Servicenämnden 2017-12-07 1-19 Plats och tid Fävren, kl. 13.30-16.45 Beslutande Ersättare inte tjänstgörande Övriga deltagare Utses att justera Harald Lagerstedt (C) Lennart Johansson (S) Göran Dahl (M) Peter Sjöholm (M) Karl Johan Wiktorp (L) Agneta Thulin (S) Olle Hällnäs (SD) Johan Carlsson (C) Kent Andersson (S) Stig Gesterling (-) Ewy Wilhelmsson (S) Eva Olson, förvaltningschef Katarina Lindh, avd chef fastighet 81, 88 Andreas Ålenius Täckholm, enhetschef 81, 88 John Nilsson, avd chef kundservice 82 Håkan Axelsson, avd chef it-avd 83-84 Linda Svensson, utvecklingsstrateg 83-84 Lotta Olanya, verksamhetsutvecklare 85-87 Kristian Helgesson, avd chef kost och städ 88-89 Carlos Paredes, Kommunal 80-87 Karl Johan Wiktorp (L) Justeringens plats och tid Sekreterare Elisabeth Eriksson Paragraf 80-91 Ordförande Harald Lagerstedt (C) Justerande Karl Johan Wiktorp (L)
Servicenämnden 2017-12-07 2 Organ Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Servicenämnden Sammanträdesdatum 7 december 2017 Datum då anslaget sätts upp december 2017 Datum då anslaget tas ned januari 2018 Förvaringsplats för protokollet Serviceförvaltningen, Östra Långgatan 24 Underskrift Elisabeth Eriksson
Servicenämnden 2017-12-07 3 Svn 80 Dnr SVN 2017/0002 God Jul och Gott Nytt År Ordföranden tackar alla medarbetare för ett bra år som bland annat inneburit utmärkelser både nationellt och regionalt för flera avdelningar. Dessutom kan vi dagligen se resultatet av den lyckade renoveringen av stadshus A som fastighetsavdelningen gjort. Nämnden önskar alla medarbetare på serviceförvaltningen God Jul och Gott Nytt År.
Servicenämnden 2017-12-07 4 Svn 81 Dnr SVN 2016/0056 Tillagningskök på Bosgårdsskolan Beslut Servicenämnden beslutar 1. anvisa 900 tkr från investeringskonto 32220 anpassning fastighet avseende tillagningskök på Bosgårdsskolan 2. anvisa 500 tkr från investeringskonto 32107 inventarier kök och matsal. Beskrivning av ärendet Köket på Bosgårdsskolan har nu anpassats från mottagningskök till tillagningskök enligt det beslut som fattades 2016 av servicenämndens ordförande. Utfallet är enligt den plan som togs fram och investeringar har skett i lokalen samt i dess utrustning för att möta upp till de krav som ställs. Investeringen består bland annat av att komplettera med ett kylrum, bygga en vagnhall för utskick samt ett nytt personalutrymme med omklädningsrum och kontor. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 23 november 2017, 65. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 16 november 2017. Servicenämndens ordförande delegeringsbeslut den 2 september 2016. Servicenämnden den 24 augusti 2016, 52. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 24 augusti 2016. Kalkyl, flytt av tillagningskök till Bosgårdsskolan från Storegården. Övervägande Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto 32220 Anpassning fastighet och investeringskonto 32107 inventarier kök och matsal. Kapitalisering av begärd anpassning regleras genom höjd hyra mot verksamheten. Investeringen redovisas som komponent 9 med en avskrivningstid 10 år. Protokollsutdrag: Avd chef fastighet
Servicenämnden 2017-12-07 5 Svn 82 Dnr SVN 2011/0061 Utvärdering av intern fordonspool samt extern elbilspool Beslut Servicenämnden beslutar 1. godkänna utvärdering och fortsatt utveckling av intern fordonspool och extern elbilspool i kommunal regi 2. utöka antal tillgängliga fordon i den externa elbilspoolen till att gälla samtliga elbilar i kommunens interna fordonspool. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade den 25 februari 2014, 13 att - godkänna utvärdering av bilpool - vidareutveckla den interna fordonspoolen och komplettera denna med en extern elbilspool samt ge servicenämnden i uppdrag att genomföra en utvärdering av densamma. Kommunens fordonspool har idag utvecklats till att gälla 33 fordon fördelat på 5 olika geografiska platser i kommunen. Fordonen består i huvudsak av gasfordon, men alltfler elbilar har tillkommit i takt med att elfordonens räckvidd ökat samt att interna laddplatser investerats genom stöd från klimatklivet. På våren 2014 invigdes solbilspoolen med två elbilar, Sveriges första elbilspool i kommunal regi. I augusti 2014 öppnades solbilspoolen upp även för privatbokning kvällar och helger. Syftet var och är att möjliggöra bildelning med kommuninvånarna för att underlätta för människor och företag att göra miljömässigt rätt, helt i linje med fullmäktiges inriktningsmål om ett ökat ansvar för miljön och klimatet. Tjänsteanvändningen Under de tre senaste åren har kommunens fordonspool tillhandahållit 11 000 13 000 tjänstebokningar per år. Med två månader kvar på 2017 tyder allt på en ny högstanivå med en förväntad slutsiffra på över 14 000 bokningar. Under de mest bokade vardagarna är det ofta omkring 100 bokningar per dag, vilket innebär drygt två bokningar per fordon och dag.
