KALLELSE. 2 Budgetuppföljning 2015 - presenteras vid sammanträdet 2015/48. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår 2015-12-01 kommunstyrelsen att

1 Kommunstyrelsen KALLELSE Plats och tid för Stadshuset, KS-rummet, Borgholm, 2015-12-15, klockan 13:00 sammanträdet Ilko Corkovic / Marie-Louise Johansson Ordförande Sekreterare 880 18 Utses att justera:. Plats och tid för justeringen: Kommunledningskontoret i Borgholm / 2015 ÄRENDEN 1 Information från verksamheten Sid 2 Budgetuppföljning 2015 - presenteras vid sammanträdet 2015/48 3 Godkännande av ianspråktagande av medel, samförläggning av gatubelysning Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår 2015-12-01 kommunstyrelsen att godkänna kostnaden för samförläggning av vägbelysning (alltså inte kostnaden för tomrör) enligt redovisningen. att i och med beslutet frångå taget principbeslut då beslutet i detta fall innebär dubbel kostnad för kommunen att bekosta. Beslutas av kommunstyrelsen 4 Begäran om tilläggsanslag för samförläggning av gatubelysning Kommunstyrelsen arbetsutskott föreslår 2015-12-01 kommunstyrelsen att hos kommunfullmäktige begära tilläggsbudget med 1 mkr till Infrastruktur i investeringsbudget 2016 (samförläggning gatubelysning) Beslutas av kommunfullmäktige 5 Ändring av principbeslut, nedgrävning av tomrör vid grävning på kommunal mark. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår 2015-12-01 kommunstyrelsen att ändrar principbeslutet att endast gälla vid egen grävning. Beslutas av kommunstyrelsen 6 Samarbetsavtal 2015-2017, Framtid Borgholm Fastighetsägarna och Borgholms Cityförening har undertecknat avtalet och lämnat in till kommunen för beslut. Avtalet innebär för kommunens del 250 tkr/år i tre år 2015-2017. Beslutas av kommunstyrelsen 7 Inköp av mark genom fastighetsreglering, Köpinge-Kalleguta 2:7 Borgholm Energi AB föreslår 2015-11-19 325 kommunfullmäktige att godkänna att Borgholm Energi AB köper 2 ha mark för 300 tkr tillhörande Köpinge-Kalleguta 2:7 för överföring genom fastighetsreglering till Köpinge 1:86, under förutsättning att förhandsbesked för att lagra massorna ges av samhällsbyggnadsförvaltningen. Beslutas av kommunfullmäktige 8 Vision 2025 Vision, kärnvärden och strategiska mål framtagna av en arbetsgrupp bestående av ledamöter/ersättare i kommunstyrelsen och gruppledare. Beslutas av kommunfullmäktige 2015/43 3-6 2015/43 3-4 2015/75 7 2015/287 8-10 2015/295 11-12 2015/138 13-16

9 Revidering av Uteserveringspolicy för Borgholms stadskärna Policyn är framtagen av representanter från kommunledningskontoret och samhällsbyggnadsförvaltningen (Bilderna stämmer inte riktigt överens med vad som står i policyn utan dessa kommer att bytas ut tills behandlingen i kommunfullmäktige). Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår 2015-12-01 kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att anta Uteserveringspolicy för Borgholms stadskärna. Beslutas av kommunfullmäktige 10 Rekrytering HR/Personalchef Kommunstyrelsen ska besluta om anställande av HR/personalchef. Beslutas av kommunstyrelsen 11 Biblioteksplan för Borgholms kommun 2016-2020 Utbildningsnämnden föreslår 2015-11-26 97 kommunfullmäktige att anta Biblioteksplan för Borgholms kommun 2016-2020. Beslutas av kommunfullmäktige 13 Granskningsrapport personalpolitik Revisorerna har granskat personalpolitiken och bedömt att kommunstyrelsen endast delvis bedriver en ändmålsenlig personalpolitik och att den interna kontrollen är otillräcklig. Revisorerna önskar få svar senast 26 februari där styrelsen redogör för hur arbetet med personalpolitiken har utvecklats utifrån den upprättade handlingsplanen. T f personalchef Ann Nilsson har upprättat förslag på svar. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår 2015-12-01 att överlämna t f personalchefs svar och uppdaterad handlingsplan till revisorerna som svar på granskningsrapporten. Beslutas av kommunstyrelsen 14 Medborgarförslag (Kristina Jeppsson) - instifta ungt kulturbidrag i Borgholms kommun. Kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott föreslår 2015-11-25 39 kommunstyrelsen att bifalla medborgarförslaget. Vidare föreslår kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott att 50 tkr per år avsätts i budget 2017-2019 till Ungt kulturbidrag. att Ungt kulturbidrag utvärderas efter tre år. att kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott får i uppdrag att ta fram att regler för Ungt kulturbidrag. Fryshuset och ungdomssamordnaren ska arbeta med att förankra Ungt kulturbidrag bland kommunens ungdomar. Beslutas av kommunstyrelsen i första läget, sedan kommer pengarna vid bifall att arbetas in i budget 2017. 15 Motion(Per Lublin ÖP) - tillsättande av fullmäktigeberedning för att vända befolkningsutvecklingen på norra Öland Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår 2015-10-20 358 kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att avslå motionen. Beslutas av kommunfullmäktige 16 Meddelanden och delegationsbeslut 2 2015/99 17-26 2015/151 27 2015/290 28-39 2015/275 40-63 2015/98 63-66 2014/197 67-68 2015/78 69-82 _Skickas digitalt 2015-12-07

7 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer 2015-03-31 37-50 47 Dnr 2015/75-311 KS Principbeslut; Nedläggning av tomrör vid grävning/samförläggning på kommunal mark. Ordförande Ilko Corkovic (S) påtalar vikten av att kommunen fattar ett principbeslut vad gäller nedläggning av tomrör vid all grävning på kommunal mark, i likhet med taget beslut i Mönsterås kommun. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog 2015-03-03 92 kommunstyrelsen att fatta följande principbeslut vid all grävning på kommunal mark ska nedläggning av tomrör lämpliga för fiberbredband ske. att avsätta medel i 2016 års budget till nedläggning av tomrör vid grävningsarbeten på kommunal mark. Yrkanden Sune Axelsson (S) yrkar att lydelsen ska vara vid grävning på all mark inom kommunen. Proposition Vid propositionsställandet på yrkandet finner ordföranden att kommunstyrelsen stöder förslaget. Beslut Kommunstyrelsen beslutar därmed a t t a t t vid grävning i samband med alla typer av samförläggning i kommunen ska nedläggning av tomrör lämpliga för fiberbredband ske. avsätta medel i 2016 års budget till nedläggning av tomrör i kommunen. Reservation Tomas Johnsson (M) om beslutet i andra att-satsen begränsas till inom kommunen reserverar jag mig mot beslutet. Utdragsbestyrkande

8

9

10

11 PROTOKOLL Sida 18 Styrelsen för Borgholm Energi AB Datum 2015-11-19 Paragrafer 313-329 325 Dnr 2015/209 Inköp av mark tillhörande Köpinge-Kalleguta 2:7 för överföring genom fastighetsreglering till Köpinge 1:86 Styrelsens beslutsförslag till kommunfullmäktige Borgholm Energi AB köper 2 ha mark för 300 tkr tillhörande Köpinge-Kalleguta 2:7 för överföring genom fastighetsreglering till Köpinge 1:86, under förutsättning att förhandsbesked för att lagra massorna ges av samhällsbyggnadsförvaltningen. Sammanfattning av ärendet Arbetet med sluttäckningen av de två deponierna i Borgholms kommun, Kalleguta och Rullbackarna, ska påbörjas inom en nära framtid. Till själva sluttäckningsfasen kommer stora mängder av olika material att krävas, något som beräknas medföra stora kostnader. Om material från bolagets verksamheter kan samlas ihop och användas, kan detta göra att kostnaderna hålls nere. Material uppstår löpande inom framförallt VA- och Gata/park-verksamheterna, exempelvis vid muddring av hamnar och utbyggnad av VA-nätet. För framförallt Gata/park är det angeläget att hitta en yta att lägga massorna på. För att kunna ta tillvara dessa material behövs en yta för förvaring och hantering tills de kan användas för själva sluttäckningen. Kalleguta återvinningscentral är en passande plats då den är i direkt anslutning till en av deponierna. Dock finns det idag inte en tillräckligt stor ledig yta för att kunna rymma de tänkta massorna. Markägarna till en åker som ligger i anslutning till Kalleguta återvinningscentral har ställt sig positiva till att Borgholm Energi köper åkern. Ett sådant köp skulle lösa bristen på yta för förvaring av massor. Arrendatorn som nämns i underlaget har givit sitt godkännande till att avsluta arrendet tidigare än planerat. Ett önskemål från markägarna är att de ska få besked om försäljningen blir av eller ej innan den 13 januari 2016, då de måste skriva ett nytt avtal med en arrendator om försäljningen inte genomförs. Dagens sammanträde VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar Justerare Utdragsbestyrkande

