STADGAR Alumniföreningen vid Teknologkåren i Lund

Transkript

1

2 STADGAR Alumniföreningen vid Teknologkåren i Lund Organisationsnummer Revision 3.0 tagen 2017-Dec-18

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING KAPITEL 1 Föreningen Benämning Förkortningar Ändamål Föreningens säte Sammansättning Föreningsform Oberoende Verksamhetsår Medlemsavgift Styrande organ Firmateckning Upplösning 7 KAPITEL 2 Medlemmar Ordinarie medlem Definition Skyldigheter Rättigheter Hedersmedlem Definition Skyldigheter Rättigheter 9 KAPITEL 3 Föreningsmöte Befogenhet Röstning vid beslut Beslutsförtret Solidaritet Reservation Beslut Adjungering Ständigt adjungerade Sammanträden Bokslutsmöte Årsmöte 12

4 3.9 Extra Föreningsmöte Upptagande av motion Kallelse Handlingar Ajournering Jäv 13 KAPITEL 4 Föreningens styrelse Befogenhet Styrelsens skyldigheter Styrelsens sammansättning Ordförande Särskild befogenhet Sekreterare Uppgift Kassör Uppgift Särskild Befogenhet Marknadsföringsansvarig Uppgift Aktivitetsansvarig Uppgift Systemansvarig Uppgift Kollegieansvarig Uppgift Övrig ledamot Uppgift Utskott Mandatperiod Beslut Sammanträde Förhandlingsledare Kallelse Adjungeringar Ständigt adjungerade Jäv 18 KAPITEL 5 Föreningens revisorer Uppgift 19

5 5.2 Sammansättning Krav Mandatperiod Skyldigheter Rättigheter Revisionsberättelse 20 KAPITEL 6 Valberedning Sammansättning Uppgift Mandatperiod 21 KAPITEL 7 Protokoll Föreningsmöte Styrelsemöte Övriga möten Offentliggörande 22 KAPITEL 8 Val Valbar Val Fyllnadsval Avsättande och entledigande Personval En kandidat, en ska väljas Två kandidater, en ska väljas Fler än två kandidater, en ska väljas Fler kandidater än vad som ska väljas, två eller fler ska väljas Mindre eller lika många kandidater som platser som ska tillsättas 24 KAPITEL 9 Stadgarna Tolkning Ändring 25 BILAGA 1 Revideringshistorik 26

6 KAPITEL 1 Föreningen 1.1 Benämning Föreningens namn är Alumniföreningen vid Teknologkåren i Lund, ofta förkortat Alumniföreningen vid TLTH. Den engelska benämningen för föreningen är The Alumni Association at TLTH Förkortningar Alumniföreningen vid Teknologkåren i Lund benämns härefter som Alumniföreningen. Lunds Tekniska högskola benämns härefter som LTH. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola benämns härefter som Teknologkåren 1.2 Ändamål Alumniföreningens syfte är: att tillvarata intressen för alumner från LTH i allmänhet och föreningens medlemmar i synnerhet, att stödja etablerad samt uppmuntra till utökad alumniverksamhet anordnad av Teknologkåren och dess sektioner, att sprida information om alumniverksamhet till alumner, studenter och relevanta organisationer, att verka för ett ökat kunskaps- och erfarenhetsutbyte mellan alumner, studenter och lärare vid LTH, att ordna sammankomster för föreningens medlemmar, samt att företräda och råda Teknologkåren i alumnifrågor. 1.3 Föreningens säte Föreningen har sitt säte i Kårhuset, Sölvegatan 22 A, Lund.

7 1.4 Sammansättning Föreningens sammansättning består av ordinarie medlemmar samt hedersmedlemmar. 1.5 Föreningsform Alumniföreningen är är en ideell förening samt en fristående förening inom Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola. 1.6 Oberoende Föreningen är religiöst och partipolitiskt obunden. 1.7 Verksamhetsår Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår är kalenderår, det vill säga 1:a januari till 31:a december. 1.8 Medlemsavgift Medlemsavgiften fastställs av Årsmötet och erläggs årligen. 1.9 Styrande organ Föreningens styrande organ består av: a) Föreningsmöte, b) Föreningens styrelse, c) Föreningens revisorer, d) Föreningens valberedning.

8 1.10 Firmateckning Firmatecknare är ordförande och kassör. Avtalsskrivning i föreningens namn tecknas av ordförande och kassör var för sig Upplösning Upplösande av föreningen kan endast ske om Föreningsmötet beslutar enhälligt på två (2) Föreningsmöten med minst en (1) månad mellan mötena. Vid beslut om upplösning skall föreningens tillgångar förvaltas såsom upplösande Föreningsmötet beslutar. Teknologkårens Ordförande äger tolkningsrätt i beslutet om tillgångarnas förvaltning.

9 KAPITEL 2 Medlemmar 2.1 Ordinarie medlem Definition Ordinarie medlem är den person som avlagt medlemsavgiften och därtill läst färdigt minst 80% av en utbildning vid LTH eller arbetar vid LTHs institutioner. Studenter vid LTH med särskilt intresse för alumniverksamheten, kan beviljas medlemskap av föreningsstyrelsen Skyldigheter Ordinarie medlem är skyldig: att iaktta föreningens styrdokument Rättigheter Ordinarie medlem som fullgjort sina skyldigheter äger rätt: att med en röst deltaga på föreningsmöte med rösträtt, yrkanderätt och yttranderätt, att kandidera till föreningens funktionärsposter, att få stadgeenligt inkomna frågor och motioner behandlade av föreningens styrande organ, att ta del av föreningens protokoll och handlingar, att erhålla publikationer utgivna av föreningen, att delta i föreningens evenemang. 2.2 Hedersmedlem Definition Till hedersmedlem, även benämnt hedersledamot, i föreningen kan person som gjort betydande insatser inom föreningens verksamhetsområde väljas. Hedersledamöter utses genom beslut av

10 Föreningsmötet med minst två tredjedels stöd. Endast styrelsen kan föreslå en utnämning av hedersledamot och då skall förslaget vara enhälligt Skyldigheter Hedersmedlem är skyldig: att iaktta föreningens styrdokument Rättigheter Hedersmedlem som fullgjort sina skyldigheter äger rätt: att deltaga i Föreningsmöte med yrkanderätt och yttranderätt, att få stadgeenligt inkomna frågor och motioner behandlade av föreningens styrande organ, att ta del av föreningens protokoll och handlingar, att erhålla publikationer utgivna av föreningen, att deltaga i föreningens evenemang.

11 KAPITEL 3 Föreningsmöte 3.1 Befogenhet Föreningsmötet är föreningens högsta beslutande organ. 3.2 Röstning vid beslut Rösträtt tillkommer föreningens fysiskt närvarande, ordinarie medlemmar. Röstning via fullmakt är ej tillåtet. Såvida den med rösträtt ej begär sluten votering är det upp till mötesordförande att bestämma om röstning ska ske öppet eller med acklamation. Röstdeltagandet kontrolleras av justeringsperson vald av mötet. Detaljer kring de olika procedurer som ska iakttas vid personval finns i kapitel Beslutsförtret Föreningsmötet äger rätt att fatta beslut om, och endast om, antalet närvarande röstberättigade är sju (7) eller fler, dock skall ej styrelsen vara i majoritet. 3.4 Solidaritet Närvarande röstberättigad medlem som utan reservation deltagit i beslut som fattats av Föreningsmötet är solidariskt ansvarig för detta. 3.5 Reservation Muntlig reservation mot beslut skall anmälas till mötesordföranden innan mötespunkten avslutas. I de fall då reservationen är skriftlig skall den lämnas in till mötessekreteraren senast tjugofyra (24) timmar efter det att mötet avslutats. Alla reservationer ska protokollföras för att vara giltiga.

12 3.6 Beslut Föreningsmötet beslutar med enkel majoritet. Mötesordförande äger utslagsröst vid lika röstetal. Beslut på medlemsmöte får endast tas för ärenden upptagna på föredragningslistan. Föredragningslistan får under sammanträdet endast ändras om samtliga närvarande medlemmar är eniga därom. 3.7 Adjungering Föreningsmötet äger rätt att adjungera personer till mötet. Adjungerad person har närvaro-, yttrande- och yrkanderätt Ständigt adjungerade Ständigt adjungerade med yttrande- och yrkanderätt på Föreningsmöte är: a) Revisorerna, b) Teknologkårens ordförande 3.8 Sammanträden Under året skall två (2) ordinarie Föreningsmöten hållas: a) Bokslutsmöte, b) Årsmöte Bokslutsmöte Bokslutsmötet skall hållas under första kvartalet av verksamhetsåret. Vid detta möte skall följande punkter tas upp: a) Rapport från styrelsen, b) Information om föreningens ekonomiska status, c) Verksamhetsberättelse för föregående verksamhetsår, d) Bokslut för föregående verksamhetsår, inklusive: i) resultatrapport från föregående verksamhetsår, ii) balansrapport från föregående verksamhetsår. e) Revisorernas revisorsberättelse för föregående verksamhetsår, f) Fråga om ansvarsfrihet för: i) styrelsen,

13 ii) revisorerna, iii) valberedningen. g) Motioner inlämnade i rätt tid enligt 3.12, h) Övriga ärenden i enlighet med styrelsens önskan Årsmöte Årsmötet hålls företrädesvis i december månad och vid detta möte skall följande punkter tas upp: a) Rapport från styrelsen, b) Information om föreningens ekonomiska status i dagsläget för mötets gång, c) Budget för nästkommande verksamhetsår, d) Medlemsavgift för nästkommande verksamhetsår, e) Val av styrelse för nästkommande år, f) Val av revisorer för nästkommande år, g) Val av valberedning för nästkommande år, h) Motioner inlämnade i tid enligt 3.12 i) Övriga ärenden i enlighet med styrelsens önskan. 3.9 Extra Föreningsmöte Extra Föreningsmöte skall hållas då: a) Styrelsen finner skäl därtill och beslutar om detta på styrelsemöte, b) Revisorn finner skäl därtill enligt 5.6, c) Minst tio (10) ordinarie medlemmar skriftligen anhåller om extra föreningsmöte. I anhållan skall det framgå vilket eller vilka ärenden som önskas behandlas. Extra Föreningsmöte skall hållas senast femton (15) dagar efter det att anhållan inkommit till styrelsen. Extra föreningsmöte ska endast behandla de ärenden som föranledde anhållan Upptagande av motion Varje medlem äger rätt att ta upp fråga på ordinarie Föreningsmöte. Sådan motion skall skriftligen ha inkommit till styrelsen senast tjugoen (21) dagar innan Föreningsmötet.

