K a l l e l s e / f ö r e d r a g n i n g s l i s t a Gemensamma nämnden för upphandling

Transkript

1 K a l l e l s e / f ö r e d r a g n i n g s l i s t a Gemensamma nämnden för upphandling Tid: kl. 08:30-15:00 Plats: Östersunds sjukhus, Musslan Ordförande Mats E Nilsson (L) Ledamöter Lena Olsson (C) Johan Looke (M) Andreas Karlsson (C) Lars-Gunnar Norlander (C) Håkan Nilsson (C) Karin Näsmark (S) Björn Nilsson (VV) Lise Hjemgaard-Svensson (M) Ersättare Bengt Bergqvist (S) Katarina Martinsson (S) Ann-Sofie O Dwayer (C) Pia Hernerud (S) Anders Häggkvist (C) Lennart Skoog (S) Eva Sjölander (M) Martine Eng (S) Anton Waara (S) 1

2 K a l l e l s e / f ö r e d r a g n i n g s l i s t a Gemensamma nämnden för upphandling Program Beslutsunderlag Program för sammanträde 1 mars 2. Mötet öppnas Ordförande 09:00 3. Presentation av deltagare Ordförande 4. Val av justerare och tid för justering Ordförande 5. Fastställande av dagordning Ordförande 6. Föregående protokoll Sekreterare Beslutsunderlag GNU justerat protokoll 7. Utbildning om nämndens uppdrag och syfte, samt praktisk information Inköpschef och sekreterare 09:30 Beslutsunderlag Reglemente för gemensam nämnd för upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter 8. Utbildning om inköp och upphandling Inköpschef 10:00 9. Studiebesök på hjälpmedels- och förrådsenheten Enhetschef hjälpmedelsoch förrådsenheten 13: Rapport om hur Region Jämtland Härjedalen Inköpschef 10:30 arbetar för att säkerställa att krav om miljö social hänsyn följs i upphandlingarna 11. Information från beredningsgruppen Enhetschef 10: Val av vice ordförande i gemensam Ordförande 11:00 nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter (GNU/3/2019) Ärendebeskrivning Enligt reglementet för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter ska nämnden ha nio ledamöter och nio ersättare. Varje kommun och Region Jämtland Härjedalen utser vardera en ledamot och en ersättare. Det har gjorts under perioden december 2018 till februari Region Jämtland Härjedalen ska enligt reglemente också utse en ordförande och en vice ordförande bland nämndens ledamöter. Vid regionfullmäktiges sammanträde den 11 december 2018, 183, utsågs en ordförande. Nämnden ges nu möjlighet att lämna ett förslag till vice ordförande till Region Jämtland Härjedalens valberedning, som i sin tur lämnar förslaget till regionfullmäktige. Förslag till beslut Gemensamma nämnden föreslår Region Jämtland Härjedalens valberedning XXX utses till vice ordförande för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter för mandatperioden

3 K a l l e l s e / f ö r e d r a g n i n g s l i s t a Gemensamma nämnden för upphandling Expedieras till Ordförande och Vice ordförande Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om vice ordförande 13. Årsbokslut 2018 för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter ska nämnden ha nio ledamöter och nio ersättare (GNU/1/2019) Beslutsunderlag Årsbokslut gemensam nämnd 2018 Tjänsteskrivelse om årsbokslut Delegationsbestämmelser för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning Inköpschef och sekreterare 11:30 och distribution av sjukvårdsprodukter (GNU/2/2019) Ärendebeskrivning Gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukterhar har under de förutsättningar som anges i 6 kap samt 7 kap 5 8 kommunallagen, rätt att delegera beslutanderätt i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden till presidiet, ett utskott, en ledamot eller ersättare, eller till en anställd hos Region Jämtland Härjedalen. Beslut med stöd av delegation är juridiskt sett ett nämndbeslut och kan jämställas med ett beslut som nämnden själv har fattat. Beslutet ska kunna överklagas, antingen genom laglighetsprövning eller genom förvaltningsbesvär. Förslag till delegationsbestämmelser har upprättats för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter. Förslag till beslut Delegationsbestämmelser för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter fastställs. Expedieras till Ledamöter och ersättare i nämnden, regiondirektör Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om delegationsbestämmelser Delegationsbestämmelser för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter 15. Summering och avslut Ordförande 14:30 Övriga 3