12 PROTOKOLL Sida 19 Styrelsen för Borgholm Energi AB Datum 2015-11-19 Paragrafer 313-329 325 fortsättning att föreslå kommunfullmäktige att köpet genomförs, under förutsättning att förhandsbesked för att lagra massorna ges av samhällsbyggnadsförvaltningen. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, 2015-11-16 Värdeutlåtande, 2015-10-19 Skickas till Kommunfullmäktige Justerare Utdragsbestyrkande

27 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Sammanträdesdatum Paragrafer 2015-10-06 328-355 347 Dnr 2015/151-023 KS Rekrytering HR-chef. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i egenskap av personalutskott a t t internannonsera HR-chefstjänsten. Utdragsbestyrkande

28 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll UTBILDNINGSNÄMNDEN Sammanträdesdatum Paragrafer 2015-11-26 91-104 97 Dnr 2015/51-88 UN Biblioteksplan Biblioteksplan är enligt bibliotekslagen obligatorisk för kommunens verksamhet inom biblioteksområdet. På dagens sammanträde och i Biblioteksplan för Borgholms kommun 2016-2020 presenterar bibliotekschef Gunilla Lydmark förslag till ny biblioteksplan. Målen för biblioteksverksamheten i Borgholms kommun är att åstadkomma en verksamhet som kan fungera som en mötesplats mellan människor, att utveckla det digitala biblioteket och att lyfta fram skolbibliotekens roll för lärande och läsande. Planen ska fungera som ett stöd i det dagliga arbetet men även kunna användas i ett långsiktigt, strategiskt perspektiv. En speciell satsning är Ölandsrummet, litteratur med lokalhistoria som gränsar till kommunens bildarkiv och ger möjlighet till släktforskning. Att utveckla den digitala tillgängligheten, både till ölandssamlingen och bildarkivet, är en framtida utmaning. Särskilt prioriterat är även den del av verksamheten som vänder sig till barn och unga. Genom samverkan med förvaltningens andra verksamheter har ett läsfrämjande arbete utvecklats i olika former. I syfte att gå vidare med arbetet föreslås bland annat sagostunder på andra språk, bokcirklar för barn och unga samt babycaféer med information till nyblivna föräldrar. Skolbibliotekens betydelse för måluppfyllelse framhålls och skolbibliotekarierna föreslås delta på föräldramöten och bidra med kompetens på studiedagar och i projektform. Att integrera skolbibliotekariernas kunskaper om källkritik i den pedagogiska planeringen är något som enligt planen vore önskvärt. Utbildningsnämndens arbetsutskott beslutade 2015-11-12 71 föreslå utbildningsnämnden att anta ny biblioteksplan för Borgholms kommun. Beslut Utbildningsnämnden beslutar a t t föreslå kommunfullmäktige att anta Biblioteksplan för Borgholms kommun 2016-2020, med en mindre redaktionell förändring. Utdragsbestyrkande

29 Biblioteksplan för Borgholms kommun 2016 2020

30 Värdegrund för Borgholms bibliotek Bibliotekets verksamhet ska präglas av samverkan och inspirerande möten där alla har lika värde, är delaktiga och bemöts med respekt. Våra samlingar som bygger på fantasi, kunskap och mångfald ska göras tillgängliga för alla på ett engagerat och lustfyllt sätt. Varje år genomför folkbiblioteket en enkät bland besökare och låntagare. Syftet med biblioteksplanen Bakgrunden är bibliotekslagen som slår fast att kommuner och landsting ska anta biblioteksplaner för sin verksamhet inom biblioteksområdet. För folkbibliotek och skolbiblioteket ansvarar kommunerna. Biblioteksplanens syfte är att i samverkan ta vara på de resurser som finns för biblioteksverksamhet, stimulera till utveckling och möta framtidens krav på tillgänglighet. Ett politiskt förankrat och levande dokument, ett stöd för det dagliga arbetet och i ett mer långsiktigt strategiskt perspektiv. Biblioteksplanen för Borgholms kommun utgår från kommuninvånarnas och besökarnas behov av biblioteksverksamhet och service. Biblioteksverksamhet ska finnas tillgänglig för alla. I Borgholms kommun används målstyrning med balanserade styrkort förankrade i det övergripande visionsarbete. För biblioteksverksamheten finns följande mål Biblioteken ska vara mötesplatser mellan människor, tankar, upplevelser och kulturer Det digitala biblioteket ska utvecklas till en attraktiv och uppdaterad arena Skolbiblioteken ska stimulera till lustfyllt och livsviktigt läsande och lärande Biblioteksplanen ska årligen följas upp inom ramen för systematiskt kvalitetsarbete. Nationell biblioteksstrategi I dagsläget saknas en nationell biblioteksstrategi. Kungliga biblioteket har fått uppdraget att arbeta fram en nationell biblioteksstrategi. Arbetet är nyligen påbörjat och ska vara avslutat 2017. Biblioteksstrategin kommer med all sannolikhet att påverka folk och skolbiblioteksverksamheten i framtiden. Några av utgångspunkterna är: 1. Alla ska ha tillgång till kultur, kunskap och information för att främja det demokratiska samhällets utveckling. 2. Hur kan samverkan och samordning inom det allmänna biblioteksväsendet öka så att bibliotekens samlade resurser används mer rationellt. 3. Kartlägga skolbibliotekens utvecklingsbehov. Borgholms bibliotek organisation Borgholms kommuns biblioteksverksamhet lyder sedan 2013 under Utbildningsnämnden. Sedan länge har folk och skolbiblioteksverksamheten varit en gemensam organisation i Borgholms kommun. Verksamheten och budgeten för personal, media och lokaler är helt gemensam för folkoch skolbibliotek. Organisationen består av tre integrerade folk och skolbibliotek, Löttorp, Borgholm (delar av Viktoriaskolans elever, Ölands gymnasium och Komvux med SFI) och Rälla, folkbibliotek i Runsten och fyra skolbibliotek, Gärdslösa skola, Köping skola, Viktoriaskolan och Slottsskolan.

31 Bibliotekets roller och uppdrag Biblioteket som demokratisk mötesplats och kulturcentrum Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska främja litteraturens ställning samt kulturell verksamhet i övrigt. Biblioteksverksamhet ska finnas tillgänglig för alla. Biblioteket är en av de få öppna platserna i samhället där alla oavsett ålder, kön, etnicitet eller utbildning kan ta del av den service som finns, lokalt och globalt, analogt och digitalt. Här sker möten mellan människan och ordet, mellan kunskap och fantasi, mellan besökaren och bibliotekarien. Här finns möjlighet att sjunka ner i nyhetsflödet bland alla tidningar och tidskrifter eller en stund för det fria botaniserandet eller de målmedvetna studierna. För att nå ut till olika målgrupper måste verksamheten arbeta med att hitta nya vägar för att synliggöra och marknadsföra biblioteket och anpassa verksamheten efter besökarnas behov. Biblioteket ska ses som en verksamhet inte bara en fysisk plats. Biblioteket är en kulturbärare som speglar den tid som varit, verkar i samtiden och blickar mot framtiden. Biblioteket är ett naturligt ställe för kulturella aktiviteter och aktuell debatt. Biblioteket samverkar framför allt med kultursekreteraren men även med det ideella föreningslivet, andra förvaltningar, enskilda och professionella aktörer för att erbjuda kulturella aktiviteter anpassade för olika målgrupper, barn och vuxna. Samverkan med föreningslivet gör att vi når ut till fler i kultursatsningarna. Lokaler, personal och idéer är de resurser som biblioteket förfogar över. Verksamheten kan utvecklas genom mer samverkan med föreningar och det lokala näringslivet. I samverkan med kulturverksamheten ordna författarbesök. Biblioteket i det livslånga lärandet Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska främja litteraturens ställning och intresset för bildning, upplysning, utbildning och forskning. Biblioteket ska erbjuda alla besökare fri tillgång till information och kunskap, digitalt och analogt. För studier eller egen bildning. Det är särskilt viktigt att servicen är hög mot de som studerar i vuxen ålder, oavsett om det är på hemorten eller på distans. För elever på Ölands gymnasium, Komvux och SFI finns en studiebibliotekarie på deltid. Biblioteket kan skapa goda förutsättningar för studenterna och göra skillnad. Kunskap är en viktig drivkraft för samhällsutvecklingen. Se över möjligheterna att erbjuda fler tysta studieplatser.

