har en innehållsförteckning Besluten är tydliga. Sammanfattningen/bakgrunden ger en överskådlig bild av ärendet. Protokollen har tydliga rubriker. Språket är lättförståeligt. EN OB VV HA TU HSB UAH GB Kommentarer Samtliga av granskade bolag och stiftelser använder sig av en mall för upprättande av protokoll för att säkerställa att all information finns medtagen. Merparten av de intervjuade bolags- och stiftelserepresentanter anser att upprättade protokoll är korta, koncisa och lättförståeliga. Undantagsfallet är Gustafsbergsstiftelsens förvaltande direktör som anser att protokollen inte är lättförståeliga då de bygger på gamla mallar från en tid då det svenska språket var annorlunda och mer gammaldags. Utifrån granskning av protokollen framkommer följande: Ingen av de granskade bolagen och stiftelserna använder sig av en innehållsförteckning vid upprättandet av protokoll. Detta är inget lagkrav men skulle kunna höja kvaliteten i protokollen och underlätta för läsaren då innehållsförteckning gör att protokollen blir med lättöverskådliga. I protokoll upprättade av Uddevalla Omnibus AB, Västvatten AB samt Gustafsbergsstiftelsen är det inte alltid självklart vad som beslutats då det inte uttryckligen står vad som beslutats. Uddevalla Omnibus AB, Västvatten AB samt Uddevallahem har ytterst kortfattade sammanfattningar avseende de ärenden som blivit behandlade under styrelsemötet. Exempelvis i Uddevalla Omnibus AB:s protokoll nr 2/2014, 10 står att läsa; Särskilt 11
välkomnande till Rickard Olsson som är ny. Ingen information delges om på vilken post Rickard Olsson har tillträtt. Ett ytterligare exempel är Uddevallahems protokoll från 2015-02-06, 5, Presentation av Uddevallahem. Det enda som framgår är beslutet att styrelsen tagit del av informationen men inte vilken typ av presentation som gjorts eller vilka underlag som presenterats. I det här avsnittet redovisas iakttagelser utifrån ett antal bedömningsgrunder som vi anser bör uppfyllas för att övriga handlingar ska anses innehålla tillräcklig information för att fungera som underlag till protokollet. Tabellen är färgkodad där grön färg innebär att resultatet är tillfredställande gul färg innebär att granskningen visat vissa brister röd färg innebär att resultatet inte är tillfredsställande I de fall där färgen är gul eller röd kommenteras avvikelsen i efterföljande avsnitt. Enkelt att identifiera handlingar som legat till grund för beslut. Handlingar innehåller tillräcklig information för att fungera som underlag till protokollen. Protokollen och handlingarna finns publicerade på hemsidan. EN OB VV HA TU HSB UAH GB Kommentarer Utifrån granskning av protokollen framkommer följande: I protokoll upprättade av Uddevalla Energi AB, Uddevalla Omnibus AB, Västvatten AB, Uddevallahem samt Gustafsbergsstiftelsen skrivs inte vilka beslutsunderlag som gäller till respektive beslutspunkt utan det får läsaren av protokollen själv gissa sig till. Ett exempel är Uddevalla Omnibus protokoll nr 6 från 2015 där rubriken Verksamhetsrapporter avhandlas och i protokollet står att läsa Rapporterna godkändes men det framgår inte specifikt vilka rapporter som åsyftas. Västvatten AB hänvisar inte till några underlag i sina protokoll. Däremot står samtliga beslutsunderlag med i kallelsen till styrelsemötet. Vi noterar vidare att beslut står fattade redan i den kallelse som skickas ut inför bolagets styrelsemöte. Detta tillvägagångssätt är enligt vår mening förvirrande då det är oklart när beslutet fattats. Granskade bolag och stiftelser publicerar inte verksamhetens protokoll och handlingar på sina respektive hemsidor. 12
4. Diskussion och bedömning Granskning av protokoll Nedan finns en sammanställning över våra bedömningar avseende respektive underliggande frågeställning avseende granskning av protokoll. Följer upprättade protokoll kommunallagens och aktiebolagens krav? Är protokollen informativa och är språket enkelt och begripligt? Innehåller övriga handlingar tillräcklig information för att fungera som underlag till protokollet? Har kommunen, bolagen och stiftelserna utarbetat egna regler för hur tjänsteskrivelser och protokoll ska utformas, är dessa ändamålsenliga och efterlevs de? Är protokollen informativa och är språket enkelt och begripligt? Nämnder Utifrån genomförda stickprov är vår bedömning att protokollen är informativa. Vidare anser vi att språket i granskade nämnders protokoll till stor del är korrekt och tydligt, men att språkrådets rekommendation att förklara nödvändiga facktermer bör ses över. Användandet av facktermer som exempelvis propositionsordning med fördel kan bytas ut till mer lättförståeliga ord. Bolag och stiftelser Majoriteten av granskade bolag och stiftelser tillämpar korta och koncisa beslutsprotokoll vilket innebär att protokollen inte är särskilt informativa. Vår bedömning är att språket är lättförståeligt med undantag för Gustafsbergsstiftelsen. Vi anser det dock viktigt att ta i beaktande att Gustafsbergsstiftelsens bevarande av protokoll av den gamla skolan fyller en viss historisk poäng. Innehåller övriga handlingar tillräcklig information för att fungera som underlag till protokollet? Nämnder Vid stickprovskontroll verifierades att de handlingar som hänvisades till i kommunstyrelsens samt socialnämndens protokoll innehöll tillräcklig information för att fungera som underlag till protokollen. Vid stickprovskontroll av barn- och ungdomsnämndens protokoll 2016-04- 21, 56 konstaterades att det beslutsunderlag som hänvisades till inte 13
