PROTOKOLL Kommunfullmäktige

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 1 (27) Paragrafer 26-41 Plats och tid Klippans Kultur Center, Teatergatan i Klippan, tisdag 24 april 2013 kl 19.00-21.30 Beslutande Enligt till detta protokoll fogad sammanträdeslista Övriga närvarande Lars-Åke Svensson, sekreterare Hans-Åke Lindvall, kommundirektör Boje Jarl, ekonomichef Göran Lönnqvist, stadsarkitekt Hans Emanuelsson, revisionens ordförande Kungörelse Kungörelsen om sammanträde har utsänts till samtliga ledamöter och ersättare samt anslagits på kommunens anslagstavla och kommunens hemsida. Kungörelsen har i begränsad omfattning införts såsom annons i Nordvästra Skånes Tidningar. Utses att justera Rune Samuelsson Kristina Jonsson Justeringens plats och tid Sekreterare Ordförande Justerare Kommunkansliet i Klippan, måndag 29 april 2013 Lars-Åke Svensson Anders Johansson Rune Samuelsson Kristina Jonsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Klippans kommun, Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Datum för anslags uppsättande 2013-04-30 Datum för anslags nedtagande 2013-05-22 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkansliet i Klippan Elisabeth Olsson

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 2 (27) Innehållsförteckning: 26 Interpellation från Michael Nemeti angående fysiska hinder vid turistbyrån för personer med funktionsnedsättning 27 Interpellation från Matthias Rausbo, (SD) angående avsaknad av politiska beslut inför omstruktureringar inom barnomsorgen 28 Enkel fråga från Bert-Inge Karlsson (KD) angående hanteringen av de ensamkommande unga flyktingar som Klippans kommun har ansvar för 29 Fyllnadsval efter Annette Huss (M) av uppdrag som ersättare i Kultur- och fritidsnämnden 30 Avsägelse från Jimmy Danielsson (SD) av uppdrag som ersättare i Plan- och byggnämnden 31 Avsägelse från Per-Olof Nilsson (S) av uppdrag som ledamot i Plan- och byggnämnden fr.o.m. 2013-08-01 32 Avsägelse från Paul Gustafsson (S) av uppdrag som nämndeman 33 Motion om att införa budgetsimulator i Klippans kommun - Svar 34 Kundtjänst 35 Ombyggnation av kommunhusets entré 36 Kompletteringsbudget 1/2013 37 Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 3 (27) Proposition om kommunala resultatutjämningsreserver 38 Årsredovisning 2012 för Klippans kommun samt revisorernas årsberättelse och fråga om ansvarsfrihet 39 Reglemente för Krisledningsnämnden 40 Motion om barnomsorg på obekväm arbetstid - Svar 41 Redovisning av motioner Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 4 (27) 26 Interpellation från Michael Nemeti angående fysiska hinder vid turistbyrån för personer med funktionsnedsättning KS 2013.0510.790 Ärendet Michael Nemeti (S) har ställt interpellation angående enkelt avhjälpta hinder. Interpellationen besvaras vid kommande sammanträde. Kommunfullmäktiges beslut 1. Ärendet bordlägges. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 5 (27) 27 Interpellation från Matthias Rausbo, (SD) angående avsaknad av politiska beslut inför omstruktureringar inom barnomsorgen KS 2013.0160.001 Ärendet Matthias Rausbo (SD) ställde interpellation enligt bilaga A Kf 27/13 angående avsaknad av politiska beslut inför omstruktureringar inom barnomsorgen. Barn- och utbildningsnämndens ordförande Madeleine Atlas lämnar svar enligt bilaga B Kf 27/13. Ärendet bordlades på kommunfullmäktiges sammanträde 2013-03-26. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 6 (27) 28 Enkel fråga från Bert-Inge Karlsson (KD) angående hanteringen av de ensamkommande unga flyktingar som Klippans kommun har ansvar för KS 2013.0497.133 Ärendet Bert-Inge Karlsson (KD) ställer enkel fråga till socialnämndens ordförande angående hanteringen av de ensamkommande unga flyktingar som Klippans kommun har ansvar för. Socialnämndens ordförande Hans Bertil Sinclair lämnar svar på frågan. Beslutsunderlag Bert-Inge Karlssons enkla fråga 2013-04-17. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 7 (27) 29 Fyllnadsval efter Annette Huss (M) av uppdrag som ersättare i Kultur- och fritidsnämnden KS 2013.0158.111 Ärendet Kommunfullmäktige har 2013-03-26, 17, bordlagt fråga om utseende av ersättare i Kultur- och fritidsnämnden efter Annette Huss. Beslutsunderlag Annette Huss avsägelse 2013-03-12. Kommunfullmäktiges bordläggningsbeslut 2013-03-26, 17. Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige utser Andreas Ottosson (M), Storgatan 37, 264 32 Klippan till ny ersättare i Kultur- och fritidsnämnden för återstoden av mandatperioden 2011-2014. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 8 (27) 30 Avsägelse från Jimmy Danielsson (SD) av uppdrag som ersättare i Plan- och byggnämnden KS 2013.0471.111 Ärendet Jimmy Danielsson (SD), Fäladsvägen 12, 264 70 Klippan har 2013-04-10 avsagt sig uppdrag som ersättare i Plan- och byggnämnden. Beslutsunderlag Jimmy Danielssons avsägelse 2013-04-10. Kommunfullmäktiges beslut 1. Jimmy Danielsson (SD) befrias från uppdrag som ersättare i Plan- och byggnämnden. 2. Fyllnadsval av ersättare i Plan- och byggnämnden bordläggs. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 9 (27) 31 Avsägelse från Per-Olof Nilsson (S) av uppdrag som ledamot i Plan- och byggnämnden fr.o.m. 2013-08-01 KS 2013.0469.111 Ärendet Per-Olof Nilsson (S), Bladgatan 8, 264 36 Klippan har 2013-04-09 avsagt sig uppdrag som ledamot i Plan- och byggnämnden. Beslutsunderlag Per-Olof Nilssons avsägelse 2013-04-09. Beslut 1. Per-Olof Nilsson (S) befrias från uppdrag som ledamot i Plan- och byggnämnden från 2013-08-01. 2. Kommunfullmäktige utser Anders Nilsson (S), Alvägen 15, 264 37 Klippan, till ny ledamot i Plan- och byggnämnden från 2013-08-01 och återstoden av mandatperioden 2011-2014. 3. Kommunfullmäktige utser Maria Sjöberg (S), Bryggerigatan 4 R, 264 33 Klippan, till ny ersättare i Plan- och byggnämnden från 2013-08-01 och återstoden av mandatperioden 2011-2014. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 10 (27) 32 Avsägelse från Paul Gustafsson (S) av uppdrag som nämndeman KS 2013.0507.111 Ärendet Paul Gustavsson (S), Ängelholmsgatan 80, 264 31 Klippan har 2013-04-22 avsagt sig uppdraget som nämndeman i Helsingborgs Tingsrätt. Beslutsunderlag Paul Gustavssons avsägelse 2013-04-22. Beslut 1. Paul Gustavsson (S) befrias från uppdrag som nämndeman i Helsingborgs Tingsrätt. 2. Fyllnadsval av ny nämndeman för återstoden av mandatperioden bordläggs. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 11 (27) 33 Motion om att införa budgetsimulator i Klippans kommun - Svar KS 2012.0554.041 Ärendet Sverigedemokraterna har 2012-05-30 inlämnat motion, bilaga A Kf 33/13 och föreslagit att införa s k budgetsimulator i Klippans kommun. Budgetsimulator är ett webbaserat IT-verktyg för att involvera kommuninvånarna i diskussion, prioriteringar och beslut om kommunens verksamhet. Verktyget är en del i det som benämns direktdemokrati och medborgarbudget. Begreppet medborgarbudget kan definieras som ett koncept, varigenom politiker försöker skapa en dialog med invånarna, i syfte att skapa delaktighet i politiska beslut. För kommuner som vill arbeta med medborgarbudget kan IT-verktyget budgetsimulator användas som ett stöd. Dessa former för medborgarinflytande började användas i Brasilien på 1980-talet och är betydligt vanligare i utlandet än hos i oss i Sverige. När modellen infördes i Sydamerika fanns ett behov av att göra budgetprocessen mer öppen och att motverka korruption. När arbetssättet infördes i Europa blev syftet många gånger att involvera fler i budgetprocesserna beroende på minskat antal röstande, minskat antal medlemmar i politiska partier och en misstro mot politiker. I Sverige är arbetssättet i dagsläget begränsat till några få kommuner. De kommuner där försök har gjorts och görs är Uddevalla, Örebro, Haninge, Huddinge, Hudiksvall, Avesta och Orsa. Försöken är ofta begränsade till att välja mellan olika investeringssatsningar eller mycket begränsade delar av driftbudgeten. Man kan se budgetsimulator som ett verktyg för utökad synpunktshantering där invånarna har mer konkreta frågor och val att ta ställning till. Det finns både för- och nackdelar med införande av medborgarbudget. Det finns svårigheter med kommuninvånarens möjligheter att sätta sig in i många gånger komplexa frågor där det krävs kunskap och en stor mängd information för att kunna fatta det klokaste beslutet. Det kan också vara så att det blir en viss kategori människor som gör sin röst hörd och som då kanske inte speglar samhället i stort. Ser man till fördelar så är det främst den utökade möjligheten för våra kommuninvånare att på ett direkt sätt kunna tycka till om och påverka politiska beslut. Signatur justerare Att införa nya IT-verktyg är inte gratis och det kommer att behövas konsulthjälp vid en eventuell installation. Vid ett införande skapas också förväntningar på att kommunen blir aktiv i frågan vilket innebär att det kommer att krävas någon anställd som sköter löpande drift. Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 12 (27) Slutligen måste det avgöras om kommunen ska ha en representativ demokrati, en direktdemokrati eller någon form av blandmodell och i så fall hur ska denna utformas. Kommunen får heller inte glömma bort att det finns alternativa sätt att skapa medborgarinflytande. Man kan t ex ha en enklare synpunktshantering eller allmänna möten med invånarna. Det kan även noteras att frågan om utveckling av medborgardialog mellan politiker och invånare är föremål för diskussion inom demokratiberedningen vilken under sommaren 2013 ska lämna skriftlig redovisning till Kommunfullmäktige om sitt arbete. Chefsgruppen föreslår att motionen i nuvarande form avslås, men att idén att låta kommuninvånare komma mera till tals i enskilda frågor överlämnas till budgetarbetet inför 2014. Om något i det här slaget ska införas så ska det vara på mycket tydligt avgränsade frågor samt att det då bör hanteras på enklaste sätt, t ex genom vanlig synpunktshantering och inte genom införande av nya IT-system. Beslutsunderlag Jens Leandersson m.fl. (SD) motion 2012-05-30. Chefsgruppens yttrande 2013-02-19. Kommunstyrelsens beredningsförslag 2013-04-03, 43. Yrkande Christian Hendlertz (SD) yrkar bifall till motionen Beslutsgång Ordföranden ställer Kommunstyrelsens förslag mot Christian Hendlertz yrkande om bifall till motionen. Ordföranden finner att Kommunfullmäktige bifallit Kommunstyrelsens förslag. Kommunfullmäktiges beslut 1. Motionen avslås. 