Kommunikationsplan pilotomgång

Transkript

1 Treklövern - utvärdering av utbildningskvalitet

2 Innehållsförteckning Bakgrund... 2 Mål och syfte... 3 Nulägesanalys... 3 Målgrupp, behov/drivkrafter, mål, vägval... 3 Tidigare genomförd kommunikation... 6 Grundläggande principer för kommunikationen... 6 Budskap... 6 Budskap riktade mot studenter... 7 Ansvar... 8 Utvärderingsansvariga under piloten... 8 Ansvariga kommunikatörer... 8 Aktivitetsplan... 8 Resultatets offentliggörande Beakta ang budskap till studenter/presumtiva studenter Kanaler att publicera resultat Utvärdering av kommunikationsinsatser

3 Bakgrund Den 2 mars fattade riksdagen beslut om ett nytt nationellt utvärderingssystem för landets högre utbildningar. Det innebär att lärosätena ska forma egna utvärderingssystem som ersätter den kontroll som tidigare genomförts av Universitetskanslerämbetet, UKÄ. Karlstads universitet, och har tillsammans och inom ramen för det så kallade Treklöversamarbetet, tagit fram en modell för regelbunden granskning av utbildningar, som är en viktig komponent i det nya systemet. Den första omgången av utvärderingar startar våren 2016 och erfarenheterna från denna kommer att ligga till grund för det fortsatta arbetet. Utvärderingssystemet innebär att utbildningarna vid de tre lärosätena ska utvärderas inom en sexårsperiod och det är bedömargrupper med extern representation som genomför granskningarna, precis som i det tidigare systemet men med några viktiga skillnader. Granskningsuppdraget omfattar hela utbildningens genomförande, men kommer också att tillföra granskningsfrågor som speglar den speciella karaktär som våra lärosäten eller utbildningsområden särskilt önskar att få granskade. Granskningen kommer också att knytas till arbetslivet genom att företrädare för arbetslivet finns representerade i bedömargrupper. Bedömargrupperna kommer även att kontrollera om studenternas resultat visar att de når de mål som är satta för en viss examen samt andra ambitionsmål som gäller för respektive lärosäte. Förutom minimikraven, att studenterna når examensmålen, kommer man också att för en viss utbildning eller för ett visst lärosäte kunna tydliggöra och stärka kraven exempelvis vad gäller internationalisering, entreprenörskap, forskningsanknytning och verksamhetsförlagd utbildning. Något som kommer att gynna mångfald, profilering och kvalitet i hela högskolesystemet. En annan fördel med det nya systemet är att Sverige nu återigen kan gå med i det internationella samarbetet kring kvalitetssäkring och ansöka om medlemskap i det europeiska organet för kvalitetssäkring ENQA. Det tidigare systemet, som infördes 2011, har haft brister; kvalitetsgranskningen av utbildningarna fokuserade mycket på studenternas examensarbeten och systemet var inte heller internationellt erkänt. Denna kommunikationsplan omfattar pilotomgången och kommer att revideras utifrån de erfarenheter som görs då. 2

4 Mål och syfte Det övergripande målet är att skapa engagemang och delaktighet i att arbeta med att systematiskt utveckla kvaliteten i utbildningar. Syftet med kommunikationen är att skapa förtroende för det kvalitetsutvärderingssystem som skapas inom ramen för Treklöversamarbetet, legitimitet för kvalitetsutvärderingsprocessen samt med hjälp av kommunikation säkerställa en smidig process under pilotomgången. Nulägesanalys Sedan processen startade med att forma kvalitetsutvärderingssystemet har det pågått ett förankringsarbete med olika grad av delaktighet och omfattning inom olika verksamheter vid de tre lärosätena. Närmare analys kan behövas för respektive pilotområde för att säkra engagemang av och kommunikation med prioriterade målgrupper. Kommunikationen kan även behöva justeras utifrån erfarenheter i arbetet med piloterna. Målgrupp, behov/drivkrafter, mål, vägval Inför start av pilotomgång har följande målgrupper definierats Bedömargruppen Medarbetare och chefer berörda kluster Berörda studenter Studenter Alla medarbetare och chefer I nedanstående tabell sammanfattas målgrupperna, deras behov och drivkrafter samt strategiska vägval och aktiviteter. Denna tabell kommer att revideras allt eftersom arbetet med kommunikationsinsatserna utvecklas. 3

