Information Servicenämnden Landstingsservice Datum 2015-12-09 Sida 1 (1) Dnr Verksamhet Bilaga 4a Periodrapport oktober 2015 Verksamheten beskrivs i huvudsak under denna punkt. Beslut efter genomlysning av HoS steg 1 och 2 Landstingsservice analys av steg 1 har visat en klart begränsad kostnadsbesparingspotential, kopplat till förändrade och minskade serviceuppdrag. Sammantaget motsvarar det maximalt ca 1,4 tjänster. Analysen av steg 2 visar bl.a. på en utökning av vårdproduktion som direkt genererar en utökning av serviceuppdrag, snarare än en reducering. Här kan nämnas t.ex. 250 fler operationer i Mora på jourtid, utökning av operationer i Falun. Förändringarna i steg 1 och 2 genererar även omfattande flytt- och storstädsuppdrag, vilket är en direkt utökning av serviceuppdrag. Ökad efterfrågan ökade krav på besparingar Parallellt med ett ökade krav på effektiviseringar, rationaliseringar och besparingar ökar efterfrågan på servicetjänster. Stora uppdrag är t.ex. nya ambulanshuset och nya patienthotellet. Uppdrag utred och implementera en Processorienterad organisation Rekrytering av FM-chef har påbörjats, med målsättning att vara klar innan årsskiftet. Ytterligare lägesrapportering sker i samband med nämndsmötet. Centraliseringen av stödfunktionerna Ett avstämningsmöte har förevarit med personal- och IT-direktör inför verksamhetsövergång 1/1 2016. Avstämningsmöte med ekonomidirektören är ännu inte inplanerat. Pilotprojekt Vårdnära service (VNS) Landstingsservice har uppfattat att pilotprojektet beträffande vårdnära städ i Avesta ska avslutas vid årsskiftet. Ett avrapporteringsmöte är planerat till den 4 december, med syfte att redovisa resultat och erfarenheter som har erfarits i vården under testperioden. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare 791 82 Nissers väg 6 023-49 00 00 Ulf Cristoffersson 070-313 58 32 Falun Falun ulf.cristoffersson@ltdalarna.se Förvaltningschef Org. nr:232100-0180 ulf.cristoffersson@ltdalarna.se
Information Nämnden Servicenämnden Landstingsservice Datum 2015-12-09 Sida 1 (2) HR-enheten Dnr Bilaga punkt 4 b Personal Bemanning Nuläget beskrivs i Periodrapporten för FV 82, se bilaga. Pensionsavgångar inom förvaltningen ligger mellan 7 till 14 medarbetare årligen över kommande planperiod 2016 2019. Totalt är det 38 medarbetare som uppnår 65 år och kan komma att gå i pension över perioden. Inom förvaltningen är det viktigt att ett strategiskt synsätt kring kompetensväxling finns vid eventuell återbesättning av dessa tjänster. Sjukfrånvaron Nuläget beskrivs i Periodrapporten för FV 82, se bilaga. Benchmarkingrapporten Sjukfrånvaro och rehabilitering är färdigställd och finns med som bilaga, se bilaga. I ett historiskt perspektiv kan vi se att den totala sjukfrånvaron i förvaltningen har förändrats mycket under perioden 2003 till 2015. Den totala sjukfrånvaron har varit så hög som 10,1 % till låga 5,4 %. Allt medan korttidsfrånvaronivån har varit hyfsat stabil sedan 2003, med en ökning på ca 1 procentenhet ifrån 2,2 % till 3,5 %. Det vi vet är att fram till 2003 så steg sjukfrånvaron på ett nationellt plan, med en pik 2004. Från 2004 så sjönk den totala sjukfrånvaron för LsD dels på grund av nationella riktlinjer med ett ökat ansvar för arbetsgivaren och ersättningen vid sjukfrånvaro för sjuklön och sjukpenning. Under denna period genomförde också LsD åtgärder med avsikt att sänka sjukfrånvaron, åtgärder som hälsodiplomerade arbetsplatser samt pilottester i individuella handlingsplaner för långtidssjukskrivna medarbetare. Flertalet möten och diskussioner genomfördes kring företagshälsovårdens (FHV) och Försäkringskassans roll i rehabiliteringen i hopp om att finna ett nära samarbete. Förvaltningens chefer var generellt aktivare än tidigare med rehabiliteringsarbetet. LsD hade även en arbetsgrupp bestående av HR-personal, som aktivt arbetade med hälsofrågor i förvaltningen. Självstyrande arbetsgrupper infördes där medarbetarna själva lägger upp sina uppdrag, dessa grupper finns kvar än idag. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare 791 82 Falun Nissers väg 6 023-49 09 02 Alexander Klein Storm Falun 076-779 09 02 Personalchef alexander.storm@ltdalarna.se
Landstinget Dalarna Information 2015-05-27 Sida 2 (2) 2006 så genomfördes värdegrundsarbete i vissa verksamheter. Livstilsgrupper - med fokus på hälsosamma livstilsval togs fram under 2007 i samarbete med FHV. Tjänsten FSA Frisk och sjukanmälan genom FHV och Global Hospital infördes under 2009, dock avvecklades denna tjänst 2011. Återkommande inslag under denna period var att samarbetet med FHV var tätare än idag och de var inblandade i merparten av insatserna för att sänka sjukfrånvaron. Frånvaron fortsatte sedan att minska fram till och med 2011 både nationellt och i förvaltningen, dels på grund av att det 2008 infördes nya regler med tidsbegränsningar för antalet sjukpenningdagar. Från och med 2012 så steg de totala sjukfrånvarotalen igen både nationellt och inom förvaltningen. Grunden till ökningen i förvaltningen är den nuvarande personalsammansättningen med lång anställningstid, förhållandevis hög medelålder samt monotona och repetitiva arbetsuppgifter. Trots tidigt insatta avstämningssamtal (5 frånvarotillfällen/år), rehabiliteringsplanering och utbredda insatser ifrån företagshälsovården så har förvaltningen inte lyckats minska nivåerna av sjukfrånvaro. Det ska dock avslutningsvis tilläggas att LsD inte avviker ifrån det mönster och den problematik som även funnits nationellt under samma period. Statistiken nationellt är tagen ifrån SCB (Statistiska centralbyrån).
