ADMINISTRATIVA STANDARDFÖRESKRIFTER Life-Natur INLEDNING 1. Med detta dokument sammanfattas de administrativa föreskrifter som gäller alla Life-Natur-projekt som medfinansieras av Europeiska kommissionen från och med 1996. Det innehåller 27 artiklar och följande tre bilagor: Bilaga 1 - mall för bankgaranti Bilaga 2 - standardformulär för utgiftsredovisningar Bilaga 3 - Life-logotyp Varje stödmottagare är skyldig att iaktta dessa föreskrifter. 2. Alla Life-Natur-projekt måste utföras i enlighet med - Rådets förordning (EEG) nr 1973/92 av den 21 maj 1992 ändrad genom förordning (EG) nr 1404/96, - kommissionens beslut om beviljande av finansiellt stöd som meddelats stödmottagaren, - stödmottagarens förslag (nedan kallat "projektet"), om nödvändigt omarbetat enligt överenskommelse med kommissionen, - dessa administrativa föreskrifter. 3. Stödmottagaren är skyldig att informera kommissionen och skaffa dess skriftliga godkännande innan någon väsentlig ändring görs av de planerade åtgärderna. Om någon väsentlig ändring som skulle kunna påverka målen för projektet införs utan detta obligatoriska tillstånd, förbehåller sig kommissionen rätten att inta den ställning som förefaller mest lämplig, även att annullera gemenskapsstödet. 4. All korrespondens skall sändas till följande adress: Europeiska kommissionen Generaldirektorat XI Enhet XI.D.2 - TRMF 02/089 200 rue de la Loi B - 1049 BRYSSEL RAPPORTER OCH INFORMATION Artikel 1 - Rapporter om teknisk verksamhet 1. Stödmottagaren skall förse kommissionen med - en eller flera delrapporter om verksamheten enligt projektets tidsplan, 1
- en slutrapport med en uppsättning diabilder/färgfoton som illustrerar projektets huvudresultat (till exempel fotografier av situationen före och efter), - information som när som helst kan efterfrågas om förvaltningen av projektet. 2. Dessa rapporter skall innehålla en tydlig och kortfattad beskrivning av alla åtgärder som vidtas för att uppnå de syften och slutresultat som anges i projektet. De skall i synnerhet omfatta a) en sammanfattning av huvudresultaten och de erfarenheter man gjort (högst fem sidor), b) en detaljerad utvärdering med avseende på projektets mål, åtgärder och arbetsplan (högst 50 sidor), c) som bilaga varje annan handling, karta, publikation som planeras som en identifierbar produkt av projektet eller som är användbar för att bedöma framgången med projektet. 3. Dessa rapporter skall sändas till kommissionen i ett exemplar och samtidigt ett exemplar till den externa grupp som kommissionen utsett. Artikel 2 Skydd av livsmiljöer och arter 1. Stödmottagaren är skyldig att informera kommissionen om varje verksamhet från tredje mans sida som kan tänkas ha negativ inverkan på de boplatser/arter som avses i projektet. 2. Stödmottagaren är skyldig att uppfylla eventuella ytterligare skyddskrav som uttryckligen nämns i projektet. 3. Stödmottagaren är skyldig att avstå från varje åtgärd som inte är förenlig med projektets syfte, i synnerhet bevarande av den berörda livsmiljön och dess arter, och att så långt möjligt övertala tredje man att avstå från sådana åtgärder. Artikel 3 - Publicitet om gemenskapsstöd 1. Stödmottagaren är skyldig att på tillbörligt sätt omnämna gemenskapens stöd i alla handlingar som produceras inom ramen för detta projekt, särskilt i böcker, broschyrer, pressmeddelanden, videofilmer, programvaror, m.m. För detta ändamål har en särskild Life-logotyp designats. Den visas i bilaga 3. 2. Stödmottagaren är skyldig att uppföra och underhålla anslagstavlor som informerar om projektet på strategiska platser som är öppna för allmänheten. Life-logotypen skall alltid finnas med på dem. 3. Stödmottagaren bör publicera projektet och dess resultat, särskilt i medierna och alltid med omnämnande av gemenskapens stöd. Närmare upplysningar om detta bör lämnas i varje verksamhetsrapport. 4. Stödmottagaren är skyldig att inbjuda kommissionen till alla seminarier och offentliga konferenser som organiseras inom ramen för projektet. BETALNING Artikel 4 - betalningssätt Gemenskapens finansiella bidrag skall betalas på följande sätt: 2
