Kommunfullmäktige kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 31 Tid och plats

Transkript

1 KALLELSE Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 31 Tid och plats Ledamöter Benny Johansson (M), ordförande Marie-Louise Gustavsson (S), 1:e vice Lena Wibroe (M), 2:e vice Tobias Adersjö (MP) Patricia Aguilera (S) Camilla Albinsson (KD) Lars Alm (M) Iréne Bladh (M) Maria Carlsson (S) Martin Edberg (S) Lars Edqvist (MP) Andreas Ekman (M) Håkan Engdahl (SD) Ann-Christin Eriksson (V) Bo Frank (M) Nils Fransson (L) Sara Fransson (S) Anna Gustbée (M) Rose-Marie Holmqvist (S) Charlotte Holmström (SD) Anna Hultstein (M) Andreas Håkansson (C) Carin Högstedt (V) Sigvard Jakopsson (M) Ulf Hedin (M) Eva Johansson (C) Cheryl Jones Fur (MP) Neira Kahrimanovic (MP) Åsa Karlsson Björkmarker (S) Malin Lauber (S) Anders Lindoff (S) Ann-Kristin Lindquist (S) Tony Lundstedt (S) Ola Löfquist (S) Pontus Nordfjell (SD) Kjell Olsson (S) Ola Palmgren (S) Nils Posse (M) Oliver Rosengren (M) Per Schöldberg (C) Alf Skogmalm (S) Annika Stacke (L) Gunnar Storbjörk (S) Gullvi Strååt (S) Pernilla Tornéus (M) Pierre Wiberg (M) Tisdagen den 14 juni 2016 kl. 09:00 i Atriumsalen, Utvandrarnas Hus Catharina Winberg (M) Emelie Öberg (S) Pontus Kindenäs (SD) Yusuf Isik (S) Margareta Jonsson (C) Gunnar Elm (C) Örjan Mossberg (V) Björn Svensson (M) Hugo Hermansson (S) Gudrun Holmberg (C) Andreas Lindström (M) Sofia Stynsberg (M) Jon Malmqvist (KD) Eva-Britt Svensson (V) Anna Tenje (M) Ersättare Lennart Adell Kind (L) Åza Brennander (M) Anton Dackenberg (S) Jonas Ek (S) Martina Forsberg (S) Håkan Frizén (V) Erik Jansson (MP) Gunnel Jansson (MP) Torgny Klasson (L) Hannington Lubwama (M) Cecilia Lundin Danielsson (S) Anette Nerlie-Anderberg (S) Pia Philipsson (M) Cenneth Quick (M) Olle Sandahl (KD) Anna Zelvin (KD) Ylva Jönsson (V) Eva Christensen (M) Ezzedine Ernez (C) Sven Johansson (C) Ove Löfqvist (M) Agneta Nordlund G-son (M) Leila Karic (S) Fredrik Svensson (SD) Toni Pulli (SD) Julia Berg (S) Ibrahim Buh Gelle (S) Lovisa Alm (S) Tomas Thornell (S) Margareta Freijd-Merbom (M) Birgitta Nilsson (C) Thomas Nordahl (M) 1 (3)

2 KALLELSE Kommunfullmäktige Förteckning över kommunfullmäktiges ärenden den 14 juni 1. Justering av protokoll 2. Ledamöternas och ersättarnas frågestund 3. Överlämnande av beslutanderätten i ärenden väckta genom medborgarförslag 4. Motion om en till familjecentral i Växjö- Carin Högstedt (V) 5. Motion om att införa e-petitioner i Växjö kommun- Carin Högstedt (V) och Ann- Christin Eriksson (V) 6. Medborgarförslag om en återvinningscentral på Teleborg 7. Anslutning av Tingsryds kommun till Samordningsförbundet Värend 8. Kommunens revisorers granskningsrapport rörande utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll 9. Kommunens revisorers granskningsrapport rörande omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll 10. Kommunens revisorers granskningsrapport rörande Värends räddningstjänstförbunds styrning, uppföljning och kontroll 11. Kommunens revisorers granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt 12. Kommunens revisorers granskningsrapport rörande Växjöbostäder ABs styrning, uppföljning och kontroll - KSAU samma dag 13. Åtgärdsstrategi för kommunens vattenkraftverk och dammar Nybyggnad av förskola i kvarteret Saga 1 (f.d. Växjö 10:2) 15. Måltidsorganisationens budget och ekonomi 16. Förvärv av parkeringsbolag i World Trade Center (WTC) 2 (3)

3 KALLELSE Kommunfullmäktige Revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning 18. Uppföljning t.o.m. april med fördjupad helårsprognos 2016 för Växjö kommun och kommunägda bolag 19. Årsredovisning 2015 för Sydarkivera 20. Årsredovisning för Värends räddningstjänst Byggnation av bostad med särskild service i Högstorp (Sommarslöjan) 22. Rapporter från revisionen 23. Framställda interpellationer 24. Interpellationssvar från ordförande i utbildningsnämnden Anna Tenje (M) till Carin Högstedt (V) om elevers simkunnighet i Växjö kommun 25. Interpellationssvar från utbildningsnämndens ordförande Anna Tenje (M) till Carin Högstedt (V) om vad som händer med elever efter gymnasiesärskolan 26. Interpellationssvar från ordförande i nämnden för arbete och välfärd Oliver Rosengren (M) till Carin Högstedt (V) om elever från gymnasiesärskolans möjligheter till arbete/sysselsättning 27. Avsägelse från uppdrag som ledamot i kommunfullmäktige samt ersättare i kommunfullmäktiges valberedning- Lars Edqvist (MP) 28. Avsägelse från uppdrag som ersättare i valberedningen - Lars Edqvist (MP) 29. Valärenden 30. Redovisning av inkomna motioner och medborgarförslag 31. Meddelanden till kommunfullmäktige 3 (3)

4 Kommunfullmäktige i Växjö Kallelse till sammanträde i Atriumsalen, Utvandrarnas hus, Växjö Tisdagen den 14 juni 2016 klockan Justering av protokoll 2. Ledamöternas och ersättarnas frågestund 3. Överlämnande av beslutanderätten i ärenden väckta genom medborgarförslag 4. Motion om en till familjecentral i Växjö - Carin Högstedt (V) 5. Motion om att införa e-petitioner i Växjö kommun - Carin Högstedt (V) och Ann-Christin Eriksson (V) 6. Medborgarförslag om en återvinningscentral på Teleborg 7. Anslutning av Tingsryds kommun till Samordningsförbundet Värend 8. Kommunens revisorers granskningsrapport rörande utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll 9. Kommunens revisorers granskningsrapport rörande omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll 10. Kommunens revisorers granskningsrapport rörande Värends räddningstjänstförbunds styrning, uppföljning och kontroll 11. Kommunens revisorers granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt 12. Kommunens revisorers granskningsrapport rörande Växjöbostäder ABs styrning, uppföljning och kontroll 13. Åtgärdsstrategi för kommunens vattenkraftverk och dammar Nybyggnad av förskola i kvarteret Saga 1 (f.d. Växjö 10:2) 15. Måltidsorganisationens budget och ekonomi 16. Förvärv av parkeringsbolag i World Trade Center (WTC) 17. Revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning 18. Uppföljning t.o.m. april med fördjupad helårsprognos 2016 för Växjö kommun och kommunägda bolag 19. Årsredovisning 2015 för Sydarkivera 20. Årsredovisning för Värends räddningstjänst Byggnation av bostad med särskild service i Högstorp (Sommarslöjan) 22. Rapporter från revisionen 23. Framställda interpellationer 24. Interpellationssvar från utbildningsnämndens ordförande Anna Tenje (M) till Carin Högstedt (V) om elevers simkunnighet i Växjö kommun 25. Interpellationssvar från utbildningsnämndens ordförande Anna Tenje (M) till Carin Högstedt (V) om vad som händer med elever efter gymnasiesärskolan 26. Interpellationssvar från ordförande i nämnden för arbete och välfärd Oliver Rosengren (M) om elever från gymnasiesärskolans möjligheter till arbete/sysselsättning 27. Avsägelse från uppdrag som ledamot i kommunfullmäktige - Lars Edqvist (MP) 28. Avsägelse från uppdrag som ersättare i valberedningen - Lars Edqvist (MP) 29. Valärenden

5 30. Redovisning av inkomna motioner och medborgarförslag 31. Meddelanden till kommunfullmäktige Växjö den 1 juni 2016 Benny Johansson kommunfullmäktiges ordförande Martin Fransson sekreterare Kommunfullmäktiges sammanträde är offentligt Allmänheten är välkommen Ca klockan ges tillfälle till allmänhetens frågestund (max 30 min) Kommunfullmäktiges sammanträde direktsänds: i radio på frekvens MHz (närradio) på i Öppna kanalen Växjö (kabel-tv) Anslagen den 2 juni 2016

6 ÄRENDE Dnr KS Kommunfullmäktige Överlämnande av beslutanderätten i ärenden väckta genom medborgarförslag - juni Förslag till beslut Kommunfullmäktige överlämnar beslutanderätten i följande ärenden väckta genom medborgarförslag: Medborgarförslag om skateboardsramp och cykelbana i Ingelstad överlämnas till tekniska nämnden Bakgrund Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning 3 kan fullmäktige i vissa fall, utan föregående beredning, överlåta till kommunstyrelsen eller till annan nämnd att besluta i ärende väckta genom medborgarförslag. I de fall ärendet är av principiell art eller av större vikt för kommunen får beslutanderätten inte överlåtas. Enligt ny rutin ska förslagsställaren tillfrågas om förslaget ska hanteras av kommunfullmäktige eller ansvarig nämnd. Kommunstyrelsens beredning lämnar sedan förslag på delegering. Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post marten.vasterdal@vaxjo.se

7

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Dnr Motion om en till familjecentral i Växjö - Carin Högstedt (V) Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige uppdrar till nämnden för arbete och välfärd att söka samarbete med Region Kronoberg för att etablera en familjecentral på Teleborg. Bakgrund Carin Högstedt (V) har i en motion den 11 november 2016 föreslagit att kommunfullmäktige ska uppdra till nämnden för arbete och välfärd att uppta överläggningar med Region Kronoberg i syfte att öppna ytterligare en familjecentral, förslagsvis på Teleborg, enligt den modell som familjecentralen Dalbo har. Beslutsunderlag Nämnden för arbete och välfärd har i 17/2016 yttrat sig över motionen. Av yttrandet framgår bland annat att nämnden uppmanar kommunfullmäktige att uppdra åt nämnden för arbete och välfärd och utbildningsnämnden att söka samarbete med Region Kronoberg för att etablera en familjecentral på Teleborg. Utgiftsökningen för båda nämnderna prognosticeras till 2,7 mkr för utbildningsnämnden och 2,0 mkr för nämnden för arbete och välfärd på helårseffekt baserat på motsvarande verksamhet i Araby, vilket bör beaktas. Utbildningsnämnden har i 29/2016 yttrat sig över motionen. Av beslutat framgår bland annat att nämnden uppmanar kommunfullmäktige att uppdra åt utbildningsnämnden och nämnden för arbete och välfärd att söka samarbete med Region Kronoberg för att etablera en familjecentral på Teleborg. Arbetsutskottet har i 274/2016 föreslagit kommunstyrelsen att i sin tur föreslå kommunfullmäktige besluta att uppdra till nämnden för arbete och välfärd att söka samarbete med Region Kronoberg för att etablera en familjecentral på Teleborg. Yrkanden Per Schöldberg (C) med instämmande av Carin Högstedt (V): Bifall till arbetsutskottets förslag. 1 (2)

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Beslutsordning Ordförande Schöldberg frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att kommunstyrelsen beslutar enligt det egna yrkandet. 2 (2)

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Motion om en till familjecentral i Växjö- Carin Högstedt (V) Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige uppdrar till nämnden för arbete och välfärd att söka samarbete med Region Kronoberg för att etablera ett familjecenter på Teleborg. Bakgrund Carin Högstedt (V) har i en motion den 11 november 2016 föreslagit att kommunfullmäktige ska uppdra till nämnden för arbete och välfärd att uppta överläggningar med Region Kronoberg i syfte att öppna ytterligare en familjecentral, förslagsvis på Teleborg, enligt den modell som familjecentralen Dalbo har. Beslutsunderlag Nämnden för arbete och välfärd har i 17/2016 yttrat sig över motionen. Av yttrandet framgår bland annat att nämnden uppmanar kommunfullmäktige att uppdra åt nämnden för arbete och välfärd och utbildningsnämnden att söka samarbete med Region Kronoberg för att etablera en familjecentral på Teleborg. Utgiftsökningen för båda nämnderna prognosticeras till 2,7 mkr för utbildningsnämnden och 2,0 mkr för nämnden för arbete och välfärd på helårseffekt baserat på motsvarande verksamhet i Araby, vilket bör beaktas. Utbildningsnämnden har i 29/2016 yttrat sig över motionen. Av beslutat framgår bland annat att nämnden uppmanar kommunfullmäktige att uppdra åt utbildningsnämnden och nämnden för arbete och välfärd att söka samarbete med Region Kronoberg för att etablera en familjecentral på Teleborg. 1 (1)

11 ÄRENDE Dnr KS Kommunstyrelsen Ordförandes förslag till beslut - Motion om ytterligare en familjecentral i Växjö- Carin Högstedt (V) Förslag till beslut Kommunfullmäktige uppdrar till nämnden för arbete och välfärd att söka samarbete med Region Kronoberg för att etablera ett familjecenter på Teleborg. Bakgrund Carin Högstedt (V) har i en motion den 11 november 2016 föreslagit att kommunfullmäktige ska uppdra till nämnden för arbete och välfärd att uppta överläggningar med Region Kronoberg i syfte att öppna ytterligare en familjecentral, förslagsvis på Teleborg, enligt den modell som Araby familjecenter har. Ärendet Nämnden för arbete och välfärd har i 17/2016 yttrat sig över motionen. Av yttrandet framgår bland annat att nämnden uppmanar kommunfullmäktige att uppdra åt nämnden för arbete och välfärd och utbildningsnämnden att söka samarbete med Region Kronoberg för att etablera en familjecentral på Teleborg. Utgiftsökningen för båda nämnderna prognosticeras till 2,7 mkr för utbildningsnämnden och 2,0 mkr för nämnden för arbete och välfärd på helårseffekt baserat på motsvarande verksamhet i Araby, vilket bör beaktas. Utbildningsnämnden har i 29/2016 yttrat sig över motionen. Av beslutat framgår bland annat att nämnden uppmanar kommunfullmäktige att uppdra åt utbildningsnämnden och nämnden för arbete och välfärd att söka samarbete med Region Kronoberg för att etablera en familjecentral på Teleborg. Beslutet skickas till För åtgärd Nämnden för arbete och välfärd För kännedom Utbildningsnämnden Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Utbildningsnämnden Växjö W kommun Europas grönaste stad 29 Dm Remiss till utbildningsnämnden av Motion om tam i ljecentral Utbildningsnämndens beslut Nämnden besvarar remissen i enlighet med bifogad skrivelse. Nämnden uppmanar kommunfullmäktige att uppdra åt utbildningsnämnden och nämnden för arbete och välfärd att söka samarbete med Region Kronoberg för att etablera en familjecentral på Teleborg. Bakgrund Carin Högsted t (V) lämnade in motionen Om att öppna ytterligare en familjecentral till kommunfullmäktige. Motionen förespråkar etableringen av ytterligare en familjecentral med fyra föreslagna verksamheter; barnmorskemottagning, barnavårdscentral, öppen förskola och socialtjänst. Förslagsvis ska den nya familjecentralen etableras på Teleborg, i samarbete med Region Kronoberg. Nämnden för arbete och välfärd har svarat på remiss i ärendet med en tjänsteskrivelse och uppmanar kommunfullmäktige att uppdra åt nämnden för arbete och välfärd och utbildningsnämnden att söka samarbete med Region Kronoberg för att etablera en familjecentral på Teleborg. I tjänsteskrivelsen lyfter förvaltningen för arbete och välfärd fram de insatser vilka på familjecentralen i Araby genomförs av både förvaltningen för arbete och välfärd och utbildningsnämnden. Målet för Araby Familjecenter är att från ett hälsofrämjande och förebyggande perspektiv erbjuda barn och föräldrar en mötesplats med tillgång till ett samlat och kvalitativt stöd. Familjer med förskolebarn som bor i Arabyområdet eller är inskrivna på Dalbo barnavårdscentral har tillgång till den öppna förskolan N allen där familjer kan träffas för flertalet aktiviteter, såsom utbildningar, lek och gemensamma fikastunder. I anslutning till Nallen finns personal från de fyra verksamheterna för samtal och frågor i samband med dagliga fikastunder, vilka vid behov också förmedlar kontakter inom kommunens verksamheter. Projektet Tidiga insatser, vars syfte har varit att utveckla organiseringen kring arbetet med tidiga insatser för barn mellan 1-1 O år i Växjö kommun, kommer under 2016 permanenteras. Tillsammans med förvaltningen för arbete och välfärd planerar utbildningsförvaltningen att rikta delar av verksamheten kring tidiga insatser för barn mellan 0-12 år till Teleborgsområdet. Utbildningsförvaltningens samlade bedömning är att en ytterligare familjecentral överensstämmer med ambitionerna om att arbeta Ordförandens signatur Justerarens signatur Utdragsbestyrkande Sida 32/47

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Utbildningsnämnden Växjö~ kommun Europas grönaste stad förebyggande. I likhet med förvaltningen för arbete och välfärd ser utbildningsförvaltningen potentiella fördelar med att etablera en familjecentral till. Utbildningsförvaltningen instämmer i förvaltningen för arbete och välfärds skrivelse, och framhåller att ifall kommunfullmäktige bifaller motionen bör uppdraget tillfalla både utbildningsnämnden och nämnden för arbete och välfärd, för att tillsammans söka samarbete med Region Kronoberg i syfte att påbörja överläggningar kring öppnandet av ytterligare en familjecentral i Växjö kommun. I kommunfullmäktiges budgetarbete inför 2017 begärs att hänsyn tas till de kostnader som uppstår för respektive nämnd om motionen bifalls. Ärendet Utbildningsnämnden har mottagit en begäran från kommunstyrelsen om att yttra sig över motionen inför kommunfullmäktiges beslut, där svar begärs senast l april. Beslutsunderlag Protokollsutdrag Yrkanden Sammanträdets ordförande yrkar att nämnden beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag till beslut. Beslutsordning Sammanträdets ordförande frågar om dennes yrkande kan antas och konstaterar att nämnden beslutar enligt yrkandet. Ordförandens signatur Justerarens signatur Utdragsbestyrkande Sida 33/47

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärd Dnr Remiss från kommunstyrelsen av Motion om en till familjecentral i Växjö- Carin Högstedt (V) Nämnden för arbete och välfärds beslut Nämnden för arbete och välfärd besvarar remissen i enlighet med bifogad skrivelse. Nämnden uppmanar kommunfullmäktige att uppdra åt nämnden för arbete och välfärd och utbildningsnämnden att söka samarbete med Region Kronoberg för att etablera en familjecentral på Teleborg. Utgiftsökningen för båda nämnderna prognosticeras till 2,7 mkr för utbildningsnämnden och 2,0 mkr för nämnden för arbete och välfärd på helårseffekt baserat på motsvarande verksamhet i Araby, vilket bör beaktas. Bakgrund Carin Högstedt (V) har inkommit med en motion med förslag om att öppna ytterligare en familjecentral i Växjö kommun. Carin Högstedt skriver i sin motion att det finns många fördelar med den familjecentral som idag bedrivs av Växjö kommun och Region Kronoberg på Dalbo. Det är ett effektivt och förebyggande arbete som bedrivs i samma lokaler. Carin Högstedt föreslår kommunfullmäktige att ge nämnden för arbete och välfärd i uppdrag att ta upp överläggningar med Region Kronoberg i syfte att öppna en liknande familjecentral, förslagsvis på Teleborg. Beslutsunderlag Förvaltningschefen har i en tjänsteskrivelse daterad redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår bland annat att förvaltningens samlade bedömning är att stöd till barn och deras föräldrar genom ytterligare en familjecentral i Växjö kommun är ett bra förebyggande arbete i linje med gällande lagstiftning och aktuell forskning. Samarbetet mellan olika kompetenser underlättar att behov av stöd hos barn och föräldrar kan upptäckas tidigare och ett samordnat, riktad och anpassat stöd kan ges i ett tidigare skede. Detta är ett arbete som redan pågår genom bland annat förstärkningen av verksamheten Tidiga insatser och där förvaltningen ser att verksamheten med fördel kan kopplas till en familjecentral. Om kommunfullmäktige bifaller motionens förslag vill förvaltningen framhålla att uppdraget bör ges till nämnden för arbete och välfärd såväl som utbildningsnämnden, att tillsammans påbörja överläggningar med Region Kronoberg i syfte att öppna ytterligare en familjecentral i Växjö kommun. I 1 (2)

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärd kommunfullmäktiges budgetarbete inför 2017 bör dessutom hänsyn tas till de kostnader som uppstår för nämnderna till följd av ett eventuellt beslut om att inrätta en familjecentral. Arbetsutskottet har i 7/2016 föreslagit att nämnden för arbete och välfärd besvarar remissen i enlighet med bifogad skrivelse. Yrkanden Oliver Rosengren (M) med instämmande från Martin Edberg (S) och Ann- Christin Eriksson (V): nämnden för arbete och välfärd besvarar remissen i enlighet med bifogad skrivelse. Nämnden uppmanar kommunfullmäktige att uppdra åt nämnden för arbete och välfärd och utbildningsnämnden att söka samarbete med Region Kronoberg för att etablera en familjecentral på Teleborg. Utgiftsökningen för båda nämnderna prognosticeras till 2,7 mkr för utbildningsnämnden och 2,0 mkr för Nämnden för arbete och välfärd på helårseffekt baserat på motsvarande verksamhet i Araby, vilket bör beaktas. Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att nämnden beslutar enligt Oliver Rosengrens förslag. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige 2 (2)

16 Tjänsteskrivelse Dnr NAV Caroline Nordahl utredare Tel Nämnden för arbete och välfärd Remissvar- Motion om en till familjecentral i Växjö- Carin Högstedt (V) Förslag till beslut Bakgrund Carin Högstedt (V) har inkommit med en motion med förslag om att öppna ytterligare en familjecentral i Växjö kommun. Carin Högstedt skriver i sin motion att det finns många fördelar med den familjecentral som idag bedrivs av Växjö kommun och Region Kronoberg på Dalbo. Det är ett effektivt och förebyggande arbete som bedrivs i samma lokaler. Carin Högstedt föreslår kommunfullmäktige att ge nämnden för arbete och välfärd i uppdrag att ta upp överläggningar med Region Kronoberg i syfte att öppna en liknande familjecentral, förslagsvis på Teleborg. Nämnden för arbete och välfärd har fått motionen på remiss och ska lämna ett yttrande till kommunstyrelsen senast 13 januari. Lagstiftning Det är kommunen via den sociala barn- och ungdomsvården som ansvarar för att ge barn och unga som far illa eller riskerar att fara illa skydd och stöd. Den sociala barn- och ungdomsvårdens främsta uppgift är att skydda och stödja barn och unga som far illa, men ska också enligt Socialtjänstlagen (2001:453), SoL, arbeta förebyggande och tillhandahålla frivilliga insatser. Socialnämnden ska verka för att barn och ungdomar växer upp under trygga och goda förhållanden. 1 Enligt socialtjänstlagen har socialnämnden också en skyldighet att i frågor som rör barn som far illa eller riskerar att fara illa samverka med samhällsorgan, organisationer och andra som berörs. 2 Nationella riktlinjer 1 Socialtjänstlagen (2001:453) 5:1; Sveriges kommuner och landsting, Stärkt skydd för barn och unga handlingsplan för den sociala barn- och ungdomsvården, Socialtjänstlagen (2001:453) 5:1a Förvaltningen för arbete och välfärd 1 (4) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post caroline.nordahl@vaxjo.se

17 Tjänsteskrivelse Dnr NAV Sveriges kommuner och landsting (SKL) har utarbetat en handlingsplan för den sociala barn och ungdomsvården, Stärkt skydd för barn och unga. Syftet med handlingsplanen är att förbättra förutsättningarna för verksamheten att klara sitt uppdrag att skydda och stödja barn och unga som far illa eller riskerar att fara illa. I handlingsplanen pekar SKL på att demografiska förändringar, nya målgrupper tillsammans med alltmer komplexa arbetsuppgifter har gjort att kraven på verksamheten har ökat. Handlingsplanen tar upp vikten av ett samarbete där förutom socialtjänsten, aktörer som skola och hälsovård behöver engageras i arbetet. Ett förebyggande arbete är kärnfrågan enligt SKL:s handlingsplan. Nämnden för arbete och välfärds insatser Araby familjecenter Nämnden för arbete och välfärd driver idag Araby familjecenter tillsammans med utbildningsnämnden i Växjö kommun samt Region Kronoberg. Araby familjecenter är en mötesplats för barn, föräldrar och blivande föräldrar som bor i stadsdelen Araby eller tillhör barnavårdscentralen Dalbo. Familjecentralen omfattar barnmorskemottagning, barnavårdscentral (BVC), öppen förskola för barn upp till fem år samt verksamhet inom socialtjänstens avdelning barn och familj. Målet med Araby Familjecenter är att utifrån ett hälsofrämjande och förebyggande perspektiv erbjuda barn och deras föräldrar samt blivande föräldrar en mötesplats med tillgång till ett samlat och lättillgängligt stöd av god kvalitet. Förskolebarn som är inskrivna på familjecenters BVC är tillsammans med föräldrarna välkomna till den öppna förskolan Nallen där familjerna kan träffa andra familjer, leka, måla, sjunga och fika. Spädbarnsmassage och föräldrautbildning i grupp och temasamtal erbjuds också. Personal från alla verksamheter finns tillgänglig på Nallen för bland annat samtal och frågor i samband med fika varje dag. Personalen förmedlar kontakter och lotsar vidare till olika verksamheter, både inom huset och till andra verksamheter. Inom socialtjänsten arbetar socialsekreterare som föräldrar till barn mellan 0-12 år kan vända sig till för att få råd och stöd i frågor om barn och familj. Socialtjänsten erbjuder bland annat rådgivande samtal och föräldrautbildningar. Projektet Tidiga insatser Projektet tidiga insatser (tidigare Barnens bästa) är ett samverkansprojekt mellan förvaltningen arbete och välfärd och utbildningsförvaltningen. Projektets syfte har varit att utveckla organiseringen kring arbetet med tidiga insatser till barn mellan 1-10 år i Växjö kommun. Genom samverkan mellan 2 (4)

18 Tjänsteskrivelse Dnr NAV två förvaltningar där olika professioner kunnat bidra med specialistkompetenser inom förskola, skola, familjearbete och socialtjänst har en modell för arbetet kring tidiga insatser arbetats fram. Under 2016 kommer projektet att utökas från två socialsekreterare till fem samt bli en permanent verksamhet. De två socialsekreterare som tidigare arbetat i projektet stannar kvar i Braås och Lammhult. Ytterligare två anställda fortsätter arbetet genom förvaltningens socialsekreterare som arbetar på Araby familjecenter. Förvaltningen planerar dessutom just nu med utbildningsförvaltningen att starta verksamheten med tidiga insatser för barn mellan 0-12 år även inom Teleborgsområdet. Konsekvensanalys och bedömning Förvaltningen arbete och välfärd deltar i flera olika forum där frågan kring att hitta en bra samverkan mellan länets kommuner och regionen diskuteras. Genom forumet Tisdagsgruppen där även utbildningsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen ingår och Polismyndigheten är sammankallande har en samlad oro uppmärksammats kring Teleborgsområdet. De olika aktörerna i forumet ser en tydlig tendens att oron på Teleborg har ökat, framförallt för yngre barn mellan 7 och 12 år. Unga barn och tonåringar rör sig ute mycket kring Teleborgs centrum och sportfältet under sena kvällar. Arbete och välfärd har genom fältgruppen och ungdomsgruppen tillsammans med fritidsgården ökat insatserna inom området. Förvaltningen arbete och välfärd har under flera år samarbetat med utbildningsförvaltningen och Region Kronoberg genom bland annat Araby familjecenter. Detta tvärprofessionella arbete mellan arbete och välfärd, utbildningsnämnden och Region Kronoberg har skapat en verksamhet som tidigt kan fånga upp och ge ett riktat och anpassat stöd till barn och unga som riskerar att fara illa och till deras föräldrar. Genom att mödra- och barnhälsovården, skolan och socialtjänsten samarbetar och organiseras i en gemensam lokal underlättas samverkan mellan de olika aktörerna. Redan på MVC och BVC kan barns, föräldrars och kommande föräldrars behov av stödinsatser fångas upp. Samverkan möjliggör att behoven kan upptäckas tidigt och stöd från socialtjänsten kan erbjudas, exempelvis stöd i föräldrarollen eller efter barnens behov. Tidiga insatser, som riktat stöd i form av serviceinsatser kan genom samverkan exempelvis förebygga att en familjs situation blir så allvarlig att det resulterar i att en anmälan om misstanke om att ett barn far illa enligt 14 kap. 1 SoL behöver göras. 3 (4)

19 Tjänsteskrivelse Dnr NAV Ytterligare en familjecentral kan enligt förvaltningens bedömning ge en viss kostnadseffektivitet genom att insatser kan sättas in i det tidiga skedet och på så vis verka förebyggande för att förhindra att kostnaderna senare blir större för fler barn och där ett växande behov kan leda till placeringar. Kommunens kostnad för Araby familjecenter idag är för den personal som arbetar med att ge rådgivning och föräldrautbildning samt en del av lokalkostnaderna som delas mellan aktörerna. Behovet och insatserna som skulle kunna erbjudas via en familjecentral finns redan idag hos arbete och välfärd. De merkostnader som uppstår om ytterligare en familjecentral inrättas består främst av för lokalkostnader och för administration. Förvaltningens samlade bedömning är att stöd till barn och deras föräldrar genom ytterligare en familjecentral i Växjö kommun är ett bra förebyggande arbete i linje med gällande lagstiftning och aktuell forskning. Samarbetet mellan olika kompetenser underlättar att behov av stöd hos barn och föräldrar kan upptäckas tidigare och ett samordnat, riktad och anpassat stöd kan ges i ett tidigare skede. Detta är ett arbete som redan pågår genom bland annat förstärkningen av verksamheten Tidiga insatser och där förvaltningen ser att verksamheten med fördel kan kopplas till en familjecentral. Om kommunfullmäktige bifaller motionens förslag vill förvaltningen framhålla att uppdraget bör ges till nämnden för arbete och välfärd såväl som utbildningsnämnden, att tillsammans påbörja överläggningar med Region Kronoberg i syfte att öppna ytterligare en familjecentral i Växjö kommun. I kommunfullmäktiges budgetarbete inför 2017 bör dessutom hänsyn tas till de kostnader som uppstår för nämnderna till följd av ett eventuellt beslut om att inrätta en familjecentral. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Per Sandberg förvaltningschef Caroline Nordahl utredare 4 (4)

20

21 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Dnr Motion om att införa e-petitioner i Växjö kommun- Carin Högstedt (V) och Ann-Christin Eriksson (V) Kommunstyrelsens förslag 1. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att undersöka hur erfarenheterna ser ut bland kommuner som infört e-petitioner. 2. Kommunfullmäktige uppdrar till samtliga nämnder att införa allmänhetens frågestund. 3. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att utreda hur direktmötena kan nå en bredare målgrupp och erbjuda mer deltagande och dialog, exempelvis genom att permanenta och utveckla mindre samtal kring olika frågor under fikat. 4. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att utreda hur digitala hjälpmedel kan användas för att stärka medborgardialogen. Reservation Carin Högstedt (V) reserverar sig mot beslutet till förmån för det egna yrkandet. Pontus Nordfjell (SD) reserverar sig mot beslutet. Bakgrund Carin Högstedt (V) och Ann-Christin Eriksson (V) har i en motion den 2 november 2015 föreslagit att kommunfullmäktige ska besluta att införa så kallade e-petitioner som ett komplement till redan existerande möjligheter för kommuninvånarna att påverka kommunpolitiken mellan valen. Kortfattat är en e-petition ett förslag från en kommunmedlem som publiceras på kommunens hemsida och som sen andra kommunmedlemmar kan välja att stödja. Tanken är att om förslaget uppnår en på förhand bestämd nivå av stöd så ska det behandlas politiskt. Beslutsunderlag Arbetsutskottet har i 292/2016 föreslagit kommunstyrelsen att i sin tur föreslå kommunfullmäktige besluta följande: 1 (2)

22 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att undersöka hur erfarenheterna ser ut bland kommuner som infört e-petitioner. 2. Kommunfullmäktige uppdrar till samtliga nämnder att införa allmänhetens frågestund. 3. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att utreda hur direktmötena kan nå en bredare målgrupp och erbjuda mer deltagande och dialog, exempelvis genom att permanenta och utveckla mindre samtal kring olika frågor under fikat. 4. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att utreda hur digitala hjälpmedel kan användas för att stärka medborgardialogen. Yrkanden Carin Högstedt (V): 1. Kommunfullmäktige bifaller motionen. 2. Kommunfullmäktige uppdrar till samtliga nämnder att införa allmänhetens frågestund. 3. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att utreda hur direktmötena kan nå en bredare målgrupp och erbjuda mer deltagande och dialog, exempelvis genom att permanenta och utveckla mindre samtal kring olika frågor under fikat. 4. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att utreda hur digitala hjälpmedel kan användas för att stärka medborgardialogen. Per Schöldberg (C): Bifall till arbetsutskottets förslag. Beslutsordning Ordförande Schöldberg ställer yrkandena mot varandra och konstaterar att kommunstyrelsen beslutar enligt arbetsutskottets förslag. 2 (2)

23 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Motion om att införa e-petitioner i Växjö kommun- Carin Högstedt (V) och Ann-Christin Eriksson (V) Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att undersöka hur erfarenheterna ser ut bland kommuner som infört e-petitioner. 2. Kommunfullmäktige uppdrar till samtliga nämnder att införa allmänhetens frågestund. 3. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att utreda hur direktmötena kan nå en bredare målgrupp och erbjuda mer deltagande och dialog, exempelvis genom att permanenta och utveckla mindre samtal kring olika frågor under fikat. 4. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att utreda hur digitala hjälpmedel kan användas för att stärka medborgardialogen. Bakgrund Carin Högstedt (V) och Ann-Christin Eriksson (V) har i en motion den 2 november 2015 föreslagit att kommunfullmäktige ska besluta att införa så kallade e-petitioner som ett komplement till redan existerande möjligheter för kommuninvånarna att påverka kommunpolitiken mellan valen. Kortfattat är en e-petition ett förslag från en kommunmedlem som publiceras på kommunens hemsida och som sen andra kommunmedlemmar kan välja att stödja. Tanken är att om förslaget uppnår en på förhand bestämd nivå av stöd så ska det behandlas politiskt. Yrkanden Anna Tenje (M): 1. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att undersöka hur erfarenheterna ser ut bland kommuner som infört e-petitioner. 2. Kommunfullmäktige uppdrar till samtliga nämnder att införa allmänhetens frågestund. 3. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att utreda hur direktmötena kan nå en bredare målgrupp och erbjuda mer deltagande och dialog, exempelvis genom att permanenta och utveckla mindre samtal kring olika frågor under fikat. 1 (2)

24 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att utreda hur digitala hjälpmedel kan användas för att stärka medborgardialogen. Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att arbetsutskottet beslutar enligt Anna Tenjes yrkande. 2 (2)

25 ÄRENDE Dnr KS Kommunstyrelsen Ordförandes förslag till beslut - Motion om att införa e- petitioner i Växjö kommun- Carin Högstedt (V) och Ann- Christin Eriksson (V) Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att medborgarförslag ska behållas samt uppdrar till kommunstyrelsen att undersöka hur erfarenheterna ser ut bland kommuner som infört e-petitioner. 2. Kommunfullmäktige uppdrar till samtliga nämnder och styrelser att införa allmänhetens frågestund. 3. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att utreda hur direktmötena kan nå en bredare målgrupp och erbjuda mer deltagande och dialog, exempelvis genom att permanenta och utveckla mindre samtal kring olika frågor under fikat. 4. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att utreda hur digitala hjälpmedel kan användas för att stärka medborgardialogen. Bakgrund Carin Högstedt (V) och Ann-Christin Eriksson (V) har i en motion den 2 november 2015 föreslagit att kommunfullmäktige ska besluta att införa så kallade e-petitioner som ett komplement till redan existerande möjligheter för kommuninvånarna att påverka kommunpolitiken mellan valen. Kortfattat är en e-petition ett förslag från en kommunmedlem som publiceras på kommunens hemsida och som sen andra kommunmedlemmar kan välja att stödja. Tanken är att om förslaget uppnår en på förhand bestämd nivå av stöd så ska det behandlas politiskt. Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg

26

27 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Dnr Medborgarförslag om en återvinningscentral på Teleborg Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige avslår medborgarförslaget med motiveringen att frågan om ny återvinningscentral just nu hanteras av tekniska nämnden. Nämndens förslag är att utreda möjligheten att ge återvinningscentral Häringetorp större kapacitet. Beslut om placering beräknas fattas under Bakgrund Ett medborgarförslag inkom den 30 november 2015 om att bygga en återvinningscentral på Teleborg. Förslagsställaren önskar var att kommunfullmäktige ska besluta om förslaget. Beslutsunderlag Tekniska nämnden har i 56/2016 yttrat sig över förslaget. Nämnden föreslår att kommunfullmäktige avslår medborgarförslaget. Enligt nämnden hanteras frågan om ny återvinningscentral just nu av tekniska nämnden. Nämndens förslag är att utreda möjligheten att utveckla återvinningscentral Häringetorp. Beslut om placering beräknas fattas under Arbetsutskottet har i 307/2016 föreslagit kommunstyrelsen att i sin tur föreslå kommunfullmäktige besluta att avslå medborgarförslaget med motiveringen att frågan om ny återvinningscentral just nu hanteras av tekniska nämnden. Nämndens förslag är att utreda möjligheten att ge återvinningscentral Häringetorp större kapacitet. Beslut om placering beräknas fattas under Yrkanden Sofia Stynsberg (M): Bifall till arbetsutskottets förslag. Beslutsordning Ordförande Per Schöldberg (C) frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att kommunstyrelsen beslutar enligt arbetsutskottets förslag. 1 (1)

28 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Medborgarförslag om en återvinningscentral på Teleborg Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige avslår medborgarförslaget med motiveringen att frågan om ny återvinningscentral just nu hanteras av tekniska nämnden. Nämndens förslag är att utreda möjligheten att ge återvinningscentral Häringetorp större kapacitet. Beslut om placering beräknas fattas under Bakgrund Ett medborgarförslag inkom den 30 november 2015 om att bygga en återvinningscentral på Teleborg. Förslagsställaren önskar var att kommunfullmäktige ska besluta om förslaget. Beslutsunderlag Tekniska nämnden har i 56/2016 yttrat sig över förslaget. Nämnden föreslår att kommunfullmäktige avslår medborgarförslaget. Enligt nämnden hanteras frågan om ny återvinningscentral just nu av tekniska nämnden. Nämndens förslag är att utreda möjligheten att utveckla återvinningscentral Häringetorp. Beslut om placering beräknas fattas under Yrkanden Per Schöldberg (C): Kommunfullmäktige avslår medborgarförslaget med motiveringen att frågan om ny återvinningscentral just nu hanteras av tekniska nämnden. Nämndens förslag är att utreda möjligheten att ge återvinningscentral Häringetorp större kapacitet. Beslut om placering beräknas fattas under Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att arbetsutskottet beslutar enligt Per Schöldbergs yrkande. 1 (1)

29 ÄRENDE Dnr KS Kommunstyrelsen Ordförandes förslag till beslut - Medborgarförslag om en återvinningscentral på Teleborg Förslag till beslut Kommunfullmäktige avslår medborgarförslaget med motiveringen att frågan om ny återvinningscentral just nu hanteras av tekniska nämnden. Nämndens förslag är att utreda möjligheten att utveckla återvinningscentral Häringetorp. Beslut om placering beräknas fattas under Bakgrund Ett medborgarförslag inkom den 30 november 2015 om att bygga en återvinningscentral på Teleborg. Förslagsställaren önskar var att kommunfullmäktige ska besluta om förslaget. Ärendet Tekniska nämnden har i 56/2016 yttrat sig över förslaget. Nämnden föreslår att kommunfullmäktige avslår medborgarförslaget. Frågan om ny återvinningscentral hanteras just nu av tekniska nämnden. Nämndens förslag är att utreda möjligheten att utveckla återvinningscentral Häringetorp. Beslut om placering beräknas fattas under Beslutet skickas till Förslagsställaren För kännedom Tekniska nämnden Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg

30 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Tekniska nämnden Dnr Medborgarförslag om att en återvinningscentral ska byggas på Teleborg Tekniska nämndens beslut Tekniska nämnden tackar för medborgarförslaget och föreslår kommunfullmäktige att avslå medborgarförslaget om att bygga en återvinningscentral på Teleborg i Växjö. Frågan om ny återvinningscentral hanteras just nu av tekniska nämnden. Nämndens förslag är att utreda möjligheten att utveckla återvinningscentral Häringetorp. Beslut om placering beräknas fattas under Bakgrund Tekniska förvaltningen fick 7 december 2015 via kommunfullmäktige ett medborgarförslag där önskemålet var att kommunen ska bygga en återvinningscentral på Teleborg. Beslutsunderlag Förvaltningschefen har i en skrivelse 6 april 2016 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Tekniska förvaltningen har under 2015 genomfört en förstudie kring en ny återvinningscentral i Växjö kommun. Förstudien redovisades i Tekniska nämnden Tekniska förvaltningen har därefter fått i uppdrag att skjuta upp beslut i frågan tills besked om höghastighetsbana kommer och när regeringen fattar beslut om ansvarsfördelning för insamling av förpackningar och tidningar. Besked i frågan om höghastighetsbanan lämnades under våren. Besked om ansvarsfördelning för insamling av förpackningar och tidningar har inte kommit men regeringens utredare har lämnat ett utkast till rapport. Tekniska förvaltningen har därmed återupptagit beredningen av frågan om ny återvinningscentral och beslut väntas fattas under Arbetsutskottet i 49/ (2)

31 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Tekniska nämnden Beslutsordning Ordförande frågar om arbetsutskottets förslag kan antas och finner att tekniska nämnden beslutar enligt förslaget. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Renhållningschefen 2 (2)

32 TÄNK PÅ MILJÖN BYGG EN ÅTERVINNINGSSTATION PÅ TELEBORG Nu är det hög tid att förbereda en återvinningsstation a la Norremark på Teleborg. Växjös största stadsdel växer starkt då åtskilliga stora byggprojekt är på gång och dessutom planeras framöver. FN:s klimatkonferens i Paris har just börjat delegater från 195 länder har samlats för att försöka få ordning på klimatet. 147 stads- och regeringschefer är på plats då ett globalt miljöavtal ska komma till stånd. I Växjö finns många mycket goda exempel på stora miljösatsningar. Redan 1991 fanns här målet att bli fossilfritt Extra glad blev jag när jag läste en artikel i the Guardian häromdagen med rubriken What can we learn from Växjö, Europé s self-styled greenest city? ( Med stort utrymme i tidningen berömmer de Växjö på en rad olika punkter. Det känns extra värdefullt och glädjande att miljöarbetet kommit så långt här och att även dess goda rykte har spridits ut i världen. Jag har just varit ute på Norremarks återvinningsstation med bilen fylld av sorterat avfall. Där är god ordning och det känns skönt att bli av med skräpet. Avståndet till Norremark från södra Teleborg är 9,6 km (19,2 km tur och retur). Ta det gånger alla bilresor med avfall som görs härifrån i detta syfte. På kommunens hemsida kan man läsa om folkmängden i olika stadsdelar i Växjö kommun. Stadsdelen Teleborg toppar listan med invånare ( ). Den siffran är redan inaktuell. Flera byggprojekt har kommit till och ännu mer planeras i framtiden. Vid Furutåvägen, nära Furutåskolan, finns flera nyligen uppförda höghus. Även på Vallen byggs det många bostäder både höga och låga. Området Vikaholm har sedan några år påbörjats i en mycket stor omfattning. I december fattar Byggnadsnämnden beslut om detaljplanen för Torparängen. d Senare byggprojekt på Teleborg är Telestadshöjden. Uppgiften jag fick från kommunen angående prognoser för Teleborg var: Enligt vår prognos för Teleborg beräknas befolkningen uppgå till år Observera att det är ett avgränsat område, vilket påverkar prognosen och kan innebära felaktigheter, varför denna siffra inte bör ses som faktisk. Växjö växer kraftigt! Extra många byggprojekt är igång inte minst på Teleborg. Möt behoven av återvinning på rätt plats för att slippa onödiga utsläpp från våra bilar. Det kan inte vara rimligt att vi sprider extra avgaser för att vara miljövänliga Lisbeth Mörstam

33

34 Medborgarförslag Förslaget i helhet Rubrik TÄNK PÅ MILJÖN - BYGG EN ÅTERVINNINGSCENTRAL PÅ TELEBORG Beskriv ditt förslag TÄNK PÅ MILJÖN - BYGG EN ÅTERVINNINGSCENTRAL PÅ TELEBORG Teleborg är redan den absolut största stadsdelen i Växjö. Dessutom är nya byggprojekt igång och flera planeras i framtiden, vilket motiverar att en ny återvinningscentral a la Norremark placeras här. Det gäller Vallen, Vikaholm, Torparängen och Telestadshöjden för att nämna några aktuella projekt. Teleborg hade invånare och ökningen kommer att vara markant bara de närmaste åren. Det kan inte vara rimligt att mängder av teleborgsbor åker flera mil till andra sidan staden och sprider ut extra avgaser för att vara miljövänliga... Var vill du att beslutet ska fattas? Jag vill att mitt förslag beslutas av ansvarig nämnd Jag vill att mitt förslag beslutas av kommunfullmäktige Personuppgifter Förnamn LISBETH Efternamn MÖRSTAM C/O Adress Sätervägen 10 Postnummer Postort VÄXJÖ Telefon Mobiltelefon E-postadress lisbeth.morstam@gmail.com Bifogade dokument Dokument TÄNK PÅ MILJÖN.docx Storlek 14.6 KB Personuppgiftslagen Jag har granskat ovanstående uppgifter och bekräftar att dessa är riktiga. Jag samtycker samtidigt till automatiserad behandling av lämnade uppgifter enligt personuppgiftslagen (1998:204), PuL. Blankettinformation Nummer Inskickat Blankettid: Sida 1 av 1 Datum: :12:04

35 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Dnr Anslutning av Tingsryds kommun till Samordningsförbundet Värend Kommunstyrelsens förslag 1. Kommunfullmäktige godkänner att Tingsryds kommun ansluter sig till Samordningsförbundet Värend från och med 1 juli Kommunfullmäktige fastställer förslaget till ny förbundsordning för Samordningsförbundet Värend från och med 1 juli Kommunfullmäktige beslutar att i särskilt beslut utse en ersättare till förbundsstyrelsen till och med Bakgrund Tingsryds kommun har genom beslut i kommunfullmäktige ( 132/2015) ansökt om medlemskap i Samordningsförbundet Värend. Samordningsförbundet Värend bildades 1 januari 2015 och har som ändamål att svara för en finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet mellan förbundets medlemmar. Medlemmarna är för närvarande Försäkringskassan Arbetsförmedlingen, Region Kronoberg, Alvesta kommun och Växjö kommun. Förbundschefen har i en skrivelse den 9 mars 2016 redogjort för hur en anslutning av Tingsryds kommun till förbundet ska gå till och vilka beslut som nuvarande medlemmar måste fatta för att göra det möjligt. Enligt förbundschefens skrivelse ska nuvarande medlemmar godkänna att Tingsryds kommun ansluts från och med 1 juli Man har i det syftet tagit fram ett förslag på ny förbundsordning som samtliga medlemmar ska godkänna och som ska börja gälla från och med 1 juli En förändring som föreslås i den nya förbundsordningen är att antalet ledamöter och ersättare i styrelsen utökas från totalt 8 till 12 stycken. Det innebär att varje medlem ska utse en ledamot och en ersättare. Enligt nuvarande ordning utser Växjö kommun och Alvesta kommun tillsammans en ledamot och en ersättare. Konsekvensen blir att Växjö kommun ska utse en ersättare till styrelsen till och med (2)

36 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Beslutsunderlag Arbetsutskottet har i 293/2016 föreslagit kommunstyrelsen att i sin tur föreslå kommunfullmäktige besluta följande: 1. Kommunfullmäktige godkänner att Tingsryds kommun ansluter sig till Samordningsförbundet Värend från och med 1 juli Kommunfullmäktige fastställer förslaget till ny förbundsordning för Samordningsförbundet Värend från och med 1 juli Kommunfullmäktige beslutar att i särskilt beslut utse en ersättare till förbundsstyrelsen till och med (2)

37 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Anslutning av Tingsryds kommun till Samordningsförbundet Värend Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunfullmäktige godkänner att Tingsryds kommun ansluter sig till Samordningsförbundet Värend från och med 1 juli Kommunfullmäktige fastställer förslaget till ny förbundsordning för Samordningsförbundet Värend från och med 1 juli Kommunfullmäktige beslutar att i särskilt beslut utse en ersättare till förbundsstyrelsen till och med Bakgrund Tingsryds kommun har genom beslut i kommunfullmäktige ( 132/2015) ansökt om medlemskap i Samordningsförbundet Värend. Samordningsförbundet Värend bildades 1 januari 2015 och har som ändamål att svara för en finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet mellan förbundets medlemmar. Medlemmarna är för närvarande Försäkringskassan Arbetsförmedlingen, Region Kronoberg, Alvesta kommun och Växjö kommun. Förbundschefen har i en skrivelse den 9 mars 2016 redogjort för hur en anslutning av Tingsryds kommun till förbundet ska gå till och vilka beslut som nuvarande medlemmar måste fatta för att göra det möjligt. Enligt förbundschefens skrivelse ska nuvarande medlemmar godkänna att Tingsryds kommun ansluts från och med 1 juli Man har i det syftet tagit fram ett förslag på ny förbundsordning som samtliga medlemmar ska godkänna och som ska börja gälla från och med 1 juli En förändring som föreslås i den nya förbundsordningen är att antalet ledamöter och ersättare i styrelsen utökas från totalt 8 till 12 stycken. Det innebär att varje medlem ska utse en ledamot och en ersättare. Enligt nuvarande ordning utser Växjö kommun och Alvesta kommun tillsammans en ledamot och en ersättare. Konsekvensen blir att Växjö kommun ska utse en ersättare till styrelsen till och med (1)