2015-11-11 LANDSTINGSSERVICE HR-ENHETEN BAKGRUND Bakgrunden till benchmarkingarbetet och denna rapport är de förhållandevis höga sjukfrånvarotalen inom Landstingsservice Dalarna (LsD). LsD har den högsta sjukfrånvaron inom Landstinget Dalarna, där vissa verksamheter har en total sjukfrånvaro på mer än 10 % (våren-sommaren 2015). Servicenämnden har även visat intresse för siffrorna och vad som ligger bakom dem. Förvaltningen arbetar aktivt med att försöka sänka sjukfrånvarotalen med tidigt insatta åtgärder, avstämningssamtal och rehabiliteringskartläggningar men vill se om nya inslag, idéer och synsätt kan finnas hos närliggande serviceförvaltningar. TILLVÄGAGÅNGSSÄTT Med bakgrund av ovannämnda siffror så kontaktades HR-personal hos landstingen i Västernorrland, Värmland och Region Jämtland-Härjedalen. Vid en första jämförelse så har LsD lägre sjukfrånvarosiffror än övriga kontaktade serviceverksamheter, men frågetecknet kvarstår om verksamheterna mäter frånvaron på liknande sätt. I och med detta så valde LsD att gå vidare i benchmarkingarbetet i hopp om att få ny input till sitt rehabiliteringsarbete och därmed försöka minska den stigande sjukfrånvaron inom förvaltningen. Samtalen och mailkonversationerna utgick ifrån ett frågebatteri framtaget i samråd mellan Personalchef Alexander Klein Storm, Biträdande Förvaltningschef Martin Ekberg och Förvaltningschef Ulf Cristoffersson. NULÄGET LANDSTINGSSERVICE DALARNA (LsD) Vid tidpunkten för skapandet av rapporten (juli 2015) så hade LsD en total sjukfrånvaro inom förvaltningen på 7,2 % för perioden, korttidsfrånvaron låg på 3,5 %. Merparten av frånvaron härrör sig till förslitningsskador hos personalen då medelåldern (45 år) är förhållandevis hög och personalomsättningen låg (4,7 %). Sjukfrånvaron är en stor kostnad för förvaltningen. Vid en korttidsfrånvaro på 3,5 % ligger vikariekostnaden på 2,3 Mkr på årsbasis, detta förutsatt att all korttidsfrånvaro ersätts. Exemplet visar på att det finns en reell kostnadsbesparing i att minska på sjukfrånvaron inom förvaltningen. VÄRMLANDS LÄNS LANDSTING (VLL) Likt LsD så har VLL en hög medelålder och lång anställningstid på sina medarbetare. Sjukfrånvaron ligger totalt på 8 % för serviceförvaltningen. Lokalvård är den verksamhet med högst sjukfrånvaro på 10 %, efter följer kostverksamheten på 9 %. Målet för förvaltningen är en total sjukfrånvaro på 6 %. Hela Värmlandsläns landsting har ett mål på 5 % total sjukfrånvaro, dessa mål möter de inte idag. LANDSTINGET VÄSTERNORRLAND (LVN) Landstinget Västernorrland mäter sjukfrånvaron i procent i förhållande till ordinarie arbetstid. I landstinget finns en politisk viljeinriktning att sjukfrånvaron ej ska överstiga 4 % på årsbasis, vilket är ett mycket högt uppsatt mål som idag inte uppnås på koncernnivå. Serviceförvaltningen i LVN har en total sjukfrånvaro på ca 9 % där kost- och städverksamheten har högst frånvaro. REGION JÄMTLAND HÄRJEDALEN (RJH) Den totala sjukfrånvaronivån för regionen ligger idag på 10,3 %. Regionen har sett att inom vissa personalgrupper så ökar sjukfrånvaron mer än hos andra. Deras slutsats av denna trend är att personal blir förkylda under introduktionen och under den första tiden på arbetet då de arbetar ute på vårdavdelningar. Denna frånvaro sjunker när personalen har acklimatiserat sig till vårdmiljön. Sida1 Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare 791 82 Nissers väg 6 023-49 09 02 Alexander Klein Storm Falun Falun 076-779 09 02 Personalchef alexander.storm@ltdalarna.se
2015-11-11 LANDSTINGSSERVICE HR-ENHETEN Sedan har de även sett tendenser till bristande arbetsmoral hos viss personalgrupper. Uppfattningen är att de trivs på sitt arbete men stannar hemma, när andra medarbetare förmodligen skulle arbetat. HR-enheten har haft uppföljningssamtal med dessa medarbetare om just deras arbetsmoral. De anser att det är viktigt att medarbetarna vet att HR följer upp och ser detta beteende. Uppföljningssamtalen har lett till minskad frånvaro i just dessa yrkesgrupper. LYCKADE INSATSER Nedan följer en sammanfattning på olika lyckade insatser och åtgärder ifrån de närliggande landstingen som uppkom i samband med benchmarkingarbetet och som kan vara av intresse att titta närmare på och eventuellt implementera inom LsD/LD. VÄRMLANDS LÄNS LANDSTING (VLL) VLL arbetar nära och proaktivt med sin företagshälsovård (FHV) då de har denna funktion i egen regi. Detta medför att varje förvaltning har en kontaktperson tilldelad sig. Målet med en företagshälsovård i egen regi är att kompetent personal tidigt ska vara inne i rehabiliteringsprocessen med åtgärder som avstämningssamtal och rehabiliteringsplanering. Den erfarenhet de har av lyckade rehabiliteringar är att individens motivation och intresse är nyckelfaktorer för en lyckad och snabb återgång i arbetet. Saknas dessa faktorer så är det mycket mindre chans att individen återgår i arbete efter sjukskrivning. VLL Städservice har även som pilotverksamhet kartläggning redan vid 3 frånvarotillfällen/år, detta pga. att denna verksamhet ligger högt i sjukfrånvaron samt har mycket timavlönad personal. VLL ser att införandet av VNS har sänkt sjukfrånvaron generellt då VNS-arbetet är mer ombytligt än deras resterande servicearbeten. Detta har medfört att deras procentuellt höga andel av förslitningsskador har sjunkit. I VLL serviceförvaltning så är all personal anställda som servicemedarbetare, detta ger förvaltningen en ökad multiskilling då all personal är anställda att arbeta över verksamhetsgränserna. Titulaturen underlättar även dialogen med facken gällande arbetsgivarens möjlighet att leda och fördela arbetet. I VLL så har de arbetat med så kallade Självstyrande arbetsgrupper. I dessa grupper så ges medarbetarna ökat inflytande och delaktighet över sitt eget arbete gällande arbetsscheman och - uppgifter. I dessa grupper har VLL märkt en ökad arbetsmotivation hos personalen och därmed har sjukfrånvaron minskat. Personalen går till arbetet även om de mår sämre på grund av att de trivs på arbetet, vilket de inte gjorde tidigare i samma utsträckning. Alla medarbetare har även fått en egen hälsoprofil som innehåller bland annat provtagning, kartläggning av alkoholvanor och träningsprogram med individuell återkoppling, samt gruppåterkoppling på den psykosociala arbetsmiljön. Dessa insatser är dock så pass nya att något utfall ännu inte finns. Ytterligare en insats som VLL har arbetat med är Hälsofrämjande arbetsplatser där varje arbetsplats kan ansöka om denna titel och ska därmed arbeta aktivt hälsofrämjande. VLL tror på att hälsosamma arbetsplatser kan sänka sjukfrånvaron och öka engagemanget hos medarbetarna. Sedan finns det prispengar i potten för arbetsplatsen att lägga på friskvårdsaktiviteter för personalen. VLL har även en samarbetspartner vid avslut av anställningar. Denna externa aktör, ett privat företag, arbetar tillsammans med VLL i deras omställningsarbete. Genom denna aktör kan VLL erbjuda en Sida2 Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare 791 82 Nissers väg 6 023-49 09 02 Alexander Klein Storm Falun Falun 076-779 09 02 Personalchef alexander.storm@ltdalarna.se