Servicenämnden 2017-12-07 6 Detta är en flexibilitet som skulle vara omöjlig utan poollösningen. Poollösningen sparar därmed miljö, resurser och pengar åt kommunen. Användandet i kommunens fordonspool följs upp månadsvis med beläggningsstatistik som visar vilka delar på dygnet som de olika poolerna används mest och var det finns utrymme för mer användning. I denna avstämning ser vi ofta mycket höga nivåer med snitt på över 50% och toppar på närmare 100%. Detta innebär att både elbilar och gasbilar används i mycket hög utsträckning vilket ger god kostnadseffektivitet och hög miljönytta. Privatanvändningen Från att ha startat försiktigt under första året då solbilspoolen först utvärderades har privatanvändningen ökat stadigt och under 2017 har antalet resor redan överstigit föregående två år tillsammans. Detta trots att endast mindre marknadsföringsinsatser genomförts och Varbergsborna i regel är vana av att använda egen privat bil. Totalt har 35 hushåll använt sig av solbilspoolen och utöver detta har även ett flertal kommunanställda valt att boka privatresor utanför kontorstid. Privatmedlemskap i Varbergs solbilspool ger även tillgång till Move Abouts övriga publika pooler på omkring 20 andra orter i Sverige. Även Move Abouts medlemmar på andra orter har möjlighet att boka elbilarna i Varberg vilket innebär att solbilspoolen och Varbergs fordonspool är en del i ett av norra Europas största nätverk av elbilspooler. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 23 november 2017, 61. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 31 oktober 2017. Kommunfullmäktige den 25 februari 2014, 13. Kostnadsaspekter Med en central fordonspool kan ett mindre antal fordon tillgodose ett stort antal användares resor vilket sparar pengar inom leasing, service, hantering, material, verkstad med mera. Central hantering av tvätt, städ och kundservice sparar också hanteringskostnader och säkerställer en hög kvalitetsnivå. Inflytande på andra kommuner Varbergs kommuns arbete med fordonspool och elbilar har gett stora ringar på vattnet och har inspirerat många andra kommuner att starta egna elbilspooler och att ansluta sig till det växande poolnätverket. Valet att driva elbilspoolen med ett solcellstak har också inspirerat och Move About får
Servicenämnden 2017-12-07 7 ofta frågor om Varbergs exempel. Några kommuner som sedan Varbergs start valt att starta egna pooler är: Tranås, Karlstad, Torsby, Hammarö, Norrtälje med flera. Protokollsutdrag: Kommunfullmäktige Avd chef kundservice Logistiker
Servicenämnden 2017-12-07 8 Svn 83 Dnr SVN 2017/0056 Personuppgiftsbiträdesavtal Draftit Beslut Servicenämnden beslutar 1. teckna personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören Draftit AB, AVT- 2017-309362, bilaga C. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen har den 29 augusti 2017, 194, föreslagit att respektive nämnd tecknar personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören Draftit AB. Varbergs kommun har tecknat avtal med Draftit AB som levererar ett ITbaserat stöd för dataskyddsarbete. Draftit är en så kallad molntjänst, vilket innebär att exempelvis processorkraft, lagring och funktioner tillhandahålls av leverantör som tjänster över Internet. Den som använder en molntjänst för personuppgiftsbehandling är personuppgiftsansvarig för behandlingen även om den utförs av molntjänstleverantören eller dess underleverantörer. Leverantören och alla underleverantörer som anlitas för behandlingen är den personuppgiftsansvariges personuppgiftsbiträden. Det är den personuppgiftsansvarige som ansvara för att personuppgiftslagen och andra lagar följs. Den personuppgiftsansvarige ska göra en laglighetskontroll samt genomföra en risk- och sårbarhetsanalys för att bedöma om det är möjligt att anlita molntjänstleverantören för behandling av de tänkta personuppgifterna, vilken säkerhetsnivå som är lämplig och vilka åtgärder som behöver vidtas. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 23 november 2017, 62. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 1 november 2017. Personuppgiftsbiträdesavtal Draftit AB, AVT-2017-309362, bilaga C. Kommunstyrelsen den 29 augusti 2017, 194. Övervägande De personuppgifter som kommer att hanteras i systemet är främst uppgifter om kontaktpersoner i verksamheten, till exempel namn, telefonnummer