38 ÄRENDE Dnr KS Kommunstyrelsen Ordförandes förslag till beslut - Anslutning av Tingsryds kommun till Samordningsförbundet Värend Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige godkänner att Tingsryds kommun ansluter sig till Samordningsförbundet Värend från och med 1 juli Kommunfullmäktige fastställer förslaget till ny förbundsordning för Samordningsförbundet Värend från och med 1 juli Kommunfullmäktige beslutar att i särskilt beslut utse en ersättare till förbundsstyrelsen till och med Bakgrund Tingsryds kommun har genom beslut i kommunfullmäktige ( 132/2015) ansökt om medlemskap i Samordningsförbundet Värend. Samordningsförbundet Värend bildades 1 januari 2015 och har som ändamål att svara för en finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet mellan förbundets medlemmar. Medlemmarna är för närvarande Försäkringskassan Arbetsförmedlingen, Region Kronoberg, Alvesta kommun och Växjö kommun. Förbundschefen har i en skrivelse den 9 mars 2016 redogjort för hur en anslutning av Tingsryds kommun till förbundet ska gå till och vilka beslut som nuvarande medlemmar måste fatta för att göra det möjligt. Ärendet Enligt förbundschefens skrivelse ska nuvarande medlemmar godkänna att Tingsryds kommun ansluts från och med 1 juli Man har i det syftet tagit fram ett förslag på ny förbundsordning som samtliga medlemmar ska godkänna och som ska börja gälla från och med 1 juli En förändring som föreslås i den nya förbundsordningen är att antalet ledamöter och ersättare i styrelsen utökas från totalt 8 till 12 stycken. Det innebär att varje medlem ska utse en ledamot och en ersättare. Enligt nuvarande ordning utser Växjö kommun och Alvesta kommun tillsammans en ledamot och en ersättare. Konsekvensen blir att Växjö kommun ska utse en ersättare till styrelsen till och med Kommunledningsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg

39 ÄRENDE Dnr KS Beslutet skickas till Samordningsförbundet Värend För kännedom Förbundets medlemmar Tingsryds kommun 2 (2)

40

41

42 Från: Petersson Kerstin (0780) Skickat: den 25 april :16 Till: Kommunstyrelsen; Daniel Warelius Karlsson Peter (0780); TK mail Kommun Ämne: Förslag till förbundsordning - utvidgning av Samordningsförbundet Värend Bifogade filer: Missiv o förslag Förbundsordning SFV.pdf; Ansökan om medlemskap från Tingsryds kommun.pdf Hej! Tingsryds kommun inkom under hösten 2015 med en ansökan om medlemskap i Samordningsförbundet Värend. Styrelsen för Samordningsförbundet Värend har tagit fram förslag på ny förbundsordning med rekommendationer om att godkänna Tingsryds kommuns ansökan om medlemskap i förbundet. Jag har fått i uppdrag av styrelsen att skicka bifogade handlingar för vidare hantering hos förbundets nuvarande parter, samt Tingsryds kommun. Förbundets parter har olika rutiner för att hantera denna typ av ärenden och det är bra om jag får snabb återkoppling på om jag skickat dessa handlingar till rätt instans eller inte samt tillräckligt med beslutsunderlag. Hör också av er till mig om det är andra frågor som uppstår! Bästa hälsningar Kerstin Samordningsförbundet Värend Kerstin Petersson Förbundschef E-post: kerstin.petersson@forsakringskassan.se kerstin.petersson@sfvarend.se Telefon: , Besöksadress: Kungsgatan 13 A Postadress: Växjö

43

44

45

46

47

48

49

50 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Dnr Kommunens revisorers granskningsrapport rörande utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige lämnar svar i enlighet med utbildningsnämndens beslut i 52/2016 på kommunens revisorers granskningsrapport rörande nämndens styrning, uppföljning och kontroll. Bakgrund Kommunens revisorer har den 9 februari 2016 till fullmäktige överlämnat en granskningsrapport rörande utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Granskningsrapporten har därefter remitterats till utbildningsnämnden för yttrande. Enligt gällande rutin ska samtliga svar på granskningsrapporter från kommunens revisorer som rör nämnder och bolag slutligt lämnas av kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Utbildningsnämnden har i 52/2016 yttrat sig över kommunens revisorers granskningsrapport rörande nämndens styrning, uppföljning och kontroll och överlämnat ärendet till kommunfullmäktige för slutgiltigt beslut. Arbetsutskottet har i 271/2016 föreslagit kommunstyrelsen att i sin tur föreslå kommunfullmäktige besluta att lämna svar i enlighet med utbildningsnämndens beslut i 52/2016 på kommunens revisorers granskningsrapport rörande nämndens styrning, uppföljning och kontroll. 1 (1)

51 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Kommunens revisorers granskningsrapport rörande utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige lämnar svar i enlighet med utbildningsnämndens beslut i 52/2016 på kommunens revisorers granskningsrapport rörande nämndens styrning, uppföljning och kontroll. Bakgrund Kommunens revisorer har den 9 februari 2016 till fullmäktige överlämnat en granskningsrapport rörande utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Granskningsrapporten har därefter remitterats till utbildningsnämnden för yttrande. Enligt gällande rutin ska samtliga svar på granskningsrapporter från kommunens revisorer som rör nämnder och bolag slutligt lämnas av kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Utbildningsnämnden har i 52/2016 yttrat sig över kommunens revisorers granskningsrapport rörande nämndens styrning, uppföljning och kontroll och överlämnat ärendet till kommunfullmäktige för slutgiltigt beslut. 1 (1)

52 ÄRENDE Dnr KS Kommunstyrelsen Ordförandes förslag till beslut - Kommunens revisorers granskningsrapport rörande utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Förslag till beslut Kommunfullmäktige lämnar svar i enlighet med utbildningsnämndens beslut i 52/2016 på kommunens revisorers granskningsrapport rörande nämndens styrning, uppföljning och kontroll. Bakgrund Kommunens revisorer har den 9 februari 2016 till fullmäktige överlämnat en granskningsrapport rörande utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Granskningsrapporten har därefter remitterats till utbildningsnämnden för yttrande. Ärendet Enligt gällande rutin ska samtliga svar på granskningsrapporter från kommunens revisorer som rör nämnder och bolag slutligt lämnas av kommunfullmäktige. Utbildningsnämnden har i 52/2016 yttrat sig över kommunens revisorers granskningsrapport rörande nämndens styrning, uppföljning och kontroll och överlämnat ärendet till kommunfullmäktige för slutgiltigt beslut. Beslutet skickas till Kommunens revisorer För kännedom Utbildningsnämnden Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg

53 Tjänsteskrivelse Dnr UTBN Sofie Thor avdelningschef Utbildningsnämnden Svar avseende rapport från revisionen 2016 Förslag till beslut Utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse, daterad den 17 mars, överlämnas till kommunens revisorer som svar på revisionsrapporten Granskning av utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Bakgrund Kommunens revisorer har genomfört en granskning av utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Granskningen genomfördes i november 2015 av PWC. PwC bedömer att utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Ärendet I revisionsrapporten lämnas tre rekommendationer: 1. Styrning att en utredning så småningom genomförs för att säkerställa att omorganisationens syfte vad avser bättre skolresultat, bättre resursutnyttjande av personal och minskade kompensatoriska insatser realiseras 2. Uppföljning tydligare redovisning för måluppfyllelse så det klart framgår om respektive mål förväntas uppfyllas eller inte. Vad det gäller utfallen avseende målområdet Barn och utbildning rekommenderas att nämnden säkerställer att beslutade åtgärder realiseras i verksamheten och får önskad effekt. 3. Det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende förstärks ytterligare genom riskanalyser och att eventuella rutiner och åtgärder utarbetas i verksamheten Utbildningsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg

54 ÄRENDE Dnr UTBN Nedan beskrivs åtgärder med anledning av de lämnade rekommendationerna: 1. Utbildningsförvaltningen avser att genomföra en utredning av effekterna av omorganisationen under senare delen av 2017 alternativt i början av Ett förbättringsarbete pågår inom avdelningen för Likvärdighet och analys vad gäller uppföljningsprocessen för att tydliggöra syfte och struktur för såväl löpande månatliga uppföljningar som tematiska utvärderingar inom verksamhetsformerna. Avsikten är att den löpande uppföljningen till nämnden ska omfatta så kallad struktur-, process-, resultatkvalitet ur perspektiven verksamhet, personal och ekonomi. Ett utvecklingsarbete pågår också för att digitalt på ett tydligare sätt visuellt kunna påvisa nuläge av måluppfyllelse. På detta sätt kan nämnden säkerställa att beslutade åtgärder realiseras och får effekt. Ett arbete pågår vidare med att sammanställa nämndens befintliga principer för verksamhetsstyrning, utbildningsnämndens interna styrning och kontroll där utbildningsnämndens uppdrag och styrning beskrivs, planeringsprocessen med lägesbedömning, risk och väsentlighetsanalys, omvärldsanalys samt uppföljningsprocessen. Under 2015 förändrade utbildningsnämnden sitt arbetssätt för att genomföra risk- och väsentlighetsanalyser. Det nya arbetssättet kommer att innebära att det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende förstärks och vid behov kan det leda till eventuella åtgärder och rutiner. Beslutet skickas till För åtgärd Kommunstyrelsen Camilla Holmqvist förvaltningschef Sofie Thor Avdelningschef 2 (2)

55 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Utbildningsnämnden Dnr Svar avseende rapport från revisionen 2016 Utbildningsnämndens beslut Utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse, daterad den 17 mars, överlämnas till kommunens revisorer som svar på revisionsrapporten Granskning av utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Bakgrund Kommunens revisorer har genomfört en granskning av utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Granskningen genomfördes i november 2015 av PWC. PwC bedömer att utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Ärendet I revisionsrapporten lämnas tre rekommendationer: Styrning att en utredning så småningom genomförs för att säkerställa att omorganisationens syfte vad avser bättre skolresultat, bättre resursutnyttjande av personal och minskade kompensatoriska insatser realiseras Uppföljning tydligare redovisning för måluppfyllelse så det klart framgår om respektive mål förväntas uppfyllas eller inte. Vad det gäller utfallen avseende målområdet Barn och utbildning rekommenderas att nämnden säkerställer att beslutade åtgärder realiseras i verksamheten och får önskad effekt. Det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende förstärks ytterligare genom riskanalyser och att eventuella rutiner och åtgärder utarbetas i verksamheten Nedan beskrivs åtgärder med anledning av de lämnade rekommendationerna: Utbildningsförvaltningen avser att genomföra en utredning av effekterna av omorganisationen under senare delen av 2017 alternativt i början av Ordförandens signatur Justerarens signatur Utdragsbestyrkande Sida 18/33

56 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Utbildningsnämnden Ett förbättringsarbete pågår inom avdelningen för Likvärdighet och analys vad gäller uppföljningsprocessen för att tydliggöra syfte och struktur för såväl löpande månatliga uppföljningar som tematiska utvärderingar inom verksamhetsformerna. Avsikten är att den löpande uppföljningen till nämnden ska omfatta så kallad struktur-, process-, resultatkvalitet ur perspektiven verksamhet, personal och ekonomi. Ett utvecklingsarbete pågår också för att digitalt på ett tydligare sätt visuellt kunna påvisa nuläge av måluppfyllelse. På detta sätt kan nämnden säkerställa att beslutade åtgärder realiseras och får effekt. Ett arbete pågår vidare med att sammanställa nämndens befintliga principer för verksamhetsstyrning, utbildningsnämndens interna styrning och kontroll där utbildningsnämndens uppdrag och styrning beskrivs, planeringsprocessen med lägesbedömning, risk och väsentlighetsanalys, omvärldsanalys samt uppföljningsprocessen. Under 2015 förändrade utbildningsnämnden sitt arbetssätt för att genomföra risk- och väsentlighetsanalyser. Det nya arbetssättet kommer att innebära att det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende förstärks och vid behov kan det leda till eventuella åtgärder och rutiner. Beslutsunderlag Protokollsutdrag arbetsutskott Rapport från revisionen 2016 Yrkanden Ordförande yrkar att nämnden antar arbetsutskottets förslag till beslut. Beslutsordning Ordförande frågar om dennes yrkande kan antas och konstaterar att nämnden beslutar enligt yrkandet Ordförandens signatur Justerarens signatur Utdragsbestyrkande Sida 19/33

57 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Dnr Rapporter från revisionen Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt till kommunstyrelsen för inhämtande av yttrande. 2. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande Växjöbostäder ABs styrning, uppföljning och kontroll till Växjö kommunföretag för inhämtande av yttrande. 3. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll till utbildningsnämnden för inhämtande av yttrande. 4. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll till tekniska nämnden för inhämtande av yttrande. 5. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande nämnden för arbete och välfärds styrning, uppföljning och kontroll till nämnden för arbete och välfärd för inhämtande av yttrande. 6. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll till omsorgsnämnden för inhämtande av yttrande. 7. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande Värends räddningstjänstförbunds styrning, uppföljning och kontroll till Värends räddningstjänstförbund för inhämtande av yttrande. Bakgrund Kommunens revisorer har överlämnat sju granskningsrapporter rörande styrning, uppföljning och kontroll till kommunfullmäktige. Enligt överenskommen rutin för beredning av revisionens granskningsrapporter ska kommunfullmäktige besluta om hur rapporterna ska remitteras. Kommunrevisionens ordförande Carl-Olof Bengtsson (S) och revisionschefen Karin Andersson föredrar ärendet och presenterar granskningarnas slutsatser. 1 (1)

58 Revisionsrapport Granskning av styrning, uppföljning och kontroll Lena Salomon, Certifierad kommunal revisor. Utbildningsnämnden Växjö kommun Carl-Magnus Stenehav, Certifierad kommunal revisor. Sofia Blixtberg, Sandra Marcusson 2015

59 Granskning av utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfrågor Revisionskriterier Avgränsning Metod Iakttagelser och bedömningar Organisation Nämndens styrmedel Styrande dokument och dess tillämpning Bedömning Nämndens uppföljning Ekonomi och verksamhet Bedömning Nämndens arbete med intern kontroll och risk- och väsentlighetsanalyser Reglemente intern kontroll Nämndens arbete Bedömning Nämndens arbete med att förebygga och upptäcka oegentligheter samt förtroendeskadligt beteende Styrdokument och värdegrundsarbete Bedömning Sammanfattande revisionell bedömning Växjö kommun PwC 1 av 13

60 Granskning av utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Sammanfattning Revisorerna i Växjö kommun har gett PwC i uppdrag att granska utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Sammanfattningsvis bedömer vi att utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Under respektive avsnitt redovisas skälen för vår bedömning. En tydligare styrning, uppföljning och kontroll skapar möjlighet att vidareutveckla verksamheten. Nedan följer några rekommendationer Rekommendationer 1. Styrning Den nya organisationen har endast verkat i ca ett år. Vi rekommenderar att en utredning så småningom genomförs för att säkerställa att omorganisationens syfte när det gäller bättre skolresultat, bättre resursutnyttjande av personal och minskade kompensatoriska insatser realiseras. 2. Uppföljning Vi rekommenderar att redovisningen avseende prognos för måluppfyllelse av verksamhetsmålen utvecklas och förtydligas så att det klart framgår om respektive mål förväntas uppfyllas eller inte. Saknas denna redovisning ges nämnden ingen möjlighet att så snart det är möjligt vidta åtgärder vid målavvikelser. Det är en oroväckande bild av att utfallen avseende målområdet Barn och Utbildning uppvisar sämre resultat jämfört med tidigare år. Vi rekomenderar att nämnden säkerställer att beslutade åtgärder realiseras i verksamheten och får önskad effekt. 3. Det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende Vi rekommenderar att arbetet utvecklas när det gäller riskanalyser och att eventuella rutiner och åtgärder utarbetas i verksamheten för att ytterligare förebygga arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende. Växjö kommun PwC 2 av 13

61 Granskning av utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll 1. Inledning 1.1. Bakgrund Kommunens revisorer ska enligt kommunallagen 9 kap 9 granska om kommunstyrelsen och nämnderna har en tillräckligt god intern kontroll i verksamheten. Motsvarande granskning ska göras hos kommunens företag och kommunalförbund av vald lekmannarevisor respektive revisor. Granskningen är initierad med anledning av revisorernas riskoch väsentlighetsanalys. Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen 6 kap 1 ha uppsikt över kommunens nämnder, kommunens företag och de kommunalförbund som kommunen är medlem i. Kommunstyrelsen har ett omfattande ansvar att se till att verksamheterna fungerar väl och i det allmännas intresse och initiera åtgärder när det omvända inträffar. Det interna reglementet för kommunstyrelsen innehåller en detaljerad uppräkning av ansvarsområden. Nämnderna ska enligt kommunallagen 6 kap 7 driva verksamheten i förvaltningarna enligt de mål och regelverk som gäller för varje verksamhet. Den interna kontrollen ska vara tillräcklig och verksamheten ska drivas på ett tillfredsställande sätt. Samma krav ställs på de företag som fullmäktige beslutat lämna över skötseln av kommunala angelägenheter till med stöd av kommunallagen 3 kap 16. Kommunens styrdokument gäller i normalfallet för kommunstyrelsen, nämnderna och de helägda bolagen Syfte och Revisionsfrågor Granskningen är en fördjupad granskning med syftet att ge underlag till revisorernas bedömning av den interna kontrollen, resultaten och rapporteringen. Granskningen ska besvara nedanstående revisionsfrågor: Vilka styrmedel använder nämnden? (avsnitt 2.2) Vad omfattar den uppföljning som nämnden gör? (avsnitt 2.3) Hur går uppföljningen till och med vilken frekvens sker uppföljningen? (avsnitt 2.3) Hur utvärderar eller bevakar nämnden den interna kontrollen i verksamheten? (avsnitt 2.5) Hur arbetar nämnden med risk- och väsentlighetsanalyser? (avsnitt 2.5) Hur arbetar nämnden för att förebygga och upptäcka oegentligheter i verksamheten? (avsnitt 2.6) Hur arbetar nämnden för att förebygga och upptäcka förtroendeskadliga beteenden hos chefer och medarbetare? (avsnitt 2.6) Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i nämnden på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? (avsnitt 3) Växjö kommun PwC 3 av 13

62 Granskning av utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll 1.3. Revisionskriterier Reglerna som är relevanta för de områden som ingår i granskningen finns framför allt i följande dokument: Kommunallagen Reglemente för utbildningsnämnden Reglemente för intern kontroll Styrdokumentet Styrsystem för Växjö kommun Policy för bisyssla, representation, resor, upphandling och inköp Riktlinjer för informationssäkerhet Kommunfullmäktiges budget för Växjö kommun 2015 Internbudget för utbildningsnämnden och verksamhetsplan 2016 Riktlinjer för hantering av intraprenad inom Växjö kommun. Delegationsordning för utbildningsnämnden Miljöprogram för Växjö kommun, Delårsrapport för utbildningsnämnden augusti 2015 Riktlinjer för budget, ekonomiska rapporter, bokslut och årsrapporter Program för mål och uppföljning av privata utförare Avgränsning Granskningen genomförs inom flertal av kommunens verksamheter. Denna granskning avser utbildningsnämnden. Granskningen hör till revisionsåret Metod Granskningen har genomförts genom dokumentanalyser och intervjuer. Genomgång av protokoll för perioden 2015 har även skett. Intervjuer har genomförts med: Nämndens ordförande förste vice ordförande i nämnden andra vice ordförande i nämnden förvaltningschef verksamhetschef verksamhetscontroller områdeschef södra intraprenadchef Katedralskolan tre rektorer, södra området avdelningschef ekonomi Granskningen har varit föremål för sakkontroll av de intervjuade. Växjö kommun PwC 4 av 13

63 Granskning av utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Organisation Utbildningsnämnden bildades den 1 januari 2015 genom en sammanslagning av gymnasienämnden och skol- och barnomsorgsnämnden. Utbildningsnämndens verksamhet omfattar förskola och pedagogisk omsorg, förskoleklass, grundskola, grundsärskola, fritidshem, gymnasieskola och gymnasiesärskola. Därutöver ingår kulturskola, fritidsgårdsverksamhet och skolbibliotek Nämndens styrmedel Styrande dokument och dess tillämpning Kommunfullmäktige fattade i samband med budget 2014 beslut om att gymnasieförvaltningen och skol- och barnomsorgsförvaltningen skulle slås samman till en utbildningsförvaltning. Sammanslagningen träde ikraft den 1 januari Syftet med omorganisationen var att nuvarande förvaltning ska leda till en helhetssyn på elevens skolgång i ett 1-20 års perspektiv. Detta ska skapa förutsättningar för en ökad måluppfyllelse för Växjös barn och ungdomar. En sammanslagen utbildningsförvaltning förväntades även medföra effektiviseringar avseende bl.a. bättre skolresultat, bättre resursutnyttjande av personal i ett 1-20 års perspektiv och minskade kompensatoriska insatser tack vare ett systematiskt arbete med tidiga insatser. Sammanslagningen har inneburit att utbildningsnämnden fattat formella beslut, exempelvis: Utbildningsnämnden har beslutat om att överta ansvaret för de avtal och överenskommelser som tecknats av gymnasienämnden respektive skol- och barnomsorgsnämnden. Detsamma gäller förlängning av riktlinjer och anvisningar 1 Utbildningsnämnden har beslutat om plan för hantering av kriser och extraordinära händelser. 2 Krav från fullmäktige på förvaltningsanpassade planer. Utbildningsnämndens ansvarsområde utgår från nämndens reglemente som senast reviderats av Kommunfullmäktige, Enligt kommunens styrande dokument Styrsystem för Växjö kommun fastställd i kommunfullmäktige beskrivs att kommunens styrsystem utgår ifrån målstyrning. Förutsättningar för att åstadkomma detta är att: Det finns en röd tråd från kommunens ledstjärna, övergripande mål och strategier till nämnds/bolagsmål och aktiviteter på verksamhetsnivå och om möjligt på arbetsplatsnivå. Att målen är levande och rimliga i antal. Det ska finnas ett samband mellan tillgängliga resurser och verksamhetsmål. Det finns väl fungerande rapporterings- och uppföljningsstruktur. 1 Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden Växjö kommun PwC 5 av 13

64 Granskning av utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Utbildningsnämnden styrning sker dels utifrån det statliga uppdraget och dels utifrån kommunfullmäktiges budget. Dessa båda uppdrag har konkretiserat i nämndens internbudget gällande mål och aktiviteter. Utifrån det statliga uppdraget och utifrån kommunfullmäktiges budget har utbildningsnämnden formulerat följande vision: Vår vision är en hållbar utbildning för barn och elever från 1 år till 20 år. I nämndens internbudget 2015 redovisas att Växjö ska vara en framstående skolkommun i Sverige med mycket goda resultat på hållbart lärande för kommunens alla barn och elever. Nämnden verksamhetsmål berör flertal av fullmäktiges målområden. Nämnden har totalt fastställt fjorton verksamhetsmål samt två mål med koppling på målområdet Ekonomi och effektivitet. För flera verksamhetsmål/nyckeltal saknas målvärde. En förändring inför 2016 års internbudget har skett genom tydligare målvärden. Förvaltningsledningen beskriver att man i möjligaste mån följer planer och program som beslutats av fullmäktige och att ett antal mål har kopplats till nämndens målområde miljö, energi och trafik. Förvaltningen beskriver att planerna är finansierade i verksamhetens budget. Inför 2016 har budgeten utökats avseende demografisk utveckling samt lokalhyror motsvarande 80,5 mnkr. Därutöver finns ett krav på effektivisera verksamheten med 15,8 mnkr. Utbildningsnämnden har formulerat en styrkedja (se nedan bild) som innebär att respektive arbetslag, skolledare formulerat aktiviteter kopplade till det statliga uppdraget och fullmäktiges budget. Utifrån intervjuerna beskrivs att avståndet mellan nämnd/förvaltningsledning och verksamheten i den nya organisationen ökat. Förvaltningsledningen har beslutat att inför år 2016 förändra sin ledningsgrupp så att även områdescheferna deltar i ledningsgruppen. I samband med den nya organisationen har en beskrivning utifrån roller och ansvar för alla chefer samt stödfunktionerna nedtecknats. Styrning/ uppföljning Pedagog Arbetslag Skolledare Områdeschef Verksmahetschef Förvaltningschef Nämnden Nedan listas väsentliga lagar, förordningar och styrmedel som styr nämndens verksamheter: Skollag Diskrimineringslag Arbetsmiljölag Växjö kommun PwC 6 av 13

65 Granskning av utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Kommunallag Skolförordning Läroplaner Skolverkets allmänna råd Policys och planer (Miljöprogram för Växjö kommun) Under 2015 har nämnden beslutat om nya principer för resursfördelning som ska börja gälla år 2016, Principer för resursfördelning inom en sammanhållen utbildningsförvaltning Principerna ska ge möjlighet till en likvärdig utbildning samt ta hänsyn till det kompensatoriska uppdraget inom såväl utbildningsnämndens verksamheter som för alla barn och elever folkbokförda i Växjö kommun. Utbildningen inom skolväsendet ska vara likvärdig inom varje skolform och inom fritidshemmet. 3 Lokalfrågor är en väsentlig fråga för utbildningsnämnden. Vid lokalförändringar avseende nybyggnation eller ombyggnation sker samarbete mellan förvaltningen och VÖFAB avseende projektering och anbudsförfrågan. Utbildningsnämnden beslutar därefter om att genomföra nybyggnationer och ombyggnationer av förskolor och skolor när bl.a. investeringsutgift och preliminär årlig hyreskostnad är känd. Under året har nämnden enligt protokoll beslutat om nybyggnation och ombyggnation av Bergunda, Torpaskolan, Sandsbro skola, Tävelsås och Östra lugnet. Delegationsordning och attestordning har upprättats och fastställts av nämnden respektive Förvaltningen har under året genomfört olika utbildningsinslag för nämnden avseende nämndens verksamhetsområden och aktuell lagstiftning Bedömning Vi bedömer att nämndens styrning är tillräcklig och att nämnden i huvudsak tillämpar kommunens styrdokument Styrsystem för Växjö kommun. Styrningen sker utifrån det statliga uppdraget och dels utifrån kommunfullmäktiges budget. Nämnden har i internbudget 2016 tydliggjort sin målstyrning genom tydligare systematiska nyckeltal. Det är positivt att nämnden aktivt arbetar med översyner av resursfördelningssystem, lokaler m.m. Den nya organisationen har endast verkat i ca ett år. Vi rekommenderar att en utredning så småningom genomförs för att säkerställa att omorganisationens syfte när det gäller bättre skolresultat, bättre resursutnyttjande av personal och minskade kompensatoriska insatser realiseras. Vi ser positivt på att rollbeskrivning har upprättats för chefer i organisationen samt stödfunktioner. Styrkedjan från nämnd och förvaltningsledning till det pedagogiska arbetet omfattar dock flera chefsled, vilket kan innebära en ökad risk avseende styrning och kontroll. 3 Utbildningsnämnden , Växjö kommun PwC 7 av 13

66 Granskning av utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll 2.3. Nämndens uppföljning Ekonomi och verksamhet Uppdrag och uppföljning styrs och leds mellan de olika nivåerna i organisationen från pedagog via arbetslag, skolledare, områdeschef, verksmhetschef, förvaltningschef och slutligen till nämdnen. Uppföljningen sker utifrån det systemastiska kvalitetsarbete och syftar på att utveckla verksamheten. Till modellen finns en löpande mötesstruktur med möten i verksamheten, mellan skolledare och områdeschef samt mellan områdeschefer och verksamhetschef. Vi har granskat att denna uppföljning i det Södra skolområdet och Katedralskolan sker. De skolledarna som vi intervjuat upplever att administrationen tar mer och mer tid (södra området). Lokala skoladministratörer har tagits bort och istället ersatts med centrala administratörer. Detta arbete beskrivs inte alltid förenkla arbetet ute i verksamheten. Skolledarna beskriver att det idag finns ett större fokus på ekonomi och ekonomiuppföljning. Stödverktyget för analys beskrivs inte fungera tillräckligt bra. Enligt uppgifter planeras en utveckling av beslutsstöd och analysmodell att ske under våren Även stödet från förvaltningens ekonomiavdelning beskrivs kunna utvecklas avseende budgetarbete samt uppföljning och analys. En förändring kommer att genomföras av ekonomiavdelningen som medföra ett bättre och mer kvalificerat ekonomiskt stöd till skolledare. Uppföljning av nämndens verksamhetsmål sker i samband med delårsrapport och årsrapport. I delårsrapport för utbildningsnämnden per augusti 2015 redovisas nämndens verksamhetsmål per målomårde. Det går i flera fall inte utifrån lämnad redovisning att bedöma måluppfyllelsen per målområde eller för respektive mål. Flertal av målen inom målområdet Barn och Utbildning visar försämring jämfört med tidigare år. I delårsrapporten omnäms påbörjade och kommande insatser. Nämnden redovisar för år 2015 en prognos (aug 2015) på -32 mnkr. Avvikelsen beror till stor del av rättning av retroaktiva utbetalning till fristående skolor och förskolor för perioden (20 mnkr, momskompensation). Beslut om utbetalning har skett av nämnden I samband med delårsrapport per augusti 2015 finns ett avsnitt Åtgärder för att nå budget Avsnittet beskriver kortfattat att utbildningsnämnden har stärkt uppföljning och ekonomistyrningen för att begränsa Centrumområdets underskott inför höstterminen Nämnden avviker från riktlinjer för budget, ekonomiska rapporter, bokslut och årsrapporter gällande månadsrapportering till nämnden. Månadsrapportering har endast skett till presidiet. Inför 2016 har en anpassning till riktlinjerna skett. Inför 2016 har en sammanställning över vilka uppföljningar som nämnden ämnar genomföra under året beslutats i samband med internbudgeten. Vi har i samband med granskningen gått igenom samtliga protokoll för år 2015 och bl.a. noterat följande verksamhetsuppföljningar som redovisats till nämnden: Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. 4 Information om prognos för elevutvecklingen. Nämnden ser ett ökat behov av lokaler ca 26 ooo kvadratmeter fram till Rekryteringsbehov inom förvaltningen. 6 4 Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden Växjö kommun PwC 8 av 13

67 Granskning av utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Handlingsplan efter genomförd medarbetarenkät Analys av skolval. 8 Lokalförsörjningsplan. 9 Kommunfullmäktige har beslutat om ett program för mål och uppföljning av privata utförare. 10 Det är nämndernas ansvar att följa den verksamhet som bedrivs av privata utförare och kommunstyrelsen ska enligt dokumentet ansvara för uppsikten av den verksamhet som lämnas till privata utförare. De fristående förskolor och skolorna har egna huvudmän och styrelser. Nämnden ansvarar för tillsynen inom fristående förskolor och fristående fritidshem medan Skolverket bedriver tillsyn inom skolorna såväl kommunala som fristående. Tillsyn av fristående förskolor sker i enlighet med en upprättad plan, tillsynen rapporteras till nämnden. 11 Nämnden har den fattat beslut om riktlinjer för insyn i fristående skolor. Syfte med riktlinjerna är utifrån skollagens bestämmelser om hur kommunens insyn i fristående skolor ska organiseras, genomföras och rapporteras. Under 2015 har uppföljningsbesök med syfte att följa upp olika verksamhetsformer genomförts inom grundskola, grundsärskola och gymnasiet. Syftet har varit att följa upp och analysera om enheternas arbete överensstämmer med de övergripande målen och riktlinjerna i läroplanerna. Vid samtliga nämndsmöten redovisas delegationsäreende och eleväreende till nämnden Bedömning Vi bedömer att den uppföljning gällande ekonomi och verksamhet som sker till nämnden delvis är tillräcklig. Kommunens styrdokument Styrsystem för Växjö kommun avseende uppföljning tillämpas samt att det statliga uppdraget följs upp på såväl förvaltning och enhetsnivå. Vi rekommenderar att redovisningen avseende prognos för måluppfyllelse av verksamhetsmålen utvecklas. Redovisningen behöver förtydligas om respektive mål förväntas uppfyllas eller inte. Saknas denna redovisning ges nämnden ingen möjlighet att vidta åtgärder vid avvikelser. Uppföljningen försvåras också med anledningen av att vissa mål för år 2015 inte är mätbara. Det är en oroväckande bild av att resultaten avseende målområdet Barn och Utbildning uppvisar sämre resultat jämfört med tidigare år. Vi rekomenderar att nämnden säkerställer att beslutade åtgärder realiseras i verksamheten och får önskad effekt. Det är väsentligt att verksamheten har stödsystem och verktyg som fungerar samt att hitta sätt att effektivisera administrationen ute i verksamheten. Vi rekommenderar att nämnden att säkerställa att verksamheten har ändamålsenliga stödsystem för att säkerställa tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av sin verksamhet. 6 Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden , Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden Kommunfullmäktige Utbildningsnämnden , , Växjö kommun PwC 9 av 13

68 Granskning av utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Diverse verksamhetsuppföljningar sker med viss frekvens till nämnden. I de fall redovisning av verksamhetsuppföljningar sker till nämnden rekommenderar vi att nämnden på ett tydligare sätt beslutar om resultatet av uppföljningen föranleder eventuella åtgärder Nämndens arbete med intern kontroll och riskoch väsentlighetsanalyser Reglemente intern kontroll Fullmäktige har antagit reglemente för intern kontroll ( ). Enligt reglementet är intern kontroll en process där såväl den politiska som den professionella ledningen och övrig personal samverkar och som utformas för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: -ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet -tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten -efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i KL 6:7 och 9:7. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. Nämnden ska inom sin organisation tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och innebörden av denna. Nämnden ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighetsanalys göras Nämndens arbete Nämnden har att efterleva flertal kommunövergripande kontrollmoment som fastställts av kommunstyrelsen. Dessa avser avtalskontroll, återsökning av bidrag från Migrationsverket, samverkansavtal samt ekonomiska kontroller. Under 2015 har ett antal av de övergripande ekonomiska transaktionerna för 2015 återrapporterats i samband med delårsrapporten (augusti). Nämnden har antagit en internkontrollplan för 2015 och ingår i nämndens internbudget. Beslut gällande 2015 års internbudget togs på nämndens sammanträde Därutöver antog nämnden en intern kontrollplan avseende verksamhetskontroller med åtta kontrollmoment. 12 Samtliga kontrollmoment återrapporteras i samband med bokslutet. Intern kontrollplan för år 2014 har återrapporterats till nämnden i samband med årsrapport Uppföljning av åtgärderna sker i samband med kommande årsrapport för Under året har nämndens arbete med intern kontroll ytterligare utvecklats. Numera dokumenteras risk- och väsentlighetsanalysen och har ett bredare syfte än att enbart utgöra underlag för vilka kontrollmoment som finns i internkontrollplanen. Den utgör ett underlag för arbetet med internbudgetens strategier och åtgärder, som en del i verksamhetsplaneringen. Analysen har skett på uppdrag av nämnden utifrån följande verksamhetsmål samt nedanstående ledord: 12 Utbildningsnämnden , 61 Växjö kommun PwC 10 av 13

69 Granskning av utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Barn och elever i våra verksamheter känner trygghet och trivsel. De får det stöd och den stimulans som krävs så att de kan utveckla sina förmågor så långt det är möjligt och så att deras kreativitet, engagemang, nyfikenhet förstärks och utvecklas. Ett fördjupat och dokumenterat analysarbete på alla nivåer leder till slutsatser som ligger till grund för att uppnå detta. Arbetet har inneburit att dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys har upprättats och därefter har nämnden sedermera beslutat om vilka kontroller som ska genomföras Bedömning Nämndens arbete med intern kontroll bedöms som tillräckligt. Vi grundar oss på det arbetet som påbörjats under året med att kartlägga utbildningsnämndens risker. Nämnden har inför år 2016 varit delaktig genom att ge förvaltningen i uppdrag om att ta fram väsentliga riskområden samt beslutat vilka kontroller som ska genomföras under Vi kan inte uttala oss om årets kontroller då dessa inte helt är genomförda vid granskningstillfället. Vi rekommenderar att återrapportering av att vidtagna åtgärder rapporteras till nämnden så fort åtgärder vidtagits Nämndens arbete med att förebygga och upptäcka oegentligheter samt förtroendeskadligt beteende Styrdokument och värdegrundsarbete Ett bra skydd mot olika former av otillåten påverkan förutsätter att det finns genomtänkta och sammanhängande styrdokument och rutiner samt att dessa bygger på en medvetenhet om risker. Det fanns vid granskningstidpunkten ingen policy eller riktlinjer med rubriken mutor eller oegentligheter. Det centrala dokument som de intervjuade hänvisar till är riktlinjen för representation och gåvor. I samband med intervjuerna framhålls att det ibland kan vara svårt att avgöra vad oegentligheter och förtroendeskadligt beteende är och vad gränsen går mellan det tillåtna och det otillåtna. Vid tveksamhet bör medarbetaren rådgöra med närmaste chef. Växjö kommun har utarbetat följande styrdokument relaterade till ämnesområdet oegentligheter: Styrdokument Fastställd eller senast uppdaterad Upphandlings och inköpspolicy för Växjö kommun Antagen av KF Reglemente för internkontroll Fastställd KF Representation och gåvor för anställda i Växjö kommun Beslutad av kommunchef Policy för bisyssla Fastställd KF Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner Fastställd KF , 276 Flertalet av ovan nämnda styrdokument finns tillgängliga via kommunens hemsida men har inte uppdaterats under senaste åren. Växjö kommun har inte utarbetat några skriftliga rutiner eller riktlinjer för hur anställda ska rapportera olika former av misstänkta oegentligheter eller förtroendeskadligt beteende. Någon kommungemensam värdegrund har inte Växjö kommun PwC 11 av 13

70 Granskning av utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll upprättas för Växjö kommun. Arbetet kring detta beskrivs pågå. Förvaltningsledningen beskriver att så fort den övergripande värdegrunden är beslutad så ska alla riktlinjer och policys ses över. Enligt intervjuerna beskrivs det att det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende har sin grund i verksamhetens arbete med likabehandling. Både förvaltningsledningen och skolledare beskriver att kränkande behandling som ett särskilt fokusområde. Uppföljning av detta sker i den uppföljning som skolledare gör. När det gäller det förebyggande arbetet mot oegentligheter beskriver förvaltningsledningen att detta område historiskt sett inte har beaktats i tillräcklig stor utsträckning. Enligt intervjuerna beskrivs att vissa kontroller gällande oegentligheter genomförs i samband med de övergripande kontrollerna. Centralisering av lönehantering och fakturering av barnomsorgsavgifter har skett och avser steg i att reducera risker för oegentligheter. När det gäller riktlinjer för registerutdrag har kommunstyrelsen fattat beslut som berör de som erbjuds anställning eller praktik i verksamhet där det förekommer direkt och regelbunden kontakt med barn. 13 Detta berör enligt uppgifter även för skolskjutspersonal, måltidspersonal och finns även med som upphandlingskrav i städentreprenad. För att förebygga oegentligheter krävs det en tillräcklig kännedom om samarbetspartners och anställda. Det är av central vikt att risken för jäv och intressekonflikter förebyggs. När det gäller bisysslor är arbetstagaren skyldiga att på arbetsgivarens begäran anmäla en bisyssla och lämna de uppgifter som behövs får att arbetsgivaren skall kunna bedöma denna. Samtliga nyanställda arbetstagare, som har en anställning om minst 6 månader, ska fylla i blanketten Redogörelse över bisysslor för anställd inom Växjö kommun och få den prövad. Enligt checklistan för det årliga medarbetarsamtalet ska frågan om bisyssla ställas Bedömning Utifrån samtal med nämnden och förvaltningsledningen uppfattar vi att det är en nolltolerans avseende oegentligheter och förtroendeskadligt beteende i verksamheten. Vi bedömer att nämndens arbete med att förebygga och upptäcka förtroendeskadligt beteende och oegentligheter delvis är tillräckligt. Det förekommer ett visst arbete avseende det förebyggande arbetet avseende ekonomiska oegentligheter genom de kommunövergripande kontrollmomenten som fastställts av kommunstyrelsen samt att centralisera administrativa processer. När det gäller förtroendeskadligt beteende i verksamheten sker ett visst arbete avseende registerutdrag på personal som har direkt och regelbunden kontakt med barn. Därutöver är likabehandling och kränkande behandling ett centralt begrepp i det pedagogiska uppdraget. Vi rekommenderar att arbetet utvecklas när det gäller riskanalyser och att eventuella rutiner och åtgärder utarbetas i verksamheten för att ytterligare förebygga arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende. Nämnden har inte utarbetat någon handlingsplan om oegentligheter skulle inträffa. 13 Kommunstyrelsen Växjö kommun PwC 12 av 13

71 Granskning av utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll 3. Sammanfattande revisionell bedömning Revisionsfrågan för denna granskning är: Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i utbildningsnämnden på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? Utifrån bedömningar för de olika kontrollområdena gör vi följande sammanfattande revisionella bedömning: Vår sammanfattande bedömning är att utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten i delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Vi konstaterar att nämnden tillämpar kommunens styrdokument Styrsystem för Växjö kommun. Styrningen sker utifrån det statliga uppdraget och dels utifrån kommunfullmäktiges budget. Ett område för utveckling är uppföljning av bl.a. verksamhetsmålen. Andra områden för utveckling är hur nämnden arbetar förebyggande för att upptäcka oegentligheter och förtroendeskadlig beteende i organisationen. I rapportens sammanfattning ges ett antal rekommendationer som syftar till att förbättra styrningen, kontrollen och uppföljningen gällande nämnden Lena Salomon Carl-Magnus Stenehav Växjö kommun PwC 13 av 13

72 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Dnr Kommunens revisorers granskningsrapport rörande omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige lämnar svar i enlighet med omsorgsnämndens beslut i 34/2016 på kommunens revisorers granskningsrapport rörande nämndens styrning, uppföljning och kontroll. Bakgrund Kommunens revisorer har den 9 februari 2016 till fullmäktige överlämnat en granskningsrapport rörande omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Granskningsrapporten har därefter remitterats till omsorgsnämnden för yttrande. Enligt gällande rutin ska samtliga svar på granskningsrapporter från kommunens revisorer som rör nämnder och bolag slutligt lämnas av kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Omsorgsnämnden har i 34/2016 yttrat sig över kommunens revisorers granskningsrapport rörande nämndens styrning, uppföljning och kontroll och överlämnat ärendet till kommunfullmäktige för slutgiltigt beslut. Arbetsutskottet har i 273/2016 föreslagit kommunstyrelsen att i sin tur föreslå kommunfullmäktige besluta att lämna svar i enlighet med omsorgsnämndens beslut i 34/2016 på kommunens revisorers granskningsrapport rörande nämndens styrning, uppföljning och kontroll. 1 (1)

73 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Kommunens revisorers granskningsrapport rörande omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige lämnar svar i enlighet med omsorgsnämndens beslut i 34/2016 på kommunens revisorers granskningsrapport rörande nämndens styrning, uppföljning och kontroll. Bakgrund Kommunens revisorer har den 9 februari 2016 till fullmäktige överlämnat en granskningsrapport rörande omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Granskningsrapporten har därefter remitterats till omsorgsnämnden för yttrande. Enligt gällande rutin ska samtliga svar på granskningsrapporter från kommunens revisorer som rör nämnder och bolag slutligt lämnas av kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Omsorgsnämnden har i 34/2016 yttrat sig över kommunens revisorers granskningsrapport rörande nämndens styrning, uppföljning och kontroll och överlämnat ärendet till kommunfullmäktige för slutgiltigt beslut. 1 (1)

74 ÄRENDE Dnr KS Kommunstyrelsen Ordförandes förslag till beslut - Kommunens revisorers granskningsrapport rörande omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Förslag till beslut Kommunfullmäktige lämnar svar i enlighet med omsorgsnämndens beslut i 34/2016 på kommunens revisorers granskningsrapport rörande nämndens styrning, uppföljning och kontroll. Bakgrund Kommunens revisorer har den 9 februari 2016 till fullmäktige överlämnat en granskningsrapport rörande omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Granskningsrapporten har därefter remitterats till omsorgsnämnden för yttrande. Ärendet Enligt gällande rutin ska samtliga svar på granskningsrapporter från kommunens revisorer som rör nämnder och bolag slutligt lämnas av kommunfullmäktige. Omsorgsnämnden har i 34/2016 yttrat sig över kommunens revisorers granskningsrapport rörande nämndens styrning, uppföljning och kontroll och överlämnat ärendet till kommunfullmäktige för slutgiltigt beslut. Beslutet skickas till Kommunens revisorer För kännedom Omsorgsnämnden Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg

75 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Omsorgsnämnden Dnr Yttrande över revisionsrapport angående granskning av styrning, uppföljning och kontroll hos omsorgsnämnden Omsorgsnämndens beslut Omsorgsnämnden instämmer i stort med slutsatserna i granskningsrapporten och kommer arbeta vidare med intern kontroll samt att förebygga och upptäcka oegentligheter och förtroendeskadliga beteenden. Bakgrund Kommunens revisorer har överlämnat sju granskningsrapporter rörande styrning, uppföljning och kontroll till kommunfullmäktige. Föreliggande yttrande handlar om omsorgsnämndens delrapport. Ärendet Omsorgsnämnden instämmer i revisorernas uppfattning att styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten huvudsakligen fungerar på ett tillfredsställande sätt. Ett gediget arbete för att säkerställa detta har pågått under flera års tid. Revisorerna bedömer att åtgärder som krävs för att uppnå verksamhetsmålen kan förtydligas. Omsorgsnämnden menar att det, så långt det är möjligt, redan anges nödvändiga strategier och åtgärder i verksamhetsplan, delårsoch årsrapporter. Revisorerna rekommenderar att värdighetsgarantierna bör åtföljas av en regelbunden uppföljning och återkoppling till fullmäktige i form av delårsoch årsrapportering. Omsorgsnämnden delar revisorernas uppfattning om att värdighetsgarantierna bör åtföljas av regelbunden uppföljning, vilket också görs till stora delar idag. Delaktigheten i upprättande av genomförandeplaner och utförda utevistelser följs upp årligen och rapporteras i nämndens årsrapport. Omsorgsnämnden behöver utveckla uppföljningen av hur rätten till kontaktman inom tre dagar efter inflyttning till särskilt boende uppfylls. Omsorgsnämnden kan också tydliggöra att det är värdighetsgarantierna som följs upp samt samla detta under ett avsnitt i årsrapporten. Andra områden med förbättringsutrymme som lyfts fram av revisorerna är intern kontroll samt hur nämnden arbetar förebyggande för att upptäcka 1 (2)

76 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Omsorgsnämnden oegentligheter och förtroendeskadlig beteende i organisationen. Omsorgsnämnden instämmer i dessa förbättringsområden. Vad gäller intern kontroll finns en plan för utvecklade arbetssätt kring riskoch väsentlighetsanalyser, granskningen av kontrollmomenten samt samråd inom förvaltningen och till nämnd. Revisorerna rekommenderar omedelbar återrapportering till nämnden så fort åtgärder vidtagits. Omsorgsnämnden instämmer i att återrapporteringen av vidtagna åtgärder kan utvecklas men är tveksam till om det ska göras så fort åtgärder vidtagits. Omsorgsnämnden fastställer i den interna kontrollplanen hur ofta återrapportering ska göras, vilket kan variera beroende på vilket riskområde som hanteras. Det fortsatta förebyggande arbetet sker på många plan och med varierade metoder, där en viktig aktivitet är implementeringen av kommunens nya värdegrund. Arbetet med att upptäcka oegentligheter och förtroendeskadligt beteende kommer framåt bli en ännu tydligare del i den interna kontrollen. En kommungemensam riktlinje kring hanteringen av eventuella mutor eller oegentligheter hade i det sammanhanget varit önskvärt Beslutsunderlag Arbetsutskottet har i 22/2016 föreslagit att omsorgsnämnden lämnar följande yttrande: Omsorgsnämnden instämmer i stort med slutsatserna i granskningsrapporten och kommer arbeta vidare med intern kontroll samt att förebygga och upptäcka oegentligheter och förtroendeskadliga beteenden. Förvaltningschefen har i en skrivelse daterad den 10 mars redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige 2 (2)

77 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Dnr Rapporter från revisionen Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt till kommunstyrelsen för inhämtande av yttrande. 2. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande Växjöbostäder ABs styrning, uppföljning och kontroll till Växjö kommunföretag för inhämtande av yttrande. 3. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll till utbildningsnämnden för inhämtande av yttrande. 4. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll till tekniska nämnden för inhämtande av yttrande. 5. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande nämnden för arbete och välfärds styrning, uppföljning och kontroll till nämnden för arbete och välfärd för inhämtande av yttrande. 6. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll till omsorgsnämnden för inhämtande av yttrande. 7. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande Värends räddningstjänstförbunds styrning, uppföljning och kontroll till Värends räddningstjänstförbund för inhämtande av yttrande. Bakgrund Kommunens revisorer har överlämnat sju granskningsrapporter rörande styrning, uppföljning och kontroll till kommunfullmäktige. Enligt överenskommen rutin för beredning av revisionens granskningsrapporter ska kommunfullmäktige besluta om hur rapporterna ska remitteras. Kommunrevisionens ordförande Carl-Olof Bengtsson (S) och revisionschefen Karin Andersson föredrar ärendet och presenterar granskningarnas slutsatser. 1 (1)

78 Revisionsrapport Granskning av styrning, uppföljning och kontroll Omsorgsnämnden Växjö kommun Lena Salomon, Certifierad kommunal revisor Carl-Magnus Stenehav, Certifierad kommunal revisor Sofia Blixtberg, Sandra Marcusson 2015

79 Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfrågor Revisionskriterier Avgränsning Metod Sakavstämning... Fel! Bokmärket är inte definierat. 2. Iakttagelser och bedömningar Organisationsstruktur Nämndens styrmedel Styrande dokument och dess tillämpning Bedömning Nämndens uppföljning Ekonomi och verksamhet Bedömning Nämndens arbete med intern kontroll och risk- och väsentlighetsanalyser Reglemente intern kontroll Nämndens arbete Bedömning Nämndens arbete med att förebygga och upptäcka oegentligheter samt förtroendeskadliga beteende Styrdokument och värdegrundsarbete Bedömning Sammanfattande revisionell bedömning januari av 13 Växjö kommun PwC