2015-11-11 LANDSTINGSSERVICE HR-ENHETEN fortsättning efter avslutad anställning med vägledning och omhändertagande för fortsatt utveckling i yrkeslivet, hela vägen fram till ett nytt arbete. Denna samarbetsparter ser VLL som ett viktigt personalpolitiskt ställningstagande, att parterna kan skiljas åt på ett mer positivt sätt. Vid frågan om vad VLL vill utveckla och genomföra ytterligare för att minska sjukfrånvaron så ligger en utbildningsinsats inom det ergonomiska området högt på listan, med fokus på arbetshjälpmedel. Ledarskapet är också ett fokusområde, att få fram nya ledare inom organisationen. Där har de ett samarbete med Ledarakademin som heter Framtidens ledare. VLL vill även fokusera mer på medarbetarskapet, för att öka kunskapen och medvetenheten kring vad alla medarbetare har för rättigheter och skyldigheter att bidra och utveckla verksamheten. LANDSTINGET VÄSTERNORRLAND (LVN) Arbetet med det systematiska arbetsmiljöarbete har varit centralt, såväl på Landstingsnivå som på arbetsplatsnivå. Ett stort fokus har legat på återkommande skyddsronder och effektiva arbetsplatsträffar, där personalen är högst delaktiga. Förebyggande insatser via den interna företagshälsovården med utbildning till medarbetarna har varit en nyckel till framgång för LVN. I diskussionerna med LVN om vilka av deras prehabiliteringsinsatser som fungerat bäst så är bedömningen att deras årligen genomförda chefs- och medarbetarenkät ger dem ett bra underlag för det fortsatta arbetsmiljöarbetet. Respektive arbetsplats arbetar fram viktiga förbättringsområden att utveckla på arbetsplatsen. Deras modell för tidig rehabilitering har även varit framgångsrik. Denna process är mycket likt Landstinget Dalarnas rehabiliteringsprocess dock med ett undantaget där deras företagshälsovård oftare är inkopplade tidigt i processen. Övriga insatser som har varit framgångsrika är något som kallas Grön helhet - en stresshanteringsinsats, samt Österåsen som är LVN motsvarighet till LD Skönvikt. Dock påpekar LVN att deras främsta åtgärder för att minska sjukfrånvaro är just att vara tidigt in i rehabiliteringsarbetet. REGION JÄMTLAND HÄRJEDALEN (RJH) Regionen har, som så många andra landsting drabbats hårt av influensaperioden under vintern, detta har påverkat deras sjukfrånvaro i stigande riktning. Ett uppföljningsmöte genomförs efter 6 frånvarotillfällen, och efter 30 dagars kontinuerlig sjukskrivning så genomförs en handlingsplan med berörd medarbetare för att få tillbaka denne i arbete. Under hösten 2015 kommer även deras städverksamhet att pilota att inte ersätta sjukfrånvaron under de två första dagarna, detta som ett led i att minska kostnaderna för sjukfrånvaron och minska intaget av vikarier. De aktiviteter/insatser som RJH har genomfört och som de ser som mest framgångsrika i sitt rehabiliteringsarbete har delvis varit att anställa en rehabkoordinator per förvaltning. En person som besitter specialistkunskapen inom området och som håller samman rehabiliteringsarbetet. Detta har lett till ett helt annat helhetstänkande kring rehabiliteringen i regionen. Arbetsmiljöenkäter som genomförs två gånger årligen är också en strategiskt viktig åtgärd för att fånga upp förbättringsområden. RJH arbetar även aktivt med att komma till grundorsaken i medarbetarnas sjukskrivning, varje individ som är sjukskriven en längre tid upprättas det en individuell handlingsplan för och denna plan uppdateras kontinuerligt var tredje månad tillsammans med stödjande samtal. Sida3 Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare 791 82 Nissers väg 6 023-49 09 02 Alexander Klein Storm Falun Falun 076-779 09 02 Personalchef alexander.storm@ltdalarna.se
2015-11-11 LANDSTINGSSERVICE HR-ENHETEN RJH arbetade även med att verksamhetens chefer får ge egna förslag på åtgärder för att sänka sjukfrånvaron hos medarbetarna. Ett förslag som inkom var bland annat att alla medarbetare skulle vaccinera sig emot influensan. Tillsammans med chefernas förslag så nyttjar regionen även Arbetsförmedlingens resurser aktivt i sitt rehabiliteringsarbete, framförallt deras arbetspsykologer, både vid fysiska- och psykiska-kartläggningar när medarbetarna blir utförsäkrade. På detta sätt får de en mer detaljerad kartläggning för den fortsatta rehabiliteringen. Det som dock har sänkt sjukfrånvaron mest inom regionen är deras arbete att belysa varje enskilt sjukskrivningsärende, att aktivt följa upp och utvärdera de olika alternativ som genomförts och i slutändan komma till avslut. Dock är detta arbetssätt mer ifrågasatt då de fackliga organisationerna upplever det som att arbetsgivaren är för tuff i dessa fall. SAMMANFATTNING & FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG Efter genomförda samtal med ovannämnda landsting så kan jag summera benchmarkingarbetet med att Landstingsservice och Landstinget Dalarna har en väl utvecklad och konkurrenskraftig rehabiliteringsprocess. LsD sjukfrånvarosiffror är lägre än jämförda serviceförvaltningar trots att samma utmaningar finns kopplade till nuvarande personalsammansättning. Dock finns det insatser som skulle kunna stärka processen i ett koncernperspektiv och arbetet med sjukfrånvaron ytterligare. Nedan följer förslag, utan inbördes ordning, som jag ser skulle vara till nytta för förvaltningen och inte minst koncernen. Ett förslag som framkom var fördelarna med en företagshälsovård i egen regi. Jag tror och mina samtal med HR-kollegorna bekräftar detta, att en intern FHV istället för extern, skulle kunna nyttjas friare och involveras tidigare i rehabiliteringsprocessen än med nuvarande externa lösning. Genom att ha en FHV internt så får arbetsgivaren större tillgång till all dess expertkompetens i form av läkare, sjuksköterskor, ergonomer och beteendevetare. Införandet av Rehabiliteringskoordinatorer skulle också kunna stärka processen, genom att en person per förvaltning besitter specialistkompetensen och helhetsbilden över rehabiliteringsarbetet. Idag arbetar HR-enheten med allt inom HR-skrået vilket gör att specialistkompetensen saknas i många fall. LD Personalrehab är också underbemannade samt ansvarar inte för hela processen i dagsläget vilket leder till en problematik just i att helhetsgreppet över rehabiliteringsprocessen går förlorad. Landstinget Dalarna skulle även gynnas av att ha ett samarbetsavtal med en extern aktör vid uppsägningar och avslut av anställningar. Denna form av samarbete är vanligt inom både offentlig och privat sektor och Landstinget Dalarna skulle därmed kunna undvika mycket negativ publicitet om det fanns omställningslösningar att erbjuda medarbetare vars anställning avslutas på grund av fysiska eller psykiska skäl. Idag lämnas de utan någon hjälp, vilket medför mycket negativitet kring processen samt långa och utdragna överläggningar och förhandlingar i ärendena. I och med en sådan lösning skulle ett större socialt ansvar tas i dessa processer. Ännu ett förslag som uppkom i benchmarkingarbetet och som inte kräver några större investeringar är just att driva en tydligare rehabiliteringspolitik inom koncernen, att förtydliga ansvar och roller i processen. Enligt benchmarkingen är detta det mest effektiva sättet att minska på sjukfrånvarosiffrorna. Detta arbetssätt förutsätter dock också ett nytt ställningstagande ifrån alla inblandade parter att ett sådant arbeta är godtagbart. Implementering av ett sådant arbetssätt förutsätter också en nära samverkan med de fackliga organisationerna. Sida4 Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare 791 82 Nissers väg 6 023-49 09 02 Alexander Klein Storm Falun Falun 076-779 09 02 Personalchef alexander.storm@ltdalarna.se
