Analys av val till förtroendeposter inom doktorandrådet i kemi år

Transkript

1 Analys av val till förtroendeposter inom doktorandrådet i kemi år En sammanställning skriven av valberedningen (2007) och godkänd av Doktorandrådet i kemi (2007/2008) vid Göteborgs universitet. 1

2 Analys av valet till förtroendeposter inom doktorandrådet i kemi år Inledning... 3 Utskickat material... 4 Genomförande... 4 Utfall... 4 Framtida förbättringar... 4 Bifogade dokument... 6 Subject: Dagordning Subject: Valregler och valsedlar... 9 Valsedel... 9 Röstförfarande Rösträkning Protokoll från

3 Analys av valet till förtroendeposter inom doktorandrådet i kemi år Inledning Doktorandrådet har historiskt haft strukturen av en riksdag, med representanter från de tidigare avdelningarna vid institutionen för kemi. Efter att dessa avdelningar slagits samman, till en gemensam institution för kemi, har doktorandrådet i mångt och mycket behållit sin gamla struktur. Forskarutbildningsämnen har kommit att ersätta de tidigare avdelningarnas roll för indelning av doktorander. Under 2006 och 2007 bestämdes inom doktorandrådet att val av styrelseposter skulle hållas regelbundet. När man väl börjat nysta i den faktiska strukturen hos doktorandrådet, framkom att doktorandrådets struktur inte var förenlig med stadgan hos den organisation man företrädde, alltså Filosofiska fakulteternas studentkår (FFS). Detta blev startskottet till en massiv omorganisation, som i slutet ledde fram till införandet av ett demokratiskt val av företrädare för institutionens doktorander. Ett av de viktigaste dokumenten som antogs på doktorandernas stormöte var det som reglerar att doktorander företräds i doktorandrådet av ombud, ett från varje forskargrupp / ämne. Dock hindrar ingenting att man representerar sig själv. Eftersom 2007 var första året då hela doktorandkroppen inbjöds att rösta, var doktorandrådet tvunget att ta fram rutiner. Eftersom planerna på demokratiska val tog tid att genomföra, och stormötet måste godkänna planerna på att hålla val, bestämde man att låta första årets val genomföras så gott det gick och satte ett datum som var nära en månad senare än man planerat att ha det i framtiden. Flera av de förbättringar som föreslås är saker som egentligen redan är bestämda, eller saker som alla var medvetna om vid tillfället då valberedning valdes och valet genomfördes. Trots att flera problem var tydliga, valde doktorandrådet att försöka få till stånd valet så snart som möjligt, i hopp om att demokrati i sig var viktigare än att alla rutiner fanns perfekt inarbetade. Resultatet blev att informationen om valet kom ut senare än önskvärt, att kandidaterna inte fick en chans att personligen presentera sig och att folk som rimligtvis skulle komma att ställa upp i valet utsågs till valberedning. Doktorandrådet utsåg en valberedning att ta hand om de praktiska detaljerna kring valet. En av dessa uppgifter var att dela in doktoranderna i grupper (grovt uppskattat efter sina forskargrupperingar), för att försäkra att alla doktorander hade representation inom kortast möjliga avstånd, både geografiskt och bekantskapsmässigt. Dessa grupper uppmanades att inbördes välja en person att föra deras talan, om de inte själva önskade närvara på doktorandrådets möten. Valberedningen utarbetade ett förslag till poster som var aktuella. Eftersom valberedningen uteslutande bestod av personer som själva ville ställa upp i valet, gav valberedningen ingen rekommendation till de poster de själva kandiderade till. På den valsedel som användes under valet fanns samtliga personer som kandiderat eller nominerats upptagna. 3

