PROTOKOLL FÖRT VID FÖRBUNDS- STYRELSEMÖTE I SVEROK

Transkript

1 PROTOKOLL FÖRT VID FÖRBUNDS- STYRELSEMÖTE I SVEROK MÖTE NUMMER: 2/2015 MÖTESDATUM: FÖREGÅENDE MÖTE: Vid protokollet, Justeras, Tjarls Metzmaa Mötessekreterare Charlotte Brolin Justerare 1(124)

2 DAGORDNING 16. Formalia Antagna föreningar Beslut: Styrelse Sverok Admin AB Rapport: Årsvis statistik Rapport: Statistik Rapport: Årsredovisning Rapport: Ekonomisk berättelse Rapport: Ekonomisk rapport jan-feb Rapport: Externfinansieringsarbete Rapport: Medlemsförslag om karttjänst Rapport: Avdelningar Rapport: Utvärdering av medlemsrekrytering Rapport: Utvärdering av Spellovet Rapport: Verksamhetsberättelse Diskussion: Sveroks syfte Beslut: Medlemsvärvning Beslut: Projektplan för uppförandekod Beslut: Sverok och folkbildningen Beslut: Policy personuppgifter Beslut: Utskickspolicy Beslut: Reklampolicy Beslut: Processplan för distriktens riktlinjer Beslut: Riktlinjer för nätverk Beslut: Projektplansförslag till Ambassadörsprogrammet Beslut: Projektportföljstyrning Diskussion: Sverok och e-sporten (124)

3 16. FORMALIA HANDLINGAR Röstlängd Adjungeringsformer Dagordning (sidan 2) MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa röstlängden till Albin Westermark, Alexander Hallberg, Andreas Bogatic, Anna Erlandsson, Charlotte Brolin, Jennie Larsson, Linnea Risinger, Tjarls Metzmaa och Zishan Ahmad förklara mötet beslutsmässigt välja Alexander Hallberg till mötesordförande välja Tjarls Metzmaa till mötessekreterare välja Charlotte Brolin till justerare välja Linnea Risinger till jargongombud adjungera Jenny Petersson (kanslichef) samt Anna-Karin Linder Krauklis, Carl Löfstrand, Christer Pettersson, Emma Ström, Jesper Englin, Josefin Bergman, Caoline Brorson, Malin Österman, Milena Kraft, Nicholas Ranégie, Samir Arabi-Eter och Sanna Hedlund ur personalen som funktionärer fastställa dagordningen anta nya medlemsföreningar (se egen protokollspunkt) gå igenom beslut i verkställande utskottet (rapportpunkt som normalt ej dokumenteras i protokollet) ratificera beslut som tagits per capsulam (se egna protokollspunkter) gå igenom och uppdatera uppdragslistan (rapportpunkt som ej dokumenteras i protokollet) lägga bilagda rapporter till handlingarna (se egna protokollspunkter) göra tillägg på uppdragslistan (dokumenteras ej i protokollet) fastställa sista datum för publicering av justerat protokoll till den 30 april efter att alla ärenden på dagordningen behandlats, avsluta mötet. KOMMENTAR Personer kan adjungeras som Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet. 3(124)

4 17. ANTAGNA FÖRENINGAR ANTAGNA FÖRENINGAR Rad. Namn... Avdelning till... Sätesort...Län... Distrikt 1... eklunds ipa-pojkar... Keita Gaming... Borlänge... Dalarnas län... Sverok GävleDala 2... Frispela Vansbro... Dalarnas län... Sverok GävleDala 3... Gibbarna IF Falun... Dalarnas län... Sverok GävleDala 4... jmys jugend... Keita Gaming... Falun... Dalarnas län... Sverok GävleDala 5... johan och gänget... Keita Gaming... Borlänge... Dalarnas län... Sverok GävleDala 6... leffes lakejer... Keita Gaming... Smedjebacken... Dalarnas län... Sverok GävleDala 7... Magic Falun Falun... Dalarnas län... Sverok GävleDala 8... MTG Ludvika Ludvika... Dalarnas län... Sverok GävleDala 9... smekarna... Keita Gaming... Falun... Dalarnas län... Sverok GävleDala team mid or afk... Keita Gaming... Falun... Dalarnas län... Sverok GävleDala teamimba... Keita Gaming... Borlänge... Dalarnas län... Sverok GävleDala the bruksters... Keita Gaming... Borlänge... Dalarnas län... Sverok GävleDala ullis u-lag... Keita Gaming... Borlänge... Dalarnas län... Sverok GävleDala wedontdopoop... Keita Gaming... Avesta... Dalarnas län... Sverok GävleDala ww2 Airsoft Dalarna Ludvika... Dalarnas län... Sverok GävleDala MHFT Sandviken... Gävleborgs län... Sverok GävleDala Cerberus Airsoft Sweden Jönköping... Jönköpings län... Sverok Jönköping-Kronoberg Nässjö Cosplay Nässjö... Jönköpings län... Sverok Jönköping-Kronoberg sent from heaven... Keita Gaming... Gislaved... Jönköpings län... Sverok Jönköping-Kronoberg Brädspels & GeoCachingsällskapet, Växjö (BGCS Växjö)... Växjö... Kronobergs län... Sverok Jönköping-Kronoberg SOT Växjö... Kronobergs län... Sverok Jönköping-Kronoberg hoops i did it again... Keita Gaming... Olofström... Blekinge län... Sverok Kalmar-Blekinge Karlshamns mtg förening Karlshamn... Blekinge län... Sverok Kalmar-Blekinge golden fold... Keita Gaming... Kalmar... Kalmar län... Sverok Kalmar-Blekinge manbearpig exists... Keita Gaming... Oskarshamn... Kalmar län... Sverok Kalmar-Blekinge Mount & Blade... 5th Co Washington Artillery Of Scandinavia Västervik... Kalmar län... Sverok Kalmar-Blekinge Munthe Magic Oskarshamn... Kalmar län... Sverok Kalmar-Blekinge de tröjlösa... Keita Gaming... Oxelösund... Södermanlands län... Sverok Mälardalen GG Strängnäs... Södermanlands län... Sverok Mälardalen Nördiga Magikers förening..... Eskilstuna... Södermanlands län... Sverok Mälardalen #Yoloswag Gaming Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen BFL Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen debpemannen... Keita Gaming... Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen dragonslayers... Keita Gaming... Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen grusätarna... Keita Gaming... Östhammar... Uppsala län... Sverok Mälardalen Historica Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen Ludum Nodum Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen reidz... Keita Gaming... Knivsta... Uppsala län... Sverok Mälardalen UNH Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen Uppsala Förströelseförening... Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen Älvkarlarnas Spelförening Älvkarleby... Uppsala län... Sverok Mälardalen kraukmeisters... Keita Gaming... Västerås... Västmanlands län... Sverok Mälardalen team darkstar... Keita Gaming... Västerås... Västmanlands län... Sverok Mälardalen coolios... Keita Gaming... Sundsvall... Västernorrlands län... Sverok Nedre Norrland essence of wildness... Keita Gaming... Sundsvall... Västernorrlands län... Sverok Nedre Norrland Smash Västernorrland Sollefteå... Västernorrlands län... Sverok Nedre Norrland Sollefteås spelförening Sollefteå... Västernorrlands län... Sverok Nedre Norrland UTC Kramfors... Västernorrlands län... Sverok Nedre Norrland Bodens Paintball Amatörklubb Boden... Norrbottens län... Sverok Norrbotten brownbears... Keita Gaming... Kiruna... Norrbottens län... Sverok Norrbotten neverlegend... Keita Gaming... Älvsbyn... Norrbottens län... Sverok Norrbotten S Z Boden... Norrbottens län... Sverok Norrbotten 4(124)

5 53... Airsoft Addicts Botkyrka... Stockholms län... Sverok Stockholm creeps with clothes... Keita Gaming... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm crimson watch... Keita Gaming... Nacka... Stockholms län... Sverok Stockholm CSGOSWE Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm diamond uzi tear dropz... Keita Gaming... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Drabanten Spel Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Dålig stämning Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Epic Lan Botkyrka... Stockholms län... Sverok Stockholm Föreningen för Age of Empires II i Stockholm Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Hackers In Disguise Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Helikoptern Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm kenta gaming... Keita Gaming... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Klöver fem Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Krigets Vindar Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm lars kan cykla... Keita Gaming... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm los juan-paulos... Keita Gaming... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Maffz Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Rollspelsgänget Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Sollentuna Gaming Sollentuna... Stockholms län... Sverok Stockholm Spechi Michi Ungdom... Spechi Michi Airsoft Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Stockholm Goklubb Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Svenska Othelloförbundets Ungdomssektion... Svenska Othelloförbundet Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm team hehe... Keita Gaming... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm team mix... Keita Gaming... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm team pablo... Keita Gaming... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm the final click... Keita Gaming... Sundbyberg... Stockholms län... Sverok Stockholm the tribush tribe... Keita Gaming... Södertälje... Stockholms län... Sverok Stockholm UVPK Upplands Väsby Stockholms län... Sverok Stockholm WSC Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Yatta KG Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Är livet Bara En Lek Solna... Stockholms län... Sverok Stockholm KUSK Ungdom... Karlstads Universitets SpelKlubb Karlstad... Värmlands län... Sverok Svealand sk bangolf... Keita Gaming... Hammarö... Värmlands län... Sverok Svealand ArosGameingDen Västerås... Västmanlands län... Sverok Svealand Arrangörsföreningen Speltider Örebro... Örebro län... Sverok Svealand Drakens Öga Örebro... Örebro län... Sverok Svealand Galten Ungdom... Svarta Galten... Karlskoga... Örebro län... Sverok Svealand Klättervägg Örebro... Örebro län... Sverok Svealand triomid... Keita Gaming... Kumla... Örebro län... Sverok Svealand Örebro Magic Örebro... Örebro län... Sverok Svealand Adventurers Lund... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet bonka crew... Keita Gaming... Höganäs... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet bumbibjörnarna... Keita Gaming... Hässleholm... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Bunkerkommando Sud Jr... Bunkerkommando Sud Lund... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Clean Swedes... Dirty Swedes... Östra Göinge... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet D20 Fummel Trelleborg... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Dunderpågarna... Malmö e-sport... Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet exilery... Keita Gaming... Klippan... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Finanssällskapet Torna Lund... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Fireside Skåne Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Göinge Spelförening Östra Göinge... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Hallelujah Gaming Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Helsingborg spel och bok Helsingborg... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet 5(124)

6 106.. islandfish jasconius... Keita Gaming... Lund... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Jackals and Swines Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Kungliga Brädspelsföreningen Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Ladybug GS Ystad... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet MiFF Malmö Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Månegarm Trelleborg... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Mästerspelaren Lund... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Nephilim Airsoft Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet peter-gaming... Keita Gaming... Hässleholm... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet piraterna... Keita Gaming... Vellinge... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Rejection Rejected Clan Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet saltmissbrukare... Keita Gaming... Lund... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet SF Gripen Hässleholm... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Småfolkets Lajvare Båstad... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Spelfrossa Skurup... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Syphus Gaming Youth Group... Syphus Gaming.. Landskrona... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet teamgc... Keita Gaming... Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Wasabi Cosplay... Wasabi... Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Wasabi Spel... Wasabi... Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Yu-Gi-Oh Swedish duelist Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Åttatusen nervtrådar Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Hede Boys Digital Kungsbacka... Hallands län... Sverok Väst t3ma gr33nfr0gs... Keita Gaming... Halmstad... Hallands län... Sverok Väst topson can't earthspirit 2... Keita Gaming... Kungsbacka... Hallands län... Sverok Väst nd Co WA ungdom... 2nd Co Washington Artillery Of Scandinavia Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst bIT Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst BMs Wannabees (BMW) Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst Bottna Magic Tanum... Västra Götalands län... Sverok Väst Bunnis & sons Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst böljas gibb crew... Keita Gaming... Töreboda... Västra Götalands län... Sverok Väst CzoneGaming Spelförening.... Mölndal... Västra Götalands län... Sverok Väst Dals-Eds Spelförening Dals-Ed... Västra Götalands län... Sverok Väst Danna Gil Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst EK1Gaming Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst Game of Cards Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst Gaming For Everyone Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst GJR Bengtsfors... Västra Götalands län... Sverok Väst Gofika Spelförening Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst Harajuku Culture Association Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst jultomtarna... Keita Gaming... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst något legendariskt... Keita Gaming... Färgelanda... Västra Götalands län... Sverok Väst rainbow warriors... Keita Gaming... Ulricehamn... Västra Götalands län... Sverok Väst RELFA Brädspel... RELFA... Falköping... Västra Götalands län... Sverok Väst RELFA E-spel... RELFA... Falköping... Västra Götalands län... Sverok Väst RELFA Lajv... RELFA... Falköping... Västra Götalands län... Sverok Väst RELFA Magic... RELFA... Skövde... Västra Götalands län... Sverok Väst RELFA Rollspel... RELFA... Falköping... Västra Götalands län... Sverok Väst RELFA Warhammer... RELFA... Falköping... Västra Götalands län... Sverok Väst silver division... Keita Gaming... Ulricehamn... Västra Götalands län... Sverok Väst strumpsnattarna... Keita Gaming... Mölndal... Västra Götalands län... Sverok Väst team doma... Keita Gaming... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst thedongerhood... Keita Gaming... Mölndal... Västra Götalands län... Sverok Väst Tre Sprängda Pojkar Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst Wallhack Vänersborg... Västra Götalands län... Sverok Väst we just want to be cool... Keita Gaming... Vänersborg... Västra Götalands län... Sverok Väst vezzlans slagskämpar... Keita Gaming... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst 6(124)

7 162.. VSAF Ungdomsavdelning... Västsvenska Airsoftföreningen Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst Ödsmåls Brädspelklubb Stenungsund... Västra Götalands län... Sverok Väst Alea iacta est Umeå... Västerbottens län... Sverok Västerbotten Föreningen Umeå Spelklubb... Umeå... Västerbottens län... Sverok Västerbotten LFRP Lycksele... Västerbottens län... Sverok Västerbotten pink commandos... Keita Gaming... Umeå... Västerbottens län... Sverok Västerbotten Rackarnas pirater Umeå... Västerbottens län... Sverok Västerbotten SpelMästeriet Umeå... Västerbottens län... Sverok Västerbotten Vinter Rebel Cosplay Umeå... Västerbottens län... Sverok Västerbotten xxdonaldanddragonslayersxx... Keita Gaming... Nordmaling... Västerbottens län... Sverok Västerbotten yellow dragon... Keita Gaming... Umeå... Västerbottens län... Sverok Västerbotten asdfg Keita Gaming... Finspång... Östergötlands län...sverok Östergötland bananrepubliken... Keita Gaming... Linköping... Östergötlands län...sverok Östergötland booty babes... Keita Gaming... Linköping... Östergötlands län...sverok Östergötland CSS-Gaming Norrköping... Östergötlands län...sverok Östergötland de fyra kamraterna och apan... Keita Gaming... Linköping... Östergötlands län...sverok Östergötland devteam... Keita Gaming... Linköping... Östergötlands län...sverok Östergötland dödskrök.se... Keita Gaming... Linköping... Östergötlands län...sverok Östergötland eazt coazt gaming... Keita Gaming... Åtvidaberg... Östergötlands län...sverok Östergötland flamers anonymous... Keita Gaming... Norrköping... Östergötlands län...sverok Östergötland force tanks... Keita Gaming... Linköping... Östergötlands län...sverok Östergötland ipboss... Keita Gaming... Linköping... Östergötlands län...sverok Östergötland klan-mydia... Keita Gaming... Linköping... Östergötlands län...sverok Östergötland Maricas spelgäng Motala... Östergötlands län...sverok Östergötland moonmoon... Keita Gaming... Linköping... Östergötlands län...sverok Östergötland myhomeisthn... Keita Gaming... Linköping... Östergötlands län...sverok Östergötland myhomeistrollhättan... Keita Gaming... Linköping... Östergötlands län...sverok Östergötland nerf raggy... Keita Gaming... Linköping... Östergötlands län...sverok Östergötland nyckelpigorna... Keita Gaming... Linköping... Östergötlands län...sverok Östergötland onlyzoo... Keita Gaming... Linköping... Östergötlands län...sverok Östergötland tournament group... Keita Gaming... Linköping... Östergötlands län...sverok Östergötland tre små gümmor... Keita Gaming... Linköping... Östergötlands län...sverok Östergötland 175 booty babes och 179 dödskrök.se måste dock byta namn för att bli fullständigt antagna. Utöver dessa antogs inte följande, pga att de är för lika andra föreningar Namn... Sätesort Delete... Smedjebacken Norrliden... Kalmar Bpemannen... Uppsala Lassearmy... Stockholm Bananrally... Finspång Slinkeysquad... Finspång Team mörkrost... Norrköping 7(124)

8 18. BESLUT: STYRELSE SVEROK ADMIN AB HANDLINGAR Beslutsunderlag: Styrelse Sverok Admin AB MÖTET BESLUTADE ATT 1... Nominera Nina Högberg, Emil Forslund, Johan Groth och Tjarls Metzmaa till styrelsen för Sverok Admin AB ÖVRIGT Detta ratificerade beslut taget per capsulam 8(124)

9 BESLUTSUNDERLAG: STYRELSE SVEROK ADMIN AB BAKGRUND Sverok är ägare till ett dotterbolag vid namn Sverok Admin AB och som enda ägare så är det vår uppdrag att utse styrelse inför bolagsstämman 24/3. Både Nina Högberg och Johan Groth har vart tidigare förbundssekreterare, känner väl till Sveroks verksamhet och sitter just nu i styrelsen. Emil Forslund är en före detta FS-ledamot. Tjarls Metzmaa är är sittande förbundssekreterare. Emil och Tjarls är under 26. JAG YRKAR ATT 1... FS nominerar Nina Högberg, Emil Forslund, Johan Groth och Tjarls Metzmaa till styrelsen för Sverok Admin AB. 9(124)

10 19. RAPPORT: ÅRSVIS STATISTIK ÅRSVIS STATISTIKRAPPORT Av Christer Pettersson, utvecklingssamordnare efter mall och tidigare innehåll från Emma Ström, föreningsutvecklare Den här rapporten innehåller årsvis statistik, som uppdateras någon eller några gånger om året. Den hittills efterfrågade statistiken med specifikationer ser ut som följer: 1) antalet aktiva föreningar per den 31 december vs år, tabell och linjediagram 2) antalet medlemmar per den 31 december vs. år, tabell och linjediagram 3) antal föreningar i var och en av följande grupper: 0-10, 11-50, , , medlemmar, stapeldiagram med en stapel i varje kategori per år 4) antalet nyregistrerade och avregisterade föreningar per år, tabell, samt föreningsflöde inom Sverok, linjediagram 5) antal föreningar inom varje verksamhetsgren, stapeldiagram med en stapel för varje kategori per år 6) vårt statsbidrag i kronor per år vs år, samt procentdelar av det totala statsbidraget som utgår till Sveriges ungdomsorganisationer, tabell och linjegraf 7) sammanställning av grundbidrag och medlemsbidrag vs. år, tabell 8) antal träffar på webbplatsens olika delar vs år, linjediagram 9) antal träffar på wiki.sverok.se och hitta.sverok.se per år, tabell Insamling av data har skett främst via statsbidragsansökningar och ebas. Den senare har dock vissa begränsningar som gör att äldre års siffror påverkas då föreningar tas bort idag, vilket har inneburit att siffror från och med 2010 kan användas direkt ur databasen medan allt äldre behöver kontrolleras via statsbidragsansökningar eller gamla statistikrapporter. Detta har gjort att parametrar för framtagna data från äldre dagar inte alltid är kända. Data som är årsknuten i presentationen kan visas i sin helhet först då rapportering för statsbidragen skett, vilket innebär från och med 1 september varje påföljande år. Innevarande år är därför inte komplett. För löpande uppdateringar och innevarande års statistik, se istället den månadsvisa statistikrapporten. Ackumuleringsdatumet för data i den här rapporten var , men själva rapporten sammanställdes (124)

11 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Antal aktiva föreningar Totalt antal medlemmar Föreningsstorlek Ny- och avregistrerade föreningar Verksamheter Statsbidrag Föreningsbidrag Träffar på hemsidan Träffar på wiki och hitta (124)

12 ANTAL AKTIVA FÖRENINGAR Förfrågan gällde hur många aktiva föreningar Sverok har och har haft, vilket kräver en avgränsning av vad som menas med aktiv. Antalet aktiva föreningar i datan nedan baseras på det totala antal föreningar som minst rapporterat 5 resp 3 (fr o m 2013) medlemmar oavsett åldersgrupp. Fullständig rapportering eller avklarad 60%-gräns krävs alltså inte. Bedömningen grundar sig i att en förening som har medlemmar trots allt är aktiv på något sätt, även om de inte berättat vad de gjort (verksamhetsrapport) eller att de haft årsmöte (årsmötesrapport). Detta för att bättre spegla antal aktiva föreningar i Sverok än vad statsbidragssiffran (som kräver full rapportering samt 60% unga) visar. År Antal aktiva föreningar År Antal aktiva föreningar (124)

