Gun Fahlander 2014-12-01 0696-682171 Beslutat av: Kommunstyrelsen xxxx Internkontrollplan 2015 Vad är intern kontroll? Intern kontroll är ett verktyg som skall användas för att säkerställa de, av fullmäktige, fastställda verksamhetsmässiga och ekonomiska målen. Internkontrollen omfattar såväl de politiska som de professionella systemen och rutinerna som används för att styra verksamhet och ekonomi. Kommunstyrelsen har enligt kommunallagen 6 kap. 1 och 3 ansvar för att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter samt att ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Det innebär och syftar till att säkerställa att styrelsen, nämnderna och de kommunala bolagen upprätthåller en tillfredställande intern kontroll, d.v.s de ska rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer, policys och instruktioner m m. Internkontroll utgör en del i det totala kvalitetsarbetet. Genom rutinorienterade kontroller skall säkerhet i system och rutiner samt rättvisande räkenskaper uppnås. Ett hjälpel för planering, prioritering och uppföljning i kontrollarbetet är risk- och väsentlighetsanalysen i vilken organisationens viktigaste processer identifieras. Analysen identifierar sannolikheter och konsekvenser för olika presumtiva felaktigheter i den professionella yrkesutövningen. Kommunstyrelsens internkontrollplan sammanfattas i en övergripande plan som gäller för samtliga verksamheter som lyder under kommunstyrelsen. Utöver den finns även verksamhetsspecifika internkontrollplaner. I den övergripande planen redovisas kommungemensamma rutiner/processer. Arbetet dessa bör bedrivas på ett likartat sätt oavsett verksamhetsinriktning. De verksamhetsspecifika internkontrollplanerna ska ses som ett komplement där enskilda rutiner och regelverk står i fokus. Internkontrollen ska ses som ett hjälpel och inte som ett mål eller rutin i sig själv. Internkontroll bör planeras och genomföras så att den uppfattas som en naturlig del i de olika verksamheterna. För att kunna genomföra och säkerställa en god internkontroll är det därför nödvändigt att varje verksamhet har dokumenterade rutiner som följs upp och revideras löpande enligt plan. En fungerande internkontrollplan bör kontinuerligt utvecklas och förändras i takt att verksamhets- och ekonomistyrningen förändras. Det är alltså ett dynamiskt verktyg som hela tiden är aktuellt parallellt övriga styrdokument. Det är viktigt att arbetet internkontrollen dokumenteras och återrapporteras till beslutsfattarna. Ragunda kommuns arbete internkontrollen bör alltså regelbundet redovisas enligt överenskommen tidplan. I de fall det görs stickprovskontroller skall dessa dokumenteras enligt en gemensamt framtagen mall och dokumentationsblankett. miljö 1
Hur samverkar vi? Har vi rätt kompetens? Hur ser de sociala relationerna ut? Hur fungerar dialogen om problem? Rapporteras och/eller åtgärdas dåligt fungerande rutiner/processer? En väl fungerande kontrollmiljö utgör grunden för en bra internkontroll. Riskanalys En riskbedömning görs i tre steg: 1. Kartlägga vilka risker som finns Vilka rutiner/processer får inte gå fel? 2. Uppskatta väsentlighetsgraden (konsekvenserna) och risken (sannolikheten) för relevanta rutiner/processer. 3. Beakta hur riskerna skall bearbetas, d.v.s. vad måste vi ta itu och på vilket sätt? Externa risker: På vilket sätt sker bevakningen av omvärldsrisker, d.v.s. förändringar i ekonomi, politik, teknik och näringsliv? Hur vet vi att vi följer de lagar och föreskrifter som beslutats externt? Hur vet vi att vi lever efter, och uppfyller, de krav och mål som har fattats av Kommunstyrelsen respektive Kommunfullmäktige? Hur fungerar kontrollen av sekretesshanteringen? Interna risker: Kan vi lita på den information vi har tillgång till? Hur ser tillgången till stöldbegärliga tillgångar ut? (stödbegärliga tillgångar = t.ex. kontanter, bensin och inventarier) Hur upprätthåller vi personalens kompetens, entusiasm m.m.? På vilket sätt ser vi till att nyanställd personal lär sig processen kring den interna kontrollen? Verksamhetsrisker: Hur vet vi att vi uppfyller befintliga mål? På vilket sätt mäter vi produktivitet respektive effektivitet? Hur vet vi att rätt personer gör rätt saker till rätt kostnad? Hur vet vi att våra system, såsom t.ex. ekonomisystemet, inte missbrukas av den personal som använder det? (Exempel på missbruk: Betalar egna räkningar via Kommunen, betalar försörjningsstöd till närstående etc.) 2
