PROTOKOLLSUTDRAG 169 KS/2018:321. Uppföljning av verksamhetsplan för KSF

Transkript

1 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) Sida 169 Uppföljning av verksamhetsplan för KSF Bakgrund Kommunstyrelsens förvaltning har följt upp 2019 års verksamhetsplan. Sammanfattning Verksamhetsplanen utgår från kommunmålen och de åtaganden som kommunstyrelsen fastställt. Utifrån beslutade åtaganden har resultatmått tagits fram med tillhörande aktiviteter. En uppföljning har nu skett av mått och aktiviteter. Beslutsunderlag Missiv Uppföljning av verksamhetsplan per siste augusti år 2019 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunstyrelsen godkänner uppföljningen av verksamhetsplan per siste augusti 2019 för kommunstyrelsens förvaltning. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsens förvaltnings ledningsgrupp Akten Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 Missiv 1(1) Kommunstyrelsens förvaltning Handläggare Carina Brofeldt Tfn Kommunstyrelsen Uppföljning av verksamhetsplan för kommunstyrelsens förvaltning per siste augusti Bakgrund Kommunstyrelsens förvaltning har följt upp 2019 års verksamhetsplan. Sammanfattning Verksamhetsplanen utgår från kommunmålen och de åtaganden som kommunstyrelsen fastställt. Utifrån beslutade åtaganden har resultatmått tagits fram med tillhörande aktiviteter. En uppföljning har nu skett av mått och aktiviteter. Beslutsunderlag Missiv Uppföljning av verksamhetsplan per siste augusti år 2019 Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen godkänner uppföljningen av verksamhetsplan per siste augusti 2019 för kommunstyrelsens förvaltning. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsens förvaltnings ledningsgrupp Akten Kommunstyrelsens förvaltning Dag Segrell Kommundirektör Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY

3 1(19) Handläggare Carina Brofeldt Tfn Kommunstyrelsens förvaltning Skrivelse Kommunstyrelsen Uppföljning av verksamhetsplan för kommunstyrelsens förvaltning per 31 aug Ansvarsområde Kommunstyrelsen har en ledande, samordnande och verkställande roll, men också uppgiften att ha uppsikten över all kommunal verksamhet inklusive kommunala bolag. Kommunstyrelsen leder, samordnar planering och uppföljning av kommunens ekonomi och verksamhet samt ansvarar för kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen kan liknas vid ett företags styrelse. Den är spindeln i nätet som ska se till att kommunens alla olika delar strävar efter de mål som fullmäktige uppställt. Kommunstyrelsens förvaltning arbetar med både ett medborgar- och näringslivsperspektiv samt ett internt samordnande och serviceinriktat perspektiv. Förvaltningen har ett stödjande uppdrag gentemot förvaltningarna och ska fungera som interna konsulter inom många områden. Omvärldsbevakning och kompetensutveckling är viktiga faktorer för förvaltningens verksamhet. Exempel på ansvarsområden är kanslifunktionen för kommunfullmäktige, kommunstyrelse och valnämnd samt personal-, ekonomi- och IT-verksamhet, näringslivsfrågor, markexploatering, verksamhetsutveckling, kommunikation och webb, marknadsföring, hållbarhetsfrågor, växel och medborgarservice samt trygghets- och säkerhetsfrågor. Kompletterande information Verksamhetsplanen beskriver de aktiviteter som under året ska bidra till att kommunstyrelsens åtaganden och kommunmål uppnås och knyts så långt som det är möjligt till måtten. I normalfallet innehåller planen inte några uppgifter om hur förvaltningens grunduppdrag ska lösas d v s hur själva basverksamheten genomförs. Aktiviteter är ett samlingsnamn som beskriver olika typer av insatser. Det kan t ex vara åtgärder ur en handlingsplan, ett projekt eller en förstudie till ett eventuellt kommande projekt. Förvaltningen har valt att dela in begreppet aktiviteter i tre underkategorier; aktivitet, projekt eller förstudie. I verksamhetsplanen förkortas de på följande sätt: (A) Aktivitet (P) Projekt (F) Förstudie En aktivitet, ett projekt eller en förstudie kan återkomma i verksamhetsplanen flera år i följd. Det kan bero på att aktiviteten är ett flerårigt projekt, att aktiviteten är av stor strategisk betydelse, eller att arbetet inte blivit klart i tid. I rutan sammanfattande kommentar för utfall anges de aktiviteter/projekt som är pågående sedan föregående år. Men under rubriken nuläge 2019 ligger fokus på det som ska presteras under innevarande år d v s år 2019 och utan hänsyn taget till vad som genomförts tidigare år.