14 3.11 Kallelse Kallelse till ett Föreningsmöte skall vara medlemmarna till hands senast trettio (30) dagar innan Föreningsmötet. Kallelse till extra Föreningsmöte skall vara medlemmarna tillhanda senast sju (7) dagar innan Föreningsmötet Handlingar Handlingar till nästkommande Föreningsmöte skall offentliggöras och detta senast fjorton (14) dagar innan Föreningsmötet. Föredragningslista för extra Föreningsmöte samt förslag till beslut skall delgivas medlemmarna senast fyra (4) dagar före mötet Ajournering Föreningsmöte må med enkel majoritet besluta att ajournera mötet och därvid fastställa tidpunkten för mötets återupptagande. Föreningsmötet kan ej ajourneras i mer än sju (7) dagar eller över årsskifte Jäv Ingen må deltaga i beslut om ansvarsfrihet för åtgärd eller verksamhet för vilken vederbörande är ansvarig eller beslut vars utgång vederbörande kan äga ekonomiskt intresse av.

15 KAPITEL 4 Föreningens styrelse 4.1 Befogenhet Styrelsen ansvarar för att leda föreningen. Styrelsen är Alumniföreningens högsta verkställande organ. I ärenden som inte kan vänta, som i dessa stadgar inte har ålagts ett annat organ, utövar Styrelsen som helhet Föreningsmötets befogenheter. Sådana beslut ska protokollföras och stadfästas av Föreningsmötet. 4.2 Styrelsens skyldigheter Det åligger styrelsen: att sköta föreningens löpande verksamhet, att verkställa Föreningsmötets beslut, att förvalta föreningens tillgångar, att senast 1 februari avge verksamhetsberättelse för föregående verksamhetsår, att senast trettio (30) dagar innan Årsmötet föreslå budget inför kommande verksamhetsår, att inför Föreningsmötet ansvara för hela föreningens verksamhet. 4.3 Styrelsens sammansättning Styrelsen ska bestå av: a) Ordförande samt b) Kassör Därtill bör styrelsen även bestå av: c) Marknadsföringsansvarig, d) Aktivitetsansvarig, e) Systemansvarig, f) Sekreterare g) Kollegieansvarig samt h) Erforderligt antal övriga ledamöter.

16 4.3.1 Ordförande Uppgift Ordföranden har som uppgift att i samråd med styrelsen utöva ledning över föreningen, samt att i officiella sammanhang representera föreningen. Ordföranden ansvarar även för att kalla till styrelsemöten. Alumniföreningens ordförande är tillika Styrelsens ordförande Särskild befogenhet I ärenden som ej tål uppskov utövar ordföranden styrelsens befogenhet Sekreterare Uppgift Sekreteraren har som uppgift att protokollföra alla Föreningsmöten och styrelsemöten samt se till att dessa protokoll justeras och offentliggörs på lämpligt sätt. Sekreteraren ansvarar även för föreningens arkiv samt kallelse och handlingar till Föreningsmöten Kassör Uppgift Ekonomiansvarig har som uppgift att vara ytterst ansvarig för att kontrollera samt förvalta föreningens pengar. Uppgiften ska göras i samråd med styrelsen Särskild Befogenhet I ärenden som ej tål uppskov utövar ekonomiansvarig styrelsens befogenhet i samråd med ordförande. Dessa ärenden får ej resultera i utgifter som överstiger trettiotusen (30.000) kronor Marknadsföringsansvarig Uppgift Marknadsföringsansvarig har som uppgift att i samråd med styrelsen delge föreningens medlemmar information i form av medlemsutskick och nyhetsbrev. Marknadsföringsansvarig

17 ska dessutom i samråd med styrelsen bedriva marknadsföringsstrategier mot potentiella medlemmar Aktivitetsansvarig Uppgift Aktivitetsansvarig har som uppgift att i samråd med styrelsen anordna föreningens arrangemang Systemansvarig Uppgift Systemansvarig har som uppgift att i samråd med styrelsen driftsäkra och underhålla föreningens hemsida och medlemsdatabas samt sköta IT-relaterade ärenden Kollegieansvarig Uppgift Kollegieansvarig har som uppgift att leda Alumnikollegiet samt Mentorskapskollegiet samt att vara Teknologkårens Sektioners primära kontaktperson gentemot Alumniföreningens styrelse. Uppgiften sköts i samråd med såväl Styrelsen som Teknologkårens Näringslivsutskott Övrig ledamot Uppgift Övrig ledamot har som uppgift att stödja styrelsens ledamöter i deras verksamhet. Övrig ledamot kan tilldelas särskilda befogenheter i samråd med styrelsen. 4.4 Utskott Respektive styrelseledamot kan instifta ett eget utskott i syfte att organisera och delegera styrelseledamotens uppgift. Utskottet och dess sammansättning skall stadfästas av styrelsen innan utskottet beviljas att bedriva verksamhet i Alumniföreningens regi. Styrelseledamoten som instiftar utskottet är utskottets ordförande och äger ansvar för all verksamhet som utskottets

18 funktionärer bedriver. Funktionärer i respektive utskott behöver inte vara medlemmar i Alumniföreningen. 4.5 Mandatperiod Mandatperioden för styrelsen är kalenderår. 4.6 Beslut Styrelsen är beslutsför då minst hälften av styrelsemedlemmarna är närvarande. Vid lika röstetal äger ordförande utslagsröst. 4.7 Sammanträde Sammanträde sker minst en (1) gång per halvår Förhandlingsledare Styrelsens förhandlingar leds av Alumniföreningens ordförande. Ordförande kan delegera uppgiften till annan styrelseledamot. 4.8 Kallelse Kallelse till styrelsemöte skall senast fem (5) arbetsdagar innan sammanträdet tillställas styrelsen. 4.9 Adjungeringar Styrelsen äger rätten att adjungera personer till styrelsens sammanträden Ständigt adjungerade Ständigt adjungerade med yttrande- och yrkanderätt på Styrelsemöte är: a) Revisorerna, b) Teknologkårens ordförande Ständigt adjungerade med yttranderätt är:

19 a) Funktionärer i föreningens utskott enligt Jäv Ledamot som äger ett personligt ekonomiskt intresse i ett ärende får ej delta i beslutet.

20 KAPITEL 5 Föreningens revisorer 5.1 Uppgift Revisorerna skall i den omfattning som följer av god revisionssed granska föreningens årsredovisning jämte räkenskaperna samt styrelsens förvaltning. 5.2 Sammansättning Revisorerna ska vara minst en (1) men maximalt två (2) till antalet. Revisorerna ska äga god insikt i föreningens verksamhet. 5.3 Krav Revisorerna får inte ha någon annan post inom Alumniföreningen som innebär ett betydande ekonomiskt eller operativt ansvar inom verksamheten. Revisorerna och revisorssuppleanterna skall vara myndiga. Revisorerna ska vara oberoende gentemot Styrelsen samt ha den insikt i ekonomiska förhållanden som uppdraget kräver. 5.4 Mandatperiod Revisorernas mandatperiod är kalenderår. 5.5 Skyldigheter Revisorerna är skyldiga: att fortlöpande granska Alumniföreningens förvaltning och verksamheter, att senast fjorton (14) dagar före Bokslutsmötet inlämna revisionsberättelse, samt på balansräkningen ha undertecknat med yttrande huruvida dessa handlingar överensstämmer med föreningens böcker, att skriftligen meddela styrelsen då någon av dem ej längre kan fullgöra sitt uppdrag som Revisor.

21 5.6 Rättigheter Revisorerna äger rätt: att närhelst de önskar ta del av samtliga räkenskaper, protokoll och andra handlingar, att begära och erhålla upplysningar rörande verksamhet och förvaltning, att erhålla kallelse, handlingar och protokoll från Föreningsmöte, att erhålla kallelse och protokoll från styrelsens sammanträde, att välja två (2) suppleanter som äger närvaro- yttrande- och yrkanderätt vid föreningens styrande organs sammanträden, att begära extra Föreningsmöte och extra sammanträde för styrelsen 5.7 Revisionsberättelse Revisionsberättelse skall innehålla särskilt yttrande angående: a) Fastställande av balansräkningen, b) Ansvarsfrihet för styrelsen.

22 KAPITEL 6 Valberedning 6.1 Sammansättning Valberedningen ska bestå av minst två (2) och maximalt sex (6) personer. Valberedningen bestämmer internt inom gruppen vem av dem som är sammankallande för gruppen och ytterst ansvarig för att leda verksamheten. 6.2 Uppgift Det åligger Valberedningen: att utse en sammankallande och ledande valberedningsledamot och i samband med det rapportera till Styrelsen vem som är sammankallande och ledande för Valberedningen, att enhälligt underteckna det förslag på kandidater som delges Föreningsmötet inför val, att intervjua kandidater till styrelseposter, att intervjua kandidater till övriga funktionärsposter, att intervjua kandidater till valberedningen, att kontakta samtliga nominerade, att bereda val som förrättas av styrelsen, att senast fyra (4) dagar före föreningens Årsmöte framlägga ett förslag till val av funktionärer inför inför föreningens medlemmar. 6.3 Mandatperiod Valberedningens mandatperiod är kalenderår.

23 KAPITEL 7 Protokoll 7.1 Föreningsmöte Vid Föreningsmöte förs beslutsprotokoll. Protokollet skall ange antalet närvarande vid mötets början och slut. Protokollet justeras senast trettio (30) dagar efter mötet av mötesordföranden, mötessekreteraren samt en (1) på mötet vald justeringsperson. 7.2 Styrelsemöte Vid Styrelsemöte förs diskussions- och beslutsprotokoll. 7.3 Övriga möten Vid övriga möten finns inget krav på protokollföring. Dock skall ansvarig för sammanträden i Alumniföreningens regi kunna utkrävas en redogörelse över de ärenden som diskuterats under dessa sammanträden. Undantaget denna regel är Valberedningen. 7.4 Offentliggörande Protokoll nämnda i 8.1 skall lämnas ut på begäran och finnas tillgängliga för den medlem som har intresse av att studera dessa. Föreningsmötet kan begära att styrelsen lämnar ut protokoll från styrelsemöten.