4 Utskickat material Ett flertal e-post, som bifogas sist i dokumentet, skickades ut av valberedningen och av doktorandrådets ordförande på uppmaning av valberedningen. Genomförande På valdagen hölls ett doktorandrådsmöte, både före och under tiden kunde de som ville komma och lämna sina röster personligen (på personlig valsedel), via gruppombud (enligt beslut fattat på stormötet 2007) eller via personligt valt ombud (då underskriven fullmakt krävdes). På mötet valdes två stycken justerare som även tjänstgjorde som rösträknare. De två rösträknarna valdes bland de närvarande som inte fanns med på listan över kandidater till någon post. Vidare valdes en person ur valberedningen till kontrollant, för att finnas till hands ifall några frågor skulle uppstå under räknandet. Kontrollanten var inte närvarande under räknandet av rösterna till poster där kontrollanten själv kandiderat. Valberedningen prickade av alla inkomna röster mot en på förhand uppgjord röstlängd, med de mest aktuella uppgifterna om antal doktorander, och deras grupptillhörighet. För att en röst skulle placeras i valurnan krävdes att personen var upptagen i röstlängden samt att rösten lämnades personligen, via gruppombud eller via ombud med underskriven fullmakt. Alla doktorander bjöds in att lämna sina röster personligen, men de flesta valde att rösta via sitt gruppombud. Som tydligt framgår av informationen i materialet som skickades ut före valet hade alla grupprepresentanter att ta reda på vad var och en av de doktorander de representerade ville rösta på, och om man inte visste så skulle man lämna in blankröst. Totalt antal röstande var 51 av 65 möjliga, ingen av de 51 röster som lagts i urnan ogiltigförklarades. Utfall Utfallet av omröstningen går att läsa om i protokollet från doktorandrådsmötet 28/6 2007, vilket bifogas i slutet av dokumentet. Framtida förbättringar Flera förslag på förbättringar framkom redan under efterföljande doktorandrådsmötet, både från valberedningen och från andra medlemmar i doktorandrådet. Doktorandrådet och valberedningen, liksom förhoppningsvis de doktorander som närvarade vid stormötet, torde vara väl medvetna om att flera saker kring valet blev framhastade, i ett försök att skapa demokrati så tidigt som möjligt. Vissa regler kom ut väldigt sent (samtidigt som valsedel, morgonen dagen före valet), men få regler borde ha gett de röstande några problem. 4

5 En regel som dock visade sig ge problem på valdagen var att vissa som ville rösta genom annat ombud än sin grupprepresentant inte kunde rösta på grund av att påskriven fullmakt saknades. Valberedningen fanns på plats för att kontrollera röstandet, och checka av de röstande mot röstlängden och förteckningen av grupprepresentanter. Ett annat problem var att några inte läste informationen som gått ut tillsammans med själva valsedeln, detta visade sig i efteranalysen av valet. Det är valberedningens åsikt, att följande förbättringar bör göras: Inför valnämnd, och låt denna administrera hela valet, och ge dem tydliga instruktioner på hur kandidater skall listas, för att undvika personlig rangordning. Valnämnder administrerar val, valberedningar inkommer dessutom med förslag till beslut. Personer som är intresserade av att ingå i nästkommande valnämnd bör tillkännage sitt intresse innan januari månads slut. Doktorandrådet kan då välja valnämnd innan slutet av februari. Antalet personer i valnämnden bör inte understiga 3. Valnämnden bör så snart som möjligt börja samla in kandidater till de olika posterna. För att förenkla valnämndens arbete accepteras endast kandideringar. Den person som känner att hon/han vill nominera någon till en post bör istället uppmana den personen att kandidera. Inför slumpmässig kandidatlista, där namnens ordning slumpas fram för varje enskild post. Kandidaterna till de olika posterna bör tillkännages en månad innan valet och presenteras med lämplig text (t ex via e-post och hemsidan) och finnas tillgängliga för eventuella frågor under månaden fram till valet. Information om när valet ska hållas, var det ska hållas och vilka poster som finns tillgängliga bör utkomma samtidigt som kandidaterna till posterna presenteras. Samtidigt som kandidaterna tillkännages bör även de nya grupperingarna identifierade av valberedningen tillkännages. Dessa grupperingar skall ha valt en representant till valdagen. Man måste inte vara grupprepresentant för att kunna inneha/kandidera till en förtroendepost, varken inom rådets styrelse eller externa poster Valet bör hållas under andra veckan i maj Alla som väljer genom ombud bör ge sitt ombud en undertecknad fullmakt för just denna omröstning. Valurnan kan hållas öppen under en längre tid, så att alla som vill rösta själva kan komma och göra det. Detta skulle kunna realiseras genom en låst valurna på någons kontor, dit man kan komma en-två dagar / vecka, på bestämda tider, med start 14 dagar före själva valdagen. 5