4 2(19) Kommunmål: Mjölby kommun ska erbjuda attraktiva boendemiljöer och stimulera till ökad inflyttning Nämndåtagande: Mjölby kommun attraherar allt fler invånare till inflyttning, varumärket Mjölby kommun ska stärkas. Uppföljning Aktiviteter/projekt vad ska vi göra/hur ligger vi till? Resultat hur väl har vi lyckats? Aktiviteter/projekt/förstudie Nuläge 2019 Samverkan med Ansvarig Implementering/ utbildning nytt bildhanteringsprogram på förvaltn.(a) Ubildningar i handhavande av vår grafiska profil, vår och höst 2019.(A) Profilering av boende för nya målgrupper gällande bostäder.(a) Klar Kommunikatörsnät verket, alla förvaltningar Kommunikatörer SOT/Företag Tillväxtstrategi.(P) Alla förvaltningar V 43 Tillväxtdag, Besöknäringsdag Landsbygdsdag, Matmässa.(A) Swedbank/Företag Upplevelsecenter för mat.(p) Förvaltn, Regionen, Lst, Vreta Kluster Mjölby kommuns ordförandeskap i SERN.(A) SERN, Regionen, Linköping Tillväxtkontoret/ marknadschef Tillväxtkontoret/ Marknadschef/KLK Tillväxtkontoret/ marknadschef Tillväxtkontoret/ Markn/näringslivschef Tillväxtkontoret/ Markn/näringslivschef Tillväxtkontoret/Markn adschef Tillväxtkontoret/Markn adschef Planering inför 100 års jubileum 2020.(P) Förvaltn./ Föreningar/Företag Kul&Fritid/Tillväxtkon toret Revidering Mjölby.se inkl åtgärder Alla förvaltningar webb enligt webbtillgänglighetsdirektivet (P) Uppdatera exploateringsmodellen Byggnad, SoT exploatering (A) Massmediaträning (A) Alla förvaltn/nämnder webb Mått Utfall Målvä rde Status Nöjdhet utbildning 87,5 90 Inga nya uppgifter massmedia, % Tillgängliggjorda bostäder Nytt mått enligt detaljplan (antal) Flyttnetto, antal Företag som kommunen samarbetar med för att öka Mjölby kommuns attraktionsvärde, antal samarbeten

5 3(19) Sammanfattande kommentar till utfall Upplevelsecenter för mat har pågått sedan Förstudie och marknadsanalys är gjord. Kontakt med företaget Leisure Development Partners, LLP har tagits ang finansieringsmodeller, presentation och lokalisering inför arbetet med finansiärer, under september-oktober kommer LLP vara klar med rapporten och därefter tillsammans med Mjölby kommun ta fram vilka möjliga finansiärer som kan finnas för Upplevelsecentret. Under maj månad besökte representanter för Mjölby kommun staden Collecchio för att tillsammans med Linköpings- och Norrköpings kommuner bli ordförande för SERN under de kommande fyra åren och mellan november kommer SERN s första styrelsemöte äga rum i Mjölby. Planeringen inför 100 års jubileumet är i full gång och under september månad finns ett preliminärt program inför år Arbetet med att revidera vad gäller språk, struktur och teknik inom ramen för webbtillgänglighetsdirektivet pågår och utifrån Funkas kommunstandard. Till exempel skrivs texter om så att de blir mer begripliga, alternativtexter läggs in i bilder för att tillgängliga dem för synskadade, se till av HTML-kod validerar korrekt, att webbläsaren har rätt kontrast, att webbplatsen är fullt användbar och läsbar vid förstoring, att redaktörerna använder rätt rubriksättningar, att texter inte ligger i bilder, att filmer och presentationer inte startar per automatik m m. Det pågår en kartläggning av exploateringsprocessen där berörda förvaltningar deltar. De verksamheter som i huvudsak är berörda av processen har fått ge sin bild av nuläget och möjligheter till förbättringar, utifrån dessa håller en ny gemensam process på att ta form. Planering av massmediaträning pågår, en inbjudan har skickats ut till chefer, nyckelpersoner och förtroendevalda. Två alternativa dagar finns att välja på, 19 eller 20 september. Cirka 140 bostäder finns framtagna enligt detaljplan för Östra Olofstorp etapp 3 samt Östgötahus Rydja. I samband med årsskiftet beräknas antalet företag som kommunen samarbetar med för att öka Mjölby kommuns attraktionsvärde, överstiga målvärdet (30 st). Arbetet med att ta fram en ny tillväxtstrategi pågår. Ett förslag beräknas finnas klart vid årsskiftet. 3

6 4(19) Kommunmål: Medborgarnas hälsa ska förbättras Nämndåtagande: Samordna arbetet med folkhälsofrågor med utgångspunkt från Östgötakommissionen för folkhälsa. Uppföljning Aktiviteter/projekt vad ska vi göra/hur ligger vi till? Resultat hur väl har vi lyckats? Aktiviteter/projekt/förstudie Ta fram en ny ANDT-strategi (A) Nuläge 2019 Samverkan med Alla förvaltningar, polisen, regionen, länsstyrelsen Satsning drogfri skolavslutning (P) Utbildning, omsorg Projekt nätdroger (P) Klart Kultur och fritid, omsorg Ta fram en folkhälsorapport Klart om nuläget jämlik folkhälsa Ev Motala och för Mjölby kommun (P) Vadstena kommuner Ta fram handlingsplaner för Berörda jämlik hälsa (A) förvaltningar Ansvarig säkerhetssamordnare säkerhetssamordnare säkerhetssamordnare hållbarhetsstrateg, ekonomiavd Hållbarhetsstrateg Mått Följs upp med andel genomförda aktiviteter under året, % Utfall Nytt mått Målvärde Status

