Användningen av NPÖ i kommunerna i Jönköpings län. - och hur kan den öka?

Transkript

1 Användningen av NPÖ i kommunerna i Jönköpings län - och hur kan den öka? Författare: May Wismén Årtal: April 2015

2 Författare: May Wismén Verksamhetsområde ehälsa Arbetsplats/enhet Kommunal utveckling, FoUrum Kontaktinformation Samordnare och stöd i arbetet Carina Hellström, regional ehälso-samordnare, Kommunal utveckling, FoUrum

3 Sammanfattning Denna rapport är resultatet av en studie som under mellan augusti 2014 och mars 2015 med hjälp av statliga stimulansbidrag bedrivits inom området ehälsa. Uppdragsgivare var kommunerna i Jönköpings län och studiens syfte var att se hur användandet av Nationell patientöversikt (NPÖ) kan öka i länets tretton kommuner. NPÖ är ett nationellt system som gör det möjligt att över vårdgivargränser ta del av utvald patientinformation och användande syftar i detta fall på konsumtion av information som den regionala hälso- och sjukvården producerar i NPÖ. Användandet av NPÖ måste utgå från behov och nytta i de aktuella verksamheterna och ökning måste ses i ljuset av ett utgångsläge hur ser användningen ut idag och hur skulle den utifrån det kunna ökas? För att besvara detta samlades material löpande under studiens gång in från olika källor såsom Inera (utvecklings- och förvaltningsorganisation för NPÖ) regionala och nationella forum, regional ehälsosamordnare, dokument och tidigare genomförda studier samt från medicinsk ansvariga sjuksköterskor och HSL-personal i kommunerna. Många olika faktorer påverkar användningen av NPÖ vilket gör det svårt att med hjälp av nationell statistik tolka hur det ser ut i olika regioner och kommuner. För att illustrera det finns i denna rapport några exempel på enkla justeringar av siffror som hämtats från Inera. En annan bild över användningen fås om antal faktiska användare inom HSL-personal ställs i relation till antalet potentiella användare och i detta arbete har det gjorts för åtta av länets kommuner. Resultatet visar att mellan en fjärdedel och hälften av HSL-personalen i dessa kommuner använder NPÖ. Sammanfattningsvis pekar studien på att alla aktuella yrkeskategorier och samtliga kommuner i Jönköpings län borde kunna ha nytta av att öka användningen av NPÖ. Då organisering av hälso- och sjukvården varierar mellan kommunerna och då det material som samlats in från HSL-personal visar att det finns stora variationer inom kommunerna när det gäller användandet av NPÖ är det dock svårt att övergripande ange vem som ska öka användningen och hur mycket. Detta måste analyseras och bedömas internt i kommunerna. Eftersom tekniska problem och fel ofta lyfts ofta upp som en orsak till att NPÖ inte används mer och då HSL-personal menar att negativa erfarenheter kan hänga i länge är också avvikelse- och felrapportering ett viktigt område när det gäller användningen av NPÖ. Siffror från Inera visar att det är mycket få anmälningar som kommer till dem. Rapporten sammanfattas med rekommendationer som kan vara till hjälp i arbete för att uppnå ökad användning av NPÖ. Dessa innefattar att skapa dialog kring arbetsrutiner och informationsflöden för samtliga yrkeskategorier och för eventuella vikariesituationer. Detta bör göras såväl internt som tillsammans med den regionala hälso- och sjukvården. Verktyg som kan användas i det sammanhanget är informationssäkerhetsbegreppen sekretess, tillgänglighet, riktighet och spårbarhet. Vidare pekar rekommendationerna på att då det under hösten 2015 kommer en ny version av NPÖ kan det vara ett bra tillfälle att bryta negativa inställningar till systemet; att de användare som idag är nöjda med NPÖ kan användas som coacher; att en översyn över samtyckesrutiner kan behöva utföras samt att överväga om riktade insatser bör göras för att identifiera tekniska problem och fel.

4 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund till rapporten Inledande frågor Tillvägagångssätt Utgångsläge användning av NPÖ i landet och i länets kommuner beskrivet i siffror användare av NPÖ i förhållande till möjliga användare i Jönköpings läns kommuner Organisering i kommunerna och tillgång till informationssystem Användning av NPÖ i några av länets kommuner beskrivet av personalen själva Frågor som ställdes Så svarade HSL-personalen Fel och problem Slutsatser och rekommendationer Vad är utgångsläget? Vad betyder öka? När är NPÖ en bra informationskälla för HSL-personal i kommunerna Vem har nytta av NPÖ och kan därmed öka användningen? Hur kan en ökning ske när det gäller tretton kommuner? Källor Bilagor... 18

5 1. Inledning Nationell patientöversikt (NPÖ) är ett nationellt system som gör det möjligt för behörig vårdpersonal att ta del av journalinformation från annan vårdgivare förutsatt att patienten gett sitt samtycke. Nyttan med NPÖ beskriv som (Inera, 2015): - Ökad vårdkvalitet tack vare helhetsbild av patienten - Mindre kostsamt och tidskrävande dubbelarbete - Bättre planering och samordning mellan vårdgivare Detta sätt att dela information som NPÖ erbjuder kallas sammanhållen journalföring och det finns reglerat i patientdatalagen (2008:355) och socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården (SOSFS 2008:14). Samtidigt som det i regelverken finns en stark betoning på sekretess och skydd för patientens integritet så framhävs vikten av att behörig personal inom hälso- och sjukvård ska ha tillgång till korrekta uppgifter när de behöver dem. Samtliga landsting och regioner i Sverige lyfter idag upp information från sina journalssystem till NPÖ, (de är så kallade producenter), och de kan också läsa information som andra vårdgivare lyft upp (de är också konsumenter). När det gäller kommunerna i Sverige så är de allra flesta idag konsumenter, men endast ett fåtal producerar information till NPÖ. Projekt för att fler kommuner ska producera pågår. Under hösten 2015 ska nuvarande NPÖ ersättas av en ny version. Denna ska då använda samma tekniska plattform som andra e-hälsotjänster, exempelvis Journalen via nätet, istället för som idag en egen plattform. I samband med detta arbetas det med att åtgärda kända brister i dagens NPÖ. Bland annat görs prestandaförbättringar och ett nytt gränssnitt utvecklas. Det ska dessutom kunna gå att integrera NPÖ i lokala verksamhetssystem samt användas mobilt. Denna rapport handlar om kommunerna som konsumenter och mer specifikt behandlas variationen mellan olika kommuners användande och vad som behöver göras om en ökad användning eftersträvas. 2. Bakgrund till rapporten I den nationella överenskommelsen för 2014 mellan Socialdepartementet och SKL fanns användningen av NPÖ med som en av de delar där insatser skulle göras (Regeringen, Socialdepartementet, 2013). I anslutning till överenskommelsen fanns stimulansbidrag som kunde sökas av kommunerna och dessa medel kunde då tillsammans med motfinansiering bland annat användas för att fullfölja införande och användning av NPÖ, exempelvis genom utbildning och information om vem, hur och varför man använder NPÖ. Kommunerna i Jönköpings län ansökte om stimulansmedel och blev beviljade sådana. Ett av områdena som medlen skulle användas till var då just användning av NPÖ. I den projektkonkretisering som skrevs och antogs av SKL identifierades tre fokusområden varav ett kallades Informationsförsörjning och detta innefattade bland annat målet att öka 1

