Handläggningsordning för Akademiska utbytesavtal

Umeå universitet, 901 87 Umeå Rektor Dokumenttyp: Regler Område: Utbildning och forskning Dnr: 500-2180-11 Datum: 2011-10-04 Ansvarig enhet: Studentcentrum Giltighetstid: 2011-2013 Sid 1 (10) Handläggningsordning för Akademiska utbytesavtal 1

Fakta för 2011 Vid Umeå universitet finns ett stort antal utbytesavtal med partneruniversitet. Avtalen reglerar framför allt studerande- och lärarutbyten mellan utländska lärosäten. Totalt har universitetet 770 avtal och omkring 85 % av dessa är institutionsavtal. Institutionsavtal är öppna för studenter med specifik institutionsanknytning. Umeå universitet har inom ramen för LLP/- Erasmusprogrammet närmare 500 avtal med drygt 200 europeiska lärosäten fördelade på 472 partneruniversitet. Majoriteten av dessa avtal är med lärosäten i Tyskland, Finland, Norge, Danmark, Frankrike och Storbritannien. Vid universitetet finns för närvarande 25 centrala avtal och 26 fakultetsavtal. De centrala avtalen är öppna för studenter från samtliga fakulteter medan de fakultetsanknutna utbytesavtalen är öppna för studenter inom den egna fakulteten. De centrala och fakultetsanknutna utbytesavtalen avser universitet i Tyskland, USA, Mexico, Kanada, Australien, Nya Zeeland, Kina, Japan och Ryssland. De första utbytesavtalen upprättades under 1980-talet och universitetets internationalisering är idag en mycket omfattande verksamhet. Varje år förlängs befintliga avtal och nya tillkommer men det inträffar mycket sällan att avtal avvecklas. Internationalisering är en viktig kvalitetsmarkör för Umeå universitet både vad gäller forskning och utbildning. För detaljerad information om Umeå universitets internationella utbytesavtal, se avtalsdatabasen: http://www.umu.se/utbildning/att-studera/utlandsstudier/avtalsdatabasen/ Statistik över avtalen finns här: http://www8.umu.se/international_office/avtal/avtalsstatistik.php# Definierade och vanliga begrepp för akademiska utbytesavtal, se bilaga 1. Syfte Syftet med föreliggande promemoria är att beskriva en hanteringsordning för avtal 1 mellan Umeå universitet och partneruniversitet. Betydelsen av avtal med partneruniversitet Inkommande avtalsstudenter har en särställning bland Umeå universitets studenter. De kan ansöka en månad senare än de ordinarie ansökningstillfällena för reguljära studenter, kan byta kurser enklare och är garanterade en bostad. Umeå universitet har tecknat en gruppförsäkring för samtliga avtalsstudenter via Kammarkollegiet. Därtill ordnar International Office olika typer av sociala program för att stödja avtalsstudenter under deras vistelse i Umeå, bl.a. via ett särskilt fadderprogram. Motivet till denna särbehandling är att partneruniversiteten förväntar sig en motprestation i form av ett omsorgsfullt omhändertagande för sina studenter vid Umeå universitet, eftersom partneruniversiteten erbjuder avgiftsfria studier för 1 På engelska har de avtal som avses flera namn och kallas för agreement, letter of intention och memorandum 2