7 5(19) Sammanfattande kommentar till utfall Ett förslag till handlingsplan mot ANDT har varit på remiss hos berörda nämnder och presenterats för Kommunstyrelsen. Handlingsplanen gick på återremiss med önskemålet om mer bakrundsbeskrivning i form av bland annat problembild och erfarenheter från tidigare handlingsplaner. Ett nytt förslag ska presenteras för Kommunstyrelsen i slutet av september. Aktiviteten en drogfri skolavslutning genomfördes för samtliga högstadieelever i Mjölby kommun i samband med skolavslutningen i juni. Utifrån elevernas egna önskemål så genomfördes en kostnadsfri resa till Liseberg för de elever som önskade i åk 7-9. För elever i årskurs 9 genomfördes extra aktiviteter genom till exempel särskilda bussar och så kallade goodie-bags. En utvärdering av aktiviteten ska presenteras för kommunstyrelsen i samband med budgetberedningen i september. Projekt nätdroger slutfördes under våren. En kunskapsintroduktion kring bl.a. ansvarsfördelning, lagstiftning och nationell problembild har genomförts för lokala postombud. Det har också etablerats kontakter mellan berörda myndigheter samt ett lokalt nätverk för de olika aktörerna. Sammanlagt har 50 % av kommunens postombud deltagit i projektet. Efter avslutat projekt kommer arbetet med att även nå övriga postombud att fortsätta inom ramen för ordinarie verksamhet. Med postombud avses här de serviceställen som oftast finns i butiker och bensinmackar, där brev och paket kan lämnas och hämtas. Projektet har inte följts upp ännu eftersom det förflutit kort tid sedan projektet avslutades. Det som dock framkommit är att kontaktvägarna mellan berörda parter det vill säga postombuden och polismyndigheten har blivit tydligare, att postombudens mandat vid misstanke om narkotikaförsändelse har klargjorts samt att postombudens kunskap om misstänkta försändelser har ökat. En folkhälsorapport om nuläget jämlik folkhälsa för Mjölby kommun har färdigställts och redovisades för KS i juni månad. I samband med redovisningen beslutades om den fortsatta inriktningen där förvaltningar kommer involveras. De fyra fokusområdena är: ökad fysisk aktivitet bland barn och unga, motverka och förebygga psykisk ohälsa bland barn och unga, i stadsplaneringen verka för en bebyggd miljö som främjar rörelse och motverkar segregation samt fokusera på att minska hälsoklyftorna mellan män och kvinnor genom att förbättra kvinnors hälsa. Avseende framtagandet av handlingsplaner för jämlik hälsa så beslutade KS att godta tjänstepersonernas förslag om att arbetet med jämlik hälsa inom ovanstående fyra fokusområden ska styras inom ramen för kommunmålen. D v s genom indikatorer och åtaganden och samverkan mellan berörda förvaltningar. Det innebär att inga specifika handlingsplaner tas fram. Bakgrunden till det är att lägga fokus på genomförande och insatser inom ramen för ordinarie verksamhetsplanering. 5

8 6(19) Kommunmål: Näringslivsklimatet i kommunen ska vara bland de 25 % bästa kommunerna i landet Nämndsåtagande: Service och myndighetsutövning riktad till företag ska förbättras för ett bättre företagsklimat. Uppföljning Aktiviteter/projekt vad ska vi göra/hur ligger vi till? Resultat hur väl har vi lyckats? Aktiviteter/projekt/först udie Föreläsningsserie Underlätta upphandling för företag m.m. (A) Införa företagslotsfunktion (P) Aktualisera handlingsplan för ett förbättrat näringslivsklimat (A) Ta fram en handlingsplan för att utveckla Mjölby centrum (A) Forma framtida samverkan med nybildade Växtkraft (A) Strategi för markberedskap (P) Nuläge 2019 Samverkan med Inköpssamverkan och Växtkraft Företagslots Näringslivsrådet och Svenskt näringsliv Växtkraft Ansvarig Tillväxtkontoret/Näri ngslivschef, inköpsstrateg Tillväxtkontoret/ Näringslivschef medborgarservice Tillväxtkontoret/närin gslivschef Tillväxtkontoret/Näri ngslivschef Företagsföreningar Tillväxtkontoret/närin gslivschef exploatering Mått Såld verksamhetsmark, antal ha Framtagen verksamhetsmark, antal ha Utfall Målvärd Status e ,0 5 2,

