Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande? Övriga granskningsinsatser ska besvara fö ljande revisionsfrågor:

Transkript

1 Deloitte. Rapport avseende granskning av verksamhetsåret Samordningsförbundet Samspelet Mars Alldit Tax. Conslllting. Financial Advisory.

2 1. Uppdraget På uppdrag av revisorerna i Samordningsförbundet Samspelet har Deloitte AB genomfört en granskning av förbundets verksamhet och räkenskaper för Granskningen har genomförts i enlighet med god revi sionssed i kommunal verksamhet. Granskningen avser samordningsförbundets årsredovisning för 20 12, intern kontroll, projektbeskrivning samt styrelsens uppgifter. Granskningen av årsredovisningen syftar till att bedöma om den är rättvisande och ska besvara följande kontroll frågor: Länmar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen? Med verksamhetens utfall avses utfallet i förhållande till fastställda mål och ekonomiska ramar. Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande? Med rättvisande räkenskaper avses full ständighet, riktighet, existens, tillhörighet, periodisering, värdering, äganderätt och förpliktelser samt innehåll och presentation. Övriga granskningsinsatser ska besvara fö ljande revisionsfrågor: Finns riktlinjer och rutiner som säkerstä ller den interna kontrollen inom förbundet? Tillämpas de rikt linj er och rutiner som finns för intern kontroll inom förbundet? Films riktlinjer och rutiner som säkerställer en ändamålsenlig projektredovisning inom fö rbundet? Fullgör styrelsen sina uppgifter enligt förbundsordningen? D...'loiuc I Gl'll llskning (l V wrks.1mhcts.1rct I

3 2. Granskning av årsredovisningen för Verksamhetens utfall Samordningsförbundet Samspelet fi ck under sammanlagt 8,5 Mkr i bidrag från sina med lemmar Ka rl stad kommun, Hal11l11arö kommun, Grums kommun, Kri stinehamn konunun, Landstinget i Värml and, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen i sy ft e att främj a sa mverkan mellan parterna inom rehabiliteringsområdet. Styrelsen har antagit styrdokument för intern styrning och kontroll under Dokumentet inkluderar en internkontrollplan. Dokument för ledning och styrni ng, verksamhetspl an sa mt budget har fastställts av styrelsen. Förbundet har under dri vit tre projekt. Horisont är ett förebyggande arbetslivsinriktat rehabiliteringsprojekt inri ktat framfö rallt mot ungdomar med ofull ständiga gymnasiebetyg. Syft et är att öka ungdomarnas möjligheter till egen fö rsöljning genom utbi ldning eller arbete. Förbundet fina nsierar också Projekten Stegen som bedri ver hälso- och arbetsli vsinri ktad rehabilitering i Karlstad, Kristinehamn, Hanunat ö och Grums samt projektet Samverkstan som fin ansierats sedan augusti 20 I O. I årsredovisningen beskrivs projekten och i verksamhetsberättelsen presenteras projekt en mer ingäende även upp fö ljning, måluppfyllelse och utvärdering av projekten följ s upp här. 2.2 Verl<samhetcns finansiering och elwnomisk ställning 2.2./ För)l(llfllillgsberlillelse 1 lagen om kommunal redovisning (4 kap) anges de formella kraven på illllehållet i en förvaltningsberättelse. Vi bedömer att fö rvaltningsberättelsens översikt och uppl ysningar i all väsentlighet överensstämmer med kraven i lagen om kommunal redovisning Reslllla/rlikllillg Samordningsförbundet visar ett positivt resultat på 1,8 Mkr. Resultaträkningen är upprättad enligt kommunal redovisnings lag och redovisar intäkter och kostnader och hur det egna kapit alet har fö rändrats under året Balansriikllillg Balansräkningen är upprättad enligt kommunal redovisni ngs lag och redovisar samordnings förbundets tillgå ngar och skulder samt eget kapital på dagen fö r räkenskapsårets utgå ng. Det egna ka pitalet uppgå r till 6,7 Mkr i års bokslut. 2.2,4 M oms Förbundet har inte få tt avdrag för moms under 20 II, detta eft ersom skatteverket noterat en mi ss i lagsti ftnin gen och inte till åtit avdrag för finansiella samordningsförbund. Ett nytt lagförslag beslutades under vå ren vilket innebar att förbundet återigen kommer att få avdragsrätt rör moms. Lagen gä ller retroaktivt frän I:e januari 20 l O och fö rbundet har under intäktsfört 1,9 mnkr som avser återsökt moms fö r 20 1 l. Vi har inga invändningar mot fö rbundets hantering. Momsredovi sningen inom förbundet har granskats utan anmärkning. Ddoluc I Granskn ing (l Y vl,.'rksamhl'tså l'l..'

