FÖRSLAG: STRUKTUR FÖR ÅRLIG STATUSGENOMGÅNG

Transkript

1 FÖRSLAG: STRUKTUR FÖR ÅRLIG STATUSGENOMGÅNG Det här dokumentet kan tjäna som inspiration och utgöra ett stöd vid statusgenomgången av Fastighetsägarnas gröna hyresavtal. Statusgenomgången är en del i det samråds- och uppföljningsmöte om det gröna hyresavtalet som ska genomföras minst en gång per år. Åtagande av hyresvärden Åtagande av hyresgästen Gemensamt åtagande Obligatoriskt åtagande Genom att gå igenom och besvara nedanstående frågor kan det fastslås om respektive åtagande och avtalspunkt efterlevts. Dokumentet innehåller samtliga avtalspunkter i Fastighetsägarnas gröna hyresavtal, både minimikrav och frivilliga åtaganden. Den part som ansvarar för respektive avtalspunkt tar fram mötesunderlag. För punkter där parterna delar ett ansvar tar både hyresgäst och hyresvärd fram underlag som beskriver det egna bidraget till åtagandet. Namn på hyresvärdens representant: Namn på hyresgästens representant: När tecknades det gröna hyresavtalet? Datum för denna statusgenomgång: När genomfördes den senaste genomgången av det gröna hyresavtalet? 1

2 Samverkan, information och utbildning Parterna har i samband med tecknande av denna överenskommelse utbytt information om sina miljöambitioner och sitt miljöarbete. I fortsättningen ska sådant informationsutbyte ske minst en gång per år. Informationsutbytet ska dokumenteras. Utbyttes information om parternas miljöambitioner och miljöarbete i samband med tecknandet av det gröna hyresavtalet? Hyresvärden ska kalla till och leda samråds- och uppföljningsmöten med en av hyresgästen angiven representant. Under mötena ska status för åtagandena i denna överenskommelse gås igenom. Mötena ska dokumenteras och genomföras minst en gång per år. Finns minnesanteckningar från den senaste genomgången av det gröna hyresavtalet? Parterna ska gemensamt ta fram och minst en gång per år se över och uppdatera en handlingsplan för minskning av lokalens och fastighetens miljöpåverkan. Har en handlinsplan tagits fram? Innehåller handlingsplanen gemensamma mål för lokalens miljöprestanda? Har underlag avseende status för måluppfyllnad som hyresvärden ansvarat för redovisats? Har underlag avseende status för måluppfyllnad som hyresgästen ansvarat för redovisats? Har underlag som visar status för efterlevnad av hyresvärdens åtaganden enligt handlingsplanen redovisats? Har underlag som visar status för efterlevnad av hyresgästens åtaganden enligt handlingsplanen redovisats? 2

3 Hyresvärden ska förse hyresgästen med skriftlig information om hur hyresgästen kan bidra till att minska lokalens och fastighetens miljöpåverkan. Informationen ska minst omfatta områdena energi, materialval och avfallshantering i samband med hyresgästanpassning och löpande underhåll. Har hyresvärden vid avtalstecknandet försett hyresgästen med skriftlig information? Har hyresvärden efter tillträdet spridit informationen till medarbetarna hos hyresgästen? Överensstämde innehållet med specifikationen av de punkter som ska ingå i enlighet med den här handledningen? Hyresvärden ska initiera informationsmöten hos hyresgästen där hyresvärden informerar om lokal- och fastighetsrelaterade miljöfrågor. Informationen ska ske genom att hyresvärden vid mötet informerar alt.1) alt.2) hyresgästens medarbetare det ombud som hyresgästen vid varje informationstillfälle utsett för att föra informationen vidare till hyresgästens medarbetare För båda alternativen gäller att informationsmötena ska genomföras i samband med tillträdet av lokalen. I fortsättningen ska informationsmöten genomföras minst en gång per år. Har informationsmöten genomförts? Har informationsmöten minst en gång per år genomförts om det avtalats att sådana ska genomföras? 3

