LAPPTRÄSK KOMMUN KOMMUNFULLMÄKTIGE PROTOKOLL 1/2014 KONSTATERANDE AV MÖTETS LAGENLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 1 ÄNDRING AV FÖRVALTNINGSSTADGAN (BILAGA) 4

Transkript

1 KOMMUNFULLMÄKTIGE PROTOKOLL 1/2014 Mötestidpunkt kl Mötesplats Kapellby skola, Lappträskvägen 45 Ärenden för behandling KONSTATERANDE AV MÖTETS LAGENLIGHET OCH BESLUTFÖRHET VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE 1 ÄNDRING AV FÖRVALTNINGSSTADGAN (BILAGA) 4 2 FATTANDE AV BESLUT OM TILLKÄNNAGIVANDET AV KOMMUNALA MEDDELANDEN 7 3 KOSTNADSFÖRSLAG FÖR ATT ÄNDRA UTRYMMENA I PORLAMMIN OSUUSMEIJERI BENÄMNDA MEJERI TILL SKOLUTRYMMEN (BILAGA) 8 Utanför föredragningslistan 4 FULLMÄKTIGEMOTION; UPPGÖRANDE AV SANERINGSPLAN FÖR SKOLCENTRET I PORLOM (BILAGA) 11 5 FULLMÄKTIGEMOTION; IBRUKTAGNING AV REKREATIONSPENG 12 BESVÄRSANVISNING 13

2 Mötesprotokoll Nr 1/2014 KOMMUNFULLMÄKTIGE 1 MÖTESTIDPUNKT kl MÖTESPLATS Kapellby skola, Lappträskvägen 45 DELTAGARE Beslutsfattare Christina Mickos Vesa Peltola Pekka Puranen Mats Antas Thomas Antas Benita Busk-Markusas Benny Engård Erik Gammals Frej Helgars Arto Kujala Osmo Kärnä Päivi Lempiö Mari Lotila Ulla Onnila Tero Palokoski Sauli Silfvast Mika Sistola Rea Svennas Tuomas Villikka Essi Vuorenjuuri Minna Österholm Ordförande I Vice ordförande II Vice ordförande Övriga deltagare Tiina Heikka Susanne Sjöblom Timo Virtala Görel Fabritius Hannu Niemi Johanna Sjöberg Arja Grönberg Sinikka Mickos Kommundirektör, föredragande Kommunsekreterare, sekreterare Tolk Grundtrygghetsdirektör Teknisk direktör Ekonomisekreterare Personalsekreterare Adb-ansvarig ÄRENDEN 1 5 UNDERSKRIFT Ordförande Protokollförare PROTOKOLL- JUSTERING Christina Mickos Tid och plats Lappträsk Underskrift Susanne Sjöblom Arto Kujala Vesa Peltola

3 Mötesprotokoll Nr 1/2014 KOMMUNFULLMÄKTIGE 2 PROTOKOLLET FÖR PÅSEENDE Tid och plats Lappträsk Intygas Tiina Heikka

4 KOMMUNFULLMÄKTIGE KONSTATERANDE AV MÖTETS LAGENLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Kommunfullmäktige hade sammankallats med en den till fullmäktige, kommunstyrelsen samt till kommundirektören per post tillsänd samt på kommunens anslagstavla, på kommunens webbplats kungjord och i kommunens officiella annonsorgan Loviisan Sanomat och Östra Nyland publicerad kungörelse. BESLUT: Mötet konstaterades vara lagligt och beslutfört. VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE FÖRSLAG: Kommunfullmäktige beslutar - välja två protokolljusterare. BESLUT: Arto Kujala och Vesa Peltola valdes till protokolljusterare.