9 7(19) Sammanfattande kommentar till utfall Företagslotsen har varit verksam under ca 6 månader, samverkan mellan de olika funktioner har fungerat bra och gett en bra grund för att företagslotsen ska kunna möta företagarna. Ambitionen är att finnas tillgänglig för en god service dagligen till företagare. Lotsen finns tillgänglig via telefon, besök och mail. Har under perioden haft ett jämnt flöde med 13 kontakter under de 6 månaderna. Det finns ett behov av att marknadsföra Företagslotsen internt i organisationen. Arbetet med strategin för markberedskap har startats upp. Mål om volymer för tillgänglig mark behöver ökas till 15 hektar per år. Det finns uppdrag att ta fram ny verksamhetsmark bl a Hulje Västra industriområde som omfattar mer än 30 ha. Initialt bedömdes att marken skulle kunna planläggas under år 2019 men det visar sig nu att den inte kommer att kunna antas förrän år Verksamhetsmark som sålts är i Lundby industriområde, Runstorp 7. Ytterligare mark beräknas kunna säljas under året, bl a kvarteret Floretten, Mantorp Ubbarp samt ytterligare mark på Lundby. Det finns en planering där Växtkraft kommer att genomföra en föreläsning inom området upphandling. Denna kommer att utvärderas för att göra bedömning om näringslivet har intresse av ytterligare insatser. Nästa rapport från Svenskt Näringsliv kommer den 24 september och utifrån resultatet av denna ska ytterligare förbättringsmöjligheter identifieras. Samordning av näringslivet och kommunen vad gäller förnyelse av Kungsvägen pågår. Förhoppningen är att under hösten kunna genomföra en första förbättring av stadsmiljön på Kungsvägen, genom en gemensam satsning av kommun och fastighetsägare. 7

10 8(19) Kommunmål: Invånarna ska känna sig alltmer trygga och säkra Nämndsåtagande: Genom kommunens hantering av risker och hot ska tryggheten förstärkas för människor och miljö. Uppföljning Aktiviteter/projekt vad ska vi göra/hur ligger vi till? Resultat hur väl har vi lyckats? Aktiviteter/projekt/förstudie Ta fram en ny handlingsplan trygg och säker (P) Genomföra en säkerhetsskyddsanalys (A) Planera och genomföra krisövning för OSF (A) Planera och genomföra krisövning (A) Ta fram en handlingsplan för samordning av aktiviteter avs hedersrelaterat våld (A) Samordna aktiviteter enligt handlingsplan våldsbejakande extremism (A) Tillhandahålla lektioner i informationssäkerhet (A) Krigsplacera personal i samhällsviktig verksamhet (P) Revidera styrdokument avs informationssäkerhet (P) Nuläge 2019 Ej inlett Samverkan med Samtliga förvaltningar Samtliga förvaltningar Omsorgs- och socialförvaltningen Ansvarig KLK / säkerhetssamordnare säkerhetssamordnare Säkerhetssamordnare Samtliga förvaltningar Säkerhetssamordnare OSF, UTB, KoF Säkerhetssamordnare OSF, UTB, KoF Säkerhetssamordnare Samtliga förvaltningar Säkerhetssamordnare Samtliga förvaltningar Säkerhetssamordnare - Säkerhetssamordnare,. IT-avdelningen, personalavdelningen Mått Andel genomförda aktiviteter enligt handlingsplan mot våldsbejakande extremism, % Andel genomförda lektioner i informationssäkerhet, alla medarbetare, % Utfall Nytt mått Nytt mått Målv Status ärde % 70 (delm ål) 46% 8