4 1 Program 4

5 Program 1(1) Samordningskansliet Sandra Hedman Tfn: E-post: ORGAN: Gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter och hjälpmedel DATUM: 1 mars 2019, kl (inleder med fika) PLATS: Östersunds sjukhus, Musslan (ingång 6 gå in vid lastkajen, nedanför sjukhusets stora parkering) ÄRENDEN FÖREDRAGARE TID 1. (Program) Mötet öppnas Mats Nilsson 3. Presentation av deltagare All 4. Val av justerare och tid för justering Mats Nilsson 5. Fastställande av dagordning Mats Nilsson 6. Föregående protokoll Sandra Hedman Utbildning 7. Utbildning om nämndens uppdrag Sandra Hedman och syfte samt praktisk information Lena Larsson 8. Utbildning om inköp och upphandling Lena Larsson Studiebesök på Hjälpmedels- och förrådsenheten (Göviken) Sara Häggström Informations- och diskussionsärenden 10. Rapport om hur Region Jämtland Härjedalen arbetar för att säkerställa att krav om miljö och social hänsyn följs i upphandlingarna Lena Larsson Information från beredningsgruppen Sara Häggström Beslutsärenden (se beslutsbilagor i Meetings) 12. Val av vice ordförande Mats E Nilsson Årsbokslut 2018 Sandra Hedman, Lena Larsson, Sara Häggström 14. Delegationsbestämmelser Sandra Hedman Summering och avslut Mats Nilsson

6 6 Föregående protokoll 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 7 Utbildning om nämndens uppdrag och syfte, samt praktisk information 20

21 1 Dnr: Region Jämtland Härjedalen RS/455/ * 1(3) REGLEMENTE för Gemensam Nämnd mellan Jämtlands läns landsting** och länets samtliga kommuner avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter. Fastställt av kommunfullmäktige i Östersunds, Strömsunds, Krokoms, Härjedalens, Bergs, Bräcke, Åre och Ragunda kommuner samt Jämtlands läns landsting har kommit överens om att samverka i en gemensam nämnd, kallad Gemensam nämnd, i fråga om samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter åt kommunerna och landstinget. Den gemensamma nämnden är tillsatt i Jämtlands läns landsting och ingår i dess organisation. Den gemensamma nämnden är bildad enligt 3 kap 3 a-c kommunallagen. Utöver vad som följer av lag, gäller detta reglemente och ett mellan kommunerna och landstinget ingånget samarbetsavtal för den gemensamma nämnden. 1 Uppgifter Den gemensamma nämndens uppgift är att på affärsmässiga villkor svara för samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter och hjälpmedel. Med sjukvårdsprodukter avses produkter som används i sjukvård eller sjukvårdsliknande verksamhet samt hjälpmedel som hjälpmedelscentralen har ansvar för att tillhandahålla i länets kommuner och landsting. Den gemensamma nämnden har också till uppgift att erbjuda hjälpmedel för funktionshindrade till dem som är bosatta i kommunerna i länet. Uppgiften omfattar både kommunernas och landstingets ansvar att erbjuda hjälpmedel. Nämnden får besluta om vilka hjälpmedel som ska finnas och till vilken hjälpmedelsgrupp det ska höra. Nämndens får besluta om tillämpningsanvisningar och rutiner för verksamheten, tolkning av hjälpmedelsfrågor där oklarheter råder och övergripande prioriteringsärenden (egenansvar gällande fritid, dubbelutrustning och liknande ). Nämnden ansvarar för att sortimentsurval sker på ett sådant sätt att kommuner, landsting och brukarorganisationer har inflytande, att utvärdering och uppföljning sker av hjälpmedelsverksamheten ur ett brukarperspektiv och att verksamheten drivs ekonomiskt och rationellt och med hög kvalitet vad avser kompetens, service och kostnadseffektivitet. * Justerat reglemente efter beslut i kommunernas och Region Jämtland Härjedalens kommunfullmäktige under våren 2017 om ny hjälpmedelspolicy och ändring i reglemente. ** Region Jämtland Härjedalen sedan 1 januari

