Plats och tid Förvaltningsbyggnaden i Övertorneå, måndag 19 november 2018, kl 09:00 ande Tomas Mörtberg (C) Tomas Vedestig (NS) Per-Erik Muskos (S) Robert Grape (C) Övriga deltagande Peter Juntti, Gunvor Westerberg Utses att justera Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Per-Erik Muskos Gunvor Westerberg Tomas Mörtberg Per-Erik Muskos Paragrafer 99-118 Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-11-19 Datum för anslags uppsättande 2018-11-27 Datum för anslags nedtagande 2018-12-19 Förvaringsplats för protokollet Förvaltningsbyggnaden Övertorneå Underskrift Gunvor Westerberg 1
2 Innehållsförteckning Rubrik Ärende Sida Val av protokollsjusterare 99 Budgetuppföljning oktober 2018 2018/193 4-5 100 Regler och riktlinjer för medelsförvaltningen 2018/191 6 Övertorneå kommun att gälla från 2018-12-17 101 Begravningsombud i Övertorneå under tiden 2019-2022 2018/177 7 102 Riktlinjer personalutbildning och fritidsstudier 2015/129 8 103 Koncernövergripande riktlinjer -Sponsring 2018/123 9 104 Ansökan om uppdragsersättning för 2019, 2020 Folkets 2018/173 10 Hus förening Övertorneå 105 VA taxa för 2019 2018/186 11 106 Renhållningstaxa för 2019 2018/185 12-13 107 Slamtömningstaxa för 2019 2018/184 14-15 108 Justering av behandlingsavgift för farligt avfall och 2018/183 16 verksamhetsavfall 109 Begäran omfördelning av medel i investeringsbudgeten 2018/187 17 för ny ventilation till högstadiet centralskolan 110 Översyn av kommunala medlemsskap och engagemang 2018/153 18 111 Sammanträdesdagar för kommunstyrelsen & 19 kommunstyrelsens arbetsutskott 2019 112 Sammanträdesdagar för kommunfullmäktige 2019 20 113 Inköp av betestjänst 2018/190 21 114 Skötsel av kommunens skogsinnehav 2018/189 22 115 Anläggning av odlingslotter i centralorten - Turovvara 1:1 2018/188 23 2
3 116 Översyn Ägardirektiv kommunala bolag 24 117 Kommundirektörens rapport nov 2018 25 118 Övriga frågor och information 26 3
KSAU 99 Budgetuppföljning oktober 2018 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Samtliga nämnder/styrelser uppmanas till återhållsamhet och att följa sin budget/prognos så långt det är möjligt. Tekniska enheten uppdras att göra en översikt av kommunens totala fastighetsbestånd. Kommunstyrelsen konstaterar att helårsprognosen för 2018 för kommunens nämnder/styrelser visar på ett underskott i förhållande till tilldelad budgetram, minus 2,8 mkr fördelat enligt nedan; Budget Prognos helår Avvikelse 2018 2018 Kommunfullmäktige 0,6 0,6 0,0 Revision 0,8 0,8 0,0 Överförmyndare 0,7 0,8-0,1 Kommunstyrelse 64,6 64,8-0,2 Miljö- och 2,8 2,8 0,0 byggnadsnämnd Barn- och 109,2 108,3 0,9 utbildningsnämnd Socialnämnd 135,4 138,8-3,4 Summa drift hos nämnd/styrelser 314,1 316,9-2,8 Den största avvikelsen prognostiseras av socialnämnden med totalt -3,4 mkr, detta på grund av omstruktureringskostnader, kostnader för öppenvårdsverksamheten samt det nya LSS-boendet. Arbetsmarknadsenheten samt LSSverksamheten visar på ett överskott till följd av ökade statliga bidrag och intäkter från försäkringskassan. Inom kommunstyrelsen prognostiserar tekniska enheten ett totalt underskott med -3,0 mkr på grund av akuta åtgärder för fastighetsunderhåll och VA- och renhållning, samt bostadsanpassning. Övriga enheter inom kommunledningsförvaltningen prognostiserar ett samlat överskott som balanserar tekniskas underskott. 4
