Sammanfattning av redovisningsrevision 2004. Revisorskollegiet 31 mars 2005

Sammanfattning av redovisningsrevision 2004. Revisorskollegiet 31 mars 2005

Innehåll Inledning...1 Revisionsarbetet...1 Slutrevisionsmöten...1 Sammanfattning av redovisningsrevisionen...1 Allmänt om redovisningen och intern kontroll...1 Årsbokslutet...3 Erhållna läkemedelsrabatter...3 Reserv för Malmöhus Länstrafik...3 Reserv för social verksamhet...3 Periodisering av kostnader...3 Avsättning för framtida skogsvård...3 Redovisning av IT-utgifter...4 Donationer och gåvor...4 Bedömning...4 Intern kontroll...5 Utbetalningar...5 Rutiner beträffande erhållna statsbidrag...5 Periodisering av ingående moms...5 Periodisering av bonus...5 Redovisning av fastigheter...5 Inventering av automatkassor...5 Redovisning av leasing...5 Redovisning av löner...6 Differenser avseende löner...6 Pristest avseende förrådslager...6 Inventering av förråd...6 Inventering av maskiner och inventarier...6 Makulering av patientavgifter...6

Inledning Deloittes arbete för Region Skånes revisorer avseende redovisningsrevisionen för räkenskapsåret 2004 är avslutat och sammanfattas i denna rapport. Revisionsarbetet Redovisningsrevisionen har utförts i linje med den revisionsplan som upprättats och antagits av revisorskollegiet i september 2004. I revisionsplanen identifierades tio specifika riskområden. Granskningsinsatser har under året genomförts för dessa riskområden på utvalda enheter och granskningarna avrapporteras i separata rapporter. Utöver granskningen av nämnda riskområden, har även sedvanlig granskning genomförts av årsbokslutet. Denna rapport sammanfattar våra noteringar från granskningen av årsbokslutet. Slutrevisionsmöten Efter avslutad redovisningsrevision av räkenskapsåret 2004 har slutrevisionsmöten avhållits på nämnder och förvaltningar. På dessa möten har revisorerna tillsammans med sakkunniga biträden, diskuterat årets revision med företrädare för nämnden/förvaltningen. Sammanfattning av redovisningsrevisionen I denna rapport sammanfattas de noteringar som vi bedömer vara av väsentlig betydelse för revisorernas och förvaltningarnas fortsatta arbete. De noteringar som är av beloppsmässig karaktär med betydelse för årsbokslutet presenteras för sig medan noteringar av intern kontrollkaraktär beskrivs för sig. Det bör observeras att rapporten enbart behandlar avvikelser och således inte beskriver alla de förhållanden i redovisning eller rutiner som är korrekta eller väl fungerande. Allmänt om redovisningen och intern kontroll Deloitte har nu på uppdrag av Region Skånes revisorer för andra året granskat redovisningen, medelsförvaltningen samt intern kontroll. Vårt allmänna intryck är att redovisningen i allt väsentligt är korrekt upprättad och att den interna kontrollen i huvudsak är god. Redovisningen bedrivs av människor som har ambitionen att göra ett gott arbete och strävar efter kontinuerlig förbättring. Rutiner och system stödjer verksamheten på ett i väsentliga avseenden ändamålsenligt sätt. När vi sammanfattar granskningen av redovisningen för år 2004 konstaterar vi att vi har färre väsentliga anmärkningar att göra, såväl avseende redovisning Deloitte Region Skåne 1

som intern kontroll. Vi har noterat att organisationen i stor utsträckning har tagit till sig de förbättringsförslag som vi framförde i samband med 2003 års granskning. Detta är glädjande främst för att organisationen gör ett bättre jobb men även som en bekräftelse på att vår metodik med framåtriktad revision fungerar i praktiken. Trots det positiva omdömet kvarstår fortsatta förbättringsmöjligheter inom ett antal områden. Vi redogör för de väsentligaste noteringarna i denna rapport och hänvisar till de förvaltnings- och nämndsspecifika rapporterna för de mindre väsentliga noteringarna. Deloitte & Touche AB Johan Rasmusson Auktoriserad revisor Deloitte Region Skåne 2

Årsbokslutet Erhållna läkemedelsrabatter CSK har som upplupen intäkt endast bokat upp hälften av det framräknade värdet på förväntad läkemedelsrabatt. Samtliga leverantörer har ej heller tagits med vid beräkningen. Resultateffekt vid rättelse hade inneburit en ökad tillgång och intäkt med 1,3 mkr. Reserv för Malmöhus Länstrafik Ca 8 mkr av de medel som Malmöhus Länstrafik under 1990-talet satte av till projektet Malmöhus Överenskommelse blev över och har sedan av Skånetrafiken redovisats som en skuld för statsbidrag. Dessa medel används vid behov som buffert för övriga statsbidragsrelaterade projekt. Reserv för social verksamhet Enheten Habilitering och hjälpmedel och har behållit en reserv avseende Sociala verksamheten. Denna verksamhet har övergått till externt aktiebolag och det finns ingen specifikation på reserven. Det är svårt att uttala sig om rimligheten och vi bedömer att denna kan lösas upp med en positiv resultateffekt om ca 2 mkr. Periodisering av kostnader SkåneTvätten har per 2004-12-31 beställt och kostnadsbokfört textilier till ett värde av 3,3 mkr. Textilierna har ej blivit levererade per bokslutsdagen. Skånetvätten har dock bokat upp det som en skuld redan i bokslutet för 2004. Avsättning för framtida skogsvård Avsättning för framtida skogsvård med 1,3 mkr finns i redovisningen hos Miljöoch naturvårdsnämnden trots att skogsfastigheterna inte längre finns i Regionens ägo. Av överlåtelseavtalet framgår ej hur denna typ av kostnad ska hanteras varför utredning bör ske. Eventuellt kan Region Skåne intäktsbokföra beloppet framöver. Deloitte Region Skåne 3