22 2 Dnr: Region Jämtland Härjedalen RS/455/ * Nämnden skall vid behov samråda med styrelser och nämnder i de samverkande kommunerna och landstinget. Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Nämnden sammanträder i Östersund om inte nämnden själv bestämmer annat. 2 Sammansättning Den gemensamma nämnden består av nio ledamöter och nio ersättare. Varje kommun och landstinget utser vardera en ledamot och en ersättare. Jämtlands läns landsting skall bland nämndens ledamöter utse en ordförande och en vice ordförande enligt vad som sägs i samarbetsavtalet under punkten 4. 3 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde skall en ersättare från den kommun/landstinget som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet handlagts. Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträde även när de inte tjänstgör. 4 Ersättning till ledamot och ersättare Ledamot och ersättare i den gemensamma nämnden skall erhålla ersättning för uppdraget från den kommun/landstinget som valt ledamoten och ersättaren. 5 Anmälan av förhinder En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde skall snarast anmäla detta till nämndens sekretariat. 6 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fyra dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan skall bifogas kallelsen. 22

23 3 Dnr: Region Jämtland Härjedalen RS/455/ * I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde skall den ledamot som har längst tjänstgöringstid göra detta och vid lika tjänstgöringstid för flera ledamöter den som är till åldern äldst. 7 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett sammanträde eller del av ett sammanträde fullgör den ledamot som har längst tjänstgöringstid ordförandens uppgifter och vid lika tjänstgöringstid för flera ledamöter träder den av dessa in som är till åldern äldst. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. 8 Justering och anslag av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Nämndens protokoll skall tillkännages på var och en av de samverkande kommunernas och landstingets anslagstavlor. Utdrag ur protokoll skall tillställas de kommuner som är berörda av nämndens beslut samt landstinget, om det är berört. Fullständiga protokoll skall tillställas de samverkande kommunernas och landstingets revisorer. 9 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligen. Motiveringen skall lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justering av protokollet. 10 Delgivning Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller en anställd som nämnden bestämmer. 11 Undertecknande av handlingar och expediering Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden skall undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne vice ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. 23

24 12 Val av vice ordförande i gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter GNU/3/

25 Tjänsteskrivelse Gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter Sekretariatet Sandra Hedman Tfn: E-post: GNU/3/2019 Val av vice ordförande i gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter Ärendebeskrivning Enligt reglementet för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter ska nämnden ha nio ledamöter och nio ersättare. Varje kommun och Region Jämtland Härjedalen utser vardera en ledamot och en ersättare. Det har gjorts under perioden december 2018 till februari Region Jämtland Härjedalen ska enligt reglemente också utse en ordförande och en vice ordförande bland nämndens ledamöter. Vid regionfullmäktiges sammanträde den 11 december 2018, 183, utsågs en ordförande. Nämnden ges nu möjlighet att lämna ett förslag till vice ordförande till Region Jämtland Härjedalens valberedning, som i sin tur lämnar förslaget till regionfullmäktige. Regiondirektörens förslag Gemensamma nämnden föreslår Region Jämtland Härjedalens valberedning XXX utses till vice ordförande för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter för mandatperioden I tjänsten Hans Svensson Regiondirektör Lena Larsson Upphandlingschef 25

26 Tjänsteskrivelse Utdrag till Ordförande och Vice ordförande 26

27 13 Årsbokslut 2018 för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter ska nämnden ha nio ledamöter och nio ersättare GNU/1/

28 Årsbokslut 2018 GEMENSAM NÄMND AVSEENDE SAMORDNING AV UPPHANDLING, LAGERHÅLLNING OCH DISTRIBUTION AV SJUKVÅRDSPRODUKTER OCH HJÄLPMEDEL VERSION: BESLUTAD AV: GEMENSAMMA NÄMNDEN 2019-XX-XX DNR: GNU/1/2019 1(5) 28