24 KAPITEL 8 Val 8.1 Valbar Valbar till ledamot av styrelsen är envar ordinarie medlem av förening som inte har annan post i styrelsen. Valbar som revisor är de som uppfyller kraven i 5.3. Valbar som valberedning är ordinarie medlem. I de fall då uppdragets art så kräver skall samhällets åldersgränser beaktas. 8.2 Val Föreningsmötets val av styrelse, revisorer och valberedning förbereds av valberedningen. Utöver valberedningens förslag må fri kandidatnominering ske på Föreningsmötet då valet sker fram tills innan presentationen av valberedningens förslag börjat. 8.3 Fyllnadsval Val av styrelseledamöter, revisorer och valberedning kan av Föreningsmötet delegeras till Styrelsen. Fyllnadsval skall därefter stadfästas på nästkommande Föreningsmöte. 8.4 Avsättande och entledigande Föreningsmötet äger rätten att avsätta förtroendevalda inom Föreningen. Styrelsen kan avsätta utskottsfunktionärer. Endast Föreningsmötet kan avsätta styrelseledamöter. Samma principer som för avsättande gäller för entledigande dock kan styrelsen entlediga styrelseledamot som ansöker om det. Alla avsättande och entlediganden ska protokollföras. 8.5 Personval

25 8.5.1 En kandidat, en ska väljas Sluten votering på begäran eller om acklamationen ej är enhällig. Val på enkel majoritets röst Två kandidater, en ska väljas Sluten votering. På varje valsedel får det inte stå mer än en kandidat. Vid lika röstantal avgör valberedningens val av kandidat om det finns någon. Om valberedningens förslag till posten är vakant äger ordförande utslagsrösten Fler än två kandidater, en ska väljas Sluten votering. På varje valsedel får det inte stå mer än ett namn. Den kandidat med enkel majoritet i röster väljs. Då det är två eller fler som delar på flest antal röster och ingen har enkel majoritet genomförs en ny votering med de kandidater som har lika delar av majoritetens röster. Resterande kandidater strykes och är ej längre valbara. Denna procedur upprepas tills majoriteten av rösterna tillfaller en kandidat. Då antalet kandidater når två (2) är det procedur beskriven i som gäller Fler kandidater än vad som ska väljas, två eller fler ska väljas. Sluten votering, på varje lapp får det inte stå fler namn än antal platser som ska tillsättas. Ifall det är val i grupp kan gruppen ses som en kandidat om så önskas enhälligt av samtliga kandidater. Då tillfaller valet eller där grupp ska ses som en kandidat med ändringen att man får rösta på flera kandidater på en valsedel Mindre eller lika många kandidater som platser som ska tillsättas Tillfaller där acklamation kan göras flera kandidater vill väljas i klump.

26 KAPITEL 9 Stadgarna 9.1 Tolkning Vid tolkning av stadgarna gäller styrelsens åsikt intill dess Föreningsmötet beslutat i saken. 9.2 Ändring Förslag till stadgeändring inlämnas till styrelsen senast tjugoen (21) dagar före Föreningsmöte. Förslaget offentliggörs senast fjorton (14) dagar innan Föreningsmötet. För slutgiltigt bifall fordras likalydande beslut med minst två tredjedelars majoritet på två (2) på varandra följande Föreningsmöten, med minst en (1) månads mellanrum. Därefter gäller nya stadgar med omedelbar verkan.

27 BILAGA 1 Revideringshistorik Revision Tagen Ändringskommentar Ursprungliga stadgar. Reviderades Omformulerat och utökat. Reviderades Omformulerat och utökat.

28 SLUTRAPPORT ÅR 2/3 Pedellen - Problembild och utredning Kårhuset Lund, Kårstyrelsen 18/19 Pedellen Problembild och utredning Sammanställd av Ludvig Eriksson Maria Gunnarsson Patrik Gustafsson David Uhler Brand Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (1)

29 SLUTRAPPORT ÅR 2/3 Pedellen - Problembild och utredning Kårhuset Lund, Kårstyrelsen 18/19 Bakgrund och syfte I Teknologkårens strategiska plan listas de fokusområden som sedan skall återfinnas i Verksamhetsplanen som fleråriga projekt. Ett av dessa fokusområden är Pedellens arbetsbelastning med följande bakgrund: Teknologkårens Pedeller jobbar väldigt mycket, är ofta väldigt stressade och lever på gränsen till utbrändhet. Det har tidigare diskuterats om att ha en extrapedell under Nollningen, byta mandatperiod och lägga över arbetsuppgifter på kanslisten och andra heltidare. Inget konkret har gjort för att förändra situationen och det är en arbetsuppgift som kommer ta tid. Bra förändringar av heltidarposter kräver utredning, implementationsplan och utvärdering. Målsättningarna med fokusområdet är - Pedellen ska må bra och trivas med sitt engagemang. - Pedellen ska ha en hållbar arbetsbelastning. Från detta fokusområde har det tagits fram ett projekt i Verksamhetsplan som kretsar kring det. Målen för detta projekt är följande: - Ge förslag på lösningar som skulle kunna genomföras för att minska Pedellens arbetsbelastning och förbättra dess situation. - Implementera föreslagna förändringar och på så sätt förbättra Pedellens arbetsbelastning. Under verksamhetsåret 17/18 genomfördes det inom ramen för projektet en undersökning som skickades ut till tidigare Pedeller för att kartlägga hur arbetsbelastning såg ut under deras år. Från undersökning kunde följande problemområden lyftas fram: - Alltid on call - Höstens alla event - Uppgifter som inte går att prioritera ner - Allt i allo - Administrativ vs. operativ Det togs även fram förslag på förändring som skulle kunna minska arbetsbelastningen på Pedellen: - Underchefer - Kanslisten övertar arbetsuppgifter - Externa uthyrningar - Andra kontorstider - Två Pedeller Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (2)

30 SLUTRAPPORT ÅR 2/3 Pedellen - Problembild och utredning Kårhuset Lund, Kårstyrelsen 18/19 Åtgärder? Årets arbetsgrupp valde att på sitt första möte värdera och diskutera förändringar men även titta närmare på vilka saker det är som stressar just nu. Löpande under hela projekttiden har fokus på mötet varit att lösa de saker som stressar just nu och se om det kan underlättas för framtiden. En del saker har lyfts bort från Pedellen, andra saker har diskuterats hur de kan effektiviseras och göras om. Följande saker har diskuterats och åtgärderna som är genomförda: Lophtet - Investeringar kommer göras för att underlätta uthyrningar, såsom bättre kök. - Förvaringsutrymmen kommer att rensas för att göra det möjligt att förvara förbrukningsmaterial på Lophtet. - Externt företag kommer ta över skötseln av grönytorna runt Lophtet. - Det kommer numera kunna bokas in maximalt 3 externa uthyrningar per vecka av Lophtet. Eventuella undantag måste beviljas av Pedellen. - Antalet interna uthyrningar är ej bestämda men 3 stycken per vecka är en riktlinje. - Utveckla hur Lophtet presenteras på hemsidan, inkludera en 360 view av lokalen för att slippa visa lokalen för hyresgäster så ofta. Personalförbättringar - Viktigt att se till att vår personal har rätt utbildning och vi har tillräckligt mycket personal till de olika posterna. - Ha regelbundna utbildningstillfällen för ny personal och för fortbildning av befintlig personal. Se till att bygga upp personalpoolen på våren då hösten kräver mer personal. - Om arbetsuppgifter inte hinns med av Pedellen, va inte rädd för att arvodera in någon, t.ex. PPA. Minska onödiga samtal och mejl - Framställningen av teknik på hemsidan ses över och uppdateras kontinuerligt - Sammanställa FAQ gällande de vanligaste frågorna till Pedellen - FAQ skall vara lättillgänglig för funktionärer och på hemsidan. - Se till att detta dokumentet är levande och att heltidarna känner till det. - Utveckla standardsvar på frågor så att alla får samma information och all information - Utveckla hur våra lokaler syns och presenteras på hemsidan Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (3)

31 SLUTRAPPORT ÅR 2/3 Pedellen - Problembild och utredning Kårhuset Lund, Kårstyrelsen 18/19 Nollningen - Arvodera in personer som kan avlasta Pedellen under nollningen, framför allt skall Pedellen enbart vara ansvarig för max en dag under Nollehelgen. - Tillsammans med Nollningsutskottet skall Pedellen tidigt börja planera vilken behov av teknik och lokaler som finns. Expedition - Heidi har fått ta ansvar för bokning och accesshantering gällande bandysalen - FAQ gällande de vanligaste frågorna till expen kring lokaler etc. för att minska belastningen på Pedellen då Kanslisten ej är närvarande. Framtiden Utvärdering Under slutet av höstterminen bör det göras en genomgång av hur förändringarna har funkat och om arbetsbelastningen på Pedellen har minskat. Likaså bör det ses över om det finns mer saker som bör göras för att minska arbetsbelastningen på Pedellen. Rekrytering Fortsätta med den kontinuerliga rekryteringen till både Kårhusservice och Husutskottet. Pedellen bör tillsammans med Informationsansvarig planera hur rekrytering bör gå till för att nå bästa resultat och ske löpande under året, detta då det alltid finns ett behov av personer inom Kårhusservice och Husutskottet som ofta blir en rekryteringspool och ett bra ställe för utbildning för Kårhusservice. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (4)

32 STYRELSEHANDLING Stadfästande av val av studeranderepresentanter Kårhuset Lund, Philip Johansson, Utbildningsansvarig för interna frågor Stadfästande av val av studeranderepresentanter Bakgrund Sektionerna har nominerat nya personer efter byten av studieråd under sommaren, och ett par nomineringar som kommit in som fyllnadsval. Detta innebär nya val och entlediganden. Förslag Jag yrkar på att Entlediga följande representanter: Programledningen F + π: Leo Einarsson Philip Olhager Rebecca Ahrling Johanna Engman Programledning N: Maja Svensson Att välja till respektive poster: Programledningen F + π: Ordinarie Anna Andersson Ordinarie Samuel Ekström Suppleant Henrik Palme Suppleant Samuel Lundberg Programledning N: Suppleant Andreas Karlsson Programledning B & K: Ordinarie Lucas Nobrant Ordinarie Alexandra Billett Suppleant Frida Heskebeck Suppleant Sarah Lindblom Suppleant Sofia Fureby Suppleant Alma Fahlén Hammar Institutionsstyrelsen för kemiteknik: Ordinarie Linnéa Petersson Institutionsstyrelsen för immunteknologi: Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 1 (2)

33 STYRELSEHANDLING Stadfästande av val av studeranderepresentanter Kårhuset Lund, Philip Johansson, Utbildningsansvarig för interna frågor Ordinarie Caroline Svensson I reppandets tjänst, dag som ovan Institutionsstyrelsen för Kemi (KILU): Ordinarie Max Viklund Programledning livsmedelsteknisk högskoleutbildning: Ordinarie Johan Hallbeck Institutionsstyrelsen för livsmedelsteknik: Suppleant Lovisa Tengnäs Ordinarie Johanna Forsvall Institutionsstyrelsen för teknisk ekonomi och logistik: Ordinarie Daniel Ögren Institutionsstyrelsen Dataventenskap: Ordinarie Axel Syrén Institutionsstyrelsen EIT: Ordinarie Oskar Damkjaer PHILIP JOHANSSON Utbildningsansvarig för interna frågor 18/19 Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 2 (2)