2. Idén att låta kommuninvånarna komma mera till tals i enskilda frågor överlämnas till budgetarbetet 2014. Reservation SD-gruppen reserverar sig mot beslutet till förmån för eget förslag, bilaga B Kf 33/13. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 13 (27) 34 Kundtjänst KS 2012.1011.012 Ärendet I Sverige finns idag ett ökat krav från medborgare på en ny servicekultur som kan erbjuda en ökad tillgänglighet. Bland Sveriges kommuner, däribland närliggande kommuner till Klippan, finns idag ett intresse att aktivt skapa funktionalitet för en sådan utveckling, med olika framgångsexempel. Klippans kommun har ett eget fokusområde för dialog med ett för 2013 fastlagt inriktningsmål som stödjer denna utveckling: Vi ska införa en första version av ett tjänstepaket för integrerad medborgarservice via hemsida, telefon och besök. Målet kräver en utvecklad funktionalitet för ökad tillgänglighet, för alla medborgare. Denna funktionalitet kan skapas genom att utveckla en kundtjänst för Klippans kommun, som kan hantera såväl informations-, transaktions- som dialogtjänster. Erfarenheter från andra kommuner visar att 60-80 % av totalt inkomna ärenden är av enklare karaktär som en generalist kan svara på, främst genom telefon och e-verktyg eftersom införandet av kundtjänst i betydligt mindre grad handlar om besök. Istället för att medborgaren ska behöva vända sig till olika förvaltningar kan en kundtjänst utgöra en bred kanal för dessa enklare ärenden. Positiva erfarenheter från andra kommuner visar att utöver ökad tillgänglighet frigörs mer tid åt förvaltningarna att utveckla sin kärnverksamhet. Visionen för Klippans kundtjänst Införandet av kundtjänst i Klippans kommun bygger på en vision om att utveckla kommunens kontakter med medborgarna mot principen om en väg in, för att öka kommunens tillgänglighet; attitydmässigt, innehållsligt, tidsmässigt, fysiskt så väl som geografiskt. Medborgarna i Klippans kommun ska uppleva det som attraktivt och lättillgängligt att kontakta och föra dialog med kommunen, oavsett kanal. Det är en vision som också ska signalera öppenhet och bjuda in till dialog och delaktighet. Tjänsteurval Förvaltningar ska i dialog med projektet föra över tjänster från förvaltning till kundtjänst. Tjänstepaketet ska främst baseras på den så kallade ROSA-metodens sex steg, där ärenden upp till nivå fyra, som är någorlunda frekvent förekommande, kan utföras av kundtjänst. Tjänster eller delar av tjänster som är beroende av förvaltningsspecifika it-system kommer delvis att prioriteras ner. Det är viktigt att poängtera att förvaltningarna fortfarande äger kvalitetsansvaret för de tjänster som överförs, medan kundtjänst blir ansvarig för tjänsteutförandet. Således ska till kundtjänst överföras alla ärendetyper som kan och bör överföras från förvaltning. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 14 (27) Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens skrivelse 2013-03-11, bilaga Kf 34/13. Kommunstyrelsens beredningsförslag 2013-04-03, 47. Yrkande Bengt Svensson (M), yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Hans-Bertil Sinclair (M) yrkar bifall till Kommunstyrelsens förslag med följande tillägg: Verksamheten skall utvärderas efter 12 månader. Rune Persson (S) yrkar bifall till Kommunstyrelsens förslag och Hans-Bertil Sinclairs tilläggsyrkande. Ordföranden finner att Kommunfullmäktige bifallit kommunstyrelsens förslag samt Hans Bertil-Sinclairs tilläggsyrkande. Kommunfullmäktiges beslut 1. Under våren 2014 införs kundtjänst enligt beslutsunderlaget. 2. Ombyggnation av kommunhusets reception för att tillgodose behovet av kundtjänst godkänns. 3. Löpande rapportering av projektet sker till kommunstyrelsens arbetsutskott. 4. Finansiering av lokal och bemanning för 2013 ska lösas i samband med behandlingen av årets kompletteringsbudget och budgetprocessen för 2014. 5. Huvudinriktningen är att alla ärenden som kan läggas i kundtjänst ska läggas i kundtjänst. Nivå 1 och 2 ska ligga i kundtjänst, och nivå 3 och 4 ska ligga i kundtjänst om de är tillräckligt frekventa. 6. Det ska även fortsatt finnas ett stort mått av information på kommunens hemsida, som ska möjliggöra direktkontakter. 7. Verksamheten skall utvärderas efter 12 månader. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 15 (27) 35 Ombyggnation av kommunhusets entré KS 2013.0157.295 Ärendet Stadsarkitekt Göran Lönnqvist redovisar Kommunstyrelsens uppdrag om ytterligare exteriöra skisser, där färgsättning, bröstning m.m. prövas. För att öka kvalitén på det fysiska och estetiska bemötandet i Klippans kommunhus, föreslås en ombyggnation av husets entré. Det har tagits fram två ombyggnationsförslag av entrén, förslag B och C. Båda förslagen är fortsättning på det oberoende förslag A, som presenteras i det separata ärendet om att införa kundtjänst för Klippans kommun. Ekonomi I tabellen nedan beräknas kostnaderna för de två olika förslagen. Både förslag B och C innebär en fortsättning på förslag A, som kräver en investering på cirka 1 500 000 kr. Det innebär att förslag B ökar investeringen med 500 000 kr och förslag C med 1 500 000 kr. I kostnadsberäkningarna har det även räknats på olika säkerhetsåtgärder som kommer att uppstå med förslagen. I sammanhanget ska det nämnas att det i flerårsplanen för investeringar inom medborgarservice/kundtjänst för 2015 finns 10 000 000 kr. Förslag B Kostnad: Avskrivning under 20 år med ca 180 000 kr i kapitalkostnader per år. Behandlas i arbetet med årets kompletteringsbudget och budgetprocessen för 2014. Finansiering: Investering ca 2 000 000 kr (inklusive kostnad för förslag A). Förslag C Kostnad: Avskrivning under 20 år med ca 270 000 kr i kapitalkostnader per år. Behandlas i arbetet med årets kompletteringsbudget och budgetprocessen för 2014. Finansiering: Investering ca 3 000 000 kr (inklusive kostnad för förslag A). Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens skrivelse 2013-03-11. Kommunstyrelsens beredningsförslag 2013-04-03, 48. Yrkande Bengt Svensson (M) och Rune Persson (S), yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Kommunfullmäktiges beslut En ombyggnad ska ske med huvudinriktning på en total ombyggnad av entrén med utgångspunkt på förslag C, bilaga Kf 35/13. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 16 (27) 36 Kompletteringsbudget 1/2013 KS 2013.0154.041 Ärendet Verksamhetsområdenas avräkning efter bokslut 2012 samt förslag till kompletteringsbudget 1/2013 föreligger enligt bilaga Kf 36/13. Kompletteringsbudgeten innehåller de delar av nämnders/styrelsers överskott och underskott samt ej avslutade investeringsanslag som efter bokslutsdialog föreslås överföras till 2013. Kompletteringsbudgeten innehåller även omflyttning av medel som avser tidigare fattade beslut samt i vissa fall förslag om medels förändring med anledning av särskilda skäl. Förslaget innebär att årets resultat minskar från +11,0 mnkr till + 3,0 mnkr samt att årets investeringsnivå ökar från 53,6 mnkr till 63,1 mnkr. Förslagen minskning av årets resultat och ökade investeringsvolym skapar ett nyupplåningsbehov på mellan 10 och 15 mnkr. Ställningstagande till en eventuell nyupplåning hänskjuts till beslut om delårsrapport efter augusti månad. Volymförändringar inom förskola/skola har beaktats men skall stämmas av i samband med årets delårsrapport. Beslutsunderlag Kompletteringsbudget 1/2013, 2013-03-21. Yrkande Bengt Svensson (M) och Madeleine Atlas (C) yrkar bifall till Kommunstyrelsens förslag. Tommy Cedervall (FP)och Rickard Johansson (FP) yrkar 1. De extra anslagen till gymnasieskolan knyts till ett beslut om framtida inriktning av gymnasieskolan i Klippan 2. De 500 tkr anslagna till de höga kostnaderna av att driva Färingtofta skola används istället för att utöka möjligheterna till att ge barnomsorg på obekväm arbetstid. Bengt Svensson yrkar avslag på Tommy Cedervalls yrkanden. Rune Persson (S) yrkar bifall till Kommunstyrelsens förslag samt Tommy Cedervalls första yrkande om att extra anslag till gymnasieskolan knyts till ett beslut om framtida inriktning av gymnasieskolorna i Klippan. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 17 (27) Beslutsgång Ordföranden ställer Kommunstyrelsens förslag mot Tommy Cedervalls andra yrkande om ändring De 500 tkr anslagna till de höga kostnaderna av att driva Färingtofta skola används istället för att utöka möjligheterna till att ge barnomsorg på obekväm arbetstid och finner att Kommunfullmäktige beslutat enligt Kommunstyrelsens förslag. Ordföranden ställer därefter Tommy Cedervalls första yrkande om tillägg De extra anslagen till gymnasieskolan knyts till ett beslut om framtida inriktning av gymnasieskolan i Klippan mot avslag, och finner att Kommunfullmäktige avslagit yrkandet. Omröstning begärs. Kommunstyrelsen godkänner följande propositionsordning: Den som vill avslå tilläggsyrkandet röstar Ja. Den som stöder Tommy Cedervalls förslag röstar Nej. Vid den följande omröstningen avges 22 Ja-röster och 17 Nej-röster enligt till detta protokoll fogad sammanträdeslista. Ordföranden finner att Kommunfullmäktige avslagit Tommy Cedervalls förslag om tillägg och att Kommunfullmäktige därmed bifallit Kommunstyrelsens förslag. Beslutsunderlag Ekonomikontorets skrivelse 2013-03-21. Kompletteringsbudget, specifikation,bilaga A Kf 36/13. Verksamhetsområdenas avräkning 2012, bilaga B Kf 36/13. Investeringsplan 2013-2016, bilaga C Kf 36/13. Volymförändringar förskola-skola, bilaga D Kf 36/13. Kommunstyrelsens beredningsförslag 2013-04-03, 50. Kommunfullmäktiges beslut 1. Kompletteringsbudget 1/2013 fastställs enligt bilaga A Kf 36/13. 2. Avräkning och bedömning av volymförändringar avseende elever inom förskola/skola ska göras i samband med delårsrapporten efter augusti månad. 3. Justerad investeringsplan enligt bilaga C Kf 36/13 godkänns. 4. Konstateras att det finns påtagliga oklarheter i konstgräsprojektet såväl vad avser omfattning av projektet som den framtida finansieringen av driftskostnader. 5. En start av konstgräsprojektet förutsätter en tydlig redovisning av dess omfattning samt kommande driftskostnader. Vidare förutsätts att en överenskommelse finns med berörd förening som klargör att kommunens totala insats i projektet är fyra (4) miljoner kronor och att eventuella merkostnader/merarbeten skall ske genom externa sponsringsinsatser eller egeninsatser. 6. Slutligt ställningstagande till konstgräsprojektet beslutas av Kommunstyrelsen. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 18 (27) 37 Proposition om kommunala resultatutjämningsreserver KS 2013.0055.040 Ärendet Riksdagen beslutade 2012-11-28 om ändring i Kommunallagen och ändring i lagen om kommunal redovisning. Ändringarna gäller fr.o.m. 2013-01-01. Genom lagändringen får kommuner och landsting större möjligheter att själva kunna jämna ut intäkter över tid. De ska kunna bygga upp så kallade resultatutjämningsreserver inom ramen för det egna kapitalet. Då kan de reservera en del av överskottet i goda tider som de sedan kan använda för att täcka underskott i en lågkonjunktur. Lagändringarna gäller från den 1 januari 2013 men det blir även möjligt att reservera överskott upparbetade från och med räkenskapsåret 2010. Beslutsunderlag Ekonomikontorets skrivelse 2013-03-11. Lokala riktlinjer för hantering av resultatutjämningsreserv (RUR) i Klippans kommun, bilaga Kf 37/13. Kommunstyrelsens beredningsförslag 2013-04-03, 52. Kommunfullmäktiges beslut 1. Lokala riktlinjer för resultatutjämningsreserv antas enligt bilaga Kf 37/13. 2. Resultatutjämningsreserven ska användas med stor försiktighet och sannolikheten är liten för ett ianspråktagande i närtid. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 19 (27) 38 Årsredovisning 2012 för Klippans kommun samt revisorernas årsberättelse och fråga om ansvarsfrihet KS 2013.0083.042 Ärendet Ekonomikontoret har sammanställt bokslut/årsredovisning enligt bilaga Kf 38/13 för Klippans kommun 2012. Beslutsunderlag Årsredovisning 2012, 2013-03-12. Kommunstyrelsens beredningsförslag 2013-04-03 53. Revisionsberättelse för år 2012, 2013-04-08 Yrkande Bengt Svensson (M) yrkar bifall Kommunstyrelsens förslag. Hans Emanuelsson, revisionens ordförande, föredrar revisionsberättelsen och tillstyreker att Kommunstyrelsen och övriga nämnder samt de enskilda förtroendevalda i dessa organ beviljas ansvarsfrihet samt att årsredovisningen godkänns. Rune Persson (S) yrkar bifall Kommunstyrelsens förslag. Beslutsgång Fråga om ansvarsfrihet för 2012 behandlas för nedanstående nämnder och styrelser och de enskilda förtroendevalda i dessa organ. - Kommunstyrelsen - Valnämnd - Överförmyndarnämnd - Plan- och byggnämnd - Kultur- och fritidsnämnd - Barn- och utbildningsnämnd - Socialnämnd - Räddningsnämnd - Enskilda förtroendevalda. Det noteras att förtroendevalda med uppdrag i ovanstående nämnd/styrelse ej deltagit i den del av ärendet som avser den aktuella nämnden i enlighet med anteckning i sammanträdeslistan. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 20 (27) Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunen konstaterar att den genom årets resultat uppfyllt lagens krav på balans i ekonomin, men att lagkravet uppfyllts med hjälp av en engångsintäkt, återbetalda sjukförsäkringspremier. 2. Bokslut och årsredovisning inklusive bilagor godkänns i enlighet med bilaga Kf 38/13. 3. Kommunstyrelsen och övriga nämnder samt de enskilda förtroendevalda i dessa organ beviljas ansvarsfrihet för 2012 års verksamhet. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 21 (27) 39 Reglemente för Krisledningsnämnden KS 2013.0027.003 Ärendet Det verksamhetsområde och de uppgifter som Klippans krisledningsnämnd har att fullgöra ska framgå av reglemente för krisledningsnämnden. Därutöver regleras i reglemente Krisledningsnämndens arbetsformer. Strukturen i reviderat förslag till reglemente är oförändrad jämfört med gällande reglemente. Det har gjorts förändringar med hänsyn till reviderad lagstiftning. Lag om extraordinära händelser i fredstid hos kommuner och landsting (SFS 2002:833) har ersatts av Lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (SFS 2006:544). Det kan vidare noteras att i reglementet har 11 Sekretess utvecklats för att tydliggöra vilka personer och uppgifter som omfattas av bestämmelser om tystnadsplikt. Förslag till reviderat reglemente för Klippans Krisledningsnämnd uppfyller ställda krav enligt såväl kommunallag som lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (2 kap 2-9 ). Föreliggande förslag ersätter nu gällande reglemente, fastställt av Kommunfullmäktige 2004-12-14 85. Beslutsunderlag Förslag till reglemente för Klippans Krisledningsnämnd, bilaga Kf 39/13. Kanslichefens tjänsteskrivelse 2013-02-05. Kommunstyrelsens beredningsförslag 2013-04-03, 54. Kommunfullmäktiges beslut Reglemente för Klippans Krisledningsnämnd fastställs enligt bilaga Kf 39/13. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 22 (27) 40 Motion om barnomsorg på obekväm arbetstid - Svar KS 2012.0521.630 Ärendet Olle Nilsson (S) har 2012-05-22 inlämnat motion enligt bilaga Kf 40/13 om barnomsorg på obekväm arbetstid. Motionären föreslår att barnomsorg på obekväm arbetstid genomförs, vilket inkluderar nattetid, senast från det tillbyggda Hermelinen är klar under 2013. Barn- och utbildningsnämndens utredning visar att i januari 2013 hade 14 barn från elva familjer omsorg på obekväm tid. * Sju barn är i sina egna hem med timanställda barnbiträden * Ett barn finns i dagbarnvårdares hem * Sex barn finns i ordinaries dagbarnvårdares hem, timanställda barnbiträden är anställda Fem av barnen har ensamstående förälder. Tolv av barnens föräldrar arbetar inom omsorg, övriga med transport och handel. I nuläget går det inte att se bakåt hur många timmar enskilt barn lämnas på obekväm tid. Ansökan om statsbidrag fr o m 1 juli för barnomsorg på kväller, nätter och helger förutsätter att sådan omsorg erbjuds i en omfattning om minst 30 timmar per barn och månad. Statsbidrag för andra halvan av 2013 är 15,5 mnkr och för 2014-2016 31 mnkr per år till Sveriges kommuner. Kön var i januari 2013 ett barn. Möjliga lösningar är * Nattis annan pedagogisk verksamhet, som omfattar särskilda lokaler på en förskola med öppettider tidig morgon, sen kväll samt nätter och helger. Kostnader kommer att bero på öppettider och antalet barn. Personal kan vara anställd med årsarbetstid. Under natten är personal ensam med sovande jour. Det är viktigt att beredskap finns om det skulle hända något under natten, eventuellt samarbete med annan verksamhet i närområdet eller direktlarm till larmcentral. Kostnader: sängar, ev hyra för lokaler, pedagogiskt material, kost, larm, transporter och personal, uppskattningsvis drygt en mnkr. * Annan pedagogisk verksamhet i egen regi. * Inte erbjuda omsorg på obekväm tid, eftersom det inte är lagstadgat. Barn- och utbildningsnämnden föreslår att motionen avslås, samt att kommunen fortsätter att erbjuda barnomsorg på obekväm arbetstid som i dagsläget med individuella lösningar, men gör organisationen mer transparent och marknadsför tjänsten. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 23 (27) Yrkande Rune Persson (S), Tommy Cedervall (FP), Richard Johansson (FP) Olle Nilsson (S) yrkar bifall till motionen. Madeleine Atlas (C), Hans-Bertil Sinclair (M), Bert-Inge Karlsson (KD) och Helena Dådring (M) yrkar bifall till Kommunstyrelsens förslag. Beslutsgång Ordföranden ställer Kommunstyrelsens förslag mot Rune Perssons m.fl. yrkande om bifall till motionen och finner att Kommunstyrelsens förslag vunnit bifall. Omröstning begärs. Kommunfullmäktige godkänner följande propositionsordning. Den som stödjer Kommunstyrelsens förslag röstar JA Den som stödjer Rune Perssons förslag röstar NEJ Vid den följande omröstningen avges 22 Ja-röster och 17 Nej-röster enligt till detta protokoll fogad sammanträdeslista. Ordföranden finner att Kommunfullmäktige bifallit Kommunstyrelsens förslag. Beslutsunderlag Olle Nilssons motion 2012-05-22. Protokollsutdrag Barn- och utbildningsnämnden 2013-02-25, 20. Kommunstyrelsens beredningsförslag 2013-04-03 55. Kommunfullmäktiges beslut 1. Motionen avslås. 2. Kommunen fortsätter att erbjuda barnomsorg på obekväm arbetstid som i dagsläget med individuella lösningar, men utformar organisationen mer transparent och marknadsför tjänsten. 3. Barn- och utbildningsnämnden får i uppdrag att, efter att ha genomfört föreslagna åt/gärder, återrapportera till Kommunstyrelsen och redovisa behovet av barnomsorg på obekväm arbetstid och eventuella förslag till förändringar. Reservation S-gruppen reserverar sig till förmån för eget förslag, bilaga Kf 40/13. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 24 (27) 41 Redovisning av motioner KS 2013.0156.101 Ärendet Kommunkansliet har sammanställt redovisning av motioner vars beredning ännu inte slutförts, bilaga Kf 41/13. Beslutsunderlag Kommunkansliets redovisning 2013-04-12. Kommunstyrelsens beredningsförslag 2013-04-03, 56. Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige noterar redovisningen. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 25 (27) Beslutande (fullmäktige och tjänstgörande ersättare) Deltar ej i 38 delen ansvarsfrihet för Närvaro Omröstningar 36 Ja Nej 40 Ja Nej Ja Nej Ja Nej Ja Nej Rune Persson, S KS RN 1 1 1 Bengt Svensson, M KS RN 1 Lars Håkansson Eva Stjärnlind, S KFN 1 1 1 1 1 Hans-Bertil Sinclair, M KS* SN 1 Sonja Bengtsson Erlinda Rosenqvist, SD SN 1 PBN Valn 1 Rune Samuelsson, S Kristina Jonsson Pia Dahl, M KFN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Anders Rolfsson, C / - - - - Boris Svensson, S SN 1 1 1 Bert-Inge Karlsson, KD KS 1 1 1 Christian Hendlertz, SD KS KFN 1 1 1 Jens Westring, M KS RN 1 Tommy Cedervall, FP KS 1 Ingrid Fredriksson, M KFN 1 KS Göran Sjögren, S KFN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Gunilla Svensson, S KS 1 SN/Valn 1 1 Matthias Rausbo, SD Madeleine Atlas, C KS* BUN* 1 KS/RN BUN 1 1 1 1 1 Jörgen Bjerknäs, MP SN 1 1 1 KS Michael Nemeti, S KFN 1 Jesper Hansen Kenneth Dådring, M PBN 1 1 1 1 1 Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 26 (27) Bodil Andersson Ann-Sofie Karlsson, KD KS, BUN RN 1 Gun Samuelsson, S BUN SN 1 Roland Ottosson Carina Andersson, V / 1 Jacob von Post Kicky Sinclair, M KS SN 1 Göran Andreasson, SD / 1 Kent Lodesjö, S KS/PBN Valn 1 Björn Samuelsson, M KS 1 Mats Waldemarsson, S PBN SN 1 Bengt Amilon Henrik Gudmundsson, C / 1 Richard Johansson, FP KS RN 1 Helena Dådring, M BUN 1 Roland Åkesson, S BUN 1 Margareta Haraldsson Jan Rosenqvist, SD / 1 Rose-Marie Svensson Ann-Charlotte Brämhagen,S / 1 Malin Hammanstrand Fredrik Hammarstrand, M PBN 1 Olle Nilsson, S KS BUN 1 Gustav Toft, M SN* 1 Hans-Eric Lundgren KS Kerstin Persson, S RN 1 Anders Johansson, KD / 1 Jan-Olof Karlsson, M KS 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 - - - - 39 22 17 22 17 Signatur justerare Utdragsbestyrkande

PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2013-04-23 Sida 27 (27) Ej tjg ersättare Laila Möller Nilsson 1 Anders Nilsson 1 *=del av år 2012 Signatur justerare Utdragsbestyrkande

Till Matthias Rausbo Sverigedemokraterna Ljungbyhed 25/3-2013 Svar på Interpellation angående avsaknad av politiska beslut inför omstruktureringar inom barnomsorgen. Det är helt rätt att förvaltningschefen tog upp ärenden till kompletteringsbudgeten, som var av spekulativ natur. Han fick tydligt klart för sig att ledamöterna i BUN endast ville gå vidare med säkra beslut i kompletteringsbudgeten. Att det finns diskussioner kring flytt av Heden är ingen hemlighet. Detta har pågått under flera år och det har varit olika förslag som har varit föremål för diskussion. Senast i höstas togs åter en diskussion kring Rickmansgården och nu är det Snödroppen som diskuteras. Hur öppna liknande diskussioner ska vara finns det olika åsikter om. Jag tycker personligen att man i största möjliga mån ska vara öppen med att diskussioner pågår. Det finns nackdelar med detta, men fördelarna överväger. Man får då många inspel från verksamheterna och övriga berörda, vilket oftast medger bättre beslut. Risken som finns är att tankarna ute i verksamheten går snabbare än i politiken och vi politiker ibland kan bli förbisprungna. Detta får man lära sig att hantera. Svar på frågorna: 1. Det har inte förekommit något besked om att flytt från Heden till Snödroppen ska ske, varken från politiskt håll eller ifrån Förvaltningschefen. Har personalen fått information om detta så är det antingen en misstolkning eller felaktig handling från någon. Däremot har vi i BUN tagit ett politiskt beslut om att Snödroppen som lokal ska sägas upp och den verksamheten ska flyttas till Ljungbyhedsskolan. 2,3 och 4 behöver därmed inte besvaras. Dock, så är frågan kring Heden på ingång och troligen kommer detta upp på nästa BUN-möte. Vi har från politiskt håll begärt siffror kring förväntat barnantal under några år framöver, samt beläggning och kostnader för olika förskolor i Ljungbyhedsområdet. Visar det sig att en flytt av Heden är det mest rätta så kommer vi naturligtvis även ta hänsyn till vilken påverkan detta kan ha för verksamheten. Ordförande i Barn och Utbildningsnämnden Madeleine Atlas