2015-11-11 LANDSTINGSSERVICE HR-ENHETEN Även att införa tidigare avstämningssamtal i verksamheter som har hög frånvaro är ett mer konkret förslag. Idag har förvaltningen avstämning med medarbetare efter fem frånvarotillfällen inom ett år (LD har sex frånvarotillfällen). Att som pilot under 2016 införa avstämningsmöten efter tre eller fyra frånvarotillfällen skulle kunna sänka sjukfrånvaron då chefen och HR har möjlighet att vara tidigare in i rehabiliteringen än idag. Sist men inte minst, så har vi sett att ett införande av Vårdnära service (VNS) och självstyrande arbetsgrupper ger en minskad sjukfrånvaro. Införandet av detta arbetssätt med ökad multiskilling ger mindre förslitningsskador, minskad sjukfrånvaro på sikt då trivseln ökar och medarbetarna får större inflytande i sitt dagliga arbete. Genom att införa VNS så nyttjas varje medarbetares kompetens till fullo och därmed följer också en sänkt kostnad för förvaltningen och i slutändan koncernen. Falun Alexander Klein Storm, Personalchef LsD Sida5 Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare 791 82 Nissers väg 6 023-49 09 02 Alexander Klein Storm Falun Falun 076-779 09 02 Personalchef alexander.storm@ltdalarna.se
Nämndledamöters ansvar ar Göteborgs kommun stadsrevisionen Landstinget Dalarna revisorerna
2
3 Nämndledamöters ansvar syftet med skriften Nämndledamöters ansvar är för det första att allmänt belysa och förklara vad nämndernas lagstadgade ansvar innebär, för det andra att förklara vad nämndernas revisionsansvar innebär samt för det tredje att redogöra för väsentliga och grundläggande kriterier vid revisorernas bedömning av nämnderna. Skriften Nämndledamöters ansvar har utarbetats av Göteborgs stadsrevision där den vuxit fram successivt sedan åren runt millenieskiftet. Den har utvecklats i takt med att Stadsrevisionen i Göteborg har haft ett behov av att belysa principiellt viktiga frågeställningar. Oftast har det rört sig om principiella frågeställningar som de förtroendevalda revisorerna rest i samband med sin ansvarsprövning, eller i samband med frågor till revisionen från ledamöter i stadens nämnder. Nämndledamöters ansvar kan alltså sägas ha vuxit fram i en dialog med nämnderna i Göteborgs Stad. De ansvarsförhållanden som beskrivs är samtidigt desamma för nämndledamöter i alla kommuner och landsting. Revisorerna i Landstinget Dalarna har därför av Göteborgs stadsrevisionen fått möjlighet att använda skriften för dialogen med landstingets styrelser och nämnder. Texten har bl a begreppsmässigt anpassats till landstinget Dalarnas förhållanden. Bakgrund Ledamöterna i en nämnd ansvarar gemensamt för nämndens verksamhet. Utgångspunkten är att ledamöterna är utsedda av kommunfullmäktige med ett uppdrag och en skyldighet att ansvara för nämndens verksamhet i enlighet med kommunfullmäktiges riktlinjer, lagstiftning och andra riktlinjer och regler. Det ansvar som är förenat med det kommunala förtroendeuppdraget som nämndledamot aktualiseras varje år i samband med kommunfullmäktiges ansvarsprövning. Kommunfullmäktiges ställningstagande vid prövningen av nämndernas ansvar innebär att det fastställs om nämndernas verksamhet överensstämmer med kommunfullmäktiges uppdrag till nämnderna, kommunfullmäktiges mål, lagstiftningen och andra riktlinjer. Ansvarsprövningen utgör därigenom ett viktigt beslutsled i en representativ demokrati. Ansvarsprövningen i kommunfullmäktige är obligatorisk, och regleras i kommunallagen. Till grund för kommunfullmäktiges ställningstagande i ansvarsfrågan ligger revisionsberättelser och revisionsredogörelser, som revisorerna årligen upprättar. Revisorerna är ett självständigt kommunalrättsligt organ och ska självständigt granska nämndernas verksamhet. De kriterier som revisorernas ställningstaganden baserar sig på ska präglas av objektivitet och saklighet.
4 Det innebär framför allt att revisorernas bedömning ska grunda sig på till exempel juridiska eller andra formaliserade kriterier för ansvarsprövningen och på vad som i övrigt betraktas som god sed. Revisorerna ska utföra sitt uppdrag utan partipolitisk hänsyn och på objektiv grund. Nämndernas och ledamöternas uppdrag och ansvar Nämndernas uppdrag och arbetsformer regleras i kommunallagens sjätte kapitel. Nämndernas ansvar för verksamheten framgår av 7: Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Nämndens ledamöter deltar i ett kollektivt beslutsfattande där varje enskild ledamot har en grundläggande skyldighet att närvara vid nämndens sammanträden, att förbereda sig och sätta sig in i ärendena och att delta i beslutsfattandet.1 En nämnd kan uppdra åt annan att besluta på nämndens vägnar i vissa ärenden eller i grupper av ärenden. Det är till exempel vanligt att nämnden delegerar vissa ärenden till förvaltningschefen. Det finns dock en rad beslut av mer principiell karaktär där det uttryckligen råder delegeringsförbud. Även detta regleras i kommunallagen där det bland annat framgår att nämnden inte får delegera beslut som rör verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet.2 Observera även att kommunallagen uttryckligen anger att den interna kontrollen utgör ett av ansvarsområdena för en nämnd. Detta är ett stadgande som är av stor vikt ur revisionell synpunkt. Ibland förekommer missuppfattningen att revisorerna ansvarar för den interna kontrollen, men så är alltså inte fallet. Däremot granskar och bedömer revisorerna nämndernas interna kontroll ur ett risk- och väsentlighetsperspektiv. Mer om nämndens ansvar för intern kontroll finns på sidan 12. Bestämmelser rörande de enskilda nämndledamöterna har samlats i Kommunallagens fjärde kapitel. Av särskild betydelse i detta kapitel är bestämmelserna om nämndledamöternas initiativrätt 16 18, bestämmelserna om omröstning och beslut 19 21 samt 22 om de enskilda nämndledamöternas reservationsrätt. 17 Ledamöter i nämnderna får väcka ärenden i nämnderna 20 En ledamot i fullmäktige eller i en nämnd har rätt att avstå från att delta i en omröstning eller i ett beslut 22 En förtroendevald som har deltagit i avgörandet av ett ärende får reservera sig mot beslutet. Reservationen skall anmälas innan sammanträdet avslutas. 1 Möjligheten att avstå från att delta i beslut behandlas längre fram. 2 Kommunallag (SFS 1991:900) 6 kap. 34.