1. Ett förskott, motsvarande 40 % av det maximala bidraget, inom 60 dagar efter mottagande av stödmottagarens bekräftelse på antagande av stödet efter tillkännagivande av beslutet om beviljande av finansiellt stöd. För privata stödmottagare betalas förskottet ut under förutsättning att stödmottagaren lämnar bevis på en bankgaranti (enligt mallen i bilaga 1) som motsvarar förskottsbeloppet och täcker projektets varaktighet plus ytterligare sex månader. Garantins giltighet måste förlängas om projektet förlängs. 2. En delbetalning, på begäran av stödmottagaren, efter det att kommissionen har godkänt motsvarande första utgiftsredovisning och verksamhetsrapport. Den totala utgift man haft måste motsvara minst 75 % av förskottet. Denna betalning begränsas till 40 % av totalbeloppet för bidraget. 3. Återstoden, tillsammans med den slutliga utgiftsredovisningen och en sammanfattning av allt finansiellt stöd som mottagits, inklusive kommissionens bidrag, skall sändas till kommissionen efter det att denna mottagit och godkänt slutrapporten. Dessa handlingar skall vara kommissionen tillhanda senast vid projektets slutdatum. Slutrapporten skall endast röra de utgifter som inte redan tagits upp i den första utgiftsredovisningen. 4. Kommissionens betalningar skall göras i ECU. För annat än förskottsbetalningar skall omräkningen göras till den kurs som används av kommissionen för den månad då betalningsansökan registrerades. Det belopp som skall betalas fastställs genom att tillämpa det procenttal för stödet som fastställts för den aktuella utgiften i kommissionens beslut. 5. Alla betalningar skall göras i stödmottagarens namn till det bankkonto som uppgivits i projektet. Eventuella ändringar måste omedelbart meddelas till kommissionen. 6. Betalningar skall göras inom 60 dagar från mottagandet av betalningsansökan och betalningen skall anses vara gjord samma dag som den debiteras kommissionens bankkonto. 7. Kommissionen kan, efter att ha varskott stödmottagaren, skjuta upp betalningen, om den verksamhet som omfattas av betalningsansökan är omtvistad från kommissionens sida, eller om de bevishandlingar som lämnats till stöd för betalningsansökan är ofullständiga eller inte uppfyller kraven. Artikel 5 - Utgiftsredovisning 1. Utgiftsredovisning skall göras på, eller i enlighet med, standardformulären (bilaga 2). Tre exemplar skall sändas till kommissionen och ett till den externa grupp som utses av kommissionen. 2. Underlagen för utgifterna behöver inte bifogas utgiftsredovisningen. Stödmottagaren skall dock på begäran förse kommissionen med alla närmare upplysningar den kan behöva för bedömningen av utgifterna och motsvarande verksamhetsrapport. 3. Om den slutliga utgiftsredovisningen inte läggs fram inom den överenskomna tiden och kommissionen, per rekommenderat brev med mottagningserkännande, har bekräftat att den inte har mottagit denna redovisning, kan kommissionen en månad efter det rekommenderade brevets datum besluta att inte lämna någon ersättning. 4. Endast projektets valuta bör användas i utgiftsredovisningarna. Eventuella utgifter som gjorts i andra valutor skall omräknas av stödmottagaren med hjälp av den växelkurs som gäller då redovisningen avfattas. 3
5. Kommissionen uppmuntrar stödmottagarna att låta en oberoende revisor attestera utgiftsredovisningarna. Kostnaderna för detta kommer att betraktas som stödberättigande omkostnader. En sådan attestering möjliggör en snabb behandling av betalningsansökningar från kommissionens sida. Artikel 6 - Underlag för utgifter Varje stödmottagare skall hålla en aktuell bokföring i enlighet med den normala redovisningsseden enligt lag och gällande bestämmelser. De skall bevara alla stödjande handlingar för alla utgifter som rapporteras till kommissionen, såsom fakturor, arbetsscheman och underlag för beräkning av omkostnader. UTGIFTER SOM ERSÄTTS Artikel 7 - Stödberättigande 1. Stödberättigande kostnader är alla de som föreskrivs i projektets preliminära budget. 2. Endast utgifter som gäller den period då projektet pågår enligt vad som anges i beslutet, kommer att betraktas som stödberättigande kostnader, om inte annat anges särskilt (se artikel 14). 