5. Konstaterande av närvaro vid stämman och fastställande av röstlängden

Transkript

1 KALLELSE TILL BOLAGSSTÄMMA Aktieägarna i Fortum Abp kallas till ordinarie bolagsstämma onsdagen den 11 april 2012 klockan i Finlandiasalen i Finlandiahuset, Mannerheimvägen 13 e, Helsingfors. Ingång från Mannerheimvägen, dörr M4 och från Karamzinsgatan, dörr K4. Emottagandet av de aktieägare som anmält sig till stämman inleds klockan A. Ärenden som behandlas på bolagsstämman På bolagsstämman behandlas följande ärenden: 1. Öppnande av stämman 2. Konstituering av stämman 3. Val av protokolljusterare och övervakare av rösträkningen 4. Konstaterande av stämmans laglighet 5. Konstaterande av närvaro vid stämman och fastställande av röstlängden 6. Framläggande av bokslut, koncernbokslut, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse för år 2011 Verkställande direktörens översikt 7. Fastställande av bokslutet samt koncernbokslutet 8. Beslut om disposition av den vinst som balansräkningen utvisar och dividendutdelning Styrelsen föreslår att det på basis av det fastställda bokslutet för det räkenskapsår som utgick i dividend utbetalas 1,00 euro per aktie. Dividend utbetalas till aktieägare som på avstämningsdagen för dividendutdelningen, den 16 april 2012, är antecknad i bolagets aktieägarförteckning, som upprätthålls av Euroclear Finland Ab. Styrelsen föreslår för bolagsstämman att dividenden utbetalas den 23 april Beslut om ansvarsfrihet för förvaltningsrådets medlemmar för tidsperioden 1 januari - 4 april 2011 och för styrelsens medlemmar samt verkställande direktören för hela år Beslut om arvoden för medlemmarna i styrelsen Aktieägarnas nomineringsorgan föreslår att styrelsearvodena är följande: styrelseordförande euro per år, vice ordförande euro per år och

2 2 styrelsemedlemmar euro per år samt för den styrelsemedlem som fungerar som ordförande för revisions- och riskkommittén euro per år i det fall att denna styrelsemedlem inte samtidigt fungerar som styrelsens ordförande eller vice ordförande. Som sammanträdesarvode föreslås 600 euro/styrelsemöte. Sammanträdesarvodet betalas även för kommittéernas möten samt till dubbelt belopp till de styrelsemedlemmar som bor utanför Finland i Europa och till tredubbelt belopp till en styrelsemedlem som bor utanför Europa. Styrelsemedlemmarnas resekostnader erläggs i enlighet med bolagets resereglemente. 11. Beslut om antalet medlemmar i styrelsen Aktieägarnas nomineringsorgan föreslår att styrelsen omfattar åtta (8) styrelsemedlemmar. 12. Val av ordförande och vice ordförande samt ledamöter i styrelsen Aktieägarnas nomineringsorgan föreslår att Sari Baldauf omväljs till ordförande för styrelsen och Christian Ramm-Schmidt till vice ordförande för styrelsen, och att styrelsemedlemmarna Minoo Akhtarzand, Heinz-Werner Binzel, Ilona Ervasti-Vaintola och Joshua Larson omväljs till sina uppgifter. Aktieägarnas nomineringsorgan föreslår att till nya medlemmar i styrelsen väljs Kim Ignatius och Veli Sundbäck. Kim Ignatius och Veli Sundbäcks personuppgifter finns på Fortum Abp:s internetsidor Beslut om revisors arvode På rekommendation av revisions- och riskkommittén föreslår styrelsen att revisors arvode utbetalas på basis av faktura som godkänts av bolaget. 14. Val av revisor På rekommendation av revisions- och riskkommittén föreslår styrelsen att bolagsstämman väljer CGR-samfundet Deloitte & Touche Ab till revisor och att bolagsstämman ber revisorn uttala sig om fastställandet av bokslutet, beviljande av ansvarsfrihet och styrelsens förslag till utdelning av medel. 15. Förslag av finska staten att tillsätta ett nomineringsorgan Finska staten föreslår att bolagsstämman beslutar om att tillsätta ett nomineringsorgan för att förbereda förslag angående styrelsemedlemmar och deras arvoden inför nästa ordinarie bolagsstämma. Till nomineringsorganet väljs representanter för de tre största aktieägarna och organet omfattar dessutom som

