Strategisk informationsförsörjning

Transkript

1 Strategisk informationsförsörjning Välkommen till en eftermiddag kring begreppet Strategisk informationsförsörjning, eller earkiv som många nog menar att det ska handla om. När det gäller digital teknik och arkiv, så är vi många som ser alla problem, men missar att det öppnar helt nya möjligheter. Men det är bland annat för att röja lite i problemdjungeln, som vi har bjudit in till den här dagen. Vissa problem skingras genom ökad förståelse, andra problem kan eventuellt skingras eller överkommas genom samverkan.

2 kärnvärden 33 medlemmar Kommunförbundet Skåne politiskt styrd ca 75 medarbetare ideell förening Kommunförbundet Skåne är de 33 skånska kommunernas intresseorganisation. KFSK är en politiskt styrd verksamhet och vår styrelse är parlamentariskt sammansatt. Kommunförbundet Skåne är en ideell förening med ca 75 medarbetare. Förbundet leds av en parlamentariskt tillsatt politisk styrelse. Styrelsen väljs vid förbundsmötet där representanter från de 33 skånska kommunernas fullmäktige deltar.

3 kärnvärden samarbete och samverkan nätverksbyggande inspiration Kommunförbundets kärnvärden är samarbete och samverkan, nätverksbyggande och inspiration.

4 Energikontoret Ledning och utveckling Lärande och arbetsliv Samhällsbyggnad miljö, folkhälsa, kultur och fritid Socialtjänst vård och omsorg Kommunförbundet Skåne består av fem avdelningar. Energikontoret arbetar tillsammans med skånska aktörer, såväl offentliga som privata och ideella för en ökad energieffektivisering och ökad andel förnybar energi. Avdelningen för Ledning och utveckling skulle kunna liknas vid kommunledningsförvaltningen och ägnar oss åt ekonomi, personal, e-samhälle, EU samt informations- och kommunikationsfrågor Lärande och arbetsliv, Samhällsbyggnad miljö, folkhälsa, kultur och fritid samt Socialtjänst vård och omsorg är mera självbeskrivande avdelningar och motsvarar kommunernas förvaltningar inom respektive verksamhetsområde. Till varje avdelning finns en eller flera sak-politiska beredningar kopplade, liknande kommunernas nämnder.

5 Vårt uppdrag Värna och stödja utvecklingen av det kommunala självstyret Bevaka kommunernas intressen inom samtliga verksamhetsområden Främja samverkan mellan kommunerna Bistå kommunerna i utvecklingen av deras verksamhet Utöver våra kärnvärden definieras vårt uppdrag av vår politiska ledning. Vårt uppdrag är att Värna och stödja utvecklingen av det politiska självstyret Bevaka kommunernas intressen inom samtliga verksamheter Främja samverkan mellan kommunerna Bistå kommunerna i utvecklingen av deras verksamhet

6 Niclas B Clausenborg strateg Digital utveckling Jag arbetar på Kommunförbundet Skåne sedan tre år och mitt huvudsakliga fokus är utvecklingsfrågor med e-samhällesfokus.

7 Agenda Introduktion Presentation av förstudier Workshop Sammanfattning Eftermiddagen ska vi ägna åt en kort introduktion kring utmaningarna kring att införa och förvalta earkiv. Vi kommer initialt att titta på skillnader, för att därefter få information om resultatet i de två förstudier som genomförts inom kommunerna i Skåne Nordost såväl som Skåne nordväst. För att öka förståelsen och identifiera konkreta vägar fram genomför vi senare under eftermiddagen en mini-workshop.