5 Nämndernas och ledamöternas Revisionsansvar Revisionsansvar innebär att nämnden prövas utifrån sitt lagstadgade uppdrag och generella ansvar. Prövningen sker årligen. Kommunfullmäktige beslutar om ansvarsfrihet ska beviljas eller vägras. Normal praxis i fall där ledamöter inte beviljats ansvarsfrihet är att dessa lämnar sitt uppdrag. Kommunfullmäktige har också en möjlighet att besluta att ledamöter som inte beviljats ansvarsfrihet ska skiljas från sitt uppdrag. Revisionen grundas på en samlad bedömning av nämndens beslut under det aktuella verksamhetsåret. Av kommunallagen3 framgår att revisionsansvaret kan vara kollektivt eller individuellt. Huvudregeln är ett kollektivt revisionsansvar för nämnden i dess helhet. Individuellt revisionsansvar hör till undantagen. Detta har samband med att det enligt kommunallagen är nämnden snarare än de enskilda ledamöterna som ansvarar inför kommunfullmäktige för verkställandet av de beslut och de prioriteringar som beslutats i kommunfullmäktige. Individuellt ansvarsutkrävande är främst aktuellt när en enskild ledamot agerat självsvåldigt och i strid med lagstiftningen, nämndens beslut eller andra riktlinjer. I sådana fall kan kritik riktas mot en enskild ledamot. Individuell ansvarsprövning kan även aktualiseras när det gäller nämndens ordförande, vilket har samband med de särskilda befogenheter och skyldigheter som följer av uppdraget som ordförande. Detta utvecklas mer längre fram. Vid sidan av fall där kritik riktas mot enskilda ledamöter, kan det undantagsvis även bli aktuellt att undanta enskilda ledamöter när kritik riktas mot nämnden i övrigt. Kommunallagen innehåller ingen preciserad anvisning om på vilka grunder anmärkning kan framställas eller när revisorerna inte ska tillstyrka ansvarsfrihet. Revisorerna har att göra en egen bedömning och tolkning utifrån befintlig lagstiftning och god revisionssed. Det ska understrykas att såväl tolkningen som underlagen för tolkningen kan förändras över tid. Revisionsansvaret innebär att nämnden är ansvarig för de beslut som har fattats av nämnden. Men det är viktigt att understryka att nämnden även är ansvarig i de fall då nämnden underlåtit att agera och fatta beslut. Detta är viktigt eftersom det medför ett aktivitetskrav på den enskilde ledamoten.4 Det är kommunfullmäktige som beslutar om ansvarsfrihet ska beviljas eller inte. Om revisorerna föreslår att ansvarsfrihet inte ska beviljas kan kommunfullmäktige ändå besluta att bevilja ansvarsfrihet, men kommunfullmäktige är då enligt lag skyldig att sakligt motivera varför revisorernas rekommendation inte följs. 3 Kommunallag (SFS 1991:900) 9 kap. 17. 4 Ersättare får anses ha samma ansvar som annan ordinarie ledamot av nämnden i de beslut som behandlas vid ersättarens tjänstgöring. I övrigt kan ersättare inte anses omfattas av något revisionsansvar. Det bör dock noteras att ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningar men inte i besluten samt har rätt att få sin mening antecknad till protokollet.
6 Aktivitetskrav Nämndernas ansvar för verksamheten5 och för att genomföra det uppdrag kommunfullmäktige gett nämnden gäller varje enskild ledamot oavsett om hon eller han tillhör majoriteten eller oppositionen. Vad begärs då av den enskilde ledamoten för att denne ska anses leva upp till de krav på aktivitet som förväntas? Underlag för beslut tas som regel fram av förvaltningen. Ordföranden har ett särskilt ansvar under beredningen av förslag till beslut i nämnden, bland annat eftersom ordföranden styr vilka underlag som ska skickas med kallelsen till nämndens sammanträden. Det är dock ytterst nämndens ansvar att se till att underlaget motsvarar nämndens krav på underlaget, det vill säga att ärendet blir tillfredsställande berett. Den enskilde nämndledamotens uppgift är att i nämnden bevaka att en tillfredsställande beredning skett så att han eller hon har ett underlag för sitt ställningstagande. En ledamot kan i ett väckt ärende yrka på kompletterande utredning, återremiss eller komma med alternativa förslag eller yrka avslag. Den enskilde ledamoten har också möjlighet att väcka ett ärende hos nämnden genom initiativrätten6 detta gäller även om ärendet inte finns på nämndens dagordning. Ytterligare ett betydelsefullt instrument för nämndledamöter att ta sitt ansvar ges genom möjligheten för en minoritet att begära extra sammanträde7. Denna möjlighet kan bland annat användas då en nämndminoritet anser att majoriteten är för passiv i en fråga. Som ovan redovisats är huvudregeln alltså att revisionsansvaret är kollektivt. Det finns dock undantag. Principiellt bör ansvar utkrävas av den som haft befogenhet eller skyldighet att agera, men underlåtit detta. Den som aktivt verkat för att bryta passivitet bör dock kunna frias från ansvar. En ledamot som utnyttjat sin initiativrätt för att åstadkomma ett från revisionell synpunkt godtagbart beslut bör kunna frias från revisionsansvar för majoritetsbeslut. Samma sak gäller där ledamotens aktiva handlande syftar till att bryta majoritets underlåtenhet att fatta beslut. Ledamotens agerande måste från revisionell synpunkt dock styrkas av nämndens protokoll, där ledamotens yrkande eller förslag redovisas. Vid bedömningen av ledamöter mot bakgrund av aktivitetskravet ska det observeras att det inte räcker att en ledamot varit aktiv i största allmänhet, och lagt fram alternativa förslag till beslut. Förslaget eller förslagen ska dessutom, som framgår av texten ovan, vara godtagbara från revisionell synpunkt. Det innebär att det rimligen kan antas att de skulle ha inneburit en annan inriktning eller ett annorlunda resultat för nämnden. Om revisionskritiken tillexempel avser en underlåtenhet att agera vid ett kraftigt ekonomisk underskott, innebär aktivitetskravet inte bara ett krav på alternativa förslag till beslut, utan att förslagen också kan antas leda till ett annorlunda ekonomisk resultat. 5 Kommunallag (SFS 1991:900) 6 kap. 7. 6 Ersättarnas roll i nämnder regleras Kommunallag (SFS1991:900) 4 kap. 17. 7 Kommunallag (SFS 1991:900) 6 kap. 18, stycke 2.
7 Revisorernas ställningstagande i ansvarsfrågan baserar sig på samlad bedömning av nämndens agerande under hela året. Vid underlåtenhet att agera från nämndens sida är det sällan passiviteten kan avgränsas till ett enskilt nämndsammanträde. Återigen kan exemplet med ett negativt ekonomisk resultat tjäna som illustration. Nämndens ansvar för det ekonomiska resultatet kan sällan avgränsas till ett enskilt sammanträde, vilket får till konsekvens att det normalt inte går att särskilja enskilda ledamöter vid ansvarsprövningen. Reservationsrätt Vad gäller i de fall då en ledamot utnyttjat de möjligheter som redovisats ovan och ledamoten ändå inte kan acceptera nämndens beslut? Är ledamoten i detta läge ändå ansvarig för nämndens beslut? Ja, generellt gäller att ledamoten betraktas som ansvarig. Är ledamoten inte nöjd med nämndens beslut gäller aktivitetskravet, det vill säga att ledamoten är skyldig att lägga fram alternativa förslag till beslut. När även detta krav är uppfyllt, är enda undantaget om ledamoten uttryckligen reserverat sig mot nämndens beslut till förmån för ett eget eller alternativt förslag. Rätten att reservera sig är reglerad i kommunallagen, 4 kap. 22. Reservationen kan alltså få betydelse genom att den som reserverar sig kan undgå revisionskritik som riktas mot nämnden.8 Reservationsrättens tillämpning kan därmed få betydelse för bedömningen om en enskild ledamot ska undantas från revisionskritik eller inte. Om en reservation ska få betydelse för revisorernas ansvarsprövning förutsätter det att ledamoten till protokollet tydligt har angett sakliga skäl för sitt ställningstagande. Det är sedan revisorerna som bedömer om dessa sakskäl är tillräckliga för att undanta ledamoten från kritik. Det förekommer att reservationsrätten tas i bruk för att markera en avvikande uppfattning på rent politiska grunder.9 Det är viktigt att framhålla att denna grund isolerad ur revisionell synpunkt inte äger någon relevans vid ansvarsprövningen. Som påpekades inledningsvis ska revisorerna inte ta partipolitisk hänsyn vid sin bedömning. Reservationsrätten kan bara användas då beslut fattas. Vid underlåtenhet att fatta beslut är läget ett annat. Då måste den enskilda ledamoten som påpekats ovan utnyttja sin initiativrätt för att försöka se till att frågan behandlas av nämnden. Skulle nämndens majoritet vidhålla sin passivitet kan den enskilde i varje fall åstadkomma ett protokollfört beslut. I anslutning till detta kan den enskilde ledamoten reservera sig med motivering att nämnden enligt initiativtagarens mening är passiv och inte vidtar de åtgärder som behövs. I nämnderna är det inte ovanligt med partireservationer. Syftet med en sådan reservation kan vara att göra en politisk markering. Det ska dock noteras att kommunallagen inte känner till partireservationer eller partiavståenden. Partireservationer har således ingen kommunalrättslig juridisk innebörd, och en partireservation innebär därför inte att ledamöter undantas från revisionsansvar. Från juridisk utgångspunkt avgör varje ledamot själv och under individuellt ansvar om han eller hon vill reservera sig eller avstå från att delta i beslut. Det förekommer också att särskilda yttranden eller anteckningar förs till protokollet, men inte heller det har någon juridisk innebörd och saknar därför betydelse för revisionens bedömning i ansvarsfrågan. 8 En reservation kan även få juridiska konsekvenser då det kan ha betydelse vid eventuellt straffansvar eller skadeståndsansvar. Dessa båda former av ansvar prövas dock inte av revisorerna. 9 En reservation kan även få juridiska konsekvenser då det kan ha betydelse vid eventuellt straffansvar eller skadeståndsansvar. Dessa båda former av ansvar prövas dock inte av revisorerna.
