Länsstyrelsen genomförde uppföljning av Borlänge kommuns arbete enligt lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid

Transkript

1 Beslut 1 (9) Dnr Samhällsbyggnadsenheten - Beredskapsfunktionen Borlänge kommun Karin Jonasson Borlänge Direkt karin.jonasson@lansstyreisen.se Meddelande om beslut efter uppföljning enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH) Länsstyrelsen genomförde uppföljning av Borlänge kommuns arbete enligt lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH). Beslut: Länsstyrelsens beslut är att följande åtgärder ska åtgärdas av Borlänge kommun: (9 En omarbetning ska genomföras av risk- och sårbarhetsanalysen utifrån de nya föreskrifterna för RSA (MSBFS 2015:5). En omarbetning ska genomföras av bilagorna i Styrdokumentet. Verksamhetsplanen (åtgärdslista med vem och när något ska åtgärdas) och utbildnings- och övningsplanen ska kunna härledas utifrån de åtgärdsbehov som ni har identifierat i er risk- och sårbarhetsanalys. En plan ska upprättas för hur de sparade medlen på kronor ska användas under kommande år. Åtgärderna i planen ska kunna härledas utifrån de åtgärdsbehov som ni har identifierat i er risk- och sårbarhetsanalys. Dessa tre dokument ska vara länsstyrelsen tillhanda senast Använd diarienummer enligt ovan. G9 Kommunen ska vara sammankallande för ett samverkansorgan i Vilket representanter för kommunen och olika aktörer involverade i arbetet med att förebygga och hantera extraordinära händelser inom kommunens geografiska område ingår. Ett lokalt krishanteringsråd" motsvarande. Detta kommer särskilt att följas upp under Länsstyrelsen Dalarna Telefon Web Plusgiro Postadress FALUN E-post dalarna@lansstyrelsen.se Bankgiro Besöksadress Åsgatan 38 Org nr

2 Beslut 2 (9) LANSSTYREISEN Dnr DALARNAS LAN Utöver dessa åtgärder bör kommunen även arbeta med de av länsstyrelsen identifierade förbättringsområdena kopplat till risk- och sårbarhetsanalysen och styrdokumentet som anges nedan under avsnitt B och C. Närvarande vid uppföljningsbesöket: Från Borlänge kommun: Kommunalråd Leif Lindström, Kommundirektör Åsa Granat, Service- och kommunikationschef Anna Carin Johansson och Beredskapsoch Säkerhetssamordnare Thorsten Bladlund. Från Länsstyrelsen Dalarna: Karin Jonasson, uppfoljningsförrättare och Jesper Ekström, praktikant vid beredskapsfunktionen. Bakgrund till ärendet: Besöken genomförs utifrån en fastställd uppföljningsplan för mandatperioden och målet med uppföljningen är att kartlägga om kommunerna fullgör sina uppgifter i enlighet med LEH och Överenskommelsen om kommunernas krisberedskap. Uppföljningen ska stödja ett systematiskt arbete med krisberedskap som bidrar till att stärka förmågan att förebygga och hantera kriser. Länsstyrelsen ska uppmärksamma kommunen på de brister som länsstyrelsen identifierat i uppföljningsarbetet. Kommunen ska i förekommande fall, med stöd av länsstyrelsen, upprätta en åtgärdsplan för hur bristerna ska hanteras. I de fall kommunen inte fullgjort sina uppgifter eller inte använt ersättningen i enlighet med LEH och Överenskommelse om kommunernas krisberedskap kan länsstyrelsen föreslå för Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) att en del av ersättningen ska reduceras eller falla bort. Länsstyrelsen kan föreslå att del av ersättningen ska reduceras eller falla bort for en kommun: 69 som inte fullgjort sina uppgifter som spenderat ersättningen på annat som har ett sparande från föregående år som överstiger 10 % av den totala ersättningen och som inte har en plan för hur det ska användas under kommande år. Bedömningar grundar sig på de underlag som lämnats till Länsstyrelsen inför besöket och det som framkommit vid besöket erhöll Borlänge kommun totalt kronor för att arbeta med uppgifter enligt lag (2006:544) enligt nedan: 1. Risk- och sårbarhetsanalys

