Så här färdigställer ni er strategi

Transkript

1 Bilaga 1 Sida 1 av Så här färdigställer ni er strategi Nu har ni fått veta vilka fonder som ni får finansiering ifrån. Först ska ni plocka bort den eller de fonder som ni har sökt, men inte fick godkända. Sedan kompletterar ni med de återstående avsnitten enligt Mallen med skrivanvisningar för lokala utvecklingsstrategier. För att ni ska beviljas startbeslut ska ni ta fram en engelsk version av sammanfattningen på strategin konkretisera de horisontella målen (avsnitt 7.1) konkretisera era mål med konkreta siffror (avsnitt 7.5) ange urvalskriterier som kommer ligga till grund för bedömning och prioritering av projektansökningar (avsnitt 7.5) fylla i finansieringsplanen (avsnitt 8) göra en kommunikationsplan (avsnitt 11.1) beskriva hur ni ska följa upp er strategi (avsnitt 12). Har inte alla fonder godkänts? Plocka bort de fonder som ni inte fick godkända i strategin. Detta berör framför allt tabellerna i avsnitt 7. En fond som ni inte får några pengar ifrån ska ni inte redovisa och det ska inte uppges några mål och indikatorer för just denna fond. Givetvis kan ni se om dessa mål och indikatorer kan läggas till hos andra fonder istället. Men tänk på att ni har begränsat med pengar och att allt som varit planerat från början kanske inte kan göras. Det kan även vara nödvändigt att plocka bort fondspecifika beskrivningar ur strategin om de inte längre är relevanta och justera utformningen av området då städer kanske måste plockas bort. Kom ihåg att landsbygdsprogrammet bara kan finansiera projekt i tätorter upp till invånare. Har social-, regional- eller havs- och fiskerifonden plockats bort från er strategi måste eventuella stadsområden ligga utanför leaderområdet. Oberoende om ni har fått alla fonder godkända eller inte ska vissa avsnitt kompletteras enligt strategimallen.

2 Bilaga 1 Sida 2 av 8 Så här kompletterar ni strategin Nedan finns beskrivningar hur ni kompletterar er strategi. Rubrikerna är hämtade från strategimallen ( Mallen med skrivanvisningar för lokala utvecklingsstrategier, version 2, ) och visar de avsnitt som ni behöver komplettera. Sammanfattning av strategin Skriv en mycket kort version av sammanfattningen på engelska. Den engelska sammanfattningen gör att er strategi och ert arbete kan synliggöras i europeiska sammanhang och öppnar upp för internationella samarbeten. 7.1 Horisontella mål I strategin har ni angett övergripande horisontella mål. Nu behöver ni konkretisera hur ni vill mäta att dessa mål är uppnådda. 7.5 Mål och urvalskriterier Målvärde Nu ska ni i strategin: definiera era indikatorer beskriva hur mätningar kommer att göras beskriva hur uppgifternas riktighet kommer att kontrolleras Använd mallen Definitioner av egna indikatorer som ingår i utvecklingsstrategin som finns i slutet av detta dokument. Indikatorer knutna till nationella och fondspecifika mål, EU:s gemensamma indikatorer och Jordbruksverks gemensamma indikatorer är definierade i tidigare utsänt hjälpunderlag Lista med indikatorer. När alla definitioner är på plats ska ni ta fram konkreta mål i enlighet med indelning och indikatoruppsättning i er strategin. En given utgångspunkt är att målen ska kunna karaktäriseras som smarta mål, det vill säga ett mål ska vara: specifikt det ska klart anges vad strategin ska uppnå och på vilket sätt mätbart det ska finnas något som går att mäta och ett mätbart mål, oavsett om detta uttrycks kvantitativt eller kvalitativt accepterat det ska vara tekniskt möjligt att uppnå detta med den föreslagna strategin realistiskt det ska kunna genomföras med de resurser och den tid man har till sitt förfogande, målgruppernas storlek osv. tidsbestämt det ska finnas en tidsplan och ett datum då målet ska vara uppnått Nu när ni vet storleken på hur mycket pengar ni kommer att kunna disponera för verksamheten under respektive fond ska ni ta fram målvärden, hur mycket ni vill och kan uppnå. Som ett hjälpmedel kan ni bedöma hur många projekt, vilken typ av projekt och hur stora projekt som ni förväntar er, samt vilka och hur många aktiviteter och resultat med mera. För samtliga indikatorer ska målvärdena kunna uppnås 2023.