5 Medarbetare och chefer i berörda kluster Berörda studenter och studenter Bedömargrupper Alla medarbetare och chefer Behov och drivkrafter Behöver veta när och hur: instruktioner Vill ha djup info om exakt vad som händer när och hur saker och ting går till Vill få bekräftat att utbildningen är av god kvalitet Vill veta hur man använt resultat från studenters tidigare utvärderingar Behöver veta sin roll och när och hur saker och ting sker Behöver veta att det är ett nytt utvärderingssys tem och kopplingen till det nationella systemet Kommunikationsmål Ska känna till hur processen går till och vad som förväntas Ska känna förtroende för processen Ska genomföra utvärderingen korrekt och med rätt mallar etc Ska veta var man hittar mer information om tidsplaner, metod etc Ska känna förtroende för att lärosätena bedriver kvalitetsarbete Ska veta att lärosätena jobbar med ständig förbättring av utbildningarna för att de ska hålla hög kvalitet. Ska veta var det finns information om kvalitetsarbetet i allmänhet och utbildningsutvärderingar i allmänhet Ska känna till hur processen går till och vad som förväntas Ska känna förtroende för processen Ska genomföra och dokumentera utvärderingen korrekt Ska känna till att det är ett nytt utvärderingssys tem och treklöverns roll i detta Ska känna förtroende för processen Ska veta var man hittar mer information om tidsplaner, metod etc Ett antal: Ska vilja delta i utvärderingsarbe tet (förstå uppdrag och 4

6 process) (blir då målgruppen bedömargrupp) Strategiska vägval Ge möjlighet till dialog Inled processen med ett möte där allt tydliggörs och där det finns möjlighet att ställa frågor Viktigt att engagera studenterna att vara delaktiga i kvalitetsarbetet Detta är en del av ett helt kvalitetssystem Information tidigt Möte i inledande skede Använd resp lärosätes kanaler för att nå medarbetare och chefer Möjlighet att ställa frågor under resans gång Kommunicera resultatet enligt rutin Berörda chefer blir involverade så de kan sprida info om detta. Även ämneskollegierna där kommer diskussionerna att föras. Programansvari g användas som främsta kanal Transparens och öppenhet Sammanfattning publiceras som konsumentupplysning samt möjlighet att ta del av rapport som helhet och allmän information om kvalitetsarbetet Rigga en intern kommunikation för att få input från alla medarbetare Cheferna behöver underlag för tjänsteplanering 5

7 Tidigare genomförd kommunikation Genomförda kommunikationsinsatser varierar något mellan lärosätena. Följande insatser har genomförts i syfte att skapa förtroende för processen Alla lärosäten har genomfört inledande kommunikation utifrån rektorsbeslut Diskussioner har skett och sker ute i ämneskollegier, chefsforum etc. Debattartikel publicerad på svd.se samt i vissa regionala tidningar Grundläggande principer för kommunikationen Grundläggande principer för kommunikationsarbetet: Lärosätenas egna ordinarie kanaler och mallar ska användas i så stor utsträckning som möjligt Det ska finnas flera möjligheter till dialog i processen detta har påpekats av flera i den enkla utredning som gjordes av hur kommunikationen fungerade i UKÄ:s process Öppenhet och transparens gäller - resultatet från utvärderingarna ska redovisas till såväl medarbetare som studenter. Budskap Övergripande budskap Ett nytt gemensamt utvärderingssystem för att stärka utbildningskvaliteten införs under 2016 vid Karlstads universitet, och. Den 2 mars fattade riksdagen beslut om ett nytt nationellt utvärderingssystem för landets högre utbildningar. Det innebär att lärosätena får ansvaret att forma egna utvärderingssystem för området kvalitetssäkring, som ersätter den kontroll som tidigare genomförts av Universitetskanslersämbetet, UKÄ. Ett urval av utbildningarna kommer fortsättningsvis att granskas av UKÄ, medan lärosätena får ansvara att granska de utbildningar som inte ingår i UKÄs urval. Karlstads universitet, och har tillsammans tagit fram en modell för regelbunden granskning av utbildningar. Den första omgången av utvärderingar startar under året och erfarenheterna från dem kommer att ligga till grund för det fortsatta arbetet från 2017 och framåt. 6