34 STYRELSEHANDLING Motion angående Arbetsbeskrivningar Anställda Kårhuset, Lund, Patrik Gustafsson, Kårstyrelsen 18/19 Maria Gunnarsson, Kårordförande 18/19 Maria Ekerup, Generalsekreterare 18/19 Motion angående Arbetsbeskrivningar Anställda Bakgrund I Verksamhetsplanspunkten gällande Kanslist - Ekonom har vi tittat på vilken fördelning våra anställda bör ha i samband med att vår ekonom, Bodil, vill minska sin anställning hos oss på grund av pensionering. Arbetsgruppen har diskuterat flertalet olika alternativ på omfattning, anställning och arbetsuppgifter. Förslag Efter diskussion i arbetsgruppen och med våra nuvarande anställda har vi funnit det bästa alternativet till följande: - Bodil, nuvarande ekonom, behåller nuvarande anställning till och med 30 september (40 %). Se bilaga 1, Arbetsbeskrivning Ekonom 1. Efter 30 september övergår Bodils anställning enligt Bilaga 2, Arbetsbeskrivning Ekonom 2, omfattning 25 %. Denna anställning kommer till allra största del läggas på bokföring av KFS. - Heidi, nuvarande kanslist och ekonomiassistent, får ny titel och till viss del nya arbetsuppgifter, och de två tjänsterna slås ihop till en. Heidi kommer fortsatt vara anställd på 70 %. Se bilaga 3, Kanslist med Ekonomiansvar. - En ny anställning kommer göras. Den nya personen kommer få titeln kanslist med administrativt ansvar och ha en omfattning på 50 %. Se bilaga 4, Arbetsbeskrivning Kanslist med administrativt ansvar Vi yrkar därför på att anta de föreslagna arbetsbeskrivningarna enligt bilaga 1-4. att uppdra Kårordförande och Generalsekreterare att skriva avtal med de anställda i enlighet med de antagna arbetsbeskrivningarna. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (2)

35 STYRELSEHANDLING Motion angående Arbetsbeskrivningar Anställda Kårhuset, Lund, Patrik Gustafsson, Kårstyrelsen 18/19 Maria Gunnarsson, Kårordförande 18/19 Maria Ekerup, Generalsekreterare 18/19 I Teknologkårens tjänst, dag som ovan PATRIK GUSTAFSSON Kårstyrelsen 18/19 MARIA GUNNARSSON Kårordförande 18/19 MARIA EKERUP Generalsekreterare 18/19 Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (2)

36 BILAGA 1. ARBETSBESKRIVNING Ekonom Kårhuset Lund, Maria Gunnarsson, Kårordförande 18/19 Arbetsuppgifter Ekonom Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola, TLTH och Bodil Nilsson, redovisar i detta dokument de arbetsuppgifter som åligger Ekonomen. Allmänt Ansvariga arbetsledare för Administratören är Kårordförande och Generalsekreterare. Ekonomen och Kårordförande kan när som helst omförhandla detta dokument. Arbetsuppgifterna förväntas motsvara 40 % av heltid, av dessa är 20 procentenheter avsedda att gå till arbetet med KFS och 20 procentenheter avsedda för Teknologkåren. Ekonomen ansvarar för KFS löpande redovisning. Arbetsuppgifter Ekonomens arbetsuppgifter för KFS är att: Ansvara för leverantörsrestkontra inkl administration av leverantörsfakturor och att ombesörja utbetalning. Ombesörja övriga utbetalningar Ansvarar för löneberedning samt tillhörande rapportering Skattedeklaration Kassarapporter Ansvarar för och utföra den löpande bokföringen Ansvarar för och utföra regelbundna Huvudboks-avstämningar Förbereda period- och årsbokslut Ansvarar för kundreskontra, inkl att ombesörja utfakturering utifrån färdigställda order och sköta betalningsbevakningen Ekonomens arbetsuppgifter för Teknologkåren är att: Förbereda föregående verksamhetsårs bokslut samt har en dialog med revisorshjälpen och revisorerna Lära upp Teknologkårens andra anställda i det ekonomiska arbetet och vara dem behjälpliga I Teknologkårens tjänst, dag som ovan Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (2)

37 BILAGA 1. ARBETSBESKRIVNING Ekonom Kårhuset Lund, Maria Gunnarsson, Kårordförande 18/19 MARIA GUNNARSSON Kårordförande 18/19 MARIA EKERUP Generalsekreterare 18/19 BODIL NILSSON Ekonom Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (2)

38 BILAGA 2. ARBETSBESKRIVNING Ekonom Kårhuset Lund, Maria Gunnarsson, Kårordförande 18/19 Arbetsuppgifter Ekonom Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola, TLTH och Bodil Nilsson, redovisar i detta dokument de arbetsuppgifter som åligger Ekonomen. Allmänt Ansvarig arbetsledare för Ekonomen är Kårordförande och Generalsekreterare. Ekonomen och Kårordförande kan när som helst omförhandla detta dokument. Arbetsuppgifterna förväntas motsvara 25 % av heltid, av dessa är minst 20 procentenheter avsedda att gå till arbetet med KFS. Ekonomen ansvarar för KFS löpande redovisning. Arbetsuppgifter Ekonomens arbetsuppgifter är att: Ansvara för leverantörsrestkontra inkl administration av leverantörsfakturor och att ombesörja utbetalning. Ombesörja övriga utbetalningar Ansvarar för löneberedning samt tillhörande rapportering Skattedeklaration Kassarapporter Ansvarar för och utföra den löpande bokföringen Ansvarar för och utföra regelbundna Huvudboks-avstämningar Förbereda period- och årsbokslut Ansvarar för kundreskontra, inkl att ombesörja utfakturering utifrån färdigställda order och sköta betalningsbevakningen. Vara Teknologkårens andra anställda behjälpliga genom att svara på frågor mm. I Teknologkårens tjänst, dag som ovan MARIA GUNNARSSON Kårordförande 18/19 MARIA EKERUP Generalsekreterare 18/19 BODIL NILSSON Ekonom Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (1)

39 BILAGA 3, ARBETSBESKRIVNING Kanslist med ekonomiansvar Kårhuset Lund, Maria Gunnarsson, Kårordförande 18/19 Arbetsuppgifter Kanslist med ekonomiansvar Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola och Heidi Eriksson, xxxxxx-xxxx, redovisar i detta dokument de arbetsuppgifter som åligger Kanslisten. Allmänt Ansvariga arbetsledare för Kanslisten är Kårordförande och Generalsekreterare. Kanslisten och Kårordförande kan när som helst omförhandla detta dokument. Arbetsuppgifterna förväntas motsvara 70 % av heltid. Arbetsuppgifter Kanslistens arbetsuppgifter är att 1. Ansvarar för expeditionen under dess öppettider. Detta innefattar: 2. Ekonomi Receptionsarbete Telefonservice Mejlservice (Expeditionens mejl) Medlemshantering Ladda in bankgirofiler i medlemssystemet Examensringintyg Administrera lokalbokningar och dess kontrakt (Cornelis, Lophtet och bandysalen) Administrera Rullebokningar och utlämning av nyckel Hämta posten Funktionärsservice inkl boka mötesrum och mötesmat Godkänna mejlutskick Administrera utlåning och bokning av izettle Ansvara för leverantörsreskontra inkl administration av leverantörsfakturor och att ombesörja utbetalning Ombesörja övriga utbetalningar Ansvarar för kundreskontra, inkl att ombesörja utfakturering utifrån färdigställda order och sköta betalningsbevakningen Ansvara för avstämning av inbetalningar Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (1)

40 BILAGA 3, ARBETSBESKRIVNING Kanslist med ekonomiansvar Kårhuset Lund, Maria Gunnarsson, Kårordförande 18/19 Ansvarar för och utföra den löpande bokföringen Ansvarar för och utföra regelbundna huvudboks-avstämningar Förbereda period- och årsbokslut Skriva ut inkommande E-fakturor och mejlfakturor Skicka ut betalningspåminnelser 3. Annan administration Hjälpa sektioner eller andra organisationer med ekonomiarbete om avtal finns eller efter samråd med Generalsekreteraren En viktig del i arbetet är att samarbeta med Teknologkårens andra anställda samt funktionärer, framförallt heltidarna. Dessa ska sträva efter att vara varandra behjälpliga så mycket som går. I Teknologkårens tjänst, dag som ovan MARIA GUNNARSSON Kårordförande 18/19 MARIA EKERUP Generalsekreterare 18/19 HEIDI ERIKSSON Kanslist med ekonomiansvar Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (2)

41 BILAGA 4, ARBETSBESKRIVNING Kanslist med administrativt ansvar Kårhuset Lund, Maria Gunnarsson, Kårordförande 18/19 Arbetsuppgifter Kanslist med administrativt ansvar Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola och Namn Namnsson, xxxxxx-xxxx, redovisar i detta dokument de arbetsuppgifter som åligger Kanslisten. Allmänt Ansvariga arbetsledare för Kanslisten är Kårordförande och Generalsekreterare. Kanslisten och Kårordförande kan när som helst omförhandla detta dokument. Arbetsuppgifterna förväntas motsvara 50 % av heltid. Arbetsuppgifter Kanslistens arbetsuppgifter är att 1. Ansvarar för expeditionen under dess öppettider. Detta innefattar: 2. Ekonomi Receptionsarbete Telefonservice Mejlservice (Expeditionens mejl) Medlemshantering Ladda in bankgirofiler i medlemssystemet Examensringintyg Administrera lokalbokningar och dess kontrakt (Cornelis, Lophtet och bandysalen) Administrera Rullebokningar och utlämning av nyckel Hämta posten Funktionärsservice inkl boka mötesrum och mötesmat Godkänna mejlutskick Administrera utlåning och bokning av izettle Ansvarar för löneberedning Skattedeklaration Vara behjälplig vid period- och årsbokslut izettlerapporter Månadsrapporter Fakturera för uthyrning av Cornelis, Lophtet, Rulle samt bandysalen Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (1)

42 BILAGA 4, ARBETSBESKRIVNING Kanslist med administrativt ansvar Kårhuset Lund, Maria Gunnarsson, Kårordförande 18/19 Skapa offerter utifrån underlag från engångsförrådet och spritförrådet 3. Annan administration Administrera accesser Dataskyddsombud En viktig del i arbetet är att samarbeta med Teknologkårens andra anställda samt funktionärer, framförallt heltidarna. Dessa ska sträva efter att vara varandra behjälpliga så mycket som går. I Teknologkårens tjänst, dag som ovan MARIA GUNNARSSON Kårordförande 18/19 MARIA EKERUP Generalsekreterare 18/19 NAMN NAMNSSON Kanslist med administrativt ansvar Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (2)