4 Miljöcertifiering av byggnaden och/eller lokalen Vid tecknandet av denna överenskommelse finns miljöcertifieringssystem för byggnaden lokalen Befintligt miljöcertifieringssystem: BREEAM Green Building LEED Miljöbyggnad Annat Erhållen nivå i ovanstående system (ej Green Building): År då certifieringen erhölls / senast återrapporterades: Vid Green Building certifiering, har den årliga verifieringen och rapporteringen av energibesparingen medfört att Green Building certifieringen kan upprätthållas? Hyresvärden har för avsikt att miljöcertifiera byggnaden lokalen Miljöcertifieringssystem: BREEAM Green Building LEED Miljöbyggnad Annat Ambition avseende erhållen nivå i ovanstående system (ej Green Building): År då certifiering förväntas erhållas: Kvarstår certifieringsambitionen som fanns när avtalet tecknades eller har den förändrats i något avseende? Om ja, ange i vilket avseende: 4

5 Energi och inomhusmiljö Mängd energi I samband med tecknandet av denna överenskommelse ska hyresvärden genomföra och dokumentera en genomgång med hyresgästen av senast genomförd energideklaration inklusive identifierade förbättringsförslag avseende energiprestanda samt redovisad obligatorisk ventilationskontroll (OVK) och radonmätning om sådan utförts. I samband med de årliga samråds- och uppföljningsmötena av denna överenskommelse ska parterna diskutera de identifierade förbättringsförslagen samt utfallet av undersökningar av energiprestanda, ventilation och radonhalt som utförts efter upprättande av energideklarationen. Gick hyresvärden igenom energideklarationen vid avtalets tecknande? Ingick redovisning av energiprestanda, jämförelse med jämförbara byggnader, genomgång av identifierade förbättringsförslag, samt redovisning av OVK samt ev radonkontroll i genomgången? Om nej, ange vilka delar som inte ingick: Har hyresvärden gått igenom ovanstående delar av energideklarationen i samband med den årliga genomgången av det gröna hyresavtalet? Om nej, ange vilka delar som inte ingick: Parterna ska gemensamt ansvara för att det i lokalen genomförs en metodisk genomgång av lokalens energianvändning för att kartlägga hyresgästens alt. 1) alt. 2) användning av el (elkartläggning) användning av värme, kyla och el (energikartläggning) Syftet med el- respektive energikartläggningen ska även vara att identifiera förbättringsåtgärder med avseende på energieffektivisering, ekonomi samt miljöpåverkan. Samordningsansvarig part: hyresvärden hyresgästen Kostnadsfördelning: % av kostnaden för kartläggningen ska betalas av hyresvärden, resterande andel ska betalas av hyresgästen. År då kartläggningen ska genomföras: Har den samordningsansvariga parten planerat, lett genomförandet och redovisat resultatet av energikartläggningen? Överensstämde innehållet i energikartläggningen med specifikationen av de punkter som ska ingå enligt den här handledningen? Överensstämmer kostnadsfördelningen för genomförande av energikartläggningen med vad som avtalats? 5

6 Parterna ska årligen utbyta information om resursanvändningen i lokalen avseende Verksamhetsel Informationen baseras på mätning fördelning av total energianvändning Informationen tillhandahålls av hyresvärden hyresgästen Värme inklusive tappvarmvatten Informationen baseras på mätning fördelning av total energianvändning Informationen tillhandahålls av hyresvärden hyresgästen Komfortkyla Komfortkyla finns ej i lokalen Informationen baseras på mätning fördelning av total energianvändning Informationen tillhandahålls av hyresvärden hyresgästen Särskild kyla (processkyla) Särskild kyla (proceesskyla) finns ej i lokalen Informationen baseras på mätning fördelning av total energianvändning Informationen tillhandahålls av hyresvärden hyresgästen Fastighetsel Informationen baseras på mätning fördelning av total energianvändning Informationen tillhandahålls av hyresvärden hyresgästen Vattenanvändning Informationen baseras på mätning fördelning av total vattenanvändning Informationen tillhandahålls av hyresvärden hyresgästen Har den parten som ansvarar för att tillhandahålla information om respektive del av resursanvändningen redovisat informationen för vart och ett av energislagen respektive media? Har möjligheterna att redovisa mätdata för lokalen snarare än en fördelning av byggnadens energianvändning ändrats sedan avtalet tecknades? Om ja, ange i vilket avseende: Parterna ska samverka för att optimera drifttiderna för uppvärmning, kylning och ventilation i lokalen. Har avtalsparterna utbytt information om vilka driftstider som finns i lokalen? Har avtalsparterna diskuterat om driftstiderna motsvarar verksamhetens behov eller om de kan minskas? 6