8 Krav på kontinuerlig uppföljning Universitetets granskningsarbete ska ge i förenlighet med Europeiska området för högre utbildning, ESG, vilket UKÄ också kommer att titta på i sin utvärdering av det nya systemet. I ESG ingår krav på kontinuerlig uppföljning och regelbunden granskning av utbildningar. Treklöversamarbetet är avsett att tillgodose ESG:s krav på regelbunden granskning. Gemensamt utvärderingssystem Det gemensamma utvärderingssystemet innebär att utbildningarna vid de tre lärosätena ska utvärderas inom en sexårsperiod. Granskningen genomför av bedömargrupper med extern representation, precis som i det tidigare systemet men med några viktiga skillnader. Granskningsuppdraget omfattar hela utbildningens genomförande, men kommer också att tillföra granskningsfrågor som speglar den speciella karaktär som våra lärosäten eller utbildningsområden särskilt önskar att få granskade. Granskningen kommer också att knytas till arbetslivet på ett reellt sätt genom att företrädare för arbetslivet finns representerade i bedömargrupper. Bedömargrupperna kommer även att kontrollera om studenternas resultat visar att de når de mål som är satta för en viss examen samt andra ambitionsmål som gäller för respektive lärosäte. Internationellt samarbete kring kvalitetssäkring Förutom minimikraven, att studenterna når examensmålen, kommer man också att för en viss utbildning eller för ett visst lärosäte kunna tydliggöra och stärka kraven exempelvis vad gäller internationalisering, entreprenörskap, forskningsanknytning och verksamhetsförlagd utbildning. Något som kommer att gynna mångfald, profilering och kvalitet i hela högskolesystemet. En annan fördel med det nya systemet är att Sverige nu återigen kan gå med i det internationella samarbetet kring kvalitetssäkring och ansöka om medlemskap i det europeiska organet för kvalitetssäkring ENQA. Budskap riktade mot studenter Färdig text är ännu inte framtagen. Nedanstående är viktiga principer som ska användas i budskapsformuleringen mot studenter. Kvalitet i högre utbildning handlar om ett brett fokus på hela utbildningen, studenters erfarenheter och anknytning till arbetsliv. Syftet är att forma utmanande utbildningar som kan bidra till att lösa samhällets utmaningar och kompetensbehov. Kvalitetsutvärderingen är en del av resp lärosätes kontinuerliga kvalitetsarbete som i övrigt bl a består av diskussion och dialog i kollegierna, kursutvärderingar, kompetensutveckling m m. 7

9 Kvalitetsarbetet är en gemensam angelägenhet för studenter och medarbetare. Universitetet ska och vill engagera studenterna i kvalitetsarbetet. Ansvar Respektive rektor ansvarar i samråd med pressansvarig/kommunikationschef för kommunikation om kvalitetsutvärderingssystemet. Respektive utvärderingsansvarig ansvarar i samråd med pressansvarig/kommunikationschef för kommunikation om respektive pilot. Utvärderingsansvariga under piloten Historia, religion m m: Ulla Rosen, Kemiteknik m m: Magnus Lestelius, Karlstads universitet Statsvetenskap m m: Susanne Wallman Lundåsen, Ansvariga kommunikatörer Under piloten är det följande kommunikatörer utsedda som kommunikationsstöd: Kluster/Universitet Historia, religion m m Karlstads universitet Christina Knowles Annika Sand Lena Burman Kemiteknik m m Carina Olsson Annika Sand Marlene Jonsson Statsvetenskap m m Christina Knowles Annika Sand Elin Rodin Aktivitetsplan Plan för inledande kommunikationen pilotomgång. Målgrupp Aktivitet/Budskap Tidpunkt Hur/Kanal Ansvarig Medarbetare berörda kluster Kommunicera beslut om utvärderingsansvarig, vad uppdraget omfattar, när och hur leverans ska ske I samband med beslut Intranät/motsv och ledningsgrupp/motsv Rektor och kommunikationsansvarig 8

10 Förmedla kunskap och skapa engagemang. Budskap: Din medverkan är viktig när vi nu drar igång arbetet med syfte att utveckla kvaliteten i våra utbildningar när vi drar arbetet med syfte att säkra och utveckla kvaliteten i våra utbildningar. Det kommer att gå till osv. (Var, när, hur varför kvalitetsutvärdering) Efter beslut om start Startmail och startmöte med information om vad, när, hur och var mer information finns (länk) Bedömargruppen Utvärderingsansvarig koordinerande lärosäte Medarbetare berörda kluster Kommunikation i syfte nå kännedom och engagemang i arbetet med självvärdering. Efter beslut om start Via startmail med information om vad, när, hur och var mer information finns (länk) Utvärderingsansvarig Budskap: Din medverkan är viktig när vi nu drar igång arbetet med syfte att säkra och utveckla kvaliteten i våra utbildningar. Det kommer att gå till osv. (Var, när, hur varför kvalitetsutvärdering) Berörda studenter Kommunikations i syfte att skapa förtroende, känna till, skapa engagemang att delta programansvarig, studentkårsrepr, studentwebb/ lärplattform Budskap: Din medverkan är viktig 9