KSAU 99 forts Barn- och utbildningsnämnden visar ett överskott på 0,9 mkr. Finns ett underskott avseende språkintroduktionen, asylåtersökning gymnasiet och förskolan om totalt 3,2 mkr, detta balanseras av överskott gällande intäkter för asylåtersökningsmedel övriga verksamheter, färre elever i fristående verksamhet, fler elever i gymnasiet från andra kommuner och riktade statsbidrag. Överförmyndare prognostiserar ett underskott om 0,1 mkr på grund av minskade medel från migrationsverket. Finansförvaltningen prognostiserar ett överskott på 3,7 mkr. Årets resultat landar enligt prognosen på 0,4 mkr vilket ger en budgetavvikelse om totalt 0,9 mkr. 5
KSAU 100 Regler och riktlinjer för medelsförvaltningen Övertorneå kommun Arbetsutskottets förslag till kommunfullmäktige Regler och riktlinjer för medelsförvaltning antas. Ekonomienheten har inlämnat förslag på regler/riktlinjer för medelsförvaltningen i Övertorneå kommun. 6
KSAU 101 Begravningsombud i Övertorneå under tiden 2019-2022 Övertorneå kommun meddelar Länsstyrelsen att inga förslag på begravningsombud har inkommit. Länsstyrelsen ska förordna ett eller flera begravningsombud att granska hur församlingen tar till vara de personers intressen som inte tillhör Svenska Kyrkan. Länsstyrelsen förordnar ett begravningsombud per kommun. Kommunen skall senast 2018-11-13 inlämna skriftligt motiverade förslag på begravningsombud till Länsstyrelsen. Inga intresseanmälningar har inkommit till kommunen om uppdraget som begravningsombud. 7
KSAU 102 Riktlinjer personalutbildning och fritidsstudier Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Riktlinjer för personalutbildning och fritidsstudier antas. HR enheten har uppdaterat riktlinjerna som antogs av kommunstyrelsen 2018-10-22, 132. 8
KSAU 103 Koncernövergripande riktlinjer -Sponsring Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Riktlinjer för sponsring antas. Stabsfunktionen har utarbetat ett förslag till nya riktlinjer för sponsring. För att erhålla en enhetlig tillämpning gällande sponsring föreslås att riktlinjerna ska äga tillämplighet i Övertorneå kommuns samtliga verksamheter samt i de kommunala bolagens sponsringssamarbete med externa aktörer. Syftet med sponsringen ska vara att marknadsföra Övertorneå kommun som en attraktiv bostads-, besöks- och etableringsort såväl lokalt, regionalt som nationellt. I riktlinjerna definieras sponsring som "Ett affärsmässigt samarbete till ömsesidig nytta för parterna. Varigenom en sponsor tillhandahåller den sponsrade parten (sponsormottagaren) kontanta medel, personella resurser, tjänster eller lokaler i utbyte mot exponering av företagsnamn eller varumärke". Motprestationen får inte vara något annat än det som bidrar till att stärka kommunens varumärke. Ansökan om sponsring skall vara skriftlig och göras på särskild blankett. Ett tecknande av sponsoravtal skall alltid vara skriftliga och undertecknas av kommunstyrelsens ordförande eller vice ordförande. Alla beslut om sponsring av viss verksamhet ska fattas av kommunstyrelsens arbetsutskott efter beredning. Övertorneå kommun ska genom kommunstyrelsens arbetsutskott följa upp att den avtalade motprestationen genomförs av sponsormottagare. 9
KSAU 104 Ansökan om uppdragsersättning för 2019 och 2020 - Folkets Hus förening Övertorneå Ärendet överlämnas till tekniska enheten och kultur- och fritidsutskottet för beredning samt att förhandla med Folkets Hus föreningen om nytt hyresavtal. Folkets Hus föreningen i Övertorneå ansöker om uppdragsersättning för år 2019 och 2020 med 250.000 kr per år. Tekniska enheten har 2018-11-08 lämnat ett förslag till avtal mellan Övertorneå kommun och Folkets hus föreningen. 10