4 3. Granskning av intern kontroll Vi har granskat ett urva l av års betalda fa kturor. De granskade fakturorna är attesterade i enlighet med det av samordningsförbundet beslutade attestreglementet. Detta innebär att fakturor attesteras av den verkställande tjänstemannen, dock inte fa kturor över fem prisbasbelopp ell er fakturor som avser den verkställande tjänstemannen själv, dessa fakturor attesteras av ordförande eller vice ordförande. I granskningen har vi noterat en fa ktura i slut et av året som översteg fem basbelopp och som så ledes borde vara attesterade av ordförande eller vice ordförande men där denna attest saknades. Kostnaden avser förbundets verksa mhet och är korrekt. Vi har gått igenom ett antal fakturor över fem basbelopp far att säkerställa att rutinen fungerar utan att hitta några fler avvikelser. I övrigt har vi inget att anmärka mot attestrutinen utan anser att den är utformad på ett bra sätt. Vi rekommenderar dock förbundet att säkerställa att alla fakturor blir attesterade på ett korrekt sätt. Utanordning av samordningsförbundets fakturor sköts av personal vid Karlstad kommuns ekonomiavdelning, vilka sköter samordningsförbundets ekonomiska redovisning. Förbundet har också antagit en intern kontrollplan som anger vilka kontroller som skall göras, vem och när de skall genomföras och att kontrollmomenten skall rappotteras till styrelsen. Vi kan inte utläsa från förbundets styrelseprotokoll att styrelsen t"git del av återrappottering avseende utförda kontroller i enlighet med den beslutade i n tern kontro II planen. 4. Granskning av projektredovisning I sa mband med att styrelsen beslutar om att stalta ett projekt, beslutas om mål för projektet samt riktlil~ e r för uppföljning och utvärdering. Uppföljning och utvärdering görs löpande i projekten på individni vå och projektnivå samt redovisas för styrelsen. En sammanställning av projektets verksamhet, uppföljning av verksamheten samt måluppfyllelse genomförs också efter det att projekttiden löpt ut, även delula presenteras för styrelsen. Förbundet låter även externa aktörer genomföra utvärderingar av vissa av proj ekten, i år har Horisont ut vä rderats av externa konsulter. Förbundet har valt ett upplägg där alla projekt som förbundet fin"nsierar fakturerar sina kostnader till förbundet. Alternativet är att förbundet fungerar som en ren fin"siär som bet"lar ut medel till huvudmännen för de olika projketen. Det är sed"n huvudmännen för respektive projekt som ansvar för att sköta den ekonomiska hanteringen och redovisning i projekten och Merrapportera dett" till förbundet. 5. Granskning av styrelsens uppgifter Enligt forbundsordningen är uppgifterna att: Besluta om mål och riktlinjer för den finansiella s"mordningen Stödja sa mverkan mellan samverkanspartnerna Finansiera insatser som avser indi vider som är i behov av sa mordnade rehabiliterings ins"tser vilk" syftar till att individen uppnår eller förbättrar sin förmåga att utföra förvärvsarbete och som ligger inom de samverkande parternas samlade ansvarsolnråde Dd o ilt ~ I Gmnskn illg av V(' rks n1l\ h ~ I S~ t \' t

