4.12.2017 1 TIDPUNKT MÖTESPLATS 4.12.2017 kl. 9.00 - Amisto Lovisa, Direktörsvägen 12, Lovisa ÄRENDEN Ärende nr Bilaga nr ST 154 : Inledning av mötet... 3 ST 155 : Mötets laglighet och beslutförhet... 3 ST 156 : Protokolljusterare... 3 ST 157 : Dagordning... 4 ST 158 : * Oy Porvoon opiskelija-asunnot - Studiebostäder i Borgå Ab... 5 ST 159 : Samkommunens ledande tjänsteinnehavare och deras ansvarsområden... 7 ST 160 : Samkommunens beslutslängder... 9 ST 161 : Meddelanden... 10 ST 162 : Medlemskommuners utträde ur samkommunen... 12 ST 163 : Andra ärenden... 13 ST 164 : Samkommunens styrelses mötestidpunkt och mötesplats... 14 ST 165 : Bilaga 1 Anvisning för rättelseyrkande och besvärsanvisning... 15 *) Med möteskallelsen utdelas skilt basinformationsmaterial som inte arkiveras. Materialet sparas mötesvis samlat i minst två års tid, beroende på materialet. ORDFÖRANDE Protokollet finns till allmänt påseende Johan Söderberg Fr.o.m. 12.12.2017 i det allmänna datanätet www.iukky.fi.
4.12.2017 2 TIDPUNKT MÖTESPLATS 4.12.2017 kl. 9.00 - Amisto Lovisa, Direktörsvägen 12, Lovisa MEDLEMMAR ANDRA NÄRVARANDE Hannu Haukkasalo (Borgnäs) Tuomo Jussila (Orimattila) Markus Kalliokivi (Buckila) Virpi Karjalainen (Sibbo) Roope Lenkkeri (Borgå) Satu Lindgren (Mörskom) Kristina Lönnfors (Lovisa), viceordförande Johan Söderberg (Borgå), ordförande Kaija-Leena Tuomisto (Askola) Raija Vaniala (Borgå) xxxxx (Lappträsk) Maija Penttilä, förvaltningsdirektör Pentti Suursalmi, ledande rektor Kimmo Orava, förvaltningschef, sakkunnig ÄRENDEN 154 - UNDERSKRIFTER Johan Söderberg ordförande protokoll- Maija Penttilä förare PROTOKOLL-JUSTE- RING Underskrifter protokolljusterare protokolljusterare Protokollet finns till allmänt påseende Fr.o.m. 12.12.2017 i det allmänna datanätet www.iukky.fi.
4.12.2017 3 ST 154 : Inledning av mötet Samkommunens styrelseordförande Johan Söderberg öppnade mötet kl.. ST 155 : Mötets laglighet och beslutförhet Förslag (MP): Mötet konstateras lagenligt sammankallat och beslutfört. ST 156 : Protokolljusterare Förslag (MP): Två protokolljusterare väljs för justering av detta protokoll. Till protokolljusterare valdes och.
4.12.2017 4 ST 157 : Dagordning Förslag (MP): Föredragningslistan godkänns som mötets dagordning.
