2015-04-15 Arbetsordning STYRELSE Styrelsearbetets uppläggning och genomförande Denna arbetsordning har antagits av styrelsen för YSTAD ENERGI AB nedan kallat bolaget den 24 mars 1997 och skall med årlig uppdatering gälla tillsvidare. 1. GRUNDLÄGGANDE FÖRUTSÄTTNINGAR Styrelsen skall arbeta för bolagets bästa och därvid ställa sig till efterrättelse dels bolagsordningen och dels de av kommunfullmäktige i Ystads Kommun den 15:e januari 2009 fastställda ägardirektiven Bolagets ändamål skall vara att med tillämpning av kommunal likställighetsprincip främja distributionen av el inom Ystads kommun samt att medverka till att värmeförsörjningen inom Ystad tätort,och i det fall det blir aktuellt i tätorter utanför centralorten, sker med tillgång till fjärrvärmesystem och konkurrenskraftiga priser under iakttagande av höga miljöhänsyn. Bolaget skall medverka till utbyggnad av nät för tele- och datakommunikation inom Ystads kommun. 2. STYRELSENS ANSVAR OCH UPPGIFTER ENLIGT AKTIEBOLAGSLAGEN (2005:551) ABL Styrelsen företräder bolaget och tecknar dess firma. Bemyndigande för styrelseledamot, VD eller annan att företräda bolaget och teckna dess firma kan meddelas av styrelsen. Styrelsen skall svara för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter och skall därvid tillse, att organisationen beträffande bokföring och medelsförvaltning även innefattar en tillfredställande kontroll. VD skall handha den löpande förvaltningen enligt riktlinjer och anvisningar, som styrelsen meddelar och som angivits i den av styrelsen upprättade VDinstruktionen. VD skall sörja för att bolagets bokföring föres i överensstämmelse med lag och att medelsförvaltningen skötes på ett betryggande sätt. arbordye15.docx 1
2015-04-15 3. STYRELSENS BESLUTSKOMPETENS Styrelsen har att fatta beslut i alla angelägenheter, som ej omfattas av VD:s beslutsbehörighet enligt instruktionen. Även i sistnämna fall kan dock styrelsebeslut komma ifråga. 4. STYRELSENS ORDFÖRANDE Enligt 8 kap 17 ABL har styrelsens ordförande ålagts följande uppgifter och skyldigheter; 4.1 Att tillse att styrelsesammanträde hålls när det behövs. Sammanträde skall hållas, när ärende, som enligt punkt 3 ovan utgör styrelseärende, aktualiseras och inte kan uppskjutas till sammanträde som bestämts enligt punkt 5.1 nedan. 4.2 Att kalla till sammanträde, om styrelseledamot eller verkställande direktören begär det. Rätten att få styrelsesammanträde sammankallat för behandling av särskild fråga bör endast utnyttjas i fall då denna ej kan anstå till sammanträde, som bestämts enligt punkt 5.1. 4.3 Att tillse, att beslutsunderlaget för styrelsens ärenden är tillfredsställande. 4.4 Att tillse, att samtliga ledamöter såvitt möjligt bereds tillfälle att delta i ärendenas handläggning. Styrelsens ordförande skall verka för, att ordinarie ledamöter kan delta i styrelsearbete och sammanträden Styrelseledamot, skall erhålla rimlig tid för inläsning och bedömning av beslutsunderlag. Det skall vidare ankomma på styrelsens ordförande att övergripande svara för, att styrelsearbetet såväl materiellt som formellt bedrivs i ordnade, rationella och effektiva former. Beslutar styrelsen, att information i visst ärende endast skall lämnas på särskilt sätt, skall detta respekteras. För massmediakontakter svarar styrelsens ordförande och/eller verkställande direktören. arbordye15.docx 2
5. STYRELSESAMMANTRÄDENA Styrelsen skall fungera som ett arbetskollektiv. Det är angeläget att bästa tänkbara förutsättningar för ett effektivt styrelsearbete skapas. Sammanträdena skall därför vara välplanerade och väl förberedda. 5.1 Program för styrelsesammanträden Vid det första sammanträdet efter ordinarie bolagsstämma fastställer styrelsen tidpunkt och plats för det närmast följande årets sammanträden. Fastlagt program får ändras endast i undantagsfall men fråntar ej styrelseledamot och verkställande direktören rätten att på begäran få till stånd ytterligare sammanträden. 5.2 Kallelse Kallelse skall genom ordförandens försorg tillställas ledamöterna senast en vecka före sammanträde. Till kallelse skall fogas dagordning och beslutsunderlag. 