Arbetsordning för Sveriges Biodlares Riksförbund

Relevanta dokument
Arbetsordning för Sveriges Biodlares Riksförbund 1

Arbetsordning för förbundsstyrelsen i Svenska Amerikansk Fotbollsförbundet ( Förbundet ) 2016

Förslag till ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN I NEUROFÖRBUNDET

Arbetsordning för Svenska Judoförbundets styrelse.

Arbetsordning för styrelsen

Stadgar. SULF:s Professorers Förening (SPF)

Johan Tegnhed, ord. Karin Strömberg, Samordningsförbundet i Jämtlands län

Förbundets stadgar (Antagna av årskongressen )

Styrelsens arbetsordning. Reviderad

Arbetsordning. Version

Stadgar för Sveriges Fotterapeuter

HÄLSINGLANDS BADMINTONFÖRBUND

Institutet Mot Mutor. Org. nr

Arbetsordning för distriktsråd i Fonus. Distriktsrådens arbetsuppgifter

Förslag till nya stadgar 2018

Styrelsens arbetsordning

ARBETSORDNING Fastställd av förbundsstyrelsen för AUF den 3 april 2016.

Insamlingsstiftelsen IndianChildren Arbetsordning för styrelsen

Stadgar för SULF:s doktorandförening

Bilaga 1 INSTRUKTION. för LOKALAVDELNINGARNA SOS BARNBYAR SVERIGE. LEGAL# v1

för riksorganisationen Ungdom Mot Rasism

Stadgar för SULF-föreningen vid Kungliga tekniska högskolan (KTH)

Arbetsordning för Cancerfondens styrelse

Stadgar Demensförbundet Riksförbundet för demenssjukas rättigheter Antagna vid kongressen /15

Distriktsstadgar Malmöhusdistriktet

Arbetsordning för SEKO Postens förhandlingsorganisation

Stadgar för Systema Uppsala

Förbundet ska stödja ett aktivt deltagande i samhällslivet på demokratisk grund och främja jämlikhet mellan olika ungdomsgrupper.

4.1 Unga Republikaner är en riksorganisation. Verksamheten består av - Kongress - Förbundsstyrelse - Lokalföreningar - Arbetsgrupper

STADGAR FÖR RIKSFÖRBUNDET CYSTISK FIBROS

BOTKYRKA KOMMUN Författningssamling

Stadgar för Sveriges Guideförbund

reviderade vid årsmöte Billingehus, Skövde

Stadgar för regioner inom Kulturens Bildningsverksamhet

Stadgar för Forum Östersjön allmännyttig ideell förening antagna

Målsättning för Distriktssköterskeföreningen i Sverige

Arbetsordning för styrelsen i Prostatacancerförbundet

Stadgar för Veterinär Omtanke om Våldsutsattas riksförening

STADGAR FÖR FUB. föreningen för barn, unga och vuxna med utvecklingsstörning

Förslag till arbetsordning Leader Vättern

Ludvigsborgs Byförening Org nr

BRIS Barnens Rätt I Samhället. Org.nr:

Stadgar för Anhörigas Riksförbund (AHR)

STADGAR FÖR FUB. föreningen för barn, unga och vuxna med utvecklingsstörning

Stadgar för Sveriges Biodlares Riksförbund

Stadgar för Riksförbundet Veterinär Omtanke Om Våldsutsatta, VOOV

EN BÄTTRE VÄRLD. Stadgar. för Svenska FN-förbundet, distrikt och föreningar

Arbetsordning för Cancerfondens styrelse Utfärdad den Utfärdad av Kicki Nordström Godkänd av Ulrika Årehed Kågström ID: 494 Version: 18

Stadgar för Brottsofferjourernas Riksförbund

STADGAR FÖR SVENSK SJUKSKÖTERSKEFÖRENING antagna av föreningsstämman

HSB Bostadsrättsförening Kantarellen 11

1. Riksmötet beslutar om en budget för det innevarande räkenskapsåret.

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner

Föreningen Ekets Framtid

Arbetsordning för styrelsen Utfärdad den Utfärdad av Kicki Nordström Godkänd av Stefan Bergh ID: 494 Version: 14

Stadgar för Motormännens Riksförbund

Arbetsordning. för styrelsen i. Gällivare allmänningsskog

Stadgar. reviderade vid extra årsmöte Lasse-Maja, Järfälla

Innehållsförteckning. Styrelsens arbete. Valberedningens arbete. Årsmötet. Arbetsordning för Svenska Nätverket Dubbeldiagnoser SNDD.

