Protokoll fört vid årsstämma med aktieägarna i Precise Biometrics AB (publ) i Lund tisdagen den 16 maj 2017

Transkript

1 Protokoll fört vid årsstämma med aktieägarna i Precise Biometrics AB (publ) i Lund tisdagen den 16 maj 2017 Stämman öppnades av styrelsens ordförande, Torgny Hellström. Stämman godkände att vissa icke aktieägare närvarade vid stämman utan yttrande- eller rösträtt. 1 Torgny Hellström utsågs att såsom ordförande leda förhandlingarna vid stämman. Det antecknades att såsom sekreterare vid stämman tjänstgjorde advokat Hans Petersson. 2 3 De i Bilaga 1 såsom närvarande upptagna aktieägarna hade inom föreskriven tid anmält sitt deltagande i stämman. Förteckningen godkändes såsom röstlängd vid stämman. Det i kallelsen intagna förslaget till dagordning godkändes av stämman. 4 Joakim Sandström och Christer Jönsson utsågs att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 5 6 Informerades om att kallelse till stämman publicerats på bolagets hemsida och i Post- och Inrikes Tidningar den 6 april 2017 och att en annons om att kallelse skett samma dag varit införd i såväl Svenska Dagbladet som Sydsvenska Dagbladet. Konstaterades stämman vara i behörig ordning sammankallad. LEGAL# v5 7 Lämnade ordföranden ordet till verkställande direktören Håkan Persson för föredragning avseende verksamhetsåret I samband härmed bereddes aktieägare tillfälle för frågor.

2 2(5) 8 Upplyste ordföranden att årsredovisningen för räkenskapsåret 2016, vilken även inkluderar koncernredovisningen, revisionsberättelsen, koncernrevisionsberättelsen och styrelsens förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare enligt punkt 14 på dagordningen, hade hållits tillgängliga hos bolaget och på bolagets hemsida sedan den 12 april 2017, utsänts till samtliga aktieägare som så begärt samt även fanns tillgänglig vid stämman. Upplystes vidare att styrelsens fullständiga förslag enligt punkterna 15 och 16 på dagordningen samt revisors yttrande huruvida gällande riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare har följts har funnits tillgängliga hos bolaget och på bolagets hemsida senast från den 25 april Noterades också att samtliga handlingar skickats till aktieägare som så begärt, att de fanns tillgängliga vid dagens stämma samt att det huvudsakliga innehållet av styrelsens förslag framgått av kallelsen till årsstämman. Beslutade stämman att samtliga handlingar skulle anses vara i laga ordning framlagda på stämman. Föredrog auktoriserade revisorn Johan Thuresson revisionsberättelsen och koncernrevisionsberättelsen för räkenskapsåret Bereddes aktieägarna tillfälle för frågor. Beslutade stämman 9 a) att fastställa den framlagda resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen, per den 31 december b) att moderbolagets medel till förfogande om kr, inklusive årets vinst om kr, ska balanseras i ny räkning samt att ingen vinstutdelning till aktieägarna skulle lämnas för verksamhetsåret c) enhälligt att bevilja styrelsens ledamöter och verkställande direktörer ansvarsfrihet för räkenskapsåret Det noterades att varken styrelseledamöterna eller verkställande direktör deltog i beslut om ansvarsfrihet såvitt avsåg dem själva. 10 Redogjorde Hans Ek för valberedningens förslag till antalet styrelseledamöter. Beslutade stämman att antalet styrelseledamöter, utöver de ledamöter som enligt lag kan utses av annan än bolagsstämman, ska vara sex samt att inga suppleanter ska utses.