80 Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Sammanfattning Revisorerna i Växjö kommun har gett PwC i uppdrag att granska omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Sammanfattningsvis bedömer vi att omsorgsnämnden styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Under respektive avsnitt redovisas skälen för vår bedömning. En tydligare styrning, uppföljning och kontroll skapar möjlighet att vidareutveckla verksamheten. Nedan följer några rekommendationer: Rekommendationer 1. Uppföljning Vi rekommenderar att nämndens redovisning i samband med delårsrapporten förtydligas gällande vilka åtgärder som krävs för att uppnå nämndens verksamhetsmål. Detta mot bakgrund av att verksamhetsmålen utgör en viktig del av nämndens styrning. Värdighetsgarantierna är att betrakta som ett löfte till kunderna och vi menar att dessa bör åtföljas av en regelbunden uppföljning och återkoppling till fullmäktige i form av delårs- och årsrapportering. 2. Intern kontroll Vi rekommenderar att risk- och väsentlighetsarbetet tydliggöras och dokumenteras för att säkerställa spårbarhet samt att nämnden i högre utsträckning involveras i risk- och väsentlighetsanalysen. Vid granskningstidpunkten fanns det ingen dokumenterad riskoch väsentlighetsanalys. Vi rekommenderar att återrapportering av att vidtagna åtgärder görs till nämnden så fort åtgärder vidtagits. 3. Det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende Vi rekommenderar att arbetet utvecklas när det gäller riskanalyser och att eventuella rutiner och åtgärder utarbetas i verksamheten för att ytterligare förebygga arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende. januari av 13 Växjö kommun PwC

81 Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll 1. Inledning 1.1. Bakgrund Kommunens revisorer ska enligt kommunallagen 9 kap 9 granska om kommunstyrelsen och nämnderna har en tillräckligt god intern kontroll i verksamheten. Motsvarande granskning ska göras hos kommunens företag och kommunalförbund av vald lekmannarevisor respektive revisor. Granskningen är initierad med anledning av revisorernas risk- och väsentlighetsanalys. Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen 6 kap 1 ha uppsikt över kommunens nämnder, kommunens företag och de kommunalförbund som kommunen är medlem i. Kommunstyrelsen har ett omfattande ansvar att se till att verksamheterna fungerar väl och i det allmännas intresse och initiera åtgärder när det omvända inträffar. Det interna reglementet för kommunstyrelsen innehåller en detaljerad uppräkning av ansvarsområden. Nämnderna ska enligt kommunallagen 6 kap 7 driva verksamheten i förvaltningarna enligt de mål och regelverk som gäller för varje verksamhet. Den interna kontrollen ska vara tillräcklig och verksamheten ska drivas på ett tillfredsställande sätt. Samma krav ställs på de företag som fullmäktige beslutat lämna över skötseln av kommunala angelägenheter till med stöd av kommunallagen 3 kap 16. Kommunens styrdokument gäller i normalfallet för kommunstyrelsen, nämnderna och de helägda bolagen Syfte och Revisionsfrågor Granskningen är en fördjupad granskning med syftet att ge underlag till revisorernas bedömning av den interna kontrollen, resultaten och rapporteringen. Granskningen ska besvara nedanstående revisionsfrågor: Vilka styrmedel använder nämnden? (avsnitt 2.2) Vad omfattar den uppföljning som nämnden gör? (avsnitt 2.3) Hur går uppföljningen till och med vilken frekvens sker uppföljningen? (avsnitt 2.3) Hur utvärderar eller bevakar nämnden den interna kontrollen i verksamheten? (avsnitt 2.5) Hur arbetar nämnden med risk- och väsentlighetsanalyser? (avsnitt 2.5) Hur arbetar nämnden för att förebygga och upptäcka oegentligheter i verksamheten? (avsnitt 2.6) Hur arbetar nämnden för att förebygga och upptäcka förtroendeskadliga beteenden hos chefer och medarbetare? (avsnitt 2.6) Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i nämnden på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? (avsnitt 3) januari av 13 Växjö kommun PwC

82 Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll 1.3. Revisionskriterier Reglerna som är relevanta för de områden som ingår i granskningen finns framför allt i följande dokument: Kommunallagen Reglemente för omsorgsnämnden Reglemente för intern kontroll Styrdokumentet Styrsystem för Växjö kommun Policy för bisyssla, representation, resor, upphandling och inköp Riktlinjer för informationssäkerhet Kommunfullmäktiges budget för Växjö kommun 2015 Internbudget för omsorgsnämnden och verksamhetsplan 2015 Internbudget för omsorgsnämnden och verksamhetsplan 2016 Delegationsordning för omsorgsnämnden Miljöprogram för Växjö kommun, Patientsäkerhetsberättelse för omsorgsförvaltningen 2014 Delårsrapport för omsorgsnämnden augusti 2015 Årsrapport 2014 Riktlinjer för budget, ekonomiska rapporter, bokslut och årsrapporter Program för mål och uppföljning av privata utförare Hantering av omsorgstagarens medel och ekonomi. 15 nycklar för omsorgen 1.4. Avgränsning Granskningen genomförs inom flertal av kommunens verksamheter. Denna granskningsrapport avser omsorgsnämnden. Granskningen hör till revisionsåret Metod Granskningen har genomförts genom dokumentanalyser och intervjuer. Genomgång av protokoll för perioden 2015 har även skett. Intervjuer har genomförts med: Nämndens ordförande Förste vice ordförande i nämnden Andra vice ordförande i nämnden Förvaltningschef Avdelningschef för Äldreomsorg, Hemvård Avdelningschef för avdelningen Uppdrag och uppföljning Avdelningschef för Ekonomi- och personalavdelningen Granskningen har varit föremål för sakkontroll av de intervjuade. januari av 13 Växjö kommun PwC

83 Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Organisation Omsorgsnämnden ansvarar för stöd, omsorg och vård för äldre personer, för personer med utvecklingsstörning, för personer med fysisk eller psykisk funktionsnedsättning samt för dem som är berättigade till hemsjukvårdsinsatser. Nämnden har tillsammans med nämnden för arbete och välfärd ett gemensamt ansvar för personer med psykisk funktionsnedsättning. Det pågår en utredning där socialpsykiatrin ska överföras från omsorgsnämnden till nämnden för arbete och välfärds verksamhet. Det är vid vår granskning fortfarande oklart om vilken verksamhet inom socialpsykiatrin som ska överföras Nämndens styrmedel Styrande dokument och dess tillämpning Omsorgsnämndens ansvarsområde utgår ifrån nämndens reglemente som fastställts av Kommunfullmäktige Enligt kommunens styrande dokument Styrsystem för Växjö kommun fastställd i kommunfullmäktige beskrivs att kommunens styrsystem utgår ifrån målstyrning. Förutsättningar för att åstadkomma detta är att: Det finns en röd tråd från kommunens ledstjärna, övergripande mål och strategier till nämnds/bolagsmål och aktiviteter på verksamhetsnivå och om möjligt på arbetsplatsnivå. Att målen är levande och rimliga i antal. Det ska finnas ett samband mellan tillgängliga resurser och verksamhetsmål. Det finns väl fungerande rapporterings- och uppföljningsstruktur. Omsorgsnämndens styrning sker utifrån kommunfullmäktiges budget och som i sin tur brutits ner till nämndsmål och aktiviteter. Utifrån nämndens uppdrag har följande vision formulerats: Vi är OMSORG PÅ VÄG med nöjda omsorgstagare, stolta medarbetare och trygga medborgare. I internbudget 2015 har nämnden fastställt 11 verksamhetsmål samt två mål med koppling på målområdet Ekonomi och effektivitet. Nämndens verksamhetsmål berör flertalet av fullmäktiges målområden. Till respektive målområde har ett antal nyckeltal kopplats för att bedöma måluppfyllelsen, i flera fall saknas fastställda målnivåer. Inför 2016 har nämnden delvis beaktat detta. De intervjuade anger att nämnden har goda ekonomiska förutsättningar för att kunna leverera en god vård och omsorg. Nämnden har gått med överskott i några år i rad. En av de största anledningarna till detta är att prognoser gällande demografi skiljt sig från det faktiska utfallet. Nämnden har i möjligaste mån beaktat kommunens miljöprogram vid upprättande av mål i internbudgeten (2015). Förvaltningsledningen beskriver att planerna är finansierade i verksamhetens budget. I delårsrapporten per augusti beskrivs att det är osannolikt att januari av 13 Växjö kommun PwC

84 Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll årets utfall kommer innebära en så pass markant förbättring att målet uppnås. Åtgärder har dock genomförts bl.a. att hemtjänstpersonalen i större utsträckning använder sig av cyklar. En övergång till bilar med andra bränsletyper beskrivs som nödvändig för att nå målet. Ytterligare styrmedel som nämnden nyttjar är 15 nycklar för omsorgen som utarbetats för att enklare precisera och tydliggöra vad enheterna ska arbeta gentemot och vad enheterna förväntas göra. Dessa 15 nycklar härstammar från ett tvärprofessionellt teamarbete som skedde inom nämnden för cirka tre år sedan. I detta arbete bildades tvärprofessionella analysteam mellan olika enheter. Analysteamen fick diskutera goda och dåliga exempel från verksamheterna och fick även i uppgift att konkretisera framgångsfaktorer i verksamheten i syfte att uppfylla målen. Förvaltningen har under 2015 arbetat med Omsorg i toppklass som en del av kvalitetsstyrning. Syftet är att åstadkomma så bra och kvalitetssäkrad omsorg och vård som möjligt för den enskilde. Arbetet sker bl.a. genom egenkontrollen som ger verksamheten en god bild av utvecklingsområden. Förutom ovan nämnda styrmedel utgör resursfördelningssystemet ett viktigt styrmedel för nämnden. Inom hemtjänsten och särskilda boenden nyttjas ett rörligt resursfördelningssystem som baseras på vårdtyngd per brukare. Omsorgsnämnden har beslutat att införa LOV i särskilt boende för äldre. Nämnden beslutade även att avveckla befintliga entreprenader efterhand som kontrakten löper ut. Nämnden har inför beslutet att införa LOV, fått ta del av analyser och utredningar som gällt gällande möjligheter och risker. 1 Utifrån granskning av protokoll har vi noterat att nämnden beslutat att förlänga avtal gällande särskilda boenden.2 Förlängning har i huvudsak fattats för att kunna fastställa ändamålsenliga rutiner för en övergång till LOV. Förutom detta styrs verksamheten av lagar och förordningar bl.a. följande: Socialtjänstlag (SoL) Patientsäkerhetslag (PL) Lag om särskilt stöd till unga (LSS Arbetsmiljölag (AML) Kommunallag (KL) Vi har i samband med granskningen gått igenom samtliga protokoll för år 2015 och bl.a. noterat att nämnden beslutat om följande som en del av nämndens styrning. Justerat timpris ordinärt boende, privat regi. 3 Förlängning av avtal med Medigrupp gällande hemvård enligt LOV. 4 Nämndens delegationsordning har upprättats och fastställts av nämnden. 5 Attestordningen upprättades och fastställdes av förvaltningschefen den 8 januari Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden , Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden januari av 13 Växjö kommun PwC

85 Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Förvaltningen har genomfört olika utbildningsinslag för nämnden avseende nämndens verksamhetsområden Bedömning Vi bedömer att nämndens styrning i huvudsak är tillräcklig. Styrningen sker utifrån kommunfullmäktiges budget och gällande lagstiftning. Vi bedömer vidare att nämnden i huvudsak tillämpar kommunens styrdokument Styrsystem för Växjö kommun. Vi bedömer att det finns en kännedom om diverse policys som fullmäktige beslutat om och det finns en spårbarhet i nämndens internbudget Nämndens uppföljning Ekonomi och verksamhet Verksamheten följer löpande upp sin verksamhet genom att varje enhet fyller i en särskild uppföljningsmall och som rapporteras till förvaltningen. Uppföljningen sker utifrån ekonomi och kvalitet, där enheternas resultat markeras med grönt, gult eller rött beroende på dess resultat. Förvaltningen kan därefter genomföra så kallade extrauppföljningar på de enheter där ekonomin eller kvalitetsuppföljningarna påvisar en avvikelse. Det sker ett antal formella och systematiska uppföljningar av verksamheten inom omsorgsnämndens område. Uppföljning och rapportering av delårsrapport och årsredovisning är den mest centrala uppföljningen som sker till nämnden. I delårsrapport för omsorgsnämnden per augusti 2015 redovisas nämndens mål per målområde. Även en kortfattad prognos för måluppfyllelsen lämnas gällande helår samt till viss del åtgärder. Avvikelser redovisa bl.a. avseende sjukfrånvaro, genomförda genomförandeplaner, vårdhygien och andel registrerade i Senior alert. Omsorgsnämnden har antagit tre värdegarantier för äldre inom särskilt boende. Värdegarantierna innefattar att omsorgstagaren har rätt att få en kontaktman utsedd inom tre dagar efter inflyttning till särskilt boende, omsorgstagaren har rätt att komma ut minst två gånger i veckan samt har rätt att vara delaktig i planeringen av hur det beviljade stödet ska utföras. Vi noterar att värdegarantierna varken följs upp i nämndens delårsrapport år 2015 och årsrapport år Nämnden får även en ekonomisk uppföljning enligt riktlinjer för budget, ekonomiska rapporter, bokslut och årsrapporter. Den ekonomiska uppföljningen redogör för samtliga enheters resultat (avidentifierade) samt det samlade ekonomiska resultatet för nämnden. En patientsäkerhetsberättelse upprättas och redovisas för nämnden årligen. I berättelsen redovisas resultatet av det patientsäkerhetsarbete som har bedrivits i verksamheten under året. Inom ramen för denna uppföljning redovisas även resultatet av den egenkontroll som genomförts i verksamheten samt vilka åtgärder som har genomförts för ökad patientsäkerhet med mera. Lex Maria och Lex Sarah anmälningarna följs upp inom ramen 5 Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden , , , januari av 13 Växjö kommun PwC

86 Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll för patientsäkerhetsberättelsen. 7 Nämnden följer även upp anmälningarna löpande under året genom att förvaltningschefen informerar på nämndsmötena. 8 Vidare sker uppföljningar utifrån Öppna jämförelser där Växjö kommuns resultat analyseras och jämförs med jämförelsekommuner, riket och länet. Uppföljningen sker i samband med nämndens årsrapport. Kommunfullmäktige har beslutat om ett program för mål och uppföljning av privata utförare. 9 Det är nämndernas ansvar att följa den verksamhet som bedrivs av privata utförare och kommunstyrelsen ska enligt dokumentet ansvara för uppsikten av den verksamhet som lämnas till privata utförare. Insyn och kontroll hos privata utförare regleras enligt uppgifter i avtal. Förvaltningen genomför oanmälda tillsynsbesök både hos de privata och de kommunala verksamheterna. Återrapportering till nämnden görs sammanfattningsvis två gånger per år samt att det redovisas i samband med beslut om eventuell förlängning av avtal. Förvaltningen håller för närvarande på att utveckla en app benämnd verksamhetskollen, vilket är ett webbverktyg. Denna app ska innehålla de viktigaste nyckeltalen inom verksamheten såsom antal timmar, beläggning, antal nya brukare, uppföljning av beslut, snittid beviljad tid/beslut, arbetsmängd per handläggare, timanställd tid/total arbetad tid, sjukdagar/anställd, antal genomförandeplaner med mera. De intervjuade hyser stora förhoppningar kring att detta nyckeltalsverktyg ska komma att underlätta uppföljningen av verksamheterna för såväl enhetschefer, förvaltning och nämnd. Vi har i samband med granskningen gått igenom samtliga protokoll för år 2015 och bl.a. noterat följande verksamhetsuppföljningar som redovisats till nämnden: Tillsyn räddningstjänst särskilda boenden och bostäder med särskild service. 10 Tillsyn uppföljning privata utförare. 11 Ej verkställda beslut SoL och LSS redovisas under ärendepunkten meddelanden omsorgsnämnden. 12 Rapportering skickas även till kommunfullmäktige och kommunens revisorer. Vid samtliga nämndsmöten redovisas delegationsbeslut Bedömning Vi bedömer att den uppföljning gällande ekonomi och verksamhet som sker till nämnden i huvudsak är tillräcklig. Redovisning av nämndens styrkort sker på ett pedagogiskt sätt, vilket innebär att såväl verksamheten och nämnden har förutsättningar att vidta åtgärder vid bristande 7 Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden , , Kommunfullmäktige Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden , , januari av 13 Växjö kommun PwC

87 Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll måluppfyllelse. Vi rekommenderar att nämndens redovisning i samband med delårsrapporten förtydligas gällande vilka åtgärder som krävs för att uppnå nämndens verksamhetsmål. Detta mot bakgrund av att verksamhetsmålen utgör en viktig del av nämndens styrning. Värdighetsgarantierna är att betrakta som ett löfte till kunderna och vi menar att dessa bör åtföljas av en regelbunden uppföljning och återkoppling till fullmäktige i form av delårs- och årsrapportering. Tillsyn av privata utförare sker och rapporteras till nämnden. Vi rekommenderar att nämnden på ett tydligare sätt beslutar om resultatet av tillsynen föranleder eventuella åtgärder Nämndens arbete med intern kontroll och riskoch väsentlighetsanalyser Reglemente intern kontroll Fullmäktige har antagit reglemente för intern kontroll ( ). Enligt reglementet är intern kontroll en process där såväl den politiska som den professionella ledningen och övrig personal samverkar och som utformas för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: -ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet -tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten -efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i KL 6:7 och 9:7. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. Nämnden ska inom sin organisation tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och innebörden av denna. Nämnden ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighetsanalys göras Nämndens arbete Arbetet med intern kontroll utgår ifrån reglementet för intern kontroll. Underlag till intern kontrollplanen finns en dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys avseende nämndens kontrollområde för ekonomi. När det gäller nämnden processer avseende personal och verksamhet bygger kontrollerna på tidigare års kontroller och brister (ingen dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys). Enligt förvaltningsledningen har en verksamhetscontroller rekryterats för att arbeta med intern kontroll. Nämnden har inte vara delaktig i processen med riskvärderingen. Nämnden har antagit en internkontrollplan för Nämnden har att efterleva flertal kommunövergripande kontrollmoment som fastställts av kommunstyrelsen. Dessa avser avtalskontroll, återsökning av bidrag från 13 Omsorgsnämnden januari av 13 Växjö kommun PwC

88 Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Migrationsverket, samverkansavtal samt ekonomiska kontroller. Nämnden har kompletterat med följande kontrollmoment: Ekonomi, budget, ekonomistyrning och resursfördelning Fakturering exklusive avgiftsfakturering Personal Anställning Arbetsmiljö Genomförandeplaner Myndighetsutövning Åtkomst till verksamhetssystem Uppföljning externa leverantörer Under 2015 har ingen löpande återrapportering av 2015 års plan skett till nämnden. Återrapportering sker i samband med bokslutet. Intern kontrollplan för år 2014 har återrapporterats till nämnden i samband med årsrapport Någon återrapportering av vidtagna åtgärder har inte vid granskningstillfället redovisats till nämnden Bedömning Nämndens arbete med intern kontroll bedöms som delvis tillräckligt. Vi grundar vår bedömning på att nuvarande risk- och väsentlighetsarbetet behöver tydliggöras och dokumenteras för att säkerställa spårbarhet samt att nämnden i högre utsträckning involveras i risk- och väsentlighetsanalysen. Detta då nämnden enligt kommunallagen 6:7 och 9:7 ansvarar för den interna kontrollen. Vi kan inte uttala oss om årets kontroller då dessa inte genomförts vid granskningstillfället. Vi rekommenderar att återrapportering av att vidtagna åtgärder rapporteras till nämnden så fort åtgärder vidtagits Nämndens arbete med att förebygga och upptäcka oegentligheter samt förtroendeskadliga beteende Styrdokument och värdegrundsarbete Ett bra skydd mot olika former av otillåten påverkan förutsätter att det finns genomtänkta och sammanhängande styrdokument och rutiner samt att dessa bygger på en medvetenhet om risker. Det fanns vid granskningstidpunkten ingen policy eller riktlinjer i kommunen med rubriken mutor eller oegentligheter. Det centrala dokument som de intervjuade hänvisar till är riktlinjen för representation och gåvor samt rutin för hantering av omsorgarens medel och ekonomi. I samband med intervjuerna framhålls att det ibland kan vara svårt att avgöra vad oegentligheter och förtroendeskadligt beteende är och var gränsen går mellan det tillåtna och det otillåtna. Vid tveksamhet bör medarbetaren 14 Omsorgsnämnden januari av 13 Växjö kommun PwC

89 Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll rådgöra med närmaste chef. Växjö kommun har utarbetat följande styrdokument relaterade till ämnesområdet oegentligheter: Styrdokument Fastställd eller senast uppdaterad Upphandlings och inköpspolicy för Växjö kommun Antagen av KF Reglemente för internkontroll Fastställd KF Representation och gåvor för anställda i Växjö kommun Beslutad av kommunchef Policy för bisyssla Fastställd KF Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner Fastställd KF , 276 Flertalet av ovan nämnda styrdokument finns tillgängliga via kommunens hemsida men har inte uppdaterats under de senaste åren. Växjö kommun har inte utarbetat några skriftliga rutiner eller riktlinjer för hur anställda ska rapportera olika former av misstänkta oegentligheter eller förtroendeskadligt beteende. Någon kommungemensam värdegrund har inte upprättas för Växjö kommun. Arbetet kring detta beskrivs pågå. Omsorgsnämndens vision Vi är omsorg på väg med nöjda omsorgstagare, stolta medarbetare och trygga medborgare. Nämnden har utformat grundläggande värderingar utifrån bl.a. följande perspektiv när det gäller människosyn, omsorgstagare, närstående, medarbetare, ledare och ekonomi. Syftet är att ge medarbetaren vägledning och stöd i etiska ställningstaganden och stimulera till etisk diskussion. Enligt intervjuerna beskrivs det att det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende har sin grund i förvaltningens värdegrund. Vartannat åt anordnas omsorgens dag för alla personal och där samtal om bl.a. värdegrunden och dess innehåll diskuteras. Samtliga chefer träffas två gånger per år för att diskutera förhållningssätt och värderingar och där tanken är att arbetet förs ner på respektive enhet. Förvaltningen har sedan ca 10 år ett etiskt råd som försöker skapa en samsyn kring värderingar och arbetar dels förebyggande men även vid akuta situationer. När det gäller förtroendeskadligt beteende hänvisar förvaltningsledningen till nämndens arbete med avvikelserapportering, lex Sarah och lex Maria. Rapportering av detta sker i nämndens patientsäkerhetsberättelse. 15 När det gäller riktlinjer för registerutdrag har kommunstyrelsen ( ) fattat beslut om att begära utdrag från belastningsregistret inför anställning i omsorgsförvaltningen. Beslutsunderlaget består av rutiner som tagits fram av arbetsgivaren efter diskussioner med Vårdförbundet och Kommunal. Riktlinjer avseende hantering av omsorgstagares medel och ekonomi har tagits fram och beslutats av förvaltningschefen För att förebygga oegentligheter krävs det en tillräcklig kännedom om samarbetspartners och anställda. Det är av central vikt att risken för jäv och intressekonflikter förebyggs. När det gäller bisysslor är arbetstagaren skyldig att på arbetsgivarens begäran anmäla en 15 Omsorgsnämnden , 4 januari av 13 Växjö kommun PwC

90 Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll bisyssla och lämna de uppgifter som behövs får att arbetsgivaren skall kunna bedöma denna. Samtliga nyanställda arbetstagare, som har en anställning om minst 6 månader, ska fylla i blanketten Redogörelse över bisysslor för anställd inom Växjö kommun och få den prövad. Enligt checklista för det årliga medarbetarsamtalet ska frågan om bisyssla ställas Bedömning Utifrån samtal med nämnden och förvaltningsledningen uppfattar vi att det är en nolltolerans avseende oegentligheter och förtroendeskadligt beteende i verksamheten. Vi bedömer att nämndens arbete med att förebygga och upptäcka förtroendeskadligt beteende och oegentligheter delvis är tillräckligt. Vi bedömer att det förekommer ett visst arbete avseende det förebyggande arbetet avseende ekonomiska oegentligheter genom de kommunövergripande kontrollmoment som fastställts av kommunstyrelsen. Vi bedömer att nämnden i flera fall arbetar med att förebygga förtroendeskadligt beteende i verksamheten genom värdegrundsarbetet samt rutiner för att begära in registerutdrag samt riktlinjer för hantering av omsorgstagares medel och ekonomi Vi rekommenderar att arbetet utvecklas när det gäller riskanalyser och att eventuella rutiner och åtgärder utarbetas i verksamheten för att ytterligare förebygga arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende. Nämnden har inte utarbetat någon handlingsplan om oegentligheter skulle inträffa. januari av 13 Växjö kommun PwC

91 Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll 3. Sammanfattande revisionell bedömning Revisionsfrågan för denna granskning är: Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i omsorgsnämnden på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? Utifrån bedömningar för de olika kontrollområdena gör vi följande sammanfattande revisionella bedömning: Vår sammanfattande bedömning är att omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten huvudsakligen fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Vi konstaterar att nämnden tillämpar kommunens styrdokument styrsystem för Växjö kommun. Ett område för utveckling är att förtydliga vilka åtgärder som krävs för att uppnå verksamhetsmålen. Detta mot bakgrund av att verksamhetsmålen utgör en viktig del av nämndens styrning. Andra områden för utveckling är intern kontroll samt hur nämnden arbetar förebyggande för att upptäcka oegentligheter och förtroendeskadlig beteende i organisationen. I rapportens sammanfattning ges ett antal rekommendationer som syftar till att förbättra styrningen, kontrollen och uppföljningen gällande nämnden Lena Salomon Carl-Magnus Stenehav januari av 13 Växjö kommun PwC

92 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Dnr Kommunens revisorers granskningsrapport rörande Värends räddningstjänstförbunds styrning, uppföljning och kontroll Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige lämnar svar i enlighet med förbundsdirektionens beslut i 27/2016 på kommunens revisorers granskningsrapport rörande förbundets styrning, uppföljning och kontroll. Bakgrund Kommunens revisorer har den 9 februari 2016 till fullmäktige överlämnat en granskningsrapport rörande Värends räddningstjänstförbunds styrning, uppföljning och kontroll. Granskningsrapporten har därefter remitterats till förbundet för yttrande. Enligt gällande rutin ska samtliga svar på granskningsrapporter från kommunens revisorer som rör nämnder och bolag slutligt lämnas av kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Direktionen för Värends räddningstjänstförbund har i 39/2016 yttrat sig över kommunens revisorers granskningsrapport rörande förbundets styrning, uppföljning och kontroll och överlämnat ärendet till kommunfullmäktige för slutgiltigt beslut. Arbetsutskottet har i 272/2016 föreslagit kommunstyrelsen att i sin tur föreslå kommunfullmäktige besluta att lämna svar i enlighet med förbundsdirektionens beslut i 27/2016 på kommunens revisorers granskningsrapport rörande förbundets styrning, uppföljning och kontroll. 1 (1)

93 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Kommunens revisorers granskningsrapport rörande Värends räddningstjänstförbunds styrning, uppföljning och kontroll Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige lämnar svar i enlighet med förbundsdirektionens beslut i 27/2016 på kommunens revisorers granskningsrapport rörande förbundets styrning, uppföljning och kontroll. Bakgrund Kommunens revisorer har den 9 februari 2016 till fullmäktige överlämnat en granskningsrapport rörande Värends räddningstjänstförbunds styrning, uppföljning och kontroll. Granskningsrapporten har därefter remitterats till förbundet för yttrande. Enligt gällande rutin ska samtliga svar på granskningsrapporter från kommunens revisorer som rör nämnder och bolag slutligt lämnas av kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Direktionen för Värends räddningstjänstförbund har i 39/2016 yttrat sig över kommunens revisorers granskningsrapport rörande förbundets styrning, uppföljning och kontroll och överlämnat ärendet till kommunfullmäktige för slutgiltigt beslut. 1 (1)

94 ÄRENDE Dnr KS Kommunstyrelsen Ordförandes förslag till beslut - Kommunens revisorers granskningsrapport rörande Värends räddningstjänstförbunds styrning, uppföljning och kontroll Förslag till beslut Kommunfullmäktige lämnar svar i enlighet med förbundsdirektionens beslut i 27/2016 på kommunens revisorers granskningsrapport rörande förbundets styrning, uppföljning och kontroll. Bakgrund Kommunens revisorer har den 9 februari 2016 till fullmäktige överlämnat en granskningsrapport rörande Värends räddningstjänstförbunds styrning, uppföljning och kontroll. Granskningsrapporten har därefter remitterats till förbundet för yttrande. Ärendet Enligt gällande rutin ska samtliga svar på granskningsrapporter från kommunens revisorer som rör nämnder och bolag slutligt lämnas av kommunfullmäktige. Direktionen för Värends räddningstjänstförbund har i 39/2016 yttrat sig över kommunens revisorers granskningsrapport rörande förbundets styrning, uppföljning och kontroll och överlämnat ärendet till kommunfullmäktige för slutgiltigt beslut. Beslutet skickas till Kommunens revisorer För kännedom Värends räddningstjänstförbund Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg

95

96

97 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Dnr Rapporter från revisionen Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt till kommunstyrelsen för inhämtande av yttrande. 2. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande Växjöbostäder ABs styrning, uppföljning och kontroll till Växjö kommunföretag för inhämtande av yttrande. 3. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll till utbildningsnämnden för inhämtande av yttrande. 4. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll till tekniska nämnden för inhämtande av yttrande. 5. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande nämnden för arbete och välfärds styrning, uppföljning och kontroll till nämnden för arbete och välfärd för inhämtande av yttrande. 6. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll till omsorgsnämnden för inhämtande av yttrande. 7. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande Värends räddningstjänstförbunds styrning, uppföljning och kontroll till Värends räddningstjänstförbund för inhämtande av yttrande. Bakgrund Kommunens revisorer har överlämnat sju granskningsrapporter rörande styrning, uppföljning och kontroll till kommunfullmäktige. Enligt överenskommen rutin för beredning av revisionens granskningsrapporter ska kommunfullmäktige besluta om hur rapporterna ska remitteras. Kommunrevisionens ordförande Carl-Olof Bengtsson (S) och revisionschefen Karin Andersson föredrar ärendet och presenterar granskningarnas slutsatser. 1 (1)

98 Revisionsrapport Lena Salomon, Certifierad kommunal revisor, Carl-Magnus Stenehav, Certifierad kommunal revisor, Sofia Blixtberg, Sandra Marcusson Granskning av styrning, uppföljning och kontroll Värends Räddningstjänstförbund Växjö kommun Alvesta kommun

99 Granskning av direktionens styrning, uppföljning och kontroll Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfrågor Revisionskriterier Avgränsning Metod Iakttagelser och bedömningar Organisation Direktionens styrmedel Styrande dokument och dess tillämpning Bedömning Direktionens uppföljning Ekonomi och verksamhet Bedömning Direktionens arbete med intern kontroll och risk- och väsentlighetsanalyser Reglemente för intern kontroll Direktionens arbete Bedömning Direktionens arbete med att förebygga och upptäcka oegentligheter samt förtroendeskadligt beteende Styrdokument och värdegrundsarbete Bedömning Sammanfattande revisionell bedömning Värends Räddningstjänstsförbund PwC 1 av 14

100 Granskning av direktionens styrning, uppföljning och kontroll Sammanfattning Revisorerna i Värends Räddningstjänstsförbund har gett PwC i uppdrag att granska direktionens styrning, uppföljning och kontroll. Sammanfattningsvis bedömer vi att direktionens styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Under respektive avsnitt redovisas skälen för vår bedömning. En tydligare styrning, uppföljning och kontroll av kommunalförbundet skapar även möjlighet att vidareutveckla verksamheten i enlighet med de båda ägarkommunernas intressen. Nedan följer några rekommendationer: Rekommendationer 1. Anvisningar för informationsförmedling Vi bedömer att antagen förbundsordning och reglemente utgör en bra grund för styrning och uppföljning av räddningstjänstförbundet. Det finns däremot inga anvisningar som förtydligar innebörden av paragraferna i reglementet kring informationsförmedling, kontakt och samverkan. Vi rekommenderar att det av anvisningarna framgår vad som ska förmedlas, när och till vem. På så sätt skapas en ökad öppenhet och överskådlighet gällande de formaliserade styrningen och uppföljningen till medlemskommunernas fullmäktigeförsamlingar och kommunstyrelser. 2. Vidareutveckling av uppföljning av verksamhetsmål och ekonomi Vi rekommenderar att räddningstjänsten utarbetar uppföljningsbara mätbara verksamhetsmål som är styrande för verksamheten och som knyter an till kommunfullmäktiges övergripande mål för såväl Alvesta som Växjö kommuner. På så sätt länkas verksamheten bättre samman med ägarkommunernas mål då räddningstjänsten utgör en viktig part i samhällsutvecklingen i stort. Särskilt viktigt blir här uppföljningen av de ekonomiska måltalen och vilka bedömda behov som räddningstjänsten ser finns för att med bibehållen kvalitet klara att möta kommande investeringsbehov. 3. Vidareutveckling av risk- och väsentlighetsanalysen Vi rekommenderar förbundet att utforma regler och riktlinjer i enlighet med vad som anges i reglementet för intern kontroll. Vid granskningstidpunkten fanns det ingen dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Vi rekommenderar framtagande av en skriftlig risk- och väsentlighetsanalys där olika riskaspekter gällande verksamheten beaktas. Vi föreslår att arbetet genomförs i nära samverkan mellan tjänstemän och politiker. Vi rekommenderar att uppföljningen av den interna kontrollen redovisas till ägarkommunerna och att stöd för detta tas med i reglementet för intern kontroll. 4. Det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende Vi rekommenderar direktionen att genomför en översyn och säkerställer att det finns ändamålsenliga styrdokument när det gäller det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende. Här bör fler riskområden beaktas som t ex bisysslor, representation, IT-säkerhet, löner och tidrapportering. Vi ser positivt på det värdegrundsarbete som förbundet inlett under Värends Räddningstjänstsförbund PwC 2 av 14

101 Granskning av direktionens styrning, uppföljning och kontroll 1. Inledning 1.1 Bakgrund Värends Räddningstjänst är ett kommunalförbund som ansvarar för räddningstjänsten i Växjö kommun och Alvesta kommun. Räddningstjänstens vision är: ett tryggt och olycksfritt samhälle för alla. Förbundet ska uppnå visionen genom att vara aktiva i samhället, ha ett engagerat medarbetar- och ledarskap samt genom att ha en beredskap för framtiden. Kommunens revisorer ska enligt kommunallagen 9 kap 9 granska om kommunstyrelsen och nämnderna har en tillräckligt god intern kontroll i verksamheten. Motsvarande granskning ska genomföras hos kommunens företag och kommunalförbund av vald lekmannarevisor respektive revisor. Granskningen är initierad med anledning av revisorernas risk- och väsentlighetsanalys. Kommunens styrdokument gäller i normalfallet för kommunstyrelsen, nämnderna och de helägda bolagen. De delägda bolagen, kommunalförbund, stiftelser och föreningar som Växjö kommunen har intressen i omfattas vanligtvis inte direkt av kommunens interna styrdokument. Styrande för Värends Räddningstjänst är förbundsordningen och reglementet för förbundsdirektionen. Kommunallagen reglerar inte explicit ansvaret för intern kontroll i kommunalförbund. I kommunstyrelsens reglemente finns inte någon närmare beskrivning av ansvaret för förbunden och deras verksamhet. Ett särskilt reglemente utformades år 2005 gällande intern kontroll för Värends Räddningstjänst som reviderades av direktionen Syfte och Revisionsfrågor Granskningen är en fördjupad granskning med syftet att ge underlag till revisorernas bedömning av den interna kontrollen, resultateten och rapporteringen. Granskningen ska besvara nedanstående revisionsfrågor: Vilka styrmedel använder direktionen? (avsnitt 2.2) Vad omfattar den uppföljning som direktionen gör? (avsnitt 2.3) Hur går uppföljningen till och med vilken frekvens sker uppföljningen? (avsnitt 2.3) Hur utvärderar eller bevakar direktionen den interna kontrollen i verksamheten? (avsnitt 2.4) Hur arbetar direktionen med risk- och väsentlighetsanalyser? (avsnitt 2.4) Hur arbetar direktionen för att förebygga och upptäcka oegentligheter i verksamheten? (avsnitt 2.5) Hur arbetar direktionen för att förebygga och upptäcka förtroendeskadliga beteenden hos chefer och medarbetare? (avsnitt 2.5) Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i direktionen på ett tillfredställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? (avsnitt 3) Värends Räddningstjänstsförbund PwC 3 av 14

102 Granskning av direktionens styrning, uppföljning och kontroll 1.3. Revisionskriterier Reglerna som är relevanta för de områden som ingår i granskningen finns framför allt i följande dokument: Kommunallagen Förbundsordning Förbundsdirektionens reglemente Delegationsordning Reglemente för intern kontroll Intern kontrollplan 2015 Uppföljning av intern kontrollplan augusti 2015 Policy för bisyssla, representation, resor, upphandling och inköp Regler och rutiner för attester Handlingsplan LSO 2014 Delårsrapport mars och augusti 2015 Verksamhetsplan och budget 2015 samt 2016 Underlag vägen till en gemensam värdegrund Sammanträdesprotokoll från 2014 och Avgränsning Granskningen genomförs inom ett flertal av Växjö kommuns verksamheter. Denna granskning avser Värends Räddningstjänstförbund. Granskningen hör till revisionsåret Metod Granskningen innefattar en dokumentanalys samt intervjuer. En genomgång av direktionens protokoll under 2015 har ingått i granskningen. Intervjuer har genomförts med: 1 Ordförande Värends Räddningstjänst Förbundschef Ekonom. Granskningen har varit föremål för sakkontroll av de intervjuade. 1 Intervju genomfördes Värends Räddningstjänstsförbund PwC 4 av 14

103 Granskning av direktionens styrning, uppföljning och kontroll 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Organisation Värends Räddningstjänst är ett kommunalförbund som ansvarar för räddningstjänsten i Växjö kommun och Alvesta kommun. Förbundet bildades år 2002 och ansvarar från den tidpunkten för den verksamhet som medlemmarna överlämnat till förbundet. Räddningstjänsten har en hel- och en deltidsorganisation. Sammanlagt arbetar ca 250 medarbetare i organisationen. Inom förbundet finns även stödfunktion för administration i form av ett kansli som hanterar frågor gällande personal, ekonomi och arkiv. Det finns en skyddsenhet som svarar för tillsyn, utbildning och information till allmänheten. Den operativa funktionen svarar för utryckningsverksamheten. Alla delar, skydd och operativ enhet har perspektiven före, under och efter olycka, vilket innebär att områdena förebyggande och skydd ska vara integrerat i alla delar av förbundets verksamhet. Respektive medlemsfullmäktige utser tre ordinarie och tre ersättare i förbundsdirektionen. Samverkan sker med övriga räddningstjänster i Kronobergs län Direktionens styrmedel Styrande dokument och dess tillämpning Värends Räddningstjänst har en förbundsordning som har fastställts av kommunfullmäktige i Växjö respektive Alvesta under år Förbundsordningen reviderades år Enligt budget 2015 ska förbundsordningen ses över under år Vi konstaterar vid vår granskning att en sådan översyn inte genomförts under Enligt förbundsordningen får ärenden i direktionen väckas av ledamot i direktionen medlemskommun genom framställning av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen samt organ under direktionen om direktören har medgivit sådan rätt Förbundet är enligt förbundsordningen ett kommunalförbund med direktion. Ett reglemente för förbundsdirektionen i kommunalförbundet Värends räddningstjänstförbund antogs år Värends räddningstjänst har en delegationsordning som fastställdes av direktionen i november Förbundsledningen utgörs av förbundschef samt räddningschef. Enligt de intervjuade har medlemskommunerna väckt frågor exempelvis har Alvesta kommun väckt frågan om byggnation av en ny brandstation. De intervjuade beskrev några 2 KF Växjö 33, , KF Alvesta 12, , Direktionen 37, , KF Växjö 210, , KF Alvesta 85/01, Värends Räddningstjänstsförbund PwC 5 av 14

104 Granskning av direktionens styrning, uppföljning och kontroll situationer där ärendehanteringen kunde fungerat bättre. Kommunfullmäktige i Växjö behandlade en socialdemokratisk motion angående om ytterligare en räddningstjänststation. Kommunfullmäktige besvarade motionen med hänvisning till det arbete som inletts med att upprätta en gemensam översiktsplan med Alvesta kommun där fråga om placering av en ny räddningstjänststation ska beaktas och angav att frågan även skulle tas upp vid ägarsamråden mellan Växjö och Alvesta kommuner. Som underlag för beslutet förelåg en tjänsteskrivelse från kommunstyrelsen. De intervjuade uppgav att frågan inte remitterats till Värends Räddningstjänst innan ärendet behandlades i kommunfullmäktige. Värends räddningstjänst har inte genomfört någon presentation av verksamheten i medlemskommunernas fullmäktigeförsamlingar under året. Ordföranden har dock informerat vid budget och bokslut. Enligt de intervjuade finns det behov av att stärka kontakten med fullmäktige i Alvesta kommun. I maj 2015 besökte förbundschefen kommunfullmäktige i Alvesta kommun för presentation av förbundet och dess verksamhet. Räddningstjänsten omgärdas därutöver av en rad olika lagar både avseende det operativa arbetet och det förebyggande arbetet. Enligt förbundsordningen skall förbundet utarbeta och, efter samråd med medlemskommunerna, självständigt besluta om ett för medlemskommunerna gemensamt handlingsprogram för räddningstjänst och ett handlingsprogram för förebyggande verksamhet. Styrdokumentet Handlingsprogram LSO har beslutats av direktionen Styrdokumentet innefattar program för räddningstjänst och program för förebyggande verksamhet. Kostnaderna för kommunförbundets verksamhet skall i den mån de inte täcks på annat sätt erläggas genom bidrag från medlemskommunerna. Enligt förbundsordningen beslutar medlemskommunerna årligen, efter samråd med direktionen, om medlemsbidragets storlek. Direktionen fastställer därefter en budget för kommunalförbundets verksamhet. Budgeten skall, enligt förbundsordningen, innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret samt en plan för ekonomin under den kommande tvåårsperioden. Värends Räddningstjänst har utarbetat sju övergripande mål för verksamheten. I budgetdokumentet listas en rad olika prioriterade aktiviteter som ska genomföras under år Budgetdokumentet innehåller dock inga tydliga och uppföljningsbara mätbara verksamhetsmål. Enligt framställningen i budget 2015 ska arbetet med mått och mål samt uppföljning utvecklas. Även i utkastet till budget 2016 står det att arbetet med mått och mål samt uppföljning ska utvecklas i syfte att nå bra styrsystem med uppföljningsbara mål. Värends Räddningstjänst måste även följa och förhålla sig till medlemskommunernas målområden. Exempelvis dokumenterar Räddningstjänsten hur verksamheten når upp till Växjö kommuns målområden. Värends Räddningstjänst har, enligt intervjusvar, inget eget målområde men svarar på hur man följer de övergripande målen i Växjö och Alvesta. Den tydligaste kopplingen mellan förbundets verksamhet och övergripande mål finns inom område Trygghet och säkerhet i kommunerna. Värends Räddningstjänstsförbund PwC 6 av 14

105 Granskning av direktionens styrning, uppföljning och kontroll Bedömning Vi bedömer att direktionens styrning utifrån styrdokument, lagstiftning samt mål delvis är tillräcklig. När det gäller översynen av förbundsordningen som togs upp i budget för 2015 så behandlades denna fråga på ägaröverläggningen den 7 maj Vid mötet klargjordes att det inte är en fråga som förbundet avgör utan en eventuell översyn av förbundsordningen ska initieras medlemskommunerna. Enligt vår bedömning är det rimligt att respektive medlemskommun driver denna fråga mot bakgrund av att förbundsordningen utgör ett viktigt redskap för styrning av förbundet. Punkten är inte med i verksamhetsplanen för år Vi bedömer att antagen förbundsordning och reglemente utgör en bra grund för styrning och uppföljning av räddningstjänstförbundet. Det finns däremot inga anvisningar som förtydligar innebörden av paragraferna i reglementet kring informationsförmedling, kontakt och samverkan. Vi rekommenderar att det av anvisningarna framgår vad som ska förmedlas, när och till vem. På så sätt skapas en ökad öppenhet och överskådlighet gällande de formaliserade styrningen och uppföljningen till medlemskommunernas fullmäktigeförsamlingar och kommunstyrelser. Anvisningarna bör både täcka in de delar som avser räddningstjänstförbundets information till och från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i respektive medlemskommun. Detta är särskilt viktigt i principiella sakfrågor som t ex berör räddningstjänstens egen verksamhet, innan beslut fattas av kommunfullmäktige. Vi konstaterar att kommunstyrelsen genom sin initiativrätt har möjlighet att väcka ärenden i direktionen och därmed utöva sin uppsiktsplikt, men att så inte skett under Det är positivt att räddningsförbundet under 2016 kommer att aktivt arbeta med en översyn av handlingsprogrammet gällande räddningstjänsten och det förebyggande arbetet. Detta mot bakgrund av att styrdokumentet ska ha verkan fram till När det däremot gäller målstyrningen så kan denna utvecklas vilket tagits upp av räddningstjänsten både i budget 2015 och Vi rekommenderar att räddningstjänsten utarbetar uppföljningsbara mätbara verksamhetsmål som är styrande för verksamheten och som knyter an till kommunfullmäktiges övergripande mål för såväl Alvesta som Växjö kommuner. På så sätt länkas verksamheten bättre samman med ägarkommunernas mål då räddningstjänsten utgör en viktig part i samhällsutvecklingen i stort. Särskilt viktigt blir här uppföljningen av de ekonomiska måltalen och vilka bedömda behov som räddningstjänsten ser finns för att med bibehållen kvalitet klara att möta kommande investeringsbehov Direktionens uppföljning Ekonomi och verksamhet Direktionen har i uppgift att uppmärksamt följa de frågor som inverkar på förbundets utveckling. Enligt reglementet ska direktionen bl.a.: övervaka att de fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs, Värends Räddningstjänstsförbund PwC 7 av 14

106 Granskning av direktionens styrning, uppföljning och kontroll informera förbundsmedlemmarna om den allmänna planläggningen av förbundets verksamhet samt om frågor av större ekonomisk eller organisatorisk betydelse, till förbundsmedlemmarnas fullmäktige, styrelser och övriga berörda nämnder lämna redovisningar och prognoser om verksamheten och ekonomin. Direktionen har haft sammanträden i januari, februari, mars, april, juni, september, oktober och november år Vid sammanträdena informeras direktionen om vad som händer i verksamheten. Ekonomisk månadsrapport upprättas inför varje sammanträde och noteras i förbundsdirektionens protokoll. Verksamhetsplan och budget har upprättats och beslutats av direktionen. 4 Planen inkluderar även förbundets investeringsbehov under perioden. Ett viktigt mål för räddningstjänsten är att förbundets fordon inte ska vara äldre än 20 år I investeringsbudgeten för 2015 redovisas en ökning med 5 mnkr mellan år 2014 och 2015 till följd av inplanerade investeringar gällande fordon 2014 som inte genomförts förrän år Direktionen godkände årsredovisning och bokslut för år 2014 i mars Direktionen beslutade att överlämna årsredovisningen till revisorerna och att årsredovisningen expedieras till Alvesta kommunfullmäktige och Växjö kommunfullmäktige. I protokollet anges att årets underskott inte ska återställas enligt balanskravsutredningen. Årsredovisningen ska efter det att den godkänts av direktionen överlämnas till förbundets revisorer och varje förbundsmedlem. Årsredovisningen och revisionsberättelsen för år 2014 har översänts till kommunfullmäktige i Alvesta kommun. 6 Årsredovisningen har även översänts till Växjö kommunkansli i april och behandlats i kommunfullmäktige Direktionen ska även avlämna rapporter över verksamheten samt upprätta delårsbokslut för de perioder som förbundsmedlemmarna önskar. Vi konstaterar att delårsbokslutet för januari-mars 2015 har översänts till Växjö kommunkansli, 8 men datumet har inte dokumenterats och protokollsutdrag från Växjö kommun har inte expedierats till räddningstjänsten. Delårsrapport för januari-augusti 2015 översändes till Växjö kommunkansli , revisorerna och medlemskommunerna. 9 Delårsbokslutet för augusti 2015 behandlades på direktionens sammanträde Resultatprognosen i senaste delårsrapporten, per augusti 2015, uppgår till -2,0 mnkr för räddningstjänsten avseende år Därutöver ska direktionen lämnas upplysningar om prognoser för det ekonomiska utfallet av verksamheten vid de tillfällen förbundsmedlemmarna önskar. En budget i balans är också ett prioriterat område för räddningstjänsten där eget kapital enligt budget 2015 ska uppgå till lägst fem procent av medlemsbidragen vilket även uppnåtts. Vi konstaterar att medlemskommunerna inte har begärt någon ytterligare information av Värends Räddningstjänst under Förbundsdirektionen och nya direktionen Förbundsdirektionen Sammanträdesprotokoll KF 83 Alvesta kommun 7 Sammanträdesprotokoll Växjö kommun 8 Förbundsdirektionen Förbundsdirektionen Värends Räddningstjänstsförbund PwC 8 av 14

107 Granskning av direktionens styrning, uppföljning och kontroll Enligt intervjusvar genomförs det ägaröverläggningar med medlemskommunerna. Ägaröverläggning genomfördes men det finns inget protokoll eller minnesanteckningar från detta. Vi har dock tagit del av ett presentationsmaterial som användes vid överläggningen. Under 2015 har räddningstjänsten bedrivit ett projekt i samverkan med arbete- och välfärd i syfte att minska skadegörelse och anlagda bränder på skolorna. Polisen utgör samarbetspartner i detta projekt Bedömning Vi bedömer att den uppföljning som sker till direktionen delvis är tillräcklig. Förfarandet gällande överlämnande av årsredovisning stämmer överens med bestämmelsen i förbundsordningen. Som tidigare noterats rekommenderar vi dock att informationsförmedlingen till respektive medlemskommuns fullmäktige, styrelser och berörda nämnder förtydligas i anvisningar eller liknande dokument. Av anvisningarna bör omfattning, forum och tidpunkt framgå. På så sätt undviks tveksamhet om rapporteringen fullgjorts. Särskilt viktigt blir här uppföljningen av de ekonomiska måltalen och vilka bedömda behov som räddningstjänsten ser finns för att med bibehållen kvalitet klara att möta samhällsutvecklingen och kommande års bedömda investeringsbehov. Detta mot bakgrund av det växande invånarantalet i medlemskommunerna, insatstider och framtida strategiska placeringar av brandstationer. Förbundet bedömer själva att det för 2016 krävs tillskott med 2 mnkr och från 2017 med 0,5 mnkr för att klara angivna utmaningar. Vi konstaterar att diskussioner om medlemsbidrag förs i samband med budgetdiskussioner i november 2014 och juni 2015 gällande år 2016 och att detta noteras räddningstjänstens protokoll vilket möjliggör en fungerande styrning utifrån ägarkommunernas perspektiv. 10 Vi föreslår att även ägaröverläggningarna dokumenteras i protokoll eller liknade i syfte att ha en spårbarhet i vad som togs upp på överläggningarna och att dokumentera ställningstagandet till viktiga principiella frågor som berör förbundet Direktionens arbete med intern kontroll och riskoch väsentlighetsanalyser Reglemente för intern kontroll Värends Räddningstjänst reglemente för intern kontroll, upprättades år Dokumentet uppdaterades under år Av reglemente för intern kontroll framgår det att direktionen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll. I ansvaret ingår att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom förbundet. Direktionen ansvarar för att en organisation kring intern kontroll upprättas och att regler och riktlinjer för den interna kontrollen dokumenteras och antas. Direktionen har upprättat ett regle- 10 Förbundsdirektionen Värends Räddningstjänstsförbund PwC 9 av 14

