KFUM Centrals utskott 2016/2017

Transkript

1 KFUM Centrals utskott 2016/2017 Bakgrund KFUM Centrals styrelse har valt att organisera sitt arbete med en uppdelning av vissa uppdrag i utskott. Dess bemanning beslutas av styrelsen och består av personer som representerar de olika föreningarna/sektioner. Utskottet leds av en av KFUM Centrals styrelseledamöter och det kan finnas en utsedd sekreterare som också kan vara anställd personal. KFUM Central har följande utskott ARBETSUTSKOTT AU EKONOMIUTSKOTT EU INTERNATIONELLA UTSKOTT IU BIDRAGSUTSKOTT BU ROSLAGSTULLSUTSKOTT RU TRÄNINGSCENTERUTSKOTTET - TCU MUSIKUTSSKOTT- MUSK FASTIGHETSUTSKOTT FU MYNDIGHETSUTSKOTT MU Delegation av beslutsrätt till utskotten Huvudregeln är att styrelsen fattar besluten rörande ekonomiska transaktioner. Inom den av årsmötet godkända budgeten delegerar styrelsen beslutsrätt enligt följande: Arbetsutskottet kan fatta beslut om belopp upp till kr per år. Alla övriga utskott kan fatta beslut om belopp upp till kr per år. Utskottsbeslut som fattas enligt denna delegationsordning skall rapporteras till styrelsen genom protokoll. Utskottens mandat i förhållande till styrelsen och kansli. Uppgiften för utskotten är att bereda beslut så fullödigt som möjligt med ekonomi och genomförande Styrelsen tar beslut. Genomförandet av beslut ligger på tjänstemännen. Inte alltid att genomförandet lirar med uppdraget - då krävs det tydliga underlag för att genomförandet ska bli så väl överensstämmande som möjligt. Verksamhetens högsta tjänsteman får uppdragen från styrelsen och har sedan till uppgift att tillsätta rätt anställd för respektive uppdrag. 1

2 ARBETSUTSKOTT AU Bengt Arwén Arbetsutskottet (AU) bereder frågor till styrelsen inför styrelsemöten. AU har mandat att fatta beslut i frågor som rör anställd personal, organisationsfrågor samt därtill hörande verksamhetsfrågor. AU initierar också strategiska frågor kring verksamhet och ekonomi för vidare behandling i utskott och styrelse. AU leds av ordförande som också är ansvarig chef för verksamhetens högsta tjänsteman. Utskottsmedlemmar utses i samband med konstituering av styrelsen. EKONOMIUTSKOTT EU Peter Yllmark Ekonomiutskottets syfte är att arbeta för en hållbar och långsiktig ekonomi inom koncernen KFUK-KFUM Central. Uppdrag Utskottet har till uppgift att förse Centrals styrelse med lämpliga beslutsunderlag gällande ekonomiska frågor. Utskottet fungerar även som rådgivande organ i frågor rörande bl.a. investeringar och underhåll inom övriga delar inom koncernen, dvs gentemot de två bolagen Kom Hotel AB och KFUM Central Fastighet AB samt till fondförvaltningen. Utskottet ska arbeta gemensamt med controllern i framtagandet av månatligt rapportpaket. Gruppens sammansättning och mötesformer Gruppen består av en ordförande (sammankallande) och minst en övrig ledamot från Centrals styrelse, kanslichef (sekreterare), bolagens respektive ordförande samt Fondförvaltningens ledamöter samt avlönad controller. Gruppen har möten 2-4 gånger per år. INTERNATIONELLA UTSKOTT IU Zandra Zbinden Internationella utskottets syfte är att till KFUM Centrals styrelse och medlemmar presentera och arbeta för att möjliggöra det internationella arbetet som pågår inom KFUM Central, KFUM Sverige och YMCA och YWCA i världen. Mål att verka inom ramen för KFUM Centrals verksamhetsplan med fokus på att främja fred, hållbarhet och mänskliga rättigheter på den lokala och globala arenan, bland annat genom internationella utbyten, ledarskapsutveckling samt att stödja projekt som medlemmarna vill driva Uppdrag Utskottet har till uppgift att förse Centrals styrelse med lämpliga beslutsunderlag och med rapporter som är relaterade till det pågående internationella arbetet inom organisationen. Utskottet följer och arbetar efter den enligt årsmötet fastställda verksamhetsplanen och budgeten. Utskottet organiserar det internationella arbetet som sker inom KFUM Central och har löpande aktiva medlemmar som arbetar med internationella frågor eller är ute på internationella utbyten etc. Gruppens sammansättning och mötesformer Gruppen består av en ordförande (sammankallande) som godkänns av Centrals styrelse. Till gruppen kan lämpliga personer knytas, t.ex personer med kunskap om de internationella 2