KSAU 105 VA taxa för 2019 Arbetsutskottets förslag till kommunfullmäktige Fr o m 2019-01-01 höjs den fasta och rörliga taxan för vatten och avlopp så att 80 % täckningsgrad uppnås enlig nedan; Permanentboende Fastavgift 2 800,00 kr exkl. moms (3 500,00 kr inkl moms) Rörligavgift 17,60 kr exkl. moms (22,00 kr inkl moms) Fritidshus Fastavgift 3 095,85 kr exkl. moms (3 869,82 kr inkl moms) Förbrukningen ingår i den fasta avgiften Taxan indexregleras årligen. Förslaget innebär att VA-taxan för en kund med förbrukning 100 m 3 /år får en höjning med 518 kr/år. Kommunen har som mål att VA-kollektivet skall vara självbärande dvs. 100 % täckningsgrad. Den föreslagna höjningen skulle innebära ett steg närmare målet. Tekniska enheten anser att avgifterna för vatten och avlopp skall justeras så att VA-kollektivet skall vara självbärande dvs 100 % täckningsgrad. Med denna justering når man 80 % täckningsgrad. Taxan skall årligen indexregleras med och baserad på konsumentprisindex (KPI) med basår 1980 och datum 2011-09-01 med grundtal 313,41, med undantaget att vid negativt index blir taxan oförändrad. Nuvarande taxa för VA. Permanentboende Fastavgift 2 545,60 kr exkl. moms (3 182,00 kr inkl moms) Rörligavgift 16,00 kr exkl. moms (20,00 kr inkl moms) Fritidshus Fastavgift 2 814,40 kr exkl. moms (3 518,00 kr inkl moms) Förbrukningen ingår i den fasta avgiften _ 11
KSAU 106 Renhållningstaxa för 2019 Arbetsutskottets förslag till kommunfullmäktige Fr o m 2019-01-01 höjs den fasta och rörliga taxan för renhållning med 10 % enligt nedan; Permanentboende Fastavgift Rörligavgift exkl. moms inkl. moms exkl. moms inkl. moms Brännbart kärl 140L 858,88 kr 1 073,60 kr 30,25 kr 37,81 kr Brännbart kärl 240L 1 135,53 kr 1 419,41 kr 38,60 kr 48,25 kr Brännbart kärl 360L 1 994,53 kr 2 493,16 kr 65,71 kr 82,14 kr Brännbart kärl 660L 3 695,80 kr 4 619,75 kr 123,11 kr 153,89 kr Permanentboende Fastavgift Rörligavgift exkl. moms inkl. moms exkl. moms inkl. moms Kompost kärl 140L 417,47 kr 521,84 kr 24,04 kr 30,04 kr Kompost kärl 240L 566,72 kr 708,40 kr 32,32 kr 40,40 kr Fritidshus Fastavgift Rörligavgift utöver 5 tömningar exkl. moms inkl. moms exkl. moms inkl. moms Brännbart kärl 140L 464,64 kr 580,80 kr 67,76 kr 84,70 kr Taxan justeras därefter årligen. Förslaget innebär att renhållningen för en normal kund med 240L brännbart kärl med 12 tömningar/år blir 182 kr dyrare per år och 140L kompost kärl med 24 tömningar/år blir 113 kr dyrare per år. Detta för att kompensera för förändringar av kostnader för entreprenader och det allmänna kostnadsläget. I och med detta uppnås en täckningsgrad på ca 95%. Tekniska enheten anser att avgifterna för renhållningen skall justeras så att renhållningsfunktionen får full kompensation för ökade kostnader. 12
KS AU 106 forts För att kommunen inte skall subventionera varje tömning bör taxan justeras enligt förslag samt att taxan därefter justeras årligen enligt Avfallsindex A12:MD- Insamling av hushållsavfall. Nuvarande taxa för Renhållning. Permanentboende Fastavgift Rörligavgift exkl. moms inkl. moms exkl. moms inkl. moms Brännbart kärl 140L 780,80 kr 976,00 kr 27,50 kr 34,37 kr Brännbart kärl 240L 1 032,30 kr 1 290,38 kr 35,09 kr 43,86 kr Brännbart kärl 360L 1 813,21 kr 2 266,51 kr 59,74 kr 74,68 kr Brännbart kärl 660L 3 359,82 kr 4 199,77 kr 111,92 kr 139,90 kr Permanentboende Fastavgift Rörligavgift exkl. moms inkl. moms exkl. moms inkl. moms Kompost kärl 140L 379,52 kr 474,40 kr 21,85 kr 27,31 kr Kompost kärl 240L 515,20 kr 644,00 kr 29,38 kr 36,73 kr Fritidshus Fastavgift Rörligavgift utöver 5 tömningar exkl. moms inkl. moms exkl. moms inkl. moms Brännbart kärl 140L 422,40 kr 528,00 kr 61,60 kr 77,00 kr 13