13 TOTALT ANTAL MEDLEMMAR Avgränsningen för redovisning av totalt antal medlemmar över tid har baserats på det totala antalet rapporterade medlemmar oavsett åldersgrupp, ur föreningar godkända för statsbidrag ( Alla statsbidragsgodkända medlemmar i tabellen ovan). Barn- och ungdomsmedlemmar är det antal medlemmar som rapporterats i åldersgruppen 7-25 år resp 6-25 år ur samma föreningar. 13(124)

14 14(124)

15 FÖRENINGSSTORLEK Föreningsstorlek avser här föreningars medlemsantal. Föreningarna har delats in i fem nivåer (0-10, 11-50, , , 1001+) med avseende på medlemsantal, och redovisas per verksamhetsår. Siffror har gått att spåra tillbaka till 2008, genom specifika sökningar i databasen där sökparametern varit föreningar som rapporterat minst 5 medlemmar (inga andra rapporter nödvändiga). Endast avslutade år redovisas. År På begäran har en visuell representation av senast avslutat år inkluderats: 15(124)

16 NY- OCH AVREGISTRERADE FÖRENINGAR PER ÅR Notera att föreningar som riksmötet beslutade skulle avregistreras på grund av inaktivitet avregistreras 1 februari efterföljande år. Per år Nyregistrerade Avregistrerade Ökn/Minskn (124)

17 Händelser att notera: - Starta.sverok.se öppnade i månadsskiftet okt/nov Systemet har möjliggjort i princip kontinuerlig antagning av nya föreningar över årsskiftet, till skillnad från tidigare då föreningar vid nytt år började antas 1 februari eller däromkring. - Riksmötesbeslutade avregistreringar från föregående år utförs 1 februari. innevarande år. - Föreningar som hunnit rapportera något för innevarande år när de avregistreras, får avregistreringsdatum 01/01 nästkommande år oavsett när under året de avregistreras. Detta på grund av att de tack vare sin rapportering ska komma med i statsbidragsansökan. - Föreningar som inte rapporterat något för innevarande år får med början under 2013 avregistreringsdatum den dag då avregistreringen genomförs, och inte som tidigare 01/01 nästkommande år även för dem. Detta påverkar 2013 års avregistreringssiffror. - I december 2014 började Sverok ta emot avdelningar som medlemsföreningar. 17(124)

18 VERKSAMHETER I redovisade verksamhetsgrenar ingår enbart föreningar som i databasen godkänt har rapporterat verksamhet och kryssat i vilken/vilka verksamheter de sysslar med. Nya verksamhetsgrenar har lagts till i ebas efterhand varför jämförbarhet bakåt saknas för en del rubriker. Datorspel har brutits upp i datorspel, e-sport och LAN. Andel föreningar (%) per verksamhetsgren, som enbart sysslar med ett verksamhetsområde: Airsoft Brädspel Datorspel E-sport 2 Figurspel Konvent 1 Kortspel Lajv LAN 4 Laserspel 0 Paintball Rollspel TV-spel 0 Östasiatisk populärkultur Annat Andel föreningar (%) per verksamhetsgren, som sysslar med fler än ett verksamhetsområde: Airsoft Brädspel Datorspel E-sport 5 Figurspel Konvent 1 Kortspel Lajv LAN 7 Laserspel 0 Paintball (124)

19 Rollspel TV-spel 1 Östasiatisk populärkultur Annat (124)

20 STATSBIDRAG Statsbidraget beror dels på den totala budgeterade summan bidrag till ungdomsförbund som staten sätter, och dels på antal godkända föreningar samt medlemsantal i åldrarna För respektive år statsbidraget betalas ut baseras summan på underlag för förbundet två år tidigare. För att få statsbidrag år X skickas alltså ansökan in år X-1, vilken innehåller uppgifter om år X-2. I tabellen nedan gäller statsbidragssiffrorna och medlemssiffrorna det år de står listade på, dvs ingen förskjutning i medlemssiffror gentemot statsbidrag är gjord enligt tvåårsregeln ovan. Detta för att man direkt ska se vilken summa som ska fördelas på vilket faktiskt medlemsantal. Kolumnerna för andelen statsbidrag, medlemmar och föreningar är resultat relativt de totala siffror som Ungdomsstyrelsen angav i redovisningen för vilka som beviljades bidrag och hur mycket. 20(124)

21 År Totalt statsbidrag Sveroks statsbidrag Andel statsbidrag Andel medlemmar Andel föreningar Antal förbund ,4% 0,8% 1,5% ,3% 1,3% 3,6% ,8% 2,1% ,8% 3,1% ,7% 3,1% ,7% 3,1% ,3% 3,3% 9,4% ,8% 3,3% 9,6% ,1% 3,2% 9,5% ,1% 2,9% 8,1% ,5% 3,1% 11,2% ,7% 7,6% 17,0% ,1% 10,5% 19,9% ,6% 14,9% 22,4% ,7% 14,7% 18,5% ,9% 13,1% 15,8% ,7% 14,6% 11,5% ,8% 16,6% 10,2% ,0% 19,6% 9,9% ,3% 25,3% 10,5% ,2% 18,8% 9,2% ,2% 14,9% 8,8% ,0% 10,3% 9,1% 106 Händelser att notera: - Sverok godkändes som statsbidragsberättigad ungdomsorganisation först 1993, och beviljades åren innan det så kallat Särskilt bidrag samt Aktivitetsstöd finns ingen angiven summa för Särskilt bidrag eller Aktivitetsstöd. Den enda notering som går att hitta är att bevilja Sveriges roll- och konfliktspelsförbunds ytterligare kr i särskilt bidrag utbetalades en så kallad kompensation för skattereformens effekter. För Sveroks del uppgick den till kr, vilket inte är inräknat i tabellen ovan. - Överskottet från Svenska Spel tillkom från och med år Här är de är dock redovisade i totalsummorna från och med 2002 då Ungdomsstyrelsen i bidragsbeskeden inte återkopplat specifikt om detta. Dock har på annan plats 21(124)

22 angivits att överskottet från Svenska Spel uppgick till en summa av 7 % av statsbidraget 2000 respektive 27 % av statsbidraget Från och med 2011 måste föreningarna ha minst 60% medlemmar i ålderskategorin 6-25 år för att vara bidragsgrundande. - Från och med 2013 ändrades den fördelningsnyckel som Ungdomsstyrelsen använder för att fördela ut statsbidraget till organisationerna, till en version som gynnar små förbund snarare än stora. 22(124)

23 FÖRENINGSBIDRAG Föreningar får bidrag baserat på de krav som gäller för statsbidraget. Ett verksamhetsbidrag betalas ut för att föreningen har verksamhet och ett medlemsbidrag betalas ut med avseende på antal bidragsgrundande medlemmar i föreningen. Långt tillbaka betalades också bidrag ut för sammankomster, något som inte gäller idag (men kan till viss del ha ansetts ersatts av träffbidraget). År Verksamhetsbidrag Medlemsbidrag Specialkriterier Även 15 kr/sammankomst. Verksamhetsbidraget betalas ut om minst 10 sammankomster kr 15 kr rapporterats kr Även 15 kr/sammankomst. Verksamhetsbidraget betalas ut om minst 10 sammankomster 15 kr rapporterats kr 40 kr kr 40 kr kr 40 kr kr 40 kr 20 kr för medlem 1001 och uppåt kr 80 kr 25 kr för medlem 1001 och uppåt kr 100 kr kr 80 kr kr 80 kr 60 kr för medlem 1001 och uppåt /2000 kr 2000 kr om föreningen ej har medlemsavgift. 55 kr för medlem 75 kr 1001 och uppåt kr/1000 kr De lägre siffrorna om föreningen har 40 kr/20 kr mindre än 50 kr i medlemsavgift kr/1000 kr De lägre siffrorna om föreningen har 60 kr/30 kr mindre än 50 kr i medlemsavgift kr/1000 kr De lägre siffrorna om föreningen har 50 kr/30 kr mindre än 50 kr i medlemsavgift kr De lägre siffrorna om föreningen har mindre än 50 kr i medlemsavgift. Även 1000 kr i snabbhetsbonus (rapporterat innan 30/4 2014). *Inledningsvis hade året samma bidragsnivåer som I augusti beslutade FS att höja bidragsnivån retroaktivt för 2014 till de här 50 kr/40 kr angivna summorna kr 40 kr 23(124)

24 TRÄFFAR PÅ HEMSIDAN Startsidan redovisas av tydlighetsskäl i en egen graf, medan övriga hemsidesdelar redovisas i två grafer där unika och totala träffar anges. Där har Hemsidans olika delar tolkats som de huvudrubriker som visas upptill på Data redovisas för avslutade år. Händelser att notera: - Data för trafiken på hemsidans olika delar har gått att ta ut via konto på Google Analytics. - I samband med lansering av den nya hemsidan startades kontot på Google Analytics 22 juli 2009, varför det året i graferna nedan representeras av andra halvåret Under sommaren 2010, närmare bestämt 25 juni, försvann Google Analyticskoden från hemsidan i samband med underhåll, vilket inte upptäcktes förrän 12 augusti representeras därför av tiden januari - 25 juni samt 12 augusti december. - Notera att starta.sverok.se lanserades i skiftet oktober/november 2012 och Analytics lades in på starta.sverok.se 28 januari Detta ersätter siffran för starta förening -sidan i graferna nedan från och med Sveroks facebook-sida startade 20 juli 2011 vilket är ytterligare en (mer lättillgänglig?) informationskanal att besöka. 24(124)

25 25(124)

26 TRÄFFAR PÅ WIKI OCH HITTA Träffar på hitta.sverok.se och wiki.sverok.se redovisas av tydlighetsskäl i en tabell för äldre år. Se den månadsvisa statistikrapporten för träffar under innevarande år. wiki.sverok.se År Unika träffar Träffar totalt hitta.sverok.se År Unika träffar Träffar totalt Händelser att notera: - Wikin startades 10 oktober 2010 och Hitta 25 april 2010, varför data endast gått att få fram sedan dess. - Hitta uppgraderades till en ny version i januari 2012, där scriptet för Google Analytics inte verkar ha kommit med. Detta uppmärksammades sent och scriptet lades in först 20 juni. Data för de två första kvartalen 2012 saknas alltså för Hitta. - Hitta v.2 lanserades i början av Från och med januari 2013 förs antagna föreningar automatiskt in i hitta, vilket skiljer sig från tidigare då de själva fick aktivera sina föreningar i systemet. - Från och med 2013 användes hitta till Spellovets anmälningar och bidragsansökningar, vilket skiljer sig från tidigare då detta hölls helt utanför systemet. - Wikin har tappats från Google Analytics från och med Hitta bytte namn till Spelkartan i mars (124)

27 20. RAPPORT: STATISTIK Av Christer Pettersson, utvecklingssamordnare efter mall av Emma Ström, föreningsutvecklare På uppdrag av förbundsstyrelsen har data samlats in och sammanställts inför de styrelsemöten förbundsstyrelsen önskar. Den här rapporten innehåller statistik, som uppdateras löpande under året. Den hittills efterfrågade statistiken med specifikationer ser ut som följer: 1) antalet föreningar i Sverok just nu, baserat på olika kriterier, tabell 2) antalet aktiva föreningar per månad vs år, linjediagram 3) antalet medlemmar i Sverok just nu, baserat på olika kriterier, tabell 4) antalet medlemmar per månad vs år, linjediagram 5) antalet nyregistrerade och avregisterade föreningar per år och månad, tabell och linjediagram 6) antal träffar på wiki.sverok.se och hitta.sverok.se per månad, linjediagram Utöver ovanstående efterfrågades också antal nyregistrerade föreningar inom varje verksamhetsgren, redovisat per månad. Det finns idag ingen sökfunktion för sådana data i ebas och arbetet som det innebär att ta fram statistiken bedömdes i nuläget för omfattande för att lägga resurser på. Om statistiken fortfarande önskas senare under året kommer det att läggas med i den beställning av utveckling av statistikfunktioner i ebas som planeras till efter sommaren. Data som är årsknuten i presentationen kan visas i sin helhet först då rapportering för statsbidragen skett, vilket innebär från och med 1 september varje påföljande år. Pågående år är därför inte komplett. För tidigare års statistik samt redovisning av data över längre tid, se istället den årsvisa statistikrapporten. Insamling av data har skett främst via statsbidragsansökningar och ebas. Ackumuleringsdatumet för data i den här rapporten var (124)

28 Innehållsförteckning Antal föreningar Antal aktiva föreningar Antal medlemmar Totalt antal medlemmar Ny- och avregistrerade föreningar Träffar på wiki och hitta (124)

29 ANTAL FÖRENINGAR När det kommer till att redovisa antal föreningar i Sverok, behöver avgränsningar göras då frågan om vad som räknas som en förening färdig att redovisas inte är helt lätt att avgöra. På begäran har därför en tabell inkluderats med vad som anses vara de mest relevanta avgränsningarna. Värt att notera är att en förening kan rapportera för ett år ända fram till slutet av augusti efterföljande år. Siffrorna uppdateras månatligen. Alla påregistrerade alla föreningar som fanns i Sveroks föreningsdatabas under hela eller del av året i fråga, oavsett om de rapporterat något alls. Alla med minst 3 medlemmar alla föreningar som rapporterat minst 3 medlemmar, oavsett ålder, för året i fråga. Inga andra rapporter nödvändiga. Alla med godkända rapporter alla föreningar som rapporterat godkänd verksamhets-, årsmötes- och medlemsrapport (oavsett om 60%-gränsen är uppnådd eller ej) till Sverok. Den här siffran inkluderar föreningar som har väntande eller underkända stadgar, ringkontroller och andra föreningskontroller*. Alla statsbidragsgodkända alla föreningar som skulle generera statsbidrag om Sverok skickade in sin ansökan nu. Det innebär bl a godkända stadgar och uppfylld 60%-gräns. Antal på kontroller alla föreningar som har pågående, väntande eller underkänd status på sina stadgar, ringkontroll eller andra föreningskontroller*. Dessa kan alltså bli klara och då räknas in i övriga poster. *Med föreningskontroller avses de avstämningar som görs när en förening får mer än 200 resp 1000 medlemmar, samt allmänkontroll som sker vid bidragsstoppande situationer. Att ta fram detta kräver manuell tid i överkant, så dessa data kommer att inkluderas senare, när funktionen är utvecklad i ebas. År Alla påregistrerade Alla med minst 3 medlemmar Alla med godkända rapporter Alla statsbidragsgodkända Antal på kontroller (124)

30 ANTAL AKTIVA FÖRENINGAR Förfrågan gällde hur många aktiva föreningar Sverok har och har haft, vilket kräver en avgränsning av vad som menas med aktiv. Antalet aktiva föreningar i datan nedan baseras på det totala antal föreningar som minst rapporterat 5 resp 3 (fr o m 2013) medlemmar oavsett åldersgrupp. Fullständig rapportering eller avklarad 60%-gräns krävs alltså inte. Bedömningen grundar sig i att en förening som har medlemmar trots allt är aktiv på något sätt, även om de inte berättat vad de gjort (verksamhetsrapport) eller att de haft årsmöte (årsmötesrapport). Detta för att bättre spegla antal aktiva föreningar i Sverok än vad statsbidragssiffran (som kräver full rapportering samt 60% unga) visar. Redovisningen per månad har inkluderats för att visa på trender under bidragsårets gång (notera att bidragsåret går från 1 jan innevarande år till 31 aug året därpå). Se den årsvisa statistikrapporten för äldre siffror. Händelser att notera: - I oktober 2013 utfördes en medlemsundersökning av Kundvision där föreningarna tillfrågades om sin rapportering för Detta följdes upp med kontakt från kansliet under november-december, samt extra påminnelsesamtal om rapportering. - För 2014 infördes en snabbhetsbonus som innebar att föreningen fick 1000 kr extra i bidrag om de rapporterade senast 30 april. - Hösten 2014 började vi ta emot avdelningar i föreningar. 30(124)

31 31(124)

32 ANTAL MEDLEMMAR När det kommer till att redovisa medlemsantal i Sverok behöver det liksom för föreningsantal göras avgränsningar, då frågan om vad som räknas som en förening färdig att redovisas inte är helt lätt att avgöra. På begäran har därför en tabell inkluderats med vad som anses vara de mest relevanta avgränsningarna (på samma sätt som för föreningsantalen). Värt att notera är att en förening kan rapportera för ett år ända fram till slutet av augusti efterföljande år. Siffrorna uppdateras månatligen. Alla medlemmar alla medlemmar i föreningar som fanns i Sveroks föreningsdatabas under hela eller del av året i fråga, oavsett antal (dvs även färre än 3 medlemmar i en förening räknas) eller ålder på medlemmarna. Alla medlemmar 6-25 år alla medlemmar i åldern 6-25 år i föreningar som fanns i Sveroks föreningsdatabas under hela eller del av året i fråga, oavsett antal (dvs även färre än 3 medlemmar i en förening räknas) eller ålder på medlemmarna. Alla medlemmar godkända alla medlemmar som passerat Sveroks ringkontroller oavsett ålder, där föreningarna också i övrigt har godkända rapporter. Alla medlemmar 6-25 år godkända - alla medlemmar i åldern 6-25 år som passerat Sveroks ringkontroller, där föreningarna också i övrigt har godkända rapporter. Alla statsbidragsgodkända medlemmar alla medlemmar i föreningar som skulle generera statsbidrag om Sverok skickade in sin ansökan nu. Det innebär uppfylld 60%- gräns i föreningen, men medlemmarna kan ha vilken ålder som helst. Alla statsbidragsgodkända medlemmar 6-25 år alla medlemmar som skulle generera statsbidrag om Sverok skickade in sin ansökan nu. Det innebär åldern 6-25 år och uppfylld 60%-gräns. År Alla medlemmar Alla medlemmar 6-25 år Alla medlemmar godkända Alla medlemmar 6-25 år godkända Alla statsbidragsgodkända medlemmar Alla statsbidragsgodkända medlemmar 6-25 år (124)

33 TOTALT ANTAL MEDLEMMAR Avgränsningen för redovisning av totalt antal medlemmar över tid har baserats på det totala antalet rapporterade medlemmar oavsett åldersgrupp, ur föreningar godkända för statsbidrag ( Alla statsbidragsgodkända medlemmar i tabellen ovan). Barn- och ungdomsmedlemmar är det antal medlemmar som rapporterats i åldersgruppen 7-25 år resp 6-25 år ur samma föreningar. Redovisningen per månad har inkluderats för att visa på trender under bidragsårets gång (notera att bidragsåret går från 1 jan innevarande år till 31 aug året därpå). Se den årsvisa statistikrapporten för äldre siffror. Händelser att notera: - Generellt är de brantaste stigningarna i graferna de tillfällen då Sveroks största föreningar (med ca medlemmar) rapporterar in sina medlemslistor. - I oktober 2013 utfördes en undersökning av Kundvision där föreningarna tillfrågades om sin rapportering för Detta följdes upp med kontakt från kansliet under november-december, samt extra påminnelsesamtal om rapportering. 33(124)

34 NY- OCH AVREGISTRERADE FÖRENINGAR PER MÅNAD Dessa siffror redovisas från och med 2010, då tidigare data saknas. Notera att siffrorna per månad är ackumulerade, dvs totalsumman av alla föreningar som ny- eller avregistrerats vid respektive månadsslut. Se den årsvisa statistikrapporten för siffror för tidigare år. Per månad Nyregistrerade Avregistrerade Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Händelser att notera: - Starta.sverok.se öppnade i månadsskiftet okt/nov Systemet har möjliggjort i princip kontinuerlig antagning av nya föreningar över årsskiftet, till skillnad från tidigare då föreningar vid nytt år började antas 1 februari eller däromkring. - Riksmötesbeslutade avregistreringar från föregående år utförs 1 februari. innevarande år (med undantag för 2011 då det skedde 1 april). - Föreningar som hunnit rapportera något för innevarande år när de avregistreras, får avregistreringsdatum 01/01 nästkommande år oavsett när under året de avregistreras, varför statistiken per månad kan vara missvisande. Detta på grund av att de tack vare sin rapportering ska komma med i statsbidragsansökan. - Föreningar som inte rapporterat något för innevarande år får med början under 2013 avregistreringsdatum den dag då avregistreringen genomförs, och inte som tidigare 01/01 nästkommande år även för dem. Detta påverkar 2013 års avregistreringssiffror. 34(124)

35 35(124)

36 TRÄFFAR PÅ WIKI OCH HITTA Träffar på hitta.sverok.se och wiki.sverok.se redovisas av tydlighetsskäl i en tabell för äldre år, samt en månadsvis presenterad graf för innevarande år. Tabellen för tidigare år redovisas i den årsvisa statistikrapporten, medan innevarande år redovisas nedan. 36(124)