3 3(5) 11 Redogjorde Hans Ek för valberedningens förslag till styrelsearvoden och arvode till revisorn för kommande mandatperiod. Beslutade stämman i enlighet med valberedningens förslag om oförändrade arvoden till av bolagsstämman valda styrelseledamöter enligt följande: ordföranden erhåller kr och att var och en av övriga ledamöter som inte är anställda i bolaget erhåller kr. Stämman beslutade vidare att ersättning för utskottsarbete därutöver ska utgå med kr för ledamot i revisionsutskottet, kr för ordförande i revisionsutskottet och kr för ledamot och ordförande i ersättningsutskottet. Upplystes om att styrelse- och utskottsarvode kan faktureras från ledamots bolag under förutsättning att det är kostnadsneutralt för bolaget. Beslutade stämman i enlighet med valberedningens förslag om att arvode till revisorn ska utgå enligt godkänd räkning. 12 Redogjorde Hans Ek för valberedningens förslag till styrelsesammansättning. Noterades att valberedningen föreslog omval av Anna Almlöf, Torbjörn Clementz, Torgny Hellström, Matts Lilja, Mats Lindoff och Synnöve Trygg samt omval av Torgny Hellström som styrelsens ordförande. Upplystes att de föreslagna styrelseledamöternas uppdrag i andra företag framgår av den framlagda årsredovisningen. Valde stämman för tiden intill slutet av nästa årsstämma till styrelseledamöter: Torgny Hellström (ordförande), omval Anna Almlöf, omval Torbjörn Clementz, omval Matts Lilja, omval Mats Lindoff, omval, och Synnöve Trygg, omval. 13 Redogjorde Hans Ek för valberedningens förslag till revisor för kommande mandatperiod. Beslutade stämman att, för tiden intill nästa årsstämma, välja revisionsbolaget EY som bolagets revisor. Noterades att EY har informerat bolaget att Johan Thuresson kommer vara huvudansvarig revisor.

4 4(5) 14 Redogjorde ordföranden för det huvudsakliga innehållet i styrelsens förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare enligt Bilaga 2. Beslutade stämman i enlighet med styrelsens förslag. 15 Redogjorde ordföranden för det huvudsakliga innehållet i styrelsens förslag till bemyndigande för styrelsen att besluta om nyemission av aktier och/eller konvertibler med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt enligt Bilaga 3. Beslutade stämman, med undantag för Sveriges Aktiesparares Riksförbund, som representerade 30 aktier och röster emot förslaget, enhälligt i enlighet med styrelsens förslag. 16 Beslutade stämman att fastställa en förnyad röstlängd för stämman i enlighet med Bilaga 4. Redogjorde ordföranden för det huvudsakliga innehållet i styrelsens förslag till incitamentsprogram för bolagets anställda genom riktad emission av teckningsoptioner med åtföljande teckning av nya aktier i bolaget, enligt Bilaga 5. Beslutade stämman, med undantag för Lars Blixt och Anne-Christine Persson, sammanlagt representerande aktier och röster emot förslaget, enhälligt i enlighet med styrelsens förslag. Noterades att aktieägare som är anställda i Precise Biometrics och har rätt att delta i incitamentsprogrammet inte deltog i beslutet. 17 Ordföranden förklarade härefter stämman avslutad.

5 5(5) Vid protokollet: Hans Petersson Justeras: Torgny Hellström Joakim Sandström Christer Jönsson

6 Bilaga 2 STYRELSEN I PRECISE BIOMETRIC AB (PUBL) FÖRSLAG TILL RIKTLINJER FÖR ERSÄTTNING TILL LEDANDE BEFATTNINGSHAVARE Styrelsens föreslår att ersättningsnivåer och övriga anställningsvillkor till företagsledningen och andra ledande befattningshavare ska vara marknadsmässiga och ge både kort- och långsiktiga incitament. De kortsiktiga incitamenten ska bestå av dels fast lön, dels rörlig lön som baseras på bolagets resultat och individuella mål. Den rörliga delen kan uppgå till högst 75 % av fast lön för VD och 50 % av fast lön för övriga ledande befattningshavare. Långsiktiga incitament kan bestå av optioner eller andra aktierelaterade ersättningsprogram. För VD gäller en ömsesidig uppsägningstid om 6 månader och 3-6 månader för den övriga företagsledningen. VD kan därutöver få ett avgångsvederlag om högst 6 månadslöner om anställningen upphör på Precise Biometrics initiativ. Övriga ledande befattningshavare ska inte ha rätt till avgångsvederlag. Pensionsåldern för samtliga i företagsledningen ska vara 65 år. Pensionspremier sätts av enligt bolagets pensionstrappa, vilken efterliknar ITP2-trappan, och kan uppgå till högst 25 % av den fasta lönen. Lund i april 2017 Styrelsen LEGAL# v1