utbytesstudenter från Umeå 2. Avtalen är således bilaterala och bygger på en ömsesidig överenskommelse som finns noggrant reglerad i avtalet 3. För universitetets avtalsstudenter är avtalen av stor betydelse, vilket bl.a. yttrar sig i en betydande konkurrens om platserna, framför allt till engelskspråkiga lärosäten. Det är viktigt att de existerande avtalens hela potential utnyttjas. I de flesta avtal ingår bland annat utbyten av lärare, forskare och administrativ personal, som hittills haft en blygsam omfattning. Här finns stora möjligheter att vitalisera och utveckla befintliga avtal. Initiativ Vid institutionsavtal Internationella kontaktpersoner Forskare Lärare Studenter Vid fakultetsavtal 5 Internationella kontaktpersoner Forskare Lärare Dekanus Studenter Vid centrala avtal (universitetsövergripande) Forskare Lärare Fakultetskanslier International Office Rektor Studenter Externa initiativ från annat lärosäte Organisatorisk hemvist Institution Beslut Signatur Uppföljning/utvärdering /delegation till internationell kontaktperson 4 Fakultet Fakultetsnämnd Dekanus Fakultetsnämnd Studentcentrum/ International Office Studentcentrum/ International Office Rektorsbeslut Rektor Studentcentrum/ International Office Rektorsbeslut Rektor Studentcentrum/ International Office Fakultet Fakultetsnämnd Dekanus Fakultetsnämnd Institution Tabell. Process för tecknande av avtal vid Umeå universitet 2 Även Umeå universitets studenter har en speciell status vid våra avtalsuniversitet. De slipper avgifter för kurser, får oftast hjälp med bostad samt omhändertagande i form av att de erbjuds sociala aktiviteter etc. 3 Vad gäller Erasmusavtalen så är de i stället reglerade inom ramen för Erasmusprogrammets riktlinjer. 4 I vissa fall kan Erasmusavtal undertecknas av chefen för International Office på uppdrag av universitetets Erasmus-koordinator 5 Inom medicinska fakulteten sköts arbetet av internationaliseringskommittén. Notera även att Umeå School of Education (USE) i praktiken fungerar som en fakultet i det här avseendet. 3

Process för tecknande av utbytesavtal I tabellen beskrivs processen från initiativ till tecknande av avtal och uppföljning/utvärdering. I processen att ta initiativ till och att teckna avtal med utländska lärosäten finns en hel rad viktiga interna aktörer (se tabell). För att underlätta avtalsskrivandet och uppföljningen av redan ingångna avtal har en checklista tagits fram för detta ändamål, se bilaga 2. Det första steget till ett avtal kan te sig på olika sätt. Det förekommer ofta att universitetet kontaktas utifrån och att kontakt tas direkt med institutioner, fakulteter, International Office och ibland rektor. Via e-post kommer ständigt olika typer av förfrågningar om att teckna avtal med lärosäten Olika aktörer vid Umeå universitet tar också egna initiativ och kontaktar intressanta lärosäten som man vill skriva avtal med. När ett utländskt lärosäte tagit kontakt med någon intern aktör vid Umeå universitet, eller vice versa, sker en beredning av ärendet på en av nivåerna: institution fakultet Studentcentrum/International Office Därefter fattas beslut på den nivå där avtalet hör hemma. Det innebär att prefekten skriver under ett institutionsavtal, dekanus ett fakultetsavtal och rektor ett universitetsövergripande avtal. Uppföljning/utvärdering av existerande avtal Processen vid uppföljning av avtal skiljer sig åt beroende på vilken typ av avtal som avses. Avtal inom Erasmus- och Nordplusprogrammen liksom Linnaeus-Palme avslutas eller förlängs när kontraktstiden löper ut. Dessa avtal finns på institutionsnivå och följer särskilda regelverk och särskilda rutiner och hanteringen är relativt oproblematisk. De avtal som Umeå universitet har med partneruniversitet på central- och fakultetsnivå är bilaterala och skall följas upp av respektive part. Vanligtvis saknas en specificerad kontraktstid, avtalen pågår till dess någon part vill uppta en diskussion kring en revidering av avtalet. Därför ser kontakterna mellan Umeå universitet och partneruniversiteten olika ut och varierar i omfattning och innehåll. Det är viktigt att det utförs både regelbundna uppföljningar av hur utbytesavtalen nyttjas och utvärderingar av utbytenas kvalitet. Ansvar för uppföljning/utvärdering ligger på den aktör som tecknat avtalet (se tabell). En granskning av produktiviteten och kvaliteten inom respektive avtal är viktig för att säkerställa en god kvalitet i löpande utbyten men kan också användas för att vitalisera och utveckla existerande avtal eller användas som grund för att säga upp ett slumrande avtal mellan Umeå universitet och ett partneruniversitet. 4