108 Granskning av direktionens styrning, uppföljning och kontroll mente för intern kontroll som reviderades Förbundschefen svarar för att regler och riktlinjer utformas för intern kontroll. Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska löpande rapporteras i skriftlig form till direktionen. Av reglementet framgår det även att förbundschefen löpande ska rapportera till direktionen om hur den interna kontrollen fungerar. Verksamhetsansvariga har en skyldighet att följa reglerna samt informera övriga anställda om dessa. Medarbetarna är skyldiga att omedelbart rapportera brister i den interna kontrollen till närmaste överordnad Direktionens arbete Värends Räddningstjänst har inte upprättat någon dokumenterad väsentlighets- och riskbedömning som ligger till grund för intern kontrollplanen. Inför år 2015 genomfördes en muntlig väsentlighets- och riskbedömning som främst involverade tjänstemännen. Kontrollmomenten i intern kontrollplanen valdes ut med vägledning av de kontrollmoment som var aktuella i Växjö kommun och Alvesta kommun. De intervjuade framhöll att arbetet med risk- och väsentlighetsanalys är ett utvecklingsområde. Internkontrollplanen för år 2015 fastställdes av direktionen i februari Följande processer och kontrollmoment ingår i årets internkontrollplan: Otillåten användning av kommunens tillgångar Beslutattestordning enligt attestreglemente Samverkansavtalet Tillsyn RVR samt insats automatlarm Efterlevnad av tagna beslut, beslutsgång På direktionens sammanträde i februari redovisades en uppföljning av internkontrollplanen för Vi har i samband med granskningen tagit del av en dokumenterad uppföljning där internkontrollplanens kontrollmoment kommenteras. 13 Av uppföljningen framgår att ett reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner och attestförteckning ska upprättas och fastställas. När det gäller efterlevnad av tagna beslut kräver riskområdet, enligt uppföljningen, en omfattande arbetsinsats. Arbetet är påbörjat men förbundschefen föreslår att direktionen avvaktar med området till år Som orsak anges att andra områden behöver prioriteras. Enligt intervjusvaren har det pågått ett arbete för att förankra internkontrollarbetet hos de heltidsanställda medarbetarna. De intervjuade ger en bild av att internkontrollarbetet inte är förankrat hos de medarbetare som är deltidsanställda på samma sätt. Det samlade intern kontrollarbetet följs upp i samband med årsredovisningen. Uppföljningen av intern kontroll går inte vidare till medlemskommunerna vilket bl a möjliggör frågor gällande ej genomförda kontroller enligt plan. 11 Förbundsdirektionen Förbundsdirektionen Uppföljning efter 8 månader daterad , Förbundsdirektionen Värends Räddningstjänstsförbund PwC 10 av 14

109 Granskning av direktionens styrning, uppföljning och kontroll Bedömning Vi bedömer att räddningstjänstförbundets arbete med intern kontroll delvis är tillräckligt. Vi rekommenderar förbundet att utforma regler och riktlinjer i enlighet med vad som anges i reglementet för intern kontroll. I reglementet står det att omfattningen av intern kontroll ska bedömas utifrån risk och väsentlighet. Vid granskningstidpunkten fanns det ingen dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys utan kontrollmomenten i intern kontrollplanen hade valts utifrån en diskussion kring risk- och väsentlighet. Vi rekommenderar att risk- och väsentlighetsanalysen dokumenteras skriftligt. Riskanalysen bör även utvidgas och innefatta analyser av fler verksamhetsrisker och såväl politiker som tjänstemän bör involveras i arbetet. Likaså bör direktionen i större utsträckning involveras i arbetet. Det är också, enligt vår uppfattning, viktigt att intern kontrollarbetet förankras även hos de deltidsanställda medarbetarna. Vi önskar också se att genomförd uppföljning av den utförda interna kontrollen bidrar till att vidareutveckla den interna kontrollen inom förbundet. För att detta ska ske behöver arbetet med intern kontroll utvärderas och analyseras av direktionen. Att däremot prioritera en bra struktur för att säkerställa efterlevnad av tagna beslut bör enligt vår uppfattning vara en prioritera fråga för förbundet under 2016 även om detta är resurskrävande. Vi rekommenderar också att en återrapportering görs till direktionen så snart åtgärder vidtagits med anledning av genomförd uppföljning av den interna kontrollen. Vi rekommenderar också att uppföljningen av den interna kontrollen redovisas till medlemskommunerna och att stöd för detta tas in i reglementet för intern kontroll Direktionens arbete med att förebygga och upptäcka oegentligheter samt förtroendeskadligt beteende Styrdokument och värdegrundsarbete Ett bra skydd mot olika former av otillåten påverkan förutsätter att det finns genomtänkta och sammanhängande styrdokument och rutiner samt att dessa bygger på en medvetenhet om risker. Värends Räddningstjänst har följande styrdokument som anknyter till det förebyggande arbetet mot oegentligheter: Styrdokument Fastställd eller senast uppdaterad Principer för rekrytering Förbundschefen Policy för bisysslor Direktionen Riktlinjer diskriminering Förbundschefen Regler och riktlinjer för attest Förbundschefen Kommunalförbundet ska upprätta egna styrdokument men arbetet tar, enligt intervjusvaren, ofta utgångspunkt i medlemskommunernas policys, riktlinjer och rutiner. Värends Räddningstjänstsförbund PwC 11 av 14

110 Granskning av direktionens styrning, uppföljning och kontroll Inom Värends Räddningstjänst finns det ett aktivt värdegrundsarbete. Det finns ett utkast till värdegrund som har varit ute på remiss under år I dokumentet understryks det att målet är att alla som arbetar inom Värends Räddningstjänst ska förstå och dela de grundläggande värderingarna. Varje chef och ledare har enligt framställning till uppdrag att under året diskutera de föreslagna värdeorden och tillhörande frågeställningar tillsammans med sin arbetsgrupp. Tanken är att den nya värdegrunden ska antas under år I policyn för bisysslor anges det att arbetsgivaren på lämpligt sätt ska informera arbetstagarna om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla förtroendeskadlig eller annars otillåten. Det framgår inte i policyn att de anställda ska tillfrågas om eventuell bisyssla vid nyanställning och medarbetarsamtal utan ansvaret att informera om bisyssla åvilar medarbetaren. Beslut att en arbetstagare inte skall åta sig en bisyssla alternativt upphöra med en bisyssla fattas, enligt policyn, av räddningschefen. Avser beslutet räddningschefen skall beslutet istället fattas av direktionen. Enligt delegationsordningen har beslut medgivande att inneha bisyssla enligt AB 14, 8 mom. 1. delegerats till förbundschefen. Det finns inget avsnitt i delegationsordningen som beskriver vem som har rätt att fatta beslut vid förbud av bisyssla. Enligt intervjusvaren har det funnits problem kring bisysslor inom kommunalförbundet. Det fanns vid granskningstidpunkten ingen policy eller riktlinjer avseende mutor eller oegentligheter. Värends Räddningstjänst har inte utarbetat några skriftliga rutiner eller riktlinjer för hur anställda ska rapportera olika former av misstänkta oegentligheter. Kommunalförbundet har inte heller någon handlingsplan om oegentligheter skulle inträffa. Vid granskningstidspunkten saknade kommunalförbundet dokumenterade och antagna riktlinjer för exempelvis inköp, representation, tjänsteresor, mobiltelefoner, bensinkort och företagskort. Attestförteckningen uppdaterades senast och kommer att revideras på nytt vid årsskiftet Inom Värends Räddningstjänst har heltidspersonalen erbjudits intern utbildning inom ekonomi och intern kontroll Bedömning Vi bedömer att räddningsförbundets arbete med att förebygga och upptäcka förtroendeskadligt beteende och oegentligheter är otillräckligt. Vi ser positivt på att ett värdegrundsarbete påbörjats under Det fanns vid granskningstidpunkten ingen policy eller riktlinjer avseende mutor eller oegentligheter. Värends Räddningstjänst har inte utarbetat några skriftliga rutiner eller riktlinjer för hur anställda ska rapportera olika former av misstänkta oegentligheter och förtroendeskadligt beteende. Förbundet har inte heller någon handlingsplan om oegentligheter skulle inträffa. Vid granskningstidspunkten saknade kommunalförbundet dokumenterade och antagna riktlinjer för exempelvis attest, inköp, representation, tjänsteresor, mobiltelefoner, bensinkort och företagskort. Värends Räddningstjänstsförbund PwC 12 av 14

111 Granskning av direktionens styrning, uppföljning och kontroll Vi konstaterar också att de olika policydokumenten i varierande grad innehåller hur dessa ska implementeras. Vi föreslår att en genomgång görs av samtliga dokument så att detta säkerställs då dokumenten behöver bli kända i verksamheten för att nå genomslagskraft i praktiken. Vi rekommenderar att fler riskområden med anknytning till det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende, innefattas i den risk- och väsentlighetsanalys som föregår internkontrollplanen exempelvis bisysslor, representation, IT-säkerhet, löner och tidrapportering. Vi föreslår även att styrdokumentet gällande bisysslor från 2008 ses över. För att medarbetarna ska få en systematisk information om bisysslor rekommenderar vi att en fråga om bisysslor finns med i de checklistor som används vid nyanställning samt medarbetarsamtal. På så sätt säkerställer arbetsgivaren att samtliga medarbetare har fått information om att eventuella bisysslor som kan vara förtroendeskadlig eller annars otillåten anmäls. Enligt policyn ska beslut att en arbetstagare inte skall åta sig en bisyssla alternativ upphöra med en bisyssla fattas av räddningschefen. Enligt delegationsordningen är det dock förbundschefen som har delegerats beslutanderätten när det gäller beslut om medgivande att inneha bisyssla. Det finns ingen paragraf i delegationsordningen som tar upp frågan om vem som har rätt att fatta beslut om förbud av bisyssla. Vi bedömer därmed att direktionen bör säkerställa att policyn och delegationsordningen sammanlänkas på ett tydligare sätt när det gäller bisysslor. Värends Räddningstjänstsförbund PwC 13 av 14

112 Granskning av direktionens styrning, uppföljning och kontroll 3. Sammanfattande revisionell bedömning Revisionsfrågan för denna granskning är: Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i direktionen på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? Utifrån bedömningar för de olika kontrollområdena gör vi följande sammanfattande revisionella bedömning: Vår sammanfattande bedömning är att direktionens styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Vi konstaterar att det genom förbundsordning och reglemente finns en bra grund för styrning och uppföljning av räddningstjänstförbundet men att det behövs anvisningar som tydliggör informationsflödet till och från förbundet. Ett område för utveckling är målstyrningen och framtagandet av mätbara verksamhetsmål för verksamheten. Andra områden för utveckling är intern kontroll samt hur förbundet arbetar med förebyggande för att upptäcka oegentligheter och förtroendeskadlig beteende i organisationen. I rapportens sammanfattning ges ett antal rekommendationer som syftar till att förbättra styrningen, kontrollen och uppföljningen gällande förbundet Lena Salomon Carl-Magnus Stenehav Värends Räddningstjänstsförbund PwC 14 av 14

113 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Dnr Kommunens revisorers granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige lämnar kommunstyrelsens beslut som svar på Kommunens revisorers granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Kommunstyrelsens beslut 1. Kommunstyrelsen uppdrar åt kommunchefen att påbörja arbetet med att kartlägga och implementera ledningsprocessen ekonomi/finans/verksamhetsstyrning, kontroll och uppföljning. 2. Kommunstyrelsen ger kommunchefen i uppdrag att via arbetsgruppen för intern kontroll i Växjö kommunkoncern i uppdrag att arbeta vidare med områden och uppgifter. 3. Kommunstyrelsen ger kommunchefen i uppdrag att till kommunstyrelsen rapportera status på arbetet och sammanfattning av vidtagna åtgärder under våren Bakgrund Kommunens revisorers granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt har lämnats till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige beslutade på sitt sammanträde den 16 februari att inhämta kommunstyrelsens yttrande över rapporten. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 6 maj 2016 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår bland annat att processorientering och processuellt arbetssätt kommer styrning och uppföljning av processerna att tydliggöras. Att tydliggöra ledningsprocesserna, däribland ekonomi/finans/verksamhetsstyrning, kontroll och uppföljning samt implementera densamma är prioriterat och kommer att påbörjas hösten Ett arbete med att utveckla arbetet med intern kontroll pågår även. En arbetsgrupp för utveckling av intern kontroll har bildats med representanter från ekonomikontoret och större förvaltningar. Framåtriktat ska även de kommunala bolagen vara 1 (2)

114 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen representerade i denna arbetsgrupp. Följande områden och uppgifter ska hanteras av arbetsgruppen: Uppdatera nuvarande reglementen och anvisningar för intern kontroll och ekonomiska transaktioner. Förbättra arbetet med risk- och väsentlighetsanalyser. Förbättra uppföljning, analys och utvärdering av intern kontroll. Ta fram ett bättre och mer enhetligt stöd till verksamheten i form av anvisningar, mallar och utbildningar. Arbetsutskottet har i 312/2016 föreslagit kommunstyrelsen att i sin tur föreslå kommunfullmäktige besluta att lämnar kommunstyrelsens beslut som svar på Kommunens revisorers granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Arbetsutskottet har i samma paragraf föreslagit kommunstyrelsen besluta följande: 1. Kommunstyrelsen uppdrar åt kommunchefen att påbörja arbetet med att kartlägga och implementera ledningsprocessen ekonomi/finans/verksamhetsstyrning, kontroll och uppföljning. 2. Kommunstyrelsen ger kommunchefen i uppdrag att via arbetsgruppen för intern kontroll i Växjö kommunkoncern i uppdrag att arbeta vidare med områden och uppgifter. 3. Kommunstyrelsen ger kommunchefen i uppdrag att till kommunstyrelsen rapportera status på arbetet och sammanfattning av vidtagna åtgärder under våren Beslutet skickas till För åtgärd Kommunchefen (ekonomichefen, utvecklingschefen) 2 (2)

115 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Kommunens revisorers granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunfullmäktige lämnar kommunstyrelsens beslut som svar på Kommunens revisorers granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt. 2. Kommunstyrelsen uppdrar åt kommunchefen att påbörja arbetet med att kartlägga och implementera ledningsprocessen ekonomi/finans/verksamhetsstyrning, kontroll och uppföljning. 3. Kommunstyrelsen ger kommunchefen i uppdrag att via arbetsgruppen för intern kontroll i Växjö kommunkoncern i uppdrag att arbeta vidare med områden och uppgifter. 4. Kommunstyrelsen ger kommunchefen i uppdrag att till kommunstyrelsen rapportera status på arbetet och sammanfattning av vidtagna åtgärder under våren Bakgrund Kommunens revisorers granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt har lämnats till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige beslutade på sitt sammanträde den 16 februari att inhämta kommunstyrelsens yttrande över rapporten. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 6 maj 2016 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår bland annat att processorientering och processuellt arbetssätt kommer styrning och uppföljning av processerna att tydliggöras. Att tydliggöra ledningsprocesserna, däribland ekonomi/finans/verksamhetsstyrning, kontroll och uppföljning samt implementera densamma är prioriterat och kommer att påbörjas hösten Ett arbete med att utveckla arbetet med intern kontroll pågår även. En arbetsgrupp för utveckling av intern kontrollhar bildats med representanter från ekonomikontoret och större förvaltningar. Framåtriktat ska även de kommunala bolagen vara representerade i denna arbetsgrupp. Följande områden och uppgifter ska 1 (2)

116 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott hanteras av arbetsgruppen: Uppdatera nuvarande reglementen och anvisningar för intern kontroll och ekonomiska transaktioner. Förbättra arbetet med risk- och väsentlighetsanalyser. Förbättra uppföljning, analys och utvärdering av intern kontroll. Ta fram ett bättre och mer enhetligt stöd till verksamheten i form av anvisningar, mallar och utbildningar. 2 (2)

117 ÄRENDE Dnr KS Kommunstyrelsen Ordförandes förslag till beslut - Kommunens revisorers granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige lämnar kommunstyrelsens beslut som svar på Kommunens revisorers granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Kommunstyrelsens beslut 1. Kommunstyrelsen uppdrar åt kommunchefen att påbörja arbetet med att kartlägga och implementera ledningsprocessen ekonomi/finans/verksamhetsstyrning, kontroll och uppföljning. 2. Kommunstyrelsen ger kommunchefen i uppdrag att via arbetsgruppen för intern kontroll i Växjö kommunkoncern i uppdrag att arbeta vidare med områden och uppgifter. 3. Kommunstyrelsen ger kommunchefen i uppdrag att till kommunstyrelsen rapportera status på arbetet och sammanfattning av vidtagna åtgärder under våren Bakgrund Kommunens revisorers granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt har lämnats till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige beslutade på sitt sammanträde den 16 februari att inhämta kommunstyrelsens yttrande över rapporten. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 6 maj 2016 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår bland annat att processorientering och processuellt arbetssätt kommer styrning och uppföljning av processerna att tydliggöras. Att tydliggöra ledningsprocesserna, däribland ekonomi/finans/verksamhetsstyrning, kontroll och uppföljning samt implementera densamma är prioriterat och kommer att påbörjas hösten Ett arbete med att utveckla arbetet med intern kontroll pågår även. En arbetsgrupp för utveckling av intern kontroll Kommunledningsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg

118 ÄRENDE Dnr KS har bildats med representanter från ekonomikontoret och större förvaltningar. Framåtriktat ska även de kommunala bolagen vara representerade i denna arbetsgrupp. Följande områden och uppgifter ska hanteras av arbetsgruppen: Uppdatera nuvarande reglementen och anvisningar för intern kontroll och ekonomiska transaktioner. Förbättra arbetet med risk- och väsentlighetsanalyser. Förbättra uppföljning, analys och utvärdering av intern kontroll. Ta fram ett bättre och mer enhetligt stöd till verksamheten i form av anvisningar, mallar och utbildningar. 2 (2)

119 ÄRENDE Dnr KS Anna Karlsson utvecklingschef Tel Kommunstyrelsen Kommunens revisorers granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt Förslag till beslut Att uppdra åt kommunchefen att påbörja arbetet med att kartlägga och implementera ledningsprocessen ekonomi/finans/verksamhetsstyrning, kontroll och uppföljning. Att ge arbetsgruppen för intern kontroll i Växjö kommunkoncern i uppdrag att arbeta vidare med områden och uppgifter. Att rapportera status på arbetet och sammanfattning av vidtagna åtgärder under våren Bakgrund PwC har i sin granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikten identifierat förbättringsbehov och gett rekommendationer när det gäller uppsiktsplikten och intern kontroll. I rekommendationerna föreslås Växjö kommun ta fram en strategi för uppsikten samt anvisningar för hur denna utövas i kommunkoncernen gällande nämnder, bolag och kommunalförbund, att uppsikten gällande kommunalförbund utökas, att den interna kontrollen omfattar andra områden än det ekonomiska och att genomföra utbildningsinsatser avseende intern kontroll. Ärendet I samband med att Växjö kommunkoncern har påbörjat ett arbete med processorientering och processuellt arbetssätt kommer styrning och uppföljning av processerna att tydliggöras. Att tydliggöra ledningsprocesserna, däribland ekonomi/finans/verksamhetsstyrning, kontroll och uppföljning samt implementera densamma är prioriterat och kommer att påbörjas hösten Ett arbete med att utveckla arbetet med intern kontroll pågår även. En arbetsgrupp för utveckling av intern kontroll har bildats med representanter från ekonomikontoret och större förvaltningar. Framåtriktat ska även de kommunala bolagen vara representerade i denna arbetsgrupp. Följande områden och uppgifter ska hanteras av arbetsgruppen: Kommunledningsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post anna.karlsson4@vaxjo.se

120 ÄRENDE Dnr KS Uppdatera nuvarande reglementen och anvisningar för intern kontroll och ekonomiska transaktioner Förbättra arbetet med risk- och väsentlighetsanalyser Förbättra uppföljning, analys och utvärdering av intern kontroll Ta fram ett bättre och mer enhetligt stöd till verksamheten i form av anvisningar, mallar och utbildningar Monica Skagne kommunchef Anna Karlsson utvecklingschef 2 (2)

121 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Dnr Rapporter från revisionen Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt till kommunstyrelsen för inhämtande av yttrande. 2. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande Växjöbostäder ABs styrning, uppföljning och kontroll till Växjö kommunföretag för inhämtande av yttrande. 3. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll till utbildningsnämnden för inhämtande av yttrande. 4. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll till tekniska nämnden för inhämtande av yttrande. 5. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande nämnden för arbete och välfärds styrning, uppföljning och kontroll till nämnden för arbete och välfärd för inhämtande av yttrande. 6. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll till omsorgsnämnden för inhämtande av yttrande. 7. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande Värends räddningstjänstförbunds styrning, uppföljning och kontroll till Värends räddningstjänstförbund för inhämtande av yttrande. Bakgrund Kommunens revisorer har överlämnat sju granskningsrapporter rörande styrning, uppföljning och kontroll till kommunfullmäktige. Enligt överenskommen rutin för beredning av revisionens granskningsrapporter ska kommunfullmäktige besluta om hur rapporterna ska remitteras. Kommunrevisionens ordförande Carl-Olof Bengtsson (S) och revisionschefen Karin Andersson föredrar ärendet och presenterar granskningarnas slutsatser. 1 (1)

122 Revisionsrapport Granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun Lena Salomon, Certifierad kommunal revisor. Carl-Magnus Stenehav, Certifierad kommunal revisor. Sofia Blixtberg, Sandra Marcusson 2015

123 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun Innehåll Innehåll... 2 Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfrågor Revisionskriterier Avgränsning Metod Uppsiktsplikt enligt Kommunallagen (KL) Strategier och former för uppsiktsplikten i Växjö kommun Styrdokument och arbetsformer Bedömning Iakttagelser och bedömningar Vilka omfattas av KS uppsiktsplikt? Enheter och verksamhet som är föremål för uppsiktsplikt Bedömning Kommunstyrelsens uppsiktsplikt av nämnderna Uppsiktspliktens innehåll och utformning Bedömning Kommunstyrelsens uppsikt gällande de kommunala bolagen Uppsiktspliktens innehåll och utformning Bedömning Kommunstyrelsens uppsiktplikt avseende kommunalförbund m m Uppsiktspliktens innehåll och utformning Bedömning Uppsiktsplikt gällande privata utförare Styrande dokument Bedömning Uppsiktsplikt avseende intern kontroll Uppsiktspliktens innehåll och utformning Bedömning Kommunstyrelsens förebyggande arbete mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende Styrdokument och förebyggande arbete Bedömning Kommunstyrelsen Växjö kommun 2

124 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun 4.8 Kommunstyrelsens medel och resurser för uppsiktsplikten Förutsättningar för utövandet av uppsiktsplikten Bedömning Kommunstyrelsens rapportering till kommunfullmäktige gällande utfallet av uppsikten Rapporteringens innehåll Bedömning Sammanfattande revisionell bedömning Bilaga Bilaga Kommunstyrelsen Växjö kommun 3

125 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun Sammanfattning Revisorerna i Växjö kommun har gett PwC i uppdrag att granska hur kommunstyrelsen utövar sin uppsiktsplikt. Sammanfattningsvis bedömer vi att kommunstyrelsens uppsikt delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Det är upp till kommunstyrelsen att själv utforma system och rutiner för att fullfölja uppsikten. Nedan följer några rekommendationer i syfte att förbättra hanteringen: Rekommendationer 1. Strategi för uppsiktsplikten Växjö kommun saknar en dokumenterad och uttalad strategi för uppsikten samt anvisningar för hur denna ska utövas i kommunkoncernen gällande nämnder, bolag och kommunalförbund m fl. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen utvecklar sitt arbete med uppsiktsplikten i syfte att klargöra vad som ingår i ansvaret kring uppsiktsplikten, vad den ska omfatta och även hur styrelsen ska arbeta rent praktiskt med frågan. 2. Uppsiktsplikt gällande nämnder, bolag och kommunalförbund m fl. Vi bedömer att kommunstyrelsen delvis utövar sin uppsiktsplikt beträffande nämnder och bolag genom ett antal olika formella och informella styr- och uppföljningsprocesser. Vi rekommenderar att uppsikten gällande nämnder och de kommunala bolagen förstärks och förtydligas samt att uppsikten gällande kommunalförbund utökas. Även innehållet i kommunstyrelsens uppsikt gällande privata utförare behöver ges ett innehåll. 3. Uppsiktsplikt gällande intern kontroll Vi bedömer att kommunstyrelsens uppsikt gällande intern kontroll delvis är tillräcklig men att den behöver vidareutvecklas. Vi rekommenderar att kontroller även omfattar andra områden än det ekonomiska och att kommunstyrelsen genomför en ordentlig utvärdering av arbetet. Den interna kontrollen kan med fördel lyftas fram i budget- och årsredovisningsdokument. 4. Förebyggande arbete gällande oegentligheter och förtroendeskadligt beteende Vi rekommenderar att koncernövergripande styrdokument tas fram inom en rad områden med relevans för det förebyggande arbetet mot oegentligheter. Vi rekommenderar också att utbildningsinsatser avseende intern kontroll genomförs för tjänstemän och förtroendevalda samt att resultatet av internkontrollarbetet även förmedlas till fullmäktige. 5. Kommunstyrelsens rapportering till fullmäktige angående uppsikten Vi bedömer att kommunstyrelsens rapportering till fullmäktige gällande utfallet av uppsikten är otillräcklig. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen ett par gånger per år genomför en utvärdering av uppsiktsplikten samt säkerställer att ärenden av principiell beskaffenhet eller av större vikt når kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen Växjö kommun 4

126 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun 1. Inledning 1.1 Bakgrund Kommunens revisorer ska enligt kommunallagen 9 kap 9 granska om kommunstyrelsen och nämnderna har en tillräckligt god intern kontroll i verksamheten. Motsvarande granskning ska göras hos kommunens företag och kommunalförbund av vald lekmannarevisor och respektive revisor. Granskningen är initierad med anledning av revisorernas risk- och väsentlighetsanalys. Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen 6 kap 1 ha uppsikt över kommunens nämnder, kommunens företag och de kommunalförbund som kommunen är medlem i. Kommunstyrelsen har ett omfattande ansvar att se till att verksamheterna fungerar väl och i det allmännas intresse och initiera åtgärder när det omvända inträffar. Det interna reglementet för kommunstyrelsen innehåller en detaljerad uppräkning av ansvarsområden. Nämnderna ska enligt kommunallagen 6 kap 7 driva verksamheten i förvaltningarna enligt de mål och regelverk som gäller för varje verksamhet. Den interna kontrollen ska vara tillräcklig och verksamheten ska drivas på ett tillfredsställande sätt. Samma krav ställs på de företag som fullmäktige beslutat lämna över skötseln av kommunala angelägenheter till med stöd av kommunallagen 3 kap 16. Kommunens styrdokument gäller i normalfallet för kommunstyrelsen, nämnderna och de helägda bolagen. De delägda bolagen, kommunalförbund, stiftelser och föreningar som Växjö kommun har intressen i omfattas vanligtvis inte direkt av kommunens interna styrdokument. 1.2 Syfte och Revisionsfrågor Granskningen är en fördjupad granskning med syftet att ge underlag till revisorernas bedömning av den interna kontrollen, resultaten och rapporteringen. Granskningen ska besvara nedanstående revisionsfrågor: Vilka enheter eller verksamheter har kommunstyrelsen uppsikt över? (avsnitt 4.1) Vad består uppsikten av, d.v.s. vilken information tar kommunstyrelsen fram och vad gör man med informationen? (avsnitt ) Hur arbetar kommunstyrelsen med uppsiktsplikt gällande intern kontroll och oegentligheter samt förtroendeskadligt beteende? (avsnitt ) Med vilka medel och resurser utför kommunstyrelsen uppsikten? (avsnitt 4.8) Vad rapporterar kommunstyrelsen vidare till kommunfullmäktige avseende utfallet av uppsikten? (avsnitt 4.9) Sammanfattningsvis, fungerar kommunstyrelsens uppsikt på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattningar och genomförande? (avsnitt 5) Kommunstyrelsen Växjö kommun 5

127 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun 1.3 Revisionskriterier Reglerna som är relevanta för de områden som ingår i granskningen finns dokumenterade i bilaga Avgränsning Granskningen genomförs inom flertal av kommunens verksamheter. Denna granskning avser kommunstyrelsen. Underlag gällande granskningen har bl a hämtats från genomförda granskningar gällande följande verksamheter avseende revisionsåret 2015: Utbildningsnämnden Omsorgsnämnden Tekniska nämnden Nämnden för arbete och välfärd Växjöbostäder AB Värends Räddningstjänstförbund Verksamhet som bedrivs i entreprenadform berörs endast övergripande. 1.5 Metod De metoder som använts i granskningen är dokumentanalys och intervjuer. Intervjuer har genomförts med: Kommunfullmäktiges ordförande Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens 2:e vice ordförande Kommunchef Ekonomichef tillsammans med tjänsteman som arbetar med intern kontroll Chefsjurist Kanslichef Vi har i samband med granskningen även granskat kommunstyrelsens protokoll för Därutöver har samtliga ledamöter samt ersättare i kommunstyrelsen fått möjlighet att besvara en kortfattad enkät. Enkäten hade en svarsfrekvens på 70 %. Av de som besvarat enkäten utgör 52 % ledamöter i kommunstyrelsen och 48 % är ersättare i kommunstyrelsen. De som besvarat enkäten har följande erfarenhet från arbete i kommunstyrelsen. 38 % är nya innevarande mandatperiod 29 % har suttit i två mandatperioder 33 % har suttit som ledamot i tre mandatperioder eller längre. I bilaga 2 till rapporten redovisas en organisationsskiss för Växjö kommun. Granskningen har varit föremål för sakkontroll av de intervjuade. Kommunstyrelsen Växjö kommun 6

128 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun 2. Uppsiktsplikt enligt Kommunallagen (KL) 1 Enligt KL ska styrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i sådana juridiska personer som avses i 3 kap. 16 a 18 b och sådana kommunalförbund som kommunen eller landstinget är medlem i. KL 6:1 Kommunallagen är en ramlag och förarbetena ger inga tydliga anvisningar om innehållet i uppsiktsplikten. Detta innebär att det är upp till respektive kommun att utforma uppsiktspliktens innehåll och hur den ska genomföras i praktiken. Kommunallagen betonar vikten av styrningen av den kommunala verksamheten oavsett juridisk form. Det ska således inte ha någon betydelse om verksamheten bedrivs i förvaltnings- eller bolagsform eller annan form. Det förekommer ofta att det finns personunion mellan ledamöter i kommunstyrelsen och nämnderna men detta fråntar inte kommunstyrelsen skyldigheten att utöva uppsikt över nämnderna och bolagen. Av författningskommentarerna framgår att styrelsen har en särskild ställning bland nämnderna i och med att man har en ledande och samordnande roll. Uppsikten är dock i praktiken begränsad till att lämna råd och anvisningar och påpekanden samt i de fall det anses nödvändigt se till att fullmäktige i egenskap av högsta beslutande organ ingriper. Kommunstyrelsen ska även ha uppsikt över den verksamhet som bedrivs i kommunala hel- och delägda företag. För att hantera denna uppgift utfärdas i praktiken ägardirektiv för de kommunala bolagen där kommunstyrelsens rätt till insyn skrivs in. Uppsiktsplikten gäller även gemensamma nämnder och kommunalförbund som kommunen är medlem i. Riksdagen beslutade under 2014 om förändringar i kommunallagen med syfte att uppföljningen och kontrollen av privata utförare som bedriver verksamhet på uppdrag av kommuner, landsting och regioner ska bli bättre. De nya reglerna gäller från 1 januari För att åstadkomma struktur på uppföljning ska ett särskilt program tas fram för detta för varje mandatperiod. Kommunstyrelsen har således sammanfattningsvis en skyldighet att utöva löpande uppsikt. Detta ska ske även när det inte finns någon konkret anledning till granskning. Det är däremot upp till kommunstyrelsen att bestämma hur uppsiktsplikten ska formaliseras. I den översyn som pågår av kommunallagen en kommunallag för framtiden 3 föreslås kommunstyrelsen få en än mer strategisk roll i den kommunala organisationen. 1 Kommunallagen 6:1 (Lag 2014:573) 2 Proposition 2013/14:118 Privata utförare av kommunal verksamhet. 3 En kommunallag för framtiden SOU 2015: 24 Kommunstyrelsen Växjö kommun 7

129 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun 3. Strategier och former för uppsiktsplikten i Växjö kommun Styrdokument och arbetsformer Genom olika styrdokument som reglementen, företagspolicy, ägardirektiv, bolagsordningar och förbundsordningar och olika samråd har kommunstyrelsen skapat en plattform för den formaliserade delen av uppsiktsplikten (se avsnitt ). En stor del av arbetet som berör kommunstyrelsen bereds i kommunstyrelsens arbetsutskott. Kommunstyrelsen har utsett ansvariga politiker för ett antal områden. De ansvariga politikerna sitter som ledamöter eller ersättare i kommunstyrelsens arbetsutskott. Kommunstyrelsens ordförande har därutöver till uppgift att som närmast under kommunstyrelsen ha uppsikt över samtliga nämnder och de kommunala företagen. I uppgiften ingår att aktivt följa frågor som är av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt att främja samverkan mellan de olika delarna av kommunkoncernen. Därutöver genomförs veckovisa kommunalrådsberedningar där även kommunchefen medverkar i syfte att diskutera aktuella frågor och främja en öppen och nära dialog. Därutöver genomförs presidieöverläggningar och sex ordförandeträffar per år. Utöver de formella informationskanalerna finns det även informella kontakter mellan partikollegor i form av möten och samtal. När det gäller kommunstyrelsens uppsikt i praktiken kan detta beskrivas i fyra punkter: 1. Fyra gånger per år samlas den högsta politiska ledningen och förvaltnings- och bolagsledningen i s k strategisamråd i syfte att stärka den kommungemensamma styrningen och uppföljningen. 2. Därutöver genomförs internbudgetdialog på hösten mellan kommunstyrelsens arbetsutskott, nämnderna och de kommunala bolagen genom moderbolaget VKAB. Fr o m 2016 omfattar detta även samtliga bolag i VKAB-koncernen. Internbudgetdialogen syftar till att säkerställa att de olika delarna i organisationen når kommunfullmäktiges mål och ger också möjlighet att tidigt identifiera risker gällande att effektivt kunna genomföra tilldelat uppdrag för nämnder och bolag. 3. När det gäller den ekonomiska uppföljningen så upprättar nämnderna månadsuppföljningar medan bolagen upprättar tertialbokslut. Vid eventuella avvikelser från budget och mål ska respektive nämnd ta ställning till och skriftligen förklara dessa. 4. Utöver detta genomförs årliga bokslutsdagar där nämnder och bolag bjuds in för att diskutera året som gått. Förvaltningschefer och andra medarbetare blir även kallade till kommunstyrelsens möten för att informera om verksamheten i specifika ärenden inom sina respektive ansvarsområden. Kommunstyrelsen får även information om verksamhet och bolag vid föredragningar, rapporter, seminarier och bokslutsdagar. Kommunstyrelsen Växjö kommun 8

130 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun Bedömning Växjö kommun saknar en dokumenterad och uttalad strategi för uppsikten samt anvisningar för hur denna ska utövas i kommunkoncernen gällande nämnder, bolag och kommunalförbund. Kommunstyrelsen har inte fastlagt någon samsyn på hur uppsiktsplikten ska definieras och vad den ska inriktas på. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen utvecklar sitt arbete med uppsiktsplikten i syfte att klargöra vad som ingår i ansvaret kring uppsiktsplikten, vad den ska omfatta och även hur styrelsen ska arbeta rent praktiskt med frågan på ett sammanhållet sätt i koncernen. Då koncernen omfattar en rad olika organisationer som kommunstyrelsen ska ha uppsikt över rekommenderar vi att en årscykel utarbetas där det framgår när och vilken information respektive organisation ska lämna till kommunstyrelsen. En sådan årscykel finns framtagen för budgetprocessen och vi föreslår att den kan utgöra mall för årsprocessen gällande uppsiktsplikten. En strategi för uppsiktsplikten kan t ex innehålla: Hur den ska tillämpas (möten, formellt och informellt) Vem som ansvarar för de olika delkomponenterna i uppsikten Vad som ska ingå i uppsikten Prioriterade områden/frågor Dialoger med olika delar inom koncernen (muntlig, skriftlig, compliancefunktion) Intern kontroll Utvärdering av uppsiktsplikten Vilken information som kommunstyrelsen ska återrapportera till kommunfullmäktige Väsentliga verksamhetsförändringar som påverkar ekonomi och verksamhet Nya lagar och väsentliga förändringar Däremot konstaterar vi att kommunstyrelsen utövar sin uppsiktsplikt genom ett antal olika dokument i styr- och uppföljningsprocesser, såväl formellt och informellt. De olika kommunstyrelseledamöterna är aktiva inom sina respektive ansvarsområden och de tre kommunalråden arbetar aktivt för att främja kommunens utveckling gällande ekonomi och verksamhet utifrån av kommunfullmäktige fastlagda mål. 4 Det är i sammanhanget viktigt att poängtera att det inte finns någon fastlagd god sed eller praxis vad gäller formerna för kommunstyrelsens uppsikt. Med andra ord är det upp till kommunstyrelsen själv att utforma system och rutiner för att fullgöra sin uppsiktsplikt. Enligt vår uppfattning bör kommunstyrelsen förutom att träffa VKAB även sammanträffa med respektive bolag regelbundet i syfte att öka uppsikten gällande respektive bolag. I de fall information förmedlas genom träffar med KS-Au är det enligt vår uppfattning viktigt att informationen återges till hela kommunstyrelsen samt dokumenteras i protokoll. 4 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Växjö kommun 9

131 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun 4. Iakttagelser och bedömningar 4.1 Vilka omfattas av KS uppsiktsplikt? Enheter och verksamhet som är föremål för uppsiktsplikt Utifrån genomförd granskning konstaterar vi att kommunstyrelsen har uppsikt över följande enheter inom Växjö kommunkoncern: Kategori 1: Nämnderna Kategori 2: VKAB med tillhörande dotterbolag Kategori 3: Kommunalförbund, regionförbund, samordningsförbund och gemensamt hel- eller delägda bolag samt stiftelser Kategori 4: Privata utförare som bedriver kommunal verksamhet Hur kommunstyrelsens uppsiktsplikt genomförs utifrån formalia och i praktiken redovisas mer i detalj i nedanstående avsnitt Bedömning Vi har utifrån vår granskning av några nämnder och ett bolag samt ett kommunalförbund en bild av hur dessa organisationer får direktiv från kommunstyrelsen angående rapportering samt lämnar information till kommunstyrelsen för deras uppföljning. I praktiken är uppsiktsplikten i huvudsak formaliserad för själva nämndsorganisationen. Däremot finns utvecklingsområden gällande den praktiska tillämpningen av denna. Uppsiktsplikten gällande de kommunala bolagen är delvis formaliserad och har utvecklats i positiv riktning under de senaste åren och det mesta av rapporteringen från bolagen lämnas till moderbolaget VKAB. I ärenden av principiell betydelse görs en rapportering direkt till kommunfullmäktige. När det gäller kommunalförbund och andra organisationer så inskränker sig uppsikten till avlämnande av delårs- och årsrapporter samt att kommunfullmäktige utser ledamöter i dessa. Utsedda ledamöter har ofta ingen direkt koppling till kommunstyrelsen d v s det finns inte någon personunion. Vårt intryck är att ju längre ifrån den egentliga kommunorganisationen desto mindre formaliserad är uppsiktsplikten och kommunstyrelsen är då inte heller lika aktiv i själva genomförandet av denna. Detta är särskilt tydligt gällande kategori tre ovan, t ex kommunal- och samordningsförbund. Gällande uppsiktsplikt för verksamhet som bedrivs av privata utförare så har kommunfullmäktige under 2015 beslutat om ett program för uppföljning av verksamhet som bedrivs av privata utförare. Ansvaret att följa verksamheten ligger här på respektive nämnd men kommunstyrelsen har ett uppsiktsansvar. 5 Hur kommunstyrelsens uppsiktsansvar ska fullgöras framgår inte av dokumentet. 5 Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Växjö kommun 10

132 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun 4.2 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt av nämnderna Uppsiktspliktens innehåll och utformning Styrelsen skall uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens eller landstingets utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen skall också hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs. Styrelsen får från övriga nämnder, beredningar och anställda i kommunen eller landstinget begära in de yttranden och upplysningar som behövs för att styrelsen skall kunna fullgöra sina uppgifter. KL 6:2 och 6:3 Reglementet för kommunstyrelsen fastställdes av kommunfullmäktige I reglementet förtydligas det vad som ingår i kommunstyrelsens styrfunktion nämligen att kommunstyrelsen ska leda och samordna utformningen av mål och riktlinjer och ramar för styrningen i hela kommunkoncernen. I dokumentet styrsystem för Växjö kommun som antogs av kommunfullmäktige 2011 hänvisas till kommunallagen och att kommunstyrelsen ska ha uppsikt över nämnders verksamhet samt kommunal verksamhet som bedrivs i företag och kommunalförbund. 7 Enligt framställningen har kommunstyrelsen till uppgift att övervaka den ekonomiska förvaltningen och att nämndernas verksamhet bedrivs i enlighet med fullmäktiges mål och riktlinjer. Kommunstyrelsen ska likaså övervaka att lagar och förordningar följs, att medlen används ändamålsenligt och hur nämnder/styrelser går tillväga för att upprätthålla en tillfredsställande kontroll. Vid brister ska kommunstyrelsen, enligt dokumentet, lämna råd alternativt föra ärendet till fullmäktige som får fatta beslut. Enligt intervjusvaren har inga brister identifierats som resulterat i att ärendet förts vidare från kommunstyrelsen till kommunfullmäktige för beslut. Kommunstyrelsen ansvarar för samordningsträffarna med nämndernas presidier, presidierna i bolagsstyrelserna, förvaltningscheferna och bolagsdirektörerna. Regelbundna samordningsträffar sker med byggnadsnämnden, tekniska nämnden och miljö- och hälsoskyddsnämnden. Anteckningar finns från samordningsträffarna med de tre nämnderna och dessa anmäls löpande till kommunstyrelsens arbetsutskott. Internbudgetdialogen finns protokollförd i arbetsutskottets protokoll. Samordningsträffar om enskilda ärenden genomförs även efter behov med berörda nämndspresidier, ofta i samband med kommunalrådsberedningar. Samordningsträffar med övriga nämnder protokollförs inte. Uppsikt ekonomi I dokumentet riktlinjer för budget, ekonomiska rapporter, bokslut och årsrapporter som antogs av kommunfullmäktige 2013 anges att nämnderna ska lämna månadsrapporter efter maj och oktober månad, delårsrapporter efter mars och augusti samt årsrapport med bokslut. 8 Avvikelser i förhållande till både budget och skriftliga mål ska förklaras av för- 6 Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Växjö kommun 11

133 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun valtningschefen innan nämnden tar ställning till månadsrapporten. Rapporterna ska behandlas av nämnden innan kommunledningsförvaltningen överlämnar dessa till kommunstyrelsen. I de fall månadsrapporten/delårsrapporten visar på prognostiserat underskott i förhållande till budget och om nämnden inte ämnar eller kan ianspråkta positivt eget kapital, skall förslag till åtgärder presenteras och därefter beslutas. Ekonomikontoret begär uppgift om prognosen samt eventuell skillnad mot senaste delårsrapport. Vi konstaterar att en del nämnder skickar en månadsrapport till ekonomikontoret andra skickar enbart efterfrågade uppgifter. Ekonomikontoret sammanställer informationen till kommunstyrelsen. Enligt riktlinjerna ska även avvikelser gällande lagstadgad verksamhet redovisas direkt till kommunstyrelsen som har att avrapportera till fullmäktige i närmast påföljande delårsrapport eller i särskilt ärende. Däremot diskuteras frågor kring avvikelser vid ordförande träffar och andra mera informella möten. Vi konstaterar att av de nämnder vi granskat så har utbildningsnämnden under 2015 enbart i viss utsträckning upprättat och behandlat månadsrapporter enligt gällande riktlinjer. Detta med anledning av att månadsrapporterna inte redovisats till nämnden varje månad. Utbildningsnämnden har själv uppmärksammat frågan och utarbetat ekonomistyrningsprinciper. Under 2016 kommer en månadsvis rapportering ske till nämnden enligt förvaltningschefen. Kommunstyrelsen upprättar en månadsrapport för den egna verksamheten. Däremot upprättas inte någon sammantagen månadsrapport för samtliga nämnder som underlag för diskussion på kommunstyrelsen. Vi konstaterar att kommunstyrelsen enbart vid ett tillfälle under 2015, utöver delårsrapporternas behandling, behandlat en avvikelse som ett särskilt ärende, nämligen gällande redovisning av åtgärder för att minska överförmyndarnämndens underskott. 9 Nämnden uppmanades att vidta åtgärder beträffande underskottet. Redan i samband med delårsrapportens behandling i kommunstyrelsen i april beslutade kommunfullmäktige att nämnden för arbete och välfärd samt överförmyndarnämnden skulle vidta åtgärder för att minimera underskottet. Samtidigt uppmanade kommunfullmäktige utbildningsnämnden att enbart använda 12 mnkr till en längre särskild satsning. Även i oktober vid delårsrapportens behandling uttalade fullmäktige att överförmyndarnämnden ska vidta åtgärder för att minimera underskottet. Övriga nämnder och styrelser vidtar åtgärder för att hålla budgeten. Uppsikt mål Växjö kommun har fastställt nio målområden för sin verksamhet, arbete och företag, barn- och utbildning, bygga och bo, demokrati och mångfald, miljö, energi och trafik, stöd och omsorg, trygghet och säkerhet, uppleva och göra samt Växjö som arbetsgivare. Nämnderna och kommunstyrelsen upprättar årsrapporter med bokslut per december månad där kvalitetsuppföljningen är en del av årsrapporten. Kommunstyrelsen får dessutom en lägesåterrapportering av måluppfyllelsen i nämnder, bolag och kommunalförbund i samband med delårsrapporten och årsredovisningen. Det är kommunens samlade delårsrapport och årsrapport som behandlas av kommunstyrelsen och inte nämndernas rappor- 9 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Växjö kommun 12

134 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun ter var för sig. Enligt ägardirektivet för VKAB ska bolaget avlämna rapporter och bokslut enligt de föreskrifter som fastställs av kommunstyrelsen. Ekonomikontoret har tagit fram delårs- och bokslutsanvisningar men dessa är inte fastställda av kommunstyrelsen. På hösten genomförs det en internbudgetdialog mellan kommunstyrelsen, nämnderna och VKAB. Denna dialog beskrivs som en förebyggande del av kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Under interbudgetdialogen kan kommunstyrelsen på ett tidigt stadium få kännedom om risker som kan försvåra för nämnd eller bolag att effektivt genomföra sitt uppdrag. Interbudgetdialogen finns protokollförd i arbetsutskottets protokoll. Vi konstaterar att förvaltningarna i de nämnder vi granskat redovisar en uppföljning gentemot beslutade verksamhetsmål och de nio övergripande målområdena i samband med delårsrapport (augusti). Vid flera nämnder går det i flera fall inte utifrån lämnad redovisning att bedöma måluppfyllelsen. Detta försvåras även i vissa fall av att målen inte är mätbara. Avvikelse förekommer även avseende redovisning av åtgärder som behöver vidtas för att nå målen. Avvikelser beträffande mål för nämnderna kommenteras inte i kommunfullmäktiges eller kommunstyrelsens protokoll. Därutöver genomförs rapportering från personalkontoret respektive upphandlingsenheten av frågor som t ex styrelsens och nämndernas sjukfrånvaro och upphandlingar inom kommunkoncernen till kommunstyrelsens organisations- och personalutskott. 10 Bolagen omfattas dock inte av rapporteringen gällande sjukfrånvaron. Informationen noteras i protokollen. Enkätstudien visar att flertalet av kommunstyrelsens ledamöter och ersättare anser att de har en förhållandevis god kännedom om vad som menas med uppsiktsplikten. Tabell 1. Jag har god kännedom om vad som menas med uppsiktsplikt Ungefär hälften av de som besvarade enkäten har deltagit i en utbildning som innefattat information om kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Enligt intervjusvaren har det varit utbildningar i partiernas regi samt utbildningar för de som är nya i nämnder och bolag. 10 Kommunstyrelsens organisations- och personutskott , 148 Kommunstyrelsen Växjö kommun 13

135 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun Tabell 2. Jag anser att det är tydligt när kommunstyrelsen utövar sin uppsiktsplikt. På frågan om det är tydligt när kommunstyrelsen utöver sin uppsiktplikt visar det sammanställda enkätresultatet att hela 65 % är tveksamma till när kommunstyrelsen utövar sin uppsiktsplikt. Enkätresultatet visar även tydligt att det finns olika åsikter när det gäller om kommunstyrelsens uppsikt över nämnderna är tillräcklig. Tabell 3. Jag anser att kommunstyrelsens uppsikt över nämnderna är tillräcklig. Några av de intervjuade lyfte fram vikten av att det finns enhetliga, läsvänliga och ändamålsenliga protokoll samt beslutsunderlag. I enkätens fritextsvar finns det angivet att protokollen bör förbättras och att den information som förmedlas i större utsträckning bör innefatta både det som är positivt och det som är negativt. Vid granskningstidpunkten pågick det ett arbete med att förbättra mallarna för beslutsunderlag. Enkätresultatet ger också en bild av respondenterna enbart i viss mån anser att kommunstyrelsens uppsikt fungerar tillfredsställande. Kommunstyrelsen Växjö kommun 14