Servicenämnden 2017-12-07 9 och mejl. Bedömningen är att det inte finns några risker med behandlingen och att den är laglig enligt personuppgiftslagen. Enligt personuppgiftslagen är dock respektive nämnd att betrakta som personuppgiftsansvarig och behöver därmed teckna ett separat personuppgiftsavtal med leverantören Draftit. Serviceförvaltningen föreslår därför att servicenämnden tecknar personuppgiftbiträdesavtal med leverantören Draftit AB. Protokollsutdrag: It-avd
Servicenämnden 2017-12-07 10 Svn 84 Dnr SVN 2017/0071 Övrig fråga Beskrivning av ärendet Olle Hällnäs (SD) frågar om elevers möjlighet att surfa på porrsidor i skolan. Avdelningschef Håkan Axelsson svarar på frågan och meddelar att diskussion pågår mellan barn- och utbildningsförvaltningen och serviceförvaltningen.
Servicenämnden 2017-12-07 11 Svn 85 Dnr SVN 2017/0069 Ändring av servicenämndens reglemente Beslut Servicenämnden beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta 1. anta bifogat förslag för ändring av servicenämndens reglemente från och med den 1 februari 2018. Beskrivning av ärendet En förändring av servicenämndens reglemente aktualiseras dels som en följd av öppnandet av Varberg direkt (kommungemensam kundservice) den 1 februari 2018 och dels på grund av förtydliganden kring förvaltning av kommunens fastigheter och lokalsamordning. Kompletteringarna under 2 servicenämndens ansvarsområde. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 23 november 2017, 63. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 16 november 2017. Förslag på förändrat reglemente för servicenämnden Servicenämndens reglemente reviderat den 17 maj 2016 Protokollsutdrag: Kommunfullmäktige Verksamhetsutvecklare
Servicenämnden 2017-12-07 12 Svn 86 Dnr SVN 2017/0068 Servicenämndens delegeringsförteckning och attestreglemente 2018 Beslut Servicenämnden beslutar 1. anta bifogat förslag för ändring av servicenämndens delegeringsförteckning 2018 2. anta bifogat förslag för ändring av servicenämndens attestreglemente 2018. Beskrivning av ärendet Enligt tidigare rutiner inom Varbergs kommun skall servicenämnden fatta beslut årligen om attest- och delegationsreglemente. Inför revidering 2018, föreslås delning av servicenämndens Attest- och delegationsreglemente, efter rekommendation från kommunstyrelsens förvaltning. Resultatet blir en delegeringsförteckning samt ett attestreglemente. Dessa kommer sedan ses över årligen och revideras vid behov. Delegeringsförteckningen är avstämd med kommunjuristen samt kanslichefen. Attestreglementet är avstämt med ekonomikontoret. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 23 november 2017, 64. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 16 november 2017. Servicenämndens delegeringsförteckning 2018. Servicenämndens attestreglemente 2018. Servicenämndens attest- och delegationsreglemente 2017. Övervägande Föreliggande revidering av servicenämndens delegeringsförteckning bör ses som en verksamhetsanpassning efter redan pågående arbete samt en revidering i samband med att kommunstyrelsen beslutat om att lägga över punkten lokalförsörjning till servicenämnden. Flertalet tillägg och ändringar utgör i övrigt sådant som dels behöver förtydligas i samband med delande av attest- och delegationsreglementet och dels att vissa ärendepunkter tidigare saknats i delegeringsförteckningen. Som underlag
Servicenämnden 2017-12-07 13 för tillägg har jämförelse gjorts med övriga nämnders delegeringsförteckningar, inklusive kommunstyrelsens. Utöver detta har det inom området för personal- och arbetsgivareärenden skett vissa förändringar, vilket ska ses mot bakgrund av ny personalstadga som fastställts av kommunfullmäktige, dvs en anpassning. Inledningen i delegeringsförteckningen är förändrad och överensstämmer nu med kommunstyrelsens samt andra nämnders dito. Protokollsutdrag: Verksamhetsutvecklare
Servicenämnden 2017-12-07 14 Svn 87 Dnr SVN 2017/0002 Information om FM Beskrivning av ärendet Förvaltningen lämnar statusuppdatering för FM.
