Riktlinjer för kommunikation

Transkript

1 Riktlinjer för kommunikation 1

2 Riktlinjer för kommunikation utgår från den Kommunikations- och profileringspolicy för Eslövs kommun som antagits av kommunfullmäktige Producerad av informationsenheten och representanter från alla förvaltningar i Eslövs kommun i samarbete med Staffan Solding, Kreab och Wirtén Media (grafisk form). Foto: Göran OIsson (KG Pressfoto), Eje Berndtsson (Skånska Dagbladet) och Åke Hedström. 2

3 Kommunikation och dialog ger bättre service Kommunikation är en viktig del i vårt dagliga arbete, både i relationen med våra medarbetare och med andra som i olika sammanhang kommer i kontakt med Eslövs kommun. Information, kommunikation och dialog är viktiga verktyg i arbetet med att skapa gemensamma värden och ett gemensamt synsätt på den service vi ska erbjuda våra kommuninvånare. Det är allas vårt ansvar att kommunikation är en del i den långsiktiga planeringen av verksamheten likaväl som i det dagliga arbetet. Riktlinjer för kommunikation är vår gemensamma syn på informations- och kommunikationsfrågor och innehåller de övergripande riktlinjer som vi ska följa i vårt dagliga arbete. Riktlinjerna uttrycker hur vi vill att kommunikationen ska fungera och tydliggör vad som ska prägla Eslövs kommuns kommunikation externt och internt, vilka vi ska kommunicera med, när och hur. Riktlinjer för kommunikation ska stimulera till aktiviteter. Riktlinjerna ska ge stöd och styrka i kontakterna med andra människor, företag och organisationer, inte vara ett hinder eller en anledning att inte ta initiativ. Kommunikation och dialog ger bättre service. Det är genom att prata, diskutera och utbyta idéer och tankar med varandra och med våra kommuninvånare som vi kan utveckla vår verksamhet och få svar på våra frågor. En bra och aktiv kommunikation är också en förutsättning för att utveckla de demokratiska värdena och den demokratiska processen. Vi skapar själva vår framtid och vi påverkar utvecklingen i vår omgivning. Den framtida utvecklingen kommer att ställa höga krav på vår förmåga att kommunicera och skapa en god dialog. Riktlinjer för kommunikation är ett av många redskap för arbetet in i denna framtid. Som ledare, chef och medarbetare i Eslövs kommun är det ditt ansvar att den vilja och de tankar vi har om vårt arbete och vår service blir verklighet. Intentionerna i Riktlinjer för kommunikation ska därför omsättas inom förvaltningar och på enskilda arbetsplatser till strategier, konkreta planer och aktiviteter. Det är först när riktlinjerna omsätts i handling i det dagliga arbetet som den får sitt verkliga värde. Det är också då vi kan se resultatet av vårt arbete. Riktlinjer för kommunikation innehåller också några av de viktigaste rättigheterna och skyldigheterna du har som anställd. Det är lagar och förordningar som styr vår verksamhet och som ska se till att vi agerar på ett riktigt sätt och att vi blir en så kommunikativ organisation som möjligt. Eslövs kommun nu och i framtiden Eslövs kommun är ett regionalt centrum för de mellanskånska kommunerna och en aktiv part i utvecklingen av den nya Öresundsregionen. Staden Eslöv är ett naturligt centrum i kommunen. Men det är viktigt att vi har en sammanhållen kommun med gemensam kommunkänsla. Genom att vara ett föredöme när det gäller arbetsorganisation och arbetsmiljö, samt skapa goda förutsättningar för näringslivet och dess anställda att etablera sig och utvecklas i kommunen, kan vi själva vara med och påverka vår framtid. Att dessutom ta på sig ansvaret för att skapa en god boende- och livsmiljö ger signaler som idag är attraktiva för många människor. Vår profil är vår egen uppfattning eller önskan om hur vi vill att andra ska uppfatta oss. Profileringsarbetet utgår därför 3