29 GEMENSAM NÄMND AVSEENDE SAMORDNING AV UPPHANDLING, LAGERHÅLLNING OCH DISTRIBUTION AV SJUKVÅRDSPRODUKTER OCH HJÄLPMEDEL Sammanfattning Verksamhet Uppgifterna för den gemensamma nämnden mellan Region Jämtland Härjedalen och länets samtliga kommuner avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter regleras i nämndens reglemente och genom ett samarbetsavtal. Nämnden har under 2018 arbetat i enlighet med de två styrdokumenten och har också genomfört sitt arbete utifrån uppsatta mål i nämndens egen verksamhetsplan och sammanträdesplanering. Den gemensamma nämnden har under året haft fyra sammanträden. Nämnden har löpande informerats om pågående och avslutade upphandlingar som genomförts under 2018 samt följt upp arbetet i beredningsgruppen för hjälpmedelsfrågor. Upphandlingar har påbörjats eller avslutats i enlighet med nämndens verksamhetsplan för Upphandlingen av Kirurgiska instrument skulle genomförs under 2018 men har skjutits upp på grund av hög arbetsbelastning. Rekrytering av ytterligare en upphandlare inom förbrukning sjukvård påbörjades i slutet av Nämnden har fått en rapport om hur Region Jämtland Härjedalen arbetar för att säkerställa att krav om miljö och social hänsyn följs i upphandlingarna. Beredningsgruppen arbetar efter fullmäktigebeslut på uppdrag av gemensamma nämnden, i enlighet med nämndens samverkansavtal, reglemente och delegationsordning. Beredningsgruppen består av fem tjänstemän: två från kommunerna, två från Region Jämtland Härjedalen (specialiserad vård respektive primärvård) och en från hjälpmedelscentralen. Varje ledamot har en suppleant. Förutom dessa adjungeras verksamhetsutvecklare, hjälpmedelskonsulenter eller hjälpmedelsförskrivare vid behov. Till beredningsgruppen finns verkställande funktioner knutna med ansvar att sprida information till sina verksamheter. Beredningsgruppen har under året haft fyra sammanträden kring länsgemensamma hjälpmedelsfrågor. Representanter från beredningsgruppen har haft två möten under året med brukarrådet för hjälpmedel. Distributionen av hjälpmedel och förrådsvaror ut till länets verksamheter sker till största del med egna bilar. Region Jämtland Härjedalens egna bilar har en hög fyllnadsgrad då dessa även tar returer på tvätt, kartonger m.m. från Region Jämtland Härjedalen. Till orter som ligger avlägset, t.ex. Funäsdalen och Gäddede används Bussgods. Leveranser av inkontinenshjälpmedel till patientens hemadress har upphandlats och Postnord är leverantör. Leveranser av speciallivsmedel sker till patientens närmaste inrättning, exempelvis hälsocentral eller sjukhem. Ekonomiskt utfall Utfallet är + 40 tkr. Måluppfyllelsen Redovisningen av nämndens måluppfyllelse visar att måluppfyllelsen är god. Fyra av nämndens sju mål har uppfyllts. Ett mål har en avvikelse på mindre än 10 procent. Två mål har inte uppfyllts. För de målen fortsätter arbete under (5) 29

