1 (9) Karlstads del i bokflödet inom länet 1. Inledning 1.1. Bakgrund Hanteringen av böcker och andra medier (hädanefter kallat böcker) på stadsbiblioteket i Karlstad har ökat enormt. Hösten 28 gick 12 bibliotek i Värmland ihop för att dela ett datasystem. Det innebär att de 12 biblioteken nu bl.a. delar bibliotekskatalog och låntagarregister. Möjligheten att låna in böcker från andra bibliotek har ökat och tillgängligheten är större. I länet finns dessutom fyra folkbibliotek, universitetsbibliotek och sjukhusbibliotek som samarbetar i Bibliotek Värmland men som inte delar bibliotekssystem. För att kunna mäta ökningen av flödet inom länet skedde en mätning under vecka 8 på stadsbiblioteket i Karlstad. Tyvärr skedde ingen mätning innan biblioteken slogs ihop i SELMA-samarbetet. 1.2. Syfte Med mätningen vill vi ge en överblick över hanteringen av länets böcker. Hur många av Karlstads böcker reserveras av låntagare på andra bibliotek i länet och är det jämförbart med det antal vi lånar in? Hur mycket plockas egentligen åt länet på en vecka? Utnyttjar filialerna också länets böcker? 1.3. Förutsättningar Transporter till och från åtta av Karlstads filialer (filialsändning) sker tre gånger per vecka. Dessa sker på måndag, onsdag och fredag. Mängden böcker märks tydligt på alla våra mätningsområden de här dagarna. Det blir fler reservationer och fler böcker som packas i lådor. Förut skedde filialsändning två dagar per vecka, på måndag och torsdag. Att vi nu har filialsändning tre gånger per vecka jämnar ut arbetsbelastningen dessa dagar markant. Länets transporter sker två gånger per bibliotek och vecka. Ingen ändring har skett sedan biblioteken slogs ihop till SELMA. Varje bibliotek skickar 1-3 lådor per sändning. 2. Antal böcker på de olika mätstationerna 2.1. Plocklappar Två gånger per dag på vardagar och en gång per dag på helgerna skrivs plocklappar ut. Det är böcker som reserverats av låntagare eller andra bibliotek där böckerna finns inne på hyllan. Första gången skrivs plocklapparna ut under lånediskens morgonarbete omkring halv nio. Lapparna sorteras och fördelas enligt följande: - Reservationer gjorda av bibliotek utanför SELMA lämnas till Therese för plockning. - Övriga plocklappar lämnas till respektive informationsdisk (fack, skön/musik och barn) för plockning. Omkring klockan ett skrivs en ny omgång plocklappar ut av personalen i sköndisken. Plocklapparna fördelas till respektive disk. Det som plockats lämnas på en speciell hylla i lånedisken för packning och transport ut i länet. Se vidare punkt 2.5.
Under den aktuella veckan skrevs totalt 27 plocklappar ut. Av dessa var 23 reservationer från bibliotek utanför SELMA-samarbetet och 149 från låntagare som valt att hämta på annat bibliotek inom SELMA-samarbetet än Karlstad. Det innebär att 64% av allt som plockas ska skickas vidare till låntagare i länet. Anmärkningsvärt är att av lördagens 25 plocklappar skulle 21 vidare till låntagare utanför Karlstads kommun. Antal plocklappar 2 (9) 5 4 3 2 1 mån tis ons tors fre lör sön Hämtas i Karlstad Hämtas på annat bibliotek inom SELMA Res på biblioteket i Sunne, Hagfors, Kristinehamn, Storfors eller sjukhus bibl 2.2. Reservationer Alla reservationer tas om hand av Lotta eller Anette. Den aktuella veckan var det totalt 434 reservationer. Topparna under veckan beror på filialsändningarna. måndag 11 tisdag 6 onsdag 11 torsdag 54 fredag 88 lördag 2 söndag 1 Totalt 434 Av de 434 reservationerna den aktuella veckan skulle 2 stycken vidare till låntagare på något annat bibliotek inom SELMA, 26 var reserverade på annat bibliotek inom Värmland som inte tillhör SELMA och 1 bok skulle till ett gymnasiebibliotek. Det kan tyckas vara en låg siffra för reservationer inom SELMA, men den här vägen kommer bara de böcker som lämnats i återlämningsmaskinen och som hamnat bland reserverade böcker. De flesta böckerna kommer via plocklapparna. Av de 387 reservationer som skulle till våra låntagare på huvudbiblioteket i Karlstad kom 88 stycken från något annat bibliotek inom SELMA-samarbetet. Dessutom kom fyra böcker som tillhörde något bibliotek inom SELMA och som var reserverade på något/samma bibliotek inom SELMA. Att de hamnade hos oss beror på att boken av någon anledning lämnats i återlämningsmaskinen. Endera har bibliotekets låntagare lämnat boken hos oss eller så har vi reserverat boken till någon av våra låntagare. Det är svårt att veta vilket.