6 Bifogade dokument Dessa är de dokument som skickades ut före valet, och i något fall efter valet. De är kopierade komplett med adresserna de skickades till och vilket datum de skickades, så att alla och envar enkelt kan se vilken information som gick ut och till vem. Det fanns några enstaka e-postmeddelanden som gick ut till eller kom från enskilda personer, t.ex. kandideringar eller åsiktsutbyte, men dessa redovisas inte här, eftersom de bedömts vara av mindre intresse för doktoranderna som helhet. Följande e-postmeddelanden med information gick ut till samtliga doktorander på institutionens e-post-lista Original Message Subject: Val till förtroendeposter From: "Staffan Johansson" <staffan.johansson@chem.gu.se> Date: Tue, June 19, :04 To: "Doktorander Kemi-Gu" <kgu-doktorander@chem.gu.se> Hej Enligt vad som beslutades på stormötet anmodar doktorandrådet samtliga doktorander att inkomma med nomineringar eller kandidaturer till förtroendeposter innan 26/6. Val till förtroendeposter kommer att genomföras den 28/6 kl 11:45 i sal 8052 (forskarhus 1, vån 8). Känner du någon som du vet skulle göra ett bra jobb? Någon som du vill se som just din representant? Se bifogad lista för detaljer kring vilka poster som finns och nominera den eller dom som du vill ska inneha de olika posterna. Nomineringar, kandidaturer och frågor kan ställas till valberedningen, anders.ekstrand@chem.gu.se, eller ann-catrin.johnson@chem.gu.se, alternativt till Er representant i doktorandrådet, som sedan vidarebefodrar dem. Kom ihåg att alla doktorander inom institutionen kan både kandidera själva, bli nominerade och nominera till samtliga poster!! Med sommarhälsningar, Valberedningen genom doktorandrådets ordförande Staffan Johansson. 6

7 Förtroendeposter att tillsättas för ett år framåt. Förtroendeposter i Doktorandrådet: Ordförande Vice Ordförande Kassör Doktorandrepresentanter i: Institutionsstyrelsen, 1 st Ersättare institutionsstyrelsen, 1 st Kemiinstitutionens representant i Naturvetenskapliga fakultetens doktorandråd, 1 st Jämställdhetsrådet, 2 st Forskarutbildningsberedningen, 2 st Arbetsskyddsgruppen, 1 st Programrådet, 1 st Arbetsmiljökommitéen, 1 st Lärarförslagsnämnden, 1 st Följande e-postmeddelande skickades ut till doktorandrådets medlemmar inför valets möte. Subject: Dagordning From: "Staffan Johansson" <staffan.johansson@chem.gu.se> Date: Mon, June 25, :49 To: "Jonatan Kleimark" <jonatan.kleimark@chem.gu.se> "karinh eurenius" <eureniuk@chem.gu.se> "Ingela Lanekoff" <lanekoff@chem.gu.se> "Frans Olofson" <olofson@chem.gu.se> "Erik Wernerson" <erik81@chem.gu.se> Petra Rönnholm <pir@chem.gu.se> "Ann-Catrin Johnson" <ann-catrin.johnson@chem.gu.se> "Johan Enberg" <johan.enberg@nmr.gu.se> "Anders Ekstrand" <anders.ekstrand@chem.gu.se> "Staffan Johansson" <staffan.johansson@chem.gu.se> "Ida Niklasson" <ida.niklasson@chem.gu.se> "Itedale Namro" <itedale.namro@chem.gu.se> "Maria Andersson" <maria80@chem.gu.se> "Kent Salo" <kent.salo@chem.gu.se> "Liza Romero Lejonthun" <romero@chem.gu.se> "Anders Lennartsson" <anle@chem.gu.se> Fredrik Öberg <fredrik.oberg@chem.gu.se> Hej Här kommer dagordning till fredagens möte. 7

8 Kallelse och Dagordning - Doktorandrådsmöte Fredag 28/ kl i rum 8052 (hus 1, vån 8) Ärende Föredragande 1. Mötets öppnande. 2. Val av mötesordförande. 3. Godkännande av dagordningen. 4. Val av mötessekreterare. 5. Protokoll från föregående möte. 6. Förtroendeposternas löptid Förslag: Förtroendeposterna tillsätts för ett år i taget och tillträds den första juli varje år. 7. Val till förtroendeposter a. Presentation av valberedningens förslag b. Presentation av övriga nomineringar och kandidaturer (anmälda till valberedningen senast 26/6) c. Omröstningar - Doktorandrådets ordförande - Doktorandrådets vice ordförande - Doktorandrådets kassör - Institutionsstyrelsen, 1 st - Ersättare institutionsstyrelsen, 1 st - Kemiinstitutionens representant i Naturvetenskapliga fakultetens doktorandråd, 1 st - Jämställdhetsrådet, 2 st - Forskarutbildningsberedningen, 2 st - Arbetsskyddsgruppen, 1 st - Programrådet, 1 st - Arbetsmiljökommitéen, 1 st - Lärarförslagsnämnden, 1 st 8. Övriga frågor. 9. Mötets avslutande. /Staffan Johansson, Ordförande Doktorandrådet för Kemi - GU. 8