136 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun Tabell 4. Jag anser sammantaget att kommunstyrelsens uppsiktsplikt fungerar tillfredsställande avseende innehåll, omfattning och genomförande Bedömning Vi bedömer sammantaget att det finns en grundstomme för kommunstyrelsens uppsiktplikt i Växjö kommun. Vi konstaterar att rapportering till kommunstyrelsen avseende nämndernas ekonomi och verksamhet är omfattande och lämnas utifrån angiven tidsplan men att dokumentet styrsystem för Växjö kommun behöver ses över och aktualiseras då detta är från Enkätsvaren visar att det finns en skiljaktig uppfattning bland respondenterna kring begreppet uppsiktsplikt och dess innebörd och utformning. En förklaring till detta kan vara att ledamöterna har en grundläggande kunskap kring vad som innefattas i begreppet uppsiktsplikt och att kommunstyrelsen är skyldig att inhämta information om vad som händer i nämnderna samt bolagen men att detaljerad kunskap om innebörden saknas. En annan förklaring till detta kan vara att de olika delmomenten i styr- och uppföljningsprocessen diskuteras med att begreppet uppsiktsplikt inte används i dessa sammanhang. Att kommunstyrelsens ledamöter samt ersättare inte delar en klar bild av uppsiktens innehåll och utformning kan leda till en lägre effektivitet och en sämre verkningsgrad för uppsikten. Ett sätt att tydliggöra när uppsiktsplikten utövas kan vara att ha uppsiktsplikten som en stående punkt på kommunstyrelsens dagordning eller ta upp frågan ett par gånger per år och dokumentera detta i protokoll. Det är viktigt att samtliga driftsformer ingår i den rapportering som de olika enheterna lämnar vidare till utskotten och till kommunstyrelsen t ex gällande rapportering av sjukfrånvarons utveckling. Ett sätt att utveckla ekonomi- och verksamhetsuppföljningen gällande nämnderna kan vara att kommunstyrelsen upprättar sammanställda månadsrapporter där information om ekonomi och mål ingår från samtliga nämnder och den egna verksamheten under kommunstyrelsen. Såväl avvikelser från budget som gällande uppställda verksamhetsmål samt framtida utmaningar är rimliga att ha med i rapporten. I samband med detta är det också naturligt att ekonomiavdelningen utvärderar respektive nämnds månadsrapport innan den sammanställda månadsrapporten behandlas i kommunstyrelsen. På så sätt Kommunstyrelsen Växjö kommun 15

137 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun erhåller kommunstyrelsens ledamöter en månadsvis sammanhållen utvärderad skriftlig information om den ekonomiska utvecklingen för nämnderna. Utbildningsnämnden är en ny nämnd under 2015 och enligt vår bedömning borde de omfattats av samordningsträffarna. Vi bedömer att kommunstyrelsen bör säkerställa att formella möten exempelvis samtliga samordningsträffar och ägaröverläggningar protokollförs. 4.3 Kommunstyrelsens uppsikt gällande de kommunala bolagen Uppsiktspliktens innehåll och utformning Styrelsen ska i årliga beslut för varje sådant aktiebolag som avses i 3 kap. 16 a pröva om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om styrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. KL 6:1 a Kommunfullmäktige har antagit en företagspolicy för Växjö kommuns bolag. 11 Syftet med företagspolicyn är att förtydliga det gemensamma regelverket för att utveckla kommunens verksamhet och att lägga fast rollfördelningen mellan kommunen som ägare och bolagen, dels att tydliggöra styrelsens roll och ansvar i de hel- och delägda bolagen. För att kommunstyrelsen skall kunna fullgöra sin uppsiktsplikt är bolagen, enligt företagspolicyn, skyldiga att fortlöpande på kommunstyrelsens begäran informera om bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga utveckling. Informationen kan lämnas antingen vid sammanträden som kommunstyrelsen kallar bolagens företrädare till eller skriftligt. Enligt policyn åligger det bolagen att löpande informera kommunstyrelsen om väsentliga händelser i verksamheten samt i frågor som eventuellt kan bli föremål för kommunfullmäktiges ställningstaganden innan beslut fattas av bolaget. I bolagsordningarna ges kommunstyrelsen även rätt att inspektera bolagen och deras verksamhet om inte hinder för detta finns. Växjö Kommunföretag AB (VKAB) är moderbolag för fem dotterbolag. Moderbolaget bedriver ingen egen verksamhet och har, enligt företagspolicyn, till uppgift att fungera som fullmäktiges och kommunstyrelsens formella styrinstrument för dotterbolagen. Moderbolaget ska genom direktiv se till att få den information rörande dotterbolagen som kommunstyrelsen bestämmer. Kommunstyrelsen är dock oförhindrad att inhämta informat- 11 Fastställd av kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Växjö kommun 16

138 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun ion direkt från dotterbolagen. Det finns även enligt de intervjuade en dialog inom koncernen och bolagen förmedlar kunskap och information mellan varandra. VKAB arbetar enligt ägardirektiven med samordnings- och utvecklingsfrågor inom koncernen. VKAB ska löpande följa upp och kontrollera koncernens resultatutveckling, investeringsplaner, finansieringsbehov och övriga ekonomiska förhållanden som är förknippade med dotterbolagens verksamhet. 12 Enligt ägardirektivet för VKAB ska bolaget avlämna rapporter och bokslut enligt de föreskrifter som fastställs av kommunstyrelsen. VKAB har enligt intervjusvaren avlämnat bokslut enligt de föreskrifter som fastställts av kommunstyrelsen. 13 Dotterbolagen lämnar sina uppföljningar av intern kontroll direkt till VKAB. Vi konstaterar att kommunstyrelsen dock inte fastställt några föreskrifter för detta utan informationen återfinns i ekonomikontorets delårs- och bokslutsanvisningar. VKAB har lämnat rapport och bokslut enligt ekonomikontorets anvisningar. VKAB lämnar tre gånger per år rapportering till kommunstyrelsen gällande bolagskoncernens lån, upplåningskostnad och löptid. Budget och verksamhetsplan för Växjö kommunföretag AB och dotterbolagen har överlämnats till kommunfullmäktige. VKAB svarar också för att dotterbolagen antar en verksamhetsplan och en affärsplan. Dokumenten ska genom moderbolagets försorg överlämnas till fullmäktige senast under januari månad. I samband med granskningen av Växjöbostäder konstaterades att en affärsplan saknades men en affärsplan kommer utarbetas under Kommunstyrelsens uppsiktsplikt i praktiken gällande bolagen fungerar enligt vad som beskrivits under avsnitt 3. Det finns en personunion mellan VKAB och kommunstyrelsen genom VKAB:s ordförande som även sitter i kommunstyrelsen. VKAB informerar kommunstyrelsen vid varje sammanträde (stående punkt) och informationsförmedlingen till kommunstyrelsen gällande bolagen har enligt intervjusvaren förstärkts under året. På VKAB:s styrelsemöten finns också en stående punkt med information om beslut som tagits av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige som berör bolaget liksom information från dotterbolagens protokoll. Flera av de intervjuade betonar vikten av att det finns en bra informationsförmedling mellan VKAB och kommunstyrelsen. Enligt ägardirektiven för VKAB ska bolaget senast i juni varje år till kommunstyrelsen överlämna en skrivelse om hur verksamheten i de egna bolaget samt dotterbolagen har bedrivits utifrån bestämmelserna i KL 6 1 a. Enligt kommunallagen och ägardirektiven för VKAB ska kommunstyrelsen pröva om de kommunala bolagens verksamhet under föregående år är förenligt med det fastställda kommunala ändamålet och har utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Kommunstyrelsen kan i samband med prövningen lämna förslag till kommunfullmäktige om eventuella åtgärder. Kommunstyrelsen beslutade i augusti 2015 att godkänna redovisningen från de kommunala bolagen och konstaterar att den verksamhet som bedrivits i de kommunala bolagen föregående år har varit förenlig med de fastställda kommunala ändamålen och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. 14 Vid vår granskning konstaterar vi att 12 Fastställd av kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Växjö kommun 17

139 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun ärendet inte är komplett då det delägda bolaget AB Regionteatern (ägarandel 22 %) först behandlades vid kommunstyrelsens möte i december 2015 d v s ca fyra månader efter kommunstyrelsens beslut i samma ärende., efter att Region Kronoberg begärt materialet, i december Vi saknar därutöver dokumentation för att kommunstyrelsen tagit ställning till det helägda Växjö teateraktiebolaget gällande ändamål och befogenheter. Enkätsvaren visar att det finns viss tveksamhet när det gäller om kommunstyrelsens uppsikt över de kommunala bolagen är tillräcklig. Under intervjuerna framhölls det att informationsförmedlingen från bolagen stärkts under den nya mandatperioden men att den kan utvecklas ytterligare. Tabell 5. Jag anser att kommunstyrelsens uppsikt över bolagen är tillräcklig Bedömning Vi bedömer att uppsiktsplikten gällande de kommunala bolagen delvis är tillräcklig och att den har utvecklats i positiv riktning under de senaste åren. Det råder däremot delade meningar bland de intervjuade kring vilka styrdokument som gäller för de kommunala bolagen. Vi rekommenderar att det direkt i ägardirektiven listas vilka styrdokument som de kommunala bolagen ska följa. Fler intervjuade efterfrågar mer och tydligare information gällande bolagen så att det säkerställs att bolagen arbetar tillräckligt integrerat med övriga delar av den kommunala koncernen samt att det finns en balans mellan den informella och formella informationsförmedlingen. Under intervjuerna framhölls att uppsiktplikten skulle underlättas om protokoll och annan formell dokumentation var mer enhetligt utformad i kommunkoncernen. Vi bedömer att kommunstyrelsen bör se över kommunkoncernens riktlinjer avseende protokollens utformning. Detta är särskilt viktigt mot bakgrund av den snabba utvecklingstakten i koncernen och av effektivitetsskäl. Det finns kommuner som också har utvecklat s k bolagsstyrningsrapporter där all denna information finns samlad från respektive styrelse gällande t ex information om måluppfyllelse, kund- och brukarnöjdhet och andra aktuella framtidsfrågor från bolagen. Vi vill här framhålla möjligheten att kommunstyrelsen kan inhämta information direkt från dotterbolagen i de fall snabb information erfordras. 15 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Växjö kommun 18

140 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun Då lagstiftningen i 6 kap 1a KL kring ändamål och befogenheter är relativt ny är praxis under utveckling. Kommunstyrelsen fattar ett årligt beslut gällande bestämmelserna från ett underlagsmaterial från respektive bolag. Vi gör bedömningen att rapporteringen sker utifrån lagstiftarens intentioner men det är otillfredsställande att inte samtliga ingående bolag bedöms vid ett och samma tillfälle samt att vi helt saknar bedömningen gällande ett helägt bolag. Vi föreslår att den tjänsteskrivelse som ligger till grund för själva beslutet inte enbart redovisar VKAB:s bedömning utan att respektive bolag listas i skrivelsen och en systematisk bedömning dokumenteras för respektive bolag. På så sätt säkerställs att alla bolag är med som ska bedömas. Ägardirektiven innehåller en bestämmelser gällande kommunal ändamål men däremot skulle ägardirektiven kunna förtydliga innehållen i den särskild handling som ska överlämnas separat eller i samband med årsredovisningen gällande det kommunala ändamålet och befogenheterna. Några kommuner låter även sina lekmannarevisorer uttala sig i granskningsrapporten kring detta och då har kommunstyrelsen möjlighet att använda detta material som ett underlag i utövandet av uppsiktsplikten gällande bolagen. Vår uppfattning är också att det med fördel kan ske en utvecklad dialog med bolagen och kommunstyrelsen kring den praktiska innebörden i skrivelserna. Enligt vår uppfattning bör redovisningen av hur bolagen efterlevt det kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna kunna beslutas på kommunstyrelsens möte före sommaren gällande föregående år. En snabb rapportering är särskilt viktigt i de fall uppföljningen skulle redovisa en avvikelse från gällande regelverk och kommunstyrelsen behöver informera fullmäktige och föreslå åtgärder. 4.4 Kommunstyrelsens uppsiktplikt avseende kommunalförbund m m Uppsiktspliktens innehåll och utformning I styrsystem för Växjö kommun anges att kommunstyrelsen ska ha uppsikt över den verksamhet som bedrivs i kommunalförbund. I övrigt står det ingenting kring hur kommunstyrelsen ska utöva sin uppsiktsplikt eller vad den ska innehålla. Övriga kommunövergripande styrdokumentet innehåller inte heller någon information om hur kommunstyrelsen ska utöva sin uppsiktsplikt avseende kommunalförbund i Växjö kommun. Enligt reglementet för Värends Räddningstjänst åligger det direktionen att informera förbundsmedlemmarna om den allmänna planläggningen av förbundets verksamhet samt om frågor av större ekonomisk eller organisatorisk betydelse. Likaså ska direktionen lämna redovisningar och prognoser om verksamhet samt ekonomi till förbundsmedlemmarnas fullmäktige, styrelser och övriga berörda nämnder. Direktionen ska, enligt reglementet, även avlämna rapporter över verksamheten samt upprätta delårsbokslut för de perioder som förbundsmedlemmarna önskar. Årsredovisningen ska efter det att den godkänts av direktionen överlämnas till förbundets revisorer och varje förbundsmedlem. Om direktionen under budgetåret konstaterar eller förväntar överskridanden eller andra betydelsefulla avvikelser från budgeten ska direktionen, enligt Kommunstyrelsen Växjö kommun 19

141 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun reglementet, redovisa orsakerna till avvikelserna till förbundsmedlemmarna. Av redovisningen ska det även framgå vilka korrigeringar som vidtagits eller som kommer att vidtas. När det gäller uppsikt av region- och samordningsförbund och liknande så utövas den genom att respektive årsredovisning inkommer till kommunstyrelsen. Kommunalförbundet Sydarkivera har startat sin verksamhet först under 2015 och samråd ska enligt uppgift ske inför budgeten. Vi konstaterar att årsredovisningen för Regionförbundet Södra Småland gällande år 2014 togs upp och behandlades av kommunstyrelsen i oktober 2015, d v s ca tio månader efter avslutat verksamhetsår. 16 Enligt kansliavdelningen inkom handlingen först då Bedömning Vi bedömer att formerna för kommunstyrelsens uppsiktsplikt avseende kommunalförbund bör utvecklas, fördjupas och förtydligas samt finnas beskriven i de övergripande styrdokumenten och i kommunstyrelsens reglemente. Utgångspunkten för detta bör anges i förbundsordningen som antas av respektive medlemskommun. Vi rekommenderar att en årskalender tas fram som beskriver vilken dialog som förbundet och kommunstyrelsen ska ha under verksamhetsåret t ex i form av träffar sammanträffande med direktionen, presidieöverläggningar. Därefter kan förbunden ta fram en årlig aktivitetsplan som beskriver aktiviteter i syfte att nå uppställda mål t ex i förbundsordningen. Det kan även vara relevant t ex för kommunstyrelsens arbetsutskott att bjuda in förbundschefen för att få information om verksamheten och dess utveckling. Likaså bör kommunstyrelsen följa upp och återrapportera internkontrollarbetet i kommunalförbunden tillsammans med övrigt intern kontrollarbete inom koncernen. Hanteringen gällande uppsikt bygger på att material inkommer i tid och det är otillfredsställande att en årsredovisning behandlas av kommunstyrelsen ca tio månader i efterhand. I det fall material inte inkommer i tid föreslår vi att kommunstyrelsen efterfrågar materialet. 4.5 Uppsiktsplikt gällande privata utförare Styrande dokument Vi konstaterar att kommunfullmäktige vid sitt sammanträde i september 2015 beslutat om ett program för mål och uppföljning av privata utförare. 17 Med en privat utförare menas en juridisk person eller enskild individ som har hand om en kommunal angelägenhet genom ett avtal med kommunen. Kommunledningsförvaltningen har under 2015 utarbetat ett förslag till program med mål och riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamheter som utförs av privata utförare. Förslaget har tagits fram av en förvaltningsövergripande arbetsgrupp med representanter från kommunledningsförvaltningen, omsorgsförvaltningen, utbildningsförvaltningen, tekniska förvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen samt förvaltningen arbete och välfärd. I styrsystem för Växjö kommun betonas att lagstiftning, förfrågningsunderlag inklusive kravspecifikation samt tecknat avtal utgör grund för det som styr upphandlad 16 Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Växjö kommun 20

142 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun verksamhet. I programmet betonas att den verksamhet som bedrivs av privata utförare även omfattas av dessa riktlinjer. Det är nämndernas ansvar att följa den verksamhet som bedrivs av privata utförare och kommunstyrelsen ska enligt dokumentet ansvara för uppsikten av den verksamhet som lämnas till privata utförare. I dokumentet berörs även allmänhetens insyn samt innebörden i nämndernas uppföljningsansvar. Vi konstaterar att utbildningsnämnden och omsorgsnämnden lämnar information till respektive nämnd om den verksamhet som bedrivs av privata utförare Bedömning Vi gör bedömningen att kommunstyrelsens uppsiktsplikt gentemot privata utförare är i sin linda. Någon särskild rapportering gällande den del av nämndernas verksamhet som är utlagd på entreprenad har inte noterats i kommunstyrelsens protokoll under Hur kommunstyrelsens uppsiktsansvar ska fullgöras framgår inte heller av det nyligen beslutade dokumentet kring privata utförare. Enligt lagstiftningen ska kommunstyrelsens uppsiktsplikt gällande nämnderna även beakta den verksamhet som inbegriper den verksamhet som bedrivs av privata utförare. Vi vill i sammanhanget betona att ett sätt att bedriva denna uppföljning kan vara att i avtal med externa utförare skriva in rätten för kommunen och dess revisorer att ha insyn i verksamheten. Detta kan sedan utgöra en bas för kommunstyrelsens uppsikt tillsammans med övrig information. 4.6 Uppsiktsplikt avseende intern kontroll Uppsiktspliktens innehåll och utformning Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. KL 6:7 Kommunfullmäktige beslutade 2003 om ett reglemente för intern kontroll som sedan reviderats under Kommunfullmäktige beslutade även att de kommunala bolagen och Värends Räddningstjänstförbund ska upprätta reglemente och anvisningar för intern kontroll. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll medan nämnderna har ansvaret för den interna kontrollen inom sina respektive verksamhetsområden. Syftet med reglementet är också att säkra en effektiv förvaltning samt att undvika allvarliga fel. 18 Kommunfullmäktige och reviderat , Dnr 2005:409 Kommunstyrelsen Växjö kommun 21

143 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun Kommunstyrelsen utfärdar därutöver årligen anvisningar för det interna kontrollarbetet gällande nämnderna och har även en egen anvisning för internkontrollarbetet för kommunstyrelsen som nämnd samt ansvaret för den övergripande uppsikten gällande intern kontroll. 19 Årligen tar kommunstyrelsen även kommunövergripande internkontrollområden och därutöver beslutar nämnderna själva vilka egna områden som ska omfattas av kontroller. Enligt reglementet ska kommunstyrelsen, med utgångspunkt i nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs besluta om sådana. Däremot ska styrelsen enligt reglementet enbart informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen. Därutöver finns även ett reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner med tillhörande anvisningar som kommunfullmäktige beslutat om. 20 Reglementet avser t ex kontroll av attestmoment och kommunstyrelsen ansvarar för uppföljning och utvärdering av dessa regler samt vid behov ta initiativ till förändringar. Kommunstyrelsen tar årligen fram en övergripande intern kontrollplan för ekonomiska transaktioner där förvaltningarna har kontrollansvaret och i kommunstyrelsens internbudget 2015 med verksamhetsplan för återfinns den övergripande internkontrollplanen för år Enligt intervjusvaren har det inte genomförts några utbildningar som riktar fokus mot intern kontroll under de senaste åren. Av enkäten framgår att merparten av kommunstyrelsens ledamöter gör bedömningen att man säkerställer att nämnderna och bolagen följer reglementet för intern kontroll. Tabell 6. Kommunstyrelsen säkerställer att nämnderna och bolagen följer reglementet för hur kommunen ska arbeta med intern kontroll. Tabell 7. Kommunstyrelsen har fått en redovisning av nämndernas och bolagens viktigaste risker och internkontrollplaner för år Kommunstyrelsen , Dnr KS/2011: Kommunfullmäktige KS/2012: Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Växjö kommun 22

144 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun Tabell 8. Kommunstyrelsens arbete med risk- och väsentlighetsanalyser och den interna kontrollen för hela den kommunala verksamheten fungerar tillfredsställande. Utifrån enkätsvaren gör vi bedömningen att risk- och väsentlighetsanalysen är en del som kan vidareutvecklas så att kommunstyrelsens ledamöter känner sig mera delaktiga i vilka risker som organisationen ställs inför. Vi har tagit del av kommunstyrelsens utvärdering av intern kontroll avseende år 2014 gällande ekonomi och verksamhet. 22 Utvärderingen är relativt kortfattad och sammanfattar internkontrollarbetet i nämnderna utifrån de kommunövergripande kontrollmomenten. Några större avvikelser har inte upptäckts enligt kommunstyrelsens utvärdering. Förbättringsområden som lyfts fram är attestmoment och representation beträffande ekonomi och vikten av tidiga riskbedömningar i samband med organisationsförändringar. Enligt framställningen har de kommunala bolagen genomfört intern kontroll inom samma övergripande områden som nämnderna. Dock följs inte internkontrollarbetet i Värends Räddningstjänst upp i kommunstyrelsens utvärdering. Tabell 9. Kommunstyrelsen gör regelbundet en utvärdering av den interna kontrollen och tar tydligt ställning i frågan hur väl den interna kontrollen fungerar i kommunens verksamheter. 22 Kommunstyrelsen Ks/2015:421 Kommunstyrelsen Växjö kommun 23

145 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun Intervjusvaren och enkätresultatet förmedlar en bild av att det finns en fungerande grundstomme för arbetet med intern kontroll men att kommunstyrelsens utvärdering och bedömning av den interna kontrollen kan stärkas ytterligare. I fritextsvaren understryks det även att arbetet med intern kontroll kunde vara uppe på dagordningen vid fler tillfällen under året. Granskningen har även identifierat ett behov av att förstärka arbetet med dokumenterade risk- och väsentlighetsanalyser. Vid granskningstidpunkten pågick det en processkartläggning vars resultat troligtvis, enligt de intervjuade, kommer att medföra förändringar i arbetet med intern kontroll Bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsens uppsikt gällande den interna kontrollen delvis är tillräckligt gällande nämnder och bolag men att det behöver vidareutvecklas till att även omfatta kommunalförbunden. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen gör egna dokumenterade riskanalyser i syfte att utgöra en grund för vilka områden som kommunstyrelsen behöver prioritera gällande uppsikten På så sätt skulle kommunstyrelsen få en mera samlad bedömning av problem och riskområden vilket i sig skulle kunna öka handlingsberedskapen för framtiden. Utifrån de nämnder vi granskat finns också ett utvecklingsarbete gällande risk- och väsentlighetsanalyser och politikerna bör i högre utsträckning involveras i detta arbete. Vi rekommenderar också att den riskanalys som tagits fram gällande de kommunövergripande kontrollmålen ses över då denna är svåröverskådlig. De kommunövergripande kontrollerna har också en tonvikt åt det ekonomiska området varför kommunstyrelsen bör säkerställa att tillräckliga kontrollmoment som ska testas tas fram gällande själva verksamheten. Detta mot bakgrund av att en kostnadseffektiv verksamhet är ett av syftena med beslutat reglemente för intern kontroll. Vi konstaterar att kommunstyrelsen har följt upp nämndernas internkontrollarbete i en sammanfattande utvärdering men vi bedömer precis som flera av de intervjuade att utvärderingen kan fördjupas. Det är i nuläget svårt att få en sammanfattande bild av hur internkontrollarbetet fungerar hos nämnder och styrelser då rapportering från ekonomikontoret är relativt kortfattad. Utifrån en analys av resultatet av den sammanfattande utvärderingen bör därefter riktlinjer dras upp för kommande års internkontrollarbete inom kommunkoncernen. Kommunstyrelsen Växjö kommun 24

146 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun Genomfört internkontrollarbete liksom risker bör även dokumenteras och lyftas fram i årsredovisningen. Enligt vår uppfattning bör det årligen minst göras två sammanfattande utvärderingar av internkontrollarbetet. På så sätt finns en ökad möjlighet för nämnder och bolag att korrigera eventuellt upptäckta brister redan tidigt i processen. Av beslutsparagrafen i protokollet bör också tydligt framgå vilka åtgärder som vidtas. Vi konstaterar också utifrån intervjuer att det pågår ett arbete med processorientering och koncernstyrning som har till uppgift att identifiera, kartlägga och utveckla processerna inom koncernen. Arbetet kan om det omsätts från teori till praktik, vara en del i att utveckla internkontrollarbetet. Vi rekommenderar att utbildningsinsatser avseende intern kontroll genomförs för tjänstemän och förtroendevalda i samband med förändrings- och utvecklingsarbetet inom intern kontroll. Det är enligt vår bedömning viktigt att det finns ett engagemang och en medvetenhet kring internkontrollarbetet i hela kedjan från ansvariga politiker till enskilda medarbetare inom verksamheterna. 4.7 Kommunstyrelsens förebyggande arbete mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende Styrdokument och förebyggande arbete Växjö kommun har utarbetat följande styrdokument gällande oegentligheter: Styrdokument Fastställd/uppdaterad Upphandlings och inköpspolicy för Växjö kommun Antagen av KF Representation och gåvor för anställda i Växjö kommun Beslutad av kommunchef Policy för bisyssla Fastställd KF Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner Fastställd KF , 276 Enligt reglementet för intern kontroll ska allvarligare brott mot eller brister i den interna kontrollen omedelbart rapporteras till kommunstyrelsen. Enligt reglementet för kontroll av ekonomiska transaktioner ska kompletterande kontroller via stickprov utföras där eventuella oegentligheter kan få allvarliga konsekvenser. Vi konstaterar att kommunen inte har någon handlingsplan för om oegentligheter skulle inträffa eller något visselblåsarsystem. Vi har inte tagit del av några kommunövergripande regler, rutiner för det förebyggande arbetet när det gäller oegentligheter förutom en kort text om detta i anvisningarna till reglementet för kontroll av ekonomiska transaktioner. Däremot finns en rad kontroller upptagna inom ramen för den interna kontrollen. Växjö kommun har inte heller Kommunstyrelsen Växjö kommun 25

147 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun utarbetat några skriftliga riktlinjer för hur anställda ska rapportera misstänkta oegentligheter. Flera av de intervjuade betonade vikten av öppenhet och transparens i informationsförmedlingen. Det pågår ett arbete med värdegrundsfrågor och ledningen arbetar aktivt för att skapa ett klimat samt en kultur där man vågar lyfta upp problem, negativa avvikelser och eventuella oegentligheter. Enligt de intervjuade är värdegrundsarbetets koppling till bolagen särskilt viktigt. Enligt intervjusvaren har det inte genomförts några utbildningsinsatser under de senaste åren som riktat fokus mot det förebyggande arbetet mot oegentligheter. Enkätstudien förmedlar emellertid en tveeggad bild när det gäller kommunstyrelsens arbete för att förebygga och upptäcka oegentligheter i verksamheten. Tabell 10. Kommunstyrelsen arbetar aktivt för att förebygga och upptäcka oegentligheter i verksamheten. Även när det gäller kommunstyrelsens arbete för att förebygga och upptäcka förtroendeskadliga beteenden hos chefer och medarbetare är respondenterna delade i två läger. Tabell 11. Kommunstyrelsen arbetar aktivt för att förebygga och upptäcka förtroendeskadliga beteenden hos chefer och medarbetare. Kommunstyrelsen Växjö kommun 26

148 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun Bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsens arbete gällande att förebygga oegentligheter och upptäcka förtroendeskadligt beteende inom kommunkoncernen delvis är tillräckligt. Vid granskningstidpunkten pågick ett nytt värdegrundsarbete i kommunkoncernen. Kommunstyrelsen bör, enligt vår bedömning, säkerställa att den nya värdegrunden implementeras och förankras i hela kommunkoncernen. Internkontrollarbetet bör tydligare sammanlänkas med det förebyggande arbetet mot oegentligheter och det förebyggande arbetet bör inkluderas i utbildningen för politiker och tjänstemän Kommunen saknar koncernövergripande styrdokument inom en rad områden med relevans för det förebyggande arbetet mot oegentligheter. Exempelvis saknas en policy avseende oegentligheter, en handlingsplan om oegentligheter skulle inträffa o s v. Ett formaliserat system och rutiner för hur misstankar om oegentligheter ska fångas upp, hanteras och rapporteras bör utvecklas i Växjö kommun. 4.8 Kommunstyrelsens medel och resurser för uppsiktsplikten Förutsättningar för utövandet av uppsiktsplikten Kommunstyrelsens viktigaste medel för att verkställa uppsiktsplikten är de tjänstemannaresurser som finns på kommunkansliet, ekonomikontoret och den juridiska enheten inom den egna förvaltningen. Däremot finns inte någon särskild person som håller samman hela uppsiktsarbetet både vad gäller nämnder, bolag och kommunalförbund samt intern kontroll. Det som tydligast går att urskilja är ekonomiavdelningens resurser i form av tid som läggs på att följa de ekonomiska processerna gällande intern kontroll, delårsrapport och årsredovisning. En viktig förutsättning för kommunstyrelsens uppsiktsplikt är budgetmedel och resurser för att kunna verkställa uppsikten. Vi har i samband med granskningen konstaterat att det inte går att utläsa ur budgeten vilka medel som används för detta ändamål. Enkätsvaren redovisar att ca 30 % inte vet om det är tillräckligt med resurser medan 65 % instämmer i bedömningen att resurserna är tillräckliga. Tabell 12. Jag anser att budgetmedel och resurser som avsatts för att bedriva uppsiktsplikt är tillräckliga. Kommunstyrelsen Växjö kommun 27

149 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun Bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsens medel och resurser för att utöva uppsikten är otillräckliga eller behöver fördelas om inom befintlig administration inom kommunledningsförvaltningen i syfte att få en sammantagen bild av hur uppsiktsplikten utövas. Över hälften av de kommunstyrelseledamöter som besvarat enkäten tycker att det avsätts tillräckligt med budgetmedel och resurser för uppsiktsplikten. Ett förslag är att uppsiktsplikten likt, t ex i Linköpings kommun, redovisas i både budgeten och årsredovisningen i syfte beskriva hur, med vilka medel och genom vilka processer uppsikten bedrivs. 4.9 Kommunstyrelsens rapportering till kommunfullmäktige gällande utfallet av uppsikten Rapporteringens innehåll Enligt 3 kap 9 Kommunallagen ska fullmäktige besluta i ärenden av principiell beskaffenhet eller ärenden av större vikt exempelvis mål och riktlinjer för verksamheten samt budget, skatt och andra viktiga ekonomiska frågor. I kommunstyrelsens reglemente listas en rad ärenden som är förbehållna kommunfullmäktige. Enligt reglementet åligger det kommunstyrelsen att se till att uppföljning sker till fullmäktige från samtliga nämnder och företag i den kommunala koncernen om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Enligt intervjusvaren får kommunfullmäktige information från nämnder, bolag och kommunalförbund vid delårsrapportering och årsbokslut. Kommunfullmäktiges ordförande framhöll under intervjun att interpellationsverktyget används flitigt i Växjö och att det finns ett bra debattklimat i kommunfullmäktige. Likaså beskrivs ledamöternas frågestund som en väl fungerande kanal för informationsförmedling till kommunfullmäktige. Enkätsvaren visar att flertalet av respondenterna enbart i viss mån instämmer i påstående att kommunstyrelsens rapportering till kommunfullmäktige avseende utfallet av uppsikten är tillräcklig. Tabell 13. Jag anser att kommunstyrelsens rapportering till kommunfullmäktige avseende utfallet av uppsikten är tillräcklig. Sammanlagt 70 % av de styrelseledamöter som svarade på enkäten anser att ordföran- Kommunstyrelsen Växjö kommun 28

150 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun dena i nämnderna och bolagen kan ha en mera aktiv roll på kommunfullmäktiges sammanträden genom att regelbundet informera om verksamheten. Tabell 14. Jag anser att ordföranden i nämnderna och bolagen kan ha en mer aktiv roll på kommunfullmäktiges sammanträden genom att regelbundet informera om verksamheten. Det står ingenting i själva reglementet för intern kontroll om rapportering och informationsförmedling till fullmäktige. I anvisningarna för kommunstyrelsens övergripande internkontrollarbete framhålls det att kommunstyrelsens uppsikt innebär en rätt att göra påpekanden, lämna råd och anvisningar samt, om det är nödvändigt, lämna förslag till fullmäktige om förändringar. Enligt intervjusvaren går inte rapporteringen av intern kontroll vidare till kommunfullmäktige. Uppföljningen av intern kontroll finns inte heller med i den koncernövergripande delårsrapporten eller årsredovisningen. Enligt de intervjuade kan det finnas anledning att se över informationsförmedlingen till kommunfullmäktige kring intern kontroll. Kommunstyrelsens samlade redovisning och bedömning borde eventuellt, enligt de intervjuade, finnas med antingen i den övergripande rapporteringen av årsredovisningen eller som en separat informationspunkt i kommunfullmäktige. Enligt företagspolicyn ska fullmäktige hållas väl informerad om bolagens förhållanden och utveckling. Kommunstyrelsen ska vid de tidpunkter och i de avseenden som fullmäktige bestämmer svara för sådan information. Bolagens styrelser skall också på anmodan lämna fullmäktige information. Frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt får inte avgöras av bolagen innan de inhämtat fullmäktiges ställningstagande i frågan. Några av de intervjuade var osäkra på om alla ärenden av principiell beskaffenhet eller av större vikt når kommunfullmäktige. Utifrån protokollen kan vi konstatera att följande ärenden har beslutats i fullmäktige med anledning av att det avser information om kommunkoncernens ekonomi, verksamhet eller annat: Diverse beslut gällande fastighetsförsäljningar Beslut avseende ägardirektiv för VKAB med tillhörande dotterbolag 23 Årsredovisning 2014 med revisionsberättelse 23 Kommunfullmäktige , Kommunfullmäktige ,64,73, 77 samt 78 Kommunstyrelsen Växjö kommun 29

151 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun Uppföljning av ej verkställda uppdrag som fullmäktige lämnat till nämnder och styrelser samt kommunala bolag 24 Revidering av bolagsordning för VKAB inklusive dotterbolag Revidering av kommunstyrelsens reglemente samt reglementet för arbete- och välfärd Årsredovisning Växjö samordningsförbund samt Värends Räddningstjänstförbund samt Södra Smålands Regionförbund Delårsrapporter 26 Budget 2016 med verksamhetsplan Program för mål för uppföljning av privata utförare 28 Redovisning av obesvarade motioner, görs i april och oktober varje år enligt reglementet Bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsens rapportering till kommunfullmäktige gällande utfallet av uppsikten är otillräcklig. Det saknas ett samlat ärende som beskriver hur kommunstyrelsen bedrivit arbetet under året. Det enda som behandlas i kommunstyrelsen, men inte i kommunfullmäktige, är uppsiktsplikt gällande den interna kontrollen. 30 För att det ska finnas en fullgod dokumenterad uppsikt från kommunstyrelsen krävs en sammanställning av hur lagstiftning, de egna riktlinjerna och styrdokumenten efterlevts av de olika delarna inom kommunkoncernen. Vi rekommenderar att reglementet för intern kontroll kompletteras så att information om internkontrollarbetet även ska förmedlas till fullmäktige. Vi bedömer att rapporteringen till fullmäktige från nämnder och bolag i flera avseende är tydlig och bra. Formerna för informationsförmedlingen mellan kommunalförbund och fullmäktige bör däremot förtydligas i de övergripande styrdokumenten. Detta för att fullmäktige ska kunna göra en samlad bedömning av den kommunala verksamheten, oberoende av juridisk form. Vi konstaterar samtidigt att medlemskommunerna inte har begärt någon ytterligare information av Värends Räddningstjänst under Vi konstaterar att fler av de intervjuade inte är säkra på att alla ärenden av principiell karaktär bereds av kommunstyrelsen och når kommunfullmäktige. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen, inom ramen för sin uppsiktsplikt, ett par gånger per år genomför en 24 Kommunfullmäktige samt Kommunfullmäktige samt Kommunfullmäktige , Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige , Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige och Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Växjö kommun 30

152 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun utvärdering av att ärenden av större vikt eller principiell beskaffenhet når kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen Växjö kommun 31

153 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun 5 Sammanfattande revisionell bedömning Revisionsfrågan för denna granskning är: Sammanfattningsvis, fungerar kommunstyrelsens uppsikt på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? Utifrån bedömningar för de olika kontrollområdena gör vi följande sammanfattande revisionella bedömning: Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsens uppsiktsplikt delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Växjö kommun saknar en dokumenterad och uttalad strategi för uppsikten samt anvisningar för hur den ska utövas i kommunkoncernen. Kommunstyrelsen har idag inte någon samsyn för vad som menas med uppsiktsplikt och hur den ska genomföras. Kommunstyrelsen tar för närvarande del i information från ett flertal styr- och uppföljningsprocesser, men det saknas ett sammanfattande ärende på dagordningen där utförd uppsikt och resultatet av uppsikten redovisas. I rapportens sammanfattning ges ett antal rekommendationer som syftar till att förbättra kommunstyrelsens uppsiktsplikt inom kommunkoncernen Lena Salomon Carl-Magnus Stenehav Kommunstyrelsen Växjö kommun 32

154 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun Bilaga 1 Relevanta dokument för granskningen: Kommunallagen Kommunstyrelsens reglemente Kommunfullmäktiges budget för Växjö kommun 2015 med verksamhetsplan Kommunfullmäktiges budget för Växjö kommun 2016 med verksamhetsplan Årsredovisning för Växjö kommun 2014 Årsrapport för 2014 Kommunstyrelsen Delårsrapport mars och augusti 2015 Styrdokumentet Styrsystem för Växjö kommun Internbudget 2015 Kommunstyrelsen Arbetsformer för nämnder och styrelser i Växjö kommun Upphandlings- och inköpspolicy Säkerhetspolicy Risk- och sårbarhetsanalys 2015 Riktlinjer för budget och ekonomiska rapporter, bokslut och årsrapporter Reglemente för intern kontroll Representationer och gåvor Policy för bisysslor Personalpolicy Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner Mall för riskanalys och anvisningar för intern kontroll Kommunstyrelsens utvärdering och beslut för intern kontroll 2014 Företagspolicy Ägardirektiv Bolagsordningar Uppföljning enligt kommunallagen - bolagen i Växjö kommun Principer för styrning av kommunala bolag, SKL God revisionssed, SKL Kommunstyrelsen Växjö kommun 33

155 Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun Bilaga 2 Kommunstyrelsen Växjö kommun 34

156 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Dnr Kommunens revisorers granskningsrapport rörande Växjöbostäder ABs styrning, uppföljning och kontroll - KSAU samma dag Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige lämnar svar i enlighet med styrelsen för Växjö Kommunföretag AB:s beslut i 90/2016 på kommunens revisorers granskningsrapport rörande bolagets styrning, uppföljning och kontroll. Bakgrund Kommunens revisorer har den 9 februari 2016 till fullmäktige överlämnat en granskningsrapport rörande Växjöbostäder AB:s styrning, uppföljning och kontroll. Granskningsrapporten har därefter remitterats till Växjö Kommunföretag AB för yttrande. Enligt gällande rutin ska samtliga svar på granskningsrapporter från kommunens revisorer som rör nämnder och bolag slutligt lämnas av kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Växjöbostäder AB har i en skrivelse den 26 april 2016, lämnat förslag på yttrande över rapporten. Växjö Kommunföretag AB har i 39/2016 yttrat sig över kommunens revisorers granskningsrapport rörande Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll och överlämnat ärendet till kommunfullmäktige för slutgiltigt beslut. Arbetsutskottet har i 271/2016 föreslagit kommunstyrelsen att i sin tur föreslå kommunfullmäktige besluta att lämna svar i enlighet med styrelsen för Växjö Kommunföretag AB:s beslut i 90/2016 på kommunens revisorers granskningsrapport rörande bolagets styrning, uppföljning och kontroll. 1 (1)

157 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Kommunens revisorers granskningsrapport rörande Växjöbostäder ABs styrning, uppföljning och kontroll Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige lämnar svar i enlighet med styrelsen för Växjö Kommunföretag AB:s beslut i 90/2016 på kommunens revisorers granskningsrapport rörande bolagets styrning, uppföljning och kontroll. Arbetsutskottets beslut Paragrafen justeras omedelbart. Bakgrund Kommunens revisorer har den 9 februari 2016 till fullmäktige överlämnat en granskningsrapport rörande Växjöbostäder AB:s styrning, uppföljning och kontroll. Granskningsrapporten har därefter remitterats till Växjö Kommunföretag AB för yttrande. Enligt gällande rutin ska samtliga svar på granskningsrapporter från kommunens revisorer som rör nämnder och bolag slutligt lämnas av kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Växjöbostäder AB har i en skrivelse den 26 april 2016, lämnat förslag på yttrande över rapporten. Växjö Kommunföretag AB har i 39/2016 yttrat sig över kommunens revisorers granskningsrapport rörande Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll och överlämnat ärendet till kommunfullmäktige för slutgiltigt beslut. 1 (1)

158 ÄRENDE Dnr KS Kommunstyrelsen Ordförandes förslag till beslut - Kommunens revisorers granskningsrapport rörande Växjöbostäder AB:s styrning, uppföljning och kontroll Förslag till beslut Kommunfullmäktige lämnar svar i enlighet med styrelsen för Växjö Kommunföretag AB:s beslut i 90/2016 på kommunens revisorers granskningsrapport rörande bolagets styrning, uppföljning och kontroll. Bakgrund Kommunens revisorer har den 9 februari 2016 till fullmäktige överlämnat en granskningsrapport rörande Växjöbostäder AB:s styrning, uppföljning och kontroll. Granskningsrapporten har därefter remitterats till Växjö Kommunföretag AB för yttrande. Ärendet Enligt gällande rutin ska samtliga svar på granskningsrapporter från kommunens revisorer som rör nämnder och bolag slutligt lämnas av kommunfullmäktige. Växjö Kommunföretag AB har i 39/2016 yttrat sig över kommunens revisorers granskningsrapport rörande Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll och överlämnat ärendet till kommunfullmäktige för slutgiltigt beslut. Beslutet skickas till Kommunens revisorer För kännedom Växjö Kommunföretag AB Växjöbostäder AB Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg

159

160 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Styrelsen för Växjö Kommunföretag AB Organisationsnummer: Dnr PWC granskningsrapport rörande Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll Styrelsens beslut Styrelsen för Växjö Kommunföretag AB beslutar att: 1. Fastställa Växjöbostäders yttrande om PWC granskningsrapport rörande Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll. 2. Skicka ärendet vidare till kommunstyrelsen. Bakgrund Kommunens revisorer har överlämnat sju granskningsrapporter rörande styrning, uppföljning och kontroll till kommunfullmäktige. Enligt överenskommen rutin för beredning av revisionens granskningsrapporter ska kommunfullmäktige besluta om hur rapporterna ska remitteras. Kommunfullmäktige har överlämnat granskningsrapporten rörande Växjöbostäder ABs styrning, uppföljning och kontroll till Växjö kommunföretag för inhämtande av yttrande, se bilagt protokollsutdrag 45 Kommunfullmäktiges beslut Rapporter från revisionen. Växjöbostäder har yttrat sig över granskningsrapporten genom en skrivelse den 26 april 2016, se bilagt brev. Beslutsunderlag - Växjöbostäders yttrande - PWC revisionsrapport - Granskning av styrning, uppföljning och kontroll Växjöbostäder AB - Protokollsutdrag från Växjöbostäders styrelsemöte 18 maj 2016 Beslutet skickas till För åtgärd Kommunstyrelsen För kännedom Växjöbostäder AB 1 (2)

161 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Styrelsen för Växjö Kommunföretag AB Organisationsnummer: (2)

162 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Dnr Rapporter från revisionen Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt till kommunstyrelsen för inhämtande av yttrande. 2. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande Växjöbostäder ABs styrning, uppföljning och kontroll till Växjö kommunföretag för inhämtande av yttrande. 3. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll till utbildningsnämnden för inhämtande av yttrande. 4. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll till tekniska nämnden för inhämtande av yttrande. 5. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande nämnden för arbete och välfärds styrning, uppföljning och kontroll till nämnden för arbete och välfärd för inhämtande av yttrande. 6. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll till omsorgsnämnden för inhämtande av yttrande. 7. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande Värends räddningstjänstförbunds styrning, uppföljning och kontroll till Värends räddningstjänstförbund för inhämtande av yttrande. Bakgrund Kommunens revisorer har överlämnat sju granskningsrapporter rörande styrning, uppföljning och kontroll till kommunfullmäktige. Enligt överenskommen rutin för beredning av revisionens granskningsrapporter ska kommunfullmäktige besluta om hur rapporterna ska remitteras. Kommunrevisionens ordförande Carl-Olof Bengtsson (S) och revisionschefen Karin Andersson föredrar ärendet och presenterar granskningarnas slutsatser. 1 (1)

163 Revisionsrapport Granskning av styrning, uppföljning och kontroll Lena Salomon, Certifierad kommunal revisor. Växjöbostäder AB Växjö kommun Carl-Magnus Stenehav, Certifierad kommunal revisor. Sofia Blixtberg, Sandra Marcusson 2015

164 Granskning av styrelsen för Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfrågor Revisionskriterier Avgränsning Metod Iakttagelser och bedömningar Organisation Styrmedel för bolaget Styrande dokument och dess tillämpning Bedömning Styrelsens uppföljning Ekonomi och verksamhet Bedömning Styrelsens arbete med intern kontroll Styrelsens internkontrollplan Bedömning Styrelsens arbete med att förebygga och upptäcka oegentligheter och förtroendeskadligt beteende Styrdokument och värdegrundsarbete Bedömning Sammanfattande revisionell bedömning Växjöbostäder AB 1 av 13 PwC

165 Granskning av styrelsen för Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll Sammanfattning Lekmannarevisorerna i Växjöbostäder och revisorerna i Växjö kommun har gett PwC i uppdrag att granska hur styrelsens styrning, uppföljning och kontroll fungerar. Växjöbostäder fungerar. Sammanfattningsvis bedömer vi att styrelsens styrning, uppföljning och kontroll av bolagets verksamhet delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Nedan följer några rekommendationer: Rekommendationer 1. Styrmedel Vi bedömer att styrelsen utifrån angivna styrdokumenten bedriver en ändamålsenlig styrning av Växjöbostäder. Dock finns det en otydlighet i hur bolaget tillämpar kommunens policys och riktlinjer. Vi rekommenderar att detta tydliggörs så att Växjöbostäder kan säkerställa att man tillämpar samtliga gällande policys som även omfattar bolaget. Ett sätt att göra detta kan vara att i respektive styrdokument eller i en tillämpningsanvisning ange om detta avser hela kommunkoncernen eller enbart riktar sig till delar av organisationen. Alternativt kan formuleringen i ägardirektivet förtydligas. Det är positivt att bolaget under 2016 även kommer at utarbeta en affärsplan utifrån att detta årligen ska tas fram enligt vad som stipuleras i kommunens företagspolicy. 2. Vidareutveckling av risk- och väsentlighetsanalysen Vi bedömer att styrelsens arbete med intern kontroll delvis är uppfyllt. Styrelsen har beslutat om en intern kontrollplan för 2015 men nuvarande risk- och väsentlighetsarbete behöver enligt vår uppfattning vidareutvecklas samt fördjupas. För att ytterligare utveckla och tydliggöra internkontrollarbetet rekommenderar vi att risk- och väsentlighetsanalyserna dokumenteras skriftligt. Vi rekommenderar att såväl medarbetare som styrelsen involveras i detta arbete. 3. Det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende Vi bedömer att styrelsens arbete med att förebygga och upptäcka förtroendeskadligt beteende och oegentligheter inte är tillräckligt. Vi rekommenderar att bolaget påbörjar ett mer aktivt värdegrundsarbete som en del i det förebyggande arbetet mot oegentligheter och att en översyn görs av riktlinjerna kring mutor och bestickning. Vi rekommenderar att fler riskområden med anknytning till oegentligheter och förtroendeskadligt beteende innefattas i risk- och väsentlighetsanalysen. Vi rekommenderar även att Växjöbostäder upprättar ett formaliserat system för hur misstankar om oegentligheter ska fångas upp, hanteras samt rapporteras. Växjöbostäder AB 2 av 13 PwC

166 Granskning av styrelsen för Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll 1. Inledning 1.1. Bakgrund Lekmannarevisorerna i Växjöbostäder och revisorerna i Växjö kommun har gett PwC i uppdrag att granska hur vissa delar av den interna kontrollen hos Växjöbostäder fungerar. Kommunens revisorer ska enligt kommunallagen 9 kap 9 granska om kommunstyrelsen och nämnderna har en tillräckligt god intern kontroll i verksamheten. Motsvarande granskning ska genomföras hos kommunens företag och kommunalförbund av vald lekmannarevisor respektive revisor. Granskningen är initierad med anledning av revisorernas risk- och väsentlighetsanalys. Nämnderna ska enligt kommunallagen 6 kap 7 driva verksamheten i förvaltningarna enligt de mål och regelverk som gäller för varje verksamhet. Den interna kontrollen ska vara tillräcklig och verksamheten ska drivas på ett tillfredsställande sätt. Samma krav ställs på de företag som fullmäktige beslutat lämna över skötseln av kommunala angelägenheter till med stöd av kommunallagen 3 kap 16. Kommunens styrdokument gäller i normalfallet för kommunstyrelsen, nämnderna och de helägda bolagen. De delägda bolagen, kommunalförbund, stiftelser och föreningar som Växjö kommunen har intressen i omfattas vanligtvis inte direkt av kommunens interna styrdokument Syfte och Revisionsfrågor Granskningen är en fördjupad granskning med syftet att ge underlag till revisorernas bedömning av den interna kontrollen, resultateten och rapporteringen. Granskningen ska besvara nedanstående revisionsfrågor: Vilka styrmedel använder bolaget? (avsnitt 2.2) Vad omfattar den uppföljning som bolaget gör? (avsnitt 2.3) Hur går uppföljningen till och med vilken frekvens sker uppföljningen? (avsnitt 2.3) Hur utvärderar eller bevakar bolaget den interna kontrollen i verksamheten? (avsnitt 2.4) Hur arbetar bolaget med risk- och väsentlighetsanalyser? (avsnitt 2.4) Hur arbetar bolaget för att förebygga och upptäcka oegentligheter i verksamheten? (avsnitt 2.5) Hur arbetar bolaget för att förebygga och upptäcka förtroendeskadliga beteenden hos chefer och medarbetare? (avsnitt 2.5) Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i styrelsen på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? (avsnitt 3) Växjöbostäder AB 3 av 13 PwC