7 Hyresvärdens val av energidrivna system och utrustning ska utgå från en livscykelkostnadskalkyl där möjligt och ekonomiskt rimligt. Hyresvärdens val av byggnadsdelar som påverkar byggnadens energiprestanda ska utgå från en livscykelkostnadskalkyl där möjligt och ekonomiskt rimligt. Hyresgästens val av energidrivna system och utrustning ska utgå från en livscykelkostnadskalkyl där möjligt och ekonomiskt rimligt. Har någon utrustning eller något system alternativt några byggnadsdelar som påverkar byggnadens energiprestanda bytts ut under det senaste året? Har en livscykelkostnadsanalys utförts för var och en av dessa? System i lokalen som presenterar den aktuella alt. 1) elanvändningen alt. 2) energianvändningen avseende elanvändning i lokalen samt den totala användningen av värme, kyla och el i byggnaden eller lokalen har installerats eller ska installeras. Samordningsansvarig part: hyresvärden hyresgästen Kostnadsfördelning: % av kostnaden för systemet och installationen därav ska betalas av hyresvärden, resterande andel ska betalas av hyresgästen. År då systemet har installerats / ska installeras: Har den samordningsansvariga parten planerat, lett genomförandet och redovisat resultatet av installationen av ett system som presenterar energianvändningen i realtid? Överensstämmer kostnadsfördelningen för installation av systemet med vad som avtalats? Har installationen genomförts under det år som planerats? 7

8 Energislag Hyresvärden ska köpa förnybar eller klimatneutral energi för uppvärmning. Hyresvärden ska köpa förnybar eller klimatneutral energi för kylning. Har hyresvärden redovisat verifikat (intyg) som visar andelen förnybar värmeenergi i lokalen? Om inte all värmeenergi är förnybar, har hyresvärden redovisat ett intyg som visar att den del av energin som inte är förnybar klimatkompenseras (finansierar en minskning av utsläpp som motsvarar den del av energianvändningen som kommer från icke-förnybara energikällor)? Har hyresvärden redovisat verifikat (intyg) som visar andelen förnybar kyla i lokalen? Om inte all kyla är förnybar, har hyresvärden redovisat ett intyg som visar att den del av energin som inte är förnybar klimatkompenseras (finansierar en minskning av utsläpp som motsvarar den del av energianvändningen som kommer från icke-förnybara energikällor)? Hyresvärden ska köpa produktionsspecificerad förnybar el. Från tillträdet Snarast med hänsyn till ingångna avtal, dock senast (datum) Hyresgästen ska köpa produktionsspecificerad förnybar el. Från tillträdet Snarast med hänsyn till ingångna avtal, dock senast (datum) Har hyresvärden redovisat verifikat (intyg) som visar att förnybar elenergi används i lokalen? Om hyresvärden haft ett ingånget fast avtal för inköp av icke-förnybar el vid tillträdet, har denna bytt / planerat för att byta till förnybar el enligt det datumet som anges i avtalet? Har hyresgästen redovisat verifikat (intyg) som visar att förnybar el används i lokalen? Om hyresgästen haft ett ingånget fast avtal för inköp av icke-förnybar el vid tillträdet, har denna bytt / planerat för att byta till förnybar el enligt det datumet som anges i avtalet? 8

