Trafikupphandling Västerviks Biogas AB Dnr 2014/16-052

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 25 (31) 2015-11-30 Kf Ks 358 Trafikupphandling Västerviks Biogas AB Dnr 2014/16-052 Vd för Västervik Biogas AB redogör i skrivelse 10 november 2015 för Kalmar Länstrafiks pågående upphandling av kollektivtrafik. Trafikupphandlingen har diskuterats i styrelsen för Västervik Biogas AB. Styrelsen slutsats är att man behöver ett bemyndigande/mandat från kommunfullmäktige för att kunna agera i frågan. Grunden för detta är ägardirektivet för 2015 som bland annat stipulerar att bolaget ska se till att kommunfullmäktige bereds tillfälle att yttra sig vid t.ex. frågor som handlar om större investeringar, punkt 6, i bifogade handling. Om Västervik Biogas AB blir leverantör av biogas inom ramen för trafikupphandlingen kommer med största sannolikhet investeringar att behöva göras. Om inte bolaget blir biogasleverantör behöver inga investeringar av större omfattning göras. För att hantera ägardirektivet och nuvarande situation föreslår styrelsen i Västervik Biogas följande tågordning: - Styrelsen bemyndigas av kommunfullmäktige att lämna anbud och/eller ingå överenskommelser inom ramen för pågående trafikupphandling och styrelsen ska då grunda sitt beslut på ägardirektivets krav om lägst 3,5 % avkastning på totalt kapital. - Om Västervik Biogas AB blir biogasleverantör inom trafikupphandlingen, vilket klargörs under våren 2016, ska kommunfullmäktige snarast beredas tillfälle att ta ställning till erforderliga investeringar. Kommunstyrelsens förvaltning har i skrivelse 12 november 2015 lämnat förslag till beslut. Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att styrelsen för Västerviks Biogas AB bemyndigas att lämna anbud och/eller ingå överenskommelser inom ramen för pågående trafikupphandling, vilket innebär att investeringar av större vikt medges om Västervik Biogas AB vinner upphandlingen. Yrkande Ordföranden yrkar återremiss till kommunstyrelsens förvaltning för att ta upp ärendet på kommunstyrelsens utvecklingsdag 23 november 2015 samt att kommunstyrelsen beslutar i ärendet vid nästkommande sammanträde 30 november 2015. Justerandes sign Kommunfullmäktige 0490-25 40 00 (tfn) www.vastervik.se 593 80 Västervik 0490-25 40 61 (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 26 (31) 2015-11-30 Ks 358 forts. Ordföranden finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen beslutar att återremittera ärendet om trafikupphandling Västervik Biogas AB till kommunstyrelsens förvaltning för att ta upp ärendet på kommunstyrelsens utvecklingsdag 23 november 2015 samt att kommunstyrelsen beslutar i ärendet vid nästkommande sammanträde 30 november 2015. Handlingar i ärendet: Västervik Biogas AB:s skrivelse 2015-11-10 samt ägardirektiv (utsänd tidigare). Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse daterad 2015-11-12 följer med i utskicket. Kommunstyrelsens beslut, planerat beslutsdatum 2015-11-30, lämnas till fullmäktiges möte. Justerandes sign Kommunfullmäktige 0490-25 40 00 (tfn) www.vastervik.se 593 80 Västervik 0490-25 40 61 (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

Controller Tomas Ogebrink 0490-25 41 43 tomas.ogebrink@vastervik.se 2015-11-12 Kommunstyrelsen Kalmar Länstrafiks trafikupphandling Västerviks Biogas AB Vd för Västervik Biogas AB redogör i skrivelse 10 november 2015 för Kalmar Länstrafiks pågående upphandling av kollektivtrafik. Trafikupphandlingen har diskuterats i styrelsen för Västervik Biogas AB. Styrelsen slutsats är att man behöver ett bemyndigande/mandat från kommunfullmäktige för att kunna agera i frågan. Grunden för detta är ägardirektivet för 2015 som bland annat stipulerar att bolaget ska se till att kommunfullmäktige bereds tillfälle att yttra sig vid t.ex. frågor som handlar om större investeringar, punkt 6 i ägardirektivet. Om Västervik Biogas AB blir leverantör av biogas inom ramen för trafikupphandlingen kommer med största sannolikhet investeringar att behöva göras. Om inte bolaget blir biogasleverantör behöver inga investeringar av större omfattning göras. För att hantera ägardirektivet och nuvarande situation föreslår styrelsen i Västervik Biogas följande tågordning: - Styrelsen bemyndigas av kommunfullmäktige att lämna anbud och/eller ingå överenskommelser inom ramen för pågående trafikupphandling och styrelsen ska då grunda sitt beslut på ägardirektivets krav om lägst 3,5 % avkastning på totalt kapital. - Om Västervik Biogas AB blir biogasleverantör inom trafikupphandlingen, vilket klargörs under våren 2016, ska kommunfullmäktige snarast beredas tillfälle att ta ställning till erforderliga investeringar. Kommunstyrelsens förvaltning vill framhålla att om Västervik Biogas AB vinner anbudet kommer ett beslut i ärendet vara förenat med kommande investeringar av större vikt, enligt ägardirektivet punkt 6. Beslut om investeringar av större vikt tas av kommunfullmäktige. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att styrelsen för Västerviks Biogas AB bemyndigas att lämna anbud och/eller ingå överenskommelser inom ramen för pågående trafikupphandling, vilket innebär att investeringar av större vikt medges om Västervik Biogas AB vinner upphandlingen. Anders Björlin Kommundirektör Christina Bäckström Tf ekonomichef