37 Händelser att notera: - Wikin startades 10 oktober 2010 och Hitta 25 april 2010, varför data endast gått att få fram sedan dess. - Hitta uppgraderades till en ny version i januari 2012, där scriptet för Google Analytics inte verkar ha kommit med. Detta uppmärksammades sent och scriptet lades in först 20 juni. Data för de två första kvartalen 2012 saknas alltså för Hitta. - Hitta v.2 lanserades i början av Från och med januari 2013 förs antagna föreningar automatiskt in i hitta, vilket skiljer sig från tidigare då de själva fick aktivera sina föreningar i systemet. - Wikin flyttades till ny plats i början av september Inledningsvis blev systemet utsatt för attack och fick hållas delvis stängt. - Analytics verkar ha stängts av då och det finns därför ingen statistik efter ovanstående tabell. 37(124)

38 21. RAPPORT: ÅRSREDOVISNING (124)

39 39(124)

40 40(124)

41 41(124)

42 42(124)

43 43(124)

44 44(124)

45 45(124)

46 46(124)

47 47(124)

48 48(124)

49 49(124)

50 50(124)

51 22. RAPPORT: EKONOMISK BERÄTTELSE 2014 AVSEENDE HELÅRET I den ekonomiska berättelsen redogörs för hur förbundets ekonomi har sett ut under Resultatrapporten visar budgeten för 2014 som antogs av riksmötet 2013, arbetsbudgeten som justeras löpande av förbundsstyrelsen samt det aktuella utfallet för årets tolv månader. Den sista kolumnen visar hur stor andel av den aktuella arbetsbudgeten som har belastats under Budgetpost Ekonomisk Rapport 2014 Intäkter Budget 2014 Arbetsbudget Utfall % av arbetsbudget Statsbidrag % Räntor & utdelningar % Personaluthyrning RFK % Personaluthyrning % Övriga intäkter % Förbundskonferenser Organisationsutveckling Spellovet % Svecup % Det levande valet % Respect All Compete % Hej Kommunen % Inflytande % NAB % Summa intäkter % Statsbidragen är periodiserade och har samma utfall per månad. Totalt beviljades Sverok ca 13,2 miljoner i statsbidrag för Personaluthyrningen har skett till Sverok Admin AB samt en av våra föreningar, några av distrikten och förbundet NärCon. Under hösten och ett år framåt har förbundet rekryterat tre regionala föreningskonsulenter (RFK) som hyrs in av distrikten Västerbotten, Stockholm och SKuD. De redovisade intäkterna ovan gäller för helåret Under förbundskonferenser finns intäkter för deltagare på slag. Organisationsutveckling består av intäkter från två distrikt som deltog i Pride. Övriga intäkter består av intäkter från föreningar som valt att lägga ner och skänkt pengarna tillbaka till Sverok. Spellovets intäkter är sponsorintäkter i form av spel som olika företag har skänkt till förbundet. och 51(124)

52 Respect all Compete har vi har beviljats 1,3 miljoner kronor till projektet och del av den intäkten har bokförts under året. Svecup 2014 lyckades inte att få finansiering och genomförs ej under året. Det levande valet finansierades med bidrag via Svea och har nu avslutats. NAB, Hej kommunen och inflytande 2.0 handlar om periodiseringar från tidigare ansökningar. NAB har skickat in en ansökan till Ungdomsstyrelsen för ett projektår 3, som har beviljas och kommer starta under 2015 Budgetpost Kostnader Föreningarna Budget 2014 Arbetsbudget Utfall % av arbetsbudget Föreningsbidrag % Träffbidragen % Lokalbidrag % Föreningsförsäkringar % Crowdfunding % Banktjänster % Föreningsutveckling % Föreningsstöd % Level Up % Intern Kommunikation % Distriksstöd % Grundgaranti Distrikt % Svecup % Medlemsvärvning % Det levande valet % Respect All Compete % Leia % Hej kommunen % % Spellovet % Personaluthyrning RFK % Summa Föreningarna % Den ekonomiska rapporten är funktionsindelad vilket betyder att kostnader för personal är uppdelad på respektive budgetpost/område som personalen arbetar inom. Föreningsbidragen för 2014 betalas ut allt eftersom föreningarna rapporterar medlemmar eller verksamhet. Motsvarande summa förra året var 6,1 miljoner. Träffbidrag betalas ut vartefter föreningarna lägger in träffar i hitta.sverok.se Föreningsförsäkringar består av kostnader för en kollektiv olycksfalls- och företagsförsäkring. Kostnader för Crowdfundingen uppgår till kr. Banktjänster 52(124)

53 består av kostnader för föreningarnas bankkonton via vårt avtal med Nordea. I posten ingår också personalkostnader för förbundets administration av föreningskonton. Intern kommunikation och distriktsstöd består till största delen av personalkostnader för personal som arbetar inom respektive område. Under föreningsstöd ligger kostnaden för driften av ebas och estart för hela året, samt kostnader för personal som arbetar inom området. Under föreningsutveckling finns kostnader för personal och en driftkostnad för FTW. Grundgaranti har betalats ut till Norrbotten som inte fick så mycket bidrag som man önskade samt SkuD, Östergötland och Kalmar/Blekinge som inte lyckades få bidrag av sitt län. Level up har haft en träff under året. Svecup 2014 och Det levande valet består av kostnader för anställd personal. Inom Medlemsvärvning har vi hittills köpt annonser, haft kostnader för framtagandet av en reklamfilm, samt arrangerat speltorget på Stockholm kulturfestival. Personaluthyrning till distrikten har kommit igång och det har anställts tre regionala föreningskonsulter (RFK), vilka arbetar i Sverok Stockholm, SKuD och Västerbotten. Inflytande 2.0 och Hej kommunen fick förlängd projekttid och har haft kostnader för exempelvis löner och lokaler. Hej kommunen har även haft tre stycken dialogträffar under året. Dessa projekt är nu avslutade och slutredovisade. Respect All Compete är igång och där finns kostnader för personal i projektet. Spellovet består till största delen av kostnader för personal och spelveckanbidrag Budgetpost Förbundet Budget 2014 Arbetsbudget Utfall % av arbetsbudget Statsbidrag % Personaluthyrning % Externfinansiering % Förbundskonferenser % Organisationsutveckling % Löpande forum, irc och webb % Utbildning ideella % Partnerskap % Arvoderingar FS % Styrelsen % styrelsestöd % Personal grundkostnad % Löpande förvaltning % Kanslilokal % Extern Kommunikation % Systemunderhåll (ebas, hitta, starta,val) % Revision % IT-drift % Riksmötet % Ombudsvalet % Valberedning % 53(124)

54 Projektstöd % NAB år % Summa Förbundet % I budgetposten statsbidrag ingår kostnader för personal för löpande påminnelsesamtal och ringkontroller som görs för att säkerhetsställa vårt statsbidrag. Under våren och sommaren har gjorts en större påminnelsekampanj för att få föreningarna att rapportera sina uppgifter. I posten externfinansiering ingår personal som arbetat inom området. Under organisationsutveckling finns kostnader för Pride både i Stockholm och Malmö samt kostnader för kulturrådet och Nordiskt forum. Förbundskonferenser består av kostnader för slaget som var i januari, slaget i maj samt kostnaderna för slaget i september. I posten ingår också personalkostnader för deltagande och planering. I Utfallet för styrelsen ingår bland annat kostnader för styrelsemöten och annat arbete utfört av styrelsen i form av resor, kost och logi samt två årskort på SJ för ca kr. Det har omfördelats kostnader från arvoderingar FS till projekten inflytande 2.0 och Hej kommunen, då förbundsordförande och förbundssekreterare lagt ner mycket tid på projekten, varför arvoderingskostnaderna är något lägre än vad de vanligtvis skulle vara vid den här tiden på året. Under styrelsestöd ingår tid för anställd personal som har stöttat styrelsen i deras arbete med exempelvis beredning av underlag. Under extern kommunikation ingår det kostnader för personal som arbetar inom området, driftkostnad för Hitta och det har även köpts in ett nytt program för att underlätta omvärldsbevakningen. I personal grundkostnad ingår bland annat pensionskostnader, utbildningar och ett årskort på SJ. I posten ingår också arbetstid för personalfrågor och rekrytering. Löpande förvaltning är kostnader för administrativ personal, telefoni, datorer mm. Systemunderhåll är kostnader för underhåll av exempelvis ebas, som skedde internt i början av året. Revision är kostnader för de årliga ekonomiska granskningarna och förvalningsrevisonen. IT drift är kostander för att hosta våra servrar till våra föreningar och för den ideella arbetsgruppen. Riksmötet består av kostnader för boende, mat, resor för ombud och gäster samt teknikutrustning och personal. Under valberedningen finns kostnader för fysiska träffar som valberedningen haft samt kostnader för programmet Valbert. Under ombudsvalet finns driftkostnaden för val.sverok.se. NAB har fått förlängd projekttid till sista december Budgeterat Resultat Budget 2014 Arbetsbudget Utfall % av arbetsbudget Summa intäkter % Summa kostnader % Beräknat Resultat (124)

55 23. RAPPORT: EKONOMISK RAPPORT JAN-FEB 2015 RESULTATRAPPORT Resultatrapporten visar budgeten för 2015 som antogs av riksmötet 2014,samt det aktuella utfallet för årets två första månader. Den sista kolumnen visar hur stor andel av budgeten som har belastats till och med februari Intäkter Budgetpost Budget 2015 Utfall % av budget Statsbidrag % Räntor & utdelningar % Personaluthyrning RFK % Personaluthyrning % Övriga intäkter % Förbundskonferenser % Spellovet % Respect All Compete % Ungdomsinflytande % Ungas organisering % NAB % Projekt för barn och unga % Summa intäkter % Statsbidragen är periodiserade och har samma utfall per månad. Totalt har Sverok beviljats 10,3 MSK i statsbidrag för Intäkterna för regionala föreningskonsulter är intäkter som periodiserades från 2014 och som ska täcka kostnaderna Räntor och utdelningar är en räntekostnad för försäljning av en fond som gick med förlust. Övriga intäkter består av intäkter från flera avregistrerade föreningar som valt att lägga ner och skänkt pengarna tillbaka till Sverok. Respect all Compete har periodiserade intäkter från 2014 som ska täcka projektets kostnader för projektår 1 som löper till september (124)

56 Kostnader föreningarna Föreningarna Budgetpost Budget 2015 Utfall % av budget Föreningsbidrag % Träffbidragen % Lokalbidrag % Föreningsförsäkringar % Respect All Compete % Banktjänster % Föreningsutveckling % Föreningsstöd % Level Up % Intern Kommunikation % Medlemsvärvning % Ungdomsinflytande % IAM % Idrottsrådet % Kulturrådet % Nätverk för intressegrupper % Leia % Projekt för barn och unga % Spellovet % Summa Föreningarna % Den ekonomiska rapporten är funktionsindelad vilket betyder att kostnader för personal är uppdelad på respektive budgetpost/område som personalen arbetar inom. Föreningsbidragen för 2014 har börjat betalas ut, detta gäller även för lokalbidragen. Träffbidragen kommer börja betalas ut under mars månad. Föreningsförsäkringar består av kostnader för en kollektiv olycksfalls- och företagsförsäkring. Banktjänster består av kostnader för föreningarnas bankkonton via vårt avtal med Nordea. I posten ingår också personalkostnader för förbundets administration av föreningskonton. Intern kommunikation, föreningsstöd och föreningsutveckling består till största delen av personalkostnader för personal som arbetar inom respektive område. Inom Medlemsvärvning ligger köp av annonser samt personalkostnader. I projekten Respect All Compete och Ungdomsinflytande finns kostnader för personal i projekten. 56(124)

57 Kostnader förbundet Budgetpost Budget 2015 Utfall % av budget Statsbidrag % Personaluthyrning % Externfinansiering % AG löpande forum % Utbildning ideella % Partnerskap % Arvoderingar FS % Styrelsen % styrelsestöd % Personal grundkostnad % Löpande förvaltning % Kanslilokal % Extern Kommunikation % Revision % Systemansvar % AG IT stöd % Riksmötet % Valberedning % NAB % Projektsamordning % Summa Förbundet % I budgetposten statsbidrag ingår kostnader för personal för löpande påminnelsesamtal och ringkontroller som görs för att säkerställa vårt statsbidrag I personaluthyrning så ingår kostnaden för tiden som läggs på kunderna som köper tjänster av Sverok, tex tid för att göra en bokföring eller tid för att ta fram siffror till landstingsbidragsansökningar. I posten externfinansiering ingår personal som arbetat med projektbidragsansökningar. I posten partnerskap ingår medlemsavgifter till samarbetsorganisationer. I posten arvoderingar FS ingår kostnader för förtroendevalda. Under januari hade man en överlämning period så det blev dubbla kostnader så det är förklaringen till att den kostnaden ligger lite högt. I Utfallet för styrelsen ingår bland annat kostnader för styrelsemötet som varit och annat arbete utfört av styrelsen i form av resor, kost och logi samt två årskort på SJ för ca kr. 57(124)

58 Under styrelsestöd ingår tid för anställd personal som har stöttat styrelsen i deras arbete med exempelvis beredning av underlag eller deltagande på styrelsemöte. I personal grundkostnad ingår bland annat pensionskostnader, utbildningar och ett årskort på SJ. I posten ingår också arbetstid för personalfrågor och rekrytering. Löpande förvaltning är kostnader för administrativ personal, telefoni, datorer mm. I posten kanslilokal ligger kostnader för kansliet i Linköping och Stockholm. Då vi inte hade fakturerats för hyreskostnader för januari och februari gällande kansliet i Stockholm så ligger den lite lägre än budgeterat. Under extern kommunikation ingår det kostnader för personal som arbetar inom området. Systemansvar är kostnader för personal som hanterar beställningar till Sverok Admin AB rörande utvecklingen av våra system. IT-stöd är kostnader för den arbetsgruppen. Under projektsamordning ligger det tid för personal som jobbar med det och under den här perioden har det främst rört sig om strukturarbete inom Respect All Compete. Kostnader distrikten Budgetpost Budget 2015 Utfall % av budget Distriksstöd % Grundgaranti distrikt % Regionala föreninngskonsultenter % Ambassadörsprogram % Inflytande % Distrikskonferenser % Summa Förbundet % Under posten distriksstöd ligger det kostnad för personal. Regionala föreningskonsulter har kostander i form av det anställda som jobbar i distrikten. Budgeterat Resultat Budget 2015 Utfall % budget Summa intäkter % Summa kostnader % Beräknat Resultat (124)

59 24. RAPPORT: EXTERNFINANSIERINGSARBETE Av: Jenny Petersson Under 2014 var målet att uppnå 20 % av förbundets statsbidrag i externfinansiering, vilket i budgeten motsvarade ett belopp på 2,4 miljoner kronor. Med externfinansierade medel menas sådana som inte består av statsbidragen eller av räntor och utdelningar. Externfinansieringen består således av projektmedel, sponsring, personaluthyrning och diverse annan försäljning. SAMMANSTÄLLNING EXTERNFINANSIERING 2014 I tabellen nedan visas externfinansieringen för Intäkterna är periodiserade vilket innebär att en del projektmedel även kommer synas i 2015 eftersom de redovisas i samma år som kostnaderna uppstår. Det är också därför en del projektmedel som vi blev beviljade redan under 2014 redovisas i tabellen. Område Typ av finansiering Belopp 2014 (totalt beviljat belopp i parentes) Respect All Compete Projektmedel från Arvsfonden ( ) Svecup Sponsring 0 (0) NAB, år 2 Projektmedel MUCF (via Ung ( ) Media) Det levande Valet Projektmedel MUCF (via Svea) ( ) Personaluthyrning RFK Försäljning (personaluthyrning) Personaluthyrning övrig Försäljning (personaluthyrning) Hej Kommunen Periodiserade projektmedel ( ) MUCF Inflytande 2.0 Periodiserade projektmedel ( ) MUCF Förbundskonferenser Deltagaravgifter Summa kr Vi nådde inte målet med 20 % externfinansiering under Andelen slutade istället på ca 15 %. Under våren 2014 fick vi besked om att vår ansökan för Respect All Compete hade blivit beviljad. Projektet är treårigt och för år 1 blev vi beviljade 1,3 MSEK. Projektet startade på hösten 2014, så den största intäkten för projektet kommer synas först De tre första månaderna på året hade vi en person anställd som arbetade för att hitta finansiering för Svecup Arbetet visade sig vara för svårt och inga sponsorsintäkter lyckades inflyta. 59(124)

60 NAB 2 hade sedan tidigare fått projektmedel beviljade för år 2 och har genomförts på halvfart under året tillsammans med Ung Media. Det levande valet var ett samarbetsprojekt med Svea, där Sverok fick betalt för att ta fram två spel inför supervalåret Från och med hösten 2014 har vi haft regionala föreningskonsulenter anställda som har hyrts av distrikten. Finansiering för tre regionala föreningskonsulenter under ett år subventionerades av förbundet och externfinansieringen för just RFK kommer pga periodiseringar bli större under Personal har också hyrts ut i form av ekonomistöd till distrikt och föreningar samt vårt helägda dotterbolag Sverok Admin AB. Det finns även en del punktinsatser inkluderat i beloppet då vi har hyrt ut personal som exempelvis har föreläst. Hej Kommunen och Inflytande 2.0 är periodiserade intäker från tidigare beviljade projektmedel. För medverkan på förbundskonferenser har Sverok tagit en deltagaravgift från distrikten. KOSTNADER Under året har kostnaderna för arbetet med externfinansiering uppgått till ca kr där kostnaden för att specifikt hitta sponsring till Svecup uppgick till kr. Insatser med projektbidragsansökningar uppgick till ca kr. Medräknat är inte den tid som arvoderade eller ideella har lagt ned. ÖVRIGA SAMARBETEN ELLER KOSTNADSBESPARINGAR Vi har under året fått sponsring i form av spel till spellovet, motsvarande ett värde på ca kr. 60(124)

61 25. RAPPORT: MEDLEMSFÖRSLAG OM KARTTJÄNST Av Alexander Hallberg BAKGRUND I maj 2014 skickades följande medlemsförslag in: Ett stort problem för både lajv- och airsoftarrangörer är att hitta lämpliga markområden att arrangera evenemang på. Flertalet lajv har fått ställas in pga att arrangörerna inte kunnat hitta markägare att hyra av. En vanlig metod för att hitta lajvområden är att leta på Google maps, vilket man i många fall kommer långt med för att få ett hum och lämpliga områden, men när man väl hittat ett område som ser lämpligt ut måste man traggla sig igenom en del byråkrati och prata med kommunkontor för att luska ut vem som äger marken och få kontaktuppgifter till den markägaren, och inte sällan visar det sig att marken är styckad på sådant sätt att man måste få många markägares godkännande för att kunna hyra. Jag har varit i kontakt med Lantmäteriet, som ju erbjuder både en karttjänst och ett fastighetsägarregister, och hört mig för om möjligheten att få till en lösning där Sverok skulle kunna erbjuda medlemsföreningar att se tomtgränser, fastighetsbeteckningar och så vidare på karta, men Lantmäteriet har tyvärr ingen sådan färdig tjänst att erbjuda. De hänvisar istället till någon av deras återförsäljare som hade kunnat bygga en sådan lösning. En sådan lösning hade verkligen underlättat processen att leta mark och kontakta fastighetsägare för arrangörer. Mitt förslag är således: Att Sverok på riksnivå tillsätter en utredning och avsätter pengar för att undersöka möjligheten att antingen a) Med lantmäteriets APIer bygga en egen lösning som tillåter medlemsföreningar att kombinera kartsök med fastighetsregister och tomtgränser eller b ) Skickar offertförfrågan på en liknande tjänst till Lantmäteriets samtliga återförsäljare RAPPORT Jag har skickat och erhållit 20 offerter på tjänster från Lantmäteriets återförsäljare, en bråkdel av dessa kunde erbjuda tjänsten i den formen som efterfrågades av förslagsställarna. Lösningen blev istället att Sverok tecknar ett prova på-avtal där vi får tillgång till deras tjänst under 30 dagar, vilket blir tillräckligt länge för förslagsställarna att utvärdera huruvida tjänsten uppfyller deras behov. Vid en ev. tecknad licens skulle Sverok vara tvungen att stå som huvudman och dessutom får licensavgiften kraftigt rabatterad. För icke kommersiell användning är grundavgiften x faktor 0,1. Dock varierar tjänsternas grundavgift kraftigt så det blir vid 61(124)

62 detta tillfälle svårt att avgöra vilka tjänster som kan tänkas behöva nyttjas och i såfall vilken kostnad det rör sig om. Sedan den 1 juli 2015 kommer också Lantmäteriet att släppa småskalig kartinformation fritt och kommer succesivt att göra mer kartinformation tillgänglig under Creative Commons-licensen. SLUTSATS Infon finns nu förslagställarna till godo och jag anser medlemsförslaget vara uppfyllt. Vidare diskussion förs med förslagställarna hur de vill gå vidare. 62(124)