4.12.2017 5 ST 158 : * Oy Porvoon opiskelija-asunnot - Studiebostäder i Borgå Ab Samkommunen äger 933 st av bolaget Oy Porvoon opiskelija-asunnot - Studiebostäder i Borgå Ab:s (Poas) totalt 1500 aktier, dvs. 62,2, % av bolaget. Bolagets ekonomiska situation är inte bra och omfattande utredningar om läget samt framtidsutsikterna för bolaget har gjorts under år 2017. Förutom läget med Poas har läget för studerandebostäder diskuterats mer allmänt, men egentliga avgöranden angående studerandebostadsbolagen har inte gjorts. Poas ordnade 26.9.2017 en extra bolagsstämma, där ett tvåårigt förbättringsprogram godkändes: 1. Förstahjälp beviljad av Statskontoret: Ändring i betalningsplanen, justering av ränteprocenten, (eventuell) amorteringsfrihet. KO kommentar: första möjliga tidpunkt för justering av ränta och betalningsplan är i mars 2018. Det finns hopp om att få räntan sänkt en aning. Ändring av tomtlegoavtalet, så att man kan ta också andra än studeranden som invånare. Det här är den allra viktigaste förbättringsåtgärden på kort sikt. Endast genom att bredda invånarbasen kan man öka användningsgraden. Man måste komma ihåg, att när studerandehuset i Näse blir färdigt och lägenheterna vid Laxvägen renoverats, är endast POAS osanerat och invånarna väljer troligen hellre nya eller sanerade bostäder. Bostadsfonden har meddelat, att objekten är finansierade med aravalån, och har inte fått investeringsstöd för specialgrupper. Ifall man inte finner invånare som hör till målgruppen, dvs. studeranden, kan bostäderna också hyras ut åt andra. Det är alltså frågan om att övergå från sk. begränsat ansökningsförfarande till allmänt ansökningsförfarande. 2. Läroanstalternas samarbete för att låta göra inomhusrenovering som en del av undervisningen (kräver koordinering mellan läroanstalterna) KO kommentar: Det här samarbetet har redan inletts, men man måste komma ihåg att renoveringsarbete som studerandearbete betyder långa projekt, och att bostäder är borta från hyresbruk långa tider -> minskar användningsgraden 3. Utredningen om möjligheten att ändra en del av husen till studenthemsanvändning fortsätter (Närmast med tanke på Inveons kommande behov)
4.12.2017 6 KO kommentar: Utredningen har inte påbörjats. (Asiasta sovittaneen 30.11. hallituksessa) Styrelsens (och bolagsstämmans) enhälliga åsikt är, att ägarna inte beviljar bolaget tilläggsmedel, varvid bruk av ackord eller stöd beviljade av Statskontoret inte finns bland alternativen. Det tvååriga förbättringsprogrammet är, om det förverkligas, en bra början, och möjliggör inledningen av ett saneringsprogram. Det tvååriga förbättringsprogrammet skjuter upp risken för konkurs, men ett reparationsbehov på 2,5 miljoner är ändå stort i förhållande till bolagets avkastningsförväntning. Ifall bostädernas användningsgrad kan ökas till 90 % eller mer, skulle över 100 000 euro av intäkterna per år bli över till saneringsåtgärder. Poas ägs huvudsakligen av yrkesutbildningsanordnare, vars uppgift inte är att äga studerandebostadsbolag. I medeltal hade studerandebostäder i Borgå en användningsgrad på 77 % i oktober 2017 (Pilbågsvägen 97 %, Sateenkaari 65 %, Poas 70 %). Märkbart är, att på Pilbågsvägen är 100 bostäder ur bruk. När studerandehuset (ca 120 bostäder) blir färdigt i Näse och Sateenkaari (96 bostadsrum) tas ur bruk. Det är alltså lätt att anta, att användningsgraden av studerandebostäderna i Borgå inte kommer att öka inom närmaste framtid. Eftersom det är uppenbart, att Poas bostäders användningsgrad inte kommer att öka, utan tvärtom eftersom utbudet förbättras, bör man fråga sig, om det att utbildningsanordnarna upprätthåller Poas över huvudtaget är motiverat. Upprätthållandet av normala hyresbostäder tillhör ändå andra aktörer än yrkesläroanstalter. Poas borde överföras till Borgå stad, A-bostäder Ab, annan delägare, annan kommun eller annat Ara-godkänt allmännyttigt samfund, bort från yrkesläroanstalternas axlar. På kort sikt får man bolagets ekonomi på uppgång med ändring av tomtlegoavtalet. Detta tör förverkligas ännu det här året. Förslag (PS): Samkommunens styrelse besluter att utan ersättning erbjuda i dess ägo varande 933 aktier av Oy Porvoon Opiskelija-asunnot Studiebostäder i Borgå Ab till Borgå stad, A-bostäder Ab, annan delägare, annan kommun eller annat Ara-godkänt allmännyttigt samfund.