43 STYRELSEHANDLING Motion angående ny riktlinje för kommunikationsplan och informationsspridning Kårhuset Lund, 24 maj 2019 Anna Qvil Motion angående ny riktlinje för kommunikationsplan och informationskanaler Bakgrund Som en del av jobbet i verksamhetsplans punkt 2 Implementation av varumärkesplattformen så har vi kollat på hur vi kommunicerar med våra medlemmar. Det vi har kollat på är en kommunikationsplan, som var färdigskriven men vi reviderat, samt riktlinjen för informationskanaler. Riktlinjen har vi reviderat och ändrat saker så som hur Youtube skall användas, vilka Instagramsidor vi har samt hur dessa skall skötas samt la till om Facebookgruppen för funktionärer. Angående ändringarna kring vilka Instagramsidor kåren har är det lite otydligt kring hurvidare BESTs och IAESTEs sidor skall vara med i den listan. Vi har inte haft någon kontroll över dem hitills och de är till min vetskap skapta av dem själva utan vår inblandning. Dock kan man argumentera för att de är fortfarande utskott under kåren och vi bör ha kontroll över deras Instagram likt vi har deras Facebooksida. Vi har även valt att ha kvar styckena om prissättning men det kan vara önskvärt att dessa en dag hamnar i en ny riktlinje/policy som behandlar all kårens prissättning. Angående kommunikationsplanen så valde vi att lägga den som en riktlinje trots att det inte är en vanlig riktlinje för att det var där den ändå passade bäst. Jag yrkar därför på att ersätta nuvarande riktlinjen för informationskanaler med den bifogade att anta Riktlinjen för kommunikationsplan I tjänsten, ANNA QVIL, Kårstyrelseledamot 18/19 Motion angående stuff (1 )

44 RIKTLINJE Kommunikationsplan för Teknologkåren Kårhuset Lund, Caroline Svensson, Informationsansvarig 2017 Christina Zhou, Informationsansvarig 2018 Riktlinje för kommunikationsplan 1 Formalia 1.1 Sammanfattning Riktlinjen behandlar hur vi skall jobba med kommunikation på kåren, vilka risker och möjliheter det finns, vilka mål vi har med vår kommunikation samt en analys av nuläget. Det finns även en aktivitetsplan man kan använda sig av. 1.2 Syfte Syftet med riktlinjern för kommunikationsplan är att ha koll på våra styrkor och svagheter när det gäller kommunikation samt gör kommunikationen mer tydlig. 1.3 Omfattning Riktlinjerna är gällande för Teknologkåren centralorganisation. 1.4 Historik Utkast färdigställt av: Caroline Svensson, Christina Zhou Omarbetad av: VP2-18/19 (Anna Qvil) Ursprungligen antagen enligt beslut: S17-18/19. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (12)

45 RIKTLINJE Kommunikationsplan för Teknologkåren Kårhuset Lund, Caroline Svensson, Informationsansvarig 2017 Christina Zhou, Informationsansvarig Förord I samband med verksamhetsplanen 17/18 beslutade man att ta fram en kommunikationsplan för Teknologkåren. Dokumentet skall delges till alla sittande i presidiet, Kårstyrelsen och Fullmäktige samt att en sammanfattning skall delges alla funktionärer. Detta för att förbättra och göra Teknologkårens kommunikationsspridning mer tydlig. Det här dokumentet skall revideras årligen av Informationsansvarig i samråd med Kårstyrelsen i slutet av Informationsansvarigs mandatperiod. 3 Bakgrund och syfte Historiskt sett har Teknologkårens kommunikation utåt mot medlemmar upplevts rörig och inkonsekvent. Våra kanaler har använts hejvilt i hopp om att informationen ska gå ut. Resultatet har blivit att våra medlemmar inte vet vilka kanaler de ska använda om de vill ta reda på något. För att få bot med detta har man under flera års tid haft kommunikation och transparens som punkt på verksamhetsplanen. Detta gav resultat och 2016 togs det fram en ny riktlinje för hur våra informationskanaler ska användas och vilket innehåll som ska publiceras var. Att ta fram en kommunikationsplan var nästa steg. Syftet med kommunikationsplanen är att tydliggöra hur vi ska jobba med vår kommunikation på lång sikt. Planen ska sammanfatta hur vi ska kommunicera internt med funktionärer och externt med medlemmar och andra intressenter. Genom planen vill vi tydliggöra syftet med vår kommunikation och hur vi ska arbeta när vi planerar och genomför större kommunikationsinsatser. Lund är en studentstad med rik historia och det finns väldigt många olika organisationer att engagera sig i. Att vara engagerad i studentlivet är oftast något man gör som student i Lund någon gång under sin studietid. Trots detta brukar engagemanget gå i vågor.vissa perioder är det många som är engagerade och andra perioder kan det vara svårt att hitta funktionärer. 4 Analys av nuläget Större delen av kommunikationen i nuläget sker via sociala medier och framförallt via Facebook och våra budskap ska spridas i studentlivet där vi även kan hitta konkurrerande organisationer, såsom nationer. Vi har svårt att nå ut till alla studenter på LTH. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (12)

46 RIKTLINJE Kommunikationsplan för Teknologkåren Kårhuset Lund, Caroline Svensson, Informationsansvarig 2017 Christina Zhou, Informationsansvarig SWOT-Analys En SWOT-analys används för att undersöka styrkor, svagheter, möjligheter och hot hos en organisation. Styrkor och svagheter fokuserar på interna förhållande medan möjligheter och hot fokuserar på yttre förhållande. Följande SWOT-analys gäller Teknologkårens kommunikationskanaler och varumärken Styrkor Starka varumärken: Teknologkåren har flera starka varumärken under sig, bl.a. ARKAD, F1 Röj och Nollningen. Dessa attraherar generellt många olika målgrupper. Meriterande engagemang: Vi har många funktionärsposter som ger meriter inför framtiden. Bredd i utbud: Vi erbjuder en mängd olika aktiviteter i våra tre ben. De flesta har bra kvalitet. Stort kapital: Det finns mycket resurser att nyttja till kampanjer. Växande kommunikationskanaler: Våra sociala medierna har haft stor tillväxt de senaste åren, vilket är en förutsättning för att nå ut till flera. Hög medlemsanslutning: Trots obligatoriets fall så har vi fortfarande hög medlemsanslutning på över 80%. Attraktiva studenter : Ur företagens synvinkel har vi attraktiva studenter Svagheter Svagt huvudvarumärke: Trots många starka undervarumärken är själva Teknologkåren i sig ett ganska osexigt varumärke. Varierad kunskap: Väldigt få teknologer har kunskap inom kommunikation, vilket gör att kvaliteten kan variera väldigt mycket år till år. Det gör även att det är svårt att sätta sig in i kommunikationsdokument och då riskerar de att glömmas bort och försvinna. Byråkratiskt: Ibland är vår organisation lite för byråkratiskt, vilket gör att vi har svårare att hänga med i utvecklingen. Hemsidan: Hemsidan som den är nu är dåligt utformad och har låg besöksgrad Möjligheter Sektionerna: Sektionerna har mycket närmare kontakt med våra medlemmar och med deras kanaler når vi ut mycket längre. Helsingborg: Det finns mycket utrymme för ökat samarbete med ING-sektionen. Externa parter: Även om vi redan har många samarbetspartners finns det utrymme för fler. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (12)

47 RIKTLINJE Kommunikationsplan för Teknologkåren Kårhuset Lund, Caroline Svensson, Informationsansvarig 2017 Christina Zhou, Informationsansvarig Hot Externa konkurrenter: Andra studentorganisationer i Lund, t.ex. Nationer, Studentlund och AF. Lundakarnevalen: Vart fjärde år så kommer allt studentlivet i princip cirkulera kring karnevalen. Vilket gör att det är svårt att både rekrytera funktionärer och behålla fokus på vår verksamhet. Sociala medier: Sociala medier ändras hela tiden och därför måste Teknologkåren vara hänga med i utvecklingen för att inte gå miste om bra kommunikationskanaler eller investera resurser på en utdaterad kanal. Ett framtida hot mot Facebook är att dagens tonåringar inte använder sig av den kanalen och om de inte skaffar det när de blir äldre kommer den kanalen dö ut och då måste en ny kanal ersättas som kan nå ut till många 5 Målgrupper 5.1 Interna Sektioner Med detta menas sektionerna som organisationer och inte medlemmarna i sektionerna. Kommunikationen idag sker främst via kollegierna till enskilda styrelsemedlemmar som sedan sprider vidare till resten av organisationen. Det sker även lite kommunikation via utbildningar, med det är främst begränsat till början av terminen. En god relation och kommunikation med sektionerna bidrar till att öka kommunikationen med medlemmarna eftersom de kan tillåta oss använda deras kommunikationskanaler Medlemmar Medlemmarna är den största målgruppen sett i antal och även den mest differentierade. Därför krävs det flera olika kanaler för att nå så många som möjligt. Tyvärr är det omöjligt att nå alla medlemmar. För att göra det lättare att anpassa sig efter dem har man delat upp målgruppen i två grupper som i sin tur kan delas in i ytterligare undergrupper. Aktiva Med aktiva menas aktiva personer som på ett eller annat sätt är engagerade i någon studentorganisation i Lund, men framförallt de som är engagerade på Sektionerna eller Teknologkåren. CV-aktiva: Medlemmen som deltar och engagerar sig främst för att samla på sig meriter. Det kan vara allt från att ta på sig tunga engagemang mest för att det ser Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (12)