63 26. RAPPORT: AVDELNINGAR Av Christer Pettersson, utvecklingssamordnare, Föregående rapport: : BAKGRUND I maj 2014 antog förbundsstyrelsen ett nytt regelverk för föreningar, Där omnämns möjligheten för föreningar att ha avdelningar som kan gå med i Sverok som vanliga medlemsföreningar. REDAN GJORT NULÄGE Ett informationsdokument om avdelningar är skrivet: Dokumentet är levande och uppdateras efter hand som nya frågeställningar behöver svar. För närvarande finns 19 huvudföreningar med totalt 122 avdelningar, alla antagna i slutet av Flera huvudföreningar har skapat en ungdomsavdelning för att de inte längre klarar 60% medlemmar i åldern 6-25 år. Keita Gaming är största huvudförening med 87 avdelningar. De arrangerar e-sportturneringar som bara deras avdelningar får delta i. De har utvecklat ett eget formulär på sin hemsida, som inloggade medlemmar har kunnat använda för att skapa lag. Det går att markera huvudföreningar och avdelningar i ebas. Det går inte att som inloggad i ebas söka fram huvudföreningar och avdelningar. Föreningsansvarig och förbundssekreterare har tillsammans beslutat hur det ska gå till att avgöra om två föreningar/avdelningar är för lika för att kunna räknas som två olika föreningar/avdelningar. För att kunna ta emot avdelningar håller funktioner i ebas och estart att framställas. För att kunna ta emot avdelningar snabbt innan dess har vi använt ett googleformulär, men några avdelningar är registrerade genom estart. Keita Gamings avdelningar är överförda med hjälp av en specialformaterad fil, som Sverok Admin AB kunde använda för att registrera alla vid samma tillfälle. Avdelningarnas säte är där deras avdelningsledare bor. Det innebär att stora nationella föreningar får avdelningar med säten spridda över landet istället för att bara vara en stor förening med säte på ett ställe. Funktionerna i ebas och estart för att hantera avdelningar är nästan klara och APIet för att föra över medlemmar från en förening direkt in på medlemslistan i ebas är nästan färdiga och ska lanseras i dagarna. APIer för att hantera avdelningar för att föreningar som har egna formulär ska kunna föra över dem direkt till ebas och sedan kunna uppdatera medlemslista, stadgar, verksamhetsrapporter osv i dem efter hand. Keita Gaming har innan helgen rapporterat att de nu har 457 registrerade avdelningar, inklusive de från föregående år. Två e-sportföreningar, varav en med över 5000 medlemmar, är såpass intresserade att de börjat titta på hur de ska göra. Ytterligare ett antal e-sportföreningar är intresserade, men har inte kommit till skott. En del ligger efter för att de har svårt att få tag i systemutvecklare som kan implementera formulär och rutiner runt lag/avdelningar. 63(124)

64 Åtminstone en av dem har yttryckt en önskan Sverok skulle ha den resursen tillgänglig för dem så att de kom framåt snabbare. Ytterligare en stor nationell förening, en som inte sysslar med e-sport, har målet att ha avdelningar i alla kommuner som de har medlemmar i. Tanken är att kunna ha lokala och regionala mästerskap. NÄSTA STEG Slutföra och lansera API för medlemsöverföring. Slutföra och lansera den manuella hanteringen av avdelningar. Påbörja API för hantering av avdelningar. Ta fram mall för att bli en huvudförening som tar emot avdelningar manuellt. Målet är dokumentera vårt rekommenderade sätt. De som vill göra på annat sätt får söka dispens för det. Ta fram mall för att bli en huvudförening som tar emot avdelningar i eget formulär. Målet är dokumentera vårt rekommenderade sätt. De som vill göra på annat sätt får söka dispens för det. Så snart den manuella hanteringen av avdelningar är klar - informationskampanj till alla föreningar, samt en speciell informationskampanj till vuxenföreningar om att starta barnoch ungdomsavdelning. Fortsatt kontakt med intresserade stora föreningar så att de kommer igång. 64(124)

65 27. RAPPORT: UTVÄRDERING AV MEDLEMSREKRYTERING 2014 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Ursprunglig planering och målsättning Utvärdering Mål och resultat för medlemsrekryteringen 2014 Enskild uppföljning på aktiviteterna och insatserna i projektplanen Föreningsrekrytering Medlemsrekrytering Budget URSPRUNGLIG PLANERING OCH MÅLSÄTTNING Projektplanen för förenings- och medlemsvärvningsprojektet 2014 Kommunikationsplanen för förenings- och medlemsvärvningsprojektet 2014 UTVÄRDERING 2014 var det första året för en specialriktad satsning på rekrytering, i den mening att verksamhetsplanen omfattade särskilda mål, och pengar avsattes för projektet i budgeten. Flera lärdomar går att dra från aktiviteterna som genomfördes, som kommer att gagna kommande års medlemsrekrytering. Erfarenheterna från enskilda insatser redovisas i avsnittet nedan. En av de större erfarenheterna att ta med sig är att projektplanen fokuserade för starkt på detaljer och enskilda, mindre, insatser. Ett av de viktigaste delarna av Sveroks kontinuerliga medlemsrekrytering är att lyfta fram hur det arbetet kan vara en del av all verksamhet som genomförs. Projektplanen bör därför vara mer övergripande, enskilda insatser kan sedan specificeras i en kommunikationsplan eller en detaljplan om behov finns. En annan lärdom som är viktig att ta med sig är en tydligare uppdelning mellan PRoch marknadsföringsinsatser och ren rekrytering. Den skiljelinjen blev ofta otydlig i projektplaneringen för (Exempel: Filmen som var en del av projektet blev otroligt bra, och kommer skapa mervärde under många kommande år, men vi kan omöjligen mäta någon typ av rekryteringseffekt från den.) För att de avsatta pengarna under kommande år ska uppnå maximal, och mätbar, effekt föreslår jag framöver att en uppdelning i projektplanen genomförs och att de 65(124)

66 insatser som sker ska ha mätbara mål (som naturligtvis kan anpassas då vi får nya erfarenheter). Baserat på utvärderingen är det svårt att avgöra om resultatet beror på insatser i projektet, eller snarare är det samlade resultatet av ett mer aktivt rekryteringsarbete, i allt från avdelningar, regionala föreningskonsulenter och insatser från förtroendevalda, personal och engagerade distrikt. Jag vill däremot inte döma ut någon av insatserna (förutom fysisk annonsering) då alla fyller ett syfte, och är en del av en integrerad kommunikation som kommer ge resultat på många olika sätt framöver. De är dock inte alltid bäst lämpade inom ramen för rekrytering, utan bör landa inom förbundets övriga externa kommunikation och långsiktiga arbete. MÅL OCH RESULTAT FÖR MEDLEMSREKRYTERINGEN 2014 MÅL A1: Rekrytera minst 100 föreningar utöver den normala ökningen om cirka 150 föreningar per år (motsvarar en ökning av antalet föreningar om cirka 10 %) A2: Rekrytera minst nya individuella medlemmar (motsvarar en ökning av antalet medlemmar om cirka 10 %) RESULTAT A1: 1232 föreningar är registrerade Fler kommer att rapportera klart för 2014 framöver.* År 2014 ökade vi med 141 föreningar (då är de som avregistrerats borträknade, vi antog 398 föreningar och avregistrerade 257) antog vi 320 föreningar och avregistrerade 498, vilket gav en minskning på 178 föreningar. Det är svårt att visa på en konkret kring av föreningar för att det varierar från år till år. Det som är värt att notera är att vi rent konkret antog fler föreningar under 2014, 80 fler än Även läget med lägre bidragsnivåer etc behövs ta hänsyn till. För en fullständig översikt, se statistik över föreningar och medlemmar. A2: medlemmar är registrerade * (Prognoser visar att antalet medlemmar som ska registreras för 2014 kommer att öka). (*Notera att siffrorna för 2014 inte regelrätt fastställs förrän det första styrelsemötet efter 1 september. Dessa siffror är baserade på de allra senaste siffrorna ) 66(124)

67 ENSKILD UPPFÖLJNING PÅ AKTIVITETERNA OCH INSATSERNA I PROJEKTPLANEN I projektplanen genomfördes en uppdelning av rekryteringsaktiviteter beroende på om de skulle ske på förbundets initiativ av förbundet, eller via föreningarna själva. FÖRENINGSREKRYTERING Uppdatera Starta-sidan hos Sverok Starta-sidan uppdaterades till nya grafiska profilen, och den nya reklamfilmen lades till. Ytterligare förenklingar pågår. Utveckla en kampanjslogan Ingen enskild slogan togs fram, men fler nyckelord som valdes ut i en förundersökning baserat på vad unga Sverok-medlemmar kände lockade dem. De användes i onlinereklamer, och i slutet av reklamfilmen. De mest framgångsrika reklamerna visade sig dock vara de som använde sig av ett ännu mer rättframt språk (inga omskrivningar eller mer mjuka värdeord) och knöt an till aktuella händelser (som cosplayannonsen under Halloween). Direktreklam, fysiska utskick till valda områden. Efter utvärderingen av utskicken till Gävle-området, då ingen skillnad i nystartade föreningar kunde ses (även när en längre period togs i beaktande) valde vi att stryka denna punkt. Reklam på Facebook Denna punkt utökades med reklam via Adwords och på Youtube. Mätbarheten är en utmaning, det som tydligast går att se är att reklamen på youtube kraftigt drog upp tittarsiffrorna för reklamfilmen, och att det skedde en ökning av landningar på hemsidan när vi annonserade via Adwords. Den stora utmaningen direkt kopplad till rekrytering är att veta vad som är naturlig variation i föreningar från starta.sverok.se och vad som är effekter av reklam. Ett försök att bena ut det gjordes genom en enklare starta-sida på sverok.se med ett formulär, där folk som klickade på reklamen landade. Störst effekt visade sig cosplay-reklamen ha, då inom loppet av några dagar fem anmälningar om nya föreningar inkom. Mer allmänna reklamer om hela spelhobbyn hade inte samma effekt, så erfarenheten visar att specifika spelgrenar ger mer resultat. Annonsering i Chili Denna punkt genomfördes, och tack vare tidig förhandling fick vi även några helsidor i vårt årspaket. Ingen direkt påverkan på medlemstal kan urskiljas, slutsatserna om effektiviteten får vi dra från Medlemsundersökningen 2014, då en negligerbar procent har gått med i förening/startat förening efter att ha sett en 67(124)

68 fysisk annons (7 personer av 3300 svarande). Fler fysiska annonser avrådes därmed framöver. Informationsmaterial utformat för att finnas tillgängligt på Internetcaféer Denna punkt har inte genomförts, men ligger kvar i potentiell lansering för att samverka med Respect All, COmpete. Närvaro på mässor och konvent De platser som valdes ut för fysisk närvaro var Speltorget på Stockholms Kulturfestival och Comic Con Gamex i Kista. Speltorget var en stor framgång sett till redaktionell uppmärksamhet i media, men med en negligerbar rekryteringsframgång. Variationen i antalet nystartade föreningar var lite högre än motsvarande period förra året i Stockholm, men inte entydigt högre. Målgruppen var något yngre (i snitt 6-12 år) och väldigt bred. Målgruppen på Comic Con var helt perfekt för oss, och väldigt många samtal om Sverok och om att starta förening hölls. Ett tydligare fokus på rekrytering på plats hade dock varit önskvärt (eventuellt också rekryteringsutbildning hos de ideella i montern inför mässan) och även här är det svårt att se en tydlig koppling mellan mässan och antalet startade föreningar. Nu blev Sveroks mässnärvaro snarare av informativ och marknadsförande karaktär. Skapa en rekryteringsfilm Denna punkt genomfördes, och filmen har använts som ren reklam i egen rätt (t ex på Youtube) men också för att lyfta Sverok i andra sammanhang (ett av de mer spektakulära var att den visades på vissa av Våra Gårdars biografer i samband med The Hobbit i vintras). Videon är en av våra mest delade och uppskattade inlägg i sociala media någonsin. MEDLEMSREKRYTERING Underlätta för föreningarnas egen värvning, t ex genom att lyfta onlineregistreringsmöjligheten Med det nya utseendet i ebas har även onlineregistreringsmöjligheten blivit mer attraktiv, men inga särskilda insatser har gjorts för att lyfta den utöver den vanliga informationen om den. Målet är även att den ska enkelt gå att koppla även till spelkartan.se för den som vill registrera sig online (för de föreningar som valt att aktivera den funktionen). Värvningskampanj online för föreningarna, lägga fram olika stimulansåtgärder som gör det attraktivare att rekrytera medlemmar. Ingen onlinekampanj med olika incitament har genomförts. Däremot skapades Starta-föreningsboxen som framför allt riktar sig till distrikt och större föreningar 68(124)

69 som vill nå ut till unga på mässor och konvent. Den finns numera tillgänglig för de som vill beställa (gratis) från förbundet för att arbeta mer aktivit med sin rekrytering. BUDGET kronor var avsatta till medlemsrekryteringen, varav budgeten i projektplaneringen sattes till för att lämna utrymme för personalkostnader och oförutsedda kostnader. Se budgetavsnittet i projektplanen för ursprungliga siffror. Den största skillnaden är att pengarna avsatta för fysiska utskick ( kr) istället fördelades på mässor, onlinereklam och reklamfilmen. Informationsmaterialet landade på en något högre summa, för att det inkluderade starta-föreningsboxarna. Budgeten underskreds i helhet, kronor förbrukades, varav av dessa var personalkostnader. Detta beror bland annat på att det som visade sig vara mest effektivt (onlinereklam) inte kostade särskilt mycket trots ökade insatser. Ännu mer av den insatsen hade varit att föredra. (Viktigt att notera är att det uppmuntrades, men att tidsbegräsningar hos kommunikatören inte gjorde att det blev lika omfattande som det kunde ha varit.) 69(124)

70 28. RAPPORT: UTVÄRDERING AV SPELLOVET 2014 SAMMANSTÄLLD UTVÄRDERING AV SPELLOVET 2014 Baserat på mål och budget satta i projektplanen för Spellovet 2014 samt deltagande föreningars utvärdering. Sammanfattning Måluppfyllnad i enlighet med projektplanen Specifika mål Tidsplan Budget Utvärdering från deltagande föreningar Besökarantal Föreningarnas egen marknadsföring Spellovsbidraget, spellovslådan och erbjudanden Externa samarbeten Framtida deltagande i Spellovet Studiefrämjandets utvärdering av Spellovet 2014 SAMMANFATTNING Spellovet 2014 var väldigt framgångsrikt. I stort sett alla mål i projektplanen uppnåddes och överträffades. Tack vare ett högt deltagande i utvärderingen efter Spellovet, tillsammans med en genomgående utvärdering från 2013, har vi goda grunder att utforma Spellovet 2015 på. 136 föreningar deltog i Spellovet, höll i 220 arrangemang som tillsammans drog ungefär 6300 besökare runt om i landet. Flera samarbeten med kulturinstitutioner initierades och samarbetet med Studiefrämjandet fördjupades. På föreningsnivå marknadsförde en majoritet av föreningarna sina egna event på olika sätt och 82 % av föreningarna visste direkt efter genomförda spellovsaktiviteter att de ville delta i Spellovet MÅLUPPFYLLNAD I ENLIGHET MED PROJEKTPLANEN I Projektplan för Spellovet 2014 har både övergripande och specifika mål satts upp, i tillägg till en tidsplan och en budget. Nedan finns en utvärdering på de mätbara delarna. SPECIFIKA MÅL Grundläggande mål engagera minst 120 föreningar i Spellovet 2014 deltog 136 föreningar i Spellovet, 125 av dem anmälde sig i tid för att få en 70(124)

71 spellovslåda. 133 föreningar var tillgängliga för Spellovsbidraget. De övriga 3 var inte Sverokföreningar, utan samarbetspartners (Svenska Kyrkan och Studiefrämjandet) men deras medverkan ansågs vara så pass intressant (cirka 200 unga besökare) att de mottog lådor för att kunna värva nya Sveroksföreningar. engagera minst 3 distrikt i Spellovet 4 distrikt gjorde mer omfattande insatser, varav tre av dem hade god hjälp av sin regionala föreningskonsulent. I Umeå gjordes en större satsning på Klossen i samarbete med Studiefrämjandet och Länsmuseet i Västerbotten. I Stockholm genomfördes en brädspelsworkshop på Livrustkammaren och i Malmö hölls föreläsningar och en samarbetsutställning med Malmös Datamuseum. I Göteborg anordnades det speltillfällen på Världskulturmuseueet. hantering av Spellovetlådan ska ske via Sveroks webbshop Detta mål uppfylldes ej, då sponsorsituationen gjorde att vi hade väldigt många fler olika spel än tidigare år (se fliken Antal och värde i dokumentet Sponsring Spellovet 2014). Ett beslut fattades av projektledaren (Malin Österman) att låta föreningarna välja inriktningar på spelen de var intresserade av till sin låda, för att att underlätta packningsarbetet (och registreringsarbetet). Ekonomiska mål hitta sponsorer som bidrar med spel, give aways etc. till ett värde motsvarande ca kr Det ekonomiska målet för sponsringen uppnåddes inte, utan sponsringen av spel uppgick till ett värde av kr. Något som troligen påverkade värdet var den större satsningen på datorspel/spelkoder, varav flera från indietillverkare. De har inte ett lika högt värde som brädspel eller rollspel, men gav oss fina tillfällen att visa upp svenska indieutvecklare samt nå utländska sponsorer som inte är intresserade av att lägga pengar på frakt men som gärna skickar koder. Antalet spel som ingick i varje låda var därmed fler än året innan. Mediala mål minst 35 inslag i lokala media kring Spellovet, medlemsföreningarna, distrikten och/eller Sverok 36 artiklar fångades upp av medlemmar och omvärldsbevakningsverktyg som direkt kan härledas till Spellovet. öka frekvensen på hur ofta Spellovet och Sverok omnämns i dessa artiklar (de två orden nämns sällan vilket minskar känslan av en enhetlig satsning) Under 2013 omnämndes Spellovet i 2 3 av det tjugotalet artiklar som publicerades, och Sverok i några fler. Under 2014 omnämndes Spellovet i cirka 71(124)

72 10 inslag, vilket omfattar tryckta tidningar, webbtidningar och radio, och Sverok i ytterligare några. skapa en digital mall för pressmeddelande som kan användas av föreningarna En mall skickades ut i PDF via mejl (som en del av informationspaketet innan lovet) och i tryckt form i varje spellovslåda. Fler föreningar uppmärksammades i år, men eftersom fler föreningar deltog (fler än mediefrekvensen ökade) är det svårt att avgöra om mallen användes. Ett förslag inför 2015 är att göra mallen i Word, så att de kan klippa och klistra fritt, och hålla koll på nedladdningssiffror från hemsidan. bifoga foldern Hur ska vi synas? i alla Spellovslådor Detta skedde, tillsammans med flera olika typer av broschyrer om Sverok och vår verksamhet. ha en egen sändning från föreningar runt om i landet (à la TableTop Day) där minst fem föreningar ska delta Detta beslutades i ett ganska tidigt skede att inte läggas tidsresurser på, utan att öka deltagarfrekvensen hos våra föreningar istället. Mål för långsiktighet etablera kontakter med minst 3 andra aktörer inom spelhobbyn som vill samarbeta med evenemang etc. under årets eller kommande Spellovet Under Spellovet 2014 inleddes en satsning på att lyfta kulturaspekten av spelkulturen, dels för att uppmuntra till samarbeten med kulturinstitutioner, men också för att skapa en ökad legitimitet för Spellovet som helhet. De kulturinstitutioner som deltog är intresserade av att göra något även under Kontakterna med institutionerna är dock långt ifrån samlade, vilket gör att vissa samarbeten kan vara beroende av distriktens engagemang. Även SF Bokhandeln var positiva till Spellovet, och deltog som sponsorer, ett samarbete vi hoppas på att kunna utöka under etablera ett starkare samarbete med distrikten för att kunna lyfta Spellovet ännu mer på lokal nivå Denna punkt fick en otrolig skjuts från de tre distrikten med regionala föreningskonsulenter, men även flera andra distrikt (t ex Östergötland och Mälardalen) engagerade sig i större egna aktiviteter och höll kontakt med projektledaren inför Spellovet. TIDSPLAN Se den kompletta tidsplanen och budgeten i Projektplan för Spellovet Det som skiljde den utförda tidsplanen från den planerade var främst sponsringen, och leveransen av spel. Sponsringsarbetet för att fylla lådan ännu lite mer pågick nämligen fram till några veckor innan packning, bland annat tack vare arbete mot utländska 72(124)

