CEDIF - GOINFO RECORDS IN CLOUD (RIC)

CEDIF - GOINFO RECORDS IN CLOUD (RIC) GÖRAN SAMUELSSON, (ERIK BORGLUND) MITTUNIVERSITET

Göran Samuelsson, Ph.D History, Ass Prof. in Archives and Information Science at Mid Sweden University since October 2004 Previously worked 10 years at National Land Survey of Sweden as an archivestrategist, archive-coordinator and also as a product manager for historical maps and archives 3 years at the Military Archive of Sweden - Map department Member of Swedish ISO/SIS Member of Euro SDR /Archive Certified business architect

MID SWEDEN UNIVERSITY Härnösand Sundsvall Östersund Östersund Härnösand Sundsvall

ARCHIVES AND INFORMATION SCIENCE AT MID SWEDEN UNIVERSITY ESTABLISHED 1988/1989 LARGEST EDUCATIONAL INSTITUTION IN THE NORDIC COUNTRIES TOTAL OF 225 REGISTERED STUDENTS EACH YEAR COURSES ON BA/MA LEVEL RESEARCH PROJECTS Göran Samuelsson feb-mar 2010

CEDIF CENTRUM FÖR DIGITAL INFORMATIONSFÖRVALTNING KAREN ANDERSON, PH. D., PROFESSOR ERIK BORGLUND, FIL. DR., DOCENT GÖRAN SAMUELSSON, FIL. DR., UNIVERSITETSLEKTOR HÅKAN SUNDBERG, TEKN. DR. UNIVERSITETSLEKTOR ANN-SOFIE KLARELD, DOKTORAND HÅKAN GUSTAFSSON, DOKTORAND TOVE ENGVALL, MBR-STUDENT, LAB. ASSISTENT

CEDIF Centre for Digital Informa0on Management FORSKNINGSOMRÅDEN 1. ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT & ENTERPRISE ARCHITECTURE 2. BUSINESS PROCESS MANAGEMENT 3. DOCUMENTATION 4. RECORDS MANAGEMENT/ RECORDKEEPING 5. METADATA 6. THE BORDERS BETWEEN RECORDS MANAGEMENT AND ARCHIVES MANAGEMENT: THE ARCHIVE AS A FUNCTION 7. SYSTEMS FOR LONG-TERM PRESERVATION www.miun.se

AKTUELLA PROJEKT GOINFO GOD INFORMATIONSFÖRVALTNING SKALL UNDER PERIODEN (2013-2014) ATT ARBETA MED ATT TA FRAM METODER OCH VERKTYG FÖR GOD INFORMATIONSFÖRVALTNING INOM OLIKA FORMER AV VERKSAMHETER OCH DESS OLIKA INFORMATIONSFASER. PROJEKTET SKALL OCKSÅ SAMVERKA MED ÖVRIGA INITIATIV REGIONALT OCH NATIONELLT INTE MINST RIKSARKIVETS E-ARD PROJEKT. SPIF - STRATEGISK PLATTFORM FÖR DIGITAL INFORMATIONSFÖRVALTNING. CEDIF HAR BEVILJATS RESURSER FRÅN MITTUNIVERSITETET, LÄNSTYRELSEN HÄRNÖSAND OCH TILLVÄXTVERKET TILL EN FÖRSTUDIE SOM AVSER ATT TA FRAM EN ÖVERGRIPANDE STRATEGISK PLAN FÖR REGION MED FOKUS PÅ GOD INFORMATIONSFÖRVALTNING. TRAFIKVERKET FÖRSTUDIE SAMTLIGA AVRAPPORTERAR RUNT ÅRSSKIFTET 2014/15 HÖRA MER OM FORSKNING? 17 DEC STHLMS STADSARKIV

GOINFO GOD INFORMATIONSFÖRVALTNING Länsstyrelsen Västernorrland Härnösands Kommun Riksarkivet/härnösand Myndighetsnätverket

GOINFO:S SYFTE ÄR ATT: SKAPA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR EN TILLIT GENOM ATT: SKAPA KONKRETA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT ANVÄNDA OCH IMPLEMENTERA METODER OCH VERKTYG FÖR GOD INFORMATIONSFÖRVALTNING I DE OLIKA FASERNA ENLIGT GRAFEN NEDAN SAMT