11 9(19) Sammanfattande kommentar till utfall Ett förslag till ny handlingsplan för trygghet och säkerhet har tagits fram och är nu på remiss hos såväl nämnder som externa samverkansparter så som närliggande kommuner, polismyndigheten, regionen och räddningstjänsten Östra Götaland. Ett färdigt förslag förväntas kunna presenteras för Kommunstyrelsen i oktober. Arbetet med en säkerhetsskyddsanalys har påbörjats. Ett förslag på arbetsprocess har presenterats för kommunens ledningsgrupp och en mall för att möjliggöra likvärdighet i analysarbetet har tagits fram av kommunens trygghets- och säkerhetsenhet. Arbetet ute i berörda verksamheter påbörjas under hösten. Parallellt arbetas med att ta fram ett förslag på en säkerhetsskyddsorganisation för kommunen och hur specifika processer inom säkerhetsskyddet, så som säkerhetsklassning, ska se ut. Kommunen har under våren också deltagit i Länsstyrelsens pilotprojekt inom signalskydd, vilket inneburit att specifika säkerhetsskyddsanalyser tagits fram inom det området. Arbetet med att genomföra en övning för omsorgs- och socialförvaltningen har ännu inte påbörjats då förvaltningen inte har kunnat möta upp kommunstyrelsens förvaltning i planeringsprocessen. En övning ser inte ut att kunna genomföras under året. Planering har påbörjats inför genomförandet av en startövning för kommunens krisledningsorganisation. Övningen genomförs någon gång under hösten. När övningen är tänkt att genomföras kommer inte att offentliggöras för att möjliggöra en realistisk övning av krisledningsarbetets uppstart. Samordningen av aktiviteter enligt handlingsplan våldsbejakande extremism bygger på den handlingsplan som togs fram år Det huvudsakliga arbetet pågår ute i kultur- och fritidsförvaltningen, omsorgs- och socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen genom framtagande planer och rutiner samt hantering av ärenden. Genom kommunstyrelsens förvaltning sker samordning av gruppen samt kontakttagande gentemot externa aktörer. Samverkansmöten med berörda externa aktörer planeras under hösten. En separat handlingsplan för att samordna aktiviteter rörande hedersrelaterat våld pågår. Den kommer ha huvudsakligt fokus på tidsperioden F n pågår ett erfarenhets- och kunskapsutbyte förvaltningarna emellan samt andra aktiviteter t ex deltagande i kvinnofridsnätverk, resursnätverk (Länsstyrelsen), utbildningar i riskbedömningsinstrument, våld i nära relationer, arbetsgivarperspektivet, samverkansmöten med ideélla föreningar etc. Det finns utarbetade rutiner för att hantera våld i nära relationer däribland hedersrelaterat våld. Förslaget till handlingsplan presenteras för trygghets och säkerhetsutskottet i höst. Lektioner i informationssäkerhet startades innan sommaren och kommer att återupptas under hösten. Samtliga personer med en mailadress i kommunen får lektionerna. De tre första lektionerna har genomförts av 46% i snitt av samtliga förvaltningar. Detta kan jämföras med cirka 58% under Detta resultat indikerar att målvärdet för andel genomförda lektioner i informationssäkerhet med 70% inte kommer att uppnås. Kunskapsbyggnaden kring krigsplacering av personal i samhällsviktig verksamhet har startats upp, bl a genom information till alla chefer. Nationellt pågår diskussioner kring huruvida krigsplacering ska användas som verktyg i den omfattning som nu avses. Krigsplacering är också ett omfattande projekt, vilket innebär att krigsplacering inte kommer ha kunnat genomföras för all berörd personal under Fokus behöver därför ligga på att identifiera en krigsorganisation i ett första skede, eventuellt kan nyckelfunktioner komma att krigsplaceras redan under Arbetet kommer att fortgå under En behovsbeskrivning avseende en riktlinje för informationssäkerhet är framtagen och väntar på beslut för fortsatt genomförande. Parallellt pågår ett arbete med att skapa en struktur för arbetet med informationssäkerhet ute i organisationen så att en riktlinje efter framtagandet har mottagare ute i organisationen. Då förankringsarbetet går sakta kommer någon riktlinje inte kunna slutföras under Arbetet kommer att fortlöpa under

12 10(19) Kommunmål: Medborgarna ska få en god service och ges förutsättningar till inflytande Nämndsåtagande Kommunstyrelsens förvaltnings tjänster och service ska utvecklas i takt med medborgares och kunders behov och förväntningar Uppföljning Aktiviteter/projekt - vad ska vi göra/hur ligger vi till? Resultat hur väl har vi lyckats? Aktiviteter/projekt/förstudie Nuläge 2019 Samverkan med Ansvarig Samordna, utbilda och stödja kartläggning av processer (A) Alla förvaltningar verksamhetsutvecklare Implementera arbetssätt för medborgardialoger (A) Kultur och fritid, service och teknik kommunsekreterare Införa minst 7 e-tjänster (P) pågår kommunsekreterare o Alla förvaltningar verksamhetsutvecklare, IT avd. Projekt En väg in via medborgarservice (P) Alla förvaltningar Medborgarservice, bitr kommunchef, ekonomiavd, tillväxtkontoret/näringslivschef Implementera ett arbetssätt för verksamhetsutvecklare, idéverksamhet (F) Alla förvaltningar ekonomiavd, IT-avd, personalavd Administrera EU-val (P) Klart Länsstyrelsen KLK, medborgarservice Förstudie system för klagomål och synpunkter/servicedesk (F) Alla förvaltningar KLK, medborgarservice, ek avd, pers avd, IT-avd Integration LEX och mina sidor Kommunkansli och IT-avd (P) Införande av e-plikt (F) Ej inlett KLK webb Mått Kartlagda processer i syfte att förbättra verksamheten, antal Andel digitala ansökningar av färdtjänst av totala ansökningar av färdtjänst, % Nya e-tjänster via mina sidor, antal per år Utfall Målv ärde Nytt mått Nytt mått Status (10 st av totalt 247 st) 7 0 Handlingsplan utifrån telefonioch e-postmätning (A) Alla förvaltningar Medborgarservice 10