73 sponsorer från dåvarande kommunikationspraktikant Nicholas Ranégie. Att få in de fysiska spelen (kortspel, brädspel och rollspel) till det satta datumet visade sig inte heller vara helt lätt, och flera påstötningar krävdes innan allt hade levererats. Det innebar att packningen utfördes 9 oktober, inte 4-5 oktober som planerat. BUDGET Intäkter Planerat belopp Verkligt belopp Utfall Sponsrade spel Summa intäkter Kostnader Planerat belopp Verkligt belopp Utfall Spel Frakt (inkl moms) Spellovetbidrag * Give aways (inkl extra spel) Personalkostnader (10 %) Packgruppen Summa kostnader * Notera att inte alla föreningar som varit bidragsberättigade för Spellovet mottagit bidrag, troligen för att något inte stämt med deras bankkonto. UTVÄRDERING FRÅN DELTAGANDE FÖRENINGAR Totalt deltog 136 föreningar i Spellovet, varav 125 anmälde sig i tid för att motta spellovslådan. Tillsammans höll de i cirka 220 arrangemang mellan vecka 43 och föreningar, vilket motsvarar 36 % av alla föreningar som deltog, har svarat på enkäten, vilket är väldigt glädjande. De som anmält sina respektive föreningar via spelkartan.se räknades som kontaktperson för Spellovet, och det är de som har mottagit utvärderingsundersökningen. För föreningarnas egna svar, se dokumentet Utvärdering Spellovet Det kan vara extra intressant för den som vill djupdyka i önskemål inför framtida Spellov. De svaren kommer inte redovisas separat här. 73(124)

74 BESÖKARANTAL Antal besökare i enlighet med siffror från utvärderingen: Under 10: : : : 7 Över 100: 1 Över 200: 1 600: 1 Ej svar: 1 Genomsnittligt besökarantal för alla Spellovets arrangemang (uppskattning på baserad på utvärderingens besökarsiffror): Cirka 6300 besökare. FÖRENINGARNAS EGEN MARKNADSFÖRING 42 av 49 föreningar genomförde någon typ av marknadsföring, varav vanligaste åtgärden var att sprida information via sociala medier och sin hemsida. 15 föreningar genomförde även affischering, tryckte flyers, skickade pressmeddelanden eller kontaktade sin kommun för att vara med i deras höstlovskalender. Överlag var resultatet väldigt positivt, även om chansen är stor att de som ville vara med och utvärdera också är de som varit mest aktiva i sin reklam kring arrangemangen. Av de 7 som inte genomförde några aktiviteter var de flesta arrangemang med under 10 besökare. SPELLOVSBIDRAGET, SPELLOVSLÅDAN OCH ERBJUDANDEN Två frågor ställdes som specifikt gällde spellovsbidragets och spellovslådan betydelse för deltagandet. Föreningen kunde svara från 1 till 5 (1 = ingen betydelse, 5 = väldigt viktig). Spellovsbidraget Medelvärde: 3,22 Median: 3 Spellovslådan Medelvärde: 3,33 Median: 4 I snitt värderades vikten av Spellovslådan något högre än bidraget. Intressant skulle vara att göra en korsanalys av besökarantalet i relation till betydelsen av bidraget och lådan. 74(124)

75 EXTERNA SAMARBETEN 10 av 49 föreningar hade samarbete med Studiefrämjandet (1 med ett annat studieförbund). 5 föreningar samarbetade med sin kommun, och sedan var det några som samarbetade med spelbutiker, sina lokala församlingar, andra spelföreningar, bibliotek och skolor. FRAMTIDA DELTAGANDE I SPELLOVET I undersökningen tillfrågades föreningarna om de är intresserade av att delta i Spellovet kommande år. 41 av 50 (82 %) svarade Ja, 7 av 50 (14 %) svarade Vet ej, en förening avhöll sig från att svara och ingen svarade Nej. STUDIEFRÄMJANDETS UTVÄRDERING AV SPELLOVET 2014 Studiefrämjandet dubblerade sina arrangemang under 2014, och ökade antalet beviljade projektbidrag. De är nöjda med samarbetet med Sverok, både för planeringen och för mediekontakterna. De ser dock ett behov av att utöka kunskapen om Sverok hos sina handläggare, och hos Sveroks föreningar och distrikt om möjligheterna som finns genom samarbeten med Studiefrämjandet. De vill även arbeta med att ha en längre framförhållning inför Spellovet 2015, för att underlätta för sina handläggare med planeringen. 75(124)

76 29. RAPPORT: VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Ur verksamhetsplanen i fetstil: År 2014 kommer att ha ett särskilt fokus på medlemsrekrytering, förenings- och distriktsutveckling samt förstärkt intern och extern kommunikation. Arbetet med breddad finansiering och ökad mångfald kommer att fortsätta vara prioriterade områden. De resultat som framkommit i projekt Normer, attityder och beteenden integreras löpande i verksamheten. Förbundet vill under året nå ut till fler unga och ge dem möjlighet att utveckla sina intressen i föreningsform. Det ska vara enkelt och givande att vara medlem i en Sverokansluten förening! Till detta arbete hör också åtgärder för att stärka vikänslan inom förbundet. Alla medlemmar ska känna att de är medlemmar i sin förening och i Sveriges största ungdomsförbund. Arbetet med att utveckla förbundets samarbeten med andra organisationer har varit framgångsrikt och bland annat skapat möjligheter till olika utvecklingsprojekt och till påverkan på nationell nivå. Arbetet är fortsatt prioriterat. Förbundet har under året genomfört flera insatser för att stärka föreningar och distrikt. Viktigast är kanske att förbundet anställt tre regionala föreningskonsulenter som "är anställda centralt men agerar regionalt". När året avslutades fanns konsulenter i Malmö, Stockholm och Umeå vilket ger en god geografisk spridning. Förbundet har också genomfört en distriktsutredning med syfte att stärka och utveckla distriktens roll i förbundet. Arbetet skedde i nära samarbete med distrikten och ett flertal förändringsförslag blev genomröstade Riksmötet Medlemsrekrytering har varit i fokus under året. Flera insatser har genomförts, bland annat har förbundet medverkat på Stockholms kulturfestival, Medeltidsveckan och Speltorget. Förbundet har också tagit fram en rekryteringsfilm, annonserat i olika media och genomfört förändringar i estart som gör det lättare att bilda förening. De regionala föreningskonsulenterna samt vår centralt anställda föreningsutvecklare spelade också en viktigt roll både när det gäller nyrekrytering och att hjälpa befintliga föreningar att utvecklas och växa. Föreningskonsulenterna, distriktsutredningen och rekryteringsarbetet bidrog också till att öka vi-känslan inom förbundet. Ett annat initiativ som vill stärka vi-känslan är projektet Respect All, Compete!. Genom att verka för en mer välkomnande attityd inom e-sporten vill vi stärka samhörigheten inom förbundets största verksamhetsgren. Under året har flera externt finansierade projekt genomförts samtidigt som administrativa tjänster har erbjudits distrikten m.fl. Härigenom skapas en bredare bas för förbundets finansiering. Mångfaldsarbetet inom projekt NAB har bl.a. resulterat i en likabehandlingsplan som under året påverkat många olika delar av organisationen. NAB har beviljats medel för ytterligare ett år vilket innebär att mångfaldsarbetet fortsätter att vara en viktigt del av förbundets verksamhet. 76(124)

77 Samarbeten med externa parter har under året ytterligare vidgats och fördjupats med bl.a. Sveriges elevråd Svea, Spelcenter i Sverige och Dataspelsbranschen som nya partners. 77(124)

78 MÅL FÖR VERKSAMHETEN FÖRENINGARNA Ur verksamhetsplanen: På föreningsnivå kommer frågan om medlemsrekrytering att vara prioriterad. Vi vill öka antalet medlemsföreningar och antalet medlemmar i förbundet. För att uppnå detta vill vi genomföra åtgärder som gynnar både nytillkomna och befintliga föreningar. Nytt för året är en satsning på föreningslokaler och på åtgärder för att stärka samhörigheten inom förbundet. Vi vill stärka relationen mellan förbundets olika delar, stärka Sverok som varumärke och arbeta för en känsla av samhörighet inom förbundet i sin helhet. När det gäller lokaler vill vi bland annat förenkla för föreningar som vill upprätta samarbetsavtal kring lokaler med andra aktörer (näringslivet, andra ideella organisationer, studieförbund etc.). Satsningen på e-sportföreningarna fortsätter med en satsning på fysiska mötesplatser för e-sportare och utveckling av en så kallad code of conduct. Förbundet har under året arbetat med medlemsrekrytering i olika kanaler. Vi har också genomfört flera aktiviteter för att synliggöra spelhobbyn och stärka medlemsföreningarna. En av de insatserna som gjorts för att förstärka och utforska nya sätt att organisera sig är att föreningsdirektivet skrevs om för att vara mindre omfattande men också för att möjliggöra för föreningar att bilda avdelningar. MEDLEMSREKRYTERING Mål ur verksamhetsplanen: A1: Rekrytera minst 100 föreningar utöver den normala ökningen om ca 150 föreningar per år (motsvarar en ökning av antalet föreningar om ca 10 %) Året slutade med en ökning av totalt 141 föreningar. Mål ur verksamhetsplanen: A2: Rekrytera minst nya individuella medlemmar (motsvarar en ökning av antalet medlemmar om ca 10 %) Mellan år 2012 och 2013 minskade medlemsantalet drastiskt, från ca medlemmar till ca medlemmar. Flera orsaker kan förklara denna utveckling bl.a. förändringar inom e-sporten vad gäller tävlingssystem och spelformat, att några föreningar lämnat förbundet och, kanske viktigast, att ett stort antal föreningar (varav många med hundratals medlemmar) helt enkelt inte rapporterar sina medlemmar i ebas. Förbundet har under året vidtagit flera åtgärder för att göra det lättare för stora föreningar att rapportera medlemmar, bl.a. kommer en funktion för automatisk överföring av medlemsdata mellan föreningarnas medlemsregister och ebas (ett s.k. API) att utvecklas. Totalt fanns det drygt medlemmar vid årets slut men siffrorna beräknas bli något högre eftersom att vi inte rapporterar 2014 försen hösten (124)

79 Mål ur verksamhetsplanen: A3: Förbundet skall lägga vikt på ungdomar vid medlemsrekrytering. Barn och ungdomar var en central del i medlemsrekryteringen. Exempel på sammanhang där Sverok mött barn och unga är Medeltidsveckan, Speltorget på Stockholms Kulturfestival, ComicCon och evenemanget Kidscraft på Sydcon där SKuD deltog och informerade om Sverok och spelhobbyn. Genom de rollspel vi tagit fram inför årets bägge val (se vidare nedan) har vi fått en god möjlighet att nå ut i skolan. I alla dessa sammanhang har vi kunnat visa upp spelhobbyn och våra olika verksamhetsgrenar för barn och unga i skolåldern. Arbetet har i huvudsak samordnats av Sveroks kommunikatör tillsammans med en grupp föreningar (bl.a ConFusion, Dragon s Lair, MiFF, PeppCon, Prylkompaniet och Spelföreningen Ringbärarna) som i flera fall varit de som varit på plats på evenemangen. Fysiska utskick och annonsering riktades specifikt mot de som nyligen börjat gymnasiet. VI ÄR SVEROK! Mål ur verksamhetsplanen: B1: Öka vi-känslan och samhörigheten bland föreningar och medlemmar; som medlemmar i Sverok är vi inte bara lajvare eller figurspelare vi är Sverok, Sveriges roligaste folkrörelse! Vi har i flera insatser, framför allt i arbetet med medlemsrekrytering, tänkt mycket kring förbundsandan. Vår utgångspunkt är att förbundet inte ska definera sina medlemmar, i stället ska medlemmarna ska definera förbundet. Ett steg i detta arbete var att under hösten 2014 genomföra en medlemsundersökning som gav oss god insikt i hur medlemmarna ser på förbundet. Utifrån de resultaten så spelades en film in och olika insatser gjordes under #viärsverok. Det inleddes även ett arbete med att synliggöra och uppmärksamma alla våra verksamhetsgrenar mer från central nivå. Mål ur verksamhetsplanen: B2: Minst 25 % av medlemsföreningarna ska rösta i Riksmötesvalet I Riksmötesvalet röstade ca 150 föreningar vilket motsvarar ca 13 % av föreningarna. Det är en signifikant ökning från tidigare år (9 % 2013 och 8 % 2012) vilket är positivt och visar att de insatser förbundet genomfört under året (bl.a. flera typer av påminnelser, ett fokus på en särskild "röstningsdag" och samarbete med distrikten kring påminnelser till föreningarna) varit framgångsrika. Mål ur verksamhetsplanen: B3: Minst 250 personer ska kandidera som ombud i Riksmötesvalet När nomineringen till ombudsvalet stängde hade 297 personer nominerats och 227 personer tackat ja eller nej till sin kandidatur (resten hade inget svarat). Det är en positiv utveckling där fler personer ser det som viktigt att vara med och påverka Sveroks framtid. Mål ur verksamhetsplanen: B4: Utforma en tydlig informations- och kommunikationsplan som innefattar förbunds-, distrikts-, förenings- och medlemmsnivå för att öka främjandet av "Vi är Sverok"-känslan. 79(124)

80 En kommunikationsplan blev framtagen och implementerad i kansliets arbete. Många av insatserna blev avbockade under 2014 men arbetet och värdegrunden för arbetet kommer att fortsätta under FÖRENINGSLOKALER Mål ur verksamhetsplanen: C1: Ta fram ett ramavtal för hur dataspelsföreningar och internetcaféer kan samverka kring fysiska mötesplatser. Under året ska minst fem avtal tecknas på olika platser i landet Olika former för samarbete mellan spelföreningar och internetcaféer är en av fler aktiviteter i projektet Respect All, Compete! Projeket beviljades medel från Allmänna arvsfonden i juni I september 2014 anställdes en projektledare och en redaktör/utbildare för att driva projektet. Målet nåddes inte under 2014 eftersom projektet startades under hösten. Däremot kommer målet att uppnås under 2015 som en del av projektets mål. Mål ur verksamhetsplanen: C2: Ta fram mallar för arrendeavtal av mark och byggnader Ett arrendeavtal har tagits fram. Avtalet finns publicerat på Sveroks hemsida ( Mål ur verksamhetsplanen: C3: Fördjupa samarbetet med Våra gårdar för att etablera kontakter på lokalnivå mellan medlemsföreningar i Sverok som söker lokal och föreningar som kan erbjuda lokal. Minst 5 medlemsföreningar ska ha fått tillgång till lokal via Våra gårdar under året Under året har samarbetet med Våra gårdar fördjupats, bl.a. var Sverok representerat på Våra gårdars årsmöte. Det finns också planer på att integrera Våra gårdars karttjänst över tillgängliga lokaler ( med Sveroks karttjänst Hitta ( En sådan integration skulle underlätta för våra medlemsföreningar att hitta möjliga samarbeten kring lokaler. Möjligheten till samarbete på föreningsnivå mellan våra medlemsföreningar och Våra gårdars föreningar har också lyfts fram i förbundsbrevet. Ett antal föreningar som har egen lokal har valt att själva gå med i Våra gårder för att på så sätt ta del av de olika tjänster som Våra gårdar erbjuder sina lokala medlemsföreningar. De regionala föreningskonsulenterna har lyft frågan om samarbete med Våra gårdar i sitt löpande arbete. Under december hände det mycket konkreta saker som speed-dating mellan lokalägare och föreningar samt träffar av olika slag. Det ser väldigt positivt ut inför nästkommande år. FÖRENINGSUTVECKLING Mål ur verksamhetsplanen: D1: Ta fram och sprida en code of conduct för användning på turneringar på både fysiska LAN och turneringar online. Syftet är att skapa en anda av fair play inom e-sporten på samma sätt som man gör inom idrotten 80(124)

81 Målet är en av orsakerna till att Sverok sökte stöd för projektet Respect All, Compete!. På samma sätt som med punkt C1 så nåddes målet inte under Däremot kommer målet att uppnås under 2015 som en del av projektets mål. Mål ur verksamhetsplanen: D2: Arrangera minst 3 e-sport camps där e-sportande ungdomar och speladministratörer kan träffas för att nätverka och utveckla sig och sitt spelande Även detta mål är direkt kopplat till projektet Respect All, Compete! Se punkt C1 och D1. Mål ur verksamhetsplanen: D3: Genomföra Svenska e-sportcupen 2014 som ska bestå av tre kval och en final i olika delar av Sverige. Tittartalen på Svecups sändningar ska öka med 30% från Svecup ska exponeras i minst 5 traditionella medier samt i minst 5 e-sportsmedier. Under första kvartalet gjorde förbundet ett antal insatser för att säkra finansieringen av Svenska e-sportcupen Det var en budgetmässig förutsättning för projektet att tillräckliga många och starka sponsorer kunde engageras i arbetet med cupen. Förhandlingar var långt framskridna med flera möjliga samarbetspartners men i juni 2014 stod det klart att det inte skulle bli möjligt att säkra finansieringen. Styrelsen fattade därför beslutet att inte genomföra Svenska e-sportcupen Mål ur verksamhetsplanen: D4: Fortsätta satsningen på Leia, ett nätverk för kvinnliga arrangörer. I arbetet ingår att lägga grunden för ett bestående nätverk som inom två år skall vara externfinansierat. Leia ska ingå i den löpande verksamhet som arbetsgrupp. Arbetsgruppen har haft ett möte under året. Därefter har gruppen bytt sammankallande vilket inneburit ett avbrott i verksamheten. Mål ur verksamhetsplanen: D5: Ta fram en guide som visar på de mervärden för medlemsföreningar som kommer av att samarbeta med andra, såväl internt som externt. Guiden ska innefatta en mall för samarbetsavtal. Exempel på lyckade samarbeten ska lyftas fram i våra olika kanaler Ett exempel på samarbetsavtal blev under året framtaget. Mål ur verksamhetsplanen: D6 : Ta fram två lajv anpassade till skolan i samarbete med Sveriges Elevråd SVEA. Lajven genomförs i samband med de två skolvalen som genomförs under 2014: Europaparlamentsvalet och Riksdagsvalet. Målet är att lajven tillsammans ska engagera 300 skolor runt om i landet. Under året har Sverok och SVEA tagit fram två rollspel för skolan: Rådet och Republiken Skolan. Spelen har lanserats i samband med EU-valet och riksdagsvalet. Spelen fokuserar på att skapa intresse och engagemang för den demokratiska processen. Spelen har fått stor uppmärksamhet, bland annat genom allmänmedia (TV4) och specialiserad media (Lärarnas Nyheter). I slutet på augusti hade ca 110 elever spelat 81(124)

82 Rådet vid fyra olika tillfällen och ca 560 elever spelat Republiken Skolan vid 26 olika tillfällen. Spelen har laddats ner lite över 700 gånger och 200 spel har distribuerats i tryckt form. Rådet och Det levande valet är bra exempel på hur spel kan användas som pedagogiskt verktyg och ett stöd för aktivt lärande. Mål ur verksamhetsplanen: D7: Tillsätta en arbetsgrupp med syfte att ta fram konkreta förslag på hur förbundet ska nå ut till barn och ungdomar i skolåldern. Barn och unga har legat i fokus för arbetet med medlemsrekrytering under året (se punkt A3 ovan). De två rollspel som Sverok tagit fram tillsammans med Sveriges Elevråd Svea har erbjudit en särskilt lämplig kanal för att synliggöra spelhobbyn i skolan (se punkt D6 ovan). Mål ur verksamhetsplanen: D8: Stötta lajvsverige genom att underlätta och stärka förutsättningarna för nationellt samarbete mellan etablerade lajvaktörer och föreningar. Under året har styrelen gjort en översikt av förbundets stöd till lajvhobbyn och diskuterat hobbyns behov tillsammans med aktiva inom lajvscenen. I februari besökte förbundsordföranden Prolog och bjöd in till diskussion under rubriken "Lajvhobbyn i Sverige, vad behöver vi?". Besöksantalet var lågt men ett antal förslag kom fram, bl.a. lajv i skolan, stöd för att jobba med inkluderingen och mångfald, stöd för att hitta och få tillgång till markområden, arrangörsutbildningar och legitimitet för kulturformen. En enkät skickades ut i grupperna Vi som lajvar, Lajvare i Sverige, Larp women unite, Vi som lajvar, för att ha roligt på Facebook i september I enkäten svarar 108 av 128 att det är genom Facebook de oftast får information om lajv. Näst vanligast är tips från vänner (106 av 128). Detta illustrerar hur informationsflödet inom lajvhobbyn ser ut. Enkäten visar att de tre vanligaste önskemålen kring framtiden för lajv är "Det finns många lajv att välja mellan", "Det är enkelt att hitta lokaler/områden" och "Lajv anses som en kulturform, likt teater eller film". På frågan om vilka insatser som är vad Sverok kan göra för att underlätta för lajvhobbyn får följande tre förslag högst prioritet: "Ta fram information om var man hittar områden/lokaler", "Hålla arrangörsutbildningar för lajvarrangörer" och "Ha ett kalendarium med information om alla lajv som sätts upp". Det är intressant att jämföra vad som kommit fram i undersökningen med de olika insatser som genomförts under 2014 inom förbundet. Projektet Det levande valet har tagit ut lajvhobbyn på en rad skolor över hela landet (vilket svarar mot ett av de lägre prioriterade önskemålen). Spelledarutbildningen kopplad till projektet har fört samman spelledare som fått träffas och fortbildas vilket också efterfrågats. Enligt förbundsstyrelsens förslag Riksmötet 2013 har ett kulturråd inrättats vars fokus bland annat är att erkännandet av lajvhobbyn som kulturform ska öka, en insats som prioriterades högt av enkätens respondenter. 82(124)