48 RIKTLINJE Kommunikationsplan för Teknologkåren Kårhuset Lund, Caroline Svensson, Informationsansvarig 2017 Christina Zhou, Informationsansvarig 2018 bra ut till att endast delta i evenemang som ger dem själva någonting. För dem är Teknologkåren inte så viktigt som organisation men ett kårengagemang är något som de tycker att de borde ha gjort under sin studietid. Den CV-aktive är främst intresserad av näringslivsrelaterad information. För att intressera de CV-aktiva måste marknadsföringen profileras på ett sådant sätt att det är tydligt vad de karriärmässigt kan tjäna på det. Organisationsaktiva: De som brinner för en organisation och som ofta tar en post för att ingen annan gjorde det. Ofta kan det röra sig om poster som inte anses häftiga men väldigt viktiga för att verksamheten ska fungera. De organisationsaktiva har ofta ett mångårigt engagemang och är väl insatta i verksamheten. Om de redan är en del av organisationen har de ofta bra koll på vad som händer, men är de del av en annan organisation kan de vara betydligt svårare att nå då de har en tendens att vilja stanna i sin bubbla. Uppgiftsaktiva: Dessa eldsjälar brinner verkligen för en sak och lägger inte så stor vikt i att de är en del i en större organisation. De kan syssla med vad som helst bara det är deras område och vill helst undvika det runtomkring. Det är svårt att sätta fingret på något konkret som kan locka de uppgiftsaktiva då det är en bred målgrupp som kan vara intresserad av många olika typer av uppgifter. Icke-aktiva Gamla aktiva: Dessa går ofta i de högre årskurserna och är inte längre engagerade. Eftersom de är äldre generellt bättre koll på vad som händer jämfört med icke-aktiva behöver man inte lägga lika mycket energi på att informera om vår verksamhet. Det är vanligt att hitta gamla aktiva i Kårhuset. Beroende på typ av uppgift kan de antingen vara lätt eller omöjligt att engagera dem i saker då de vet vad uppgifterna/evenemangen innebär och sedan tidigare har en åsikt om dem. Icke-aktiva: Dessa har aldrig varit engagerade av olika anledningar. Många är inte ett dugg intresserad av vad vi har att erbjuda eftersom de överlag inte är så intresserade av studentlivet, men det finns undantag. Det de framförallt är intresserade av är event de kan gå på och även näringslivsrelaterade frågor. 5.2 Externa Företag Med företag menas företag som är intresserade av att betala för exponering mot våra medlemmar. Dessa är inte så intresserad av vår verksamhet, men det är viktigt att kommunikationen håller en professionell nivå så att de inte blir avskräckta. Kommunikationen med företag sker främst via Näringslivsansvarig eller Projektledaren för ARKAD. Önskvärt är att ta fram en sida på hemsidan som enbart är till för företagen och Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (12)

49 RIKTLINJE Kommunikationsplan för Teknologkåren Kårhuset Lund, Caroline Svensson, Informationsansvarig 2017 Christina Zhou, Informationsansvarig 2018 även visa våra samarbetspartners Nya studenter De nya studenterna går att nå när antagningsbeskeden börjar komma under sommaren. De är ofta okunniga och har inga förutfattade mening till en början, men deras åsikter formas väldigt snabbt och mycket av sina phaddrar under Nollningen. De är lättast att nå via en Nollningssida på Facebook och via sektionernas kanaler. De kommer även få information på en introduktionsföreläsning där de skall få en bild av kårens generella verksamhet. 5.3 Analysera intressenters medvetande Intressent Deras behov Deras uppfattning Deras önskemål Vi kommunice rar Vi vill förmedla Handlingar vi uppmuntrar till Sektioner Hjälp och rådgivning Gamla och fyrkantiga Att vi agerar stödfunktion i deras frågor Hjälpsamma (ej nedvärderan de!), öppenhet och förståelse Professionella, men ändå roliga och avslappnande Våga kontakta oss och använda oss som en brygga i intersektionella sammanhang Företag Komma i kontakt med studenter Professionella och attraktiva Utnyttja våra informationsk analer och företagsevent. Ett samarbete med Teknologkår en möjliggör kontakt med många studenter Att de borde använda sig av oss. Samarbeta med oss CV-aktiva Skaffa meriter Det finns möjlighet att få meriter hos oss Möjligheter att skaffa erfarenhet att ta på sig större roller Engagemang hos oss är mer meriterande, för CVt och för meritpoängs Det finns poster hos oss som är extra meriterande Att engagera sig hos oss Organisations - aktiva Tillhöra en organisation Våra organisationsaktiva: Bra klimat där man har Att alla är välkomna hit Engagemanget läggs på den Fortsatt engagemang eller att engagera sig Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (12)

50 RIKTLINJE Kommunikationsplan för Teknologkåren Kårhuset Lund, Caroline Svensson, Informationsansvarig 2017 Christina Zhou, Informationsansvarig 2018 Välkomnande mot personer som kan bidra till vår verksamhet och möjlighet att umgås med andra sektioner möjlighet att bidra efter eget intresse och brett utbud av uppgifter nivå du vill och det finns goda möjligheter att påverka om de tillhör annan organisation. Uppgiftsaktiva Ha kul och få göra det det tycker är kul Vi arrangerar Nollningen och har massa tunga poster Att vi erbjuder de uppgifter de tycker är kul Alla på Teknologkår en kan engagera sig hos oss oavsett intresse Att kunna engagera sig utan att att ha ansvarsroller/ kravet att faktiskt vara med under en längre period Testa på att engagera sig på mindre poster eller vid enstaka tillfällen. Gamla aktiva Möjlighet för socialt umgänge Besöka event och engagera sig hos oss. Icke-aktiva Besöka våra event Nya studenter Information om vad Teknologkåren erbjuder Bidrar till kul studentliv Få information om vad Teknologkåre n är, vad vi erbjuder och hur vi hänger ihop med Sektionerna Kåredlemska pet inkluderar medlemskap hos Sektioner och är nödvändigt för att gå på aktiviteter Ett medlemskap är en förutsättning för ett rikare studentliv Gå med i Teknologkåren och engagera dig 6 Kommunikationsmål 6.1 Mätbara mål Få 1000 nya följare på huvudsidan på Facebook per år. Över 60% av våra följare skall se inlägget/eventet på Facebook Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (12)

51 RIKTLINJE Kommunikationsplan för Teknologkåren Kårhuset Lund, Caroline Svensson, Informationsansvarig 2017 Christina Zhou, Informationsansvarig 2018 Få 200 nya följare på Instagram per år. Ha 1500 integrationer med hemsidan per månad. Att över 1% av de som läser kårnytt även skall gå vidare på länkarna (click-rate) Att över 45% av de som får kårnytt öppnar det. 6.2 Långsiktiga mjuka mål Alla studenter skall känna igen att Teknologkåren är deras kår och en ha en positiv bild av denna. Alla som besöker ett arrangemang av Teknologkåren skall veta om att det är just Teknologkåren som står som arrangör. Teknologkåren skall uppfattas som en bra och professionell organisation att samarbeta med i alla sammanhang. Teknologkåren ska vara ett attraktivt varumärke. Det ska vara naturligt för Teknologkårens medlemmar att vända sig till oss när de behöver hjälp. 7 Kommunikationsstrategier Det är önskvärt att synas i så många kanaler som möjligt, men det ska vara hög kvalitet på alla och varje kanal ska ha ett tydligt syfte. Det är även viktigt att anpassa sitt budskap efter den kanal man använder och den målgrupp man vill nå. Det inkluderar vilket språk som används, grafiskt material och budskap. Önskvärt är att jobba långsiktigt med kommunikationen, men realistiskt är det bra att inte planera mer än max 2 år framåt. Framförallt för att vi har väldigt stor omsättning i organisationen och en allt för långsiktig plan riskerar att inte genomföras. Tvåvägskommunikation är att föredra framför envägskommunikation då det lättare bygger kommunikation där båda parter ges möjlighet att direkt kommunicera med varandra och ingen information riskerar att försvinna i ett annat led som det hade kunnat göra i en envägskommunikation. 8 Budskap och kanaler 8.1 Budskap Budskapen är olika för varje gång vi kommunicerar och ska anpassas efter situation, syfte och målgrupp. Viktigt är att alltid ha mottagaren i åtanke när vi kommunicerar. Det vi kommunicerar ut bör Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (12)

52 RIKTLINJE Kommunikationsplan för Teknologkåren Kårhuset Lund, Caroline Svensson, Informationsansvarig 2017 Christina Zhou, Informationsansvarig 2018 fånga mottagaren snabbt och den ska snabbt förstå varför det är relevant. Kommunicera därför vilket värde budskapet ska skapa för mottagaren, inte vilket värde det ska skapa för oss. Budskapet ska skickas ut i den eller de kanaler som matchar dess språkbruk och tänkt målgrupp. 8.2 Kanaler Teknologkårens hemsida Teknologkårens hemsida ska vara en naturlig plats för alla att söka och hitta information om Teknologkåren. Hemsidan ska fungera som en bred kanal till alla medlemmar om vad som sker på Teknologkåren och för de mindre insatta som ett sätt att lära sig mer om vad Teknologkåren kan erbjuda just dem. Hemsidan bör struktureras så att det är lätt för medlemmar att hitta på den och den bör även uppdateras regelbundet för att hållas aktuell. Den engelska versionen ska hålla samma klass som den svenska. I framtiden bör man även utveckla den så att den kan nyttjas bättre av företag Nyhetsbrev och mejlutskick Nyhetsbrevet Kårnytt är en av Teknologkårens viktigaste informationskanal och ska behandlas med försiktighet. Det är viktigt att informationen samordnas till ett utskick som är lätt att överskåda så att läsaren lätt hittar det den är intresserad av. Informationen i Kårnytt ska vara aktuell och riktad till alla medlemmar. Marknadsföring av enskilda evenemang via mejlutskick bör minimeras så att nyhetsbreven inte hamnar i skräpkorgen på grund av för många utskick. Teknologkåren bör också vara restriktiv med vilken sorts information som får skickas via de mejllistor de förfogar över Facebook Facebook är i nuläget en av våra bästa kanaler för att nå ut med information. Facebook bör användas för kortare uppdateringar av verksamheten, för rekrytering, som ett digitalt bildarkiv samt för att marknadsföra event. Alla Facebookevent och bildalbum som skapas ska göras från den centrala sidan. Språket bör inte vara för avancerat Instagram Instagram ska enbart användas för att lägga upp in the moment bilder från Teknologkårens verksamhet. Den ska inte användas för att sprida information som istället hade kunnat publiceras på Facebook eller hemsidan. Syftet med sidan är att visa upp en mer avslappnad bild av Teknologkåren. Viktigt är att inte enbart visa upp vad Heltidarna gör då detta kan ge en snedvriden bild av vad Teknologkåren gör. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (12)