3 partners som föreningen för tillfället samverkar med eller medlemmar i KFUM Central. Utskottet håller minst fyra till sex möten per år. BIDRAGSUTSKOTT BU Lena Rydhäll t med bidragsutskottet är att bereda förslag till KFUM Central styrelse för tilldelning av stipendier och verksamhetsbidrag. Genom representation i utskottet uppnås en transparens i beslutsprocessen samt ökar samverkan mellan de olika föreningarna/sektionerna. Vidare fås också en ökad kunskap och förståelse för varandras verksamhet. Uppdrag Svara för att det finns uppdaterad information och ansökningsblanketter för ansökan om stipendier och verksamhetsbidrag på KFUM Centrals hemsida. Fatta beslut utifrån gällande kriterier och regler om tilldelning av stipendier till enskilda medlemmar och verksamhetsbidrag till föreningar. Ge förslag till styrelsen för beslut om stipendie- och verksamhetsbidragsansökningar. Dokumentera och motivera beslut och förslag genom protokoll. Ge förslag på uppdatering av kriterier för ansökningar och arbetssätt gällande ansökningshanteringen till styrelsen. Bidragsutskottets mandat Begära in ytterligare information och underlag från sökande av stipendier och verksamhetsbidrag. Uttala sig och besluta för styrelsens räkning i ärenden som är delegerade från styrelsen till utskottet. Samråd Utskottets samverkar med styrelsen, kansliet och föreningarna/sektionerna. Återrapportering Återrapportering sker till KFUM Centrals styrelse i form av protokoll med förslag om tilldelning av stipendier och verksamhetsbidrag inför styrelsemöten eller när styrelsen begär det. Utskottsmedlem Utskottsmedlemmarna representerar sin förening/sektion och har till uppgift att dels ha kunskap om sin förenings/sektions ansökningar och dels delta i beredning av alla ansökningar utifrån gällande kriterier för samt ge rekommendationer och fatta beslut om dessa. Inför varje utskottsmöte skickas beslutsunderlag till medlemmarna i god tid innan. I de fall en medlem inte kan närvara skall han/hon skicka sina kommentarer innan mötet till de andra utskottsmedlemmarna. Bidragsutskottets tillsättande Utskottet ska bestå av totalt sex personer och bör representera föreningens olika intressen. KFUM Ängsholmen, KFUM Central Basket, KFUM Gymnasterna samt KFUM Centrals musikutskott (MUSK) ska utse vardera en representant. Dessutom är en av gruppens ledamöter en av kansliet utsedd tjänsteman och den sjätte personen är utskottets ordförande som även representerar KFUM Centrals styrelse. BU kan även be IU att vara representerade till BU-möten. 3

4 Beredning, principer och beslut Verksamhetsbidragsansökan skickas till kansliet per e-post eller adress enligt ansökningsblankett. Ansökan lämnas på särskild blankett. Två ansökningstillfällen är satta till senast 31/10 och 20/5. För ansökan till den 31/10 sker de huvudsakliga ansökningarna och gäller för nästkommande år. För ansökan till den 20/5 sker kompletteringar och gäller för innevarande år. Stor vikt läggs vid att ansökan är väl motiverad och att det framgår hur verksamhetsbidraget kommer till nytta för föreningen och KFUM Central. Underlag för hur kostnaderna har räknats fram skall bifogas ansökan, tex i form av offerter, kursinbjudan, utskrift av prisuppgifter från hemsidor eller katalog. Ansökan ska ha skett innan aktiviteten. Ansökan skall vara underskriven av ordförande eller gruppledare. Efter höstens