3 Bilaga 1 Sida 3 av 8 Produktionsindikatorer, som mäter verksamheten och aktiviteter under den tid varje projekt pågår, är beroende av antaganden om genomförande och verksamhetsinnehåll i de kommande projekten. Mål för dessa motsvarar förväntade antal relevanta verksamheter/aktiviteter i enlighet med respektive indikator vid en summering Ett exempel på det är antalet mötesplatser eller utbildningstillfällen. För resultatindikatorer ska målvärdena avse det som ska vara uppnått 2023 och också inkludera resultat som uppnås efter slutredovisningarna för de projekt som blir klara innan Exempel på det är antal personer med ökad kunskap eller antalet nystartade företag. Målvärden ska bestämmas för alla indikatorer som ingår i strategin. När ni bestämmer strategiernas mål behöver ni ta hänsyn till de totala tilldelade budgetbeloppen och till de nationella och fondspecifika målen. Dessa uppgifter finns i tabellen på sidan 4. Eftersom strategierna har olika målsättningar kommer även målvärden att se olika ut för respektive strategi. Exempelvis om ett område tilldelats 40 miljoner kronor från landsbygdsfonden kan ca 40 nyskapade arbetstillfällen vara ett referensvärde när strategins målvärde ska bestämmas. Detta eftersom budget och målvärde för landsbygdsfonden har förhållandet 1:1 (målvärde nyskapade arbetstillfällen för en budget på miljoner kronor).

4 Bilaga 1 Sida 4 av 8 Fond Indikator Nationellt mål Totalt budgetbelopp, miljoner kronor, Jordbruksfonden för landsbygdsutveckling Antal nyskapade arbetstillfällen (årsarbetskrafter) Havs- och Antal nyskapade arbetstillfällen 8 fiskerifonden (årsarbetskrafter) Antal bevarade arbetstillfällen 25 (årsarbetskrafter) Antal skapade företag 5 Antal miljöprojekt - Antal diversifieringsprojekt - Regionala Antal nyskapade arbetstillfällen 150 utvecklingsfonden (årsarbetskrafter) Antal företag som får stöd 600 Antal organisationer som får stöd 200 Socialfonden Antal deltagare Antal företag som får stöd 200 Antal organisationer som får stöd Urvalskriterier Enligt strategimallen ska ni definiera urvalskriterier för bedömning och prioritering av projektansökningar och bifoga som en Excel-bilaga. Urvalskriterierna ska säkerställa att de projekt som prioriteras bidrar till att nå målen i strategin. Det ska finnas urvalskriterier för varje insatsområde i er strategi. Dessa urvalskriterier bör sammanställas i en tabell som redogör för valda urvalskriterier, deras poängsättning och varje kriteriums viktning. Jordbruksverket kommer att utforma en mall som kan användas som stöd och verktyg för er när ni skapar era urvalskriterier. Det vill säga, hur ni bör strukturera upp arbetet och hur ni ska tänka när det gäller poängsättning och viktning. Mallen kommer att presenteras vid utbildningstillfället i maj. 8. Finansieringsplan Nu när ni vet hur mycket pengar ni får i respektive fond ska ni dela upp dessa på de olika åtgärderna (drift, samarbete och genomförande) i finansieringsplanen som är strategins budget. Denna budget ligger till grund för Jordbruksverkets handläggning och kommer att återfinnas i datasystemen. Att flytta pengar mellan de olika åtgärderna kräver ett godkännande av Jordbruksverket och en uppdatering i våra datasystem. I budgeten ska fonderna alltid hanteras var för sig. Att göra omflyttningar mellan fonderna är inte möjligt.