4 från vad vi vill bli, formulerade i tre profileringsbegrepp som talar om vad vi står för och vart vi är på väg. Dessa är: Närhet Mångfald Bärkraft Profileringsbegreppen finns utförligare beskrivna i Profilhandbok för Eslövs kommun. En gång om året utvärderar vi kommunikationen i Eslövs kommun. Denna utvärdering ligger sedan till grund för översyn av Kommunikations- och profileringspolicy för Eslövs kommun och Riktlinjer för kommunikation. Har du tankar och frågor kring hur kommunikations- och profileringspolicyn och riktlinjerna för kommunikation ska tillämpas i din verksamhet, hör då gärna av dig till din närmaste chef. 4

5 Grundläggande kommunikationsprinciper Kommuninvånarnas behov av service är den grund som Eslövs kommuns verksamhet utgår ifrån. För att erbjuda denna service på bästa möjliga sätt och med högsta effektivitet ska våra resurser användas flexibelt och gränsöverskridande. Genom att se till att vår verksamhet präglas av ständig förbättring ska vi också se till att vara ett föredöme när det gäller service, men även när det gäller arbetsorganisation och arbetsmiljö samt när det gäller att förebygga sjukdom och ohälsa. Som medarbetare i Eslövs kommun ska mötet med kommuninvånare och våra övriga målgrupper karakteriseras av respekt och värdighet, omtanke och medmänsklighet. När det gäller att nå våra mål med att ge kommuninvånarna service av hög kvalitet och med att skapa en bra arbetsmiljö måste varje verksamhet ha tydliga mål, som kan mätas och utvärderas. För att nå målen behöver vi också en väl fungerande kommunikation internt och externt. Vår kommunikation grundar sig därför på ett antal gemensamma principer: Kommunikation ska vara en naturlig del av planer och beslut Kommunikation ska vara en naturlig del i verksamheten. Rätt använd är kommunikation ett effektivt styrmedel som hjälper verksamheten att nå uppsatta mål. Ett mål eller ett beslut som inte kommuniceras, kan i regel inte heller realiseras. Genom att låta kommunikationen bli en aktiv del av vår vardag kommer den också att stödja och leva upp till Eslövs kommuns vision, mål och beslut. Det förutsätter också att kommunikationen är planlagd och integrerad i det dagliga arbetet. Kommunikation ska stödja och utveckla relationer Invånare i Eslövs kommun har vissa rättigheter. En självklar rättighet är att få tillgång till och vägledning om Eslövs kommuns planer och beslut, och hur de kommer att påverkas av dessa. Som anställd i Eslövs kommun har du den självklara uppgiften att besvara frågor och ge en allsidig information om vår verksamhet. För att uppnå de goda och utvecklade relationer vi vill ha måste vi låta kommuninvånarna vara delaktiga i Eslövs kommuns utveckling. Det betyder att vi är öppna för idéer, kritik och frågor, och använder de synpunkter vi får på ett konstruktivt sätt. En öppen dialog ger oss också möjlighet att fatta beslut, både som politiker och tjänstemän, som är väl underbyggda och förankrade. Internt före externt Vi strävar efter att, så långt det är möjligt, lämna information till våra medarbetare om viktiga beslut och förändringar som rör den egna verksamheten innan den når våra externa målgrupper. Genom att vi själva först känner till Eslövs kommuns eller vår egen verksamhets mål, planer och beslut kan vi också 5