Dessutom kom tre böcker som var våra och som reserverats av någon av våra låntagare med länets transporter. De kan ha lämnats på annat bibliotek inom samarbetet eller tidigare reserverats av låntagare på något annat bibliotek. 2.3. Länets transporter Lådor kommer från respektive bibliotek inom länet två gånger i veckan. Det finns 16 bibliotek som berörs av transporterna och denna vecka kom 48 lådor in och ungefär lika många skickades. Länets lådor packas upp, packas om och packas. Det tar mycket tid i anspråk. Vi tittar på varje del för sig. De lådor som skickas från Karlstad är framme vardagen efter. Då lådorna kommer fram skickas samtidigt de lådor som ska till Karlstad. De är framme nästföljande morgon. I tabellen nedan visas det antal bibliotek lådor går till per dag. skickas till antal bibliotek måndag 5 bibliotek 6 bibliotek tisdag 4 bibliotek 9 bibliotek onsdag 8 bibliotek 5 bibliotek torsdag 6 bibliotek 4 bibliotek fredag 9 bibliotek 8 bibliotek Totalt 32 bibliotek 32 bibliotek 2.4. Packa upp länets lådor Therese packade denna vecka upp mellan 8 och 12 lådor varje morgon. Totalt packades 48 lådor upp. Lådorna innehåller böcker från SELMA-samarbetet och från de andra biblioteken i länet. Varje bok återlämnas manuellt eller i återlämningsmaskinen beroende på vilken typ av media det är och om det är reserverat eller inte. Böckerna fördelas enligt följande: a. böcker reserverade till låntagare som vill hämta på Hb b. böcker som tillhör Karlstad och som lämnats åter på annat bibliotek c. ompackning d. depositioner från SELMA från övriga a. reserverade böcker 8 - b. återlämnat på annat bibliotek 225 9 c. ompackning 354 66 totalt 659 156 d. varav böcker tillhörande depositioner 34 31 Dessutom finns böcker som ska transporteras vidare internt. e. böcker för vidare transport till någon av våra filialer f. böcker som skickas vidare med internpost till någon gymnasieskola g. böcker som skickas vidare med internpost till universitetet 3 (9)
antal e. transport till filial 61 f. internpost till något gymnasium 6 g. internpost till universitetet 11 4 (9) I den här mätningen är inte övriga böcker som skickas till någon av ovanstående med. Det är bara böcker som skickats via länet. Se bilaga 1. I antalet uppackade böcker räknas de som bara packas om separat. Det är böcker som kommer från ett bibliotek inom länet och som ska vidare till något annat bibliotek i länet. Den största delen av dessa ompackningar sker inom SELMA-samarbetet. 75 % av allt som packas om kommer från ett bibliotek inom SELMA för vidare transport till annat bibliotek inom SELMA. Detta innebär 311 böcker. från till SELMA övriga SELMA 311 (75 %) 43 (1 %) övriga 43 (1 %) 23 (5 %) Dessutom cirkuleras tidningar och tidskrifter i länet. Den aktuella veckan var det 26 st som hanterades. 2.5. Packa länets lådor Till största delen packas länets lådor av Therese. För att få med så mycket som möjligt har lånedisken tagit med i sina arbetsrutiner att vid två-tiden ta med de böcker som samlats i lånedisken och packa dem i de lådor som skickas vid halv tre samma dag. De böcker som packas i lådorna kommer från många olika håll. a. Böcker från filialer, universitetsbiblioteket eller något gymnasiebibliotek. b. Böcker från annat bibliotek som lämnats över disk eller i återlämningsmaskinen. Böcker från bibliotek utanför SELMA-samarbetet får ett återlämningskvitto skrivet i en WORD-mall. c. Böcker som reserverats av låntagare som vill hämta boken på bibliotek utanför Karlstads kommun. Böckerna kan vara inlämnade över disk eller i återlämningsmaskinen eller plockats av resp disk. d. Böcker plockade för deposition, 25 st i en deposition till bibliotek i SELMA-samarbetet och 1 st i deposition till bibliotek utanför SELMA. till SELMA till övriga a. böcker från filialer, universitetsbiblioteket 63 5 eller något gymnasiebibliotek b. böcker från annat bibliotek som återlämnats 55 8 över disk eller i återlämningsmaskinen c. reserverade böcker till låntagare som vill 166 3 hämta på annat bibliotek d. böcker tillhörande deposition 25 1 Se bilaga 2.