6 användningen av NPÖ. Det chefsnätverk för ehälsa som består av representanter från samtliga kommuner i länet har sedan fungerat som styrgrupp och denna rapport är ett resultat av arbetet med denna del. 3. Inledande frågor Att öka användningen av NPÖ har inget egenvärde utan måste hänföras till behov och nytta. En ökning måste också kopplas till ett utgångsläge, dvs. hur mycket NPÖ faktiskt används och på grund av att många olika organisationer (tretton kommuner i länet) innefattas så varierar sannolikt förutsättningarna för att öka användningen. En rad frågor uppstod därför redan i början av arbetet och det är dessa frågor som sedan legat till underlag för det fortsatta arbetet: - Vad är utgångsläget? Vad betyder öka? - När är NPÖ en bra informationskälla för HSL-personal i kommunerna? - Vem har nytta av NPÖ och kan därmed öka användningen? - Hur kan en ökning ske när det gäller tretton kommuner? 4. Tillvägagångssätt Materialet som ligger till grund för denna rapport är inhämtat med ovanstående frågor i åtanke och olika metoder och olika källor har använts: - Statistik från Inera angående felanmälningar och användning av NPÖ i kommuner, landsting och regioner samt privata vårdgivare. - Deltagande i olika forum där diskussioner om NPÖ har varit en del, exempelvis regionalt chefsnätverk för ehälsa och nationellt forum för NPÖ. - Diskussioner med regional ehälsosamordnare för kommunerna i Jönköpings län. - Genomgång av dokument med anknytning till användning av NPÖ såsom anteckningar från tidigare möten och genomförda aktiviteter i det regionala chefsnätverket samt material från SKL och Inera. Tidigare genomförda studier angående NPÖ. - Inhämtad fakta från kommunerna angående respektive organisation. - Intervjuer med HSL-personal i kommuner via mejl och telefon. Insamlingsperioden sträckte sig från slutet av augusti 2014 till mitten av mars 2015 och analys gjordes löpande. Det som redovisas i rapporten är sedan en sammanställning av både det insamlade materialet och analysen samt efterföljande slutsats i form av svar på frågorna vilket innefattar rekommendationer för kommunerna i länet. 2

7 5. Utgångsläge användning av NPÖ i landet och i länets kommuner beskrivet i siffror Siffror är ett sätt att beskriva användningen av NPÖ och Inera presenterar månadsvis sådana över antal, dvs. antal gånger någon behörig personal söker i NPÖ på en patient i NPÖ samt antal unika användare, dvs. hur många behöriga användare som går in i NPÖ och då varje användare bara räknas en gång. Dessa siffror presenteras uppdelat per vårdgivare och sammantaget för landet. ehälsosamordnaren i länet sammanställer sedan och för vidare till representanter i chefsnätverket för ehälsa så varje kommun kan se sina egna och de andra kommunerna i länets siffror. Det som övergripande i dessa siffror tydligt kan noteras är att den totala användningen av NPÖ har ökat över tid. När det gäller länets kommuner sammantaget så har också användningen ökat sedan kommunerna började använda NPÖ, men inte nämnvärt det senaste året (se vidare nedan). Lockande är då också att jämföra siffrorna kring användandet mellan olika regioner/landsting och mellan olika kommuner, men som nedanstående resonemang visar så kan en sådan jämförelse lätt bli missvisande. I diagram 1 nedan visas antal gjorda mellan augusti 2013 och januari 2015 grupperat i kommuner, landsting/regioner samt privata vårdgivare. Totalsumman visas också. Det är i detta diagram tydligt att det är kommunerna som är de största konsumenterna av information och att det också är de som stått för den största ökningen. (Den stora minskningen under december 2013 berodde på att systemet då stängdes ner en vecka på grund av en upptäckt säkerhetsrisk) Kommuner Landsting/regioner Privata vårdgivare Totalsumma Diagram 1. i NPÖ mellan augusti 2013 och februari 2015 (hämtat från nationell statistik insamlad av Inera). 3