3. Kommissionens finansiella stöd får under inga omständigheter ge upphov till vinst. Artikel 8 - Ändringar i budgeten Ändringar i budgetanslag är endast möjliga med kommissionens skriftliga samtycke i förväg, utom då ändringen i den delsumma som förutsetts för varje åtgärdstyp i den preliminära budgeten (A, B, C, D, osv.) inte överstiger 10 000 ECU eller 10 % under projektets varaktighet. Sådana ändringar får inte väsentligt påverka målet eller innehållet i det arbete som skall utföras. Artikel 9 - Personal Personalkostnader skall debiteras för den tid som faktiskt ägnas åt projektet. De skall beräknas på grundval av den faktiska bruttolönen plus sociala kostnader och andra direkt relaterade kostnader, men exklusive eventuell delaktighet i vinst. Artikel 10 - Frivilligt arbete 1. Frivilligt arbete är den enda verksamhet för vilken kommissionen, inom ramen för Life-Natur-projekt, godkänner ett potentiellt motvärde som stödberättigande och därför ersättningsbart. Stödmottagaren måste kunna styrka det arbete som utförts med underlag (till exempel arbetsscheman). 2. Det beräknade totala värdet på det frivilliga arbetet får inte överstiga 10 % av den totala kostnaden för projektet. Timpenningen får inte överstiga den lagliga minimilönen eller, för medlemsstater där det inte finns någon lagstadgad minimilön, grundlönen för den lägsta graden av statstjänstemän. 4
Artikel 11 - Resor 1. Resor skall debiteras enligt stödmottagarens interna regler. 2. Kommissionens förhandsgodkännande krävs för resor utanför medlemsstaternas europeiska territorium, med undantag för de stater som tydligt anges i projektet. Artikel 12 - Kapitalvaror 1. Med utgifter för kapitalvaror avses inköp eller tillverkning av tillgångar eller utrustning som a) tas upp på förteckningen över kapitalvaror hos stödmottagaren eller dennes partner i projektet, b) behandlas som investeringar i anläggningstillgångar enligt de redovisningsseder och - principer som gäller hos stödmottagaren eller dennes partner i projektet. 2. Utgifter för kapitalvaror som verkligen hör samman med genomförandet av projektet och är särskilt planerade för detta betraktas som fullt ersättningsbara, under förutsättning att stödmottagaren och dennes partner åtar sig att fortsätta att använda denna utrustning för naturbevarande verksamhet även efter det att det projekt som samfinansierats under Life-Natur avslutats. Om så inte sker kommer kommissionen att tillämpa en linjär avskrivningstakt på 10 år för uppförande av infrastrukturer och 5 år för utrustning och maskiner. Artikel 13 - Markköp 1. För mark som köpts med finansiellt stöd från kommissionen måste stödmottagaren se till att försäljningskontraktet och/eller registreringen i fastighetsregistret innehåller en garanti för att marken överlåtes för naturbevarande verksamhet. 2. Mark som köpts för att senare bytas ut inom ramen för projektet är undantagen från överlåtelsegarantin. Utbytet måste göras före projektets avslutande, om det inte uttryckligen godkänts av kommissionen. Artikel 14 - Arrende- och förvaltningsavtal 1. För alla arrende- och förvaltningskontrakt eller -avtal som omfattar en längre period än projektet kommer kommissionen att kunna godkänna hela summan som stödberättigande och följaktligen ersättningsbar i slutbetalningen. Detta undantag är det enda fallet där kommissionen ersätter ett åtaget men ännu inte fullt betalt belopp. 2. För att vara stödberättigande måste sådana kontrakt/avtal a) innehålla en klausul som klart stipulerar att eventuellt oanvänt belopp kommer att återlämnas till kommissionen av stödmottagaren och att alla problem som inträffar under fullgörandet av kontraktet/avtalet omedelbart kommer att rapporteras till kommissionen, b) om stödmottagaren är en privat organisation, åtföljas av ett officiellt meddelande från en offentlig myndighet där denna åtar sig att övervaka fullföljandet av kontraktet/avtalet och försäkrar kommissionen att den kommer att göra allt för att garantera att det fullföljs. 5
Artikel 15 - Förbrukningsmaterial 1. Utgifter för förbrukningsmaterial skall avse inköp, tillverkning, underhåll eller bruk av material, varor eller utrustning som a) inte är uppförda på förteckningen över kapitalvaror hos stödmottagaren eller dennes partner i projektet, eller b) inte behandlas som investeringar i anläggningstillgångar enligt de redovisningsseder och - principer som gäller hos stödmottagaren eller dennes partner i projektet. 2. Utgifter för förbrukningsmaterial kommer inte att betraktas som direkta kostnader när de debiteras som omkostnader av stödmottagaren. Artikel 16 - Omkostnader 1. Omkostnader får bara debiteras i enlighet med sådana seder och principer som kommissionen godtar och bara om a) de kan verifieras och inte överstiger de faktiska kostnaderna för vart och ett av stödmottagarens verksamhetsår, b) inga poster ingår som debiterats särskilt för projektet under något annat utgiftsslag eller som särskilt debiterats någon annan person eller något annat projekt av stödmottagaren. 