Redovisning av IT-utgifter Folktandvården har investerat i ett nytt tandvårdssystem. Enheten har därvid kostnadsbokfört 3,2 mkr under 2004 och tillgångsbokfört 1,6 mkr. Ytterligare 10,1 mkr avser enheten att tillgångsbokföra 2005 och framåt. Vår uppfattning är att utgifterna rimligtvis bör redovisas konsekvent. Donationer och gåvor Helsingborgs Lasarett har redovisat belopp avseende donationer och gåvor som skuld. Det råder tveksamhet om det finns krav på motprestationer. Vi kan förstå inställningen att reservera medlen tills ett lämpligt användningsområde inträffar för att på så sätt tillgodose donatorns intentioner. I den utsträckning något åtagande ej föreligger uppfylls dock ej kriterierna för att skuldbokföra posten. Den totala posten uppgår till 3 mkr. Bedömning Med beaktande av storleken på Region Skånes resultat, egna kapital och totala tillgångar och med beaktande av det väsentlighetsbelopp som angivits i revisionsplanen, bedömer vi att de ovan nämnda resultaträknings- och balansräkningspåverkande posterna ej påkallar någon ändring av det redan offentliggjorda bokslutet. Deloitte Region Skåne 4

Intern kontroll Utbetalningar UMAS har under 2004 felaktigt utbetalt ca 34 mkr till Siemens för en röntgenutrustning, trots att fakturan attesterats av tre personer. Felet uppmärksammandes av leverantören som återbetalde summan. Rutiner beträffande erhållna statsbidrag Skånetrafiken använder överskott av statsbidrag till att finansiera andra projekt än de ursprungliga. Under 2004 har 6,8 mkr flyttas över till nya projekt utan att detta har återrapporterats till Vägverket. Periodisering av ingående moms Skånetrafiken har redovisat ingående moms på en förskottsfaktura en månad för tidigt i momsdeklarationen (3,8 mkr). Rättelse av denna bör ske omgående. Periodisering av bonus MA Skåne har erhållit ersättning och bonus från extern part. Dessa har skuldförts då medlen skall vidarebetalas till andra enheter inom Regionen. Ur ett koncernperspektiv blir denna ersättning och bonus inte korrekt periodiserad (0,7 mkr). Redovisning av fastigheter Vid investeringar i byggnad gör Regionfastigheter ingen uppdelning mellan byggnad och byggnadsinventarier. Avskrivningarna riskerar därmed att bli för låga. Inventering av automatkassor Skånetrafiken har inte genomfört någon inventering av kontanterna i kontantautomaterna samt hos Securitas under 2004. Redovisning av leasing Kostnaden för tre leasingavtal på Helsingborgs Lasarett har periodiserats över den beräknade ekonomiska livslängden. Dock saknas beräkningsunderlag för att kunna bedöma riktigheten i skuldföringen. Deloitte Region Skåne 5

Redovisning av löner En lönekörning på Distriktsnämnd Nordväst med sent utförda korrigeringar för december har inneburit att denna ej har beaktats i bokslutet 2004. Det beloppsmässiga felet är inte väsentligt. Differenser avseende löner För Skånetrafiken uppstår differenser mellan lönefilen och lönesystemet varje månad. Manuella korrigeringar görs månatligen för att hantera problemen. Pristest avseende förrådslager Stickprovstest på två förråd på USIL (Ortopeden och BFC) har gjorts och för merparten av urvalet fanns differens mellan inköpsfaktura och värdet enligt förrådslistan. Inventering av förråd Gällande fyra av de större lagerplatserna på UMAS har inventeringarna genomförts under perioden 8-25 januari. Rörelser efter balansdagen har ej beaktats i redovisningen. Vidare har inte alltid två personer i förening genomfört inventeringen i enlighet med Regionens föreskrifter. I Trelleborg och inom Hässleholms Sjukhusorganisation ägde inventering rum den 8 respektive 16 december. Då enheterna ej har ett fungerande lagersystem måste inventeringen hållas i samband med årsskiftet. Inventering av maskiner och inventarier Ingen inventering av anläggningstillgångarna har gjorts på Hässleholms Sjukhusorganisation. Enligt föregående års rapport skulle detta genomföras under 2004 men så har ej skett. Enheten planerar nu att göra det under 2005. Makulering av patientavgifter På UMAS och Lasarettet i Trelleborg har identifierats brister i att följa upp huruvida rutinen för makulering av patientavgifter följs eller inte. Deloitte Region Skåne 6