Preliminär utgåva 2018-10-03 Distriktskonferens Program och handlingar Rotary Distrikt 2370 Lördagen den 20 oktober 2018 Nynäshamn där havet och livet möts Fotograf Johan Gustavsson Innehåll Utöver detta dokument finns en Verksamhetsberättelse för 2017 2018 i separat dokument Program Fullmakt Kallelse till årsmöten Dagordning distriktet Fonden Årsredovisning Ekonomisk redovisning Revisionsrapport TRF 7-13 - 2 3 4 5 6 12 14 15
07.30 Registrering, kaffe med bröd Program Distriktskonferensen 2018 08.30 Välkommen till DK 2018 inkl. parentation. 08.45 Presentation av dagens moderator Lennart Fogelström Tommy Lekenmyr DG 2370 Lennart Axelsson President 2018 Rotary Nynäshamn 08.50 Välkommen till Nynäshamn Patrik Isestad Kommunstyrelsens ordförande 09.05 Presentation av Ungdomsutbytet Gunilla Marklund, Rotary Oxelösund 10.30 Kaffepaus med mingel. 11.00 Presentation av Seglarlägret i Nynäshamn Stefan Bokfors, Rotary Nynäshamn 11.20 Presentation av Polio + Leif R Carlsson, Zonrepresentant 12.00 Lunch med information och mingel 13.15 Rotary Peace Builder Yin Yin 13.45 A Message from Rotary International President Ian Legge 14.15 Kaffepaus med mingel 14.45 Presentation av AGA LNG Lars Laurell, Rotary Nynäshamn 15.15 Presentation WCP (World Children Price) Gun-Marie Östedt-Axelsson Carl-Gustaf Schalin 15.45 Mingelpaus 16.00 Årsmöte Distriktssamråd 16.15 Årsmöte Distriktsfonden 16.30 Sammanfattning och avslutning Tommy Lekenmyr DG 2370 18.30 Fördrink i Folkets Hus foajé 19.00 Bankett med dans Klädsel: smoking eller mörk kostym Preliminär utgåva 2018-10-03 2
Fullmakt för röstning i samband med Distriktssamråd och Distriktsfondens budgetmöte den 20 oktober 2018. Som ersättare för vår klubbpresident:... (Presidentens namn) befullmäktigas klubbmedlem:... (Medlemmens namn) att vid ovanstående möten i Distrikt 2370 den 20 oktober 2018 företräda:... (Rotaryklubbens namn) och utöva vår rösträtt.... den... (Ort) (Datum)... (Klubbpresidentens namnteckning) OBS! Fullmakten skall tas med till de två mötena. Preliminär utgåva 2018-10-03 3
Kallelse till Årsmöten i Distrikt 2370 och dess Distriktsfond Tid: Plats: Lördagen den 20 oktober 2018 i samband med Distriktskonferensen Folkets Hus, Nynäshamn Kallade: Samtliga Rotaryklubbar i Distrikt 2370, Distriktsfondens styrelse, Distriktsfondens valberedning, Distriktsteamet Ni kallas härmed till Distriktets samt Distriktsfondens årsmöten, som genomförs i samband med Distriktskonferensen Folkets Hus, lördagen den 20 oktober 2018. Röstberättigade Årsmöte Distrikt 2370 (Procedurhandboken 2016 16.050) Varje klubb i ett distrikt skall utse, befullmäktiga och till den årliga distriktskonferensen och distriktsmöte för lagstiftning (om ett sådant hålls) sända minst en elektor. En klubb med mer än 25 medlemmar har rätt till ytterligare en elektor för varje 25-tal medlemmar eller större del av detta antal. Det innebär att en klubb med upp till 37 medlemmar har rätt till en elektor, en klubb med 38 till 62 medlemmar har rätt till två elektorer, en klubb med 63 till 87 medlemmar har rätt till tre elektorer och så vidare. Det tillåtna antalet röster för varje klubb skall baseras på klubbens medlemsantal enligt den senaste klubbfakturan som föregår omröstningen. Alla elektorer skall vara medlemmar i klubben. En elektor måste vara närvarande under distriktskonferensen eller ett distriktsmöte för