2. Det totala beloppet för omkostnaderna får inte uppgå till mer än 10 % av den totala budgeten. De måste vara verifierbara i händelse av finansiell kontroll. 3. Omkostnader får inbegripa indirekta kostnader, som administrations- och förvaltningskostnader, avskrivning på byggnader och utrustning, hyror, underhållskostnader, telefon, uppvärmning, belysning, elektricitet och kontorsutrustning, post och försäkring. Sådana indirekta kostnader beräknas i enlighet med de seder och redovisningsprinciper som gäller hos stödmottagaren. Artikel 17 - Underleverantörskontrakt 1. När stödmottagaren lägger ut en del av projektet eller gör beställningar i samband med utförandet av projektet, skall han utverka alla sedvanliga handelsförmåner från underleverantören (i synnerhet rabatter, specialpriser, prisnedsättningar och avdrag) och se till att kommissionen också drar fördel av dem. 2. Utom vid kommissionens uttryckliga tillstånd att göra annorledes skall stödmottagaren i underleverantörskontrakten ta med alla bestämmelser som gör att gemenskapen kan utöva samma rättigheter och få samma garantier gentemot underleverantörerna som mot stödmottagaren själv. Denna regel gäller även alla avtal som undertecknats med partner i projektet. 3. De utgifter som partner i projektet har är stödberättigande på samma villkor som stödmottagarens. Men det är bara stödmottagaren som bär det fulla ansvaret gentemot kommissionen för verksamheten i sin helhet. 6
Artikel 18 - Övriga kostnader Andra ytterligare eller oförutsedda kostnader som inte faller inom någon av de tidigare nämnda kategorierna får debiteras med kommissionens samtycke under förutsättning att det är nödvändigt för att utföra projektarbetet och inte väsentligt påverkar arbetets omfattning eller innehåll. Artikel 19 - Mervärdesskatt Om stödmottagaren inte har möjlighet att återfå den moms han har betalat inom projektet, betraktas detta belopp som stödberättigande. För att få ut sin ersättning måste stödmottagaren kunna bevisa för kommissionen att han inte är undantagen från moms för de tillgångar och tjänster som krävs för att utföra projektet och att den moms han betalat inte betalas tillbaka. UTGIFTER SOM INTE ERSÄTTS Artikel 20 - Utgifter som inte ersätts Följande kostnader betraktas inte som ersättningsbara utgifter som kan hänföras till kommissionen: - Varje kostnad man ådragit sig för åtgärder som erhåller bidrag från andra finansiella stödformer inom gemenskapen - Vinster som stödmottagaren eller dennes partner gör på projektet. - Onödiga eller slösaktiga utlägg. - Distributionskostnader samt saluförings- och reklamkostnader för att stödja produkter eller kommersiell verksamhet, om de inte särskilt angivits i projektet. - Åtgärder för eventuella framtida förluster eller skulder. - Gäldenärsräntor och ränta på lånat kapital. - Osäkra fordringar. - Representationskostnader, utom sådana utgifter som godkänts som absolut nödvändiga för att utföra arbetet enligt projektet. - Kostnader som hör till andra projekt som finansieras av tredje man. - Tillgångar och tjänster som skänkts, utom frivilligt arbete. ÖVRIGA BESTÄMMELSER Artikel 21 - Upplupen ränta Upplupen ränta på erhållna belopp (dvs. förskottsbetalningen) bör alltid uppges. Den kan läggas till gemenskapens bidrag på begäran av stödmottagaren, under förutsättning att han försäkrar sig om kommissionens skriftliga medgivande, och för att ytterligare främja projektets mål. Sådana tilläggsbelopp skall varken minska något bidrag från stödmottagaren eller några andra finansiella källor. Kommissionen förbehåller sig rätten att dra av det räntebelopp som deklareras från slutbetalningen, om ovanstående villkor inte har uppfyllts. 7