2013-03-11 Förslag till beslut om införandet av kundtjänst för Klippans kommun Varför införa kundtjänst för Klippans kommun? I Sverige finns idag ett ökat krav från medborgare på en ny servicekultur som kan erbjuda en ökad tillgänglighet. Bland Sveriges kommuner, däribland närliggande kommuner till Klippan, finns idag ett intresse att aktivt skapa funktionalitet för en sådan utveckling, med olika framgångsexempel. Klippans kommun har ett eget fokusområde för dialog med ett för 2013 fastlagt inriktningsmål som stödjer denna utveckling: Vi ska införa en första version av ett tjänstepaket för integrerad medborgarservice via hemsida, telefon och besök. Målet kräver en utvecklad funktionalitet för ökad tillgänglighet, för alla medborgare. Denna funktionalitet kan skapas genom att utveckla en kundtjänst för Klippans kommun, som kan hantera såväl informations-, transaktions- som dialogtjänster. Erfarenheter från andra kommuner visar att 60-80 % av totalt inkomna ärenden är av enklare karaktär som en generalist kan svara på, främst genom telefon och e-verktyg eftersom införandet av kundtjänst i betydligt mindre grad handlar om besök. Istället för att medborgaren ska behöva vända sig till olika förvaltningar kan en kundtjänst utgöra en bred kanal för dessa enklare ärenden. Positiva erfarenheter från andra kommuner visar att utöver ökad tillgänglighet frigörs mer tid åt förvaltningarna att utveckla sin kärnverksamhet. Läs mer i Bilaga 1 om vinster med kundtjänst, för både medborgare och organisation. Visionen för Klippans kundtjänst Införandet av kundtjänst i Klippans kommun bygger på en vision om att utveckla kommunens kontakter med medborgarna mot principen om en väg in, för att öka kommunens tillgänglighet; attitydmässigt, innehållsligt, tidsmässigt, fysiskt så väl som geografiskt. Medborgarna i Klippans kommun ska uppleva det som attraktivt och lättillgängligt att kontakta och föra dialog med kommunen, oavsett kanal. Det är en vision som också ska signalera öppenhet och bjuda in till dialog och delaktighet. Läs mer i Bilaga 2 om visionen för kundtjänst, och Bilaga 5 om preliminär tid- och aktivitetsplan för införandet av kundtjänst. Tjänsteurval Förvaltningar ska i dialog med projektet föra över tjänster från förvaltning till kundtjänst. Tjänstepaketet ska främst baseras på den så kallade ROSA-metodens sex steg, där ärenden upp till nivå fyra, som är någorlunda frekvent förekommande, kan utföras av kundtjänst. Tjänster eller delar av tjänster som är beroende av förvaltningsspecifika it-system kommer delvis att prioriteras ner. Det är viktigt att poängtera att förvaltningarna fortfarande äger 1

2013-03-11 kvalitetsansvaret för de tjänster som överförs, medan kundtjänst blir ansvarig för tjänsteutförandet. Således ska till kundtjänst överföras alla ärendetyper som kan och bör överföras från förvaltning. Läs mer i Bilaga 3 om tjänsteurvalet och ROSA-metoden. Bemanning Baserat på tjänsteurvalet kommer det krävas minst 4,5 heltidstjänster som tillsammans bemannar kundtjänst och växel. I dagsläget finns det finansiering för 3 av dessa 4,5 heltidstjänster. I budgetarbetet för 2014 får en bedömning ske i vilken mån övriga 1,5 tjänster kan finansieras inom ramen för kommunledningsförvaltningen. Om så inte kan ske skulle en finansiell lösning för hela eller delar av de 1,5 tjänster kunna göras genom minskningar av nämndernas budgetramar utifrån följande modell: 1) Överföring av resurser till kundtjänst, som beräknas i dialog med förvaltningarna. 2) Viss hänsyn till förvaltningarnas budgetramar, för att mindre förvaltningarna inte ska drabbas extra hårt. Läs mer i Bilaga 4 om bemanning. Lokal Kundtjänsten är tänkt att finnas i befintliga receptionslokaler. En ombyggnad behöver dock ske för att möta de ökade volymer ärenden som en kundtjänst kommer att innehålla och som också innebär en utökad personalbemanning. I en ombyggnation ska följande kriterier beaktas: 1) Ökad kvalitet på bemötande genom en öppnare receptionsyta för möten och dialog. 2) Rum för enskilda samtal. 3) Ökad tillgänglighet genom handikappanpassning. 4) Möjliggöra attraktivt rum för materiell exponering av turistverksamhet. 5) Säkerhet inklusive brandsäkerhet. Utifrån kriterierna ovan finns det idag ett förslag (Förslag A) på ombyggnation, som krävs för att införa kundtjänst. Förslag A syftar till att fylla kraven för kundtjänstens funktion och ingår i föreliggande beslutsunderlag. Det finns även två andra förslag (Förslag B och Förslag C) som syftar till att lyfta estetiken för kommunhusets entré. Förslag B och Förslag C behandlas i ett separat ärende och är oberoende av Förslag A/införandet av kundtjänst. Läs mer i Bilaga 6 om ombyggnation enligt Förslag A. Teknikstöd Kundtjänsten kommer främst använda befintliga e-portaler för att hantera inkomna ärenden från medborgarna. Men det kommer också att krävas ett separat it-system för att bland annat kunna sköta synpunktshanteringen, föra statistik på inkomna ärenden för att kvalitetsutveckla verksamheten samt möjliggöra att ärenden kan skickas mellan kundtjänst och förvaltning. 2

2013-03-11 Kundtjänsten kommer även att kunna fungera som ett medborgarstöd för kommunens e- tjänster. Det pågår idag en diskussionsprocess kring att ta fram ett ärendehanteringssystem med bland annat möten med leverantörer och interna workshops. Ekonomi Kostnader för införandet av kundtjänst beräknas i tabellen nedan. Avser Kostnad Finansiering Bemanning 1,5 heltidstjänster. Ca 700 000 kr per år. Ramminskningar för nämnderna. Behandlas budgetprocessen för 2014. Lokal Avskrivning under 20 år med ca 135 000 kr i kapitalkostnader per år. Behandlas i arbetet med årets kompletteringsbudget och budget-processen för 2014. Investering: Förslag A: Ca 1 500 000 kr. Teknikstöd Ca 50 000 kr per år. Beror på vilket stöd Platina kan ge. Ca 100 000 kr i fast kostnad. Hämtas från befintliga budgetramar, bl.a. Projekt E. Förslag till beslut Föreliggande beslutsförslag är samverkat med de fackliga parterna. Kommunstyrelsen beslutar 1. Att föreslå kommunfullmäktige besluta att under hösten 2013 införa kundtjänst enligt beslutsunderlag, 2. Att godkänna ombyggnation av kommunhusets reception enligt alternativ A, 3. Att under förutsättning av kommunfullmäktiges beslut uppdra åt kommundirektören att skriva projektdirektiv samt att organisera och bemanna projektet samt kundtjänst, 4. Att löpande rapportering av projektet ska ske till kommunstyrelsens arbetsutskott, 5. Att finansiering av lokal och bemanning för 2013 ska lösas i samband med behandlingen av årets kompletteringsbudget och budgetprocessen för 2014. 3