innehöll tillräcklig information för att fungera som beslutsunderlag. Det framkom dock att det fanns fler handlingar än vad som hänvisades till i protokollet. Efter genomgång av dessa övriga handlingar anser vi att underlagen innehåller tillräcklig information för att fungera som underlag till protokollet. Bolag och stiftelser Efter genomförd stickprovsgranskning kan konstateras att övriga handlingar innehåller tillräcklig information för att fungera som underlag till protokoll. Dock är hänvisningen till de handlingar som utgör beslutsunderlag till upprättade protokoll bristfällig hos de bolag som inte tillämpar principen att alltid bifoga samtliga underlag till protokollen. Underlagen finns dock hos bolagen men det är upp till medborgaren själv att efterfråga rätt underlag och dokument. Har kommunen, bolagen och stiftelserna utarbetat egna regler för hur tjänsteskrivelser och protokoll ska utformas, är dessa ändamålsenliga och efterlevs de? Nämnder Instruktioner för hur tjänsteskrivelser och protokoll ska utformas finns beskrivet i det upprättade dokumentet Handbok för ärendehantering och tillämpas av samtliga granskade nämnder. Samtliga tjänsteskrivelser och protokoll upprättas genom systemstödet Ciceron vilket vi bedömer bidra till att tjänsteskrivelser och protokoll år ändamålsenligt utformade. Bolag och stiftelser Granskade bolag och stiftelser har inte utarbetat några egna regler för hur protokoll ska utformas. Samtliga granskade bolag och stiftelser använder mall för upprättande av protokoll. Vår bedömning är att granskade bolag och stiftelsers utformning av protokoll till stor del är ändamålsenliga. Svar på revisionsfrågan Säkerställer kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden samt kommunens bolag och stiftelser att upprättade protokoll följer kommunallagens och aktiebolagens krav på protokoll? Vår bedömning är att Uddevalla kommuns granskade nämnder följer kommunallagens krav på protokoll samt att granskade bolag och stiftelser tillämpar aktiebolagslagens krav på protokoll. Vi har i vår granskning dock noterat ett antal iakttagelser och rekommendationer som vi återger nedan: 14
Iakttagelser och rekommendationer avseende granskning av protokoll Nämnder Iakttagelse Genom intervju konstaterar vi att det råder en oenighet avseende protokollens språkliga utformning. Några av de intervjuade anser att nivån i språket är för avancerad medan andra anser att protokollen bör hålla en hög språknivå för att på så sätt bibehålla kvalitén. Rekommendation För att säkerställa att språklagen efterlevs rekommenderar vi granskade nämnder att se över upprättade protokoll för att utvärdera om vissa ord och formuleringar bör bytas ut. Iakttagelse Inga underlag är bifogade de protokoll som publiceras på Uddevalla kommuns hemsida. Rekommendation För att öka allmänhetens insyn bör möjligheten till att publicera underlag till upprättade protokoll på hemsidan utvärderas. Iakttagelse Vi noterar att flera tjänsteskrivelser kan upprättas på samma dag och därmed få samma namn. Rekommendation Vi rekommenderar granskade nämnder att tydliggöra rubriksättningen av upprättade tjänsteskrivelser för att på så sätt efterleva språklagens krav på tydlighet. Bolag och stiftelser Iakttagelse Vi noterar att flertalet av granskade bolag och stiftelser upprättar protokoll med mycket knapphändig information och att besluten inte alltid är tydliga. Rekommendation Vi rekommenderar granskade bolag och stiftelser som upprättar ytterst kortfattade protokoll att se över möjligheten till att information och beslut beskrivs tydligare för läsaren, för att på så sätt säkerställa att bolaget/stiftelsen efterlever offentlighetsprincipen. 15
Bilaga 1 intervjulista Kommunstyrelsen Kommunarkivarie Kommunens chef för juridik och administration Kommunstyrelsens sekreterare Barn- och utbildningsnämnden Förvaltningschef Förvaltningssekreterare Administrativ chef Handläggare vuxenutbildning Handläggare grundskola Handläggare förskolekontoret Nämndens ordförande Förste vice ordförande Nämndens 2:e vice ordförande Socialnämnden Förvaltningschef Nämndsekreterare Registrator Nämndens ordförande Nämndens 1:e vice ordförande Nämndens 2:e vice ordförande Uddevalla Energi VD Ekonomichef VD-sekreterare Uddevalla Omnibus AB VD Ekonom Bolagets styrelseordförande Västvatten AB VD Styrelseledamot Administratör Uddevalla Hamnterminal AB VD Administrativ chef Bolagets styrelseordförande Uddevalla Turism AB VD HSB, Stiftelsen Jakobsberg VD Styrelseledamot 16
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ( DTTL ), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as Deloitte Global ) does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about for a more detailed description of DTTL and its member firms. Deloitte provides audit, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. Deloitte serves four out of five Fortune Global 500 companies through a globally connected network of member firms in more than 150 countries bringing world-class capabilities, insights, and high-quality service to address clients most complex business challenges. To learn more about how Deloitte s approximately 225,000 professionals make an impact that matters, please connect with us on LinkedIn or Twitter. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte network ) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. 2 2016 Deloitte AB