KSAU 107 Slamtömningstaxa för 2019 Arbetsutskottets förslag till kommunfullmäktige Fr o m 2019-01-01 höjs taxan för slamtömning enligt nedan; Tömning brunn/tank 0-3m 3 709,28 kr exkl. moms (886,60 kr inkl moms) Tömning brunn/tank 3-6m 3 1 004,96 kr exkl. moms (1 256,20 kr inkl moms) Extra slang 10-24m 176,00 kr exkl. moms (220,00 kr inkl moms) Extra slang 25-40m 233,20 kr exkl. moms (291,50 kr inkl moms) Extra tömning (inom 3 dygn) 932,80 kr/tim exkl. moms (1 166,00kr/tim inkl moms) Extra tömning (inom 24 timmar) 932,80 kr/tim exkl. moms (1 166,00kr/tim inkl moms) Då abonnent vägrar tömning eller oframkomlig väg. 560,00kr exkl moms (700kr inkl moms) Vid gemensamma/delade brunnar debiteras totalt 120 % av tömningsavgiften vid ordinarie tömning fördelat på de som är anslutna till brunn/tank. Taxan justeras därefter årligen under nuvarande slamtömnings entreprenad enligt Avfallsindex A12:3 Avgifter enligt taxan tas ut av de som med stöd av Övertorneå kommuns renhållningsföreskrifter antagna av kommunfullmäktige 2011-02-21 och skall betalas till Övertorneå kommun. Taxan justeras därefter årligen. Förslaget innebär att slamtömningen för en normal kund med en tömning per år blir 80,60 kr dyrare. Detta för att kompensera för förändringar av kostnader för entreprenader och det allmänna kostnadsläget. Tekniska enheten anser att avgifterna för renhållningen skall justeras så att slamtömningsfunktionen når 100 % täckningsgrad, med denna justering når man 100 % täckningsgrad. Nuvarande täckningsgrad ligger på 89,5 %. För att 14
KSAU 107 forts minska kommunens subvention för varje tömning bör taxan justeras enligt förslag därefter årligen justeras enligt Avfallsindex A12:3. 15
KSAU 108 Justering av behandlingsavgift för farligt avfall och verksamhetsavfall Arbetsutskottets förslag till kommunfullmäktige Fr o m 2019-01-01justeras behandlingsavgiften för verksamhetsavfall samt farligt avfall. Taxan justeras därefter årligen enligt Avfallsindex A 12:1 MD med basmånad maj 2013. Gällande taxa för behandlingsavgifter avseende verksamhetsavfall samt farligt avfall är från 2014-03-01 och ingen justering har skett förutom indexjustering. Dock har kostnader för lastning och borttransport samt avgifterna hos de mottagningsstationer kommunen levererar avfallet till ökat. Förslaget är att behandlingsavgifterna för de olika fraktionerna justeras så att täckning för kostnaderna uppnås samt att behandlingsavgifterna därefter årligen justeras enligt Avfallsindex A12:1MD med basmånad maj 2013. 16
KSAU 109 Begäran omfördelning av medel i investeringsbudgeten för ny ventilation till högstadiet centralskolan Arbetsutskottets förslag till kommunfullmäktige Omfördelning av investeringsmedel med 1 200 tkr från projekt 5190 Hemtjänsten Bilar till Ny ventilation högstadiet centralskola beviljas. Resterande 650 tkr finansieras från eget kapital. Tekniska enheten begär i skrivelse 2018-10-31 omfördelning av investeringsmedel så att projekt ventilation till högstadiet centralskolan kan genomföras. Investeringsbelopp är 1 850 tkr. 1 200 tkr föreslås omfördelas från Projekt 5190 Hemtjänsten Bilar och resterande 650 tkr finansieras från eget kapital. 17