8 Vid en granskning av Ineras siffror över antal länsvis ser de höga ut i Jönköpings län jämfört med de flesta andra län. Endast Västra Götalands län och Örebro län ligger högre (Västra Götaland 2582, Örebro 2485 och Jönköping 2001 antal under februari 2015). I Västra Götalands län står dock den regionala hälso- och sjukvården för den absolut största andelen (2436 ) jämfört med Örebro län och Jönköpings län där kommunerna står för de flesta (2308 respektive 1819 ). Användningen i Jönköping län ser alltså hög ut i detta perspektiv, men det finns naturligtvis en mängd olika faktorer som bör tas hänsyn till vid denna typ av jämförelser. En sådan är storleken på län. Mycket förenklat skulle befolkningsstatistik kunna användas för att jämföra storlek på län och vid en sådan justering förändras bilden en aning. i förhållande till befolkningsmängd visar att störst användning har Örebro län, följt av Västernorrlands län, Norrbottens län och Jämtlands län. Först därefter kommer Jönköpings län. Västra Götalands län kommer på trettonde plats av landets 21 län 1. I samtliga av dessa län är det kommunerna som ansvarar för hemsjukvården även i ordinärt boende. På samma sätt kan vi titta på användningen av NPÖ i kommunerna. Om hänsyn tas till folkmängd visar det sig att av alla Sveriges kommuner är det Bjurholms kommun i Västerbotten som är den största användaren av NPÖ (3,7 per 100 invånare) följt av Övertorneå kommun i Norrbotten (2,3 per 100 invånare) och Strömsund kommun i Jämtland (2,2 per 100 invånare) 1. Fortsätter vi denna jämförelse mellan kommuner, men nu avgränsar till Jönköpings län visar den senaste sammanställningen som fanns tillgänglig vid skrivandet av denna rapport (februari 2015) att utan justering för kommunstorlek hade Jönköpings kommun i särklass flest (930) följt av Vaggeryd (175) och Vetlanda (143). Men också här beror givetvis skillnaderna på många olika saker. Den grovt förenklade metoden att anpassa siffrorna till kommunernas storlek, dvs. med hjälp av befolkningsmängd, visar att Vaggeryd använde NPÖ mest och därefter kom Sävsjö och sedan Jönköping 2. Hela sammanställningen finns i tabell 1 (Mullsjö började inte började använda NPÖ förrän under hösten 2014 vilket sannolikt påverkar deras siffror). 1 Siffrorna baseras på SCBs befolkningsstatistik från 31 december 2014 och Ineras NPÖ-siffror från samma månad. 2 Befolkningsstatistiken är från SCB och gällde 31 december

9 Tabell 1. Användning av NPÖ i länets kommuner februari 2015 (från Ineras statistik) Kommun invånare dec 2014 i NPÖ feb 2015 per 100 invånare Aneby ,14 Eksjö ,16 Gislaved ,41 Gnosjö ,13 Habo ,52 Jönköping ,71 Mullsjö ,01 Nässjö ,41 Sävsjö ,76 Tranås ,46 Vaggeryd ,33 Vetlanda ,54 Värnamo ,21 Som tidigare nämnts ger jämförelsen av mot folkmängd heller inte hela bilden. En mer relevant faktor i tolkningen borde ju vara antalet jämfört med för hur många patienter denna typ av informationsinhämtning är aktuellt. Exakt hur många patienter som rört sig mellan regional och kommunal hälso- och sjukvård har inte tagits fram i denna studie, men för att ändå få en lite mer nyanserad bild har antalet invånare som är 75 år eller mer jämförts med antalet per kommun. Resultatet av den jämförelsen visar att Vaggeryds kommun hade högst siffror genom att ha gjort 15,2 per 100 invånare som var 75 år eller mer. Därefter i den jämförelsen kom Jönköping och Habo som gjorde 8,1 respektive 7,8 per 100 invånare som var 75 år eller mer. Siffror för samtliga kommuner i Jönköpings län finns i tabell 2. Räknas samma siffra ut för Bjurholms kommun i Västerbotten så gjordes där 23,1 per 100 invånare som var 75 år eller mer. 5

10 Tabell 2. i förhållande till invånare som var 75 år eller mer i länets kommuner (källa: Ineras statistik samt SCB). Kommun invånare som var 75 år eller mer 31 dec 2014 feb 2015 per 100 invånare som är 75 år eller mer Aneby ,5 Eksjö ,4 Gislaved ,4 Gnosjö ,6 Habo ,8 Jönköping ,1 Mullsjö ,2 Nässjö ,0 Sävsjö ,7 Tranås ,9 Vaggeryd ,2 Vetlanda ,0 Värnamo ,1 Inera presenterar förutom antal också månadsvis siffror över antal unika användare per kommun. Från det att systemet började tas i bruk har det givetvis skett en ökning av såväl som antal unika användare i kommunerna i Jönköpings län. Däremot är det svårt att se någon nämnvärd ökning under det senaste året och sambanden mellan tid och antal är också mycket svaga (se diagram 2). 6

11 Unika användare Uppslagningar Mar Apr Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Diagram 2. och antal unika användare i Kommunerna i Jönköpings län (totalt) mellan mars 2014 och februari Vad säger då alla dessa siffror? Helt tydligt är det att olika saker går att utläsa beroende på hur siffrorna sammanställs. Även om jämförelserna av antal i förhållande till befolkningsmängd eller antal invånare över 75 år blir något mer nyanserade än siffror utan justering, så kan de bara ge en liten fingervisning om hur användningen av NPÖ egentligen ser ut men inte om den borde öka. Ett par ytterligare steg för att tolka användningen av NPÖ i länets kommuner gjordes därför i detta arbete. 5.1 användare av NPÖ i förhållande till möjliga användare i Jönköpings läns kommuner Varje kommun kan alltså precis som för antal följa antal unika användare per månad. En viktig sak som dock inte alls finns med i Ineras siffror angående unika användare är hur många potentiella användare det finns. För att få en bild av det tillfrågades Medicinsk ansvarig sjuksköterska (MAS) i varje kommun i Jönköpings län via mejl (efter att information givits i MAS-gruppen) om antalet HSL-personal (legitimerad personal som arbetar under hälso- och sjukvårdslagen) och uppgifter kom in från åtta kommuner. Materialet samlades in under november och början av december 2014 och det ställdes sedan mot Ineras siffror över unika användare för samma månader i dessa kommuner. Samtlig HSL-personal som redovisas arbetar inom socialförvaltningarna vilket innebär att ev. HSL-personal inom andra förvaltningar inte finns med (exempelvis skolsköterskor). Resultatet presenteras i tabell 3. 3 Lutningen på trendlinjerna (de heldragna linjerna tvärs över diagrammet) visar om antalet ökat, minskat eller ligger still under perioden. Trendlinje för har ekvationen: y = 6,035x ,6 R² = 0,0156 och trendlinjen för unika användare: y = 0,3986x + 275,08 R² = 0,0036. Siffran före x i ekvationerna är ett mått på detta och innebär hur stor ökning (eller minskning om det vore ett negativt tal) som för varje månad skett totalt sett under perioden. R 2 anger hur starkt samband det är mellan mätvärdena och linjen, dvs. hur nära linjen staplarna ligger. Värdet ligger alltid mellan 0 och 1 där 1 anger starkast samband (dvs. om alla staplar låg precis på linjen). 7