2015-11-10 VD Bruno Nilsson Västerviks kommun Ang Kalmar Länstrafiks trafikupphandling Kalmar Länstrafik har nu sin upphandling av kollektivtrafik ute för anbudsgivning. Upphandlingen syftar till att skapa en fossilbränslefri kollektivtrafik. Upphandlingen godkänner enbart fossilfria drivmedel fr o m 2020 och de drivmedel som får användas har tydliggjorts. Ett av dessa drivmedel är biogas vilket också rankats högst bland alla tillåtna drivmedel. Den upphandlade trafiken har trafikstart i aug 2017 och upphandlingen spänner över en 10-årsperiod vilket är en ovanligt lång avtalsperiod. Genom långa avtal möjliggörs och underlättas investeringar i en fossilbränslefri kollektivtrafik. Anbudstiden går ut i mitten av december 2015 och tilldelning planeras till mars/april 2016. De bussentreprenörer som avser lägga anbud ska bifoga ett bindande leveransavtal för biogas till sitt anbud. Det betyder att biogasleverantörer ska lämna anbud till bussentreprenörer innan mitten av december 2015 men att man först efter tilldelningen våren 2016 vet om man blir leverantör av biogas eller ej. Trafikupphandlingen har diskuterats i styrelsen för Västervik Biogas AB. Styrelsen slutsats är att man behöver ett bemyndigande/mandat från kommunfullmäktige för att kunna agera i frågan. Grunden för detta är ägardirektivet för 2015 som bl a stipulerar att bolaget ska se till att kommunfullmäktige bereds tillfälle att yttra sig vid t ex frågor som handlar om större investeringar, punkt 6 i bifogade handling. Om Västervik Biogas AB blir leverantör av biogas inom ramen för trafikupphandlingen kommer med största sannolikhet investeringar att behöva göras. Om inte bolaget blir biogasleverantör behöver inga investeringar av större omfattning göras. För att hantera ägardirektivet och nuvarande situation föreslår styrelsen i Västervik Biogas följande tågordning: - Styrelsen bemyndigas av kommunfullmäktige att lämna anbud och/eller ingå överenskommelser inom ramen för pågående trafikupphandling och styrelsen ska då grunda sitt beslut på ägardirektivets krav om lägst 3,5 % avkastning på totalt kapital. Västervik Biogas AB, 593 80 Västervik Besöksadress: Fabriksgatan 21 Tfn: 0490-25 59 00 Hemsida: www.vastervikbiogas.se

2015-11-10 - Om Västervik Biogas AB blir biogasleverantör inom trafikupphandlingen, vilket klargörs under våren 2016, ska kommunfullmäktige snarast beredas tillfälle att ta ställning till erforderliga investeringar. Bruno Nilsson 2

VÄSTERVIKS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING ÄGARDIREKTIV ÅR 2015 FÖR VÄSTERVIK BIOGAS AB Fastställda av kommunfullmäktige 2014-12-15, 48 1. Föremål för verksamheten Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Västerviks kommun framställa, distribuera och försälja biogas. 2. Bolagets ändamål med verksamheten Ändamålet med bolagets verksamhet är att, med iakttagande av de för verksamheten gällande kommunala principerna, med miljöprofil, tillhandahålla de produkter och funktioner som redovisas som föremål för bolagets verksamhet. 3. Ekonomiska mål Bolaget ska under varje given period sträva efter en genomsnittlig avkastning på totalt kapital motsvarande lägst 3,5 %. Avkastning på totalt kapital definieras som: Rörelseresultat före finansiella poster dividerat med balansomslutningen. Balansomslutning definieras som: Ett medelvärde av balansomslutningen i den senaste delårsrapporten och den senaste årsredovisningen. 4. Verksamhetsmål Bolaget ska uppnå en produktion uppgående till 460 000 kg biogas för 2015. Av den biogas som försäljs ska 90 % vara egenproducerad. 5. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen (ABL), bolagets styrelse. Styrelsen skall utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets syfte och mål tillgodoses. Bolaget skall drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet och syftet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv. Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till nytta för dem som utnyttjar bolagets tjänster, utan att detta går ut över den totala