ansökningstillfälle för verksamhetsbidrag och innan styrelsen fattar beslut om budget skall ett möte mellan sektionsföreningarna som sökt verksamhetsbidrag och ekonomiutskottet och bidragsutskottet genomföras. Då har föreningarna möjlighet att lägga fram sina 3-årsplaner. Stipendieansökan skickas till kansliet per e-post till eller till adress enligt ansökan. Stipendier har 5 ansökningstillfällen per år, 31/1, 31/3, 20/5, 30/8 och 31/10 (i oktober behandlas huvudsakligen ansökningar för nästkommande år). Bidragsutskottet bereder ansökningarna och ger rekommendationer till KFUM Centrals styrelse för beslut. Beslut fattas på efterföljande styrelsemöte. Stipendier till anställda (regler enl. skattemyndigheten 2016) Stipendier är skattefria om de är för studier. Stipendier är skattefria även om de används till annat bara de inte är ersättning för arbete eller utbetalas periodiskt. Stipendium som ges från arbetsgivare till arbetstagare är alltid skattepliktigt. Stipendier ges alltid till fysisk person. Person som är anställd i sektionsförening kan söka stipendium från KFUM Central. Stipendiet utbetalas direkt till personen och inte via sektionsföreningen. Stipendier utdelas ur KFUM Centrals fonders avkastning. 75 % av de beviljade fondmedlen skall gå till ungdomar. I KFUK-KFUM sammanhang räknas 30 år som gräns för ungdom. För resterande 25 % är åldern ospecificerad. Stipendieansökningar som är för KFUM-utbildning godkänns vanligen till hela beloppet för andra utbildningar beräknas egeninsatsen vanligen till minst 1/3 av det totala beloppet. Bidrag från förening till förening (Verksamhetsbidrag) omfattas inte av skatteregler. Det bör vara en rättvis fördelning mellan Centrals sektionsföreningar, dock alltid efter ansökan. Statistisk finns i KFUM Centrals verksamhetsberättelser. KFUM Central skall verka för att förbättra sektionsföreningarnas ekonomiska situation. Felbudgeterade bidrag eller stipendier Så fort den sökande upptäcker felbudgeteringen skall Centrals kansli kontaktas för dialog runt justering av belopp, vanligen en % justering (därför bör BU ge stöd för specifika budgeterade kostnader) 4

5 När man ansökt om bidrag för en verksamhet som inte blir av skall bidraget återbetalas eller inte utbetalas. Om förändringen jämfört med ansökan är liten kan en förändring av bidraget diskuteras. Annars får man göra en ny ansökan. Rapportering För rapportering av hur verksamhetsbidrag och stipendier använts uppmuntras alla sorters reportage, foto, film och text. Gärna lämpliga för sociala medier. ROSLAGSTULLSUTSKOTT RU Michael Lagerkvist Arbeta för att KFUM Central skall få tillgång till mer ändamålsenliga lokaler. Mål Målet är att inom de närmaste 3-5 åren ha tillgång till nya lokaler som möter verksamhetens krav samtidigt som befintlig verksamhet inte riskeras. Omfattning Roslagstullsutskottet skall i första hand arbeta med den möjlighet som föreligger i och med det exploatering som görs med anledning av Norra länken vid Roslagstull. Visar det sig att den lösningen inte är möjlig skall andra alternativ undersökas. Avgränsning Avgränsningarna läggs till när arbetet kommit längre. Arbetsform och ansvar Gruppen har som ansvar att arbeta fram förslag som löpande föredras och beslutas av Centrals styrelse. Gruppen kan begära att uppdrag läggs på andra utskott. (tex ekonomi, kommunikation, fastighet). Beslut om att lägga uppdrag mot andra utskott tas av Centralstyrelsen. Alla former av ekonomiska beslut tas av styrelsen. Behövs ett finansiellt handlingsutrymme för hallutskottet begärs detta av, och beslutas av styrelsen, när behovet uppkommer. Bemanning Gruppen skall bestå av max 7 personer med en bred representation eller förankring inom Central. Ordförande skall vara ordinarie styrelsemedlem i Central, ytterligare minst en styrelserepresentant skall