2013-03-11 Bilaga 1: Varför införa kundtjänst för Klippans kommun? Bland Sveriges kommuner finns idag ett ökat intresse för att utveckla den kommunala servicen efter medborgarnas ökade och förändrade krav på kommunens tillgänglighet; attitydmässigt, tidsmässigt, innehållsmässigt, fysiskt så väl som geografiskt. Klippans kommun har ett eget fokusområde för dialog med ett inriktningsmål för 2013 som stödjer denna utveckling: Vi ska införa en första version av ett tjänstepaket för integrerad medborgarservice via hemsida, telefon och besök. Nedanstående vision, som fastställdes av KF 2008 i en strategi för utveckling av e- förvaltning, uttrycker en hållbar och långsiktig ambition om att agera med en helhetssyn på kommunens uppdrag: Vi vill erbjuda attraktiva mötesplatser som ger möjlighet för medborgare, kunder, företagare och medarbetare att påverka, välja, tillgodogöra sig och ha synpunkter på kommunens tjänster och service. Inriktningsmålet och visionen ovan kräver en funktionalitet för ökad tillgänglighet och enklare hänvändelse till kommunen, för alla medborgare. Detta ska samtidigt leda till en rationalisering genom enklare och smidigare arbetsprocesser i organisationen. Vi ska med samma resurser kunna ge en bättre service. Därför bör det finnas en funktion för samlad mottagning och service vid kontakter från medborgare. En sådan funktion kan skapas i form av en kundtjänst. Medborgaren/brukaren/kunden betraktar i mindre grad kommunen som en hierarkisk organisation med olika förvaltningsstuprör. De har däremot ett större behov av att betrakta kommunen som en platt organisation, dit de kan vända sig för att få hjälp med sitt ärende. Medborgaren borde inte behöva hålla reda på vilken del av organisationen som har hand om en fråga, eller riskera att inte komma fram till aktuell tjänsteman för att personen sitter i möte. Idén bakom kundtjänstens funktionalitet bygger på behovet att skapa en större tillgänglighet och öppenhet i offentlig verksamhet, i första hand för medborgarna. Och om att skapa servicekultur som utgår från medborgaren och dennes uppfattning om bemötande, innehåll och förståelse. Införandet av en kundtjänst kan lösa denna problematik. Dit ska medborgaren kunna vända sig i vilken fråga som helst och få ett relevant svar. Detta skall gälla okomplicerade och frekvent förekommande ärendetyper, vilka utgör 60-80 % av antalet hänvändelser och som främst behandlas genom telefon och e-kanaler. I övriga ärenden skall medborgaren få bra vägledning för hur de kan göra och vart de kan vända sig. Detta skall gälla oavsett vilken kanal medborgaren väljer för att kontakta kommunen. En kundtjänst skulle kunna öka medborgarens upplevda tillgänglighet av kommunen. Ett ökat och riktat flöde till en kundtjänst skulle även innebära möjlighet till ökad dialog och delaktighet mellan kommunen och medborgarna. 4

2013-03-11 Utvecklingen med denna funktionalitet började i slutet av 1980-talet och leddes av bland annat Botkyrka. Under senare delen av 1990-talet gick utvecklingen med kundtjänstfunktioner tillbaka, för att under 2000-talets andra hälft öka kraftigt. Idag är kommuner som Skellefteå, Jönköping och Järfälla föredömen för många andra kommuner som har hoppat på utvecklingen. I Klippans närhet arbetar Ängelholm och Kristianstad med att införa en sådan funktionalitet. Möjlighet för ökad tillgänglighet och effektivitet för Klippans kommun Enligt SKL:s sammanställningar om tillgänglighet på kommuners webbplatser (Information åt alla?) kar Klippans kommun förvisso förbättrat sig mot kommungenomsnittet. Men enligt undersökningarna 2009-2011 kvartstår viktiga förbättringsområden, främst för kundtjänst strategiskt viktiga områden inom kultur och fritid samt på tekniska och miljöområdet. JSM Telefront och Profitel har i en jämförande studie från 2010 respektive 2012 mätt kontakttillgängligheten för Klippan med avseende på telefon och e-post. För telefoni visade Klippan upp något bättre tillgänglighetsresultat än kommunsnittet. Men för svar via e-post har det skett en tydlig försämring från en medelsvarstid på 12 till 21 arbetstimmar vad gäller att få svar från en handläggare. Klippan låg sist av 120 kommuner med att lämna ett svar via e-post. Kommunmedel låg på 9 arbetstimmar i båda undersökningarna. Beskrivningen ovan, om Klippans tillgänglighet, ska ses utifrån följande erfarenheter från kommuner som infört en kundtjänstliknande funktionalitet: 1. I en rapport från 2009, som sammanfattar erfarenheter från kundtjänster i Botkyrka, Skellefteå och Stockholm, identifieras två huvudeffekter av funktionen: 1) ökad tillgänglighet och 2) ökad effektivitet genom att förvaltningarna kan ägna sig åt mer kärnverksamhet. Det pekas även ut tre positiva bieffekter: 1) värdefull statistik för ärenden samlas på ett ställe, 2) förbättringar av webben och 3) möjlighet att utveckla e-tjänster. 2. En undersökning som Kalmar kommun gjorde 2011 visar att det totala antalet inkomna samtal till kommuner minskar med 30 % som effekt av införandet av en kundtjänst. Det beror bland annat på att medborgare inte behöver ringa flera gånger för att komma fram till en specifik tjänsteman, utan kan ringa till kundtjänsten och få svar på sitt ärende direkt. I en analys av Botkyrkas erfarenheter minskade även handläggningstiden av enklare informationsärenden från 21,1 minuter till 8,9 minuter, när ärendet fördes över från förvaltning till kundtjänst. Trots att det sker en resursöverföring från förvaltning till kundtjänst, för att hantera förflyttningen av tjänster till kundtjänst, kommer förvaltningarna på sikt ändå få mer tid åt kvalificerad handläggning och utveckling av kärnverksamhet. Det grundar sig på slutsatserna från de två punkterna ovan. Om handläggningstiden sjunker för de enklare ärenden när de flyttas till kundtjänst, kan förvaltningarna på sikt föra över fler tjänster till kundtjänst utan att själva behöva tillföra extra resurser. Samtidigt kommer telefonmängden att minska på förvaltningen när allt fler kommer att få sina ärenden lösta i kundtjänst. Det ökar i sin tur den sammanhängande tiden för handläggning och utvecklingsverksamhet på förvaltningen. De två punkterna ovan illusterar vilka potentiella ömsesidiga vinster för medborgare och organisation som det finns med införandet av en kundtjänst i Klippans kommun. 5

2013-03-11 Det kan också tilläggas att det finns behov av att utveckla kompetenser och uppgifter för ett antal medarbetare. Det gäller de assistenter som påverkats av bland annat nya system och rutiner för fakturahantering, personaladministration och ärende/dokumenthantering. Införandet av en kundtjänst rymmer även en potential för att kunna ta hem interna effektiviseringsvinster. Det är även viktigt att se detta utifrån perspektivet att Sveriges kommuner framöver går mot en utveckling av svårare ekonomiska tider. Referensenser och inspirationsläsning i urval: Kartläggning av kundcenter: sammanfattning (Sambruk, Innoveta, 2009) Kartläggning Botkyrka (Sambruk, 2009) Kommunal kundtjänst sätter fart på verksamhetsutvecklingen (Skellefteå kommun, 2009) Förstudierapport till införandet av kontaktcenter i Kalmar kommun (2011) Utredning kring förutsättningarna för införande av kundtjänst/kontaktcenter i Ängelholms kommun (2011) Utvärdering av implementering av Kontaktcenter vid Jönköpings kommun (Högskolan Väst, 2010) Information åt alla? (SKL, 2010-2012) Servicemätning via telefon och e-post: Klippan (JSM Telefront, 2010) Servicemätning via telefon och e-post: Klippan (Profitel, 2012) 6

2013-03-11 Bilaga 2: Visionen för Klippans kundtjänst Bild 1 illustrerar hur medborgarkontakter i Klippans kommun ser ut idag. Bild 1 Vid införandet av kundtjänst kommer medborgarkontakterna att förändras enligt Bild 2. De tjocka pilarna markerar dels hur kontaktflödena tros förändras framöver och dels hur tjänster förflyttas från förvaltning till kundtjänst. Det är viktigt att understryka att medborgarna fortfarande ska ha möjlighet att ringa tjänstemännen på förvaltningarna men att det kommer ske mjuka styrningar av kontaktvägarna mot kundtjänst. Växelsamarbetet med grannkommunerna kommer att bestå och det är därför viktigt att skapa en ordning som styr samtal mot kundtjänst snarare än att kringgå den. Bild 2 7

2013-03-11 Införandet av kundtjänst i Klippans kommun bygger på en vision om att utveckla kommunens kontakter med medborgarna mot principen om en väg in, för att öka kommunens tillgänglighet; tidsmässigt, geografiskt, fysiskt, innehållsligt så väl som attitydmässigt. Det är en vision som också ska signalera öppenhet och bjuda in till dialog och delaktighet. Därigenom skulle kundtjänsten kunna utveckla relationerna med avseende både medborgarinflytande och ärendehantering. Vid införandet av en central kundtjänst kan bibliotekets servicefunktion komma att stärkas. Eftersom bibliotekets personal redan idag utför viss samhällsvägledning utöver deras ordinarie verksamhet, skulle de även kunna utföra en del av de informations- och rådgivningstjänster, som också kommer att ingå i kundtjänstens arbetsuppgifter. Parallellt med införandet av kundtjänst kommer även olika kombinationer att undersökas vad gäller turistverksamhetens framtida organisering och dess roll i kundtjänst. Det gäller särskilt kombinationer som rör kundtjänst, bibliotek och en eventuell utflyttad turistverksamhet. Det är viktigt att poängtera att kundtjänst ska starta upp oberoende av turistverksamheten. Utvecklingsarbetet av kundtjänsten styrs av en värdekarata, fastställd av projektets styrgrupp, som finns illustrerad i Bild 3. Det styrande värdet i projektet är tillgänglighet, som följs av de fyra underordnade värdena bemötande, dialog, effektivitet och attraktivitet. Ordningen har skapats för att i projektets arbetsprocess undvika värdekonflikter. Gällande kanalerna visar de streckade elipserna hur medborgarkontakter för respektive kanal tros förändras: besök minskar och e-portaltjänster ökar. För telefoni är det troligt att det totala antalet samtal kommer att minska, som följd av kundtjänstens införande. Men den kvalitativa mängden telefonsamtal, dvs. de som kommer fram direkt och blir hjälpta i sitt ärende, kommer att öka. Därför illustreras ingen förändring för kanalen telefoni. Bild 3 8