12 Tabell 3. Andelen unika användare av NPÖ i förhållande till antal potentiella användare nov/dec 2014 (källa: Ineras statistik samt uppgifter från MAS i respektive kommun) Kommun HSLpersonal unika användare i NPÖ. November unika användare i NPÖ. December Andel NPÖanvändare. November Andel NPÖanvändare. December Medelvärde Vaggeryd % 36 % 36 % Vetlanda % 27 % 28 % Gislaved % 47 % 45,5 % Sävsjö % 30 % 26,5 % Habo % 28 % 29,5 % Eksjö % 21 % 25 % Aneby % 33 % 36,5 % Jönköping % 39 % 41 % Det som kan utläsas i denna tabell är att andelen antal unika användare i förhållande till antalet potentiella användare som mest varierar mellan 21 % och 47 %. Dvs, från en fjärdedel av HSL-personalen som användare av NPÖ till nästan hälften. Men vad är då rimligt? Det beror givetvis på hur det lokala arbetet är organiserat och vilket behov som finns när mätningarna görs. En bestämd siffra som alltid ska gälla i samtliga kommuner kan förmodligen inte definieras. En övergripande jämförelse kan dock göras med Region Östergötland där kommunerna också ansvarar för hemsjukvården och regionen har Cosmic som journalsystem. De använder precis som i Jönköpings län Meddix vårdplaneringssystem men har ett regionalt system, Panorama, som utvecklats för sammanhållen journalföring 4. HSL-personalen i kommunerna har tillgång till både Panorama och NPÖ, men då de allra flesta patienter för vilka tillgång till regional sjukvårdsinformation behövs, har vårdats i den egna regionen så är det i princip uteslutande Panorama som används. Panorama nås via regionens intranät och inloggning sker med hjälp av en RSA-dosa (metod för säker inloggning) (Region Östergötland, 2015). Enligt presentationer i den nationella ehälso-samordnargruppen är Panorama omtyckt och användningen anses som hög. Jämförs antalet unika användare i Panorama med antalet RSA-dosor per kommun (siffrorna är från juni 2014) visar det sig att användningen i Östergötlands läns tretton kommuner 4 Panorama innehåller: Patienter från Cosmic; journalanteckningar från Cosmic; diagnoser från Cosmic; vårdkontakter från Cosmic; remisser och svar från ROS; uppmärksamhetssignal - varning; observandum och blodsmitta från Cosmic och BMS-arkiv; läkemedelslistan från Cosmic (möjlig att skriva ut); AVK-brevet från Journalia; historik från BMS-arkiv; Adapt och ATIS; information från 1177; visning av DOS ikon; visning av uthämtade läkemedel samt visning av signerade anteckningar från Paratus (hämtat från presentation i NPÖ stödprojekt för kommuner vilket leds av SKL och Inera). 8

13 varierade mellan 29 procent och 75 procent användare av antalet potentiella användare. Medelvärdet var 50 procent. Ingen av kommunerna använde NPÖ mer än i något enstaka fall. Användningen av Panorama i Östergötlands läns kommuner ser då alltså i genomsnitt ut att vara något högre än NPÖ-användningen i Jönköpings läns kommuner, men det finns också kommuner i Jönköpings län som ligger på samma nivå som vissa kommuner i Östergötland. 5.2 Organisering i kommunerna och tillgång till informationssystem I samband med att data samlades in angående hur många som arbetar som HSL-personal i Jönköpings läns kommuner efterfrågades också lite kort information om hur HSL-arbetet är organiserat. Sammanfattningsvis visar svaren från de åtta kommunerna att HSL-arbetet är uppdelat i team och/eller geografiska områden. I några kommuner ingår rehabpersonal (arbetsterapeuter och sjukgymnaster/fysioterapeuter) i team-uppdelningen och i andra arbetar rehabpersonalen utifrån en annan uppdelning. Det varierar i kommunerna när det gäller om personalen arbetar både på särskilt boende (SÄBO) och ordinärt boende. I de flesta av de åtta kommunerna finns stationära sjuksköterskor på SÄBO men i någon kommun ansvarar istället ett team för såväl SÄBO som ordinärt boende inom ett mindre område. I en av de kommuner som svarat finns det internt olika varianter. I de flesta kommunerna arbetar samma rehabpersonal både inom SÄBO och ordinärt boende. I en kommun finns en arbetsterapeut för SÄBO och en för ordinärt boende samt två som arbetar med båda delarna. Flera kommuner anger att de har specifika team eller viss personal som arbetar med exempelvis funktionshinder och demens. Kvällar, nätter och helger arbetar en eller ett fåtal sjuksköterskor med större områden, i vissa fall hela kommunen om den är liten. I samtliga kommuner har alla ordinarie anställda sjuksköterskor arbetsterapeuter och sjukgymnaster/fysioterapeuter tillgång och behörighet till NPÖ och Meddix. Sjuksköterskorna har dessutom tillgång till Remisser och svar (ROS), läkemedelslistan i Cosmic och Pascal. I några kommuner har också rehabpersonalen tillgång till de sistnämnda systemen. Undersköterskor har i de flesta kommunerna inte tillgång till ovan nämnda system, undantaget en kommun där vissa har tillgång till ROS och läkemedelslista från Cosmic och en kommun där undersköterskorna har tillgång till ROS. 6. Användning av NPÖ i några av länets kommuner beskrivet av personalen själva För att ytterligare gå lite på djupet i användningen av NPÖ skickades via mejl öppna frågor ut till HSL-personal i sju av de åtta kommunerna där siffror för antalet potentiella användare levererades. Anledningen till att den åttonde kommunen inte deltog var att inga kontaktpersoner angavs där. Urvalet för vilka frågorna skulle skickas till gjorde respektive MAS efter att de blivit ombedda att ge förslag utifrån variation i yrkesgrupp och arbetsuppgifter. Sammanlagt var det 17 sjuksköterskor, 7 arbetsterapeuter och 6 sjukgymnaster som kontaktades. 9