5 Bilaga 1 Sida 5 av 8 1. Avsätt maximalt 25 procent för drift, räknat på de sammanlagda offentliga utgifterna. 1 Räkna utifrån den sammanlagda offentliga budgeten som ni har fått reserverad för ert leaderområde (inklusive svensk offentlig medfinansiering från kommuner, regionen, landstinget, länsstyrelsen eller andra offentliga organisationer). I de flesta fallen är landsbygdsfonden (EJFLU) den största fonden som finansierar er strategi. Då är det också landsbygdsfonden som står för hela driftsbudgeten. Observera att regleringen i EU-förordningen (se fotnot) gör att ni under de kommande åren måste budgetera med försiktighet fram till halvårsskiftet Först när alla projekt är slututbetalda vet ni hur mycket pengar som era projekt har omsatt och därmed hur mycket pengar som ni högst får använda för driften. Vi rekommenderar därför starkt att budgetera i förväg för en mindre summa än vad ni egentligen har tillgång till. Vi kommer att följa upp hur det går med användningen av driften under programperioden. 2. Avsätt budget för samarbetsprojekt i raden Samarbeten för varje fond för sig. Detta är budgeten för samarbetsprojekt. Det kan vara gemensamma projekt där ni samverkar med andra leaderområden eller leaderliknande partnerskap i Sverige och utomlands. Möjliga samarbeten eller mål och inriktningen på samarbeten ska vara beskrivna i er strategi. När ni driver samarbetsprojekt spelar det ingen roll vilka fonder som respektive leaderområde finansierar sin del av samarbetsprojektet med. Det är också möjligt att andra än LAG är stödmottagare för samarbetsprojekt. Du kan fördela budgeten med hjälp av en procentuell fördelning, räknat på den totala offentliga budgeten för strategin. Men ni behöver inte ha en budget för samarbeten, totalt eller för enskilda fonder, om ni inte har angett detta i strategin. Då skriver ni Resten är till för att genomföra projekt, uppdelat på respektive fond Kommunikationsplan Komplettera kommunikationsplanen enligt den mall som finns i tabellen under avsnitt Ni kan lägga den som bilaga istället eftersom den bör vara ett levande dokument. Men innan områdets uppstart borde de första kommunikationsaktiviteterna vara inplanerade. 12. Uppföljning och revidering Ni ska i strategin beskriva hur övervakning och utvärdering kommer att genomföras och er kapacitet att genomföra strategin. Upprätta en tidplan som redovisar de insatser som planeras och när de ska genomföras. Typexempel på en sådan tidplan finns i Tidsplan för LAG:s uppföljning och utvärdering som finns i slutet av detta dokument. Övre delen gäller insatser som följer av EU-regler och EU:s krav på rapportering. Undre delen är inriktad på LAG:s egna uppföljnings- och utvärderingsaktiviteter och där den egna utvecklingsstrategin är i centrum. 1 Observera att ordet utgifter betyder faktiskt utbetalade pengar, enligt artikel 31d i fondgemensamma förordningen (1303/2013). Detta innebär att om strategins insatser för projekt bara utnyttjas till exempelvis 75 %, kan driftsbudgeten bara utnyttjas till 75 %.