STADGAR FÖR RIKSFÖRBUNDET SVENSK JAZZ Fastslagna vid Jazzriksdagen i Sandviken den 31 maj 2015

Stadgar Östrabo koloniträdgård

Arbetsordning för styrelsen BRF Färdknäppen 2 (reviderad )

Reglemente för Torsby kommuns ungdomsråd

Stadgar för FOLKBILDNINGSFÖRBUNDET Beslutade av Förbundsmötet

FÖRBUNDSSTYRELSENS FÖRSLAG TILL FÖRBUNDSSTÄMMAN

Stadgar för Alzheimer Sverige och för lokala föreningar. 1. Ändamål. 2. Uppgifter Riksorganisationens uppgifter är: Lokalföreningens uppgifter är:

Reglemente Internkontrollplan Lindesberg Arbetsrutiner Projektansökan. 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet

Årsmöte, arbetsformer och organisation i klubben

SJA. Stadgar. För. Sveriges Jordbruks- Arrendatorers Förbund. Antagna , ändrade , och

Bilaga 1 Stadsledningskontorets förslag till stadgar för Tyresåns vattenvårdsförbund

1. Det åligger varje förtroendevald i P-Riks att informera sig om denna policys innehåll.

STADGAR FÖR FÖRENINGEN VALFRI MJÖLK. Bildad 2018

Swedish Warmblood Association, SWB

Förbundets stadgar (Antagna av årskongressen )

Stadgar för Hovenäsets Intresseförening

Medlemmarnas godkännande av förslag till ändring i stadgarna för Tyresåns vattenvårdsförbund

Senast reviderad

FÖRSLAG TILL BESLUT OM REGLEMENTE AVSEENDE ARVODEN OCH EKONOMISKA ERSÄTTNINGAR TILL FÖRTROENDEVALDA I HSB ÖSTERGÖTLAND

Stadgar. För SULF-föreningen vid Högskolan Dalarna

för den ideella föreningen Rockoblues med hemort i Umeå. Bildad den 10/ Stadgarna antagna av årsmöte den 28/4 2013, Umeå

Styrelsens arbetsordning

STADGAR FÖR FÖRENINGEN MILJÖREVISORER I SVERIGE (reviderade )

STADGAR FÖR RÖRELSEFOLKHÖGSKOLORNAS INTRESSEORGANISATION

Där människor är. Möjliggör möten och egenorganisering.

Stadgar för SULF-föreningen vid Göteborgs universitet

Stadgar för Föreningen Hem för Finländska Åldringar

Stadgar för Business and Professional Women, BPW Sweden Antagna vid förbundskongressen i Härnösand april 2008

STYRELSENS ARBETSORDNING FÖR BOSTADSRÄTTSFÖRENINGEN STIGS GÅRD

Förbundet Vi Ungas arbetsbeskrivningar 2014

Arbetsordning för Minds styrelse

Förbundet Aktiv Ungdom - Dansfabriken Ängelholm

Styrelsen i Sörmlandskusten ideell förening har vid sammanträde den 20 januari 2016 fastställt följande;

Stadgar för föreningen Niejda

! Delegationsordning Rädda Barnens Ungdomsförbunds förbundsstyrelse Uppdaterad

Normalstadgar för till Hela Människan ansluten lokal enhet

STADGAR. Kost & Näring

STADGAR. antagna 8 maj 2011

FÖRENINGEN NORDENS UNGDOMSFÖRBUNDS STADGAR

Förbundet bildades 1918 och stadgarna omarbetades helt under 2016 och de nya stadgarna godkändes på årsmötena och XY

FÖRSLAG TILL REVIDERADE STADGAR FÖR KOLLEKTIVTRAFIKANT STOCKHOLM (KTS).

Transkript:

2018-04-19 Arbetsordning för Sveriges Biodlares Riksförbund 1. Principer och rutiner för förbundets förtroendevalda 2. Ekonomiskt ansvar 3. Övrigt Denna arbetsordning har fastställts av förbundsstyrelsen 2018-04-25. Arbetsordningen syftar till att tydliggöra styrelsens uppgift, samt ansvarsfördelningen mellan Riksförbundsmötet (RFM), styrelse, samt övriga funktioner/funktionärer och arbetsgrupper. Arbetsordningen kompletteras av beslut om firmateckning och görs minst en gång per år. Övergripande styrs förbundets verksamhet av RFM, som är Biodlarnas högsta beslutande organ. Det som beslutas av RFM är bla: Stadgar Tillämpningsföreskrifter Motioner, styrelseförslag Verksamhetsplan, med verksamhetsinriktning Ekonomi, ex budget Policys och rutiner (i vissa fall) Senast inom ett halvår efter ett ordinarie RFM, eller vid behov, fastställer förbundsstyrelsen följande: Arbetsordning med övergripande principer för Biodlarnas arbete Förbundets organisation Val av ledamöter i kommittéer, arbetsgrupper samt representation i externa organ Delegationsordning och attestregler Resereglemente Förtroendemannaersättningar Kontaktdistrikt för resp styrelseledamot 1

