Riktlinje för Mjölby kommuns krishanteringsråd

Transkript

1 Missiv 1(2) Kommunstyrelsens förvaltning Datum Diarienummer KS/2017:249 Handläggare Helena Westman Tfn Kommunstyrelsen Riktlinje för Mjölby kommuns krishanteringsråd Bakgrund Kommunen har enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap ett geografiskt områdesansvar. Kommunerna ska inom sitt geografiska område verka för att: olika aktörer i kommunen samverkar och uppnår samordning i planerings- och förberedelsearbetet, de krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer under en sådan händelse samordnas, och informationen till allmänheten samordnas under sådana förhållanden För att leva upp till sitt uppdrag så har kommunen sedan år 2007 ett krishanteringsråd dit representanter för olika samhällsviktiga verksamheter i kommunen bjuds in. Ordförande för rådet är kommunstyrelsens ordförande. Sammanfattning Hitintills har krishanteringsrådet haft en strategisk funktion där det genom regelbundna träffar och samtal kring uppdrag, ansvar och utmaningar getts förutsättningar för att bättre kunna hantera allvarliga händelser. Vid rådets möte 2016 utsågs en arbetsgrupp som fick i uppdrag att se över hur rådet skulle kunna ha en mer aktiv och strukturerad samverkan i samband med skarpa händelser. Arbetsgruppen bestod av representanter för Mjölby kommun, Toyota Material Handling, MSE och Svenska kyrkan. Utifrån arbetsgruppens arbeta har sedan nuvarande riktlinje justerats och kompletterat. Rådets verksamhet är ett samrådsförfarande och innehåller inga formella beslut. Samma sak gäller denna överenskommelse, det är upp till var och en av deltagarna att fatta beslut i sin egen organisation om deltagande i rådet utifrån dess fastslagna förutsättningar. Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY kommunstyrelsen@mjolby.se

2 2(2) Missiv Datum Diarienummer KS/2017:249 Beslutsunderlag Riktlinje för Mjölby kommuns krishanteringsråd Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Kommunstyrelsen antar Kommunstyrelsens förvaltnings förslag på ny riktlinje för Mjölby kommuns krishanteringsråd Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Akten Kommunstyrelsens förvaltning Carina Brofeldt Bitr. Kommunchef Helena Westman Säkerhetssamordnare Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Ba Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY

3 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Trygghets- och säkerhetsutskott (2) Sida 37 Dnr KS/2017:249 Riktlinje för Mjölby kommuns krishanteringsråd Bakgrund Kommunen har enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap ett geografiskt områdesansvar. Kommunerna ska inom sitt geografiska område verka för att: olika aktörer i kommunen samverkar och uppnår samordning i planerings- och förberedelsearbetet, de krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer under en sådan händelse samordnas, och informationen till allmänheten samordnas under sådana förhållanden För att leva upp till sitt uppdrag så har kommunen sedan år 2007 ett krishanteringsråd dit representanter för olika samhällsviktiga verksamheter i kommunen bjuds in. Ordförande för rådet är kommunstyrelsens ordförande. Sammanfattning Hitintills har krishanteringsrådet haft en strategisk funktion där det genom regelbundna träffar och samtal kring uppdrag, ansvar och utmaningar getts förutsättningar för att bättre kunna hantera allvarliga händelser. Vid rådets möte 2016 utsågs en arbetsgrupp som fick i uppdrag att se över hur rådet skulle kunna ha en mer aktiv och strukturerad samverkan i samband med skarpa händelser. Arbetsgruppen bestod av representanter för Mjölby kommun, Toyota Material Handling, MSE och Svenska kyrkan. Utifrån arbetsgruppens arbeta har sedan nuvarande riktlinje justerats och kompletterat. Rådets verksamhet är ett samrådsförfarande och innehåller inga formella beslut. Samma sak gäller denna överenskommelse, det är upp till var och en av deltagarna att fatta beslut i sin egen organisation om deltagande i rådet utifrån dess fastslagna förutsättningar. Beslutsunderlag Riktlinje för Mjölby kommuns krishanteringsråd Kommunstyrelsens trygghetsoch säkerhetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsens trygghetsoch säkerhetsutskott överlämnar ärendet till kommunstyrelsen för beslut. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

4 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Trygghets- och säkerhetsutskott (2) Sida fortsättning 37 Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Akten Justerandes sign Utdragsbestyrkande

5 Mjölby kommuns krishanteringsråd Datum: 2017-XX-XX

6 Innehåll Bakgrund 2 Syfte 3 Mål 3 Verksamhet 4 Sekretess 5 Medlemmar 5 Övrigt 6 Samverkan under samhällsstörning 7 Syfte och mål 7 Larmning 7 Samverkansmöte 7 Beslutsfattande 8 Uppföljning 8 1