ingå. Experter skall kunna kopplas till gruppen för specifika frågor. Uppdraget för dessa personer skall föredras styrelsen och kan vid behov kunna vara arvoderat. Beslut tas av styrelsen. Föreningens fasta deltagare i gruppen arbetar ideellt/oarvoderat. En tjänsteman kopplas till utskottets arbete. TRÄNINGSCENTERUTSKOTTET TCU - Richard Mulle Gustafsson och uppdrag Att i första hand att förvalta och utveckla en trygg och fungerande verksamhet i träningscentret. Att tillsammans med kansliet samt berörda sektioner och utskott ta fram en modell för hur alla tider i, stora och lilla hallen samt träningscentret, skall fördelas och nyttjas. Att besluta om tillsättningar av PT:ar och ge förslag på hur bemanningen av träningscentret ska ske, samt hur avtalen med PT skall regleras. Att planera för utbildningar, aktiviteter och synka med övrig verksamhet i Träningscentret. Att ta fram regler och riktlinjer för de som nyttjar träningscentret, Stora och Lilla Hallen 5

6 I övrigt får utskottet resonera sig fram till ev. andra uppgifter samt behandla inkomna frågor från medlemmar, sektioner eller externa intressenter. Gruppens sammansättning och mötesformer Sammankallande är en styrelserepresentant. Övriga ledamöter är; 1 representant från KFUM Central basket. 1 representant från KFUMs Gymnastikavdelningar. 1 representant från KOM Hotel. 1 representant från det Personliga Tränar teamet. 1-3 representanter som är medlem i KFUM Central Träningscentansvarig blir utskottets tjänsteman. Vid behov kan någon från Eleico adjungeras. MUSIKUTSKOTT - MUSK Göran Stafrin Att vara ett samarbetsorgan för musiken vars syfte är att stärka och samordna musiklivet inom Centralföreningen. Utveckla musiklivet kvalitativt och pröva nya former. Skapa musikaliska aktiviteter för unga och vuxna. Öka kunskap och förståelse för varandras verksamheter och ha ett bra erfarenhetsutbyte. Musikutskottets uppdrag Musikutskottet samordnar musikfrågor samt bereder förslag till KFUM Centrals styrelse. Samråd MUSK samverkar med styrelsen, kansliet och föreningarna/sektionerna. Återrapportering Återrapportering sker till KFUM Centrals styrelse i form av muntliga dragningar/protokoll/minnesanteckningar. Utskottsmedlem Utskottsmedlemmarna representerar sin förening och har till uppgift att dels ha kunskap om sin förenings verksamhet och vara språkrör tillbaka till den egna föreningen. Inför varje utskottsmöte skickas kallelse till medlemmarna i god tid innan. I de fall en medlem inte kan närvara skall han/hon se till att ersättare deltar i planerade möten. Musikutskottets tillsättande Utskottet har medlemmar från Centrals medlemsföreningar vars verksamhet är musik. Ledamöter är valda från KFUM kören, Stockholm Cantus, KFUM Ursus Kammarkör, KFUMs Kammarkör, Royal Big Band/Swingintunes och Symfoniorkestern Pro Musica varav en också representerar Musk i Centrals styrelse. Ordförande väljs av musikutskottet och delges Centrals styrelse. Alla föreningar har också utsedda suppleanter. Möten Utskottet har minst 6 möten per år. FASTIGHETSUTSKOTT FU FU har till syfte att bereda frågor, ärenden och förslag till KFUM Centrals styrelse i frågor som rör skötsel, underhåll, ombyggnad etc. I första hand hanterar FU fastigheten Rosenbusken 22, d.v.s. den fastighet som bland annat inrymmer kanslier, hall och större delen av hotellet, men kan på sikt stötta för eventuellt tillkommande fastigheter. Utskottet ska arbeta för att lokaler och byggnader sköts så att 6