1. Principer och rutiner för förbundets förtroendevalda Inom ramen för riksförbundsmötets beslut leder förbundsstyrelsen arbetet inom förbundet. Styrelsen är ansvarig för all verksamhet på förbundsnivå. Styrelsen är beslutsför, då mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Alla som utsetts av styrelsen, att genomföra en verksamhet, ansvarar inför styrelsen för att genomföra verksamheten inom de riktlinjer och inom den budget som styrelsen fastställt. De som utsetts ansvarar också för återkoppling till styrelsen, bestående av att uppdraget är genomfört eller beskrivning av om det uppstått några hinder att genomföra uppdraget inom utsatt tid. Av styrelsen tillsatta organ/projekt ska självständigt, utifrån ett delegerat arbetssätt, ansvara för att verkställa olika uppgifter och/eller bevaka ett specifikt verksamhetsområde för att förbundet ska vara uppdaterade om vad som händer inom det specifika området. Nyheter/händelser ska rapporteras till styrelsen. Av styrelsen tillsatta organ bör också föreslå ny verksamhet inom ansvarsområdet, men ska innan ny verksamhet startas få denna beslutad av styrelsen. Dessa organ har också till uppgift att undersöka möjligheter till extern finansiering av sin verksamhet. De av styrelsen tillsatta organ ska via aktuella informationskanaler, informera och sprida kunskap om sin verksamhet. Sammanträden och möten Arbetet i styrelsen och i andra av styrelsen tillsatta organ ska kännetecknas av en tillåtande attityd, öppenhet, nytänkande och att den övergripande målsättningen syftar till ökad medlemsnytta. Vissa ärenden i en styrelse är sekretessbelagda, vanligtvis vissa personalärenden och även specifika affärsöverenskommelser. I dessa undantagsfall är det en självklar princip att sekretess gäller och att man är överens om vad som kan förmedlas vidare, efter avslutat möte. Alla ledamöter har ansvar för att skapa konstruktiva sammanträden och aktivt deltaga i dessa. När styrelsemedlemmar inte kan stå bakom majoritetsbeslut, kan/bör man reservera sig mot detsamma. Det är också möjligt att göra en notering om avvikande uppfattning till protokollet. Efter beslut är det en hederskodex att försvara och förklara beslut, även om man i diskussionen haft en annan uppfattning. Har man reserverat sig, kan man naturligtvis redovisa varför man gjort en annan bedömning.. Ordföranden i kommittéer/arbetsgrupper/projekt har ansvar för att informera ledamöter i gruppen, om adekvata delar i övergripande styrinstrument. FS-kopior och övrig information Förslag från av styrelsen tillsatta organ och projekt som ska behandlas av AU eller FS skickas till förbundschefen. Personalens förslag lämnas till förbundschefen. FS-kopior är underlag för förbundsstyrelsens beslut. För att avlasta styrelsen, är besluten angående FS-kopior delegerade till arbetsutskottet. AUs viktigaste uppgift är att förbereda styrelseärenden och lämna förslag på lämplig föredragningslista för kommande styrelsemöten. I praktiken är det alltså arbetsutskottet som avgör vilka FS-kopior som blir behandlade av styrelsen in plenum. Önskar en styrelseledamot få en FSkopia, behandlad i styrelsen, ska detta anmälas till förbundschefen. Om en ledamot vill få en fråga behandlad i styrelsen, efter att ett AU-möte genomförts, kontaktas ordföranden eller förbundschefen. 2