7 Bakgrund En allvarlig kris berör oftast ett stort antal krisaktörer med olika roller, såväl offentliga som företag och organisationer. Var och en agerar självständigt och leder sin egen verksamhet. Samtidigt finns ett starkt beroendeförhållande dem emellan för att lösa krisen. För att krisen ska kunna lösas på ett bra sätt krävs samordning. Aktörerna måste försäkra sig om att de har samma lägesuppfattning, hur krisen kan komma att utvecklas, vilka åtgärder man bör genomföra och vilka prioriteringar som behöver göras. Samtidigt måste den information som förmedlas till allmänhet och medier vara samstämmig. 2 Det geografiska områdesansvaret handlar om att få till stånd ovan samordning. Områdesansvaret utövas på nationell nivå av regeringen, regional nivå av länsstyrelsen och på kommunal nivå av kommunen. Begreppet omfattar inte någon föreskriftsrätt utan förutsätter att alla deltar i samordningen. En aktörs ansvar för sin egen verksamhet påverkas inte av det geografiska områdesansvaret. Områdesansvaret syftar till att göra krishanteringsarbetet mer effektivt i det akuta skedet men tyngdpunkten i arbetet ligger på det förberedande skedet. Aktörerna i det geografiska området måste träffas regelbundet för informationsutbyte, samråd och erfarenhetsutbyte. Sedan juni 2006 är det geografiska områdesansvaret reglerat i lag. Kommunerna ska inom sitt geografiska område verka för att: olika aktörer i kommunen samverkar och uppnår samordning i planerings- och förberedelsearbetet, de krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer under en sådan händelse samordnas, och informationen till allmänheten samordnas under sådana förhållanden

8 Verksamheten i Mjölby kommuns krishanteringsråd är ett samrådsförfarande och innehåller inga formella beslut. Om förslag som kräver beslut kommer upp, beslutar varje deltagande aktör för sig själv i sin egen organisation. Syfte Genom regelbundna träffar öka kännedom om varandras verksamheter och tydliggöra olika ansvarsområden vid en kris/extraordinär händelse, samt upprätthålla en struktur för samverkan under en allvarlig händelse som kräver samordning inom kommunens geografiska område. Rådet har också ett proaktivt syfte att genom identifieringen av risker och behov av säkerhetshöjande åtgärder bidra till att förebygga allvarliga händelser och samhällsstörningar. Mål Tillvarata de kompetenser och resurser som finns inom Mjölby kommun för att gemensamt och på bästa sätt hantera en kris/extraordinär händelse som berör boende, verksamma och besökande i Mjölby kommun. 3

9 Verksamhet Mjölby kommuns krishanteringsråd möts en gång per år. Om händelseutvecklingen ger anledning till tätare möten eller om någon krishanteringsaktör önskar att rådet skall samlas kommer detta att ske. Kommunen står som värd. Ordförande vid mötet är kommunstyrelsens ordförande. Samordnande för rådet är kommunens säkerhetssamordnare. Minnesanteckningar ska föras. Varje möte ska ha ett tema/scenario som sänds ut tillsammans med inbjudan. Utifrån temat ska var och en tänka igenom: Vilken påverkan kan detta ha på min verksamhet? Vad kan jag hjälpa till med? Vad kan jag behöva ha hjälp med? Vad kan jag behöva göra i förebyggande syfte inom min verksamhet? Varje möte bör innehålla en kort redovisning från var och en av deltagarna. Redovisningen bör redogöra för eventuella förändringar som skett sedan förra mötet och som kan vara av intresse för rådet. 4

10 Sekretess Känslig information som tas upp i krishanteringsrådet måste kunna hanteras med sekretess enligt lag 2006:544. Medlemmar Medlemmar i Mjölby kommuns krishanteringsråd: Kommunstyrelsens arbetsutskott Lokalpolisområde Motala (inkl. Mjölby) LiM, Region Östergötland Militärregion Syd och Hemvärnet, Försvarsmakten Folkungabygdens pastorat, Svenska kyrkan Skänninge kriminalvårdsanstalt, Kriminalvården Civilförsvarsföreningen Västra Östergötland Lokalavdelning Mjölby, Lantbrukarnas Riksförbund Räddningstjänsten Mjölby Vattenfall Mjölby-Svartådalen Energi Utsikt Bredband Bostadsbolaget i Mjölby Toyota Material Handling Väderstad-verken AB Runsven AB ASM Foods Östgötatrafiken Securitas Länsförsäkringar Östgöta Swedbank 5

11 Övrigt Mötestid mellan klockan till Kostnader för arbetstid och transporter belastar respektive deltagares organisation. Utöver kommunen är det fritt för övriga medlemmar att erbjuda värdskap för möten. 6