167 Granskning av styrelsen för Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll 1.3. Revisionskriterier Reglerna som är relevanta för de områden som ingår i granskningen finns framför allt i följande dokument: Kommunallagen Företagspolicy för Växjö kommuns bolag Ägardirektiv för Växjö Kommunföretag AB Ägardirektiv för Växjöbostäder AB Bolagsordning Växjöbostäder AB Finansieringspolicy Växjöbostäder AB Policy för bisyssla, representation, resor, upphandling och inköp Reglemente för intern kontroll Attestförteckning 2015 Intern kontrollplan för Växjöbostäder AB 2015 Uppföljning av beslutad kontrollplan, september 2015 Delegationsordning Växjöbostäder AB Årsredovisning 2014 och styrelserapporter och Sammanträdesprotokoll 2014 och 2015 Skrivelse angående uppföljning av Växjöbostäder enligt kommunallagen (ändamål och befogenheter) Budget 2015 med verksamhetsplan Redovisning enligt kommunfullmäktiges verksamhetsmål 2015 Arbetsordning för styrelsen Växjöbostäder VD-instruktion Principer för styrning av kommunala bolag, SKL Tidplan för inlämning av handlingar till VKAB 1.4. Avgränsning Granskningen genomförs inom ett flertal av Växjö kommuns verksamheter. Denna granskning avser Växjöbostäder AB. Granskningen hör till revisionsåret Metod Granskningen innefattar en dokumentanalys samt intervjuer med: Ordförande för Växjöbostäder Vice ordförande för Växjöbostäder VD Växjöbostäder Ekonomichef Växjöbostäder. Granskningen har varit föremål för sakkontroll av de intervjuade. Växjöbostäder AB 4 av 13 PwC

168 Granskning av styrelsen för Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Organisation I koncernen Växjö kommun ingår 15 hel- och delägda aktiebolag. Bolagens styrelser är politiskt tillsatta och speglar mandatfördelningen i kommunfullmäktige. Styrelseledamöterna och suppleanterna utses av kommunfullmäktige i Växjö kommun som också utser ordförande och vice ordförande i bolagsstyrelsen. Styrelsen består av sju ordinarie ledamöter och fyra suppleanter. Växjöbostäder är ett dotterbolag till moderbolaget Växjö Kommunföretag AB (VKAB). Växjöbostäder är ett allmännyttigt bostadsbolag som äger ca bostäder och 550 lokaler. Studentbostäderna utgör av bostäderna och bolaget svarar för den särskilda bostadsförmedlingen till studenterna. Bolaget är anslutet till en rad organisationer som Sveriges Allmännyttiga Bostadsförmedling, SABO, Fastigo samt till inköpsorganisationen HBV. Bolaget har ca 125 medarbetare och under 2014 har delar av en ny organisation tagits fram och implementerats i Växjöbostäder Styrmedel för bolaget Styrande dokument och dess tillämpning Kommunfullmäktige i Växjö kommun har antagit en företagspolicy. 1 Syftet med företagspolicyn är att förtydliga det gemensamma regelverket för att utveckla kommunens verksamhet och att lägga fast rollfördelningen mellan kommunen som ägare och bolagen, dels att tydliggöra styrelsens roll och ansvar i bolagen. Moderbolaget Växjö Kommunföretag AB har enligt företagspolicyn till uppgift att fungera som fullmäktiges och kommunstyrelsens formella styrinstrument för dotterbolagen. Styrfunktionen ligger således kvar i kommunen och kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen kan ålägga moderbolaget att utfärda direktiv för dotterbolagen eller ändra direktiv som VKAB utfärdat. I Ägardirektiven för Växjöbostäder framgår det att bolagets verksamhet regleras av lag och författning samt av bolagsordningen, kommunens företagspolicy, ägardirektiv och för bolaget gällande kommunal policy, riktlinjer etc. samt eventuella avtal mellan kommunen och bolaget. Det kommunala ändamålet med bolaget är att medverka till att uppfylla Växjö kommuns vision och mål att kommunen ska växa utvecklas och vara attraktivt att leva och verka i för människor och näringsliv. Bolaget ska därutöver aktivt delta i Växjö kommuns utvecklingsarbete, medverka till att bra service finns i stadsdelar och bostadsområden samt i samverkan med kommunen motverka segregation och främja gemenskap och trygghet. De intervjuade hade i viss mån en skiljaktig tolkning av vilka kommunala policys och riktlinjer som gäller för bolaget. Enligt några intervjuade ska bolaget tillämpa alla kommu- 1 Kommunfullmäktige Växjöbostäder AB 5 av 13 PwC

169 Granskning av styrelsen för Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll nala policys och riktlinjer andra framhöll att bolaget ska tillämpa relevanta policys och riktlinjer eller de som är antagna av fullmäktige. I några fall har bolaget valt att upprätta egna styrdokument. Växjöbostäder har en bolagsordning som antagits av kommunfullmäktige 2. Av bolagsordningen framgår det att Växjöbostäder är ett allmännyttigt kommunalt bostadsaktiebolag vars primära uppgift är att förvärva, äga, bebygga och förvalta fastigheter i vilka bostadslägenheter upplåts med hyresrätt. Bolaget skall även kunna förvärva, äga, bebygga och förvalta fastigheter med lokaler för handel, kontor, sport, idrott och kollektiva anordningar samt förvärva fastigheter för att uppföra grupphus, radhus eller kedjehus samt s.k. ägarlägenheter för i första hand försäljning så länge verksamheten inte inkräktar på den primära uppgiften. Bolaget ska i allmännyttigt syfte med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bostadsförsörjningen i Växjö kommun och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande och inflytande i bolaget. Verksamheten skall bedrivas enligt affärsmässiga principer. Såväl ägardirektiv som bolagsordning fastställdes av styrelsen på årsstämman Utöver detta fins även skriftliga styrdokument som arbetsordning och VD-instruktion för bolaget. I dokumenten tydliggörs VD:s ansvarsområden respektive styrelsens. Sedan sommaren 2015 ingår bolagets VD i en strategisk ledningsgrupp under kommunchefen som är koncernövergripande. Bolaget arbetar med att kartlägga sin roll i kommunkoncernens delprocesser samt huvudprocesser. Under året har även styrelsen beslutat om en rad olika policy som gäller för Växjöbostäder: kvalitetspolicy 4, arbetsmiljöpolicy, mångfaldspolicy och resepolicy. 5 I företagspolicyn anges att moderbolaget svarar för att dotterbolagen årligen antar dels en verksamhetsplan för de närmaste tre åren, varav det första detaljplaneras och budgeteras dels en affärsplan. Beträffande verksamhetsplan se vidare under avsnitt uppföljning under Under 2016 kommer bolaget inleda arbetet med att ta fram en affärsplan enligt de intervjuade Bedömning Vi bedömer att styrelsen utifrån styrdokumenten bedriver en ändamålsenlig styrning av Växjöbostäder. Vi konstaterar utifrån styrelseprotokollen december att styrelsen har behandlat en rad olika frågor som avser styrningen av verksamheten utifrån styrdokumenten. Protokoll från VKAB som berör bolagsstyrelsen anmäls på styrelsesammanträdena. För närvarande saknas en affärsplan men den kommer att utarbetas under 2016 vilket är positivt då detta stipuleras i kommunens företagspolicy. 2 Kommunfullmäktige Styrelsen för Växjöbostäder och 13 4 Styrelsen för Växjöbostäder Styrelsen för Växjöbostäder Växjöbostäder AB 6 av 13 PwC

170 Granskning av styrelsen för Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll Vi ser också att Växjöbostäder följer samhällsutvecklingen och de utmaningar som Växjö kommun står inför då styrelsen haft stående punkter på agendan 2015 som t ex frågor kring studentbostäder och information i bostadssociala frågor. Vi noterar att bolaget även är med i den samverkansgrupp som bildats gällande hantering av flyktingfrågan. Det finns dock en otydlighet i hur bolaget tillämpar kommunens policys och riktlinjer. Vi rekommenderar att detta tydliggörs så att Växjöbostäder kan säkerställa att man tillämpar samtliga gällande policys som även omfattar bolaget. Ett sätt att göra detta kan vara att i respektive styrdokumenten eller i en tillämpningsanvisning ange om styrdokumentet avser hela kommunkoncernen eller enbart riktar sig till delar av organisationen som t ex ett bolag. Alternativt kan formuleringen i ägardirektivet förtydligas Styrelsens uppföljning Ekonomi och verksamhet Växjöbostäder har upprättat en budget för 2015 och verksamhetsplan som överlämnats till VKAB. 6 Enligt företagspolicyn ska Växjöbostäder liksom andra bolag i tillämpliga delar efterleva de övergripande målen och prioriteringar som fastställts av kommunfullmäktige i budgeten. Bolaget följer och återrapporterar särskilt målen utifrån fullmäktiges verksamhetsmål. De finansiella måltalen för Växjöbostäder gällande soliditet och avkastning beslutas av kommunstyrelsen efter förslag från VKAB. De senaste åren har soliditeten för bolaget legat på ca 20 % och avkastningskravet har årligen ökat med ca 0,1 % -enheter och uppgår 2016 till 4,5 %. Bolaget gör tertialbokslut som skickas till VKAB Vi har tagit del av en tidsplan för Växjöbostäders inlämning av handlingar till Växjö kommunföretag. Tidsplanen avser perioden december 2014 till september Exempelvis ska Växjöbostäder rapportera budget, verksamhetsplan, årsbokslut internkontroll, måluppfyllelsen i förhållande till kommunfullmäktiges mål, personalstatistik och bostadssocial statistik. Enligt intervjusvaren förmedlar Växjöbostäder främst information till VKAB och mycket sällan direkt till kommunstyrelsen eller fullmäktige utifrån vad som anges i ägardirektiven. Enligt de intervjuade har informationsförmedlingen och dialogen med kommunstyrelsen och nämnderna förstärkts under året. Ordföranden i VKAB informerar numera regelbundet vid kommunstyrelsens sammanträden. Växjöbostäder har även överlämnat årsbokslut 2014 till VKAB enligt instruktionen i tidsplanen. Måluppfyllelsen utifrån kommunfullmäktiges mål redovisas två gånger per år och under 2015 har även två delårsrapporter lämnats i april och augusti För första gången under 2015 var Växjöbostäder inbjudna till boksluts och resultatdagarna vilket de intervjuade upplevde som mycket positivt. Vi konstaterar att den återrapportering görs utifrån de nio övergripande målen samt att Växjöbostäder lagt till ett tionde område Växjöbostäder som hyresvärd. Till dessa övergripande målområden har mätbara verksamhetsmål utarbetats som följs upp i återrapporteringen till kommunstyrelsen. 6 Styrelsen för Växjöbostäder AB Växjöbostäder AB 7 av 13 PwC

171 Granskning av styrelsen för Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll Enligt företagspolicyn ska fullmäktige hållas informerad om bolagens förhållanden och utveckling. Kommunstyrelsen ska vid de tidpunkter och i de avseenden som fullmäktige bestämmer svara för sådan information. Bolagens styrelser skall också på anmodan lämna fullmäktige information. För Växjöbostäder finns även en finansieringspolicy framtagen. 7 Syftet med finansieringspolicyn är att kostnadseffektivt säkerställa tillgång till extern finansiering med beaktande av en genomtänkt riskstrategi. Andra syften är att fastställa vilken rapportering som ska ske till styrelsen i dessa frågor samt vilken ansvarsfördelning som ska gälla. Kommunens finansiella policy samt moderbolagets anvisningar och rutiner ligger till grund för all upplåning. I policyn anges särskilt att avvikelser mot finanspolicyn ska rapporteras snarast möjligt till VD och styrelse. Vi konstaterar vid granskningen att utvecklingen av projektportföljen redovisas och dokumenteras i styrelseprotokollet i januari, februari, mars och oktober Enligt riktlinjerna ska rapporter över skuldportföljens status upprättas och lämnas till bolagsstyrelsen vid varje styrelsemöte. På styrelsens möte i juni noteras i protokollet att styrelsen beslutar att upplåningen fram till och med övergången till den nya upplåningsorganisationen ska ha korta bindningstider. Detta kan enligt protokollet innebära att beslutas finanspolicy frångås. Upplåning skall fortfarande ske till lägsta möjliga ränta. Växjöbostäder ska senast i maj varje år överlämna en skrivelse om hur verksamheten har bedrivits under föregående år och då särskilt beskriva om verksamheten har varit förenlig med det kommunala ändamålet och utförts inom ramen för den kommunala kompetensen. Växjöbostäder har tagit fram och fattat beslut om en kortare skrivelse om hur verksamheten har bedrivits under år Enligt framställningen har bolaget bedrivits i enlighet med det kommunala ändamålet samt inom de fastställda kommunala befogenheterna. Skrivelsen har översänts till VKAB. I bolagsordningen anges det att Växjöbostäder ska bereda kommunfullmäktige möjlighet att ta ställning och Växjö Kommunföretag AB möjlighet att yttra sig innan beslut i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt fattas. Beslut i t ex bildande av bolag eller försäljning av bolag följande är alltid att betrakta som av principiell beskaffenhet. Vi har i samband med granskningen gått igenom ett antal styrelseprotokoll och konstaterat åtta olika styrelsebeslut gällande fastighetsförsäljningar och bolagsbildningar under 2015 varav sex överlämnats till fullmäktige för beslut och två till VKAB då dessa understeg 10 mnkr. I styrelseprotokollen noteras särskilt att Växjöbostäders styrelsebeslut i frågan gäller under förutsättning att kommunfullmäktige beslutar så Bedömning Vi bedömer att den uppföljning som sker till styrelsen gällande ekonomi och verksamhet är tillräcklig. Växjöbostäder överlämnar vidare de dokument och den information som anges i styrdokumenten till kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och Växjö kommun- 7 Styrelsen för Växjöbostäder AB Styrelsen för Växjöbostäder AB Växjöbostäder Uppföljning av Växjöbostäder AB enligt kommunallagen Styrelsen för Växjöbostäder Växjöbostäder AB 8 av 13 PwC

172 Granskning av styrelsen för Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll företag AB. Det är positivt att det finns framtagna mätbara verksamhetsmål och enhetlig rapportering utifrån de övergripande målområdena. Då moderbolaget VKAB enligt företagspolicyn har till uppgift att fungera som fullmäktiges och kommunstyrelsens formella styrinstrument för dotterbolagen lämnar Växjöbostäder främst information till Växjö Kommunföretag AB. För detta har en tydlig rutin utformats med datum, vad som ska lämnas och till vem. Vi rekommenderar att detta dokument även kan utgöra en bra grund för informationsförmedling generellt mellan olika enheter inom Växjö kommunkoncern. Vi delar bolagets bedömning att det är positivt att Växjöbostäder bjuds in till de årliga boksluts- och resultatdagarna då bolaget där ges tillfälle att se hur andra delar av organisationen arbetar med KF-målen i syfte att uppnå dessa vilket i sig gagnar koncerntänkandet i Växjö kommun. Vi konstaterar att förfarandet gällande redovisning av projektportföljen enligt finansieringspolicyn enbart dokumenterats vid ett par sammanträde i styrelseprotokollet under 2015 och att avvikelser från gällande policy dokumenteras öppet i styrelseprotokoll. Vi konstaterar att finansieringspolicyn beskriver en rapportering vid varje sammanträde av skuldportföljens status och rekommenderar att så sker under Vi konstaterar vidare att styrelsen i olika frågor som fastighetsförsäljningar och investeringar hänskjuter frågan till VKAB eller kommunfullmäktige i enlighet med vad som anges i ägardirektiven Styrelsens arbete med intern kontroll Styrelsens internkontrollplan Växjöbostäder har inget eget reglemente för intern kontroll utan knyter här an till reglementet som Växjö kommun arbetat fram kring intern kontroll. Kommunfullmäktige beslutade i augusti 2005 att de kommunala bolagen och räddningstjänsten ska upprätta reglementen och anvisningar för intern kontroll. Enligt reglementet för intern kontroll i Växjö kommun ska nämnderna till grund för sin styrning genomföra riskbedömningar i sin verksamhet. I kommentarerna till reglementet framhålls det att en risk- och väsentlighetsanalys ska ligga till grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet. I ägardirektiven för Växjöbostäder anges att bolaget regelbundet ska göra analyser av bland annat finansiella, operativa och legala risker. Växjöbostäder har inom ramen för internkontrollarbetet inte upprättat eller antagit någon dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Riskanalyserna har däremot genomförts muntligt. Däremot har styrelsen årligen antagit interna kontrollplaner. Enligt intervjusvaren har kontrollmomenten skiftat mellan åren och kontrollmoment utan avvikelser eller kontrollmoment som är inaktuella har plockats bort från internkontrollplanen nästkommande år. Arbetet med dokumenterade riskanalyser är, enligt de intervjuade, ett utvecklingsområde. Växjöbostäder AB 9 av 13 PwC

173 Granskning av styrelsen för Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll En del risker kommer dock med i andra dokument, exempelvis i finansrapporterna och i den koncernövergripande risk- och sårbarhetsanalysen. Styrelsen har enligt de intervjuade informerats vid sammanträdena om de risker som föreligger i bolaget. Vid vår granskning har vi dock inte kunnat se att detta dokumenterats i styrelseprotokoll under Styrelsen har antagit en internkontrollplan för år Processer och kontrollmoment som t ex avtalskontroll, kontroll av utbetalningar, attestanter, representation och betalningskontroll ingår i årets internkontrollplan. Uppföljning av internkontrollplanen sker i september 2015 samt i februari Vi konstaterar att ekonomichefen vid styrelsemötena i februari och september redovisat en uppföljning av den interna kontrollen Bedömning Vi bedömer att styrelsens arbete med intern kontroll delvis är uppfyllt. Styrelsen ska besluta om ett reglemente för intern kontroll med tillhörande anvisningar. Styrelsen har beslutat om en intern kontrollplan för 2015 men nuvarande risk- och väsentlighetsarbete behöver enligt vår uppfattning vidareutvecklas samt fördjupas. Även styrelsens utvärdringen av genomförda kontroller under året kan utvecklas då detta idag mera är att betrakta som en uppföljning. För att ytterligare utveckla och tydliggöra internkontrollarbetet rekommenderar vi att risk- och väsentlighetsanalyserna dokumenteras skriftligt. Ett sådant upplägg innebär att fler riskbilder kan analyseras och att enbart områden med en hög risk sammanlänkas med kontrollmoment. Upplägget medför även att hela processen kring intern kontrolldokumenteras på ett tydligare sätt. Detta är särskilt viktigt mot bakgrund vad som anges i ägardirektiven för Växjöbostäder att bolaget regelbundet ska genomföra riskanalyser. I sammanhanget kan särskilt de legala riskerna lyftas fram t.ex. vid hyrestvister och liknande då detta kan innebära ekonomiska konsekvenser för bolaget. Vi rekommenderar att såväl medarbetare som styrelsen involveras i internkontrollarbetet samt att det på styrelsemöten rapporteras om de åtgärder som vidtagits med anledning av konstaterade brister i septemberuppföljningen Även arbetet med att ta fram en affärsplanför Växjöbostäder kan gagna riskanalysen då affärsplanearbete brukar inledas med en nulägesanalys och SWOT-analys som täcker in olika typer av risker t ex finansiella, operativa och legala risker för Växjöbostäder. 11 Styrelsen för Växjöbostäder Styrelsen för Växjöbostäder och Växjöbostäder AB 10 av 13 PwC

174 Granskning av styrelsen för Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll 2.5. Styrelsens arbete med att förebygga och upptäcka oegentligheter och förtroendeskadligt beteende Styrdokument och värdegrundsarbete Ett bra skydd mot olika former av otillåten påverkan förutsätter att det finns genomtänkta och sammanhängande styrdokument och rutiner samt att dessa bygger på en medvetenhet om risker. Växjöbostäder har följande styrdokument som anknyter till det förebyggande arbetet mot oegentligheter: Styrdokument Fastställd eller senast uppdaterad Finansieringspolicy Beslutad av styrelsen Riktlinje mutor och bestickning Ledningsgruppen Växjöbostäder har även en egen riktlinjer kring intern representation och personalvård. Riktlinjen beskriver kortfattat gällande regler, kontering, maxbelopp samt om kostnaden är avdragsgill. I övrigt ska Växjöbostäder, enligt intervjusvaren, tillämpa kommunens styrdokument avseende det förebyggande arbetet mot oegentligheter. De intervjuade framhöll exempelvis att det finns regler kring attest. Det finns en attestförteckning som reviderades och som är beslutad av ledningsgruppen och gäller från Kommunfullmäktige har antagit en policy för bisysslor. 13 Enligt policyn ska arbetstagare på arbetsgivarens begäran anmäla en bisyssla och lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren skall kunna bedöma denna. Samtliga nyanställda som har en anställning om minst 6 månader ska enligt policyn fylla i blanketten Redogörelse över bisysslor för anställda inom Växjö kommun. Det framgår inte av policyn att en fråga om en eventuell bisyssla ska innefattas i det årliga medarbetarsamtalet. Växjöbostäder följer Växjö kommuns styrdokument kring bisysslor och de anställda har fyllt i blanketten Redogörelse över bisysslor för anställda inom Växjö kommun. Fråga om eventuell bisyssla ställs vid nyanställning men inte vid det årliga medarbetarsamtalet. Av intervjusvaren fick vi ingen tydlig bild av hur Växjöbostäder arbetar för att förebygga och upptäcka förtroendeskadliga beteenden hos chefer och medarbetare. Vi har inte tagit de av någon dokumenterad värdegrund för Växjöbostäder eller kommunkoncernen. Växjöbostäder har inte utarbetat några skriftliga rutiner eller riktlinjer för hur anställda ska rapportera olika former av misstänkta oegentligheter. Växjöbostäder har inte heller någon handlingsplan om oegentligheter skulle inträffa. Enligt de intervjuade har åtgärder vidtagits för att minska risken för oegentligheter. Exempelvis har frågan diskuterats i samband med försäljning av allmännyttan. De intervjuade framhåller att det finns ett engagemang i frågan Bedömning Vi bedömer att styrelsens arbete med att förebygga och upptäcka förtroendeskadligt beteende och oegentligheter inte är tillräckligt. Bolaget samverkar i olika bostadsprojekt med 13 Fastställd av kommunfullmäktige Växjöbostäder AB 11 av 13 PwC

175 Granskning av styrelsen för Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll privata utförare varför vi anser att här kan finnas en förhöjd risk. Vi rekommenderar att bolaget påbörjar ett mer aktivt värdegrundsarbete som en del i det förebyggande arbetet mot oegentligheter. Ett värdegrundsarbete kan även innebära ytterligare positiva effekter på t ex medborgarnas och samhällets uppfattning kring att verksamheten i bolagsform bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Riktlinjen kring mutor och bestickning är inte uppdaterad eller aktuell. Exempelvis hänvisar texten till en äldre och ej gällande lagparagraf. Vi bedömer att bolaget bör se över och uppdatera riktlinjen kring mutor och bestickning. Riktlinjen kan kompletteras med en beskrivning av hur anställda ska rapportera olika former av misstänka oegentligheter och en kortfattad handlingsplan om oegentligheter skulle inträffa. Vi rekommenderar även att den nya riktlinjen beskriver hur styrdokumentet ska implementeras och förankras i organisationen. Exempelvis bör styrdokumentet tydliggöra vem som ansvarar för att samtliga medarbetare får en systematisk och ändamålsenlig information om styrdokumentets innehåll. Vi rekommenderar att ett formaliserat system och rutiner för hur misstankar om oegentligheter ska fångas upp, hanteras samt rapporteras upprättas inom Växjöbostäder. Växjö kommun har en policy för bisysslor. Av policydokumentet framgår det inte med tydlighet om den även gäller för bolagen. Enligt skriftligt svar från Växjöbostäder tillämpas policydokumentet. För att medarbetarna ska få en systematisk information om bisysslor rekommenderar vi att en fråga om bisysslor finns med i de checklistor som används vid nyanställning samt medarbetarsamtal. På så sätt säkerställer arbetsgivaren att samtliga medarbetare har fått information om att eventuella bisysslor som kan vara förtroendeskadlig eller annars otillåten anmäls. Vi rekommenderar att fler riskområden med anknytning till det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende, innefattas i den risk- och väsentlighetsanalys som föregår internkontrollplanen exempelvis bisysslor, IT-säkerhet, löner och tidrapportering. Växjöbostäder AB 12 av 13 PwC

176 Granskning av styrelsen för Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll 3. Sammanfattande revisionell bedömning Revisionsfrågan för denna granskning är: Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i styrelsen för Växjöbostäder på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? Utifrån bedömningar för de olika kontrollområdena gör vi följande sammanfattande revisionella bedömning: Vår sammanfattande bedömning är att styrelsen för Växjöbostäders styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Vi konstaterar att styrelsen utifrån t ex företagspolicy, ägardirektiv och bolagsordning bedriver en ändamålsenlig styrning av Växjöbostäder. Den uppföljning som sker till styrelsen gällande ekonomi och verksamhet är tillräcklig. När det gäller intern kontrollområdet finns behovet av att besluta om ett reglemente för intern kontroll samt fördjupa och dokumentera risk- och väsentlighetsanalysen. Därutöver behöver styrdokument och rutiner implementeras i större utsträckning för att förebygga och upptäcka oegentligheter och förtroendeskadligt beteende i verksamheten. I rapportens sammanfattning ges ett antal rekommendationer som syftar till att förbättra styrningen, kontrollen och uppföljningen gällande förbundet Lena Salomon Carl-Magnus Stenehav Växjöbostäder AB 13 av 13 PwC

177 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Dnr Åtgärdsstrategi för kommunens vattenkraftverk och dammar Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige antar förslaget till åtgärdsstrategi för kommunens vattenkraftverk och dammar för perioden Bakgrund Tekniska nämnden har i 57/2016 föreslagit att kommunfullmäktige ska anta dess förslag till åtgärdsstrategi för kommunens vattenkraftverk och dammar för åren Beslutsunderlag Av nämndens beslut framgår att Växjö kommun äger fyra vattenkraftverk och ett tiotal dammar i övrigt som är av betydelse för vattenförhållandena i flera av kommunens mest betydelsefulla sjöar. Tekniska förvaltningen har på uppdrag av kommunstyrelsen under 2015 utrett investeringsbehovet och förutsättningarna i övrigt för en ansvarsfull förvaltning och utveckling naturmiljöer och kulturmiljöer vid kommunens vattenkraftverk och dammar. I den föreslagna åtgärdsstrategin föreslås ett nytt formulerat mål som ska vara styrande för förvaltningen av dammar och kraftverk. I åtgärdsstrategin beskrivs tekniska förvaltningens bedömning av lämpliga investeringar, tillståndsprövningar, tillvägagångssätt och organisation för de kommande tio årens arbete i dessa frågor. Arbetsutskottet har i 278/2016 föreslagit kommunstyrelsen att i sin tur föreslå kommunfullmäktige besluta att anta förslaget till åtgärdsstrategi för kommunens vattenkraftverk och dammar för perioden Yrkanden Sofia Stynsberg (M): Bifall till arbetsutskottets förslag. Beslutsordning Ordförande Per Schöldberg (C) frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att kommunstyrelsen beslutar enligt arbetsutskottets förslag. 1 (1)

178 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Åtgärdsstrategi för kommunens vattenkraftverk och dammar Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige antar förslaget till åtgärdsstrategi för kommunens vattenkraftverk och dammar för perioden Bakgrund Tekniska nämnden har i 57/2016 föreslagit att kommunfullmäktige ska anta dess förslag till åtgärdsstrategi för kommunens vattenkraftverk och dammar för åren Beslutsunderlag Av nämndens beslut framgår att Växjö kommun äger fyra vattenkraftverk och ett tiotal dammar i övrigt som är av betydelse för vattenförhållandena i flera av kommunens mest betydelsefulla sjöar. Tekniska förvaltningen har på uppdrag av kommunstyrelsen under 2015 utrett investeringsbehovet och förutsättningarna i övrigt för en ansvarsfull förvaltning och utveckling naturmiljöer och kulturmiljöer vid kommunens vattenkraftverk och dammar. I den föreslagna åtgärdsstrategin föreslås ett nytt formulerat mål som ska vara styrande för förvaltningen av dammar och kraftverk. I åtgärdsstrategin beskrivs tekniska förvaltningens bedömning av lämpliga investeringar, tillståndsprövningar, tillvägagångssätt och organisation för de kommande tio årens arbete i dessa frågor. 1 (1)

179 ÄRENDE Dnr KS Kommunstyrelsen Ordförandes förslag till beslut - Åtgärdsstrategi för kommunens vattenkraftverk och dammar Förslag till beslut Kommunfullmäktige antar förslaget till åtgärdsstrategi för kommunens vattenkraftverk och dammar för perioden Bakgrund Tekniska nämnden har i 57/2016 föreslagit att kommunfullmäktige ska anta dess förslag till åtgärdsstrategi för kommunens vattenkraftverk och dammar för åren Ärendet Av nämndens beslut framgår att Växjö kommun äger fyra vattenkraftverk och ett tiotal dammar i övrigt som är av betydelse för vattenförhållandena i flera av kommunens mest betydelsefulla sjöar. Tekniska förvaltningen har på uppdrag av kommunstyrelsen under 2015 utrett investeringsbehovet och förutsättningarna i övrigt för en ansvarsfull förvaltning och utveckling naturmiljöer och kulturmiljöer vid kommunens vattenkraftverk och dammar. I den föreslagna åtgärdsstrategin föreslås ett nytt formulerat mål som ska vara styrande för förvaltningen av dammar och kraftverk. I åtgärdsstrategin beskrivs tekniska förvaltningens bedömning av lämpliga investeringar, tillståndsprövningar, tillvägagångssätt och organisation för de kommande tio årens arbete i dessa frågor. Beslutet skickas till För åtgärd Tekniska nämnden Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg

180 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Tekniska nämnden Dnr Utredning om ägandet av vattenkraftverk och sjöregleringsanordningar Tekniska nämndens beslut Tekniska nämnden beslutar att med åberopande av skälen i denna tjänsteskrivelse att föreslå kommunfullmäktige att anta tekniska nämndens förslag till åtgärdsstrategi för kommunens vattenkraftverk och dammar för perioden Bakgrund Växjö kommun äger fyra vattenkraftverk och ett tiotal dammar i övrigt som är av betydelse för vattenförhållandena i flera av kommunens mest betydelsefulla sjöar. Tekniska förvaltningen har på uppdrag av kommunstyrelsen under 2015 utrett investeringsbehovet och förutsättningarna i övrigt för en ansvarsfull förvaltning och utveckling naturmiljöer och kulturmiljöer vid kommunens vattenkraftverk och dammar. Beslutsunderlag Förvaltningschefen har i en skrivelse 11 april 2016 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. I den föreslagna åtgärdsstrategin, som bifogas tjänsteskrivelsen, föreslås ett nytt formulerat mål som ska vara styrande för förvaltningen av dammar och kraftverk. I åtgärdsstrategin beskrivs tekniska förvaltningens bedömning av lämpliga investeringar, tillståndsprövningar, tillvägagångssätt och organisation för de kommande tio årens arbete i dessa frågor. Utgångspunkter för utredningen: Tekniska förvaltningen fick i 2015 års budget i uppdrag att utreda förutsättningarna för VEAB att ta över vattenkraftverken. I upptakten på utredningsarbetet framkom en samsyn mellan tekniska förvaltningen, tekniska nämndens presidium, samt kommunstyrelsen om följande: Det vore klokt att göra en övergripande översyn över vilka investeringar som kommunen behöver göra även vid alla de dammar där det inte finns vattenkraftverk. Det behövs förtydligande mål med olika verksamheter såsom sjöreglering, vattenkraftproduktion, översvämningsförebyggande arbete, 1 (4)

181 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Tekniska nämnden miljöanpassningar, satsningar på biologisk mångfald och anpassning till ny rättspraxis och ökad tillsyn mm. Utredningsuppdraget blev därmed vidare än det ursprungliga och kan sammanfattas med frågeställningen: Hur kan kommunen bäst tillvarata allmänna intressen kring sjöar och vattendrag, och hur kan förvaltningen av våra vattenkraftverk och dammar bäst svara mot kommunens beslutade mål såsom miljömål och energiplan? Utredningens resultat, slutsatser och rekommendationer: Växjö kommun äger flera dammar och vattenkraftverk. Ny kunskap om miljöpåverkan och översvämningsrisker, förnyelsebehov på grund av uttjänta anläggningar och nya kommande miljökrav via tillsyn gör det sammantaget klokt att ta ett helhetsgrepp på innehavet av kommunens anläggningar. Bifogad åtgärdsstrategi går ut på att modernisera innehavet av dammar och vattenkraftverk på ett sätt som tillvaratar den småskaliga vattenkraftens möjligheter, minska översvämningsrisker, möjligheter att utveckla naturvärden och samtidigt bibehålla och förvalta kulturmiljövärden. Vattenkraftsintresset är bara ett av flera intressen som har koppling till kommunens innehav av fallrätter, och det är ett relativt begränsat intresse, med små intäktsmöjligheter. Det finns stora samordningsvinster med ägande och drift av vattenkraftverken och övriga sjöregleringsanordningar inom en och samma organisation. Av denna anledning föreslås kommunen behålla innehavet i tekniska förvaltningens regi. Åtgärdsstrategin innebär förvisso en stor satsning sett till de föreslagna investeringarnas sammanlagda storlek. Kommunen bör budgetera för investeringar om ca 10 mkr för sjöregleringsanordningarna utan vattenkraftverk (10 st). Avseende vattenkraftverken (Lidekvarn och Böksholm) är kostnadsbilden svår att bedöma innan en miljöprövning ägt rum, men de investeringar som föreslås ligger i storleksordningen 3-6 mkr vardera för Lidekvarn och Böksholm. Erfarenheter från miljöprövningar av vattenkraftverk på senare år är att statliga myndigheter ställer mycket stora krav på vattenkraftverk, samt yrkar på utrivning, vilket gör det svårt att förutse möjligheter och kostnader för att bevara vattenkraftsproduktion vid de flesta små vattenkraftsanläggningar. Innebörden i åtgärdsstrategin är dock att investeringarna i Lidekvarn och Böksholm ligger tidsmässigt i slutet av åtgärdsstrategin. Därmed kan ett mer definitivt ställningstagande tas kring de anläggningarna efter den halvtidsutvärdering av strategin som ska göras (4)

182 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Tekniska nämnden alternativet, det vill säga att arbeta utan en åtgärdsstrategi, kan visa sig vara mer kostsamt för kommunen än att arbeta proaktivt med tillståndsfrågor och miljöanpassning. Åtgärdsstrategin bedöms kunna ligga till grund för en överenskommelse med tillsynsmyndigheten avseende takt och ambition i miljöarbetet, vilket optimerar det administrativa arbetet och är till fördel för alla parter som värnar om vattnet. Det är dock uppenbart att såväl 0-alternativ som åtgärdsstrategi förutsätter att riktade medel avsätts för kommande investeringar. Ett genomförande av förslaget bedöms leda till stora miljönyttor, bättre förutsättningar för långsiktigt bevarande av vattenkraftverken, minskade risker för översvämningsskador och mindre risk att kommunen under svåra driftsförhållanden orsakar skada på egendom eller miljö genom sitt handhavande. Satsningen bör därför ses som en viktig del i att förverkliga arbetet med Europas grönaste stad. Tekniska förvaltningen har för arbetet med åtgärdsstrategin föreslagit ett nytt formulerat mål som tar sin utgångspunkt ur gällande miljömål och energiplan: Växjö kommun ska förvalta sina fallrätter så att natur- och kulturmiljöer vårdas och utvecklas samtidigt som förutsättningarna för den småskaliga vattenkraften ska värnas. Alla anläggningar i kommunens ägo ska innan 2027 ha miljödom enligt Miljöbalken eller fiskvandringsväg eller bådadera Sammantaget bedömer tekniska förvaltningen att bifall till detta förslag kan bli ett viktigt och uppmärksammat bidrag till arbetet med att förverkliga arbetet med Europas grönaste stad, samtidigt som det på lång sikt även är mer ekonomiskt fördelaktigt än 0-alternativet. Arbetsutskottet i 58/2016 Yrkanden Cheryl Jones Fur (MP) med instämmande av Björn Svensson (M), Remi Jönsson (S), Örjan Mossberg (V), Sofia Stynsberg (M) och Jon Malmqvist (KD): Bifall till arbetsutskottets förslag Beslutsordning Ordförande frågor om arbetsutskottets förslag kan antas och finner att tekniska nämnden beslutar enligt förslaget. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen 3 (4)

183 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Tekniska nämnden Sjöansvarig 4 (4)

184 Från: Skickat: den 9 maj :18 Till: Kommunstyrelsen Ämne: Växjö kommun Åtgärdsstrategi Bifogade filer: Beslut docx; Tjänsteskrivelse.doc; dammar översikt tillstånd enligt MB mm.pdf; Växjö kommun Åtgärdsstrategi pdf TN beslut , 57 Med vänlig hälsning Anne-Lii Green

185 ÄRENDE Dnr TN Andreas Hedrén planeringsingenjör Tel Tekniska nämnden Utredning om ägandet av vattenkraftverk och sjöregleringsanordningar Förslag till beslut Tekniska nämnden beslutar att med åberopande av skälen i denna tjänsteskrivelse att föreslå kommunfullmäktige att anta tekniska förvaltningens förslag till åtgärdsstrategi för kommunens vattenkraftverk och dammar för perioden Tekniska nämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige att inte överföra vattenkraftverken till VEAB. Bakgrund Växjö kommun äger fyra vattenkraftverk och ett tiotal dammar i övrigt som är av betydelse för vattenförhållandena i flera av kommunens mest betydelsefulla sjöar. Tekniska förvaltningen har på uppdrag av Kommunstyrelsen under 2015 utrett investeringsbehovet och förutsättningarna i övrigt för en ansvarsfull förvaltning och utveckling naturmiljöer och kulturmiljöer vid kommunens vattenkraftverk och dammar. I den föreslagna åtgärdsstrategin, som bifogas till denna tjänsteskrivelse, föreslås ett nytt formulerat mål som ska vara styrande för förvaltningen av dammar och kraftverk. I åtgärdsstrategin beskrivs tekniska förvaltningens bedömning av lämpliga investeringar, tillståndsprövningar, tillvägagångssätt och organisation för de kommande tio årens arbete i dessa frågor. Ärendet Utgångspunkter för utredningen: Tekniska förvaltningen fick i 2015 års budget i uppdrag att utreda förutsättningarna för VEAB att ta över vattenkraftverken. I upptakten på utredningsarbetet framkom en samsyn mellan tekniska förvaltningen, tekniska nämndens presidium, samt kommunstyrelsen om följande: Det vore klokt att göra en övergripande översyn över vilka investeringar som kommunen behöver göra även vid alla de dammar där det inte finns vattenkraftverk. Tekniska förvaltningen 1 (3) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post Andreas.Hedren@vaxjo.se

186 ÄRENDE Dnr TN Det behövs förtydligande mål med olika verksamheter såsom sjöreglering, vattenkraftproduktion, översvämningsförebyggande arbete, miljöanpassningar, satsningar på biologisk mångfald och anpassning till ny rättspraxis och ökad tillsyn mm. Utredningsuppdraget blev därmed vidare än det ursprungliga och kan sammanfattas med frågeställningen: Hur kan kommunen bäst tillvarata allmänna intressen kring sjöar och vattendrag, och hur kan förvaltningen av våra vattenkraftverk och dammar bäst svara mot kommunens beslutade mål såsom miljömål och energiplan? Utredningens resultat, slutsatser och rekommendationer: Växjö kommun äger flera dammar och vattenkraftverk. Ny kunskap om miljöpåverkan och översvämningsrisker, förnyelsebehov på grund av uttjänta anläggningar och nya kommande miljökrav via tillsyn gör det sammantaget klokt att ta ett helhetsgrepp på innehavet av kommunens anläggningar. Bifogad åtgärdsstrategi går ut på att modernisera innehavet av dammar och vattenkraftverk på ett sätt som tillvaratar den småskaliga vattenkraftens möjligheter, minska översvämningsrisker, möjligheter att utveckla naturvärden och samtidigt bibehålla och förvalta kulturmiljövärden. Vattenkraftsintresset är bara ett av flera intressen som har koppling till kommunens innehav av fallrätter, och det är ett relativt begränsat intresse, med små intäktsmöjligheter. Det finns stora samordningsvinster med ägande och drift av vattenkraftverken och övriga sjöregleringsanordningar inom en och samma organisation. Av denna anledning föreslås kommunen behålla innehavet i tekniska förvaltningens regi. Åtgärdsstrategin innebär förvisso en stor satsning sett till de föreslagna investeringarnas sammanlagda storlek. Kommunen bör budgetera för investeringar om ca 10 mkr för sjöregleringsanordningarna utan vattenkraftverk (10 st). Avseende vattenkraftverken (Lidekvarn och Böksholm) är kostnadsbilden svår att bedöma innan en miljöprövning ägt rum, men de investeringar som föreslås ligger i storleksordningen 3-6 mkr vardera för Lidekvarn och Böksholm. Erfarenheter från miljöprövningar av vattenkraftverk på senare år är att statliga myndigheter ställer mycket stora krav på vattenkraftverk, samt yrkar på utrivning, vilket gör det svårt att förutse möjligheter och kostnader för att bevara vattenkraftsproduktion vid de flesta små vattenkraftsanlägg- 2 (3)

187 ÄRENDE Dnr TN ningar. Innebörden i åtgärdsstrategin är dock att investeringarna i Lidekvarn och Böksholm ligger tidsmässigt i slutet av åtgärdsstrategin. Därmed kan ett mer definitivt ställningstagande tas kring de anläggningarna efter den halvtidsutvärdering av strategin som ska göras alternativet, det vill säga att arbeta utan en åtgärdsstrategi, kan visa sig vara mer kostsamt för kommunen än att arbeta proaktivt med tillståndsfrågor och miljöanpassning. Åtgärdsstrategin bedöms kunna ligga till grund för en överenskommelse med tillsynsmyndigheten avseende takt och ambition i miljöarbetet, vilket optimerar det administrativa arbetet och är till fördel för alla parter som värnar om vattnet. Det är dock uppenbart att såväl 0-alternativ som åtgärdsstrategi förutsätter att riktade medel avsätts för kommande investeringar. Ett genomförande av förslaget bedöms leda till stora miljönyttor, bättre förutsättningar för långsiktigt bevarande av vattenkraftverken, minskade risker för översvämningsskador och mindre risk att kommunen under svåra driftsförhållanden orsakar skada på egendom eller miljö genom sitt handhavande. Satsningen bör därför ses som en viktig del i att förverkliga arbetet med Europas grönaste stad. Tekniska förvaltningen har för arbetet med åtgärdsstrategin föreslagit ett nytt formulerat mål som tar sin utgångspunkt ur gällande miljömål och energiplan: Växjö kommun ska förvalta sina fallrätter så att natur- och kulturmiljöer vårdas och utvecklas samtidigt som förutsättningarna för den småskaliga vattenkraften ska värnas. Alla anläggningar i kommunens ägo ska innan 2027 ha miljödom enligt Miljöbalken eller fiskvandringsväg eller bådadera Sammantaget bedömer tekniska förvaltningen att bifall till detta förslag kan bli ett viktigt och uppmärksammat bidrag till arbetet med att förverkliga arbetet med Europas grönaste stad, samtidigt som det på lång sikt även är mer ekonomiskt fördelaktigt än 0-alternativet. Maria Sundell Isling Teknisk chef Andreas Hedrén planeringsingenjör 3 (3)

188 Växjö kommuns vattenkraftverk och dammar Åtgärdsstrategi

189 Växjö kommuns vattenkraftverk och dammar Åtgärdsstrategi Framsida: 1) Staty vid Kungsforsen i Mörrum, nedre delen av Mörrumsån. 2) Jungfrusländor i parningshjul vid ett mindre vattendrag som mynnar i Åsnen. 3) Åby vattenkraftsstation, en av de vattenkraftsstationer som är i Växjö kommuns ägo. Text och foton: Andreas Hedrén, Växjö kommun. Kartor: Karl Magnusson, Växjö kommun. 2

190 Växjö kommuns vattenkraftverk och dammar Åtgärdsstrategi Innehållsförteckning Sammanfattning... 4 Bakgrund... 5 Kommunens innehav av fallrätter... 5 Historik... 6 Nuläge... 6 Mörrumsån i fokus i Växjö kommun... 7 Kraftverk och andra fysiska ingrepp i Mörrumsån... 8 Intäkter från kommunens vattenkraftverk... 9 Naturvärden i Mörrumsån Översvämningsrisker i Mörrumsån Åtgärdsstrategi Växjös övergripande mål med dammar och vattenkraftverk Prioriteringar Sammanfattning av åtgärder Tidplan Kostnader Förväntade effekter Om 0-alternativet Organisation Om möjligheterna att avyttra objekt: Bilagor 1. Sammanställning över Växjö kommuns innehav av dammar och deras miljövillkor mm. 2. Förslag till beslut i ärende TN 2014:09. 3

191 Växjö kommuns vattenkraftverk och dammar Åtgärdsstrategi Sammanfattning Växjö kommun äger flera dammar och vattenkraftverk. Ny kunskap om miljöpåverkan och översvämningsrisker, förnyelsebehov på grund av uttjänta anläggningar och nya kommande miljökrav via tillsyn gör det sammantaget klokt att ta ett helhetsgrepp på innehavet av kommunens anläggningar. Nedanstående åtgärdsstrategi går ut på att modernisera innehavet av dammar och vattenkraftverk på ett sätt som tillvaratar den småskaliga vattenkraftens möjligheter, möjligheter att utveckla naturvärden, minimera översvämningsrisker och samtidigt bibehålla och förvalta kulturmiljövärden. Åtgärdsstrategin innebär förvisso en stor satsning sett till de föreslagna investeringarnas sammanlagda storlek. Kommunen bör budgetera för investeringar om ca 10 mkr för sjöregleringsanordningarna utan vattenkraftverk (10 st). Avseende vattenkraftverken är kostnadsbilden svår att bedöma innan en miljöprövning ägt rum, men de investeringar som föreslås ligger i storleksordningen 36 mkr vardera för Lidekvarn och Böksholm. Erfarenheter från miljöprövningar av vattenkraftverk på senare år är att statliga myndigheter ställer mycket stora krav på vattenkraftverk, samt yrkar på utrivning, vilket gör det svårt att förutse möjligheter och kostnader för att bevara vattenkraftsproduktion vid alla små vattenkraftsanläggningar. Innebörden i åtgärdsstrategin är dock att investeringarna i Lidekvarn och Böksholm ligger tidsmässigt i slutet av åtgärdsstrategin. Därmed kan ett mer definitivt ställningstagande tas kring de anläggningarna efter den halvtidsutvärdering av strategin som ska göras alternativet, det vill säga att arbeta utan en åtgärdsstrategi, kan visa sig vara mer kostsamt för kommunen än att arbeta proaktivt med tillståndsfrågor och miljöanpassning. Åtgärdsstrategin bedöms kunna ligga till grund för en överenskommelse med tillsynsmyndigheten avseende takt och ambition i miljöarbetet, vilket optimerar det administrativa arbetet och är till fördel för alla parter som värnar om vattnet. Det är dock uppenbart att såväl 0-alternativ som åtgärdsstrategi förutsätter att riktade medel avsätts för kommande investeringar. Ett genomförande av förslaget bedöms leda till stora miljönyttor, bättre förutsättningar för långsiktigt bevarande av vattenkraftverken, minskade risker för översvämningsskador och mindre risk att kommunen under svåra driftsförhållanden orsakar skada på egendom eller miljö genom sitt handhavande. Satsningen bör därför ses som en viktig del i att förverkliga arbetet med Europas grönaste stad. Växjö kommun har för arbetet med denna åtgärdsstrategi ett nytt formulerat mål som tar sin utgångspunkt ur gällande miljömål och energiplan: Växjö kommun ska förvalta sina fallrätter så att natur- och kulturmiljöer vårdas och utvecklas samtidigt som förutsättningarna för den småskaliga vattenkraften ska värnas. Alla anläggningar i kommunens ägo ska innan 2027 ha miljödom enligt Miljöbalken eller fiskvandringsväg eller bådadera 4

192 Växjö kommuns vattenkraftverk och dammar Åtgärdsstrategi Bakgrund Kommunens innehav av fallrätter Växjö kommun äger fjorton dammar och vattenkraftverk som dämmer upp ett femtontal sjöar. Av dessa dammar och kraftverk har tre tillstånd enligt miljöbalken (MB), och ett (Åby) är under prövning. Dagsläget innebär att 21 % av kommunens anläggningar har tillstånd enligt MB, vilket är avsevärt bättre än rikssnittet (ca 3 %). Fiskvägar finns idag vid 8 av 14 dammar (57 %), vilket också är långt bättre än rikssnittet som är ca 10 % (SOU 2014:69) Se utförligare redogörelse i bilaga 1. Samtliga dammar och vattenkraftverk i kommunens ägo ligger i Mörrumsåns avrinningsområde. Dammarnas läge framgår av kartorna över hela Mörrumsåns avrinningsområde nedan: Ovan: Kommunens innehav av dammar och vattenkraftverk. Vita skyltar= Vattenkraftverk. Övriga anläggningar= övriga är dammar för sjöreglering. Svart linje= kommungräns. Ovan: Kända dammar som finns i Mörrumsån med biflöden, total sett ca 80 st. Flertalet är gamla kvarnar och andra äldre anläggningar där inget kraftutnyttjande längre bedrivs. Det finns ytterligare kända mindre dammar. Källa SMHI:s dammregister. 5