6 med större trovärdighet lämna enhetlig och riktig information till kommuninvånarna. Detta skapar också bättre förutsättningar för oss att bli en utvecklad serviceorganisation och uppfattas som en tillförlitlig informationslämnare. Intern och extern kommunikation ska samordnas så att de samverkar och stödjer varandra, både vad det gäller budskap, kanaler och aktiviteter. Kommunikation är allas ansvar Alla har ansvar för att skapa god kommunikation och dialog. Alla medarbetare är dessutom skyldiga att själva söka information och kunskap för att på bästa möjliga sätt utföra sitt arbete. Kommundirektören och förvaltningschefer har det yttersta ansvaret för att information och kommunikation fungerar. Varje chef har ansvar för att kommunikationen fungerar på närmast lägre nivå. Det betyder att man måste se till att en verklig dialog finns mellan ledning och medarbetare, mellan medarbetare och mellan olika enheter. Informationsansvarig och medarbetarna på informations enheten på Kommunledningskontoret har ansvar att tillsammans med förvaltningsinformatörer initiera, driva och följa upp den interna och externa kommunikationsprocessen, samt att stödja chefer och medarbetare i deras kommunikationsarbete. Kommunikation utgår från människors behov Vi ska se till att rätt person får rätt information på rätt sätt och vid rätt tillfälle. Eslövs kommuns information och kommunikation ska därför anpassas till olika individers och målgruppers behov, kunskaper och förutsättningar. Innehållet ska vara relevant och kommunikationen ska ske på ett språk som mottagaren kan förstå och på ett sätt så att mottagaren kan ta den till sig. Att utgå från behov innebär också att alla inte berörs av all information och att vi därför ska vara noga med att sätta oss in i mottagarens situation och anpassa vår kommunikation efter denna. Från information till dialog Med dialogen skapar vi lättare förståelse, acceptans och motivation. För att skapa delaktighet i verksamheten och samsyn kring beslut är dialogen också ett viktigt instrument. Allt behöver inte diskuteras. Det finns tillfällen då envägskommunikation är ett både snabbare och effektivare alternativ. Det är när vi förmedlar information som är enkel, entydig och inte innehåller olika tolkningsmöjligheter. Fakta och nyheter är det som passar för envägskommunikation medan det kan vara nödvändigt att föra en dialog kring mer komplicerade och kontroversiella mål, planer och policies. Välj kanal bäst lämpad för syftet I Eslövs kommun använder vi både muntlig och skriftlig kommunikation som strategiska verktyg för att stödja och effektivisera vår verksamhet och nå uppsatta mål. Internet, intranät och e-post ger möjlighet till snabb och samtidig kommunikation, och gör en stor mängd information tillgänglig för både medarbetare och allmänhet. Tidningar, nyhetsbrev och andra skriftliga informationskana- 6

7 ler är mer lämpade för längre, mer komplicerade texter och där mottagarna inte har tillgång till elektronisk kommunikation. Det personliga mötet är unikt och kan inte ersättas med andra kommunikationssätt. Det personliga mötet och dialogen ger möjlighet att ställa frågor och få svar, diskutera, förankra, förklara och lösa problem som ingen annan kommunikation klarar lika bra. Tydlig avsändare Det ska alltid tydligt framgå vem som är avsändare när Eslövs kommun kommunicerar. Det ska också tydligt framgå vart invånare och medarbetare kan vända sig för att få ytterligare upplysningar, ställa frågor eller framföra klagomål och synpunkter. 7

8 Kommunikationens kännetecken För att kunna leva upp till de grundläggande kommunikationsprinciperna måste kommunikationen i Eslövs kommun kännetecknas av att vara öppen, tydlig, intressant och planerad, i både med- och motgång. Med dessa kännetecken menar vi: Öppen Tillgänglig. Det ska vara lätt att komma i kontakt med oss som arbetar i Eslövs kommun och att få den information och de handlingar som man har rätt att ta del av. Ärlig. Vi ska säga som det är och inte enbart lyfta fram fakta som kan upplevas som positiva. Trovärdig. Det vi säger ska vara sant. Vi ska uppfattas som tillförlitliga och det vi säger ska man kunna lita på. Tydlig Lätt att förstå. Vi ska uttrycka oss enkelt och begripligt. får de nyheter eller uppdateringar man behöver för att ge bästa service. Inspirerande. Det material vi producerar ska vara tilltalande till innehåll och form. Planerad Genomtänkt. All kommunikation ska ha ett klart syfte och en tanke kring vad som ska kommuniceras till vem, när, var och hur. Åtkomlig. Vi ska se till att det finns olika sätt för mottagarna att få eller hämta information. Det ska vara lätt att söka och få svar på sina frågor i kontakten med Eslövs kommun. Anpassad. Vi ska anpassa vår information och kommunikation efter mottagarens förmåga och förutsättning att ta till sig, förstå och agera. Relevant. Vi anpassar kommunikation och innehåll till mottagarens behov, kunskap och förutsättningar. Korrekt. Informationen ska vara välstrukturerad och välformulerad för att ge svar och inte skapa nya frågor. Intressant Offensiv. Vi ska ta initiativ i vår kommunikation och vara aktiva i vårt agerande. Genom att vara offensiva minskar vi också möjligheterna för ryktesspridning. Aktuell. Vi ska agera så snabbt som möjligt och se till att alla 8