5 (9) 9% 2% 2% SELMA Reserverade böcker till låntagare som vill hämta på annat bibliotek (51 %) Böcker från annat bibliotek som återlämnats över disk eller i TOR (17 %) 19% Böcker från filialer, universitetsbiblioteket eller något gymnasiebibliotek (19 %) 51% Reserverade böcker till låntagare som vill hämta på annat bibliotek (9 %) 17% Övriga bibliotek i länet Böcker från annat bibliotek som återlämnats över disk eller i TOR (2 %) Böcker från filialer, universitetsbiblioteket eller något gymnasiebibliotek (2 %) 2.6. Fjärrinlån Fjärrlånen hanteras av Lena/Eva som beställer hem och Annika som tar hand om dem när de anlänt till oss. Fjärrlånen beställs till största delen från bibliotek utanför länet. I enstaka fall beställs media från bibliotek utom landet. Antalet fjärrlån var denna vecka 35 st. 2.7. Fjärrutlån Therese plockar böcker som vi lånar ut på fjärrlån till bibliotek utanför länet. De är inte med i den här mätningen. 2.8. Filialerna Vi tittade även lite på hur filialerna utnyttjar länets böcker. Eftersom mätningen skedde på huvudbiblioteket kan vi inte skilja på om en återlämnad bok lämnats in på en filial eller lånats in till en filial. Vi mätte bara flödet. 61 böcker kom från något annat bibliotek inom SELMA-samarbetet till någon av filialerna. 2 böcker som tillhörde ett SELMA-bibliotek samlades in via reservationshanteringen och skickades till någon filial. Ingen bok kom från något av de andra biblioteken i länet. Från filialerna till stadsbiblioteket gav liknande siffror. Här räknas även in de få böcker som kom från något gymnasium och från universitetsbiblioteket. Då skulle 63 böcker vidare till något SELMA-bibliotek och 5 böcker till något annat bibliotek inom länet. 3. Antal böcker som transporteras inom länet Huvudsyftet med mätningen var att mäta flödet av böcker inom SELMA som hanteras av stadsbiblioteket i Karlstad. Här kommer därför en uppdelning av böcker som tas emot och skickas från Karlstad.