Uppsägning av avtal Umeå universitet har hittills mycket sällan sagt upp ingångna avtal med partneruniversitet. Det har däremot inträffat att partneruniversitet sagt upp avtal med vårt universitet. Skälet har då varit avsaknad av reciprocitet. Eftersom studentavgifter förekommer vid så gott som samtliga partneruniversitet, är det angeläget för våra partners att produktiviteten upprätthålls, d.v.s. att antalet platser är balanserat mot antalet studenter som kommer från respektive universitet. Det har också förekommit att partneruniversitet önskat skriva om ingångna fakultetsavtal till centrala avtal i syfte att underlätta studentmobiliteten. Det är viktigt att tydliga kontrollstationer finns inlagda i avtalen, som möjliggör en bilateral diskussion kring förlängning respektive avveckling av avtal. Sammanfattande riktlinjer för hantering av utbytesavtal Det internationella utbytesavtalet representerar ett reciprokt åtagande att möjliggöra för studenter, lärare, forskare och administrativ personal från Umeå universitet att under en viss tid byta plats med en student eller kollega vid ett partneruniversitet. Men internationellt utbyte kan i vissa fall också innehålla betydande flexibilitet, exempelvis utbyte under helt skilda tidsperioder eller att man byter studenter mot andra kategorier, t.ex. doktorander, lärare och forskare. Syftet med avtal är att båda parter skall leva upp till det som finns reglerat i avtalet. Det innebär för Umeå universitets del att de inresande som är föremål för utbytesavtalen är positivt behandlade och mottagare av vissa förmåner, bl. a. bostadsgaranti, försäkringar mm. Därför bör varje avtalsskrivande föregås av stor noggrannhet. I vissa fall kan det vara bättre att avstå från att skriva avtal, om det finns osäkerhet kring det långsiktiga substantiella värdet av avtalet. I dessa fall kan det vara bättre att fortsätta och utveckla relationen med lärosätet under några år innan ett avtal skrivs. Ett avtal bör i största möjliga utsträckning skrivas explicit och mer sällan i allmänna termer. Det underlättar bland annat uppföljningen av avtalens produktivitet. Avtalen bör även ha tydliga kontrollstationer där man efter en utvärderingsprocess tar aktiva beslut om prolongering eller uppsägning. Avtalet bör vara tidsbestämt. Subsidiaritetsprincipen bör gälla vid skrivandet av avtal, d.v.s. beslut skall tas och åtgärder skall genomföras så nära de berörda som möjligt. När en kontakt etablerats med ett partneruniversitet sker en beredning av ärendet på en av nivåerna: institution fakultet Studentcentrum/International Office Därefter fattas beslut och avtalen signeras på respektive nivå av prefekt, dekanus och rektor beroende på om det är ett institutionsavtal, fakultetsavtal eller ett universitetsövergripande avtal. Ansvaret för uppföljning och utvärdering ligger på den nivå som beslutat om avtalet. International Office erbjuder råd, stöd och hjälp till alla nivåer i arbetet med utbytesavtal. Exempel på tidigare tecknade avtal av olika typer kan erhållas från International Office. En kopia av alla avtal ska skickas till International Office för att 5