9 Intern kommunikation Välinformerade, kunniga och motiverade medarbetare är Eslövs kommuns viktigaste tillgång för en bra kommunikation med kommuninvånare och övriga omvärlden. En väl fungerande intern kommunikation har hög prioritet i Eslövs kommun. Ytterst syftar den interna kommunikationen till att göra Eslövs kommun till en effektiv arbetsplats. Syfte Syftet med den interna kommunikationen är att vara ett medel för att nå uppsatta mål att alla medarbetare ska ha insikt och kunskap om vår verksamhet, utveckling och resultat att alla medarbetare ska känna delaktighet och ansvar samt förstå sin egen roll och betydelse i den totala verksamheten att skapa en öppen och serviceinriktad attityd. Målgrupper Medarbetare. Förtroendevalda. Medarbetare ska informeras om Eslövs kommuns och den egna enhetens mål, strategi, organisation, ekonomi, roll i samhället och framtida utvecklingsplaner snabbt informeras om viktiga beslut så långt det är möjligt informeras före eller samtidigt som våra externa målgrupper ansvara för att själv söka och ta del av den information som är en förutsättning för att han/hon ska kunna utföra sitt arbete. En väl fungerande kommunal demokrati bygger på att såväl kommunens invånare som medarbetare känner till de politiska beslut som fattas. För att besluten ska kunna genomföras krävs att medarbetarna i god tid känner till bakgrunden och innebörden i beslutet och förstår sin egen roll i kommunens totala verksamhet. Förtroendevalda ska ges relevant information och underlag som grund för sina ställningstaganden. Profilering Intern kommunikation är en förutsättning för att bygga och utveckla bilden av Eslövs kommun. Våra övergripande budskap ska genomsyra alla verksamheter och omfatta alla medarbetare. Först då kan varje medarbetare fungera som god ambassadör och förmedla en tydlig och förtroendeingivande bild av kommunen och våra tjänster en bild av Eslövs kommun som attraktiv arbetsgivare en bild av Eslövs kommun som en attraktiv plats för boende, besök och företagande. 9

10 Strategi för intern kommunikation All kommunikation med medarbetarna ska vara aktuell och tydlig. Det ger förutsättningar för ett effektivt arbete och motverkar osäkerhet och ryktesspridning. Den interna kommunikationen ska också vara tillgänglig. Det ska finnas interna informationskanaler som når samtliga personalgrupper i Eslövs kommun. Medarbetarna ska alltid kunna vända sig till sin närmaste arbetsledare eller chef med frågor och kunna få besked om både den egna arbetssituationen och om övergripande förändringar i kommunens verksamhet. Det ska vara högt i tak. Därför ska vi vara öppna för varandras idéer, initiativ och synpunkter, och uppmuntra varandra att dela med oss av kunskaper och erfarenheter. Vi ska ge en bra introduktion till nyanställda så att de snabbt får en inblick i Eslövs kommuns verksamhet, organisation och mål. Den interna kommunikationen ska tillgodose medarbetarnas behov både av helhet och närhet. En effektiv intern kommunikation uppstår då medarbetarna dels har en helhetsbild av Eslövs kommuns roll, mål och visioner, dels förstår hur denna påverkar deras eget arbete. Kanaler och kontaktytor De främsta kanalerna och kontaktytorna för intern kommunikation är: Arbetsplatsträffar Intranät Personaltidning Arbetsplatsträffar Arbetsplatsträffar är den främsta kanalen för intern kommunikation med de anställda. Muntlig information och dialog är en förutsättning för en bra kommunikation mellan arbetsgivare och medarbetare. Intranät Den gemensamma kontaktytan för kommunens anställda ska vara kommunens intranät. Intranätet ska bidra till ökad kunskap och överblick över kommunens verksamheter samt underlätta samarbete och kunskapsutbyte mellan medarbetare i olika förvaltningar. Personaltidning Kommunens personaltidning ska vara ett komplement till intranätet och erbjuda medarbetarna djupare information om viktiga beslut, övergripande förändringar och annat av betydelse för de övergripande målen. Andra kanaler, som till exempel nyhetsbrev eller informationsblad, kan också behöva användas för särskilda målgrupper eller till exempel i samband med stora projekt eller organisationsförändringar. 10