5 KOMMUNFULLMÄKTIGE ÄNDRING AV FÖRVALTNINGSSTADGAN (BILAGA) Kommunstyrelsen Riksdagen godkände i slutet av maj år 2012 regeringens proposition om ändring av kommunallagen RP 24/2012 rd. Lagändringen trädde i kraft Bokslutets roll som informationskälla förstärks Syftet med ändringen är att för de kommunala beslutsfattarna trygga allt bättre och konkretare uppgifter om den ekonomiska ställningen och riskerna i kommunen. Den främsta metoden är att göra bokslutet mera informativt samt att skapa mera sammanhängande strukturer än de nuvarande strukturerna för intern kontroll och riskhantering i alla kommuner. I enlighet med den gällande lagen ska kommunens bokslut ge korrekta och tillräckliga uppgifter om resultatet av kommunens verksamhet och ekonomiska ställning. Nu har man i lagen lagt till en bestämmelse enligt vilken bokslutet skall ge korrekta och tillräckliga uppgifter även om finansieringen. På det sättet vill man få mera information i bokslutet. Finansieringsanalysen ingår redan i bokslutet även nu, men med ifrågavarande tillägg vill man betona finansieringsanalysens ställning i bokslutet och den tillhörande informationen om kommunens tillförda medel och användning av dem samt balansen i ekonomin. Bokslutets roll som informationskälla stärks ytterligare genom en bestämmelse om att det i verksamhetsberättelsen ska ingå en uppskattning av den sannolika kommande utvecklingen. Uppskattningen skulle vara ett slags tolkning av bokslutet och förutsägbara framtidsutsikter, som grundar sig på kommunens ställning. Föremål för uppskattningen skulle vara exempelvis kommunens ekonomiska balans, inkomstfinansieringens utveckling och hur den räcker till, investeringar som är inom synhåll och finansieringen av dem samt utvecklingen av skuldsättningsgraden. Uppskattningen borde vara motiverad och de bakomliggande antagandena med osäkerhetsfaktorer bör beskrivas. Ordnande av intern kontroll och riskhantering I lagen har även bestämmelser om intern kontroll och riskhanteringen i en kommun och dess koncern preciserats. Med intern kontroll avses kommunens eller kommunkoncernens förfaranden och arbetsformer genom vilka man säkrar att verksamheten är laglig och resultatrik. Den interna kontrollen hör till kommunens ledningssystem och är ett redskap, för att uppskatta utfallet av de uppställda målen, verksamhetsprocesserna och riskerna. Den är

6 KOMMUNFULLMÄKTIGE framförallt en del av allt förmansarbete och varje medlem, i sin egen roll, inom organisationen ansvarar för att den förverkligas. Interna kontrollen skall avskiljas från externa kontrollen. I enlighet med lagändringen har kommunstyrelsen och kommundirektören det operativa ansvaret för den interna kontrollen och riskhanteringen. Fullmäktiges lagstadgade uppgift är att fatta beslut om grunderna för kommunens och kommunkoncernens interna kontroll och riskhantering. Förvaltningsstadgan ska innehålla nödvändiga bestämmelser närmast om vem som har befogenheter i vilken sak och hur uppgifterna fördelas. Målet att stärka bokslutets roll som informationskälla är förknippat med en bestämmelse om att verksamhetsberättelsen ska innehålla uppgifter om hur den intern kontrollen och riskhanteringen är ordnad samt om de centrala slutsatserna och eventuella utvecklingsåtgärder. Också i bestämmelsen om revisorernas uppgifter har uppskattningen av riskhanteringssystemet preciserats. Ändringarnas ikraftträdande De nya bestämmelserna om verksamhetsberättelsen och bokslutet ska tilllämpas första gången i bokslutet för år Interna kontrollen och riskhanteringen ska ordnas i enlighet med nya bestämmelserna fr.o.m. ingången av år Kommunen kan om den så beslutar redan tidigare införa de nya förfaringssätten. Ändringar inom Lappträsk kommuns organisation Lappträsk utbildningscentral har fungerat som en förvaltningsgren i kommunen redan i många år. Civiltjänstverksamheten förstatligas i samband med en lagändring Verksamheten blir kvar i Lappträsk, men verksamheten styrs av Sydöstra Finlands NTM-central i Kouvola. Kommunen hyr utbildningscentralens byggnader till Senatfastigheter, som hyr ut dem till NTM-centralen. I och med civiltjänstverksamhetens förstatligande kan bestämmelserna gällande civiltjänstcentralen strykas ur kommunens förvaltningsstadga. Följande ändringar föreslås i förvaltningsstadgan per paragraf 13 Lappträsk utbildningscentral har strukits från texten 34 Tillägg till ekonomisekreterarens uppgifter 38 Stryks 92 Ersätts med ny paragraf 93 Ersätts med ny paragraf Ändrad förvaltningsstadga medföljer som bilaga och kommunförbundets rekommendation om verkställighet av kommunallagens bestämmelser om

7 KOMMUNFULLMÄKTIGE den interna övervakningen och riskhanteringen medföljer som bakgrundsmaterial. FÖRSLAG (kom.dir.) Kommunstyrelsen beslutar - föreslå för fullmäktige, att den skulle godkänna föreslagna ändringar i förvaltningsstadgan i enlighet med bilagan - föreslå för fullmäktige, att den skulle besluta, att nämnden för Lappträsk utbildningscentral dras in efter att bokslutet för år 2013 har fastställts och att övriga ändringar träder i kraft BESLUT: Godkändes enhälligt. Ändrad förvaltningsstadga medföljer som bilaga. FÖRSLAG: Kommunfullmäktige beslutar - godkänna föreslagna ändringar i förvaltningsstadgan i enlighet med bilagan - att nämnden för Lappträsk utbildningscentral dras in efter att bokslutet för år 2013 har fastställts och att övriga ändringar träder i kraft BESLUT: Godkändes enhälligt.