KSAU 110 Översyn av kommunala medlemsskap och engagemang Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Avsluta engagemang från följande medlemskap/organisationer/projekt: Coompanion Norrbotten ek.förening (medlems- och serviceavgift) FSV, Föreningen Sveriges Vattenkraftkommuner och regioner (medlems- och serviceavgift) Luleå Hockey (sponsring) Norrlandsförbundet (medlemsavgift) SmåKom vänförening (medlemsavgift) Fortlöpande bevakning av kommunens samtliga engagemang genomförs årligen. Kommunledningsförvaltningen har genomfört en första inventering av de åtaganden, engagemang och medlemskap kommunen har till olika organisationer och projekt. Förvaltningen föreslår att kommunen söker utträde/avslutar engagemang från följande medlemskap/projekt: Coompanion Norrbotten ek.förening (medlems- och serviceavgift) FSV, Föreningen Sveriges Vattenkraftkommuner och regioner (medlems- och serviceavgift) Luleå Hockey (sponsring) Norrlandsförbundet (medlemsavgift) SmåKom vänförening (medlemsavgift) Bedömningen är att ovanstående åtaganden ej bidrar till kommunens måluppfyllelse. Förvaltningen föreslår vidare att fortlöpande bevakning av kommunens samtliga engagemang genomförs årligen. 18
KSAU 111 Sammanträdesdagar för kommunstyrelsen & kommunstyrelsens arbetsutskott 2019 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Sammanträdesdagar för kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott fastställs till följande dagar för år 2019; Kommunstyrelsen 14 januari, 4 februari, 11 mars, 8 april, 3 juni, 9 september, 21 oktober samt 9 december. Sammanträdena börjar i samtliga fall kl 10.00. Kommunstyrelsens arbetsutskott 21 januari, 25 februari, 25 mars, 20 maj, 19 augusti, 7 oktober samt 25 november. Budgetberedning 6 maj & 13 maj. Sammanträdena börjar i samtliga fall kl 09.00. Budget och strategidag 15 februari 19
KSAU 112 Sammanträdesdagar för kommunfullmäktige 2019 Arbetsutskottets förslag till kommunfullmäktige Sammanträdesdagar för kommunfullmäktige fastställs till följande dagar för år 2019; 18 februari, 29 april, 17 juni, 23 september samt 11 november 20
KSAU 113 Inköp av betestjänst Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Övertorneå kommunen tar fram en 3-årig skötselplan som kombinerar bete och motormanuell röjning på ett tätortsnära grönområde i Särkijärvi eller Ruskola och köper betestjänsten av lokal djurägare. På många av de kommunala markområdena föreligger ett röjningsbehov samt att många av markerna är lämpliga till djurbete. Betande djur återställer kulturlandskapet, gynnar den biologiska mångfalden och kan motverka slyväxt långsiktigare och effektivare än motormanuell röjning. Genom att kombinera betning och röjning blir effekten på slyväxten ännu bättre. Kommunledningsförvaltningen föreslår att Övertorneå kommun genomför ett pilotprojekt där bete och motormanuell röjning kombineras på ett kommunalt grönområde. Syftet är att skapa ett samarbete med djurägare för att hålla kulturlandskapet öppet med hjälp av betande djur. Övertorneå kommun köper in flyttbart elstängsel till ca 2 ha (600m) med tillhörande utrustning och upphandlar betestjänst av en fårägare. Djurägaren ansvarar själv för uppsättning och nedmontering av stängsel samt djurtillsyn. Kommunal mark öster om Särkijärvi har identifierats som lämpligt områden för pilotprojektet. Alternativt kan ängen nedanför Ekobyn i Ruskola fungera som pilotområde. Fåren betar 2 ha under 2-3 veckor beroende på kvalitén på betet. En 3-åring skötselplan som inkluderar betning och kompletterande motormanuell röjning tas fram för pilotområdet för att skapa en långsiktig effekt på kulturlandskapet. I utvärderingen ingår inventering av artsammansättningen på växterna. 21