Genomförandet av en väsentlighets- och riskanalys förklaring av begrepp och poäng i risk- och väsentlighetsanalysen. Vid risk- och väsentlighetsanalys upprättas en matris graden av sannolikhet och konsekvens inom skalan 0 4. Nedan följer en matris tillhörande förklaringar för bedömning av väsentlighet och risk vid intern kontroll. VÄSENTLIGHET Poäng (konsekvens) Mycket allvarlig 4 5 6 7 8 Allvarlig 3 4 5 6 7 Kännbar 2 3 4 5 6 Lindrig 1 2 3 4 5 Försumbar 0 1 2 3 4 Osannolik Mindre sannolik Möjlig Sannolik Mycket sannolik RISK (sannolikhet) Väsentlighet Påverkan för verksamheten/kostnaden om fel uppstår: - Försumbar är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen - Lindrig uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen - Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter och kommun - Allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte bör inträffa - Mycket allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa - Risk Sannolikhetsnivåer för fel: - Osannolik risken är praktisk taget obefintlig att fel ska uppstå - Mindre sannolik risken är mycket liten att fel ska uppstå - Möjlig det finns risk för att fel ska uppstå - Sannolik det är mycket troligt att fel kan uppstå - Mycket sannolik det är mycket trolikt att fel ska uppstå Varje ruta i matrisen svarar mot en kombination av bedömd sannolikhet och ekonomisk, verksamhetsmässig eller annan konsekvens. Det handlar om en subjektiv väsentlighetsoch riskbedömning. Olika processer/funktioner/verksamheter måste ställas mot varandra. kostnaden måste alltid vägas mot de konsekvenser som uppstår vid eventuella fel. Från och väsentlighets- och riskpoäng fem (5) bör dock kontrollåtgärder alltid övervägas. Att bristande internkontroll kan föra ekonomiska konsekvenser råder inget tvivel om. Men andra nog så viktiga konsekvenser är också värda att beakta i en risk- och väsentlighetsanalys, såsom förtroende för den kommunala verksamheten, rättssäkerheten och informationshanteringen. Riskbedömningen bör göras utifrån tre perspektiv; borgaren, Ragunda kommun som helhet respektive den anställde. Dessa tre perspektiv bör vägas in för att få fram en samlad riskbedömning. Utifrån hur olika processer/funktioner/verksamheter har bedömts och poängsatts i riskoch väsentlighetsanalysen tas det beslut på vilka aktiviteter som ska granskas. För de processer/funktioner/verksamheter som ska granskas/kontrolleras upprättas en internkontrollplan. 3
aktiviteter aktiviteter är de konkreta åtgärder som vidtas för att motverka, minimera eller i vissa fall eliminera risker. De bör, så långt som möjligt, integreras i Kommunens ordinarie verksamhetsprocesser och således ingå som naturliga beståndsdelar som organisationen och ledningen behöver för att nå sina mål. En mycket viktig beståndsdel i internkontrollstrukturen är att åstadkomma en kultur där var och en tar sitt ansvar för den interna kontrollen. En väl fungerande organisation förutsätter: En genomtänkt och dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning Tydliga och mätbara mål och regelverk Dokumenterade rutinbeskrivningar En anpassad kompetensnivå, att berörd personal är väl insatt i rutiner, uppgifter och ansvar. För att lyckas i arbetet intern kontroll krävs följande: En genomtänkt riskkartläggningsprocess samt en väsentlighets- och riskbedömning Ett vidgat perspektiv på intern kontroll Få politikerna på tåget. Låt politikerna ta del av väsentlighets- och riskbedömningen. Inkludera andra än ekonomer Tillvarata teknikens möjligheter Information och utbildning Översyn av policydokument och regler Hitta en bra struktur för återrapportering Ha tålamod! 4