4.12.2017 7 ST 159 : Samkommunens ledande tjänsteinnehavare och deras ansvarsområden Enligt paragraf 14 i förvaltningsstadgan är det samkommunens styrelses uppgift att utnämna de ledande tjänsteinnehavarna och deras ansvarsområden. Enligt modellen för den operativa verksamheten, vilken godkänts av samkommunens styrelse våren 2017, har samkommunen följande ansvarsområden och för områdena ansvariga tjänsteinnehavare: Tjänst Rektor Biträdande rektor Affärsverksamhetsdirektör Förvaltningsdirektör Direktör Ansvarsområde Tjänstgör som samkommunens direktör Informations-, rådgivnings- och handledningstjänster Kompetenscentren Personal- och funktionstjänster Samkommunens infra samt dotterbolagen I och med organisationsförändringar föranledda av yrkesutbildningsreformen på andra stadiet övergår affärsverksamhetsdirektörstjänsten och direktörstjänsten, som Edupolis direktion inrättat 5.4.2017, till tjänster inom samkommunen fr.o.m. 1.1.2018, när Edupolis verksamhet som enskild läroanstalt upphör vid slutet av detta år. Tjänsten som biträdande rektor i Porvoon Ammattiopisto är inrättad 13.9.2007. På grund av den ovannämnda yrkesutbildningsreformen övergår även tjänsten som biträdande rektor till tjänst inom samkommunen fr.o.m. 1.1.2018. Enligt paragraf 9 i förvaltningsstadgan utser samkommunens styrelse en vikarie för samkommunens direktör. Som samkommunens direktör tjänstgör rektorn, som vikarierats av biträdande rektorn. Förslag (JS): Samkommunens styrelse utnämner de ledande tjänsteinnehavarna och deras ansvarsområden enligt följande: Tjänst Rektor Biträdande rektor Affärsverksamhetsdirektör Förvaltningsdirektör Ansvarsområde Tjänstgör som samkommunens direktör Informations-, rådgivnings- och handledningstjänster Kompetenscentren Personal- och funktionstjänster
4.12.2017 8 Direktör Samkommunens infra samt dotterbolagen Samkommunens styrelse besluter, att samkommunens direktör vikarieras av biträdande rektorn.
4.12.2017 9 ST 160 : Samkommunens beslutslängder Samkommunens styrelseordförande Ledande rektorn Samkommunens ledningsgrupp - Stödfunktionerna 61 16.11.2017 Penttilä Maija Förvaltningsdirektören Rekrytering godkänd enligt följande uppgifter om anställningsförhållande: Valkeapää Thi Huong, Tillsvidareanställning, Huvudsyssla, heltid, Anstaltsvårdare, till städningsteamet 4.12.2017 -. Huvudsaklig arbetsort Vickervägen 5, Vanda. Prövotid: 6 mån. Amisto Rektorn Edupoli Rektorn Edupoli Rakennuspalvelu Sanera Oy. Förändringsarbeten i H:fors enhets 4 vån. kontorsutrymmen (ca 60 m²). Enligt offert 14 500 euro (moms 0 %). Förslag (PS): Samkommunens styrelse antecknar ärendena för kännedom och meddelar samkommunens styrelses ordförande och tjänsteinnehavarna, att samkommunens styrelse inte använder sin upptagningsrätt i enlighet med 92 i kommunallagen.