3 3 expertledamot styrelsens ordförande. De tre aktieägare vars andel av det totala antalet röstberättigade aktier i bolaget är störst den 1 november före ordinarie bolagsstämma har rätt att utse aktieägarnas representanter till nomineringsorganet. Om en aktieägare avstår från sin rätt att utse representanter till nomineringsorganet, övergår rätten till den därefter största aktieägaren. Bolagets största aktieägare fastställs enligt de egendomsuppgifter som är registrerade i värdeandelssystemet, dock så att den som enligt värdepappersmarknadslagen är skyldig att underrätta bolaget om förändringar i sin ägarandel (flaggningsskyldig) och där ägandet är utspritt, t.ex. i form av olika fonder, kan få rätt att räkna samman sitt ägande om denne senast den 29 oktober 2012 skriftligen begär detta av bolagets styrelse. Aktieägarnas nomineringsorgan sammankallas av styrelsens ordförande och organet väljer ordförande bland organets medlemmar. Nomineringsorganet lämnar sitt förslag till styrelsen senast den 1 februari före ordinarie bolagsstämma. B. Bolagsstämmohandlingar De beslutsförslag som hänför sig till föredragningslistan samt denna kallelse till bolagsstämman finns tillgängliga på Fortum Abp:s Internetsidor Fortum Abp:s bokslut, koncernbokslut verksamhetsberättelse och revisionsberättelse finns tillgänglig på ovan nämnda webbplats senast den 21 mars Beslutsförslagen till bolagsstämman och övriga ovan nämnda dokument finns också tillgängliga vid bolagsstämman och kopior av dessa samt denna kallelse skickas på begäran till aktieägarna (e-postadress keilaniemi.postitus@fortum.com eller på telefonnumret vardagar kl ). C. Anvisningar för deltagarna i bolagsstämman 1. Aktieägare som är antecknad i bolagets aktieägarförteckning Rätt att delta i bolagsstämman har aktieägare som den 28 mars 2012 har antecknats som aktieägare i bolagets aktieägarförteckning, som upprätthålls av Euroclear Finland Ab. En aktieägare vars aktier är registrerade på dennas personliga finska värdeandelskonto är antecknad som aktieägare i bolagets aktieägarförteckning. Aktieägare som är antecknad i bolagets aktieägarföreteckning och som önskar delta i bolagsstämman skall anmäla detta till bolaget senast den 4 april 2012 kl (finsk tid) vid vilken tidpunkt anmälan skall vara bolaget tillhanda. Anmälan till bolagsstämman kan göras: a) via Fortums webbplats b) per telefon på numret (vardagar kl )

4 4 c) per fax på numret eller d) per brev till Fortum Abp, Juridiska ärenden/bolagsstämma, PB 1, FI FORTUM. I samband med anmälan bör aktieägarens namn, adress, telefonnummer samt namnet på eventuellt biträde uppges. Om anmälan sker via webbtjänsten måste aktieägaren uppge de identifikationsuppgifter som tjänsten kräver. Aktieägare, hans/hennes representant eller ombud skall vid behov på mötesplatsen kunna påvisa sin identitet och/eller behörighet. 2. Ägare till förvaltarregistrerade aktier Ägare till förvaltarregistrerade aktier har rätt att delta i bolagsstämman med de aktier på basis av vilka han eller hon skulle ha rätt att den 28 mars 2012 vara antecknad i aktieägarförteckningen som upprätthålls av Euroclear Finland Ab. Deltagande förutsätter ytterligare att aktieägaren på grundval av dessa aktier senast den 4 april 2012 kl har antecknats i den tillfälliga aktieägarförteckning som upprätthålls av Euroclear Finland Ab. För de förvaltarregistrerade aktiernas del utgör detta också anmälan till bolagsstämman. Ägare till förvaltarregistrerade aktier uppmanas att i god tid av sin egendomsförvaltare begära nödvändiga anvisningar gällande aktieägarens införande i den tillfälliga aktieägarförteckningen, utfärdande av fullmakter samt anmälan till bolagsstämman. Egendomsförvaltarens kontoförande institut skall anmäla ägare till förvaltarregistrerade aktier som vill delta i bolagsstämman att införas i den tillfälliga aktieägarförteckningen senast vid ovannämnda tidpunkt. Ytterligare information finns på bolagets webbplats på adressen 3. Ombud och fullmakter Aktieägare får delta i bolagsstämman genom ombud. Aktieägarens ombud skall visa upp en daterad fullmakt eller på annat tillförlitligt sätt visa sin rätt att företräda aktieägaren. Om en aktieägare företräds av flera ombud på bolagsstämman, skall det i samband med anmälan uppges med vilka aktier varje ombud företräder aktieägaren. Fullmakter bör sändas i original till Fortum Abp, Juridiska ärenden/bolagsstämma, PB 1, FI FORTUM innan anmälningstiden går ut. 4. Övriga anvisningar och information till mötesdeltagarna Aktieägare som är närvarande vid bolagsstämman har frågerätt beträffande ärenden som behandlas vid bolagsstämman i enlighet med 5 kap. 25 i aktiebolagslagen.

5 5 På dagen för denna stämmokallelse den 31 januari 2012 uppgår det totala antalet aktier i Fortum Abp till aktier som representerar lika många röster. Det är möjligt att komma till Finlandiahuset med spårvagn (linjerna 4,7 och 10; Finlands nationalmuseums hållplats) samt med de busslinjer som går längs Mannerheimvägen. Personer som kommer med egen bil ombedes använda parkeringen bakom Finlandiahuset (begränsat antal platser). Infart från Mannerheimvägen via Karamzinsgatan. För rörelsehindrade finns parkeringsplatser (3 st) vid Mannerheimvägens sida på Finlandiahusets gård. Man kan nå dessa platser genom att svänga in från Mannerheimvägen vid skylten för Villa Hagasund. Esbo den 31 januari 2012 FORTUM ABP STYRELSEN