Förbundschefen gör en adekvat fördelning av inkomna frågor och skrivelser, samt en föredragningslista inför varje styrelsemöte. Förutom FS-kopior kan det förekomma information för kännedom. Hantering av protokoll från förbundsstyrelsen, utlämnande av protokoll eller delar av protokoll Förbundsstyrelsens protokoll lämnas efter justering ut till ledamöter i förbundsstyrelsen, personal, förbundets interna revisorer, samt till den externa revisorn. Under vissa omständigheter/tillfällen kan även beslut i enskild fråga lämnas ut till en förening eller distrikt. Syftet med att lämna ut en enskild fråga är att bringa klarhet i hur förbundsstyrelsen har beslutat eller resonerat. Det är förbundschefen som, i dessa specifika fall, fattar beslut om vilken paragraf och till vem ett utlämnande kan ske till. Det är betydelsefullt att en utlämnad paragraf, inte innehåller något integritetskränkande. Dokumentation Alla sammanträden i av styrelsen tillsatta organ, dokumenteras med minnesanteckningar. Ordföranden i resp organ är ansvarig för att protokoll/minnesanteckningar skrivs. Alla minnesanteckningar skickas till förbundschefen, snarast efter sammanträdet. Kansliet arkiverar alla minnesanteckningar. Övriga handlingar/brev/mm som av styrelsen tillsatta organ får/har, ska i original lämnas till kansliet för arkivering. Brev, skrivelser, kursinbjudningar, m.m. Brev och skrivelser inom organisationen, riktade till målgrupper, där styrelsen tillsatt ansvariga organ, ska sändas via kansliet. Kanslipersonalen skickar ut materialet och skickar det även via e-post som kännedom till styrelsen. Mail-skrivelser till förbundsstyrelsen Ofta förekommande är att medlemmar skickar mail till hela eller delar av förbundsstyrelsen angående Biodlarnas övergripande verksamhet. Sådana skrivelser ska initialt inte besvaras av enskild förbundsstyrelseledamot. Om förbundschefen inte finns med bland mottagarna, har den som står först bland adressaterna ansvar för att vidarebefordra mailet till förbundschefen. En fråga som handlar om ett redan delegerat ämnesområde, besvaras av den kommitté/grupp/person som har erhållit det delegerade ansvaret. Enskilda ledamöter/personal svarar i frågor som ligger inom det delegerade ansvarsområdet. Återrapportering på avgivet svar återrapporteras till förbundschefen, som därefter effektuerar att skrivelsen blir besvarad, alternativt ber någon förbundsstyrelseledamot, ordförande i av styrelsen tillsatta organ eller någon i personalen, att besvara skrivelsen. Information via Bitidningen/Hemsidan Av styrelsen tillsatta organ/grupper har ansvar för att informera om sin verksamhet via Bitidningen och på hemsidan. 3

2. Ekonomiskt ansvar Förbundsstyrelsen är övergripande ansvarig för förbundets ekonomi. Riksförbundsmötet fastställer budget. Förbundsstyrelsen följer kontinuerligt upp beslutad budget. Ordföranden i av styrelsen tillsatta organ har ansvar för att budgeten ej överskrids. I de fall då budgeten kan komma att överskridas, ska detta anmälas till förbundsstyrelsen för eventuella beslut om åtgärder. Attest av räkningar Regleras i delegationsordning och attestregler. Verksamhet med bidrag ur nationella honungsprogrammet (NHP) Ordföranden i av styrelsen tillsatta organ, som bedriver verksamhet med medel ur NHP, ansvarar för att samtliga kostnader för verksamheten är redovisade till kansliet senast den 15 juli. Den som är ansvarig projektledare ska också lämna en detaljerad redogörelse för verksamheten till förbundschefen eller alternativt ta ansvar för en fullständig redovisning till Statens Jordbruksverk, inom den tid som Jordbruksverket har beslutat. Ekonomisk återrapportering Förbundets ekonomiansvarige redovisar den ekonomiska ställningen till förbundsstyrelsen. Förutom rapporteringen av den ekonomiska ställningen, ska den ekonomiansvarige signalera betydande under- resp överskott, jämfört med lagd budget. Ordföranden i av styrelsen tillsatta organ har ansvar för att rapportera till styrelsen eventuella avvikelser från budget. Redovisning avseende de kostnadsställen som avser övergripande demokrati, personal och kansli förmedlas till förbundsordföranden. Arvoden och ersättningar Årsarvoden, lön och övriga ersättningar fastställs årligen av förbundsstyrelsen. Årsarvoden utgår för förbundsordförande och vice förbundsordförande. För förbundsordförande utbetalas arvodet månadsvis och för vice ordförande i augusti och i december. Takbelopp för årsarvoden beslutas på RFM. Dagsarvode, utgår till ledamöter i förbundsstyrelsen, kommittéledamöter, revisorer och utsedda ledamöter i valberedningen, vid alla förrättningar/uppdrag som RFM eller förbundsstyrelsen fattat beslut om. Medverkar förbundets funktionärer i föreningars/distrikts verksamhet på deras initiativ i t.ex. kursverksamhet, står arrangören för kostnaden och den ersättning som överenskommits. Ledamöter i förbunds-styrelsen har möjlighet att medverka/besöka kontaktdistrikten en gång per år, där förbundet står för kostnaden. Ytterligare deltagande på distriktsnivå, skall beslutas av förbundsstyrelsen. För telefonsammanträden utgår ersättning, under förutsättning att mötet pågår minst en timme. Styrelsemedlemmarna är ombud vid riksförbundsmötet (se stadgarna), vilket medför att det inte utgår något arvode, vilket också omfattar det kortare konstituerande styrelsemötet som genomförs direkt efter RFM. För valberedningen och revisorerna utgår ingen arvoderad ersättning vid närvaro vid RFM, övriga kostnader ersätts på samma sätt som för ombuden. Utför förbundsfunktionär mer omfattande arbete kopplat till visst arrangemang/aktivitet och önskar ersättning utöver dagarvodet, skall styrelsen besluta om det före genomförandet. Mer omfattande arbete som ej är knutet till aktivitet fastställs i samband med att budgeten antas 4