83 På styrelsens möte i maj fattades beslut om att fortsätta och undersöka frågan om att ta fram en samlad karta där ägande av mark kan förtydligas, ett arbete som fortsätter under hösten. Detta ligger väl i linje med respondenternas högst prioriterade insats, dvs. att ta fram information om var man hittar områden/lokaler. Förbundet har även tagit fram en mall för arrendeavtal gällande mark och lokaler. Arrangörsutbildningar finns inom ramen för Level Up!, förbundets utbildningssatsning. Få utbildningar har genomförts, något som enkäten ger en bild av att det finns en efterfrågan för. Arbetsgruppen som jobbar med Level Up! kommer därför att verka för att det arrangeras fler utbildningar i just arrangörskap. Grunden för nya samarbeten ligger i att föreningar och lajvaktörer har möjlighet att träffas. Att upprätta ännu flera nya mötesplatser, egna facebookgrupper eller konferenser är troligen inte det behov som gett upphov till skrivningen i verksamhetsplanen. I samtal runt skrivningen som infördes i verksamhetsplanen har man bland annat framfört att det handlar om alla de lajv som arrangeras utan Sverok och att fler lajvarrangörer behöver få information om nyttan av att gå med i Sverok. Detta var den huvudsakliga anledningen till att den nya skrivelsen togs fram. Med anledning av medlemsrekryteringsprojektet anser styrelsen att frågan om att informera om Sveroks verksamhet och möjligheten att starta förening kan anses genomförd. Vad gäller mötesplatser och diskussionsforum anser styrelsen att de konferenser och grupper där hobbyn idag diskuterar kan anses tillräckliga. Här anser vi utifrån de prioriteringar som framkommer i enkäten att de arrangörsutbildningar som finns inom ramen för Level Up! bör prioriteras för att möta lajvhobbyns behov, och att detta kan skickas med till arbetsgruppen för Level Up! SVEROKS WEBBNÄRVARO Mål ur verksamhetsplanen: E1: Göra en översyn av struktur, utseende och plattformar för Sveroks hemsidor ( wiki.sverok.se, forum.sverok.se och hitta.sverok.se). Syftet är att skapa en tydligare struktur, tillgängliggöra den information som finns och skapa en tydligare koppling mellan de olika sidorna Förbundet har under året initierat ett arbete med att flytta till en ny och mer modern driftsmiljö. Målet är att skapa en billigare och mer lättadministrerad teknisk IT-miljö. I samband med detta kommer även vissa applikationer att bytas ut. Ansvariga inom styrelsen har därför bedömt att det är bättre att vänta med översynen tills systemen är flyttade och applikationerna bytta. Medlen har reserverats så att arbetet kan genomföras under Mål ur verksamhetsplanen: E2: Utveckla innehållet i Sveroks digitala kunskapsbanker ( wiki.sverok.se, hitta.sverok.se och bilder.sverok.se). Innehållet ska bli mer tillgängligt, kompletteras med mer verksamhetsinriktat material etc. I valet av bilder och utformningen av texter ska hänsyn tas till mångfaldsperspektivet. Förbundet har under året fortlöpande arbetat med innehållet i de digitala kunskapsbankerna. Ett fokus har varit att genomföra en genomgripande gallring och omstrukturering för att göra det lättare att hitta aktuellt material. I samband med att 83(124)

84 applikationerna byts ut för wikin och bildbanken kommer vi att gå igenom innehållet i tjänsterna. Texter och bilder på webbsidan uppdateras löpande utifrån de åtgärder som kommit fram i arbetet med likabehandlingsplanen. ORGANISERING PÅ REGIONAL NIVÅ Mål ur verksamhetsplanen: F1: Sverok ska ha regionala konsulenter på minst tre platser i landet. Konsulenterna har sin verksamhet på regional nivå och arbetsleds från central nivå Tre regionala föreningskonsulenter har anställs i början på hösten De är placerade i Malmö, Stockholm och Umeå. Konsulenterna är anställda på förbundsnivå och deras arbete samordnas av föreningsutvecklaren på förbundskansliet. Under arbetet med distriktsutredningen framkom att föreningskonsulenterna har en viktig roll att fylla i arbetet med att utveckla distrikten. Förbundet ser mycket hoppfullt på att Sverok äntligen har tre föreningskonsulenter på plats. De kommer att spela en stor roll för att öka vi-känslan inom förbundet, stärka distrikt och föreningar och synliggöra förbundet bland barn och unga lokalt. De kommer också vara en aktiv del i det externa arbetet på regional nivå, genom dialoger med bland annat kommuner, landsting och andra ideella organisationer. Mål ur verksamhetsplanen: F2: Till nästa års riksmöte presentera ett stadgeförslag där distriktens roll i förbundet tydligt definieras. Under året har Distriktsutredningen genomfört ett antal arbetsmöten, bl.a. en workshop med distriktsstyrelserna, ett heldagsmöte med företrädare för distrikten och särskilt inbjudna och ytterligare en workshop med distriktsstyrelserna i samband med Vårslaget i maj Utredningen har också haft löpande kontakt med styrelsen och förbundskansliet. Intresset för utredningen har varit stort och många bra förslag har kommit fram under arbetets gång. Utredningen presenterades för förbundsstyrelsen på styrelsemötet i augusti 2014 och styrelsens beslutade att dels lägga fram en motion med förslag till ändringar i Sveroks stadgar, dels lyfta vissa förslag i verksamhetsplanen för FÖRBUNDET Ur verksamhetsplanen: Under året ska förbundet fortsatt prioritera frågor kring utåtriktat arbete och samarbeten, externfinansiering och mångfald. Vi fortsätter att satsa på intern och extern kommunikation. Externt vill vi lyfta fram Sverok som ett starkt riksförbund som verkar på nationell nivå för en stark och levande spelhobby. Viktiga delmoment är en tydlig profil och ett brett kontaktnät bland beslutsfattare och tjänstemän, inom den ideella sektorn, i kommunerna och i media. Förbundet har under året fortsatt det utåtriktade arbetet. Arbetet har genomförts tillsammans med samarbetspartners; medlemsföreningar, distrikt och andra förbund och föreningar. Arbetet har fokuserat på att lyfta fram spelhobbyn som positiv fritidssysla, 84(124)

85 föreningarna som grogrunder för ungas demokratiska utveckling och betydelsen av insatser för mångfald på många olika plan. UTÅTRIKTAT ARBETE OCH SAMARBETEN Mål ur verksamhetsplanen: G1: Vara en aktiv medlem och part i våra samarbetsorgan och gemensamma satsningar. Prioriterade områden är den ungdomspolitiska propositionen, Europarådets kampanj No hate speechmovement samt årets europeiska konferens om amatörkultur. Förbundet har under året varit aktivt engagerade i Partsgemensamt forum, Ungdomspolitiska rådet samt i styrelserna för ax - Amatörkulturens samrådsgrupp, Civos, LSU och Föreningen VoteIT. En aktiv medverkan i dessa forum innebär en möjlighet att påverka för förbundet viktiga beslut som t.ex. bidragsnivåer, regelverk och lagstiftning Förbundet har under året engagerat sig i arbetet med den ungdomspolitska propositionen. Genom projekt Respect All, Compete! medverkar Sverok i No hate speech-movement. Under Amateos årskonferens, som lockade deltagare från ett stort antal europeiska länder, kunde ax redogöra för verksaheten i sina medlemsförbund bland vilka Sverok ingår. Förbundet har under året byggt upp nya samarbeten, bl.a. kring gemensamma projekt, med bl.a. Sveriges Elevråd SVEA och Statens medieråd. Mål ur verksamhetsplanen: G2: Medverka i minst tre nationella möten där politiker, beslutsfattare, högre tjänstemän och/eller media finns med och få in minst tre debattartiklar i nationella eller regionala nyhetskanaler Sverok har under året medverkat i politikerveckan i Almedalen där förbundssekreteraren bl.a. talade om arrangörsskap och framtiden för evenemang och event. Förbundsordföranden har löpande under året träffa beslutsfattare från regeringskansliet bl.a. inom ramen för Partsgemensamt forum. Under 2014 genomfördes även satsningen Spelkultur och feminism under den feministiska festivalen Nordiskt Forum där Sverok tillsammans med Spelkultur i Skåne och Studiefrämjandet satte fokus jämställdhetsfrågor inom spelhobbyn. När det gäller medianärvaro har Sverok, tillsammans med sina distrikt och medlemsföreningar, under året omnämnts i cirka 145 tidningsartiklar, radio- eller TVprogram. Det har gällt allt från specifika händelser i lokalpressen (till exempel konvent, lajv, LAN med mera) till kommunal påverkan och spelkulturdebatter. Under hösten har även det nystartade projektet Compete All Respect fått mycket medieuppmärksamhet. Sverok har även deltagit med en debatterande medienärvaro, bland annat med två debattartiklar ) samt en rapport om unga HBTQ-spelares villkor i onlinespel, som i sin tur ledde till en omfattande debatt i traditionell media och i spelmedia. Debattartiklarna gällde vikten av nyktra mötesplatser (samskriven med UNF) samt LSUs rapport Fritidens prislapp, som lyfter upp ojämlikheten i bidragsfördelningen mellan olika typer av föreningar som riktar sig mot ungdomar. 85(124)

86 Vi deltog även i en webbsänd debatt på Aftonbladet TV då Förbundsordförande debatterade mot Tomas Tobé efter hans uttalande om spel som orsaken till skolans sjunkande resultat i PISA-undersökningen, samt i en debatt om ideella krafter och festivaldöden under Almedalsveckan då Förbundssekreterare representerade Sverok. Mål ur verksamhetsplanen: G3: Genomföra en utredning gällande vilket intresse och vilka förutsättningar som finns för samarbete över nations gränserna på föreningsnivå. I utredningen ska även undersökas vilka externa medel som finns för föreningar att söka rörande internationella samarbeten Frågan har lyfts fram i kansliets kontakter med föreningarna och, till viss del, inom ramen för distriktsutredningen. En sammanställning av vilka externa medel som finns att söka inom EU finns på förbundets hemsida. DEMOKRATI, MÅNGFALD OCH INFLYTANDE Mål ur verksamhetsplanen: H1: Påbörja arbetet med att implementera den likabehandlingsplan som var ett resultat i projekt NAB I i den löpande verksamheten. Arbetet ska löpande avrapporteras på årets styrelsemöten Arbetet med likabehandlingsplanen är färdigställt. Tankarna som förs fram i likabehandlingsplanen genomsyrar förbundets arbete och har blivit en alltmer naturlig del av oss. Styrelsen vill lyfta fram att arbetet kring likabehandling och mångfald är ett löpande arbete och även om likabehandlingsplanen är fastställd så är det nu det långsiktiga arbetet med att implementera den och låta den genomsyra hela förbundet börjar. Mål ur verksamhetsplanen: H2: Slutföra utredningen kring framtida former för Riksmötet (omfattar bland annat demokratisk uppbyggnad, representativitet, tillgänglighet samt praktiska aspekter) I februari genomfördes en workshop kring formerna för framtida Riksmöten. Workshopen var välbesökt och många intressanta förslag kom fram. Projektet avrapporterades på styrelsemötet i mars 2014 (se Baserat på utredningen har styrelsen påbörjat ett internt arbete kring möjliga konkreta förändringar av Riksmötet. Arbetet kan däremot inte anses färdigt under kommer att fortsätta under EXTERN FINANSIERING Mål ur verksamhetsplanen: I1: Den externa finansieringen ska motsvara minst 20 % av de totala intäkterna Ambitionsnivån har varit fortsatt hög när det gäller att bredda finansiering för förbundet. Sverok har idag ett antal olika intäktskällor förutom statsbidraget, t.ex. projektansökningar, sponsring och försäljning av administrativa tjänster till distrikt, föreningar, andra förbund och Sverok Admin. Under 2013 uppnådde vi en extern finansiering på ca 14% av statsbidragen och det kändes naturligt att höja ambitionsnivån inför (124)

87 När finansieringen av Svenska e-sportcupen 2014 inte kunde säkras trots omfattande insatser och förhandlingar försvann motsvarande ca 10 procentenheter av den externa finansieringen. Den externa finansiering för år 2014 uppgick ändå till ca 1,7 Mkr (ca 15 % av statsbidragen). ÖVRIGA UPPDRAG M.M. Utöver de mål som finns i verksamhetsplanen för 2014 fattade Riksmötet beslut i ett antal andra frågor. Förbundsstyrelsen har valt att göra en avrapportera även dessa frågor här. PROJEKT "HEJ, KOMMUNEN!" Under året har projekten "Hej, kommunen!" (som genomfördes tillsammans med Vi Unga) och "Inflytande 2.0" slutförts och avrapporterats till Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor. Medlemsföreningarna har under året blivit mer aktiva i att söka kontakt med sin kommun. Ett exempel är att föreningar deltog på de remisskonferenser som arrangerades av Lunds kommun i samband med att kommunen skulle ändra sina bidragsregler. NÖRD PÅ PRIDE Årets Nörd på Pride hade ett särskilt fokus på spelkultur och feminism och innebar medverkan i både Stockholm Pride 2014 och Regnbågsfestivalen i Malmö. Totalt nådde vi ca 500 deltagare och arrangörer under de 18 arrangemang som genomfördes. Våra ekipage sågs av totalt ca åskådare. VUXNAS ROLL I FÖRBUNDET Förbundet har under året tittat närmare på hur Sverok hanterar vuxna (medlemmar äldre än 26 år) och hur förbundet ska kunna jobba för att kompetens och långvarigt engagemang ska kunna tas till vara på. En undersökning kring vilken roll vuxna ville och kan ha i förbundet samt hur de upplever att vi är ett förbund som finansieras via ungdomsmedel genomfördes. Förbundstyrelsen kom fram till att vi inte skulle genomföra några större satsningar utan istället stödja de initiativ som redan är på gång och kan tänkas uppkomma inom förbundet. Implementeringen av avdelningar som ett sätt att organisera sig har även möjliggjort för medlemmar att organisera sig inom olika föreningar men med gemensam plattform. AG KULTURRÅDET AG Kulturråd tillsattes av Riksmötet Gruppens uppdrag är att undersöka och stärka Sveroks plats som en aktiv aktör inom kultursektorn. Arbetet har under året bedrivits genom att två skypemöten och en arbetshelg hållits. Totalt har åtta personer varit aktiva i kulturrådet under året. På det första mötet diskuterades hur gruppen utifrån uppdraget definierade spelkulturen och Sveroks roll. Punkterna som togs upp var bl.a kultur kontra sport, en gemensam strategi för att lyfta spel som kulturform och utåtriktat arbete. På det andra mötet fokuserade gruppen på hur punkterna från förra mötet kan omvandlas till praktik. En hisspitch som sammanfattar synen på begreppet spelkultur är "Spelkultur är ett samlingsbegrepp som beskriver estetiska uttryck och upplevelser kopplade till spel och spelande. Spelkultur bygger på utövares frivilliga och aktiva deltagande. Det kulturella värdet i spelkulturens processer bedöms av utövarna själva." 87(124)

88 Gruppen bör även under 2015 fungera som en tankesmedja inom kulturområdet för förbundet. Gruppen ska sträva efter att fånga alla perspektiv och verksamhetsgrenar. AG IDROTTSRÅDET Idrottsrådet har identifierat och uppvaktat ett antal nyckelpersoner i olika tävlingsinriktade spel, men i skrivande stund inte fått till en träff med alla dessa. Utöver det har kontakter tagits med externa aktörer och studiebesök gjorts på tävlingsinriktat spel utanför Sverok. 88(124)

89 30. DISKUSSION: SVEROKS SYFTE INNEHÅLLSFÖRTECKNING Innehållsförteckning Inledning Bakgrund Diskussion Problemet Primära frågeställningar INLEDNING BAKGRUND I ljus av diskussionerna kring huruvida fantastik passade in som verksamhetsgren inom Sverok, samt omröstningen om att starta en syftesutredning på senaste riksmötet (vilket en klar majoritet röstade för men som föll på grund av att det var en övrig fråga där det krävdes 2/3 majoritet), finner jag att frågan kring vad Sveroks syfte skall vara väldigt aktuell och viktig för framtiden. Viktigt att poängtera är att diskussionsunderlaget inte handlar om fantastik, utan om syftet i sin helhet. DISKUSSION PROBLEMET Syftesparagrafen i dess nuvarande form står som följer: 3 Förbundets syfte är att genom demokratiskt organiserad kultur- och fritidsverksamhet främja spelhobbyn. Syftesparagrafen försöker förmedla en bild över vad Sverok som förbund skall ägna sig åt att främja spelhobbyn. Vad innefattar då spelhobbyn? Ingen klar definition finnes, och då får man per automatik mer möjligheter att skapa sina egna tolkningar. Bland annat brädspel, kortspel och rollspel ses av de flesta som självklara delar av spelhobbyn, men när man börjar närma sig exempelvis japansk populärkultur eller fantastik kan följande frågeställning dyka upp: Hör det här verkligen hemma inom spelhobbyn? Problemet med den nuvarande syftesparagrafen är att den gör dagens Sverok svårdefinierad. Ifall någon som aldrig hört talas om Sverok skulle fråga vad Sverok sysslar med, vad skall man svara? Att Sverok syftar till att främja spelhobbyn är inte ett heltäckande svar då vi har så pass många stora verksamhetsgrenar som man vid första tanke inte relaterar till spelhobbyn. Vad har anime att göra med spel? Vad har en bokcirkel om Jules Vernes Journey to the Center of the Earth att göra med spel? Vad har cosplay att göra med spel? Det mesta går att motivera till varför det kan platsa inom 89(124)

90 spelhobbyn, men det är både onödigt och komplicerat att behöva göra tiominutersutlägg för att besvara en så pass simpel fråga som Vad sysslar Sverok med?. Samtidigt får man en till konsekvens av att diverse verksamhetsgrener inte ses ha en självklar plats inom spelhobbyn, och den konsekvensen är att dessa verksamhetsgrener hamnar ur fokus och inte prioriteras lika stort som resten av Sveroks verksamhetsgrenar. Man kan se på Sveroks mångfald som en styrka då ungdomar får större möjligheter till att engagera sig på sina egna villkor, men om Sverok skall satsa på att vara ett brett förbund som ger plats för många olika verksamhetsgrenar som vid en första anblick kanske inte har en direkt relation till spelhobbyn så skall detta även återspeglas i syftet. När ens en liten tanke dyker upp som frågar Passar det här ihop med vårt syfte?, så är det nog dags att ta sig en funderare kring om vårt nuvarande syfte passar ihop med det Sverok vi vill se. Frågeställningarna syftar till att starta en diskussion kring vad exakt det är Sverok skall fokusera på, hur syftesparagrafen är uppbyggd samt hur vi eventuellt skall kunna arbeta vidare med frågan. Det är frågor med många svar, så förslagsvis borde ni ha läst på och förberett er på diskussion. FRÅGOR ATT TA MED SIG TILL DISKUSSIONEN: Skall Sverok satsa på att vara ett mångfacetterad förbund med en bred spridning av verksamhetsgrenar som fångar upp det mesta i nördväg, eller satsa på att vara ett mer fokuserat förbund där man lägger krutet på att utveckla och främja de verksamhetsgrenar som redan ser ha en självklar plats inom spelhobbyn? Är det meningen att det är Sverok som skall försöka definiera ordet spelhobbyn (och då på vilka sätt?), och att vi skall verka för att de verksamhetsgrenar som är accepterade inom Sverok ska ses ha en klar plats inom spelhobbyn? Hur skall syftesparagrafen vara formulerad? Skall vi ha en bred lydelse som ger rum för tolkningar eller en mer åtstramad formulering som är klarare definierad? PRIMÄRA FRÅGESTÄLLNINGAR Upplever vi att den nuvarande syftesparagrafen beskriver förbundet på ett bra sätt? Vad finns det för alternativ till vår nuvarande syftesformulering, och vilka effekter kan det få om man ändrar? Finns det behov av att tillsätta en syftesutredning där man går på djupet och undersöker vad syftet skall vara, i samråd med medlemmar och distrikt? 90(124)