MÅL A MED UTGÅNGSPUNKT FRÅN TIDIGARE UTVECKLINGSINSATSER INOM CEDIF HAR VI I DETTA PROJEKT SKAPADE EN MODELL AV ETT INFORMATIONSFLÖDE I FYRA DISTINKTA FASER; 1. ATT PLANERA OCH STYRA SINA INFORMATIONSFLÖDEN 2. ATT BYGGA OCH FÖRVALTA SINA INFORMATIONSFLÖDEN 3. ATT ÖVERFÖRA OCH BEVARA SINA INFORMATIONSFLÖDEN 4. ATT BEVARA OCH TILLHANDAHÅLLA SINA INFORMATIONSFLÖDEN DET FINNS I ANSLUTNING TILL VARJE PUNKT/SIFFRA EN RAD OLIKA VERKTYG, STANDARDER OCH MODELLER SOM UNDERLÄTTAR SKAPANDE AV EN GOD INFORMATIONSFÖRVALTNING. PROJEKT AVSER ATT STUDERA OCH BEFORSKA SAMTLIGA DESSA OMRÅDEN OCH ÄVEN BEAKTA DE ANSVARSFRÅGOR SOM UPPKOMMER I SAMBAND MED ATT INFORMATIONSFLÖDET ÖVERGÅR I EN NY FAS.

KONKRETA EXEMPEL 1. ATT PLANERA OCH STYRA SINA INFORMATIONSFLÖDEN - FÖRSLAG TILL DELAR/INNEHÅLLSFÖRTECKNING SOM BÖR INGÅ I EN STRATEGI FÖR GOD INFORMATIONSFÖRVALTNING. - UTREDNING/PM KRING SAMVERKANSLÖSNINGAR KRING E-ARKIV. (HÄR SKULLE OCKSÅ ANDRA VERKSAMHETER SOM KAN SAMORDNAS HANTERAS SOM TILL EXEMPEL REGISTRERING/DIARIEFÖRING SE BILAGA 3) 2. ATT BYGGA OCH FÖRVALTA SINA INFORMATIONSFLÖDEN CHECKLISTOR OCH HJÄLPMEDEL FÖR ANALYS OCH VALIDERING. STÖD FÖR VERKSAMHETSANALYS OCH PROCESS-MODELLERING WORKSHOPS FÖR MODELLERING OCH UTVÄRDERING AV CENTRALA FUNKTIONER OCH VERKSAMHETSFLÖDEN TESAURUS FÖR NORMALT FÖREKOMMANDE AKTIVITETER MODELL FÖR DOKUMENTPLANER OCH INFORMATIONSARKITEKTUR ETC.

3. ATT ÖVERFÖRA OCH BEVARA SINA INFORMATIONSFLÖDEN FÖRÄNDRING I SIN HANTERING AV LÖNEUPPGIFTER, DÄR MAN IDAG HAR LAGRAT DESSA PÅ MIKROFICHE OCH I STÄLLET AVSER MAN I PROJEKTET ATT UTREDA MÖJLIGHETERNA ATT LÅNGTIDSLAGRING DESSA DIGITALT. ANALYS OCH MED FÖRSLAG TILL ÅTGÄRDER FÖR NÅGOT INFORMATIONSFLÖDE (SE BILAGA 2) XML-SCHEMAN FÖR OLIKA VERKSAMHETSFLÖDEN GML-SCHEMA FÖR GEO-REFERERAT MATERIAL FÖRSLAG PÅ FILFORMAT FÖR DEN LÅNGSIKTIGA INFORMATIONSFÖRSÖRJNINGEN LABBDEMO DÄR PROJEKTDELTAGARNA KAN TESTA ÖVERFÖRINGEN FRÅN VERKSAMHETSSYSTEM TILL E-ARKIVLÖSNINGAR. 4. ATT BEVARA OCH TILLHANDAHÅLLA SINA INFORMATIONSFLÖDEN HUR BEMANNAR MAN EN OAIS-MODELL? EN FUNGERANDE INGEST FUNKTION TILL ETT E-ARKIV EN ANPASSAD MODELL FÖR ETT OPERATIVT E-ARKIV ENLIGT OAIS-MODELLEN SAMVERKANSAVTAL KRING EN E-ARKIVLÖSNING

MOLNET EN ABSTRAKTION SOM VÄXER Från Internets begynnelse då man ritade och abstraherade nätverket som ett moln. Benämning på de tekniska protokoll som användes. Senare beskrivning av de dokument och sidor man hämtade på Internet. Idag börjar molnet bli en benämning på de servrar, applikationer, data och tjänster som finns att tillgå via Internet.