9 Hyresvärden ska årligen beräkna byggnadens koldioxidutsläpp. Hyresgästen ska årligen beräkna lokalens koldioxidutsläpp. Har hyresvärden redovisat verifikat (intyg) som visar beräkning av byggnadens koldioxidutsläpp? Har hyresgästen redovisat verifikat (intyg) som visar beräkning av lokalens koldioxidutsläpp? Inomhusmiljö Parterna är överens om att styrningen av den operativa temperaturen i lokalen under kontorstid ska utgå från den möbleringsplan hyresgästen tar fram vid avtalstecknandet och därefter överenskomna förändringar. Börvärden som ska eftersträvas är 21 C under vintern och 24 C under sommaren, dock tillåts den operativa temperaturen variera med utomhustemperaturen mellan 20 C och 26 C. Vid underskridande av ortens dimensionerande utomhustemperatur vinter eller överskridande av dimensionerande värden för sommar, tillåts inomhustemperaturen variera i motsvarande grad. Har det framförts synpunkter på inomhustemperaturen från de som arbetar i lokalen? Om ja, har det undersökts om det termiska klimatet överensstämmer med vad som avtalats? Om ja, har några åtgärder genomförts för att öka nöjdheten med det termiska klimatet? Hyresvärden ska årligen genomföra en inomhusmiljöenkät som följs upp tillsammans med hyresgästen. Har hyresvärden genomfört en inomhusmijöenkät och följt upp denna med hyresgästen under det senaste året? Hyresvärden ska informera hyresgästen om funktionen för befintlig solavskärmning samt nyttan med att använda denna. Har hyresvärden informerat hyresgästen om befintlig solavskärmning samt nyttan med att använda denna? 9

10 Hyresgästanpassning och löpande underhåll Lokalutformning Hyresvärden ska i samband med tecknandet av denna överenskommelse informera hyresgästen om en optimal inplacering av arbetsplatserna med hänsyn till lokalens tekniska förutsättningar. Hyresgästen ska i samband med tecknandet av denna överenskommelse delge hyresvärden en möbleringsplan som beaktar lokalens tekniska förutsättningar. Hyresgästen ska löpande meddela hyresvärden om användningen av lokalen ändras på ett sätt som påverkar inomhusmiljön. Har hyresvärden i samband med tecknandet av den gröna bilagan informerat hyresgästen om optimal inplacering av arbetsplatserna med hänsyn till lokalens tekniska förutsättningar? Har hyresgästen i samband med tecknandet av den gröna bilagan delgett hyresvärden en möbleringsplan? Har hyresgästen sedan föregående genomgång av det gröna hyresavtalet förändrat lokalens användning på ett sätt som kan påverka inomhusmiljön och i så fall informerat hyresvärden om det? Materialval Parterna ska ta miljöhänsyn vid materialval i lokalen. Hur har hyresvärden tagit miljöhänsyn vid val av material i lokalen? Hur har hyresgästen tagit miljöhänsyn vid val av material i lokalen? Parternas val av material i lokalen ska utgå från en materialdatabas. Ange använd materialdatabas: Hur har hyresvärden tagit miljöhänsyn vid val av material i lokalen? Har hyresvärden redovisat verifikat (intyg) som visar att materialvalet utgått från en materialdatabas? Har hyresgästen redovisat verifikat (intyg) som visar att materialvalet utgått från en materialdatabas? 10