KSAU 114 Skötsel av kommunens skogsinnehav Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Övertorneå kommuns skogsinnehav sköts enligt nuvarande skogsbruksplan. Intäkter från kommunal skogsmark användas till skogsskötsel inklusive skötsel och underhåll av kommunens skogliga försöksparker. Övertorneå kommuns äger produktiv skogsmark (ca 200 ha inklusive tätortsnära skog) som aktivt bör skötas för att vara attraktiv för det rörliga friluftslivet och boendemiljön. Kommunen bör även föregå med gott exempel och sköta skogen på ett sätt som gynnar både produktion och miljö. Inom leaderprojektet Skoglig försökspark och integrationsarena har tillsammans med skogsnäringen två försöksparker anlagts på kommunal mark. Koivumaa försökspark ligger i närheten av Koivumaa fäbod och inkluderar demonstrationsytor för föryngring (olika trädslag), röjning, gallring och hyggesfritt skogsbruk. I Ruskola försökspark (Ruskola 2:7) har en försöksodling av olika trädslag anlagts på gammal nedlagd igenvuxen jordbruksmark. Framtida intäkter från kommunens skogsinnehav kan långsiktigt täcka kostnader för skötsel av försöksparkerna och skogsvård. Därför bör kommunen ha ett separat skogskonto där intäkter och kostnader från skogsskötsel kan kvittas mot varandra. 22
KSAU 115 Anläggning av odlingslotter i centralorten - Turovvara 1:1 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Övertorneå kommun anlägger tätortsnära odlingslotter under förutsättning att den egna medfinansieringen på 50 % kan belasta Livsmedelsprojektet. I Övertorneå finns inga odlingslotter eller likande för boende i centralorten. Kommunförvaltningen föreslår att ett odlingsområde anläggs centralt i Övertorneå. Ängen mitt emot brandstationen på Turovaara 1:1 är identifierat som den mest tillgängliga och lämpliga platsen för odlingslotterna. Detta område är dock i deltaljplanen klassat som handel och tillfälligt marklov måste beviljas för att platsen ska kunna användas till odling. Kostnaden för anläggning av odlingslotter beräknas till 200 000 kr: Vattenledning 60 tkr Stängsel 30 tkr Redskap och redskapsbod 30 tkr Externa tjänster 90 tkr Externa tjänster inkluderar planering och anläggning av odlingslotterna (markberedning, väg/infart, stängsling, mm) samt framtagande av regelverk och avtal kring nyttjande av odlingslotterna. Beroende på tillgång till egen personal kan kostnaden för externa tjänster minska. Medfinansiering (50 %) söks från Länsstyrelsen via en kommande utlysning till anläggning av stadsnära odlingar. Den kommunala kostnaden beräknas därmed uppgå till max 100 000 kr. 23
KSAU 116 Översyn Ägardirektiv kommunala bolag En översyn av ägardirektiven skall göras. Kommundirektör Peter Juntti får i uppdrag att kalla till möte med ordförande, vice ordförande och VD:n för kommunala bolagen Tomas Mörtberg informerar i ärendet. 24
KSAU 117 Kommundirektörens rapport nov 2018 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommundirektörens rapport läggs med godkännande till handlingarna. Föreligger kommundirektörens rapport 2018-11-12. 25
KSAU 118 Övriga frågor och information Tomas Vedestig frågar om Atletklubbens lokaler i sporthallen. Lars Niemi svarar på frågan. Tomas Vedestig informerar även om att Stiftelsen Ruskola Friluftsområde har beslutat att likvidera föreningen. 26