Internkontrollplan gemensam för samtliga förvaltningar under kommunstyrelsen Process moment ansvarig Frekvens/tid Metod Rapportering till Verkställighet av politiska beslut Attest Fakturor Verkställighet av Politiska beslut i KF, KS och utskott under KS Har KS-rutin för klagomålshantering följts, borgarenkät och svar. 1. av att aktuella förteckningar över beslutsattester finns hos varje förvaltning 2. av att rätt beslutsattestant attesterat. 3. av att beslutsattestant inte har attesterat egna kostnader t ex resekostnader, telefon av att fakturor uppfyller gällande lagkrav Sekreterare i respektive politiskt organ Klagomålssynphantering Kommunsekreterare /kommunikatör Ekonomer Ekonomer 1 gång/år inför bokslut 1 gång/år inför bokslut bokslutet 1 gång/år inför bokslut Uppföljning av beslut Uppföljning av inkomna synpunkter 1.Granskning av förteckningar. 2. 3. P 2-3, stickprov urval 25 fakturor per förvaltning 25 fakturor per förvaltning Kc/Ekc Kc/Ekc Kompletta verifikationer Bokföring/ Redovisning av att verifikationer är kompletta d v s att beställning och öviga relevanta handlingar kan kopplas till faktura Genomgång av förvaltningens samtliga bokföringsposter för perioden Ekonomer Förv.c och ekonomer 1 gång/år inför bokslut 1 gång/månad 25 fakturor per förvaltning Genomgång av förteckning Kc/Ekc Kc/Ekc Representation Rätt attest, anteckningar om deltagare och syfte, rätt moms, att reglementet för verifikationer följs Ekonomer bokslut (5 representationstillfällen granskas per förvaltnng 5
Verkställighet av politiska beslut Att efterleva och verkställa politiska beslut är en fundamental och grundläggande princip för all personal inom en politisk styrd organisation. Om tjänstemän på alla nivåer i organisationen underlåter att verkställa politiks beslut är det mycket allvarligt, högsta graden av konsekvens. Bedömningen är att det är mindre sannolikt att underlåtenhet förekommer. Verkställighet av politiska beslut bedöms till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för år 2015. en ska utföras avseende beslut i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens utskott. en utförs av sekreterare i respektive organ. Klagomål och synpunkter Att följa rutin för klagomål och synpunktshantering är viktigt utifrån att bibehålla borgarnas förtroende. Det är också en viktig faktor för att den kommunala organisationen ska upplevas som transparent och trovärdig. Följer inte organisationen rutiner, hantering av borgarenkät borgarförslag, är det allvarligt. Näst högsta graden av konsekvens. Bedömningen är att det är möjligt att underlåtenhet att följa rutinen förekommer. Efterlevnaden av klagomål och synpunkter bedöms till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för 2015. en utförs av kommun/nämndsekreterare och kommunikatör. Attest Risk för avsiktliga och oavsiktliga fel finns alltid i en stor organisation där många personer är inblandade i den ekonomiska processen. Att attester sker i behörig ordning är grundläggande för den interna kontrollen. Riskbedömningen är möjlig och allvarlig. Med anledning av detta bedöms processen till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för 2015. en utförs av ekonomiavdelningen (ekonomer). Fakturor Risk för avsiktliga eller oavsiktliga fel finns alltid i en stor organisation. Att fakturor som ska betalas av kommunen är korrekta är grundläggande för att säkerställa att kommunen till exempel inte betalar bluffakturor. Riskbedömningen är sannolik konsekvensen allvarlig. Med anledning av detta bedöms processen till sex poäng och innefattas