53 RIKTLINJE Kommunikationsplan för Teknologkåren Kårhuset Lund, Caroline Svensson, Informationsansvarig 2017 Christina Zhou, Informationsansvarig Twitter Twitter har tyvärr inte fått det genomslag i Sverige som det fått i andra delar av världen och är det ingen bra kanal för att nå våra medlemmarna. Istället ska kanalen användas av Utbildningsutskottet som en utbildningspolitisk kommentarskanal. I nuläget verkar det dock något oklart vem denna Twitter ska rikta sig åt. Följarna består at studenter, organisationer, universitet eller liknande som arbetar med utbildningsfrågor. En stor del av dessa följare har även varit inaktiva när det kommer till att själva skriva/retweeta de senaste åren eller året Youtube Youtube skall primärt användas som en uppladdningskälla. Där skall ingen information gå ut utan det skall användas mer som ett arkiv för filmer. Filmerna kan sedan länkas i andra kanaler. Ibland är det bättre att ladda upp filmen direkt i den andra kanalen om det ger bättre spridning, då kan dock Youtube fortfarande användas som ett arkiv för filmen Affischer och The Toilet Paper Affischer och The Toilet Paper bör göras av någon som har kunskap av design för att hålla en hög standard. Deras syfte är framförallt att väcka uppmärksamhet kring något och fånga läsarens intresse. Affischer bör vara väldigt spartanska när det kommer till information, medan The Toilet Paper kan vara lite mer utförligt. Båda bör spridas över hela campus och innehålla information som är relevant i tiden Pressmeddelande/debattartiklar Vid större satsningar eller prestationer kan det vara värt att skicka ut pressmeddelande eller debattartiklar till lokala nyhetsmedier, och vid riktigt stora satsningar till regionala eller nationella nyhetsmedier. Dessa kanaler kan utnyttjas om man vill nå ut till allmänheten, företag och andra intressenter som inte följer våra andra kanaler. Kommunikationskanalernas fördelar och nackdelar Tabell 2. Överblick över olika kommunikationskanaler och deras fördelar respektive nackdelar. Kanal Skriftlig Elektronisk Fysisk Exempel Pressrelease Lokalpress Rapporter Affischering The Toilet Paper Broschyr Intranät Mail Sociala medier Slack Hemsida Möte Workshop Seminarier Utbildning Evenemang Stå ute i huset Fördel Ses av många olika Snabbt Personlig dialog Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (12)

54 RIKTLINJE Kommunikationsplan för Teknologkåren Kårhuset Lund, Caroline Svensson, Informationsansvarig 2017 Christina Zhou, Informationsansvarig 2018 målgrupper Lever längre (generellt) Enkel spridning Billigt Tvåvägskommunikation Direkt återkoppling Frågor kan besvaras Nackdel Tar tid Snabbt inaktuellt Envägskommunikation Kortfattat Kort levnadstid Tar tid 8.3 Ton och språkbruk I sociala medier bör ett lättsammare och personligare språk utnyttjas, meddelanden bör även vara så korta som möjligt för att minska risken att de försvinner i mängden. Viktigt att ha en bra balans mellan professionalitet och det mer lättsamma språket. Språket bör vara mer formellt och seriöst när det gäller pressmeddelanden eller debattartiklar än vad det är på sociala medier, men det ska var intressant skrivet så att det publiceras. Förkortningar skall undvikas i den mån möjligt för att så många som möjligt utan svårigheter skall förstå innebörden av meddelandet. Det är bra att tänka på att vissa begrepp kan vara svårare att förstå för en icke-aktiv medlem. 9 Aktivitetsplan/Kommunikationsmål, budskap och aktiviteter per målgrupp För att lättare strukturera upp informationsspridningen för användare bör en aktivitetsplan användas. Syftet med den är att ge en överblick över större insatser den ko mmande tiden, vad som är syftet med den, vilka kanaler som ska användas och vem som är ansvarig. Fördelaktigt bör en digital tjänst användas för att koppla samman de elektroniska kanalerna, men om sådan tjänst inte finns tillgänglig går det att använda tabellen nedan. Tabell 3. Aktivitetsplan, som kan användas för att organisera kommunikation. Intressent Datum Aktivitet Kanal Ansvarig Leverantör Datum då aktiviteten Målgrupp för kommunikations- Kommunikationsaktivitet och dess Kanaler som ska användas Vem ansvara för vad? Vem ska producera material som behövs för Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (12)

55 RIKTLINJE Kommunikationsplan för Teknologkåren Kårhuset Lund, Caroline Svensson, Informationsansvarig 2017 Christina Zhou, Informationsansvarig 2018 aktiviteten. äger rum syfte kampanjen 10 Mätning och utvärdering Efter att en kommunikationsplan har utförts för en aktivitet borde en utvärdering göras. Detta för att se om kommunikationen gav önskad effekt och om den nådde målen. Utifrån utvärderingen går det att se vad som kan ändras eller förbättras till nästa kommunikation. Medier som exempelvis Facebook och Instagram visar statistik för inlägg och profilen, vilket kan vara användbart för att få en överblick. 11 Kontaktperson För frågor rörande kommunikationsplanen eller kommunikation i övrigt, kontakta Informationsansvarig. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (12)

56 RIKTLINJE Riktlinje för informationskanaler Kårhuset Lund, Styrelsen Riktlinje för informationskanaler 1. Formalia 1.1. Sammanfattning Riktlinjerna behandlar hur Teknologkåren skall använda sina informationskanaler samt hur prissättning på extern informationsspridning skall gå till Syfte Syftet med riktlinjerna för informationskanaler är att uppställa regler för Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskolas informationsspridning. De olika informationskanaler som Teknologkåren förfogar över har sina egna användningsområden och bör användas i enlighet med sitt syfte Omfattning Riktlinjerna är gällande för Teknologkåren centralorganisation Historik Utkast färdigställt av: Niklas Ingemansson Ursprungligen antagen enligt beslut: S12-15/16. Omarbetning fastställd enligt beslut (samt motionär): S17-15/16 (Niklas Ingmansson, Richard Loung, Daniel Damberg) S17-18/19 VP2-18/19 (Anna Qvil) Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (6)

57 RIKTLINJE Riktlinje för informationskanaler Kårhuset Lund, Styrelsen 2. Prissättning Prissättning på Teknologkårens informationsspridning för externa parter baseras på hur stor räckvidd inläggen har. Prissättningen baseras på ett basbelopp för var informationskanal som multipliceras med antalet personer inlägget når ut till. Produkten är det vi kallar grundpris. Teknologkåren har sedan tre priskategorier för olika typer av företag och organisationer (se Tabell 1). De olika priskategorierna har olika rabattsatser på grundpriset. Basbeloppen sätts av Näringslivsansvarig i samråd med Informationsansvarig. Priskategori 1: Gratis Priskategori 2: 70 % rabatt Priskategori 3: Fullpris Tabell 1 - Priskategorier för olika externa parter. 3. Hemsidan Hemsidan är Teknologkårens primära ansikte utåt. Där skall all information om Teknologkårens verksamhet och organisation finnas, och man skall kunna referera därtill från andra medier Inlägg Alla inlägg som läggs upp på hemsidan skall innehålla: titel och beskrivning i enlighet med riktlinjen för internationaliseringt bild med liknande grafiskt utseende som annat marknadsföringsmaterial för inlägget. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (6)

58 RIKTLINJE Riktlinje för informationskanaler Kårhuset Lund, Styrelsen 3.2. Kalender För att underlätta för medlemmarna att se vad Teknologkåren gör, bör alla Teknologkårens allmänna evenemang finnas i kalendern. Alla evenemang som läggs in i kalendern skall innehålla: namn på evenemang datum samt start- och sluttid kortare beskrivning av evenemanget i enlighet med riktlinjen för internationalisering 3.3. Dokument Handlingar, protokoll och sammanfattningar från Styrelsemöte och Fullmäktigemöte skall laddas upp på hemsidan när de finns tillgängliga. Ett inlägg bör göras när ett nytt dokument har laddats upp eller när ett dokument har reviderats. 4. Kårnytt Kårnytt skickas ut till alla medlemmar varje måndag på svenska och engelska under terminerna. Notis till Kårnytt skall inkomma till Informationsansvarig senast måndagar klockan 12:20.00 och vara skrivna på såväl engelska som svenska och följa Lathund för Kårnytt. Kårnytts främsta syfte är att informera om aktuella nyheter för veckan som kommer. 5. Facebooksida Teknologkåren har en central Facebook-sida Teknologkåren vid LTH, hädanefter kallad Facebook-sidan. I övrigt har Teknologkåren även följande andra Facebook-sidor. ARKAD Teknologkårens arbetsmarknadsdagar F1 Röj Proud Tech -Teknologkårens HBTQ-förening BEST Lund IASESTE Lund Sidor för varje nollning som är döpta efter nollningtemat. Dessa ska enbart användas under det året den nollningen sker, när året är slut så ska sidan inte användas för informationsspridning. Dessa sidor är de enda sidor som Teknologkåren centralt har. De administreras i samråd med Informationsansvarig. Skapande av nya Facebook-sidor med koppling till Teknologkåren centralt måste godkännas av Informationsansvarig och därefter föras in i detta dokument. Alla inlägg, evenemang samt foton som publiceras ska gå via Informationsansvarig eller via person utsedd av Informationsavsvarig. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (6)

59 RIKTLINJE Riktlinje för informationskanaler Kårhuset Lund, Styrelsen 5.1. Prissättning Grundpriset för Facebook-inlägg baseras på hur stor räckvidd Facebook-inlägget har. För att få detta uträknat på ett smidigt sätt och även kunna garantera att inlägget får den räckvidd som betalats för använder sig Teknologkåren av sponsrade inlägg för inlägg i priskategori 2 och 3. Teknologkåren står för kostnaden för sponsrat inlägg, varför basbeloppet för Facebook-inlägg är högre. Grundpriset för Facebook-inlägg baseras alltså på inläggets betalda räckvidd multiplicerat med basbeloppet Inlägg För inlägg på Facebook-sidan gäller följande: Alla inlägg skall följa riktlinjen för internationalisering Alla inlägg som görs på hemsidan ska även delas på Facebook-sidan. Då med en kortare sammanfattning, så att man hänvisas till hemsidan för fortsatt läsning Inlägg bör ha bilder, om det är passande Event För hantering av Facebook-events gäller följande: Evenemang läggs upp från den centrala Facebook-sidan. Informationen skall följa riktlinjen för internationalisering Värdar för evenemanget läggs till som medvärdar i Facebook-eventet, så att personerna har redigeringsmöjlighet. Alla evenemang skall ha en omslagsbild med liknande grafiskt utseende som annat marknadsföringsmaterial för eventet. Omslagsbilden skall inte behövas klippas, utan skall ha proportionerna i enlighet med Facebooks bildmått Foton För publicering av foton på Facebook gäller följande: Foton från evenemang läggs upp som album. Bilder bör tas på så många evenemang som möjligt. Teknologkåren har en systemkamera som används till fotografering på evenemang. Bilderna måste redigeras innan de publiceras, och detta görs lättast med Adobe Lightroom. Fotoalbum publiceras på den centrala Facebooksidan. Personer som är med på bilder bör taggas. Albumbeskrivning skall finnas på både engelska och svenska. Fotografer nämns sist i beskrivningen. Albumnamn skrivs på formen Eventnamn - ÅÅMMDD. Om evenemanget är över flera dagar skrivs det istället på formen Eventnamn - ÅÅMMDDÅÅMMDD. Beskrivningar på foton i album skall innehålla albumnamn. Om fotografer kräver det skall även fotografens namn finnas med i beskrivningen. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (6)