3.1. Böcker till Karlstad De böcker som packas upp ur länets lådor fördelas enligt följande: Ompackning 42 Packas ner i annan låda Filialer 61 Packas i filiallådor för vidare transport till någon av filialerna. Universitets eller gymnasiebibliotek 17 Skickas med internpost till rätt bibliotek Tidskriftscirkulation 26 Egen hantering Reservationer med hämtställe Karlstad 8 Hanteras bland de övriga reservationerna Återlämning 315 Det mesta går att lämna tillbaka i återlämningsmaskinen, men skivor, filmer och kombinerat material måste återlämnas manuellt. Böcker med återlämningskvitto måste också återlämnas manuellt. Totalt 919 Totalt packades 919 böcker upp ur länets lådor denna vecka. Av dessa var 42 st ompackning som packades ner i någon annan låda direkt. Av resterande 499 böcker gick 61st vidare till någon filial, 17 st till universitetet eller något av gymnasiebiblioteken. 26 st tillhörde tidnings- och tidskriftscirkulationen inom länet. Kvar var då 395 böcker. Det innebär att 395 böcker fick återlämnas denna vecka. Drygt hälften gick att lämna tillbaka i återlämningsmaskinen, medan resterande återlämnades manuellt. Ingen specifik mätning har gjorts av vad som kan lämnas i återlämningsmaskinen. Det är främst de böcker som reserverats som måste återlämnas manuellt. Eftersom det har varit många problem med reservationer som har märkts fel eller gjorts på fel sätt känns det säkrast att återlämna dem manuellt. Den här veckan hade 7 böcker märkts fel och antalet reservationer slutade på 88. 3.2. Böcker från Karlstad Böcker som skickas från Karlstad samlas ihop på flera olika sätt. Ompackning 42 Packas ner i annan låda direkt Plockade 172 Böcker till bibliotek plockas av Therese (18) och böcker till låntagare plockas av resp informationsdisk (154) Reserverade 61 Böcker som är reserverade och lämnats tillbaka över disk eller i återlämningsmaskinen. Återlämnade 63 Böcker som tillhör annat bibliotek i länet och som lämnats i Karlstad. Från någon filial 68 Kan vara någon av ovanstående tre orsaker. Totalt 784 Totalt packas 784 böcker i någon av länets lådor. Av dessa är 42 ren ompackning där boken lyfts från en låda till en annan. 6 (9) Av resterande 364 böcker plockas 172 st. Det innebär att något bibliotek har gjort en reservation på en bok som finns inne på vår hylla för att hämtas på något annat bibliotek i länet.
Therese plockar böcker reserverade av bibliotek utanför SELMA och informationsdiskarna tar hand om resterande. Den här veckan plockades 18 böcker av Therese under förmiddagen och 154 böcker av någon bibliotekarie från någon av informationsdiskarna. 61 böcker kom via reservationsrutinen. Det är böcker som lämnats in över disk eller i återlämningsmaskinen och som är reserverade på något annat bibliotek. Till största delen är det våra böcker, men det kan även vara böcker som tillhör något annat bibliotek och lämnats in på Karlstads bibliotek. 7 (9) Låntagare kan låna och lämna böcker på vilket bibliotek som helst i länet. Den aktuella veckan återlämnades 63 böcker i Karlstad tillhörande annat bibliotek. Siffran inkluderar böcker som reserverats av låntagare inom Karlstads kommun och som tillhör annat bibliotek i länet. Det går inte att skilja på de två på ett enkelt sätt. Filialerna utnyttjar också länets böcker. Den aktuella veckan lämnades 68 böcker för vidare transport till något bibliotek i länet. Det kan vara filialens böcker som reserverats av låntagare på annat bibliotek, böcker som returnerats efter att ha reserverats av filialens låntagare och böcker som lämnats in på annat bibliotek än de lånats på. Vi har inte skiljt på det. Det är bara böcker som har markerats med rosa lapp som räknats. Övriga böcker lämnas i återlämningsmaskinen med resten av filialsändningens böcker och har då räknats som huvudbiblioteket. Av de här 364 böckerna tar Therese hand om 18 st direkt. De övriga passerar länets hylla i lånedisken. Den är konstant fylld. Främst Therese, men även lånediskens personal transporterar dessa böcker i omgångar en våning upp för att packas i lådor. 4. Sammanfattning Sammanfattningsvis kan vi se att många böcker hanteras varje vecka. En stor andel packas bara om för vidare transport till annat bibliotek inom länet. Den aktuella veckan packades 42 böcker om för vidare transport. Antalet böcker som skickas från Karlstad (364) är mindre än de som kommer till Karlstad (499). Varför det är så kan man spekulera i. Lämnar Karlstads låntagare hellre sina böcker på annat bibliotek? Kanske är det pendlarna som tycker att det är lättare att lämna böckerna på hemmaplan. Reserverar Karlstad färre böcker från andra bibliotek än de lånar ut sina egna? Den aktuella veckan tillhörde 88 böcker något annat bibliotek i länet, medan vi skickade iväg 233 böcker. Totalt Uppackning 499 Ompackning 42 Nedpackning 364 I den här mätningen har vi bara räknat antal böcker. Vi har inte tittat på den tid det tar att hantera dem. Att leta, packa, plocka och sortera böcker tar olika lång tid för olika böcker. Vi vill tacka alla som ställt upp och mätt den aktuella veckan. Anette Carlsson Lotta Lettenström Therese Ohlsson