11 Parterna ska systematiskt välja miljömärkt byggmaterial i lokalen. Har hyresvärden redovisat verifikat (intyg) som visar att materialvalet baserats på systematiskt val av miljömärkt byggmaterial? Har hyresgästen redovisat verifikat (intyg) som visar att materialvalet baserats på systematiskt val av miljömärkt byggmaterial? Parterna ska dokumentera valt material i ett digitalt system som ägs och administreras av hyresvärden. Har hyresvärden redovisat verifikat (intyg) som visar att materialvalet dokumenterats i en digital loggbok? Har hyresgästen redovisat verifikat (intyg) som visar att materialval hyresgästen gjort dokumenterats i en digital loggbok som ägs och administreras av hyresvärden? Val av inredning Hyresgästen ska välja miljömärkt eller återanvänd kontorsinredning i lokalen. Har hyresgästen intygat eller redovisat verifikat som intygar att inredningen i lokalen är miljömärkt eller återanvänd? Parterna ska välja vitvaror med låg energianvändning i lokalen. Har den av avtalsparterna som val vitvarorna i lokalen redovisat verifikat som visar att de har låg energianvändning? Hyresgästen ska ha en strategi för grön IT. Har hyresgästen redovisat verifikat (intyg) som visar strategi för grön IT? 11

12 Parterna ska där så är möjligt välja snålspolande utrustning i lokalen. Har hyresvärden intygat eller redovisat verifikat som intygar att snålspolande utrustning valts i lokalen? Har hyresgästen intygat eller redovisat verifikat som intygar att snålspolande utrustning valts i lokalen? Hyresgästen ska i lokalen tillhandahålla teknik för distansmöten. Har hyresgästen installerat teknik för distansmöten i lokalen? Avfallshantering Parterna ska dokumentera hanteringen av demonterat och bortfört byggmaterial samt inredning (återanvändning, materialåtervinning, energiåtervinning och deponering) i samband med hyresgästanpassning i befintlig lokal. Har hyresvärden dokumenterat hanteringen av byggmaterial samt inredning som demonterats och förts bort från lokalen? Har hyresgästen redovisat hanteringen av byggmaterial samt inredning som demonterats och förts bort från lokalen? Hyresvärden ska initiera en diskussion med hyresgästen om lämpliga källsorteringsfraktioner. Frågan diskuteras inför inflyttning och därefter minst en gång per år. Har hyresvärden initierat en diskussion om lämpliga källsorteringsfraktioner inför inflyttning? Har hyresvärden initierat en diskussion om lämpliga källsorteringsfraktioner en gång per år efter tillträdet? Ett avfallshanteringssystem ska finnas som redovisar statistik om mängden avfall per fraktion. Ansvarig part: hyresvärden hyresgästen Kostnadsfördelning: % av kostnaden för systemet och installationen därav ska betalas av hyresvärden, resterande andel ska betalas av hyresgästen. År då systemet har installerats / ska installeras: 12

13 Har den ansvariga parten infört ett system som redovisar statistik om mängd avfall per fraktion? Överensstämmer kostnadsfördelningen för utförande av tjänsten med vad som avtalats? Har installationen genomförts under det år som planerats? Lokalunderhåll Hyresgästen ska vid utövande av sin vårdnadsplikt och underhållsskyldighet i lokalen ta miljöhänsyn vid val av metoder. Hyresvärden ska vid underhåll, skötsel och drift i fastigheten ta miljöhänsyn vid val av metoder. Har hyresvärden intygat och exemplifierat hur den vid underhåll, skötsel och drift på fastigheten tagit miljöhänsyn vid val av metoder? Har hyresgästen intygat och exemplifierat hur den vid utövande av sin vårdplikt och underhållsskyldighet i lokalen ta miljöhänsyn vid val av metoder? Resor Hyresvärden ska, på de villkor som framgår av bilagan, i anslutning till lokalen erbjuda tillgång till Bilaga: cykelparkering gemensam cykelpool i eller i anslutning till fastigheten gemensam bilpool i eller i anslutning till fastigheten laddningsplatser för eldrivna fordon energieffektiva motorvärmare med timerfunktion Har hyresvärden erbjudit var och en av ovanstående reserelaterade avtalspunkter i enlighet med de särskilda överenskommelser som bilagts avtalet? Övriga avtalspunkter Ytterligare avtalspunkter bifogas. Bilaga: Har ytterligare avtalspunkter som bifogats till avtalet efterlevts? 13