7 de är ändamålsenliga, har god standard och långsiktigt bra värde. Utskottet ska även sträva efter att nyttja synergieffekter med övriga fastigheter ägda eller förvaltade av föreningen. Utskottet har även som uppdrag att medverka till samspel i fastighetsfrågor mellan föreningens olika enheter, utskott och anslutna föreningar. Avgränsningar Myndighetsutskottet (MU) följer upp att regelverk efterföljs som myndigheterna kräver av KFUM Centrals verksamheter och fastigheter. Fastighetsekonomiska frågor bereds normalt av Ekonomiutskottet (EU) i dialog med FU. Kansliet ansvarar för kommunikation mellan utskotten i frågor av gemensamt intresse. Återrapportering FU rapporterar till styrelsen eller berört utskott i sakfrågor. Bemanning/ utskottsmedlemmar Bemanning och ordförande är samma som för KFUM Central Fastighet AB samt adjungerade från Centrals kansli. Styrelsen för fastighetsbolaget nomineras av styrelsen för KFUK-KFUM Central och väljs på bolagets årsmöte, normalt i mars. MYNDIGHETSUTSKOTTET MU Erik Adolfsson Att KFUM Central och dess bolag följer de regelverk som myndigheterna kräver av KFUM Centrals verksamheter och fastigheter; OVK Obligatorisk ventilationskontroll, Elsäkerhet, Systematiskt brandskyddsarbete, Arbetsmiljöansvar, Miljö och hälsa, Besiktning av tryckkärl, Besiktning av hissar och lyftanordningar, Egenkontrollprogram av utrustning som ej har krav på besiktning/revision Utskottet avser att ha ett antal sammankomster nu i uppstartsskede för att senare träffas vid behov. Årligen ser utskottet över de krav som ställs från olika myndigheter så dokumentation och protokoll. Utsedda tjänstemän ansvarar för att förse övriga utskottsmedlemmar med aktuell information från nämnder och myndigheter. Utskottet förbereder ärenden rörande myndigheternas krav på våra verksamheter och lokaler till KFUM Centrals styrelse. Dokumentation Utskottet beslutar tillsammans med KFUM Centrals styrelse var och hur dokumentation skall publiceras, verkställas samt arkiveras. 1. OVK OBLIGATORISK VENTILATIONSKONTROLL 1.1. Byggnadens ägare. Oavsett vem som nyttjar byggnaden är det ägaren som ska leva upp till lagstiftningen. 1.2 Besiktningsman. Endast den som har behörighet och rätt behörighetsnivå får utföra funktionskontrollen. 1.3 OVK-protokoll. Vid varje besiktning ska funktionskontrollanten föra protokoll och redovisa resultat av kontrollen. Ett exemplar av protokollet ska funktionskontrollanten lämna till byggnadens ägare och ett exemplar ska han/hon sända till kommunens byggnadsnämnd. 1.4 Intyg. Ett särskilt intyg ska utfärdas av funktionskontrollanten om genomförd kontroll, där datum för kontrollen framgår. Byggnadens ägare ska anslå intyget på väl synlig plats i byggnaden, till exempel i trapphus eller entréer. 7

8 1.5 Byggnadsnämnd. Kommunens byggnadsnämnd är tillsynsmyndighet och övervakar att regler om OVK efterlevs och att besiktningsmän utför sitt arbete på korrekt sätt. Om byggnadens ägare inte följer reglerna om OVK eller underlåter att avhjälpa påtalade brister, kan kommunen med stöd av plan- och bygglagen (PBL) förelägga ägaren att vidta åtgärder. 2. ELSÄKERHET 3. SYSTEMATISKT BRANDSKYDDSARBETE (SBA) Alla ägare och nyttjanderättshavare till byggnader och anläggningar är skyldiga att vidta de åtgärder som behövs för att förebygga brand och för att hindra och begränsa skadorna till följd av brand. För att uppfylla dessa krav ska ett systematiskt brandskyddsarbete bedrivas under hela den tid då byggnaden eller anläggningen används. Systematiskt brandskyddsarbete innebär att man på ett organiserat sätt planerar, utbildar, övar, dokumenterar, kontrollerar och följer upp brandskyddsarbetet i en byggnad eller verksamhet. En viktig del är att ansvarsförhållandena mellan fastighetsägare, nyttjanderättshavare och eventuella entreprenörer gällande brandskyddet klargörs. Som hjälp i det systematiska brandskyddsarbetet kan följande nio rubriker användas: 3.1. Brandskyddspolicy En brandskyddspolicy utgör grunden för det systematiska brandskyddsarbetet. Policyn anger verksamhetens och de ansvariga chefernas viljeinriktning avseende brandskyddet och är gällande inom hela verksamheten Byggnads- och