4.12.2017 10 ST 161 : Meddelanden Förslag (PS): Samkommunens styrelse antecknar följande meddelanden för kännedom: Samkommunen Läget för vårens gemensamma elevantagning har förhandlats den 29.11.2017. Riksdagen har den 28.11.2017 godkänt lagen om temporär ändring av lagen om överlåtelseskatt. Skatteförvaltningen återbetalar på ansökan betalad skatt, om en kommun, en samkommun, ett privat samfund eller en privat stiftelse under 2018 2022 till ett privat aktiebolag mot aktier i bolaget överlåter en sådan fastighet i sin ägo som i huvudsak används i verksamhet som bedrivs av överlåtaren enligt ett tillstånd som avses i yrkeshögskolelagen (932/2014) eller enligt ett tillstånd att ordna utbildning som avses i lagen om yrkesutbildning (531/2017). En förutsättning för att skatten ska återbetalas är att den överlåtna fastigheten i huvudsak används för verksamhet som det mottagande bolaget eller dess ägare bedriver enligt ett sådant tillstånd som avses i 1 mom. En ytterligare förutsättning är att kostnaderna för den verksamhet som ordnas i fastigheten finansieras i huvudsak med finansiering som beviljas i enlighet med 9 i lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet (1705/2009) eller att yrkeshögskolan i huvudsak använder lokalerna för fullgörande av sina offentligt finansierade uppgifter enligt 4 i yrkeshögskolelagen. Skattefriheten gäller på motsvarande sätt överlåtelse till ett mottagande bolag av aktier i ett sådant bolag som ägs av en kommun, en samkommun, ett privat samfund eller en privat stiftelse och som äger och besitter fastigheter, om fastigheterna i huvudsak används för ett ändamål som avses i 1 mom. eller om aktierna medför rätt att besitta en lägenhet som används för ett ändamål som avses i 1 mom. (RP 153/2017 rd) Den temporära lagändringen är gjord särskilt med tanke på kommuner och samkommuner som planerar bolagisering. Samkommunens fastigheter kan överföras till ett bolag under bildning utan överlåtelseskatt som påföljd. Amisto Taitaja9 tävlingens lokaltävling ordnades vid Amisto på Styrmansvägen den 28.11.2018. Taitaja9-tävlingen är en tävling i hantverk för elever i grundskolans nionde klass. Ett lag från Pornaisten yhtenäiskoulu vann, på andra plats kom Linnajoen koulu och på tredje plats ett
4.12.2017 11 annat lag från Pornaisten yhtenäiskoulu. I tävlingen deltog sammanlagt 15 lag. Edupoli BDO Oy upprättar ett mellanbokslut för Edupoli Oy.
4.12.2017 12 ST 162 : Medlemskommuners utträde ur samkommunen Enligt paragraf 6 i grundavtalet bör medlemskommun som önskar utträda ur samkommunen, skriftligen anmäla därom till samkommunen. Avtalet utgår och kommunens utträde träder i kraft vid utgången av det kalenderår som följer efter anmälan, såvida annan överenskommelse om tidpunkten inte avtalats med samkommunstyrelsens medgivande. Kommun som utträder kan överlåta sin andel av samkommunens tillgångar åt en annan medlemskommun eller i enlighet med vad som överenskommes kommunerna emellan. Överlåtelser bör meddelas åt samkommunen. I andra fall besluter samkommunstyrelsen om vilken ersättning som erläggs åt den utträdande kommunen. Samkommunstyrelsen kan besluta att som ersättning erlägga andelar av samkommunens tillgångar. Ifall kommunen utträder ur samkommun, bör till kommunen erlägga en ersättning, som motsvarar kommunens andel i samkommunens egendom och tillgångar minus skulderna och samt statsandelar- och bidrag som erhållits för införskaffandet av tillgångarna. Rättigheter och skyldigheter som härrör sig från de överlåtna andelarna träder i kraft från och med första januari följande kalenderår om inte annat överenskoms med samkommunstyrelsen. I grundavtalets 7 paragraf bestäms, att ifall en kommun utträder erläggs denna en av samkommunstyrelsen fastslagen ersättning för de andelar som överlåts till samkommunen. Ersättningen utbetalas som en engångsprestation då utträdet träder i kraft, ifall ersättningen är mindre än 80 000. Ifall ersättningen är större, utbetalas den i tre lika stora rater inom 3 år från utträdets ikraftträdande. De återstående kommunerna utbetalar ersättning för utträde eller grundkapitalet minskas med motsvarande summa. Ledande konsult Riitta Ekuri från FCG Konsultointi Oy förklarar beräkningsgrunderna för medlemskommunernas utträdesersättning på mötet. Förslag (JS): Samkommunens styrelse diskuterar ärendet och fattar beslut om ersättning som betalas till medlemskommunen samt om förpliktelser som överförs till kommunen.