32 Främja läsning och tillgång till litteratur Folkbiblioteken ska särskilt främja läsning och tillgång till litteratur. Folkbibliotekens utbud av medier och tjänster ska präglas av allsidighet och kvalitet. På folkbiblioteken ska allmänheten avgiftsfritt få låna eller på annat sätt få tillgång till litteratur under en viss tid oavsett publiceringsform. Här står bibliotekets samlingar i centrum med medier i olika format, både de fysiska medierna och e tjänsterna. Mediebeståndet ska vara aktuellt, brett och mångsidigt och utgå från användarnas behov och önskemål. De bygger på ett aktivt urval, där bibliotekarierna med sin kompetens och låntagarna med sina önskemål aktivt samverkar i urvalsprocessen. Det är lika viktigt med ett aktivt underhåll genom fortlöpande gallring och översyn av beståndet. I princip ska samlingarna inte växa. Personalen ska vara fackutbildad, professionell och serviceinriktad. Mötet med besökarna ska stå i fokus. Bibliotekariernas uppgifter blir alltmer att arbeta läsfrämjande, handleda och lära att söka information. Biblioteket bidrar med mervärden. Här kan tillgängligheten öka genom aktiviteter utanför och inom de ordinarie öppettiderna. Utveckla arbetet med bokcirklar och annan läsfrämjande verksamhet. Erbjuda gratis lån av barnfilmer. Ölandssamlingen lokalhistoria Det finns ett rum som gör att Borgholms bibliotek skiljer sig från andra bibliotek Ölandsrummet. Här finns Ölandssamlingen, litteratur med lokalhistoria som ständigt växer och förnyas och används flitigt för fördjupad kunskap om den plats där vi lever eller tillfälligt vistas. Samlingen gränsar till kommunens arkiv vilket skapar ett centrum för lokalhistoria. Här finns även möjlighet till släktforskning. Ölandsamlingen är en prioriterad verksamhet och ofta utgångspunkt för både studiebesök och lån från andra bibliotek. På bibliotekets webbsida har det påbörjats ett digitalt Ölandsrum där man kan lyssna på dialekter, öländska poeter eller läsa artiklar om ämnen som det saknas böcker om. Här finns även ingången till Borgholms kommuns bildarkiv som förvaltas av biblioteket. Inför varje sommar producerar biblioteket, ofta i samverkan med andra, en utställning där Öland har huvudrollen. Utveckla och öka den digitala tillgängligheten av ölandssamlingen och bildarkivet. Läsfrämjande barn och unga Folkbiblioteken ska ägna särskild uppmärksamhet åt barn och ungdomar för att främja deras språkutveckling och stimulera till läsning, bland annat genom att erbjuda litteratur utifrån deras behov och förutsättningar. Det är oerhört betydelsefullt för barns språkutveckling att tidigt komma i kontakt med berättelser, rim, ramsor och böcker. Det läsfrämjande arbetet börjar redan i samverkan med BHV på familjecentralen och varje nyfött barn hälsas välkommen med en gåvobok från biblioteket. Samverkan fortsätter mellan förskola, öppen förskola och biblioteken. Biblioteksverksamheten ska

33 se till att det är lätt för barn och föräldrar att komma i kontakt med böcker. På förskolan kan föräldrar och barn låna med en godnattsaga hem. Alla 5 åringar bjuds in att delta i bibliotekets sagoklubb som träffas på biblioteket eller i förskolan för att lyssna, berätta och reflektera. I förskoleklass får barnen ett eget lånekort och de regelbundna biblioteksbesöken börjar. I förskoleklass går starten för Lässurr, som har varit igång sen 1998 det första av fyra läsprojekt, med hög kvalitet och författarbesök som alla Borgholms barn blir delaktiga i. När det gäller barn och skolbibliotekets mediesamlingar är det viktigt att bibliotekarierna bygger dessa utifrån ett normkritiskt tänkande. Hänsyn ska tas till barn med funktionshinder och där erbjuder biblioteken litteratur anpassade för målgruppen på Äppelhyllan. Alla barn och unga ska ha möjlighet att påverka inköpen genom att deras förslag alltid ska respekteras. Utveckla kontakten med föräldrar och barn genom att bjuda in till babycaféer med information om tidig språkutveckling och tips på bra böcker. Utveckla kvalitén och göra familjelördagarna mer attraktiva. Erbjuda sagostunder på andra språk. Erbjuda bokcirklar till barn och unga på fritiden. Utveckla samverkan mellan folkbiblioteken och fritidsgårdarna. Erbjuda aktiviteter regelbundet för barn och unga på biblioteken. Utveckla utbudet på Äppelhyllan. Skolbibliotek Enligt Skollagen (2010:800) ska eleverna i grundskolan, grundsärskolan [ ] och gymnasiesärskolan ha tillgång till ett skolbibliotek. Samtliga elever i Borgholms kommun har tillgång till ett skolbibliotek med utbildad bibliotekarie. Skolbiblioteket är en pedagogisk resurs för ökad måluppfyllelse och bibliotekarien ska vara en engagerad medaktör i det pedagogiska arbetet för att utveckla alla elevers medie och informationskompetens och stimulera till lustfyllt och livsviktigt läsande. Samtliga elever har regelbunden kontakt med sitt skolbibliotek genom schemalagd bibliotekstid var 14:e dag för att främja läs och skrivutveckling. Förutsättningen för att lyckas med uppdraget är att skolbiblioteket som fysiskt rum finns på plats i skolan och att bibliotekarien är synlig och tillgänglig för samverkan. Samverkan gäller både i skolans lokaler och digitalt på nätet. Skolbiblioteket erbjuder ett mångfacetterat och brett bestånd anpassat för skolans elever och läroplanens mål. Medierna består av både fysiska böcker såväl som e böcker och andra digitala resurser. Det är en inbjudande plats med god studiemiljö såväl som en naturlig träffpunkt. Skol och folkbiblioteken har ett gemensamt biblioteksdatasystem och bestånd för att alla elever ska ha tillgång till samma resurser. Bibliotekarierna agerar läsande förebilder och sprider inspiration genom läsfrämjande aktiviteter för både elever, pedagoger och föräldrar. Alla elever omfattas av Borgholm kommuns kulturgaranti och är därmed berättigade till minst fyra läsprojekt med efterföljande författarbesök. Läsprojekten genomförs i förskoleklassen, årskurs två, årskurs fem och årskurs åtta. De bidrar till en fördjupad och reflekterande läsning som förs i dialog, i det fysiska rummet men även på nätet, mellan eleverna, bibliotekarien, läraren och författaren. I läsprojektet för årskurs åtta 2010, har skolbibliotekarien och lärarna utarbetat en metod för reflekterande läsning, som rönt nationell

34 uppmärksamhet och även blivit omskriven av forskare. Fördelen med att satsa på lässtimulerande verksamhet genom skolan är att nå alla elever, såväl pojkar som flickor. Skolbibliotekariens tillgänglighet bör öka på skolorna, för att de ska kunna delta i den pedagogiska planeringen och genomförandet av ett arbetsområde per årskurs, i syfte att öka elevernas medie och informationskompetens och källkritiska förmåga. Skolbibliotekarien deltar på föräldramöten för att inspirera och engagera. Skolbibliotekarien bidrar med sin kompetens på studiedagar och i aktuella projekt. Digital delaktighet och E serviceverkstäder Folkbiblioteken ska verka för att öka kunskapen om hur informationsteknik kan användas för kunskapsinhämtning, lärande och delaktighet i kulturlivet. Idag står ca 1 miljon medborgare i Sverige helt utanför internet. Det gäller nästan alla åldersgrupper även om det är flest över 65 år. Ca 40 % av medborgarna söker aldrig myndighetsinformation på nätet. Ur både det demokratiska och sociala perspektivet är det särskilt angeläget att minska det digitala utanförskapet. Borgholms bibliotek har tillsammans med bl. a studieförbunden samverkat i det nationella projektet Digidel för att öka den digitala delaktigheten genom olika aktiviteter. I den Regionala digitala agendan står Bibliotek och studieförbund ska fortsätta med kompetenshöjande insatser inom internetområdet. Det handlar om aktiviteter som prova på verksamhet, praktiska verkstäder, uppsökande verksamhet och studiecirklar med mera. Fokus ligger på de grupper som är mest utanför. Ansvaret för e serviceverkstäder och att erbjuda ökad digital delaktighet är ett kommunövergripande samverkansansvar. Biblioteken är en klok plats för detta, dels för att vi har erfarenhet men även med tanke på tillgängligheten. I en e serviceverkstad ska man kunna Lära sig Internet, Använda e tjänster och Testa ny teknik. Inrätta en e serviceverkstad på Borgholms bibliotek i samverkan med IT avdelningen för att öka den digitala delaktigheten. Fortsätta arbetet med att delta i de internationella och nationella kampanjerna Get Online Week och E medborgarveckan. Erbjuda individuell handledning för att pröva på Internet. Prioriterade grupper Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska ägna särskild uppmärksamhet åt personer med funktionsnedsättning, bland annat genom att utifrån deras olika behov och förutsättningar erbjuda litteratur och tekniska hjälpmedel för att kunna ta del av information. Bibilioteket erbjuder litteratur i många olika format för personer som har svårt att ta till sig tryckt text. Biblioteket erbjuder talböcker, storstilsböcker och lättlästa böcker anpassade för olika målgrupper. Biblioteket har tillstånd för nedladdning av media från MTM:s katalog, Myndigheten för tillgängliga medier, så ett rikt utbud av talböcker kan erbjudas. Bibliotekarierna förmedlar kontrakt mellan MTM och låntagaren för egen nedladdning, detta sker både på skol och folkbiblioteken. Litteratur finns tillgängligt på äldreboenden och gruppbostäder som depositioner. Det pågår försök i