91 31. BESLUT: MEDLEMSVÄRVNING 2015 HANDLINGAR Projektplan för medlemsrekrytering 2015 MÖTET BESLUTADE ATT 1... projektet även ska bära med sig ett fokus på cosplay projektet även ska ta fram material för att rekrytera avdelningar rekryteringsmålen för skolföreningarna ökas med 40 till totalt 55 stycken fastställa Projektplan för medlemsrekrytering (124)

92 PROJEKTPLAN FÖR MEDLEMSREKRYTERING 2015 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Bakgrund och syfte Mål Omfattningar och begränsningar Leveranser Personer Aktivitetsplan och målgrupper Målgrupp Aktiviteter Kostnader Förutsättningar och risker Styrning och uppföljning BAKGRUND OCH SYFTE Sverok har en stor medlemsbas, men når långt ifrån alla som har de intressen som förbundet organiserar. Vi har också under de senaste åren haft vikande medlemssiffror, något ett samlat grepp och ett aktivt arbete med vår rekrytering är menat att vända. Vi vill nå ut till de unga som befinner sig i våra målgrupper men som antingen ännu inte känner till oss eller som inte fått frågan Vill du gå med? samt Vill du starta en förening?. Vårt mål ska alltid vara att nå barn och unga direkt. Ett lyckat genomförande kommer innebära en stärkt medlemsbas, vilket ökar Sveroks möjligheter att påverka, både sett till en ekonomisk och politisk sfär. MÅL Målen för medlemsrekryteringen 2015 fastslås i verksamhetsplanen: MEDLEMSREKRYTERING A1: Genomföra medlemsrekryteringskampanj A2: Ha minst 1400 föreningar 2015 A3: Ha minst medlemmar 2015 A4: Andelen barn- och ungdomsmedlemmar ska uppgå till minst 85% Målbilden för medlemsrekryteringsprojektet ska motsvara följande: Genomföra en enhetlig medlemsrekryteringskampanj som: o Uppmuntrar rekrytering och lägger grunden för rekrytering som ett tankesätt internt i förbund, distrikt och föreningar. 92(124)

93 o Regelbundet under året gör insatser för att rekrytera föreningar externt, hos utvalda målgrupper. Genomföra aktiviteter som leder till att minst 70 nya föreningar skapas under året (och att det resultatet kan verifieras genom direkt härledning till insatserna). Avsätta 20 % av de ekonomiska resurserna i projektet för att skapa förutsättningar för föreningar att rekrytera nya medlemmar Att alla aktiviteter som genomförs i projektet ska rikta sig till målgrupper som gör att andelen barn- och ungdomsmedlemmar ökar. OMFATTNINGAR OCH BEGRÄNSNINGAR Erfarenheter från medlemsrekryteringen under 2014 visar att en av de viktigaste omfattnings- och begränsningsfrågorna är den som avgör skillnaden mellan insatser som kan beskrivas som PR och marknadsföring, och de insatser som faller under ren rekrytering. Omfattningen av projektet är därmed främst rekrytering, där insatserna ska ha mätbara mål och möjlighet att utvärdera resultaten baserat på deras rekryteringseffektvitet. Insatser som kategoriseras som PR och marknadsföring men som har en så pass stark anknytning till medlemsrekrytering att de bedöms som relevanta i projektet kan också finnas med, men noteras under en egen rubrik. De ska också ha tydliga mål, även om de inte är mätbara på samma sätt som rekryteringsinsatserna. Det är viktigt att notera att medlemsrekryteringen är något som bör genomsyra hela organisationen för att uppnå bästa resultat. Därmed är det inte bra att lägga hela måluppfyllnaden för medlemsrekryteringen i verksamhetsplanen på ett enskilt projekt, utan att målen för aktiviteterna i projektet har reflekterats över och känns realistiska sett till den tid och de ekonomiska medel som är avsatta. Förra årets målgrupp inom rekryteringsprojektet var baserad på ålder (se Projektplan för medlems- och föreningsrekrytering 2014), för att nå unga i en omställningsfas. Förutom vid vissa särskilda insatser (onlinereklam med många valkriterier) var det svårt att uppfylla det och målgruppen blev istället väldigt bred. I år utformas projektet istället från tre målgruppsrepresentatner, för att på så sätt kunna välja aktiviteter med ett tydligare fokus. Se Aktivitetsplan och målgrupper. LEVERANSER För att projektet ska kunna fortgå på bästa sätt bör vissa leveranser ske. Dessa noteras vid enskilda insatser under i Aktivitetsplan och målgrupper. 93(124)

94 PERSONER Projektets beställare är Alexander Hallberg, förbundsordförande, och Jenny Petersson, kanslichef, som också kommer att finnas till förfogande i en rådgivande instans för Sveroks kommunikatör (fram till juni innebär det Malin Österman, efter juni är det Nicholas Ranégie som tar över ansvaret under sin period som vikarie). Vid behov och samarbeten kommer kansliets personal att delta, samt Sveroks medlemmar och ideellt engagerade. AKTIVITETSPLAN OCH MÅLGRUPPER Denna plan är medvetet utformad för att vara övergripande, med större aktiviteter och insatser i fokus. Dessa kan brytas ned och detaljplaneras, men det bör då ske separat. Varje aktivitet ska ha ett uppskattat rekryteringsmål. Hur varje insats uppfyller sitt mål kan du följa i dokumentet Löpande utvärdering av medlemsrekryteringen MÅLGRUPP Dessa målgruppsbeskrivningar är till för att skapa tydligare målgrupper, och en bild av platserna som de befinner sig på (mentalt och konkret), för att på så sätt underlätta i rekryteringsinsatserna. 1. Amanda, 17 år, går på gymnasiet. Trygg i sin nördighet, älskar Harry Potter, Hunger Games och Frozen. Nås främst via skolan, sitt engagemang online i nördiga nätverk och sajter och via bibliotek. 2. Faroud, 14 år, går på högstadiet. Spelar FIFA/NHL/Madden/CS. Är sportintresserad. Nås främst via sitt häng på olika sajter och forum som relaterar till sitt sportspelintresse, Fragbite, fritidsgården. 3. Björn, 20 år, på väg in i arbetslivet och har redan ett föreningsengagemang som har falnat utöver åren. Nås via förbundsbrev och en del direkta utskick, även via specifika intressekategorier online. Alla dessa målgrupper kräver olika insatser, en del är nyrekrytering, andra behöver engageras för att återskapa ett föreningsintresse eller tändas till av nya entusiastiska medlemmar. Målgrupperna kan prioriteras olika vid olika tillfällen, men huvudsakligen är målgrupp 1 och 2 i fokus under rekryteringen. En målgruppsbleed kommer även att förekomma, då vi når människor som ligger utanför dessa, men med en tydlig bild av vilka vi vill nå kan vi skapa mer effektiva insatser. 94(124)

95 AKTIVITETER REKRYTERINGSFOKUS MED MÄTBARA MÅL Genomför reklamkampanjer online baserade på spelhobbygrenar. Detta via Facebook, Youtube och Adwords för att skräddarsy målgruppen. Även köpt reklamutrymme på sajter som passar de utvalda målgrupperna. Rekryteringsmål: 30 föreningar Arbeta bredare med distribution av Starta föreningsboxar. Rekryteringsmål: 15 föreningar (Notera att uppföljning här kan göras via starta.sverok.se om det alternativet kan läggas in som möjlighet när vi frågar hur de fick information om Sverok, eller i välkomstsamtalet. Det kan också följas upp i medlemsundersökningen som går ut under hösten och så kan vi extrapolera från det resultatet.) Insatser på skolor, för att starta skolföreningar. Rekryteringsmål: 15 föreningar Insatser på fritidsgårdar Rekryteringsmål: 10 föreningar PR- & MARKNADSFÖRINGSFOKUS Fotografera alla hobbygrenar i förbundet professionellt för att ha tillgång till attraktiva och uppdaterade bilder i rekryteringskampanjen. NB! Denna aktivitet är av leveransvikt för att andra insatser ska kunna genomföras. Utarbeta grafisk profil för rekryteringskampanjen, för att skapa bred igenkänning i reklam och informationsmaterial. Den grafiska profilen ska hylla nördigheten. NB! Denna aktivitet är av leveransvikt för att andra insatser ska kunna genomföras. Uppdatera marknadsföringshandboken och skicka ut till alla föreningar (lägga till avsnitt som fokuserar specifikt på rekrytering). Skapa inspirationsmaterial till föreningar och distrikt (i form av kortlek) 52 idéer för rekrytering. Ta fram korta och engagerande videofilmer baserade på marknadsföringshandboken som visar hur föreningar och distrikt kan arbeta med rekrytering. Visa på vad energin som nya medlemmar för med sig innebär. Lyfta Sverok, fantastik och spelkartan.se för Sveriges bibliotekarier och ge dem enkelt informationsmaterial att sprida själva. Anteckning KOSTNADER OCH TIDSÅTGÅNG Budgeten för projektet som helhet är av dessa är avsatta till arbetstid. 95(124)

96 FÖRUTSÄTTNINGAR OCH RISKER De främsta förutsättningarna för detta projekt är de ekonomiska och den tid som ansvarig har för genomförandet. Medlemsrekryteringen är ett prioriterat område för förbundet, men det är viktigt att notera att de som är inblandade i projektet har många ansvarsområden. För att minska risken att projektets genomförande och resultat inte når den prioriteringsgrad som är önskad föreslås därför korta månatliga uppföljningar (se Styrning och uppföljning). Det finns även en risk i att projektet byter huvudansvarig för genomförandet under året (detta på grund av ett föräldravikariat). Denna risk ska minskas genom en gedigen överlämning och en tydlig supportfunktion från beställare för den påklivande kommunikatören. Samt med regelbunden uppföljning där både framgångar och farhågor kan luftas. STYRNING OCH UPPFÖLJNING Projektet kommer främst att styras av Malin Österman och Nicholas Ranégie, men fortlöpande resultat kommer att granskas och utvärderas även av Jenny Petersson och Alexander Hallberg. För att kunna följa upp gynnsamma och ogynnsamma resultat föreslås en löpande uppföljning med korta möten varje månad. Innan de första insatserna påbörjas bör ett löpande uppföljningsschema upprättas, t ex ett exceldokument där enskilda insatser noteras samt deras resultat. En större uppföljning bör ske i slutet av sommaren, för att se om några insatser behöver modifieras inför hösten. En avslutande och mer omfattande utvärdering ska ske i slutet av För totala siffror kan en tilläggsuppföljning ske i september 2016 då den allra sista statistiken för 2015 är rapporterad och officiell. 96(124)

97 32. BESLUT: PROJEKTPLAN FÖR UPPFÖRANDEKOD HANDLINGAR Beslutsunderlag: Projektplan för uppförandekod MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa projektplanen. 97(124)

98 BESLUTSUNDERLAG: PROJEKTPLAN FÖR UPPFÖRANDEKOD Det finns en starkt stöd från medlemmar att Sverok går in och aktivt agerar när personer som är medlemmar i förbundets lajvföreningar uppför sig illa mot andra medlemmar, vare sig det är med farligt hanterande av boffervapen, sexism, rasism, kränkande beteenden eller sexuella övergrepp. Jag anser att Sverok bör uppmuntra sina lajvföreningar att själva ta fram en värdegrund eller uppförandekod som kan användas för att hantera medlemmar i föreningarna som inte sköter sig och skapar otrygghet gentemot andra deltagare. På sikt bör det också tas fram en slags rättvisemärkning från Sverok som lajvföreningar kan få för att de har jobbat aktivt med att motverka diskrimineringar och övertramp i hobbyn. Jag anser också att det är bra om Sverok på de sätt som är görbart, hjälper till att stötta de arrangemang och initiativ som startas i lajvsverige för att hantera övertramp och övergrepp. Bakgrund -Medlemsförslag till styrelsen om att Sverok borde tillhandahålla ett konkret verktyg till lajvföreningar för att upprätta en uppförandekod. Uppförandekoden bör enligt mailet innefatta hur man hanterar spelare som utsätter andra spelare för fara, vare sig det gäller farligt hanterande av boffervapen, rasism och sexism. -Syfte Hjälpa och stötta lajvföreningar att motverka diskriminering och kränkande beteenden genom att skapa egna värdegrunder och policys. För att få föreningar att vilja fortsätta arbeta med detta kontinuerligt så ska Sverok tillhandahålla en rättvisemärkning för de lajvföreningar som visat att de arbetat med att skapa en tryggare miljö för sina medlemmar. - Övrigt *Exempel på värdegrund från föreningen Krigshjärtan: SP0dqzHjHYE4F_fSDaaAWIWNOQWwtx5QI9Em2SI4/edit *Exempel på mångfaldspolicy från föreningen Krigshjärtan: SP0dqzHjHYE4F_fSDaaAWIWNOQWwtx5QI9Em2SI4/edit *Exempel på hanteringsplan från föreningen Krigshjärtan: 98(124)

99 9o6PDZMWwYLYiecF2bDWThZWOqebw/edit JAG YRKAR PÅ ATT SVEROK SOM PROJEKTPLAN SKA Skapa en kort checklista på vad lajvarrangörer bör tänka för att skapa ett tryggt arrangemang som ska göras tillgängliga för alla föreningar. Häri kan till exempel saker ingå såsom trygga sovplatser och trygghetsvärdar till att påminna om att se till att ha tillgängliga telefonnummer till polis och hjälpjourer. Arbeta för att uppmuntra alla lajvföreningar till att ha en nedskriven värdegrund som tydliggör vad föreningen står för, hur man arbetar gentemot sina medlemmar och som trycker på ett kontinuerligt arbete. Detta genom att tillhandahålla exempel på hur en sådan kan se ut på hemsidan samt ge förslag på hur en arbetsprocess för att ta fram denna kan se ut. Arbeta för att uppmuntra alla lajvföreningar till att ha mångfaldspolicy där det tydligt står hur föreningen ska arbeta för inkludering i föreningen, hur man visar detta utåt och en tydlig lista på diskriminering som föreningen inte tillåter. Detta genom att tilhandahålla exempel på hur en sådan kan se ut på hemsidan samt ge förslag på hur en arbetsprocess för att ta fram denna kan se ut. Arbeta för att uppmuntra alla lajvföreningar till att ha en hanteringsplan av hur man ska hantera personer som bryter mot värdegrund och mångfaldspolicy. Detta genom att tillhandahålla exempel på hur en sådan kan se ut på hemsidan samt ge förslag på hur en arbetsprocess för att ta fram dessa kan se ut. Arbeta för att stötta de initiativ som startas i lajvsverige för att motverka övergrepp genom att fungera som stöd samt hjälpa till att sprida information i våra internetkanaler som facebook och twitter. Ta fram en slags rättvisestämpel för Sveroks lajvföreningar som dessa kan söka om att få ha på sin hemsida. För att en förening ska få denna krävs det att föreningen har en värdegrund/mångdfaldspolicy som är tydligt annonserad på hemsida/facebookgrupp samt att föreningen har en genomtänkt hanteringsplan för hur man ska hantera personer som skapar otrygghet bland andra medlemmar. 99(124)

100 33. BESLUT: SVEROK OCH FOLKBILDNINGEN HANDLINGAR Plan för Sverok och folkbildningen 2015 MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa Plan för Sverok och folkbildningen (124)

101 PLAN FÖR SVEROK OCH FOLKBILDNINGEN 2015 ÖVERGRIPANDE MÅL FÖR 2015 Utöka samarbetet med Studiefrämjandet för att knyta oss närmare varandra. Båda hjälper till att sprida varandras agenda mer. ÅTGÄRDER Ändra inställning från Vad kan Studiefrämjandet göra för oss? till Vad kan vi göra för Studiefrämjandet? Se över möjligheterna att dela på tjänster som blir hälften RFK hälften spelhandläggare Marknadsföra möjligheterna med studiefrämjandet mer mot medlemmar och vara mer aktiva i ökandet av antalet studiecirklar. Anpassa Level Up mer efter Studiefrämjandets upplägg, exempelvis göra om ledarskapsutbildningen till en L1a. Alla insatser inom ramen för Level Up ska göras i samverkan med Studiefrämjandet. Involvera oss i fortbildningen av spelhandläggare. Fortbilda våra regionala föreningskonsulenter kring folkbildning i stort och studiefrämjandet i synnerhet. Agera tillsammans med Studiefrämjandet för att påverka för att spelkultur ska klassas som kultur. 101(124)

102 34. BESLUT: POLICY PERSONUPPGIFTER HANDLINGAR Policy: Personuppgifter MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa Policy: Personuppgifter 102(124)

103 POLICY: PERSONUPPGIFTER Tidigare version: SYFTE Sverok är personuppgiftsansvarigt för föreningarnas kontaktuppgifter, personuppgifter för medlemmar i föreningarna, personuppgifter till aktiva inom förbundet. Styrdokumentet reglerar hur vi hanterar de uppgifterna. PERSONUPPGIFTSOMBUD Sverok har ett personuppgiftsombud vilket innebär att alla databehandlingar inte behöver meddelas till Datainspektionen. ARBETSGRUPP Arbetsgrupp i förbundet kan utse personer att få tillgång till personuppgifter i ebas. Dessa personer ska genomgå av förbundet godkänd utbildning i personuppgiftslagen. Förbundet ska anordna sådan utbildning. De får då, efter påskrift av avtal, personlig arbetsgruppsinlogg i ebas. Tillgången ska bekräftas årligen av arbetsgruppen. Arbetsgruppen ska anmäla alla användningsområden och databehandlingar till förbundets personuppgiftsansvarig. DISTRIKT Distrikt kan utse personer att få tillgång till personuppgifter i ebas. Dessa personer ska genomgå av förbundet godkänd utbildning i personuppgiftslagen. Förbundet ska anordna sådan utbildning. De får då, efter påskrift av avtal, personlig distriktsinlogg i ebas. Tillgången ska bekräftas årligen av distriktet. När ett distrikt på detta sätt får tillgång till personuppgifter blir distriktet personuppgiftsansvarigt. Distrikten får tillgång till personuppgifter enligt följande: Tillgång till statistik baserat på tillgängliga medlemsuppgifter från föreningarna i digitalt format genom ebas med tillåtelse att använda efter behov. Tillgång till kontaktuppgifter till föreningarnas kontaktpersoner i digitalt format genom ebas med tillåtelse att använda dessa till att kontakta föreningarna. Tillgång till distriktets föreningsmedlemmars kontaktuppgifter i pappersformat i den omfattnings som krävs för att söka landstingsbidrag och enbart i syfte att göra detta. FÖRENING En förening är personuppgiftsansvarig för föreningens personuppgifter. Föreningar kan ges kontaktuppgifter till andra föreningar, men inte till andra föreningars medlemmar. 103(124)

104 TREDJE MAN Företag ska, om inget annat anges i detta dokument, inte ges tillgång till kontaktuppgifter till föreningar eller till föreningars medlemmar. Studieförbund kan ges tillgång till kontaktuppgifter till föreningar men inte till föreningarnas medlemmar. De ska få skriftlig information om vad de får använda uppgifterna till. Myndigheter kan få tillgång till personuppgifter om föreningarna under förutsättning att dessa inte blir offentliga handlingar. Företag eller organisation som utför uppdrag som innefattar behandling av personuppgifter åt personuppgiftsansvarig organisation är personuppgiftsbiträde. Exempel på sådana är tryckeri. Innan personuppgiftsbiträde ges tillgång till kontaktuppgifterna till föreningarna eller föreningarnas medlemmar ska avtal som anger hur uppgifterna får användas tecknas. Massmedia ska inte ges tillgång till kontaktuppgifter till föreningar eller till föreningarnas medlemmar. Potentiella medlemmar som söker förening ska ges tillgång till kontaktuppgifter till föreningar som motsvarar deras intressen. 104(124)

105 35. BESLUT: UTSKICKSPOLICY HANDLINGAR Utskickpolicy MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa Utskickspolicy 105(124)

106 UTSKICKPOLICY Tidigare version: SYFTE Styrdokumentet reglerar när och på vilket sätt förbundet kan göra utskick till sina medlemmar. Viktigt att tänka på är att utskick inte bara kan förekomma i form av mail utan även på andra sätt och via andra kanalar. Styrdokumentet gäller även i dessa fall. MÅLGRUPPER Utskicken kan rikta sig till olika delar av Sverok. De kan till exempel gå till alla medlemmar i alla föreningar, förtroendevalda inom föreningar, förtroendevalda inom distrikten samt förtroendevalda inom förbundet. Vissa utskick kan gå till flera av dessa grupper alternativt ett urval, till exempel baserat på förening, geografiskt område, verksamhet. FREKVENS En övre gräns för antalet utskick är viktigt så att utskicken inte ses som något jobbigt utan som något givande och intressant. För många utskick är sällan bra. Däremot är det svårt att fastställa en exakt övre gräns för antal utskick. Det viktiga är att utskicken innehåller intressant och relevant information samt inte uppfattas som spam utifrån sitt innehåll. VALMÖJLIGHET Det kommer alltid att finnas medlemmar som inte har så stort intresse av information från förbundet. Därför måste möjligheten för föreningsmedlemmar att säga upp utskicken helt och hållet finnas (opt-out). Via till exempel Sveroks hemsida ska det även vara lätt att återaktivera utskicken. För förtroendevalda ska denna möjlighet inte finnas då den information som kan skickas kan vara viktig på ett annat sätt för personen i sin roll som förtroendevald. REKLAM I utskicken får det förekomma reklam, Sveroks reklampolicy reglerar detta i detalj. 106(124)