11 Extern kommunikation Eslövs kommun ska vara en öppen, ärlig och trovärdig serviceverksamhet. Alla som vänder sig till oss ska behandlas med respekt och få ett positivt bemötande i en jämbördig dialog. Syfte Syftet med den externa kommunikationen är att vara ett medel för: att genom ett långsiktigt arbete skapa trovärdighet och förståelse för vårt agerande samt etablera ett gott anseende att invånarna i Eslövs kommun ska veta vart de ska vända sig i olika frågor och känna till vilken service och vilka tjänster som kommunen erbjuder att invånarna i Eslövs kommun och andra målgrupper ska uppleva att det är enkelt att komma i kontakt med och få information om Eslövs kommun att invånarna i Eslövs kommun lätt ska hitta information om kommunens övergripande mål, ekonomi, planer och service att vi på bästa sätt ska kommunicera den myndighetsroll som vi är ålagda att ansvara för. Syftet är också att medverka till större insyn och ökad demokrati genom att informera våra invånare om: Eslövs kommuns organisation och verksamhet hur de kan delta och påverka innan beslut fattas rättigheter och skyldigheter. Målgrupper Invånare i Eslövs kommun. Presumptiva invånare i kommunen. Näringsliv. Massmedia. Turister och besökande. Organisationer och föreningar. Kommuner och landsting. Statliga myndigheter. Kanaler De viktigaste kommunikationsvägarna är det personliga mötet internet telefon, e-post och brev. Det personliga mötet Möjlighet till personlig kontakt måste alltid finnas och erbjudas i alla kommunens verksamheter. Internet Kommunens webbplats ska ge kommunens invånare, besökare, företagare och massmedier en överblick över kommunens utbud av service och tjänster samt erbjuda möjligheter till dialog och insyn. Genom att alltid ha aktuell och uppdaterad information samlad, kan vi underlätta för medarbetarna att sprida korrekt och målgruppsanpassad information muntligt eller skriftligt till dem som inte själva har tillgång till Internet. Information på kommunens webbplats ska så långt som möjligt anpassas för funktionshindrade. 11