verksamhetsbeskrivning Byggnadsbeskrivning består av byggnadsritning samt ett dokument som visar byggnadens utformning, byggnadsmaterial samt läge. För kulturhistoriskt värdefulla byggnader bör dess kulturhistoriska värde beskrivas Brandskyddsbeskrivning En brandskyddsbeskrivning består av två delar; En brandskyddsritning som visar det byggnadstekniska brandskyddet samt brandskyddsinstallationer. Ett särskilt dokument som beskriver hur dessa fungerar och samverkar Riskinventering Det finns flera definitioner av begreppet risk. I samband med systematiskt brandskyddsarbete kan riskkälla definieras som någonting (t ex ett ämne, en aktivitet eller teknisk utrustning) som kan orsaka en brand eller förvärra följderna av en brand Brandskyddsorganisation Det yttersta ansvaret för brandskyddet ligger hos den som är ansvarig för totala verksamheten, d v s VD, förvaltningschef eller motsvarande. Den ytterst ansvarige kan ta medarbetare till hjälp för detta arbete. Det viktiga är att brandskyddsorganisationens utformning och storlek är anpassad efter verksamheten och upplevs som relevant. Brandskyddsorganisationen och dess uppgifter ska vara kända av alla inom verksamheten. Målet med brandskyddsarbetet är formulerat i brandskyddspolicyn där det tydliggörs att alla anställda i verksamheten ska arbeta aktivt med att upprätthålla brandsäkerheten. 8

9 3.6. Utbildning Ett systematiskt brandskyddsarbete förutsätter att alla berörda är utbildade, övade och har tillräcklig kunskap om de uppgifter de förväntas utföra Brandskyddsregler Genom att ägare och nyttjanderättshavare har det yttersta ansvaret för brandskyddet, är det lämpligt att upprätthålla ett eget regelverk över brandskyddet. t med regler är att tydliggöra vad som är tillåtet och inte tillåtet inom verksamheten, för att förhindra uppkomst och spridning av brand Kontrollsystem För att brandskyddet ska fungera måste det regelbundet genomföras kontroller och underhåll. Utrymningsvägar, rökluckor, branddörrar och släckutrustning måste vara fullt funktionsdugliga för att personer som befinner sig i byggnaden vid en brand ska kunna utrymma på ett betryggande sätt och att egendomsskadorna ska bli så begränsade som möjligt Uppföljning En förutsättning för att brandskyddsarbetet ska vara systematiskt är att det kontinuerligt följs upp. Uppföljningen innebär att man för varje punkt i det systematiska brandskyddsarbetet kontrollerar att man utfört det man skulle, att man utvärderar det man har utfört och att man vid behov förändrar delar som är inaktuella. Till uppföljning bör även finnas en tillbudsrapportering där det framgår de brandtillbud som har uppstått samt vilka åtgärder detta har föranlett. För ytterligare vägledning om hur det systematiska brandskyddsarbetet bör bedrivas har Statens Räddningsverk gett ut allmänna råd och kommentarer. Du kan ladda ner dokumentet genom att klicka på ikonen nedan. Övrigt Ett systematiskt brandskyddsarbete har arbetats fram och finns på kansliet. 4. SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖSKYDD - SAM Arbetsmiljölagen: I arbetsmiljölagen finns regler om skyldigheter för arbetsgivare och andra skyddsansvariga om att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Det finns också regler om samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, till exempel regler om skyddsombudens verksamhet. Arbetsmiljön omfattar alla faktorer och förhållanden i arbetet: - tekniska, - fysiska, - arbetsorganisatoriska, - sociala, - arbetets innehåll 5. MILJÖ OCH HÄLSA 6. BESIKTNING AV TRYCKKÄRL 7. BESIKTNING AV HISSAR OCH LYFTANORDNINGAR 8. EGENKONTROLLPROGRAM AV UTRUSTNING SOM EJ HAR KRAV PÅ BESIKTNING/REVISION Egenkontrollprogram av utrustning som ej har krav från myndighet på besiktning/revision, exempelvis redskap i gymnastikhallen, gymredskap, caféutrustning etc. 9