9 Följande e-postmeddelande behandlar valregler och valsedeln, och skickades till samtliga doktorander via institutionens e-post-lista. Subject: Valregler och valsedlar From: "Staffan Johansson" Date: Wed, June 27, :04 To: "Doktorander Kemi-Gu" Hej Här kommer regler och valsedlar till torsdagens val. Vi ber om ursäkt för den något korta framförhållningen. Ni som är representanter för era doktorandkompisar, tänk på att kolla med dom hur dom vill rösta!! Se reglerna. Detta är din chans att påverka vem som skall föra din talan och driva dina frågor gentemot institutionen och handledarna! Ta den!! Har ni fler frågor, hör av er till valberedningen! eller -- Mvh Staffan Johansson, ordf Doktorandrådet --- Antal röster: Valsedel Förtroendeposter i Doktorandrådet Ordförande Vice Ordförande Kassör Doktorandrepresentanter i: Institutionsstyrelsen, 1 st Kandiderande Staffan Karinh Anki Petra Anders E Petra Staffan Karinh 9

10 Ersättare institutionsstyrelsen, 1 st Naturvetenskapliga fakultetens doktorandråd, 1 st Jämställdhetsrådet, 2 st Forskarutbildningsberedningen, 2 st Arbetsskyddsgruppen, 1 st Programrådet, 1 st Arbetsmiljökommitéen, 1 st Arbetsmiljökommitéen, suppleang Lärarförslagsnämnden, 1 st Lärarförslagsnämnden, suppleang Jonatan Anders E Karinh Kent Liza Jonatan Anki Anders L Tobias Anders L Ida Liza Petra Ida Petra Ida Regler Röstförfarande Varje röstberättigad person har rätt att rösta med en valsedel. Den som röstar för någon annan får så många röster som man kan uppvisa rösträtt för. Utvalda grupprepresentanter förvaltar rösterna för medlemmarna i sin grupp och äger skyldighet att kontrollera hur dessa vill rösta. Vet man inte hur en gruppmedlem vill rösta, röstar man blankt för denna. Om en gruppmedlem väljer att rösta genom annat ombud än sittande grupprepresentant krävs en fullmakt som ger detta ombud rätten att föra personens talan. Man kan även komma till mötet själv och personligen lämna in sin röstsedel, eller lämna sin röst till valberedningen. 10

11 Om många gruppmedlemmar väljer att rösta lika till samtliga poster kan man slå samman rösterna på en valsedel och ange antalet röstande På valsedeln återfinnes samtliga kandidater till samtliga poster. Kandidater markerade med fet stil är valberedningens förslag. I förekommande fall där personer ur valberedningen kandiderar anges inget förslag från valberedningen, detta för att undvika jäv-situationer. Antalet på valsedeln angivna kryss till varje enskild post måste vara mindre än eller lika med antalet öppna positioner i densamma. Fler kryss än angivet maximalt antal till en eller flera poster ogiltigförklarar hela valsedeln. Rösträkning Första valomgången kommer alla röster att räknas för samtliga poster. För att vinna en post med 2 eller fler kandidater och en position skall man ha hälften + 1 av de avlagda rösterna till den posten. Om det finns fler sökande än två till en post, och ingen kandidat får majoritet vid omröstning röstar man om för just den positionen igen, men man stryker den kandidat som fick minst antal röster vid förra omröstningen. Fick två personer samma, lägsta antal röster drar man lott om vem som stryks. I händelse av lika rösttal då endast två kandidater finns tillgängliga, görs röstningen om en gång. Om det utfaller så att antalet röster är lika igen, dras lott. Om det finns mer än en post, med fler kandidater än poster, skall man för att bli vald ha särskild majoritet. För att illustrera varför hälften + 1 inte fungerar för röstningar med flera kandidater och flera poster, illustrerar jag med ett exempel. Vi antar att det finns 2 poster, 3 kandidater, och 10 personer som ska rösta. Totalt väntar vi oss 20 röster fördelade på 3 personer. Hälften av rösterna + 1 skulle då vara 11, vilket ju uppenbart är fel, eftersom vi då inte kan entydigt välja två kandidater (22 röster minimum). Hälften +1 skulle kunna vara att hälften av personerna (+1) röstat på en, det innebär 6 röster. Men det är ju uppenbart inte heller rätt, eftersom = 18 röster, och då kan vi välja 3 personer entydigt, och fortfarande ha två röster över. Entydigt vald blir man med 7 röster eller fler, därför att endast två kandidater kan ha 7 röster, och den som får färre automatiskt blir struken till nästa valomgång. 11