3 Beslut 3 (9) LÄNSSTYRELSEN Dnr DALARNAS LÄN 2. Planering (Styrdokumentet) 3. Geografiskt områdesansvar 4. Utbildning & övning 5. Rapportering 6. Höjd beredskap Uppfoljningsarbetet 2016 fokuserar särskilt på arbetet med risk- och sårbarhetsanalysen och Styrdokumentet, men om något exceptionellt dyker upp kring de andra uppgifterna tar även detta upp. A. EKONOMISK REDOVISNING Länsstyrelsen kunde från er redovisning konstatera att ni har sparade medel på: kronor. Detta övergår de 10 % av den totala ersättningen och det behövs därmed en plan för hur detta ska användas under kommande år för att ersättningen inte ska riskera att reduceras eller falla bort. Inför uppfolningsbesöket ( ) begärde länsstyrelsen bland annat ut en plan för hur de sparade medlen skall användas (dnr ), vilket besvarades av er (och skulle ha besvarats senast den ). Efter genomgång av den kom Länsstyrelsen fram till följande: Diskussionsfrågor: Borlänge kommun har ett ackumulerat sparande på kronor. Under 2015 erhöll Borlänge kommun en summa på kronor och man redovisar att man enbart under 2015 sparade kronor av dessa. Är detta ett tecken på att Borlänge får en högre ersättning än vad man behöver? Planen för hur de sparade medlen skall användas är ofullständig - dels täcker det inte upp för summan på kronor, dels kopplas den inte till de identifierade åtgärderna som identifierats i er risk- och sårbarhetsanalys. Hur tänker man kring detta? 6) Ni uppger att niinte har särskild tidsredovisning av den arbetstid som kommunen lägger ned på arbete med samordning av kommunens uppgifter enligt LEH hur mycket arbete vet ni då att det läggs ned på arbetet med uppgifterna knutna till lag (2006:544)?

4 Beslut 4 (9) LÄNSSTYRELSEN Dnr DALARNAS LAN Bland annat dessa frågor diskuterades och närvarande från kommunen drog själva en del slutsatser om hur man fortsatt ska lägga upp arbetet inom kommunen med krisberedskapsfrågor. En av slutsatserna var att det genomförs en hel del arbete kopplat till frågorna inom kommunen, men att de i dagsläget inte är samlade under ett "paraply" eller huvudgruppering, samt att detta arbete tydligare måste härröra utifrån den analys som genomförs just inom risk- och sårbarhetsanalysen. Vidare kunde det konstateras att beredskapssamordnaren hittills arbetat med frågorna max på halvtid, vilket gjort att han inte haft förutsättningarna att genomföra uppgifterna enligt lag (2006:544) fullt ut. Hittills har man även upplevt en osäkerhet kring vad ersättningen har kunnat användas till. B. RISK- OCH SÅRBARHETSANALYS Borlänge kommun lämnade inte in sin risk- och sårbarhetsanalys inom utsatt tid ( ), - underlaget kom in först , vilket försvårar uppföljningsarbetet betydligt. I den årliga uppföljningen (webbenkäten) angav Borlänge kommun ( ) att risk- och sårbarhetsanalysen dock inte hade fastställts av kommunfullmäktige eller kommunstyrelse. Det finns flera delar av innehållet som är bra genomfört: Kommunen återger en översiktlig bild av det geografiska området, infrastrukturen, invånarantalet och rörelser (pendling, transporter etc.) i kommunen. Likaså presenteras en översiktlig organisationskarta över den administrativa organisationen liksom hur krisledningsnämnden är organiserad. Arbetsmetoden för hur analysen har genomförts beskrivs, bland annat genom metodvalet ROSA metoden. Kommunen presenterar även en lista över de fem stycken uppgifter/inriktningar som kommunen menar varit primärt i deras genomförande av analysen. Utifrån detta är den sammanvägda komentaren att arbetsmetoden/processen är beskriven på ett bra sätt. Erfarenheter från genomförda övningar lyfts fram som en grund för Risk och sårbarhetsanalysen. Det rör sig om 10 stycken övningar under perioden april 2010 till mars Däremot följer Borlänge kommuns risk- och sårbarhetsanalys inte föreskrifterna kring risk- och sårbarhetsanalys (MSBFS 2015:5) när det gäller upplägg och innehåll i en del andra hänseenden. Risk- och sårbarhetsanalysen behöver därför omarbetas utifrån föreskrifterna. Diskussionen fördes utifrån följande frågeställningar:

5 LÄNSSTYRELSEN DALARNAS LÄN Beslut 5 (9) Dnr G9 Hur arbetar ni med er risk- och sårbarhetsanalys under året? Hur används risk- och sårbarhetsanalysen inom verksamhetsområdena - hur tas resultaten tillvara? Social oro finns inte med som riskområde ier RSA- hur resonerar ni fortsatt kring det? Bland annat dessa frågor diskuterades och närvarande från kommunen drog själva en del slutsatser om hur man fortsatt ska lägga upp arbetet inom kommunen med risk- och sårbarhetsanalysen och hur den tillvaratas inom kommunens olika verksamheter. En slutsats var att Borlänge har arbetat särskilt med sociala risker i olika sammanhang och att detta måste återspeglas i risk- och sårbarhetsanalysen. Av Länsstyrelsen Dalarna identifierade förbättringsområden kopplat till risk- och sårbarhetsanalysen: (-3 (ä Gr) Under 2.1 bör arbetsprocessen under året beskrivas, samt även vilka Ärsplanering bör läggas upp för arbetet med risk- och sårbarhetsanalys. Arbetsutskottets (AU:s) möten är kända i förväg och hålls tio gånger per år. Kommunens organisation beskrivs enbart med en bild, ingen förklarande text. Bör kompletteras. Kommunens bolag beskrivs inte (saknar Dalaflyget, Dala Mitt, Norra Backa, Tunabyggen Borlänge Energi för att nämna några som är relevanta i en risk- och sårbarhetsanalys). Komplettera. I den övergripande beskrivningen av kommunen saknas det att ICA har ett av sina centrallager i kommunen. Norra Backa handelsområde beskrivs inte heller med IKEA och andra större näringsidkare. Det saknas även en notering om att Maserfrakt har sitt huvudkontor i kommunen. Detta bör läggas till i beskrivningen för att göra den relevant. Även Trafikverket och deras resurser? Under avsnittet om lagar saknas en hänvisning till föreskrifterna RSA. De tre första styckena i kapitel 2 passar inte in under den rubriken ta bort eller flytta till någon annanstans interna och externa aktörer som deltagit i arbetet. Metoden ROSA behöver även den förklaras vad den innebär. Övningarna som radas upp på sid. 8 bör stå under en rubrik "Underlag & material"