i kontrollmomentet för 2015. en utförs av ekonomiavdelningen(ekonomer). Kompletta verifikationer av att verifikationer är kompletta, det vill säga att beställning och övriga relevanta handlingar kan kopplas till inkommen faktura. Verifikationer ska sammantaget innehålla uppgifter angående levererad vara/tjänst, kvantitet och/eller kvalitet, pris, momshantering och kontering. Saknas ovanstående uppgifter är bokföringen inte komplett och kommunen kan där inte verifiera effektiv resursanvändning. Riskbedömningen för att detta kan ske är sannolik och konsekvens bedöms vara allvarlig. Med anledning av detta bedöms processen till sex poäng och innefattas i kontrollmomentet för år 2015. en utförs av ekonomiavdelningen (ekonomer). Bokföring/redovisning Månadsvis översiktlig kontroll av samtliga bokföringsposter under perioden för att minska risken för bland annat oseriösa leverantörer. Riskbedömningen för att detta kan ske är sannolik och konsekvens bedöms vara allvarlig. Med anledning av detta bedöms processen till sex poäng och innefattas i kontrollmomentet för 2015. en utförs av förvaltningsc tillsammans ekonom. Representation Representation är ett samlingsbegrepp för vissa konkreta tecken på uppskattning som personer inom en organisation mottar från eller visar andra personer. Det är viktigt att de föreskrifter som finns angående 6
representation följs av de regler som finns att utläsa i skattelagstiftningen, som t ex inkomstskattelagen, skatteverkets allmänna råd, inkomsttaxering, och i kommunens reglemente för kontroll av verifikationer. Det är sannolikt att brister kan förekomma i fakturor avseende representation och konsekvenserna inte minst för individen och organisationen kan bli kännbara. Med anledning av detta bedöms processen till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för 2015. en utförs av ekonomikontoret (ekonomer). Kommunledning, inåt internkontrollplan Följande processer, rutiner och arbetsuppgifter har analyserats och poängsatts i risk- och väsentlighetsanalysen åtföljande förtydligande och motiveringar. Kansli, personalavdelning Process moment ansvarig Frekvens/ tid Metod Rapportering till Delegationsordningens efterlevnad Rätt beslutsfattare och att befogenhet inte har överskridits Kommunsekreterare bokslut Posthantering Medarbetarsamtal, bisyssla av anmälda beslut till kommunstyrelsen samt kontroll om beslut anmäls i kommunstyrelsen. Att inkommen post blir öppnad, registrerad och i övrigt adekvat behandlad. Att arbetarsamtal genomförs en gång per år samt att arbetare i det på begäran redovisar ev bisyssla. Kommunsekreterare Personalc bokslut bokslutet intervju verksamhetscer. Medarbetarundersökning Systematiskt arbetsmiljöarb ete att verksamheten upprättar mål och planer utifrån arbetarunders ök-ningen Efterlevnad av arbetsmiljölagen. Personalc Personalc bokslut vart tredje år Uppföljning av att verksamheten arbetar fram mål och planer utifrån noterade brister arbetarundersökni ngen 7
Följs kommunens rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet bokslutet Förtydliganden och motivering Nedan följer förtydliganden och motiveringar av analyserade processer, rutiner och arbetsuppgifter för kommunledning inåt-perspektivet. Delegationsordningens efterlevnad En modern politisk organisation innebär också en fördjupad demokrati, vilket förutsätter en långtgående och omfattande delegation för att vara effektiv. Risken för avsteg bedöms som mindre sannolik konsekvensen om det inträffar är mycket allvarlig. Med anledning av detta bedöms processen fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för år 2015. en utförs av kommunsekreterare. Posthantering Att inkommen post blir öppnad, registrerad och i övrigt adekvat behandlad är av högsta betydelse för rättssäkerheten. Av offentlighets- och sekretesslagen 5 kap framgår hur en myndighet skall förfara allmänna handlingar, bl