8 Rätt att avstå från att delta i beslut Rätten att avstå från att delta i omröstning och beslut framgår av kommunallagen, 6 kap. 20, stycke ett. Endast vid ärenden som avser myndighetsutövning10 mot enskilda finns en lagstiftad röstplikt. Denna framgår av 4 kap. 21. Frågan om avstående har diskuterats i två utredningar11 där olika ståndpunkter framkommit. Jämförelser kan också göras med styrelseledamöter i statliga förvaltningsmyndigheter som har röstplikt. I norsk och dansk kommunalrätt förekommer också bestämmelser om röstplikt. I kommunerna har av tradition en ledamot haft rätt att lägga ner sin röst. Ett skäl som har anförts är att om en ledamot från ett politiskt parti har förhinder vid omröstningen, bör en annan ledamot från ett annat politiskt parti kunna kvitta ut sig så att styrkebalansen inte rubbas. I huvudsak har denna möjlighet diskuterats i praxis och litteratur när det gäller kommunfullmäktige. Den tillämpning som har utvecklats på nämndnivå har sällan avsett kvittningssituationer utan har mera framstått som politiska markeringar från minoritetens sida. Formellt strider det inte mot någon lagtext att avstå från att delta i beslut. Samtidigt kan det dock ifrågasättas om en ledamot som konsekvent avstår från att delta i beslut lever upp till det ansvar som följer med nämnduppdraget. Från kommunaldemokratisk synpunkt är det viktigt att den enskilde ledamoten deltar i beslutsfattandet. Den som avstår från att delta i beslut kan därtill drabbas av juridiskt ansvar eller revisionsansvar. 10 Begreppet myndighetsutövning finns inte direkt definierat i lag. Begreppet ges dock en allmän definition i förarbetena till 1972 års förvaltningslag. Det anses vara myndighetsutövning när kommunen i förhållande till den enskilde ensidigt bestämmer om förmån, rättighet, skyldighet eller liknande förhållande. 11 Demokratiberedningen (SOU 1985:29) och Kommunallagskommittén (SOU 1990:24). Nämndordförandes särskilda ansvar Utöver de rättigheter och skyldigheter som varje nämndledamot har finns flera särregler för nämndens ordförande. Dessa regler har samband med ordförandeuppgiften och ordförandes särskilda roll före, under och efter ett sammanträde med nämnden. Det ger ordföranden en särställning i den kommunala beslutsprocessen och påverkar därmed ordförandens politiska och juridiska ansvar. De särregler som finns hittas i kommunallagen och i några fall i speciallagstiftningen. Ytterligare reglering finns i reglemente för nämnden. Reglementet kan dessutom kompletteras med andra riktlinjer.12 Under 1970-talet började utredningar och lagstiftning lägga allt större vikt vid nämndordförandens roll och ansvar. Detta sammanföll i tiden med kommunsammanslagningarna och en relativt kraftig expansion av de kommunala verksamheterna och åtagandena. Det började vid denna tid bli vanligt med heltids- eller deltidsarvoderade nämndordföranden. De ökade behoven av styrning och kontroll över förvaltningarna, i syfte att säkerställa att de arbetade efter nämndernas intentioner, ansågs resa ökade krav på dem som hade ansvaret att leda arbetet i de kommunala nämnderna. Samtidigt ansågs även de utåtriktade funktionerna mot massmedia och allmänhet öka i betydelse.13 12 Kommunfullmäktige är enligt kommunallagen 6 kap. 32 skyldigt att fastställa reglemente för nämnderna. 13 (SOU 1975:41) Kommunal demokrati.
9 Kommunallagen i kombination med nämndens reglemente innebär att nämndordföranden både ges en möjlighet och åläggs en skyldighet att inta en mer aktiv roll än övriga ledamöter. Av det följer att nämndens ordförande har ett mer betonat ansvar att ta initiativ i frågor eller ärenden där så krävs. Det fråntar inte övriga ledamöter varken ansvaret eller rätten till initiativ, men med ordförandes särskilda roll mellan nämndens sammanträden följer, att ordföranden också kan förväntas ha en större eller tidigare inblick i vilka initiativ ett ärende kräver. Det ska i sammanhanget också noteras att det ingår i nämndordförandes uppdrag att kalla nämnden till sammanträde. Kallelsen bör i normalfallet åtföljas av föredragningslistan med tillhörande handlingar. Det innebär att det i första hand är ordföranden som råder över vilka beredningsunderlag nämnden får. Ordförandes ansvar delas i normalfallet inte med av vice ordföranden i en nämnd. Huvudregeln är att vice ordföranden, eller i förekommande fall andre vice ordföranden, bär fullt ansvar endast vid tillfällen då denne träder in som ersättare för ordföranden. Nämndordföranden och vice ordföranden, samt i förekommande fall andre vice ordföranden, ingår i nämndens presidium. Det ska dock observeras att ett nämndpresidium inte är ett kommunalrättsligt erkänt självständigt organ. Av det följer att nämnden inte kan delegera beslut till presidiet. Presidiets uppdrag är enbart av informell karaktär och syftar till att bereda ärenden inför nämndens sammanträden.14 Ordförandes särskilda ställning avspeglas även i kommunallagens arvodesbestämmelser. Huvudregeln är att lika uppdrag ska arvoderas lika.15 Kommunallagen medger dock att ordföranden i en nämnd erhåller ett högre arvode än övriga nämndledamöter, vilket speglar av uppdraget som ordförande inte bedöms vara likställt i tid och ansvar med övriga ledamöters uppdrag. Revisorernas uppdrag innefattar även att bedöma om ordföranden i sitt agerande motsvarar de krav som uppdraget innebär med hänsyn till lagstiftning, reglemente och andra riktlinjer. Skulle revisorerna finna att ordföranden i väsentliga avseenden brustit i sitt ansvar kan det bli aktuellt att rikta särskild kritik mot ordföranden. Med väsentliga avseenden åsyftas i det fallet ett agerande från ordförandens sida som i betydande omfattning negativt påverkat nämnden. Det kan till exempel gälla en situation där ordföranden gått utanför sina befogenheter och agerat utan stöd i nämnden. Det kan också avse fall där ordföranden i betydande grad brustit i sitt ansvar när det gäller att leda och övervaka den beredningsprocess som normalt föregår behandlingen av ärenden i nämnden, eller om ordföranden i övrigt i sitt agerande i nämnden allvarligt försvårat nämndens möjligheter att fullfölja kommunfullmäktiges uppdrag till nämnden. 14 I kommunallagen anges följande kommunalrättsligt självständiga organ: kommunfullmäktige; kommunstyrelsen; nämnder; beredningar; utskott; partssammansatta organ samt revisorer. 15 I Kommunallag (SFS 1991:900) 4 kap. 15.