8 Vad är då den fundamentala skillnaden mellan pappersarkivet och ett digitalt arkiv eller som vi hellre formulerar det digitalt långtidsbevarande? Skillnaderna är stora och utmaningarna fler. Vi har våra gamla skrivbordsprogram, som exempelvis WordStar, ett tidigt ordbehandlingsprogram. Själv mötte jag i slutet av 80-talet den Lundautvecklade ordbehandlaren Cicero. Varje program - eller app som vi idag ofta kallar det - hade redan då sin egen unika struktur för att lagra det producerades. Nog för att ett A är ett A, men när vi kommer in på obskyra tecken som Å, Ä och Ö, så fanns det inte en given standard, utan språkversioner av kodtabeller användes. Idag är (åtminstone) det oftast standardiserat. De flesta av oss minns säkert när skrivborden tyngdes av det modernaste som kunde uppbringas - ABC800 från svenska Luxor. Jag - som redan då var teknik-nörd - var lyrisk när jag fick möjlighet att leka med en sådan. Vem kan idag återskapa programvaran som användes i en sådan koloss? För att jag sen ska kunna återskapa det jag producerat Sen kan vi ju alltid diskutera lagringsmedia. Om jag kommer med en diskett från gamla goda tider, vem kan läsa den idag? Och kan den över huvud taget läsas? Hur data skrevs på disketten var unikt för varje datormodell - Mac, Windows, OS/2, Amiga, Commodore64, Atari, ABC800, Facit - och inte minst Nog är det kul med nostalgi, men nu ska jag, med välbehövlig hjälp av Matthias Lindgren från Lunds kommun, försöka reda ut begreppen.

9 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Maecenas porta, libero eu semper bibendum, nulla risus volutpat magna, ac placerat justo dolor quis sem. In at condimentum velit. Nulla facilisi. Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Aenean at fermentum nulla, malesuada pulvinar justo. Donec id ex at justo tristique feugiat. Nullam ut velit orci. Curabitur eleifend tristique eros, quis sagittis neque rutrum eu. Sed gravida tincidunt justo. Duis nec mollis tortor. Praesent porta, velit sed semper tempus, dolor orci egestas diam, at vulputate nulla mauris quis mauris. Nulla mi tellus, bibendum at felis a, mollis elementum est. Maecenas imperdiet mauris eu ipsum hendrerit, viverra vestibulum metus tempor. Vi har först och främst en informationsbärare (pappret) som är det medium som används för att lagra informationen. Papper har vi lång erfarenhet av att både tillverka och bevara. Utöver informationsbäraren har vi informationen. Informationen och informationsbäraren är i det klassiska arkivet att betrakta som en enhet.