14 6.1 Frågor som ställdes Frågorna som skickades var till viss del samma för alla och till viss del anpassade för den unika kommunen. De frågor som var samma för alla behandlade övergripande beskrivning av personens arbete, vilka informationsbehov som finns kring patienter, om NPÖ används och i så fall till vad samt vilka andra informationsvägar som används. De ombads också ge sina synpunkter på NPÖ som system när det gäller vilken information som kan hämtas där och hur säkert systemet känns i förhållande till andra informationsvägar. Dessutom ställdes ett par frågor om arbetsrutiner finns för informationsinhämtning och om ämnet är något som diskuteras på arbetsplatsen. De frågor som ställdes utifrån den unika kommunen utgick från statistik kring NPÖ-användning. Ett diagram över månadsvis användning av NPÖ (antal unika användare samt antal ) för den aktuella kommunen presenterades och sedan ombads informanten att reflektera kring siffrorna. 6.2 Så svarade HSL-personalen Fjorton personer svarade - sju sjuksköterskor (varav 4 angav att de var specialiserade, tex. psykiatrisjuksköterska eller distriktssköterska), tre arbetsterapeuter samt fyra sjukgymnaster. Tretton svarade via mejl och en via telefon. Svaren varierade från mycket kortfattade (de som angav att de inte använde NPÖ alls) till mycket utförliga. De situationer där information behövs om patienter kan utifrån svaren på frågorna sammanfattas till tre övergripande kategorier: - Då en ny patient skrivs in, antingen för hemsjukvård i ordinärt boende eller på särskilt boende. - Då en redan inskriven patient har varit i kontakt med regional sjukvård (slutenvård eller primärvård) - Speciella situationer där information behövs under pågående hemsjukvård, exempelvis att något inträffar som personalen behöver veta om det förekommit tidigare i patientens vårdhistorik, om patienten eller anhöriga undrar över något som skett tidigare i vården eller om intyg behöver skrivas som ska baseras på tidigare information. Samtliga som svarat på frågorna anger att olika informationskanaler används och det system som i princip samtliga, oavsett yrkesgrupp, anger är Meddix. Många använder också Pascal, ROS och läkemedelslistan från Cosmic som primära källor för information. Vilka källor som förutom Meddix används mest beror givetvis på vilken yrkesgrupp det handlar om. Som anges ovan styr ju också yrkesgrupperna behörigheterna till olika system. Trots att underlaget är litet förekom hela spannet av svar på frågan om NPÖ används som informationskälla allt från ofta till aldrig - och detta gäller alla de tre yrkeskategorierna (om distriktssköterskor och psykiatrisjuksköterskor räknas in i sjuksköterskegrupen). En reflektion kan dock i detta sammanhang göras och det är att samtliga som angett att de aldrig använder NPÖ är rehabpersonal eller specialistsjuksköterskor, men som tidigare angetts så finns det bland dessa också de som använder NPÖ. Bland de som svarat att de ibland eller aldrig använder NPÖ finns svar som: Ja, vid behov ; Nej, är restriktiv med det ; Har inte haft anledning och Det har inte fungerat. 10

15 Samtliga som angett att de använder NPÖ i större eller mindre omfattning berättar att de använder systemet som ett komplement, dvs. de tittar i NPÖ efter uppgifter som de inte fått i Meddix eller via medskickade papper. Detta styrks också av en granskning av avidentifierade loggar som gjorts i en av länets kommuner. I loggarna syntes det tydligt att när personalen loggat in i NPÖ på en patient har de sedan oftast bara varit inne en kort stund - för det mesta bara ett par minuter - och att de då bläddrat igenom de olika informationsmängderna som finns. Samma personal eller någon annan kan sedan ha varit inne på patienten igen, men då vid ett helt annat tillfälle. De som svarat att de använder NPÖ tycker att de oftast hittar värdefull information där, men flera pekar på att de saknar vissa delar som läkemedel, labsvar (Region Jönköpings län visar klinisk kemi men inte mikrobiologi) och röntgensvar. Flera pekar också specifikt på att den senaste informationen ofta saknas. Den informationskanal, utöver ovan nämnda system och medskickade papper, som de flesta anger att de använder är telefonen. Det anses som ett enkelt och snabbt sätt att få de uppgifter som behövs. Endast en uppger fax som informationskanal. På frågan om upplevd säkerhet när det gäller olika system och sätt att arbeta gjordes lite olika tolkningar. Någon menade att NPÖ känns säkert eftersom SITHS-kort används vid inloggning, men flera andra pekade på att det inte känns säkert eftersom det ibland är svårt att logga in i systemet och eftersom det inte går att veta om all information finns med i NPÖ. Meddix upplevs säkrare och stabilare än NPÖ, både tekniskt och innehållsmässigt, men flera påpekar att Meddix inte kan ersätta NPÖ. Ingen av de som svarat reflekterar över säkerheten när det gäller telefonsamtal och medskickade papper. Två sjuksköterskor menar att de är mycket nöjda med NPÖ, men flera av de som svarat beskriver det som ett trögt och långsamt system. Samtidigt påpekas det att tanken är bra, att typen av system behövs men eftersom NPÖ är som det är skulle de vilja ha läskopia från Cosmic istället. När det gäller rutinbeskrivningar för hur information ska hämtas in så känner de flesta som svarat inte till några sådana. Däremot nämner flera att de har rutiner för inhämtande av samtycke. En fråga i underlaget handlade om de tillfrågade tror att alla arbetar på samma sätt med att inhämta information eller om det varierar inom arbetsgruppen. Vissa tror att det varierar, medan andra tror att de arbetar på samma sätt. Bara ett fåtal anger att det förs diskussioner om informationsinhämtning på arbetsplatsen eller i arbetsgruppen. Användningen av NPÖ har i samtliga kommuner varierat över tid, men inte på samma sätt utan det kan vara nedgång i en kommun en viss månad samtidigt som det är uppgång i en annan samma månad. Den HSL-personal som tillfrågades ombads därför också reflektera över dessa variationer utifrån sin egen kommuns siffror. Generellt visade svaren att de tror variationerna berodde på att det en viss månad var tekniska problem som gjorde att NPÖ inte användes så mycket. Någon pekade också på att efter en sådan problemperiod tar det tid att komma igång igen och en annan menade att NPÖ varit stabilare under hösten och då har användningen ökat. En person upplevde att efter en utbildningsinsats som gjorts ökade användningen och att detta kunde ses i siffrorna. I vissa kommuner har nedgången i 11