35 samverkan med omsorgen att bygga tema och minneslådor för utlåning. För de låntagare som inte kan ta sig till biblioteket erbjuder biblioteket Boken kommer, en uppsökande verksamhet. Biblioteket kommer, i samverkan med omsorgen och äldreomsorgen, att medverka i RELÄ ett regionalt läsprojekt under tre år. Syftet är att utbilda läsombud och högläsare inom de olika boendena och på så sätt öka tillgängligheten till kultur och litteraturupplevelser för brukarna. Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska ägna särskild uppmärksamhet åt de nationella minoriteterna och personer som har annat modersmål än svenska, bland annat genom att erbjuda litteratur på de nationella minoritetsspråken, andra språk än de nationella minoritetsspråken och svenska, och lättläst svenska Genom samverkan regionalt bygger vi biblioteken mediebestånd på flera språk som ska svara efter de behov som finns i länet. Låntagarna har även tillgång till Internationella bibliotekets bestånd genom fjärrlån. När det gäller barnlitteratur ska biblioteken delvis bygga egna mediebestånd. Biblioteket bygger helt egna bestånd när det gäller språkkurser och ordböcker. Biblioteket erbjuder språkcaféer i samverkan med SFI och volontärer. Bibliotek kommer att delta i ett regionalt nätverk för att utveckla biblioteksverksamheten mot de som har annat modersmål än svenska. I samverkan med andra kommer biblioteket att fortsätta med språkcaféer. Lokaler och tillgänglighet Både folk och skolbiblioteken ska ha rum med en attraktiv utformning och locka till sig besökare i alla åldrar. Lokalerna ska vara lätta att orientera sig i och vara tillgängliga för alla. De bör vara utrustade med trådlöst nätverk. Lokalerna ska inredas så att det finns platser för att sitta, studera och arbeta med datorer. Lokalerna ska även fungera som goda arbetsplatser. Öppettiderna bör anpassas utifrån storleken på biblioteken, orten, antal besökare och låntagarnas behov. Utreda om något bibliotek skulle kunna bli ett meröppet bibliotek med passerkort. bibliotek.borgholm.se Här finns vårt digitala bibliotek med all media som går att låna på våra folk och skolbibliotek. Vill du låna e böcker är de tillgängliga dygnet runt, precis som våra databaser. Allt som behövs är ett lånekort. Nyfiken på hur Borgholm såg ut för 200 år sedan, kika in på www.bildarkiv.borgholm.se Det digitala biblioteket utvecklas ständigt och anpassas efter ny teknik. Det digitala biblioteket ska göras tillgängligt med talsyntes.

36 Samverkan I syfte att ge alla tillgång till landets samlade biblioteksresurser ska bibliotek och bibliotekshuvudmän inom det allmänna biblioteksväsendet samverka. Varje landsting ska bedriva regional biblioteksverksamhet med syfte att främja samarbete, verksamhetsutveckling och kvalitet när det gäller de folkbibliotek som är verksamma i länet. Genom Regionbibliotek Kalmar samverkar vi inom länet med gemensamma upphandlingar för att öka våra resurser när det gäller inköp och flödet av media. Vi samverkar med 25 kommuner i sydöstra Sverige för att erbjuda snabba, billiga och effektiva fjärrlån till våra låntagare. Vi samverkar kring gemensamma bibliotekssystem och en gemensam regional katalog. Vi deltar i de regionala biblioteksnätverken Vi deltar i den kompetenshöjande fortbildningen regionalt och nationellt

37 Styrdokument Biblioteksverksamheten styrs av bibliotekslagen sedan 1996, senast reviderad 2013 och skollagen sedan 2010. http://www.riksdagen.se/sv/dokument Lagar/Lagar/Svenskforfattningssamling/sfs_sfs 2013 801/ Skolkulturplan med Kulturgaranti för barn och elever i Borgholms kommun, 2014. Balanserat styrkort för Borgholms kommun, Utbildningsförvaltningen och biblioteksverksamheten. It i människans tjänst Digital agenda för Kalmar län 2015 2020 http://www.rfkl.se/documents/rapporter/e samh%c3%a4llet/digital%20agenda%202015 2020.pdf Kulturplan Kalmar län 2015 2017 http://www.rfkl.se/documents/rapporter/kultur/kulturplan%202015 2017.pdf UNESCOs folk och skolbiblioteksmanifest. Kultur och fritidspolitiska mål för Borgholms kommun antagna av KF 2001. Bibliotekslagen SFS nr: 2013:801 Departement/myndighet: Kulturdepartementet Utfärdad: 2013 10 31 Ändringsregister: SFSR (Lagrummet) Källa: Regeringskansliet / Lagrummet Tillämpningsområde 1 I denna lag finns bestämmelser om det allmänna biblioteksväsendet. Det allmänna biblioteksväsendet består av all offentligt finansierad biblioteksverksamhet och utgörs av: 1. folkbibliotek, 2. skolbibliotek, 3. regional biblioteksverksamhet, 4. högskolebibliotek, 5. lånecentraler, och 6. övrig offentligt finansierad biblioteksverksamhet. Ändamål 2 Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska främja litteraturens ställning och intresset för bildning, upplysning, utbildning och forskning samt kulturell verksamhet i övrigt. Biblioteksverksamhet ska finnas tillgänglig för alla.

38 Ansvarsfördelning 3 Bibliotekshuvudmän är kommunerna, landstingen, staten och, i fråga om vissa skolor, enskilda. 1. För folkbibliotek ansvarar kommunerna. 2. För skolbibliotek ansvarar kommuner, landsting, staten eller enskilda huvudmän i enlighet med bestämmelserna i 2 kap. skollagen (2010:800). 3. För regional biblioteksverksamhet ansvarar landstingen och de kommuner som inte ingår i ett landsting. 4. För högskolebibliotek vid universitet och högskolor som omfattas av högskolelagen (1992:1434) ansvarar staten. 5. För lånecentraler ansvarar staten. 6. För övrig offentligt finansierad biblioteksverksamhet ansvarar den som enligt särskilda bestämmelser är huvudman för verksamheten. Om ett kommunalt eller statligt bibliotek drivs av någon annan än huvudmannen ansvarar huvudmannen för att den som driver biblioteket följer bestämmelserna i denna lag. Prioriterade grupper 4 Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska ägna särskild uppmärksamhet åt personer med funktionsnedsättning, bland annat genom att utifrån deras olika behov och förutsättningar erbjuda litteratur och tekniska hjälpmedel för att kunna ta del av information. 5 Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska ägna särskild uppmärksamhet åt de nationella minoriteterna och personer som har annat modersmål än svenska, bland annat genom att erbjuda litteratur på 1. de nationella minoritetsspråken, 2. andra språk än de nationella minoritetsspråken och svenska, och 3. lättläst svenska. Folkbibliotek 6 Varje kommun ska ha folkbibliotek. Folkbiblioteken ska vara tillgängliga för alla och anpassade till användarnas behov. Folkbibliotekens utbud av medier och tjänster ska präglas av allsidighet och kvalitet. 7 Folkbiblioteken ska särskilt främja läsning och tillgång till litteratur. Folkbiblioteken ska verka för att öka kunskapen om hur informationsteknik kan användas för kunskapsinhämtning, lärande och delaktighet i kulturlivet. 8 Folkbiblioteken ska ägna särskild uppmärksamhet åt barn och ungdomar för att främja deras språkutveckling och stimulera till läsning, bland annat genom att erbjuda litteratur utifrån deras behov och förutsättningar. 9 På folkbiblioteken ska allmänheten avgiftsfritt få låna eller på annat sätt få tillgång till litteratur under en viss tid oavsett publiceringsform. Första stycket hindrar inte att folkbiblioteken tar ut 1. ersättning för kostnader för porto, fotokopiering och andra liknande tjänster, och 2. avgift för de fall låntagare inte inom avtalad tid lämnar tillbaka det som de har lånat.

39 Skolbibliotek 10 Enligt 2 kap. 36 skollagen (2010:800) ska eleverna i grundskolan, grundsärskolan, specialskolan, sameskolan, gymnasieskolan och gymnasiesärskolan ha tillgång till skolbibliotek. Regional biblioteksverksamhet 11 Varje landsting och de kommuner som inte ingår i ett landsting ska bedriva regional biblioteksverksamhet med syfte att främja samarbete, verksamhetsutveckling och kvalitet när det gäller de folkbibliotek som är verksamma i länet. Högskolebibliotek 12 Det ska finnas tillgång till högskolebibliotek vid alla universitet och högskolor som omfattas av högskolelagen (1992:1434). Dessa bibliotek ska svara för biblioteksverksamhet inom de områden som anknyter till utbildning och forskning vid universitetet eller högskolan. Lånecentraler 13 För en kompletterande informations och medieförsörjning ska det finnas en eller flera lånecentraler. Samverkan 14 I syfte att ge alla tillgång till landets samlade biblioteksresurser ska bibliotek och bibliotekshuvudmän inom det allmänna biblioteksväsendet samverka. 15 Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska avgiftsfritt ställa litteratur ur de egna samlingarna till varandras förfogande. Skyldigheten att avgiftsfritt ställa litteratur till förfogande gäller inte för folk eller skolbibliotek. 16 Bestämmelsen i 2 kap. 1 kommunallagen (1991:900) om anknytning till kommunens område eller dess medlemmar hindrar inte att folk eller skolbibliotek avgiftsfritt ställer litteratur till förfogande för ett bibliotek i det allmänna biblioteksväsendet som är beläget utanför kommungränsen. Biblioteksplaner 17 Kommuner och landsting ska anta biblioteksplaner för sin verksamhet på biblioteksområdet. Uppföljning 18 Den myndighet som regeringen bestämmer ska ha en nationell överblick över och främja samverkan inom det allmänna biblioteksväsendet. Myndigheten ska tillsammans med de regionala biblioteksverksamheterna och kommunerna följa upp hur de biblioteksplaner som antagits har utformats och hur de används.