193 Växjö kommuns vattenkraftverk och dammar Åtgärdsstrategi Historik Bakgrunden till innehavet av regleringsrätterna i Växjö kommun är framför allt att det under 1970-talet fanns ett visst missnöje med vattenregleringen de delar av Mörrumsån som påverkar Helgasjön och Helige å nedströms, som flyter genom Gemla och vidare mot Salen. Kommunen tog då över regleringsrätten från Sydkraft, av skäl som liknar de skäl som anfördes för att Staten tog över regleringen av Åsnen, nämligen att sjön tömdes sommartid för att maximera kraftutnyttjandet nedströms. Kommunen övertog genom överlåtelsen inte bara Helgasjöns reglering utan flera regleringsrätter i huvudfåran uppströms Helgasjön (Åby, Lidekvarn, Barsbro, Vartorp och Böksholm). I överlåtelsen från Sydkraft ingick även Bergsjöns (NV om Helgasjön), Innarens, Årydsjöns, Torsjöns (N om Ingelstad), Långens (Ö om Lammhult) reglering samt några mindre lokala strömfall utan direkt påverkan på större sjöar. Inriktningen på förvaltningen av sjöregleringsanordningar under de 40-talet år som kommunen haft regleringsansvaret kan kortfattat beskrivas enligt följande: Under de närmaste 20-talet år efter övertagandet låg mycket fokus att på varje plats värna om förhållandena i sjön, vilket var naturligt mot bakgrund av att relativt starka enskilda ekonomiska intressen på vissa platser kan antas ha legat till grund för en rätt omfattande maximering av vattenkraftutnyttjandet. Man ökar ofta den producerade mängden energi genom rejäla avtömningar av sjöarna sommartid. I efterhand framstår det som att övertagandet av regleringsrätter ibland fick slagsida åt andra hållet d.v.s. att vattenregleringen fokuserade mycket på förhållandena i sjön, men mycket lite på konsekvenser nedströms till följd av snabba flödesförändringar. Under sommaren 2004 inträffade stora översvämningar till följd av ett oväntat och mycket kraftigt dygnslångt regnoväder. Kommunen klarade med en hårsmån av att hantera situationen på ett tillfredsställande sätt. Ändå: Reningsverket i Alvesta slogs ut, några av de största invallningsföretagen översvämmades, varav ett (Åkerö i Jät) permanent övergavs och över hundra hektar jordbruksmark har där numera återgått till våtmark. Händelserna 2004 ledde till en mer riskbaserad syn på innehavet av regleringsrätter. Kommunen beslutade sig för att ta fram ett omfattande och heltäckande kunskapsunderlag avseende möjliga konsekvenser i händelse av liknande tillbud i framtiden. Kommunen har nu omfattande online-övervakning av vattennivåer på viktiga platser, nederbördsmätningar och en vattendragsmodell som kan beskriva förväntade effekter avseende olika nederbördscenarion etc. Nuläge Sedan ungefärligen 2013 har det blivit alltmer uppenbart att nya miljökrav kan antas ställas på flertalet vattenregleringsanläggningar av betydelse inom de närmaste åren. Samtidigt har det blivit uppenbart att många anläggningar vore lämpliga att modifiera mot bakgrund av allmänt ökat naturintresse, kunskap om risker och inte minst svårigheter att upprätthålla manuell skötsel av regleringsanordningar. Det blir allt svårare att få tag i lämpliga personer som både kan och har bra förutsättningar att passa anläggningar som i princip kräver beredskap året om. Sammantaget finns därför inte bara i Växjö kommun, utan hos flera större ägare, en strävan att göra anläggningarna mindre skötselkrävande och mer driftsäkra. Detta är bra utgångspunkter för ett framåtsyftande kvalitets- och miljöarbete. 6

194 Växjö kommuns vattenkraftverk och dammar Åtgärdsstrategi Mörrumsån i fokus i Växjö kommun Växjö kommun är mycket rikt på sjöar och vattendrag. Det finns över 300 sjöar i kommunen av storlek större än 1 hektar. Ungefär 85 % av kommunens yta ingår i Mörrumsåns avrinningsområde. Med Mörrumsåns avrinningsområde menas det område där vattnet så småningom rinner till Mörrumsåns mynning vid Blekingekusten. Sex andra kommuner har delar av sin yta inom avrinningsområdet, däribland framför allt Alvesta som också har en övervägande del av sitt geografiska område inom Mörrumsån. Av störst intresse i Alvesta kommun är centralorten vid sjön Salens norra ände. Mörrumsåns har utnyttjas för fiske, som farled och kraftkälla i tusentals respektive hundratals år. Laxfisket i nedre delen av Mörrumsån (Blekinge) är internationellt känt och området har stor betydelse för den vilda laxen i södra Östersjön. De delar av Mörrumsån som ligger i Växjö kommun utgör de s.k. övre delarna av Mörrumsån. Det är i Växjö kommuns delar av Mörrumsån 7-15 vandringshinder i form av kraftverk och dammar ned till havet. Naturvärdena är mer begränsade i de övre delarna av Mörrumsån jämfört med de övre delarna. Nästan all fallhöjd i de övre delarna är utbyggd för tillvaratagande av kraft. Det har aldrig i historisk tid funnits lax uppströms Åsnen i större omfattning. Ål, däremot, som idag är en skyddsvärd och hotad art, har Mörrumsån kunnat vandra ändå upp i källflödena ända till 1900-talet. I de nedre delarna av Mörrumsån är naturvärdena mer exceptionella. År 2014 tog Energimyndigheten och Havs- och Vattenmyndigheten gemensamt fram en strategi för prioritering av åtgärder för biologisk mångfald på ett sätt som går ut på att minimera förlust av produktions- och reglerkapacitet i vattenkraften. En slutsats i det projektet var att mål om biologisk mångfald bör stå över energiintresset i de övre delarna av Mörrumsån, eftersom produktionsmöjligheterna är förhållandevis små. Hur sådana slutsatser på tjänstemannanivå senare ska genomsyra olika beslut är ännu oklart. Det bör tilläggas att man i varje fall av beslut om uppförande, ändring eller utrivning av en vattenanläggning måste belysa betydligt fler frågor än biologisk mångfald och energi. Kulturhistoriska värden, möjligheter till rekreation till exempel kan vara viktigare aspekter än energiintresset avseende mindre och äldre anläggningar, se till exempel bild 1 nedan: Vartorps kvarn. 7

195 Växjö kommuns vattenkraftverk och dammar Åtgärdsstrategi Ovan: Bild 1. Vartorps kvarn Ett sedan länge utbyggt vattenfall av högt kulturhistoriskt värde med värdefulla naturmiljöer strax nedströms och uppströms. I förgrunden syns nedre delen av den befintliga fiskvägen. Fastigheten ägs av Växjö kommun. När man diskuterar energiintresset bör för övrigt även vattenkraftens fördelar gentemot andra förnybara energikällor värderas. Vattenkraften kan i jämförelse med exempelvis sol och vindkraft leverera mer av sin energi under tider på dygnet och året då efterfrågan är störst. Kraftverk och andra fysiska ingrepp i Mörrumsån Det finns ett tjugotal mindre vattenkraftverk i den övre delen av Mörrumsån, varav ca häften i Växjö kommun. Därtill finns 7 stycken i den nedre delen av Mörrumsån, d.v.s. på sträckan mellan Åsnen och havet. De 5 största kraftverken i Mörrumsån är Granö, Fridafors Övre och Nedre kraftverk, Hemsjö Övre och Nedre och de är alla belägna i den nedre delen av Mörrumsån. Granö kraftverk producerar ensamt mer el än alla vattenkraftverk i Växjö kommun, se tabell 1 nedan. 8

196 Växjö kommuns vattenkraftverk och dammar Åtgärdsstrategi Anläggningar MWh per år Procent av Sveriges elproduktion Sveriges elproduktion Sveriges vattenkraft Harsprånget, Sveriges största vattenkraftverk ,4 Vattenkraft i Granö (störst i Mörrumsån) ,02 Vattenkraft totalt i Växjö kommun ,007 Vattenkraft i Böksholm, Lidekvarn och Åby*, ,002 VK T o m år 2012 i Hanefors vattenkraftverk, VK 400 0,0003 VEAB, Sandviksverket, VK ,09 Solceller totalt i Växjö kommun 750 0,0005 Förbrukning, som jämförelse: ett hushåll med 10 jordvärme Tabell 1. Befintlig årlig produktion av el i kommunens anläggningar i relation till annan producerad energi (SCB 2014 samt i övrigt främst kommunens egna uppgifter). VK= ägd av Växjö kommun. * = beräknad produktion efter genomförda åtgärder enligt denna strategi. De till ytan och antalet största fysiska ingrepp i vattenmiljöerna i våra trakter utgörs inte av fördämning såsom kvarnar, sågar, vattenkraftverk och liknande utan av sjösänkningar och utdikningar. Effekter på naturmiljön är i vissa avseende mycket likartad: framför allt att vattendragssträckorna har blivit uträtade, ensartade och biologiskt mycket fattigare system. Men det finns naturligtvis också typiska skillnader: I markavvattningskanaler försöker man hålla undan vattnet genom låga vattennivåer i diken och kanaler. Det innebär ofta förhöjda vattenhastigheter och ökad erosion och därmed ofta återkommande underhåll. I uppdämda kanaler och sjöar för kraftproduktion har man ofta genom uppdämningen sänkt vattenhastigheten och förminskat den naturliga erosionen och sedimenttransporten. I diskussioner om biologisk restaurering av vattendragssträckor bör man ha en helhetssyn kring motstående intressen, historisk påverkan, nuvarande status och naturvärden och möjliga/prioriterade naturvärden att utveckla. Allt i beaktande av förhållanden uppströms och nedströms. Avseende målkonflikter mellan energi och lokal naturvård/biologisk mångfald är energiintresset begränsat i de övre delarna av Mörrumsån. Annan fysisk påverkan såsom markavvattningar för ett fungerande jord- och skogsbruk samt nuvarande infrastruktur etc (kanaler, diken, sjösänkningar mm) utgör ofta tyngre motstående intressen gentemot strävan att återskapa naturliga och biologiskt rika miljöer kring vatten. Intäkter från kommunens vattenkraftverk De ekonomiska förutsättningarna för kommersiella aktörer är inte goda avseende små vattenkraftverk. Kommunala energibolag eller andra kommersiella aktörer som sätter affärsintresset främst koncentrerar sitt innehav på anläggningar som är flera gånger större än de som Växjö kommun äger. Anledningen till det är att driftskostnaden per KWh blir flera gånger större i ett litet verk än i ett större eftersom bl. a kostnader för tillsyn, administration, besiktningar, underhåll mm är stora i relation till de små intäkterna. De större energibolagen rationaliserar oftast bort objekt som är flera gånger större än de som Växjö kommun förfogar över. Växjö kommun har haft intäkter på omkring två miljoner kronor om året som bäst (år ) från vattenkraftverken, men de är nu ( ) nere i under 1 miljon kr/år. De flesta 9

197 Växjö kommuns vattenkraftverk och dammar Åtgärdsstrategi förutspår högre energipriser på lång sikt, men att nivåerna fortsätter att ligga lågt de närmaste 5 åren. I framtiden kommer antagligen just vattenkraft få bättre betalt än övrig förnybar energi eftersom vattenkraften levererar bättre än sol och vind sett till efterfrågan. Den differentierade prissättningen gäller till viss del redan. Eftersom Växjö kommun alldeles oavsett vattenkraftverken har så många dammar som kräver skötsel, kunskap, besiktningar, underhåll osv, kan det ändå vara klokt att behålla vattenkraften, eftersom kommunen oavsett produktionen har kostnader för beredskap och liknande med anledning av sjöregleringsansvaret. Det innebär att marginalkostnaden för att dessutom bedriva kraftproduktion blir relativt liten. Vidare bedömer de flesta aktörer i branschen att elpriserna kommer att gå mer stadigt upp omkring Naturvärden i Mörrumsån Mörrumsån i sin helhet är en av de 20-talet åar och älvar i Sverige som är skyddad mot vidare vattenkraftutbyggnad enligt Miljöbalken. Bestämmelsen infördes under 1990-talet i de lagar som föregick Miljöbalken. De uttalade motiven till att skydda Mörrumsån från vidare vattenkraftsutbyggnad är de höga naturvärden som finns i nedre delen av Mörrumsån, i Blekinge. Förbudet innebär att nya vattenkraftverk endast kan tillåtas om miljöpåverkan är ringa, vilket kan vara fallet exempelvis om fallet redan är utbyggt. De höga naturvärden som finns i Mörrumsån i Växjö kommun är i hög grad anknutna till sjöar. Till exempel det rika fågellivet och strandskogarna kring Åsnen som planeras bli nationalpark under Andra exempel är fågellivet kring Lidhemssjön, Salen och Bergundasjöarna. Men stora naturvärden är även knutna till vattendrag. Exempelvis finns utter i några mindre biflöden till Mörrumsån i Växjö kommun, samt kring Helgevärma. Mycket av naturvärden avseende fågellivet har en stark koppling till sjöarnas reglering, näringsstatus, vegetation och fisksammansättning. I naturhänseende är antagligen sjöarnas vattennivåreglering den största frågan för Växjö kommun som dammägare, då vattenhushållningen påverkar t ex häckningsframgång (risk för dränkta bon mm) och till stor del även exempelvis fiskleken och vegetationen i strandzonen, som biologiskt sett är en mycket viktig miljö för många organismgrupper. Vattenhushållningen i varje sjö påverkar naturligtvis även vattenstånd och vattenföring i sjöar och åsträckor nedströms. En del av de föreslagna åtgärderna i denna åtgärdsstrategi tar sikte på en förbättring i dessa avseenden. Det kan ske genom att återskapa en något jämnare vattenavrinning från vissa sjöar, till exempel Torsjön i Ingelstad, som med dagens vattendom har en kraftigt konstgjord stillastående vattenyta vilket innebär mycket kraftiga flödesfluktuationer nedströms. Samma sak kan sägas gälla Bergundasjöarna och Bergunda kanal nedströms, där den onaturliga vattenregimen dessutom förstärks av snabb avrinning från hårdgjorda ytor från Växjö stad. Naturliga betydande vattennivåvariationer i sjöar har en positiv betydelse dels för utjämning av vattenföringen nedströms (minskad risk för översvämning och 0-flöde) dels för den biologiska mångfalden i exempelvis strandskogar intill sjöarna. En långt mer uppmärksammad miljöfråga än vattenhushållningen i sjöarna är i dagsläget den miljöpåverkan som är mer lokalt knuten till dammar och kraftverk i form av framför allt vandringshinder, uppdämning och torrläggning av strömsträckor samt risk för dödlighet för fisk i turbiner. Det är framför allt angeläget att minska denna typ av påverkan för en fiskart som ål och andra strikt vandringsberoende arter såsom öring. På senare år har nationella rekommendationer mer och mer utgått från att det även bör vara en självklarhet att fiskarter 10

198 Växjö kommuns vattenkraftverk och dammar Åtgärdsstrategi som vi tar för helt självklara och ohotade också bör ges stor hänsyn i form av påkostade fiskvägar och andra anpassningar. De föreslagna åtgärderna i denna strategi tar sin utgångspunkt i att förbättra miljöförhållandena dels lokalt kring dammar och kraftverk dels ur ett större vattensystemperspektiv enligt vad som beskrivits ovan. Därutöver ska andra allmänna intressen, såsom översvämningsrisker, vägas in. Översvämningsrisker i Mörrumsån De mest överhängande översvämningsriskerna i övre delarna av Mörrumsån är relaterade till Alvesta tätort. Sjön Salen kan stiga mer än en meter över normalnivå och det kan få stora konsekvenser för industriområden, avloppsreningsverk, stambanan och övrig infrastruktur. Växjö tätort ligger utmed ett litet biflöde (Bergunda kanal) som flyter igenom de s.k. Växjösjöarna. Översvämningsrisker i Växjö tätort är främst en fråga om hur enstaka skyfall kan avrinna direkt genom ledningsnät och över gator med hänsyn till låglänta områden. Fram till ca år 2005 förekom dock återkommande betydande översvämningar som var av typen vattendragsproblem framför allt då Växjösjön steg till höga nivåer. De problemen är i princip borta nu sedan nya bredare överfall anlagts i utloppen av Växjösjöarna och sedan Växjösjön efter 2005 års vattendom fick ett helt nytt utlopp. Betydande bebyggda områden som riskerar att översvämmas finns framför allt i Ingelstad och i viss mån även i Helgevärma. Avseende Ingelstad krävs en ökning av dammens kapacitet att avbörda högra flöden, och en sådan åtgärd ingår i denna åtgärdsstrategi. Beträffande Helgevärma kan delar av stränderna vid Räppe kanal förstärkas temporärt eller permanent för att förhindra att vattnet rinner ner i lågpunkter vilket kan skada flera hus i området. Sådana åtgärder bör kunna hanteras utanför ramen för denna strategi. Enligt det gamla tillståndet (1870) för Räppe kanal ska för övrigt nödavloppet/bräddavloppet från kanalen ledas österut, d.v.s. ned mot ån och inte mot Fornvägen och andra närliggande hus på västra sidan kanalen. I övrigt kan översvämningar ge stora skador på framför allt lantbruket. Inte bara direkta översvämningar utan även mindre dramatiska situationer som högt grundvattenstånd och därmed dålig syresättning av grödans rötter kan stora skördebortfall och kännbara ekonomiska konsekvenser för lantbrukare. Särskild hänsyn bör tas till trakter med stora invallningsföretag. Ett invallningsföretag innebär att markytan under hela eller delar av året ligger lägre än närliggande vattendrag, och oftast krävs pumpning för att leda bort vattnet inom invallningsföretagets nederbördsområde. Höga vattenflöden kan innebära att vallarna brister, och skadorna kan bli svåra att återställa. År 2004 skedde ett genombrott i ett invallningsföretag i Jät, vilket ledde till att mer än 100 ha åkermark har övergetts för all överskådlig framtid. Det är positivt om alla förändringsarbeten avseende vattenhushållning i sjöar innebär ett hänsynstagande till risker för översvämning. Man får dock i varje enskilt fall även väga detta mot risker för torka och vattenbrist i systemet (jfr skälen till att kommunen övertog regleringsrätterna från början). Avseende såväl översvämningsrisker som torka är frågan viktigare för vattensystemet i stort ju större den aktuella sjön är. I arbetet med genomförande av enskilda åtgärder enligt denna åtgärdsstrategi ska hänsyn tas till översvämningsrisker i alla kommande projekt. 11

199 Växjö kommuns vattenkraftverk och dammar Åtgärdsstrategi Åtgärdsstrategi Växjös övergripande mål med dammar och vattenkraftverk Kommunens innehav av fallrätter har kopplingar bland annat till mål och värden som finns beskrivna i detaljplaner, översiktsplaner, kommunens miljöprogram och energiplan. Vattenkraftverken, dammarna, vattenspeglarna och sjöarnas nivåer är av intresse utifrån värden knutna till bland annat kulturarv, förnyelsebar energi, rekreation och biologisk mångfald i och kring sjöar och vattendrag. Det har dock hittills saknats ett förtydligande sammanhållet mål kring förvaltningen av vattenkraftverken och dammarna. Inom ramen för arbetet med åtgärdsstrategin har följande övergripande målformulering vuxit fram: Växjö kommun ska förvalta sina fallrätter så att natur- och kulturmiljöer vårdas och utvecklas samtidigt som förutsättningarna för den småskaliga vattenkraften ska värnas. Alla anläggningar i kommunens ägo ska innan 2027 ha miljödom enligt Miljöbalken eller fiskvandringsväg eller bådadera. Målet enligt formuleringen ovan är väl i samklang med kommunens miljömål och det förslag till energiplan som föreligger i skrivandets stund (februari 2016). Målet är styrande för inriktningen i denna åtgärdsstrategi och den kan även användas för att kommunicera vattenfrågor med berörda parter utanför kommunen, samt i samband med revidering av egna planer och program. Prioriteringar Prioriteringar i denna strategi kommer framför allt att handla om turordningen i arbetet, eftersom samma övergripande målsättning avseende förbättringar ska gälla för alla objekt. Följande har varit styrande för prioriteringen: Anläggningarnas skick och därmed behov av större reparationer eller förändringsarbeten Avsaknad av vattendom Möjligheter att utveckla naturvärden Betydande översvämningsrisker Samordning på så vis att närliggande objekt bör behandlas inom en närliggande tidsperiod. Stora osäkerheter kring investeringens storlek och övriga osäkerheter kring möjligheterna att erhålla ett önskat tillstånd kan minska. Detta gäller framför allt vattenkraftverken Lidekvarn och Böksholm. Förutsättningarna för tillståndsprocessen kan förväntas förbättras (Framför allt av intresse gällande Helgasjön). Det finns flera aktuella lagförslag som skulle underlätta för sökanden väsentligt att gå in med en frivillig ansökan om prövning enligt Miljöbalken. Om kommunen med dagens lagstiftning begär prövning av ex Helgasjöns reglering kan kommunen utöver ersättning till domstol och rättegångskostnader till statliga myndigheter bli skyldiga att ersätta alla 100-tals strandägare för deras eventuella rättegångskostnader. Det finns ingen bortre gräns för vad kommunen kan behöva tåla i det avseendet. Eftersom staten verkar för att få alla vattenanläggningar av betydelse prövade enligt miljöbalken är det troligt att det inom några år kommer att genomföras förändringar som underlättar tillståndsprocessen. 12

200 Växjö kommuns vattenkraftverk och dammar Åtgärdsstrategi Sammanfattning av åtgärder Rent principiellt har utgångspunkten varit att samtliga vattenkraftverk i kommunens ägo på sikt bör ha fiskvandringsväg, fingaller och fungerande nedströmsvandring (kräver ofta separat flyktväg närmare intaget till vattenkraftverket än de befintliga fiskvandringsvägar vi har för närvarande). Övriga dammar, som finns främst för att bibehålla dagens sjönivåer och ge önskade flödesförhållanden nedströms, bör till stor del återställas så att de får ett helt eller delvis naturliknande utlopp. Ett exempel på hur detta kan te sig är Helgasjön: den har förenklat sett tre utlopp varav det östligaste är naturliknande. Det östligaste utloppet saknar regleringsmöjligheter och benämns i äldre domar som Kungsådra (en gren av vattnet som alltid ska flyta fritt; inga vattenverk får uppföras i Kungsådran). Nedan följer en översiktlig beskrivning av föreslagna åtgärder vid respektive anläggning. Ordningen i uppräknade åtgärder följer vattendraget på så vis att det börjar i huvudfåran från Örken till Helgasjön, varefter det större biflödet Aggaån följer, sedan de mindre biflödena Rottneån, Kavleån, Bergunda kanal och Hamborgsån (ett biflöde till Lagan i Lammhultstrakten). Översiktliga kostnader bygger framför allt på översiktliga utredningar gjorda av SWECO och Huskvarna Ekologi De årtal som anges avser när tillståndsprocessen ska påbörjas. Själva tillståndsprocessen tar normalt sett mer än ett år. Ambitionen är att både tillståndsprocesser och ombyggnationer är färdiga år Mörrumsåns huvudfåra från Örken till Helgasjön: Böksholms vattenkraftsstation. Omgrävning av fiskväg och utökad tappning i densamma till ca l/s. Fingaller installeras vid intag till kraftstation (behöver ändå helst bytas inom 10 år). Flyktväg för nedvandrande fisk byggs framför intag. Upprustning regleringsluckor. Total kostnad 3-6 mkr. År Vartorps kvarn. justering av fiskväg, ev utloppströskel till Drevsjön. 0,9 mkr. År Kan ses som en del i reservatsarbetet kring Drevsjön samarbete med Länsstyrelsen. Lidekvarn vattenkraftsstation. Formaliserad minimitappning som lockvatten till fiskvägen och tappning i densamma tillsammans ca l/s. Fingaller installeras vid intag till kraftstation (behöver ändå helst bytas inom 1015 år). Flyktväg för nedvandrande fisk byggs framför intag. Total kostnad 3-4 mkr. År Åby vattenkraftsstation. Kommunen har ansökt om tillstånd till upprustning av stationen inklusive byte av turbiner samt åtgärder liknande de i Lidekvarn och Böksholm och målet ligger i Mark och Miljödomstolen sedan sommaren Medel är redan avsatta i budget. Helgasjöns reglering. Främst juridiska åtgärder. Fastställande av vattenhushållningsbestämmelser enligt miljöbalken och lagligförklaring av befintliga anläggningsdelar. Mindre reparationer och förstärkningar. 0,5-5 mkr Biflödet Aggaån Årydsjöns reglering. Biologisk återställning enligt förslag till beslut TN 2014:09 (se bilaga 2). År Total kostnad 2,7 mkr, troligtvis bidrag >50% Ingelstad Näckrosadammen/Torsjöns reglering. Biologisk återställning enligt förslag till beslut TN 2014:09. Total kostnad 2,7 mkr, troligtvis bidrag >50%. År Hanefors. Biologisk återställning enligt förslag till beslut TN 2014:09. Total kostnad 0,8 mkr, troligtvis bidrag >80%. År

201 Växjö kommuns vattenkraftverk och dammar Åtgärdsstrategi Rottneån Rottnekvarn, Innarens utlopp. Utrivning/återställning till naturliknande utlopp. 0,8 mkr troligtvis bidrag >80% Kavleån Bergsjöns utlopp Total kostnad 0,8 mkr, troligtvis bidrag >80%. År Hjulatorps kvarn (samordnas med Bergsjöns utlopp, ingår i det projektet) år Bergunda kanal N Bergundasjön. Främst en del i restaureringsarbetet för att underlätta reduktionsfiske. Modifiering av utloppströskel till Bergunda kanal för bl. a jämnare flöde nedströms och bättre fiskväg. Total kostnad 0,8 mkr, Hamborgsån (Lagan) Långens utlopp. Utrivning/biologisk återställning i samarbete med markägare. Total kostnad 0,8 mkr, troligtvis bidrag >80%. År Summa vattenkraftverk exkl Åby: 6-10 mkr. Summa sjöregleringar: 10,5 mkr om man räknar med mindre summan avseende Helgasjön. Bidragsmöjligheter tillkommer, samt risk för fördyringar. Tidplan Växjö kommun ska under de närmaste 10 åren ( ) ansöka om tillstånd till miljöanpassning av minst en ny damm/kraftverk årligen. Under 2020 ska en halvtidsutvärdering göras avseende fortsatt arbete med tillståndsfrågor och fysiska ombyggnader. Ambitionen är att både tillstånd och faktiska åtgärder är avklarade Turordningen i arbetet är en underordnad fråga. Turordningen kommer bland annat styras av bidragsmöjligheter, samarbetsmöjligheter med enskilda och berörda mm. I första hand kommer dock arbetet att prioriteras till där det finns stora miljönyttor/riskelimineringsmöjligheter avseende översvämningar. Det innebär att Åryd och Ingelstads dammar står högt upp på agendan, likaså Hanefors. De kostnadsmässigt och omfångsmässigt mest svårbedömda projekten - frivillig omprövning av tillstånd enligt Miljöbalken för Lidekvarns och Böksholms vattenkraftverk - har tidsmässigt lagts till den senare halvan av åtgärdsstrategin av följande skäl: Det är klokt för kommunen att invänta resultatet av prövningen av Åby kraftverk. Det finns andra objekt där det är mer angeläget att komma igång inom kort med tillståndsprocess på grund av dålig funktionalitet, översvämningsrisker, avsaknad av dom och tydliga villkor. Det är lättare för kommunen att komma igång och arbeta med och besluta om inriktning på åtgärdsstrategin om de mest osäkra objekten ligger efter den halvtidsutvärdering som ska göras I och med beslut om denna åtgärdsstrategi är inriktningen att arbeta utifrån de tider och mål som angetts ovan under rubriken: Sammanfattning av åtgärder Om denna 14

202 Växjö kommuns vattenkraftverk och dammar Åtgärdsstrategi åtgärdsstrategi ligger till grund för överenskommelse med Länsstyrelsen avseende ambitionsnivå i det miljöförbättrande arbetet, så ska eventuella avsteg från tidsplanen kommuniceras med såväl Länsstyrelsen som tekniska nämnden. Avsteg/omprioriteringar kan motiveras av exempelvis möjligheter att delta i projektbaserat och externfinansierat arbete. Kostnader Översiktligt bedömda kostnader har presenterats ovan per objekt. Här kan utöver de enskilda bedömningarna följande framhållas: En anpassning av sjöregleringsanordningar där vi inte har vattenkraftverk kan antas kosta omkring 10 mkr. En miljöanpassning av vattenkraftstationerna i Lidekvarn, Åby och Böksholm beräknas kosta omkring mkr, inkluderat investeringar för att säkra produktionen och rusta upp vattenregleringsanordningar. Det är en hög kostnad, räknat som kr/årskilowatttimme i jämförelse med pris för småskaliga vattenkraftsanläggningar på marknaden. Och det är en stor osäkerhetsfaktor. Som alternativ till att kommunen miljöanpassar just vattenkraftstationerna kan man därför överväga försäljning. Detta är inget kommunen behöver besluta om i brådrasket eller ta ställning till inför denna strategi. Enligt denna strategi ska vi under fokusera på andra anläggningar (renodlade sjöregleringsanordningar). Vattenkraftverken har en stor osäkerhetsfaktor avseende kostnader eftersom erfarenheter från prövningar är att Havs och vattenmyndigheten, Kammarkollegiet och Länsstyrelserna agerar starkt för att tillstånd till små vattenkraftverk inte ska ges, alternativt att de ska förenas med mycket stränga villkor (höga flöden i fiskvägar mm jämfört med idag). 0-alternativet, det vill säga att arbeta utan en åtgärdsstrategi, kan visa sig vara mer kostsamt för kommunen än att arbeta proaktivt med tillståndsfrågor och miljöanpassning. Åtgärdsstrategin bedöms kunna ligga till grund för en överenskommelse med tillsynsmyndigheten avseende takt och ambition i miljöarbetet, vilket optimerar det administrativa arbetet och är till fördel för alla parter som värnar om vattnet. Det är dock uppenbart att såväl 0-alternativ som åtgärdsstrategi förutsätter att riktade medel avsätts för kommande investeringar. Förväntade effekter Ett genomförande av förslaget bedöms leda till stora miljönyttor, bättre förutsättningar för långsiktigt bevarande av vattenkraftverken, minskade risker för översvämningsskador och mindre risk att kommunen under svåra driftsförhållanden orsakar skada på egendom eller miljö genom sitt handhavande. Satsningen bör därför ses som en viktig del i att förverkliga arbetet med Europas grönaste stad. Sammantaget kommer denna strategi vara en av de kraftfullaste satsningarna i landet av detta slag. Man ska dock ha klart för sig att det är begränsade möjligheter avseende biologisk respons bland annat eftersom de delar av Mörrumsån vi har inom kommunen inte kan antas vara av praktiskt betydelse för havsvandrande fiskarter, undantaget ål. Vidare är landskapet sedan länge så påverkat av kanalisering, sjösänkningar mm så att även om vi genomför denna åtgärdsstrategi så är dessa delar av Mörrumsån fortfarande starkt påverkade av människan. Det kommer antagligen inte etableras nya öringstammar som tål ett omfattande fiske eller liknande påverkanstryck. Strategin bör ses som en konsekvensbaserad långt driven miljöhänsyn och riskeliminering som kommer att ge positiva effekter för naturvården. 15

203 Växjö kommuns vattenkraftverk och dammar Åtgärdsstrategi Lokalt kan betydande förändringar ske, framför allt i samband med genomförande av åtgärderna vid Ingelstad och Hanefors. Där tillkommer betydande nya områden av strömsträckor vilket är av betydelse för Aggaån som helhet, framför allt för sällsynta och krävande arter som är beroende av strömsträckor, ex öring och strömstare och en lång rad andra för allmänheten mindre kända arter. Se vidare om beskrivna nyttor avseende åtgärderna i Aggaån i bilaga 2. Denna åtgärdsstrategi är kommunicerad under hand med Länsstyrelsen i Kronobergs län. Ett beslut om bifall till denna åtgärdsstrategi förväntas leda till en överenskommelse med Länsstyrelsen, som är tillsynsmyndighet över vattenanläggningar, om att inte initiera tillsyn på de anläggningar som omfattas av denna strategi. Moderniseringsarbetet kan därför ske på ett mycket förutsägbart och planerat sätt. Även om varken åtgärdsstrategin eller kommande överenskommelse med Länsstyrelsen juridiskt sett är bindande, så är det en stor fördel för kommunen att skapa största möjliga förutsägbarhet i arbetet med omprövningar och moderniseringar. Om 0-alternativet Konsekvenserna av 0-alternativet, d.v.s. att inte genomföra denna åtgärdsstrategi, är mycket svåra att förutsäga, vilket i sig är ett skäl att inte välja 0-alternativet. Man kan dock förutse att kommunens anläggningar kommer att bli föremål för tillsyn, vilket i många fall kommer att ge kommunen svår beslutsvånda eftersom man under stark tidspress står emellan valet att klara uppgifter inom ramen för befintlig budget eller att lösa de problem som finns kring varje anläggning på bästa sätt. Flera av våra befintliga anläggningar har maskinell utrustning (reglerluckor med värme, hydraulik och liknande) vilket ger dyra underhållskostnader och tätare investeringsintervall jämfört med de mer naturlika lösningar som föreslås i denna strategi. Större investeringar föreslås i denna strategi, men avskrivningstiderna blir längre och övriga driftskostnader väsentligt lägre jämfört med bibehållande av nuvarande anläggningar. 0-alternativet innebär stor risk för skada på allmänna och enskilda intressen i jämförelse med åtgärdsalternativet. För många av åtgärderna är det troligt att kommunen kommer att kunna finansiera åtgärderna till stor del med externa bidrag från EU-LIFE, nationella fiskevårdsbidrag eller motsvarande. En förutsättning för bidrag är oftast att de bara kan ges till åtgärder som inte någon är skyldig att utföra enligt lagstiftning. Om kommunen inväntar tillsynsförelägganden så innebär det således att kommunen inte bara är passiv och får dåligt rykte utan även att chanserna till bidrag går förlorade. Sammantaget finns det inga bra skäl att hålla fast vid 0-alternativet. Ekonomiskt är det bara ett önsketänkande att hålla utgifterna på nuvarande nivå även med 0-alternivet som utgångspunkt. Organisation I dagsläget är organisationen sådan att tekniska chefen har det högsta ansvaret (dammsäkerhetsansvarig). Sjömiljöansvarig har det övergripande ansvaret och hanterar frågor av större betydelse. Driften köps in och utförs av VA-avdelningens vattengrupp som består av 6 personer. Dessa 6 personer har alla kunskap om vattenkraftverken och sjöregleringsanordningar även utanför de som är i kommunens egen ägo, då man av praktiska skäl ofta måste samarbeta med anläggningsägare nedströms. Inom ramen för uppdrag från kommunstyrelsen 16

204 Växjö kommuns vattenkraftverk och dammar Åtgärdsstrategi år 2015 har tekniska förvaltningen utrett ägandefrågan till kraftverken med särskild belysning på frågan om det vore lämpligt att VEAB övertar vattenkraftverken. Slutsatsen från anlitad konsult (SWECO) samt tekniska förvaltningen och VEAB är att så inte är fallet. Skälen till detta är huvudsakligen följande: Sjöregleringsfrågan bör vara i huvudsakligt fokus. Den nuvarande organisationens kompetens. Dubbla organisationer med krav på jour, kompetens mm vid en försäljning. Stora samordningsvinster med sjöreglering/vattenkraftverk i samma organisation. Ingen förväntad nettolönsamhet om man ser till sjöregleringsverksamheten och vattenkraftsproduktionen tillsammans. Avseende lönsamhetsaspekten kan tilläggas att även om det tiotalet dammar utan produktionsmöjligheter exkluderas, så är intäktsmöjligheterna alltför begränsade i förhållande till utgifterna för att råda ett energibolag att gå in som ägare. Med beaktande av att det tillkommer fördyrande omständigheter i form av sjöregleringsanordningar utan produktionsmöjligheter är det rimligt att naturvårdshänsyn och liknande har företräde framför det affärsmässiga intresset. Beträffande resurser för drift så passar nuvarande organisation mycket bra, då VA-avdelningens vattengrupp, som har skött driften sedan 2013, har bra rutiner för jour, beredskap, larm mm. Även kostnadsmässigt är det en fördel att använda en befintlig driftsstyrka som redan har jouransvar och ofta har ärenden på orter i närheten av vattenkraftverken. Befintlig personal har utbildning och mycket erfarenhet i frågor om driftsfrågor, dammsäkerhet mm, och vidareutbildning sker vid behov. Organisationen kring föreliggande åtgärdsstrategi innebär att det blir tekniska förvaltningen som driver och genomför de miljöförbättrande projekten i egenskap ansvarig förvaltare av sjöregleringsanordningarna. Om möjligheterna att avyttra objekt: Kommunens strategi för dammar och vattenkraftverk i kommunens ägo finns för att tillvarata kommunens mål, i första hand miljömål, samt för att försäkra kommunen och dess invånare om att skapa en god miljö i anslutning till sjöar och vattendrag. Det finns inget som säger att kommunen måste äga dammar eller kraftverk för att detta ska kunna tillgodoses. De flesta större dammar ägs av större energibolag och mindre anläggningar (gamla kvarnar, mindre vattenkraftanläggningar och dylikt) av enskilda firmor eller privatpersoner. Att äga en vattenregleringsanläggning utan produktionsmöjligheter innebär främst ett mycket långtgående ansvar, och en risk för att dra på sig mycket stora kostnader. Ett tydligt exempel är Helgasjöns reglering: Det är otänkbart att någon skulle kunna få tillstånd för vattenkraftsutbyggnad, men som ägare av regleringen gäller strikt ansvar i händelse av dammhaveri, verksamhetsutövaransvar enligt miljöbalken och en risk att drabbas av exempelvis krav på tillstånd för pågående vattenreglering. Bara en tillståndsprocess för Helgasjöns reglering kan kosta åtskilliga miljoner med nuvarande lagstiftning. Allt detta innebär att som ägare kan det ur strikt egenintresse vara klokt att försöka dra sig ur ansvaret, vilket i sin tur kan leda till att anläggningar missköts och det uppstår stora miljörisker med herrelösa dammar. Sådana problem förekommer på många håll, och fenomenet kan antas bli vanligare i takt med att kostsamma krav ställs allt oftare på ägarna. 17

205 Växjö kommuns vattenkraftverk och dammar Åtgärdsstrategi Kommunen bör därför vara mycket restriktiv till att sälja objekt som är av stor betydelse för allmänintresset. Kommunen och alla andra ägare av vattenanläggningar som är av betydelse för verksamheter nedströms måste, enligt gällande lag, vara beredda på att i stället för utrivning överlåta en vattenanläggning till den som eventuellt är beroende av att anläggningen finns kvar. Detta kan vara aktuellt i fallet Bergsjön, där jordbruksmarken nedströms kan bli mer svårbrukad om möjligheterna till vattenreglering försvinner. Lösningen i detta fall kan vara att kommunen överlåter anläggningen till det stora sjösänkningsföretag som finns nedströms, och medverkar till att fungerande fiskväg kommer till stånd. Bergsjön är för övrigt ett av de objekt som i tidplanen ligger efter halvtidsutvärderingen 2020, vilket gör att det finns gott om tid att diskutera dessa frågor innan ett skarpt beslut ska tas om den anläggningen. Om något objekt säljs så kvarstår målsättningen att initiera en ansökan om året till Mark- och Miljödomstolen avseende miljöanpassning. Kommunfullmäktige beslutar om eventuella försäljningar av fastigheter i varje enskilt fall. Maria Sundell Isling Teknisk chef Andreas Hedrén Sjömiljöansvarig 18

206 Översikt över tillstånd och fiskvägar Växjö kommuns dammar och kraftverk sjö damm tillstånd fiskväg MB idag Örken Böksholm Drevsjön Vartorp Sörabysjön Barsbro Öjaren Lidekvarn Skavenäsasjön m fl Åby hävd 2000 Helgasjön Helgevärma (delvis 1985) KUNGSÅDRA Bergsjön Bergsjön 1930 x - Hjulatorp 1930 x Innaren Rottnekvarn hävd x Årydsjön Åryd hävd x Torsjön Ingelstad 1980 x KV-damm Hanefors 1918 x Trummen Trummen JA Växjösjön Växjösjön JA S Bergundasjön N Bergundasjön JA N Bergundasjön N Bergundasjön JA VÄXJÖ: Andel MB idag: 0,24 Andel MB eller fiskväg 2000 tal eller kungsådra idag 0,59 Andel MB eller fiskväg 2000 tal eller kungsådra % Sverige: Andel MB idag: 0,03 Andel MB eller fiskväg 2000 tal eller kungsådra idag 0,10? Andel MB eller fiskväg 2000 tal eller kungsådra %? Siffror för Sverige som helhet från SOU 2013:69 MB = Miljöbalken

207 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Dnr Nybyggnad av förskola i kvarteret Saga 1 (f.d. Växjö 10:2) Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige godkänner utbildningsnämndens begäran att tillsammans med Växjö Fastighetsförvaltning AB och lokalförsörjningsgruppen genomföra byggnation av ny förskola i kvarteret Saga 1 för en investeringsutgift på 65,9 Mkr avseende en byggnation med trästomme enligt kommunens träbyggnadsstrategi och med en hyra på ca 5,5 mkr/år. Bakgrund Utbildningsnämnden beslutade 86/2016 att ge förvaltningen i uppdrag att tillsammans med Vöfab och Lokalförsörjningsgruppen genomföra byggnation gällande nybyggnad av förskola i kvarteret Saga 1 för en investeringsutgift på 65,9 Mkr avseende en byggnation med trästomme enligt kommunens träbyggnadsstrategi och med en hyra på ca 5,5 Mkr/år eller 64,4 Mkr avseende en byggnation med stomme av stål/betong/trä och med en hyra på ca 5,3 Mkr/år och att ge förvaltningen i uppdrag att genomföra upphandling av lös inredning för ett kalkylerat belopp av 1,8 mkr. Under hösten 2016 kommer måltidsenheten att överta lokalansvaret för köken men fram tills dess är utbildningsnämnden beställare av byggnationer. Investeringsutgift för köket ingår i ovan nämnda belopp med 3 Mkr och hyra med 0,9 Mkr/år. Ärendet överlämnas till kommunfullmäktige för godkännande. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 12 maj 2016 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår bland annat att förskolan planeras för barn med en bruksarea för lokaler på drygt m2 inklusive tillagningskök samt en area för utemiljö på ca 4000 m2. För att kunna tillskapa mindre småbarnsavdelningar organiseras verksamheten så att 3 avdelningar för barn 1-3 år blir 2 avdelningar för barn 4-5 år. 1 (2)

208 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Det lägsta anbudet för trästomme enligt kommunens träbyggnadsstrategi ger en investeringsutgift på totalt 65,9 Mkr inklusive tomt. Det lägsta anbudet för stomme av stål/betong/trä ger en investeringsutgift på 64,4 Mkr inklusive tomt. Förskolan beräknas vara klar till vårterminen Växjö Kommunföretag AB har i 86/2016 beslutat följande: 1. Godkänna Vöfabs investering på nybyggnation av förskola i kvarteret Saga 1 av en kostnad på 65,9 Mkr, och i enlighet med det krav som uppfyller Växjö Kommuns träbyggnadsstrategi. 2. Översända ärendet för beslut till kommunstyrelsen. Växjö Kommunföretag AB har i en skrivelse den 24 maj 2016 lämnat en komplettering där den aktuella byggnationen jämförs med byggnationen av Vikaholms förskola. Arbetsutskottet har i 308/2016 föreslagit kommunstyrelsen att i sin tur föreslå kommunfullmäktige beslut att godkänna utbildningsnämndens begäran att tillsammans med Växjö Fastighetsförvaltning AB och lokalförsörjningsgruppen genomföra byggnation av ny förskola i kvarteret Saga 1 för en investeringsutgift på 65,9 Mkr avseende en byggnation med trästomme enligt kommunens träbyggnadsstrategi och med en hyra på ca 5,5 mkr/år. Yrkanden Gunnar Storbjörk (S) med instämmande av Anna Tenje (M): Bifall till arbetsutskottets förslag. Beslutsordning Ordförande Per Schöldberg (C) frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att kommunstyrelsen beslutar enligt arbetsutskottets förslag. 2 (2)

209 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Nybyggnad av förskola i kvarteret Saga 1 (f.d. Växjö 10:2) Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige godkänner utbildningsnämndens begäran att tillsammans med Växjö Fastighetsförvaltning AB och lokalförsörjningsgruppen genomföra byggnation av ny förskola i kvarteret Saga 1 för en investeringsutgift på 65,9 Mkr avseende en byggnation med trästomme enligt kommunens träbyggnadsstrategi och med en hyra på ca 5,5 mkr/år. Bakgrund Utbildningsnämnden beslutade 86/2016 att ge förvaltningen i uppdrag att tillsammans med Vöfab och Lokalförsörjningsgruppen genomföra byggnation gällande nybyggnad av förskola i kvarteret Saga 1 för en investeringsutgift på 65,9 Mkr avseende en byggnation med trästomme enligt kommunens träbyggnadsstrategi och med en hyra på ca 5,5 Mkr/år eller 64,4 Mkr avseende en byggnation med stomme av stål/betong/trä och med en hyra på ca 5,3 Mkr/år och att ge förvaltningen i uppdrag att genomföra upphandling av lös inredning för ett kalkylerat belopp av 1,8 mkr. Under hösten 2016 kommer måltidsenheten att överta lokalansvaret för köken men fram tills dess är utbildningsnämnden beställare av byggnationer. Investeringsutgift för köket ingår i ovan nämnda belopp med 3 Mkr och hyra med 0,9 Mkr/år. Ärendet överlämnas till kommunfullmäktige för godkännande. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 12 maj 2016 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår bland annat att förskolan planeras för barn med en bruksarea för lokaler på drygt m2 inklusive tillagningskök samt en area för utemiljö på ca 4000 m2. För att kunna tillskapa mindre småbarnsavdelningar organiseras verksamheten så att 3 avdelningar för barn 1-3 år blir 2 avdelningar för barn 4-5 år. Det lägsta anbudet för trästomme enligt kommunens träbyggnadsstrategi ger 1 (2)

210 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott en investeringsutgift på totalt 65,9 Mkr inklusive tomt. Det lägsta anbudet för stomme av stål/betong/trä ger en investeringsutgift på 64,4 Mkr inklusive tomt. Förskolan beräknas vara klar till vårterminen (2)

211 ÄRENDE Dnr KS Kommunfullmäktige Ordförandes förslag till beslut - Nybyggnad av förskola i kvarteret Saga 1, Växjö Förslag till beslut Kommunfullmäktige godkänner utbildningsnämndens begäran att tillsammans med Växjö Fastighetsförvaltning AB och lokalförsörjningsgruppen genomföra byggnation av ny förskola i kvarteret Saga 1 för en investeringsutgift på 65,9 Mkr avseende en byggnation med trästomme enligt kommunens träbyggnadsstrategi och med en hyra på ca 5,5 mkr/år. Bakgrund Utbildningsnämnden beslutade 86/2016 att ge förvaltningen i uppdrag att tillsammans med Vöfab och Lokalförsörjningsgruppen genomföra byggnation gällande nybyggnad av förskola i kvarteret Saga 1 för en investeringsutgift på 65,9 Mkr avseende en byggnation med trästomme enligt kommunens träbyggnadsstrategi och med en hyra på ca 5,5 Mkr/år eller 64,4 Mkr avseende en byggnation med stomme av stål/betong/trä och med en hyra på ca 5,3 Mkr/år och att ge förvaltningen i uppdrag att genomföra upphandling av lös inredning för ett kalkylerat belopp av 1,8 mkr. Under hösten 2016 kommer måltidsenheten att överta lokalansvaret för köken men fram tills dess är utbildningsnämnden beställare av byggnationer. Investeringsutgift för köket ingår i ovan nämnda belopp med 3 Mkr och hyra med 0,9 Mkr/år. Ärendet överlämnas till kommunfullmäktige för godkännande. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 12 maj 2016 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår bland annat att förskolan planeras för barn med en bruksarea för lokaler på drygt m2 inklusive tillagningskök samt en area för utemiljö på ca 4000 m2. För att kunna tillskapa mindre småbarnsavdelningar organiseras verksamheten så att 3 avdelningar för barn 1-3 år blir 2 avdelningar för barn 4-5 år. Kommunledningsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg

212 ÄRENDE Dnr KS Det lägsta anbudet för trästomme enligt kommunens träbyggnadsstrategi ger en investeringsutgift på totalt 65,9 Mkr inklusive tomt. Det lägsta anbudet för stomme av stål/betong/trä ger en investeringsutgift på 64,4 Mkr inklusive tomt. Förskolan beräknas vara klar till vårterminen (2)

213 ÄRENDE Dnr VKAB Sara Ullman kommunchefssekreterare Tel Styrelsen Växjö Kommunföretag AB Jämförelse Vikaholms förskola och Saga förskola - Komplettering avseende ärendet Nybyggnation av förskola i kvarteret Saga 1, Växjö Söder Bakgrund I samband med att Nybyggnation av förskola i kvarteret Saga 1, Växjö Söder var uppe som beslutsärende hos Växjö Kommunföretag AB den 19 maj 2016, 86/2016, efterfrågandes en jämförelse med nybyggnationen av Vikaholms förskola. Planeringskontoret har därför lämnat en jämförande redogörelse mellan Vikaholms förskola och Saga 1. Ärendet Vikaholms förskola - Beslutad investeringsutgift på 42,6 Mkr inklusive tomt. - Tomtkostnad 6,2 Mkr. - BTA = 1775 och BRA= 1675 m2. - Byggkostnad BTA = 36,4 / 1775 kr = kr/m2 (kostnadsläge maj 2013) -Area/barn = 1675/160 = 10,5 m2/barn Saga förskola - Investeringsutgift för trästomme på 65,9 Mkr inklusive tomt, och på 64,4 Mkr med stomme av stål/betong/trä - Tomtkostnad 6 Mkr. - BTA = 2375 m2 och BRA 2192 m2 inklusive tillagningskök på 252 m2. - Trästomme: Byggkostnad BTA = 59,9 / 2375 = kr/m2 (kostnadsläge april 2016) -Stål/betong/trästomme: Byggkostnad BTA = 58,4 / 2375 = kr/m2 (kostnadsläge maj 2016) -Area/barn exklusive tillagningskök och exklusive administrationslokaler på 100 m2 = ( )= 1840 m2/160 barn = 11,5 m2/barn. Växjö Kommunföretag AB 1 (2)

214 ÄRENDE Dnr VKAB Kommentar: Sagatomtens utformning kräver att byggnaden byggs i vinkel, vilket innebär några extra kvadratmeter samt att en förbättring gjorts beträffande trapporna upp till avdelningarna på andra våningen. Verksamheten har inte varit nöjda med trapporna på Vikaholm där stighöjden är för stor, trappan är för smal och saknar vilplan. Verksamheten har sagt att man har användning av de administrativa ytorna på 100 kvadratmeter. Dessa 100 kvadratmeter tillskapades utifrån att byggnaden annars inte nått upp till kommunens energikrav på nybyggnationer. På Vikaholm lagar köket 200 portioner till den egna förskolan (finns med i area/barn). På Saga lagar köket 300 portioner med vagnhall för distribution (finns inte med i area/barn). Jämförelse andra förskolor Area/barn Bredvik skola/förskola: 12,1 m2/barn inklusive idrottshall Area/barn Kometens förskola 8,9 m2/barn Kommentar: I sammanhanget finns ett beslut om mindre barngrupper. Växjö kommun bygger numera 3 avdelningar 1-3 år ( ), som delas till 2 avdelningar för 4-5 åringar (22+23). Detta ökar m2/barn på byggnaden. Växjö Kommunföretag AB 2 (2) 2 (2)