10 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Maecenas porta, libero eu semper bibendum, elit. Maecenas porta, libero eu semper bibendum, elit. Maecenas porta, libero eu semper bibendum, elit. Maecenas porta, libero eu semper bibendum, nulla risus volutpat magna, ac placerat justo dolor quis nulla risus volutpat magna, ac placerat justo dolor quis nulla risus volutpat magna, ac placerat justo dolor quis nulla risus volutpat magna, ac placerat justo dolor quis sem. In at condimentum velit. Nulla facilisi. sem. In at condimentum velit. Nulla facilisi. sem. In at condimentum velit. Nulla facilisi. sem. In at condimentum velit. Nulla facilisi. 1 Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Aenean at fermentum nulla, malesuada pulvinar justo. Donec id ex at justo tristique feugiat. Nullam ut velit orci. Curabitur eleifend tristique eros, quis sagittis neque rutrum eu. Sed gravida tincidunt justo. Duis nec 2 Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Aenean at fermentum nulla, malesuada pulvinar justo. Donec id ex at justo tristique feugiat. Nullam ut velit orci. Curabitur eleifend tristique eros, quis sagittis neque rutrum eu. Sed gravida tincidunt justo. Duis nec 3 Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Aenean at fermentum nulla, malesuada pulvinar justo. Donec id ex at justo tristique feugiat. Nullam ut velit orci. Curabitur eleifend tristique eros, quis sagittis neque rutrum eu. Sed gravida tincidunt justo. Duis nec 4 Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Aenean at fermentum nulla, malesuada pulvinar justo. Donec id ex at justo tristique feugiat. Nullam ut velit orci. Curabitur eleifend tristique eros, quis sagittis neque rutrum eu. Sed gravida tincidunt justo. Duis nec mollis tortor. Praesent porta, velit sed semper tempus, mollis tortor. Praesent porta, velit sed semper tempus, mollis tortor. Praesent porta, velit sed semper tempus, mollis tortor. Praesent porta, velit sed semper tempus, dolor orci egestas diam, at vulputate nulla mauris quis dolor orci egestas diam, at vulputate nulla mauris quis dolor orci egestas diam, at vulputate nulla mauris quis dolor orci egestas diam, at vulputate nulla mauris quis mauris. Nulla mi tellus, bibendum at felis a, mollis mauris. Nulla mi tellus, bibendum at felis a, mollis mauris. Nulla mi tellus, bibendum at felis a, mollis mauris. Nulla mi tellus, bibendum at felis a, mollis elementum est. Maecenas imperdiet mauris eu ipsum elementum est. Maecenas imperdiet mauris eu ipsum elementum est. Maecenas imperdiet mauris eu ipsum elementum est. Maecenas imperdiet mauris eu ipsum hendrerit, viverra vestibulum metus tempor. hendrerit, viverra vestibulum metus tempor. hendrerit, viverra vestibulum metus tempor. hendrerit, viverra vestibulum metus tempor. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing Lorem elit. Maecenas porta, libero eu semper bibendum, nulla risus volutpat magna, ac placerat justo dolor quis 5 sem. In at condimentum velit. Nulla facilisi. Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Aenean at fermentum nulla, malesuada pulvinar justo. Donec id ex at justo tristique feugiat. Nullam ut velit orci. Curabitur eleifend tristique eros, quis sagittis neque rutrum eu. Sed gravida tincidunt justo. Duis nec mollis tortor. Praesent porta, velit sed semper tempus, dolor orci egestas diam, at vulputate nulla mauris quis mauris. Nulla mi tellus, bibendum at felis a, mollis ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing 6 elit. Maecenas porta, libero eu semper bibendum, nulla risus volutpat magna, ac placerat justo dolor quis sem. In at condimentum velit. Nulla facilisi. Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Aenean at fermentum nulla, malesuada pulvinar justo. Donec id ex at justo tristique feugiat. Nullam ut velit orci. Curabitur eleifend tristique eros, quis sagittis neque rutrum eu. Sed gravida tincidunt justo. Duis nec mollis tortor. Praesent porta, velit sed semper tempus, dolor orci egestas diam, at vulputate nulla mauris quis mauris. Nulla mi tellus, bibendum at felis a, mollis Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing Lorem elit. Maecenas porta, libero eu semper bibendum, nulla risus volutpat magna, ac placerat justo dolor quis 7 sem. In at condimentum velit. Nulla facilisi. Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Aenean at fermentum nulla, malesuada pulvinar justo. Donec id ex at justo tristique feugiat. Nullam ut velit orci. Curabitur eleifend tristique eros, quis sagittis neque rutrum eu. Sed gravida tincidunt justo. Duis nec mollis tortor. Praesent porta, velit sed semper tempus, dolor orci egestas diam, at vulputate nulla mauris quis mauris. Nulla mi tellus, bibendum at felis a, mollis ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Maecenas porta, libero eu semper bibendum, nulla risus volutpat magna, ac placerat justo dolor quis 8 sem. In at condimentum velit. Nulla facilisi. Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Aenean at fermentum nulla, malesuada pulvinar justo. Donec id ex at justo tristique feugiat. Nullam ut velit orci. Curabitur eleifend tristique eros, quis sagittis neque rutrum eu. Sed gravida tincidunt justo. Duis nec mollis tortor. Praesent porta, velit sed semper tempus, dolor orci egestas diam, at vulputate nulla mauris quis mauris. Nulla mi tellus, bibendum at felis a, mollis elementum est. Maecenas imperdiet mauris eu ipsum elementum est. Maecenas imperdiet mauris eu ipsum elementum est. Maecenas imperdiet mauris eu ipsum elementum est. Maecenas imperdiet mauris eu ipsum hendrerit, viverra vestibulum metus tempor. hendrerit, viverra vestibulum metus tempor. hendrerit, viverra vestibulum metus tempor. hendrerit, viverra vestibulum metus tempor. Vi kan sortera informationen och gruppera den, men egentligen bara på ett sätt åt gången.

