SOLNA STAD Omvårdnadsförvaltningen Uppföljning 20140327 Omsorgsjouren Granskare: Metod: Webbenkät, intervju, granskning av rutiner,genomförandeplaner och social dokumentation. Företagets representanter: Mehmet Acikgöz och Anur Acikgöz Sammanfattande bedömning: Omsorgsjouren har 4 kunder i Solna och kontoret ligger i Hägersten. Omvårdnadsförvaltningens uppfattning är att Omsorgsjouren har en verksamhet med fokus kontinuitet hos kunderna. Ledningen är tillgänglig för kunder, anhöriga och personal 722. Omsorgsjouren har ca 40 kunder fördelat över Stockholm, Haninge och Solna. Det finns rutiner som är anpassade efter verksamhetens spridning och storlek. Personalen utgår från det egna hemmet. Det finns ett ledningssystem enligt SOSFS 2011:9 men det behöver utvecklas när det gäller egenkontroll och att identifiera processer/aktiviteter för att säkra kvaliteten i verksamheten. I enkäten uppger Omsorgsjouren att 5069% har adekvat utbildning. Det är samma utbildningsnivå som vid 2012 års avtalsuppföljning. Utbildningsnivån bland omvårdnadspersonalen behöver höjas. Vid nyanställning ska utföraren sträva efter att anställa undersköterskor, som lägst personer med vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng. Gäller även timanställd personal. Det finns genomförandeplaner som beskriver hur och när kunderna vill ha insatserna utförda. Genomförandeplanerna är undertecknade av utförare och kund. Det finns datum för planerad uppföljning men ingen datum om och när uppföljningen blivit gjort. Det finns social dokumentation men den behöver utvecklas och föras enligt gällande lagstiftning. Den sociala dokumentationen ska vara tydlig, respektfullt skriven, korrekt, tillräcklig och väsentlig. Åtgärd: Omsorgsjouren ska i befintlig utvecklingsplan lägga till social dokumentation som ett utvecklingsområde. Egenkontrollen behöver utvecklas för att hitta rutiner, processer och aktiviteter som behöver utvecklas för att säkerställa kvaliteten i verksamheten. Vid nyanställning ska de som anställs ha minst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng, gäller även timanställd personal. Senast den 31 augusti ska Omsorgsjouren inkomma med befintlig utvecklingsplan reviderad med ovanstående utvecklingsområden gällande social dokumenttion, ledningssystemet med fokus på
egenkontroll samt separata individuella kompetensutvecklingsplaner för den personal som inte uppfyller kravet på utbildningsnivå för omvårdnadspersonal enligt avtalet mellan Solna stad och Omsorgsjouren
Svarsdatum 20140313 Enkäten besvarad av Allmän information Mehmet Acikgöz 20141022 hemtjänst Oxholmsgränd 3, 3 tr 127 48 ÄO Hemtjänst Sida 1/9 Om verksamheten Antal kunder i Solna 4 Var har verksamheten sin lokal Hägersten Namn på enhetschef/verksamhetschef Mehmet Acikgöz Enhetschef/verksamhetschef är den i organisationen som ansvarar för den dagliga ledningen av verksamheten. Beskriv kortfattat hur personalen har tillgång till arbetsledning under all arbetstid. Dag, kväll och helg. Personalen har alltid tillgång till arbetsledning genom telefon, mejl, SMS samt fysiska träffar. Granskarens bedömning av sektionen "Om verksamheten" Enhetschef/verksamhetschef överensstämmer med den person som omvårdnadsförvaltnignen har uppgift om. Kommentarer från granskaren Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Omvårdnadspersonal Nedanstående frågor avser endast omvårdnadspersonal som arbetar med kunder i Solna. Antal omvårdnadspersonal i Solna (alla anställningsformer) Hur många av omvårdnadspersonalen i Solna är tillsvidareanställd? 5 4 Solna stad Telefon: 08734 20 00
Omvårdnadspersonalens formella kompetens oavsett anställningsform Behärskar all omvårdnadspersonal det svenska språket för att kunna kommunicera med kunder, anhöriga eller andra runt kunderna? Om nej, vilka åtgärder har vidtagits? Beskriv kortfattat. 