a registreringsskyldighetens omfattning. Om posten förblir liggande oöppnad och inte registreras blir konsekvensen av detta förfarande mycket allvarligt och risken att detta inträffar bedöms som möjlig. Med anledning av detta bedöms processen till sex poäng och innefattas i kontrollmomentet för 2015. en utförs av kommunsekreterare Medarbetarsamtal/bisyssla Medarbetarsamtal är viktiga både för arbetsgivaren och arbetstagaren. Vid arbetarsamtal skall arbetsgivaren informera arbetstagaren om anmälningsplikt för bisyssla. Genom villkor i anställningsavtal måste säkerställas bisysslor och delägarskap ej utnyttjas på ett sådant sätt att kommunen lider skada, varken ekonomiskt eller ideellt. Bedömningen är att det är mindre sannolikt att arbetarsamtal inte genomförs men konsekvensen om de inte genomförs eller om de är bristfälliga är mycket allvarlig. Med anledning av detta bedöms processen till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för 2015. en utförs av personalc Medarbetarundersökning I Ragunda kommun genomförs arbetarenkät varje år. Enkäten är en viktig indikator på om det finns organisatoriska problem eller rena arbetsmiljöproblem som kräver åtgärder. Varje verksamhet ska i förekommande fall av brister upprätta planer och mål syfte att åtgärda de brister som uppmärksammats. Bedömningen är att det är sannolikt att handlingsplaner inte upprättas i samtliga verksamheter och att konsekvenserna blir kännbara. Med anledning av detta bedöms processen till fem poäng och utgör där ett kontrollmoment för år 2015. en utförs av personalc. Systematiskt arbetsmiljöarbete Med systematiskt arbetsmiljöarbete menas arbetsgivarens arbete att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. Det kan förhindra att arbetstagarna drabbas av olycksfall, sjukdom eller andra negativa följder av förhållandena i arbetsmiljön. Bedömningen är att det är sannolikt att det systematiska arbetsmiljöarbetet inte utförs enligt gällande lagstiftning och kommunala riktlinjer i samtliga verksamheter 8
och att konsekvenserna kan bli allvarliga. Med anledning av detta bedöms processen till sex poäng och utgör där ett kontrollmoment för 2015. Kommunledning, utåt internkontrollplan Kommunikationsavdelning Process moment ansvarig Frekvens/ti d Metod Rapporterin g till Grafisk profil Att verksamheterna följer rutin för grafiska profilen Kommunikationsansvari g Kommunche f Bilder, upphovsrät t era upphovsrätt och publiceringstillstån d Kommunkationsansvari g (trycksake r och bilder på hemsida) Kommunche f Grafisk profil En ny grafisk profil antogs 2011. Den nya grafiska profilen innehåller bl a regler för typsnittsanvändning, regler för trycksaker m m. Syftet är bl a att profilera Ragunda kommun. Bedömningen är att den nya grafiska profilen ännu inte fått fullt genomslag i organisationen. Konsekvensen är i ekonomiska termer lindrig, men i ett trovärdighetsperspektiv är konsekvensen kännbar när dokument/trycksaker som produceras internt inom kommunen skiljer sig åt grafiskt. Det är sannolikt att den grafiska profilen inte följs enligt gällande riktlinjer. Med anlednings av detta bedöms processen till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för år 2015. en utförs av kommunikationsansvarig. Bilder upphovsrätt Upphovsrätten, både den ekonomiska rätten och den ideella rätten, innehas från början alltid av upphovsmannen oavsett om verket skapas privat eller inom ramen för en anställning. Upphovsrätten består av två delar, förfoganderätten, det vill säga den ekonomiska delen av upphovsrätten, och den ideella rätten. De ideella rättigheterna anses normalt inte kunna överlåtas helt och hållet och intrång i upphovsrätten ger normalt rätt till ersättning för uppkommen skada. I vilken form eller omfattning t ex namn på fotograf ska anges avgörs av allmänt godtagna branschsedvänjor. Sannolikheten för att bild används i strid upphovsrätten eller avtal är möjlig. Konsekvensen bedöms vara allvarlig då kommunen kan bli ersättningsskyldig vid ett upphovsintrång. Med anledning av detta bedöms processen till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för år 2015. en utförs av kommunikationsansvarig Barn- och utbildningsförvaltningen, internkontroll Process moment ansvarig Frekvens/tid Metod Rapportering till Likabehandliling/Särbehandling Rektor Skolpliktsbevakning Rektor Förvaltningsc Förvaltningsc 9