12 Telefon, e-post och brev Man ska snabbt kunna få kontakt med oss via telefon och e-post och få svar inom kortast möjliga tid. Vår tillgänglighet via dessa kanaler blir ytterst också en fråga om vårt anseende. Kontaktinformation ska finnas i telefonkatalogen och på hemsidan. Telefonnummer till anställda i Eslövs kommun ska vara lätta att nå. Det bör gå högst fyra signaler innan vi svarar. Vi presenterar oss alltid med Eslövs kommun och/eller enhet/arbetsplats och namn. Vi har alla ett gemensamt ansvar att svara i telefon oavsett vems telefon det är. Om vi inte kan svara är det viktigt att i förväg meddela växeln eller knappa in när man kommer tillbaka eller använda röstbrevlåda. E-post är ett snabbt sätt att kommunicera på och bör därför besvaras snabbt. Om en förfrågan inte kan besvaras på en för avsändaren rimlig tid ska en bekräftelse skickas, med information om att e-postmeddelandet har tagits emot, vem som behandlar ärendet och när avsändaren kan förvänta sig ett svar. Brevet är vårt vanligaste sätt att kommunicera med enskilda och med grupper. Vi uttrycker oss enkelt och begripligt och vi anpassar språk och innehåll efter ålder, social bakgrund och etnisk tillhörighet. I all korrespondens finns en tydlig avsändare i form av logotyp, namn och telefonnummer. Medborgarkommunikation Invånarna som målgrupp kan delas in i tre kategorier: Invånaren i egenskap av brukare av kommunala tjänster. Invånaren i egenskap av väljare och skattebetalare med rätt till insyn, inflytande och delaktighet i den kommunala beslutsprocessen. Invånaren som konsument av upplevelser och ambassadör för kommunen. En väl fungerande kommunikation om den kommunala servicen ska leda till att invånarna känner till vart de kan vända sig, vilka tjänster kommunen erbjuder, villkor som gäller och vad de kan förvänta sig. Kommunikationen ska underlätta för invånarna att komma i kontakt med kommunen och använda våra tjänster. En väl fungerande kommunal demokrati bygger på kunniga och engagerade medborgare som upplever att de kan påverka och vara delaktiga i de beslut som fattas. Dessutom ska vi redovisa planer och beslut, samt tydliggöra möjligheter och handlingsalternativ på ett allsidigt och ärligt sätt. Strategi för medborgarkommunikation Vi som arbetar i Eslövs kommun ska vara lättillgängliga för medborgarna, oavsett om kontakten sker vid ett personligt möte, per telefon, skriftligen eller via e-post och webben. Medborgarna ska uppleva att de får snabba och korrekta svar på sina frågor. Kommunikationen med medborgarna ska vara enkel och 12

13 begriplig, så att den lätt kan omsättas i handling. Vi undviker svåra ord, interna uttryck och förkortningar. Det ska alltid klart framgå vem som är avsändare när Eslövs kommun kommunicerar. Profilering Profileringsarbetets syfte är att skapa och upprätthålla en tydlig och enhetlig bild av Eslövs kommun. Ett verktyg i profileringsarbetet och i den externa kommunikationen i sin helhet är profilhandboken. Den innehåller riktlinjer för hur vår logotyp, typsnitt, dekorelement och annat ska användas. Massmedia Massmedierna har ett samhällsuppdrag att granska offentliga myndigheters verksamhet och har också en mycket viktig opinionsbildande funktion. Journalister fungerar således som allmänhetens representanter. Eslövs kommun bevakas noga i massmedierna. Den publicitet vi får är avgörande för hur vi uppfattas av omvärlden. Genom medierna kan vi förklara och öka förståelsen för vårt arbete. Massmedias representanter ska uppleva att det är enkelt att komma i kontakt med Eslövs kommun och att de möts av en öppen och serviceinriktad attityd. Goda massmediekontakter ska bidra till att öka kunskapen om Eslövs kommun och dess verksamhet. Kommunen ska föra en öppen och förtroendeskapande dialog med massmedierna och ge tillgång till information för att ge en sann, ärlig och allsidig bild av Eslövs kommun och dess verksamheter. Verksamhetsansvariga har ett särskilt ansvar att företräda sin verksamhet gentemot massmedierna. Ingen är dock skyldig att yttra sig offentligt. Den som inte själv kan svara ska hänvisa till den person i verksamheten som är ansvarig för den aktuella frågan, eller be att få återkomma med korrekta uppgifter. Sponsring Med sponsring menas stöd i någon form som förväntas leda till bra PR för den som ger stödet. Relationen mellan stödets omfattning och PR-effekten ska vara rimlig. Sponsring får ske om det bidrar till att nå fastställda verksamhetsmål och om sponsringen ger värde tillbaka till kommunen i form av positiv uppmärksamhet. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för sponsring i Eslövs kommun. Varje nämnd och förvaltning är ansvarig för sponsring inom sitt verksamhetsområde. Sponsring med ett ekonomiskt åtagande bör företrädesvis gälla idrottsklubbar i Eslövs kommun på elitnivå. Vid sponsring ska avtal upprättas. Annan sponsring bör i huvudsak bestå av tjänster som kan utföras av anställda i Eslövs kommun. Krisinformation Eslövs kommun har en särskild planering för hur vi ska agera om en allvarlig händelse eller kris inträffar. Det finns en beredskapsplan och en krisinformationsplan. En särskild organisation för lednings- och informationsfrågor i händelse av kris finns. 13