6 Bilaga 1 Sida 6 av 8 Årsrapport till Jordbruksverket Ni ska i början av varje år skicka in uppgifter till årsrapport till Jordbruksverket. Uppgifterna lämnar Jordbruksverket sedan vidare till EU. Uppgifter som ska rapporteras är dels sådana som kommer att framgå av EU-dokument, dels sådana som Jordbruksverket behöver för att beskriva olika typer av projekt, utvecklingstendenser med mera i årsrapporterna till EU. Hur rapporteringen ska gå till är beroende av vilket IT-stöd som kommer att finnas. I avvaktan på IT-stöd ska ni utgå ifrån att det underlag som ska lämnas för rapporteringen skapas i Excel-filer och att dessa filer eller sammanställningar från dessa sänds till Jordbruksverket. Anvisningar med närmare preciseringar kommer att sändas ut inför rapporttillfällena. Uppföljning Ni ska göra årliga uppföljningar av strategin. Över tiden motiverar det att olika slag av insatser inklusive självutvärdering genomförs. I detta ingår att beskriva hur uppföljning och utvärdering styrs och organiseras. Metodval, säkerställande av data, kontrollstationer, eventuellt anlitande av externa aktörer, resursplanering med mera ska följas upp. Det kan vara motiverat att utvärdera särskilda ämnen eller frågor som följer av strategin. Ni ska skapa förutsättningar för att tidigt upptäcka svagheter och att dra lärdomar av den fortlöpande uppföljningen och utvärderingen. Ta också ställning till hur ni ska kommunicera uppföljningsresultaten och utvärderingsaktiviteterna. Utveckla och beskriv vad ni planerar att göra och hur ni säkrar kapacitet och resurser för genomförandet. Beskrivningen ska knyta an till tidsplanen och det innehåll ni markerar i denna. Ange också när det är fråga om insatser som är generella för alla aktuella fonder och när det handlar om sådant som är specifikt för någon särskild fond. Se förslag i bifogad tidsplan. Bilagor sist i detta dokument Bilaga A Definitioner av egna indikatorer som ingår i utvecklingsstrategin Bilaga B Typexempel Tidplan för LAG:s uppföljning och utvärdering

7 Bilaga 1 Sida 7 av 8 Definitioner av egna indikatorer, som ingår i utvecklingsstrategin Bilaga A Indikator (namn, benämning) Definition Beskrivning av hur mätning kommer att göras inkl. hur uppgifterna kommer att kontrolleras/styrkas

8 Bilaga 1 Sida 8 av 8 Typexempel - Tidplan för LAG:s uppföljning och utvärdering EU-rapporter, som Jordbruksverket ska leverera LAG ska bidra med underlag/uppgifter Förberedelser Aktiviteter på LAG/strateginivån Förberedelse och koordinering av aktiviteter (del i att klara ovanstående databehov) Bilaga B Årsrapport Årsrapport Årsrapport Årsrapport Årsrapport Årsrapport Årsrapport Årsrapport Slututvärdering (grundversion) (utökad (grundversion) (utökad (grundversion) (grundversion) (grundversion) (grund-version) version) version) Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Identifiera behov av information/uppgifter Gå igenom och bestäm datakällor Planera insamlingen av uppgifter och skapa riktlinjer riktade till projekten Bestäm utvärderingsämnen (specifika för LAG/strategin) Bestäm ev. LAGspecifika frågor (specifika för LAG/strategin) tillgången på data tillgången på data tillgången på data Komplettera Komplettera Komplettera insamlingen av data insamling av data Fortlöpande koordinering av uppföljning och utvärdering och bidrag till årsrapporter uppföljning uppföljning av uppföljning av av strategin uppföljning av uppföljning av strategin strategin strategin strategin Inledande uppföljning av genomförande Genomgång utifrån tillgängliga uppgifter Styrning Upprätta styrgrupp Direktiv för översyn/granskning av uppstart Utvärdering/självutvärderi ng (externa parter) Överenskommelse om verksamhets- /ansvarsområde Resursplanering Fortsatt uppföljning av genomförande Direktiv för översyn/granskning av genomförande och ev. revidering av strategin uppföljning av strategin Riktlinjer till projekten inför slutredovisning och slututvärdering uppföljning av strategin Resultatanalys Resultatanalys Uppdatering av resultat Komplettera Genomgång av utvärderingsbehov Direktiv för översyn/granskning av strategin Komplettera Direktiv för uppdatering av strategins resultat uppföljning av strategin Effektanalyser Direktiv för utvärdering av strategins effekter Kontrakt/avtal Kontrakt/avtal Kontrakt/avtal Kontrakt/ avtal utvärdering och ev. översyn utvärdering och ev. översyn utvärdering och ev. översyn utvärdering utvärdering