30 Viktiga händelser under året Upphandling Upphandlingen av nutritionsprodukter har genomförts under året. Implementeringen kommer att se under våren 2019 då avtalen träder ikraft. Samtidigt säkerställs att rätt information når ut till kunderna utifrån ett patientsäkerhetsperspektiv. Sedan ett antal år finns ett Nationellt kansli som samordnar regionernas gemensamma initiativ för hållbar upphandling med inriktning mot FN:s intiativ Global Compack och dess principer för företags sociala ansvar. Kansliet har bestått av två hållbarhetsstrateger. Under 2018 har även en tjänst som miljöstrateg inrättats för att på samma sätt stödja regionerna i att ställa hållbara miljökrav. Region Jämtland Härjedalen ingår i samarbetet tillsammans med nationella kansliet och övriga regioner i landet. Kompressionsstrumpor i sortiment Nämnden beslutade att införa kompressionsstrumpor i sortiment. Kompressionsbehandling används för att förhindra uppkomst av sår hos personer med nedsatt funktion i benens vener där botande operation inte är möjlig, vid svullnad orsakad av lymfödem, för att förhindra svullnader som beror på inaktivitet och efter blodproppar i underbenen. Kompressionsstrumpor klass 2-4 ska ingå som sortiment inom länet. Klassificeras som hjälpmedel med egenavgift. Upphandling för detta är påbörjad. Informationsspridning Beredningsgruppen har genomfört ett utvecklingsarbete om hur information om vad som händer inom hjälpmedelsområdet kan spridas på ett bra sätt. Hjälpmedelsverksamheten i Sverige har uppmärksammats av Socialstyrelsen för sitt stora deltagarantal på förskrivarutbildningen på socialstyrelsens hemsida. Att regionens förskrivare utför utbildningarna bidrar till att regelverk följs och att det på verksamhetsnivå är enklare att se behov. Digitalisering På nationell nivå diskuteras just nu digitaliseringens inverkan på hjälpmedelsområdet och framtidsscenario med nya roller gällande medicintekniska produkter och behandling. Inom Region Jämtland Härjedalen pågår en utredning om hur organisationen för medicintekniska produkter påverkas när vården kommer att flytta närmare hemmet. Barnperspektivet i Matris Matrisen om reglering av hjälpmedel inklusive grundutrustning har utökats med barnperspektivet så att även skolor, förskolor, avlastningsboende ingår. Hjälpmedelssortiment Statistik över kommunernas kostnader för hjälpmedel samt verksamheternas fakturerade försäljningskostnader och hyreskostnader redovisades i april. Statistiken visade en viss ökning av fakturerade hyreskostnader för kommunerna 2017 i jämförelse med 2016.Det fakturerade värdet fortsätter också att öka i jämförelse med tidigare år. Snart uppgår det totala värdet till 100 miljoner kronor. Försäljning på Centralförråd Försäljningen av förrådsvaror fortsätter att öka och det fakturerade beloppet för 2018 summerades till drygt 100 miljoner, en ökning med 2,6% jämfört med Delvis går ökningen att förklara m h a dyrare sjukvårdsmateriel (tex. Libre-sensorer), men ytterligare analys behövs. Digitalisering På nationell nivå diskuteras just nu digitaliseringens inverkan på hjälpmedelsområdet och framtidsscenario med nya roller gällande medicintekniska produkter och behandling. Inom Region Jämtland Härjedalen pågår en utredning om hur organisationen för medicintekniska produkter påverkas när vården kommer att flytta närmare hemmet. Postnord-projektet På försök har leveranser av förrådsvaror, tvätt och hjälpmedel till Norra Jämtland (Strömsund, Backe, Hoting m.m.) distribuerats av Postnord. Utvärdering pågår för att utreda om upplägget skall utökas eller inte. Kundnöjdhet med verksamheten Under hösten 2018 gick en digital kundenkät ut från hjälpmedels- och förrådsenheten till kunder (se förskrivare i länet) med högt deltagande. Resultatet används i kommande verksamhetsplan. Förlängning av MTPöverenskommelse Avtalstiden för MTP-överenskommelsen mellan Region Jämtland Härjedalen och länets kommuner förlängdes till En ny överenskommelse ska fastställas av gemensamma nämnden under hösten Dataskyddsförordningen Nämnden har utsett ett dataskyddsombud för sin verksamhet. Nämnden fick på sitt möte i september en utbildning om den nya dataskyddsförordningen. 3(5) 30