5 Besluta på vilket sätt de medel som står till förfogande för finansiell samordning ska användas Svare för uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatserna Upprätta budget och årsredovisning för den finansiella samordningen Enligt vår granskning har inget framkommit som tyder på att styrelsen inte fullgjort sina uppgifter. 6. Övriga noteringar 6.1. Verksamhet Vi har tidigare år noterat att förbundet har finansierat fl era projekt under en lång period och fört en diskussion om huruvida detta är i linje med syftet med samordningsfdrbunden. Vi har också pålyst riskerna med att låsa sin verksamhet till mer eller mindre permanentade projekt över lång tid. Risken ligger i att verksamheten inte ut vecklas och att nya ideer och framtagandet av nya illllovativa arbetssätt inte premieras eller till och med inte möjliggörs. Vi rekonunenderar förbundet föregående år att vara uppmärksam på ri sken med en förvaltande verksamhet. I granskningen av årets verksamhet har vi noterat att samtliga projekt som drivits under längre tid har planer för att avslutas till fci nnån för nya projekt. Vi har också noterat styrelsens imiktning genom beslut och uttalanden i linj e med: "Finansieringen är en startmotor för nytänkande i ordinarie verksamheter" och "Styrgruppen får i uppdrag att under hösten arbeta fram implementeringsplan för 2013 om hur Hori sont ska infdrlivas i samarbete med kommunens skolformer. " Dessa uttalanden är exempel på att förbundet arbetar med att skapa förutsättningar för att utveckla och förnya olika arbetssätt samt att arbeta för att implementera de projekt fcirbundet finansierer hos förbundets ägare. Vi har inget att invända mot den verksa mhetsp lan som förbundet har fastställt eller utvecklingen av förbundets verksamhet i övrigt Redovisning av ntlilgg Vi har i årets granskning noterat att förbundet har en relativt stor andel inköp som sker via kontanta utlägg av personalen. Vi har inte i vår granskning noterat några utlägg ell er kostnader som är felaktiga men vi anser att förbundets redovisning av inköp genomförda av personalen som privata utlägg kan förbättras, förtydligas och genomföras med tätare interva ller. Vi rekommenderar också förbundet att minimera inköp gellom privata utlägg eller kontantkassor till förm ån för inköp mot fakturor ell er genom betalning med inköpskort eller kreditkort Periodisering På grund aven felperiodisering i bokslutsarbetet reserverades en kostnad om 400 tkr på felaktiga grunder. Resultatet av denna felperiod isering va r att kostnaderna under 2011 var 400 tkr för höga. Som en följd av detta fel frå n bokslutet är kostnaderna i års bokslut och årsredovisning 400 tkr [ör låga då denna reservering (skuld) från har intäktsförts under Od oillc I Gl<l llskn illg av \' l rk s;lt\l l Kl s~ n.'

6 7. Vår bedömning Vi bedömer att årsredovisningen innehåller i tillräcklig omfattning en redogörelse för verksamhetens utfall i förhållande till fastställda mål. Enligt vår bedömning redogör årsredovi sningen i allt väsentligt för utfallet av verksa mheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Vi bedömer vidare att årsredovi sningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rätt visande räkenskaper och är upprättad i enlighet med god redovisningssed. Vi bedömer att samordningsförbundet har rutiner och riktlinjer som säkerställ er en tillräcklig intern kontroll samt att det finns väl utvecklade rutiner för uppföljning och ut värdering av pågående proj ekt. Samordnings förbundet har utarbetat nödvändiga styrdokument. Vi bedömer att styrelsen full gör sina uppgifter enligt förbundsordningen. Karlstad Revisor Karin Selander Certifierad kommunal revisor Ddo iuc I GltHlskn ing:w vl' l 'ksa ml ll'l s,' r~