7 Bilaga 3 STYRELSEN I PRECISE BIOMETRIC AB (PUBL) FÖRSLAG TILL BEMYNDIGANDE FÖR STYRELSEN ATT BESLUTA OM NYEMISSION AV AKTIER OCH/ELLER KONVERTIBLER Styrelsen föreslår att årsstämman bemyndigar styrelsen att, vid ett eller flera tillfällen intill nästa årsstämma, fatta beslut om emission av aktier och/eller konvertibler. Sådan emission ska kunna innebära avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt att teckna nya aktier och/eller konvertibler och även innefatta att betalning för de nya aktierna och/eller konvertiblerna ska kunna ske både kontant eller lämnas i form av apportegendom eller med kvittningsrätt. Emissionen får medföra en sammanlagd ökning av aktiekapitalet som motsvarar utgivande av högst aktier och/eller konvertibler utbytbara till högst aktier. Fullt utnyttjande av bemyndigandet, och i förekommande fall full konvertering, motsvarar en utspädningseffekt om ca 10 % av nuvarande aktiekapital och röster. Styrelsen ska äga rätt att fastställa övriga villkor för emissionen, inklusive emissionskurs. Emissionskursen ska fastställas på ett marknadsmässigt sätt. Syftet med bemyndigandet och skälet till avvikelsen från aktieägarnas företrädesrätt är att, genom kontant-, apport- eller kvittningsemission, stärka bolagets kapitalbas i samband med företagsförvärv eller andra strategiska investeringar och satsningar samt att erhålla kapitaltillskott från nya ägare vilka bedöms som strategiskt viktiga i ett operationellt, finansiellt, strukturellt eller annat perspektiv. Lund i april 2017 Styrelsen LEGAL# v1

8 Bilaga 5 STYRELSENS I PRECISE BIOMETRICS AB (PUBL) FÖRSLAG TILL BESLUT OM INCITAMENTSPROGRAM FÖR BOLAGETS ANSTÄLLDA GENOM RIKTAD EMISSION AV TECKNINGSOPTIONER MED ÅTFÖLJANDE TECKNING AV NYA AKTIER I BOLAGET Styrelsen för Precise Biometrics AB ( Bolaget ) föreslår att bolagsstämman ska fatta beslut om ett incitamentsprogram för Bolagets anställda. Syftet med det föreslagna programmet är att säkerställa ett långsiktigt engagemang bland deltagarna genom ett incitament som är kopplat till Bolagets framtida värdetillväxt. För genomförande av incitamentsprogrammet föreslår styrelsen att bolagsstämman ska fatta beslut om (i) emission av teckningsoptioner med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, samt (ii) godkännande av överlåtelse av teckningsoptioner till ledande befattningshavare och övrig personal, på följande villkor: 1. Högst fem miljoner ( ) teckningsoptioner ska kunna ges ut. 2. Rätt att teckna teckningsoptionerna ska, med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, tillkomma det av Bolaget helägda dotterbolaget Precise Biometrics Services AB. 3. Teckningsoptionerna ska ges ut vederlagsfritt. 4. Teckning av teckningsoptionerna ska ske på särskild teckningslista senast den 31 december 2017, med rätt för styrelsen att förlänga teckningstiden. 5. Varje teckningsoption berättigar till nyteckning av en (1) aktie i Bolaget. 6. Teckning av aktier med stöd av teckningsoptionerna ska kunna äga rum under perioden från och med den 1 juni 2020 till och med den 30 juni Teckningskursen per aktie ska motsvara 200 % av den volymvägda genomsnittskursen enligt Nasdaq Stockholms officiella kurslista för aktie i Bolaget under perioden från och med den 17 maj 2017 till och med den 31 maj Teckningskursen och det antal aktier som varje option berättigar till kan komma att bli föremål för omräkning till följd av fondemission, split, företrädesemission och liknande åtgärder, varvid sedvanliga omräkningsvillkor ska tillämpas. LEGAL# v1 8. De aktier som tecknas med stöd av teckningsoptionerna ska medföra rätt till vinstutdelning första gången på den avstämningsdag som infaller närmast efter det att teckning av aktier genom utnyttjande av teckningsoptionerna verkställts. 9. Teckningsoptionerna ska av Precise Biometrics Services AB, vid ett eller flera tillfällen, mot betalning överlåtas till ledande befattningshavare och övrig personal verksamma inom koncernen, i enlighet med i punkt 11 angivna riktlinjer.