lagstiftning för att kunna rösta. Fullmakt (Procedurhandboken 2016 16.050.3) En klubb kan utse ett ombud för frånvarande elektorer. Klubben måste inhämta guvernörens godkännande av ombudet. Ett ombud kan vara en annan medlem i klubben eller en medlem i en annan klubb i det distrikt där klubben ingår. Val av ombud måste bekräftas av presidenten och sekreteraren i den berörda klubben. Ombudet har rätt att rösta i stället för de frånvarande elektorer som han/hon representerar, vid sidan av rätten att avlägga andra röster som ombudet eventuellt har. Röstberättigade Årsmöte Distriktsfonden 2370 (Stadgar för Distriktsfonden 2370 4) Rotaryklubbar tillhörande Rotary Distrikt 2370 är föreningens medlemmar. Förutsättning för medlemskap är att klubb betalat full per capitaavgift till distriktet. Medlemmarna utövar beslutanderätt rörande föreningen och dess verksamhet genom årsmötet och budgetmötet. Varje medlem ska utse ett ombud för vartdera mötet. Beslut och omröstning (Stadgar för Distriktsfonden 2370 10) Beslut fattas med acklamation eller omröstning/votering om sådan begärts. Omröstning sker öppet, eller med slutna sedlar, om röstberättigat klubbombud så begär. Vid omröstning avgörs frågor genom enkel majoritet. Vid omröstning som inte avser val, är ordförandens röst utslagsgivande. Välkomna! Bilagor: Tommy Lekenmyr 1: Dagordningar DG2370 2: Fullmakt Preliminär utgåva 2018-10-03 4
Dagordning för Årsmöte i Distrikt 2370 Lördagen den 20 oktober 2018 Folkets Hus, Nynäshamn Förslag till dagordning Bilaga: 1. Mötet öppnas 2. Val av ordförande för mötet 3. Val av sekreterare för mötet 4. Fastställande av dagordningen 5. Fastställande av röstlängd 6. Fråga om mötet utlysts i laga ordning 7. Val av två protokolljusterare, tillika rösträknare 8. Verksamhetsberättelse för verksamhetsåret 2017-2018 9. Val av kommitté för nominering av DG 2021-2022 10. Bemyndigande för ordföranden i Distriktets RU-kommitté att föra Distriktets talan i styrelsen för Stiftelsen Rotarys Ungdomsutbyte 11. Inkomna motioner 12. Övriga frågor 13. Mötet avslutas Verksamhetsberättelse för 2017-2018 Separat PDF Preliminär utgåva 2018-10-03 5
Förslag till dagordning Bilagor: 1. Mötet öppnas Dagordning för Årsmöte i Distriktsfonden 2370 2. Val av ordförande för mötet 3. Val av sekreterare för mötet 4. Fastställande av dagordningen 5. Fastställande av röstlängd Lördagen den 20 oktober 2018 Folkets Hus, Nynäshamn 6. Fråga om mötet utlysts i laga ordning 7. Val av två protokolljusterare, tillika rösträknare 8. Förvaltningsberättelse för verksamhetsåret 2017-2018 9. Ekonomisk redogörelse för verksamhetsåret 2017-2018 10. Revisorernas berättelse 11. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 12. Information om årsavgift verksamhetsår 2019-2020 13. Inkomna motioner 14. Teckningsrätt för Distriktsfonden 2370 15. Övriga frågor 16. Mötet avslutas 1. Årsredovisning med Förvaltningsberättelse för 2017-2018 (Sid) 2. Ekonomisk redogörelse för 2017-2018 (Sid) 3. Revisionsrapport distriktsbidrag TRF (Sid) Preliminär utgåva 2018-10-03 6
Plats för sidor med årsredovisning, resultat och balansräkning samt revisionsrapporter Preliminär utgåva 2018-10-03 7
Tack till alla deltagare och medverkande, tack alla som hjälpt till före, under och efter konferensen och ett STORT tack till Folkets Hus med personal! Tommy Lekenmyr DG 2370 Preliminär utgåva 2018-10-03 8