2013-03-11 En separat idé om utvecklad kundtjänst Det finns en möjlighet att, efter etablerandet av kundtjänst, utöka funktionens roll för medborgarservice. För detta har det tagits fram en idé om på vila olika sätt en sådan utveckling skulle kunna utföras. Men det är viktigt att poängtera att denna idé inte ingår i förslaget om att införa en kundtjänst för Klippans kommun. För att arbeta vidare mot visionen om en väg in är det viktigt att, efter etablerad och utvärderad kundtjänst, utreda hur funktionen skulle kunna utvecklas, särskilt gällande: Utvidgat tjänsteurval, framförallt de tjänster som kräver förvaltningsspecifika itsystem. Integrering av Socialförvaltningens mottagning. Bibliotekets roll som funktion och komplement till kundtjänst. Ny lokallösning för att fylla förändrade behov enligt utredningsförslagen från punkterna ovan. 9

2013-03-11 Bilaga 3: Tjänsteurval METOD FÖR TJÄNSTEURVAL I dialog med förvaltningarna ska projektet ta fram tjänstepaket för respektive förvaltning som ska utföras av kundtjänst. Tjänstepaketet ska utgå från de 4 variablerna nedan. 1. ROSA-metoden/funktionsfördelaren Danska kommunförbundet har utvecklat den så kallade ROSA-metoden som brukar användas i samband med utvecklandet av kundtjänstfunktioner. Modellen delar in organisationens totala tjänsteutbud i sex kategorier. 1. Information, upplysningar och generell samhällsinformation Olika typer av informationsutlämning och försäljning, utlämnande av kontorsmaterial, utdelning av post, kopiering, upplysningar om den egna verksamheten etc. 2. Vägledning och rådgivning Upplysningar om regler och bestämmelser som inte innebär någon form av bedömning eller djupare dialog med medarbetaren/medborgaren etc. 3. Administrativa förberedelser Exempel på ärenden kan vara tidbokning, registrering av ärende, statistikarbete, utlämning av allmänna handlingar, vissa förberedelser till handläggning etc. 4. Rutinmässig och regelstyrd handläggning och beslut Alla typer av ärenden och uppgifter som avgörs och beslutas efter i förhand fastlagda regler. Regler som kan vara lagar och förordningar eller interna regler beslutade i kommunen eller förvaltningen. Många beslut innefattar myndighetsutövning. 5. Verksamhetsspecifika förberedelser Ärenden som innebär bedömningar med mer än ett handlingsalternativ faller under denna kategori. Här utförs också rådgivning som innehåller tolkningar, t.ex. regler och lagar, samt flera handlingsalternativ och som innebär en aktiv dialog med medarbetaren/medborgaren/kunden. 6. Värderande handläggning och beslut Här ingår ärenden som kräver särskild fackkunskap och erfarenhet. Det handlar om att lösa en uppgift som innebär bedömningar där lösningen inte är given på förhand. Här utförs kvalificerad myndighetsutövning, t.ex. handlägga överklaganden och tolkningsbaserade bedömningar av bidrag. Personalen i kundtjänst ska utföra stegen 1-4, men inte på nivå 5-6. Anledningen är att kundtjänsten ska ha en generalistkaraktär och därför aldrig gå för lång på djupet. Personalen ska vara en flexibla och lätt kunna gå från det ena ärendet till det andra. Den totala mängden ärenden som kommer in till en kommun illusteras nedan i Bild 4. 10

2013-03-11 Bild 4 2. Någorlunda frekventa ärenden Tjänsterna på funktionsfördelarens nivå 3-4 ska vara någorlunda frekvent återkommande för att vara relevant i en kundtjänst. Annars finns det risk att generalisterna måste utbilda sig på nytt varje gång ärendet blir aktuellt. Ärendetyp 1-2 är av så pass generell karaktär att en generalist ska kunna svara på i princip allt med stöd av e-verktyg. Tjänsteöverföringen ska alltid kunna motiveras utifrån medborgaren och ur ett tillgänglighetsperspektiv, enligt projektets värdekarta (se Bilaga 2). 3. Viss nedprioritering av specifika verksamhetssystem För att undvika att personalen i kundtjänst ska få för många it-system att arbeta i, föreslås inledningsvis viss nedprioritering av sådana tjänster eller delar av sådana tjänster, som annars hade varit aktuella enligt funktionsfördelaren. Generella system, för att kunna arbeta med hemsidan och diarieföring samt utlämnande av allmänna handlingar, ska användas av personal i kundtjänst. 4. Lokalaspekter Socialförvaltningens mottagning och skolexpeditionerna har tjänster som helt eller till stor del skulle kunna utföras av kundtjänst. Men det kommer göras en viss nedprioritering av dessa då dessa mottagningar inte ska samordnas i samma lokaler vid införandet av kundtjänst. TJÄNSTEURVAL Det måste understrykas att förvaltningarna fortfarande ska vara kvalitetsansvariga för de tjänster som förs över till kundtjänst, medan kundtjänst blir ansvarig för utförandet. På så vis är det mer relevant att tala om en omorganisering av arbetsfördelning än nerskärningar. Syftet är att ge medborgarna en bättre service med samma resurser. Det kommer att göras 11

2013-03-11 tydliga överenskommelser med förvaltningarna för att tydliggöra gränssnittet mellan förvaltning och kundtjänst. I samband med detta kommer även eventuella juridiska aspekter att utredas för att upprätthålla rättsäkerheten i organisationen. Nedan följer några exempel på tjänster som föreslås ingå i kundtjänst. Tekniska förvaltningen Ansökningar om handikapparkeringstillstånd och anmälningar om skrotning av bilar kan helt eller delvis skötas av en kundtjänst. Det finns också flera informationstjänster om snöröjning och regler kring felparkerade bilar med mera. Kultur- och fritidsförvaltningen Här rör det sig om allt från enklare ärenden som info om badhuset och att ta emot och publicera evenemangstips på hemsidan. Socialförvaltningen På Socialförvaltningen rör det sig främst om information om verksamheterna och hjälp att dela ut och fylla i blanketter samt lite mer komplicerade administrativa ärenden som till exempel bidrag till handikappföreningar. Kommunikation och näringsliv Här skulle en kundtjänst kunna sälja biljetter och dela ut turistinformation, ta emot anmälningar om företagsträffar och svara på frågor om att starta eget, samt boka in möten med aktuella personer på förvaltningen med nyföretagare. Hanteringen av kommunövergripande sociala medier, till exempel Facebook, skulle till stor del kunna skötas av kundtjänst. Barn- och utbildningsförvaltningen Framförallt gäller det informationsärenden om verksamheterna, men anmälan om skullskjuts och utlämning av betyg skulle kunna delvis eller helt skötas av kundtjänst. Plan- och byggkontoret Främst gäller det att ta över enklare upplysningsärenden om bygglov och blanketter samt anmälan om ovårdade tomter. Kommunkansliet Uppgifterna som idag sköts av växelpersonalen kan föras över på kundtjänst. Från kansliet kan även borgliga vigslar ingå. Räddningstjänsten Olika enklare informationsärenden gällande bland annat brandskydd och storm. Ekonomikontoret Främst generella frågor kring fakturor och annan kommunrelaterad ekonomiinformation. Nårab och Söderåsens miljöförbund Det kan upprättas en lista på vanliga frågor och svar som kundtjänst kan ta del av. 12

2013-03-11 Bilaga 4: Bemanning Utifrån det preliminära tjänsteurvalet är bedömningen att det krävs 4,5 heltidstjänster som tillsammans bemannar kundtjänst och växel. Denna personalgrupp kommer att arbeta tillsammans och växelsamarbetet med Klippans samarbetskommuner kommer att bestå. I dagsläget finns det finansiering för 3 av dessa 4,5 heltidstjänster. Beroende på utgången för det budgetarbetet för 2014, skulle en finansiell lösning för kvarstående 1,5 heltidstjänster kunna ske genom minskningar av nämndernas budgetramar utifrån följande modell: 1. Överföring av resurser till kundtjänst, som beräknas i dialog med förvaltning 2. Viss hänsyn till förvaltningarnas budgetramar, för att mindre förvaltningarna inte ska drabbas extra hårt. Om finansieringen sker utifrån denna modell kan en initial schablonberäkning för besparingsandel per förvaltning göras, som senare kan justeras vid en utvärdering av kundtjänstens verksamhet. Det finns olika sätt som beräkningen av överförda resurser kan göras, t.ex. genom de överförda tjänsternas resursomfattning eller genom mätningar av telefonsamtal till förvaltningarna. Utöver själva överföringen av ärenden från förvaltning till kundtjänst, motiveras minskningen av budgetramar med att det på sikt frigörs arbetsuppgifter från förvaltningarna genom tjänsteöverföringen till kundtjänsten (se resonemanget från Bilaga 2). 13