eller beslutas som ett extraanslag genom särskilt beslut innan arbetet utförs. Sådana kostnader bokförs under kommitténs eget kostnadsställe. Funktionär som genomför projekt som finansieras externt via NHP eller liknande kan, om den kalkyl som ligger till grund för ansökan är beräknad på detta sätt, ersättas med timersättning. Om den som genomför verksamheten har registrerad firma skall kalkylen som ligger till grund för ansökan vara beräknad med ersättning per timme + sociala avgifter + moms. Förlorad arbetsförtjänst Om förbundsaktiviteter sker på dag där funktionären måste ta ledigt från sitt ordinarie arbete utgår ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Den som begär ersättning för förlorad arbetsförtjänst ska lämna ett intyg från arbetsgivaren, som utvisar hur stort löneavdrag som görs per dag. Reseräkningar När styrelse eller av styrelsen tillsatta organ utför uppdrag åt förbundet utgår ersättning enligt fastställt resereglemente. Reseräkning lämnas till kansliet snarast efter sammankomsten/förrättning, dock senast 14 dagar efter utförd förrättning. Särskilt viktigt är att omgående, inge reseräkning till kansliet om reseräkningen avser uppdrag inom det NHP. Dessa reseräkningar måste vara kansliet tillhanda senast 15 juli. Inför förbundets egna bokslut (kalenderårsvis) måste reseräkningar vara kansliet tillhanda senast 15 december. Principer för ersättningar till förtroendevalda inom Biodlarna framgår i övrigt av det Resereglemente som förbundsstyrelsen fastställt. Upphandlingar Upphandling för belopp (exkl moms) upp till 4 prisbasbelopp, kan göras utan att anbud eller offerter tas in. För upphandlingar som överstiger 4 prisbasbelopp skall alltid minst tre separata offerter tas in och jämföras. För inköp till lägre värden än 4 prisbasbelopp, dvs i intervallet 1 prisbasbelopp till 4 prisbasbelopp, bör prisjämförelser som regel utföras, se gällande delegationsordning. Inkomna offerter skall utvärderas avseende pris och funktionalitet. Väljs ett anbud som ligger högre i pris, skall detta motiveras och protokollföras i ett styrelseprotokoll. 5

3. Övrigt Prenumerationer för styrelseledamöter För att varje styrelseledamot ska kunna fungera så väl som möjligt i sitt uppdrag och med hänsyn till förbundets begränsade ekonomiska resurser har varje förbundsstyrelseledamot tillgång till följande prenumerationer: En utländsk bitidning (utanför Norden) Biodlingsföretagarnas Gadden De nordiska bitidningarna Diarium Kansliet ansvarar för att, någon form av, diarium finns för remisser och skrivelser (brev, mail), som är ställda till förbundet/förbundsstyrelsen. Förbundschefen gör en sammanställning och redovisning vid styrelsemöten. Alkoholpolicy Alkohol ska hanteras med måttfullhet, vid samtliga av förbundet anordnade möten och aktiviteter. Vid representation och övriga samlingar står inte förbundet för kostnaderna för alkohol. Undantag kan beslutas av förbundsordförande, vice förbundsordförande eller av förbundschefen vid speciella tillfällen. Sådana tillfällen kan vara vid utdelningen av hedersutmärkelser eller vid utländska besök. Presenter i form av alkoholhaltiga drycker bör undvikas. Fastställd av förbundsstyrelsen 2018-04-25 6