POLICY Informationspolicy för Hudiksvalls kommun
Information Hudiksvalls kommun ska bedriva en öppen och allsidig information om kommunens verksamheter för att underlätta i de ömsesidiga kontakterna mellan medborgare och kommunen samt för att stärka och bredda den lokala demokratin. Kommunen ska informera före, under och efter politiska beslut. Partipolitisk information hanteras av partiernas egna organisationer. Information och kommunikation är ett strategiskt instrument som ska vägas in i planerings- och budgetarbetet. Medarbetare och för troendevalda ska alltid ta hänsyn till informationsaspekten i sitt arbete.
Ansvar z Kommunstyrelsen ansvarar för övergripande information och kommunikation. z Varje nämnd ansvarar för informationen inom sitt ansvarsområde. z Förvaltningscheferna ansvarar för att alla medarbetare inom förvaltningen får övergripande information om organisationen och förvaltningens verksamhet och ekonomi. z Arbetsledare ansvarar för att all personal på arbetsplatsen får information om frågor som har betydelse för det egna arbetet. z Alla medarbetare har personligt ansvar för att hålla sig informerade genom att ta del av de informationskanaler som används. z Informationsavdelningen bevakar och samordnar det strategiska informationsbehovet, samt arbetar med kommunövergripande kommunikationsfrågor. Huvuduppgiften är att ge råd och stöd till övriga verksamheter.
Intern information Den interna informationen är grunden till en fungerande verksamhet, den är dessutom grunden till den externa informationen. En hållpunkt är att information ska ges medan den är aktuell. Genom interninformation ska man som medarbetare få reda på kommunens målsättningar, verksamhet och ekonomi, planerade förändringar och dess konsekvenser. Varje medarbetare ska få information om kommunen och den egna verksamheten direkt från kommunen. Alla med arbetare ska känna till och förstå verksamhetens och den egna enhetens mål, ekonomi och planer samt känna till de resultat som uppnås både i den egna verksamheten och på kommunövergripande nivå. De ska också ha tillgång till den information som behövs för att sköta arbets uppgifterna och ha kunskap om hur de själva aktivt kan söka in formation. Medarbetare ska så långt det är möjligt informeras före allmänheten. Alla medarbetare ska ha tillgång till samma kommunövergripande information. Intern information ska så långt det är möjligt komma före extern information. Våra viktigaste informationskanaler är det personliga mötet och kommunens intranät hint.hudiksvall.se.
Extern information Öppenhet bygger på offentlighetsprincipen medborgarens rätt till insyn i den kommunala verksamheten samt mediernas roll vad gäller informationsspridning, granskning och opinionsbildning. Grundregeln är total öppenhet med undantag för sekretessbelagda uppgifter. Vi ska ge kunskap om hur beslut fattas och hur man kan påverka och genom det bidra till att stärka den lokala demokratin. Informationen ska underlätta i de ömsesidiga kontakterna mellan medborgare och kommunen. Informationen ska också ge kunskap om kommunens service och tjänster samt medborgarnas förmåner, rättigheter och skyldigheter. Då det är möjligt ska vi samarbeta med andra aktörer för att ge en gemensam bild av Hudiksvall som en kommun att leva i. Informationen ska vara sann, relevant och lätt att förstå. Vi ska ut trycka oss klart och tydligt samt undvika facktermer och förkort ningar. Information och kommunikation ska anpassas för det tillfälle den gäller, men vi utgår alltid från medborgarperspektivet. Vi ska vara öppna, ta initiativ och själva föra fram infor mation och inte vänta tills den efterfrågas. Våra viktigaste informationskanaler är det personliga mötet och kommunens webbplats www.hudiksvall.se.
Grafisk profil Information från Hudiksvalls kommun ska ha en tydlig avsändare och vara enhetlig. Det ska inte finnas någon tvivel om att det är Hudiksvalls kommun som är avsändare. De riktlinjer och tillämpningar som gäller finns i den grafiska profilen. Medier Mediekontakter ska präglas av öppenhet och tillmötesgående. Det ligger i kommunens och allmänhetens intresse att medierna har korrekt och relevant information. Vi ska så långt det är praktiskt möjligt underlätta för medierna att bevaka kommunens verksamheter. Varje kontakt med medierna är ett tillfälle att påverka bilden av kommunen i positiv riktning. Medarbetare i kommunen har alltid rätt att uttala sig såväl som privatpersoner som i sin yrkesroll. Meddelarfriheten innebär att offent liganställda har
rätt att lämna uppgifter för publicering i tryckt skrift och medier och att det inte är tillåtet att efterforska vem som lämnat sådana uppgifter. Med stöd av meddelarfriheten kan de anställda också lämna ut vissa hemliga uppgifter. Men det finns flera områden där meddelarfriheten inte gäller, till exempel när sekretess förekommer inom hälso- och sjukvård, förskola, skola och socialtjänst. Kommunikation Om en allvarlig händelse inträffar som bedöms som extraordinär kallas krisledningsnämnden in. All information planeras av krislednings nämnden i kommunen utifrån kriskommunikationsplanen.
Policys och tillämpningar Inom Hudiksvalls kommun finns policydokument som är antagna av kommunfullmäktige. Till varje policy finns tillämpningar. Senaste versionen finns alltid på HINT. Tryck november 2009.