8 KOMMUNFULLMÄKTIGE FATTANDE AV BESLUT OM TILLKÄNNAGIVANDET AV KOMMUNALA MEDDELANDEN Kommunstyrelsen Beredning och tilläggsuppgifter: kommunsekreterare Susanne Sjöblom, tel eller susanne.sjoblom@lapinjarvi.fi Enligt 64 Kommunallagen bringas kommunala meddelanden kommuninvånarna för kännedom genom att kungöra dem på anslagstavlan för offentliga tillkännagivanden samt vid behov besluta att bringa dem till kännedom även på annat sätt. FÖRSLAG: Kommunstyrelsen föreslår för kommunfullmäktige, att - kommunala meddelanden bringas kommuninvånarna till kännedom förutom på det lagstadgade sättet för tillkännagivande även genom att publicera delar av dem eller i sin helhet i de i Lovisa stad utkommande Loviisan Sanomat och Östra Nyland, dock sålunda, att beträffande publicerande av annonser angående lediganslagna tjänster beslutar den myndighet, som är berättigad att besätta ifrågavarande tjänst inom ramen för de anslag, som beviljats för ändamålet. BESLUT: Godkändes enhälligt. FÖRSLAG: Kommunfulmäktige beslutar - att kommunala meddelanden bringas kommuninvånarna till kännedom förutom på det lagstadgade sättet för tillkännagivande även genom att publicera delar av dem eller i sin helhet i de i Lovisa stad utkommande Loviisan Sanomat och Östra Nyland, dock sålunda, att beträffande publicerande av annonser angående lediganslagna tjänster beslutar den myndighet, som är berättigad att besätta ifrågavarande tjänst inom ramen för de anslag, som beviljats för ändamålet. BESLUT: Godkändes enhälligt.

9 KOMMUNFULLMÄKTIGE KOSTNADSFÖRSLAG FÖR ATT ÄNDRA UTRYMMENA I PORLAMMIN OSUUSMEIJERI BENÄMNDA MEJERI TILL SKOLUTRYMMEN (BILAGA) Kommunstyrelsen Emedan kommunstyrelsen behandlade budgetförslaget för år 2014 tog man upp även ett alternativ att utföra noggrannare utredningar omfattande bl.a. preliminära arkitekt-, struktur- och byggnadsteknisk planering samt kostnadsförslag för att ändra utrymmena i Porlom andelsmejeri så att de kan användas för undervisningsändamål. Arbetena ska dock inledas under år 2013 och medlen för utredningen ska således läggas till i budgeten för år Kommunstyrelsens medlem Sauli Silfvast föreslog, att det i budgeten för år 2013 läggs till för tekniska tjänsterna. Avsikten är att utreda om utrymmena för Porlom andelsmejeri lämpar sig för undervisningsändamål. Kommunstyrelsens medlem Essi Vuorenjuuri och Mika Sistola understödde Silfvasts förslag. Efter att ha förklarat diskussionen avslutad frågade ordförande om det understödda förslaget kan godkännas enhälligt. Kommunstyrelsen godkände förslaget enhälligt. BESLUT: Kommunstyrelsen beslöt föreslå för kommunfullmäktige - att det i budgeten för år 2013 gällande tekniska tjänsterna läggs till ett anslag på Avsikten är att utreda om utrymmena för Porlom andelsmejeri lämpar sig för undervisningsändamål. Kommunfullmäktige FÖRSLAG: Kommunfullmäktige beslutar - att det i budgeten för år 2013 gällande tekniska tjänsterna läggs till ett anslag på Avsikten är att utreda om utrymmena för Porlom andelsmejeri lämpar sig för undervisningsändamål. BESLUT: Godkändes enhälligt.