10 Nämndens ansvar för intern styrning och kontroll En nämnd ansvarar för den interna styrningen och kontrollen i sin verksamhet. Det framgår av paragraf sju i kommunallagens sjätte kapitel: Nämnderna skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 16 Utöver kommunallagen har också landstingsfullmäktige fastställt riktlinjer för intern kontroll inom Landstinget Dalarna. Landstingsstyrelsen har också antagit anvisningar till dessa.17 Formellt finns enligt kommunallagen ingen begränsning av nämndens ansvar för den interna kontrollen. Alla eventuella brister i den interna kontrollen är nämndens ansvar. Inte heller finns det några formella avgränsningar när det gäller nämndens befogenheter. I det avseendet skiljer sig inte ansvaret för den interna kontrollen från något annat ansvar nämnden har. När det till exempel gäller ekonomi och redovisning ligger på motsvarande sätt allt ansvar på nämnden, och av kommunallagen följer att eventuella brister i redovisningen ytterst är nämndens ansvar. I det dagliga praktiska arbetet är det dock i första hand förvaltningen som utför och inför nämnden ansvarar för den ekonomiska redovisningen. På samma sätt är det rimligt att förvaltningen utformar och utför den interna kontrollen, och att nämnden följer detta arbete samt i rimlig grad säkerställer att det sker på ett ändamålsenligt sätt. I Landstingets riktlinjer för intern kontroll finns vissa krav och preciseringar av nämndens ansvar. Riktlinjerna framhåller bl a att den interna kontrollen ska vara organiserad. Nämnden ska dessutom årligen besluta om en kontrollplan. Denna ska följas upp och resultatet från uppföljningen ska redovisas till landstingsstyrelsen och till revisorerna. Det framgår också att förvaltningschef eller motsvarande ansvarar för att en god intern kontroll upprätthålls inom nämndens ansvarsområde. Nämndens mest grundläggande utgångspunkt handlar om att säkerställa att det uppdrag och de mål nämnden fått från kommunfullmäktige uppnås och att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Den interna kontrollen syftar till att hantera risker som kan medföra att nämndens mål inte uppnås eller som förhindrar eller försvårar en ändamålsenlig verksamhet. Detta övergripande syfte kan i sin tur brytas ner till olika delområden, som till exempel att se till att lagar och regler följs, att den ekonomiska redovisningen och rapporteringen är korrekt och därmed tillförlitlig eller att andra allvarliga fel eller brister upptäcks och hanteras. Oegentligheter, som bedrägerier eller mutbrott, är också exempel på risker som nämnden har ett ansvar att se till att de hanteras på lämpligt sätt. Ovanstående innebär att den interna kontrollen är starkt förbunden med nämndens grundläggande uppdrag, det vill säga att i rimlig grad säkerställa 16 Kommunallag (SFS 1991:900) 6 kap.7. I samma paragraf anges också att detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av kap. 3 16 har lämnats över till någon annan. Det senare syftar på verksamhet som bedrivs av en annan juridisk person än kommunen, till exempel i bolagsform, i stiftelseform eller om en förening ansvarar för en kommunal angelägenhet. 17 Landstingsfullmäktige i Dalarna: Riktlinjer för intern kontroll i Landstinget Dalarna samt landstingsstyrelsens anvisningar till föregående, Anvisningar till Riktlinjer för intern kontroll.
11 en ändamålsenlig verksamhet och att verksamhetens mål kan uppnås. Därför bör den interna kontrollen ses som en del av verksamhetsstyrningen. Nämnden ska alltså enligt kommunallagen se till att den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Vad innebär det då att den är tillräcklig? Om den interna styrningen och kontrollen handlar om att hantera risker, måste det samtidigt konstateras att det är fullständigt orealistiskt och inte ens önskvärt att hantera varje tänkbar risk som kan uppträda inom en nämnds verksamhetsområde. Tillräcklig intern styrning och kontroll innebär alltså inte att alla risker ska hanteras. Vissa risker måste helt enkelt accepteras. Den interna styrningen och kontrollen är förenad med kostnader, och kontrollkostnaden måste stå i rimlig proportion till kontrollnyttan. Den interna styrningen och kontrollen måste därför inriktas mot de mest väsentliga riskerna, det vill säga risker som medför oacceptabla konsekvenser. Intern styrning och kontroll förutsätter med andra ord prioriteringar, och kontrollerna ska riktas mot just dessa prioriterade risker. För att möjliggöra en rationell prioritering av risker måste nämnden säkerställa att det finns former för hur risker identifieras, men också att det görs en bedömning eller värdering av de risker som identifierats. Exakt hur detta ska ske och i vilken utsträckning nämnden ska delta aktivt i denna process kan variera, men nämnden måste enligt revisionens uppfattning som ett minimum ta del av och fastställa prioriteringen av de risker som har identifierats och bedömts som väsentliga. Den interna styrningen och kontrollen innefattar normalt en del rutinkontroller, såsom till exempel attestering av fakturor. Kontroller av det slaget syftar till att förhindra fel, men syftet är också att försvåra bedrägerier eller andra oegentligheter. Det får betraktas som självklart att det ska finnas kontroller av detta slag, men ur nämndens perspektiv är det viktigt att säkerställa att dessa kontroller också tillämpas så som det är tänkt. När bedrägerier eller oegentligheter uppdagas visar det sig ofta att kontrollerna satts ur spel, kringgåtts eller att ingen brytt sig om att de verkligen utförts. Intern styrning och kontroll förutsätter en god kontrollmiljö.18 Med kontrollmiljö avses bland annat vilka etiska värden som är styrande i organisationen, kompetens, ansvar och befogenheter och ledningens styrfilosofi och ledarstil. Ingen intern styrning och kontroll fungerar väl om kontrollmiljön brister. Kontroller fyller en funktion först när de uppfattas som meningsfulla och viktiga och leder till åtgärder om kontrollerna visar att det finns brister eller problem. Om kontroller visar på kraftiga budgetöverskridanden till exempel, måste ledningen agera på detta. Attester är en annan typ av kontroll. Attesterna blir dock verkningslösa om den som attesterar förvaltningens fakturor saknar kunskap om vad det egentligen är för kostnader som attesteras. Om ledningen ser mellan fingrarna på sådant som alla vet egentligen är fel, då kommer förr eller senare individerna i organisationen uppfatta att ledningen i det tysta accepterar dessa fel. Otydlig eller motsägelsefull etik från ledningens sida leder till otillräcklig intern styrning och kontroll. Dessa exempel ovan handlar alla om just brister i kontrollmiljön. 18 Kontrollmiljön är en av fem komponenter i det s.k. COSO-ramverket för intern styrning och kontroll. Se t.ex. Wikland, Torbjörn, Intern styrning och kontroll både lönsamt och säkert, FAR Akademi AB, Stockholm 2011
12 Kontrollmiljön skapas i hög grad av nämnd och förvaltningsledning. Nyckeln till en ändamålsenlig och effektiv intern styrning och kontroll handlar i slutändan mer om ledningens agerande och dess uttalade eller outtalade budskap till organisationen och i mindre grad om kontrollrutinernas eller regelverkens utformning. Givetvis måste det finnas effektiva och relevanta regler och kontroller, men det är i slutändan hur de tillämpas som avgör om den interna kontrollen är tillräcklig. Övriga former av ansvarsutkrävande Tränger vi djupare in i frågan om nämndledamöters ansvar kan det konstateras att en nämndledamot är underkastad olika typer av ansvar. En typ av ansvar rör det politiska ansvaret. Med politiskt ansvar syftar vi här på relationen mellan den enskilde ledamoten och hans eller hennes parti. Det är viktigt att understryka att denna ansvarsrelation inte sammanfaller med revisionsansvaret. Andra typer av ansvar är skadeståndsansvar och straffansvar såsom detta kommer till uttryck i lagstiftningen. När det gäller skadeståndsansvaret avser detta fall där en förtroendevald har begått en brottslig handling genom vilken en kommun vållats så kallad ren förmögenhetsskada. I en sådan situation kan den enskilde ledamoten bli ersättningsskyldig för den ekonomiska förlusten. Skadeståndsansvar har samband med revisionsansvaret såtillvida att krav på skadestånd kan väckas upp till ett år efter att en ledamot ej har beviljats ansvarsfrihet av kommunfullmäktige. Vid straffansvar avses en situation där den enskilde nämndledamoten har dömts för ett brott. Också detta ansvar innebär att den enskilde nämndledamoten själv kan få bära påföljderna.