6 LÄNSSTYRELSEN DALARNAS [ÄN Beslut 6 (9) Dnr Gr) Er) G9 G9 (JB ) Och Vart ser man att ni faktiskt har dragit slutsatser efter övningarna som kommit in som åtgärdsforslag? Behövs en tydligare koppling. Det nämns iandra stycket sid. 8 att "handlingsplaner med givna scenarios har upprättats av bolagen och kommunens verksamheter. Vilka gäller detta? Eller är det en rad åtgärder som ska till? Kapitel 2.2 till och med 2.4 tas bort. Passar kanske in någon annanstans, men inte i en RSA enligt föreskrifterna Kapitel 2.5 bör flyttas till kapitel 5 (enligt rubriken i föreskrifterna) För kapitel 3 (i enlighet med föreskrifterna) använd texten på sid 4-5i "styrning och rekommendationer för arbetet med kommunernas arbete med RSA. Allt i kapitel 4 (utom det som är om kritiska beroenden) ska vara en del av kapitel 5 (enligt som det ska vara i föreskrifterna) Under riskmatrisen hänvisas det till nr 2,3, 9 (nämns 2 ggr), 16 (nämns 2 ggr) och 17 (nämns 2 ggr), men 5, llb, 12, 14och 15 nämns inte alls trots att de klassas inom "Hög risk". "RSA för Dricksvatten" bör knytas ihop tydligt med "huvud-rsazn" "Social oro" bör finnas med som riskområde I flera av riskområdena saknas det scenarios, vilket gör det svårt att följa analysen och slutsatserna som dragits. T.ex. 4.17Evenemang 4.19kritiska beroenden bör lyftas in i kapitel 4 enligt rubrikerna i föreskrifterna IRSA för Dricksvatten talar man om kritiska beroenden - ta med detta i huvud-rsazn Kapitel 5 har ingen plats i en RSA - kanske i krishanteringsplanen? Kapitel 6 är snarare en del av krishanteringsplanen Kapitel 7 ska sammanfatta de åtgärdsbehov som kommit fram i RSA:n En tydlig åtgärd i kapitel 7 borde vara att komma fram till åtgärder utifrån "RSA Dricksvatten - det har lämnats tomt i den, med hänvisning till "nästa steg" Kapitel 8 ska bort ev. tas informationen med som en fotnot eller liknande i metodavsnittet C. STYRDOKUMENT Borlänge kommun lämnade inte in sitt Styrdokument inom utsatt tid ( ) - underlaget kom in först , vilket försvårar uppföljningsarbetet. Då det lämnades in innehöll det inte heller alla delar som det skulle innehålla. Efter

7 Beslut 7 (9) LÄNSSTYRELSEN Dnr DALARNAS LÄN en begäran om komplettering av de dokument som fattades ( dnr ), skickade Borlänge kommun in dem (begäran skulle ha besvarats senast den ). Nästan två och en halv månad efter utsatt tid för inlämnande således trotsatt Myndigheten för samhällsskydd och beredskap gav samtliga kommuner förlängd respit for inlämning av Styrdokumentet med hänvisning till flyktingsituationen. Planen för hantering av extraordinära händelser (Krisledningsplan) är ett dokument som funnits sedan tidigare och är också den bilaga där det märks att man har en större säkerhet i vad den förväntas innehålla. De övriga delarna är nya delar för denna omgång och där märks det också en större osäkerhet kring vad som bör vara med. Reglementet för krisledningsnämnden (bilaga 1:5) är ett bra dokument som Borlänge tagit fram. Så även bemanningsplan och innehavare av dessa pärmar". Strategin för krishantering i Dalarnas län återfinns i bilaga 5 och används även i er dagordning - det är positivt. Diskussionsfrågor: (49 När ni identifierat åtgärdsbehov i RSAzn - hur arbetar ni vidare sedan för att genomföra dessa? (Oklar koppling mellan RSA:n, verksamhetsplaneringen och övnings- och utbildningsplanen.) (v9 Hur tänker ni följa upp ert arbete utifrån åtgärdslistan? Bland annat dessa frågor diskuterades och närvarande från kommunen drog själva en del slutsatser om hur man fortsatt ska lägga upp beslut och därmed arbetet kopplat till åtgärdslistan, samt hur det egna arbetet ska följas upp internt. Av Länsstyrelsen Dalarna identifierade förbättringsområden kopplat till styrdokumentet och dess olika delar: 69 Sammanställ samtliga bilagor i samma dokument (verksamhetsplanering med budget, övnings- och utbildningsplan, plan för hantering av extraordinära händelser, riktlinjer för kriskommunikation etc.) Nu blev det svårt att överblicka när det kom som en rad olika dokument. (9 Det bör vara en tydlig koppling mellan sista kapitlet "Behov av åtgärder i RSA:n och verksamhetsplaneringen i Styrdokumentet. Det bör även vara en tydlig koppling mellan RSA:n och utbildnings- och övningsplanen. Vad har ni kommit fram till i er RSA - vilka förmågor är det ni behöver förstärka inom kommunen?