5.3 Dagordning Dagordningen skall ha följande rubriker - Val av justeringsman - Godkännande av dagordning - Föregående protokoll - Anmälningar/information - Beslutsärenden - Nästa sammanträde 5.4 Beredning och beslutsunderlag Styrelsens ärenden bereds av styrelsens ordförande och verkställande direktören i samråd eller av den eller de dessa bestämmer. Beredning skall genomföras så, att det beslutsunderlag, som erfordras för ställningstagande, kan delges ledamöterna samtidigt med kallelsen, därest icke särskilda hinder möter. 5.5 Protokoll Vid styrelsens sammanträden skall beslutsprotokoll föras. Protokollet skall föras genom verkställande direktörens försorg. Styrelsen har dock rätt att utse annan person till sekreterare. Protokoll skall justeras av styrelsens ordförande och en utsedd justeringsman. Protokoll skall delges ordföranden och justeringsmannen inom två veckor från sammanträdet. Anmärkningar mot protokoll skall omgående framföras till verkställande direktören eller till sekreteraren. arbordye15.docx 3
Protokollen skall föras i nummerföljd och med löpande paragrafnumrering och genom verkställande direktörens försorg förvaras brandsäkert och under lås. 5.6 Sekretess Bolagets handlingar som rör ekonomiska uppgifter såsom avtal, anbud, prisuppgifter etc enligt sekretesslagen är inte offentliga handlingar. Detsamma gäller uppgifter vars spridande kan anses utgöra intrång i anställdas och funktionärers personliga integritet. Enligt offentlighetsprincipen skall bolagets allmänna handlingar -för vilka sekretess inte gäller- vara tillgängliga för allmänheten. Det ankommer på verkställande direktören att ta ställning till frågan om utlämnande av allmän handling. Här angiven sekretessnivå avser även styrelseledamöternas, ersättarnas och verkställande direktörens tystnadsplikt. Oberoende av det föregående bör styrelseledamöter och verkställande direktören inte lämna ut uppgifter, om risk föreligger att detta kan skada eller misskreditera bolaget eller person, som är verksam inom bolaget. 6. ÅTERKOMMANDE INFORMATION Följande periodiska information skall lämnas till styrelsen. Behovet av information omprövas inför varje nytt räkenskapsår. (november/december). Varje styrelsesammanträde - Senaste ekonomiska delårsrapport; - Driftstatistik i förekommande fall; - Likviditet och upplåning i förekommande fall; - Investeringar; - Eventuell information från revisorerna; Styrelsesammanträde för beslut om årsredovisning. - Information från revisorerna angående resultat av deras granskning. (Revisorerna kan närvara vid sammanträdet eller vid sammanträde med ordf och VD). Allmän information med anknytning till bolagets verksamhetsområde och redovisning av VD:s med stöd av delegation fattade beslut. arbordye15.docx 4
7. ÅRLIGEN ÅTERKOMMANDE ÄRENDEN Följande ärenden skall behandlas vid nedan angivna sammanträdestidpunkter eller vid sammanträde som styrelsen beslutar. 1. Marssammanträdet - årsredovisningen för föregående år. Förslag till komplett årsredovisning skall tillställas styrelseledamöterna senast i mars. 2. April/junisammanträdet- firmateckningsrätt och attestreglemente samt omprövning av VD-instruktionen; genomgång av eventuella stämmodirektiv. 3. September/oktobersammanträdet - internkontroll, försäkringar och vid behov besök och genomgång av bolagets anläggningar. 4. Novembersammanträdet - Budget för nästkommande år och plan för ytterligare två år. 5. Februarisammanträdet - preliminärt om årsbokslut, genomgång av viktiga avtal. 8. INTRODUKTION AV NYA LEDAMÖTER Styrelseordföranden och verkställande direktören svarar för att ny styrelseledamot introduceras i bolagets verksamhet och förhållanden. 9. OMPRÖVNING Innehållet i denna arbetsordning skall omprövas när styrelseledamot så begär. Denna arbetsordning är senast översedd vid styrelsemötet: 1998-08-17 (justering av p 7) 1999-06-14 (ingen ändring ) 2001-06-11 (justering av p 7) 2003-03-20 (justering av p 1, 5.5, 6, 7 ) 2007-04-23 (justering p 5.5 samt laghänvisning) 2008-04-22 ingen ändring 2009-04-27 (justreing av inledning, p 1, p 7) 2010-04-19 ingen ändring 2011-04-18 borttagning ersättare 2012-04-09 ingen ändring 2013-04-15 ingen ändring 2014-04-14 ingen ändring 2015-04-14 ingen ändring arbordye15.docx 5