49

www.pwc.se 50 Revisionsrapport Granskning av personalpolitiken Jörn Wahlroth Borgholms kommun Oktober 2015

51 Granskning av personalpolitiken Innehåll 1. Inledning... 2 1.1. Bakgrund...2 1.2. Syfte och Revisionsfråga...2 1.3. Revisionskriterier...2 1.4. Kontrollmål...2 1.5. Avgränsning och metod...2 2. Iakttagelser och bedömningar... 3 2.1. Styrdokument inom det personalpolitiska området...3 2.1.1. Iakttagelser...3 2.1.2. Bedömning...5 2.2. Organisation, ansvar och beslutsordning inom det personalpolitiska området...5 2.2.1. Iakttagelser...5 2.2.2. Bedömning...6 2.3. Bedrivs arbetet i enlighet med de styrande dokumenten...6 2.3.1. Iakttagelser...6 2.3.2. Bedömning...9 2.4. Kommunstyrelsens styrning och kontroll...10 2.4.1. Iakttagelser...10 2.4.2. Bedömning...10 3. Revisionell bedömning... 11 3.1. Rekommendationer...11 Oktober 2015 1 av 12 Borgholms kommun PwC

52 Granskning av personalpolitiken 1. Inledning 1.1. Bakgrund Personalen beskrivs i de flesta organisationer som den viktigaste resursen och en förutsättning för att uppsatta mål ska nås. En kommun har åtaganden gentemot medborgare och för att kunna uppfylla dessa krävs personal. Brister i roller, ansvar, styrning och kontroll kan riskera att personalområdet inte hanteras och utvecklas på avsett sätt. Det finns lagar som reglerar arbetsmiljöansvaret och kommunala styrdokument som reglerar ansvaret för kommunens personalpolitiska arbete. Revisorerna har uppmärksammat personalområdet i sin risk- och väsentlighetsanalys. 1.2. Syfte och Revisionsfråga Bedriver kommunstyrelsen en ändamålsenlig personalpolitik och med en tillräcklig intern kontroll? 1.3. Revisionskriterier Arbetsrättslagstiftning Kommunstyrelsens reglemente avseende personalpolitik Av kommunfullmäktige antagna styrdokument avseende det personalpolitiska området 1.4. Kontrollmål Finns gällande och uppdaterade styrdokument inom det personalpolitiska området? Finns en ändamålsenlig organisation för att hantera det personalpolitiska området? Är ansvar och beslutsordningen tydlig och ändamålsenlig, med ett fokus på rollfördelning mellan kommunstyrelse, personalutskott, nämnder och anställda? Bedrivs det personalpolitiska arbetet i enlighet med de styrande dokumenten? Utövar kommunstyrelsen i rimlig grad styrning och kontroll inom området? 1.5. Avgränsning och metod Granskningen avgränsas till kommunstyrelsens arbete och ansvar för kommunens personalpolitik enligt gällande reglemente. Granskningen har skett genom dokumentstudier och intervjuer med kommunstyrelsens presidium, tf kommunchef, tf personalchef, socialchef, utbildningschef, två enhetschefer inom socialförvaltningen och tre rektorer, samt tre fackliga representanter från kommunens centrala samverkansgrupp. Rapportens saklighet har granskats av kommunens tillförordnade personalchef. Oktober 2015 2 av 12 Borgholms kommun PwC

53 Granskning av personalpolitiken 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Styrdokument inom det personalpolitiska området 2.1.1. Iakttagelser I kommunstyrelsens reglemente behandlas personalpolitiken. Av reglementet framgår att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för kommunens löne- och personalpolitiska inriktning. Vidare framgår av reglementet att kommunstyrelsen ingår kollektivavtal som reglerar förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, samt att kommunstyrelsen avgör frågor om tolkning och tillämpning av lagar, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. De övergripande styrdokumenten inom det personalpolitiska området är; Chefspolicy Kommunfullmäktige antog policyn år 2011. Policyn omfattar alla med personalansvar. Policyn tar upp vad som förväntas av en chef i Borgholms kommun i fråga om beslutsunderlag, samverkan, förebild och representant, att leda verksamheten mot uppställda mål, stödja och utveckla medarbetare med mera. Cheferna ska ha stöd i organisationen genom att med stor frihet, inom givna förutsättningar, kunna leda verksamheten. Vidare att kunna utveckla ledarskapet genom ledarutveckling och ledarnätverk. Lönepolicy Lönepolicyn antogs i kommunfullmäktige år 2003 och har därefter inte reviderats. Bland annat framgår att en lönespridning är önskvärd, erfarenhet och engagemang ska löna sig. Regelbundna medarbetarsamtal ska genomföras i förhållande till individuella mål. Faktorer vid lönesättning av nyanställd behandlas särskilt. Vidare framgår att osakliga löneskillnader mellan män och kvinnor ska hanteras inom ramen för löneöversynen. Kompetensutvecklingspolicy År 2005 antog kommunfullmäktige en kompetensutvecklingspolicy. Syftet med policyn är att tydliggöra hur medarbetarnas kompetens ska tas tillvara. En lärande organisation betonas i policyn. Alla medarbetare ska ha en väl planerad individuell kompetensutveckling. Planen behandlas i samband med medarbetarsamtalet. Genomförd kompetensutveckling ska kontinuerligt utvärderas. Kompetensutveckling definieras i policyn, där bland annat framgår: arbetsrotation, handledning, introduktionsutbildning, kurs/konferenser/seminarier, mentorskap, omvärldskunskap, nätverksarbete och studiebesök. Arbetsmiljöpolicy Gällande arbetsmiljöpolicy antogs av kommunfullmäktige år 2007. I denna framgår att kommunen har en vision att skapa attraktiva, utvecklande och effektiva arbetsplatser. Arbetsgivarens ansvar för det förebyggande arbetet avseende ohälsa och olycka betonas. Arbetet ska anpassas på ett sätt som tar tillvara medarbetarnas förutsättningar. Oktober 2015 3 av 12 Borgholms kommun PwC

54 Granskning av personalpolitiken Arbetsmiljöarbetet och förändringsarbetet ska ske i samverkan mellan arbetsgivare och medarbetare. Medarbetarna har en skyldighet att medverka i arbetet. För rehabilitering anges målet återgång i arbete, där chefen ser till att arbetet med rehabilitering påbörjas tidigt och att medarbetaren aktivt medverkar. Jämställdhetsplan Jämställdhetsplanen antogs av kommunfullmäktige år 2004. Enligt lagstiftningen ska en plan årligen upprättas. 2004 års plan upptar ett antal mål och åtgärder inom områdena arbetsförhållanden, jämställda villkor, föräldraskap och arbete, sexuella trakasserier, jämställda arbetsplatser, samt lönefrågor. Sedan jämställdhetsplanen upprättades har Diskrimineringslagen från år 2009 ersatt Jämställdhetslagen. Det är lagstadgat att jämställdhetsplan och lönekartläggning ska genomföras vart tredje år. Alkohol- och drogpolicy Policyn antogs år 2008. Den upptar mål om alkohol- och drogfri arbetsmiljö. Det förebyggande arbete som förväntas beskrivs i policyn, samt praktisk hantering vid inträffade fall. Pensionspolicy I september 2014 fattade kommunfullmäktige beslut om en pensionspolicy. Policyn är ett strategiskt dokument som ska medverka till att uppfylla visionen om kommunen som en eftertraktad arbetsplats. Policyn ska vara ett instrument för att trygga verksamheten vad avser kompetensförsörjning. Vidare ska policyn medverka till att kommunen har marknadsmässigt riktiga förmåner. Policyn behandlar bland annat alternativa enskilda pensionslösningar, samt möjligheten till löneväxling. Kommunfullmäktiges budget för 2015 Budgeten för 2015 innehåller verksamhetsmål. De ska ur olika perspektiv kopplas till Attraktiva, kreativa, hållbara, företagsamma Borgholm. Kommunstyrelsen har som mål att Vara en attraktiv arbetsgivare där varje medarbetare har stor betydelse. För socialnämnden anges Vi har ökat frisknärvaro. Samverkansavtalet (Lokalt kollektivavtal i Borgholms kommun) Medbestämmandelagen och arbetsmiljölagen m fl lagar utgör en grund för samverkan. Samverkan ska bidra till arbetsklimatet, inflytande, delaktighet och utveckling. I avtalet framgår vikten av dialog mellan arbetsgivare och arbetstagare i verksamhetsfrågor, måluppfyllelse och resurser. Ledarskap med en helhetssyn betonas som en förutsättning, samt en vilja att fatta beslut i samverkan. Vidare beskrivs hur samverkanssystemet är uppbyggt. Medarbetar- och lönesamtalet regleras i avtalet. Pågående översyn Kommunen har under senare tid haft bristande kontinuitet i personalchefsfunktionen. För närvarande upprätthålls denna funktion på konsultbasis. Tillförordnad chef har tillsammans med medarbetarna inom personalavdelningen gått igenom statusen på olika personalrelaterade policys, riktlinjer och processer. I samband med detta har en rad brister och utvecklingsområden identifierats. Kommunstyrelsen har fått en lägesrapport med Oktober 2015 4 av 12 Borgholms kommun PwC