11 informationsplacering informationsägare produktion närakiv slutarkiv I klassisk arkiv-hantering så är informationen placerad hos informationsägaren. Produktionsdata och närarkiv (mellanarkiv) finns hos produktionsmyndigheten som också ansvarar för och hanterar utlämning av information.

12 informationsplacering informationsägare produktion närakiv slutarkiv När vi pratar earkiv kan det se likadant ut som för det analoga arkivet. Men en effektiviseringsmöjlighet är att låta slutarkivet också fungera som närarkiv eller mellan arkiv. Det som händer då är att produktionsmyndigheten utnyttjar arkivmyndighetens earkiv för sitt mellanarkiv. Produktionsmyndigheten kvarstår alltså som informationsägare. Först när informationen övergår till slutarkiv övertar arkivmyndigheten ansvaret för informationen och hanteringen av utlämning av handlingar.

13 Nu vill jag passa på att introducera Matthias Lindgren som är arkivare i Lunds kommun. Vi är tacksamma för att Matthias ställer upp här och hjälper oss reda ut begreppen och rensa i utmaningsdjungeln. Jag har några frågor till dig, Matthias.

14 Matthias Lindgren Arkivarie Lunds kommun

15 Lagringsmedia och långsiktigt bevarande Matthias, du som är expert på området, hur hanterar man det här med lagringsmedia. De flesta av oss har säkert någon gång drabbats av avmagnetiserade disketter och repiga CD-skivor. All teknik vi tillverkar är ju behäftat med en begränsad livslängd. Vanliga hårddiskar har ju också begränsad livslängd, fem - tio år. Hur hanterar det digitala arkivet problemet med lagringsmedia eller informationsbärare? När vi pratar långsiktigt, så är det ju inte 10 eller ens 100 år. En hårddisk lever ju inte mer än några år.

16 Dataformat och läsbarhet Vad jag förstår så är det heller inte bara informationsbäraren eller lagringsmediet som innebär utmaningar. Som jag sa tidigare så har vi ju över tiden sett många olika system - vart och ett med sina unika lagringsformat - komma och gå. Men, vad är det jag egentligen vill eller behöver bevara? Jag vill ju gärna kunna se dokumentet jag skrev om 10 år. Men om inte programmet finns, då har jag ju bara rappakaljan i datafilen kvar. Hur hanterar man detta?

17 Tillgång tillit gallring metadata När vi nu vet att vi har processer för att hålla datan levande och rutiner för hur vi lagrar data. Hur kommer jag åt informationen som användare? Hur vet jag att ingen har ändrat på informationen efter att den arkiverades? Det pratas väldigt mycket om olika begrepp när det gäller arkiv och digitalt bevarande. Gallring, det är väl att vi slänger sånt vi inte har plats med i pappersarkivet. Det behövs väl inte när vi blir digitala? Ett annat buzz-word man hör i sammanhanget är metadata. Vad innebär det och vad har jag för glädje av metadata?

18 Frågor?

19 Förstudie Skåne Nordväst Vi får en presentation av den förstudie som genomförts inom Skåne Nordväst-kommunerna

20 Förstudie Skåne Nordost Vi får en presentation av den förstudie som genomförts inom Skåne Nordost-kommunerna

21 Fika

22 Workshop Nyttor med digitalt arkiv Utmaningar med digitalt arkiv Kommunförbundet Skånes roll 1) vilka nyttor ser ni med arkiv som en långsiktig informationsförsörjning (ex säkerhet, användbarhet, tillgänglighet, offentlighet) 2) vilka utmaningar ser ni i samband med införandet av arkiv (ex utbildningsbehov, skillnader i behov stor/liten kommun, har vi resurser, behövs samverkan kring resursförsörjning) 3) Vilket stöd ser ni behov av från Kommunförbundet Skåne

23 Sammanfattning Nästa steg

24 Tack