13 Revisionens sammanfattande Synpunkter De politiska värderingarna tydliggörs i första hand i kommunfullmäktigearbetet där grundläggande politiska frågor behandlas. Det är också i kommunfullmäktige som politiska skiljaktigheter främst kommer till uttryck. Nämnderna förvaltar och genomför den verksamhet de har ansvar för, antingen ålagd i lag eller genom beslut av kommunfullmäktige. De ska följa mål, beslut, lagar och föreskrifter, se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten i övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Det politiska handlingsutrymmet i nämnden är därför ofta mer begränsat än det som finns i kommunfullmäktige. Även i nämnderna kommer dock olika politiska uppfattningar till uttryck. Vid prioriteringar inom ramen för kommunfullmäktiges övergripande uppdrag kan nämndens ledamöter ha olika politiskt grundade uppfattningar om de handlingsalternativ som finns. Nämndledamöterna delar det gemensamma ansvaret för nämndens verksamhet oavsett om han eller hon tillhör majoritet eller opposition. Varje nämndledamot har en grundläggande skyldighet att närvara vid nämndens sammanträden, att sätta sig in i ärenden och att delta i beslutsfattande. Den enskilde nämndledamoten kan också i ärenden som inte omfattas av röstplikt, avstå från att delta i beslut. Ett avstående leder inte med någon automatik till att ledamoten frias från ansvar. Regeln bör därför vara att man deltar i beslutsfattande också i fall där man inte instämmer i majoritetens förslag. I sådana fall bör man reservera sig med hänvisning till alternativa förslag eller begära återremiss. Ur medborgarnas perspektiv är det bra att politiken tydliggörs, det vill säga att skilda ståndpunkter preciseras och klart kan utläsas av protokoll och övriga dokument. Tydliga beslutsunderlag och protokoll är inte minst viktiga ur denna synpunkt. Nämndordföranden har ett särskilt ansvar som har samband med rollen inför, under och efter nämndens sammanträden. Nämnden har ett ansvar att se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Den interna kontrollen består av kontrollåtgärder som i vid mening ska syfta till att reducera risker. Det betyder att nämnden ska förebygga händelser eller situationer som medför hög sannolikhet för negativa konsekvenser. För att kunna hantera risker på ett effektivt sätt måste planeringen av den interna kontrollen föregås av en riskidentifiering och riskbedömning. På grundval av denna riskbedömning ska i nästa steg en prioritering ske, så att nämndens resurser koncentreras till de mest väsentliga riskerna. I grund och botten bör den interna kontrollen ses som en del av verksamhetsstyrningen.
14 Referensförteckning SOU 1975:41. Kommunal demokrati. SOU 2004:107. Att granska och pröva ansvar i kommuner och landsting. Riberdahl, Curt: Nämndledamöters revisionsansvar. Stadsrevisionen i Göteborg 2002. Riberdahl, Curt & Björkman, Ulla: Det kommunala förtroendeuppdraget. Rättsliga villkor och förutsättningar. Stockholm1997. Svenska Kommunförbundet: Kommunfullmäktige och revisionen fakta och frågor för reflexion och diskussion. Stockholm 2001. Sveriges Kommuner och Landsting: God revisionssed i kommunal verksamhet. Wikland, Torbjörn: Intern styrning och kontroll både lönsamt och säkert. FAR Akademi AB. Stockholm Stadsrevisionen Postadress: Box 2141, 403 13 Göteborg Besöksadress: Stora Badhusgatan 6, Göteborg Kontaktcenter: 031-365 00 00, kansli: 031-368 07 00 stadsrevisionen@stadsrevisionen.goteborg.se Landstinget Dalarnas revisorer Postadress: Box 712, 791 29 Falun Besöksadress: Vasagatan 27, Falun Kontakt: kjell.i.johansson@ltdalarna.se goteborg.se/
BESLUTSUNDERLAG Servicenämnden Landstingsservice Datum 2015-12-09 Sida 1 (1) LSD Förvaltningsledning/stab Dnr LD15/01743 Uppdnr 1240 Periodrapport FV82 per oktober 2015 Ordförandens förslag 1. Att godkänna redovisad periodrapport FV82 per oktober 2015. Sammanfattning Det ekonomiska resultatet efter 2015 års första tio månader uppgår till +2,5 Mkr. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Periodrapport FV 82 per oktober 2015 Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Landstingsservice har högre efterfrågan på beställningsuppdrag än budgeterat inom flera servicefunktioner. Samtidigt har vi också en kostnadsökning i jämförelse med budget som i huvudsak skedde under årets första halvår. Kostnadsutvecklingen för personal har fått till följd att förvaltningen under maj månad införde ett nytt överprövningsförfarande för anställningar. Detta i kombination med en stram återhållsamhet har haft en ekonomisk positiv effekt efter sommaren som förväntas bibehållas året ut. Prognosen för 2015 års resultat höjs från +2,3 Mkr till +3,0 Mkr. Förvaltningens avkastningskrav och resultatmål på +3,0 Mkr vid årets slut förväntas därmed uppfyllas men vi vet av erfarenhet att årets sista månader är en ekonomisk svag period. Samverkan med fackliga organisationer Periodrapporten redovisas i central samverkan 2015-11-19. Uppföljning Sker enligt Landstingsservice ekonomiska uppföljningsprocess. Patientperspektiv, Ekonomi och finansiering, Miljö, Likabehandling, Barnperspektiv, Juridik, Folkhälsa, Medarbetarperspektiv och arbetsmiljö Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare 791 82 Falun Nissers väg 6 023-490000 Martin Ekberg 023-49 09 03 Falun Personal.LsD@ltdalarna.se Bitr. Förvaltningschef 070-2701263 Org.nr: 232100-0180 martin.ekberg@ltdalarna.se