31 GEMENSAM NÄMND AVSEENDE SAMORDNING AV UPPHANDLING, LAGERHÅLLNING OCH DISTRIBUTION AV SJUKVÅRDSPRODUKTER OCH HJÄLPMEDEL Uppföljning av mål och aktiviteter = målavvikelse med mer än 10 procent = målavvikelse med mindre än 10 procent = målet är uppnått Mål i verksamhetsplanen utgår från Region Jämtland Härjedalens regionplan och perspektiven Samhälle och Verksamhetsresultat. Mål 2018 Kommentarer till utfallet Säkerställa att upphandlingarna genomförs utifrån de politiska beslut, inriktningsdokument och policys som ligger till grund för upphandlingsarbetet. Säkerställa att tydliga tillämpningsanvisningar och rutiner för hjälpmedelsverksamheten finns tillgängliga. Upprätta delegationsordning för gemensamma nämnden Pågår kontinuerligt. Uppdraget kommer att knytas samman med en utredning om införande av nya tekniska hjälpmedel och metoder samt med det utvecklingsarbete som just nu pågår om inköpsprocessen och som beräknas vara klart tidigast Delegationsbestämmelser för den nya mandatperioden kommer att fastställas i mars Säkerställa att sortimentsurval sker på ett sådant sätt att kommuner, Region Jämtland Härjedalen och brukarorganisationer har inflytande, att utvärdering och uppföljning sker av hjälpmedelsverksamheten ur ett brukarperspektiv. En utredning pågår om ordnat införande av medicintekniska produkter. Det ingår i ovan nämnda utvecklingsarbete om inköpsprocessen. Utveckla brukarrådets arbete i samråd med representanter från hjälpmedelsverksamheten. Mötesstrukturen utvecklar ett utbyte mellan verksamhet och brukare. Arbeta med upphandlingar som planeras att genomföras under 2018 och som nämnden tagit beslut om. Upphandlingar pågår enligt plan. Jämföra inköpsstatistik mellan huvudmännen för att ge underlag för kostnadsmedvetenhet och eventuella framtida förändringsarbeten. På nämndens möte i april redovisades aktuell statistik över fakturerade kostnader för kommunerna avseende nytillkomna hjälpmedel samt aktuell statistik över fakturerade kostnader för kommunerna avseende nytillkomna hjälpmedel. Statistiken visade att det fakturerade värdet fortsätter att öka i jämförelse med tidigare år. 4(5) 31

32 GEMENSAM NÄMND AVSEENDE SAMORDNING AV UPPHANDLING, LAGERHÅLLNING OCH DISTRIBUTION AV SJUKVÅRDSPRODUKTER OCH HJÄLPMEDEL Ekonomi Analys av utfall helår 2018 Det ekonomiska resultatet för 2018 är + 40 tkr utifrån budgeterat belopp på 40 tkr. Överskottet kan förklaras med att nämnden jämfört med tidigare år inte har haft några utgifter för sekreterarskap. Tidigare fakturerade område diagnostik, teknik och service nämndens kostnader för sekreterare. 5(5) 32

33 Tjänsteskrivelse Gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter Sekretariatet Sandra Hedman Tfn: E-post: GNU/1/2019 Årsbokslut 2018 för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter ska nämnden ha nio ledamöter och nio ersättare Ärendebeskrivning Ett årsbokslut för år 2018 har upprättats för Gemensam Nämnd mellan Region Jämtland Härjedalen och länets samtliga kommuner avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter. Under 2018 har den gemensamma nämnden haft fyra sammanträden. Nämndens arbete har utgått från den av nämnden beslutad verksamhetsplan samt nämndens reglemente och fastställt samverkansavtal. Nämnden har löpande informerats om pågående och avslutade upphandlingar som genomförts under året samt följt upp arbetet i beredningsgruppen för hjälpmedelsfrågor. Statistik över kommunernas kostnader för hjälpmedel samt verksamheternas fakturerade försäljningskostnader och hyreskostnader redovisades i april. Nämnden har också beslutat om att införa kompressionsstrumpor i sortiment. Redovisningen av nämndens måluppfyllelse visar att måluppfyllelsen är god. Fyra av nämndens sju mål har uppfyllts och för ett mål är målavvikelsen mindre än 10 procent. Två mål har inte uppfyllts. För de målen fortsätter arbete under Det ekonomiska resultatet för 2018 är + 40 tkr utifrån budgeterat belopp på 40 tkr. Överskottet kan förklaras med att nämnden jämfört med tidigare år inte har haft några utgifter för sekreterarskap. Regiondirektörens förslag Årsbokslut 2018 för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter godkänns. I tjänsten 33

34 Tjänsteskrivelse Hans Svensson Regiondirektör Lena Larsson Inköpschef Utdrag till Kommunstyrelsen i länets kommuner, Regionstyrelsen i Region Jämtland Härjedalen och Revisorerna i länets kommuner och regionen 34

35 14 Delegationsbestämmelser för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter GNU/2/