14 Lagar och regler som styr kommunikationen Eslövs kommuns kommunikation med medborgare och allmänhet regleras av olika lagar. Offentlighetsprincipen, Yttrande- och meddelarfrihet, Förvaltningslagen och Personuppgiftslagen är de viktigaste. Offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen innebär att alla myndigheter kommuner, landsting och statliga organ är skyldiga att utan dröjsmål lämna ut allmänna handlingar till den som begär det, såvida inte handlingarna omfattas av sekretess. Varje medborgare har alltså rätt att söka, läsa, skriva av och diskutera allmänna handlingar. Offentlighetsprincipen är fastslagen i tryckfrihetsförordningen, som är en av Sveriges grundlagar. En handling är allmän om den är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Med inkommande menas att myndigheten har fått handlingen via post, e-post eller på annat vis. Med upprättad menas att handlingen är färdigställd eller expedierad, till exempel har beslutats av ett politiskt organ, eller skickats till annan myndighet, enskild person eller massmedier. En myndighet kan vägra att lämna ut en allmän handling om det finns stöd för detta i sekretesslagen. Det finns heller ingen skyldighet att lämna ut handlingar som ännu inte är allmänna. Yttrandefrihet och meddelarfrihet Yttrandefriheten, som regleras i regeringsformen, innebär att varje medborgare gentemot det allmänna ska kunna förmedla information och uttrycka sina tankar, åsikter och känslor, i tal, skrift, bild eller på annat sätt. Reglerna för meddelarfrihet kompletterar yttrandefriheten, och innebär att alla anställda inom offentlig verksamhet muntligen får lämna uppgifter till massmedier, i syfte att de ska publiceras. Denna rättighet gäller i viss utsträckning även sekretessbelagda handlingar. Meddelarfriheten kompletteras med förbud att efterforska källa, som innebär att arbetsgivaren inte får undersöka de anställdas kontakter med massmedier, samt förbud att röja källa, som innebär att massmedierna inte får avslöja källan om denna vill vara anonym. Även dessa bestämmelser regleras i tryckfrihetsförordningen. Förvaltningslagen Förvaltningslagen reglerar bland annat myndigheters handläggning av ärenden och deras serviceskyldighet gentemot medborgarna. Lagen innebär bland annat att varje myndighet ska lämna upplysningar, vägledning, råd och annan hjälp till enskilda i frågor som rör myndigheternas verksamhetsområde. Hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndigheternas verksamhet. Frågor ska besvaras så snart som möjligt. Myndigheter ska också vara tillgängliga för allmänheten i så stor utsträckning som möjligt. Finns särskilda besöks- eller telefontider ska allmänheten informeras om dessa på ett lämpligt sätt. I Förvaltningslagen anges också att ärenden som omfattar enskilda ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt, utan att rättssäkerheten eftersätts. 14

15 PUL, Personuppgiftslagen Syftet med Personuppgiftslagen är att värna om den personliga integriteten i IT-samhället. PUL förbjuder att namn och andra personuppgifter såväl texter som fotografier offentliggörs på Internet, såvida inte berörda personer gett sitt uttryckliga samtycke, skriftligt eller muntligt. Undantag görs för namnuppgifter som uteslutande publiceras för litterära, konstnärliga eller journalistiska ändamål. Så kallad harmlös information bedöms från fall till fall. Utgångspunkten för bedömningen bör vara om den enskilda kan uppleva publiceringen som kränkande. Informationsplikt gäller vid all behandling av personuppgifter, oavsett om det krävs samtycke från personen i fråga eller ej. Den som registrerar en personuppgift måste alltså informera den berörda personen om detta. Sveriges grundlag tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen är överordnade PUL. Det innebär att bestämmelserna i PUL inte gäller om de skulle strida mot en myndighets skyldighet att lämna ut allmänna handlingar, i enlighet med offentlighetsprincipen. Detta gäller dock inte om handlingarna omfattas av sekretess. 15

16 16 Eslövs kommun, Eslöv Tel , Fax , E-post