11 när vi nu drar igång arbetet med syfte att utveckla kvaliteten i våra utbildningar. Det kommer att gå till osv. (Var, när, hur varför kvalitetsutvärdering). Studenter Information i syfte att skapa förtroende, känna till Budskap: Nu drar arbetet igång med syfte att och det kommer att gå till så här osv. (Var, när, hur varför kvalitetsutvärdering) studentkårsrepr studentwebb Kommunikatör i samverkan med repr studentkår Chefer Kommunikation möte dialog i syfte skapa förankring och delaktighet Våren 2016 Seminarium/event resp lärosäte Resp lärosäte För detta ändamål ta fram stödmaterial, övergripande beskrivning och processkarta Medarbetare Information för kännedom Budskap: Nu startar pilot och nu finns info publicerad Webb/intranät Styrgruppen i samarbete med kommunikatio nsgruppen UKÄ Information och förankring Rektorer 10

12 Resultatets offentliggörande Denna checklista är ett stöd för ordförande i bedömargruppen och kommunikatörer i samband med att resultatet från en utvärdering ska offentliggöras. Checklistan kan anpassas utifrån särskilda förhållanden på det egna lärosätet, ex vilka kanaler man använder mot sina olika målgrupper, vilka roller som är ansvariga för kommunikationen etc. Ordförande i bedömargruppen levererar och föredrar rapportens resultat muntligt till rektor. Inför diarieföring ska kommunikationschef/utsedd kommunikatör kontaktas för att säkerställa att kommunikationsplan genomförs. Kommunikationens omfattning beror på rapportens innehåll. Normal standard är intern kommunikation via ordinarie kanaler (intranät, chefskanaler) med budskap enligt kommunikationsplan till resp målgrupp. Vid behov planera extern kommunikation (t ex vid stora avvikelser i granskningen) Efter diarieföring, ansvarar rektor för att vidarebefordra resultatet till dekan som i sin tur förmedlar till prefekt/avdelningschef och som i sin tur informerar berörd ansvarig för utbildningen. Bedömargruppens ordförande har ansvar för att det skrivs en sammanfattning med stöd från kommunikatör. Sammanfattningen ska visa resultatet, vad som är bra respektive dåligt samt varför Resultatet publiceras för studenter och medarbetare, både som sammanfattning och länk med möjlighet att ta del av rapporten i sin helhet. Programansvarig/ämnesföreträdare el motsvarande ansvarar för att beskriva hur förbättringar ska göras i samband med informationsmöte till studenter (kan se olika ut på de olika lärosätena) Dekan ansvarar för att lämna skriftlig återapporteringen till rektor inom tolv månader över genomförda åtgärder i syfte att förbättra brister (kan se olika ut på de olika lärosätena). Därefter fattar rektor beslut om utvärderingen och genomförd uppföljning. Rektors beslut kommuniceras enligt samma rutin som ovan när rapporten levererats. 11

13 Beakta ang budskap till studenter/presumtiva studenter Det är viktigt att det framgår att rapporter och återrapportering av resultat är en del i det samlade kvalitetsarbetet skapa känsla av sammanhang och att kvalitetsarbetet har högt fokus för utbildningens innehåll. Av det följer att det är viktigt att studenterna upplever informationen aktuell och relevant. Kanaler att publicera resultat Rapport publiceras tillgängligt för berörda studenter (studentwebb, lärplattform eller motsv) Sammanfattning Kvalitetsutvärdering publiceras som konsumentupplysning i anslutning till programsidor/motsv samt länk till rapporten som helhet. Även länk till allmän information om kvalitetsarbetet, allmän information om kvalitetsarbete som bedrivs, skapa sammanhang. Programansvarig/ämnesföreträdare bedömer om det finns andra intressenter som behöver få konsumentinformation, t ex samverkansparter. Utvärdering av kommunikationsinsatser Löpande utvärdering i kommunikatörsgruppen och projektgruppen Treklövern i syfte att skapa lärande och utveckling av kommunikationen för kommande utvärderingar. Efter piloten görs en utvärdering tillsammans med de utvärderingsansvariga och berörda kluster om hur kommunikationen har fungerat. Ansvariga för detta är kommunikationsgruppen (kommunikationscheferna på de tre lärosätena) Det är viktigt att under hela piloten dokumentera alla lärdomar allteftersom. 12