55 Granskning av personalpolitiken redovisad handlingsplan för utveckling inom det personalpolitiska området. Prioriteringar på kort och lång sikt har redovisats. Ambitionen är att policydokumenten (förutom pensionspolicyn) och andra för styrningen av personalpolitiken viktiga dokument kommer att omarbetas eller ses över under hösten. Avsikten är att detta ska ske med bred förankring. Även avseende samverkansavtalet planeras en översyn och eventuell omarbetning. I planen finns även att under år 2016 utveckla ett personalpolitiskt program. I intervjuerna lyfter många fram behovet av en kommungemensam personal- och kompetensförsörjningsplan. 2.1.2. Bedömning Vi bedömer att det är en brist att kommunstyrelsen inte säkerställt en mer frekvent översyn av gällande styrdokument. Samtidigt kan vi konstatera att det nu skett en omfattande inventering av statusen på dokumenten där behov av omarbetning för flera dokument har konstaterats. Vi anser att kommunstyrelsen, inom ramen för ansvaret för den personalpolitiska inriktningen, mer aktivt skulle säkerställt en struktur på policydokumenten som främjar personalpolitikens genomslag i organisationen. Vi rekommenderar att det för ändamålet upprättas ett personalpolitiskt program som upptar de viktigaste delarna i personalpolitiken, som ledarskap, medarbetarskap, arbetsmiljö, jämställdhet, lönepolitik, kompetensutveckling och kompetensförsörjning. Programmet skapar en helhet och styr sedan behovet av fördjupade policys och riktlinjer. 2.2. Organisation, ansvar och beslutsordning inom det personalpolitiska området 2.2.1. Iakttagelser Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för den personalpolitiska inriktningen. Av reglementet framgår att arbetsutskottet (KSAU) tillika är personalutskott. Kommunstyrelsen anställer förvaltningschefer inom samtliga förvaltningar, samt avdelningschefer inom kommunstyrelsens ansvarsområde. Kommunstyrelsen och nämnderna är anställningsmyndighet för personal inom respektive verksamhetsområde. Innebörden av nämndernas roll som anställningsmyndighet är inte närmare reglerad. Den delegationsordning som finns upprättad inom personalområdet är beslutad av kommunstyrelsen. De flesta frågorna inom personalområdet är delegerade till tjänstemannaorganisationen. Beslut om kollektivavtal, att fastställa löneutrymmet, frågor rörande kommunchefen och särskild avtalspension är delegerade till kommunstyrelsens arbetsutskott. Vid avgångsersättning ska KSAU informeras. Organisationsstruktur som berör enskild förvaltning är delegerad till respektive nämnd. Av protokoll och intervjuer framgår att personalutskottet hanterar eventuella missförhållanden, andra avvikelser, lönerevision, samt erhåller information. Det strategiska inslaget har varit mer begränsat, men att medvetenheten om behovet av att i större utsträckning Oktober 2015 5 av 12 Borgholms kommun PwC

56 Granskning av personalpolitiken fokusera på dessa frågor har ökat. I intervjuerna framgår att det är otydligt vad kommunstyrelsen styr inom personalpolitiken, vilka gemensamma grunder som ska prägla personalpolitiken. Av kommunstyrelsens reglemente framgår att arbetsutskottet bland annat är personalutskott. Personalfrågor hanteras oftast inom ramen för KSAU:s ordinarie sammanträden. I två fall under år 2014 och år 2015 har separata sammanträden skett betecknade KSAU personalutskott. Kommunstyrelsen har enligt reglementet genom personalavdelningen att verka och svara för utveckling och samordning av personaladministrationen, verka och svara för utveckling av personalstatistik och personalekonomisk redovisning samt ge råd och biträda i personalpolitiska och personaladministrativa frågor. När det gäller den centrala personalfunktionens roll framgår att cheferna i verksamheterna inte är helt säkra på i vilken utsträckning hjälp kan erhållas i kvalificerade personafrågor från kommunens centrala personalfunktion. Det finns en efterfrågan och förväntan att den centrala personalfunktionen i större utsträckning driver strategiska personalfrågor och utveckling inom området. Många intervjuade lyfter fram den begränsade tillgången till stöd i kvalificerade personalfrågor, vilket kan innebära brister i enhetlighet och kvalitetssäkring. Samtidigt finns en positiv inställning avseende stödet i mer praktiska personaladministrativa frågor. I kommunchefens ledningsgrupp förekommer frekvent personalfrågor på agendan. T f personalchef medverkar sedan april i denna chefsgrupp. 2.2.2. Bedömning Vi bedömer att organisationen kan utvecklas för att bättre stödja de personalpolitiska frågorna. Kommunstyrelsen behöver ta en tydligare roll i de strategiska personalfrågorna. Innebörden av nämndernas roll som anställningsmyndighet behöver klargöras, inte minst i förhållande till kommunstyrelsens delegationsordning. KSAU bör säkerställa att de frågor som faller inom ramen för uppdraget som personalutskott protokollförs med en enhetlig rutin, lämpligen som för KSAU:s övriga uppdrag. Personalavdelningens uppdrag i organisationen behöver tydliggöras avseende roll och funktion. Bland annat avseende vilka förväntningar som finns från kommunstyrelsen avseende strategiskt arbete och beredning av ärenden, men också i fråga om tjänsteutbudet till förvaltningarna i kvalificerade personalfrågor. 2.3. Bedrivs arbetet i enlighet med de styrande dokumenten 2.3.1. Iakttagelser Den generella bilden är att nuvarande policydokument har en begränsad inverkan på det personalpolitiska arbete som bedrivs. Arbetsmiljöpolicyn och samverkansavtalet lyfts fram som stödjande för verksamheten inom personalområden. Företrädesvis är det lagstiftningen, som arbetsmiljölagen och medbestämmandelagen, som reglerar det personal- Oktober 2015 6 av 12 Borgholms kommun PwC

57 Granskning av personalpolitiken politiska området. En allmän uppfattning är att de personalpolitiska frågorna borde uppmärksammas mer på alla nivåer i organisationen. Personalhandbok och arbetsmiljöhandbok finns tillgängliga på intranätet genom den centrala personalavdelningen med hänvisning till tillämpliga lagar och exemplifierande beskrivning av en rehabiliteringsprocess. Av intervjuerna framgår att dessa handböcker utgör ett bra stöd för cheferna. En särskild chefshandbok uppges vara under utveckling. I intervjuerna uttrycks behov, till gagn för ökad styrning och struktur, en kommunövergripande årsplanering för personalrelaterade frågor. Inom ramen för personalavdelningen pågår ett arbete med en årsplanering för chefer, ledning och personalutskott. När det gäller rehabiliteringsarbetet, med styrning från arbetsmiljölagen, kommunens policy och personalhandbok, är uppfattningen från intervjuerna att rutinerna fungerar relativt väl, även om det finns synpunkter på bristande stringens och dokumentation i hanteringen. Det finns en medvetenhet i organisationen om bristerna och att kvalitén på processerna successivt förbättrats. I sammanhanget lyfts vikten av att fokusera mer på hälsofrämjande och förebyggande insatser, inte minst vad avser psykosociala insatser. Sjukfrånvaron är i fokus, men centrala strategier för att reducera sjuktalen saknas. Socialförvaltningen har tagit initiativ till att följa upp sjukfrånvaron genom samtal med medarbetarna vid upprepade sjukskrivningar. Den centrala personalavdelningen uppger att en utvärdering ska ske och att det först därefter kan bli aktuellt med en kommungemensam riktlinje. Av intervjuerna framgår att processerna vad avser löneöversynsarbetet fungerar väl. En synpunkt som lyfts i sammanhanget är att det strategiska inslaget i löneprocessen borde vara större, bland annat kopplat till strategier kring framtida kompetensförsörjning. Lönekartläggningar genomförs regelbundet. Nuvarande jämställdhetsplan har inte reviderats sedan år 2004. Planen upptar ett antal mål som för närvarande saknar en strukturerad uppföljning. En ny plan är under beredning (enligt Diskrimineringslagen ska jämställdhetsplanen uppdateras vart tredje år). Medarbetar- och lönesamtal genomförs kontinuerligt. En del chefer genomför samtalen vid ett och samma tillfälle. Kvalitén på medarbetarsamtalen uppges variera, men det är få samtal som helt uteblir. För samtalen saknas en central styrning i form av en gemensam grund för strukturerade samtal. Lönepolicyn och kompetensutvecklingspolicyn behandlar medarbetar- och lönesamtalen, men kopplingen till styrdokumenten är i praktiken svag. Av intervjuerna framgår att förvaltningsvisa modeller har utvecklats. Personalavdelningen planerar för utbildning inom området under hösten. I samband med detta ska även en gemensam grund för samtalen introduceras. Det finns ingen tydlig koppling mellan chefspolicyn och de aktiviteter som förekommer. När det gäller chefsintroduktion sker en genomgång från personalenheten. Därefter sker introduktionen förvaltningsvis. Det finns ingen checklista som säkerställer en gemensam central chefsintroduktion. Även för medarbetarintroduktion saknas centralt framtagen checklista. Personalavdelningen har tagit fram en information till nyanställda som ger en god överblick inom personalområdet. För både chefer och medarbetare har introduktions- Oktober 2015 7 av 12 Borgholms kommun PwC