12 Protokollet från skickades ut till samtliga doktorander via mail-listan över institutionens doktorander. Protokoll från Närvarande: Erik Wernerson Fysikalisk kemi Fredrik Öberg Biokemi Frans Olofson Atmosfärsvetenskap Ann-Catrin Johnson Atmosfärsvetenskap Forskarutbildningsberedningen Ingela Lanekoff Analytisk kemi Staffan Johansson, ordf Dermatokemi Institutionsstyrelsen Anders Ekstrand, v ordf Elektrokemi Liza Romero Lejonthun Atmosfärsvetenskap Jämställdhetsrådet Petra Rönnholm, kassör Organisk kemi Lärarförslagsnämnden Arbetsmiljökommittén 1 Ordförande Staffan Johansson förklarade mötet öppnat. 2 Till mötesordförande valdes Staffan Johansson. 3 Dagordningen godkändes med tillägg av 6 Val av rösträknare. 4 Till sekreterare valdes Liza Romero Lejonthun. 5 Protokoll från föregående möte godkändes. 6 Till röstsedelsräknare valdes Frans Olofson och Erik Wernersson. Till kontrollant av röstsedelsräkningen valdes Anders Ekstrand. 7 Förtroendeposternas löptid bestämdes att löpa ett år i taget från och med den 1:a juli varje år. Nytt val skall hållas varje år i maj eller senast i början av juni. Beslut togs enligt förslag. 8 Valberedningens förslag samt övriga kanidater presenterades. Valberedningens förslag bifogas som bilaga 1. Valresultatet är följande: - Doktorandrådets ordförande Staffan Johansson - Doktorandrådets vice ordförande Ann-Catrin Johnson - Doktorandrådets kassör Anders Ekstrand - Institutionsstyrelsen Staffan Johansson - Ersättare institutionsstyrelsen Jonatan Kleimark 12

13 - Kemiinstitutionens representant i Anders Ekstrand Naturvetenskapliga fakultetens doktorandråd, NFDR - Jämställdhetsrådet Liza Romero-Lejonthun dsadf Kent Salo - Forskarutbildningsberedningen Jonatan Kleimark jkj Ann-Catrin Johnson - Arbetsskyddsgruppen Tobias Ankner - Programrådet Ida Niklasson - Arbetsmiljökommittéen Liza Romero-Lejonthun - Ersättare Arbetsmiljökommittéen Ida Niklasson - Lärarförslagsnämnden Petra Rönnholm - Ersättare Lärarförslagsnämnden Ida Niklasson Enligt röstlängden är 65 doktorander röstberättigade, varav 51 lämnat in sin röst. Valdeltagandet anses vara gott. Röstberättigade som har synpunkter och frågor gällande omröstningen och resultatet av densamma uppmanas att ta kontakt med någon av Doktorandrådets ledamöter inom rimlig tid. Nya represenanter uppmanas att själva ta reda på den information som behövs gällande sitt förtroendeuppdrag. Avgående representanter uppmanas kontakta sammankallande i respektive organ och meddela bytet av representant, samt att lämna information till de nytillträdda representanterna. Planering inför kommande års val diskuterades. Föjlande punkter avhandlades: - Valberedningen uppmanas inkomma med en skrivelse om årets arbete för dokumentation samt för att underlätta för nästa valberedning. - Information rörande valet bör utkomma tidigare än som skett inför årets val. Lämpligen lämnar kandidaterna in en egen presentation om några rader, vilket mailas ut till doktoranderna. - Möjligheten att presentera sig på stormötet diskuterades. Eventuellt kan detta bli för tidskrävande för att fungera. 13

14 - Möjligheten att själv kunna gå och lämna in sin röst, i motsats till att den skall lämnas in av gruppernas respektive representanter är viktig att behålla och framhålla för de röstberättigade. Slutligen önskar Doktorandrådet rikta ett tack till avgående representanter för deras arbete. 9 Till nästa möte kallar ordförande i augusti. Utöver detta inga övriga frågor. 10 Mötet förklarades avslutat. Ordförande Sekreterare Staffan Johansson Liza Romero Lejonthun 14