36 Tjänsteskrivelse Gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter Sekretariatet Sandra Hedman Tfn: E-post: GNU/2/2019 Delegationsbestämmelser för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter Ärendebeskrivning Gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukterhar har under de förutsättningar som anges i 6 kap samt 7 kap 5 8 kommunallagen, rätt att delegera beslutanderätt i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden till presidiet, ett utskott, en ledamot eller ersättare, eller till en anställd hos Region Jämtland Härjedalen. Beslut med stöd av delegation är juridiskt sett ett nämndbeslut och kan jämställas med ett beslut som nämnden själv har fattat. Beslutet ska kunna överklagas, antingen genom laglighetsprövning eller genom förvaltningsbesvär. Förslag till delegationsbestämmelser har upprättats för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter. Regiondirektörens förslag Delegationsbestämmelser för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter fastställs. I tjänsten Hans Svensson Regiondirektör Lena Larsson Inköpschef Utdrag till Ledamöter och ersättare i nämnden, regiondirektör 36

37 av dokumentet DELEGATIONSBESTÄMMELSER FÖR GEMENSAM NÄMND AVSEENDE SAMORDNAD UPPHANDLING, LAGERHÅLLNING OCH DISTRIBUTION AV SJUKVÅRDSPRODUKTER 37

38 Delegationsbestämmelser för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter 2(8) Sandra Hedman Dnr: GNU/2/2019 Sekretariatet ÄNDRINGSFÖRTECKNING Version Datum Ändring Beslutat av Datum xx-xx Nyutgåva Gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter xx-xx Vidaredelegation från regiondirektör Regiondirektör 38

39 Delegationsbestämmelser för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter 3(8) Sandra Hedman Dnr: GNU/2/2019 Sekretariatet INNEHÅLLSFÖRTECKNING ÄNDRINGSFÖRTECKNING...2 ALLMÄNT...4 VERKSTÄLLIGHET...5 ANMÄLAN AV DELEGATIONSBESLUT...5 ÖVERKLAGANDETID ALLMÄNNA ÄRENDEN OCH RÄTTSFRÅGOR FÖRTROENDEVALDA EKONOMIÄRENDEN UPPHANDLING

40 Delegationsbestämmelser för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter 4(8) Sandra Hedman Dnr: GNU/2/2019 Sekretariatet Allmänt Gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukterhar har under de förutsättningar som anges i 6 kap samt 7 kap 5 8 kommunallagen, rätt att delegera beslutanderätt i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden till presidiet, ett utskott, en ledamot eller ersättare, eller till en anställd hos Region Jämtland Härjedalen. Beslut med stöd av delegation är juridiskt sett ett nämndbeslut och kan jämställas med ett beslut som nämnden själv har fattat. Beslutet ska kunna överklagas, antingen genom laglighetsprövning eller genom förvaltningsbesvär. Beslut som fattas av en ledamot eller ersättare, eller en tjänsteperson som saknar delegering i ärendet är inte giltigt. Det finns vissa ärenden som enligt kommunallagens 6 kap 38 inte får delegeras. Dessa innefattar bland annat: - ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, - framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, - ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, - ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden, - ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras. Nämnden kan inte ändra ett beslut som fattas med stöd av delegation. Däremot kan nämnden återkalla den givna beslutanderätten. Ärenden som delegeras till ledamot, ersättare eller anställd kan av delegaten hänskjutas till nämnden, om hen anser att ärendet bör behandlas där. Vid delegatens frånvaro får ersättare överta beslutanderätten av ordinarie delegat. Med frånvaro avses att delegaten inte är i tjänst på grund av sjukdom, semester, tjänstledighet, jäv eller liknande. Om såväl ordinarie delegat som ersättare är frånvarande och beslut i ärendet är brådskande går beslutanderätten tillbaka till delegerande instans. Delegationsbeslut ska fattas med ledning av övergripande policys och riktlinjer. När samråd föreskrivs, med vilket menas att beslutet och underlaget för beslutet ska diskuteras med och synpunkter inhämtas från angiven funktion, innebär det att detta ska ske innan beslut. Det förutsätts att beslutsfattaren tar till sig och beaktar de synpunkter som framkommer vid samråd. Samråd föreskrivs i de situationer där expertkunskaper normalt krävs för ett bra beslut eller där det bedöms att beslutet bör föregås av en diskussion eller avstämning. Verkställighet Kommunallagen skiljer mellan nämndbeslut (som kan delegeras) och beslut som innebär ren verkställighet. Ren verkställighet innebär åtgärder som normalt ligger inom 40