107 36. BESLUT: REKLAMPOLICY HANDLINGAR Reklampolicy MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa Reklampolicy. 107(124)

108 REKLAMPOLICY Tidigare version: SYFTE Styrdokumentet finns till för att beskriva hur vi ställer oss till reklam och när vi tillåter det. INTEGRITET Sverok måste hela tiden vara försiktiga med vad man säljer exponering till och det måste kännas relevant för medlemmarna. Vi ska inte erbjuda exponering till företag som strider mot våra styrdokument, stadgar, visioner eller strategi. Det bör även finnas en strategisk höjd som syftar till mer än att bara få in rena pengar till förbundet. MEDLEMMARS INTRESSE Sverok finns till för och av våra medlemmar och i denna fråga ska vi vara extra lyhörda. Sverok bör således med jämna mellanrum göra undersökningar bland medlemmar för att se hur medlemmarna ställer sig till olika typer av reklam. VÄRDERING OCH PRISSÄTTNING Sverok ska alltid ha en uppdaterad värdering av våra exponeringsmöjligheter tillgänglig för att avgöra vad det ska kosta för ett företag att få exponering via förbundet. Prissättning ska baseras på företagets storlek, koppling till Sverok, erbjudandets omfattning och form, exponeringstid, valda kanaler etc. Vi ska alltid sträva efter att båda parter gynnas likvärdigt. 108(124)

109 37. BESLUT: PROCESSPLAN FÖR DISTRIKTENS RIKTLINJER HANDLINGAR Processplan för distriktens riktlinjer MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa Processplan för distriktens riktlinjer 109(124)

110 PROCESSPLAN FÖR DISTRIKTENS RIKTLINJER INNEHÅLLSFÖRTECKNING Innehållsförteckning Bakgrund Syfte Processplan Steg 1 - Förarbete Steg 2 - Distriktsdialog Steg 3 - Sammanställning Steg 4 - Förbundsstyrelsedialog Steg 5 - Distriktsdialog samt fastställande av distriktens riktlinjer för kommande år Kommentarer BAKGRUND Beslutet att årligen fastställa riktlinjer för distrikten grundar sig i en av punkterna från Sveroks verksamhetsplan för 2015: G1: Distrikten ska årligen på höstens distriktskonferenser i samråd med Förbundsstyrelsen fastställa riktlinjer för distrikten som beskriver distriktens uppdrag under det kommande året. I riktlinjerna ska även finnas ett avsnitt som beskriver förbundets åtagande under perioden gentemot distrikten. Distriktens riktlinjer är ett steg i arbetet mot att ytterligare förtydliga distriktens roll i Sverok. SYFTE Denna processplan syftar till att bestämma hur, var och när distriktens riktlinjer ska fastställas. Målet med riktlinjerna är att de skall agera som en stöttepelare i arbetet för att på bästa sätt främja Sverok regionalt, samt ge distrikten möjlighet att tillsammans bestämma vad målen för kommande år skall vara, men samtidigt säkerställa distriktens självbestämmande. Ett sätt att se distriktens riktlinjer på är att de kan agera som ett mer övertäckande komplement till distriktens egna verksamhetsplan. PROCESSPLAN Processplanen består av 5 steg för att säkerställa att majoriteten av alla berörda parter får sitt att säga till om, samt så att riktlinjerna kontinuerligt revideras år efter år. STEG 1 - FÖRARBETE Januari - april Förarbetet handlar om att sammanställa det senaste årets bestämda riktlinjer, för att sedermera upprätta en enkät som skall skickas ut till alla Sveroks distrikt för besvarande fram tills två veckor 110(124)

111 före vårens distriktskonferens sker. Enkäten ska bestå av frågor med syfte att bidra till en vidareutveckling av riktlinjerna. Hur har arbetet gått än så länge? Vad har varit bra? Vad har varit dåligt? etc. Enkäten ska vara utskickad som senast den sista mars. Efter att tiden gått ut för besvarande av enkäten skall det skapas en halvårsrapport. Halvårsrapporten skall bestå av en sammanställning av de svar som kommit in, samt förslag på förbättringar, förtydliganden och dylikt. Halvårsrapporten skall vara klar som senast till distriktskonferensen i maj. STEG 2 - DISTRIKTSDIALOG Distriktskonferensen i maj Vid distriktskonferensen i maj sker en presentation av halvårsrapporten som efter kan diskuteras, samt att alla distrikt får en möjlighet att, i samråd med resterande personer i rummet, avge en mer nyanserad och ingående statusrapport om hur riktlinjerna fungerar för just dem. Det ges även rum för de som inte var delaktiga i enkäten att ge uttryck för sina åsikter. Feedback och förslag till ändringar noteras löpande. Sidnot för 2015: Under 2015 presenteras ingen halvårsrapport, utan det fokuseras istället på att få fram nya riktlinjer, med viss förankring i de tidigare riktlinjer som tagits fram för distrikten men som aldrig fastställdes officiellt. STEG 3 - SAMMANSTÄLLNING Juni - augusti Efter distriktskonferens slut sammanställs all feedback och tankar som givits under året, och ett förslag till riktlinjer för nästkommande år skapas utifrån föregående års riktlinjer. STEG 4 - FÖRBUNDSSTYRELSEDIALOG Förbundsstyrelsemötet i augusti Vid förbundsstyrelsemötet i augusti presenteras det påbörjade förslaget till riktlinjer, samt att det här ges en möjlighet för förbundsstyrelsen att diskutera vilka åtaganden de anser förbundsstyrelsen ska ha inför det kommande året, och om de håller med om distriktens förslag. STEG 5 - DISTRIKTSDIALOG II SAMT FASTSTÄLLANDE AV DISTRIKTENS RIKTLINJER FÖR KOMMANDE ÅR Distriktskonferensen i september Vid distriktskonferensen i september sker en presentation av förslaget för riktlinjer gällande kommande år, samt att det ges rum för diskussion och ett slutgiligt slipande av förslaget. Vid denna distriktskonferens fastställs riktlinjerna för nästkommande år. Om förslaget ej fastställs av löper de tidigare antagna riktlinjerna vidare, tills ett reviderat förslag tagits fram och fastställts. 111(124)

112 Det antagna förslaget för distriktets riktlinjer ska sedan föras in i Sveroks wikipedia där det sedan finns tillgängligt för allmän åtkomst. Distriktens riktlinjerna är inte bindande, men distrikten uppmuntras att följa dem. KOMMENTARER Processplanen är någorlunda kort och koncis, men ger nog med riktlinjer för att valfri person skall kunna arbeta fram distriktens riktlinjer i samråd med distrikt och riks. Tidsåtgången för hela processen varier beroende på hur intresserade distrikten är att medverka, samt hur mycket från föregående års riktlinjer skall revideras. 112(124)

113 38. BESLUT: RIKTLINJER FÖR NÄTVERK HANDLINGAR Riktlinjer för nätverk MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa Riktlinjer för nätverk 113(124)

114 RIKTLINJER FÖR NÄTVERK BAKGRUND Under riksmötet 2014 beslutades det att förbundet ska starta upp nätverk. Så här står det i verksamhetsberättelsen: D1: Förbundet ska driva minst fem nätverk för specifika intressegrupper inom förbundet som ska träffas fysiskt minst en gång under året. SYFTE Det finns mycket kompetens och erfarenheter inom förbundet som är värt att ta vara på. Genom att bedriva nätverk kan Sverok underlätta för föreningar och medlemmar att dela med sig av sina erfarenheter. ATT STARTA ETT NÄTVERK Om en eller flera medlemmar, föreningar eller distrikt har en idé på ett nätverk som dem vill driva kontaktar dem förbundet genom att fylla en anmälningsblankett som sedan behandlas av förbundet. Nätverkets syfte måste vara kopplat till Sveroks verksamhet. Nätverket ska vara öppet för alla, dock kan det i vissa fall förekomma nätverk som är separatistiska efter kön, ålder etc. om det hör ihop med syftet för nätverket. När nätverket har blivit registrerat sprids informationen om nätverket genom förbundets informationskanaler. OLIKA TYPER AV NÄTVERK Nätverket kan ha två olika utgångspunkter. Den ena är ett mentorsnätverk där det är tänkt att medlemmarna i nätverket kopplas ihop enligt modellen erfaren - nybörjare. Den andra modellen utgår från att alla medlemmar delar erfarenheter med varandra där alla medlemmar har någon gemensam nämnare med erfarenheter de kan dela med sig av till varandra. ATT BLI MEDLEM I ETT NÄTVERK Om en medlem, förening eller ett distrikt vill delta i ett nätverk kontaktar den/det nätverkets kontaktperson för att få hjälp med det. DRIVA ETT NÄTVERK Varje nätverk har en samordnande grupp som kan bestå av en eller flera personer. Den gruppen ansvarar, med stöd av förbundet, för att nätverket hålls levande. Om nätverket vill ha en fysisk träff kontaktar den samordnande gruppen förbundet som hjälper till att administrera den fysiska träffen. 114(124)

115 39. BESLUT: PROJEKTPLANSFÖRSLAG TILL AMBASSADÖRSPROGRAMMET HANDLINGAR Projektplansförslag till Ambassadörsprogrammet MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa Projektplansförslag till Ambassadörsprogrammet 115(124)

116 PROJEKTPLANSFÖRSLAG TILL AMBASSADÖRSPROGRAMMET BAKGRUND Beslut togs på riksmötet 2014 att förbundet ska stödja varje distrikt i deras process att upprätta ett ambasadörsprogram där medlemsföreningar frivilligt kan välja att bli officiella sverokambassadörer. SYFTE Förbundet ska stödja distrikten i arbetet med att ta fram en plan för hur ambassadörsprogrammen ska se ut och vad medlemsföreningarna ska göra för att vara officiella sverokambassadörer. På detta sätt vill förbundet inspirera och uppmuntra lokala föreningar till att engagera sig mer i distrikten men också ge föreningar, stora som små, en chans att representera Sverok mer direkt och lyfta fram alla aspekter av vår underbara spelhobby. GENOMFÖRANDE Varje distrikt är ansvarig för att driva ambassadörsprogrammet med stöd av förbundet. Arbetsuppdelning enligt följande: DISTRIKT Godkänna ambassadörsföreningar Synka gemensamma riktlinjer och aktiviteter för föreningen Ta in kontaktuppgifter till föreningen Se till att föreningen är en aktiv del i uppfyllandet av distriktets verksamhetsplan. FÖRBUNDET Skicka ett ambassadörsprogramspaket till föreningen. Marknadsföra och sprida föreningarna Lägga in dem som särskild punkt på spelkartan.se Utvärdera och följa upp ambassadörsprogrammet VILKA FÖRENINGAR KAN BLI AMBASSADÖRSFÖRENINGAR? Det ska vara fritt för alla sverokföreningar i ett distrikt att ansöka om att bli ambassadörsföreningar. Man ska dock uppnå vissa krav för att bli godkänd. Exempel på kravlista för föreningar för att få bli en ambassadörsförening: Ha 60% unga medlemmar Ha en värdegrundspolicy Ha träffar som är öppna för andra än föreningsmedlemmar minst 3 gånger om året 116(124)

117 FÖRSLAG PÅ VAD AMBASSADÖRSPROGRAMMET GER FÖR FÖRMÅNER TILL EN FÖRENING Betalda resor, eventuellt mat, för representanter för föreningen när denna deltar på olika arrangemang i representationssyfte Bidrag till eller helt betalda inträden för att delta på olika arrangemang inom distrikten i representationssyfte Extra bidrag i slutet av året om föreningen har uppfyllt träffkravet MÅL -Att varje distrikt ska ha ett ambassadörsprogram som kan locka medlemsföreningarna att bli officiella sverokambassadörer. RIKTLINJER/TIDSPLAN April: Fastställa krav på föreningar samt förmåner Maj: Slututkast på projektplanen som bollas ut till distrikten i kombination med en enkätundersökning för att få in bra input. Juni: Slutarbetet med planen Augusti: Planen är färdig och kan fastslås. I samma veva kan vi börja få ut denna till distrikten och stödja dem i att hitta bra föreningar 117(124)

118 40. BESLUT: PROJEKTPORTFÖLJSTYRNING HANDLINGAR Portföljstyrning av projekt inom Sverok MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa Portföljstyrning av projekt inom Sverok 2... kansliet får i uppdrag att uppdatera andra dokument som påverkas av detta beslut 118(124)

119 PORTFÖLJSTYRNING AV PROJEKT INOM SVEROK Ansvarig: Andreas Bogatic Senast ändrad: av Andreas Bogatic Innehåll Bakgrund Identifiering Prioritering Styrning BAKGRUND Syftet med portföljstyrning av projekt är: 1. att identifiera vad som är ett projekt, en aktivitet och en arbetsuppgift samt i vilka fall ett projekt bör föregås av en förstudie (identifiering). 2. att säkerställa att rätt projekt startas (prioritering). 3. att rätt styrning sker av startade projekt (styrning). hänsyn ska tas till faktorer som t.ex. tid, budget och risk. Portföljstyrning ger en ökad tydlighet för beslutsfattare, projektledning, utförare och berörd verksamhet. Portföljstyrning ger också en bra grund för att kunna arbeta mer strukturerat med samarbeten och aktiviteter som inte drivs i projektform. Sverok utgår från tre områden när vi bygger upp vår portföljstyrning: 1. Identifiering o Resurser (tid och pengar) o Avgränsning i tid o Tydlig målbild o Tydlig lösning/metod 2. Prioritering o Strategi-mål och vision Ska brytas ned i vägledande ord, gärna viktade, tex medlemsnytta Omformuleras i samband med att nya strategiska mål tas fram o ROI - return on investment Bang for the buck o Verksamhetsplan Måluppfyllnad o Omvärldsanalys Möjligheter, hot, styrkor, svagheter 3. Styrning o Uppgift, aktivitet, projekt o Dokument o Faser 119(124)

120 IDENTIFIERING Genom en enkel tabell poängsätts projektidéerna för att stötta i identifieringen av vilken arbetsform som är bäst lämpad för respektive idé. Tabellen är vägledande och hänsyn till de unika omständigheterna för varje idé måste vägas in. Bara grönt - detta är en arbetsuppgift som löses utan särskild styrning 1-2 orangea - detta är en aktivitet och följs särskilt av närmaste chef eller annan ansvarig En eller flera röda eller 3 orangea - detta är ett projekt och ska analyseras i nästa tabell för att avgöra om en förstudie behövs Identifiering Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Resurs (Tid) < 40 h h > 160 h Resurs (Pengar) < 50 k k > 200 k Kalendertid (Start/Slut) < 1 mån 1-3 mån > 3 mån När ett projekt eller en aktivitet är identifierad ska den värderas för att avgöra om en förstudie behövs. En förstudie har som syfte att ta fram tydliga mål för projektet och undersöka vilka tänkbara lösningar på problem eller vilka metoder som kan användas för att genomföra projektet. Bara grönt - projektet eller aktiviteten har tydliga mål och lösning och metod har använts förut av de inblandade 1-2 orangea - för en aktivitet ska en förstudie övervägas, för ett projekt bör en mindre förstudie göras 1-2 röda - för en aktivitet ska en mindre förstudie genomföras, för ett projekt ska en större förstudie genomföras Målbild och Lösning Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Målbild Tydlig Oklar Okänd Lösning/Metod Beprövad I teorin Saknas PRIORITERING I portföljstyrningen identifieras fyra generella områden för att vägleda kansli och styrelse vid prioriteringsbeslut för de samlade pågående projekten och aktiviteterna. Då detta till mycket stor del handlar om att väga olika projekt och aktiviteter mot varandra och mot de samlade 120(124)

121 resurserna, kan det bara bli frågan om att peka ut de områden som bör övervägas, några mer definitiva riktlinjer är svåra att ge. o o o o Strategi-mål och vision Kopplat till Sveroks strategidokument finns följande nyckelbegrepp framtagna och inbördes viktade ROI - return on investment Bang for the buck, flera aspekter behöver övervägas, hur stor utdelning som förväntas och hur snabbt utdelningen kommer samt vilken insats som behövs i relation till de två först nämnda. Verksamhetsplan Måluppfyllnad, hur väl uppfyller projektet eller aktiviteten målen i verksamhetsplanen Omvärldsanalys Möjligheter, hot, styrkor, svagheter, hur står sig projektet eller aktiviteten när den ses i ljuset av omvärlden 121(124)

122 Strategi De utpekade nyckelbegreppen ligger i linje med Sveroks aktuella strategidokument och uppdateras när styrelsen tar fram ett nytt strategidokument. Nyckelbegreppen är dessutom inbördes viktade för att visa vad som är viktigast att ta hänsyn till. Vid värderingen framgår hur väl projektet sammanfaller med Sveroks övergripande strategi och ger därmed vägledning i prioriteringen. ROI Return-of-investment syftar till att värdera hur stor utdelning ett projekt väntas ge i förhållande till insatsen. Detta görs genom en värdering i en Fyrhörning. Genom att analysera och värdera projekten kan ett projekt markeras in i nedanstående diagram. Resultat i övre högra hörnet är mer intressanta än resultat i nedre vänstra hörnet osv. Återigen är detta ett vägledande verktyg och ingen exakt vetenskap. Utifrån olika projekt och deras innehåll är det antingen en hög utdelning eller en snabb utdelning som är intressantast. Hög Snabb utdelning utdelning Hög Insats Låg insats Långsam Låg utdelning utdelning Verksamhetsplan För att komplettera den långsiktiga styrningen från strategidokumentet ska också verksamhetsplanens mål tas med i värderingen och därmed få med det mer kortsiktiga perspektivet som VP utgör. Här finns tydliga mål redan framtagna och kan användas direkt för värderingen. 122(124)

123 Omvärldsanalys Det finns flera sätt att göra omvärldsanalyser, en av de vanligaste är en SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) där något, i detta fall ett projekt eller en aktivitet, värderas utifrån de styrkor, svagheter, möjligheter och hot som kan uppfattas från omvärlden. Genom analysen kan svårigheter och problem identifieras och tas med i arbetet med att prioritera projektet. Strength Weakness Opportunity Threat STYRNING Grundtanken är att arbetsuppgifter sköts av enskilda medarbetare eller ideella med ingen eller endast en enklare uppföljning av närmaste chef eller ansvarig. Aktiviteter följs särskilt av närmaste chef eller ansvarig och kan eventuellt rapporteras vidare i organisationen för kännedom. Ett projekt har en utpekad styrgrupp, en projektledare som förfogar över en specifik projektbudget och även de personella resurser som det tidigare fattats beslut om. Ett projekt har ett antal dokument som är centrala i genomförandet, dessa ska finnas som mallar Projektdirektiv projektplan(detaljnivå) statusrapport(valfri) projektrapport Ett projekt har ett antal faser som är centrala i genomförandet, dessa ska rapporteras mot beställaren och peka mot vilken av nedanstående punkter som projektledaren eller beställaren arbetar mot för närvarande Direktiv Plan Krav Lösning/metod Genomförande/leverans Rapport 123(124)

124 41. DISKUSSION: SVEROK OCH E-SPORTEN BAKGRUND Sverok är ett brett förbund som alltid haft en vilja att samla hela spelhobbyn, att kunna ge verktyg till ungdomar för att kunna engagera och organisera sig kring sin hobby, vare sig det är rollspel, datorspel eller andra typer av spel. I takt med Sveroks utveckling har e-sporten växt till att bli en särart, både inom förbundet och i samhället. Enskilda jätteföreningar har startats som samlat tusentals medlemmar vilket har ställt krav på förbundet. Flera stora event, andra riksförbund och externa organisationer har också startats som riktar sig specifikt till föreningar som sysslar med e-sport. DISKUSSION Vi kommer utgå från följande frågeställningar och ta dem i ordning, var och en för sig för att i slutet komma fram till några konkreta punkter om vart vi går vidare: 1. Hur ser vi framtiden för e-sporten? 1. I samhället 2. I förbundet 2. Hur möter vi den framtiden? 1. Vad är det vi ska erbjuda 2. Varför ska e-sportare välja att gå med i Sverok i framtiden Nulägesanalys 1. Inom vårt förbund 2. Inom våra e-sportföreningar 3. I vår omvärld Förstudie 1. Vad är vår framtida målgrupp? 2. Vad kommer vi erbjuda? 3. Vilka är vi inte till för? 4. Vilka är våra samverkanspartners? 5. Hur vill vi samverka med dem? Projekt för ny strategi för Sverok 124(124)