58 Granskning av personalpolitiken program identifierats som ett utvecklingsområde av personalavdelningen och finns med i avdelningens arbetsplanering. Av intervjuerna framgår att utbildningsinsatser genomförs där chefer genomgår utbildning anordnade av Regionförbundet. Personalavdelningen genomför vissa utbildningar. Inom arbetsmiljö- och rehabiliteringsområdet har flera utbildningar genomförts. Under hösten planeras utbildning för chefer vad avser lönepolitiken och arbetsrätten. Av intervjuerna framgår synpunkten att strukturen och strategierna för chefsutbildningarna behöver utvecklas. Kommunledningen har arrangerat dagar med externa föreläsningar inom vissa områden, exempelvis salutogent ledarskap. De intervjuade anser, även om de tycker att dagarna varit innehållsrika och berikande, att insatserna är mer punktinsatser än en del av helhet inom ramen för en sammanhållen chefsutveckling och personalpolitik. Ett annat vällovligt initiativ som tagits av kommunledningen är att skapa chefsnätverk tvärsektoriellt i organisationen, vilket är i linje med kommunens chefspolicy. Av intervjuerna framgår att några nätverk regelbundet träffas, medan andra upphört redan efter första träffen. Även här efterlyses en tydligare styrning avseende syfte och innehåll kopplat till ett gemensamt helhetstänk. En generell synpunkt är att många aktiviteter startas upp, som därefter inte har förmågan att etablera sig i organisationen. En viktig aspekt som personalavdelningen lyft fram, inom ramen för chefsrollen, är vikten av utvecklade rutiner och kriterier för chefsrekrytering. Motiven för att utveckla rekryteringen är såväl verksamhetsmässiga som ekonomiska. Vikten och behovet av utvecklade strategier för kompetens- och personalförsörjning lyfts tydligt fram i intervjuerna. För närvarande sker till delar förvaltningsvisa initiativ. Områdets vikt har identifierats av personalavdelningen och finns med i arbetsplaneringen. Återkommande i intervjuerna är vikten av det nära ledarskapet, där såväl chefer som medarbetare upplever brister i att kunna se medarbetarna. Av intervjuerna framgår att det vad avser chefskapet behöver arbetas med att utveckla kommunikation och återkoppling. År 2013 genomfördes en kommunövergripande personalsocial undersökning. I intervjuerna framkommer synpunkten att analys och åtgärder till delar uteblev. I förvaltningarna förekommer egna undersökningar. Personalavdelningen startade under våren 2015 en rutin där medarbetare som slutar i kommunen intervjuas för att kunna ge viktig kunskap och information i arbetet med att utveckla personalpolitiken och attraktiviteten som arbetsgivare. Samverkansavtalen upplevs till delar fungera bra. I intervjuerna framkommer att ärendeberedningen behöver bli bättre utifrån medbestämmandeperspektivet. Uppfattningen finns att medarbetarna i större utsträckning kan användas som en resurs i verksamhetsutvecklingen. Det förekommer att viktiga ärenden tas upp med dålig framförhållning, vilket kan leda till förhandlingar vid sidan om avtalet. T f personalchef framhåller i sam- Oktober 2015 8 av 12 Borgholms kommun PwC

59 Granskning av personalpolitiken manhanget att rutinerna sedan maj månad är sådana att utskick av kallelse och underlag skickas ut en vecka i förväg. Kommunens personalklubb, som administreras av personalavdelningen, lyfts av många fram som ett bra exempel för personalens trivsel. Inom ramen för personalklubben arrangeras personalfester och kulturaktiviteter. Vidare erhålls rabatter på gymkort. Även trivselpengen för personalaktiviteter ute i kommunens verksamheter uppges som en positiv och viktig del. En generell synpunkt som framkommer i intervjuerna är att de personalpolitiska frågorna behöver inriktas på att bygga stolthet för det viktiga arbete som medarbetarna utför. Att goda exempel lyfts fram, och att dessa exempel därigenom bidrar till utveckling. 2.3.2. Bedömning Vi bedömer att nuvarande policydokuments styreffekt är begränsad, men att personalhandboken till delar ger ett stöd för kvalitetssäkrad hantering av processer som rehabilitering. Vidare att genomförd granskning ger besked om att det finns rutiner för att genomföra löneprocesser, medarbetar- och lönesamtal. Vi bedömer utifrån nuvarande dokument att en kommungemensam grund för medarbetar- och lönesamtal behöver utvecklas. Samtalen är årligen återkommande strukturerade dialoger, där det är viktigt att säkerställa en gemensam modell i hela kommunorganisationen. Utifrån den gemensamma grunden görs erforderliga verksamhetsanpassningar. Vi anser vidare, med intervjuerna som grund, att fokus behöver öka avseende hälsofrämjande och förebyggande insatser. Detta kopplat till utvecklingen av sjukfrånvaron. Vidare behöver beslut fattas om en ny jämställdhetsplan utifrån gällande lagstiftning. Vi anser att chefs- och medarbetarintroduktion behöver säkerställas genom centrala direktiv och checklistor. I samband med detta sker en introduktion i de viktigaste styrdokumenten inom det personalpolitiska området. Vidare behöver kommunens ledarutveckling och aktiviteter tydligare kopplas till kommunens styrdokument. Vi rekommenderar att mer övergripande strategier utarbetas vad avser framtida personaloch kompetensförsörjning, där strategierna föregås av en inventering av kritiska nulägesfaktorer i den egna organisationen och påverkande omvärldsfaktorer. Sådana strategier är starkt kopplade till ett övergripande personalpolitiskt program och arbete med frågor som attraktiv arbetsgivare. Vi rekommenderar också att det som stöd upprättas en kommungemensam planering för de viktigaste processerna inom personalområdet som löper under året. Som framgår av iakttagelserna pågår eller återfinns mycket av ovanstående bedömningar om behov av utveckling i den arbetsplanering som personalavdelningen har upprättat. Kopplat till det behov som framkommer om ett ökat nära ledarskap rekommenderas att en inventering och avvägning genomförs av antalet anställda per chef selektivt kopplat till medarbetarnas arbetsuppgifter och fysiska placering. Oktober 2015 9 av 12 Borgholms kommun PwC

60 Granskning av personalpolitiken 2.4. Kommunstyrelsens styrning och kontroll 2.4.1. Iakttagelser Kommunstyrelsen, genom kommunstyrelsens arbetsutskott, saknar för närvarande rutiner för att på ett strukturerat sätt arbeta strategiskt och utvecklande med de personalpolitiska frågorna. Det finns inga rutiner som säkerställer att policydokument implementeras i organisationen. Det finns ingen systematisk uppföljning inom det personalpolitiska området avseende uppfyllelsen av policydokument, lagstiftning eller andra beslut. Under år 2014 och fram till våren 2015 är det i KSAU:s protokoll relativit få ärenden inom det personalpolitiska området. I samband med att den vakanta personalchefstjänsten har tillsatts med en tillförordnad chef har aktiviteten ökat. Inom ramen för personalpolitiken finns få mål upprättade. Hur aktiva olika nämnder och förvaltningar varit i styrkortsarbetet varierar. Det finns ingen central styrning som säkerställer att mål upprättas inom det personalpolitiska området. Det finns heller inga rutiner eller aktiviteter som följs upp och återrapporteras till kommunstyrelsen inom ramen för en internkontrollplan. Medarbetarundersökningar genomfördes år 2013 och en ny undersökning har initierats av kommunstyrelsen och planeras till hösten 2015. Stor vikt kommer att läggas på rapportens utformning för att kunna stödja analys och det fortsatta arbetet med personalpolitiken. Kommunstyrelsens arbetsutskott har tillsammans med personalavdelningen definierat behov av att stärka greppet om personalpolitiken, och utveckla rutiner för att säkerställa att ärenden hanteras på ett strukturerat sätt. 2.4.2. Bedömning Vi bedömer att det saknas tillräckligt med mål inom det personalpolitiska området och rutiner för en systematisk återkoppling av hur arbetet inom det personalpolitiska området bedrivs utifrån mål- och policydokument. Exempel på mätbara mål kan vara personalomsättning, sjukfrånvaro, frisknärvaro, ofrivillig deltid, antal anställda med relevant utbildning, mått på trivsel och attraktivitet som arbetsgivare. Vi anser att kommunstyrelsen måste säkerställa implementeringen av styrande dokument, samt följa upp systematiskt dokumentens efterlevnad och återrapportera deras effekt. En sådan systematik ger också en grund för eventuella behov av revideringar i befintliga dokument. Vi anser också att kommunstyrelsen inom ramen för intern kontroll systematiskt behöver följa upp viktiga rutiner. Vi rekommenderar att i samband med utvecklingen av ett personalpolitiskt program utarbeta handlingsplaner för att öka måluppfyllelsen inom det personalpolitiska området. Handlingsplanerna kopplas till ambitionen om en ökad attraktivitet som arbetsgivare. Planerna bör tas fram med bred förankring. Vi konstaterar samtidigt att aktiviteten i personalfrågorna har ökat och initiativ har tagits för en utveckling inom det personalpolitiska området. Oktober 2015 10 av 12 Borgholms kommun PwC