41 Delegationsbestämmelser för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter 5(8) Sandra Hedman Dnr: GNU/2/2019 Sekretariatet tjänstepersonernas dagliga arbete och ansvarsområde, och innebär tillämpning/verkställande av tidigare beslut, lag, instruktion eller befattningsbeskrivning. Gränsdragningen mellan delegation och verkställighet kan i specifika ärenden vara svår. Till skillnad från delegationsbeslut kan verkställighetsbeslut inte överklagas. Verkställighetsbeslut behöver inte anmälas. Anmälan av delegationsbeslut Samtliga beslut som fattas med stöd av delegation enligt kommunallagens 6 kap 40 samt 7 kap 8 ska anmälas till nämnden. Detta görs vid det första sammanträde efter det att delegationsbeslutet utfärdats. Delegationsbeslutet ska minst innehålla följande: - beslutsfattare - beslutsdatum - hänvisning till vilken punkt i delegationsbestämmelserna som beslutet stödjer sig på - beslutets innehåll i korthet (vem/vad det berör) Delegationsbeslut och till ärendet hörande handlingar ska diarieföras och/eller registreras. Överklagandetid Överklagandetiden av besluten som är fattade på delegation löper från den dagen som nämndens protokoll anslås. 41

42 Delegationsbestämmelser för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter 6(8) Sandra Hedman Dnr: GNU/2/2019 Sekretariatet 1 Allmänna ärenden och rättsfrågor Ärendetyp Delegat Ersättare Kommentar 1.1 Brådskande beslut enligt kommunallagens 6 kap 39 Nämndens ordförande Nämndens vice ordförande 1.2 Göra framställningar och avge yttranden som inte är av principiell art eller av större ekonomisk betydelse Nämndens ordförande 1.3 Avslag på begäran om utlämnande av allmän handling Regiondirektör Beslut att lämna ut allmän handling är verkställighet 1.4 Avvisning av för sent inkommet Regiondirektör överklagande 1.5 Avge yttranden över överklagande av Regiondirektör beslut som fattats av delegat 1.6 Omprövning av beslut som fattats på Regiondirektör delegation 1.7 Beslut om bevarande- och gallringsplaner Regiondirektör Efter samråd med 1.8 Gallring av handlingar som inte omfattas av bevarande- och gallringsplaner 1.9 Länsövergripande regler och riktlinjer inom nämndens verksamhetsområde, till exempel förskrivardirektiv Regiondirektör Enhetschef för hjälpmedelsoch förrådsenheten regionarkivarie Efter samråd med regionarkivarie 42

43 Delegationsbestämmelser för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter 7(8) Sandra Hedman Dnr: GNU/2/2019 Sekretariatet 2 Förtroendevalda Ärendetyp Delegat Ersättare Kommentar 2.1 Deltagande i sammanträden och förrättning för förtroendevalda i nämnden Nämndens ordförande 2.2 Deltagande i sammanträden och förrättning för ordförande i nämnden Nämndens vice ordförande 3 Ekonomiärenden Ärendetyp Delegat Ersättare Kommentar 3.1 Utse beslutsattestanter Nämndens ordförande Nämndens vice ordförande 43

44 Delegationsbestämmelser för gemensam nämnd avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter 8(8) Sandra Hedman Dnr: GNU/2/2019 Sekretariatet 4 Upphandling Ärendetyp Delegat Ersättare Kommentar 4.1 Underteckna upphandlingsuppdrag, tilldelningsbeslut och avtal i de av nämnden beslutade upphandlingar av sjukvårdsprodukter och hjälpmedel. Områdeschef 4.1 Ge uppdrag till annan region eller kommun att genomföra upphandlingar för Region Jämtland Härjedalens räkning Ekonomidirektör Efter samråd med inköps- och upphandlingsen heten, ekonomioch personalavdelni ngen Ekonomidirektör då upp-handlingens värde överstiger kronor Områdeschef 44