Informationsfullmakt koncern

Transkript

1 Informationsfullmakt koncern Befullmäktigande Härmed befullmäktigas org nr (fullmaktshavaren) att från Alecta pensionsförsäkring, ömsesidigt (Alecta) inhämta sådan information som vi själva (fullmaktsgivaren) har rätt att erhålla från Alecta om våra anställdas försäkringsskydd till exempel anmäld lön, pensionsmedförande lön, premier, pensionsålder och förmåner. Som fullmaktsgivare ansvarar vi för att de uppgifter som begärs utlämnade av Alecta kan lämnas ut till fullmaktshavaren med uppfyllande av den registrerades krav på integritetsskydd enligt personuppgiftslagen. Tidsperiod för fullmakten Denna fullmakt gäller i dagar från utfärdandet, såvida den inte dessförinnan återkallas Förteckning över berörda koncernbolag Fullmakten avser även inhämtande av uppgifter om registrerade i de bolag som anges i förteckning enligt Bilaga som ingår i samma koncern som fullmaktsgivaren. Fullmaktsgivaren intygar sin behörighet att för dessa bolags räkning befullmäktiga fullmaktshavaren i enlighet härmed och kan på anmodan av Alecta uppvisa originalfullmakten. Avtal förutsättning för denna fullmakt Fullmaktsgivaren är med avseende på de i fullmakten berörda personuppgifterna att likställa med personuppgiftsansvarig. Fullmaktsgivaren har i denna roll krav på sig att teckna ett avtal med fullmaktshavaren som gör denne till personuppgiftsbiträde. Detta avtal ska säkerställa att fullmaktshavaren uppfyller kraven på personuppgiftsbehandling enligt lag. Fullmaktsgivaren ansvarar för att ett sådant avtal föreligger vid denna fullmakts tecknande. Ort och datum Företagets namn Org nr Underskrift av behörig firmatecknare enligt bifogat registreringsbevis Namnförtydligande (fullmaktsgivare) Kundombudskod Kontaktperson hos mäklare/försäkringsbolag

2 Sidan 2: Informationsfullmakt koncern Definitioner och preciseringar Informationsfullmakt koncern Område för fullmakt Avser fullmakt som en koncern önskar teckna ej ett bolag eller individ. Tjänstepensionen ITP, som grundas på ett kollektivavtal mellan Föreningen Svenskt Näringsliv och Privatjänstemannakartellen (PTK) eller hängavtal med ett PTK-förbund. Lagkrav PUL, Personuppgiftslagen (SFS 1998:204) Personuppgifter Behandling Personuppgiftsansvarig Personuppgiftsbiträde Registrerad All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Exempel på sådana uppgifter är namn, adress, personnummer, lön, premier och pensionsålder som är nödvändiga för att behandla en registrerads ITP-pension. Med behandling avses varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas ifråga om personuppgifter, vare sig det sker på automatisk väg eller inte. Den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandling av personuppgifter. Den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. Anställd för vars räkning ITP-premier betalas och vars personuppgifter är nödvändiga för behandlingen hos Alecta.

3 1. Parter Avtal mellan flera personuppgiftsansvariga och ett personuppgiftsbiträde 1.1 Personuppgiftsansvarig (PuA) Bolaget (org nr xxxxxx-xxxx) Adress, Postadress, för egen del, samt för de bolag som anges i förteckning enligt Bilaga 1 och som ingår i samma koncern som PuA. PuA har fullmakt från sagda bolag att ingå avtal med PuB för gemensam behandling av ITPuppgifter. 1.2 Personuppgiftsbiträde (PuB) Bolaget (org nr xxxxxx-xxxx), Adress, Postadress. 2. Definitioner 2.1 Detta avtal har motsvarande definitioner som återfinns i 3 Personuppgiftslagen (SFS 1998:204) PUL, vilket bland annat innebär att: a) med personuppgiftsansvarig avses den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter. b) med personuppgiftsbiträde avses den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. c) med behandling avses varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas i fråga om personuppgifter, vare sig det sker på automatisk väg eller inte. d) med personuppgifter avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.

4 2 3. Innehåll och syfte 3.1 Detta avtal har till syfte att uppfylla personuppgiftslagens krav enligt 30 andra stycket på avtal mellan den PuA och PuB. 3.2 Mellan PuA och PuB har ett avtal benämnt [ ] (Tjänsteavtalet) av den [ ] om försäkringstjänster som PuB ska tillhandahålla PuA. Tjänsteavtalet är alltså det avtal som reglerar vad biträdet ska ansvara och utföra för arbetsgivaren. De avtalade tjänsterna innebär att PuB behandlar ITPrelaterade personuppgifter å PuAs vägnar, i omfattning som regleras av Tjänsteavtalet. 4. Ansvar och instruktion 4.1 PuA har ansvar för all behandling av avtalade personuppgifter i enlighet med personuppgiftslagen. 4.2 PuB åtar sig att bara behandla avtalade personuppgifter i enlighet med Tjänsteavtalet och PuAs instruktioner. 5. Säkerhet och sekretess 5.1 PuB ska vidta åtgärder som avses i 31 första stycket personuppgiftslagen, vilket innebär att PuB ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas å PuAs vägnar. 5.2 PuA ska efter erhållande av PuBs sammanställning över utförda åtgärder enligt 5.1 informera PuB om eventuellt ytterligare tekniska och organisatoriska åtgärder behövs eller om sammanställningen kan utgöra PuAs instruktion avseende säkerhetskrav. PuB ska vara beredd att följa av Datainspektionen fattade beslut om åtgärder för att uppfylla lagens säkerhetskrav. 5.3 PuB ska tillåta de inspektioner som Datainspektionen eller annan berörd part, enligt personuppgiftslagen, kan kräva för upprätthållandet av en korrekt behandling av personuppgifter.

5 3 6. Skadeslöshet 6.1 PuB ska hålla PuA skadeslöst i händelse av att PuA åsamkas skada som är hänförlig till PuBs behandling av personuppgifter i strid med instruktion från PuA eller Tjänsteavtalet. 6.2 Parts skadeståndsansvar enligt detta avtal är begränsat i omfattning och belopp av den ansvarsbegränsning som följer av Tjänsteavtalet. 7. Upphörande av behandling av personuppgifter 7.1 Vid upphörande av PuBs behandling av PuAs personuppgifter ska PuB återlämna alla data som innehåller personuppgifter på samtliga media som den är fixerad på till exempel diskett, band, cd-romskiva osv. 8. Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal ska avgöras enligt Tjänsteavtalets bestämmelse om tvist. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt. Ort och datum Ort och datum Underskrift av behörig firmatecknare enligt bifogat registreringsbevis (Personuppgiftsansvarig PuA) Underskrift av behörig firmatecknare enligt bifogat registreringsbevis (Personuppgiftsbiträde PuB) Förtydligande Förtydligande