61 Granskning av personalpolitiken 3. Revisionell bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen endast delvis bedriver en ändamålsenlig personalpolitik och att den interna kontrollen är otillräcklig. Bedömningen grundar vi på att kommunstyrelsen inte i tillräcklig omfattning säkerställt att policydokumenten implementerats i organisationen. Dokumentens styreffekter är därmed är begränsade. Dokumenten har inte i tillräcklig omfattning har varit föremål för översyn och uppdatering. Kommunstyrelsen behöver ta en tydligare roll i de strategiska personalfrågorna. Vidare grundar vi bedömningen på att det saknas tillräckligt med mål inom det personalpolitiska området och även rutiner för en systematisk återkoppling av hur arbetet inom det personalpolitiska området bedrivs utifrån mål och policydokument, vilket ger en svag intern kontroll. I sammanhanget ska noteras att personalavdelningen gått igenom statusen på olika personalrelaterade policys, riktlinjer och processer. I samband med detta har en rad brister identifierats. Kommunstyrelsen har fått en lägesrapport med redovisad handlingsplan för utveckling inom det personalpolitiska området. Prioriteringar på kort och lång sikt har redovisats. Vi kan konstatera att ett aktivt arbete pågår utifrån upprättad arbetsplanering. Innebörden av nämndernas roll som anställningsmyndighet behöver klargöras, inte minst i förhållande till kommunstyrelsens delegationsordning. 3.1. Rekommendationer Vi rekommenderar att det upprättas ett personalpolitiskt program som upptar de viktigaste delarna i personalpolitiken, som ledarskap, medarbetarskap, arbetsmiljö, jämställdhet, lönepolitik, kompetensutveckling och kompetensförsörjning. Programmet skapar en helhet och styr därefter behovet av fördjupade policys och riktlinjer. Ett exempel på ett sådant behov bedömer vi vara att arbeta mer övergripande strategiskt med personal- och kompetensförsörjning. I sammanhanget ska noteras att i den planering som personalavdelningen redovisat kommer ett förslag till övergripande personalpolitiskt program att behandlas under år 2016. Vi rekommenderar att till utvecklingen av ett personalpolitiskt program koppla handlingsplaner för att öka måluppfyllelsen inom det personalpolitiska området. Vi rekommenderar att personalavdelningens uppdrag i organisationen ses över avseende roll och funktion, vilka förväntningar som finns från politisk ledning, samt i fråga om tjänsteutbudet till förvaltningarna i kvalificerade personalfrågor. Oktober 2015 11 av 12 Borgholms kommun PwC

62 Granskning av personalpolitiken 2015-10-20 Pär Sturesson Uppdragsledare Jörn Wahlroth Projektledare Oktober 2015 12 av 12 Borgholms kommun PwC

63 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll KOMMUNSTYRELSENS KULTUR OCH FRITIDSUTSKOTT Sammanträdesdatum Paragrafer 2015-11-25 36-46 39 Dnr 2015/98-008 KS Medborgarförslag (Kristina Jeppsson) instifta Ungt kulturbidrag i Borgholms kommun. Kristina Jeppsson föreslår i medborgarförslag att Borgholms kommun instiftar ett Ungt kulturbidrag. I medborgarförslaget skriver Kristina Jeppsson; Alla ungdomar ska ha tillgång till spännande kulturmöten och möjlighet att utvecklas utifrån egna förutsättningar. Levande kultur berör och väcker engagemang, nyfikenhet och lust till lärande. Kultur kan vara allt från musik, teater, dans, film och bildkonst till festivaler och cirkus. Ungdomar utvecklar hela tiden nya former för kultur. Det är viktigt att ungdomar själva är med och bestämmer över sin kultur. Den digitala världen vidgar möjligheterna. Spännande möten och upplevelser genom ungt kulturbidrag Ungt kulturbidrag öppnar möjligheten för unga att genomföra sina egna projekt. En ung människa vet själv bäst vad som lockar och vad de skulle vilja delta i. Det är viktigt att ha möjligheter att arrangera, påverka sina egna upplevelser och utöva den kultur som man själv vill delta i och förverkliga sina drömmar. Ungdomar under 25 år som är skrivna i kommunen kan söka en summa pengar för att t ex genomföra en konsert, musikinspelning, modevisning, konstutställning, redigera en film osv. Ungdomarna gör upp en budget och fakturan för experthjälpen skickas till kommunen. Kommunfullmäktige lämnade 2015-06-15 92 medborgarförslaget till kommunstyrelsen för ställningstagande och beslut. I tjänsteskrivelse 2015-11-16 föreslår kommunledningskontoret att medborgarförslaget bifalls. Borgholms kommun arbetar aktivt för att göra unga människor delaktiga i kommunen och bygden. Ett Ungt kulturbidrag kan bidra till att öka ungdomarnas intresse för att själva bli delaktiga och arrangera olika aktiviteter. Ungt kulturbidrag kan sökas av enskilda såväl som grupper av ungdomar, det behöver inte vara någon förening som söker bidraget. Kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott får i uppdrag att arbeta fram regler för Ungt kulturbidrag. 50 tkr per år 2017-2019 avsätts för Ungt kulturbidrag. Det årliga bidraget ska delas på flera olika projekt, ett projekt kan maximalt få till exempel 10 tkr. Ungt kulturbidrag bör utvärderas efter tre år. Beslut Utdragsbestyrkande

64 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll KOMMUNSTYRELSENS KULTUR OCH FRITIDSUTSKOTT Sammanträdesdatum Paragrafer 2015-11-25 36-46 Kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott föreslår kommunstyrelsen a t t bifalla medborgarförslaget. Vidare föreslår kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott a t t a t t a t t a t t 50 tkr per år avsätts i budget 2017-2019 till Ungt kulturbidrag. Ungt kulturbidrag utvärderas efter tre år. kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott får i uppdrag att ta fram regler för Ungt kulturbidrag. Fryshuset och ungdomssamordnaren ska arbeta med att förankra Ungt kulturbidrag bland kommunens ungdomar. Utdragsbestyrkande

65

66

67 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Sammanträdesdatum Paragrafer 2015-10-20 356-372 358 Dnr 2014/197-109 KS Motion (Per Lublin ÖP) tillsättande av fullmäktigeberedning för att vända befolkningsutvecklingen på Norra Öland. Per Lublin (ÖP) föreslår i motion inkommen 2014-08-28 att kommunfullmäktige beslutar att snarast tillsätta en fullmäktigeberedning bestående av en representant (med var sin ersättare) från vart och ett av de i kommunfullmäktige ingående partierna med den enda uppgiften att till kommunfullmäktige förbereda och lägga fram konkreta förslag till kraftfulla åtgärder för att vända befolkningsutvecklingen på norra Öland i positiv riktning. Kommunfullmäktige lämnade 2014-09-29 165 motionen till kommunstyrelsen för beredning. I tjänsteskrivelse 2015-09-30 föreslår kommunledningskontoret att motionen avslås då en liknande motion redan resulterat i att en fullmäktigeberedning tillsatts och nu är på gång att avsluta sitt arbete. Av skrivelsen framgår att i en motion från Christina Ateva (C) som bifölls av kommunstyrelsen 2011-09-12 är innehållet till stor del samstämmigt med motion från Per Lublin (ÖP) 2014-09-14. Syftet med båda motionerna är att fokusera landsbygdsutvecklingen på Norra Öland (Föralinjen och norr ut). Atevas motion resulterade i att en fullmäktigeberedning tillsattes och som nu är på gång att lämna slutrapport på sitt arbete. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige a t t avslå motionen. Utdragsbestyrkande