dels veta hur många avtal som Umeå universitet har och dels för att servicen mot studenter och lärare ska bli bättre. Bilaga 1 Definierade och vanliga begrepp för akademiska utbytesavtal Begrepp Definition Kommentar Utlandsstudier Studier utomlands för vilka studiemedel beviljats Mäts via CSN:s uppgifter om utbetalade studiemedel för studier utomlands Utbytesprogram Utbytesstudent/Avtalsstudent Partneruniversitet Centralt (universitetsövergripande) avtal Fakultetsavtal Institutionsavtal Internationellt utbyte av lärare eller studenter i avtalsreglerade former t.ex. via ett utbytesprogram med syfte att främja mobilitet Student som deltar i ett internationellt utbytesprogram reglerat i överenskommelser och avtal Lärosäte med vilket UmU har ett utbytesavtal Öppet för studenter och lärare/forskare från samtliga fakulteter Öppet för studenter och lärare/forskare från den egna fakulteten Öppet för studenter och lärare/forskare från den egna institutionen Avser bl.a. EU:s utbytesprogram, Nordplus och andra bilaterala avtal mellan två lärosäten Utbytesavtalen möjliggör för studenter att läsa vid ett utländskt lärosäte under en viss begränsad tid Vid UmU finns ett mycket stort antal utbytesavtal med internationella partneruniversitet. Ht 11 fanns det 25 centrala avtal HT 11 fanns det 26 fakultetsavtal Ht 11 fanns det ca 700 institutionsavtal 6

Studerandemobilitet Begrepp Undergrupp Definition Kommentar Avtalsstudent/utbytesstudent Utresande Student som deltar i ett utbytesprogram och som har del av sin utbildning förlagd utomlands. Freemover Grund och avancerad nivå Inresande Utresande Inresande inom EU/EES området Inresande utanför EU/EES området, avgiftsskyldiga studenter Inresande student till UmU som studerar inom ramen för ett utbytesprogram Student som på egen hand ordnar sina studier utomlands, dvs. utanför utbytesprogram Student som på egen hand ordnar sina studier i Sverige, dvs. helt utanför utbytesprogram Student som på egen hand ordnar sina studier i Sverige, dvs. utanför utbytesprogram. Studenten får hjälp med att söka kurser och att ordna bostad. Dessutom har UmU tecknat en gruppförsäkring för samtliga studenter via Kammarkollegiet. Studenten kan söka till UmU en månad tidigare än de ordinarie ansökningstillfällena, de kan byta kurser enklare och är garanterad en bostad. Dessutom har UmU tecknat en gruppförsäkring för samtliga studenter via Kammarkollegiet. Söker helt på egen hand Studenten är ej visumpliktig. Kan söka och antas på kurser/program med undervisningsspråk engelska och svenska. För utbildning på svenska krävs en behörighetsgivande utbildning i svenska. Är ej avgiftsskyldig. Studenten är visumpliktig. Kan söka och antas på kurser/program med undervisningsspråk engelska och svenska. För utbildning på svenska krävs en behörighetsgivande utbildning i svenska. Skall betala studieavgifter enligt vad som anges i SFS 2011:303 7

Fortsättning studerandemobilitet Begrepp Undergrupp Definitioner Kommentar Internationell praktik Utresande Student från UmU som genomför praktik, fältstudier etc. och där momentet är en del av utbildningen. Inresande Inresande student som genomför praktik, fältstudier etc. vid UmU och/eller i Umeå. Doktorandmobilitet Begrepp Undergrupp Definition Kommentar Doktorander Utresande Doktorander som deltar i kurser vid annat lärosäte, forskningsutbyten samt utbytesdoktorander inom LLP/Erasmus. Inresande Doktorander som deltar i kurser vid UmU, forskningsutbyten samt utbytesdoktorander inom LLP/Erasmus. Växande intresse för att förlägga praktiska moment av utbildningen i annat land än Sverige. Erasmusprogrammet gör det möjligt att praktisera i annat land i Europa. Fler utländska studenter önskar att förlägga praktiska moment i Sverige. Erasmusprogrammet gör det möjligt för studenter att praktisera i Sverige. Krav på resans längd är beroende av vilken typ av utbyte doktoranden deltar i Krav på resans längd är beroende av vilken typ av utbyte doktoranden deltar i 8