100% har adekvat utbildning (lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng) 7099% har adekvat utbildning (lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng) 5069% har adekvat utbildning (lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng) Färre än 50% har adekvat utbildning 20141022 hemtjänst Oxholmsgränd 3, 3 tr 127 48 ÄO Hemtjänst Sida 2/9 Behärskar all omvårdnadspersonal det svenska språket för att kunna dokumentera enligt gällande lagstiftning? Om nej, vilka åtgärder har vidtagits? Beskriv kortfattat. Personal som utför insatser till egen anhörig/närstående. Det finns ingen personal som utför insatser till egen anhörig/närstående Det finns personal som utför insatser till egen anhörig/närstående Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Kommentarer från granskaren. Granskarens bedömning av sektionen "Omvårdnadspersonal" Finns det en skriftlig rutin för introduktion för nyanställd omvårdnadspersonal? Vem ansvarar för introduktionen och hur genomförs den? Utbildningsnivån är den samma som vid 2012 års avtalsuppföljning. Att omsorgspersonalen har formell kompetens är ett prioriterat område för Omvårdnadsförvaltningen. Vid nyanställning ska verksamheten sträva efter att anställa undersköterskor eller som lägs personer med vårdbirtädesutbildning motsvarande 900 poäng. Detta gäller även timanställda. Introduktion Verksamhetsansvarig. Innan personalen börjar hos kunden genomgås introduktion som brukar ta cirka en vecka till 10 dagar. Solna stad Telefon: 08734 20 00
Finns det en checklista vid introduktionen? Finns det skriftligt introduktionsmaterial att lämna till nyanställd omvårdnadspersonal? Får alla nyanställda gå "dubbelt"? Följer verksamheten upp introduktionen av nyanställd omvårdnadspersonal? Om ja, beskriv kortfattat hur verksamheten följer upp introduktionen. 20141022 hemtjänst Oxholmsgränd 3, 3 tr 127 48 ÄO Hemtjänst Genom möte med den nyanställda för uppföljning och återkoppling. Sida 3/9 Kommentarer från granskaren Granskarens bedömning av sektionen "Introduktion" Inga kommentarer Finns det en generell kompetensutvecklingsplan? Har all personal en individuell kompetensutvecklingsplan? Vilka utvecklingsprojekt/utbildningar/ föreläsningar som staden anordnat har verksamheten deltagit/deltar i? Fortbildning Demens och nutrition. Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Andra utvecklingsprojekt/utbildningar/ föreläsningar som verksamheten deltagit/deltar i. Värdegrund inom äldreomsorg. Solna stad Telefon: 08734 20 00
Kommentarer från granskaren Granskarens bedömning av sektionen "Fortbildning" Inga kommentarer 20141022 hemtjänst Oxholmsgränd 3, 3 tr 127 48 ÄO Hemtjänst Sida 4/9 Finns lokal skriftlig rutin för kontaktmannaskap Framgår kontaktmannens ansvarsområde tydligt i rutinen? Har alla kunder en utsedd kontaktman? Finns det en utsedd ersättare för kontaktmannen? Beskriv kortfattat. mannaskap Nej, kunderna informeras och uppmanas att kontakta verksamhetsansvarig. Hur ofta går personalen till de kunder som de är kontaktman för? Kontinuerligt. Blir kunder informerade vid förändring av personal och vid förseningar? Beskriv kortfattat på vilket sätt. Ja, förändring av personal meddelas kunden genom besök tillsammans med den nya medarbetaren. Förseningar meddelas kunden per telefon eller liknande. Kommentarer från granskaren Granskarens bedömning av sektionen "mannaskap" Verksamheten har god kontinuitet hos kunderna. Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Har alla kunder en upprättad genomförandeplan? Genomförandeplan Solna stad Telefon: 08734 20 00
Vid nej, beskriv kortfattat varför. 20141022 hemtjänst Oxholmsgränd 3, 3 tr 127 48 ÄO Hemtjänst Sida 5/9 När upprättas genomförandeplanen? Vid nybeställning. Vem/vilka deltar vid upprättande av genomförandeplan? Kunden, kontaktpersonen, eventuella anhöriga/närstående. Hur ofta sker uppföljning av genomförandeplanerna? Cirka en gång per halvår. Finns det datum för när genomförandeplanen ska följas upp? Kommentarer från granskaren Granskarens bedömning av sektioenen "Genomförandeplan" Det finns genonmförandeplaner som beskriver hur kunden vill ha insatserna utförda. Genomförandeplanerna är underteckande av kund och utförare. Det finns datum för när genomförandeplanen ska följas upp men det framgår inte om eller när det faktiskt är gjort. Vem dokumentera i den sociala dokumentationen? Social dokumentation Medarbetaren samt verksamhetsansvarig. Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Vem ansvarar för att den sociala dokumentationen genomförs enligt gällande regelverk och lagstiftning? I vilken form dokumenterar man? Har verksamheten strukturerad egenkontroll av den sociala dokumentationen? Verksamhetsansvarig. þ I phoniro Care Annat datasystem Papper och penna (inte Mobipen) Solna stad Telefon: 08734 20 00
