DISPOSITIONSGRANSKNING AV UTRIKESMINISTERIETS UTVECKLINGSSAMARBETSBIDRAG TILL PARTNERSKAPSORGANISATIONER

Transkript

1 Bilaga 4. (Uppdaterad ) DISPOSITIONSGRANSKNING AV UTRIKESMINISTERIETS UTVECKLINGSSAMARBETSBIDRAG TILL PARTNERSKAPSORGANISATIONER Utrikesministeriets anvisning för granskning av partnerskapsorganisationer Organisationens skyldighet att låta förrätta granskning av programmet Det är alltid på organisationens eget ansvar att fullfölja sitt utvecklingssamarbete, nedan kallat program. Organisationen svarar inför utrikesministeriet för dispositionen av utvecklingssamarbetsbidraget i enlighet med villkoren i beviljandebeslutet. Vidare ska organisationen följa andra ministerieanvisningar om bidragsdispositionen. En partnerskapsorganisation som beviljas statens utvecklingssamarbetsbidrag ska årligen före utgången av augusti rapportera om programverksamheten och medeldispositionen under föregående kalenderår. Med hjälp av årsrapporten vill utrikesministeriets enhet för frivilligorganisationer försäkra sig om att programmets framsteg och medeldisposition motsvarar beviljandebeslutet. Revisorn ska lämna en granskningsberättelse angående det rapportavsnitt som handlar om medeldispositionen. Granskningsberättelsen bifogas årsrapporten som organisationen lämnar till utrikesministeriet. Oavsett hur programmet framskrider ska organisationen lämna in årsrapporten med bilagor till ministeriet inom utsatt tid. Programrevisorerna i samarbetslandet ska lämna en separat rapport om de utgifter som redovisas i samarbetslandet och om organisationens verksamhet där. I slutet av denna granskningsanvisning finns en formbunden mall för granskningsberättelsen och en separat anvisning för revisorerna i samarbetslandet. Allmän revisorsbehörighet och organisationens skyldighet att utse en godkänd revisor Revisorn ska ha sådan kännedom om och erfarenhet av redovisning, ekonomiska och rättsliga frågor samt revision som uppgiften kräver med hänsyn till kvaliteten och omfattningen av samfundets eller stiftelsens verksamhet. Den som är omyndig, försatt i konkurs eller har meddelats näringsförbud kan inte utses till revisor. Detsamma gäller fysiska personer vars handlingsbehörighet har begränsats (3 i revisionslagen). Minst en av organisationens revisorer ska vara en av Centralhandelskammaren godkänd revisor eller revisionssammanslutning (CGR), av handelskammare godkänd revisor eller revisionssammanslutning (GRM) eller av revisionsnämnden för den offentliga förvaltningen och ekonomin godkänd revisor (OFR). Om bokföringen och granskning av de lokala kostnaderna förrättas i samarbetslandet, ska organisationen säkerställa att revisorn som anlitas uppfyller myndigheternas krav i det landet. I samarbetslandet är det skäl att anlita en auktoriserad revisor för granskning av programmet. Föremålet för granskning och dess innehåll Revisorn ska iaktta god revisionssed vid fullgörandet av sina uppgifter. Den organisation som tar emot utvecklingssamarbetsbidrag ska säkerställa att granskning av medeldispositionen sköts korrekt såväl i Finland som i samarbetsländerna. Organisationens finländska revisors 1

2 granskningsberättelse utgår från granskningen av organisationens egen bokföring i Finland (organisationens programkostnader i Finland samt medel som organisationen sänt till programmets organisationer i samarbetslandet). Analogt utgår revisorernas rapporter från organisationerna i samarbetslandet från utgifter som bokförts i samarbetslandet och redovisningar från organisationerna i samarbetsländerna. Granskningen av partnerskapsorganisationens program Organisationen ska i bilaga till årsrapporten angående genomförandet av programmet lämna in: en formbunden granskningsberättelse (bilaga 1) en kort summerande rapport i fri form av organisationens revisor med observationer och förbättringsförslag avseende dispositionen av programbidraget samt ett sammandrag av de viktigaste observationerna från revisorerna i samarbetsländerna. Om de lokala revisionsberättelserna skulle försenas så att man inte har tillgång till dem inom utsatt tid, ska organisationen kontakta den ansvariga tjänstemannen vid utrikesministeriet. Det är viktigt att alla granskningsberättelser för alla projekt och underprogram under hela programmet finns tillhanda för granskning. Utöver vad god revisionssed förutsätter ska revisorn granska att bidragsdispositionen motsvarar partnerskapsavtalet och finansieringsbeslutet samt statsunderstödslagen (688/2001). Det rekommenderas att revisorn utarbetar ett sammandrag av sina observationer till organisationens ledning. I granskningen ska också säkerställas att 1. organisationen har utarbetat ett skriftligt samarbetsavtal med de samarbetspartner till vilka projektstöd överförs, 2. utgifterna i den ekonomiska rapporten kan härledas ur organisationens bokföring och att de grundar sig på korrekta verifikat och specifikationer, 3. årsrapportens avsnitt om ekonomirapporteringen motsvarar organisationens dispositionsoch årsplan som ska innehålla tillbörliga utredningar över budgetöverskridningar eller underskridningar, 4. aktiviteterna enligt årsrapporten motsvarar utgifterna i ekonomirapporten (granskas i den mån det är möjligt), 5. organisationens självfinansieringsandel har förverkligats så som antecknats i ekonomirapporten och i enlighet med finansieringsavtalet och att den pekuniära andelen av självfinansieringen utgår från organisationens bokföring, 6. de administrativa kostnaderna enligt ekonomirapporten motsvarar finansieringsavtalet, 7. ränte- och valutakursposterna och eventuella andra intäkter av bidraget (såvida väsentliga) är korrekt rapporterade och har använts till aktiviteterna enligt programmet, 8. organisationen har ordnat granskningen i samarbetslandet på tillbörligt sätt och följer upp eventuella granskningsobservationer och rekommendationer på lämpligt sätt, 9. bidrag som lyfts men inte använts under räkenskapsperioden har antecknats korrekt både i årsrapporten och i organisationens bokföring. Programgranskningen kan också bestå av andra granskningsåtgärder. 2