16 användandet varit stort under sommarmånaderna och reflektionerna över det var att antalet patienter är ungefär det samma, men att sommarvikarierna nog inte väljer NPÖ utan andra vägar att söka information på. En person menade i det sammanhanget att vikarier i större utsträckning behöver någon att prata med då de inte är så vana och nog därför väljer telefon eftersom de då kan ställa frågor och diskutera kring den enskilda patienten. Sammanfattningsvis menade de som svarade på frågorna att det som avgör om NPÖ används eller inte är att systemet är tekniskt stabilt och att den information som söks finns där. Det måste finnas en upplevd nytta för att inte tröttna och en dålig erfarenhet sitter i länge. I stressade situationer väljs det som upplevs som säkrast och många gånger är det telefonen. 7. Fel och problem Många användare pekar alltså på att NPÖ är tekniskt instabilt och att det periodvis inte fungerar eller att de kan logga in men sedan blir utkastade igen. Detta är också något som finns dokumenterat i anteckningar från möten innan denna studie påbörjades och som under studiens gång framkommit i möten med länets MASar och med chefsnätverket för ehälsa. Flera har också påtalat att det är ett långsamt och trögt system. Rutinerna i kommunerna anger att fel ska rapporteras till den lokala supporten och vid behov rapporterar de sedan vidare till Inera som förvaltar systemet på nationell nivå. Eftersom det verkar vara en allmän uppfattning att systemet är instabilt skulle det därför kunna antas att många anmälningar görs och vissa av dem borde nå Inera. Siffror därifrån visar dock att det är mycket få felanmälningar från länets kommuner. Under 2014 gjordes totalt 31 anmälningar från länet. Av dessa stod den regionala hälso- och sjukvården för 8 stycken och kommunerna då för 23 varav en kommun gjorde 8 av dessa och de övriga kommunerna mellan noll och fem. Sex kommuner gjorde ingen anmälning alls under året (Källa: statistik från Inera, den kompletta tabellen finns i bilaga 2). Dessa siffror kan tolkas på olika sätt. Antingen rapporteras inte fel och problem till den lokala supporten i den utsträckning som borde göras med tanke på att systemet upplevs fungera dåligt, eller så rapporteras det och felen avhjälps lokalt. Den tredje förklaringen skulle kunna vara att den lokala supporten inte i sin tur för fel och problem vidare till Inera trots att de borde. Vissa signaler har framkommit vid möten och samtal om att anmälningar till supporten kanske inte görs så ofta som det borde göras. Detta på grund av att antingen upplevs arbetet för stressigt för att anmäla NPÖ-problem (det prioriteras bort) eller att det ändå inte hjälper att anmäla. Det finns också signaler från några kommuner att den lokala IT-avdelningen inte prioriterar NPÖ-ärenden och att det därför kan vara svårt att få lokala fel avhjälpta. Någon uppföljning kring detta har inte gjorts inom ramen för detta arbete, men det är en viktig del som bör utredas lokalt om NPÖ ska kunna förväntas fungera så bra som möjligt. 12

17 8. Slutsatser och rekommendationer I början av denna rapport ställdes frågorna: - Vad är utgångsläget? Vad betyder öka? - När är NPÖ en bra informationskälla för HSL-personal i kommunerna? - Vem har nytta av NPÖ och kan därmed öka användningen? - Hur kan en ökning ske när det gäller tretton kommuner? Slutsatserna från detta arbete redogörs nedan med frågorna som utgångspunkt. Svaret på den sista frågan avslutas med en rad rekommendationer som kan ses som en sammanfattning av arbetet och kan användas om en ökning av NPÖ eftersträvas i samband med att tydligare rutiner kring informationshantering utformas. 8.1 Vad är utgångsläget? Vad betyder öka? Statistik över NPÖ-användande tas varje månad fram av Inera. Denna sammanställs sedan av ehälsosamordnaren i länet och presenteras på ett överskådligt sätt för chefsnätverket i ehälsa. I statistiken kan då varje kommun följa sin användning av NPÖ samt se hur användningen för hela landet ser ut, såväl antal slagningar som antal unika användare. Det är dock mycket svårt att tolka den verkliga användningen av NPÖ utifrån dessa siffror eftersom de inte tar hänsyn till faktorer som behovet av information utifrån antal patienter och organisation. Det går heller inte att jämföra kommuner baserat på denna statistik. Genom några enkla justeringar utifrån befolkningsstatistik och antal HSL-personal i den kommunala sjukvården kan dock en lite bättre uppskattning av det verkliga användandet göras och en mycket grov jämförelse mellan kommuner är möjlig om en sådan önskas. För att tolka antalet unika användare så borde det vara förhållandet mellan antalet potentiella användare och antalet verkliga användare som är intressant. En sådan bild för åtta av de tretton kommunerna i Jönköpings län jämfördes med kommunerna i Region Östergötland som har ett regionalt system, Panorama, som motsvarar NPÖ. Enligt ehälso-samordnaren i Östergötland är de mycket nöjda med Panorama och de använder det flitigt. Denna jämförelse visar att de kommuner i Jönköpings län som använder NPÖ mest motsvarar medelanvändning i Östergötlands kommuner. Med utgångspunkt från det finns alltså ett potentiellt möjlighet att i varierande grad öka användandet i kommunerna i Jönköpings län (med reservation för att denna jämförelse bara är gjord utifrån siffror från åtta av tretton kommuner i Jönköpings län). Samma sak visar analysen av antal i länets tretton kommuner då de justerats för storlek på kommun. 8.2 När är NPÖ en bra informationskälla för HSL-personal i kommunerna För utveckling av NPÖ har en kartläggning av informationsbehov i olika situationer tidigare gjorts på uppdrag av SKL och CeHis och denna finns beskriven i Kartläggning av informationsbehov inför NPÖ 2.0 (Boman & Magnusson, 2013). Denna kartläggning ger en detaljerad bild över vilken information som behövs i olika verksamhetssituationer och vad av det som kan förväntas finnas i NPÖ. I rapporten Mervärde och begränsningar i Nationell patientöversikt (NPÖ) en implementeringsstudie (Andersson et. al, 2013) finns också en kartläggning över informationsbehov, men då avgränsat till korttidsboenden. Arbetssätt och 13