Om ja, beskriv kortfattat hur egenkontrollen görs. 20141022 hemtjänst Oxholmsgränd 3, 3 tr 127 48 ÄO Hemtjänst Sida 6/9 Vi har rutiner för det men i och med det begränsade kundunderlaget har den sociala dokumentationen inte blivit så omfattande och därmed även egenkontrollen likaså. Kommentar från granskaren. Granskarens bedömning av sektionen "Social dokumentation" Den sociala dokumentationen behöver utvecklas. Det ska finnas dokumnenterat när en insats startat, när genomförandeplanen är upprättad och vilka som deltagit vid upprättandet. Därefter ska händelser av vikt och avvikleser från genomförandeplanen dokumneteras i kronologisk ordning. Om inget händer kan man dokumnetera 1 gång per månad eller en gång per kvartal att allt är ok och insatserna utförs enligt genomförandelplanen. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Beskriv kortfattat verksamhetens egna mål. Målet för oss vårt systematiska kvalitetsarbetet är att; Vi står för det som vi lovar vi levererar de rätta tjänsterna och produkterna med den rätta kvalitén Vi är pålitliga som leverantör och entreprenör Är målen förankrade hos omvårdnadspersonalen? Finns skriftlig lokal rutin för hantering av privata medel? Finns skriftlig lokal rutin för användande av IDbricka? Finns skriftlig lokal rutin för nyckelhantering? Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Solna stad Telefon: 08734 20 00
Enligt SOSFS 2011:9 ska hemtjänst ha ett ledningssystem. Ett ledningssystem är ett verktyg, en struktur, som används för att bedriva ett kontinuerligt förbättringsarbete på ett systematiskt sätt. En av de viktigaste delarna i en verksamhets förbättringsarbete är att lära av sina misstag. Avvikelser inträffar i alla verksamheter och blir en del av det systematiska förbättringsarbetet. Utarbeta ett ledningssystem 1. Identifiera de processer som har betydelse för en god kvalitet i din verksamhet (en process är en serie aktiviteter som främjar ett bestämt ändamål eller evsett resultat). Obeservera att antalet processer ska begränsas. 2. Identifiera de aktiviteter som ingår i respektive process. 3. Utarbeta och fastställ rutiner för varje aktivitet. Rutinerna ska beskriva ett bestämt tillvägagångssätt för hur en aktivitet ska utföras samt hur ansvaret är fördelat i verksamheten. 4. Ta fram rutiner för hur personal som ska följa dem, få kunskap om dem. 5. Ta fram rutiner för hur synpunkter, klagomål och rapport om missförhållanden/risk för missförhållanden ska samlas in och behandlas. 6. Ta fram rutiner för hur ni ska arbeta med och bedöma om det finns risk för att kvaliteten inte kan säkras (riskanalys) 7. Ta fram rutiner för hur ni ska kontrollera att ovan nämnda rutiner följs (egenkontroll) Följa ledningssystemet = utveckla verksamheten 1. kontrollera med jämna mellanrum att rutinerna följs. 2. Vidta åtgärder vid rapporter, klagomål och synpunkter eller när personal inte arbetar enligt framtagna rutiner. Har verksamheten ett ledningssystem som systematiskt och fortlöpande utvecklar och säkrar kvaliten i verksamheten? (SOSFS 2011:9) Har verksamheten identifierat vilka processer som är viktiga för att kunder ska få en vård och omsorg av god kvalitet? Om ja eller delvis på ovanstående fråga, beskriv kortfattat hur ni gått tillväga. Vilka är de viktigaste processer som ni har identifierat? Ange max 5 processer. Delvis 20141022 hemtjänst Oxholmsgränd 3, 3 tr 127 48 ÄO Hemtjänst Sida 7/9 Med hjälp av brukarundersökningar, enkäter etc. som kommunerna och andra parter har gjort. Vi har regelbunden kontakt med kunder och anhöriga och vi utför kontinuerliga uppföljningar hemma hos kunderna. Utifrån den informationen som vi har fått i kontakten med kunder och anhöriga har vi kunnat identifiera våra styrkor, brister och vad kunderna önskar. Kundinflytande Bemötande Kontinuitet Tillgänglighet Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Vilka aktiviteter är viktigast inom de ovan angivna processerna? Ange max 2 aktiviteter per process. Kundinflytande: Schemaläggning och val av personal Bemötande: Att ta sig tid för kunderna både för omvårdnad och socialt utbyte Kontinuitet: Personalkontinuitet hos ordinarie anställda samt att vikarier känner till kundens vanor, rutiner önskemål Tillgänglighet: Att personal och ledning är tillgänglig för snabb kommunikation och återkoppling, ej nödvändigtvis fysisk tillgänglighet alla gånger Solna stad Telefon: 08734 20 00