Internkontrollplan, Vård- och omsorgsförvaltning Process moment Kontrol l ansvari g Frekvens/ti d Metod Rapportering till Privata el äo/lss av att rutin för hantering av privata el följs i verksamheterna C 1 gg/år.klart i sgransknin g Förvaltningsch ef Rättssäkerhe t ÄO/LSS Återsökning av statsbidrag för flyktningar och asylsökande Rättssäkerhe t IFO av att biståndsbedömning inom SoL och LSS sker enligt gällande lagstiftning, riktlinjer och rutiner. Att statsbidragsansökning ar av särskilda och extraordinära kostnader görs inom alla områden. Skapa en instruktion för återsökning av statsbidrag. av att handläggning av bistånd sker enligt gällande lagstiftning, riktlinjer och rutiner C C C 1 gg/år. sgransknin g Intervju ansvarig person samt stickprov sgransknin g Förvaltningsch ef Förvaltningsch ef Förvaltningsch ef 10
Internkontrollplan, Samhällsbyggnadsförvaltningen Process moment ansvarig Frekvens/t id Metod Rapporterin g till Luftkvalitet Luftkvalitet i kommunens lokaler samt lokaler som används av kommunens verksamheter Enhetsc 1 gång/år. sgransk ning Förvaltningsc Systematisk brandskyddskont roll Brandsäkerhet i lokaler Enhetshcef 1 gång/år. sgransk ning Förvaltningsc Upphandling entreprenader, ramavtal. Att upphandling sker enligt gällande riktlinje. Verksamhetsc 1 gång/år. bokslut Förvaltningsc Utbetalning bidrag att gällande delegationsordn ing för upphandling följts. av att bidragshanterin gen följer de riktlinjer som är beslutade i - Riktlinjer föreningsstöd. Ansvarig tjänsteman bokslut Förvaltningsc Luftkvalitet En bra grundventilation, anpassad till den verksamhet som finns i en byggnad, är viktig för att inomhusmiljön ska vara sund. Ventilationen ska kontinuerligt kunna föra bort luftföroreningar oberoende av belastning, väder, årstid och temperatur. I byggnader dålig och ineffektiv ventilation blir de föroreningar som bildas kvar inomhus. Dessutom kan för höga nivåer av luftfuktighet uppkomna. Dålig luftkvalitet kan föra hälsoproblem. Sannolikheten för bristande luftkvalitet i kommunala fastigheter är möjlig. Konsekvensen bedöms vara allvarlig utifrån människors hälsa. Med anledning av detta bedöms processen till 6 poäng och innefattas således i kontrollmomentet för år 2015. utförs av godkänd besiktningsman, kontroll luftmätning utförs av ackrediterat företag. OVKbesiktning utförs. Systematisk brandskyddskontroll Den systematiska brandskyddskontrollen innebär att alla ska arbeta systematiskt sitt brandskydd. Det innebär att du metodiskt ska gå igenom ditt behov av brandskydd, se till att det fungerar och att alla i organisationen har den kunskap och det material som är nödvändigt för att förebygga brand. Systematiskt 11
brandskyddsarbete (SBA) gör det lättare att skydda arbetare och lokaler från skador som kan bli följden av en brand. Det kan vara avgörande för verksamhetens fortlevnad. Det är dessutom ett krav från lagstiftaren. Dagen krav enligt lagen om skydd mot olyckor 2 kap 2 anger i princip att ansvaret för att vidta förebyggande faller direkt på ägaren eller nyttjanderättshavaren av en byggnad eller anläggning. För att säkerställa att de lokaler i vilka kommunen bedriver sin verksamhet uppfyller gällande krav ska regelbundna brandskyddskontroller genomföras. erna utförs av enhetsc tillsammans respektive verksamhets- brandskyddsansvarig och i förekommande fall av räddningstjänsten (brandskyddsinspektion). 12