9 2(3) 10. Överlåtelse enligt punkten 9 ska ske till marknadsmässigt värde vid överlåtelsetidpunkten, vilket ska fastställas av Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB, som oberoende värderingsinstitut, med användande av Black & Scholes värderingsmodell. 11. Tilldelning av teckningsoptioner ska ske i enlighet med följande riktlinjer: Befattning Antal teckningsoptioner VD högst Övriga ledande befattningshavare, f.n. 4 personer Övriga anställda högst per person högst per person Garanterad tilldelning kommer inte att förekomma. Överteckning kan inte ske. Första tilldelning beräknas ske i juni Av teckningsoptioner som kvarstår efter första tilldelningen får tilldelning därefter ske till framtida anställda till vid var tid gällande marknadsvärde enligt ovan angivna tilldelningsprinciper. Överlåtelse av teckningsoptioner till framtida anställda får inte ske efter årsstämman Övriga villkor för teckningsoptionerna framgår av Villkor för teckningsoptioner 2017/2020. Ökning av aktiekapitalet och utspädning Vid antagande av att samtliga teckningsoptioner utnyttjas för teckning av nya aktier kommer Bolagets aktiekapital att öka med högst kronor, medförande en utspädning motsvarande ca 1,4 % i förhållande till Bolagets nuvarande aktiekapital. Bolaget har även ett pågående teckningsoptionsprogram, beslutat vid årsstämman 2014, som omfattar sammanlagt teckningsoptioner, varav optioner har blivit utnyttjade. Sammanlagt kan det pågående, med hänsyn till antalet utnyttjade optioner, och det nu föreslagna teckningsoptionsprogrammen vid fullt utnyttjande innebära en utspädning motsvarande av ca 2,1 % i förhållande till Bolagets nuvarande aktiekapital. Skäl för avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt Skälen för avvikelsen från aktieägarnas företrädesrätt är att styrelsen anser att ett optionsprogram som ger Bolagets anställda möjlighet att ta del av Bolagets värdetillväxt medför ett ökat engagemang och en ökad motivation att verka för en gynnsam ekonomisk utveckling i Bolaget. Ett incitamentsprogram förväntas också bidra till möjligheterna att rekrytera och behålla kompetenta medarbetare.

10 3(3) Övrigt Incitamentsprogrammet beräknas inte medföra några kostnader av betydelse för Bolaget. Av den anledningen har inga åtgärder för säkring av programmet vidtagits. Programmet beräknas inte heller ha någon väsentlig effekt på viktiga nyckeltal. Styrelsen föreslår att styrelsen, eller den styrelsen utser därtill, ska bemyndigas att vidtaga de smärre justeringar i bolagsstämmans beslut jämte bilagor som kan visa sig nödvändiga i samband med registrering vid Bolagsverket och Euroclear Sweden AB. Styrelsens förslag har beretts i Bolagets ersättningsutskott i samråd med styrelsen. Styrelseledamöter omfattas inte av programmet. För giltigt beslut av bolagsstämman enligt styrelsens förslag krävs att beslutet biträds av aktieägare representerande minst nio tiondelar av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna. Lund i april 2017 Styrelsen