OLIKA FORMER AV MOLNANVÄNDNING Infrastructure as a Service Pla8orm as a Service So9ware as a Service

INFORMATION ONLINE Alltfler individer och organisationer väljer att lagra sina information på nätet/i molnet. De primära användningsområden i molnet är: Backup Samverkan Distribution Verksamhetsinformation Långtidslagring/e-arkiv Epost är nummer ett.

MOTIV What&are&the&mo6va6ons&for&keeping&records&online?& Increase& collabora6on& Increase&storage& Increase&org.& performance& Reduce&Cost&

ORON KRING MOLNET Why$is$your$organiza.on$NOT$considering$cloud$compu.ng?$ Don't)trust)cloud)compu9ng) Don't)know)about)cloud)compu9ng) Cost) Loss)of)control)of)data) Legal)implica9ons) Technological)complexity) Privacy)risk) Security)risk)

DEN FYSISKA LAGRINGEN A fundamental issue with keeping materials in the Cloud today is the distinction between the entity responsible for their preservation and accessibility (Arkivbildaren) and the entity storing them (Leverantören), and the possibility that the jurisdiction under which either exists is different from that in which the materials physically reside. India is planning to impose a ban on the use of foreign cloud-based email services to send official communications, before the end of the year. It would prevent civil servants from using Gmail, Yahoo! or Outlook.com. Instead they would be required to use a service provided by the country's own National Informatics Centre (NIC). Brazil's president has confirmed her country plans to set up its own secure, encrypted email service to prevent possible espionage. Europe does not allow the data of European citizens to be stored outside Europe, but has not yet provided an alternative.

INTERPARES TRUST (ITRUST) Ett stort multinationellt och tvärvetenskapligt forskningsprojekt finansierat av Canadian Social Sciences and Humanities Research Council. Projektet undersöker frågor rörande de stora digitala informationsmängder som ryms under beteckningar som Big Data och Molnet. Forskningen fokuserar på trovärdighet och information som hanteras mellan olika organisationer. Målet är att ta fram teoretiska och metodologiska verktyg för att identifiera och skapa balans mellan integritet och tillgång, sekretess och öppenhet. ITrust innefattar fler än 50 universitet och organisationer nationella och multinationella, offentliga och privata, över hela världen. Deltagande forskare är experter inom arkivvetenskap, dokumenthantering, diplomatik, juridik, informationsteknologi, kommunikation, e-handel, hälsoinformatik, IT-säkerhet m.m. InterPARES Trust is funded by a 5-year SSHRC Partnership grant and matching funds from UBC and all the partners (who are in 6 continents and 35 countries)

INTERPARES TRUST PARTICIPANTS The International Alliance comprises 7 Teams: North America South America Europe Asia Australasia Africa Transnational Organizations Supporting Partners Pro-bono Consultants Total : 250+ researchers and growing

FÖRVÄNTADE RESULTAT new knowledge on digital records maintained online and accessed from all sorts of fix and mobile devices shared methods for identifying and protecting the balance between privacy and access, secrecy and transparency, the right to know and the right to be forgotten legislative recommendations related to e-evidence, cybercrime, identity, security, e-commerce, intellectual property, e-discovery and privacy a model policy and a model international statute specific to the Internet and recommendations for each government s continued development of its current fleet of uniform statutes. This product would very much resemble the Magna Charta for Internet Providers that Tim Berners-Lee envisions as a necessary means for regulating the Internet while maintaining the independence of the medium and the rights of its users: http://www.theguardian.com/technology/2014/mar/12/onlinemagna-carta-berners-lee-web

WWW.INTERPARESTRUS.ORG