2013-03-11 Bilaga 5: Preliminär tid- och aktivitetsplan 2012 Aktivitet Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 1 Förstudiearbete 2 Samverkan fack 3 Preliminärt tjänsteurval 4 Dialoginsatser internt 5 Infounderlag Tema AU 6 Förarbete & upphandling av itsystem 13 Processkartläggning tjänster, dialog med förvaltningarna 8 Beslutsunderlag 2013 Aktivitet Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2 Samverkan fack 4 Dialoginsatser internt 9 Infoinsatser i politiken 10 Beslut KS/KF 11 Projekt- och införandeplan 12 Diskussion och beslut om finansiering av bemanning 13 Processkartläggning 14 Överenskommelse med förvaltningarna (tjänstepaket) 15 Juridiska frågor 16 Omstyrning av kontaktkanaler 6 Förarbete & upphandling av itsystem 18 Ladda it-system med tjänster, samt testkörning 19 Planering av ombyggnation 20 Ombyggnation 21 Uppdatera hemsida 22 Rekrytering av personal 23 Marknadsföring externt 2014 Aktivitet Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2 Samverkan fack 24 Utbildning av personal 23 Marknadsföring externt Provperiod 25 Driftstart 26 Justering tjänster, it-system 4 Dialoginsatser internt 21 Uppdatera hemsida 27 Halvårsutvärdering 14

2013-03-11 Bilaga 6: Ombyggnation enligt Förslag A För att införa en kundtjänst för Klippans kommun krävs en ombyggnation av dagens reception. Dels på grund av ökad bemanning, dels på grund av behov att öka den fysiska attraktiviteten i besöken till kommunhuset. Det ska dock än en gång poängteras att kontaktvolymer till kundtjänst sker via telefoni och e-verktyg. Skissen nedan illustrerar bland annat en öppen receptionsyta med en disk utan glasfönster, rum för enskilda samtal, handikappanpassad ingång och ett inbyggt vindfång i glas. Dörren till trapphuset tas bort för att öka den välkomnande upplevelsen, samtidigt som olika säkerhetsaspekter ingår i beräkningarna, både i ombyggnationen och i kostnadsberäkningen. 15

2013-03-11 Skissen till Förslag C visar utöver den öppnare planlösningen inomhus, som Förslag A innebär, en inglasad entré med vindfång under hela sessionssalen (till skillnad från Förslag B, där vindfånget endast teckte en del av ytan under sessionsalen). I den inglasade entrén kan det skapas en trivsam miljö för väntande besök med soffgrupper och trivsan växtlighet. Ytan för besökarna inne i kundtjänstlokalen blir också större än i Förslag B och kan till exempel rymma utsällningar, information och exponering av tursitmaterial. Dörren in till trapphuset ändras om till en skjutdörr. 4

Datum 2013 01 07 Ert datum Beteckning KS 2013.0027 1 Er beteckning Förslag till Reglemente för Klippans Krisledningsnämnd Nämndens verksamhetsområde Krisledningsnämndens uppgifter 1 Krisledningsnämnden fullgör sina uppgifter under extraordinära händelser enligt bestämmelserna i Lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (SFS 2006:544). Med extraordinära händelser avses sådana händelser som avviker från det normala, innebärande en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och som kräver skyndsamma insatser av kommunen. Delegering från Kommunfullmäktige 2 Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. När förhållandena medger det ska Krisledningsnämnden besluta att de uppgifter som nämnden har övertagit från andra nämnder ska återgå till ordinarie nämnd. Postadress Besöksadress Telefon Växel Telefax Hemsida Bankgiro 264 80 Klippan Trädgårdsgatan 12 0435-280 00 www.klippan.se 991-2122 Direkttelefon E-post PlusGiro 829 79-6

Datum 2013 01 07 Ert datum Beteckning KS 2013.0027 1 Er beteckning Personuppgiftsansvar 3 Nämnden är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter enligt personuppgiftslagen (SFS 1998:204). Processbehörighet 4 Nämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål eller ärenden inom nämndens verksamhetsområde. Ansvar och rapporteringsskyldighet 5 Krisledningsnämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som Kommunfullmäktige bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag och förordning samt bestämmelserna i detta reglemente. Krisledningsnämnden ska till Kommunfullmäktige rapportera nämndens beslut samt sammanställning av inträffade händelser och vidtagna åtgärder under extraordinär händelse. Rapportering ska under extraordinära händelser ske fortlöpande vid varje närmast följande sammanträde med Kommunfullmäktige. Annan verksamhet 6 Krisledningsnämnden har vidare ansvar för: Arkivhållning av handlingar inom sitt ansvarsområde Att information lämnas om nämndens verksamhet Regelreformering och regelförenkling inom nämndens verksamhetsområde Nämndens arbetsformer Sammanfattning och mandatperiod 7 Krisledningsnämnden består av de fem ledamöter och fem ersättare som ingår i Kommunstyrelsens arbetsutskott. Postadress Besöksadress Telefon Växel Telefax Hemsida Bankgiro 264 80 Klippan Trädgårdsgatan 12 0435-280 00 www.klippan.se 991-2122 Direkttelefon E-post PlusGiro 829 79-6

Datum 2013 01 07 Ert datum Beteckning KS 2013.0027 1 Er beteckning Ledamöterna och ersättarna väljs för fyra år, räknat från och med den 1 januari året efter det år då val av Kommunfullmäktige har ägt rum i hela landet. Sammanträde / att träda i funktion 8 Ordföranden eller, om han eller hon har förhinder, vice ordföranden, kommundirektör eller räddningschef (enligt turordning) bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion och kallar då till sammanträde. När varken ordförande eller någon vice ordförande eller nämnda tjänstemän kan kalla till sammanträde ska den till ålder äldste ledamoten göra detta. Brådskande ärenden 9 Ordföranden eller, om han eller hon har förhinder, vice ordföranden (enligt turordning) får besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska därefter snarast anmälas till nämnden. Beredning av ärenden 10 Från kommunens nämnder och förvaltningar får Krisledningsnämnden infordra de yttranden och upplysningar samt personal som behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter. Vid beredning av ärenden som berör annan nämnds verksamhetsområde får nämnden adjungera representanter från berörd nämnd. De adjungerade representanterna får yttra sig men inte delta i nämndens beslut. Sekretess 11 Vid en extraordinär händelse övertar Krisledningsnämnden en ordinarie nämnds verksamhet och har då också tillgång till den ordinarie nämndens sekretessbelagda handlingar, varvid Offentlighets- och sekretesslagens regler tillämpas. För Krisledningsnämndens utlämnande av information gäller den sekretess som skulle ha gällt i den ordinarie nämnden. Postadress Besöksadress Telefon Växel Telefax Hemsida Bankgiro 264 80 Klippan Trädgårdsgatan 12 0435-280 00 www.klippan.se 991-2122 Direkttelefon E-post PlusGiro 829 79-6

Datum 2013 01 07 Ert datum Beteckning KS 2013.0027 1 Er beteckning Rätten enligt 1 kap. 1 tryckfrihetsförordningen och 1 kap. 1 och 2 yttrandefrihetsgrundlagen att meddela och offentliggöra uppgifter inskränks av tystnadsplikt. Den som deltar eller har deltagit i kommunens verksamhet med beredskap för eller åtgärder under extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap får inte obehörigen röja eller utnyttja vad han eller hon därigenom har fått veta om 1. förhållanden av betydelse för att förebygga och hantera fredstida kriser, 2. förhållanden av betydelse för totalförsvaret eller rikets säkerhet i övrigt, 3. en enskild persons ekonomiska förhållanden, eller 4. ett företags affärs- eller driftsförhållanden. Ersättares tjänstgöring 12 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därmed påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. 13 En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra sedan ärendet handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Inkallelse av ersättare 14 En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare eller till någon annan anställd vid kommunkansliet som har till uppgift att inkalla ersättare. Postadress Besöksadress Telefon Växel Telefax Hemsida Bankgiro 264 80 Klippan Trädgårdsgatan 12 0435-280 00 www.klippan.se 991-2122 Direkttelefon E-post PlusGiro 829 79-6

Datum 2013 01 07 Ert datum Beteckning KS 2013.0027 1 Er beteckning Justering av protokoll 15 Protokollen justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. En sådan paragraf bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Reservation 16 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra detta skriftligt. Motiveringen ska lämnas före justeringen av protokollet. Delgivning 17 Delgivning med Krisledningsnämnden sker med nämndens ordförande eller vid förhinder för denne nämndens vice ordförande (enligt turordning). Undertecknande av handlingar 18 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden, eller vid förfall för denne av vice ordföranden, och kontrasigneras av tjänsteman. Postadress Besöksadress Telefon Växel Telefax Hemsida Bankgiro 264 80 Klippan Trädgårdsgatan 12 0435-280 00 www.klippan.se 991-2122 Direkttelefon E-post PlusGiro 829 79-6

Postadress Besöksadress Telefon Växel Telefax Hemsida Bankgiro 264 80 Klippan Trädgårdsgatan 12 0435-280 00 www.klippan.se 991-2122 Direkttelefon E-post PlusGiro 829 79-6