Servicenämnden 2017-12-07 15 Svn 88 Dnr SVN 2017/0002 Förvaltningen informerar Information om budget fastighet. Information om skadegörelse skolor. Information om funktionskrav och RFP (rumfunktionsprogram) vid ny- och ombyggnation. Under två veckor i höst bjöds vårdnadshavare in att äta i skolor och förskolor. 300 vårdnadshavare deltog varav 180 har svarat på den enkät som delades ut. Avdelningschef Kristian Helgesson redovisar svar på enkäten samt synpunkter från dialogmöte med vårdnadshavare och politiker den 24 oktober. Påskbergsskolan har utsetts av Hallands Matakademi till Hallands bästa skolrestaurang. Information om föreläggande i två kök. Åtgärdsplaner är inskickade och arbeten påbörjade. Information om serviceförvaltningens medarbetarundersökning 2017.
Servicenämnden 2017-12-07 16 Svn 89 Dnr SVN 2017/0008 Information avseende uppföljning av matsedel Beslut Servicenämnden tar del av informationen. Beskrivning av ärendet Förvaltningen informerar om uppföljning av matsedel höstterminen 2017, bland annat kostnader, svinn samt synpunkter från elever. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 23 november 2017, 66.
Servicenämnden 2017-12-07 17 Svn 90 Dnr SVN 2017/0003 Månadsrapport oktober Beslut Servicenämnden tar del av månadsrapport för oktober och beslutar 1. lägga den till handlingarna. Beskrivning av ärendet Servicenämnden redovisar per oktober ett resultat om 5,3 mkr sämre än budgeterat. Fastighetsavdelningens planerade underskott på 16,1 mkr fortsätter att belasta resultatet negativt. Den positiva avvikelsen mot budget gällande intäkter beror delvis på ökade intäkter för fastighetsavdelningen. Dessa intäkter härrör sig från nya objekt på fastighetsavdelningen som har tagits i bruk tidigare än budgeterat samt ökad hyresintäkt för stadshus C. Samtliga avdelningar ligger bättre än årsplanen men förväntas gå enligt senast lagda prognos om cirka 2 mkr bättre än budgeterat. Förvaltningen har under 2017 erhållit 1,7 mkr i ökad RAM för att täcka hyresökningen i stadshus C och 0,25 mkr för kapitalkostnader konferensrum samt fört över 1,9 mkr till kommunstyrelsen för kommungemensam kundservice. Förvaltningen informerade om tillägg till redovisad månadsrapport. Med anledning av ändrade rutiner från ekonomikontoret avseende hyra och kapitalkostnader, kommer resultatet på fastighetsavdelningen avvika jämfört med plan på helåret. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 23 november 2017, 68. Månadsrapport oktober.
Servicenämnden 2017-12-07 18 Svn 91 Dnr Meddelanden SVN 2017/0059-1 Kommunstyrelsen- Begäran om yttrande avseende Motion angående en kostpolicy för barnens bästa från Olle Hällnäs (SD) och Andreas Feymark (SD) Kf 158 Svar på motion om hjärtstartare SVN 2017/0018-5 SVN 2017/0061-1 Kf 157 Svar på motion om uppföljning av genomförandet av motioner SVN 2016/0084-5 Kf 153 Svar på motion om etablerande av en vätgasstation Kf 152 Svar på motion om bränslecellsbilar SVN 2015/0030-5 Kf 168 Avveckling av Tyck om Varberg SVN 2017/0066-1 SVN 2017/0010-6 Kf 174 Kommunfullmäktiges sammanträdesdagar 2018 SVN 2017/0065-1 MHN 89 Beslut om föreläggande med vite, Håstensskolans kök SVN 2017/0040-5 Ks 271 Digital agenda för Varbergs kommun 2019-2022
Servicenämnden 2017-12-07 19 SVN 2017/0014-5 Ks 274 Redovisning av nämndernas arbete med program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare SVN 2017/0067-1 Kommunstyrelsen - Begäran om yttrande avseende förslaget på Tillämpningsanvisningar för konkurrenspolicy SVN 2017/0019-9 Kf 208 Budget 2018, plan 2019-2022