10 KOMMUNFULLMÄKTIGE Kommunstyrelsen Arkkitehtuuritoimisto Arkhaltia Ky benämnda arkitektbyrå har uppgjort en preliminär arkitekturplan över ändring av utrymmena i Porlammin Osuusmeijeri benämnda mejeri till skolutrymmen. Insinööritoimisto Metsärinne Oy benämnda ingenjörsbyrå har räknat ut ett preliminärt kostnadsförslag för anläggnings- och reparationskostnader gällande ändring av utrymmena till skolutrymmen. Kostnadsförslaget uppgår till cirka 7,9 milj. euro (moms 0%). Reparationsgraden i kostnadsförslaget uppskattas till 108,7 procent, d.v.s. att ändra andelsmejeriets utrymmen till skolutrymme skulle kräva omfattande reparations och ändringsarbeten. Byggnadskostnadernas andel i kostnadsförslaget är 6,8 milj. euro. Tjänsteinnehavarna inom tekniska väsendet och bildningsväsendet har tillsammans uppgjort bottenplanen. Förutom klassrummen omfattar bottenplanen dessutom bl.a. idrottshallen och brandmuren mellan mejeriet och skolans utrymmen. På motsvarande sätt har ovannämnda ingenjörsbyrå med samma bottenplan uppgjort ett kostnadsförslag även över byggande av ett nybygge. Uppskattade kostnaderna för nybygget är sammanlagt cirka 5,9 milj. Euro för byggande och projektreservering. På basen av kostadsförslaget gällande byggande skulle det bli förmånligare att bygga en ny skola än att renovera utrymmena i Porlammin Osuusmeijeri till skolutrymmen då man inte beaktar vilken inverkan nya utrymmena har för ökning av driftskostnaderna. Arkitektbyrån som gjort arkitektplanen har den åsikten att det skulle vara förnuftigare att bygga en helt ny skola eller renovera nuvarande skola än att ändra utrymmena i Porlammin Osuusmeijeri till skolutrymmen. FÖRSLAG (kom.dir.): Kommunstyrelsen beslutar - att utredningen om att ändra utrymmena i Porlammin Osuusmeijer till skolutrymmen inte längre går vidare och ärendet förs till fullmäktige för kännedom. BEHANDLING: Tekniska direktören Hannu Niemi och direktören för bildningsväsendet Juha Ronkainen var närvarande som sakkunniga under tiden denna paragraf behandlades. BESLUT: Godkändes enhälligt. Preliminära kostnadsförslag för att ändra mejeriutrymmena till skolutrymmen samt för nybygge som bilaga. FÖRSLAG: Kommunfullmäktige beslutar - anteckna ärendet för kännedom.

11 KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT: Godkändes enhälligt.

12 KOMMUNFULLMÄKTIGE FULLMÄKTIGEMOTION; UPPGÖRANDE AV SANERINGSPLAN FÖR SKOLCENTRET I PORLOM (BILAGA) Tero Palokoski lämnande en fullmäktigemotion angående uppgörande av saneringsplan för skolcentret i Porlom. Motionen som bilaga. BESLUT: Kommunfullmäktige beslöt - sända motionen till kommunstyrelsen för beredning.

13 KOMMUNFULLMÄKTIGE FULLMÄKTIGEMOTION; IBRUKTAGNING AV REKREATIONSPENG Mari Lotila gjorde en fullmäktigemotion angående i- bruktagning av rekreationspeng i Lappträsk kommun. Lotila föreslog, att kommunen erlägger 50 euro/person som rekreationspeng för att främja gemenskap och rekreationsverksamhet. BESLUT: Kommunfullmäktige beslöt - sända motionen till kommunstyrelsen för beredning.

14 KOMMUNFULLMÄKTIGE BESVÄRSFÖRBUD Vad förbudet BESVÄRSANVISNING Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet, kan kommunalbesvär enligt 91 kommunallagen inte anföras över beslutet. Paragrafer 4, 5 Enligt 5 FörvBesvL / annan lagstiftning kan besvär inte anföras över nedan nämnda beslut. Paragrafer och grunden för besvärsförbudet. BESVÄRSANVISNING Besvärsmyndighet och besvärstid I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Besvärsmyndighet, adress och postadress Helsingfors förvaltningsdomstol Pl 120, Helsingfors Kommunalbesvär, paragrafer Besvärstid 30 dagar 1, 2, 3 Förvaltningsbesvär, paragrafer Besvärstid dagar Annan besvärsmyndighet, adress coh postadress Paragrafer Besvärstid dagar Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet.

15 KOMMUNFULLMÄKTIGE Fogas till protokollet Besvärsskrift I besvärsskriften skall uppges - ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress - vilket beslut som överklagas - vilka ändringar som yrkas i beslutet - motiveringarna till att beslutet bör ändras Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som författat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Med stöd av lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer (701/93) 3 uppbärs en rättegångsavgift på 80 euro av en ändringssökande i förvaltningsdomstolen.. Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram under besvärstidens sista dag innan ämbetsverket stängs. Besvärshandlingarna kan även lämnas till: namn, adress och postadress Paragrafer Besvärshandlingarna skall lämnas till ¹): namn, adress och postadress Paragrafer Inlämnande av bevärshandlingarna Tilläggsuppgifter Detaljerad besvärsanvisning fogas till protokollsutdraget. ¹) Om det skall lämnas till någon annan än besvärsmyndigheten. Fogas till protokollet