3 Formbunden granskningsprotokoll för partnerskapsorganisationens finländska revisor Granskningsprotokoll för frivilligorganisation AAA Jag har granskat utgifterna för organisationens utvecklingssamarbetsprogram för tiden 1.1.2XXX XXX. De rapporterade utgifterna uppgår sammanlagt till XX XXX euro. Programmets årsrapport och ekonomirapport har utarbetats av den programansvariga i organisationen Personens namn. Granskningen har utförts på det sätt som förutsätts i anvisningarna för dispositionsgranskning av utrikesministeriets utvecklingssamarbetsbidrag till frivilligorganisationer och i tillämpliga delar i enlighet med internationella revisionsstandarder. Enligt rekommendationerna planeras och genomförs granskningen för att på rimlig nivå få bekräftat att den granskade årsrapporten med specifikationer inte innehåller väsentliga fel eller brister. Vid granskningen kontrolleras underlaget för sifferuppgifter och annan information som presenterats i rapporten och specifikationerna. Vid granskningen bedöms även redovisningsgrunderna och uppställningsformen för årsrapporten och specifikationerna. Enligt min uppfattning har programmets bokföring och årsrapportens avsnitt om medeldispositionen inklusive specifikationer till väsentliga delar utarbetats i enlighet med partnerskaps- och finansieringsavtalen om utrikesministeriets utvecklingssamarbetsbidrag till frivilligorganisationer samt i enlighet med bestämmelserna om statsunderstöd (statsunderstödslagen 688/2001). Som mitt utlåtande anför jag att årsrapporten till utrikesministeriets enhet för frivilligorganisationer kan godkännas. Alternativt Vid granskningen har det framkommit väsentliga fel eller brister. De väsentliga villkorsöverträdelserna räknas upp nedan eller i en separat utredning. Ort och datum Revisorns underteckning Namnförtydligande och auktorisering 3

4 Granskningsanvisning för revisorer i samarbetslandet Anvisningen är på engelska för att underlätta arbetet med samarbetspartnern. Granskningen omfattning och innehåll i samarbetslandet ska åtminstone bestå av granskningsåtgärderna i denna anvisning. Audit Instructions for a Development Co-operation Programme/Project whose financial support is channelled through a civil society organisation in Finland SCOPE We ask you to conduct a Special Purpose Audit concerning the Development Cooperation Programme/Project [Name of programme/project] of [Organisation]. According to the Ministry for Foreign Affairs of Finland's general conditions regarding support to civil society organisations, the receiving organisation must observe principles related to good governance and anti-corruption activities. State support shall be used only to cover expenses considered to be necessary and reasonable in carrying out the programme/project activities. The receiving organisation shall in its accounting follow the generally accepted national accounting principles (GAAP). The audit should be carried out in accordance with generally accepted international auditing standards as applicable and relevant national legislation and standards. The nature of a Development Co-operation Programme/Project is as follows: A programme/project is not a legal entity but an accounting subject It can include transactions in more than one legal entity (e.g. Partner or Subsidiary) It does not prepare statutory Financial Statements The statements under audit are the Financial Programme/Project Report and the List of Fixed Assets The accounting is mainly on a Cash Basis - there may be a few Accruals Fixed Assets are not capitalized but recorded as cost when purchased REPORTING We ask you to further send the Auditor's Report to the co-operation partner in Finland both by e- mail and by regular mail. The report should be in English and include the following items: Programme/Project number and name Implementing organisation Date of the co-operation agreement Reporting period and currency Exchange rate used in the Financial Programme/Project Report Total amount of budgeted income and expenditures (including balance from previous year) Total amount of actual income and expenditures (including balance from previous year) Closing balance (including cash, bank and other assets like advance payments and outstanding checks) Auditor's name, position, address, phone, fax and Date, auditor's signature and authorisation Opinion on the issues below 4

5 OPINION The Auditor's Report should offer an opinion on the following areas: Does the Financial Programme/Project Report match up with the Bookkeeping? Does the Financial Programme/Project Report correspond with the co-operation agreement? Do the received funds match with the Bookkeeping? Does the Bookkeeping match with the Vouchers? Are there proper Vouchers for the transactions? Is there an adequate Bookkeeping, including Journal and General Ledger? Do the changes in the List of Fixed Assets match with the Vouchers? Does the Bookkeeping match with the Official Bank Account Statements and Cash Book? Does the opening balance of funds correspond with the audit report of last year? Is the approved Financial Programme/Project Report free of material misstatement? Are received, unused funds properly recorded as a liability in the balance sheet and included in the ending balance of the Financial Programme/Project Report? Are the recorded expenses in the Financial Programme/Project Report in line with the approved original budget and activity plan? Is the internal control system of the organisation in order? Are there any material weaknesses that the organisation should improve? Do the salaries of the project personnel match with existing properly signed employment contracts? Have social security expenses including pensions and taxes been recorded and paid to relevant authorities in accordance with the national legislation? Does the organisation have copies of all valid essential contracts (government, trading, rental, lease, service agreement)? 5