8 LÄNSSTYRELSEN DALARNAS LÄN Beslut 8 (9) Dnr (9 Utbildning och övning är både ikapitel 11 och bilaga 19 - det gör att det blir svårt att överblicka. (JD Ange i utbildnings- och övningsplanen hur ni arbetar med utvärdering av utbildningar och övningar, samt hur ni för tillbaka erfarenheterna från dessa till verksamheten i from av ev. åtgärder. (49 För att ni själva och Länsstyrelsen ska kunna följa upp vad som genomförts bör åtgärderna i verksamhetsplanen vara tydligt formulerade och tidssatta. För er egen del bör det även vara angivet vem/vilka som ansvarar för genomförandet (skriv inte "berörda utan tydliggör med funktion/namn). (9 (9 6-) Beskriv hur ersättningen ska användas och redovisa särskilt hur samverkansersättningen ska användas. Ta bort sådant som är att klassificera som ordinarie verksamhet från åtgärdslistan. Kapitel 2 i krisledningsplan bör antingen tas bort eller tydligt återspegla det som framkommit i risk- och sårbarhetsanalysen. Bilaga 2, likaså. Det som står här borde snarare återfinnas i er RSA. Under bilaga 13 "Telefon-, Faxnummer och E-post" syns inget om Rakel. Komplettera med detta. Inte heller i bilaga 16 "Utrustningslista syns det något om Rakel. Komplettera. Krisledningsplanens bilaga 1: 1-1:3 behöver revideras och uppdateras efter det som gäller idag. D. GEOGRAFISKT QMRÅDESANSVAR, ÖVNING- OCH PLANERING, RAPPORTERING, HOJD BEREDSKAP Uppföljningsarbetet 2016 fokuserar på arbetet med risk- och sårbarhetsanalysen och Styrdokumentet, men om något uppenbart dyker upp kring de andra uppgifterna tar vi upp detta under den här punkten. l enlighet med kommunens geografiska områdesansvar i lag och kommunöverenskommelse ska "Kommunen vara sammankallande för ett samverkansorgan ivilket representanter för kommunen och olika aktörer involverade i arbetet med att förebygga och hantera extraordinära händelser inom kommunens geografiska område ingår". Detta ska kommunen enligt Lag (2006:544) ha haft sedan ett flertal år tillbaka. Diskussionsfrågor:

9 Beslut 9 (9) LÄNSSTYRELSEN Dnr DALARNAS IAN (JB Kopplat till Geografiskt områdesansvar: Borlänge har svarat "ja" på punkt 16 i webbenkäten. "Kommunen ska vara sammankallande för ett samverkansorgan i vilket representanter för kommunen och olika aktörer involverade i arbetet med att förebyggaoch hantera extraordinära händelser inom kommunens geografiska område ingår". Berätta mer om detta - vilka aktörer och rutiner? (Äterfinns inget om detta samverkansorgan i er risk- och sårbarhetsanalys vad länsstyrelsen kan notera.) Denna fråga diskuteradesoch närvarande från kommunen noterade att det redan i dagsläget finns en rad olika samverkansorgan som mer är uppdelade per riskområde, men att man ska fundera pä hur man skulle kunna ha ett mer övergripande "lokalt krishanteringsråd" med ordinarie möten. Detta skulle kunna spara in möten med de mindre grupperingarna som är idag. I den slutliga handläggningen av detta ärende har funktionssamordnare Peter Forsström Varit beslutandeoch uppföljningsförrättare Karin Jonasson föredragande. Peter Forsström -""" W392i 1% Karin Jonasson