60 RIKTLINJE Riktlinje för informationskanaler Kårhuset Lund, Styrelsen 6. Instagram Teknologkåren har en central Instagramsida som heter teknologkaren. Utöver denna har Teknologkåren följande Instagramsidor: arkadtlth iaestelund bestlund F1roj Dessa sidor är de enda sidor som Teknologkåren centralt har på Instagram. De administreras i samråd med Informationsansvarig. Skapande av nya Facebook-sidor med koppling till Teknologkåren centralt måste godkännas av Informationsansvarig och därefter föras in detta dokument. Alla inlägg, evenemang samt foton som publiceras ska gå via Informationsansvarig eller via person utsedd av Informationsanvsvarig. Instagram används inte för spridning av information, men kan användas för att exponera Teknologkårens verksamhet på ett lättsamt och roligt sätt. På Instagram läggs enstaka bilder upp in the moment, t.ex. bilder från ett pågående evenemang eller från något kul som händer i arbetet på Kåren centralt. Alla heltidare ska ha tillgång till Instagram på sina jobbmobiler. Hashtags och filter får användas med måtta. Där så är relevant och passande bör andra organisationer och personer taggas Andra funktionärer (både på kåren och sektionerna) kan på begäran ges tillgång till Teknologkårens Instagramkonto. Beslut härom fattas av informationsansvarig. Hashtagsen #utbildning, #näringsliv, #fritid samt de engelska #education, #career och #recreation får gärna användas när detta passar sig. 7. Twitter Twitter används företrädelsevis vid liveuppdateringar, t.ex. vid val av funktionärer på Fullmäktige eller dylika händelser där medlemsintresset för en snabb och kontinuerlig uppdatering av ett händelseförlopp är stort. Alla inlägg från Teknologkårens Facebooksida läggs per automatik upp på Twitter. Twitter kan även användas av Utbildningsutskottet som en utbildningspolitisk kommentarskanal. 8. Facebookgrupp Tekonologkåren centralt har en Facebook-grupp som heter Funktionärer Vid Teknologkåren. Denna grupp skall vara sluten och vara till för alla som är funktionärer på Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (6)

61 RIKTLINJE Riktlinje för informationskanaler Kårhuset Lund, Styrelsen Teknologkåren centralt. Utskottsordföranden har ansvar för att se till att det är rätt funktionärer som är med i gruppen. Gruppens syfte är att förmedla information som är nyttig för funktionärer samt för att sprida en gemenskaphetskänsla. 9. Affischering 9.1. Prissättning Det är betydligt svårare att räkna ut hur många som ser en affisch. Därför baseras inte grundpriset för affischering på antalet personer affischen når ut till utan baseras istället på antalet affischtavlor som Teknologkåren tillhandahåller multiplicerat med basbeloppet. Teknologkåren står för tryckkostnader för affischering i priskategori Övrig information Övrig informationsspridning sker i samråd med Informationsansvarig. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (6)

62 Kårhuset Lund, Styrelsen Riktlinjerna behandlar hur Teknologkåren skall använda sina informationskanaler samt hur prissättning på extern informationsspridning skall gå till. Syftet med riktlinjerna för informationskanaler är att uppställa regler för Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskolas informationsspridning. De olika informationskanaler som Teknologkåren förfogar över har sina egna användningsområden och bör användas i enlighet med sitt syfte. Riktlinjerna är gällande för Teknologkåren centralorganisation. Utkast färdigställt av: Niklas Ingemansson Ursprungligen antagen enligt beslut: S12-15/16. Omarbetning fastställd enligt beslut (samt motionär): S17-15/16 (Niklas Ingmansson, Richard Loung, Daniel Damberg) Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 1 (5)

63 Kårhuset Lund, Styrelsen Prissättning på Teknologkårens informationsspridning för externa parter baseras på hur stor räckvidd inläggen har. Prissättningen baseras på ett basbelopp för var informationskanal som multipliceras med antalet personer inlägget når ut till. Produkten är det vi kallar grundpris. Teknologkåren har sedan tre priskategorier för olika typer av företag och organisationer (se Tabell 1). De olika priskategorierna har olika rabattsatser på grundpriset. Basbeloppen sätts av Näringslivsansvarig i samråd med Informationsansvarig. Priskategori 1: Gratis Priskategori 2: 70 % rabatt Priskategori 3: Fullpris Tabell 1 - Priskategorier för olika externa parter. Hemsidan är Teknologkårens primära ansikte utåt. Där skall all information om Teknologkårens verksamhet och organisation finnas, och man skall kunna referera därtill från andra medier. Alla inlägg som läggs upp på hemsidan skall innehålla titel på engelska och svenska beskrivning på engelska och svenska Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 2 (5)

64 Kårhuset Lund, Styrelsen kvadratisk bild med liknande grafiskt utseende som annat marknadsföringsmaterial för inlägget. För att underlätta för medlemmarna att se vad Teknologkåren gör, bör alla Teknologkårens allmänna evenemang finnas i kalendern. Alla evenemang som läggs in i kalendern skall innehålla namn på evenemang datum samt start- och sluttid kortare beskrivning av evenemanget på både svenska och engelska. Handlingar, protokoll och sammanfattningar från Styrelsemöte och Fullmäktigemöte skall laddas upp på hemsidan när de finns tillgängliga. Ett inlägg bör göras när ett nytt dokument har laddats upp eller när ett dokument har reviderats. Kårnytt skickas ut till alla medlemmar varje måndag på svenska och varje tisdag på engelska under terminerna. Notis till Kårnytt skall inkomma till Informationsansvarig senast måndagar klockan 12:2.00 och vara skrivna på såväl engelska som svenska och följa Lathund för Kårnytt. Kårnytts främsta syfte är att informera om aktuella nyheter för veckan som kommer. Kårnytts grundpris baseras på hur många studenter som Kårnytt skickas ut till multiplicerat med basbeloppet. Teknologkåren har en central Facebook-sida Teknologkåren vid LTH, hädanefter kallad Facebook-sidan. I, i övrigt har Teknologkåren även andra Facebook-sidor. ARKAD Teknologkårens arbetsmarknadsdagar F1 Röj Proud Tech Teknologkårens HBTQ-nätverk BEST Lund IAESTE Lund En nollningssida som byter namn varje år efter vad nollningen heter. T.ex. En Rebellisk Nollning. Gamla nollningsidor får ligga kvar. Dessa sidor är de enda sidor som Teknologkåren centralt har. De administreras i samråd med Informationsansvarig. Skapande av nya Facebook-sidor med koppling till Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 3 (5)

65 Kårhuset Lund, Styrelsen Teknologkåren centralt måste godkännas av Informationsansvarig och därefter föras in i detta dokument. Alla inlägg, evenemang samt foton som publiceras ska gå via Informationsansvarig eller via person utsedd av Informationsansvarig. Grundpriset för Facebook-inlägg baseras på hur stor räckvidd Facebook-inlägget har. För att få detta uträknat på ett smidigt sätt och även kunna garantera att inlägget får den räckvidd som betalats för använder sig Teknologkåren av sponsrade inlägg för inlägg i priskategori 2 och 3. Teknologkåren står för kostnaden för sponsrat inlägg, varför basbeloppet för Facebook-inlägg är högre. Grundpriset för Facebook-inlägg baseras alltså på inläggets betalda räckvidd multiplicerat med basbeloppet. För inlägg på Facebook-sidan gäller följande: Alla inlägg skall göras på både engelska och svenska. Alla inlägg som görs på hemsidan ska även delas på Facebook-sidan. Då med en kortare sammanfattning, så att man hänvisas till hemsidan för fortsatt läsning Inlägg bör ha bilder, om det är passande. Event För hantering av Facebook-events gäller följande: Evenemang läggs upp från den centrala Facebook-sidan. Informationen skall finnas både på engelska och svenska. Värdar för evenemanget läggs till som medvärdar i Facebook-eventet, så att personerna har redigeringsmöjlighet. Alla evenemang skall ha en omslagsbild med liknande grafiskt utseende som annat marknadsföringsmaterial för eventet. Omslagsbilden skall inte behövas klippas, utan skall ha proportionerna 315x851 px. För publicering av foton på Facebook gäller följande: Foton från evenemang läggs upp som album. Bilder bör tas på så många evenemang som möjligt. Teknologkåren har en systemkamera som används till fotografering på evenemang. Bilderna måste redigeras innan de publiceras, och detta görs lättast med Adobe Lightroom. Fotoalbum publiceras på den centrala Facebooksidan. Personer som är med på bilder bör taggas. Albumbeskrivning skall finnas på både engelska och svenska. Fotografer nämns sist i beskrivningen. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 4 (5)

66 Kårhuset Lund, Styrelsen Albumnamn skrivs på formen Eventnamn - ÅÅMMDD. Om evenemanget är över flera dagar skrivs det istället på formen Eventnamn - ÅÅMMDD- ÅÅMMDD. Beskrivningar på foton i album skall innehålla albumnamn. Om fotografer kräver det skall även fotografens namn finnas med i beskrivningen. Instagram används inte för spridning av information, men kan användas för att exponera Teknologkårens verksamhet på ett lättsamt och roligt sätt. På Instagram läggs enstaka bilder upp in the moment, t.ex. bilder från ett pågående evenemang eller från något kul som händer i arbetet på Kåren centralt. Alla heltidare ska ha tillgång till Instagram på sina jobbmobiler. Hashtags och filter får användas med måtta. Där så är relevant och passande bör andra organisationer och personer taggas Andra funktionärer kan på begäran ges tillgång till Teknologkårens Instagramkonto. Beslut härom fattas av informationsansvarig. Hashtagsen #utbildning, #näringsliv, #fritid samt de engelska #education, #career och #recreation får gärna användas när detta passar sig. Twitter används företrädelsevis vid liveuppdateringar, t.ex. vid val av funktionärer på Fullmäktige eller dylika händelser där medlemsintresset för en snabb och kontinuerlig uppdatering av ett händelseförlopp är stort. Alla inlägg från Teknologkårens Facebooksida läggs per automatik upp på Twitter. Det är betydligt svårare att räkna ut hur många som ser en affisch. Därför baseras inte grundpriset för affischering på antalet personer affischen når ut till utan baseras istället på antalet affischtavlor som Teknologkåren tillhandahåller multiplicerat med basbeloppet. Teknologkåren står för tryckkostnader för affischering i priskategori 1. Övrig informationsspridning sker i samråd med Iinformationsansvarig. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 5 (5)