13 11(19) 11

14 12(19) Sammanfattande kommentar till utfall Verksamheterna har kommit olika långt i att arbetet med processer, några har tillsatt mer resurser. De s k superanvändarna har genomgått en vidareutbildning. Flera kommunövergripande processer har prioriterats och kartlagts t ex medborgarförslag, styrdokument, kvalitetsdeklarationer. I höst tillkommer en digital utbildning i att arbeta med processer. För att förenkla för kommunens medarbetare har ingången till verksamheternas processer ändrats. Inga nya e-tjänster har tillkommit ännu för 2019 men e-tjänstutveckling pågår tillsammans med förvaltningarna. IT-avdelningen har tillförts mer resurser och ett nytt avtal kommer att skrivas med Cesam Öst. En extern utvärdering av e-tjänstarbetet har genomförts och redovisats för KS. Under september månad beräknas e-tjänst för bygglov samt samtycke för vaccination av elev starta. Utveckling av två e-tjänster inleds i slutet av augusti. En modell till idéverksamhet finns framtagen som KSF prövar fn. Ett par ytterligare förvaltningar har involverats i arbetet. Ett IT-stöd undersöks. Modellen kommer sedan implementeras i hela kommunen. P g a upphandlingskrav har en förstudie om system för klagomål och synpunkter just inletts. Kontakter har tagits med service- och teknikförvaltningen kring ytterligare funktioner på systemnivå. Ett första möte kring medborgardialog med ansvariga förtroendevalda har ägt rum. Vid mötet föreslogs det kommande arbetet med visionen. Förslaget är överlämnat till ansvariga för visionsarbetet. Det finns ett utkast till rutin för medborgardialog, det inväntas nu synpunkter på föreslagen rutin för att den sedan ska kunna färdigställas till att bli ett förslag som övriga nämnder ska kunna yttra sig över. Det råder osäkerhet om detta blir klart till årsskiftet. Administrationen kring EU-valet har genomfört. Det föll väl ut. Valdeltagandet har ökat med 7%. Budgeten har hållits inom tilldelade medel. Utöver aktiviteten sker en utvärdering av valets genomförande. Redovisning sker i valnämnden den 23 sept. Resultatet från senaste mätningen av telefoni- och e-post har samtliga förvaltningar fått till sig. Fn pågår arbete med förslag till hur kommunen kan bli ännu bättre både på att svara i telefon och e-post, samt hur vi kan överföra kunskap till Medborgarservice för att besvara frågor direkt där. Integrationen av Lex med mina sidor har inletts. Vi har fått ett kostnadsförslag. Därefter har arbetet legat vilande p g a att vi prioriterat lösningar för att komma tillrätta med Lex meeting. Under tiden har även andra alternativa tekniska lösningar framkommit. Förstudien avseende e-plikt startar under hösten och bedöms bli klar innevarande år. Det finns bra material från Kungliga biblioteket att tillgå. Förstudiens resultat får ligga till grund för ett ställningstagande till vilket material som ska skickas/e-pliktas till Kungliga biblioteket. För att utveckla konceptet En väg in har en omorganisation har genomförts på Medborgarservice. Den innebar i korthet att växeltelefonisterna fick ta över frågor av generell och administrativ karaktär och kallas numera administratörer. Samhällsvägledarna renodlas till att handlägga frågor såsom färdtjänst, parkeringstillstånd för rörelsehindrade, budget och skuldrådgivning, företagslots m m. En behovsbeskrivning har gjorts för att se om Medborgarservice kan ta över fler administrativa arbetsuppgifter från verksamheterna och på så sätt underlätta för dem och samtidigt möta medborgarnas krav på ökad tillgänglighet och service. 12

15 13(18) Kommunmål: Mjölby kommun ska arbeta med grön omställning samt ta ansvar för en hållbar framtid. Nämndsåtagande: Driva, samordna och följa upp arbetet för en grön omställning. Uppföljning Aktiviteter/projekt vad ska vi göra/hur ligger vi till? Resultat hur väl har vi lyckats? Aktiviteter/projekt/först Nuläge Samverkan Ansvarig udie 2019 med Ta fram en ny energiplan/klimatstrategi Alla förvaltningar, MSE, hållbarhetsstrateg (P) bostadsbolaget, Fami Riktlinjer samt åtgärder för hållbart resande (P) Alla förvaltningar hållbarhetsstrateg Medborgarservice Energirådgivning gentemot mindre företag Utvalda företag Energirådgivare (P) Solelsprojekt (P) Klart Utvalda verksamheter. Energirådgivare Genomförande av Ej inlett Utbildning hållbarhetsstrateg miljöspanarprojekt (P) Upphandling av nya Inletts Alla Medborgarservice leasingbilar (P) förvaltningar Förstudie bilpool (F) Klar Medborgarservice Mått Deltagande barn i miljöspanarprojekt, antal Antal körda mil med kommunens eldrivna leasingbilar i förhållande till totala andel körda mil med kommunens leasingbilar % Utfall Målvär de Status Inga nya uppgifter 7,