18 vilka andra informationssystem som finns tillgängliga varierar dock mellan både regioner/landsting och mellan kommuner och vad som lyfts upp till NPÖ varierar också mellan olika vårdgivare, så den bästa bedömningen av när NPÖ är en bra informationskälla görs lokalt av den personal i kommunerna som idag använder systemet regelbundet. Övergripande handlar det, i både tidigare beskrivningar och i resultatet från detta arbete, om situationer då patienten flyttar sig från den regionala/landstingsvården till den kommunala vården, som ny patient eller redan tidigare inskriven. En ny typ av situationer framkom dock i detta arbete och det var då frågor uppkommer om tidigare händelser eller då exempelvis intyg ska skrivas. I båda dessa fall kan historisk information behövas som inte finns dokumenterad i kommunernas egna verksamhetssystem. Informationshantering i hälso- och sjukvården regleras i lagar och föreskrifter. Ett sätt att granska ett informationssystem är att utgå från fyra nyckelbegrepp som definieras i den standard som Socialstyrelsen föreskriver (SS-ISO/IEC 27001:2006 och 27002:2005): tillgänglighet, riktighet, sekretess och spårbarhet. Tillgänglighet avser att information ska finnas tillgänglig och vara användbar för den som är behörig att ta del av den. Riktighet innebär att informationen ska vara oförvanskad och sekretess ska säkerställa att obehöriga inte ska kunna ta del av känslig information. Spårbarhet slutligen handlar om att hantering av information ska kunna härledas till en identifierad användare. (Metoder för informationssäkerhetsarbete och analys enligt SS-ISO/IEC serien finns utförligt beskrivna på Informationssäkerhet.se vilket är en gemensam organisation för flera statliga myndigheter och det som specifikt reglerar hälso- och sjukvård finns att läsa i Socialstyrelsens publikationer). Meddix upplevs som ett stabilt och tillgängligt system och det uppfyller sannolikt också riktighet, sekretess och spårbarhet - men det täcker inte hela informationsbehovet för kommunernas HSL-personal. Andra system som Pascal, läkemedelslista från Cosmic och ROS kan bidra med vissa delar och då de är datoriserade system har de också god potential att uppfylla kriterierna för informationssäkerhet (mer detaljerad analys vad det gäller dessa system har inte gjorts i detta arbete). NPÖ är då också ett komplement som används av vissa, men det har inte alltid tekniskt sett fungerat helt klanderfritt, dvs. tillgängligheten har inte varit den bästa. Åsikterna om hur mycket problem det varit går dock isär då vissa inte tycker det varit så stora bekymmer sista tiden. Säkerheten när det gäller sekretess, riktighet och spårbarhet är stor i NPÖ. Tillgängligheten via pappersdokument, telefon och fax anses av flera bland den tillfrågade HSL-personalen som bättre, men kan också ifrågasättas då det kan ta mycket tid att få fram information dessa vägar. Uppfyllandet av sekretess och spårbarhet kan dessutom vara tvivelaktigt och riktigheten kan påverkas om exempelvis manuella anteckningar tas vid ett telefonsamtal. 8.3 Vem har nytta av NPÖ och kan därmed öka användningen? Då det trots mycket begränsad undersökning går att hitta användare av NPÖ i alla aktuella yrkesgrupper så kan slutsatsen dras att all personal som har informationsbehov inom de områden som tidigare identifierats kan ha nytta av att använda NPÖ. Vid en granskning av den totala användningen av NPÖ i de olika kommunerna i länet går det att se att vissa kommuner har högre användning än andra men att en hög användning och ett 14

19 stort antal unika användare inte självklart hänger ihop. Det finns alltså potential att öka användningen i samtliga kommuner. Jämförs dessutom antalet unika användare med kommunerna i Östergötland så kan det antas att många kommuner i Jönköpings län skulle kunna använda systemet mer än de gör idag. 8.4 Hur kan en ökning ske när det gäller tretton kommuner? Det finns idag inget system eller metod som samtidigt fångar in alla den information som behövs i kommunernas hemsjukvård och då lagen, med anledning av patienternas säkerhet, sätter stopp för total insyn i information över vårdgivargränser är det heller inte realistiskt att en heltäckande lösning utvecklas inom de närmsta åren. Alltså måste en kombination av informationssystem och metoder användas. Informationssäkerhet är ett viktigt område som måste följa vissa regelverk och detta måste på så bra sätt som möjligt innefattas i arbetsrutiner som fungerar i vardagen för personalen. NPÖ är ett verktyg i arbetet, men kan inte ses som ett enskilt system utan måste hanteras i det större sammanhanget som arbetet handlar om, dvs. parallellt med andra system och mer manuella sätt att skaffa information. Idag varierar användningen av NPÖ mycket mellan kommuner och mellan individer i kommunerna. Det kan tolkas som att egna rutiner och arbetssätt kring information har utvecklats och tillåts. et ser exempelvis ut att vara förhållandevis stort i Vaggeryd, men av de åtta kommuner som lämnat in uppgifter om antalet HSL-personal är det Gislaved som har mest antal användare i förhållande till potentiella användare. Det kan tolkas som att NPÖ-användningen är mest spridd bland personalen i Gislaved, men att de användare som finns i Vaggeryd använder systemet mer. Orsaker kan vara organiseringen av arbetet, tydlighet i arbetsrutiner eller individers egna val. Det finns också en tydlig tendens i många kommuner till att användandet av NPÖ minskar under sommarmånaderna och att det kan bero på att det är många vikarier som arbetar. Om en förändring är önskvärd är det första steget alltså att lokalt i kommunen tydligare ta ställning till hur rutinerna för informationsinhämtning ska se ut och vilka variationer det kan finnas beroende på exempelvis yrkesgrupp eller patientgrupp. Då mycket få av den personal som besvarade frågorna i detta arbete angav att detta område diskuteras i arbetsgrupper eller på arbetsplatsen eller att de kände till några rutiner för inhämtande av information (undantaget rutiner för samtycke) så behöver ett antal frågor besvaras som exempelvis: Vilka källor till information ska i första hand användas samt när och hur? Vilka reservrutiner finns om inte de ordinarie fungerar? I de fall papper och/eller telefon används hur säkerställs sekretess och riktighet? Vilka konsekvenser kan de få att spårbarheten är mycket dålig? Hur säkerställer vi att all personal vet och kan det som behövs för att kunna arbeta utifrån gällande rutiner på ett informationssäkert sätt? I detta sammanhang kan det också behöva föras diskussioner med den regionala vården för att skapa förståelse för varandras behov och förutsättningar. Bra hjälpmedel för att analysera informationssäkerheten i olika typer av informationssystem, såväl digitala som manuella, finns att tillgå på Informationssäkerhet.se. 15