Lärarmobilitet Begrepp Undergrupp Definition Kommentar Lärare/forskare Utresande I begreppet lärarmobilitet ingår även forskare i de fall där moment av grund och forskarutbildning ingår. Gästlärare Övrigt personalutbyte (Staff Exchange) Inresande Utresande Inresande I begreppet lärarmobilitet ingår även forskare i de fall där moment av grund och forskarutbildning ingår. En form av tidsbegränsad anställning av lärare från ett annat land En person anställd vid UmU som under en tid vistas vid ett internationellt partneruniversitet. En person anställd vid ett partneruniversitet som vistas vid UmU under en period. Resan ska omfatta minst en arbetsvecka (5 arbetsdagar) med undantag för Erasmus och Nordplusprogrammen där det räcker med att man under visar 5 timmar oberoende av vistelsens längd. Resan ska omfatta minst en arbetsvecka (5 arbetsdagar) med undantag för Erasmus och Nordplusprogrammen där det räcker med att man under visar 5 timmar oberoende av vistelsens längd. Anställningstiden får sammanlagt högst omfatta 5 år. Möjlighet för en anställd vid UmU att vistas vid ett partneruniversitet. UmU betalar alla uppkomna kostnader. Möjligheten för en anställd vid partneruniversitet att vistas vid UmU. Partneruniversitetet betalar alla uppkomna kostnader. BILAGA 2 - Checklista vid skrivande av utbytesavtal Vid upprättande av ett utbytesavtal, eller vid granskning av ett avtal som erhållits från ett utländskt lärosäte, bör följande punkter kontrolleras; 1. Parter parter, kontaktpersoner och eventuellt andra funktioner anges. För Umeå universitets del anges alltid universitetet samt organisatorisk hemvist (m.a.o. adekvata kontaktuppgifter) 2. Avtalstid, uppsägning löper avtalet tillsvidare eller på viss bestämd tid? Kan det sägas upp; i så fall behövs uppsägningstid? Hur hanteras de individer som befinner sig i pågående mobilitet när avtalet upphör att gälla? Frånvaro av utbyte under viss tid skall ej behöva innebära att avtalet upphör. 9

3. Syfte vilken kategori som berörs av avtalet skall anges (studenter, endast studenter vid viss institution/fakultet, forskare, anställda etc) hur många individer som omfattas avtalet samt eventuella begränsningar anges, liksom eventuella krav på reciprocitet (balans avseende in- och utresande mobilitet). Hur skall balansen räknas, per år eller över avtalets längd? Vad skall ske om balans inte uppnås? 4. Urvalsprocess vem utser vilka som skall skickas/tas emot? Finns skyldighet att acceptera sändande lärosätes val eller möjlighet till veto/ nekande från mottagande lärosätes sida? 5. Krav på den som skickas/tas emot? Språkkunskaper, viss akademisk nivå etc 6. Utbytestidens längd. Skall möjlighet att förlänga finnas och under vilka villkor? 7. Akademiskt innehåll vilka kurser/ program skall kunna sökas. Platsgaranti? 8. Studenternas status samma status som reguljära studenter vid aktuellt lärosäte eller specifik status för utbytesstudenter med andra krav etc.? 9. Rättigheter och skyldigheter för de individer som skickas/tas emot; tillgång till studenterbjudanden, underkastade regler, föreskrifter och disciplinåtgärder etc. 10. Avgifter/kostnader; vad ingår och vad skall betalas? Vem (någon av parterna eller studenten) skall stå för aktuell kostnad? Om utbytet skall vara avgiftsfritt för studenten behöver de avgifter som ska erläggas (som t.ex. administrativa avgifter vid det utländska lärosätet) definieras. 11. Logi/resor/uppehälle är ansvaret studentens eget eller är det någondera parten som ska debiteras för detta; vem i så fall? 12. Eventuellt ytterligare ansvar för värdpartnern, t ex introduktion, aktiviteter, sociala eller andra aktiviteter, stödfunktioner etc. 13. Övrigt krav på försäkringar, migrationsbestämmelser/krav. Lagval, tvisthantering. Krav på sekretess? Observera och befäst vår offentlighetsprincip 10