Artikel 22 - Om projektet inte fullgörs eller fullgörandet försenas 1. Stödmottagaren skall utan dröjsmål och i detalj informera kommissionen om alla händelser som kan tänkas vara till hinder för eller försena fullgörandet av projektet. De berörda parterna skall tillsammans komma överens om vilka åtgärder som skall vidtas. 2. Om ingen överenskommelse kan nås beträffande det försenade fullgörandet eller om någon av de skyldigheter som detta projekt medför inte fullgörs av stödmottagaren, får kommissionen automatiskt avsluta projektet utan att anlita domstol. Detta får ske om ingen åtgärd vidtas av stödmottagaren inom en månad från mottagandet av en formell uppsägning med rekommenderat brev. 3. Utan att det påverkar ett sådant avslutande får kommissionen även kräva återbetalning av hela eller en del av det finansiella bidrag som rör arten och graden av det utförda arbetet, liksom ränta på förfallna betalningar. Räntesatsen skall vara den som tillämpas av Europeiska fonden för monetärt samarbete i samband med transaktioner i ECU (offentliggörs i EGT C) med början den dag då ersättningsbeloppen mottogs av stödmottagaren. Beloppet skall delges stödmottagaren med rekommenderat brev och återbetalas till kommissionen inom två månader från delgivningen. Om så inte sker skall räntesatsen på de belopp som skall återbetalas höjas med två procentenheter. Artikel 23 - Konkurs eller ackordsuppgörelser med fordringsägare 1. Om stödmottagaren skulle gå i konkurs eller bli indragen i en uppgörelse med fordringsägare, kan kommissionen annullera sitt bidrag på det sätt som anges i punkt 3 i denna artikel. 2. I händelse av konkurs får kommissionen anta anbud från konkursförvaltaren eller stödmottagarens fordringsägare på att utföra projektet. 3. Om kommissionen annullerar sitt bidrag i enlighet med första punkten i denna artikel, skall den ha rätt att begära samråd med stödmottagaren och att denne överlämnar all relevant information och fullständig dokumentation fram till dagen för avslutandet, under förutsättning att stödmottagaren skall erhålla ekonomisk ersättning för det faktiska arbete som utförts och de utgifter han haft fram till dagen för avslutandet. Om de summor som redan betalats överstiger den ekonomiska ersättning som skall betalas till stödmottagaren, skall denne omgående återbetala detta överskott. Artikel 24 - Ansvarsförsäkring Stödmottagaren frikänner kommissionen från all ansvarsförsäkring i samband med utförandet av projektet. Stödmottagaren ger kommissionen och dess personal garantier mot varje skadeståndskrav för skador som drabbat hans personal, inberäknat tredje man, på grund av projektet, såvida inte denna skada beror på ett allvarligt och avsiktligt fel som begåtts av kommissionen eller dess personal. Artikel 25 - Kontroll och inspektion Stödmottagaren skall vidta alla nödvändiga åtgärder för att möjliggöra att kontroller och inspektioner utförs när som helst av kommissionen och Europeiska gemenskapernas revisorer enligt finansförordningen av den 21.12.1977 (EGT L 356, 31.12.1977). Sådana kontroller och inspektioner får göras på plats och omfatta granskning av redovisningen och stödjande handlingar (akter, konton, teknisk dokumentation) som rör projektet. För detta ändamål skall sådana dokument behållas i fem år efter slutbetalning av projektet och dess slutförande. 8
Artikel 26 - Bestämmelser om egendom och nyttjande av resultaten Stödmottagaren och/eller dennes partner är ägare till handlingar, uppfinningar som kan patenteras eller har patenterats och kunnande som uppnåtts till följd av projektet. Kommissionen anser det dock vara av stor betydelse att stödmottagaren gör dessa handlingar, patent och kunskaper tillgängliga i gemenskapen för att främja bruket av teknik eller modeller som är gynnsamma för miljön. Detta bör ske på icke-diskriminerande och respektfulla affärsmässiga villkor enligt vad som fastställs i artikel 7.3. Om stödmottagaren å andra sidan utan lagligt skäl vägrar att ge tillgång till dessa produkter eller bevilja licenser enligt dessa villkor, förbehåller sig kommissionen rätten att tillämpa reglerna i artikel 22.2 och 22.3. Kommissionen förbehåller sig rätten att för icke kommersiella ändamål och i synnerhet vid allmaäna manifestationer, använda sig av samtliga eller delar av de audivisuella program som producerats som en del av detta projekt. Dessutom skall ansvarig person för projektet garantera kommissionen access till originalkopian av programmet. Artikel 27 - Klausul om domsrätt I avsaknad av en uppgörelse i godo är Europeiska gemenskapernas domstol den enda som är behörig att meddela utslag i tvister som rör projektet och som uppträder mellan kommissionen och stödmottagaren. 9