kommunala organisationen. Bolaget kan därför inte tillåtas optimeringar i sin verksamhet, om detta medför nackdelar för organisationen i dess helhet som överväger fördelarna för bolaget. Kommunen och bolaget ska därför i samråd söka lösningar som tillgodoser båda dessa intressen. 6. Ärenden av principiell beskaffenhet eller av större vikt Bolaget ska enligt kommunallagen se till att kommunfullmäktige bereds möjlighet att ta ställning innan bolagen fattar sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars är av större vikt. Exempel på ärenden av större vikt är Förändrad bolagsstruktur d v s frågor som berör bildande, förvärv och fusioner av bolag liksom frågor som rör försäljning av bolag eller delar av bolag. Förändring av strategiska aktieinnehav d v s frågor som berör strategiska förvärv av aktier alternativt försäljning av strategiska aktieinnehav. Väsentliga förändringar av verksamhet d v s start eller avveckling av rörelsegrenar. Investeringar d v s större investeringar som ändrar nuvarande inriktning på verksamheten och/eller väsentligt kan påverka ägarens/bolagets ekonomi eller annars är av strategisk betydelse för kommunen. Med större investering avses inte reinvesteringar eller andra investeringar för att hålla nuvarande anläggningstillgångar intakta. 7. Rekrytering av VD Bolaget ska inbjuda till samråd med Västerviks kommun inför rekrytering av bolagets verkställande direktör. 8. Samordningsfrågor Bolaget ska följa av kommunen utfärdade handlingsprogram, riktlinjer och anvisningar i tillämpliga delar. Bolaget ansvarar för att dess verksamheter samordnas med övriga nämnders och bolags för att uppnå största möjliga kommunnytta. Bolaget ska samordna sig med kommunen i samband med extraordinära händelser. Bolaget ska använda sig av det kommunkoncerngemensamma affärssystemet. Bolaget ska delta i och medverka till utvecklandet av en kommunkoncerngemensam personal- och lönepolitik. Bolaget ska tillämpa bokföringsnämndens regelverk K3. Det föreligger ett aktieägaravtal mellan Tekniska Verken i Linköping och Västerviks kommun.

9. Låneram, finansiering och samordnad revision Bolagets låneram är 20 mnkr för år 2015. Bolaget deltar i en samordnad revision för vilken bolaget betalar 23 tkr för 2015. Västerviks kommuns finanspolicy gäller. 10. Informationsskyldighet Det åligger bolaget att till Västerviks kommun översända kopior av följande dokument: protokoll från bolagsstämma bolagets årsredovisning bolagets revisionsberättelser och revisionsrapporter underlag för sammanställning av koncernredovisning för kommunen styrelseprotokoll publiceras på kommunens hemsida Sedan bolagets årsredovisning och revisionsberättelse överlämnats till Västerviks kommun ska bolagets ordförande och verkställande direktör årligen besvara frågor om bolagets verksamhet vid sammanträde med kommunfullmäktige. 11. Kommunstyrelsens insyn och information Kommunstyrelsen ska fortlöpande enligt kommunallagen utöva uppsikt över verksamheten. Kommunstyrelsen har rätt till den information från bolaget som kommunstyrelsen anser nödvändig för att fullgöra denna uppgift. 12. Bolagets information i anslutning till årsredovisningen Lekmannarevisorerna ska redovisa sin årliga granskningsrapport i kommunfullmäktige. I anslutning till detta ska bolaget lämna information om sin verksamhet. Bolaget ska vidare överlämna sina årsredovisningar tillsammans med revisionsberättelsen till kommunfullmäktige för kännedom i anslutning till att kommunens årsredovisning behandlas. Därutöver kan kommunfullmäktiges ordförande kalla styrelseordföranden och VD i bolaget till kommunfullmäktiges sammanträden för att närvara och besvara frågor om bolagets verksamhet. 13. Planeringsdirektiv med budget Bolaget ska inlämna underlag till kommunen enligt av kommunen utfärdade instruktioner som delges via Västerviks Kommuns Förvaltnings AB. Bolaget ska årligen fastställa en plan för de närmaste tre räkenskapsåren, varav det första året detaljplaneras och budgeteras i form av en affärsplan. Bolagets affärsplan ska, efter givna instruktioner, lämnas till Västerviks kommun.

14. Uppföljning Bolaget ska följa av kommunen utfärdade instruktioner. 15. Bokslut och årsredovisning Bolaget ska följa av kommunen utfärdade instruktioner. I bolagets förvaltningsberättelse ska uppgifter lämnas hur styrelsen och verkställande direktören anser att ändamålet med bolagets verksamhet och uppfyllandet av ägardirektiven förverkligats under året.