16 14(18) Sammanfattande kommentar till utfall Framtagandet av ny energiplan/klimatstrategi startades upp under år Under våren processades mål och åtgärder för den nya energiplanen fram som sedan var på remiss på förvaltningarna. Den sammanställningen har rapporterats för KSAU. Nu tas ett slutligt förslag till remissversion av ny energi/klimatstrategi fram. Den går ut på remiss till nämnder och partier i slutet av september. Synpunkterna kommer ligga till grund för ett slutligt förslag till energiplan som KS och KF beslutar om i december I dec 2018 beslutade KF om en policy för resor, transporter och fordon. Nu pågår ett arbete med att ta fram riktlinjer. Där bistår energikontoret med kunskapsstöd samt med en fordonskartläggning. Fn prövar utvalda verksamheter att använda elektroniska körjournaler. En roadshow och test av elfordon inför upphandling av leasingbilar kommer genomföras i september månad. Miljöspanarprojektet är flerårigt och nu i höst startar en ny projektomgång där temat kommer vara energi. Projektet följer läsårstiderna och avslutas våren Inom ramen för energirådgivningens energi- och klimatchoachprojekt har 5 företag besökts där energigenomgångar skett. Varje företag har sedan fått ett återbesök med en framskriven energirapport med åtgärder. Rapporten har muntligen gåtts igenom med företagaren och idéer har diskuterats hur företagaren ska gå vidare med energieffektiviseringar. Samtliga dessa fem företag har nu slutrapporterats till Energimyndigheten. Ytterligare fem företag kommer att besökas under höstterminen Under april månad anordnades en solvecka där man hade föreläsningar i Skänninge, Väderstad och Mjölby. Under en dag anordnades visningar av olika solcellsanläggningar runt om i kommunen. Totalt 250 besökare har deltagit på de föreläsningar som solelsprojektet haft. Därutöver har 15 personer utbildats internt. Energirådgivaren har haft 70 st rådgivningsärenden (från mitten av jan t o m augusti). Det har inletts ett samarbete med Dackeskolan som startar upp en solcellskurs på elprogrammet i höst. Energimyndigheten har besökt Dackeskolan och dokumenterat samt filmat projektet. Det ligger nu som en film på energimyndighetens hemsida som ett gott exempel. Denna arbetsmodell har även vidareförmedlats till alla Sveriges kommuner som ett gott exempel på ett integrerat arbetssätt. Flera intressenter har deltagit däribland MSE. Ett medborgarförslag om att starta en bilpool där även medborgare skulle kunna använda kommunens leasingbilar har utretts. Utredningen visade att vi i dagsläget inte har system för att administrera en sådan service. Upphandlingen har nya leasingar har inletts med en behovsinventering hos förvaltningarna. Upphandlingen beräknas vara klar i mars

17 15(18) Kommunmål: Mjölby kommuns arbetsplatser ska kännetecknas av engagerade medarbetare. Nämndsåtagande: Skapa bra förutsättningar för ett gott ledarskap och medarbetarskap samt driva och ge stöd i kompetensförsörjningsfrågor. Uppföljning Aktiviteter/projekt vad ska vi göra/hur ligger vi till? Resultat hur väl har vi lyckats? Aktiviteter/projekt/förstudie Nuläge 2019 Samverkan med Ansvarig Mått Utfall Målvär de Status Ta fram en arbetsmiljödelegation från KF till nämnd (A) 80% Revidering av lönepolitiska riktlinjer (A) 80% Personalavdelningen/KL K Personalavdelningen Ta fram riktlinjer äldre medarbetare (F) 20% Central samverkan/alla förvaltningar Personalavdelningen. Aktiviteter i syfte att sänka 50% sjukfrånvaron med 1 procentenhet Alla förvaltningar Personalavdelningen (A) Ta fram en handlingsplan för Rätten till heltid (A) 50% Omsorg- och social, SOT Personalavd, ekonomiavd Projektet Chefers förutsättningar 50% -ChefiM (P) Alla chefer Personalavdelningen Aktiviteter i syfte att sänka övertidsuttag med 20%( A) 50% Berörda chefer Personalavdelningen Kompetensförsörjningsplaner från förvaltningarna (A) 50% Alla förvaltningar Alla förvaltningar Följs upp med genomförda aktiviteter, % Nytt mått

18 16(18) Sammanfattande kommentar till utfall. Framtagandet av en arbetsmiljödelegation pågår och ska till beslut i KS och KF hösten Översyn av lönepolitiska riktlinjer som ska till PU i oktober och sedan vidare till KS. Upphandling av leasingcyklar är klar och i september ska medarbetade få välja och beställa. Aktiviteten är inte med i VP men finns i ett annat beslut i KS. Riktlinjer för äldre medarbetare för att de ska jobba kvar längre måste vänta till Det kommer beslut om ny pensionsålder och ny ålder i lagen om anställningsskydd för hur länge man kan kvarstå i tjänst. Det här gör att vi behöver se över hela pensionspolicyn. I den översynen ska vi väva in det vi kan erbjuda för att arbeta kvar längre alternativt jobba efter pension. En del omvärldsbevakning har påbörjats och en undersökning bland våra medarbetare mellan har gjorts med syfte att undersöka uppfattningen om att jobba kvar längre. Prognosen är att det inte blir klart i år. Aktivitet för att sänka sjukfrånvaron: Nämnder med verksamheter som har hög sjukfrånvaro ska ta fram åtagande eller aktiviteter för att sänka den. Personalavdelningen träffar förvaltningscheferna och utifrån förvaltningarnas behov arbetar vidare med olika stödinsatser inom sjukfrånvaro. Stödinsatser ska vara på plats innan året är slut. Övertidsuttag ska i första hand analyseras av varje chef och alla chefer kommer under hösten få rapporter på individnivå varje månad för att bli medvetna om övertid i pengar och tid. Analysen av övertid kommer ske nästa år. Arbete med heltidsfrågan pågår. En återrapportering från Omsorgs-och socialförvaltningens arbete och diskussion i frågan har förts i personalutskottet. Omsorg- och socialnämnden har fastställt ett bemanningstal i december Förvaltningen bemannar nu alla enheter utifrån de fastställda bemanningstalen. Under en period kommer fasta schema införas för att få kontroll på frånvarotimmar utifrån de nya bemanningstalen. Den frånvaro som finns över tid är den tid som kan erbjudas dem som önskar högre sysselsättningsgrad som sedan nyttjas som interna vikarier. Prognosen är att planen följs vad gäller att bemanningstal har beslutats och att enheterna bemannar enligt beslut. Prognosen är att vi når planen för året. Projekt Chefers förutsättningar förkortat ChefiM : Arbete pågår med att ta fram prioriteringsområden/handlingsplan i kommunens ledningsgrupp och i förvaltningarna. Kommunens ledningsgrupp ska prioritera kommungemensamma insatser hösten 2019 och i december är en Chef- och ledardag inplanerad där handlingsplanerna ska presenteras för alla chefer. Projektet följer planen för året. Kompetensförsörjningsplaner: Alla förvaltningarna arbetar med sina planer. En översyn av helheten i alla förvaltningar sker under hösten. Översynen blir klar till årets slut. 16