12 Samverkan under samhällsstörning Syfte och mål Syftet med att aktivera krishanteringsrådet vid en befarad eller inträffad samhällsstörning är att möjliggöra samverkan mellan de olika aktörerna inom ramen för Mjölby kommun som geografiskt område. Målet med samverkan är: Larmning att samhällets samlade resurser används effektivt och ansvarsfullt att hanteringen av händelsen ska möta behoven optimalt att var och en av aktörerna ska ges möjlighet att på ett bra sätt lösa sina uppgifter Målet med larmningen är att uppmärksamma aktörerna i krishanteringsrådet på den aktuella samhällsstörningen/allvarliga händelsen och påkalla samverkansbehov. Alla rådets medlemmar kan påkalla behovet av samverkan. För att påkalla behovet av samverkan kontaktas kommunens Tjänsteman i Beredskap (TiB). Kommunchefen ansvarar för larmningen av krishanteringsrådet. Larmet anpassas efter samverkansbehovet och kommunen bedömer, i samråd med den aktör som påkallat samverkansbehovet, om krishanteringsrådet ska larmas och i så fall vilka aktörer. Aktörerna larmas genom den ingång som delgivits den gemensamma larmlistan. Larmning sker genom SMS med kvittenskrav. Där delges följande information: Vad har hänt (kort) När sker samverkansmöte (tid) Hur sker samverkansmöte (primärt telefonmöte) Var sker samverkansmöte (Telefonnummer samt kod alt. lokal) Om en enskild aktör inte kvitterar larmet kan kommunen komplettera larmet med ett telefonsamtal för att garantera kontakt med aktören. Samverkansmöte 7

13 Målet med ett samverkansmöte är att delge information mellan de samverkande aktörerna samt att identifiera samverkansbehov. Samverkansmöte sker i första hand via telefonmöte. Telefonnummer samt kod till mötet uppges vid larmning. I undantagsfall kan möten på gemensam plats vara tvungna att genomföras. I så fall uppges plats vid larmning. Samverkansmötet följer dagordningen: 1. Närvarande - upprop 2. Syfte och mål med aktiveringen av krishanteringsrådet (max 2 min) 3. Information om händelsen (inkl. frågestund från aktörerna) (max 10 min) 4. Lägesrapport från deltagande aktörer som ska svara på frågorna: (max 3 min/aktör) a. Hur har händelsen påverkat er verksamhet? b. Vad har ni gjort? c. Vad har ni för samverkansbehov? 5. Identifiera samverkansbehov (max 10 min) 6. Vid behov: Nästa möte Kommunen ansvarar för att föra anteckningar över mötet. Anteckningarna distribueras till deltagande aktörer efter genomfört möte. När tid ges efter aktiverad samverkan går ett informationsmail ut till de aktörer i krishanteringsrådet som inte aktiverats i aktuell samverkan. Även övriga aktörer kan då göra en egen bedömning av sitt behov att ingå i samverkan. Krishanteringsrådets samverkan i samband med en allvarlig händelse avslutas av kommunen, antingen genom ett avslutande samverkansmöte eller genom ett avslutande mail. Beslutsfattande Krishanteringsrådet har inte något beslutsmandat. Det förutsätts dock att samtliga aktörer skickar representanter som kan ta beslut själv eller via förankring för den egna verksamhetens räkning. Samverkansmötena ska ge möjlighet till överenskommelser med snabbt agerande under en allvarlig händelse. Eventuella beslut som behövs hanteras inom respektive aktörs egen organisation. Det är därför viktigt att varje aktör har en tydlig bild av hur krishanteringsrådets samverkan hanteras och integreras i aktörens eget arbete utifrån den aktuella händelsen. Uppföljning 8 Målet med uppföljning av rådets samverkan under en allvarlig händelse är att utveckla samarbetet och krishanteringsrådets roll och funktion.

14 Uppföljningen delas upp i två delar. En omedelbar som sker direkt efter avslutad händelse, och ett mer långsiktigt lärande. Efter avslutad händelse ges utrymme för reflektion. Denna reflektion sker antingen i samband med det avslutande samverkansmötet och/eller genom mail. I samband med detta beslutar även kommunen om det ska ske ett uppföljningsmöte av händelsen vid separat tillfälle, eller om en uppföljning/efterdiskussion kan ske i samband med nästa ordinarie möte med krishanteringsrådet. Vid aktivering av kommunens krisledningsorganisation görs alltid en utvärdering i efterhand. I de fall krishanteringsrådet har varit aktiverat är hanteringen av det en självklar del i utvärderingen. Resultat från sådan utvärdering gås alltid igenom vid nästkommande krishanteringsråd. 9

15 Om du har ytterligare frågor kring kommunens krishanteringsråd är du välkommen att höra av dig till kommunens Trygghetsoch säkerhetsenhet via kommunens växel eller Kommunstyrelsen 2017-XX-XX Telefon växeln