20 Som hjälp för att öka användningen av NPÖ och skapa tydligare rutiner kring informationshantering följer här en rad rekommendationer som bygger på vad som framkommit i detta arbete: - Fokusera på NPÖ som det är, dvs. vilka funktioner det har och vilken information som finns där. Se var i den totala informationsmängden NPÖ passar in. - Använd informationssäkerhetsbegreppen för att motivera till analys av olika sätt att arbeta. Tillgänglighet till information handlar inte bara om inloggning i digitala system utan också exempelvis om den tid det tar att vänta i telefon och ringa flera gånger. - Använd arbetsplatsträffar eller andra tillfällen då personalen samlas och följ upp rutiner kring informationsflöden samt statistik för användandet av NPÖ (men var försiktiga med att jämföra siffror mellan kommuner.) Koppla det till säkerhetsaspekter och regelverk. Se till att all personal involveras så exempelvis specialistsjuksköterskor eller rehabpersonal inte faller utanför. - Arbeta för att skapa dialog med den Regionala hälso- och sjukvården kring NPÖ och andra informationsvägar för att skapa förståelse för hur val av arbetssätt påverkar över de organisatoriska gränserna. - Använd det tillfälle som uppkommer genom att NPÖ ska ersättas av en ny version under hösten Detta kan vara en hjälp att bryta eventuella negativa inställningar som skapats av tidigare misslyckanden eller problem. - Lokalisera de personer som använder NPÖ och är nöjda med det som redan finns inom den egna kommunen och använd dessa som coacher. - Se över samtyckesrutinerna, det finns signaler om att de kan upplevas som krångliga och att det känns som ett hinder. Rutinerna måste givetvis följa de regelverk som finns, men det kanske ändå går att förenkla hanteringen. - Om behov finns, anordna utbildning kring NPÖ och avsätt tid för att träna. - Skapa förutsättningar för att vikarier känner sig trygga i rutiner kring patientinformation så de också kan använda NPÖ. - Titta över felanmälningar angående NPÖ i kommunen. Överväg om riktade insatser för felanmälningar kan göras för att komma tillrätta med eventuella fel som upplevs som personalen upplever som irriterande. Bestäm exempelvis en viss tidperiod då alla rapporterar alla problem stora som små med NPÖ. Gör sedan uppföljning på dessa ärenden och se till att de når rätt instans och omhändertas där. När det gäller vilka fel och problem som uppstår kan det också finnas ett värde i att sammanställa dessa på regional nivå för att utöka kunskaperna om var brister ligger och vilka lösningar som finns. 16

21 9. Källor Andersson, S., Wismén, M., Abrahamsson, A. & Keller, C. (2013). Mervärde och begränsningar i Nationell patientöversikt (NPÖ) en implementeringsstudie. Regionförbundet, Jönköpings län. (Kan laddas ner från Boman, D. & Magnusson, C. (2013). Kartläggning av informationsbehov inför NPÖ 2.0. Stockholm: Capire Consulting AB. (Kan laddas ner från Inera (2015). Nationell patientöversikt. Hämtad från Regeringen, Socialdepartementet (2013). Godkännande av en överenskommelse om stöd till en evidensbaserad praktik för god kvalitet inom socialtjänsten 2014 (med överenskommelsen som bilaga). Hämtat från Region Östergötland (2015). Hemsjukvårdsreformen. Vårdgivarwebb för Region Östergötland. Hämtat från 17

22 10. Bilagor Bilaga 1 i NPÖ per kommun i förhållande till antal invånare som är 75 år eller mer (Källa SCB befolkningsstatistik 31 december 2014 samt NPÖ-statistik från Inera) Kommun invånare 75 år eller mer (31 dec 2014) okt 2014 Oktober 2014: per 100 invånare 75 år eller mer nov 2014 November 2014: per 100 invånare 75 år eller mer dec 2014 December 2014: per 100 invånare 75 år eller mer jan 2015 Januari 2015: per 100 invånare 75 år eller mer feb 2015 Februari 2015: per 100 invånare 75 år eller mer Aneby ,3 26 4,3 22 3,7 23 3,8 9 1,5 Eksjö ,7 76 4,0 26 1,4 27 1,4 27 1,4 Gislaved , , , , ,4 Gnosjö ,5 18 2,3 31 4,0 28 3,6 12 1,6 Habo ,8 34 4,7 54 7,4 64 8,8 57 7,8 Jönköping , , , , ,1 Mullsjö ,3 9 1,5 5 0,8 2 0,3 1 0,2 Nässjö , , , , ,0 Sävsjö ,5 31 2,5 36 3,0 44 3,6 82 6,7 Tranås ,1 36 1,7 26 1,2 36 1,7 84 3,9 Vaggeryd ,8 75 6, , , ,2 Vetlanda , , , , ,0 Värnamo ,0 32 1,0 65 2,0 66 2,0 70 2,1 18

23 Bilaga 2 felanmälningar per kommun till Inera under 2014 (Källa: uppgifter från Inera) Jan. Feb. Mars April Maj Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec. Totalt Aneby Eksjö Gislaved Gnosjö Habo Jönköping Mullsjö Nässjö Sävsjö Tranås Vaggeryd Vetlanda Värnamo Landstinget Totalt