215 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Styrelsen för Växjö Kommunföretag AB Organisationsnummer: Dnr Investeringsbeslut avseende nybyggnation av förskola i kvarteret Saga 1, Växjö Söder Styrelsens beslut Styrelsen för Växjö Kommunföretag AB beslutar att: 1. Godkänna Vöfabs investering på nybyggnation av förskola i kvarteret Saga 1 av en kostnad på 65,9 Mkr, och i enlighet med det krav som uppfyller Växjö Kommuns träbyggnadsstrategi. 2. Översända ärendet för beslut till kommunstyrelsen. Bakgrund Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 47/2016 att godkänna utbildningsnämndens begäran om att få ge förvaltningen i uppdrag att tillsammans med VöFAB och lokalförsörjningsgruppen genomföra anbudsförfrågan för totalentreprenad gällande nybyggnad av förskola i kvarteret Saga 1 samt att återkomma inför beslut om byggnation med investeringsutgift och hyra, baserad på anbud, samt uppdelad på verksamhetslokaler och kökslokaler på respektive utbildningsnämnden och måltidsenheten. Utbildningsnämnden beslutade 192/2015 att ge förvaltningen i uppdrag att tillsammans med VöFAB och lokalförsörjningsgruppen genomföra anbudsförfrågan för totalentreprenad gällande nybyggnad av förskola i kvarteret saga 1 samt att återkomma inför beslut om byggnation med investeringsutgift och hyra, baserad på anbud. Ärendet överlämnas till kommunstyrelsens arbetsutskott för godkännande. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 503/2015 att godkänna utbildningsnämndens begäran om att få ge förvaltningschefen i uppdrag att tillsammans med lokalförsörjningsgruppen genomföra fortsatt projektering beträffande nybyggnad av förskola för cirka 150 barn på fastigheten Saga 1 (f d Växjö 10:2) samt att återkomma med förslag till beslut inför anbudsförfrågan. Utbildningsnämnden beslutade 101/ (4)

216 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Styrelsen för Växjö Kommunföretag AB Organisationsnummer: att ge förvaltningen i uppdrag att tillsammans med lokalförsörjningsgruppen genomföra fortsatt projektering beträffande nybyggnad av förskola med åtta avdelningar på fastigheten Växjö 10:2 samt att återkomma med förslag till beslut inför anbudsförfrågan. 2. att ge förvaltningschefen i uppdrag att gå ut med en förfrågan om att bedriva förskoleverksamhet i fastigheten Växjö 10:2 i enskild regi. Kommunstyrelsen beslutade 41/ att sälja mark inom Bäckaslöv etapp 1 (Skärvet 6 m fl) till 1800 kr/m2 BTA. 2. att godkänna att VöFAB förvärvar del av Växjö 10:2 för barnomsorgsändamål i kombination med olika typer av särskilda boendeformer. Skol- och barnomsorgsnämnden beslutade 126/2014 att som inriktningsbeslut ge förvaltningen i uppdrag att planera för förskola på fastigheten Skärvet. Uppdraget innebär att undersöka möjligheten att tomten läggs ut till försäljning och att ge en privat entreprenör möjlighet att starta verksamhet. Utbildningsnämnden har möjlighet att i samarbete med VÖFAB skapa en ny förskolenhet i Växjös centrala stadsdelar på ny tomt i kvarteret Saga 1 (tidigare Växjö 10:2) Denna tomt är en första del av den nya stadsdelen på Bäckaslövsområdet, även i vissa sammanhang kallat Regementsstaden. Förvaltningen har i planärendet gällande området beskrivit behov av mark för såväl förskola som skola. Tomten Saga 1 är på ca m2 och den planerade förskolan tar inte hela tomten i anspråk utan möjliggör byggnation av även andra kommunala ändamålslokaler såsom boende med särskild service eller liknande. På området är det möjligt att bygga en förskola med 10 avdelningar byggd i två plan med eget produktionskök. Tomten ligger i anslutning till relativt kraftigt trafikerade vägar vilket gör att förskolan behöver utformas så att barnens utemiljö kommer så långt som möjligt från störande trafik. Tomten ger även möjlighet att koppla förskolans utemiljö till naturmark för att på detta vis enkelt kunna göra utflykter i omgivningen. Det är lätt att angöra förskolan antingen med lokalbuss (linje 9) eller via cykelvägar och gatunät. Tomtens utformning och angöring mot lokalgatan gör att det är lämpligt att parkering och trafiklösning samplaneras för de olika framtida verksamheterna på området. Köket planeras som ett tillagningskök för ca 300 portioner, detta inkluderar kapacitet för leverans till andra enheter. Behov av matleveranser till flera mindre förskolor i närområdet finns, då dessa har svårt att uppfylla 2 (4)

217 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Styrelsen för Växjö Kommunföretag AB Organisationsnummer: myndighetskraven gällande sina egna små kök. Matsalen med platser gör att barnen kommer kunna äta i två matlag, men det kommer även finnas möjlighet att äta i en mindre del för de barn som behöver lugnare miljö. Matsalen planeras även att kunna användas som samlingssal med plats för mindre framträdanden och evenemang kopplat till enheten. Från och med hösten 2016 kommer måltidsenheten att ansvara för köken och beslut angående köksprojekt fattas då av KSOP. Förskolan planeras att utformas för ca 160 förskoleplatser med en bruksarea BRA om 2192 m2 där köket ingår med 252 m2 BRA. Utemiljön har en friyta på ca 4800 m2. (BTA = 2375 m2) Inomhusytan är vid fullt utnyttjande av enhetens platser ca 13,7 m2/ barn. Utifrån byggnadens utformning efter krav i Miljöbyggnad Silver har kontorsytor tillskapats på plan 2 som kan användas för verksamhet som inte direkt är kopplade till förskolan, i så fall kommer area/barn att minska. I projektet finns även en organisatorisk förberedelse för att kunna skapa ytterligare en förskolegrupp då efterfrågan av platser kan vara stor vid vissa tider på året. Denna grupp kan då tillfälligtvis skapas och använda delar av gemensamma inomhusmiljöer och framförallt utemiljön. Friytan utomhus fördelat per plats ger ca 30 m2/plats och är i enlighet med rekommendationer för utemiljöer. Förskolan uppfyller målen i kommunens energiplan. Byggnaden har projekteras för möjligheten att klassas som Miljöbyggnad SILVER, vilket i princip motsvarar kravnivån för projektering enligt nuvarande byggregler och gällande energiplan. Kommunens krav och policy beträffande bland annat tillgänglighet, lås och larm kommer att ingå i byggnationen medan byggnation enligt kommunens träbyggnadsstrategi kommer att vara tillval. Förskolan beräknas stå klar till vårterminen Många projekt är på gång i Växjö just nu och två anbud har kommit in. Det lägsta anbudet ger en investeringsutgift på totalt 65,9 Mkr inklusive tomt, för trästomme enligt kommunens träbyggnadsstrategi och på 64,4 Mkr inklusive tomt, med stomme av stål/betong/ trä. Nämnas kan att till-kommande kostnader på 0,8 mkr tillkommit, dels 500 tkr för pumpgrop, fördröjningsmagasin och ledningar på grund av att dagvattenanslutningen är högre än projekterat och dels 300 tkr för höjning av byggnad och mark på grund av att spillvattenledningen är högre än projekterat. Kalkylen för hela byggnationen angav en total investeringsutgift på 58 mkr där byggnaden kostade 52 mkr och tomten 6 mkr (70 % av total tomtkostnad som är 8,5 mkr). Tomtkostnad och anläggning av vägar och parkering på området är fördelat utifrån möjliga framtida byggnationer. Tomtens storlek ger möjlighet att 3 (4)

218 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Styrelsen för Växjö Kommunföretag AB Organisationsnummer: bygga boende med särskild service antingen för omsorgsnämndens eller för nämnden för arbete och välfärds behov. Bostäder på tomten skulle medverka till rörelse och verksamhet hela dygnet, vilket skulle vara gynnsamt för området. Beslutsunderlag Christer Carlsson och Ingvar Eek, Vöfab, redogör för ärendet. Missiv för byggnationen har skickats ut till styrelsen inför sammanträdet. Beslutet skickas till För åtgärd Kommunstyrelsen För kännedom Vöfab 4 (4)

219 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Utbildningsnämnden Dnr Byggnationsärende: Saga 1 Utbildningsnämndens beslut Nämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att tillsammans med VöFAB och Lokalförsörjningsgruppen genomföra byggnation gällande nybyggnad av förskola i kvarteret Saga 1 för en investeringsutgift på antingen 65,9 Mkr avseende en byggnation med trästomme enligt kommunens träbyggnadsstrategi och med en hyra på ca 5,5 Mkr/år eller 64,4 Mkr avseende en byggnation med stomme av stål/betong/trä och med en hyra på ca 5,3 Mkr/år. att ge förvaltningen i uppdrag att genomföra upphandling av lös inredning för ett kalkylerat belopp av 1,8 mkr. Under hösten 2016 kommer måltidsenheten att överta lokalansvaret för köken men fram tills dess är utbildningsnämnden beställare av byggnationer. Investeringsutgift för köket ingår i ovan nämnda belopp med 3 Mkr och hyra med 0,9 Mkr/år Ärendet överlämnas till kommunfullmäktige för godkännande. Sammanfattning Ny förskola på kvarteret Saga 1 utförs med tio avdelningar och för ca 160 barn. I förfrågningsunderlaget för byggnationen skapas möjlighet att bygga med trästomme. Hänsyn till detta har inte tagits i kalkylskedet. Byggnaden är planerad att utföras i två våningar där kommunens energiplan varit kravställande för energiåtgång och miljöhänsyn. Köket utförs som tillagningskök med renseri som bland annat ger möjlighet att hantera otvättad råvara. Lokalerna för köket övertas av måltidsenheten hösten 2016 Byggstart planeras aug 2016 och färdigställande till vårterminen Ordförandens signatur Justerarens signatur Utdragsbestyrkande Sida 39/50

220 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Utbildningsnämnden Bakgrund beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 47/2016 att godkänna utbildningsnämndens begäran om att få ge förvaltningen i uppdrag att tillsammans med VöFAB och lokalförsörjningsgruppen genomföra anbudsförfrågan för totalentreprenad gällande nybyggnad av förskola i kvarteret Saga 1 samt att återkomma inför beslut om byggnation med investeringsutgift och hyra, baserad på anbud, samt uppdelad på verksamhetslokaler och kökslokaler på respektive utbildningsnämnden och måltidsenheten. Utbildningsnämnden beslutade 192/2015 att ge förvaltningen i uppdrag att tillsammans med VöFAB och lokalförsörjningsgruppen genomföra anbudsförfrågan för totalentreprenad gällande nybyggnad av förskola i kvarteret saga 1 samt att återkomma inför beslut om byggnation med investeringsutgift och hyra, baserad på anbud. Ärendet överlämnas till kommunstyrelsens arbetsutskott för godkännande. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 503/2015 att godkänna utbildningsnämndens begäran om att få ge förvaltningschefen i uppdrag att tillsammans med lokalförsörjningsgruppen genomföra fortsatt projektering beträffande nybyggnad av förskola för cirka 150 barn på fastigheten Saga 1 (f d Växjö 10:2) samt att återkomma med förslag till beslut inför anbudsförfrågan. Utbildningsnämnden beslutade 101/ att ge förvaltningen i uppdrag att tillsammans med lokalförsörjningsgruppen genomföra fortsatt projektering beträffande nybyggnad av förskola med åtta avdelningar på fastigheten Växjö 10:2 samt att återkomma med förslag till beslut inför anbudsförfrågan. 2. att ge förvaltningschefen i uppdrag att gå ut med en förfrågan om att bedriva förskoleverksamhet i fastigheten Växjö 10:2 i enskild regi. Kommunstyrelsen beslutade 41/ att sälja mark inom Bäckaslöv etapp 1 (Skärvet 6 m fl) till 1800 kr/m 2 BTA. 2. att godkänna att VöFAB förvärvar del av Växjö 10:2 för barnomsorgsändamål i kombination med olika typer av särskilda boendeformer. Skol- och barnomsorgsnämnden beslutade 126/2014 att som inriktningsbeslut ge förvaltningen i uppdrag att planera för förskola på fastigheten Skärvet. Uppdraget innebär att undersöka möjligheten att tomten läggs ut till försäljning och att ge en privat entreprenör möjlighet att starta verksamhet. Ordförandens signatur Justerarens signatur Utdragsbestyrkande Sida 40/50

221 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Utbildningsnämnden Bakgrund Utbildningsnämnden har möjlighet att i samarbete med VÖFAB skapa en ny förskolenhet i Växjös centrala stadsdelar på ny tomt i kvarteret Saga 1 (tidigare Växjö 10:2) Denna tomt är en första del av den nya stadsdelen på Bäckaslövsområdet, även i vissa sammanhang kallat Regementsstaden. Förvaltningen har i planärendet gällande området beskrivit behov av mark för såväl förskola som skola. Tomten Saga 1 är på ca m 2 och den planerade förskolan tar inte hela tomten i anspråk utan möjliggör byggnation av även andra kommunala ändamålslokaler såsom boende med särskild service eller liknande. Beslutsunderlag Missiv Protokollsutdrag Yrkanden Ordförande yrkar att nämnden antar arbetsutskottets förslag till beslut. Beslutsordning Ordförande frågar om dennes yrkande kan antas och konstaterar att nämnden beslutar enligt yrkandet. Ordförandens signatur Justerarens signatur Utdragsbestyrkande Sida 41/50

222 ÄRENDE Dnr KS Marie Hallsten-Eriksson Fastighetskoordinator, PLK Tel Kommunfullmäktige Nybyggnad av förskola i kvarteret Saga 1, Växjö - byggnation Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner utbildningsnämndens begäran om att få ge förvaltningen i uppdrag att tillsammans med VöFAB och lokalförsörjningsgruppen genomföra byggnation av ny förskola i kvarteret Saga 1 för en investeringsutgift på antingen 65,9 Mkr avseende en byggnation med trästomme enligt kommunens träbyggnadsstrategi och med en hyra på ca 5,5 Mkr/år eller 64,4 Mkr avseende en byggnation med stomme av stål/betong/trä och med en hyra på ca 5,3 Mkr/år. Utbildningsnämnden har inte tagit ställning beträffande typ av byggnation, antingen med trästomme eller med stomme av stål/betong/trä. Utbildningsnämnden överlämnar till kommunfullmäktige att fatta beslut i frågan. Under hösten 2016 kommer måltidsenheten att överta lokalansvaret för köken men fram tills dess är utbildningsnämnden beställare av byggnationer. Investeringsutgift för köket ingår i ovan nämnda belopp med 3 Mkr och hyra med 0,9 Mkr/år Bakgrund beslut Ärendet behandlas på styrelsemöte i Växjö Kommunföretag AB den 19 maj Kommunledningsförvaltningen 1 (7) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post marie.hallsten-eriksson@vaxjo.se

223 ÄRENDE Dnr KS Utbildningsnämnden beslutade 86/2016 att ge förvaltningen i uppdrag att tillsammans med VöFAB och Lokalförsörjningsgruppen genomföra byggnation gällande nybyggnad av förskola i kvarteret Saga 1 för en investeringsutgift på antingen 65,9 Mkr avseende en byggnation med trästomme enligt kommunens träbyggnadsstrategi och med en hyra på ca 5,5 Mkr/år eller 64,4 Mkr avseende en byggnation med stomme av stål/betong/trä och med en hyra på ca 5,3 Mkr/år. att ge förvaltningen i uppdrag att genomföra upphandling av lös inredning för ett kalkylerat belopp av 1,8 mkr. Under hösten 2016 kommer måltidsenheten att överta lokalansvaret för köken men fram tills dess är utbildningsnämnden beställare av byggnationer. Investeringsutgift för köket ingår i ovan nämnda belopp med 3 Mkr och hyra med 0,9 Mkr/år Ärendet överlämnas till kommunfullmäktige för godkännande Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 47/2016 att godkänna utbildningsnämndens begäran om att få ge förvaltningen i uppdrag att tillsammans med VöFAB och Lokalförsörjningsgruppen genomföra anbudsförfrågan för totalentreprenad gällande nybyggnad av förskola i kvarteret Saga 1 samt att återkomma inför beslut om byggnation med investeringsutgift och hyra, baserad på anbud, uppdelad på respektive verksamhetslokaler och kökslokaler för Utbildningsnämnden och Måltidsenheten Utbildningsnämnden beslutade 192/2015 att ge förvaltningen i uppdrag att tillsammans med VöFAB och Lokalförsörjningsgruppen genomföra anbudsförfrågan för totalentreprenad gällande nybyggnad av förskola i kvarteret Saga 1 samt återkomma inför beslut om byggnation med investeringsutgift och hyra, baserad på anbud. Ärendet överlämnas till kommunstyrelsens arbetsutskott för godkännande. 2 (7)

224 ÄRENDE Dnr KS Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 503/2015 att godkänna Utbildningsnämndens begäran om att få ge förvaltningschefen i uppdrag att tillsammans med lokalförsörjningsgruppen genomföra fortsatt projektering beträffande nybyggnad av förskola för cirka 150 barn på fastigheten Saga 1 (f d Växjö 10:2) samt att återkomma med förslag till beslut inför anbudsförfrågan. Utbildningsnämnden beslutade 101/ Att ge förvaltningschefen i uppdrag att tillsammans med lokalförsörjningsgruppen genomföra fortsatt projektering beträffande nybyggnad av förskola med åtta avdelningar på fastigheten Växjö 10:2 samt att återkomma med förslag till beslut inför anbudsförfrågan. 2. Att ge förvaltningschefen i uppdrag att gå ut med en förfrågan om att bedriva förskoleverksamhet i fastigheten Växjö 10:2 i enskild regi. Kommunstyrelsen beslutade Dnr /2015 att godkänna att VöFAB förvärvar del av Växjö 10;2 för barnsomsorgsändamål i kombination med olika typer av särskilda boendeformer. Skol- och barnomsorgsnämnden beslutade 126/2014 att som inriktningsbeslut ge förvaltningen i uppdrag att planera för en förskola på fastigheten. Uppdraget innebär att undersöka möjligheten att tomten läggs ut till försäljning och ge en privat entreprenör möjlighet att starta verksamhet Bakgrund Demografin anger ett ökat antal invånare på söder, södra stations- och Skärvetområdet fram till Kvarteret Saga 1 är den första delen av den nya stadsdelen på Bäckaslövsområdet. I kvarteret Saga 1 planeras en förskola med förskoleplatser. 3 (7)

225 ÄRENDE Dnr KS Karta över Bäckaslövsområdet SAGA 1 (F d Växjö 10:2) Ärendet Förskolan planeras för barn med en bruksarea för lokaler på drygt m 2 inklusive tillagningskök samt en area för utemiljö på ca 4000 m 2. För att kunna tillskapa mindre småbarnsavdelningar organiseras verksamheten så att 3 avdelningar för barn 1-3 år blir 2 avdelningar för barn 4-5 år. Förskolan byggs i två plan och kommer att få en överyta av administrationslokaler på ca 100 m 2. Detta beror på att energiförbrukningen för byggnaden är mest effektiv med nuvarande utformning. Utbildningsförvaltningen har behov av även dessa lokaler. Kvarteret Saga 1 ligger i anslutning till relativt kraftigt trafikerade vägar, vilket gör att förskolans utemiljö kommer att placeras så långt bort från störande trafik som möjligt. Tomten ger även möjlighet att koppla förskolans utemiljö till naturmark, för att på detta sätt enkelt kunna göra utflykter i området. Kök 4 (7)

226 ÄRENDE Dnr KS Köket planeras som ett tillagningskök för ca 300 portioner, detta inkluderar kapacitet för leverans till andra enheter. Behov av matleveranser till flera mindre förskolor i närområdet finns, då dessa har svårt att uppfylla myndighetskraven gällande sina egna små kök. Matsalen med platser gör att barnen kommer kunna äta i två matlag, men det kommer även finnas möjlighet att äta i en mindre del för de barn som behöver lugnare miljö. Matsalen planeras även att kunna användas som samlingssal med plats för mindre framträdanden och evenemang kopplat till enheten. Under 2016 kommer förskolans produktionskök att överföras till Måltidsenheten. Fram tills så sker kommer Utbildningsnämnden att vara beställare av både verksamhetslokaler och kökslokaler Lokalarea Förskolan planeras att utformas för ca 160 förskoleplatser med en bruksarea BRA om 2192 m 2 där köket ingår med 252 m2 BRA. Utemiljön har en friyta på ca 4800 m 2. (BTA = 2375 m 2 ) Inomhusytan, exklusive kök, ger vid fullt utnyttjande av enhetens platser ca 12,1 m 2 / barn. ( =1940 m 2 BRA/160 barn) Utifrån byggnadens utformning efter krav i Miljöbyggnad Silver har kontorsytor tillskapats på plan 2 som kan användas för verksamhet som inte direkt är kopplade till förskolan, i så fall kommer area/barn att minska. I projektet finns även en organisatorisk förberedelse för att kunna skapa ytterligare en förskolegrupp då efterfrågan av platser kan vara stor vid vissa tider på året. Denna grupp kan då tillfälligtvis skapas och använda delar av gemensamma inomhusmiljöer och framförallt utemiljön. Friytan utomhus fördelat per plats ger ca 30 m 2 /plats och är i enlighet med rekommendationer för utemiljöer. Jämförelse med andra förskolor/skolor exklusive fläktrum: Bredvik förskola/skola Vikaholm förskola Kometen förskola Krav och policy 12,1 m 2 /plats (inkl idrottshall) 10,0 m 2 /plats 8,9 m 2 /plats Förskolan uppfyller målen i kommunens energiplan. Byggnaden har projekteras för möjligheten att klassas som Miljöbyggnad SILVER, vilket i princip motsvarar kravnivån för projektering enligt nuvarande byggregler och gällande energiplan. 5 (7)

227 ÄRENDE Dnr KS Kommunens krav och policy beträffande bland annat tillgänglighet, lås och larm kommer att ingå i byggnationen medan byggnation enligt kommunens träbyggnadsstrategi kommer att vara tillval. Trafik Angöring till förskolan kan ske med lokalbuss linje 9 samt via cykelvägar och gatunät. Tomtens utformning och angöring mot lokalgata gör att det är lämpligt att parkering och trafiklösning samordnas i tomtens norra del. Ekonomi Många projekt är på gång i Växjö just nu och två anbud har kommit in. Det lägsta anbudet för trästomme enligt kommunens träbyggnadsstrategi ger en investeringsutgift på totalt 65,9 Mkr inklusive tomt. Det lägsta anbudet för stomme av stål/betong/trä ger en investeringsutgift på 64,4 Mkr inklusive tomt. Nämnas kan att kostnader på 0,8 mkr tillkommit, dels 500 tkr för pumpgrop, fördröjningsmagasin och ledningar på grund av att dagvattenanslutningen är högre än projekterat och dels 300 tkr för höjning av byggnad och mark på grund av att spillvattenledningen är högre än projekterat. Byggkostnad med trästomme exklusive tomt blir (59,9 Mkr/2375 m 2 ) = :-/m 2 BTA Byggkostnad med stomme av stål/betong/trä exklusive tomt blir (58,4 Mkr/2375 m 2 ) = :-/m 2 BTA Kalkylen för hela byggnationen angav en total investeringsutgift på 58 mkr där byggnaden kostade 52 mkr och tomten 6 mkr (70 % av total tomtkostnad som är 8,5 mkr). Tidplan Förskolan beräknas vara klar till vårterminen Övrigt Tomtens storlek ger möjlighet att bygga framtida boende, antingen för omsorgsförvaltningen eller för förvaltningen Arbete & Välfärd. Bostäder på tomten skulle medverka till rörelse och verksamhet hela dygnet, vilket skulle vara gynnsamt för området. 6 (7)

228 ÄRENDE Dnr KS Beslutet skickas till För åtgärd VöFAB Utbildningsnämnden För kännedom Kommunchef (lokalförsörjningsgruppen PLK) Monica Skagne Kommunchef CEO Marie Hallsten-Eriksson fastighetskoordinator Bilaga: Planritningar plan 1 och plan 2 7 (7)

229

230

231 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Dnr Måltidsorganisationens budget och ekonomi Kommunstyrelsens förslag 1. Kommunfullmäktige noterar att kommunens måltidsverksamhet under har genomfört besparingar på 6 mkr varför det återstår 14 mkr av sparkravet som ska vara genomfört till den 1 januari 2019 i stället för till den 1 januari Kommunfullmäktige beslutar att godkänna att måltidsorganisationen under 2016 går med ett underskott på 22,3 Mkr och att detta underskott inte förs över till kommande år. 3. Kommunfullmäktige uppmanar kommunstyrelsen att uppta förhandling med utbildningsnämnden avseende ramjustering av transportkostnader. Bakgrund Ärendet har initierats på uppdrag av kommunledningen. Kommunfullmäktige beslutade att kostnadsreduceringarna för måltidsorganisationen skulle skjutas framåt i tiden och vara genomförd till 1/ Hänsyn ska även tas till att det under genomfördes besparingar i dåvarande måltidsorganisationer på ca 6 mkr. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 25 april 2016 redogjort för måltidsorganisationens budget och ekonomi och lämnat förslag till beslut. Arbetsutskottet har i 309/2016 föreslagit kommunstyrelsen att i sin tur föreslå kommunfullmäktige besluta följande: 1. Kommunfullmäktige noterar att kommunens måltidsverksamhet under har genomfört besparingar på 6 mkr varför det återstår 14 mkr av sparkravet som ska vara genomfört till den 1 januari 2019 i stället för till den 1 januari Kommunfullmäktige beslutar att godkänna att måltidsorganisationen under 2016 går med ett underskott på 22,3 Mkr och att detta underskott inte förs över till kommande år. 1 (2)

232 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige uppmanar kommunstyrelsen att uppta förhandling med utbildningsnämnden avseende ramjustering av transportkostnader. Yrkanden Per Schöldberg (C): Bifall till arbetsutskottets förslag. Tony Lundstedt (S) med instämmande av Carin Högstedt (V): Kommunfullmäktige beslutar att godkänna att måltidsorganisationen under 2016 går med ett underskott på 22,3 Mkr och att detta underskott inte förs över till kommande år. Beslutsordning Ordförande Schöldberg ställer yrkandena mot varandra och konstaterar att kommunstyrelsen beslutar enligt arbetsutskottets förslag. 2 (2)

233 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Måltidsorganisationens budget och ekonomi Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunfullmäktige noterar att kommunens måltidsverksamhet under har genomfört besparingar på 6 mkr varför det återstår 14 mkr av sparkravet som ska vara genomfört till den 1 januari 2019 i stället för till den 1 januari Kommunfullmäktige beslutar att godkänna att måltidsorganisationen under 2016 går med ett underskott på 22,3 Mkr och att detta underskott inte förs över till kommande år. 3. Kommunfullmäktige uppmanar kommunstyrelsen att uppta förhandling med utbildningsnämnden avseende ramjustering av transportkostnader. Bakgrund Ärendet har initierats på uppdrag av kommunledningen. Kommunfullmäktige beslutade att kostnadsreduceringarna för måltidsorganisationen skulle skjutas framåt i tiden och vara genomförd till 1/ Hänsyn ska även tas till att det under genomfördes besparingar i dåvarande måltidsorganisationer på ca 6 mkr. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 25 april 2016 redogjort för måltidsorganisationens budget och ekonomi och lämnat förslag till beslut. Yrkanden Gunnar Storbjörk (S): Kommunfullmäktige beslutar att godkänna att måltidsorganisationen under 2016 går med ett underskott på 22,3 Mkr och att detta underskott inte förs över till kommande år. Bo Frank (M): 1. Kommunfullmäktige noterar att kommunens måltidsverksamhet under har genomfört besparingar på 6 mkr varför det återstår 14 mkr av sparkravet som ska vara genomfört till den 1 januari 2019 i stället för till den 1 januari (2)

234 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunfullmäktige beslutar att godkänna att måltidsorganisationen under 2016 går med ett underskott på 22,3 Mkr och att detta underskott inte förs över till kommande år. 3. Kommunfullmäktige uppmanar kommunstyrelsen att uppta förhandling med utbildningsnämnden avseende ramjustering av transportkostnader. Beslutsordning Ordförande ställer yrkandena mot varandra och konstaterar att arbetsutskottet beslutar enligt det egna yrkandet. 2 (2)

235 ÄRENDE Dnr KS Håkan Pettersson Budgetchef Tel Kommunstyrelsen Måltidsorganisationens budget och ekonomi Förslag till beslut Fullmäktige noterar att kommunens måltidsverksamhet under har genomfört besparingar på 6 mkr varför det återstår 14 mkr av sparkravet som ska vara genomfört till den 1 januari 2019 i stället för till den 1 januari Fullmäktige beslutar att godkänna att måltidsorganisationen under 2016 går med ett underskott på 22,3 Mkr och att detta underskott inte förs över till kommande år Fullmäktige uppmanar kommunstyrelsen att uppta förhandling med utbildningsnämnden avseende ramjustering av transportkostnader. Bakgrund Ärendet tas fram på uppdrag av kommunledningen. Kommunfullmäktige beslutade att kostnadsreduceringarna för måltidsorganisationen skulle skjutas framåt i tiden och vara genomförd till 1/ Hänsyn ska även tas till att det under genomfördes besparingar i dåvarande måltidsorganisationer på ca 6 mkr. Ärendet Fullmäktige har i gällande budget och plan fastställt besparingskrav, jämfört med budget 2014, på fem mkr 2015, ytterligare 10 mkr 2016 samt ytterligare 5 mkr 2017, d.v.s. 20 mkr i nivå jämfört med Budget 2017 och plan 2018 föreslås därför justeras med hänsyn till att besparingar på 6 mkr redan är genomförda samt att det därefter återstår ett sparbeting på 14 mkr. Dessa beting läggs ut 2017 och Under 2016 har måltidsorganisationen erhållit 3 mkr från statsbidraget för ökade kostnader för flyktingar för 7 månaders volymökning. Helårseffekten av detta blir 5 mkr. När inte köp-säljsystemet införs innebär det att det saknas 2 mkr. Kommunledningsförvaltningen 1 (3) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post hakan.pettersson@vaxjo.se

236 ÄRENDE Dnr KS Måltidsorganisationen prognostiserar ett underskott med 22,3 mkr för Då har hänsyn tagits till engångsintäkt på 3 mkr för flyktingmottagandet. Av underskottet är 15 Mkr det budgeterade effektiviseringskravet för ,3 Mkr är transportkostnader på grund av otillräckliga budgetöverföringar från utbildningsnämnden. 7 Mkr är kostnadsökningar beroende på ökat elevantal, men också KRAVcertifiering, ekologisk/närproducerad mat, kompetensutveckling, kapitalkostnader och omställningskostnader. Ovanstående underskott kan minskas med 3,3 Mkr om utbildningsnämnden beslutar att ramjustera de 3,3 Mkr för transportkostnader för Enligt fullmäktiges riktlinjer för ekonomistyrning får anslag omdisponeras mellan nämnder efter samråd dem emellan. Beslutsmyndighet är den nämnd vars anslag kommer att minska genom omdisponeringen. Därför föreslås att kommunstyrelsen beslutar uppta förhandling med utbildningsnämnden om ytterligare ramjustering för transportkostnader.. För att kunna relatera budgetramen till den ständigt förändrade verksamheten både beroende på demografin och politiska beslut behöver måltidsverksamheten beskrivas i jämförelsetal från 2014 och framåt. Fullmäktigebeslutet i januari Dnr innebär att kommunstyrelsen ansvarar för all måltidsservice och att ansvarsfördelningen mellan utbildningsnämnden och kommunstyrelsen tydliggörs. Detta innebär sannolikt att måltidsuppgifter, som även efter verksamhetsövergången till kommunstyrelsen har utförts av utbildningsförvaltningen, kommer att överföras till kommunledningsförvaltningen. En kartläggning av detta har påbörjats i samarbete mellan utbildningsförvaltningen och måltidsorganisationen. 2 (3)

237 ÄRENDE Dnr KS Beslutet skickas till För åtgärd Kommunchef (ekonomichef) För kännedom Måltidsenheten Monica Skagne Kommunchef Ingemar Waldemarsson Ekonomichef 3 (3)

238 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Dnr Förvärv av parkeringsbolag i World Trade Center (WTC) Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige godkänner att Växjö Fastighetsförvaltning AB får förvärva bolaget Smebab Stål AB på sätt som Växjö Fastighetsförvaltning AB:s styrelse har beslutat och styrelsen för Växjö Kommunföretag AB tillstyrkt. Reservation Carin Högstedt (V) reserverar sig mot beslutet och lämnar följande skriftliga reservation: I januari 2014 beslutade en stor majoritet i kommunfullmäktige att hyra P- garaget under WTC alternativt köpa för 87,72 milj kronor. Endast V och MP var emot den dyra affären och reserverade sig skriftligt, både mot de höga kostnaderna för P-platserna och fördelningen av kostnaderna mellan kommunen och WTC. Nu är det dags att köpa hela P-garaget och driften av det. Det är en minusaffär för skattebetalarna och knappast någon prioriterad kärnverksamhet. Det är dock svårt att göra något politiskt åt det beslut som en gång fattades: Det har visat sig vara mindre dyrt att köpa och driva det hela i kommunalt bolag än att fortsätta hyra p-platser av det privata bolaget. Med denna reservation vill vi påtala att Vänsterpartiet inte medverkat till P- garagets tillkomst och att vi fortfarande anser det utanför kommunens angelägenheter att bygga och driva parkering åt ett privat kontorsbolag. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 21 januari 2014 att godkänna att kommunen ingår hyresavtal för att hyra parkeringsanläggning under WTC på södra stationsområdet samt tillåta ett eventuellt förvärv av parkeringsanläggningen till en köpeskilling om 87,72 miljoner kronor, se bilagt beslut. Kommunen har därefter ingått diverse avtal med Smebab Stål AB (ägs av Skanska och Kärnhem) som är byggherre och ägare till parkeringsanläggningen. Därutöver har avtal ingåtts med, bland annat, det bolag som äger WTC-fastigheten avseende kontor om bland rätt till parkeringsplatser etc. Av de avtal som kommunen ingått följer att kommunen kan överlåta sin rätt att köpa parkeringsanläggningen till bolag inom VKAB-koncernen. 1 (3)

239 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Av ingångna avtal följer i huvudsak följande. Kommunen ska hyra parkeringsanläggningen med 172 parkeringsplatser till en årlig hyra om ca 7,7 miljoner kronor. Första årets hyra är dock drygt 5,3 miljoner kronor. I avtalen finns ovan nämnda option om att köpa anläggningen för 87,72 miljoner kronor. Därutöver finns avtal ingångna om att kontorsfastigheten, WTC, under 25 års tid ska hyra 60 platser på vardagar under kontorstid. I servitutsavtal, som gäller så länge fastigheten tjänar som garage, ges de rätt att avropa ytterliga 40 platser under samma villkor. Hyran är kr exkl. moms per plats och månad som uppräknas med index. Därutöver har avtal ingåtts med två bostadsrättsföreningar på södra stationsområdet om att de ska förhyra 20 platser vardera under 25 års tid. Hyran är då kr per plats exkl. moms jämte uppräkning med index. Dessa 40 platser får användas alla dagar på året och dygnet runt. Resterande platser, och sådana som inte utnyttjas av de 100 (maximalt 140), kan tas i anspråk av allmänheten. Till detta kommer avtal om att kontorsfastigheten, WTC, ska erlägga 9 miljoner kronor avseende så kallat parkeringsköp. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 13 maj 2016 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att sedan år 2015 har diskussion förts om var ägandet till parkeringsanläggningen ska ligga. Slutsatserna av detta är att Vöfab, såsom varande kommunens fastighetsbolag i tätorten, ska vara ägare till parkeringsanläggningen. Parallellt med detta har diskussioner förts om det är lämpligast att förvärva fastigheten alternativt det bolag som äger fastigheten. Ett arbete pågår med att se över om ytterligare parkeringsanläggningar behövs inom Växjö tätort, och det är inte osannolikt att sådant behov finns för att avlasta bland annat centrum/stationsområdet. På sikt kan det därför lämpligt att, likt flera andra städer, ha ett parkeringsbolag som hanterar i vart fall parkeringsanläggningar. För att möjliggöra en sådan lösning om det befinns lämpligt är det väsentligt att på ett tidigt stadium ta höjd för detta genom att inte införliva parkeringsanläggningen i kommunen eller befintligt kommunalt bolag. Att förvärva bolaget som äger parkeringsanläggningen är därför lämpligt. Inte minst då förvärv på annat sätt medför risk för dubbla stämpelskatter om det sedan beslutas om ett parkeringsbolag. Konsekvenserna för Vöfab är neutrala då de, om parkeringsbolag inte bedöms vara lämpligt, kan behålla bolaget som ett dotterbolag alternativt fusionera in det i Vöfab utan vederlag. 2 (3)

240 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Revisionsbolaget EY har granskat olika upplägg och förordat den modell som nu föreslås, se bilaga EY:s utredning. Vöfab har tecknat ett ramavtal med tekniska nämnden om att nämnden ska hyra hela parkeringsanläggningen och sedan i sin tur hyra ut parkeringsplatser som följer av de avtal som tidigare har ingåtts samt till allmänheten. Preliminär årshyra blir ca kr, se bilaga ramavtal sista sidan. Det vill säga väsentligt lägre än om Smebab Stål AB fortsätter äga och hyra ut till kommunen. För tekniska nämnden är det neutralt om Vöfab äger parkeringsanläggningen själv eller genom dotterbolag då den hyra tekniska ska betala är densamma. Förvärvet av bolaget kommer att ske genom ingående av sedvanligt aktieöverlåtelseavtal. Planerat tillträde för att hyra alternativt att köpa själva fastigheten var satt till juni/juli år Tillträdet till aktierna/bolaget kommer att ske efter fullmäktiges beslut då slutbesiktning har skett, alltså samma tidsplan som hittills gällt. Växjö Fastighetsförvaltning AB (VÖFAB) har i 39/2016 beslutat om förvärv av bolag på sätt som framgår ovan under förutsättning att kommunfullmäktige ger sitt godkännande. Växjö kommunföretag AB (VKAB) har i 73/2016 tillstyrkt Vöfab:s beslut och överlämnat ärendet till kommunstyrelsen för beslut. Arbetsutskottet har i 310/2016 föreslagit kommunstyrelsen att i sin tur föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna att Växjö Fastighetsförvaltning AB får förvärva bolaget Smebab Stål AB på sätt som Växjö Fastighetsförvaltning AB:s styrelse har beslutat och styrelsen för Växjö Kommunföretag AB tillstyrkt. 3 (3)

241 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Förvärv av parkeringsbolag i World Trade Center (WTC) Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige godkänner att Växjö Fastighetsförvaltning AB får förvärva bolaget Smebab Stål AB på sätt som Växjö Fastighetsförvaltning AB:s styrelse har beslutat och styrelsen för Växjö Kommunföretag AB tillstyrkt. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 21 januari 2014 att godkänna att kommunen ingår hyresavtal för att hyra parkeringsanläggning under WTC på södra stationsområdet samt tillåta ett eventuellt förvärv av parkeringsanläggningen till en köpeskilling om 87,72 miljoner kronor, se bilagt beslut. Kommunen har därefter ingått diverse avtal med Smebab Stål AB (ägs av Skanska och Kärnhem) som är byggherre och ägare till parkeringsanläggningen. Därutöver har avtal ingåtts med, bland annat, det bolag som äger WTC-fastigheten avseende kontor om bland rätt till parkeringsplatser etc. Av de avtal som kommunen ingått följer att kommunen kan överlåta sin rätt att köpa parkeringsanläggningen till bolag inom VKAB-koncernen. Av ingångna avtal följer i huvudsak följande. Kommunen ska hyra parkeringsanläggningen med 172 parkeringsplatser till en årlig hyra om ca 7,7 miljoner kronor. Första årets hyra är dock drygt 5,3 miljoner kronor. I avtalen finns ovan nämnda option om att köpa anläggningen för 87,72 miljoner kronor. Därutöver finns avtal ingångna om att kontorsfastigheten, WTC, under 25 års tid ska hyra 60 platser på vardagar under kontorstid. I servitutsavtal, som gäller så länge fastigheten tjänar som garage, ges de rätt att avropa ytterliga 40 platser under samma villkor. Hyran är kr exkl. moms per plats och månad som uppräknas med index. Därutöver har avtal ingåtts med två bostadsrättsföreningar på södra stationsområdet om att de ska förhyra 20 platser vardera under 25 års tid. Hyran är då kr per plats exkl. moms jämte uppräkning med index. Dessa 40 platser får användas alla dagar på året och dygnet runt. Resterande platser, och sådana som inte utnyttjas av de 100 (maximalt 140), kan tas i anspråk av allmänheten. Till detta kommer avtal om att kontorsfastigheten, WTC, ska erlägga 9 miljoner kronor avseende så kallat parkeringsköp. 1 (3)

242 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 13 maj 2016 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att sedan år 2015 har diskussion förts om var ägandet till parkeringsanläggningen ska ligga. Slutsatserna av detta är att Vöfab, såsom varande kommunens fastighetsbolag i tätorten, ska vara ägare till parkeringsanläggningen. Parallellt med detta har diskussioner förts om det är lämpligast att förvärva fastigheten alternativt det bolag som äger fastigheten. Ett arbete pågår med att se över om ytterligare parkeringsanläggningar behövs inom Växjö tätort, och det är inte osannolikt att sådant behov finns för att avlasta bland annat centrum/stationsområdet. På sikt kan det därför lämpligt att, likt flera andra städer, ha ett parkeringsbolag som hanterar i vart fall parkeringsanläggningar. För att möjliggöra en sådan lösning om det befinns lämpligt är det väsentligt att på ett tidigt stadium ta höjd för detta genom att inte införliva parkeringsanläggningen i kommunen eller befintligt kommunalt bolag. Att förvärva bolaget som äger parkeringsanläggningen är därför lämpligt. Inte minst då förvärv på annat sätt medför risk för dubbla stämpelskatter om det sedan beslutas om ett parkeringsbolag. Konsekvenserna för Vöfab är neutrala då de, om parkeringsbolag inte bedöms vara lämpligt, kan behålla bolaget som ett dotterbolag alternativt fusionera in det i Vöfab utan vederlag. Revisionsbolaget EY har granskat olika upplägg och förordat den modell som nu föreslås, se bilaga EY:s utredning. Vöfab har tecknat ett ramavtal med tekniska nämnden om att nämnden ska hyra hela parkeringsanläggningen och sedan i sin tur hyra ut parkeringsplatser som följer av de avtal som tidigare har ingåtts samt till allmänheten. Preliminär årshyra blir ca kr, se bilaga ramavtal sista sidan. Det vill säga väsentligt lägre än om Smebab Stål AB fortsätter äga och hyra ut till kommunen. För tekniska nämnden är det neutralt om Vöfab äger parkeringsanläggningen själv eller genom dotterbolag då den hyra tekniska ska betala är densamma. Förvärvet av bolaget kommer att ske genom ingående av sedvanligt aktieöverlåtelseavtal. Planerat tillträde för att hyra alternativt att köpa själva fastigheten var satt till juni/juli år Tillträdet till aktierna/bolaget kommer att ske efter fullmäktiges beslut då slutbesiktning har skett, alltså samma tidsplan som hittills gällt. 2 (3)

243 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Vöfab har beslutat om förvärv av bolag på sätt som framgår ovan under förutsättning att kommunfullmäktige ger sitt godkännande. VKAB har tillstyrkt Vöfab:s beslut. Se bilagda styrelsebeslut. 3 (3)

244 ÄRENDE Dnr KS Magnus Bengtsson chefsjurist Tel Kommunstyrelsen Förvärv av parkeringsbolag i World Trade Center (WTC) Förslag till beslut Kommunfullmäktige godkänner att Växjö Fastighetsförvaltning AB får förvärva bolaget Smebab Stål AB på sätt som Växjö Fastighetsförvaltning AB:s styrelse har beslutat och styrelsen för Växjö Kommunföretag AB tillstyrkt. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 21 januari 2014 att godkänna att kommunen ingår hyresavtal för att hyra parkeringsanläggning under WTC på södra stationsområdet samt tillåta ett eventuellt förvärv av parkeringsanläggningen till en köpeskilling om 87,72 miljoner kronor, se bilagt beslut. Kommunen har därefter ingått diverse avtal med Smebab Stål AB (ägs av Skanska och Kärnhem) som är byggherre och ägare till parkeringsanläggningen. Därutöver har avtal ingåtts med, bland annat, det bolag som äger WTC-fastigheten avseende kontor om bland rätt till parkeringsplatser etc. Av de avtal som kommunen ingått följer att kommunen kan överlåta sin rätt att köpa parkeringsanläggningen till bolag inom VKAB-koncernen. Av ingångna avtal följer i huvudsak följande. Kommunen ska hyra parkeringsanläggningen med 172 parkeringsplatser till en årlig hyra om ca 7,7 miljoner kronor. Första årets hyra är dock drygt 5,3 miljoner kronor. I avtalen finns ovan nämnda option om att köpa anläggningen för 87,72 miljoner kronor. Därutöver finns avtal ingångna om att kontorsfastigheten, WTC, under 25 års tid ska hyra 60 platser på vardagar under kontorstid. I servitutsavtal, som gäller så länge fastigheten tjänar som garage, ges de rätt att avropa ytterliga 40 platser under samma villkor. Hyran är kr exkl. moms per plats och månad som uppräknas med index. Därutöver har avtal ingåtts med två bostadsrättsföreningar på södra stationsområdet om att de ska förhyra 20 platser vardera under 25 års tid. Hyran är då kr per plats exkl. moms jämte uppräkning med index. Dessa 40 platser får användas alla dagar på året och dygnet runt. Resterande platser, och sådana som inte utnyttjas av de 100 (maximalt 140), kan tas i anspråk av allmänheten. Till detta kommer avtal om att kontorsfastigheten, WTC, ska erlägga 9 miljoner kronor avseende så kallat parkeringsköp. Kommunledningsförvaltningen 1 (3) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg

245 ÄRENDE Dnr KS Ärendet Sedan år 2015 har diskussion förts om var ägandet till parkeringsanläggningen ska ligga. Slutsatserna av detta är att Vöfab, såsom varande kommunens fastighetsbolag i tätorten, ska vara ägare till parkeringsanläggningen. Parallellt med detta har diskussioner förts om det är lämpligast att förvärva fastigheten alternativt det bolag som äger fastigheten. Ett arbete pågår med att se över om ytterligare parkeringsanläggningar behövs inom Växjö tätort, och det är inte osannolikt att sådant behov finns för att avlasta bland annat centrum/stationsområdet. På sikt kan det därför lämpligt att, likt flera andra städer, ha ett parkeringsbolag som hanterar i vart fall parkeringsanläggningar. För att möjliggöra en sådan lösning om det befinns lämpligt är det väsentligt att på ett tidigt stadium ta höjd för detta genom att inte införliva parkeringsanläggningen i kommunen eller befintligt kommunalt bolag. Att förvärva bolaget som äger parkeringsanläggningen är därför lämpligt. Inte minst då förvärv på annat sätt medför risk för dubbla stämpelskatter om det sedan beslutas om ett parkeringsbolag. Konsekvenserna för Vöfab är neutrala då de, om parkeringsbolag inte bedöms vara lämpligt, kan behålla bolaget som ett dotterbolag alternativt fusionera in det i Vöfab utan vederlag. Revisionsbolaget EY har granskat olika upplägg och förordat den modell som nu föreslås, se bilaga EY:s utredning. Vöfab har tecknat ett ramavtal med tekniska nämnden om att nämnden ska hyra hela parkeringsanläggningen och sedan i sin tur hyra ut parkeringsplatser som följer av de avtal som tidigare har ingåtts samt till allmänheten. Preliminär årshyra blir ca kr, se bilaga ramavtal sista sidan. Det vill säga väsentligt lägre än om Smebab Stål AB fortsätter äga och hyra ut till kommunen. För tekniska nämnden är det neutralt om Vöfab äger parkeringsanläggningen själv eller genom dotterbolag då den hyra tekniska ska betala är densamma. Förvärvet av bolaget kommer att ske genom ingående av sedvanligt aktieöverlåtelseavtal. Planerat tillträde för att hyra alternativt att köpa själva fastigheten var satt till juni/juli år Tillträdet till aktierna/bolaget kommer att ske efter fullmäktiges beslut då slutbesiktning har skett, alltså samma tidsplan som hittills gällt. 2 (3)

246 ÄRENDE Dnr KS Vöfab har beslutat om förvärv av bolag på sätt som framgår ovan under förutsättning att kommunfullmäktige ger sitt godkännande. VKAB har tillstyrkt Vöfab:s beslut. Se bilagda styrelsebeslut. Beslutet skickas till För åtgärd Vöfab För kännedom VKAB Skanska AB Kärnhem AB Monica Skagne Kommunchef 3 (3)

247 ÄRENDE Dnr KS Magnus Bengtsson Chefsjurist Kommunstyrelsen Komplettering angående parkeringsplatser i garage i ärende om förvärv av parkeringsbolag i World Trade Center (WTC) Av ingångna avtal följer att kontorsfastigheten ska hyra minst 60 och som högst 100 parkeringsplatser vardagar under kontorstid (kl ). Två bostadsrättsföreningar ska hyra vardera 20 parkeringsplatser, alla veckans dagar dygnet runt. Detta innebär att det kommer att finnas parkeringsplatser som är till för allmänheten veckans alla dagar dygnet runt samt parkeringsplatser från kl 19 till kl 06 vardagar samt veckoslut och helgdagar. Kontorsfastigheten har för närvarande förhyrt, utöver de 60, ca ytterligare tio parkeringsplatser. Avtalen kräver inte att de förhyrda platserna är uppmärkta, alltså att viss plats är vigd åt visst fordon eller viss person. Detta möjliggör ett samutnyttjande mellan allmänhetens parkering och de förhyrda platserna. När det gäller bostadsrättsföreningarna är det dock sannolikt att de 40 parkeringsplatserna kommer att märkas upp. Av avtalen framgår följande (såväl med kontorsfastigheten som bostadsrättsföreningarna): Kommunen genom tekniska som hyr ut parkeringsplatserna garanterar att dessa är tillgängliga. Hyresgästerna och kommunen är eniga om att detta kan säkerställas genom ett tekniskt system vid inpassering till garaget som bland annat kontrollerar hur många fordon som inpasserar. Detta förstärker ytterligare möjligheterna till samutnyttjande om sådan teknisk lösning införskaffas. Enligt vad som är känt nu kommer ett sådant system inte att finnas med i inledningsskedet men om och när det införskaffas så kan platser som är förhyrda, som inte utnyttjas av hyresgästerna, användas av allmänheten. Exakt hur utfallet då kan bli går det inte att uttala sig om för närvarande. Men det förhåller sig naturligen så att en given dag så utnyttjas sällan eller aldrig samtliga förhyrda parkeringsplatser. Magnus Bengtsson chefsjurist Kommunledningsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg

248 ÄRENDE Dnr KS (2)

249 Växjö Kommun Förvärv av parkeringsanläggning