Hur arbetar verksamheten med avvikelser/ klagomål / missförhållanden, risk för missförhållanden? Beskriv kortfattat. Hur arbetar ni med att identifiera förbättrings/utvecklingsområden i verksamheten? Beskriv kortfattat. 20141022 hemtjänst Oxholmsgränd 3, 3 tr 127 48 ÄO Hemtjänst Sida 8/9 All personal är informerad ang våra rutiner och de är medvetna om att avvikelser, klagomål, missförhållanden eller risk för missförhållanden skall omedelbart meddelas till ledningen. Dessa tas upp och ifall det finns omedelbara åtgärdar genomförs dessa omgående och återkopplas till kunden. inga rapporterade missförhållande eller risk för missförhållande rapporterats hittills, Genom uppföljningar, kollegial granskning, personal träffar, kund undersökningar samt anhörig samtal. Granskarens bedömning av sektionen "Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Kommentar från granskaren. Egenkontrollen behöver utvecklas för att säkerställa att alla processer och aktiviter fungerar. När en rutin inte fungerar är det viktigt att ändra processer och aktiviteter så att kvaliteten kan utvecklas och säkerställas. Har verksamheten en skrftlig rutin för samverkan med primärvården? (Kan vara rutiner för olika områden) Om ja, vilken/vilka rutiner finns. Samverkan, tillgänglighet och information Delegering, Nutritionspolicy Har verksamheten rutiner för samverkan med andra aktörer runt kunderna? Beskriv kortfattat. Vi har rutiner för samverkan med sjukvården, polisen etc. Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Hur arbetar verksamheten med tillgänglighet gentemot kunder och anhöriga? (ex tillgänglighet via telefon) Beskriv kortfattat. Kunder och anhöriga är informerade om att vi har två telefoner där det går att nå ledningen dygnet runt, de kan även nå oss via emejl och tillgängligheten har aldrig upplevts som något problem. Vi har hittills inte fått in några klagomål på bristande tillgänglighet. Solna stad Telefon: 08734 20 00
Vad får kunden för information när ärendet startar. Beskriv kortfattat. Får kunderna löpande information från verksamheten? Beskriv kortfattat. Hur informerar verksamheten kunder om Solna stads kvalitetsdeklaration för hemtjänst? Beskriv kortfattat. Hur har kvalitetsdeklarationerna påverkat arbetet för omvårdnadspersonalen? Beskriv kortfattat. 20141022 hemtjänst Oxholmsgränd 3, 3 tr 127 48 ÄO Hemtjänst Sida 9/9 I samband med första träffen presenteras personalen för kunden, kontaktuppgifter till utföraren och personalen lämnas ut till kunden. Kunden informeras om sitt beslut och deltar i planeringen av insatserna. Kunden får en pärm i samband med genomförandeplansmötet i vilket det ingår; rutiner för klagomålshantering och hur kunden kan lämna in klagomål/synpunkter till utföraren, nyckelkvittens/nyckelhanteringsrutiner, Lex Sarahrutiner, ets kvalitetsgarantier, Solna stads kvalitgetsdeklaration etc. Nej, kunderna får sällan allmän, löpande information om verksamheten i stort men däremot får de alltid information när det är något högaktuellt av vikt eller något som rör kundens personliga hemtjänsthjälp. I samband med första träffen informeras kunden bla a Solna stads kvalitetsdeklaration. Kunden får en pärm innehållande genomförandeplan, ets kvalitetsgarantier, Solna stads kvalitetsdeklaration, nyckelhanteringsrutiner, Nyckelkvittens, hantering av privata medel, kontaktuppgifter till et, verksamhets ansvarig och kontaktperson, Klagomålsblankett etc. De gör det lättare för personalen att förstå sina egna skyldigheter, kundernas rättigheter samt gör det lättare för personalen att förstå vad som förväntas av dem i deras professionella yrkesroll. Gransakrens bedömning av sektionen "Samverkan, tillgänglighet och information" Kommentar från granskaren. Tillgängligheten är god Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 20132014 Solna stad Telefon: 08734 20 00