19 17(18) Kommunmål: Ekonomiska mål - resultatmål, mål för låneskuld och investeringsmål. Nämndsåtagande: Kommunstyrelsen ska utveckla sin styrande och samordnande funktion. Uppföljning Aktiviteter/projekt vad ska vi göra/hur ligger vi till? Aktiviteter/projekt/förstudie Nuläge 2019 Samverkan med Effektiviseringsuppdraget 2.0 (P) Alla förvaltningar, bolag Ansvarig Ekonomiavd, IT-avd., bitr. kommunchef, kommunsekr., verksamhetsutv., webb Förstudie e-handel (F) Alla förvaltningar Ekonomiavd Kartläggning av Alla förvaltningar Ekonomiavd investeringsprocessen (P) Ta fram riktlinjer för Ej inlett Alla förvaltningar Ekonomiavd m.fl. verksamhetsplaner (P) Revidering projektmodell (P) Alla förvaltningar Ek avd. kommunsekreterare Digitalisera ärendehantering FAMI (A) Ej inlett FAMI KLK, tillväxtavdelningen/näringsli vsutvecklare Revisionsarbete GDPR (P) Alla förvaltningar Säkerhetssamordnare Implementering av mallar (A) webb och tillväxtavd. Mått Resultat hur väl har vi lyckats? Förvaltningar som ingår i kommunens gemensamma ITplan, antal Utfall Målvärde Status Kundundersökning KSF, % Inga nya uppgifter Utveckla samverkan i IT-rådet (A) Alla förvaltningar IT avdelningen 17

20 18(18) Sammanfattande kommentarer till utfall Effektiviseringsuppdraget har pågått Slutrapport presenterades på Mål- och resultatdagen Resultatet har ingått i årets budgetprocess som har präglats av ett effektiviseringstänk. En effekt är att nämndernas driftramar reduceras med 20 mnkr inför KS beslutades 19 juni att ge kommundirektören sex utredningsuppdrag varav två avser förtydliganden kring redan pågående investeringar (framtida skollokaler och nytt vårdboende), två avser önskade framtida investeringar (Black box och motionsspår/vandringsleder) och två avser arbetsmetoder och organisation i syfte att effektivisera vår verksamhet ( Mjölbystandard och projektförmåga). Driftramsjusteringen och utredningsuppdragen kan sägas vara Effektiviseringsuppdraget 2.0. Förstudie e-handel är påbörjad och planeras vara klar till årsskiftet. Kartläggning av investeringsprocessen med nuläge och önskat läge är i slutfasen och ska förankras på kommunens ledningsgrupp 10 september, därefter förankras politiskt. Parallellt pågår kartläggning av samhällsbyggnadsprocessen och lokalförsörjningsprocessen. Det är viktigt att dessa hänger samman och synkar med investeringsprocessen. Arbetet med riktlinjer för verksamhetsplan var planerat att utföras hösten Kommande visionsarbetet tar dock mycket resurser i anspråk så detta projekt kommer med största sannolikhet inte att starta Arbetet med att digitalisera ärendehanteringen inom Fami startades upp år Det stannade av p g a att resurserna användes för att få ordning på mötesappen. Ställning får tas till om frågan ska återupptas i detta skede eller om vi ska invänta upphandling ny mötesapp. Arbetet med att revidera projektmodellen pågår. Modellen och tänket kring idéverksamhet har fogats samman. En workshop har genomförts med kommunens ledningsgrupp för att förstärka beställningskompetensen. Fn pågår arbetet med att uppdatera kommunens mallar i office-paketet och LEX (där ingår även projektmodellen). Revisionsarbetet GDPR avser kontroll av nämndernas befintliga registerförteckningar. Alla nämnder förutom en är klara. Under kvartal fyra sker en uppföljning av den första revisionen för att kontrollera att bristerna är åtgärdade. 18