4.12.2017 13 ST 163 : Andra ärenden Förslag (PS):
4.12.2017 14 ST 164 : Samkommunens styrelses mötestidpunkt och mötesplats Förslag (MP): Samkommunens styrelse besluter om tidpunkt och ort för följande möte.
4.12.2017 15 ST 165 : Bilaga 1 Anvisning för rättelseyrkande och besvärsanvisning Ordföranden avslutade mötet kl. och gav anvisning om rättelseyrkande och besvärsanvisning enligt bilaga 1.
4.12.2017 16 NING FÖR RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄRSANVISNING BESVÄRSFÖRBUD Grunder för förbuden Bilaga 1 ANVIS- Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt 136 i kommunallagen rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer: 137-140, 143, 144, 149-153 Över följande beslut kan enligt 134 1 mom. i kommunallagen ett rättelseyrkande framställas. Paragrafer: 141, 142, 145-148 Enligt 5 i förvaltningsprocesslagen eller annan lagstiftning kan besvär inte anföras över nedan nämnda beslut. Paragrafer och grunden för besvärsförbudet: OIKAISUVAATIMUSOHJEET Den som är missnöjd med nedan nämnda beslut kan framställa ett skriftligt rättelseyrkande. Myndighet hos vilken rättelse yrkas, adress och postadress: ITÄ-UUDENMAAN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Samkommunens styrelse Styrmansvägen 6 06100 BORGÅ hallinto@iukky.fi Paragrafer: Yrkandet skall framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. Myndighet till vilken rättelseyrkande kan framställas samt tid för yrkande av rättelse Rättelse-yrkandets innehåll Av rättelseyrkandet skall framgå yrkandet och vad det grundar sig på. Yrkandet skall undertecknas av den som framställer det. FOGAS TILL PROTOKOLLET
4.12.2017 17 BESVÄRSANVISNING Liite 1 Besvärsmyndighet och besvärstid I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem. Besvärsmyndighet, adress och postadress: Helsingfors förvaltningsdomstol Banbyggarvägen 5 00520 Helsingfors Kommunalbesvär, paragrafer: Förvaltningsbesvär, paragrafer: Besvärstid dagar Besvärstid dagar Annan besvärsmyndighet, adress och postadress Paragrafer Besvärstid dagar Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet dagar dagar Besvärsskrift I besvärsskriften skall uppges - ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress - vilket beslut som överklagas - vilka ändringar som yrkas i beslutet - motiveringarna till att beslutet bör ändras Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som för fattat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Inlämnande av besvärshandlingarna Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens ut gång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Besvärshandlingarna kan även lämnas till: namn, adress och postadress Paragrafer Tilläggsuppgifter Besvärshandlingarna skall lämnas till 1): namn, adress och postadress Paragrafer Enligt lagen om domstolsavgifter (1455/2015) ska en rättegångsavgift på 250 euro tas ut av ändringssökanden för behandlingen av ett mål eller ärende i förvaltningsdomstolen. Detaljerade anvisningar om hur man begär omprövning / besvärsanvisning fogas till protokollsutdraget. 1) Om de skall lämnas till någon annan än besvärsmyndigheten FOGAS TILL PROTOKOLLET